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CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA

Faculdade de Tecnologia de São Sebastião

Curso Superior de Tecnologia em Gestão Empresarial

Deborah Heder Bou Khazaal Jade Torrezan Klemenc

Aplicação do ciclo PDCA a uma microempresa.

São Sebastião 2015



Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Faculdade de Tecnologia de São Sebastião, como exigência parcial para obtenção do título de Tecnólogo em Gestão Empresarial. Orientador: Prof. Me. Daniel Roberto

Jung.

São Sebastião

2015



Apresentação de Trabalho de Graduação à Faculdade de Tecnologia de São Sebastião, como condição parcial para a conclusão do curso de Tecnologia em Gestão Empresarial.

São Sebastião, 17/12/2015

BANCA EXAMINADORA

_________________________________________________________

Prof. Me. Daniel Roberto Jung

_________________________________________________________

Prof. Me. Acyr. E. Freire Jr

_________________________________________________________

Prof. Me. Carlos Armando Benedusi Luca Luca

Média Final: ___________________

Dedicamos este trabalho as nossas

famílias, amigos, professores, e a todas

as pessoas que acreditam na beleza de

seus sonhos.

AGRADECIMENTOS Gostaríamos de agradecer o nosso professor orientador Daniel R. Jung, que nos ajudou, auxiliou e esteve presente para que fosse realizada a elaboração do nosso trabalho. Agradecemos as nossas famílias que nos apoiaram em todas as etapas do nosso curso, nos incentivando a não desistir quando o desânimo às vezes insistia em aparecer. Agradecemos também a todos os professores do curso, que nos ensinaram não só as diversas matérias da faculdade como também nos ensinaram a sermos seres humanos melhores, persistir e nunca desistir dos nossos sonhos e objetivos, e a ter foco.

No mais, queremos agradecer todos os colegas, amigos e pessoas queridas que sempre estiveram presentes em nossas vidas nos dando amor, carinho e nos apoiando para chegarmos até aqui. Por fim, gostaríamos de agradecer em especial o nosso querido amigo e colega de faculdade Ricardo Alves do Nascimento, que foi nosso exemplo de pessoa, pai e aluno, que com muita fé também persistiu, insistiu e também chegou a essa etapa tão esperada de nossas vidas, a graduação.

Obrigada a todos!

“O Futuro tem muitos nomes. Para os fracos, é o inatingível. Para os temerosos, o desconhecido. Para os valentes, é a oportunidade”.

Victor Hugo

RESUMO

Dentre as várias ferramentas que compõem a Gestão da Qualidade, destaca-se neste estudo o Ciclo PDCA (Planejar, Executar, Checar e Agir). A aplicação do ciclo PDCA ocorreu em uma microempresa no setor de roupas femininas no Litoral Norte de São Sebastião, no período de dois meses, por dois proprietários e um funcionário. Essa aplicação foi feita através de uma análise prática do ciclo PDCA em busca de demonstrar sua eficiência em um projeto de expansão, melhoria visual, e maior profissionalização de funcionário, com o objetivo de obter maior faturamento. Esse estudo foi feito através de pesquisa bibliográfica, de maneira descritiva e quantitativa, onde propõe que de uma maneira simples e eficaz de planejar, colocar em prática, controlar e padronizar para que se chegue à meta estabelecida, demonstre a funcionalidade e potencialidade do Ciclo PDCA aplicado a microempresas, sendo difundido o tema para que possam utilizar este estudo como referencial. Existem poucos instrumentos que são tão efetivos para a busca do aperfeiçoamento empresarial como o PDCA, o método é eficaz e eficiente para propiciar a solução de problemas trazendo resultados substanciais às empresas.

Palavras-chave: Ciclo PDCA. Microempresa. Expansão. Profissionalização. Plano de Negócios.

ABSTRACT

Among the many tools that make up the Quality Management stands out in this study the PDCA cycle (Plan, Execute, Check and Act). The application of PDCA cycle occurred in a micro-enterprise in the women's clothing industry in North of San Sebastian, within two months, two owners and an employee. This application was made through a practical analysis of the PDCA cycle seeking to demonstrate their efficiency in an expansion project, visual improvement, and greater professionalization of staff, in order to get higher billing. This study was through literature, descriptive and quantitative manner, which proposes a simple and effective way to plan, put into practice, control and standardize order to reach the established goal, demonstrate the functionality and capability of the PDCA Cycle applied to micro enterprises, the subject being disseminated so that they can use this study as a reference. There are few instruments that are as effective in the pursuit of business improvement as PDCA, the method is effective and efficient to provide troubleshooting bringing substantial results to companies. Keywords: PDCA cycle. Microenterprise. Expansion. Professionalization. Business Plan.

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS EUA Estados Unidos da América PDCA Planejar, Executar, Checar, Agir TQM (Total Quality Management) TQC (Total Quality Control)

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 – Ciclo PDCA (em inglês) .......................................................................... 17

Figura 2 – Ciclo PDCA .............................................................................................. 18

Figura 3 – Mapa de Localização da Microempresa ................................................ 30

Figura 4 – Faturamento anual da empresa antes da melhoria .............................. 35

Figura 5 – Faturamento anual da empresa depois da melhoria ............................. 36

Figura 6 – Resultado do PDCA aplicado à microempresa ..................................... 37

LISTA DE TABELAS

Tabela 1 – Termos do Ciclo PDCA .......................................................................... 18

Tabela 2 – Cinco Etapas do Planejamento ............................................................. 29

Tabela 3 – Plano de ação Baseado na Ferraenta 5W2H ....................................... 31

Tabela 4 – Itens de Execução do Plano de Ação ................................................... 32

Tabela 5 – Comparação dos Resultados ................................................................ 33

Tabela 6 – Padronização de Ações ......................................................................... 34

Tabela 7 – Negócio Antes e Depois......................................................................... 35

Tabela 8 – Cenário Antes e Depois do uso do PDCA ............................................ 36

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................... 12

1.1 JUSTIFICATIVA DO TEMA ................................................................................... 13

1.2 PROBLEMA ........................................................................................................... 13

1.2.1 Hipótese .............................................................................................................. 14

1.3 OBJETIVOS ........................................................................................................... 14

1.3.1 Objetivo geral ...................................................................................................... 14

