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Controle Orçamentário – RM Nucleus Versão 10.0

1 – Objetivo

Apresentar as novidades do novo módulo de “Controle Orçamentário” no RM Nucleus versão 10.0

As principais novidades abordadas nessa apresentação serão:

- Data que afeta o orçamento funcionando em regime de competência;- Bloqueio de movimento que excederem o saldo do orçamento;- Realocação orçamentária para liberar os movimentos bloqueados;- Controle de alçada por usuário e centro de custo;- Formula para definir o valor do orçamento por tipo de movimento;- Controle de valores realizado, reservado, empenhado, excedente, recebido e cedido do orçamento;

2 – A estrutura do orçamento foi divida em três níveis:

* 1º: Centro de Custo, que será a tabela base do Orçamento

(imagem 1 - Centro de Custo).

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* 2º: Natureza do Orçamento: Nova tabela que foi criada para ser utilizada exclusivamente no orçamento, em substituição as tabelas opcionais e de produto que eram utilizadas na chave do orçamento.

(imagem 2 - Natureza do Orçamento)

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* 3º: Período do Orçamento: Nova tabela que foi criada para que o orçamento não precise ter periodicidade fixa, ficando a critério de o usuário definir qual será o período Orçamentário,

(imagem 3 - Visão do período)

e também como será a sua distribuição;

(imagem 4 - Visão dos itens do período).

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3 – Para a segurança e controle da utilização do orçamento, foi implementado o controle por alçada, que funcionará da seguinte forma:

* Vinculação entre o usuário e o centro de custo

Cadastro que define para quais os centros de custo o usuário esta autorizado a realizar movimentações orçamentárias.

A manutenção do cadastro pode ser feito na tela de anexo, onde o usuário pode fazer a vinculação ou desvinculação dos centros de custo de um usuário

(imagem 5 – Vinculação de Usuário com Anexo)

ou pode utilizar o assistente que foi criado para facilitar a manutenção do cadastro. Para utilizar o assistente, é preciso marcar os usuários que deseja vincular ou desvincular os centros de custos e clicar no processo "Manutenção de vinculo de Usuário e Centro de Custo”

(imagem 6 - Processo)

Na tela de filtro do assistente o usuário informa a faixa de centros de custo que deseja filtrar.

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(imagem 7 - Filtro do assistente)

Na próxima tela será apresentado em uma janela, os usuários selecionados, e em outra janela, os centros de custo do filtro informado, para o usuário fazer a vinculação ou desvinculação. Os centros de custo que o usuário esta vinculado já aparecem marcados.

(imagem 8 - Seleção assistente)

* Vinculação entre centro de custo e tabela de natureza do orçamento

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Cadastro que define para quais as naturezas do orçamento um centro de custo pode utilizar nas movimentações do orçamento. A manutenção do cadastro pode ser feito na tela de anexo, onde o usuário pode fazer a vinculação ou desvinculação das naturezas do orçamento de um centro de custo

(imagem 9 - Centro de custo com Anexo)

ou pode utilizar o assistente que foi criado para facilitar a manutenção do cadastro. Para utilizar o assistente, é preciso marcar os centros de custo que deseja vincular ou desvincular as naturezas do orçamento e clicar no processo “Manutenção do Vínculo da Natureza do Orçamento e Centro de Custo"


Na tela de filtro do assistente o usuário informa a faixa das naturezas do orçamento que deseja filtrar.

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(imagem 11 - Filtro do assistente)

Na próxima tela serão apresentados em uma janela, os centros de custo selecionados, e em outra janela, as naturezas do orçamento do filtro informado, para o usuário fazer a vinculação ou desvinculação. As naturezas do orçamento que o centro de custo esta vinculado já aparecem marcadas.

(imagem 12 - Seleção do assistente).

* Centro de custo agrupador

Cadastro que define um centro de custo como agrupador de outros centros de custo. O Agrupador irá concentrar a utilização do orçamento para outros centros de

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custo vinculados a ele. Ao incluir um movimento para o centro de custo agrupado (filho) o orçamento afetado é o definido para o centro de custo agrupador (pai).

