ATPS Atividades Prticas Supervisionadas

Disciplina: Gesto de Projetos

2015

ATPS respectiva a disciplina: Gesto de ProjetosProf. EaD: Prof. Renato TorresProf TTPRE: 7 sem / ADM-2015-1.

2015

SUMRIO

Introduo_____________________________________________________41.Erca Industria_________________________________________________51.1 Gesto de Projetos____________________________________________51.2 O que um projeto____________________________________________61.3 O que gerencia de projeto_____________________________________62. O Projeto____________________________________________________72.1 Escopo_____________________________________________________72.2 Visita______________________________________________________73.Gesto de Riscos______________________________________________94. Relatrio Cronograma_________________________________________114.1 Tarefas____________________________________________________125. Consideraes Finais__________________________________________14Bibliografia___________________________________________________15

INTRODUO

O presente trabalho teve como objetivo retratar a importncia de Gesto de projetos na administrao das empresas.Este trabalho apresenta as necessidades mais evidentes de uma empresa, Analisar os membros envolvidos, levar em considerao tempo de execuo, estrutura, oramento.Analisamos a necessidade de algumas empresas e resaltamos as mais importantes, para apresentar resultados, melhorias e mudanas a partir de projetos.Observamos a forma adequada de formalizar e apresentar um projeto a Diretoria e aos gestores, detalhando como seriam avaliados os resultados e a importncia do mesmo para melhoria da administrao da empresa.Dividimos as Tarefas e as pessoas envolvidas, percebemos nessa etapa que para um projeto ocorrer com sucesso precisamos da cooperao de todos os colaboradores, pois cada um deveria executar sua tarefa para o projeto ocorrer bem e o resultado final, ser o esperado.E por final apresentamos um controle do nosso projeto.Realizar esse projeto fez com que descobrssemos a importncia de como estrutur-lo e desenvolv-lo com pontos que fosse definido e conseguisse atingir nossos objetivos. Com as orientaes certas esse desafio est sendo estimulante e prazeroso j que no s alguns mais vrios tm esse objetivo comum, montar um negcio prprio realizando assim um sonho.

1.Erca Indstria e Comercio

A Erca Indstria e Comercio comeou suas atividades em 1948, em Bergamo, Itlia, o grupo est atualmente presente na Europa, Amrica Latina e sia com sete unidades produtivas que atuam em desenvolvimento, manufatura e comercializao de especialidades e intermedirios qumicos. Com tecnologia de etoxilao, esterificao,amidao, quaternizao e polimerizao oferece produtos para a indstria txtil, cosmtico, construo civil, domissanitrios e agroqumico. No Brasil, o grupo Erca atua desde 1998 com a empresa Ertex Qumica, no desenvolvimento, manufatura e comercializao do seu portflio de produtos. A partir de hoje, a integrao das empresas do grupo ocorrer tambm na razo social e marca atuante no mercado brasileiro, garantindo maior homogeneidade na comunicao e atuao do grupo.

1.1 GESTO DE PROJETOSGesto de Projetos, um empreendimento que ser executado em um determinado tempo, para melhorias e solues de problemas na organizao, ter um foco em um tempo definido e que traga melhores resultados, que no pode ser assimilado com as rotinas da empresa.Quando ocorre isso podem ocorrer riscos que afetem o projeto, tanto pra melhor como pode entrar em conflito e ocorrer erros no projeto.Escopo seria como tarefas a realizar para chegar ao resultado esperado do projeto.Entregveis so os documentos que deveram ser entregues assim que o projeto for realizado.Entre os demais processos que devem ser seguidos est o oramento, cronograma, tempo de execuo, melhores praticas, entre outros.O Projeto deve ser inspecionado, monitorado, controlado, para que seja bem executado, auxiliando nos processos de documentaes necessrias, divergncias, dvidas e problemas que podem ocorrer durante o processo do projeto.O trabalho a seguir tem por objetivo o tema gesto de projetos, que para ser abordado inicialmente seria importante definir primeiramente o que exatamente um projeto, o que o diferencia de um negcio, e as ferramentas apropriadas para gerir um projeto do comeo ao fim, obtendo o sucesso desejado.

