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FERRAMENTAS DA QUALIDADE CICLO PDCA

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FERRAMENTAS DA QUALIDADE

CICLO PDCA

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O ciclo PDCA é uma seqüência racional e cíclica de procedimentos que possibilita a obtenção da melhoria contínua no processo de qualquer atividade.

CICLO PDCA

O PDCA é utilizado no ambiente organizacional, predominantemente, para manter e melhorar resultados por meio da identificação, observação e análise de problemas, bem como para o alcance das metas. Auxilia os gestores e todos os empregados na tomada de decisão adequada.

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CICLO PDCA

Por que estudar PDCA

Para ....• Reduzir ineficiências

• Não conformidades,

• Falhas,

• Erros,

• Desperdícios,

• Retrabalhos

• Reduzir custos

• Melhorar a qualidade

• Melhorar a produtividade

• Melhorar a eficiência

• Aumento da satisfação dos clientes

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CICLO PDCA – PREMISSAS PARA O SGQ

Os gestores não conhecem, não monitoram, e não controlam seus processos;

Os gestores se limitam a atuar reativamente sobre as não conformidades aparentes;

Os níveis praticados da qualidade e produtividade não são conhecidos;

Os gestores de todos os níveis não se sentem comprometidos com a necessidade de atender requisitos;

Falta de treinamento e habilitação para a tarefa;

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Equipamentos e ferramentas utilizadas;

Medição;

Níveis de desperdício;

Integração dos esforços, alinhamento de políticas, diretrizes e objetivos comuns.

Falta de informação gerencial;

Processos executados sem rotinas padronizadas ou obsoletas;

CICLO PDCA – PREMISSAS PARA O SGQ

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Walter A. SHEWART (1891-1967) Idealizador

W. Edward DEMING (1900-1993) Divulgador

CICLO PDCA

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OS 14 PRINCÍPIOS DE DEMING

1) Criar constância de propósito de aperfeiçoamento do produto e serviço, a fim de torná-los competitivos, perpetuá-los no mercado e gerar empregos.

Ninguém começa um negócio ou cria um produto ou serviço pensando que no futuro ele vai se tornar obsoleto, mas isso acontece com mais freqüência do que podemos imaginar… A melhoria contínua aplicada aos processos e produtos é a vacina para a estagnação do negócio, refletindo o mesmo conceito apresentado por Deming neste princípio.

CICLO PDCA

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OS 14 PRINCÍPIOS DE DEMING

2) Adotar a nova filosofia. Vivemos numa nova era econômica. A administração ocidental deve despertar para o desafio, conscientizar-se de suas responsabilidade e assumir a liderança em direção à transformação.

A nova filosofia citada aqui é acreditar que dá para melhorar sempre; não se satisfazer com seus atuais níveis de falhas nos processos; administrar com transparência, competência e objetivos claros; ensinar a importância da atividade de cada um, pois trabalhar sem saber o que se faz induz à depreciação do resultado do próprio trabalho; assumir erros e perguntar sempre, afinal ninguém nasceu sabendo!

CICLO PDCA

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OS 14 PRINCÍPIOS DE DEMING

2) Adotar a nova filosofia. Vivemos numa nova era econômica. A administração ocidental deve despertar para o desafio, conscientizar-se de suas responsabilidade e assumir a liderança em direção à transformação.

A nova filosofia citada aqui é acreditar que dá para melhorar sempre; não se satisfazer com seus atuais níveis de falhas nos processos; administrar com transparência, competência e objetivos claros; ensinar a importância da atividade de cada um, pois trabalhar sem saber o que se faz induz à depreciação do resultado do próprio trabalho; assumir erros e perguntar sempre, afinal ninguém nasceu sabendo!

CICLO PDCA

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OS 14 PRINCÍPIOS DE DEMING

3) Acabar com a dependência de inspeção para a obtenção da qualidade. Eliminar a necessidade de inspeção em massa, priorizando a internalização da qualidade do produto.

Se as pessoas são encorajadas a aprender mais sobre sua própria participação e importância num processo, tendem a se auto-monitorar e gerar a qualidade no seu dia-a-dia. Esqueçam o pensamento medieval de punir quem erra e incentivem comportamentos pró-ativos. A seleção natural cuidará do resto…

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OS 14 PRINCÍPIOS DE DEMING

4) Acabar com a prática de negócio compensador baseado apenas no preço. Em vez disso, minimizar o custo total. Insistir na idéia de um único fornecedor para cada item, desenvolvendo relacionamentos duradouros, calcados na qualidade e na confiança.

