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FACULDADE CAPIVARI – FUCAP

TRABALHO DE CONCLUSÃO DO CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS

A ROTINA DO DEPARTAMENTO PESSOAL: UM ESTUDO DE CASO NA

EMPRESA CONSULT CONTABILIDADE

Aluna: Franciane Custódio Cardoso

Orientadora: Profª Maria Aparecida Cardozo, Msc.

RESUMO

Este trabalho é resultado de uma pesquisa feita na área de departamento pessoal e tem como

pergunta de pesquisa: quais as principais rotinas do departamento pessoal de uma empresa

prestadora de serviços contábeis? Para responder a pergunta, o objetivo geral consiste em

demonstrar as principais rotinas do departamento pessoal na empresa Consult Contabilidade.

Para atingir o objetivo geral, os objetivos específicos são: apresentar os conceitos básicos do

departamento pessoal de acordo com a literatura; identificar os principais aspectos das

obrigações acessórias relacionadas às atividades do departamento pessoal; elaborar uma

entrevista semiestruturada direcionada ao responsável pelo departamento pessoal da Consult

Contabilidade; e, analisar, de forma comparativa, a rotina do departamento pessoal da empresa

estudada com as características e obrigações descobertas. Quanto à metodologia, trata-se de

pesquisa bibliográfica e exploratória com estudo de caso na empresa concedente do estágio, a

Consult Contabilidade. Caracteriza-se ainda, como estudo teórico e prático, com lógica

dedutiva. A coleta foi a partir de dados secundários, com aspectos qualitativos, caracterizada

como aplicada. Como resultado, observou-se a importância do Contador ter conhecimento

quanto à legislação trabalhista e previdenciária, e ainda, verificou-se que as principais rotinas a

serem desempenhadas pelo departamento pessoal de uma prestadora de serviços contábeis são

admissão, folha de pagamento e rescisão. Resultou-se ainda que o departamento estudado da

empresa Consult Contabilidade, realiza as atividades de acordo com as normas vigentes.

Palavras-chave: Contabilidade. Departamento Pessoal. Rotinas.

1 INTRODUÇÃO

A contabilidade possui importância no controle do patrimônio e na administração de

uma entidade. Todos os setores de atuação dessa ciência são essenciais para a empresa, tanto

para tomada de decisões quanto para o controle financeiro.

Segundo Ribeiro (2005), a contabilidade é uma ciência social que tem como objeto o

patrimônio das entidades econômico-administrativas. Tendo como objetivo principal o controle

desse patrimônio diante de suas variações.

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O departamento pessoal é uma área contábil que vem ao longo dos anos, tornando-se

essencial para a administração das tarefas burocráticas referente aos colaboradores de uma

empresa. Esse setor desempenha diversas atividades relacionadas a gestão dos trabalhadores,

desde a admissão, folha de pagamento, controle de horários, férias, 13º salário, até o processo

de rescisão de desligamento.

Segundo Marras (2000), o departamento pessoal tem por objetivo efetivar todos os

registros legais e necessários para a administração burocrática exigida pelas práticas

administrativas e pelas legislações que regem a relação “capital e trabalho”.

O profissional que atua no departamento pessoal deve ser habilitado e ter amplo

conhecimento nas Legislações Trabalhistas e na Consolidação das Leis do Trabalho – CLT,

para garantir ao colaborador e ao empresário que todos os deveres e obrigações estão sendo

cumpridos conforme lei.

Faz-se necessário também ao profissional desta área, manter uma rotina de atividades e

atualizar o seu conhecimento frequentemente, visto que ocorrem constantes renovações. Um

exemplo é a nova Lei Trabalhista que entrou em vigor em 11 de novembro de 2017 trazendo

alterações trabalhistas e sindicais e alterando a CLT, e em 2018 o eSocial, uma ferramenta

governamental vinculada à Receita Federal, ao Ministério do Trabalho, ao Instituto Nacional

do Seguro Social - INSS e à Caixa Econômica Federal.

Deste modo, a pergunta de pesquisa é: Quais as principais rotinas do departamento

pessoal de uma empresa prestadora de serviços contábeis?

Logo, o objetivo geral da pesquisa consiste em demonstrar as principais rotinas do

departamento pessoal na empresa Consult Contabilidade.

Para atender o objetivo geral, os objetivos específicos são: (a) apresentar os conceitos

básicos do departamento pessoal de acordo com a literatura; (b) identificar os principais

aspectos das obrigações acessórias relacionadas às atividades do departamento pessoal; (c)

elaborar uma entrevista semiestruturada direcionada ao responsável pelo departamento pessoal

da Consult Contabilidade; (d) analisar, de forma comparativa, a rotina do departamento pessoal

da empresa estudada com as características e obrigações descobertas.

O estudo se justifica pela grande importância do conhecimento das rotinas exercidas por

um setor contábil que possui ampla relação com a legislação trabalhista, visto o impacto social

e econômico que a mesma traz a empresa e a sociedade. Além de contribuir com informações

relevantes para formação profissional dos acadêmicos do curso de ciências contábeis.

Essa pesquisa delimita-se a apresentar informações referentes às atividades do

departamento pessoal da prestadora de serviços contábeis Consult Contabilidade.

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A organização do artigo é composta por cinco capítulos sendo: Introdução, o

Embasamento Teórico, os Métodos e Técnicas de Pesquisa, a Apresentação dos Resultados e

as Considerações Finais.

2 EMBASAMENTO TEÓRICO

Esta seção trata do embasamento teórico que norteia a pesquisa, apresentando-se da

seguinte forma: (i) Contabilidade: Conceitos Fundamentais; (ii) Direito Trabalhista; (iii)

Departamento Pessoal: Principais Aspectos.

2.1 CONTABILIDADE: CONCEITOS FUNDAMENTAIS

A contabilidade é uma ciência social que utiliza o patrimônio das entidades econômico

administrativas como objeto. Tendo seu principal objetivo o controle do patrimônio das

entidades resultantes de suas variações (RIBEIRO, 2005).

Oliveira (2013) corrobora destacando que a contabilidade estuda e controla os fatos que

afetam as situações patrimoniais, financeiras e econômicas de uma empresa, utilizando

procedimentos próprios.

Para Ribeiro (2005), a origem das técnicas contábeis utilizadas como ferramentas de

controle das operações econômicas relativas às compras, às vendas e aos investimentos

realizados pelo homem se perde no tempo. Porém, foi no século XV que a contabilidade se

firmou como ciência, através do método das partidas dobradas, criado pelo frade franciscano

Luca Pacioli.

O objetivo da contabilidade é fornecer informações financeiras, econômicas e sociais,

estruturadas contabilmente, a fim de auxiliar seus usuários, externos ou internos, na tomada de

decisões referentes ao patrimônio das empresas ou, de pessoas físicas (IUDÍCIBUS; MARION,

2002).

O campo de aplicação da contabilidade abrange todas as entidades que possuem

patrimônio, independentemente de ser de pessoas físicas ou jurídicas de direito público, como

a União, os Estados, os Municípios e autarquias (SILVA, 2008).

Complementa Ribeiro (2005), que a contabilidade é responsável por manter todas essas

entidades organizadas e controladas para que possam atingir seus objetivos da melhor forma.

Definindo assim, o campo de aplicação da contabilidade.

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Viceconti e Neves (2013) definem os usuários da contabilidade como pessoas físicas ou

jurídicas que tenham interesse na situação patrimonial da entidade. Como, por exemplo, os

acionistas de uma empresa que querem saber se ela está dando lucro ou prejuízo; as instituições

financeiras, que pretendem avaliar o patrimônio da entidade para saber se lhe concede ou não

um empréstimo; os administradores da entidade, que desejam saber como está o andamento das

atividades da empresa e qual o resultado proveniente delas; e também o Fisco, que se interessa

pelo resultado da pessoa jurídica, para lançamento de tributos sobre ele incidentes.

2.1.1 Profissional contábil

Para Iudícibus e Marion (2002), a contabilidade é uma das áreas que mais proporcionam

oportunidades profissionais. Citam ainda, que estudantes de curso superior em ciências

contábeis terão muitas alternativas na escolha da profissão.

Existem milhões de entidades constituídas como empresas ou instituições públicas ou

particulares, onde o contador pode trabalhar como funcionário ou prestando serviços

dedicando-se a uma ou mais entidades, como autônomo ou através de uma empresa prestadora

de serviços contábeis (RIBEIRO, 2005).

