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FACULDADE CAPIVARI – FUCAP
TRABALHO DE CONCLUSÃO DO CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
SPED: O IMPACTO DA UTILIZAÇÃO INADEQUADA DO SISTEMA
TRIER
Aluna: Thais Alfredo Machado
Orientadora: Profª Maria Aparecida Cardozo, Msc.
RESUMO
Atualmente as empresas enfrentam dificuldades para se adequarem ao SPED por conta
dos impactos que essa escrituração traz ao meio empresarial e aos profissionais
contábeis. Há, portanto, uma dificuldade no processo de adaptação para os contadores,
para os clientes e, sobretudo, para as empresas dos sistemas que dão suporte às
atividades. Assim, a pergunta desta pesquisa é: quais os principais impactos da
utilização inadequada do Sistema Gerencial Trier pelos clientes no fornecimento de
informações fiscais e tributárias? O objetivo geral da pesquisa é apresentar os principais
impactos da utilização inadequada do Sistema Gerencial Trier pelos clientes no
fornecimento de informações ao arquivo digital EFD-ICMS/IPI. Para atender ao
objetivo geral, são objetivos específicos desta pesquisa: demonstrar os principais
aspectos legais sobre a obrigatoriedade do EFD-ICMS/IPI; entender as dificuldades na
geração do arquivo EFD-ICMS/IPI no sistema Trier e identificar os principais erros
pertinentes a cadastro de produto. Essa pesquisa se enquadra no método exploratório,
pois, trata de um estudo teórico e prático. Limita-se a definir objetivos e buscar mais
informações sobre o assunto do estudo. Os aspectos teóricos ficam a busca de conceitos
e teorias em fontes como livro, revistas e pesquisas em geral que tratam do tema. A
pesquisa surgiu em razão das dificuldades dos clientes em compreender a legislação
tributária, principalmente por ser uma obrigatoriedade nova e tão complexa. Assim, com
a correção do cadastro inconsistente, os erros de informações repassadas ao fisco pelo
arquivo SPED serão mínimos, além de regularizar a situação do cliente e seu banco de
dados com informações corretas. Porém, para que sejam solucionados estes erros, o
ideal seria que a empresa Trier sistemas invista em melhorias para a qualidade do
sistema, buscando profissionais com grande experiência na parte de análise de sistema,
principalmente da parte contábil. Já para os clientes pode-se oferecer um breve
treinamento da parte tributária dos produtos.
Palavras-chave: Escrituração fiscal digital. Tributos. Sistema público de escrituração
digital.
1 INTRODUÇÃO
O tema escolhido refere-se aos erros no EFD-ICMS/IPI pela influência da
usabilidade do cliente no sistema Trier. O presente artigo aborda a vivência diária no
ambiente de trabalho, se tratando de um setor fiscal tributário, a contabilidade está
diretamente ligada com a pesquisa, pois, o Sistema Público de Escrituração Digital
(SPED) está presente diariamente nas farmácias, quanto nas rotinas contábeis nas
empresas e em escritórios de contabilidade.
A pesquisa é voltada ao ramo fiscal/tributário, através de sistemas de informação
gerencial da empresa Trier Sistemas que é diretamente específico para farmácias de
todo o território nacional.
A Trier Sistemas que trata de uma prestadora de serviços, fornecedora de
softwares especializada na área farmacêutica, é um sistema gerencial que disponibiliza
também um suporte técnico.
A empresa surgiu em meados de 1992, com o nome de POD1, na cidade de
Braço do Norte, sul de Santa Catarina. Tipicamente industrial esta cidade demonstrou
uma grande demanda pela automação na gestão dos processos. Foi assim que a POD1
começou seu trabalho, dedicando-se a desenvolver softwares para vários segmentos.
Em 1994, a empresa lançou o sistema POD1 drogarias para a gerência de
farmácias e drogarias. A aceitação desse produto foi tão grande que a empresa
verticalizou e focou todas as suas ações no segmento farmacêutico.
O sistema tem como objetivo o gerenciamento de farmácias em geral, farmácia
popular e também manipulação. O sistema agrega toda a parte de cadastro de produtos,
medicamentos controlados, preço e a tributação que é o foco desta pesquisa.
Sua relação com o SPED é a consolidação de todas as informações desde
entradas e saídas geradas pelas farmácias através do próprio sistema da Trier num
arquivo digital. Que atualmente é fundamental para os órgãos fiscalizadores, pois,
possibilita a qualquer momento, uma verificação dos dados de uma organização com
muito mais eficiência e agilidade.
Devido à grande evolução tecnológica e o grande aumento nas operações
registradas pelas grandes empresas, a fiscalização encontrou a necessidade de
padronizar e modernizar a fiscalização dos tributos (AZEVEDO, 2016).
Conforme Oliveira (2013), desde o início da escrituração contábil digital ocorreu
inúmeras mudanças que ajudaram para a adequação ao processo de informatização, que
logo, contribuíram para a veracidade e a rápida busca de informações.
Neste arquivo disponibilizado pela receita federal são evidenciados através da
unificação das atividades de validação, armazenamento e autenticação de livros e
documentos que integram a escrituração comercial, contábil, tributária e fiscal das
empresas.
Segundo Azevedo (2016), é necessário que as empresas de modo geral,
mantenham-se atentas a essa evolução tecnológica na área contábil para adequar-se as
legislações e para quem possam adequar-se à modernização tecnológica.
O tema de pesquisa que é voltado aos erros encontrados no arquivo digital do
EFD ICMS/IPI, é um tema complexo e causa certa dificuldade de modo geral aqueles
que têm pouco entendimento na área tributária. O tema se torna ainda mais complexo,
devido as constantemente mudanças no avanço tecnológico.
O foco do estudo são os erros que podem ser ocasionados devido à falta de
alimentação das informações por parte do contribuinte, que neste caso são os usuários
das farmácias.
A pergunta de pesquisa é: quais os principais impactos da utilização inadequada
do Sistema Gerencial Trier pelos clientes no fornecimento de informações fiscais e
tributárias?