1.3.2 Objetivos específicos ......................................................................................... 14

1.4 ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO ........................................................................ 15

2 REFERENCIAL TEÓRICO ....................................................................................... 16

2.1 CICLO PDCA ......................................................................................................... 17

2.1.1 Planejamento ...................................................................................................... 19

2.1.2 Executar .............................................................................................................. 21

2.1.3 Verificar ............................................................................................................... 21

2.1.4 Atuar de maneira corretiva ................................................................................. 22

2.2 MICROEMPRESAS ............................................................................................... 23

2.3 PROFISSIONALIZAÇÃO ...................................................................................... 24

2.4 EXPANSÃO ........................................................................................................... 25

3 METODOLOGIA ....................................................................................................... 26

4 RESULTADOS E DISCUSSÕES............................................................................. 27

4.1 ÁREA DE APRESENTAÇÃO DA MICROEMPRESA .......................................... 27

4.2 PLANEJAR ............................................................................................................. 28

4.3 EXECUTAR .......................................................................................................... 311

4.4 VERIFICAR .......................................................................................................... 311

4.5 ATUAR ................................................................................................................. 333

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................... 377

REFERÊNCIAS ........................................................................................................... 388

APÊNDICE – Fotos da empresa .................................................................................. 40

12

1 INTRODUÇÃO

As microempresas estão em constante crescimento nos diversos setores de

negócios e em todo o país, estão inseridas em um mercado cada vez mais

competitivo onde devem se adaptar às mudanças de mercado e seus concorrentes,

por isso é importante aperfeiçoar o negócio para que possam ter melhores

resultados e se diferenciar no mercado.

A microempresa em estudo é um negócio familiar, localizado em uma sala na

parte da frente de uma casa, em uma região central de bastante movimento no

bairro de Boiçucanga na cidade de São Sebastião-SP. Atua há sete anos no

mercado de roupas femininas, e já possui seu público fiel e estável, porém com o

passar dos anos e as mudanças no mercado, a empresa pretende no período de

dois meses, obter expansão estrutural abrindo a frente da loja para a rua criando

uma vitrine, reformular a disposição logística dos moveis e decoração construindo

uma melhoria visual, e conquistar maior profissionalização, proporcionando

treinamento adequado para melhor atendimento e vendas.

O Ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A. Shewhart na década de 30 e

aperfeiçoado por Edward Deming na década de 50, significa plan: planejar, do:

executar, check: controlar, act: agir. Apropriadamente Werkema (1995, p. 17) coloca

que o PDCA é “um método gerencial de tomada de decisões para garantir o alcance

das metas necessárias à sobrevivência de uma organização.” Assim, o PDCA é visto

como uma das ferramentas mais importantes de apoio à gestão das organizações,

para a resolução de problemas empresariais, auxiliando os gestores nos processos

que indicam o caminho a ser seguido para que as metas sejam alcançadas.

Moura (1997, p. 90) descreve o ciclo PDCA como “uma ferramenta que

orienta a sequência de atividades para se gerenciar uma tarefa, um processo, uma

empresa, etc”. Ainda de acordo com Moura, o método é composto por quatro fases,

que compõe o ciclo e que deve ser sempre contínuo, garantindo que a empresa

obtenha melhoria contínua.

13

1.1 JUSTIFICATIVA DO TEMA

Behr (2008) expressa que o ciclo PDCA é utilizado, para atividades de análise

e solução de problemas, sendo considerado uma ferramenta importante de apoio à

gestão de empresas, onde poucos instrumentos se mostram tão efetivos para a

busca do aperfeiçoamento quanto esse método de melhoria contínua.

A microempresa em estudo busca expansão estrutural, melhoria visual e

maior profissionalização. Visando tais objetivos, dentre as ferramentas da gestão da

qualidade, o PDCA foi escolhido para a realização deste estudo.

Dessa maneira, este trabalho procura contribuir para o desenvolvimento de

microempresas que almejam sua expansão empresarial, através do uso do método

PDCA aplicado à expansão e melhorias de microempresas.

1.2 PROBLEMA

O bairro de Boiçucanga na Costa Sul do litoral de São Sebastião, onde está

localizada a empresa objeto de estudo, vem obtendo um grande crescimento de

microempresas no setor de roupas femininas. O mercado está cada vez mais

competitivo, porém, evidenciando que a empresa em estudo possui potencial de

mercado, mas que com a utilização e aplicação do método de melhorias PDCA, em

busca de seus objetivos, poderá conquistar a expansão estrutural, melhoria visual e

maior profissionalização, obtendo maior visibilidade ao público, aumento da

demanda, a profissionalização de funcionário e aumento de seu faturamento. Dessa

maneira, esta pesquisa visa responder à seguinte questão: O Ciclo PDCA é uma

ferramenta eficiente para conquistar maior faturamento para a empresa em estudo?

14

1.2.1 Hipótese

O desenvolvimento do ciclo PDCA e a execução de suas etapas, são eficazes

para o alcance dos objetivos requeridos pela empresa.

Planejar, executar, verificar e agir, são as etapas que tem por objetivo,

realizar o ciclo com êxito alcançando a melhoria do processo, consequentemente do

negócio. Será iniciado pelo processo do planejamento da ação, onde todos os

objetivos estarão bem definidos, para que sejam executados da maneira mais

correta na segunda etapa do ciclo. Na terceira etapa, tudo o que for executado, será

checado, e em seguida na quarta etapa, será feita a comparação dos resultados

com o que foi planejado, e então, caso haja sucesso nas quatro etapas do ciclo, e a

empresa tenha alcançado seus objetivos, ocorrerá a padronização das ações.

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo geral

O objetivo principal deste trabalho é descrever e realizar a aplicação prática

da ferramenta da qualidade, o PDCA, a um estudo de caso, demonstrando a

potencialidade desse método para a realização dos objetivos empresariais de

expansão estrutural, melhoria visual e maior profissionalização de uma

microempresa no setor de roupas femininas no bairro de Boiçucanga, na costa sul

da cidade de São Sebastião-SP.