Em 27 de maio de 1946 foi criado o Decreto-Lei nº 9.295, formalizando a profissão. Foi

também estabelecido o Conselho Federal de Contabilidade - CFC e o Conselho Regional de

Contabilidade - CRC. Ambos os conselhos são confiados para fiscalizar o exercício das

atividades contábeis no Brasil, tornando-se necessário habilitar-se no respectivo órgão

fiscalizador para exercer a atividade contábil (ROCHA, 2005).

Diante dos fatos, Thomé (2001) relata que os escritórios contábeis prestam serviços a

todo e qualquer tipo de cliente, independente do ramo de atividade econômica que atua,

dedicando seus serviços à execução das atividades e também assessorar o cliente.

Por conta da grande evolução das empresas de serviços contábeis e pelo grande

crescimento econômico, o contabilista passou a ser empresário, onde divide seu tempo entre

supervisão, controle e fiscalização dos serviços prestados por seus colaboradores para seus

clientes e a administração do próprio negócio (THOMÉ, 2001).

Dentre todas as áreas e departamentos onde o contador pode trabalhar, Thomé (2001)

destaca o departamento pessoal, o definindo como uma importante área especializada na gestão

de funcionários e questões burocráticas.

Marras (2000) destaca que o departamento pessoal, baseia toda a sua prática trabalhista

nos preceitos legais estabelecidos na legislação trabalhista e previdenciária. Entre esses

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instrumentos, o autor destaca: a já citada Consolidação das Leis Trabalhista – CLT;

Consolidação das Leis da Previdência Social – CLPS; Normas Regulamentadoras de Higiene e

Segurança do Trabalho – NRs; Convenção Coletiva de Trabalho – CCT e Acordos Coletivos

de Trabalho – ACT.

O aprimoramento e o maior rigor da legislação tributária, trabalhista e previdenciária,

auxiliaram na evolução dos serviços prestados às empresas, fazendo com que o departamento

pessoal se tornasse de extrema importância aos escritórios de contabilidade (THOMÉ, 2001).

2.2 DIREITO TRABALHISTA

Compreende-se direito trabalhista por conjunto de princípios, regras e instituições

referentes à relação de trabalho subordinado, objetivando assegurar melhores condições de

trabalho e sociais ao trabalhador, conforme as medidas de proteção que lhe são destinadas

(MARTINS, 2015).

Manus (2007) destaca como situações específicas do direito do trabalho: o vínculo entre

tomador e o prestador de serviços, as causas do rompimento do contrato de trabalho, a

negociação de aumento de salário e as condições de trabalho. Afirmando que todas essas

situações requerem uma análise e soluções, que dizem respeito ao direito do trabalho.

No mesmo sentido, Leite (2016) afirma que o direito do trabalho é um ramo da ciência

jurídica constituído por um conjunto de princípios, regras, valores e institutos destinados a

regulação das relações individuais e coletivas entre empregados e empregadores, bem como de

outras relações de trabalho equiparadas a preceitos legais da relação empregatícia.

Segundo Martins (2016) o direito do trabalho tem como objetivo amenizar os conflitos

entre empregado e empregador, assegurar e concretizar o cumprimento das normas,

principalmente as previstas na Constituição Federal e na CLT, mas não deixa de respeitar outras

normas, como as convenções coletivas de trabalho, pois ressalta a necessidade de proteção ao

empregado na relação de emprego.

2.2.1 Empregador

Segundo Fonseca (2009) o Art. 3º da CLT determina: Considera empregador a empresa,

individual ou coletiva, que, assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e

dirige a prestação pessoal de serviços.

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Para a existência do contrato de trabalho é essencial à figura do empregador, assim como

a do empregado, pois esta é uma relação bilateral, ou seja, uma troca de interesses entre as duas

partes (MANUS, 2007).

Martins (2015) fala sobre o acolhimento do empregador ao empregado, afirmando que

ao admitir o empregado, o empregador dá acesso a ele na empresa. Porém relata a influência

que o empregador possui sobre o empregado.

2.2.2 Empregado

O Art. 3º da CLT define o empregado como toda pessoa física que presta serviços de

natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário (FONSECA,

2009).

Martins (2015) cita cinco requisitos para definição de empregado. São eles: (a) ser

pessoa física; (b) não eventualidade na prestação de serviços; (c) dependência; (d) pagamento

de salário; (e) prestação pessoal de serviços.

Ainda segundo Martins (2015), o empregado não pode ser pessoa jurídica, apenas

pessoa física. Uma vez que, a legislação trabalhista responsabiliza-se pela pessoa física do

trabalhador.

2.3 DEPARTAMENTO PESSOAL: PRINCIPAIS ASPECTOS

O departamento pessoal tem por objetivo efetivar todos os registros legais e necessários

para a administração burocrática exigida pelas práticas administrativas e pelas legislações que

regem a relação “capital e trabalho” (MARRAS, 2000).

2.3.1 Admissão

A admissão é um processo pelo qual o empregador contrata o empregado registrando-o

em livros específicos, fichas e fazendo as anotações na Carteira de Trabalho e Previdência

Social - CTPS.

Alguns documentos necessários para admissão do empregado são: CTPS, Atestado

Médico Admissional – expedido por médico de segurança do trabalho, Foto 3x4, Comprovante

de Residência, CPF, RG, Cartão ou número do PIS, Título Eleitoral, Carteira de Habilitação,

Certificado de Reservista (para homens), Certidão de Nascimento dos filhos menores de 14

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anos, cartão de vacinação dos menores de 7 anos, e atestado de matrícula e frequência escolar

semestral dos maiores de 7 anos, para fins de recebimento do Salário Família, em alguns casos

pode ser solicitado outros documentos como: diplomas e comprovantes de registro profissional

(FERREIRA, 2012).

2.3.1.1 Contrato de Trabalho

O Contrato de Trabalho é um ato jurídico que regulamenta a relação de trabalho entre

empregado e empregador, gerando direitos e obrigações entre as partes que possuem esse

vínculo empregatício (FERREIRA, 2012).

Segundo Martins (2015), o contrato de trabalho pode ser por tempo determinado ou

indeterminado. Sendo que contrato por tempo determinado já tem prefixado o tempo de

duração, o termo é ajustado antecipadamente. Já o contrato por prazo indeterminado não possui

prazo para seu término (FONSECA, 2009).

2.3.2 Folha de Pagamento: fechamento mensal, férias, 13ºsalário

Para a elaboração da folha de pagamento é indispensável ter conhecimento sobre salário,

direito trabalhista, benefício, remuneração e descontos dos empregados (PONTELO; CUZ,

2014).

Segundo o Art. 225 do Regulamento da Previdência Social - Decreto nº 3.048/99, a

empresa é obrigada a preparar a folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada

a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da

respectiva folha e recibos de pagamento.

Mensalmente devem ser registrados na folha de pagamento todos os proventos e

descontos dos trabalhadores. Estes devem ser descriminados de modo simples e claro de forma

que facilite o entendimento por parte dos empregados (SILVA, 2014).

Ainda segundo Silva (2014), os proventos são valores que o empregado tem direito de

receber, sendo os principais: salário, abonos, gratificações e prêmios, comissões, horas extras,

adicional noturno, adicional de insalubridade e adicional de periculosidade. Descontos são

valores deduzidos do recibo de pagamento, alguns obrigados por lei, outros são admitidos com

autorização do empregado. Os descontos regulamentados por lei são: INSS, imposto de renda

retido na fonte, contribuição sindical, faltas e atrasos, repouso semanal remunerado, pensão

alimentícia e adiantamento salarial, já os descontos com expressa autorização do empregado

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são: seguro de vida, vale refeição, vale transporte, despesa com medicamentos, mensalidade

sindical e cesta básica.

Há pelo menos três tipos de impostos que fazem parte de uma folha de pagamento:

Instituto Nacional do Seguro Social – INSS; Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF e Fundo

de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS.

O INSS é uma autarquia vinculada ao Ministério da Previdência Social, onde tanto

empregados quanto empregadores estão obrigados a recolher suas contribuições. Para os

empregados as contribuições são descontadas na folha de pagamento, recolhidas através da

Guia da Previdência Social – GPS. O valor do desconto obedece a tabela atualizada todo mês

de janeiro, pelo Ministério da Previdência Social (SILVA, 2014).

O Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF, segundo Silva (2014) é a retenção sobre

os rendimentos do trabalho assalariado, abrangendo todas as pessoas físicas, residentes e

domiciliadas no Brasil, observando os limites estabelecidos pela legislação do Imposto de

Renda. O recolhimento do IRRF é feito através do Documento de Arrecadação de Receitas

Federais, a guia DARF.

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS, segundo Pontelo e Cruz (2014)

foi criado pela Lei nº 5.107, em 13 de setembro de 1966, sua finalidade é formar uma reserva

para o trabalhador em caso de aposentadoria, morte, invalidez ou desemprego. O FGTS é

disponibilizado ao trabalhador como direito pelo tempo de serviço prestado.

O empregador deverá depositar até o dia 7 do mês subsequente, na conta vinculada do

trabalhador a importância de 8% da remuneração devida no mês anterior ao empregado. O valor

pago de FGTS não poderá ser descontado do empregado, sendo de total responsabilidade do

empregador (PONTELO; CRUZ, 2014).

Segundo Gonçalves (2014) as férias são um período de descanso remunerado de 30

(trinta) dias, que o empregado tem direito após completar 12 meses de trabalho, não havendo

prejuízo de salário. Aqueles empregados que trabalham com o regime parcial de tempo, tem

direito aos mesmos 30 dias de férias que um trabalhador do regime integral. As férias podem

ser dividias em até três períodos, sendo que um dos períodos deve ser de no mínimo 14 dias

consecutivos, e os demais não devem ser inferiores a cinco dias cada. É permitido ao

trabalhador converter apenas 1/3 das férias em dinheiro, ou seja, vender parte de suas férias

(BRASIL, 2017).

O período aquisitivo de férias pode sofrer alterações sendo diminuído gradativamente

por motivos de faltas não justificadas (ALMEIDA, 2014).

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A legislação dispõe que a concessão de férias é de responsabilidade do empregador,

visando a melhor época de acordo com os interesses do mesmo. Porém, em algumas situações

pode haver uma exceção, como no caso de trabalhadores estudantes menores de 18 anos, que

as férias devem ser concedidas no mesmo período das férias escolares (BRASIL, 1943).

Segundo Martinez (2015), a remuneração de férias durante período de gozo deve ser

paga ao trabalhador da mesma forma que no período trabalhado, sendo acrescia de 1/3 do salário

como previsão constitucional, bem como, acrescidos de adicionais de insalubridade,

periculosidade, se for o caso. O pagamento da remuneração de férias deve ser feito em até dois

dias antes do início do período (BRASIL, 1943).

Existem dois tipos de férias, as individuais e as coletivas. Segundo Almeida (2014), as

férias coletivas são aquelas concedidas a todos os empregados em uma única vez. Podendo ser

divididas em dois períodos, desde que nenhum deles seja inferior a dez dias.

Ao empregado que possui menos de 12 meses de trabalho receberá férias proporcionais

ao tempo trabalhado, iniciando a partir de então, um novo período aquisitivo de férias

(BRASIL, 1943).

Por fim, Pontelo e Cruz (2014) explanam que o 13º salário, também chamado de

gratificação natalina, é uma remuneração anual que deve ser paga a todos empregados sejam

eles urbanos, rurais ou domésticos. O 13º salário deve ser pago em duas parcelas, sendo que a

primeira deve ser paga entre os meses de fevereiro e novembro de cada ano e a segunda deve

ser paga até dia 20 de dezembro.

2.3.3 Obrigações acessórias: GFIP, CAGED, RAIS e DIRF

As principais obrigações acessórias são: Guia de Recolhimento do FGTS e de

Informações à Previdência Social – GFIP, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados –

CAGED, Relação Anual de Informações Sociais – RAIS e Declaração de Imposto de Renda

Retido na Fonte – DIRF.

A Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social – GFIP está

prevista na Lei nº 8212 é um documento que fornece informações ao governo sobre o

recolhimento de FGTS dos empregados e dos segurados da previdência social (PONTELO;

CRUZ, 2014).

Ainda segundo Pontelo e Cruz (2014) a GFIP deve ser entregue até o dia 7 de cada mês,

em relação à remuneração do mês anterior.

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Segundo o Art. 31-a da Lei nº 8.212/91 o contribuinte que deixar de entregar a GFIP

estará sujeito a multa por atraso de 2% ao mês calendário incidente sobre o montante da

contribuição informada, respeitando o percentual máximo de 20%. A multa mínima aplicada

varia de R$ 200,00 em caso de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores de

contribuição previdenciária e de R$ 500,00 nos demais casos. O não pagamento da multa por

atraso na entrega da GFIP resulta em impedimento para emissão da Certidão Negativa de

Débitos Federal (BRASIL, 1991).

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED foi instituído pela Lei nº

4.923/65, onde obriga as empresas a fazerem uma declaração mensalmente, por meio

magnético, informando os empregados admitidos e demitidos. Sendo o prazo de entrega até o

dia 7 (sete) do mês subsequente ao de referência (FERREIRA, 2012).

Ainda segundo Ferreira (2012) o CAGED é a base para elaboração de pesquisas,

projetos, estudos ligados ao mercado de trabalho, ao mesmo tempo em que auxilia a tomada de

decisões para ações governamentais. É usado ainda, pelo Programa de Seguro Desemprego,

fazendo assim, a conferência dos dados referentes aos vínculos trabalhistas, além de outros

programas sociais.

O empregador que não entregar o CAGED estará sujeito a multa automática conforme

Art. 10 da Lei 4.923, de 1965. A multa é calculada de acordo com o período de atraso e a

quantidade de empregado omitido. Quando o período de atraso é de 1 a 30 dias, o empregador

deverá pagar multa correspondente ao valor de R$ 4,47 por empregado; de 31 a 60 dias a multa

é de R$ 6,70 por empregado; e, acima de 60 dias o valor da multa é de 13,40 também por

empregado (BRASIL, 1965).

Contudo, houve alterações na questão da multa por não entrega da declaração, conforme

está previsto na Medida Provisória nº 905, de 11 de novembro de 2019.

A Relação Anual de Informações Sociais – RAIS foi instituída pelo Decreto nº 76.900,

de 23 de dezembro de 1975. É uma declaração importante para coleta de dados sobre as

atividades trabalhistas e para o mercado de trabalho (PONTELO; CRUZ, 2014).

Para Ferreira (2012), a finalidade da RAIS é disponibilizar informações do mercado de

trabalho às entidades governamentais, o provimento de dados para elaboração de estatísticas do

trabalho e por fim o suprimento das necessidades de controle da atividade trabalhista no país.

A declaração deve ser feita anualmente, como o próprio nome já diz, de duas maneiras:

pelo programa GDRAIS, para os empregadores que tiveram movimentação de trabalhadores,

como por exemplo, admissão e demissão. E para os empregadores que não tiveram

movimentação de trabalhadores devem acessar o site da RAIS e preencher a declaração de

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RAIS negativa. O prazo de entrega da RAIS é entre os meses de janeiro a março. (FERREIRA,

2012).

A multa por não entregar a RAIS está prevista no Art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, o

valor é de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre em atraso, contados até a data de

entrega do documento ou até a lavratura do auto de infração, se esse ocorrer primeiro (BRASIL,

1990).

No entanto, a Medida Provisória nº 905, de 11 de novembro de 2019 trouxe mudanças

em relação as penalidades por não entrega da declaração.

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF é uma declaração anual

destinada a informar à Receita Federal o valor de Imposto de Renda Retido na Fonte, sob os

rendimentos pagos pelo empregador aos seus trabalhadores. Seu recolhimento é de

responsabilidade da fonte pagadora, ou seja, da empresa (PONTELO; CRUZ, 2014).

A declaração deve ser enviada até o último dia útil de fevereiro do ano subsequente, por

meio do programa gerador de declaração, o Receitanet, disponível no site oficial da Receita

Federal.

De acordo com a Instrução Normativa SRF nº 197, de 10 de setembro de 2002, o

declarante estará sujeito a penalidades em caso de falta de apresentação da declaração no prazo

fixado ou depois do prazo. A multa por atraso na entrega da DIRF é de 2% sobre o montando

do imposto de renda informado, sendo limitada a 20%. A multa mínima aplicada é de R$ 200,00

no caso de pessoa física, pessoa jurídica inativa e pessoa jurídica optante pelo Simples

Nacional; e, de R$ 500,00 nos demais casos (BRASIL, 2002).

