a importÂncia da gestÃo de compras para...
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FACULDADE SUDOESTE PAULISTA
INSTITUIÇÃO CHADDAD DE ENSINO LTDA
CURSO ADMINISTRAÇÃO
DANIELE FERNANDES
A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE COMPRAS PARA AS ORGANIZAÇÕES
ITAPETININGA-SP
2018
DANIELE FERNANDES
A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE COMPRAS PARA AS ORGANIZAÇÕES
Trabalho de conclusão de curso apresentado à Faculdade Sudoeste Paulista de Itapetininga – FSP – ao curso de graduação em Administração, como requisito parcial para obtenção de título de bacharel em Administração.
Orientador: Prof. Esp. Luís Cláudio
Oliveira.
ITAPETININGA-SP
2018
DANIELE FERNANDES
A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE COMPRAS PARA AS ORGANIZAÇÕES
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Faculdade Sudoeste Paulista de
Itapetininga- FSP – ao curso de graduação em Administração para a obtenção de
grau de bacharel.
Orientador(a): Prof. Esp. Luís Cláudio Oliveira
BANCA EXAMINADORA
_________________________________
Prof. Esp. Luís Cláudio Oliveira
FSP – Faculdade Sudoeste Paulista
________________________
Prof. MSc. Vanessa Valença
FSP – Faculdade Sudoeste Paulista
_______________________
Prof. MSc. Luciane Melo
FSP – Faculdade Sudoeste Paulista
Itapetininga, 06 de dezembro de 2018.
Dedico esse trabalho a minha mãe Tereza
Fernandes, que mesmo com pouco estudo
e muita simplicidade, educou-nos (meus
cinco irmãos e eu), com base nos
fundamentos éticos e morais, preparando-
nos para vida. Grande incentivadora, luz
da minha vida.
AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus por me conceder saúde, forças e me conduzir para um bom
caminho superando todas as dificuldades até o término dessa fase de minha vida,
sem essa força divina nem o primeiro passo seria dado e nenhuma conquista seria
possível.
Uma gratidão infinita aos meus pais José Antônio Fernandes e Tereza
Fernandes que sempre demonstraram seu amor incondicional, onde cuidaram de mim
com muito amor, seja abrindo o portão de casa ou preparando meu jantar às pressas
em meio a tanta correria. Agradeço por sempre terem me apoiado, por acreditarem
na minha capacidade e me admirarem em tudo o que faço, sou grata pelo ser humano
que fizeram.
Agradeço também ao meu noivo, Luiz Henrique Ventura que esteve todos
esses anos ao meu lado, que participou de todos os momentos felizes e também os
mais difíceis (os quais não foram raros), me dando apoio emocional e fazendo com
que os meus dias fossem mais leves.
Gratidão a todos os meus professores que marcaram de modo especial minha
vida e foram essenciais para a construção da pessoa e profissional que sou hoje,
admiro e honro essa profissão tão nobre. Agradeço ao meu professor orientador Luís
Cláudio Oliveira que me norteou para conclusão deste trabalho. Em especial agradeço
a nossa coordenadora do curso de Administração, Vanessa Valença por toda
dedicação ao longo desses quatro anos, abrindo mão até mesmo dos seus momentos
de descanso para contribuir com nosso crescimento, adotada de um
comprometimento sem igual, sempre presente e participativa, pessoa a qual admiro
muito, obrigada por todo o aprendizado que nos proporcionou ao longo dessa
caminhada.
Não poderia deixar de registrar o meu agradecimento ao meu empregador a
sete anos, Eduardo Sonoda que me incentivou e tornou possível a minha ingressão
no ano de 2014 ao curso de graduação, sou muito grata a todo reconhecimento do
meu esforço, por toda autonomia e confiança depositada em meu trabalho, agradeço
tudo o que a empresa já fez e ainda faz por mim, contribuindo imensamente com meu
crescimento.
E por fim, agradeço o companheirismo dos meus amigos onde deixamos
nossas casas por todos esses anos, na graça da busca de algo melhor para nossas
vidas em meio a tantas diversidades. Iniciamos e concluímos essa fase inspiradora
de descobertas e muito aprendizado juntos, sorrimos e choramos vivenciando
diariamente várias experiências construtivas. Vocês sem dúvida alguma, tornaram
minha jornada mais alegre e inesquecível.
