FACULDADE CAPIVARI – FUCAP TRABALHO DE CONCLUSÃO DO CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS

FORMALIZAÇÃO DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS NA PREFEITURA MUNICIPAL

DE SÃO MARTINHO – SC

Emanoela Machado da Silva Orientador: Profº Fernando Pacheco, Msc.

RESUMO A presente pesquisa aborda a Contabilidade Pública no que se refere a Compras Públicas. O problema apresentado no decorrer do trabalho foi a viabilidade da formalização do departamento de compras na Prefeitura Municipal da São Martinho – SC. O objetivo geral desta pesquisa é propor a formalização do departamento de compras na Prefeitura Municipal de São Martinho – SC. A metodologia utilizada nesta pesquisa enquadra-se como: exploratória e descritiva, bibliográfica do tipo estudo de caso, teórica e pratica, predominância qualitativa, aplicada, dedutiva, e a coleta de dados realizada por meio de informações secundárias, utilizando-se da observação e de documentações. No seu início, apresentam-se as principais leis e princípios que circulam as compras públicas, das quais ocorrem as normais gerais para todas as contratações públicas; após traz explicações sobre modalidades adotadas e principais dificuldades. Com isso os resultados obtidos a partir dos estudos realizados mostram a importância de um departamento de compras formalizado e estruturado em um ente público, e os benefícios advindos dessa formalização, como a agilidade nos serviço, um trabalho bem desenvolvido, economicidade e transparência nas atividades. Palavras-chave: Compras; controle interno; prefeitura. 1 INTRODUÇÃO

Em um mundo contemporâneo onde observa-se rápidas mudanças econômicas,

sociais, culturais e ambientais, a globalização e questões políticas que tornam cada vez mais

desafiador o exercício do funcionalismo da gestão pública. Os gestores da administração

pública devem adequar-se a este novo cenário, para que de modo eficaz e eficiente possam

atender as necessidades da população.

Para todas as entidades, o setor de compras é componente que requer destaque, pois

alcançar objetivos como aquisição eficiente de bens e serviços, com a satisfação dos

stakeholders. O foco das compras nas empresas privadas é o resultado, em termos de

disponibilidade para o uso, preço, custo da aquisição e qualidade dos bens e serviços, ao passo

que o sistema de compras públicas está concentrado na ideia de combate à corrupção, dar

transparência, e passar segurança a população. A evolução da função de compras no setor

privado serve de base para a discussão em torno da necessidade do setor público utilizar

mecanismos de compra mais eficientes.

Pozzi (2011) explica a subordinação dos órgãos públicos da administração direta em

relação a Lei 8.666 de 1993 que dispõe de normas gerais sobre licitações e contratos

administrativos. Contrario a empresas do setor privado, a administração pública direta foge do

formato de gestão de compras tradicional.

Em empresas privadas o processo de compras tradicional é feito da forma com que

quando um funcionário sente a necessidade da aquisição de um bem, ou contratação de um

serviço, ele solicitará através de uma requisição ao departamento de compras, assim somente

aguarda a avaliação do departamento de compras em relação a real necessidade desta

aquisição ou contratação.

O âmbito público se diferencia do processo de compras tradicional utilizado por

empresas privadas, pela necessidade do processo licitatório para efetiva compra ou

contratação. Deste modo, quando um setor sentir a necessidade de aquisição de bens ou

serviços, esta necessidade deverá ser expressa de forma detalhada em uma requisição e

encaminhada ao departamento que irá realizar o processo licitatório.

O departamento de compras nas administrações públicas vem nos últimos anos

mostrando cada vez mais a sua importância. O planejamento adequado no processo de

compras nas organizações públicas possibilita a redução de seus custos internos de

manutenção. Também buscando atender as legislações, as entidades estão observando que o

departamento de compras estruturado é um dos caminhos para esse objetivo.

Conforme lembra a Rosa (2006), na entidade pública as particularidades são diversas

quando comparada ao setor privado, podendo citar uma em especial, que é chamada pela

população como burocracia, legalmente nomeado com o principio da legalidade, este

princípio permite a atuação do agente público, ou da administração, apenas se permitida,

concedida ou deferida por norma legal, não se admitindo qualquer atuação que não contenha

prévia e expressa permissão legal, causando em alguns casos lentidão nos processos dentro

das entidades públicas. As empresas privadas se diferenciam no momento em que os

interesses do gestor se realizam desde que as regras para o sistema privado permitam.

Tendo em vista a delimitação do tema, esta pesquisa tratou da formalização do

departamento de compras na Prefeitura Municipal de São Martinho – SC.

Em virtude da relevância, e atualidade do tema, e em face da necessidade da

administração pública em adotar formas eficientes e eficazes de compras, faz-se necessário a

formalização do departamento de compras nas entidades públicas. Diante desse cenário de

protagonismo assumido por este departamento nos últimos anos, coloca-se a seguinte

pergunta de pesquisa: Qual a viabilidade da formalização do departamento de compras na

Prefeitura Municipal da São Martinho – SC?

Está pesquisa tem por objetivo geral propor a formalização do departamento de

compras na Prefeitura Municipal de São Martinho – SC.

Para atender ao objetivo geral os objetivos específicos são: I - Pesquisar o conjunto de

normas e regulamentos que orientam o processo de compras, tanto institucional, quanto

normas superiores que regem as compras públicas; II - Verificar o funcionamento do processo

de compras atualmente na Prefeitura Municipal de São Martinho – SC.; III - Demonstrar

algumas das evoluções que a implantação do departamento de compras na prefeitura

Municipal de São Martinho – SC podem proporcionar a entidade.