Preço baixo não precisa ser igual a qualidade sacrificada, deve ser um reflexo natural da otimização dos processos. Cultivar um bom relacionamento com seus fornecedores e valorizar parcerias é fundamental. O que não vale é forçar situações do tipo “Se você não me fizer esse preço fulano faz…” – Busque o equilíbrio.

CICLO PDCA

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OS 14 PRINCÍPIOS DE DEMING

5) Aperfeiçoar constante e continuamente todo o processo de planejamento, produção e serviços, com o objetivo de aumentar a qualidade e a produtividade e, conseqüentemente, reduzir os custos.

De novo o conceito de melhoria contínua. Note-se que é uma constante no pensamento de Deming, porém focado na redução de custos, hoje cada vez mais importante… Ele era um homem de visão.

CICLO PDCA

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OS 14 PRINCÍPIOS DE DEMING

6) Fornecer treinamento no local de trabalho.

O melhor lugar para ensinar e aprender a pescar é na beira do rio… O treinamento prático é melhor que apenas o teórico. E a realidade do dia-a-dia o melhor dos professores…

7) Adotar e estabelecer liderança. O objetivo da liderança é ajudar as pessoas a realizar um trabalho melhor.

Liderar significa buscar a melhoria e a eliminação das falhas, treinar quem precisa, oferecer um norte a todos, dar exemplo. Ser líder é uma atitude, não um cargo.

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OS 14 PRINCÍPIOS DE DEMING

8) Eliminar o medo.

Quem administra seus processos através do medo fatalmente terá queda de qualidade, rotatividade de pessoal, omissão… Produtividade a custa de sangue, suor e lágrimas não é confiável e muito menos garantida. As pessoas devem poder dar sua opinião, saber que será avaliada seriamente e é esperada pelos superiores. E quando viáveis e adotadas, suas sugestões serão valorizadas.

9) Quebrar as barreiras entre departamentos.

O trabalho deve ser desenvolvido com um forte senso de equipe, onde cada um se preocupa com o trabalho do outro visando um objetivo único. É o conceito de atender as necessidades do cliente interno. O trabalho em equipe exige que um compense com sua força a fraqueza de outro

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OS 14 PRINCÍPIOS DE DEMING

10) Eliminar slogans, exortações, e metas dirigidas aos empregados.

A grande maioria das empresas pensa que a deflagração de campanhas e a colocação de faixas, com frases de efeito, sem a contrapartida de uma infra-estrutura adequada, são suficientes para se promover as mudanças necessárias. O que é mais grave, ainda, neste processo de slogans e cartazes, é que eles podem apresentar melhoras temporárias, dando uma falsa impressão da sua eficácia.

11) Eliminar padrões artificiais (cotas numéricas) para o chão de fábrica, a administração por objetivos (APO) e a administração através de números e metas numéricas.

Metas e indicadores devem ser divulgados sim, mas para serem levados à sério precisam representar algo significativo, ter metas atingíveis e sobretudo são uma ferramenta administrativa, gerencial.

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OS 14 PRINCÍPIOS DE DEMING

12) Remover barreiras que despojem as pessoas de orgulho no trabalho. Isso significa a abolição das avaliações de desempenho ou de mérito e da administração por objetivos ou por números.

Incentive a criatividade, valorize os responsáveis e dedicados (sem favoritismo), e os resultados virão naturalmente. Os melhores querem e merecem sua valorização e seu sucesso é ótimo exemplo para os que querem realmente melhorar também.

13) Estabelecer um programa rigoroso de educação e auto-aperfeiçoamento para todo o pessoal.

Integração bem feita, incentivo ao desenvolvimento pessoal, treinamento focado e útil, levam à satisfação pessoal, à sensação de estar crescendo e se realizando profissionalmente. A maioria das pessoas dão valor a empresas que lhes dêem a possibilidade desse crescimento e de evolução profissional, são mais fiéis e se orgulham de fazer parte do sucesso da empresa.

CICLO PDCA

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OS 14 PRINCÍPIOS DE DEMING

14) Colocar todos da empresa para trabalhar de modo a realizar a transformação. A transformação é tarefa de todos.