A referida Instrução Normativa ainda traz em seu parágrafo 1º, incisos I e II, que a multa

pode ser reduzida em 50% quando a declaração for enviada depois do prazo, mas antes de

qualquer procedimento de ofício; e, em 25% se a declaração for apresentada no prazo fixado

em intimação (BRASIL, 2002).

2.3.4 Rescisão

A rescisão do contrato de trabalho é a cessação das obrigações contratuais para os

contratantes, ou seja, a rescisão é o término do vínculo empregatício (FERREIRA, 2012).

Segundo Silva (2014) o desligamento de um empregado pode ocorrer por diversos

motivos, como por exemplo, por iniciativa do empregador ou do empregado e término do

contrato de trabalho.

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Para que seja validado o término de contrato de trabalho é preciso preencher o Termo

de Rescisão do Contrato de Trabalho – TRCT. Nele constam informações pessoais do

trabalhador, data de admissão e demissão, além de todos os registros de valores a serem pagos.

Pontelo e Cruz (2014) destacam as seguintes formas de rescisão do Contrato de

Trabalho: dispensa sem justa causa, dispensa por justa causa ou causada pelo empregado,

pedido de demissão, rescisão indireta (término de contrato por ato culposo do empregador) e

rescisão por culpa recíproca.

Ainda segundo Pontelo e Cruz (2014), a dispensa sem justa causa acontece quando o

empregador deseja desligar o empregado da empresa sem motivo justificado, dando ao

empregado direito ao aviso prévio, férias remuneradas proporcionais acrescidas de 1/3, 13º

salário proporcional, saldo de salário e multa de 40% sobre o FGTS.

De acordo com o Art. 482 da CLT, a dispensa por justa causa ou causada pelo

empregado é provocada por motivos de má conduta ou de faltas graves cometidas pelo

empregado. Nesse tipo de rescisão o empregado perde direito em parte dos benefícios,

recebendo apenas as férias vencidas e o saldo do salário.

O pedido de demissão é uma solicitação do empregado para não mais prestar serviços

ao empregador. Nesse caso, o empregado tem direito de receber o saldo de salário, 13º salário

proporcional, férias proporcionais. Entretanto perde direito ao aviso prévio, à multa sobre o

FGTS e ao seguro desemprego (PONTELO; CRUZ, 2014)

A rescisão indireta ocorre quando quem pratica a falta é o empregador. As faltas graves

são caracterizadas pelo não cumprimento da lei ou das condições estabelecidas no contrato por

parte do empregador. Alguns exemplos de faltas graves são: agressões, não pagamento de

salários, exigência do cumprimento de tarefas contrárias aos bons costumes. Nesse caso, o

empregado tem os mesmos direitos da dispensa sem justa causa (PONTELO; CRUZ, 2014).

Rescisão por culpa recíproca ocorre quando empregador e empregado cometem

infrações graves que podem levar ao fim do contrato de trabalho, infrações essas reconhecidas

pela Justiça do Trabalho.

A Reforma Trabalhista de 2017 trouxe a possibilidade de reincidir o contrato de trabalho

por meio de acordo entre empregador e empregado. Para tanto a CLT, no seu Art. 484-A, dispõe

sobre alguns critérios a serem seguidos como, por exemplo, o aviso prévio, se indenizado e a

multa sobre o saldo de FGTS deverão ser pagos pela metade, já o saque de FGTS será apenas

de 80%. Além disso, o empregado não terá direito ao seguro desemprego. As demais verbas

rescisórias como saldo de salário, férias e 13º serão pagas na integralidade (BRASIL, 2017).

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2.3.5 ESocial

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e

Trabalhistas – eSocial, é um programa governamental criado para unificar em um único sistema

todo o processo de fechamento da folha, facilitando assim, o cumprimento das obrigações

trabalhistas. Através desse sistema os empregadores transmitirão ao Governo todas as

informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de

pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e

informações sobre o FGTS (ESOCIAL, 2017).

Segundo Oliveira (2014), através do eSocial serão transmitidas informações que antes

eram entregues por outros formulários e declarações separados, reduzindo assim, a quantidade

de obrigações e simplificando a prestação de tais informações.

Para Carvalho (2017), o eSocial não trará mudanças extremas na legislação fiscal,

trabalhista ou previdenciária, e sim, fará com que as regras atuais sejam cumpridas, controladas

e principalmente fiscalizadas com mais precisão, uma vez que os dados serão enviados pelo

empregador em forma de declaração.

O site governamental do eSocial (2017), afirma que a implantação do eSocial trará

garantia aos direitos previdenciários e trabalhistas, simplificará o cumprimento das obrigações

pelos empregadores, além de aprimorar a qualidade das informações recebidas pelo Estado,

relativas a seguridade social e relações de trabalho.

Segundo Pacheco Filho e Kruger (2015), as declarações enviadas ao eSocial são

chamadas de eventos, ou seja, os acontecimentos e informações que ocorrem com o trabalhador

são transformados em arquivos digitais e transmitidos ao ambiente do eSocial. Complementam

ainda que os eventos foram definidos de acordo com as necessidades dos entes participantes do

projeto eSocial. Os eventos foram nomeados, por exemplo, como: Evento de Admissão de

Trabalhador; Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT; Desligamento, entre outros.

A implantação do eSocial foi realizada em duas etapas, sendo a primeira a partir de 1º

de janeiro de 2018, obrigatória para empregadores e contribuintes com faturamento superior a

R$ 78 milhões de reais. Já a segunda etapa, teve início a partir de 1º de julho de 2018, obrigatória

aos demais empregadores e contribuintes, independente do faturamento (ESOCIAL, 2017).

Ainda segundo o site governamental eSocial (2017), o Módulo Empregador Doméstico

do eSocial está disponível desde 1º de outubro de 2015, essa ferramenta possibilita que o

empregador doméstico gere em uma única guia as contribuições fiscais, trabalhistas e

14

previdenciárias, tornando o cadastramento obrigatório por ser a única maneira de recolher as

contribuições citadas.

Carvalho (2017) fala sobre as dificuldades encontradas no início da utilização do

eSocial, porém o conceitua como grande oportunidade não só para o governo, mas também aos

profissionais que atuam nas áreas trabalhista e previdenciária, por ter muitas empresas e

escritórios contábeis, recrutando profissionais que já possuem conhecimento do sistema.

Para desenvolvimento do projeto eSocial foi criado o Comitê Gestor do eSocial, com

representantes de órgãos governamentais e da sociedade civil como: Caixa Econômica Federal;

Receita Federal do Brasil; Ministério do Trabalho e Emprego; Secretaria da Previdência Social

e Instituto Nacional do Seguro Social (ESOCIAL, 2017).

3 MÉTODOS E TÉCNICAS DA PESQUISA

Esta seção trata dos métodos e técnicas da pesquisa considerando o enquadramento

metodológico e os procedimentos de coleta e análise dos dados.

O método científico é o caminho seguido para alcançar os resultados desejados

(MEZZAROBA; MONTEIRO, 2003).

3.1 ENQUADRAMENTO METODOLÓGICO

Em relação à natureza do objetivo, a pesquisa é exploratória, pois gera conhecimento

sobre a rotina do departamento pessoal a partir de um estudo de caso na empresa Consult

Contabilidade. A pesquisa exploratória é o início de todo trabalho científico, pois facilita a

delimitação do trabalho, além de contribuir para maiores informações sobre o assunto estudado

(ANDRADE, 2006).

Quanto à natureza do artigo pode-se afirmar que é um estudo teórico e prático. Teórico

por ter um embasamento que combina estudos de conceitos baseados em livros da área. Prático,

pois investiga em profundidade um único objeto de estudo, a empresa concedente do estágio.

Marconi e Lakatos (2007), afirmam que a pesquisa teórica contribui com conhecimento

conceitual, argumentação diversificada e explicativa. O estudo prático é caracterizado pelas

informações verificadas e colhidas durante o estudo realizado (MEZZAROBA; MONTEIRO,

2003).

No que se refere à lógica da pesquisa trata-se de um estudo dedutivo, pois testa uma

teoria já existente que é a Rotina do departamento pessoal em uma única empresa. Segundo

Prodanov e Freitas (2013), o estudo dedutivo é iniciado pela formulação de um problema de

15

modo a ficar evidente ao leitor, que simplificado possibilita identificar os outros conhecimentos,

auxiliando o pesquisador no trabalho.