Nesse contexto o objetivo geral é apresentar os principais impactos da utilização
inadequada do Sistema Gerencial Trier pelos clientes no fornecimento de informações
ao arquivo digital EFD-ICMS/IPI.
Para atender ao objetivo geral os objetivos específicos são: demonstrar os
principais aspectos legais sobre a obrigatoriedade do EFD-ICMS/IPI; entender as
dificuldades na geração do arquivo EFD-ICMS/IPI no sistema Trier; e, identificar os
principais erros pertinentes ao cadastro de produto.
Atualmente as empresas ainda enfrentam dificuldades para se adequarem ao
SPED. O maior motivo para a escolha desse tema foi os impactos que essa escrituração
traz ao processo de adaptação para as farmácias e a dificuldade para os clientes se
adequarem a essas mudanças.
Apesar de ser uma obrigação acessória implantada recentemente, o SPED se
tornou uma rotina diária na vida do profissional contábil. Esse é um assunto que está
cada vez mais sendo discutido no meio acadêmico, justamente por estar presente no
cotidiano dos contabilistas. Sendo assim, o trabalho pode ser usado no futuro, para
auxiliar os acadêmicos em suas pesquisas.
Por fim, o estudo poderá também colaborar como fonte de melhorias para os
clientes em relação à usabilidade dos sistemas gerenciais.
2 EMBASAMENTO TEÓRICO
Devido aos avanços tecnológicos, atualmente uma empresa dificilmente
consegue desenvolver-se sem o auxílio que um sistema de informação pode possibilitar
(KROENKE, 2012).
O sistema fornece ferramentas para um melhor gerenciamento das suas rotinas e
uma melhor tomada de decisões (MAGALHÃES, 2000).
Diante do cenário atual de sonegação, o fisco encontrou a necessidade de criar
uma ferramenta digital para o combate às empresas que aproveitavam da falta de
fiscalização e assim, pagavam seus tributos indevidamente (AZEVEDO, 2016).
2.1 CONTABILIDADE: HISTÓRIA E FUNDAMENTOS
A contabilidade é uma ciência muito antiga, pois desde aproximadamente o
século XV existem esboços de técnicas contábeis das civilizações antigas (CREPALDI,
2008).
Para Niyama (2013), a contabilidade é uma ciência social aplicada e está em
constante transformação, onde até nas próprias definições teóricas ocorrem mudanças
ao passar do tempo. É um conjunto de teorias como finanças, economia, matemática e
entre outras.
Uma ciência social que desenvolveu diversos processos com o intuito de estudar
os fatos que podem influenciar na situação patrimonial, financeira e econômica de uma
entidade (OLIVEIRA, 2013).
A história da contabilidade teve início a mais de 20.000 anos, no período
paleolítico quando a civilização ainda era primitiva. Logo, surgiram os primeiros rastros
de estudo em relação às provisões que eram a riqueza patrimonial (SÁ, 2002).
Para Iudícibus (2002), a história da contabilidade tem relação com a história da
humanidade. Pois, desde a pré-história o homem já utilizava técnicas rudimentares para
o controle de suas posses, através de anotações.
Desta forma, a contabilidade é um instrumento que auxilia para o processo
decisório dentro e fora da empresa (MARION, 1991).
Que pode ser definida como uma ciência, uma disciplina de conhecimento
humano, uma profissão que tem por objeto o estudo dos fenômenos patrimoniais
(CREPALDI, 2008).
É um conjunto de leis e princípios que estuda e controla o patrimônio das
entidades, que coletam os dados de natureza econômica e financeira através de um
conjunto de normas (IUDÍCIBUS, 2010).
Portanto Coelho (2010), conclui que a contabilidade é uma ciência factual social,
pois, compreende a maneira que os indivíduos ligados a área contábil, interpretam e
modificam os fenômenos contábeis informados através de seus usuários. Justamente
porque a preocupação do contabilista além de aprender, também é informar os fatos
contábeis de uma entidade.
2.2 RAMOS DA CONTABILIDADE
A contabilidade abrange vários ramos, o presente trabalho é focado na
contabilidade fiscal e tributária, logo se traz alguns conceitos pertinentes ao tema a ser
estudado.
2.2.1 Contabilidade Tributária
Tributo é a prestação pecuniária em moeda, compulsório, pois, a obrigatoriedade
parte da soberania do Estado que permite exigir o recolhimento do tributo a todos
àqueles que praticam o fato gerador, independente da vontade. Ainda afirma que,
somente a lei pode obrigar o contribuinte a pagar tributo em moeda corrente
(OLIVEIRA, 2004).
Para Fabretti (2015), contabilidade tributária é o ramo da contabilidade que tem
por objetivo aplicar princípios e normas da legislação contábil. Ainda na visão do
mesmo autor, o objetivo da contabilidade tributária é adequar o planejamento tributário
conforme a legislação.
O planejamento tributário tem como objetivo fundamental a economia tributária
de impostos, seguindo a legislação fiscal para evitar perdas desnecessárias para a
organização (OLIVEIRA, 2004).
Conforme Fabretti (2015), a contabilidade tributária tem como objetivo colocar
em prática nas empresas princípios e normas da legislação tributária, ainda deve
demonstrar a real situação do patrimônio.
Deve realizar o estudo de aspectos econômicos da legislação com o objetivo de
escriturar os registros contábeis (ANDRADE, 2015).
A legislação tributária brasileira passa por grandes mudanças. Diante deste
cenário é importante que os contabilistas busquem cada vez mais conhecimento para
manter-se atualizados para se prevenirem de serem autuados pelo fisco (NIYAMA,
2014).
O objeto da contabilidade tributária é expressar de forma clara o resultado
econômico de uma entidade, além de atender de modo geral as exigências da legislação
como pagamentos de tributos e demais obrigações (FABRETTI, 2015).
2.2.2 Contabilidade Financeira
A contabilidade financeira é uma ferramenta importante do sistema contábil,
onde são armazenadas informações da empresa em demonstrativos financeiros
(CAMARGO, 2015).