1.2 O QUE UM PROJETO

Primeiramente importante definir que um projeto sempre nico de alguma forma, seja em relao ao cliente ou ao produto de que se trata, e possuem um objetivo bem claro que quando atingido caracteriza o final do projeto, ou seja, misso cumprida.Podemos dizer, que uma ideia de negcio depois de colocada no papel com base em informaes sobre o produto, pesquisas de mercado atuante, analises de risco e custo, se trata de um projeto. Porm, o contedo do documento no pode ser considerado um projeto, pois este seria um fim do negcio teoricamente e o negcio feito para durar para sempre.Podemos assim exemplificar um projeto como a construo de um imvel, uma viajem, ou a implantao de uma nova linha de montagem em uma empresa, podendo eventualmente no ter nada a ver com um novo negcio.

1.3 O QUE GERENCIA UM PROJETO

Gerenciar um projeto significa fazer uso de tcnicas, habilidades e conhecimento para gerir um projeto desde o planejamento e execuo at as atividades de controle. possvel administrar um projeto com base em ferramentas ou apenas baseado em experincia prpria de vida, dependendo do ramo em que se atua claro.Os processos citados acima foram organizados pela PMI em nove reas sendo: A gesto do escopo, que trata de todos os processos envolvidos no projeto, e como eles sero alterados ao longo do projeto. A gesto de custos, que trata das tcnicas para gerir e administrar o custo e as despesas ao longo do projeto. O gerenciamento de risco, que se trata da identificao e priorizao dos riscos, e as estratgias adotadas para lidar com os mesmos ao longo do projeto. As demais reas que so a de gesto integrada do projeto, gesto de prazo, gesto de recursos humanos, gesto de qualidade, gesto de comunicao e gesto das aquisies.Entre as tcnicas utilizadas na administrao de um projeto esto s ferramentas auxiliares como Microsoft Project entre outras, porm nunca fazendo uso das informaes geradas por essas ferramentas como uma pratica completa de gerenciamento, ou seja, mesmo com um bom software ele precisa de boas informaes e de um bom piloto para o processo ser eficaz, evitando assim o famoso GIGO - Garbage In, Garbage Out, que significa lixo dentro do sistema, e lixo fora.Por fim no podemos nunca nos esquecer de que gerenciamento de projetos envolve principalmente lidar com pessoas, na maioria dos casos, e isso requer habilidades que vo muito alm do simples uso de softwares. E com base em todas essas informaes fica um pouco mais claro algumas duvidas, e tambm o grande espao que existe nas organizaes na rea de gesto de projetos, para ganhar tempo em processos j existentes, melhorar produtos ou inserir novos no mercado, buscando sempre a satisfao do cliente final e tambm de todas as pessoas envolvidas no trabalho.

2. PROJETOO Gerenciamento de Projeto tem a finalidade de definir e atingir objetivos, utilizando alguns recursos como tempo, dinheiro, pessoas, materiais, energias, espaos, entre outros.

2.1 ESCOPO a partir do escopo que vamos definir quem participara do projeto, cada atividade que cada individuo ir executar qual o objetivo desse projeto, quais produtos e servios sero entregues, o tempo para realizao do projeto, quanto custar o projeto. O escopo deve ter uma estrutura totalmente organizada para que o projeto aponte resultados positivos para a empresa.