A questão da eficiência no setor de compras das instituições tem sido assunto

frequente no âmbito da gestão pública e orçamentária, além de ser requisito exigido pela

legislação e pela própria sociedade.

Para que seja possível propor a formalização do departamento de compras na

Prefeitura de São Martinho – SC é necessário primeiro entender a forma com que a

administração pública opera e qual a sua finalidade. Nesse sentido, é importante buscar fontes

referenciais de teorias, a fim de compreender os aspectos que estão ligados à questão da

gestão pública.

Cabe enfatizar, ainda, que a busca pela qualidade e eficiência nos serviços de compras

nas instituições do poder público vem sendo tema de debate e crítica por parte da sociedade

em geral. Assim, trabalhar esta questão contribuirá para um melhor entendimento da mesma,

bem como para a ampliação dos conhecimentos e possibilidades de melhorias no processo.

2 REFERENCIAL TEÓRICO

Nesta seção será apresentado o referencial teórico dividido em dois subcapítulos.

Primeiramente aborda alguns conceitos de contabilidade pública, logo após algumas

ferramentas utilizadas e legislações que norteiam os procedimentos de compras nas entidades

públicas do poder executivo municipal.

2.1 CONTABILIDADE PÚBLICA

Conforme Angélico (2009), a Contabilidade Pública é um dos ramos da contabilidade

que possui seu campo de atuação centrado nas pessoas jurídicas de direito público, que são:

União, Estados, Distrito Federal e Municípios, que incluem também suas respectivas

autarquias, suas fundações públicas e empresas públicas.

A contabilidade aplicada no setor público é uma das especificações da contabilidade,

que tem como objeto assim como na contabilidade geral, o patrimônio, mas neste caso o

patrimônio público. De acordo com Kohama (2010) a contabilidade pública é o ramo da

contabilidade, que estuda, orienta, controla e demonstra a organização e execução da fazenda

pública; o patrimônio público e suas variações.

O Manual de Contabilidade Aplicado ao Setor Público (2017) traz definições claras

sobre o conceito da contabilidade pública, seu objetivo, bem como a função social da mesma.

Assim como a contabilidade, a contabilidade pública tem como objeto o controle patrimonial,

tendo como objetivo fornecer informações de naturezas orçamentária, econômica, financeira e

física do patrimônio da entidade do setor público assim como suas mutações, a função social,

a função social da Contabilidade Aplicada ao Setor Público deve refletir, sistematicamente, o

ciclo da administração pública para evidenciar informações necessárias à tomada de decisões,

à prestação de contas e à instrumentalização do controle social.

Para uma condução harmônica do processo de gestão pública, é necessário que as

metas sejam compartilhadas com a equipe, assim como na administração de qualquer empresa

privada, desta forma Malmegrin (2010), relata um modelo das quatro etapas que tem por

finalidade ordenar os fatores prestação do serviço público durante a execução de ações, qual é

baseado no ciclo: a) Planejamento; b) Execução; c) Avaliação; e d) Controle.

Na contabilidade pública, em que, aplicando normas de escrituração contábil, registra

a previsão das receitas, a fixação das despesas e as alterações introduzidas no orçamento, ou

seja nem uma receita ou despesa deve estar em desacordo com o orçamento. Examina as

operações de créditos, exerce controle interno, acompanhamento passo a passo da execução

orçamentária, a fim de que ela se processe em conformidade com as normas gerais do direito

financeiro. Para Angélico (2009) a contabilidade pública aplica as técnicas de registros e

apurações contábeis em harmonia com as normas gerais do direito financeiro.

2.2 LICITAÇÃO

As compras em órgãos públicos, via de regra, ocorrem por meio de licitação,

regulamentada pela Lei 8.666/93. Couto, Ramos e Grazziotin (2009) definem licitação como

o procedimento administrativo de seleção prévia dos fornecedores com tratamento igualitário,

enfatizam ainda que o processo de licitação tem como objetivo principal obter a proposta mas

vantajosa para a entidade, as propostas podem ser julgadas através de três critérios: menor

preço, que leva em conta apenas a vantagem econômica; melhor técnica, que considera a

qualidade do bem ou serviço; menor preço e melhor técnica, que leva em conta os dois

aspectos.

Citadini (1999) diz que a legislação brasileira vem sofrendo constantes mudanças,

sempre com a justificativa de tornarem as compras mais ágeis e eficazes, evitando os

prejuízos dos resultados.

Pietro (2001) trata o processo licitatório como um procedimento pelo qual o ente

público, nas atribuições de suas funções administrativas, abre a todas as empresas

interessadas, que se sujeitem cumprir com as condições fixadas no instrumento convocatório

conhecido como edital, a possibilidade de formularem propostas dentre as quais selecionará e

aceitará a mais conveniente para a celebração do contrato.

Segundo Fonsêca (2007) as modalidades de licitação são utilizadas como meios de

compras de acordo com o vulto do objeto de licitação, se atendo aos valores estipulados por

leis, e as vedações em alguns casos. Em um total são seis modalidades de licitação, sendo

cinco as mais antigas, criadas pela Lei 8.666 de 1993, a concorrência, a tomada de preços, a

convite, o concurso e o leilão. A modalidade mais nova seria o pregão, instituído pela Lei

10.520 de 2002, e sua forma eletrônica Pregão eletrônico, que é regulamentada pelo decreto

5.540 de 2005.

