FACULDADE ANHANGUERA UNIDERP

Centro de Educação a Distância

Disciplina: GESTÃO DE PROJETOS

ADMINISTRAÇÃO

Professor Presencial: Claudiene Mota de Araújo

Prof. EAD: Renata M. G. Dalpiaiaz

Araguaína - TO16 de Abril de 2015

SUMARIO

Introdução.......................................................................................................................03

Apresentação da empresa................................................................................................04

Definição sobre a Gestão de Projetos..............................................................................04

Avaliação das oportunidades...........................................................................................05

Apresentação do escopo do projeto.................................................................................05

Tarefas e pessoas envolvidas.………………………..………………………………...07

Cronograma.………………………………………....………..............………………..08

Monitoramento………………………………………...…………………………….....08

Finalização do projeto……………………………………………………..…………...09

Conclusão........................................................................................................................10

Referencias Bibliográficas...............................................................................................11

INTRODUÇÃO

Este trabalho nos mostrara a importância de Gestão de projetos na administração

das empresa, qual o significado e como poderemos usar a gestão de projetos no nosso

cotidiano. Poderemos compreender como a implantação de um projeto bem elaborado

pode resultar em bons resultados e perceber que um pequeno deslize pode resultar no

fracasso total de um projeto seja ele pequeno ou simples.

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Este trabalho apresenta as necessidades mais evidentes de uma empresa, iremos

analisar os membros envolvidos, levar em consideração tempo de execução, estrutura,

orçamento entre outros.

A empresa escolha para o desenvolvimento desse trabalho foi à prefeitura

Municipal de Xambioá, onde implantaremos um projeto com os requisitos solicitados

nesse trabalho.

APRESENTAÇÃO DA EMPRESA

A Prefeitura municipal de Xambioá situada no centro da cidade, fundada no ano

de 1976, conta com um prédio de 324 m², com um quadro de 43 funcionários, com

horário de atendimento de 07:00 as 13:00 aberto de segunda a sexta para o atendimento

a população. Atualmente com sua gestão vêm conseguidos bons frutos e expandindo

seus projetos.

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E dividia em 12 salas nelas contendo os departamentos de, Recursos humano,

Coletoria, Contabilidade interna, Financeiro, Administração Interna, Gabinete,

recepção/Atendimento ao Publico.  Conta ainda com departamentos de emissões de

CTPs, CI e Reservistas. As demais secretarias e departamentos estão espalhadas pela

cidade em pontos estratégicos, para facilitar o atendimento a população.

DEFINIÇÃO SOBRE A GESTÃO DE PROJETOS

Gestão de Projetos, é um empreendimento que será executado em um

determinado tempo, para melhorias e soluções de problemas na organização, é ter um

foco em um tempo definido e que traga melhores resultados, que não pode ser

assimilado com as rotinas da empresa.

Quando ocorre isso podem ocorrer riscos que afetem o projeto, tanto pra melhor

como pode entrar em conflito e ocorrer erros no projeto. Escopo seria como tarefas a

realizar para chegar ao resultado esperado do projeto. Entregáveis são os documentos

que deveram ser entregues assim que o projeto for realizado. Entre os demais processos

que devem ser seguidos está o orçamento, cronograma, tempo de execução, melhores

praticas, entre outros.

O Projeto deve ser inspecionado, monitorado, controlado, para que seja bem

executado, auxiliando nos processos de documentações necessárias, divergências,

dúvidas e problemas que podem ocorrer durante o processo do projeto.

Gestão de projetos é o ato de administrar e gerenciar um projeto específico. O

projeto pode ser de diferentes áreas, porém, sua execução está dentro de um prazo

predefinido. A gestão exige ações definidas com rotinas específicas de gerenciamento,

manutenção, controle, tempo para iniciar e para finalizar, custos, qualidade,

comunicação, controle de riscos e recursos disponíveis para execução do projeto.

AVALIAÇÃO DA OPORTUNIDADE

Com a visita feita na empresa podemos observa o seguinte: Todos os

departamentos e secretarias são informatizados, contendo seus próprios computares e

impressoras. O controle e manutenção dos equipamentos e assessoria técnica ficam por

conta de uma empresa contratada (um terceirizada) através de um processo licitatório.

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A questão é que a demanda por serviços e assistência técnica é muito grande. Os

chamados são freqüentes, pois a maioria do s departamentos lida com sistemas e

burocracias e os sistemas precisam se atualizados constantemente, e sendo assim a

empresa contratada não consegue atender a todos os chamados, pois conta com uma

equipe muito pequena e com técnicos sem muita experiência, o que acaba

comprometendo a qualidade e o desempenho do trabalho por parte dos funcionários.