Para a coleta de dados pode-se afirmar que as informações obtidas advêm de dados

secundários. As pesquisas de fontes secundárias baseiam-se em assuntos já publicados sobre o

tema estudado, como artigos, teses, livros, dentre outros (BEUREN et al., 2008).

No que tange a abordagem da pesquisa o estudo é qualitativo. Para Beuren et al. (2008)

a pesquisa qualitativa é idealizada de modo aprofundado em relação ao objeto estudado, visando

destacar características não observadas no estudo quantitativo.

O resultado da pesquisa trata-se de um estudo aplicado, pois gera conhecimento a uma

única pergunta de pesquisa qual seja: Quais as principais rotinas do departamento pessoal de

uma empresa prestadora de serviços contábeis? Para Severino (2007), o estudo aplicado é

caracterizado como uma pesquisa restrita a apenas um caso em particular.

Com relação aos procedimentos técnicos, a pesquisa pode ser classificada como um

estudo de caso e bibliográfica. Bibliográfica por ter sido baseada através de conceitos já

publicados em livros. Segundo Gil (2010), a pesquisa bibliográfica é baseada em conteúdos já

publicados em livros, revistas, teses, jornais, dentre outros. O estudo de caso se refere a um

tema mais aprofundado, restringindo-se a um único caso (MARCONI; LAKATOS, 2007).

Os instrumentos para coleta de dados foram através de observação e conversa informal

com os proprietários da empresa concedente do estágio e com a responsável pelo departamento

pessoal.

3.2 PROCEDIMENTOS DE COLETA E ANÁLISE DOS DADOS

A pesquisa inicia-se com a busca por conhecimento do tema em livros contábeis, para

que assim, fosse iniciado o referencial teórico com foco na rotina desempenhada pelo

departamento estudado.

A segunda etapa da pesquisa foi realizada com observação no período de estágio, onde

foi analisada a forma de trabalho dentro do escritório, bem como, as atividades desempenhadas

pelo setor de departamento pessoal.

O terceiro momento da pesquisa foi a definição da rotina do departamento pessoal em

três etapas como: Admissão, Folha de Pagamento e Rescisão.

Em seguida, a quarta etapa da pesquisa foi a elaboração e aplicação de uma entrevista

semiestruturada com a responsável pelo departamento pessoal da empresa Consult

Contabilidade, a qual respondeu perguntas sobre a rotina de suas atividades.

16

Por fim, a última etapa foi a análise das respostas obtidas, com base nas descobertas

feitas ao longo da pesquisa sobre as atividades a serem desempenhadas pelo departamento

pessoal de um escritório de contabilidade.

4 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS

Apresenta-se nessa seção a empresa concedente do estágio Consult Contabilidade,

identificando toda a sua história, ramo de atividade, endereço, porte da empresa, enfim, todas

as características da empresa, principalmente, as que se referem às informações importantes

para que se possa alcançar o objetivo geral proposto. A seção trata também do resultado da

pesquisa e da sua relação com a área contábil. Para tanto divide-se em caracterização do objeto

de estudo, análise e discussão dos resultados e visão sistêmica aplicada ao caso.

4.1 CARACTERIZAÇÃO DO OBJETO DE ESTUDO1

A Consult Contabilidade é um escritório contábil, localizado atualmente na Avenida

Santa Catarina, número 519, sala 201 e 202, centro, Imbituba, no estado de Santa Catarina.

Os proprietários da Consult mudaram-se de Florianópolis para Imbituba em 2004 para

montar um negócio no ramo alimentício, que teve encerramento das atividades em 2010.

Durante o período em que a empresa esteve em funcionamento, detectaram a necessidade de

uma assessoria contábil e empresarial que se preocupasse com o negócio como um todo,

diferencial este não encontrado em Imbituba, tanto que, a empresa que possuíam era

assessorada por um escritório contábil de outra cidade. Após o encerramento da empresa, como

o proprietário do escritório já havia formação contábil e anteriormente em Florianópolis

executava trabalho como perito contábil viu uma oportunidade de oferecer para Imbituba o

diferencial que buscava para sua empresa.

Sendo assim, em agosto de 2012, foi fundada a Consult Contabilidade, atuando no

endereço Rua Nereu Ramos, número 404, Sala 403, Centro, Imbituba, onde exerceu suas

atividades durante quatro anos até se mudar para o endereço atual.

A empresa está sob administração de dois sócios onde um é o contador responsável

pelas áreas de contabilidade, consultoria e perícia e a outra sócia também contadora, é

1 As informações relatadas nessa seção têm como fonte a observação no período do estágio e entrevista informal

com os proprietários da empresa.

17

responsável pelo departamento financeiro. O escritório possui cinco colaboradores que atuam

nos setores da empresa, a qual se divide em contábil, fiscal, societário e pessoal.

O enquadramento fiscal é Microempresa (ME) e o regime de tributação é Simples

Nacional. Atualmente a empresa presta assessoria contábil para aproximadamente cinquenta

clientes fixos, sendo estes, empresas de construção civil, comércio, indústria, organização sem

fins lucrativos e condomínio.

Entre as atividades da empresa destacam-se: Perícia contábil, civil e trabalhista,

assessoria condominial, consultoria para aberturas de empresas e planejamento de custos,

análises financeiras, prestações de contas para partidos, registro de empresas, escrituração fiscal

e contábil, rotinas trabalhistas, declaração de imposto de renda de pessoa física e jurídica, entre

outras atividades da contabilidade em geral.

A Consult vem crescendo muito ao longo dos anos, sempre buscando alternativas para

melhor atender seus clientes. Desta forma, os planos para o futuro estão direcionados a ter mais

especialização na área de administração de condomínios.

4.2 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS

Essa seção trata da análise e discussão dos resultados da pesquisa a partir do

cumprimento dos objetivos específicos.

4.2.1 Departamento pessoal: conceitos básicos

O primeiro objetivo específico da pesquisa é apresentar os conceitos básicos do

departamento pessoal de acordo com a literatura. Esse objetivo encontra-se cumprido no

referencial teórico. No entanto, de forma resumida, pode-se afirmar que os principais itens a

serem conceituados são: Admissão, Folha de Pagamento, Férias, 13º e Rescisão.

O processo de admissão deve iniciar-se logo após a seleção do candidato para a vaga

disponibilizada pela empresa. Há a obrigatoriedade de solicitação de alguns documentos e a

partir deles é feito o registro do empregado na Carteira de Trabalho e Previdência Social –

CTPS. A admissão é a integração de um novo empregado na empresa e deve ser feita,

preferencialmente, pelo responsável do departamento pessoal e deve estar de acordo com a

legislação.

A folha de pagamento é a forma de cálculo da remuneração do empregado. Deve ser

elaborada mensalmente, e nela constar os valores a serem recebidos pelo empregado como:

18

salário, gratificações e comissões e também os descontos, valores reduzidos da folha, sejam

eles instituídos por lei ou não, um exemplo de desconto obrigatório por lei é o INSS.

As férias constituem um período de descanso que o empregado tem direito após

completar 12 meses de serviço. Em caso de faltas sem justificativas previstas em lei, o período

pode diminuir gradativamente.

O 13º salário é uma gratificação paga o empregado anualmente podendo ser dividida

em duas parcelas. A partir de 15 dias de serviço o empregado já passa a ter direito ao décimo

terceiro salário.

A rescisão de contrato de trabalho é o processo de desligamento do empregado da

empresa, podendo ser solicitada tanto pelo empregado, quanto pelo empregador ou em comum

acordo entre os dois. Através da rescisão é encerrado o vínculo empregatício.

4.2.2 Obrigações acessórias: principais aspectos

O segundo objetivo específico da pesquisa é identificar as obrigações acessórias

relacionadas às atividades do departamento pessoal. Esse objetivo está cumprido também no

referencial teórico. De forma resumida pode-se destacar como obrigações acessórias: GFIP,

CAGED, RAIS e DIRF.

A GFIP é a guia utilizada para o recolhimento de FGTS e para manter atualizadas as

informações referentes aos segurados da Previdência Social.

No escritório Consult Contabilidade a emissão da GFIP acontece da seguinte forma: o

arquivo da GFIP é emitido pelo sistema e importado para o aplicativo da SEFIP, após a

importação é feita uma simulação para conferência de valores, logo após as informações da

folha são enviadas por um arquivo zipado através do site Conectividade Social. Todos os

arquivos da GFIP são arquivados na pasta de cada empresa.