Ainda na visão do autor, afirma que, os demonstrativos financeiros através da
administração servem para planejar e avaliar ações atuais ou futuras que tragam bons
resultados.
É um ramo da contabilidade que classifica, registra e examina o financeiro de
uma empresa em valores monetários, para proporcionar uma administração periódica
dos números destacados no balanço patrimonial e também as demonstrações de perda e
ganho de lucro (JIAMBALVO, 2002).
Para Jiambalvo (2002), a contabilidade financeira destaca os conceitos e os
procedimentos contábeis através de relatórios de informação contábil.
2.2.3 Contabilidade Gerencial
Crepaldi (2008), afirma que o principal objetivo da contabilidade gerencial é
planejar e incorporar um sistema de informação para uma organização.
A contabilidade gerencial pode ser caracterizada como a abordagem de várias
técnicas e procedimentos contábeis, já conhecidos e tratados na contabilidade financeira
e na contabilidade de custos, de maneira a auxiliar os gerentes das entidades em seu
processo decisório (IUDÍCIBUS, 1998).
A contabilidade gerencial é importante para a economia cotidiana, pois, através
dela é possível manter toda a documentação dos ativos, controle das dívidas e também
negociações (CREPALDI, 2008).
Ainda na visão do mesmo autor, este ramo da contabilidade tem como objetivo
oferecer instrumentos aos administradores para auxiliar na tomada de decisões das
funções gerenciais.
Para Padoveze (1996), a contabilidade gerencial é uma ferramenta de trabalho
aos gestores, com objetivos e finalidades específicas de gerência. Possuí como objeto de
estudo o patrimônio das entidades econômicas e administrativas.
2.3 REGIMES TRIBUTÁRIOS
O regime tributário é um conjunto de leis que indica os tributos que devem ser
pagos ao governo. Atualmente no Brasil encontram-se três opções de regime tributário,
sendo estes o lucro real, lucro presumido e o simples nacional.
2.3.1 Lucro Real
O regime do lucro real é normalmente adotado por empresas de maior porte,
pois essas carregam grandes despesas ou são obrigadas a adotar esse regime por força
de Lei. É obrigado as pessoas jurídicas na qual a receita total, do ano calendário anterior
seja superior a R$ 48.000.000,00, ou ao limite proporcional de R$ 4.000.000,00
multiplicado pelo número de meses de atividade no ano, conforme determinado na Lei
n. 9.718/1998, art. 14 e artigo 246 do RIR/1999 (RIBEIRO, 2014).
Para Oliveira (2013), o regime de lucro real é conceituado como o resultado
contábil líquido do trimestre antes do IRPJ e da CSLL, deve ser ajustado pelas adições,
exclusões e compensações, estabelecidas pela legislação do imposto de renda.
2.3.2 Lucro Presumido
O lucro presumido é o regime tributário de forma simplificada para a
determinação da base de cálculo e da CSLL. É obrigado a pessoas jurídicas cuja receita
bruta total, no ano calendário anterior tenha sido igual ou inferior a R$ 48.000.000,00
conforme estabelecido em (Lei n. 9.718/1998, art. 14, com redação dada pela Lei n.
10.637/2002, art. 46) (PINTO, 2014).
A pessoa jurídica que apura os impostos com base no lucro presumido deve
calcular trimestralmente sobre a receita bruta dos ganhos de capital, de rendimentos e
ganhos líquidos de rendimentos e dos resultados positivos (OLIVEIRA, 2013).
2.3.3 Simples Nacional
O Simples Nacional é um regime especial unificado de arrecadação de impostos
e contribuições, as alíquotas tendem a ser menores e a administração da agenda
tributária é mais simples (FONTOURA, 2008).
De acordo com a Lei Complementar nº 123, de 14 e dezembro de 2006, que
entrou em vigor em 1º de julho de 2007 foi criada para pessoas jurídicas que atingirem
receita bruta anual inferior ou igual a R$ 3.600.000,00, que possuir atividade permitida
pela lei complementar 128/08 (PINTO, 2013).
2.4 SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Nos dias de hoje a era da informação facilita a utilização de recursos para uma
melhor gestão, pois, oferece recursos tecnológicos que provocam mudanças nos
processos, estrutura e estratégia de negócios.
O surgimento da tecnologia da informação surgiu da deficiência de estratégias e
instrumentos de capacitação para a interpretação do uso das informações (FONSECA,
1997).
Os canais de informação e as redes de comunicações são fundamentais para a
tomada de decisões em relação à gestão de uma organização e possuí a capacidade de
gerar dados e informação independente da forma que é aplicada (BATISTA, 2004).
Para Kroenke (2012), quando a informação é devidamente estruturada, serve
para auxílio no processo decisório.
O grande valor da tecnologia da informação é auxiliar na melhora dos processos
gerenciais e operacionais tornando estes mais eficientes e eficazes (FONSECA, 1997).
Sistemas de informações gerenciais integram usuários (empresa) e a tecnologia
da informação com objetivo de fornecer dados e prestar suporte a tomada de decisão na
administração, seja na gestão gerencial ou estratégica (GONÇALVES, 2009).
De acordo com Kroenke (2012), um sistema de informação pode ser constituído
por cinco elementos como, hardware, software, dados, procedimentos e pessoas. A
interação destes componentes exerce o objetivo de produzir informações.
2.4.1 Projeto SPED
O projeto SPED começou a ser desenvolvido com a edição da Lei nº 9.989/00,
que abrange o programa de modernização das administrações tributárias. Uma série de
leis, portarias e convênios foram elaboradas com o intuito de tornar as alterações
necessárias para que o projeto fosse implantado efetivamente (OLIVEIRA, 2014).
Com o passar do tempo o processo de escrituração contábil teve inúmeras
mudanças. Seguindo o surgimento e a evolução dos computadores, está escrituração
passou por um período de adaptação ao sistema informatizado. Que foi criado com o
objetivo de conciliar o meio de comunicação entre fisco e contribuinte de forma rápida
para a tomada de decisão (OLIVEIRA, 2013).