Gratidão!
Só sabemos com exatidão quando sabemos
pouco; à medida que vamos adquirindo
conhecimentos, instala-se a dúvida.
(Johann Goethe)
FERNANDES, Daniele. A importância da gestão de compras para as
organizações. 2018. 31p. Monografia (Graduação) – Faculdade Sudoeste Paulista,
Itapetininga-SP, 2018.
RESUMO
Por meio deste estudo, utilizando a pesquisa bibliográfica descritiva, apresentaremos as atribuições da função de compras e sua importância com a utilização de métodos, conceitos e ferramentas estratégicas como fatores essenciais para uma boa gestão. Trataremos formas de organização do departamento onde iremos ressaltar a relevância do envolvimento de todos os setores da empresa. A busca por resultados são vistos por meio da gestão nos processos do setor, portanto poderemos concluir que sim, é possível ter lucro com a área que mais consome dinheiro da empresa. Notaremos o perfil do comprador proativo pela abundância de seus conhecimentos, qualificações e sua busca incessante de informações que alavancam o setor. As competências e capacitações do profissional são determinantes para as tomadas de decisões. Contemplaremos a visão estratégica do comprador para a competitividade da organização, onde os objetivos de suprir as necessidades de materiais e serviços, são executados utilizando um planejamento quantitativo satisfatório no momento correto, na quantidade certa, com a qualidade esperada, e há um custo aplausível. Palavras - chave: Gestão de compras. Estratégias. Perfil do comprador.
FERNANDES, Daniele. The importance of purchasing management for
organizations. 2018. 31p. Monograph (Undergraduation) – Faculdade Sudoeste
Paulista, Itapetininga-SP, 2018.
ABSTRACT
Through this study, using the descriptive bibliographic research, we will present the attributions of the purchasing function and its importance with the use of strategic methods, concepts and tools as essential factors for good management. We will deal with organizational forms of the department where we will highlight the relevance of the involvement of all sectors of the company. The search for results is seen through management in the sector processes, so we can conclude that yes, it is possible to make a profit with the area that consumes the company's most money. We will note the profile of the proactive buyer by the abundance of their knowledge, qualifications and their incessant search of information that leverage the sector. The skills and qualifications of the professional are decisive for making decisions. We will contemplate the buyer's strategic vision for the organization's competitiveness, where the objectives of supplying the needs of materials and services are executed using satisfactory quantitative planning at the right time, in the right quantity, with the expected quality, and there is a plausible cost.
Keywords: Purchasing management. Strategies. Buyer profile.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Organograma de uma seção de compras.................................................17
LISTA DE TABELAS
Tabela 1: Perfil do comprador - estágios de desenvolvimento...................................21
Tabela 2: Mudança de papéis de compras - compra reativa e compra proativa.......23
LISTA DE QUADROS
Quadro 1: Atribuições da função de compras............................................................26
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO............................................................................................................... 14
2 A GESTÃO ESTRATÉGICA DE COMPRAS.................................................................16
2.1 A função de compras................................................................................................ 16
2.2 A organização da função de compras e o perfil do profissional da área............ 18
2.3 A importância da gestão de compras para a competitividade organizacional…28
3 CONSIDERAÇÕES FINAIS........................................................................................... 30
REFERÊNCIAS................................................................................................................. 31
14
1 INTRODUÇÃO
A importância da utilização de métodos, conceitos e ferramentas estratégicas
na Gestão de Compras é essencial para uma boa gestão do setor. O mesmo está
interligado a todas as outras áreas de uma organização, seja ela pequena, média ou
de grande porte.
A busca contínua pela progressiva melhoria dos processos passa pelo uso
minucioso da informação como base, intervindo diretamente a capacidade de se
atingir os objetivos almejados, tornando-se necessário que se tenha a participação de
todos os envolvidos no processo.
Por meio da gestão dos processos de compras é possível ter lucro com a área
que mais consome dinheiro da empresa. Com o processo de redução de custos isso
se torna possível, avaliando a relação de custo versus benefício, ou seja, a
proporcionalidade do custo do produto ou serviço em relação ao benefício obtido com
a compra.
