apostila - ciclo pdca (planejar desenvolver conferir agir)

Ciclo PDCA N°01 Apostila

INTRODUÇÃO

1. Na vida existem coisas que são fáceis e outras que são difíceis. Uma coisa é fácil para uns e difícil para outros. É fácil para quem tem um plano que dá certo; difícil para quem não tem plano ou tem um plano que não funciona.

2. No nosso dia a dia, é muito raro que consigamos fazer um plano que funcione, que seja perfeito, na primeira vez. Mas é muito fácil fazer um plano simples e ir melhorando sistematicamente, até que se alcance o resultado desejado.

3. Para o bom desenvolvimento de qualquer trabalho, seja na nossa vida particular ou na Empresa, devemos ter um direcionamento ou corremos o risco de não alcançar os objetivos, pois, ...

“QUANDO NÃO SE SABE ONDE IR, QUALQUER LUGAR LEVA A LUGAR NENHUM”.

O CICLO PDCA

1.

PP

DDAA

CC

O Ciclo PDCA é um método gerencial e

sistemático de tomada de decisão. É baseado no princípio de que é necessário compreender um problema ou um processo, antes que se possa aperfeiçoá-lo ou resolvê-lo.

2. A utilização do Ciclo PDCA possibilita o aperfeiçoamento contínuo de processos e solução de problemas. Enfatiza a ação fundamentada em dados.

3. A palavra MÉTODO vem do grego, através da junção das palavras META+HODOS (quer dizer caminho). Portanto, método quer dizer “caminhos para a meta”.

4. Como o PDCA é um método, logo, é um caminho para se atingir metas.

[email protected] Página 1 de 11


5. O Ciclo PDCA é um Método de Trabalho que possibilita às pessoas planejarem e gerenciarem a Rotina Diária de um Processo ou eliminar problemas.

6. Essa ferramenta gerencial possibilita às pessoas assumirem responsabilidades; a pensar de forma diferente, a desejar o desconhecido (novas metas) e, portanto, ter vontade de adquirir novos conhecimentos.



DETALHAMENTO DO CICLO PDCA

1. O Ciclo PDCA é dividido em 4 (quatro) etapas, cujos significados estão apresentados na tabela a seguir. A esta seqüência de etapas, chamamos de “Giro do PDCA”.

ETAPAS INGLÊS PORTUGUÊS DESCRIÇÃO

P PLAN PLANEJARNesta etapa planejamos o que fazer.

D DO DESENVOLVERNesta etapa fazemos conforme o planejado.

C CHECK CONFERIR

Nesta etapa comparamos o resultado obtido com o planejado e estudamos as diferenças.

A ACT AGIR

Nesta etapa , caso necessário, tomamos uma ação corretiva para “acertar” o que for preciso, ou seja, corrigimos o que não deu certo.

2. Qualquer atividade que se realize, deve passar pelas 4 (quatro) etapas, definidas no Ciclo PDCA, para que possa ser bem realizada e ser melhorada a cada vez que for executada.

UTILIZAÇÃO DO CICLO PDCA

1. O Ciclo PDCA pode ser utilizado em qualquer situação e pode ser um balizador de como estamos . Nos exemplos a seguir, mostraremos exemplos que comprovarão a aplicabilidade do Ciclo PDCA.



EXEMPLO 1: Fazendo Compras no Supermercado

ETAPA SIGNIFICADO TAREFAS

PNesta etapa planejamos o que fazer

Elaborar lista de compras incluindo marcas e quantidade;

Fazer pesquisa e preços para conseguir as melhores ofertas;

Somar tudo para ver quanto vai gastar; Estabelecer uma meta.

DNesta etapa fazemos conforme o planejado

Comprar nos locais onde as ofertas são melhores;

Comprar as quantidades e marcas que necessitar

CNesta etapa conferimos tudo o que foi realizado

Conferir as compras para verificar se foram feitas dentro do orçamento;

Ver quanto economizou ? A meta foi atingida?

