manual da planilha de orcamento empresarial

Orçamento EmpresarialVersão 1.1

ÍNDICE GERALClique no número da página que deseja visualizar

D E S C R I Ç Ã O P Á G I N A

Introdução 02

Para que serve a planilha 03

Características Gerais 04

Módulos da Planilha 05

Faturamento - Orçamento ou Realizado 06

Demonstração de Resultados 07

Gráficos 07

Tutorial – Passo a passo 08

Atualizações – O que há de novo na versão 1.1 09

Dúvidas / Sugestões 09

Orçamento Empresarial

Desenvolvida por Rafael Leite Araujo - 2003http://www.rafaelaraujo.com email: [email protected]


INTRODUÇÃO

Este trabalho nasceu da união de meus conhecimentos de contabilidade com os que aprendi na faculdade, especialmente no segundo período, e também de meus conhecimentos de informática sem os quais eu não conseguiria criar o aspecto visual da planilha.

A idéia propriamente dita nasceu quando iniciei o curso de Gestão de Negócios na Universidade Cândido Mendes. Achei que seria interessante aliar o que aprenderia lá aos meus conhecimentos de informática e contabilidade. Inicialmente minha proposta era criar um software, com acesso a banco de dados e outras utilidades. Mas depois, após criar algumas planilhas para amigos, verifiquei que o Excel seria perfeito para o que eu queria, pois além de ser muito funcional, era também prático pois a maioria das pessoas e empresas o usam, além de não necessitar de instalações complicadas, etc.

Sempre que possível estarei fazendo alterações na planilha para melhorar seu desempenho.

Espero que gostem do trabalho e que ele lhes seja útil.

Rafael Leite Araujo



PARA QUE SERVE A PLANILHA

Esta planilha não tem o objetivo de ser uma ferramenta que irá, de uma hora para outra, resolver problemas relativos ao orçamento das empresas. Seu objetivo é tentar tornar mais agradável a elaboração de um orçamento empresarial. Nela você poderá fazer simulações, descobrir a potencialidade dos seus produtos ou serviços, comparar seu orçamento com o que realmente ocorreu, descobrir, mediante indicação do lucro desejado, quanto sua empresa precisa faturar, visualizar seu orçamento ou resultados através de gráficos, dentre outras coisas.

Na verdade ela é apenas um organizador de idéias, um facilitador. De nada adianta termos excelentes programas de gestão, finanças, etc., se não temos noção do que eles realmente fazem.

Esta planilha também não é um controle de caixa. Ela trabalha com o regime que chamamos de competência, ou seja, as receitas e despesas devem ser registradas no momento em que ocorrerem e não no momento em que sejam recebidas ou pagas. O modo como isso acontece é trabalho para Fluxo de Caixa.

Para ilustrar resumidamente o parágrafo anterior, imagine que sua empresa pague aproximadamente por mês R$ 500,00 de uma despesas qualquer. Imagine também que, em um determinado mês, você deixou de pagar esta despesa e a quitou no mês seguinte juntamente com a do mês. Seria correto você registrar uma diferença positiva no mês em que deixou de pagar e uma diferença negativa no mês seguinte, já que pagou dentro de um mês duas despesas?

Os detalhes de cada módulo serão explicados em cada capítulo.



CARACTERÍSTICAS GERAIS

Esta planilha só funciona corretamente se a opção ATIVAR MACROS do Excel estiver acionada. Caso esteja, ele será aberta normalmente. Dependendo da configuração, o Excel lhe avisará sobre a existência de macros e perguntará se você deseja abrir ou não a planilha. Clique em SIM para abrir.

Poderá também acontecer também da planilha não ser aberta e nem lhe ser perguntado se deseja abrir ou não. Nesse caso, provavelmente seu Excel está configurado para não abrir documentos com macros e nem perguntar pela sua opção. Para corrigir isso, vá ao menu Ferramentas, Macros, Segurança. Selecione o nível de segurança como Médio. Isso fará o Excel lhe perguntar se deseja abrir ou não a planilha. Tente abrir novamente a planilha e responda SIM para ativar as macros.

Como você pode trabalhar tanto com valores de orçamento como valores reais, você deve estar atento ao seguinte: Na página principal da planilha, no canto inferior direito, há um menu para você escolher se deseja trabalhar com orçamento ou valores reais. Os botões de ORÇAMENTO e FATURAMENTO funcionam conforme a forma de trabalho escolhida. Se estiver como orçamento, serão apresentadas as telas montagem do orçamento, montagem do faturamento. Se estiver como valores reais, serão apresentadas as telas para informação dos valores reais ou faturamento real. As telas de orçamento e faturamento podem ser identificadas pelas cores. As com título em azul são para orçamentos e previsões e as com títulos em laranja são para valores realizados. A utilização de planilhas separadas para valores orçados e reais é útil para futura comparação entre o que "se esperou acontecer" e o que "realmente aconteceu".

Serão utilizadas aqui as seguintes convenções: por realizado deve-se entender como aqueles valores que realmente aconteceram e por orçado como aqueles valores previstos no orçamento.