De acordo com a Receita Federal (2010), o projeto SPED foi instituído pelo
Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, que modernizou o cumprimento das
obrigações acessórias, divulgadas pelos contribuintes aos órgãos fiscalizadores através
de documentos eletrônicos. Para garantir a veracidade jurídica apenas por meio digital.
Segue algumas considerações dos subprojetos abrangidos pelo SPED:
Projeto nota fiscal eletrônica (NF-e), que foi criado e desenvolvido pela Receita
Federal juntamente com o ENCAT, através do Ajuste SINIEF 07/05, de 30 de março de
2005.
Tem por objetivo principal a criação de um modelo de documento fiscal por
meio eletrônico, que substitua a emissão das notas fiscais em papel (RECEITA
FEDERAL, 2010).
De acordo com Oliveira (2013), foi o primeiro projeto de documento eletrônico
no país, início o piloto no ano de 2006.
Segundo o portal da Receita Federal (2017), a implantação deste projeto trouxe
diversos benefícios para a administração tributária como, por exemplo: melhorias no
processo de controle fiscal; redução de custos no processo de controle das notas fiscais;
diminuição da sonegação; aumento na arrecadação de impostos.
O projeto do conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) foi criado pelo
Ajuste SINIEF 09/2007, de 25/10/2007 e coordenado pelo ENCAT, por iniciativa de
empresas de transporte de cargas do setor privado (OLIVEIRA, 2013).
De acordo com o site Receita Federal (2010), é um documento digital que tem
por objetivo registrar as prestações de serviços de transporte de cargas. O documento
auxiliar DACTE é uma nota simplificada do CT-e que contém a chave de acesso,
permitindo a consulta às suas informações na internet, e também acompanhar a
mercadoria em trânsito.
Projeto escrituração fiscal (EFD-ICMS/IPI), é um arquivo digital que integra
escriturações de documentos fiscais, como os registros de apuração de impostos, bem
como as operações e prestações exercidas pelos contribuintes (RECEITA FEDERAL,
2010).
Foi desenvolvido pela necessidade de padronizar documentos fiscais referente a
operações de saídas de mercadorias ou da prestação de serviços.
A empresa deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido
em Ato COTEPE, informando todos os documentos fiscais da sua base de dados
referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este arquivo deverá ser
submetido à importação e validação pelo programa validador e assinador (PVA)
fornecido pelo SPED (SILVA, 2014).
Projeto escrituração fiscal (EFD-CONTRIBUIÇÕES), é um arquivo digital a ser
aplicado pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da contribuição para
o PIS e da COFINS, nos regimes de apuração não cumulativos e cumulativos que
também deve deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute fornecido pela
receita federal informando todos os documentos fiscais necessários e sendo importado e
validado pelo PVA (SILVA, 2014).
Para atender aos objetivos propostos na pesquisa, será abordado com maior
profundidade o EFD-ICMS/IPI.
2.4.1.1 EFD-ICMS/IPI
A escrituração fiscal digital – EFD-ICMS/IPI foi criada pelo Decreto nº 6.022,
de 22 de janeiro de 2007, que busca promover a integração dos fiscos federal, estaduais,
Distrito Federal e, futuramente, municipais. O projeto visa integrar todo o processo
relativo à escrituração fiscal, com a substituição do papel por documento eletrônico com
validade jurídica para todos os fins (OLIVEIRA, 2014).
O contribuinte deve gerar um arquivo fiscal mensalmente para cada
estabelecimento, referente aos períodos de apuração de impostos sobre operações
relativas ao ICMS IPI, juntamente com os registros de apuração de impostos, referentes
às operações e prestações praticadas pelo contribuinte, bem como de documentos fiscais
e de outras informações de interesse dos fiscos (GALLO, 2013).
Estão obrigados a emitir o arquivo da EFD-ICMS/IPI, desde 1º de janeiro de
2009, conforme determinou o Convênio 143/06, todos os contribuintes desses impostos,
ou seja, contribuintes do ICMS e IPI, exceto simples nacional já se encontram obrigados
à entrega desta obrigação mensalmente (RECEITA FEDERAL, 2016).
Com a escrituração fiscal digital (EFD) é possível integrar os fiscos estaduais e a
receita federal respeitando o sigilo fiscal das informações; é possível racionalizar e
uniformizar as obrigações acessórias, e assim reduzir os custos com a emissão e o
armazenamento dos documentos fiscais (AZEVEDO, 2016).
De acordo com Azevedo (2016), após a obrigatoriedade da EFD passou a serem
exigidos os seguintes livros fiscais, registro de entradas; registro de saídas; registro de
apuração do ICMS; registro de apuração do IPI; registro de inventário.
A entrega da EFD é feita em ambiente específico e deve conter todas as
informações solicitadas seguindo a seguinte ordem:
O contribuinte deve gerar o arquivo em formato de texto, que é o leiaute exigido.
O mesmo deve ser importado e validado pelo próprio contribuinte diretamente no
validador da receita federal, enquanto houver erros, não será possível realizar a
transmissão.
As principais informações validadas por este arquivo são:
NCM:
CST ICMS:
CST PIS/COFINS:
Dessa forma, para que o arquivo seja gerado da maneira correta, é necessário
cadastrar as informações adequadamente no sistema Trier.
3 MÉTODOS E TÉCNICAS DA PESQUISA
Essa seção trata o enquadramento metodológico e do procedimento
metodológico da pesquisa.
3.1 ENQUADRAMENTO METODOLÓGICO
Quanto à natureza do objetivo essa pesquisa se enquadra como exploratória, pois
segundo Gil (2007), esse tipo de pesquisa tem como objetivo proporcionar maior
intimidade com o problema, para torná-lo mais compreensível ou para construir
hipóteses. Beuren (2008) destaca que algumas finalidades da pesquisa exploratória é
proporcionar maiores informações sobre o tema, e facilitar a delimitação do assunto.
No que se refere à natureza da pesquisa trata-se de um estudo teórico e prático.