ESCOPO

Objetivos gerais

Propor a implantação de um Departamento especializado em Tecnologia da

informação compostos por técnicos especializados que estarão disponíveis  para atender

á demanda por assistência técnica e substituição de equipamentos e peças de reposição,

além de dar assessoria e treinamento para os funcionários.

Objetivos Específicos

Dar mais agilidade aos processos;

Diminuir o custo com a contratação de pessoal terceirizado;

Reduzir o custo com manutenção de máquinas e equipamentos de reprografia;

Controlar a aquisição de peças de substituição;

Identificar os gargalos resultantes da falta de gerência;

Acompanhar as mudanças e monitorar as ações que podem resultar em gastos

desnecessários;

Treinar e capacitar os funcionários.

Resultados esperados com a execução

Espera-se com a implantação do Departamento de Tecnologia reduzir,

primeiramente, os gastos com a contratação de uma empresa para dar assistência e

assessoria. Acabar com o alto índice de reclamações por conta de serviços prestados ou

deixados de prestar. Modernizar e melhorar o atendimento. Melhorar a qualidade dos

serviços prestados. Substituir os equipamentos ultrapassados. Desenvolver e adquirir

softwares específicos de gestão ou contratar empresas sérias para instalar e gerir

softwares terceirizados.

Para os gestores essa coleta de dados organizados por setor facilita tanto para

tomar decisões importantes, como também para entender como cada departamento está

sendo conduzido para atingir o objetivo esperado pela empresa.

Abrangência do Projeto

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Esse projeto de Proposta de Criação do Departamento de Tecnologia abrange

todas as secretarias e demais departamentos ligados á Prefeitura Municipal de Xambioá.

Integrar todos os setores e com isso reduzir drasticamente o número de chamados por

conta de falhas nos equipamentos. Preparar e capacitar os usuários para fazer bom uso

de todos os recursos disponíveis. Diminuir o elo entre todos os setores melhorando a

comunicação interna e externa.

A proposta visa atender a todos os departamentos e secretarias vinculadas ao

município, para que possam agir a partir de informações e dados consistentes e

detalhados que resultarão em decisões acertadas.

Justificativas do Projeto

Todas as secretarias e departamentos do município de Xambioá são

informatizados. Diariamente ocorrem problemas como falhas em sistemas específicos

de gestão, falha de hardware e software, problemas com conexão á internet, problemas

na rede local, impressoras, substituição de cartuchos e toner, dúvidas com relação ao

uso dos sistemas operacionais, dúvidas com relação ao uso de editores de texto,

planilhas de cálculo, dentre outros eventos que ocorrem cotidianamente e que precisam

de atendimento prioritário e rápido. Porém, isso não vem ocorrendo, a demora no

atendimento causa estresse e atrasos nas atividades dos funcionários.

O projeto se torna relevante por concentrar o trabalho em áreas específicas e

com pessoas treinadas para prestar atendimento com rapidez e segurança. Com a

capacitação constante da equipe de TI as áreas de abrangência do projeto serão

definidas por prioridade e para cada problema específico haverá uma pessoa

especializada para prestar atendimento, além, é claro, de apresentar relatórios com todas

as informações pertinentes ao problema e ao local onde o mesmo ocorreu, com isso

teremos condições de montar um gráfico com os índices de atendimento por área de

abrangência mostrando qual secretaria ou departamento vem ocorrendo falhas querem

seja por mau uso dos equipamentos quer seja por falhas de hardware ou software.

TAREFAS E PESSOAS ENVOLVIDAS

As tarefas são importantes para determinamos o sucesso do projeto e

conhecermos cada decisão a ser tomada.

Tarefa 1

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o Propor ao departamento de recursos humanos a contratação de

um tecnólogo com formação superior para gerenciar a equipe de

TI.

Tarefa 2

o Verificar junto ao quadro de pessoal se há alguém com formação

e conhecimento em informática nas áreas de rede de

computadores, desenvolvimento web e de software, sistemas

operacionais e servidores.

Tarefa 3

o Solicitar junto ao departamento de pessoal a transferência de

funcionários com conhecimentos nas áreas de abrangência do

projeto para integrar a equipe de TI.

Tarefa 4

o Montar uma estrutura para treinar e capacitar o pessoal de TI,

com salas e equipamentos de treinamentos e professores

capacitados.

Tarefa 5

o Treinar o pessoal que ira integrar a equipe de TI e que irão

trabalhar no Departamento de Tecnologia da Informação.

Tarefa 6

o Levantamento de custo de treinamento de pessoal;

o Levantamento de custo de aquisição de material para montagem

da sala a ser usada para testes de softwares e hardwares.

o Levantamento de custo para aquisição de equipamentos de

substituição para máquinas de reprografia e impressoras.

o Levantamento de custo para manutenção de salários do pessoal da

equipe de TI que irão integrar O Departamento de Tecnologia da

Informação.