Quem nunca ouviu a frase “Qualidade é responsabilidade de todos?” – É muito fácil ficar na cabeceira de uma mesa de reunião e dizer: “Quero que a Qualidade melhore”, “Vamos certificar a Empresa”, etc, etc, etc.

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Método gerencial e sistemático de tomada de decisão. É baseado no princípio de que é necessário compreender um problema ou um processo, antes que se possa aperfeiçoá-lo ou resolvê-lo.

A palavra MÉTODO vem do grego, através da junção das palavras META+HODOS (quer dizer caminho). Portanto, método quer dizer “caminhos para a meta”.

Essa ferramenta gerencial possibilita às pessoas assumirem responsabilidades; a pensar de forma diferente, a desejar o desconhecido (novas metas) e, portanto, ter vontade de adquirir novos conhecimentos.

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CICLO PDCA

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P, de Plan – Planejar – estabelecer os objetivos e processos necessários para fornecer resultados de acordo com os requisitos e políticas pré-determinados.

D, de Do – Fazer, executar – implementar as ações necessárias.

C, de Check – Checar, verificar – monitorar e medir os processos e produtos em relação às políticas, aos objetivos e aos requisitos estabelecidos e relatar os resultados.

A, de Act – Agir – executar ações para promover continuamente a melhoria dos processos.

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Planejar

O planejamento começa pela análise do processo. Várias atividades são realizadas para fazermos uma análise eficaz:

Levantamento de fatos Levantamento de dados Elaboração do fluxo do processo Identificação dos itens de controle Elaboração de uma análise de causa e efeito Colocação dos dados sobre os itens de controle Análise dos dados Estabelecimento dos objetivos

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Fazer, Executar

Nesta fase, colocam-se em prática o que os procedimentos determinam, mas para atingir sucesso, é preciso que as pessoas envolvidas sejam competentes. O treinamento vai habilitá-las a executar as atividades com eficácia.

No contexto da melhoria da qualidade do atendimento, esses treinamentos podem acontecer em sessões grupais (na implantação ou reciclagem de um procedimento, por exemplo) ou no próprio posto de trabalho, ou seja, no local onde a atividade ou tarefa acontece.

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Checar, Verificar

É nesta fase que se verifica se os procedimentos foram claramente entendidos, se estão sendo corretamente executados e se a demonstração foi abstraída.

Esta verificação deve ser contínua e pode ser efetuada tanto através de sua observação, quanto através do monitoramento dos índices de qualidade e produtividade. As auditorias internas de qualidade também são uma excelente ferramenta de verificação.

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Agir

Se durante a checagem ou verificação for encontrada alguma anormalidade, este será o momento de agir corretivamente, atacando as causas que impediram que o procedimento fosse executado conforme planejado.

Assim que elas forem localizadas, as contramedidas deverão ser adotadas, isto é, as ações que vão evitar que o erro ocorra novamente. Em alguns casos, essas medidas podem virar normas, novos procedimentos, padrões, etc.

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CICLO PDCA

A 8 Executar Ações Corretivas e aperfeiçoar Padrões

D

C

Executar os Planos de Ação

6

7

Avaliar Resultados frente às Metas (diário, semanal e mensal) em todos os níveis da hierarquiaApresentar propostas de medidas corretivas em reuniões formais de acompanhamento

5

3P

Identificação do Problemal

Análise de Fenômeno2

Análise do Processo

4 Elaboração do Plano de Ação

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CICLO PDCA

CUIDADOS NA IMPLEMENTAÇÃO

O PDCA é um ciclo e, portanto, deve “rodar” continuamente. Para que “rode” de maneira eficaz, todas as fases devem acontecer. A supressão de uma fase causa prejuízos ao processo como um todo. Ao implementar o Ciclo PDCA, portanto, evite:

Fazer sem planejarDefinir as metas e não definir os métodos para atingi-lasDefinir metas e não preparar o pessoal para executá-lasFazer e não checarPlanejar, fazer, checar e não agir corretivamente, quando necessárioParar após uma volta

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“É difícil melhorar o que é aleatório. Precisamos de consistência para melhorar ... atingir metas é um processo de aprendizado e crescimento humano, muito motivador desde que as pessoas estejam envolvidas com seus corações e suas mentes. O time tem que estar unido em torno deste jogo de conseguir resultados cada vez melhores.” (Vicente Falconi)