Os aspectos teóricos ficam a cargo da busca de conceitos e teorias em livros, revistas e
demais publicações que tratam do tema. De acordo com Prodanov (2013), a natureza da
pesquisa determina às técnicas que serão aplicadas para a coleta dos dados e também a
definição da amostra que deverá apoiar as conclusões. Já quanto ao aspecto prático, o
estudo foca em um único objeto em profundidade, quanto à empresa Trier sistemas.
A lógica da pesquisa se dá através da técnica de abordagem dedutiva, que para
Gil, (2008), é o método que parte do geral e, a seguir, desce ao particular. A partir de
princípios, leis ou teorias consideradas verdadeiras e indiscutíveis. O trabalho parte do
conhecimento geral para um conhecimento específico já que se refere a um estudo da
parte fiscal e tributária exclusivamente.
A coleta se dá a partir de dados secundários com a utilização de imagens.
Segundo Rodrigues (2007), os dados secundários são aqueles que foram coletados para
outros propósitos, portanto, a primeira atitude que um pesquisador deve fazer é buscar
esses dados e utilizar para o assunto em questão.
Em relação à abordagem da pesquisa o estudo se classifica como qualitativo,
pois, não se utiliza de cálculos estatísticos completos para que os resultados sejam
completos (BEUREN, 2008).
Quanto ao resultado da pesquisa pode-se afirmar que se trata de um estudo
aplicado, pois gera conhecimento em resposta a solução da pergunta: quais os principais
impactos da utilização inadequada do Sistema Gerencial Trier pelos clientes no
fornecimento de informações fiscais e tributárias? (MARCONI; LAKATOS, 2015).
Os procedimentos técnicos decorrem pela pesquisa bibliográfica, um estudo de
caso com o objetivo de enaltecer o conhecimento sobre o tema, despertar a visão
sistêmica da ciência contábil. Estudo de caso, pois, envolve o estudo na empresa Trier
sistemas.
Os instrumentos utilizados para a coleta de dados foram: observação e
documentação.
3.2 PROCEDIMENTOS PARA A COLETA E ANÁLISE DOS DADOS
O tema da pesquisa SPED aborda o cotidiano vivenciado na empresa Trier
sistemas. Logo, a coleta de dados foi realizada diretamente na empresa. A primeira
etapa busca o referencial teórico, onde aborda um breve resumo da história da
contabilidade, alguns ramos no qual está relacionado ao tema, e a relação do tema com
o sistema de informação.
A segunda etapa relata a história da empresa desde o início até os dias de hoje,
descrevendo seu ramo de atividade e setores de atuação com informações extraídas
diretamente na empresa.
No estudo de caso, que trata da terceira etapa, descreve-se o cumprimento do
primeiro objetivo específico, que demonstra os principais aspectos legais sobre a
obrigatoriedade do EFD-ICMS/IP. Utilizou-se de fontes como livros e artigos para a
elaboração do mesmo.
O segundo objetivo específico é entender as dificuldades na geração do arquivo
EFD-ICMS/IPI no sistema Trier. No estudo realizado na empresa foram identificadas as
maiores dificuldades na geração do arquivo através dos conhecimentos vivenciados
diariamente na rotina de trabalho no setor SPED.
No terceiro e último objetivo específico, na apresentação dos principais erros
pertinentes ao cadastro de produto, a coleta de dados conta com o auxílio do validador
da receita federal para obter imagens com o detalhamento dos erros no preenchimento
dos cadastros de produtos dos clientes.
4 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
Essa seção apresenta a empresa concedente do estágio em todos os pontos:
história, ramo de atividade, endereço, porte da empresa, enfim, todas as características
da empresa, principalmente, as que se referem às informações importantes para que se
possa alcançar o objetivo geral proposto que trata da análise e discussão dos resultados
da pesquisa cumprindo os objetivos específicos.
4.1 CARACTERIZAÇÃO DO OBJETO DE ESTUDO
A empresa Trier Sistemas Comércio de Softwares Ltda sendo uma empresa de
pequeno porte, sua matriz está localizada na Rua Governador Jorge Lacerda, nº 667,
Centro, Braço do Norte, Santa Catarina, possui uma filial na Rua José Acácio Moreira,
nº1631, Bairro Centro, Tubarão, Santa Catarina.
A empresa possui dois sócios, é composta por 265 (duzentos e sessenta e cinco)
funcionários alocados em 08 (oito) setores. A área de atuação da empresa é o comércio
de software.
A empresa surgiu em 1992, com o nome de POD1. Desenvolveu vários
softwares para diversos ramos de atividades, porém em 1994, lançou o POD1
Drogarias, sistema desenvolvido para o gerenciamento de farmácias e drogarias. Como
a aceitação foi tão grande a empresa focou todas suas ações no ramo farmacêutico.
Logo mais, passou por diversas mudanças e reciclagens, dentro da própria empresa,
POD1 teve um crescimento muito grande. Em 2011, mudou seu nome no mercado,
passou a ser chamada de Trier.
A Trier é uma nova marca, mas possui tradição e inovação tecnológica,
representa uma nova trajetória para a empresa.
Atualmente, a empresa se destaca no mercado, pois utiliza uma tecnologia de
ponta, desenvolve cada vez mais soluções para poder atender com mais precisão o ramo
farmacêutico. Possui mais de 8.000 (oito mil) clientes, procura sempre inovar, para
alcançar seus objetivos e conquistar mais clientes. Seu sistema é desenvolvido na
linguagem Java, possui os mais avançados métodos de tecnologia, para facilitar ainda
mais o trabalho do usuário, busca aprimorar-se, para satisfazer as necessidades dos
clientes.
A Trier atua em todo o Brasil de norte a sul, sendo seu maior número de clientes
no Rio Grande do Sul e Nordeste, seus clientes é farmácias de todo o Brasil.
A missão da empresa é fidelizar, desenvolver, atrair clientes e profissionais,
respeita as diversidades, melhora os resultados na relação de parceria e sustentabilidade.
Possuí como visão estar focada na inovação de produtos e processos, de forma
que aumente os resultados de produtividade. Com entusiasmo busca o desenvolvimento
contínuo para ser considerada uma das melhores empresas para se trabalhar no Estado,
através de pessoas motivadas, inovadoras e criativas. Com isso busca ser a maior
empresa do segmento.