A aquisição de matérias-primas, suprimentos e componentes representa um
fator decisivo na atividade de uma empresa, pois dependendo de como é conduzida
podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros.
Para Moraes (2005), a Gestão da Aquisição – a conhecida função de compras
– assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume
de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez mais para trás
a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro
de despesa e não um centro de lucros.
Estima-se, de acordo com Simões; Michel (2004), que o total gasto pelas
empresas com compras varia de 50% a 80% da receita bruta. Portanto, pequenas
reduções no custo das aquisições podem repercutir de maneira altamente positiva no
lucro da empresa.
Esse trabalho objetiva, portanto, analisar a Importância da Gestão de Compras
para as Organizações, com seu reflexo na competitividade organizacional.
A fim de alcançar o objetivo do estudo, este trabalho desenvolve por meio de
seus capítulos os seguintes objetivos específicos:
Apresentar as atribuições da função de compras;
15
Discutir formas de organização do departamento de compras e o
perfil do profissional comprador;
Debater a importância da gestão estratégica de compras para a
competividade da organização.
Para o alcance dos objetivos citados, este estudo utiliza como metodologia a
pesquisa bibliográfica.
O trabalho está estruturado do seguinte modo:
O capítulo 2 possui algumas subdivisões nas quais se apresentam a função de
compras, as atribuições do departamento de compras e o perfil do profissional,
apresentando posteriormente o conceito ampliado de gestão de compras como
estratégia para a competitividade organizacional;
Por fim, este estudo apresenta suas considerações finais.
16
2 A GESTÃO ESTRATÉGICA DE COMPRAS
2.1 A função de compras
Segundo Arnold (1999), a função compras é responsável pelo estabelecimento
do fluxo dos materiais na organização, pelo segmento junto ao fornecedor, e pela
agilização da entrega.
De acordo com Gonçalves (2004), compras empresariais é a função
responsável pela aquisição de bens e serviços da empresa, necessário para a
geração de um fluxo no abastecimento de suprimentos para todos os setores.
Aquisições são estas necessárias para que a empresa possa cumprir seus objetivos,
operando em todos os setores como na produção, operação, venda, transporte,
manutenção, administração, distribuição e prestação de serviços.
A organização da função de compras numa empresa deve buscar princípios
básicos de organização para a criação do setor, tais como:
Autonomia para compras;
Lançamento de compras;
Precificação;
Levantamento de estoques e despesas de consumo;
Cadastro de fornecedores;
Registros de catálogos.
O modelo de desenvolvimento organizacional eficiente passa, de modo
necessário e indispensável, pelo avanço dos processos internos de gestão, e pela
determinação de um modelo de sistema de informação capaz de potencializar os
processos e procedimentos relativos às compras realizadas que as tornem mais
simples e transparentes para fácil reconhecimento por todos os requisitantes
envolvidos. Partindo desse ponto, essa visão deverá transformar as organizações
mais eficazes e eficientes do ponto de vista gerencial estratégico, ou seja, eficazes na
maximização dos recursos e no alcance de resultados eficientes voltados à resolução
de problemas e consequentemente na redução dos custos.
Na figura 1 apresenta-se resumidamente um organograma da organização do
setor e seus profissionais.
17
Figura 1: Organograma de uma seção de compras
Fonte: Dias, 2010.
Ballou (2001) comenta que as atividades relacionadas a compras envolvem
uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços,
determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na
demanda, entre outros.
Suas necessidades associadas à Qualidade e Quantidade são definidas por
seus clientes e atendidas pelo Comprador. Já o Prazo de entrega junto com o local a
ser entregue são definidos também por seus clientes, mas seu atendimento depende
não somente do comprador como também do fornecedor requisitado. A última questão
a ser analisada é a do Preço justo, que é definida pelo comprador e atendida
exclusivamente pelo fornecedor.