A própria Lei n.º 8.666 de 1993, em seu Art. 3º, tratou de conceituar licitação, em

conformidade com os conceitos doutrinários, destinando-se garantir a observância do

princípio constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a

Administração, sendo processada e julgada em aos princípios básicos da legalidade, da

impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da

vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos.

Na legislação brasileira toda regra tem sua exceção, o Estatuto de Licitações permite

como ressalva à obrigação de licitar, a contratação direta através de processos de dispensa e

inexigibilidade de licitação, desde que preenchidos os requisitos previstos na lei.

De acordo com a Lei 8.666 de 1993, é apresentado no art. 24, inciso 4ª, que fica

dispensado licitar por urgência ou calamidade pública, nos casos que possam comprometer a

segurança de pessoas.

Segundo Justen (2000) a dispensa de licitação é utilizada em situação que quando,

embora viável competição entre particulares, a licitação afigura-se inconveniente ao interesse

do ente público, sendo que custos necessários à licitação ultrapassarão benefícios que dela

poderão advir.

Enquanto que a inexigibilidade de licitação ocorre quando não há viabilidade de

competição, melhor dizendo, é impossível promover-se a competição, tendo em vista que um

dos concorrentes reúne qualidades tais que o tornam único (exclusivo), inibindo os demais

pretensos participantes. A Lei 8.666 de 1993 em seu art. 25 relata que fica inexigível a

licitação quando houver inviabilidade de competição.

Desta forma, conclui-se que nos casos de dispensa, previstos em lei, o administrador

tem a faculdade de licitar ou não, ressalvados os valores máximos, enquanto que na

inexigibilidade, há impossibilidade de ser realizado o procedimento de competitividade para

aquisição da proposta mais vantajosa para a Administração.

2.2.1 Concorrência

Segundo Meirelles (2006), concorrência é a modalidade de licitação própria para

contratos de grande valor financeiros, em que se admite a participação de quaisquer

interessados, que satisfaçam as condições do edital, convocados com antecedência mínima de

trinta dias, com ampla publicidade pelo órgão oficial e pela imprensa particular.

Conforme a lei 8.666 de 1993 em seu Art. 22 § 1º, esta modalidade é obrigatória para

obras, serviço e compra de maior valor, assim como obras e serviços de engenharia, na

compra e alienação de bens imóveis, na concessão de direito de uso, licitações internacionais,

onde neste caso se admite outras modalidades. Os valores estabelecidos são de: acima de R$

1.500.000,00 para contratação de obras e serviços de engenharia, enquanto que para compras

e contratações de outros serviços, valor estimado acima de R$ 650.000,00.

2.2.2 Tomada de Preços

Segundo a lei 8.666 de 1993 em seu art. 22, § 2º, define que os interessados em

participarem do processo licitatório na modalidade tomada de preços, devem estar

devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento

até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a necessária

qualificação.

Para Meirelles (2006), é a modalidade de licitação realizada entre interessados

previamente registrados, observada a necessária habilitação, convocados com antecedência

mínima de quinze dias, por aviso publicado na imprensa oficial e em jornal particular,

contendo as informações essenciais da licitação e o local onde pode ser obtido o edital.

Ressalva que a modalidade de tomada de preços é indicada para contratos de vulto médio,

sendo os valores estabelecidos em lei de: até R$1.500.000,00 para contratação de obras e

serviços de engenharia, enquanto que para compras e contratações de outros serviços, até R$

650.000,00.

2.2.3 Carta Convite

Considerada por muitos autores a modalidade mais simples de licitação, a modalidade

de licitação carta convite está prevista no Inc. III do Art. 22º, da Lei 8.666 de 1993,

conceituada como a modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente,

cadastrados ou não, escolhidos e convidados pela administração em número mínimo de três

convidados. Atenderá aos demais cadastrados na correspondente especialidade que

manifestarem seu interesse com antecedência de até 24 horas da apresentação das propostas

de preços.

De acordo com Meirelles (2006), esta modalidade de licitação é a mais simples,

consistindo na solicitação escrita pelo menos três interessados, do ramo, para que apresentem

suas propostas no prazo de cinco dias.

No mesmo sentido, Citadini (1999) concorda que esta é a modalidade mais simples de

licitação, ressalva que é adequada a pequenas contratações, cujo objeto não contenha maiores

complexidades, ou seja, objeto de pequeno valor.

2.2.4 Concurso

No entender de Meirelles (2006) o concurso é uma modalidade especial de licitação

que, embora sujeita aos princípios da publicidade e da igualdade entre os participantes, com

objetivo à escolha do melhor trabalho, dispensa as formalidades específicas da concorrência.

A Lei 8.666 de 1993 em seu Art. 51 § 4º, diz que o concurso é uma modalidade entre

quaisquer interessados para escolha de trabalho técnico, científico ou artístico, mediante a

instituição de prêmios ou remuneração aos vencedores, conforme critérios constantes de edital

publicado na imprensa oficial com antecedência mínima de 45 dias.

Assim o concurso é uma modalidade de licitação destinada à escolha de trabalhos que

exijam uma criação intelectual, assim não há valores especificados, e sim a natureza do

serviço. Na modalidade concurso há a instituição de prêmio ou remuneração aos vencedores,

que possuirá caráter incentivo e não de pagamento aos serviços prestados. O autor do projeto

se obriga a ceder os direitos relativos ao seu trabalho à Administração, que poderá utilizá-lo

para o fim fixado no edital de licitação.