A empresa tem como valores: ter os melhores profissionais; otimizar processo
definidos padrões; otimizar recursos; tratar clientes e colaboradores com empatia,
respeito e de forma personalizada; executar os trabalhos com eficiência e eficácia;
colaborar com a sustentabilidade.
4.1.1 Descrição dos setores
Essa seção trata das descrições dos setores da empresa Trier Sistemas Comércio
de Software LTDA.
O principal da empresa é o desenvolvimento, que é formado por analistas e
programadores, esses profissionais são capacitados para desenvolver toda a parte do
software. Nesse setor são executados todos os projetos e manutenções necessárias no
sistema.
O trabalho é executado em equipes, que possuem como meta, apresentar um
produto de qualidade e eficiência.
Pela geração de novos negócios, é a equipe do comercial que se responsabiliza
pelas negociações com os clientes, orientam a opção por soluções mais adequadas para
o bom funcionamento da farmácia do cliente.
O objetivo desse setor, também é analisar o mercado, para que possam estar
sempre atentos as novidades e solicitações dos clientes. É o setor que dá todo suporte
necessário para o cliente, em relações aos produtos oferecidos pela empresa.
No marketing é feita toda a divulgação dos produtos, encontram várias maneiras
publicitárias de demonstrar a eficiência do produto, para destacá-lo no mercado com
inovação e criatividade.
Também chamado de Central de Atendimento Trier (CAT), é o setor
responsável, por atender os clientes e orientar em todas eventuais dúvidas.
O CAT é composto por uma equipe de profissionais capacitados, cuja função é
prestar suporte aos clientes, esclarecerem dúvidas, sugerir novas alternativas e
configurações do sistema, busca melhorar os processos no desempenho, maximizar
ganhos e cuidar do bom funcionamento da farmácia. Os atendimentos são realizados
todos os dias, por telefone, onde o cliente sempre poderá tirar suas dúvidas.
A central de atendimento Trier (SPED) foi criada através da grande dificuldade
que os clientes têm na geração do SPED, esse setor atende exclusivamente os clientes
que possuem dúvidas sobre o arquivo e auxiliam em toda parte de cadastramento no
sistema.
Para isso o setor é composto por profissionais, capacitados, com conhecimento
em toda parte fiscal e tributária. Orienta todos os clientes a importância e a
obrigatoriedade da geração dos arquivos.
Nesse setor é gerado o arquivo da farmácia e validado conforme as obrigações
da Receita Federal. Para cada cliente o SPED é gerado conforme a necessidade da
farmácia, cada uma tendo uma particularidade específica. O sistema atualmente gera os
EFD Fiscal e Contribuições, onde é definido pela tributação da farmácia.
O setor de recursos humanos é um dos setores mais importantes dentro de uma
empresa, pois é responsável em fazer o recrutamento, contratação, folha de pagamento,
além de ser responsável pelo desenvolvimento do colaborador, busca sempre fazer o
novo de forma diferente.
Além disso, gerencia a parte da responsabilidade social da empresa, eventos e
treinamento de funcionários. Esses treinamentos são elaborados, com o intuito de
ampliar o conhecimento dos colaboradores sobre o sistema, para que todos sejam
capacitados a atender os clientes.
O financeiro da empresa tem a função de controlar os bens. Esse controle é feito
através de todos os recebimentos e os pagamentos efetuados. Com essas informações é
feito um balanço geral, para analisar e controlar a saúde financeira da empresa.
A Contabilidade é feita por terceiros, sendo a empresa Trier Sistemas a organizar
toda parte contábil e no fim do mês envia os respectivos documentos para o escritório
responsável.
A parte de projetos é a fonte de criação da empresa. Nele é feito uma análise de
todas as necessidades dos clientes, para assim desenvolver projetos que integrem o
sistema. O setor também desenvolve projetos de atualização do sistema, sempre em
contato com os analistas tributários para que esteja de acordo com as mudanças
tributárias do país.
Ainda, responsabiliza-se por dividir o que cada equipe irá executar, sempre
passando de forma clara e objetiva as principais necessidades para mudanças.
Por fim e mais recente produto da Trier, o cadastro inteligente, que visa manter o
cadastro dos itens presentes nos estabelecimentos de nossos clientes, de acordo com as
regras tributárias vigentes. É uma ferramenta que provê a solução Fiscal/Tributária que
facilita o dia-a-dia da farmácia por eliminar a necessidade de o cliente ter que entrar em
contato com o contador para conseguir as informações tributárias.
4.2 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS
Essa seção trata da análise e discussão dos resultados da pesquisa cumprindo os
objetivos específicos.
4.2.1 Aspectos legais do EFD-ICMS/IPI
O primeiro objetivo específico dessa pesquisa é demonstrar os principais
aspectos legais sobre a obrigatoriedade do EFD-ICMS/IPI. Nesse sentido cabe destacar
o que relata Azevedo e Mariano (2016) que a primeira tentativa de se realizar a
Escrituração Fiscal Digital (EFD-ICMS/IPI) ocorreu com a criação do Convênio ICMS
n° 54/2005, onde este altera o sistema eletrônico de processamento de dados, conhecido
como Sintegra. Devido não ser aprovado pelo estado do Paraná continuou-se exigir
apenas o registro do Sintegra.
O convênio ICMS 143/06 de 15/11/2006trata da instituição da EFD-ICMS/IPI
em arquivo digital, de uso obrigatório para os contribuintes do imposto sobre operações
relativas à circulação de mercadorias o (ICMS) e do imposto sobre produtos
industrializados (IPI) referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte,
bem como de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos, das
unidades federadas e da secretaria da receita federal do Brasil.
Dessa forma, ficam obrigados a Escrituração Fiscal Digital os contribuintes do
ICMS e IPI, a partir de 1º de janeiro de 2009, alcançando os registros que estão
dispostos no Convênio ICMS 143/2006, que determina em cláusula sétima a seguir que:
A escrituração prevista na forma deste convênio substitui a escrituração e
impressão dos seguintes livros: I - Registro de Entradas; II - Registro de Saídas; III -
Registro de Inventário; IV - Registro de Apuração do IPI; V - Registro de Apuração do
ICMS. VI – documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP
(Receita Federal, 2010).