1.3.2 Objetivos específicos

A aplicação do ciclo PDCA na microempresa em estudo tem o objetivo de

aplicar aos processos do ciclo, às ações que a empresa tem para obter:

Descrever o ciclo PDCA

Aplicar o ciclo PDCA nos diferentes objetos de estudo (expansão

estrutural, melhoria visual e maior profissionalização)

Analisar o desempenho da ferramenta (PDCA) antes e depois de sua

implementação.

15

1.4 ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO

Inicialmente, será apresentado à revisão bibliográfica do método PDCA e

suas características, detalhando cada etapa da teoria utilizada como base para a

pesquisa, e difundindo os conceitos de plano de negócio, microempresa, expansão e

profissionalização. Após, será descrito a metodologia utilizada nessa pesquisa, e em

seguida, através de um estudo de caso, será apresentado detalhadamente a

aplicação prática do clico PDCA à microempresa, baseada nas suas quatro fases e

teorias, e os resultados obtidos após a implantação. Por fim, será concluído a

potencialidade desse ciclo de melhorias continuas, aplicado à uma microempresa no

setor de roupas femininas.

16

2 REFERENCIAL TEÓRICO

De acordo com Oliveira (2003), a gestão da qualidade sugere eliminar ou

simplificar os processos que não agregam valor ao produto. Muitas tarefas nas

empresas são mal dimensionadas, e podem muitas vezes, ser até eliminadas com

um ajuste no mecanismo de execução do processo. Existem diversas ferramentas

da gestão da qualidade que possibilitam gerir, controlar e otimizar os processos

executados tanto nas empresas industriais como nas de serviços.

Afirma Vieira Filho (2010, p. 08) que:

Há muito tempo, existiu a chamada era dos artesãos, onde uma só pessoa, a partir da matéria prima, fabricava o bem e o entrega ao cliente. Podemos afirmar que o artesão tinha o controle total do processo. Porém, a população foi aumentando, e, junto, veio o crescimento da demanda inviabilizando o trabalho solitário do artesão que não conseguia mais atender os pedidos. Esse artesão produzia, muitas vezes, com altíssima qualidade, mas sempre com baixa produtividade.

Ainda de acordo com Vieira Filho (2010), grandes estudiosos do problema da

qualidade começaram a atuar e muita coisa foi melhorando. Por volta de 1970, no

Japão, os produtos passaram a ser conhecidos pela qualidade em todo o mundo.

Como expõe Paladini (2006), foram muitos teóricos que ajudaram a construir

a área da qualidade, entre eles, Walter A. Shewhart, engenheiro e doutor em Física,

foi quem fundiu o conceito do ciclo PDCA, que depois foi lapidado pelo seu discípulo

W. Edwards Deming. Paladini (2006) ainda cita a importância das ferramentas da

qualidade, como a análise de Pareto; o diagrama de causa e efeito; (ou espinha de

peixe, ou ainda diagrama de Ishikawa); histograma; folhas de controle; diagrama de

escada; gráficos de controle e fluxos de controle.

Quinquiolo (2002), afirma que existem poucos instrumentos que se mostram

tão efetivos para a busca do aperfeiçoamento quanto o método de melhoria

contínua, o Ciclo PDCA, que é considerado excelente para propiciar a solução de

problemas e de resultados substanciais nas empresas.

17

2.1 CICLO PDCA

Segundo Quinquiolo (2002), o conceito do Ciclo PDCA, é também conhecido

como Ciclo de Shewhart, Ciclo da Qualidade ou Ciclo de Deming. Souza (1997)

destaca que o ciclo foi desenvolvido na década de trinta na Bell Laboratories – EUA,

pelo estatístico americano Walter A. Shewhart e consagrado e popularizado pelo

especialista em qualidade Willian Edwards Deming a partir da década de cinquenta

no Japão.

Em relação a isso, Andrade (2003) complementa que outros estudos foram

implementados por J. Juran e K. Ishikawa para o estabelecimento do método de

melhorias PDCA. No Brasil, o método é muito abordado pelo professor Vicente

Falconi Campos, da Fundação de Desenvolvimento Gerencial.

Campos (1996, p. 262) define o Método de Melhorias PDCA, sendo “[...] um

método de gerenciamento de processos ou de sistemas. É o caminho para se

atingirem as metas atribuídas aos produtos dos sistemas empresariais”.

No entendimento de Andrade (2003) O PDCA estabelece as metas de

melhoria vindas da administração, ou do setor operacional, com o objetivo de

coordenar a melhoria contínua, sendo que cada programa de melhoria deve

começar com um planejamento cuidadoso, resultar em ações efetivas, em

comprovação da eficácia das ações, para enfim, obter os resultados da melhoria.

De acordo com Andrade (2003), o método é composto por quatro fases,

conforme Figura 1, com as letras que formam a sigla PDCA, em seu idioma de

origem: plan, do, check, act, que significam: Planejar, Executar, Checar e Agir.

Figura 1: Ciclo PDCA (em inglês)

Fonte: Andrade (2003, p. 11)

18

O ciclo deve ser sempre contínuo, os processos de planejar, executar,

checar e agir devem acontecer continuamente sendo o fim de uma etapa, o início de

outra, para que as mudanças aconteçam em prol das melhorias, tendo em vista os

objetivos organizacionais. De acordo com a Tabela 1, os temos do PDCA têm os

seguintes significados;

Tabela 1: Termos do Ciclo PDCA

Os termos no Ciclo PDCA têm o seguinte significado:

Planejamento (P) – Consiste em:

a. Estabelecer metas sobre os itens de controle;

b. Estabelecer a maneira (o caminho, o método) para se atingir as metas propostas.

Execução (D) – Execução das tarefas exatamente como prevista no plano e coleta de dados para

verificação do processo. Nessa etapa é essencial o treinamento no trabalho decorrente da fase de

planejamento.

Verificação (C) – A partir dos dados coletados na execução, compara-se o resultado alcançado com

a meta planejada.

Atuação corretiva (A) – Essa é a etapa onde o usuário detectou desvios e atuará no sentido de fazer

correções definitivas, de tal modo que o problema nunca volte a ocorrer.

Fonte: Elaborado a partir de Campos (1992).

Campos (1996, p. 263) coloca que o método é “um caminho para se atingir

uma meta”. Como é apresentado na figura 2 a seguir.