2.2.5 Leilão

Para Justen (2000), o leilão é uma das modalidades de licitação que ocorre entre

quaisquer interessados para a venda de bens móveis inservíveis para a administração,

obsoletos, e de produtos legalmente apreendidos em virtude de fiscalizações, ou por penhora

de bens, normalmente em casos de dívida ativa.

O leilão está instituído também na lei 8.666 de 1993, e seu Art. 22º trata que a

modalidade de licitação leilão vencerá aquele que entre os participantes ofertar o lance maior,

estes que deve ser igual ou superior ao valor da avaliação do bem que constará no edital.

Lembra ainda que a administração só poderá leiloar bens móveis inservíveis, produtos

apreendidos legalmente, bens imóveis da administração, cuja aquisição derivou de

procedimentos judiciais.

2.2.6 Pregão

Couto, Ramos e Grazziotin (2009) conceituam o Pregão uma modalidade de licitação

para adquirir de bens e serviços comuns, em que a disputa entre os fornecedores é feita por

meio de propostas e lances, cujo critério de julgamento é o menor preço ofertado. O Pregão

apresenta ainda inversão nos procedimentos de licitação: a etapa de aceitação da proposta

antecede àquela de habilitação do licitante. Ainda de acordo com os autores, bens e serviços

comuns são aqueles cujos padrões de qualidade e desempenho podem ser definidos de forma

objetiva através de especificações usuais no mercado, passíveis de serem fornecidos de forma

padronizada e voltados para o consumo generalizado, algo simplificado, que uma pessoa

comum possa compreender, que não seja algo tão técnico.

Neste sentido o Pietro (2001), enfatiza que o pregão presencial é regulamentado pela

Lei 10.520 de 2002, uma modalidade para aquisição de bens e serviços comuns, esta

modalidade se diferencia por não ter um valor limite fixado. O trâmite do processo é em

sessão pública por meio de propostas verbais ou de preços escritos, podendo ser eletrônico ou

presencial. O pregão é uma das modalidades mais bem vistas, pois faz com que os

fornecedores disputem os preços trazendo maior economicidade à administração.

3 MÉTODOS E TÉCNICAS DA PESQUISA

Esta seção trata do enquadramento e do procedimento metodológico adotado na

pesquisa.

3.1 ENQUADRAMENTO METODOLÓGICO

A qualidade do resultado final do trabalho depende muito dos procedimentos

metodológicos que forem utilizados para o desenvolver da pesquisa. Para Prodanov e Freitas

(2013) a metodologia é a aplicação de procedimentos e técnicas que devem ser observados

para construção do conhecimento, com o propósito de comprovar sua validade e utilidade nos

diversos âmbitos da sociedade.

Para Cervo, Bervian e Silva (2007), o conhecimento científico vai além do

conhecimento empírico, procurando compreender, além do ente, do objeto, do fato e do

fenômeno, sua estrutura, sua organização e funcionamento, sua composição e suas causas.

Desta forma, este capítulo se dedica a explicar o caminho, os procedimentos e as

técnicas que foram utilizados para a consecução desta pesquisa.

Quanto a natureza do objetivo desta pesquisa, é de caráter exploratório, e descritiva,

conforme cita Gil (2010) são pesquisas de caráter exploratório as que tem como propósito

proporcionar maior familiaridade com o problema, com vistas a torna-lo mais explicito, ou a

construir hipóteses. Seu planejamento tende a ser bastante flexível, pois interessa considerar

os mais variados aspectos relativos ao fato estudado, a coleta de dados pode ocorrer de

diversas maneiras, mas geralmente segue a ordem, tendo em primeiro lugar o levantamento

bibliográfico, em segundo vem a entrevista com pessoas que tiveram experiência prática com

o assunto estudado, e por último a análise de exemplos que estimulem a compreensão do

mesmo. Ainda baseando-se em Gil (2007), em relação ao caráter descritivo da pesquisa, seu

principal objetivo é a descrição das características de determinada população ou fenômeno, ou

ainda, o estabelecimento de relações entre variáveis, a aplicação destes métodos nesta

pesquisa justificou-se pela necessidade da familiarização com o tema estudado, e da

observação sistemática aos servidores desta instituição objetivando verificar-se características

específicas do grupo.

No que se refere à natureza do artigo, trata-se de uma pesquisa teórica e prática, pois

vêm de um estudo prático, de um levantamento, de um experimento (prática) e utiliza-se de

teorias, modelos, conceitos que a fundamentam (teórica).

Conforme classifica o autor Demo (2012), uma pesquisa é teórica e prática uma vez

que investiga um único objeto em profundidade, neste caso, a Prefeitura Municipal de São

Martinho. O autor destaca que entre a teoria e prática existe um relacionamento de

necessidade e dependência, uma vez que a teoria é uma construção conceitual do objeto

estudado, já a prática, é o desenvolvimento desta construção, representado apenas um caso

concreto da teoria. Mostrando que a teoria necessita da prática para se tornar real, bem como,

a prática necessita da teoria para manter-se inovadora.

Ao que se trata da lógica da pesquisa, está classifica-se como dedutiva, que para Barral

(2003) é quando uma proposição teórica geral é aplicada a um caso particular. Gil (2007) cita

que a análise e a interpretação é um processo que nos estudos de caso se dá simultaneamente à

sua coleta. Assim sendo, a abordagem dedutiva foi a utilizada como método nesta pesquisa

para a análise e interpretação dos dados, em função do tipo dos dados obtidos, buscando

realizar uma relação entre a teoria e a prática observada.