MÓDULOS DA PLANILHA

A planilha contém os seguintes módulos:

1 - Menu : Contém acesso a todos os outros módulos da planilha. São eles : Dados da empresa, Despesas Fixas, Despesas Variáveis, Orçamento, Faturamento, Demonstração de Resultado e Gráficos. Deve-se prestar atenção especial a dois tópicos:

1.1 - O menu inferior esquerdo é onde deve ser selecionado o modo de trabalho, ou seja, se você está fazendo o orçamento escolha "Trabalhar com Orçamento" e se você está entrando com os dados reais escolha "Trabalhar com Realizado".

1.2 - O botão de acionamento do gráfico aciona o gráfico selecionado no menu ao lado do botão. Antes de clicar no mesmo, certifique-se de ter selecionado o gráfico desejado.

2 - Dados da empresa : Neste módulo devem ser inseridos os dados da empresa como nome, endereço, etc.

3 - Despesas Fixas : Este módulo serve apenas para o cadastro dos títulos das despesas fixas, pois seus valores serão inseridos na planilha de orçamento. Entre com os títulos que desejar nas categorias próprias.

4 - Despesas Variáveis : Neste módulo você pode mudar o nome de todas as despesas conforme sua necessidade. Entre com os percentuais para cada mês para que a planilha calcule automaticamente suas despesas variáveis.

5 – Salários : Neste módulo é possível informar a composição da folha de pagamento. Deve-se informar as funções, quantidade de empregados em cada uma e salário por funcionário. Na parte inferior da planilha estão os índices e percentuais utilizados no cálculo dos encargos (inss, fgts, vale transporte e outros). Informe os percentuais e demais valores para que a planilha possa calcular os valores dos salários e encargos sobre os mesmos. É possível também transportar os valores calculados (somente o total) para o orçamento através do módulo de transporte no final da planilha. Escolha o mês do orçamento para o quel deseja transportar os valores e clique no botão de transporte. Obs.: Os valores são transportados para a planilha de orçamento e não para a de valores realizados.

6 - Orçamento : Conforme a seleção efetuada (vide item 1), será aberta a planilha para elaboração do orçamento ou para entrada dos valores reais. A parte de receitas é preenchida automaticamente, exceto as linhas 2 e 3 que deverão ser preenchidas manualmente. Estas linhas são, respectivamente, para rendimentos de aplicações financeiras e outras entradas que desejar incluir. A parte de Dedução de Receitas é preenchida automaticamente de acordo com o informado no módulo Despesas Variáveis. O custo das compras também é preenchido automaticamente. A parte relativa às despesas deverá ser preenchida manualmente com os valores que desejar.



O resumo geral (ao final da planilha) apresenta o resumo do orçamento com diversos dados gerenciais. Logo abaixo é disponibilizado um simulador onde você poderá estipular um lucro em % e o sistema, de acordo com os dados informados, lhe indicará seu faturamento ideal (ponto de equilíbrio). Também é possível a entrada de um objetivo de lucro em R% e não em valores percentuais.

Obs.: O simulador só é ativado quando se está trabalhando com Orçamento.

FATURAMENTO - ORÇAMENTO ou REALIZADO

Esta opção será ativada dependendo da opção escolhida no menu principal. Se estiver trabalhando como orçamento, será ativada a planilha para elaboração do orçamento do faturamento. Se estiver trabalhando como realizado, será aberta a planilha para inserção dos valores reais (os que realmente ocorreram). Tanto uma como outra são idênticas, tendo como diferenças apenas os títulos e as cores. O orçamento tem a barra de títulos em azul e o faturamento real tem a barra de título em laranja.

O objetivo deste módulo é montar o faturamento da empresa com as quantidades de cada produto.

Antes de entrarmos na explicação propriamente dita dos campos da planilha é conveniente uma explicação rápida do conceito de Margem de Contribuição.

Margem de Contribuição pode ser conceituada como a diferença entre receitas e a soma de custos e despesas variáveis. Sua finalidade é tornar mais fácil a visualização do potencial de cada produto, mostrando como cada um contribui para, em primeiro lugar, amortizar os gastos que são fixos, para depois contribuir para a formação do lucro.

Como usar este módulo:

A navegação entre os meses pode ser feita através do menu no topo da planilha, bastando apenas selecionar o mês para o qual se deseja ir.

Campos da planilha:

Preencher com o nome do produto, preço de venda, preço de custo, quantidade (a quantidade será prevista para orçamento e realizada para valores reais) e também com os percentuais de ISS, IRPJ Presumido e ICMS. Os demais campos são calculados automaticamente. O cálculo de impostos sobre vendas e outras deduções são calculados de acordo com o informado em despesas variáveis.

Depois de todos os dados terem sido digitados, os valores serão transportados automaticamente para a planilha de orçamento ou para a planilha de valores reais.



DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS

Este módulo permite a visão da demonstração do resultado em um determinado mês ou anual. Os valores constantes desta demonstração são oriundos dos valores realizados informados na Planilha Orçamento, com a opção Trabalhar com Realizado. Não é possível visualizar a demonstração com os valores orçamentados.