Figura 2: Ciclo PDCA

Fonte: Campos (1992, p. 30)

19

Abaixo, são descritas as quatro etapas do ciclo PDCA, a fim de embasar

teoricamente os elementos que darão base para a aplicação da ferramenta ao longo

do trabalho.

2.1.1 Planejamento

De acordo com Andrade (2003) a primeira fase do PDCA é o plan

(planejamento), essa etapa é considerada a mais importante por ser o início do ciclo

e a base para todo o processo referente ao PDCA. Nesta etapa permite-se ampliar o

conhecimento dos problemas existentes, preparando as empresas para enfrentá-los.

Por outro lado, a eficácia do ciclo estará baseada em um planejamento bem

desenvolvido e elaborado.

Ahuja (1994, p. 10) atribui a importância desta etapa, como sendo o

planejamento a principal atividade do administrador por que “planejar é estipular

objetivos e então, determinar programas e procedimentos para o alcance desses

objetivos. É tomar decisões para o futuro, olhar mais adiante”.

A respeito desse assunto, Campos (1996) e Melo (2001) colocam que para

que essa etapa possa atender aos planos com relação à importância do

planejamento dentro do contexto do PDCA, o mesmo é subdividido em cinco etapas:

Etapa 1: Localização do problema:

- Identificação adequada de qualquer problema, delimitando seu campo de atuação

e detalhando-o para todos os envolvidos. Um problema é conduzido por dois fatores

principais, a causa do problema e a contramedida a ser tomada.

Etapa 2: Estabelecer meta:

- Campos (1996, p. 45), destaca que o problema será sempre a meta não

alcançada, sendo a diferença entre o resultado atual e um valor desejado chamado

meta.

Ainda segundo Campos (1996, p. 45), toda meta a ser definida deverá sempre ser

constituída de três partes: objetivo gerencial, prazo e valor, a fim de se obter um

conceito completo do termo meta.

20

Etapa 3: Análise do fenômeno:

- A descoberta das características do problema inicia-se com a análise do problema

sob vários pontos de vista, como:

- Tempo: resultados diferentes em períodos diferentes.

- Local: resultados diferentes em partes diferentes.

- Tipo: resultados diferentes dependendo do produto.

- Sintoma: resultados diferentes se o problema tiver foco no produto.

Etapa 4: Análise do processo (causas):

- Consiste na identificação e priorização das causas elencadas relativas ao problema

estudado, que deve ser executado da maneira mais democrática e participativa

possível. Ainda referenciando o mesmo autor, Campos (1996), analisar o processo é

buscar as causas mais importantes que provocam o problema, através da análise

das características importantes.

Etapa 5: Elaborar plano de ação:

- Campos (1996, p. 48) considera que os planos de ação colocam o gerenciamento

em movimento. Essa ferramenta viabiliza a ação concreta no gerenciamento,

delegando responsabilidades para todos os envolvidos no plano.

No entendimento de Campos (1996), para a construção do plano de ação a

metodologia mais indicada é conhecida como 5W2H, que consiste em elaborar o

plano de ação baseado nas sete perguntas que irão definir a estrutura do plano; O

quê, Quem, Onde, Por quê, Quando, Como e Quanto Custa.

Segundo o SEBRAE (2008), a técnica 5W2H é uma ferramenta prática que

permite, a qualquer momento, identificar dados e rotinas mais importantes de um

projeto. Também possibilita identificar quem é quem dentro da organização, o que

faz e porque realiza tais atividades. O método é constituído de sete perguntas,

utilizadas para implementar soluções:

21

1. O quê? Qual a atividade? Qual é o assunto?

2. Quem? Quem conduz a operação? Quem executará determinada

atividade?

3. Onde? Em que lugar? Onde a atividade será executada?

4. Por quê? Por que a atividade é necessária?

5. Quando? Quando será feito? Quando será o início da atividade? Quando

será o término?

6. Como? De que maneira? Como a atividade será executada?

7. Quanto custa realizar a mudança?

2.1.2 Executar

A segunda etapa do PDCA é o Do (executar), onde todas as metas e

objetivos elaborados no planejamento serão executados. Para que essa fase

demonstre a eficiência desejada, deverá ser elaborado um plano de ação e

devidamente colocado em prática. Em relação a isso, Campos (2001) subdivide o

mesmo em duas etapas principais: a etapa de treinamento e a etapa de execução

da ação.

2.1.3 Verificar

Conforme Melo (2001) a terceira fase do PDCA é o Check (verificar), módulo

onde serão verificadas as ações que foram executadas na etapa anterior (Do), e irá

se basear nos resultados das ações procedentes da fase do planejamento. Devido a

este fato, todas as ações deverão ser monitoradas e descritas, para que a

verificação dos resultados na fase em questão possa ser realizado da maneira mais

eficaz possível.

22

Para que as ações sejam analisadas, Melo (2001), propõe subdividir essa

etapa em três fases: comparação dos resultados, listagem dos efeitos secundários e

verificação da continuidade ou não do problema.

A segunda fase dessa etapa de verificação, na concepção de Melo (2001),

compreende a listagem dos efeitos secundários. As ações executadas na etapa

anterior podem provocar efeitos secundários positivos ou negativos à organização.

A verificação da continuidade ou não do problema é a terceira fase dessa

etapa. Ainda segundo Melo (2001), quando o resultado da ação é tão satisfatório

quanto o esperado, a organização deve certificar-se de que todas as ações

planejadas foram implementadas de acordo com o plano inicial. Caso contrário,

quando os efeitos indesejáveis continuam a ocorrer, mesmo após a execução das

ações planejadas, significa que a solução apresentada foi falha.

2.1.4 Atuar de maneira corretiva

A última fase do ciclo PDCA é a Act (atuar de maneira corretiva),

caracterizada pela padronização das ações executadas, cuja eficácia foi observada

na etapa anterior, objetivando a melhoria continua.

Badiru (1993) aborda que, as ações nessa fase devem ser baseadas nos

resultados positivos obtidos na fase anterior, check, na expectativa de padronizar

essas ações para serem utilizadas em outras ocasiões semelhantes.

O processo de padronização consiste em esclarecer os itens fundamentais de

sua estrutura, como “o que” fazer, “quem” irá fazer, “quando” será executada, “onde”

será executada, “como” será executada, e principalmente “por que” essa tarefa será

executada. Esses itens deverão permear todas as atividades incluídas ou alteradas

nos padrões.