Quanto à coleta de dados, interpretou-se a partir de dados secundários, utilizando-se

informações documentais da empresa estudada como, relatórios emitidos através da

contabilidade, informações obtidas através dos sistemas implantados na empresa, relatórios

impressos, entre outros. Sobre a coleta de dados secundários, Cervo, Bervian e Silva (2007)

afirmam que a coleta secundária se dá quando os dados obtidos são colhidos em relatórios,

livros, revistas, jornais, e outras fontes impressas, magnéticas ou eletrônicas.

Afirma-se que a abordagem desta pesquisa é um estudo com predominância

qualitativa, Beuren (2003) afirma que na pesquisa qualitativa, concebem-se análises mais

profundas em relação ao fenômeno que está sendo estudado. Nesse sentindo, essa pesquisa se

desenvolve a partir de dados qualitativos, como documentos e registros para interpretação

correta dos documentos pesquisados.

3.2 PROCEDIMENTOS PARA A COLETA E ANÁLISE DOS DADOS

Os dados foram coletados junto à municipalidade durante o ano de 2018, no curso do

estágio supervisionado para conclusão do curso de Ciências Contábeis.

Os instrumentos para a coleta de dados foram à observação e as documentações

especializadas disponíveis, vez que foram analisados livros, revistas, cartilhas, trabalhos

acadêmicos de mestrado e conclusão de curso, leis, decretos, balancetes financeiros, ofícios,

comunicações internas, softwares e sistemas de informática. Para Beuren (200), a observação

é a técnica que faz o uso dos sentidos para a obtenção dos principais aspectos investigados e

contribui para com o pesquisar na comprovação dos dados sobre os indivíduos observados.

Tais dados possibilitaram identificar as principais atribuições e competências do

processo de compras na entidade, com isso buscou-se descrever os processos das compras, e

alcanças os objetivos propostos no trabalho.

4 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS

O estudo teve início após a celebração do convênio entre a FUCAP – Faculdades

Capivari e a Prefeitura Municipal de São Martinho – SC, para a realização do estágio. Como

consequência, apresenta-se uma pesquisa detalhada das atividades desenvolvidas durante os

últimos doze meses, junto ao Departamento de contabilidade da Prefeitura Municipal de São

Martinho.

De tal modo, apresenta-se um estudo detalhado da entidade concedente, logo após, a

coleta de dados apurada, para em seguida, demonstrar os resultados apurados acerca dos

questionamentos específicos.

4.1 CARACTERIZAÇÃO DO OBJETO DE ESTUDO

O município de São Martinho está situado na região sul do estado de santa Catarina,

limitando-se ao norte com os municípios de são Bonifácio, ao oeste Rio Fortuna e Santa Rosa

de Lima, ao leste com Imaruí, e ao sul com Armazém. São Martinho pertence à Associação

de Municípios da Região de Laguna (AMUREL), constituída por um total de 18 municípios.

Emancipado em 14 de novembro de 1962, conforme abriga 3.228 habitantes. O

município teve seu principal e atual prédio administrativo inaugurado em 09 de junho de 2000

pelo então prefeito Norvaldo Maas e vice prefeito José Schotten, tal obra foi realizada

mediante parceria do Governo do Estado de Santa Catarina, e a Transportadora Brasileira

Gasoduto Bolívia Brasil S.A. (TBG). O Prédio está sediado na Rua Francisco Beckhauser, nº

70, no centro do município de São Martinho.

A Prefeitura Municipal de São Martinho é a entidade gestora de dois fundos, o Fundo

Municipal De Saúde De São Martinho e o Fundo Municipal De Assistência Social De São

Martinho.

A estrutura administrativa da Prefeitura é departamentalizada, contendo o

departamento de contabilidade, o departamento de recursos humanos, o departamento de

tesouraria, e o departamento de licitações, todos os departamentos prestam serviços

simultaneamente para todos os fundos desta entidade.

A Prefeitura Municipal de São Martinho e seus fundos de assistência social e Fundo

municipal de saúde, no período de setembro de 2017 contam com um quadro de 168

servidores, aonde, 132 são servidores efetivos, 02 servidores efetivos com cargo

comissionado, 16 servidores comissionados, dois servidores comissionados com cargo

efetivo, 16 cargos públicos, e 02 agentes políticos, sendo regido pelo sistema estatutário,

Estatuto dos Servidores Públicos do Município de São Martinho, Lei 171 de 23 de junho de

1976.

Atualmente não existe um departamento de compras estruturado na prefeitura

municipal de São Martinho. O processo de compra hoje é solicitado pelo ordenador da

despesa, ou seja, o secretário responsável por cada pasta, a um único funcionário que atende a

demanda de todas as secretárias, este funcionário não possui um controle de estoques, aonde

nem mesmo tem-se um almoxarifado na entidade, dificultando o controle da necessidade de

efetuar uma nova compra, quando o secretário sente a necessidade da compra, acaba sendo

em situação já de urgência na maioria das vezes, ocasionando com que todos os processos

funcionam sem uma programação, gerando muitas vezes um maior custo às entidades, pois

não houve tempo muitas vezes para se efetuar orçamentos em busca de um valor menor nos

casos de compra direta, ou sequer houve a programação orçamentária, vendo se havia recurso

orçamentário e/ou financeiro para efetuar tal compra.