ANesta etapa corrigimos o que não deu certo

Melhorar lista, corrigindo preços, marcas e locais mais baratos;

Registrar os preços do produtos para servir de base para a próxima compra.



EXEMPLO 2: Fazendo Churrasco no Sítio



Marcar dia e local; Limpar a piscina; Confirmar quantidade de participantes; Elaborar lista de compras incluindo marcas e

quantidade; Fazer pesquisa e preços para conseguir as

melhores ofertas; Somar tudo para ver quanto vai gastar; Cobrar o dinheiro de cada participante; Distribuir tarefas de compras dos ingredientes.


Preparar a carne e os acompanhantes; Colocar a cerveja e os refrigerantes para gelar; Atuar na sonorização ( CD’s / música ao vivo); Escalar os Times da pelada


Pesquisar o grau de satisfação com relação ao evento;

Preparar balancete (Receita x Despesa); Se sobrou, quardar para o próximo evento; se faltou, cobrar a diferença dos participantes.


Atuar para elevar o grau de satisfação (colher sugestões );

Melhorar lista, corrigindo preços, marcas e locais mais baratos;

Registrar os preços do produtos para servir de base para a próxima compra.



EXEMPLO 3: Paciente Médico com Problema de Saúde



Paciente apresenta sintomas / efeitos indesejáveis (DOENÇA)

Médico examina os sintomas e levanta o histórico do paciente

Médico levanta hipóteses das causas mais prováveis da doença

Médico prioriza os exames específicos para ajudar na análise / confirmação das hipóteses levantadas.


Paciente realiza todos os exames especificados pelo médico


Medico analisa os exames realizados pelo paciente

Médico estabelece um diagnóstico da doença Médico propõe medicação para o paciente


Paciente toma a medicação para a doença Médico monitora o paciente para verificar a

eficácia do remédio contra a doença



CICLO PDCA PARA CONTROLE DE PROCESSOS

1. Em toda atividade humana, se quisermos obter bons resultados, temos de ter controle da situação.

PP

DDAA

CC

2. A falta de controle de um processo, provoca uma variação muito grande nos produtos e / ou resultados dos serviços.

3. O Ciclo PDCA, quando utilizado no Controle de Processos, obedece às etapas estabelecidas na tabela apresentada a seguir :


P(Planejar)

Nesta etapa planejamos o que fazer

Estabeleça as metas; Estabeleça os métodos para se

atingir as metas;D

(Desenvolver)Nesta etapa fazemos conforme o planejado

Eduque e treine; Execute o trabalho.

C(Conferir)

Nesta etapa conferimos tudo o que foi realizado

Verifique os resultados obtidos.

A(Agir)

Nesta etapa corrigimos o que não deu certo

Tome a ação apropriada em relação aos resultados obtidos.



EXEMPLO 4 : Planejamento Gerencial do Processo de Planejamento do Sistema Elétrico



Elaborar a Planilha dos Colaboradores; Elaborar a Memória de Cálculo do

Processo; Elaborar a Matriz de Desdobramento do

Processo; Definir as metas a serem atingidas pelos

Itens de Controle; Montar o Planejamento Gerencial do

Processo; Elaborar o Plano de Contas do Processo a

partir do Plano de Contas da UN; Elaborar Planilha de Apropriação das

Contas do Processo; Elaborar Planilha de Coleta de Dados dos

Itens de Verificação e dos Itens de Controle do Processo;

Elaborar os Gráficos de Acompanhamento dos Itens de Controle do processo..


Treinar os colaboradores no preenchimento das planilhas;

Preencher mensalmente as informações das planilhas dos itens de verificação e dos itens de controle;

Elaborar os Gráficos de Acompanhamento dos Itens de Controle.


Comparar os gráficos de acompanhamento dos itens de controle com as metas definidas .

A

Nesta etapa corrigimos o que não deu certo e padronizamos o que deu certo.