23

2.2 MICROEMPRESAS

As micro e pequenas empresas são classificadas, de acordo com o Banco

Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES, 2011) por seu

faturamento ou conforme o Serviço Brasileiro de Apoio as Empresas (SEBRAE,

2012) pelo número de funcionários.

No Brasil, as microempresas devem ter até 19 empregados se for indústria e

até 9 empregados se for comércio ou serviço. E ter faturamento de até 360 mil reais

por ano. Elas são empresas de pequena dimensão e geralmente seu proprietário

contribui com seu próprio trabalho.

As empresas de micro e pequeno porte têm como principais características a

contratação de mão de obra não qualificada ou semiqualificada, baixo capital,

participação de sócios e familiares como mão de obra nos negócios, acessos

restritos aos financiamentos de capital de giro, investimento reduzido em novidades

tecnológicas, contratação direta de mão de obra, tomada de decisões centralizada,

demografia elevada com altas taxas de natalidade e mortalidade.

Soares e Silva (2013) destacam que elas apresentam, normalmente, um

único produto ou serviço para a comercialização. Além disso, possuem uma

produção limitada que está de acordo com a capacidade de vendas utilizando

processos e estratégias simples. Contam com pouco domínio tecnológico, tanto no

processo produtivo como na parte administrativa.

Em consonância com isso Chiavenato (2008, p. 15) afirma que:

Hoje em dia, as MPEs enfrentam muitos problemas ao se estabelecer no mercado após três anos, porque muitas delas não sobrevivem após esse período. Entre eles, é possível citar inexperiência do empreendedor, fraca competitividade, lucro insuficiente, crise econômica no país, a falta de incentivos e subsídios do governo, altas taxas de juros, acesso restrito ao crédito e a grande concorrência estrangeira.

Ainda referenciando o mesmo autor, Chiavenato (2008), todos esses

exemplos são preocupantes, mas existem, e o empreendedor deve se preparar ao

máximo para melhorar o que possa ser feito por si. Para o que não estiver ao seu

alcance, como os problemas que fazem parte do ambiente externo, fazer um

planejamento estratégico será a melhor opção, já que ele permite que o empresário

consiga enxergar seus pontos fortes e fracos e usá-los a seu favor.

24

2.3 PROFISSIONALIZAÇÃO

A profissionalização é o processo pelo qual uma organização familiar ou

tradicional assume práticas administrativas mais racionais, modernas e menos

personalizadas; é o processo de integração de gerentes contratados e assalariados

no meio de administradores familiares, é a substituição de formas de contratação

arcaicas ou patriarcais por formas assalariadas.

Segundo Lodi (1993, p. 25-32) para sobreviver em um mercado cada vez

mais competitivo, as microempresas devem investir na profissionalização da gestão,

que as tornam estratégicas e competitivas, mantendo suas vantagens de serem

pequenas, mas usando suas ferramentas para uma melhor e mais rápida tomada de

decisões.

Staudt (2006, p. 187) comenta que, para a empresa familiar aumentar a sua

chance de crescer no mercado, ela tem que substituir o protecionismo e o

paternalismo por uma forma de gestão mais profissional e adequada a estes novos

tempos, considerando as influências dos ambientes internos e externos, seu tempo

de vida e as necessidades familiares.

Apropriadamente, Lodi (1998, p. 139) reconhece que a profissionalização de

uma microempresa é necessária para que esta se desenvolva e se adapte às

necessidades dos clientes e do mercado. Dessa maneira, devem ser implementadas

estratégias organizacionais com base em um planejamento formal tendo objetivos e

metas a serem cumpridas.

Como diz Robbins (2005, p. 536), para se profissionalizar, uma empresa

precisa mudar e se adaptar, acompanhar as mudanças que ocorrem no mercado, na

economia, na sociedade e nas pessoas e ainda utilizar de maneira adequada a

tecnologia e os sistemas de informação para racionalizar e agilizar suas tarefas,

processos de trabalho e tomadas de decisão.

25

2.4 EXPANSÃO

Chiavenato (2008), revela que a expansão de uma empresa se dá pela

vontade de crescer visualmente no mercado e também de obter mais lucros. Para

isso, é preciso analisar as características da empresa, o ambiente e seu objetivo

principal. Significa não só crescer de tamanho como também crescer

administrativamente, com a maior profissionalização da empresa, a informatização e

contratação de funcionários qualificados. É preciso disponibilizar um capital para

chegar a esse objetivo. É fundamental ter um plano de negócios que mostre se a

nova estrutura terá capacidade de pagamento tanto dos custos da atividade, como

do capital que ela disponibilizará para fazer o investimento necessário da expansão.

26

3 METODOLOGIA

A pesquisa é classificada com descritiva, conforme Rampazzo (2005, p. 54) a

pesquisa que trata do estudo e da descrição das características, propriedades e

relações existentes na comunidade, grupo ou realidade pesquisada. E favorece as

tarefas da formulação clara do problema e da hipótese como tentativa de solução.

Será realizada no método de pesquisa bibliográfica, envolvendo autores

nacionais e estrangeiros. De acordo com Rampazzo (2005, p. 53) a pesquisa

bibliográfica explica um problema a partir de referências teóricas publicadas em

livros, revistas, etc. Pode ser realizada independentemente, ou como parte de outros

tipos de pesquisa. Qualquer espécie de pesquisa, em qualquer área, supõe e exige

uma pesquisa bibliográfica prévia, quer para o levantamento da situação da questão,

quer para fundamentação teórica, ou ainda para justificar os limites e contribuições

da própria pesquisa.

Caracteriza-se por ser de caráter quantitativo, por demonstrar os resultados

obtidos após a implementação do PDCA. A pesquisa quantitativa se inicia com o

estudo de um certo número de casos individuais, quantifica fatores segundo um

estudo típico, servindo-se frequentemente de dados estatísticos, e generaliza o que

foi encontrado nos casos particulares. (Rampazzo, 2005, p. 58)

Também se utilizou como fonte constante de pesquisa a internet, que amplia

o campo de informação.

27

4 RESULTADOS E DISCUSSÕES

Neste capítulo, apresentaremos detalhadamente a microempresa e a

implantação e os resultados das etapas do ciclo PDCA.