As normas legais de âmbito nacional da EFD são:
• O Decreto nº 6022, de 22 de janeiro de 2007 que Institui o Sistema Público de
Escrituração Digital-SPED;
• O Ajuste Sinief nº 2/2009 que dispõe sobre a Escrituração Fiscal Digital; • O
Convênio ICMS nº 143/2006 que Institui a Escrituração Fiscal Digital (EFD);
• O Ato Contepe nº 9/2008 e alterações que dispõe sobre especificações técnicas
para a geração de arquivos e Escrituração Fiscal Digital; e,
• O Protocolo ICMS nº 77/2008 e alterações que determina as empresas
obrigadas a EFD.
4.2.2 Dificuldades na geração do arquivo EFD-ICMS/IPI no sistema Trier
O segundo objetivo específico é entender as dificuldades na geração do arquivo
EFD-ICMS/IPI no sistema Trier. Em análise realizada na empresa foram identificadas
as maiores dificuldades na geração do arquivo EFD-ICMS/IPI. A primeira delas é o fato
do Regime Tributário que está preenchido nas configurações do sistema muitas vezes
não conferir com as informações enviadas pelo contador no questionário de implantação
do módulo SPED.
Dessa forma ocasiona erros de tributação, que são preenchidos incorretamente
no cadastro de produto. Exemplo: identifica-se que a configuração do regime tributário
no sistema está Simples Nacional, quando na verdade a empresa já ultrapassou os
valores anuais correspondentes ao contribuinte do Simples e hoje pela contabilidade já
está apurando os impostos pelo regime tributário de lucro presumido. Atualmente o
sistema não faz a conversão automática do regime tributário quando é ultrapassado o
limite. Logo, ao gerar o arquivo EFD ICMS/IPI é ocasionado diversos erros como, estar
preenchido CST (Código da Situação Tributária) que deve ser utilizado quando o
contribuinte está dentro do regime normal de apuração de impostos, ou seja, é optante
pelo lucro presumido ou lucro real ao invés de preencher o CSOSN, que é o correto para
optantes do simples nacional.
Alíquota na configuração da ECF (Impressora Fiscal) não confere com a
configuração da ECF no sistema de venda, ocorre quando é feita a configuração das
alíquotas de ICMS no sistema gerencial, porém não é feito também automaticamente o
cadastro da mesma nos pontos de vendas, onde são de fato realizadas as vendas dos
produtos.
Ainda, são comuns erros nas vendas dentro do arquivo EFD ICMS/IPI, que
ocorre quando o cliente exclui a venda no sistema, porém, a venda não é exclusa da
impressora fiscal. Nesse caso as numerações das vendas no arquivo são divergentes das
numerações cadastradas no sistema gerencial.
Atualmente, os contribuintes enfrentam dificuldades para adaptar-se com a
implantação das NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e também das NFC-e (Nota Fiscal ao
Consumidor Eletrônica) que substitui o cupom fiscal que é emitido através de uma
impressora fiscal (ECF). Nas vendas realizadas através destes documentos fiscais,
quando o cliente não faz a manutenção das notas pendentes de envio para que sejam
aprovadas no sistema, as mesmas não são identificadas no arquivo EFD ICMS/ IPI,
pois, o mesmo valida apenas as notas de vendas aprovadas pelo SEFAZ e não faz a
manutenção automática das notas pendentes de envio no sistema.
Outro erro que ocorre, não com uma grande freqüência, mas que dificulta a
geração do arquivo EFD ICMS/IPI é a falha para estabelecer a conexão remota com o
sistema do cliente para a geração do arquivo. Não se trata de falha do sistema, porém
ainda assim dificulta o cumprimento do prazo para a entrega do arquivo.
4.2.3 Principais erros pertinentes ao cadastro de produto
O terceiro objetivo específico é identificar os principais erros pertinentes ao
cadastro de produto. Nesse sentido foi identificado que a grande maioria dos erros
encontrados na geração do arquivo EFD ICMS/IPI refere-se ao cadastro de produto. Na
figura 01 identifica-se que o CST de ICMS foi preenchido indevidamente pelo cliente
na tributação do produto que foi lançado do sistema. O registro C170 é obrigatório para
discriminar os itens da nota fiscal, em operações de entrada de mercadorias
acompanhada de Nota Fiscal Eletrônica (NFe) de emissão de terceiros.O mesmo
utilizou o CST de PIS/COFINS, que também é preenchido no cadastro de produto,
porém, possuí campos específicos para ambas informações.
Figura 01 – Erro CST de ICMS.
Fonte: Validador da Receita Federal (2017)
O cliente é mais que responsável pelas próprias informações que cadastra no
sistema, pois é por elas que o arquivo é gerado, assim explica-se ao cliente a
importância de cadastrar corretamente os produtos no sistema, mesmo que tenha um
sistema de alta qualidade, a informação é de responsabilidade do cliente e de sua
contabilidade.
Figura 02 – Erro Natureza da operação Inválida.
Fonte: Validador da Receita Federal (2017)
Outro erro muito comum que ocorre no registro de entradas da farmácia é o
preenchimento da natureza de operação, trata-se de um código numérico que identifica a
natureza de circulação da mercadoria (Figura 02).
Na figura 03 ilustra-se o registro de saídas C490 que tem por objetivo
representar a escrituração dos documentos fiscais emitidos por ECF e totalizados pela
combinação de CST, CFOP e Alíquota. O CST de ICMS que foi preenchido no sistema
é relativo as operações com tributação normal (CST 000), mas foi configurado
indevidamente pelo cliente com o código fiscal de operações e prestações (CFOP) 5405
que é utilizado para operações sujeitas ao regime de substituição tributária. Que neste
caso, o correto para classificar a operação é o CST 060 que é destinado a este tipo de
operação.