A programação é a chave para o funcionalismo do processo de compra na entidade

pública, para que tudo ocorra dentro da legalidade e de maneira eficiente e eficaz, é

importante a estruturação do departamento de compras na prefeitura municipal de São

Martinho, que seja fixado um processo que deva ser seguido para efetuação de compras.

Com a formalização do departamento de compras e a fixação de parâmetros a serem

seguidos pelos solicitantes de compras da entidade, muitos problemas serão findados, além de

passar aos munícipes uma estrutura mais organização e que trará maior clareza e organização

ao processo de compras na prefeitura municipal de São Martinho.

4.2 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS

4.2.1 O controle interno na Prefeitura Municipal de São Martinho – SC

O controle interno na administração pública municipal é dito como o mecanismo de

contenção e verificação da própria administração pública, caracterizando-se pelo conjunto de

atividades, planos, métodos e procedimentos utilizados com gestão para verificar a

regularidade a legalidade dos próprios atos da administração pública.

No entendimento de Crepaldi (2013) o controle interno pode ser definido como o

sistema de uma empresa, que compreende o plano de organização, os deveres e

responsabilidades e todos os métodos e medidas adotados na empresa para salvaguardar seus

ativos, verificar a exatidão e fidelidade dos dados contábeis, desenvolver a eficiência nas

operações e estimular o seguimento das políticas administrativas prescritas.

Sendo assim, torna-se evidente a importância de um sistema de controle interno sendo

tanto viável, quanto positiva tomando como relação o custo/beneficio, ainda tendo como meio

de proteger a empresa, fazendo que todas as medidas tomadas tenham como objetivo a

melhoria dos procedimentos gerados pela organização, a inibição de fraudes e a segurança das

informações um maior grau de confiabilidade e exatidão dos registros contábeis.

Na entidade pública o controle interno tem o mesmo objetivo como nos entes

privados, ou seja, visam à configuração da segurança adequada às atividades praticadas ao

longo de toda a empresa de forma vertical e horizontal, onde é de grande importância a

adoção dos objetivos por todos da empresa, para que possa alcançar os objetivos propostos.

O departamento de contabilidade na Prefeitura Municipal de São Martinho, conta com

um controlador interno, este é responsável por analisar todos os departamentos da entidade,

sendo os mais comuns o departamento de compras, de licitações, e financeiro.

No Poder Executivo de São Martinho o controle interno avalia as compras públicas,

verificando se as mesmas estão sendo feitas em acordo com as normativas legais, como, se as

compras estão sendo feitas através de processos licitatórios, se está sendo feito o empenho

prévio, antes da efetiva compra. Além da conferência em notas ficais que deverão constar

características como fornecedor, quantidade, valor unitário e total, condições de pagamento

etc.

4.2.2 O funcionamento atualmente do departamento de compras na Prefeitura

Municipal de São Martinho – SC.

Atualmente na Prefeitura Municipal de São Martinho, o departamento de compras não

é estruturado, aonde se tem um escriturário responsável por efetuar as compras de todas os

fundos da entidade. As compras são solicitadas por cada responsável de cada setor, por meio

de um sistema de protocolo interno, que está em período de implantação, iniciado em 17 de

março de 2018. Este sistema permite que todos os funcionários se comuniquem através de

memorandos internos. Quando um funcionário sente a necessidade da compra de algum

produto para melhor desenvolver seu trabalho ou atender as demandas dos serviços públicos,

o mesmo encaminha um memorando interno para o responsável pela sua pasta, e este avaliará

a necessidade da compra ou não, caso seja necessário o secretário responsável irá encaminhar

ao departamento ao responsável pelas compras, uma solicitação de compra em uma tabela de

Excel conforme segue:

Tabela 01 – Tabela de requisição de compra

Fonte: Elaborado pelo autor (2018).

A presente tabela foi desenvolvida pela autora do artigo, juntamente com o prefeito

atual, conforme as necessidades do setor, para facilitar, padronizar, e agilizar o processo de

compras, que ainda antes da implantação do sistema de protocolo interno era encaminhado

por e-mail sem nem um padrão de solicitação.

A tabela traz como informações: a secretaria que está solicitando a compra; forma de

pagamento dos itens solicitados; data e hora do preenchimento da tabela (já são automáticos);

responsável pela solicitação da compra; e-mail do solicitante; nome do fornecedor (importante

ressaltar que cada requisição de compra poderá ter apenas um fornecedor); telefone, e-mail e

CNPJ do fornecedor. Em seguida, o número do processo de compras, que é o número da

licitação ao qual se está solicitando o item; o número do item na licitação; descrição do item;

unidade de medida e quantidade que esta sendo solicitada; e o preço unitário. Assim com

estes dados preenchidos corretamente, o Excel irá calcular o valor total da compra.

Em casos de itens licitados se preenche o número do processo de compras, quando

compra direta, será identificado por este campo estas em branco.

A dificuldade encontrada no processo de compras, está relacionado à dotação

orçamentária, aonde o responsável por cada solicitação de compras deveria buscar no

orçamento atualizado emitido pela contabilidade, a dotação na qual irá solicitar o empenho, e

muitos responsáveis não fazem este processo de conferência, e fazem a solicitação assim

mesmo, o que atrasa todo o processo.

Pela entidade não ter um departamento de compras estruturado, ela não possui

controle de estoque, muitas vezes as compras são solicitadas com urgência, causando

transtorno, e muitas vezes tendo pouco tempo para uma boa pesquisa de preço (em caso de

itens não licitados).

