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Leadership & Management

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Apresentao do PowerPoint

Metodologia PDCA

Etapas do ciclo PDCAPDCAIDENTIFICAO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importncia1ANLISE DO PROBLEMA: investigar as caractersticas do problema e priorizar2ANLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3PLANO DE AO: elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais4EXECUO: atuar de acordo com o Plano de Ao5VERIFICAO: confirmar a efetividade do bloqueio das causas6PADRONIZAO: prevenir contra o reaparecimento do problema7CONCLUSO: revisar todo o processo de soluo de problema para trabalho futuro8

Conceito de problema e mtodo

Definio gerencial de problemaUm problema um resultado indesejvel de um processo; um gap entre o estado atual e o estado desejado.

Definio de mtodo

Gerenciar essencialmente resolver problemasMtodo ordenao do caminho com vistas a alcanar um objetivo

Mtodo PDCA para soluo de problemas

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Etapa de Identificao do Problema1.1 Analisar os dados e identificar o problema;1.2 Estabelecer itens de controle;1.3 Definir a meta;1.4 Implementar a gesto vista.Definir claramente o problema e reconhecer sua importncia

Etapas do ciclo PDCAPIDENTIFICAO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importncia1

Anlise de dados e identificao do problemaForma mais comum de identificar problemas atravs da anlise dos resultados fora da meta:Benchmark interno (desempenho histrico);Benchmark externo (desempenho relativo a outros processos similares).Quando no h meta e/ou indicadores definidos:Realizar coleta de dados atravs de pesquisas, inspees, entrevistas, monitoramento das reclamaes dos clientes, dentre outros.Etapa de Identificao do Problema

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Reconhecimento da importncia do problemaA anlise comparativa do nvel atual de desempenho com o benchmark indica uma lacuna. Portanto a LACUNA (ou parte dela) ser o problema a ser resolvido!

Etapa de Identificao do Problema

Definio de itens de controle e clusters (grupos similares) Para qualquer indicador preciso definir um parmetro numrico que permitir comparar com outros processos e/ou reas:

Item de ControleIndicadorParmetroDespesa com vigilnciaR$ / mmConsumo de gualitros / pessoapessoaProdutividade diriaquant. pedidos / diadia

Tambm preciso separar os indicadores em grupos que permitam a comparao entre si:No podemos comparar o consumo de gua entre as pocas de frio e calor.

Etapa de Identificao do Problema

Definio de metaToda meta dever ter: objetivo gerencial, valor a ser atingido e prazo para realizao.CONCEITO DE METAMETAINDSTRIASERVIOSCONSTRUO

OBJETIVOAumentar o valor mensal de atendimentosDiminuir o nmero de interferncias

VALOREm 10%De 100 para 120De 760 para 500

PRAZOAt dez/XXAt jul/XXAt dez/XXReduzir os custos de produoEtapa de Identificao do Problema

Calculando uma meta pelo conceito de lacuna

O valor da meta pode ser calculado de acordo com a lacuna mapeada pela anlise dos indicadores:Lacuna de despesa com vigilncia entre MG e RS = 430 130 = 300 [R$ / m];Para clculo da lacuna total, multiplica-se a lacuna pelo parmetro (armazm MG = 5.000 m);Lacuna Total = 300 x 5.000 = R$ 1.500.000,00 = R$ 1,5 MM;A meta pode ser definida como a lacuna total, ou como um percentual dela, por exemplo, 50% da lacuna total (R$ 0,75 MM) Meta = Reduzir despesa com vigilncia em R$ 750 mil no ano 7.Etapa de Identificao do Problema

Desdobramento da metaO desdobramento da meta global pode facilitar na soluo do problema:Etapa de Identificao do Problema

Implantao da Gesto VistaUm grfico de Gesto Vista deve conter:Meta a ser atingida;Indicao do objetivo da meta (sentido melhor para cima, ou melhor para baixo);Resultado em forma de farol (vermelho para meta no atingida e verde para meta atingida).

Etapa de Identificao do Problema

Metodologia PDCA

Etapas do ciclo PDCAPDCAIDENTIFICAO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importncia1ANLISE DO PROBLEMA: investigar as caractersticas do problema e priorizar2

Etapa de Anlise do Problema

Etapas do ciclo PDCA2.1 Levantar todos os dados e fatos disponveis sobre o problema no local da ocorrncia. Mapear o processo se necessrio;2.2 Estratificar os dados de diversas formas, procurando identificar aspectos diferenciados do problema;2.3 Priorizar os aspectos mais importantes para realizar a anlise do processo (busca das causas).Conhecer o problema eidentificar o foco de atuaoPANLISE DO PROBLEMA: investigar as caractersticas do problema e priorizar2

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Levantar todos os dados e fatos disponveis sobre o problemaEtapa de Anlise do Problema

Como resultado do problemaAnlise levas causasInvestigao leva raiz do problemaPor causa do problemaPROBLEMA(Atrasos na entrega dos pedidos)CAUSA (Produo abaixodo suficiente)

CAUSA RAIZ(Desalinhamento do rolo jumbo)CONSEQUNCIA(No atendimento e perda de clientes)SINTOMAS(Indicador de entrega atrasada)

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Etapa Anlise do Problema

Estratificao do problemaOnde acontece?Quando acontece?O que acontece?Como acontece?Quanto acontece?Com quem acontece?Identificar o foco do problema (em quais situaes o problema mais frequente):Atrasos de Produo; Atrasos Administrativos;Atrasos Sistmicos;Logsticos.No perodo da tarde.Na etapa de Acabamento;Na etapa de Liberao do Pedido.Com os analistas administrativos com menor tempo de empresa;Com a mquina n 3.No momento de liberar o pedido;No momento de gerar a Nota Fiscal.420 atrasos na Produo;240 atrasos Administrativos;50 atrasos Sistmicos;30 atrasos Logsticos.