O CAGED é um instrumento digital utilizado pelo governo para controle de admissões

e demissões de empregados regidos através da CLT. Através das informações geradas pelo

cadastro geral, são feitos estudos e pesquisas que influenciam nas decisões governamentais.

Na empresa objeto de estudo, até o dia 7 de cada mês é realizada a importação do arquivo

CAGED de cada empresa que teve movimentação no mês anterior através do site Empregador

Web onde são enviados arquivos com informações de admissão e demissão. Os comprovantes

de entrega do CAGED são salvos na pasta de cada empresa.

A RAIS é um relatório anual que consiste em suprir as necessidades de controle da

atividade trabalhista no Brasil.

19

Na empresa estudada, a RAIS é enviada uma vez por ano, geralmente entre os meses de

fevereiro e março. A emissão do arquivo é realizada através do programa Gerador de Arquivo

da RAIS, o GDRAIS. Os dados são conferidos e logo após enviados. Quando a empresa não

tem movimentação de empregados, é enviado a RAIS negativa.

A DIRF, obrigação também anual que deve ser apresentada a Receita Federal por todas

as pessoas jurídicas, com o objetivo de prestar informações relativas às retenções, aos

pagamentos e créditos do Imposto de Renda Retido na Fonte.

Na Consult Contabilidade, a DIRF é enviada uma vez por ano, geralmente entre os

meses de janeiro e fevereiro. É realizada a emissão do arquivo direto no sistema, sendo

importado no aplicativo da DIRF que é baixado no site da Receita Federal. Os dados são

conferidos, enviados e salvos na pasta de cada cliente. Nem todas as empresas realizam o

informativo da DIRF, somente aquelas que tiveram o IRRF.

4.2.3 Rotina do departamento pessoal da Consult Contabilidade: análises e discussões

Esse item trata de cumprir os dois últimos objetivos específicos do estudo, quais sejam:


da Consult Contabilidade; e, analisar de forma comparativa, a rotina do departamento pessoal

da empresa estudada com as características e obrigações descobertas.

Para tanto o quadro 01 apresenta o roteiro de uma entrevista semiestruturada aplicada

com a responsável pelo setor.

Quadro 01 – Perguntas para Entrevista Semiestruturada Quantas pessoas trabalham no departamento pessoal?

Idade do entrevistado?

Formação?

Tempo de trabalho na área?

Tempo de trabalho na função (na empresa)?

A seleção de empregados é feita pela empresa cliente ou o escritório também auxilia na seleção? (Se o

escritório auxilia de alguma forma).

Qual o primeiro procedimento para admissão?

O registro do empregado é feito de imediato após a solicitação do cliente?

Quais os passos para o registro do funcionário na contabilidade?

Há alguma exigência/providência solicitada pelo escritório de contabilidade à empresa cliente?

O que mudou na rotina de admissão após a implantação do eSocial?

A partir de que dia do mês começa a elaborar a folha de pagamento?

O ramo de atividade da empresa cliente influencia na rotina de folha de pagamento? Se sim, por quê?

Existe uma ordem específica na elaboração da folha de pagamento?

Quais os procedimentos para elaboração da folha de pagamento?

Como é elaborada a folha de pagamento do empregado doméstico?

As férias são solicitadas pela empresa cliente ou o escritório é quem envia avisos de vencimento?

O cliente é informado sobre os procedimentos de férias ou os mesmos é que decidem?

20

Quais os procedimentos de rescisão?

Alguns clientes optam por fazerem a homologação junto ao escritório?

Como foi a preparação para o eSocial? Gerou custos?

Fonte: Elaborada pela autora (2019).

O quadro 01 mostra as perguntas realizadas na entrevista semiestruturada com a

responsável pelo departamento estudado da empresa concedente do estágio. As perguntas foram

elaboradas de forma a demonstrar as principais rotinas do departamento pessoal divididas em

quatro partes. A entrevista inicia-se com a (i) identificação da pessoa entrevistada, seguindo

com perguntas sobre o (ii) processo de admissão realizado na rotina do escritório, passando

para a (iii) elaboração da folha de pagamento, incluindo 13º salário e férias e termina com

perguntas relacionadas ao (iv) processo de rescisão do contrato de trabalho.

Em relação à identificação da pessoa entrevistada, foi obtida a seguinte resposta: apenas

uma pessoa trabalha no departamento pessoal, com idade de 32 anos, formada em Ciências

Contábeis e Pós Graduada em Gestão Estratégica de Pessoas, a mesma atua há três anos nessa

função, sendo esse, o mesmo tempo que trabalha no escritório estudado.

Através das respostas obtidas, pode-se perceber que apenas uma pessoa é responsável

por toda rotina do departamento pessoal, e também, por cuidar da administração dos recursos

humanos da empresa. Em casos onde a responsável precisa se ausentar, a sócia e também

responsável pelo departamento financeiro é quem a substitui por possuir experiência na mesma

função.

Vale destacar que a responsável pelo departamento pessoal da Consult é formada em

Ciências Contábeis e possui Pós Graduação em Gestão Estratégica de Pessoas, além de ter três

anos de experiência na função.

Quadro 02 – Questões sobre Admissão

A seleção de empregados é feita pela empresa cliente ou o escritório também auxilia na seleção? (Se o

escritório auxilia de alguma forma).

R.: Sim, o escritório auxilia com simulações de piso salarial, CBO de cargo, escalas de horários e entre outros.

Qual o primeiro procedimento para admissão?

R.: Escolha do CBO para o cargo e envio do check list para solicitações de documentos.

O registro do empregado é feito de imediato após a solicitação do cliente?

R.: O registro é realizado após toda a documentação e informações de admissão estarem no escritório.

Quais os passos para o registro do funcionário na contabilidade?

R.: Recebimento dos documentos do empregado, informações da admissão e após informamos ao

sistema os dados pessoais e trabalhistas do empregado.

Impressão da ficha de empregado para conferência dos dados, logo após enviamos via e-mail toda a

documentação para a empresa ou impressão com protocolo para entregar a empresa.

Há alguma exigência/providência solicitada pelo escritório de contabilidade à empresa cliente?

R.: Sim, toda a solicitação deve ser feita via e-mail e a documentação com as informações de

admissão devem estar no escritório dois dias antes da data de admissão.

O que mudou na rotina de admissão após a implantação do eSocial?

R.: Antes eram realizadas admissões retroativas, após a implantação do eSocial isso não é mais

possível, pois a admissão deve ser informada ao eSocial um dia antes da data de admissão.


21

Conforme o quadro 02, a segunda parte da entrevista foi sobre admissão. A seleção de

empregados é o primeiro passo para a admissão, a partir dela é possível avaliar um candidato e

escolher dentre as opções a que melhor se encaixa com a vaga a ser preenchida. Com a resposta

da entrevistada, foi possível observar que o escritório não auxilia na seleção dos candidatos,

porém, auxilia com os processos das questões trabalhistas como piso salarial e escala de

horários.

Todo esse processo realizado pelo escritório é de grande importância para o cliente, pois

muitos empresários não possuem conhecimento das leis trabalhistas, tendo o departamento

pessoal auxiliando é garantia que todas as leis e regras serão cumpridas.

Após a seleção do empregado é dado início no processo de admissão. Com o

conhecimento obtido através desse estudo, pode-se destacar o check list realizado pelo

departamento pessoal por ser fundamental na admissão, pois é a partir dos documentos de um

empregado é que se tem um maior conhecimento sobre o mesmo, e acesso as informações

básicas. Além disso, informações sobre dependentes são fundamentais para fazer cálculos

trabalhistas como: salário família, IRRF e pensão alimentícia.

O registro do empregado no sistema é a parte essencial na admissão. Previsto no Art. 41

da CLT, a ficha de registro do empregado garante ao empregado e a empresa maior segurança

nas questões trabalhistas. Na ficha de registro ficam registrados todos os dados pessoais e

profissionais do trabalhador. É importante destacar que os dados devem estar corretos e sempre

atualizados. Com a resposta da entrevistada, foi possível observar que no departamento pessoal

da empresa estudada, as fichas são impressas para conferência de dados, procedimento esse de

grande importância, transmitindo maior seguridade aos clientes.

O registro na Carteira de Trabalhado e Previdência Social - CTPS também é previsto

em lei, nela consta toda evolução profissional do empregado, além de ser necessário para

garantia de direitos como benefícios previdenciários.