Figura 03 – Erro CFOP Inválido.
Fonte: Validador da Receita Federal (2017)
O erro apresentado na figura 04 refere-se ao registro 0005 que traz os dados
complementares da entidade, registro obrigatório utilizado para complementar as
informações de identificação do informante do arquivo. Logo, o erro é ocasionado
devido ao não preenchimento de todos os dados da farmácia no cadastro da loja, como
por exemplo, o nome fantasia da mesma. Que neste caso, a informação não foi
fornecida no sistema como deveria, no momento que foi feito a abertura da empresa.
Figura 04 – Erro Nome fantasia Inválido.
Fonte: Validador da Receita Federal (2017)
Muitos erros de cadastros de produto são identificados nas farmácias. Na figura
05 o registro 0150 é utilizado para informações cadastrais das pessoas físicas ou
jurídicas envolvidas nas transações comerciais com o estabelecimento, encontra-se um
erro de cadastro de fornecedor, onde o cliente não cadastrou o número do CNPJ da
empresa.
Figura 05 – Erro CNPJ contribuinte Inválido.
Fonte: Validador da Receita Federal (2017)
Quando chega uma mercadoria nova na farmácia, a mesma tem que ser baixada
no sistema com todas as informações necessárias para a identificação do produto na
loja, chave da nota, sua tributação e inclusive deve ser feito o cadastro de todos os
fornecedores, que deve conter nome da razão social, CNPJ e o endereço da pessoa
jurídica. Na figura 06 trata-se de um erro do mesmo registro visto anteriormente,
ocasionado por não ter sido cadastrado um dos fornecedores com todas as informações
necessárias para a inclusão do mesmo no sistema.
Figura 06 – Erro endereço fornecedor Inválido.
Fonte: Validador da Receita Federal (2017)
Outro erro que ocorre é a numeração da chave da nota fiscal inválida como se
pode visualizar na (figura 07). O registro deve ser gerado para cada documento fiscal,
registrando a entrada ou saída de produtos ou outras situações que envolvam a emissão
dos documentos fiscais mencionados.
Figura 07 – Erro chave da nota fiscal inválida.
Fonte: Validador da Receita Federal (2017)
Na figura 08 novamente apresenta-se um erro no registro de entradas e saídas
como citado em uma das imagens anteriores, onde a data da emissão de emissão da nota
fiscal foi preenchida indevidamente.
Figura 08 – Erro data de emissão da nota inválida.
Fonte: Validador da Receita Federal (2017)
A farmácia ao efetuar vendas com cartão de crédito deve obrigatoriamente
cadastrar as bandeiras do cartão no sistema para que sejam identificadas do arquivo. Na
figura 09 o erro de registro 1600 que identifica o valor total das operações de vendas
realizadas pelo declarante por meio de cartão de débito ou de crédito.
Figura 09 – Erro registro 1600 faltante.
Fonte: Validador da Receita Federal (2017)
Por fim, é possível identificar na figura 10 no registro analítico do C490, o CST
preenchido corretamente de acordo com o CFOP da operação, porém a alíquota de
ICMS que está no produto, não deve ser utilizada para operações sujeitas a substituição
tributária e sim deve-se utilizá-la nos casos em que a operação é tributada integralmente.
Figura 10 – Erro alíquota de ICMS.
Fonte: Validador da Receita Federal (2017)
4.3 VISÃO SISTÊMICA APLICADA AO CASO
A contabilidade e o SPED estão diretamente ligados, pois, a nova obrigação
acessória está diretamente relacionada com o profissional contábil. O SPED é uma
realidade que envolve vários ramos da contabilidade, desde o tributário, fiscal e também
o gerencial de uma empresa. Com isso a contabilidade entra definitivamente na era
tecnológica e para os profissionais contábeis surge uma nova forma de trabalho, baseada
em arquivos eletrônicos e que permitem acesso imediato às informações por parte de
todos os envolvidos com a empresa. Sendo assim, ambos fazem parte do dia a dia de um
profissional desta área.
Tanto a contabilidade tributária quanto a fiscal abordam a parte legislatória,
como as obrigações fiscais, aplicação de normas e leis que devem ser cumpridas pelo
contribuinte.
Portanto, está diretamente ligada com o tema do trabalho e com própria
contabilidade, pois estuda os aspectos econômicos de uma entidade.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O objetivo geral do trabalho foi apresentar os principais impactos da utilização
inadequada do Sistema Gerencial Trier pelos clientes no fornecimento de informações
ao arquivo digital EFD-ICMS/IPI.
Nesse contexto, foram identificadas as dificuldades por parte do sistema na
geração do arquivo EFD-ICMS/IPI SPED como, configurações do sistema, internet do
cliente ruim, alíquota na configuração da impressora fiscal diferente da alíquota
registrada no sistema.
Por parte do usuário do sistema identifica-se que a grande maioria dos erros
encontrados relaciona-se ao cadastro de produto. O CST que não confere com a alíquota
pertinente ao produto em questão, com isso é necessário fazer uma análise de todo o
cadastro de produto do cliente, para assim, identificar os erros pertinentes e quais os
produtos que estão com erros de cadastro, e assim orientar o cliente e seu contador
responsável para a correção necessária.
Assim, com a correção do cadastro inconsistente, os erros de informações
repassadas ao fisco pelo arquivo SPED serão mínimos, além de regularizar a situação do
cliente e seu banco de dados com informações corretas.
Por fim, com o desenvolvimento do trabalho é notório visualizar que a empresa
está em constante busca para melhorar e atender seus clientes, com o suporte necessário
em relação às dificuldades constantes de tributação no SPED e seu cadastro de produtos.
Porém, para que sejam solucionados estes erros, o ideal seria que a empresa
Trier sistemas invista em melhorias para a qualidade do sistema, buscando profissionais
com grande experiência na parte de análise de sistema, principalmente da parte contábil.
Já para os clientes pode-se oferecer um breve treinamento da parte tributária dos
produtos, tratando de como classificar o produto com o NCM, CST e alíquota
corretamente com base na nota fornecida na compra da mercadoria.
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