ciclo pdca (planejar desenvolver conferir agir)
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Ciclo PDCA
N01Apostila
INTRODUO1. Na vida existem coisas que so fceis e outras que so difceis. Uma coisa fcil para uns e difcil para outros. fcil para quem tem um plano que d certo; difcil para quem no tem plano ou tem um plano que no funciona. 2. No nosso dia a dia, muito raro que consigamos fazer um plano que funcione, que seja perfeito, na primeira vez. Mas muito fcil fazer um plano simples e ir melhorando sistematicamente, at que se alcance o resultado desejado. 3. Para o bom desenvolvimento de qualquer trabalho, seja na nossa vida particular ou na Empresa, devemos ter um direcionamento ou corremos o risco de no alcanar os objetivos, pois, ...QUANDO NO SE SABE ONDE IR, QUALQUER LUGAR LEVA A LUGAR NENHUM.
O CICLO PDCA1. O Ciclo PDCA um mtodo gerencial e sistemtico de tomada de deciso. baseado no princpio de que necessrio compreender um problema ou um processo, antes que se possa aperfeio-lo ou resolv-lo. 2. A utilizao do Ciclo PDCA possibilita o aperfeioamento contnuo de processos e soluo de problemas. Enfatiza a ao fundamentada em dados. 3. A palavra MTODO vem do grego, atravs da juno das palavras META+HODOS (quer dizer caminho). Portanto, mtodo quer dizer caminhos 4. para a meta.
P A D
C
4. Como o PDCA um mtodo, logo, um caminho para se atingir metas. 5. O Ciclo PDCA um Mtodo de Trabalho que possibilita s pessoas planejarem e gerenciarem a Rotina Diria de um Processo ou eliminar problemas. 6. Essa ferramenta gerencial possibilita s pessoas assumirem responsabilidades; a pensar de forma diferente, a desejar o desconhecido (novas metas) e, portanto, ter vontade de adquirir novos conhecimentos.
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Ciclo PDCADETALHAMENTO DO CICLO PDCA
N01Apostila
1. O Ciclo PDCA dividido em 4 (quatro) etapas, cujos significados esto apresentados na tabela a seguir. A esta seqncia de etapas, chamamos de Giro do PDCA. ETAPASP D
INGLSPLAN DO
PORTUGUSPLANEJAR DESENVOLVER
DESCRIONesta etapa planejamos o que fazer. Nesta etapa fazemos conforme o planejado. Nesta etapa comparamos o resultado obtido com o planejado e estudamos as diferenas. Nesta etapa , caso necessrio, tomamos uma ao corretiva para acertar o que for preciso, ou seja, corrigimos o que no deu certo.
C
CHECK
CONFERIR
A
ACT
AGIR
2. Qualquer atividade que se realize, deve passar pelas 4 (quatro) etapas, definidas no Ciclo PDCA, para que possa ser bem realizada e ser melhorada a cada vez que for executada.
UTILIZAO DO CICLO PDCA1. O Ciclo PDCA pode ser utilizado em qualquer situao e pode ser um balizador de como estamos . Nos exemplos a seguir, mostraremos exemplos que comprovaro a aplicabilidade do Ciclo PDCA.
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Ciclo PDCAEXEMPLO 1: Fazendo Compras no Supermercado ETAPA SIGNIFICADONesta etapa planejamos o que fazer
N01Apostila TAREFAS
P
D
Nesta etapa fazemos conforme o planejado Nesta etapa conferimos tudo o que foi realizado Nesta etapa corrigimos o que no deu certo
C
A
Elaborar lista de compras incluindo marcas e quantidade; Fazer pesquisa e preos para conseguir as melhores ofertas; Somar tudo para ver quanto vai gastar; Estabelecer uma meta. Comprar nos locais onde as ofertas so melhores; Comprar as quantidades e marcas que necessitar Conferir as compras para verificar se foram feitas dentro do oramento; Ver quanto economizou ? A meta foi atingida? Melhorar lista, corrigindo preos, marcas e locais mais baratos; Registrar os preos do produtos para servir de base para a prxima compra.