Etapa Anlise do Problema

Priorizao pelo princpio de ParetoPRIORIZAOPROBLEMAElevado nmero de atrasos nas entregas.PROBLEMA PRIORIZADOElevado nmero de atrasos nas entregas na ETAPA DE ACABAMENTO com o ROLO JUMBO e GERAO DO PEDIDO TARDE.

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Metodologia PDCA

Etapas do ciclo PDCAPDCAIDENTIFICAO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importncia1ANLISE DO PROBLEMA: investigar as caractersticas do problema e priorizar2ANLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3

Etapa de Anlise do Processo

Etapas do ciclo PDCACompreender a relao das causascom o efeito do processo3.1 Buscar as causas fundamentais do problema;3.2 Priorizar as causas (hipteses);3.3 Analisar a consistncia das causas (confirmao das hipteses).PANLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3

Etapa de Anlise do Processo

Definio de processo e onde atuarPROCESSOFORNECEDORENTRADASADACLIENTE

Produo CeluloseExploradorTroncos descascados e picadosFardos de celulosePrensagem

PrensagemProduo CeluloseFardos de celuloseRolos de celulose com 40% de umidadeSecagem

SecagemPrensagemRolos de celulose com 40% de umidadeRolos de papel (rolo jumbo)Acabamento

AcabamentoSecagemRolos de papel (rolo jumbo)Folhas de papel cortadas e embaladasExpedio

SADASProdutos ou serviosENTRADASMaterial, informao, mquina, dentre outrosPROCESSO

Atuar nas entradas

Medir as sadas

Etapa de Anlise do Processo

Tcnica de Brainstorming Tempestade de ideias na busca das causas1. Nossa meta reduzir os atrasos de entregas em 260 at dezembro de 2014.Uma das formas mais eficaz de gerar a lista de possveis causas fundamentais envolver as pessoas que tem conhecimento e/ou vivenciam o problema atravs da tcnica de Brainstorming:

Etapa de Anlise do Processo

Tcnica de Brainstorming Tempestade de ideias na busca das causas2. Ao analisar os Grficos de Pareto, verificamos que o nosso problema priorizado o elevado n de atrasos na gerao de pedidos durante o turno da tarde.Uma das formas mais eficaz de gerar a lista de possveis causas fundamentais envolver as pessoas que tem conhecimento e/ou vivenciam o problema atravs da tcnica de Brainstorming:

Etapa de Anlise do Processo

Tcnica de Brainstorming Tempestade de ideias na busca das causas3. Por que estamos com elevado n de atrasos na gerao de pedidos no turno da tarde?Uma das formas mais eficaz de gerar a lista de possveis causas fundamentais envolver as pessoas que tem conhecimento e/ou vivenciam o problema atravs da tcnica de Brainstorming:

Etapa de Anlise do Processo

Tcnica de Brainstorming Tempestade de ideias na busca das causas5. Uma possvel causa o cadastro dos clientes.5. Outra causa a equipe ser jovem.Uma das formas mais eficaz de gerar a lista de possveis causas fundamentais envolver as pessoas que tem conhecimento e/ou vivenciam o problema atravs da tcnica de Brainstorming:5. Outra causa a quantidade de pedidos.

Etapa de Anlise do Processo

Tcnica dos 5 por qus e diagrama de Causa e EfeitoE durante o Brainstorming elaborar a o diagrama de Causa e Efeito a tcnica dos 5 por qus:Meta: reduzir os atrasos de entregas em 260 at dezembro de 2014.Pergunta: por que estamos com elevado n de atrasos na gerao de pedidos no turno da tarde?Problema: Elevado n de atrasos na gerao de pedidos tarde.

Etapa de Anlise do ProcessoAlgumas das possveis causas (hipteses) podem facilmente ser confirmadas atravs de dados:Maior nmero de pedidos gerados tarde;Elevados nmeros de pedidos da manh que ficam para tarde.

Analisar a consistncia das causas (confirmao das hipteses)

Etapa de Anlise do ProcessoNem todas as causas fundamentais identificadas podem ser imediatamente solucionadas, elas devem ser priorizadas quanto a:Agilidade de implementao (conseguimos solucionar esta causa rapidamente para melhorar nosso resultado do prximo ms?);Autonomia para solucionar a causa identificada (podemos eliminar esta causa sem a necessidade de envolver pessoas de outras reas?);Impacto no resultado (se resolver esta causa, o que ou quem ser impactado?).

Priorizao das causas a serem bloqueadas

Metodologia PDCA

Et