Uma recente alteração no Art. 29 da CLT foi o prazo que os empregadores possuem

para fazer o registro de admissão na CTPS do empregado, esse passou a ser de cinco dias úteis.

Anteriormente o prazo era de penas 48 horas.

Com base na resposta obtida sobre as exigências do escritório aos seus clientes, observa-

se que as solicitações devem ser feitas via e-mail.

Para os escritórios terem uma comunicação mais efetiva com seus clientes o uso do e-

mail se torna uma ferramenta essencial, além de uma maior garantia para que possíveis mal

entendidos possam vir a acontecer. O processo de admissão pode ser demorado, por conta das

22

formalidades exigidas, ter a documentação necessária dias antes da data de admissão é uma

forma de aperfeiçoar todo o processo e garantir maior segurança em caso de imprevistos.

Apesar de não ser permitida por lei, a admissão retroativa acontecia em muitos casos,

mesmo não sendo benéfica para o empregado e podendo acarretar em multas ao empregador,

algumas empresas optavam por essa prática.

Com a implantação do eSocial o registro do empregado deve ser informado um dia antes

da admissão. O sistema permite a transmissão com data retroativa, no entanto, a empresa estará

sujeita a multas.

Pode-se dizer que o eSocial trouxe mudanças essenciais no cenário trabalhista brasileiro.

As empresas terão que se adequar às normas trabalhistas, o que consequentemente traz

benefícios aos empregados, por terem maior garantia de que seus direitos estarão assegurados.

Quadro 03 – Questões sobre Folha de Pagamento

A partir de que dia do mês começa a elaborar a folha de pagamento?

R.: Inicio geralmente dia 28 de cada mês com as organizações de tarefas mensais e no 1º dia útil

começo os cálculos da folha.

O ramo de atividade da empresa cliente influencia na rotina de folha de pagamento? Se sim, por quê?

R.: Sim, influencia e muito. Pois cada atividade tem uma legislação diferente com relação a encargos

previdenciários

Existe uma ordem específica na elaboração da folha de pagamento?

R.: Sim, primeiro é feito analise da folha ponto, depois lançamentos das informações de horas no sistema, o

cálculo da folha e a conferência dos valores da folha. Envio por e-mail os recibos e encargos

Quais os procedimentos para elaboração da folha de pagamento?

R.: - Fechamento: análise da folha ponto, depois lançamentos das informações de horas no sistema, o

cálculo da folha e a conferência dos valores da folha. Envio por e-mail os recibos e encargos.

- Férias: Espera a solicitação do empregador para as férias, faz o cálculo com 30 dias de antecedência

e manda por e-mail ou se o empregador solicitar é impresso no escritório para o mesmo recolher.

- 13º salário: Algumas empresas fazem o adiantamento em agosto, sendo solicitado por e-mail, é

feito cálculo e depois envia.

- Licença maternidade: Aguarda o documento que comprove a licença maternidade da empregada,

podendo ser o atestado médico ou a certidão de nascimento da criança, lança no sistema e já da

entrada na licença maternidade da seguinte forma: a empresa continua pagando a empregada e o

valor do salário é compensado na guia de GPS da empresa. Antes a contabilidade dava entrada no

INSS e a empregada recebia pelo INSS por outra conta.

- Auxílio doença: Aguardam os atestados e depois de 15 dias de atestado é encaminhado ao INSS, ou

pode ser somado os com o mesmo CD, por exemplo: um atestado de 10 dias, 5 dias, 7 dias, podendo

ser somados e encaminhados para o INSS.

O cliente é informado sobre os procedimentos de férias ou os mesmos é que decidem?

R.: São orientados, mas a decisão é do cliente.

As férias são solicitadas pela empresa cliente ou o escritório é quem envia avisos de vencimento?

R.: O escritório sempre avisa os vencimentos das férias de nossos clientes, porém é a empresa que

decide o dia de férias do empregado.

Como é elaborada a folha de pagamento do empregado doméstico?

R.: É realizado no sistema e depois feito os lançamentos das informações no site do eSocial

doméstico


23

O quadro 03 traz as questões sobre folha de pagamento. A folha de pagamento é uma

obrigação do empregador prevista em lei e o cálculo da folha é uma atividade do departamento

pessoal que necessita de grande atenção e responsabilidade. Mensalmente ocorrem situações

que podem alterar o salário do empregado e o responsável por esse setor precisa estar atento.

Alguns encargos como INSS, FGTS e IRRF são vinculados à folha de pagamento, o que torna

a atividade ainda mais importante.

Segundo a legislação o pagamento de salário deve ser feito em regra, até o quinto dia

útil do mês subsequente ao vencido, por isso é essencial que se tenha organização no

departamento pessoal para entregar todos documentos referentes a folha de pagamento dentro

do prazo estipulado a seus clientes.

Dependendo da atividade da empresa o cálculo da folha de pagamento pode se tornar

mais complexo, sendo assim alguns escritórios optam por criar caminhos para facilitar esse

processo. No caso do escritório estudado, eles iniciam a elaboração da folha com as empresas

de construção civil, passando para as que não possuem lançamentos e por fim fazem o cálculo

do pró-labore. A causa dessa divisão é a legislação que cada atividade possui.

Não existe uma ordem específica para os procedimentos na elaboração da folha e nem

um modelo a ser seguido, mas algumas informações devem ser inclusas na folha como salário,

registro de encargos, hora extra, adicional noturno, entre outros.

A análise da folha ponto é a parte onde é avaliada a jornada de trabalho, bem como as

horas extras, faltas, atrasos, afastamentos e ausências não justificadas. Essas informações

auxiliam para que sejam lançados corretamente os acréscimos de salários, descontos e até

mesmo ajustes.

No que tange às férias, é feito o cálculo com base no salário do empregado acrescido de

1/3, sobre esse cálculo incide IRRF e INSS, da mesma forma como no cálculo da folha de

pagamento mensal. O pagamento das férias deve ser feito dois dias antes de o empregado sair

de férias. Com a nova CLT é possível vender até 10 dias das férias, nesse caso o empregado

receberá o valor correspondente como saldo de salário logo após que voltar das férias.

Destaca-se que o escritório objeto de estudo está atento aos vencimentos de férias dos

clientes, conforme resposta da entrevistada. Para que o empregador possa conceder férias a seu

empregado ele precisa antecipadamente organizar o ambiente de trabalho para não ter

problemas com a ausência do empregado.

A respeito dos dias de férias, uma das mudanças na legislação trabalhista é que o

empregado pode usufruir suas férias em até três períodos, porém a época é a que melhor atender

as necessidades do empregador.

24

O 13º salário pode ser pago em duas parcelas, sendo que a primeira deve ser paga entres

os meses de fevereiro e novembro e a segunda até o dia 20 de dezembro, a empresa também

tem a opção de pagar o valor integral no mês de novembro. O cálculo do 13º considera a

remuneração base dividida em 12, multiplicada pelos meses trabalhados durante o ano.

A resposta que se obteve sobre licença maternidade se refere apenas às empregadas

vinculadas a CLT, porém, a legislação diz que a empregada doméstica, a empregada avulsa e a

empregada do Microempreendedor Individual, receberão o salário maternidade diretamente

pelo INSS.

No caso do auxílio doença o empregado fica afastado por motivos de incapacidade de

trabalho, nos quinze primeiros dias cabe à empresa o pagamento de salário integral ao

empregado, só a partir do décimo sexto dia que é dado entrada no benefício.

O auxílio doença é um importante benefício da Previdência Social, pois busca ajudar o

empregado em caso de doença ou acidente que o impossibilite de trabalhar.

Desde 2015, quando foi aprovada a Lei Complementar nº 150, de 2015 os empregados

domésticos passaram a ter direitos trabalhistas como, por exemplo, salário mínimo, jornada de

trabalho, hora extra, FGTS, 13º salário e salário família, além de instituir o Simples Doméstico,

regime que visa unificar os encargos trabalhistas e previdenciários que devem ser recolhidos

pelo empregador doméstico. Todas essas obrigações passaram a ser recolhidas em uma única

guia, o Documento de Arrecadação do eSocial - DAE.

Ao fazer o cadastro no eSocial Doméstico, o empregador fornecerá informações

necessárias de seu empregado para que assim possa emitir a guia DAE para pagamento de

tributos e do FGTS.

Quadro 04 – Questões sobre Rescisão

Quais os procedimentos de rescisão?

