IMPLANTAÇÃO DE ORÇAMENTO EMPRESARIAL

Para onde vai sua empresa no ano que vem?

Em períodos de instabilidade como o atual, em que a retomada da economia no Brasil está acontecendo, apesar do ambiente internacional incerto, a capacidade da empresa em entender seu próprio funcionamento e saber o que ela pode esperar no futuro, em termos de resultados, pode determinar sua sobrevivência, seu sucesso ou a entrada em períodos de dificuldades.

Muitos administradores não estão conscientes do benefício de um orçamento empresarial bem elaborado e controlado, para atingir as metas traçadas pelos acionistas de uma companhia.

A implantação de um orçamento tem como objetivo criar um instrumento de ação gerencial, de modo que os responsáveis pelos departamentos se comprometam com metas de receitas, a partir de fundamentos da realidade do mercado da empresa, e por conseqüência com as despesas e investimentos necessários, autorizados e controlados dentro dos limites do equilíbrio financeiro necessário.

A PROFIT tem grande experiência na implantação de novos métodos de gestão empresarial, especialmente orçamentos empresariais e poderá ajudá-los a implementar este importante instrumento gerencial com profissionalismo e eficiência.

QUESTÕES SOBRE ORÇAMENTO EMPRESARIAL 

Instrumento mais importante para os acionistas e o Conselho de Administração acompanharem a Diretoria

        Orçamento é complicado?

        Os princípios são muito simples!

        O que vamos fazer no próximo ano? 

As grandes decisões empresariais

        Quanto planejamos vender?

        Quanto vamos produzir?

        Temos capacidade de produção para tanto?

        Temos pessoal em quantidade e qualidade aptos a atender este projeto?

        Temos recursos financeiros? 

Função do orçamento na empresa

O orçamento vai comandar uma série de questionamentos quanto a companhia e vai nos ajudar a:

        Entender melhor o funcionamento da empresa;

        Saber o que podemos esperar dela em termos de resultados, dividendos e valorização das ações.

        Vamos começar? 

Estimativa de vendas

A preparação do orçamento deve começar pela estimativa de vendas

         Quanto vamos vender?

         Quais serão os produtos?

         Vamos lançar novos produtos?

         A que preços?

         Como se comportará a concorrência?

         Como será a publicidade? 

Relacionamento do Conselho com a Diretoria

Dilema:

         Se o diretor de vendas propõe metas conservadoras, isto é, vendas em volumes baixos, poderá ser criticado por falta de agressividade.

         Se o diretor de vendas propõe metas arrojadas, ficará o compromisso a ser cobrado pelo Conselho.

 Como sair desse dilema?

Outras atribuições do diretor de vendas

O diretor de vendas deverá dimensionar sua equipe de vendas, de apoio, e de publicidade, bem como estimar o nível de comissões sobre vendas, se for o caso. 

Orçamento da produção

O diretor de produção deverá receber o orçamento de vendas aprovado para, por sua vez, estimar o custo de produção, assim como verificar a capacidade instalada (máquinas, instalações, armazéns, estoques, etc) de forma compatível com o orçamento de vendas. 

Em função do volume de vendas, o diretor de produção deverá verificar as necessidades de manutenção do parque industrial.

Ajustes em função da previsão

Da mesma forma, o diretor de produção deverá adequar seu pessoal em função da produção, solicitando contratações, propondo demissões, remanejamentos, treinamentos, estímulos salariais, prêmios, etc.

Verifica-se portanto a enorme responsabilidade do orçamento de vendas, que vai iniciar uma série de decisões em áreas correlatas.

Orçamento de capital

Conforme for o orçamento de produção, talvez seja necessário criar um orçamento de capital, isto é, a previsão de investimentos para atender o programa de vendas na capacidade desejada..

Desdobramento do orçamento

Surge outra questão: Como obter os recursos para os investimentos necessários?

         Recursos próprios já existentes?

         Nova chamada de capital dos acionistas atuais?

         Admissão de novos acionistas?

         Financiamento de longo prazo?

Previsão das demais despesas

Falamos em custo quando se trata de um item variável, isto é, dependente do volume de vendas. Por exemplo, o consumo de matéria prima vai depender do volume de produção e de vendas.

Falamos em despesas em geral quando são itens fixos, por exemplo, a empresa vai desembolsar o valor dos aluguéis independentemente do volume de vendas.

O ideal é aproveitar a preparação do orçamento para introduzir uma série de questionamentos na empresa.

Como são os métodos de trabalho de cada setor, quantos funcionários estão empregados em cada departamento, etc.

Trata-se do conceito “orçamento base zero”, isto é, as estimativas das despesas são feitas a partir dos fundamentos: o que o setor faz, quanto necessita de pessoal, quais as quantidades de material necessárias. 

Previsão de grandes itens

        Pessoal por setor e encargos sociais;

        Aluguéis e despesas de locação (condomínios, impostos, etc);

        Energia elétrica;

        Telefones;

        Informática.

Despesas financeiras

Trata-se de um capítulo à parte:

Pode-se prever pelos contratos existentes de financiamento de capital de giro, nível médio de desconto de duplicatas no passado, e contratos de longo prazo.

De forma mais complexa, pode-se estimar o fluxo de caixa mensal e calcular as necessidades de empréstimos caso a caso.

Despesas estimadas pela contabilidade da empresa

Várias despesas importantes podem ser estimadas pela contabilidade da empresa, tais como os impostos indiretos (IPI, ICMS, ISS, PIS, Cofins) e os diretos, Imposto de Renda e Contribuição Social.

Outros itens contábeis: depreciação do imobilizado (isto é, o reconhecimento do desgaste dos bens na produção), baseado no histórico do imobilizado. 

Compatibilidade e consistência

Uma vez analisadas em conjunto estas previsões, devemos testar a compatibilidade e a consistência geral em função das experiências passadas.

É razoável supor que o crescimento das vendas vai ser de X % em função do mercado? Qual foi o crescimento dos anos anteriores?

Qual foi o nível de despesas administrativas registradas nos últimos anos em função do faturamento? Está razoável em relação ao previsto? 

Acompanhamento do previsto

Diz a piada que o economista é aquele que prevê o que vai acontecer para depois explicar por que sua previsão não se realizou.

O acompanhamento do orçamento deve ser apresentado mensalmente pela diretoria e em reuniões do Conselho de Administração, sendo justificados os desvios em relação ao previsto.

Se necessário devem ser convocados os diretores de cada área para apresentar explicações pessoalmente. 

Caso haja grandes desvios ou as premissas básicas que fundamentam o orçamento tiverem sido profundamente alteradas por fatos externos (por exemplo, variação da taxa de dólar) ou internos (novas encomendas, questões técnicas, novos produtos), o orçamento deve ser revisto para permanecer como instrumento “vivo”.

Mudanças de percurso

O acompanhamento orçamentário é um dos melhores termômetros para que o Conselho avalie a gestão da diretoria e, mais do que isso, possa orientar mudanças de percurso ao longo do exercício.