4.1 ÁREA DE APRESENTAÇÃO DA MICROEMPRESA

A seguir, serão descritas diversas informações, como o histórico da empresa,

dados, objetivos e tipos de produtos comercializados.

A venda de roupas começou há sete anos, onde as roupas eram expostas e

vendidas no sofá da sala da proprietária. O tempo foi passando e a loja crescendo

até se tornar uma microempresa. O ramo de roupas femininas, como vestidos,

blusas, saias, shorts e acessórios.

A microempresa constitui-se de uma empresa familiar, está no mercado há

sete anos e possui seu público fiel e estável.

É composta por dois proprietários e um funcionário e está localizado dentro

de uma casa no bairro de Boiçucanga, na costa sul da cidade de São Sebastião,

São Paulo.

O maior objetivo dos proprietários é aumentar o faturamento, maior

visibilidade do mercado, e melhorar profissionalização, através da expansão

estrutural, melhorias visuais e treinamento de funcionário.

Os objetivos a serem alcançados, serão realizados no período de dois meses,

e se darão pela expansão estrutural por meio de uma reforma da loja, criando a

vitrine para a rua, afim de obter maior clientela, incluindo turistas.

A melhoria visual tem o intuito de melhorar a disposição dos móveis e

exposição dos produtos, a fim de deixar os produtos mais visíveis e atraentes.

A Profissionalização de funcionário será feita através de palestra em

workshop, a fim de que o funcionário tenha maior conhecimento na área de vendas

e seja mais motivado.

28

Visando alcançar os objetivos deste estudo, o mesmo será iniciado com a

descrição mais detalhada das etapas do PDCA através da primeira fase:

planejamento, onde serão abordadas todas as ações estudadas para serem

implantadas. Seguindo pela segunda fase, onde serão executadas todas as ações

planejadas na primeira etapa. Após isso, na terceira fase: será feita a checagem das

ações, e na quarta e última fase: a correção de problemas aparentes, ou a

padronização das ações, caso o ciclo obtenha sucesso.

4.2 PLANEJAR

Para a aplicação do PDCA, começando pela etapa PLAN, foi elaborada a

Tabela 2 que é composta pelas cinco etapas do planejamento, e que enumera cada

uma delas e as suas descrições dentro do ambiente da microempresa.

Tabela 2: Cinco Etapas do Planejamento

1. LOCALIZAR O PROBLEMA 1.1 Falta de visibilidade do público 1.2 Falta de profissionalização do

funcionário 1.3 Baixo faturamento

2. ESTABELECER META 2.1 Reforma estrutural e visual 2.2 Prazo de dois meses

2.3 Orçamento avaliado em aproximadamente 5.400,00 reais

3. ANÁLISE DO FENOMENO 3.1 Tempo: demanda maior no final do ano 3.2 Local: pouca visibilidade do mercado

3.3 Tipo: público feminino 3.4 Sintoma: falta de visibilidade do

mercado

4. ANÁLISE DO PROCESSO (CAUSAS) 4.1 Falta de visibilidade do mercado 4.2 Falta de exposição do produto

4.3 Falta de profissionalização

5. ELABORAR PLANO DE AÇÃO 5.1 Plano de ação baseado na ferramenta 5W2H

Fonte: Elaborada pelas autoras.

Conforme Andrade (2003), o item 1 (Localizar o Problema), baseia-se na

identificação adequada de qualquer problema, delimitando seu campo de atuação e

detalhando-o. Essas diretrizes proporcionarão um aumento de eficácia na solução

do problema.

Foi identificado no item 1.1 a falta de visibilidade pelo público, por a empresa

estar localizada na frente de uma casa, e não estar em ambiente comercial. No item

1.2 foi retratado que, como é uma empresa familiar, existe a falta de

29

profissionalização de funcionário. O item 1.3 (baixo faturamento) foi identificado ser

decorrente dos fatores anteriores, 1.1 e 1.2.

Segundo Campos (1996, p. 45) O problema será sempre a meta não

alcançada, sendo a diferença entre o resultado atual e um valor desejado chamado

meta.

No item 2.1 foi determinada a reforma estrutural e visual da vitrine devido à

falta de visibilidade pelo público.

A descoberta das características do problema inicia-se com a observação do

problema sob vários pontos de vista, que podem ser listados da seguinte maneira,

de acordo com Melo (2001):

- No item 3.1 (tempo) significa períodos diferentes, como: alta ou baixa

temporada, feriados e etc. Onde a empresa se beneficia na alta temporada que

acontece no final do ano.

- O item 3.2 (local) os resultados diferem de acordo com o a identificação dos

locais em que o problema está focado. A empresa identificou o problema em sua

localização, onde há pouca visibilidade do mercado, de acordo com a figura 3 a

seguir:

Figura 3: Mapa de Localização da Microempresa

Fonte: Google Maps

No item 3.3 (tipo) os resultados são diferentes dependendo do produto, no

caso da empresa o público alvo é o feminino.

O item 3.4 (sintoma) os resultados são diferentes dependendo de inúmeros

pontos de vista, onde a empresa identificou o sintoma como sendo a falta de

visibilidade do mercado.

30

Andrade (2003, p. 42) expressa que a análise do processo consiste

basicamente na identificação e priorização das causas elencadas relativas ao

problema estudado.

No item 4.1 foi identificada a causa da falta de visibilidade do público, bem

como nos itens 4.2 e 4.3 que foi identificada a falta de visibilidade do produto e a

falta de profissionalização, devido a empresa não estar comercialmente visível ao

público.

No item 5.1 foi determinada a construção do plano de ação baseado na

ferramenta 5W2H, que segundo Campos (1996) é a mais indicada. Ela consiste em

elaborar o plano de ação baseado em sete perguntas que irão definir a estrutura do

plano.

Andrade (2003, p. 47) expõe que o plano de ação se apresenta como o

produto de todo processo referente à etapa plan do ciclo PDCA. Nele estão contidas,

em detalhes, todas as ações que deverão ser tomadas para se atingir a meta

proposta.

A seguir a Tabela 3 demonstrando a ferramenta 5W2H com as perguntas e

respostas formando a estrutura do plano de ação.