A manutenção do cadastro pode ser feito na tela de anexo, onde o usuário pode fazer a vinculação ou desvinculação do centro de custo agrupador (Pai) com os centos de custo agrupados (Filhos)

(imagem 13 - Centro de custo com Anexo)

ou pode utilizar o assistente que foi criado para facilitar a manutenção do cadastro. Para utilizar o assistente, é preciso marcar os centros de custo que deseja vincular ou desvincular os centros de custo agrupados, e clicar no processo "Manutenção do Vínculo de Agrupamento do Centro de Custo"


Na tela de filtro do assistente o usuário informa a faixa de centros de custo e o período que deseja filtrar

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(imagem 15 - Filtro do assistente).

Obs.: Para permitir maior flexibilidade no agrupamento dos centros de custo, as suas vinculações serão definidas por período orçamentário.

Na próxima tela será apresentado em uma janela, os centros de custo selecionados, e em outra janela, as naturezas do orçamento do filtro informado, para o usuário fazer a vinculação ou desvinculação. As naturezas do orçamento que o centro de custo esta vinculado já aparecem marcadas.

(imagem 16 – Seleção do assistente)

Restrições na vinculação e desvinculações do centro de custo agrupador:

Vinculação:- não pode ser vinculado um centro de custo como agrupado, em um período onde possuir movimentações de orçamento para ele.

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- um centro de custo só pode ter uma vinculação com um agrupador por período.

Desvinculação: - não pode excluir um vinculo de um centro de custo agrupado, em um período que possuir movimentações de orçamento para ele.

4 - Cadastro dos valores orçados

Foi criada uma tela para o registro e acompanhamento dos orçamentos. Com isso estaremos desvinculando esse registro dos movimentos no RM Nucleus e passando para uma tabela de movimentação do orçamento.

Essa interface terá as seguintes características:

Histórico de alterações realizadas diretamente no valor orçado; Consistir a alteração do valor orçado para que não ultrapasse o valor real já

empenhado; Apenas os orçamentos dentro do período de movimentação global poderão

ser alterados; A permissão de acesso seguirá o padrão dos demais cadastros visto que a

manutenção dos orçamentos é feita de forma centralizada;

(imagem 17 - Cadastro do Orçamento)

5 – Valores do Orçamento

Qualquer movimentação que for realizada no orçamento sempre ira afetar a tabela de saldo do orçamento e também ira incluir um registro na nova tabela que foi criada para guardar as movimentações do orçamento.

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A tabela de Saldo do orçamento terá os seguintes campos de valores:

- Valor Orçado; - Valor Opcional 1;- Valor Opcional 2; - Valor Excedente;- Valor Realizado;- Valor Recebido;- Valor Cedido.

* O Valor Orçado e alterado somente pela nova tela de manutenção do cadastro de orçamento.* Os valores Opcional 1 e Opcional 2, são valores intermediários que podem ser configurados no efeito do orçamento por tipo de movimentos.Exemplo: o Valor Opcional 1 pode ser parametrizado para ser afetado na solicitação de compra, o Valor Opcional 2 pode ser parametrizado para afetado no pedido de compra, e o Valor Realizado, será afetado somente na Nota Fiscal. Com essa configuração o orçamento será afetado na solicitação de compra, e será acompanhado até a realização na inclusão da Nota fiscal. * O Valor Excedente é atualizado automaticamente, quando algum item do movimento excede o saldo do orçamento disponível no período, e o movimento fica com o status de bloqueado.

* O valor Realizado, é a ultima etapa que deve ser configurada para o efeito dos valores do orçamento.

* Os valores Recebido e Cedido, são utilizados automaticamente na utilização do assistente que faz a transferência de valores do orçamento, para desbloquear um movimento.