Elaborar Relato de Anomalia, MASP ou Relatório das Três Gerações para o que não deu certo;

Elaborar / Atualizar os POP’s para as atividades críticas que deram certo.



CICLO PDCA PARA MELHORAMENTO CONTÍNUO DE PROCESSOS

1. Se um plano elaborado foi seguido e não funcionou, consertar significará... Fazer outro Plano...um plano melhor !

2. Assim, terminado um ciclo de PDCA, começa outro , e outro, e outro... até que se chegue a um plano que dê certo, ou seja, um plano cujos resultados sejam garantidos!

“ UM PLANO BOM É AQUELE QUE GARANTE RESULTADOS”

3. Neste momento, pode-se dizer que se parou de girar o PDCA da Melhoria - para chegar a um resultado que se queria – e se começa a girar o PDCA da garantia – para garantir que o resultado alcançado não se perca com o correr do tempo.

4. Os dois PDCA´s são iguais. A única diferença é que, no primeiro, ainda não se pode garantir o resultado.

5. Concluindo o que foi dito anteriormente, teremos:

O Ciclo PDCA pode ser utilizado para manter e/ou melhorar as “DIRETRIZES DE CONTROLE” de um processo.

O Ciclo PDCA para melhoria é utilizado quando no processo pretendemos atingir novas metas ou novos resultados. Esta melhoria é obtida através da modificação da “maneira de trabalhar”, ou seja, modificação dos POP’s. Este ciclo coloca o PDCA de Manutenção em outro patamar de desempenho.

O Ciclo PDCA para Manutenção do Nível de Controle é utilizado quando no processo desejamos manter o nível de controle estabelecido pelo Item de Controle. As metas são atingidas através da utilização dos PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÕES (POP’).

A partir dos valores atuais dos Itens de Controle do processo, estabelece-se um Plano de Ação para mudar o nível de valores (MELHORAR).

Com as novas metas dos Itens de Controle e novos resultados obtidos, se estabelece um novo patamar de padrão do processo.

6. Para facilitar o entendimento do melhoramento contínuo de processos, através da conjugação Manutenção / Melhoria, veja a figura a seguir:



7. Em resumo, teremos:

CICLO PDCAMANUTENÇÃO MELHORIA

META = Faixa aceitável de valores META = Valor Definido

MÉTODO = POP’s (Cumprimento do POP)

MÉTODO = Procedimento Próprio (Modificação do POP)

CICLO PDCA PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS

1. Quando os problemas surgem, é aquele corre-corre, com todo mundo querendo fazer tudo ao mesmo tempo. A maioria não sabe nem por que está tendo determinada atitude.

2. De repente, o problema é resolvido e ninguém sabe como isto acontece. O problema foi resolvido ! Mas, se ocorrer novamente ? Será aquela correria de novo ?

3. O Ciclo PDCA também é utilizado para resolver problemas. Ele apresenta uma sistemática que, se aplicada de forma correta, possibilita que todas as etapas para uma solução de um problema, sejam obedecidas.



4. Na tabela a seguir, apresentamos, de forma simplificada, as respectivas etapas do ciclo PDCA para solucionar problemas

ETAPA SIGNIFICADO MASP

P( Planejar)

Nesta etapa planejamos o que

fazer

Identifique o problema; Observe o problema

escolhido; Analise os dados levantados

sobre o problema; Elabore um Plano de Ação.

D(Desenvolver)

Nesta etapa fazemos conforme o planejado

Treine o pessoal envolvido; Execute o Plano de Ação

elaborado.

C(Conferir)

Nesta etapa conferimos tudo o que foi realizado

Verifique os resultados obtidos.

A(Agir)

Nesta etapa corrigimos o que não

deu certo

Tome a ação apropriada em relação aos resultados obtidos.

Padronize o que deu certo.


apostila - ciclo pdca (planejar desenvolver conferir agir)

Documents