2.2 VISITAEm visita a empresa Erca, fomos informados que a empresa tem uma demanda de Fluxer, produto utilizado para construo civil que so baseados na mais recente gerao depolicarboxilatosque do qualidade estrutural indiscutivelmente superior s misturas de beto, para que interagir eficientemente com as partculas da mistura.Alm disso, eles concedem muito melhor trabalhabilidade, que da essncia para o processo, uma vez que as plantas de concreto no so geralmente na proximidade do local de construo e definio pode ocorrer. Para maximizar o lote e suprimir os custos por meio de um efeito de reduo de gua em circulao e ainda preservar o fluxo da mistura, a qual indispensvel para alcanar a maior distribuio e nivelamento. Esse vem a ser o produto mais comercializado da empresa, porm a produo no est conseguindo acompanhar a demanda de pedidos, ento resolvemos criar em escopo de um projeto para auxiliar a produo e a empresa a manter um estoque desse produto.Primeiro passo verificar a quantidade de pedidos que tem em aberto, e a forma que podemos colocar um estoque desse material na empresa, a Erca ainda no possui estoque de seus produtos, pois eles saem conforme solicitaes de pedido. Esse seria outro ponto interessante para melhorar a produo da empresa e evitar atrasos de pedidos, ou sobrecarregar a produo.Adaptamos todos os pedidos para uma nica data de entrega. Estamos com pedido de em mdia de 9.500kg do produto, com o espao que temos dentro da empresa, vamos formar um estoque de 2.000 kg de Fluxer. Entregaremos esses pedidos em duas semanas.A responsabilidade da produo, no somente do setor produtivo, da parte de produo.Primeiramente recorremos ao RH da empresa para que contrate uma pessoa responsvel para o conferencia e recebimento de matria prima da empresa, o RH da empresa buscar uma pessoa com experincia, dinmica e possa contribuir com a empresa nesse curto tempo para a realizao da nossa meta, entregar todos os pedidos e deixar um estoque desse material na empresa.O setor de compras da Empresa ficou encarregado de nos trs primeiros dias do nosso projeto, buscar o fornecedores mais baratos e com mais qualidade, alguns j existentes na empresa, a comprar mais matria prima, embalagens, para que no falte o material que iremos precisar para execuo desse produto, no podemos esquecer que a empresa fabrica mais de um produto, portanto a produo no pode parar e se voltar totalmente ao Fluxer, ento dividimos a produo da empresa em duas partes, Turma A e Turma B. A Turma A cuidar da produo do Fluxer a turma B vai continuar a executar a produo dos outros materiais e outros pedidos.Solicitamos que nas duas semanas que vamos dar andamento ao nosso projeto, que os responsveis pelo laboratrio fiquem atentos as amostras de novos produtos e testes do para aprovao e assim despachar o pedido.O projeto ao todo ter uma um custo, teremos despesas em matria prima em maior volume de compra do que o normal, embalagens tambm. Contratao de novos funcionrios, horas extras, transporte de pedidos atrasados, entre outros custos que somando ter um valor de 45.000,00 mais nas despesas mensais da Empresa, esse valor no ser debitado de uma vez, por exemplo, matrias primas conseguiram faturar em at 120 dias aps a aquisio do produto.Os tcnicos que auxiliam em como usar o produto criaram eventos em Hotis, Palestras na prpria empresa, onde os clientes podem comparecer para aprender a correta aplicao do produto, representantes comerciais e vendedores podem passar o mesmo ensinamento aos seus clientes, dessa forma os tcnicos no ficaram sobrecarregados por duvidas e tero mais tempo para auxiliar nas demais assistncias.A parte de design da empresa deve verificar todas as embalagens do produto, se esto de acordo com o que deve ser comercializado, sempre verificando data de fabricao, data de vencimento, layout do produto, informaes sobre os produtos compostos, cuidados que devem ser tomados.A parte financeira da empresa est encarregada de verificar e prorrogar prazo de pagamento de clientes que ainda no recebera os pedidos, faturamento dos pedidos que vo ser entregues, sempre acompanhados da Nota fiscal, os vendedores esto priorizando dar ateno aos clientes que esto aguardando os pedidos.Em relao a todas as tarefas acima, temos como objetivo em duas semanas entregar todos os clientes os pedidos de Fluxer, corrigir erros financeiros que esto ligados a esse produto, a organizao da produo e do setor administrativo que ficar mais eficiente para empresa e futuros projetos, junto com todo experincia adquirida, e a formalizao de um estoque na empresa para armazenar uma quantia que poder auxiliar em futuros imprevistos.