R.: Aguardamos a solicitação do empregador do pedido do aviso por e-mail.

Se for aviso indenizado, logo já solicitamos o extrato de FGTS para verificar se existe pendências e

saber o saldo de FGTS no caso de demissão. Se for aviso trabalhado um dia antes do último dia

trabalhado solicitamos o extrato e aguardamos a folha ponto para calcularmos a rescisão. Depois

calculamos a rescisão e enviamos a multa de FGTS para o empregador caso seja demissão,

imprimimos toda a documentação e atualizamos a CTPS. E enviamos e-mail para o empregador logo

após tudo estar pronto.

Alguns clientes optam por fazerem a homologação junto ao escritório?

R.: Sim, logo após a reforma trabalhista de 2017 a maioria opta por fazer no escritório.

Como foi a preparação para o eSocial? Gerou custos?

R.: Nos preparamos com cursos on-line e presencial, foi um investimento bem alto, tanto

financeiramente como com o tempo também em pesquisas, estudando. Fonte: Elaborada pela autora (2019).

O quadro 04 trata das questões relacionadas à rescisão. O desligamento de um

empregado requer uma série de procedimentos, seja a solicitação feita por parte do empregado

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/LCP/Lcp150.htm

25

ou do empregador. É essencial que a pessoa responsável pelo departamento pessoal esteja atenta

a todas as regras e mudanças da legislação trabalhista, para evitar possíveis processos

trabalhistas a seus clientes.

Existem algumas formas de rescisão, sendo assim, os cálculos das verbas rescisórias

levam em consideração o tipo de rescisão e o caso em que se enquadra o desligamento.

O aviso prévio é a comunicação de uma das partes que deseja reincidir o contrato de

trabalho, e ele apenas é exigido em contratos por prazo indeterminado. Em caso de rescisão

sem justa causa com iniciativa do empregador, o mesmo pode optar entre o aviso trabalhado e

o aviso indenizado.

Com a Reforma Trabalhista de 2017, o acordo entre empregado e empregador passou a

ser aceito, desde que siga algumas regras como: a multa de FGTS passa a ser de 20%, o saque

de FGTS passa a ser de 80%, e não terá direito ao seguro desemprego, já as demais verbas

rescisórias serão pagas integralmente.

SÃO PAGAS NA INTEGRALIDADE

Além das mudanças na rescisão, a CLT dispõe sobre mudanças na homologação, em

nenhum caso de rescisão contratual é preciso fazer homologação em órgão competente. Agora

a empresa decide se faz junto ao escritório de contabilidade ou na própria empresa.

Todas as rotinas citadas na entrevista sofrerem grandes mudanças com o eSocial. Os

escritórios tiverem que preparar e treinar seus empregados para estarem atentos às mudanças

que o programa trouxe. Para isso muitos investiram em cursos, palestras e estudos a fim de

aprofundar o conhecimento e estarem preparados para lidar com os desafios que estariam por

vir.

Nesse ano as críticas foram ouvidas e o portal do eSocial trouxe uma novidade: a partir

do ano de 2020 o sistema será substituído por outros dois sistemas mais simples, um receberá

as informações trabalhistas e previdenciárias e o outro as informações tributárias (ESOCIAL,

2019).

Para tanto, o departamento pessoal dos escritórios deverá estar atento as novas regras e

ao novo sistema para garantir qualidade na prestação de serviços às empresas clientes.

4.3 VISÃO SISTÊMICA APLICADA AO CASO

A contabilidade sempre foi importante para as empresas, não só por possibilitar o

controle do patrimônio da entidade, mas também por contribuir com informações capazes de

auxiliar os gestores na tomada de decisões, bem como atender as exigências do fisco.

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Com os avanços tecnológicos as informações passaram a ser mais precisas e coerentes,

desta forma, é preciso que os prestadores de serviços contábeis estejam atentos e preparados

para melhor atender seus clientes.

O departamento pessoal vive em constante transformação, principalmente depois da

Reforma Trabalhista e da implantação do eSocial. O profissional contábil que atua nesse setor

precisa estar em constante aprendizagem, procurando aperfeiçoar seu conhecimento nas

questões trabalhistas e se inteirar dos acordos coletivos de trabalho.

Com isso o responsável pelo departamento estará transmitindo aos seus clientes

informações corretas e coerentes, garantindo maior segurança nas relações de trabalho.

Entender a rotina do departamento pessoal em um escritório de contabilidade, ora objeto

do estudo, está de acordo com a prática da contabilidade, visto que o departamento é importante

aos clientes, pois os auxilia a cumprir as normas trabalhistas.

Portanto, verifica-se a importância desse estudo não somente aos escritórios de

contabilidade, mas também aos que procuram conhecer os assuntos abordados, pois se tratam

de conhecimentos fundamentais ao responsável pelo departamento pessoal.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O estudo teve como objetivo geral demonstrar as principais rotinas do departamento

pessoal na empresa Consult Contabilidade. Para isso, foram utilizadas algumas técnicas de

pesquisa, inclusive a aplicação de uma entrevista semiestruturada com a responsável pelo

departamento da empresa em estudo.

Para cumprir o objetivo geral tem-se como objetivos específicos: apresentar os

conceitos básicos do departamento pessoal de acordo com a literatura; identificar os principais

aspectos das obrigações acessórias relacionadas às atividades do departamento pessoal;


da Consult Contabilidade; analisar, de forma comparativa, a rotina do departamento pessoal da

empresa estudada com as características e obrigações descobertas.

Conforme os dois primeiros objetivos específicos apresentados na introdução,

destacam-se os conceitos sobre departamento pessoal encontrados em bibliografias que foram

base para esse estudo, bem como, a identificação das obrigações acessórias que regem as

relações de emprego. Pode-se ressaltar a importância das funções desempenhadas pelo

profissional contábil dentro do departamento pessoal, uma vez que possuem relação direta com

o direito do trabalho.

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Como resultado da pesquisa tem-se ainda, que o departamento pessoal, bem como todo

o escritório, realiza de forma correta as rotinas conforme a necessidade de cada empresa cliente.

Além de terem uma organização mais específica para as rotinas que demandam maior tempo e

atenção.

Para o profissional contábil, principalmente aquele que atua no departamento pessoal, a

busca por mais conhecimento e atualização de informações não acaba. É sempre importante se

manter atualizado para que consequentemente possa prestar um melhor serviço ao seu cliente.

O aperfeiçoamento das informações gera resultados que atingem toda a sociedade, quanto mais

você sabe, maior é a sua confiança ao transmitir o conhecimento para aquele que necessita da

informação para tomar decisões.

Conforme aponta a pesquisa, a empresa Consult Contabilidade, atende a todas as normas

estabelecidas pela legislação para a execução das atividades do departamento pessoal. Apesar

de ter apenas uma pessoa no desempenho da função, todas as atividades são exercidas com

organização e eficiência, além de se perceber uma boa comunicação com os clientes.

Com os dados obtidos, observa-se que os procedimentos realizados nas tarefas estão de

acordo com a legislação vigente, as obrigações legais citadas nessa pesquisa são entregues

dentro do prazo, evitando assim que os clientes estejam passíveis de penalidades e multas, como

por exemplo a multa por não entrega da GFIP é de 2% ao mês sobre o montante de contribuição

informada, além de impedimento do CND Federal. No caso do CAGED a multa varia conforme

o período de atraso e pela quantidade de empregados omitidos. Já a multa por não entrega da

RAIS tem valor fixo, mas é acrescido a cada bimestre de atraso e a multa por não declarar a

DIRF é de 2% ao mês sobre o valor de imposto de renda informado, está é limitada a 20% sobre

o valor.

Portanto, conclui-se que as principais rotinas do departamento pessoal na empresa

Consult Contabilidade são: admissão, que é o processo para formalizar a contratação de um

novo colaborador, atendendo as normas vigentes na legislação trabalhista; a folha de

pagamento, que é um documento que informa as remunerações pagas ao colaborador. Esse

documento consiste na transformação de informações trabalhistas em dados contábeis; e, por

fim, a rescisão, que é o término do vínculo empregatício e pode ocorrer por diversas causas.

Apenas sugere-se a contratação de outro colaborador para a divisão de tarefas do

departamento, uma vez que, em alguns casos as atividades executadas demandam de maior

tempo. Com mais de um colaborador no setor, o desempenho pode melhorar e

consequentemente trazer maior satisfação aos clientes e a gestão do escritório.

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