(imagem 18 - Visão do Cubo do Orçamento)

6 - Saldo Disponível do Orçamento

A formula para chegar ao saldo disponível do orçamento por período é a seguinte:

Saldo do Período = Valor Orçado – (Valor Opcional 1 + Valor Opcional 2 + Valor Realizado) - Valor Cedido + Valor Recebido + Valor Excedente

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7 – Movimentação do Orçamento.

Quando um movimento estiver configurado utilizar o orçamento, sempre que for incluído, alterado, cancelado ou recebido, ele irá afetar o orçamento conforme sua configuração. Os dados que serão considerados para o orçamento são por item de movimento. Com isso um movimento poderá ter itens que afetem orçamentos diferentes centro de custo e natureza do orçamento, ou também de períodos diferentes.

Campos do Orçamento:

- Data: Data do efeito do orçamento, essa data é gravada na inclusão do movimento, e não modifica mesmo no recebimento de movimento e geração de ordem de compra na cotação. - Valor Unitário do Orçamento: Valor que foi calculado com base na formula definida por tipo de movimento- Natureza: Natureza do Orçamento que pode ser copiada como default do cadastro do produto.

(imagem 19 - Visão do item de movimento)

Obs.: Como o orçamento é baseado no item do movimento, nos movimentos que afetam o orçamento, não podem estar configurados para agrupar itens repetidos, pois esses itens podem ser de orçamentos distintos.8 - Orçamento excedente

Quando um movimento for afetar o orçamento e não possuir verba suficiente para o valor solicitado, podem ser configuradas três ações sobre esse movimento:

- Avisa: Uma mensagem é emitida sobre o valor excedente do orçamento, e o movimento é criado com status “Pendente”.

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- Barra: Uma mensagem é emitida sobre o valor excedente do orçamento, e não permite salvar o movimento.- Bloqueia: Uma mensagem é emitida sobre o valor excedente do orçamento, e o movimento criado com o status “Bloqueado”. Com esse status o movimento fica aguardando que seja liberado pelo assistente de realocação orçamentário, e não pode ser recebido para um outro tipo de movimento enquanto estiver bloqueado. .

(imagem 20 - Visão do movimento com mensagem)

9 - Realocação orçamentária

Para visualizar os movimentos que estão bloqueados por falta de verba do orçamento, o usuário deverá acessar o menu “Opções/Realocação Orçamentária”,

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(imagem 21 - Menu).

será apresentada uma grid com todos os movimentos bloqueados.

(imagem 22 - Grid com movimentos)

Para desbloquear um movimento, o usuário deve selecionar o movimento na lista, e clicar no botão “Assistente de Realocação”.

O assistente e aberto com todos os itens que excederam o orçamento do movimento selecionado.

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(imagem 23 – Seleção do assistente)

Após selecionar os itens que deseja desbloquear, e clicar no botão avançar, é apresentada uma tela com as opções de realocação respeitando as regras definidas no perfil do usuário.

Níveis de realocação para usuários

1. Realoca entre Naturezas do Centro de Custo 2. Realoca entre Naturezas e Centros de Custo que está Associado.3. Realoca entre Naturezas e Centros de Custo que está Associado, com Valores

dos Períodos Anteriores.

Se o usuário possuir o nível 3, ele poderá:

- escolher dos centros de custo que está associado qual ira retirar o valor.- escolher os períodos anteriores ao período que esta realocando.- escolher qual natureza do orçamento deseja retirar. Note que nessa tela ele apresenta o valor disponível para realocação.- digitar o valor que deseja realocar

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(imagem 24 – Transferência do assistente)

Para liberar o orçamento excedente, o usuário pode retirar valores de valores orçamentos até atingir o valor necessário.

Após fazer a transferência dos valores necessários para desbloquear o movimento, e clicar no botão avançar, o sistema atualiza os valores recebidos e cedidos dos orçamentos selecionados, e libera o movimento para que esse possa ser recebido.

(imagem 25 – Conclusão do Assistente)

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