Em casos de compras diretas, de itens não licitados, a prefeitura adotou uma norma

que em solicitações de compras acima de R$ 500,00 (quinhentos reais), devem estar

acompanhadas de no mínimo três orçamentos. Estes orçamentos hoje são feitos pelos próprios

solicitantes das compras, pois o setor que hoje efetua as compras conta somente com um

colaborador, o que impossibilitaria o mesmo de ficar responsável por mais esta atribuição.

Hoje com o sistema de protocolo de compras, o escriturário responsável por efetuar as

compras tem dois dias úteis após o recebimento do memorando, para encaminhar a

autorização de fornecimento ao fornecedor.

Tabela 02 – Memorando 447/2018

Fonte: Prefeitura Municipal de São Martinho (2018).

Conforme segue tabela 02, apresenta uma solicitação de compra feita pela Secretaria

Municipal de Assistência Social, no dia 26 de março de 2018, as 08:11 horas, encaminha em

anexo a requisição de compras padrão, e informa o dia da entrega, a hora, e o local (entregar

dia 09 de abril, as 08:00 horas, no serviço de convivência e fortalecimento de vínculo). Cada

processo de licitação tem um prazo para a entrega dos produtos à partir do momento que a

empresa recebe a autorização de fornecimento enviada pela prefeitura, o processo de merenda

escolar por exemplo são três dias úteis após o recebimento da autorização de fornecimento, o

prazo de entrega no processo de licitação de material de expediente são de cinco dias úteis.

Após o recebimento do memorando com a requisição de compras, o responsável irá

então transcrever esta solicitação no sistema Betha Compras, que é o sistema adotado pela

prefeitura de São Martinho através de processo de licitação para fazer a contabilidade da

mesma, ficando no padrão:

Tabela 03 – Autorização de Fornecimento

Fonte: Prefeitura Municipal de São Martinho (2018).

Com a Autorização de fornecimento finalizada, o responsável encaminha por e-mail

ao fornecedor, e ao solicitante da compra, para que o mesmo fique ciente quanto aos prazos

de entrega que o fornecedor deve cumprir. Quando os fornecedores atrasam os pedidos, a

cobrança é feita pelo secretário responsável, pois o escriturário não consegue atender a

demanda de todos os serviços relacionados ao processo de compra.

4.2.3 Benefícios advindos da implantação do departamento de compras na Prefeitura

Municipal de São Martinho – SC.

Para a implantação de um departamento de compras estruturado na Prefeitura de São

Martinho, será necessário a contratação de dois funcionários para atender a demanda do setor,

isso diminuiria o acúmulo de serviços e possibilitaria uma melhoria no decorrer da execução

dos processos, promovendo treinamentos para os servidores do setor, para aperfeiçoamento na

área, além de um servidor com dedicação exclusiva, capaz de acompanhar os processos, com

o objetivo de evitar erros nos mesmos.

Isso qualificaria e muito a atuação dos profissionais na execução das compras públicas

da instituição, unindo com o sistema de protocolo interno que acaba de ser implanto no setor e

vem suprindo bem as demandas, aonde todas as solicitações de compras se tornarão padrão,

com as devidas informações necessárias, evitando com que se comece a passar para o sistema

Betha Compras e nota-se a falta de alguma informação, como acontecia antes do sistema de

protocolo e da tabela de requisição, além do que as solicitações estão registradas e com os

devidos prazos para serem atendidos, em ordem de recebimento de memorando.

Melhorar a condição dos requisitantes, propor treinamentos para os responsáveis de

cada setor da Prefeitura, para evitar quaisquer erros nas solicitações, manter um constante

contato com os servidores do setor de compras, mandar as requisições nos devidos padrões

adotados, etc.

Há a necessidade de um almoxarifado e um sistema de controle de estoques, aonde os

próprios responsáveis por ter efetuado as compras e solicitado aos fornecedores, irão conferir

a mercadoria, verificando a marca se ela está em acordo com o que foi licitado e solicitado

através da autorização de fornecimento emitida pela Prefeitura, este é um ponto incidente de

problemas, aonde as empresas buscam burlar a conferência para poder entregarem marcas

inferiores as licitadas para terem maiores vantagens, por isso há uma grande importância na

conferência, tanto na quantidade quanto em outros pontos como a marca.

Outro ponto relevante, quanto ao processo da pesquisa de orçamento para itens não

licitados, contendo um departamento de compras estruturado, esta função deve passar ao

departamento, evitando qualquer tipo de fraude, e de favorecimento a qualquer fornecedor por

parte dos responsáveis de cada secretaria. Além da economicidade que irá gerar, pois estes

orçamentos podem ser buscados em vários municípios, diferente do que acontece hoje,

enquanto a maioria das compras diretas são feitas sem uma organização por não ter o controle

correto de estoques, a compra é feita ás pressas, os orçamentos são buscados muitas vezes

somente dentro do próprio município, aonde não há uma concorrência muito grande em todas

as áreas, restringindo para um preço alto muitas vezes.

Com o departamento estruturado, será possível a correta cobrança quanto aos

fornecedores que não cumprem com o prazo de entrega estipulado no edital do processo de

licitação. Hoje a cobrança não é feita, fazendo com que muitos serviços e atividades fiquem

paradas até que o fornecedor consiga entregar a mercadoria.