Conforme Melo (2001):

- What (o que): define o que será executado.

- When (quando): define quando será executado a ação.

- Who (quem): define o responsável pela ação.

- Where (onde): define onde será executada a ação.

- Why (por que): define a justificativa para a ação em questão.

- How (como): define o detalhamento de como será executada a ação.

- How much (quando custa): define o valor total da ação.

Tabela 3: Plano de ação baseado na ferramenta 5W2H

MEDIDA (What)

RESPONSÁ-VEL

(Who)

PRAZO (When)

LOCAL (Where)

RAZÃO (Why)

PROCEDIMENTO (How)

QUANTO CUSTA (How much)

Expansão estrutural

Proprietários Dois meses

Na própria microempresa

Maior visibilidade pelo público

Criação da vitrine Reforma da faixada

3.500,00 reais

Melhoria visual Proprietários Dois meses

Na própria microempresa

Decoração Melhor exposição das roupas Pintura Decoração

1.500,00 reais

Profissionalização do funcionário

Proprietários Dois meses

Centro de treinamento de funcionários

Melhor atendimento e serviço

Workshop Palestra Treinamento

400,00 reais

Fonte: Elaborado pelas autoras.

31

4.3 EXECUTAR

Campos (2001) expressa que, na etapa de treinamento, todos os funcionários

envolvidos devem estar cientes do plano de ação, onde se torna necessário verificar

quais ações necessitam da colaboração dos membros para que possam ser

executadas da melhor maneira possível.

Na segunda etapa, que consiste na execução do plano de ação proposto, se

deve verificar periodicamente as ações, no local em que estão sendo efetuadas, a

fim de manter o controle e diminuir possíveis dúvidas ao longo da execução.

A Tabela 4 a seguir, descreve os itens executados no plano de ação.

Segundo Andrade (2003, p. 53) “todas as metas e objetivos traçados na etapa

anterior, e devidamente formalizados em um plano de ação, deverão ser postos em

prática, de acordo com a filosofia de trabalho de cada organização”.

Tabela 4: Itens de Execução do Plano de Ação

ITENS DE EXECUÇÃO

Prazo: dois meses

VERIFICAÇÃO

Executado

por: Proprietários

- Reforma estrutural

- Reforma visual

- Vitrine - Exposição de roupas

- Faixada - Pintura interna e externa

- Decoração

- Profissionalização de

funcionário - Treinamento

Fonte: Elaborada pelas autoras.

4.4 VERIFICAR

Andrade (2003, p. 60) analisa:

Essa fase irá se basear nos resultados das ações procedentes da fase de planejamento, e devido a esse fato, todas as ações deverão ser monitoradas e formalizadas adequadamente na fase de execução, para que a verificação dos resultados na fase em questão possa ser realizada da maneira mais eficaz possível.

1º Fase: Comparação dos resultados

Na Tabela 5 a seguir, foram descritos os itens de execução junto com a

comparação dos resultados obtidos.

32

Tabela 5: Comparação dos Resultados

ITENS DE EXECUÇÃO Prazo: dois meses

VERIFICAÇÃO

Executado por:

Proprietários

- Reforma estrutural

- Reforma visual

- Vitrine - Exposição de

roupas - Faixada - Pintura interna

e externa - Decoração

- Criação da vitrine - Criação da estrutura da

exposição das roupas - Reforma da faixada

- Pintura - Decoração

- Profissionalização de

funcionário

Treinamento

- Treinamento - Workshop

- Palestra motivacional


2º Fase: Listagem dos efeitos secundários

Listagem dos efeitos secundários:

- Aumento do faturamento: A microempresa teve um aumento de

aproximadamente 55,8% no faturamento anual, após a realização da expansão

estrutural, da melhoria visual e da maior profissionalização dos funcionários, obtendo

maior número de clientes.

- Melhor disposição logística: com as melhorias visuais, foi obtido sucesso na

disposição dos móveis e da vitrine da loja, bem como da decoração e organização

da microempresa, de acordo com as fotos 01 e 02 do antes e depois, no Apêndice.

- Maior visibilidade para o público: o público consegue ter a visualização da

microempresa e seus produtos, através da criação da vitrine, de acordo com a foto

03, no Apêndice, do meio e depois do projeto pronto:

- Melhor atendimento e motivação de funcionário: constatou que o funcionário

trabalhou mais motivado e com maior profissionalismo, através dos conhecimentos

adquiridos no treinamento e palestra.

3º Fase: Verificação da continuidade ou não do problema

A microempresa em estudo obteve todos os resultados satisfatórios, onde

todos os resultados esperados das ações procedidas no planejamento foram

executados com o maior sucesso no desenvolvimento desse estudo.

33

4.5 ATUAR

De acordo com a Tabela 6, foi elaborada a padronização das ações.

Tabela 6: Padronização de ações

O QUE Será feito

QUEM Irá fazer

QUANDO Será feito

ONDE Será feito

COMO Será feito

PORQUE Será feito

QUANTO Será gasto

Manutenção da reforma estrutural no período de dois anos.

Proprietários A cada dois anos

Na própria loja

Através de manutenção e reparo

Para manter a expansão estrutural e as melhorias visuais

± 2.000,00 reais

Workshop e treinamento semestrais para o funcionário

Proprietários Semestrais

Centros de treinamentos de funcionários

Através de investimentos em workshop e treinamento

Para manter a motivação do funcionário e o nível de atendimento profissional

± 200,00 reais


Após o desenvolvimento dos padrões, eles devem ser divulgados para todos

os funcionários, como diz Melo (2001), deve-se procurar evitar possíveis confusões,

estabelecendo a data de início da nova sistemática e quais áreas serão afetadas

para que a aplicação do padrão ocorra em todos os locais necessários, ao mesmo

tempo e por todos os envolvidos.

O estudo realizado neste trabalho evidenciou que, através da aplicação

prática da ferramenta PDCA pode-se obter em suas quatro fases, sucesso em cada

uma delas, seguindo a estrutura e o planejamento, conforme os passos detalhados

no ciclo da ferramenta.

O sequenciamento das atividades da microempresa por meio do

estabelecimento de metas e objetivos a serem alcançados ajudou na melhoria dos

processos e criou-se uma cultura de disciplina, o que trouxe motivação aos

proprietários e funcionários.