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Ciclo PDCAEXEMPLO 2: Fazendo Churrasco no Stio
N01Apostila
ETAPA
SIGNIFICADO
TAREFASMarcar dia e local; Limpar a piscina; Confirmar quantidade de participantes; Elaborar lista de compras incluindo marcas e quantidade; Fazer pesquisa e preos para conseguir as melhores ofertas; Somar tudo para ver quanto vai gastar; Cobrar o dinheiro de cada participante; Distribuir tarefas de compras dos ingredientes. Preparar a carne e os acompanhantes; Colocar a cerveja e os refrigerantes para gelar; Atuar na sonorizao ( CDs / msica ao vivo); Escalar os Times da pelada Pesquisar o grau de satisfao com relao ao evento; Preparar balancete (Receita x Despesa); Se sobrou, quardar para o prximo evento; se faltou, cobrar a diferena dos participantes. Atuar para elevar o grau de satisfao (colher sugestes ); Melhorar lista, corrigindo preos, marcas e locais mais baratos; Registrar os preos do produtos para servir de base para a prxima compra.
P
Nesta etapa planejamos o que fazer
D
Nesta etapa fazemos conforme o planejado Nesta etapa conferimos tudo o que foi realizado
C
A
Nesta etapa corrigimos o que no deu certo
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Ciclo PDCAEXEMPLO 3: Paciente Mdico com Problema de Sade ETAPA SIGNIFICADO TAREFAS
N01Apostila
P
Nesta etapa planejamos o que fazer
D
Nesta etapa fazemos conforme o planejado Nesta etapa conferimos tudo o que foi realizado Nesta etapa corrigimos o que no deu certo
Paciente apresenta sintomas / efeitos indesejveis (DOENA) Mdico examina os sintomas e levanta o histrico do paciente Mdico levanta hipteses das causas mais provveis da doena Mdico prioriza os exames especficos para ajudar na anlise / confirmao das hipteses levantadas. Paciente realiza todos os exames especificados pelo mdico Medico analisa os exames realizados pelo paciente Mdico estabelece um diagnstico da doena Mdico prope medicao para o paciente Paciente toma a medicao para a doena Mdico monitora o paciente para verificar a eficcia do remdio contra a doena
C
A
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Ciclo PDCACICLO PDCA PARA CONTROLE DE PROCESSOS
N01Apostila
1. Em toda atividade humana, se quisermos obter bons resultados, temos de ter controle da situao. 2. A falta de controle de um processo, provoca uma variao muito grande nos produtos e / ou resultados dos servios. 3. O Ciclo PDCA, quando utilizado no Controle de Processos, obedece s etapas estabelecidas na tabela apresentada a seguir :
P A D
C
ETAPAP (Planejar) D (Desenvolver) C (Conferir) A (Agir)
SIGNIFICADONesta etapa planejamos o que fazer Nesta etapa fazemos conforme o planejado Nesta etapa conferimos tudo o que foi realizado Nesta etapa corrigimos o que no deu certo
TAREFASEstabelea as metas; Estabelea os mtodos para se atingir as metas; Eduque e treine; Execute o trabalho. Verifique os resultados obtidos. Tome a ao apropriada em relao aos resultados obtidos.
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Ciclo PDCA
N01Apostila
EXEMPLO 4 : Planejamento Gerencial do Processo de Planejamento do Sistema Eltrico
ETAPA
SIGNIFICADO
TAREFASElaborar a Planilha dos Colaboradores; Elaborar a Memria de Clculo do Processo; Elaborar a Matriz de Desdobramento do Processo; Definir as metas a serem atingidas pelos Itens de Controle; Montar o Planejamento Gerencial do Processo; Elaborar o Plano de Contas do Processo a partir do Plano de Contas da UN; Elaborar Planilha de Apropriao das Contas do Processo; Elaborar Planilha de Coleta de Dados dos Itens de Verificao e dos Itens de Controle do Processo; Elaborar os Grficos de Acompanhamento dos Itens de Controle do processo.. Treinar os colaboradores no preenchimento das planilhas; Preencher mensalmente as informaes das planilhas dos itens de verificao e dos itens de controle; Elaborar os Grficos de Acompanhamento dos Itens de Controle. Comparar os grficos de acompanhamento dos itens de controle com as metas definidas . Elaborar Relato de Anomalia, MASP ou Relatrio das Trs Geraes para o que no deu certo; Elaborar / Atualizar os POPs para as atividades crticas que deram certo.