Vale ressaltar que a estruturação de um departamento de compras em um ente público

traz mais eficiência aos processos, organização e transparência as atividades desenvolvidas,

evitando fraudes, e o benefício a qualquer fornecedor, impactando inclusive na redução do

gasto público, respeitando o princípio da economicidade, previsto na Constituição Federal.

4.3 VISÃO SISTÊMICA APLICADA AO CASO

Para uma precisa análise sobre a visão sistêmica aplicada neste estudo, faz-se

necessário o registro de que a Contabilidade constitui-se como um dos conhecimentos mais

antigos da humanidade, que surgiu em função da necessidade do ser humano, em controlar

suas posses e riquezas, ou seja, o seu patrimônio.

Para Franco (2000) a contabilidade é a ciência que estuda, controla, pratica, e

interpretam os fatos ocorridos no patrimônio das entidades, mediante o registro, a

demonstração expositiva e a revelação desses fatos, a fim de fornecer informações sobre a

composição atualizada do patrimônio, suas variações e o resultado econômico decorrente da

gestão da riqueza econômica.

Dentre outras inúmeras ramificações da Contabilidade, destaca-se neste estudo o ramo

da ciência denominada, Contabilidade Aplicada ao Setor Público. Esta foi definida por Ávila;

Bachtold e Vieira (2009), como a ciência contábil que aplica, no processo gerador de

informações, os princípios fundamentais da Contabilidade e as normas contábeis destinadas

ao controle patrimonial das entidades do setor público. Tem como objetivo fornecer

informações sobre os aspectos de natureza orçamentária, econômica, financeira do setor

público em apoio ao processo de tomada de decisão.

O ramo da contabilidade aplicada ao setor público apresenta diversos temas que

podem ser abordados em âmbito municipal, dentre eles, destaca-se o departamento de

compras.

Administrar qualquer órgão público necessita de muita responsabilidade, e dedicação

de todos os servidores, aonde toda a comunidade aguarda por um bom trabalho e evolução. O

processo de compras está ligado diretamente a essa evolução, manter a aquisição de bens e

serviços de qualidade, são itens necessários para se alcançar o desígnio. Mas as dificuldades

existentes nos processos de compras são muitas, conforme dados já apresentados

anteriormente.

É de grande importância a entidade pública que conte com servidores capacitados,

tratando-se diretamente do departamento de compra de órgãos públicos e importância que

contem-se com pessoas na área contábil, aonde com sua formação acadêmica saberão

desempenhar com excelência suas tarefas.

Nesse sentido, o estudo destaca o suporte dado aos departamentos de Contabilidade e

Secretaria de Gestão, no acompanhamento da execução de processos internos, sugerindo

melhorias e recomendando padronizações.

O tema guarda estreita relação com o aprendizado adquirido durante a realização do

estágio supervisionado, bem como, com o curso de Ciências Contábeis.

Espera-se que o estudo possa servir como referência não somente para o município de

São Martinho – SC, mas também aos órgãos Contábeis e de Gestão das demais Prefeituras,

Câmara de Vereadores, Associações de municípios e Tribunais de Contas dos Estados e

Municípios.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A atual pesquisa realizou um estudo sobre o departamento de compras da Prefeitura

Municipal de São Martinho – SC, mostrando a viabilidade da formalização do departamento

de compras nesta entidade.

Dessa maneira, a pesquisa alcançou os objetivos, uma vez que tratou do conjunto de

normas e regulamentos que orientam o processo de compras, tanto institucional, quanto

normas superiores que regem as compras públicas, realçou a importância da Lei 10.520 de

2002 que institui o pregão como modalidade de licitação, e a Lei 8.666 de 1993 instituem

normas para licitações e contratos da Administração Pública.

Verificou ainda o funcionamento do processo de compras atualmente na Prefeitura

Municipal de São Martinho – SC, citando o processo de compra atual, desde a solicitação da

compra e as ferramentas utilizadas para proceder à solicitação, até a finalização da compra

pública, tanto por meio de compras licitadas, quanto por meio de compra direta.

Outro importante objetivo específico alcançado, destacar os benefícios da implantação

de um departamento de compras formalizado na Prefeitura Municipal de São Martinho – SC,

como, a agilidade nos processos de compras, tendo um padrão e um processo a seguir, as

compras poderão ser iniciadas e concluídas com sucesso em um tempo menor. A cobrança

quanto à entrega das mercadorias poderá ser feita de maneira mais eficiente e eficaz para o

ente público, garantido que sejam entregues os mesmos dentro dos prazos firmados, e os

produtos das respectivas marcas, e na qualidade devida. A transparência no processo de

compras será maior, evitando fraudes, e gerando ainda maior economicidade em inúmeros

pontos, como em uma pesquisa de preços bem feita, tendo orçamentos de diversas empresas,

conforme as exigências da legislação.

Podendo considerar a visão de fora para dentro, de como a população verá um ente

público que se preocupa em formalizar o departamento de compras, entidade esta que busca a

qualidade dos produtos e serviços que irá oferecer a população, como boa merenda,

medicação de qualidade, além de estar buscando meios para não deixar faltarem estes itens,

controlando seus estoques, preocupando-se em estar sempre apto a atender a necessidade da

população.

Acredita-se ainda que o estudo sirva como parâmetro não somente para o município de

São Martinho – SC, mas também a outros municípios da região e do país, uma vez que muitos

destes, encontram-se em situação semelhante.

Por fim, destaca-se que os dados e informações apresentadas, foram encaminhados

para a municipalidade, sugerindo-se a adequação as propostas apresentadas no artigo.

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