3. Gesto de Riscos: Fator Decisivo para o Sucesso do Projeto.

Em todos os projetos existe um elemento de risco, em alguns casos eles so mnimos enquanto em outros so vrios. A administrao dos riscos um processo contnuo ao longo da vida de um projeto, a comear pelo estgio da viabilidade, quando os riscos previsveis so identificados e avaliados. Uma ameaa sria pode fazer com que o projeto seja modificado ou abandonado.Planejamento uma soluo capaz de fornecer mecanismos que evitem os riscos, reduzindo a probabilidade de trauma ou minimizando as consequncias. Os fatores de risco mais diretos, provveis e importantes so normalmente percebidos durante o estudo da viabilidade, que tambm orienta e alertam o surgimento de problemas.Por mais que queremos nem sempre se d para eliminar os riscos por completo, mas podemos nos esforar para reduzir a probabilidade de que os riscos se concretizem, ou para mitigar as suas consequncias negativas.O primeiro estgio para a gesto de riscos consiste em identificar os riscos, consiste em determinar os riscos que podem afetar o projeto e pode documentar suas caractersticas.Os riscos podem ser identificados segundo uma estrutura analtica de riscos, esta estrutura pode variar de acordo com a poltica da empresa ou de acordo com o tipo de negcio.Os riscos podem ser tcnicos, (requisitos, tecnologia, complexidade e interfaces, desempenho, confiabilidade e qualidade.Como tcnicas de identificao de riscos, podemos citar o brainstorming e checklists relatrios de projetos j concludos e a anlise cuidadosa das premissas bsicas que nortearam o planejamento inicial.Aps a identificao dos riscos so analisados quanto probabilidade de ocorrncias dos eventos associados a esses riscos e o impacto que tero caso os mesmos se materializem.A avaliao deve ser feita para as trs principais dimenses de riscos de projeto: escopo, (qualidade) prazos e recursos (oramento). O propsito prioriz-los conforme a sua critica. Sendo que sempre mais barato detalhar os riscos do que deix-los para ser tratados durante a implementao do projeto.

A) Identificao de Possveis riscos;

Riscos desse projeto no dar certo:O empreendedor no ser um centralizador mais sim, ser um coordenador de esforos, motivador e conciliador. No importa o tamanho da empresa tem que saber delegar, obter participaes nas decises. O envolvimento de todos no planejamento cria maiores chances de sucesso. Estabelecer e ter em mente os objetivos a serem atendidos. Ter conhecimento sobre o assunto principalmente. Ter qualidade fundamental para que o empresrio possa gerenciar corretamente seu negcio, pois somente assim vai ter condio de apurar e controlar os custos, conduzindo as negociaes com os clientes de forma segura, sem correr o risco de perder dinheiro. Logo, o controle rigoroso da execuo de cada etapa, garantindo a qualidade dos servios, fator determinante para a sobrevivncia e sucesso do negcio. Neste sentido o empresrio deve adotar a postura de registrar tudo que est sendo feito, no somente para controlar, mas principalmente para poder identificar e evitar problemas, assim como promover melhorias. Outro cuidado importante a ser considerado pelo empresrio refere-se programao da produo e garantia do abastecimento dos materiais com devida antecedncia, o que evita alguns atrasos ou paradas no processo produtivo decorrentes da falta de insumos. recomendada a realizao de rodzio de atividades entre os funcionrios, nas mais diversas funes do processo produtivo, para evitar o desgaste fsico das atividades que requerem mais do trabalhador. Alm disso, devem-se deixar os processos produtivos corretos para prevenir acidentes e leses nos funcionrios.Solues: Obter conhecimento necessrio antes da implantao do projeto, atravs de pesquisas para identificar possveis problemas. Contratar colaboradores eficientes no ramo se possvel polivalentes isso reduz custos. Divulgao do projeto. Buscar inovaes e a qualidade sempre. Respeitar prazos e entregas dos pedidos.

