ciclo pdca: o guia definitivo das principais aplicações!
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CICLO PDCA
Olá!Me chamo Daniel Paulino
Administrador, Professor, Palestrante, Marketeiro e Consultor de Marketing Digital 8 P's.
O GUIA DEFINITIVO DAS PRINCIPAIS APLICAÇÕES!
“Trata-se de uma técnica de gestão interativa que visa melhorar os
processos de uma empresa de forma contínua por meio de quatro etapas:
plan (planejar); do (fazer); check(verificar) e act/adjust (agir/ajustar).
QUEM CRIOU?O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão criada em 1930pelo físico e engenheiro estadunidense Walter Shewhart.Porém, só se tornou mundialmente conhecida devido àspalestras ministradas em 1950 pelo estatístico e professoruniversitário William Edwards Deming, considerado o “guruda gestão de qualidade”.
#NOTAUMA ABORDAGEM EFICAZ PARA A RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS E
GERALMENTE É ASSOCIADO AOS FUNDAMENTOS DEFENDIDOS PELA FILOSOFIA KAIZEN, TÉCNICA JAPONESA BASEADA NA IDEIA DE MELHORIA
CONTÍNUA DA VIDA PESSOAL, FAMILIAR, SOCIAL E PROFISSIONAL.
COMO APLICAR A
TÉCNICA NA
MINHA EMPRESA?
Primeiramente, é preciso compreender que ametodologia PDCA é construída de forma cíclica. Ou seja,as etapas não possuem intervalos ou interrupções, osprocessos são contínuos e as atividades precisam serrecorrentes e planejadas.
Outro ponto importante é a disciplina que o gestor devepossuir para seguir a ordem proposta pela sigla. Isso farácom que o passo seguinte não seja prejudicado.
Os esforços de melhoria devem partir do planejamento (P),momento em que toda a parte estratégica é elaborada. Depois,deve-se colocar em prática tudo o que foi planejado (D) emensurar os resultados obtidos, averiguando e checando asações (C). Finalmente, parte-se para a etapa em que são tomadasmedidas para ajustar ou corrigir falhas e divergênciasencontradas ao longo do processo (A).
Além disso, é importante montar uma equipe para aimplementação do ciclo PDCA e escolher quais profissionais irãoliderar cada etapa do processo.
1 – PLAN (PLANEJAR)
Por ser o primeiro passo, o planejamento deve ser elaborado demaneira correta para que não ocorram falhas ou perdas detempo ao longo das outras etapas do PDCA.
Mas não se desespere! Existe uma técnica que pode ser usadapara minimizar as falhas e aumentar a clareza das informaçõeslevantadas e analisadas. Basta seguir as três fases fundamentaispara a elaboração de um planejamento eficaz.
Primeiramente, deve-se estabelecer de maneira clara quaisserão os objetivos do ciclo. Evite a definição de objetivos muitoamplos, pois, isso dificultará a compreensão por parte da equipeenvolvida. A segunda fase é definir como esses objetivos serãoalcançados. E, por último, escolher quais os métodos maisadequados para isso.
Feito isso, é hora de partir para a prática!
2 – DO (FAZER)A segunda etapa é o momento de colocar as mãos na massa ecomeçar a execução do planejamento.
Porém, não é só sair fazendo! Essa é uma das etapas maisimportantes do ciclo PDCA da qualidade, por isso necessita dededicação e atenção especial.
É necessário que a equipe receba um treinamento depreparação para a utilização correta do método definido. Alémdisso, é importante que essa etapa seja monitoradaconstantemente para evitar desvios do que foi planejado.
3 – CHECK (VERIFICAR)
Nessa etapa, todos os dados coletados e os resultadosalcançados são analisados e comparados ao que foideterminado no planejamento. O principal objetivo é detectarfalhas, erros ou desvios de foco ocorridos durante a execução.
Após a comparação, será possível determinar se o objetivo foiatingido e se os métodos definidos foram usados corretamentepela equipe.
4 – ACT/ADJUST (AÇÃO/AJUSTE)
A última etapa é a implementação de ações corretivas para aresolução de erros identificados na verificação. É importanteque as causas dessas falhas tenham sido bem definidas paraque as ações de correção sejam mais focadas.
Além disso, ações preventivas podem ser aplicadas comoforma de apoio à equipe e para evitar que futuras falhasocorram durante a aplicação da metodologia.
CHEGUEI NA
ÚLTIMA
ETAPA, E
AGORA?