P
Nesta etapa planejamos o que fazer
D
Nesta etapa fazemos conforme o planejado
C
Nesta etapa conferimos tudo o que foi realizado Nesta etapa corrigimos o que no deu certo e padronizamos o que deu certo.
A
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Ciclo PDCACICLO PDCA PARA MELHORAMENTO CONTNUO DE PROCESSOS
N01Apostila
1. Se um plano elaborado foi seguido e no funcionou, consertar significar... Fazer outro Plano...um plano melhor ! 2. Assim, terminado um ciclo de PDCA, comea outro , e outro, e outro... at que se chegue a um plano que d certo, ou seja, um plano cujos resultados sejam garantidos! UM PLANO BOM AQUELE QUE GARANTE RESULTADOS
3. Neste momento, pode-se dizer que se parou de girar o PDCA da Melhoria para chegar a um resultado que se queria e se comea a girar o PDCA da garantia para garantir que o resultado alcanado no se perca com o correr do tempo. 4. Os dois PDCAs so iguais. A nica diferena que, no primeiro, ainda no se pode garantir o resultado. 5. Concluindo o que foi dito anteriormente, teremos: O Ciclo PDCA pode ser utilizado para manter e/ou melhorar as DIRETRIZES DECONTROLE de um processo.
O Ciclo PDCA para melhoria utilizado quando no processo pretendemosatingir novas metas ou novos resultados. Esta melhoria obtida atravs da modificao da maneira de trabalhar, ou seja, modificao dos POPs. Este ciclo coloca o PDCA de Manuteno em outro patamar de desempenho.
O Ciclo PDCA para Manuteno do Nvel de Controle utilizado quando noprocesso desejamos manter o nvel de controle estabelecido pelo Item de Controle. As metas so atingidas atravs da utilizao dos PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRES (POP). Plano de Ao para mudar o nvel de valores (MELHORAR).
A partir dos valores atuais dos Itens de Controle do processo, estabelece-se um Com as novas metas dos Itens de Controle e novos resultados obtidos, seestabelece um novo patamar de padro do processo.
6. Para facilitar o entendimento do melhoramento contnuo de processos, atravs da conjugao Manuteno / Melhoria, veja a figura a seguir:
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Ciclo PDCA
N01Apostila
P
M E L H O R A
Nvel desejadoD
P A D C
A C
P D C Nvel Atual
M elhoram ento Contnuo do Processo
TEMPO
7. Em resumo, teremos:
CICLO PDCAMANUTENO META = Faixa aceitvel de valores MTODO = POPs (Cumprimento do POP) MELHORIA META = Valor Definido MTODO = Procedimento Prprio (Modificao do POP)
CICLO PDCA PARA SOLUO DE PROBLEMAS1. Quando os problemas surgem, aquele corre-corre, com todo mundo querendo fazer tudo ao mesmo tempo. A maioria no sabe nem por que est tendo determinada atitude. 2. De repente, o problema resolvido e ningum sabe como isto acontece. O problema foi resolvido! Mas, se ocorrer novamente? Ser aquela correria de novo? 3. O Ciclo PDCA tambm utilizado para resolver problemas. Ele apresenta uma sistemtica que, se aplicada de forma correta, possibilita que todas as etapas para uma soluo de um problema, sejam obedecidas.
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Ciclo PDCA
N01Apostila
4. Na tabela a seguir, apresentamos, de forma simplificada, as respectivas etapas do ciclo PDCA para solucionar problemas
ETAPA
SIGNIFICADO Nesta etapa planejamos o que fazer Nesta etapa fazemos conforme o planejado Nesta etapa conferimos tudo o que foi realizado Nesta etapa corrigimos o que no deu certo
P ( Planejar)
D (Desenvolver) C (Conferir) A (Agir)
MASP Identifique o problema; Observe o problema escolhido; Analise os dados levantados sobre o problema; Elabore um Plano de Ao. Treine o pessoal envolvido; Execute o Plano de Ao elaborado. Verifique os resultados obtidos. Tome a ao apropriada em relao aos resultados obtidos. Padronize o que deu certo.
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