Podemos afirmar que o objetivo do projeto obter ou estabelecer algo novo, isso trar riscos mais que com pesquisas e conhecimentos poderemos tomar a deciso certa e garantir o sucesso, tornando-nos responsveis e participantes diretos na tomada de deciso.

4. RELATRIO E CRONOGRAMA DO PROJETO:

CRONOGRAMA Ms JanFevMarAbrJunJulAgoSetOutNovDez

Tarefa 1

Tarefa 2

Tarefa 3

Tarefa 4

Finalizao Projeto

CARGOS

- Gerente de Projetos Emily Barbieri

- Lder de Projeto Regina Maura Barbieri

- Analista Snior Emerson Donizetti Serafim

A IDIA DO PROJETO: PRODUO E ESTOQUE DE PRODUTO DE GRANDE DEMANDA- FLUXER

4.1 TAREFAS

JAN / FEV- Gerente de ProjetosReunio com a equipe para definio de tarefas e espoco do projeto dividido pelos cargos, gastos, tempo demandado.- Definio e aprovao dos escopos dos oramentos de compras;- Liberao de verba destinada ao projeto;- Reunio com fornecedores para negociao de preo e prazos para execuo e fornecimento de insumos- Reunio com os Diretores, Gerentes e Coordenadores de rea para apresentao do escopo do Projeto. (Momento das Sugestes dos Lideres)

FEV / MAR / ABR- Lder de Projetos- Coordenao do setor fiscal, Administrativo e Compras;- Coordenar as demandas de trabalho.- Reunio para apresentao do Projeto que envolve todas as reas da empresa.

JUN / JUL / AGO- Analista Snior - Levantamento dos principais clientes;- Palestras de apresentao do produto Erca, dedicadas aos clientes. (Evento Gratuito)- Treinamento e auxilio tcnico as reas envolvidas dentro da empresa. (Laboratrio / Vendas / Vendedores Externos / Compras / Produo).

AGO / SET / OUT / NOV- Lder de Projetos- Controlar fluxo de caixa, fianas e despesas.- Conferir notas fiscais, contas a receber e a pagar.- Capacitao- Integrao, RH, Treinamentos.- Verificao de resultados obtidos pelo projeto.- Coordenao- Coordenar produo- Verificao final e analise dos resultados- Projeto em pratica- Aprimorar as ideias - Acompanhar o andamento do projeto at sua concluso.

NOV / DEZ- Gerente de Projetos- Relatrios finais de produo, despesas e gastos para apresentao da Diretoria. - Lucro real da empresa com a implantao do projeto

CONCIDERAES FINAIS

O departamento de projetos tem como finalidade, trazer uma nova estrutura de negcios, que poder ser moldada de acordo com a necessidade. O departamento de projetos um projeto em si que pode utilizar todas as reas de conhecimento, alm de obter processos bem definidos. O resultado final apresenta uma organizao que lidar com projetos de diversas origens e objetivos estratgicos.Na administrao de projetos, temos como ponto de partida o que se diz respeito ao futuro. O que foi ocorrido no passado, como situaes, gastos perdidos e tempo no h mais como serem recuperados e ou administrados. E que s pode ser administrado o futuro e o presente.Para ter um bom projeto a comunicao deve-se ocorrer de forma adequada e precisa, sendo assim, quando a mesma vai bem o projeto acaba ocorrendo conforme o plano elaborado, minimizando tempo e esforos na inspeo ou avaliao do andamento do trabalho. No final de um projeto o maior anseio prosseguir em buscas de novos desafios, em uma nova direo, ignora se assim a necessidade de inspees peridicas e avaliaes finais.Sendo assim as decises gerenciais para o futuro se baseia no que poder ocorrer e no no que j ocorreu, esse o seu principal foco, em qualquer tipo de plano, planejamento ou elaborao de um projeto.

BIBLIOGRAFIAS

WWW.ERCAGROUP.COM.BR

PLT GESTO DE PROJETOS

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