Com isso os resultados de expansão estrutural, melhoria visual e maior

profissionalização puderam ser alcançados. A microempresa em estudo conquistou

seus objetivos dentro do prazo previsto aplicando a ferramenta PDCA de maneira

prática e funcional.

Com a finalidade de demonstrar os resultados, foram elaboradas algumas

tabelas com a perspectiva de antes e depois da demanda, faturamento e

34

funcionários da microempresa, evidenciando o quão funcional e eficaz, é a aplicação

prática do PDCA aplicado a uma microempresa, com o objetivo de obter expansão

empresarial.

A tabela 7 demonstrará o desempenho da empresa antes e depois da

melhoria feita através da utilização da ferramenta de qualidade, o ciclo PDCA, e o

seu faturamento anual:

Tabela 7: Desempenho da empresa antes e depois da aplicação.

Faturamento mensal antes da reforma

jul./13 ago/13 set/13 out/13 nov./13 dez/13 jan./14 fev./14 mar/14 abr./14 mai./14 jun./14

1.334 1.840

1.200

1.800

3.200

4.400

2.300

2.200

2.070

1.570

1.587 2.450

FATURAMENTO ANUAL = R$ 25.951,00

_________________________________________________________________________________

Faturamento mensal depois da reforma

ago/14 set/14 out/14 nov./14 dez/14 jan./15 fev./15 mar/15 abr./15 mai./15 jun./15 Jul./15

1.900

1.954

1.975

3.500

4.861

3.350

3.535

3.229

3.378

3.997

4.143 4.614

FATURAMENTO ANUAL = R$ 40.436,00

_________________________________________________________________________________


O Gráfico 4 mostra o desempenho da empresa no ano anterior à reforma e as

melhorias feitas. Pode-se verificar que era bem instável o seu faturamento e muito

dependente do período da alta temporada, já que nesse período o gráfico nos deixa

claro que há um pico no faturamento.

Figura 4: Faturamento mensal da empresa antes da melhoria (em R$)


01.0002.0003.0004.0005.000

Faturamento mensal antes

35

Já no Gráfico da 5, posterior à reforma e à aplicação do método PDCA, é

possível reparar uma melhora significativa e em ascensão, com um faturamento

acima de 2,5 mil reais, já que no ano anterior só foi possível ultrapassar essa linha

no período da alta temporada. Nesse período, a proprietária obtinha o maior número

de clientes “eventuais”, o que era uma de suas maiores preocupações, pois não

poderia sobreviver como empresa somente tendo lucro nessa ocasião.

Conclui-se que o objetivo geral foi alcançado com sucesso através da

aplicação da ferramenta PDCA nesta microempresa em questão.

Figura 5: Faturamento mesnal da empresa depois da melhoria (em R$)


A seguir, a Tabela 8 apresenta o cenário geral Antes e Depois do uso do

PDCA.

Tabela 8: Cenário Antes e Depois do uso do PDCA

PERSPECTIVA ANTES DEPOIS

DEMANDA

Pouca demanda devido à baixa

visibilidade do público

Aumento significativo da

demanda após a expansão estrutural e visual da loja

FATURAMENTO Menor faturamento Maior faturamento

FUNCIONÁRIO Funcionário desmotivado e com

poucas vendas Funcionário mais motivado e disposto com aumento de

vendas


01.0002.0003.0004.0005.0006.000

Faturamento mensal depois

36

Na Figura 6 abaixo, são demonstrados os resultados obtidos em cada etapa

do PDCA.

Figura 6: Resultado do Ciclo PDCA aplicado à microempresa


Dessa maneira, pôde-se observar a importância da função do planejamento e

de um plano de ação prático e funcional, aplicado a uma microempresa com poucas

ações a serem realizadas, mas enfocando a melhoria dentro de cada uma delas,

verificando continuamente se essas ações foram executadas da melhor maneira, a

empresa obteve, através da checagem, a demonstração clara de todos os objetivos

traçados, sendo realizados da melhor forma, e trazendo resultados substanciais à

microempresa.

Manter a padronização das

melhorias obtidas.

Expansão estrutural e visual;

Maior profissionalização do

funcionário.

Aumento do faturamento;

Aumento da demanda; Maior

visibilidade do mercado;

Funcionário motivado.

Reforma estrutural e visual;

Treinamento do funcionário.

37

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Existem diversas ferramentas da qualidade total (TQM) a serem

implementadas variando de acordo com a necessidade e o potencial a ser buscado

de cada empresa. Neste estudo, buscou-se demonstrar que a implantação do

método PDCA pode ser estruturada de uma maneira simples e prática, tornando os

capítulos descritos nessa pesquisa, funcionais para a consulta e referencial de

outros estudos.

A partir da análise prática das questões das quatro fases do PDCA aplicadas

à microempresa: planejar, executar, verificar e corrigir, com o objetivo de expandir

sua estrutura, obter maior visibilidade do mercado e profissionalizar funcionário,

conquistando maior faturamento, conclui-se que, além de uma das ferramentas mais

importantes para a busca da melhoria contínua, o ciclo PDCA além de ser

extremamente eficaz aplicado a grandes empresas e na resolução de grandes

problemas, também se mostra potencialmente eficaz aplicado a microempresas que

possuem limitação de ações.

A expansão de um negócio é fundamental para o desenvolvimento

sustentável da região inserida, através de sua capacidade de crescimento

econômico e promover mercados abertos onde é essencial para o efetivo e

duradouro progresso do país.

Com a implantação da ferramenta estabeleceu-se um novo padrão que

reforça a necessidade da gestão através de indicadores, contribuindo para a

redução de riscos indesejáveis de mudanças e efeitos no negócio e em suas

instalações.

O ciclo PDCA atua na qualidade operacional e no clima organizacional,

alinhadas com a estratégia de sustentabilidade e respeito aos interesses das partes

interessadas no negócio.

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WERKEMA, Cristina. As Ferramentas da Gestão da Qualidade no Gerenciamento de Processos. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, 1995.

APÊNDICE – Fotos da empresa

Foto 01

Foto 02

Foto 03

centro estadual de educaÇÃo tecnolÓgica paula … · a aplicação do ciclo pdca na microempresa...

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