No topo da planilha você pode selecionar o mês que deseja visualizar ou se quiser ver o ano todo basta selecionar Consolidado Anual. Para visualizar ou não as contas marque ou desmarque a caixa “Mostrar contas”.

GRÁFICOS

Para ativar os gráficos, primeiro selecione o gráfico que deseja visualizar e depois clique no botão Gráficos.

Existem 4 tipos de gráficos a saber:

- Comparação Orçamento x Realizado : Gráficos em barras que permitem a visualização conjunta do que foi orçado com o que realmente aconteceu (realizado). Pode ser utilizado para identificar desvios significativos na elaboração do orçamento.

- Distribuição das despesas : Gráfico em forma de Pizza onde é possível a visualização da distribuição das despesas.

- Comparação Receitas x Despesas : Gráfico em forma de Pizza onde é possível a visualização da das Receitas, Despesas Fixas e Despesas Variáveis.

- Evolução das Receitas : Gráfico em barras onde é possível acompanhar a evolução das receitas durante o ano. Pode ser utilizado para análise de sazonalidade, entre outras utilizações.



TUTORIAL – PASSO A PASSO

Para elaborar um orçamento e depois comparar com o que realmente se realizou, siga os passos abaixo:

Passo 1 – No menu DADOS DA EMPRESA cadastre o nome da empresa, endereço, etc.

Passo 2 – No menu DESPESAS FIXAS cadastre os títulos (históricos) das contas que deseja que sejam apresentadas na montagem do orçamento.

Passo 3 - No menu DESPESAS VARIÁVEIS cadastre todas as despesas variáveis e seus respectivos percentuais. A tela está dividida em duas partes: DESPESAS TRIBUTÁRIAS e OUTRAS DESPESAS.

Passo 4 – Selecione, no menu inferior direito TRABALHAR COM ORÇAMENTO, para selecionar o modo de trabalho como orçamento.

Passo 5 – No menu FATURAMENTO você deve escolher o mês que deseja trabalhar e cadastrar o nome do produto, o preço de venda, o preço de custo e a quantidade esperada de vendas. O restante o programa calcula automaticamente e transporta os valores para a tela de orçamento.

Passo 6 – Agora está tudo pronto para a montagem do orçamento. Clique no menu Orçamento para entrar no módulo. Será emitido um aviso sobre seu modo de trabalho atual. A tela que aparecerá está dividida em meses e a primeira coluna é reservada para os títulos das contas. Os valores das receitas, bem como as deduções e o custo das compras, são transportados automaticamente da planilha de faturamento. Você só deve entrar com as informações das despesas. Vá inserindo os dados que desejar e quando finalizar será mostrado, no fim da planilha, um resumo das informações, tais como total de receitas, total de despesas, etc. Logo abaixo será disponibilizado, apenas quando se está trabalhando com orçamento, um simulador de faturamento. Você só pode entrar com dados em dois campos, o primeiro ou o quarto. No primeiro você deve informar um percentual de lucro que deseja obter e, com base nas informações do orçamento, ele irá informar seu faturamento ideal (ponto de equilíbrio). Ao informar o lucro nunca ultrapassar o máximo aconselhado. Se, ao invés de informar um percentual de lucro, você quiser informar um lucro em moeda (R$) use o quarto campo. Entre com o valor do lucro em R$ que deseja obter para saber seu faturamento ideal (ponto de equilíbrio).

Passo 7 – Após elaborar o orçamento você deve entrar com dados que realmente aconteceram (realizados). Para isso, mude o modo de trabalho de trabalhar com orçamento para TRABALHAR COM REALIZADO.

Passo 8 – Repita o procedimento do passo 5. Note que agora você está entrando com dados na planilha de faturamento real.



Passo 9 – Repita o procedimento do passo 6. Note que agora você está trabalhando com valores realizados. Neste módulo não é disponibilizado o simulador, uma vez que não é possível simular algo que já aconteceu.

Passo 10 – Agora que você tem os dois valores lançados (orçamento e realizado), clique no menu DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS. Será apresentada uma tela com uma demonstração do resultado do mês. Para visualizar outro mês ou o total anual selecione no menu superior à direita. A demonstração de resultados utiliza os valores realizados.

Passo 11 – Por fim, você pode escolher os gráficos que deseja visualizar e clicando no botão GRÁFICOS o gráfico escolhido será apresentado.

Obs.: Embora esteja disponível, a planilha de Salários pode ou não ser utilizada, pois os valores também podem ser digitados manualmente no orçamento.

ATUALIZAÇÃO O QUE HÁ DE NOVO NA VERSÃO 1.1

1 – Foi incluída a possibilidade de informar determinados impostos e tributos por produto e não mais apenas através dos percentuais informados na planilha das “DESPESAS VARIÁVEIS” fornecendo assim maior flexibilidade na montagem do orçamento.

2 – Inclusão da planilha “SALÁRIOS” que permite uma previsão detalhada da folha de pagamento com encargos e a possibilidade de transporte dos valores para o orçamento.

DÚVIDAS E SUGESTÕES

Caso haja alguma dúvida na utilização da planilha ou queira fazer alguma sugestão entre em contato.

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