Tabela 1

ProfissionaisTarefa 1

Tarefa 2

Tarefa 3

Tarefa 4

Tarefa 5

Total de Horas

Gestor do projeto 15 0 0 20 0 35

7

Gestor Operacional 1

0 15 10 0 15 40

Gestor Operacional 2

0 10 15 5 0 30

Analista 1 0 20 15 0 10 45Total 150

Fonte: Gestor do Projeto

CRONOGRAMA

A proposta de criação do Departamento de Tecnologia da Informação terá prazo

para terminar em 30 de Dezembro de 2015.

Cronograma de execução.

Tabela 2

Mês JanFe

rMar Abr

Ma

iJun Jul Ago

Se

tOut Nov Dez

Tarefa 1

Tarefa 2

Tarefa 3

Tarefa 4

Tarefa 5

Tarefa 6

Fin. Do Projeto

Fonte: Gestor do ProjetoMONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DE RISCOS

O monitoramento das atividades permite que a equipe do projeto tenha uma

visão clara da saúde do projeto e destaca as áreas que exigem atenção adicional.

Também controla todo o esforço do projeto. Cada atividade indica no cronograma seu

tempo de execução estabelecido.

Monitoramento

Reuniões com a equipe do projeto para avalição das ações;

Estudo do escopo;

Estudo dos gráficos para acompanhamento da realização das tarefas;

Análise de contratos antigos para detectar falhas na execução de tarefas;

Controle de qualidade

Reuniões com o departamento jurídico e de recursos humanos para estudar a

viabilidade de implantação do projeto.

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Controle de Riscos

Desacordo com relação ao edital de concurso para vagas de tecnólogo nível

superior e técnicos especialistas;

Redução dos investimentos em novos equipamentos;

Equipe despreparada para lidar com assuntos complexos;

Ausência de licitações para aquisição de equipamentos de hardware e

software para o departamento a ser criado e para atender a demanda por substituição.

FINALIZAÇÃO DO PROJETO

Foi realizada uma Reunião com todos os membros da equipe para análise de

viabilidade do projeto e para discutir as falhas e acertos na execução durante o período

de implantamento do mesmo. Analisamos se as metas e objetivos foram compridos e se

os resultados foram alcançados.

Como o monitoramento nos observamos que todas as tarefas foram compridas

dentro do prazo, e os resultados forma os melhores esperados. Nossa equipe foi bem

sucedida na implantação do projeto assim rendendo bons frutos e a pós o projeto chegar

no fim no prazo determinado nos finalizamos o projeto.

CONCLUSÃO

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Gestão de projetos ou gerência de projetos é a área da administração aplicada de

conhecimentos, habilidade e técnicas na elaboração de atividades que são relacionadas

para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos, num certo prazo, com um certo

custo e qualidade. Projetos têm por característica um término definido e é sempre único

de alguma forma, nesse quesito desenvolveremos nosso projeto “reciclar”. Pudemos

perceber que a análise de viabilidade de projetos e investimentos tem sido uma

preocupação constante dos empresários, nenhuma empresa ou organização pode assumir

riscos que não tenha condições de “custear” ou que afetem o rumo do negócio. E sem

falar na forma que a tecnologia vem invadindo tudo ao nosso redor. Está bem informado

e atualizado na areá de tecnologia da informação é um passo a mais para se torna bem

melhor e poder trabalhar melhor e com rendendo bons frutos. Nos vimos a importância

de um projeto bem elaborado, como se você fizer alguma coisa errado pode acarretar

em um desastre do seu projeto.

Sendo assim, seguir todos os passos abordados nesse trabalho para se obter um

projeto bem sucedido, e que cumpra seu metas e objetivos.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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KEELLING, Ralph; BRANCO, Renato H. F. Gestão de Projetos: Uma abordagem Global. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2012.

Gestão de Projeto. Disponível em: <http://www.gestaodeprojeto.info/>. Acesso em:9 out. 2012.

Sebrae. Execução e Gestão de Projetos. Disponível em: <http://www.sebrae.com.br/customizado/desenvolvimentoterritorial/comofazer/execucao-e-gestao-de-projetos>.

Monitoramento e Controle na Gestão de Projetos de Obras Industriais. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/administracao-enegocios/monitoramento-e-controle-na-gestao-de-projetos-de-obrasindustriais/26953/>.

A organização da atividade de gerenciamento de projetos: os nexos com competências eestrutura. Disponível em: <http://www.scielo.br/pdf/gp/v18n2/14.pdf>.

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