O trabalho do ciclo PDCA é semelhante ao processo de círculo virtuoso.Ou seja, é uma sequência cíclica de ações que desencadeiam em outrasmais positivas e claras. Ainda, podemos dizer que ele é a exemplificaçãoprecisa do ditado “a prática leva à perfeição”.
Concluiu a última etapa? Comece tudo de novo!
Pode parecer trabalhoso para algumas pessoas, mas retomar ao início do ciclo é essencial para o aprimoramento das etapas. Somente assim, as práticas e os processos poderão ser melhorados continuamente.
CICLO PDCA NA
SOLUÇÃO DE
PROBLEMAS
Apesar de ser útil para a identificação e solução de problemas, éimportante salientar que essa técnica requer mais paciência do gestore de sua equipe, pois, sua abordagem é mais lenta e focada no passo-a-passo metódico. Ou seja, em situações emergenciais o ciclo PDCApode não ser o mais adequado.
Porém, essa característica pode fazer com que as equipes reflitam sobreaquela situação e concluam se ela realmente é uma emergência ou sepode ser solucionada com mais calma.
O ciclo PDCA pode ser usado para implementação de mudançasreversíveis ou irreversíveis dentro de uma organização.
As mudanças reversíveis são aquelas que podem ser desfeitas aqualquer momento, ou seja, é possível retornar ao seu estado original.Um exemplo são as alterações feitas em um determinado procedimentointerno da empresa.
Já as irreversíveis não podem ser desfeitas facilmente. Por exemplo,alterações na estrutura organizacional da empresa.
Por isso os tomadores de decisão precisam identificar qual tipo demudança será implementada antes de iniciar o ciclo.
POR QUE DEVO
USAR O CICLO
PDCA?
EXISTEM DIVERSOS MOTIVOS PARA INVESTIR NA
TÉCNICA PDCA E TODOS ELES ESTÃO RELACIONADOS À
IDEIA DE MELHORIA CONTÍNUA DOS PROCESSOS DE UMA
EMPRESA.
1 - Identificação de melhoriasadicionais
Com o ciclo PDCA, a empresa podeidentificar formas diferenciadas desolucionar determinado problema.Isso ocorre porque as etapas serãoaplicadas continuamente de formacíclica e, em cada novo ciclo, novasformas de melhoria serãoidentificadas e implementadas.
2 – Evita a tomada de decisão por impulso
A necessidade de seguir todas as etapasna ordem correta transforma o ato detomar decisões menos impulsivo.Assim, os gestores são educados aserem mais pacientes durante umprocesso de melhoria. Isso torna todo oprocesso mais natural e menosestressante.
3 – Evita o desperdício derecursos
A reflexão que é feita nasetapas iniciais e oprocesso de melhoriacontínua impedem quemudanças inadequadassejam feitas. Isso evitaque os recursos daempresa sejamdesperdiçados com aaplicação de soluçõesineficientes.
4 – Prioriza a medição
Como dito pelo guru daadministração, PeterDrucker, “o que não se podemedir, não se podegerenciar”. Ou seja, parauma boa gestão é essencial amensuração de dados eresultados, o que épriorizado no ciclo PDCA daqualidade.
5 – Ampla possibilidade deuso
O ciclo PDCA pode seraplicado em qualquer setorde uma empresa, criandouma espécie de integraçãoentre os departamentos, eaté na vida pessoal.
Sabe aquela dieta que vocêestá planejando desde oinício do ano? Com o cicloPDCA ficará mais fácilcolocá-la em prática.
CUIDADOS NECESSÁRIOSÉ importante que a equipe e os líderes tenham alguns cuidados durante o ciclo.
Como por exemplo a escolha de profissionais adequados para compor a equipe e o investimento em treinamentos constantes para a dominação e atualização dos
métodos usados ao longo do processo.
Além disso, não quebrar o ciclo é imprescindível! Não adianta nada fazer um belo trabalho e depois deixar de lado. O planejamento, execução, ação, verificação e
ajuste devem ser constantes e sem interrupções.
CONCLUSÃO
O ciclo PDCA garante às empresas a transformação de problemas emoportunidades de melhoria. Desse modo, o estresse criado pela afliçãodiante de uma dificuldade é substituído pela vontade de melhorarconstantemente.
Além disso, o ciclo envolve gestores e colaboradores em geral na buscade soluções. Isso transforma a empresa em uma só equipe, tornando-aresponsável pela qualidade contínua de um processo específico.
Até mais!