Gerente de Materiais
Comprador Diverso
Comprador Técnico
Comprador de Matéria-prima
Auxiliar de Compras
Follow-up
Motorista
Chefia de Compras
Secretária
18
De acordo com Dias (2010), analisar os seguintes fatores é essencial para
maximizar a eficiência nas organizações: coordenar um fluxo contínuo de suprimentos
a fim de atender a demanda; aplicar o mínimo de investimento em estoques para que
a empresa opere de modo saudável; calcular uma redução de custos com produtos
substitutos, mantendo o padrão de quantidade e qualidade definidos; selecionar fontes
de suprimentos, criando relacionamentos de parcerias com atuais e futuros
fornecedores; estimar de maneira assertiva as necessidades, com o conjunto de
informações levantadas; gerenciar os prazos nas condições de pagamentos, afim de
manter o caixa da empresa saudável.
Conforme afirmam Gaither & Frazier (2001), o departamento de compras
desempenha um papel fundamental na realização dos objetivos da empresa. Sua
missão é perceber as necessidades competitivas dos produtos e serviços, tornando-
se responsável pela entrega no tempo certo, custos, qualidade e outros elementos na
estratégia de operações.
De acordo com Simões; Michel (2004), normalmente, a função compras tem
quatro objetivos principais: obter mercadorias e serviços na quantidade certa, com
qualidade e a um menor custo; garantir que a entrega seja feita de maneira correta;
e, desenvolver e manter boas relações com os fornecedores.
Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da
empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente externo e interno.
Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica (MARTINS
& AT, 2001, p. 67).
Podemos apreciar a extrema importância e o papel decisivo do setor de
compras em suas funções desempenhadas na organização, podendo refletir
diretamente nos resultados do negócio.
2.2 A organização da função de compras e o perfil do profissional da área
Atender a demanda na Gestão de Compras atual cria um novo profissional. O
comprador deixou de ser visto apenas como um tirador de pedidos. Atualmente, é
visto como consultor, pesquisador e analista de valor, onde o custo versus benefício
é estudado diariamente.
19
Para Moraes (2005) é necessário também que as pessoas que trabalham
nesta área estejam muito bem informadas e atualizadas, além de terem habilidades
interpessoais como poder de negociação, facilidade de trabalhar em equipe, boa
comunicação, capacidade de gestão de conflitos.
Com isso, ferramentas de negociações táticas e técnicas devem ser
incrementadas pelo setor, sendo as mais conhecidas a linguagem não verbal e as
negociações por telefone.
Negociação é o processo onde as partes envolvidas buscam atingir um
resultado ótimo de satisfação para todas as partes. A dinâmica no processo se deve
a soma de três fundamentos básicos: arte + ciência + habilidade. Esse conjunto
envolve características próprias de cada indivíduo, como competência, astúcia,
sagacidade, esperteza, observação, ousadia, arrojo, bom-senso, compreensão,
coragem, engenhosidade e comunicação.
O comprador ideal possui características pessoais que são considerados como
pré-requisitos que podem e devem ser trabalhados para se tornar um negociador de
talento. Segundo Alto (2009), alguns quesitos são fundamentais e normalmente são
encontradas na personalidade de negociadores considerados habilitados. Vejamos a
seguir:
Saber escutar (não somente apenas ouvir), ou seja, entender o que está
sendo dito, fazendo uma leitura das entrelinhas;
Ser paciente e possuir autocontrole;
Dispor de raciocínio rápido;
Observar o propósito, os sentidos e o bom- senso;
Possuir a capacidade de análises, de tomada de decisões, de correr
riscos calculados, de trabalhar em equipe, de defrontar desafios, de
utilizar da empatia, de saber representar, de memorização e
concentração;
Ser corajoso, otimista e positivo;
Possuir “jogo de cintura”, sendo flexível.
O resultado da arte e da ciência da negociação vem evoluindo entre a relação
de compradores e vendedores, projeta além de simples acordos, uma filosofia de
cooperação técnico- econômica.
20
As possibilidades de negociação na gestão de compras possuem diversas
situações. Vejamos algumas:
Quando houver dificuldades em evidenciar as particularidades de um
determinado material e definir seu real desempenho;
Quando houver probabilidade de variáveis no preço das aquisições com
a utilização de tabelas de preços;
Quando não houver satisfação na ilegitimidade das exigências de acordo
com o resultado da cotação específica;
Quando houver a intenção de dividir as compras entre dois ou mais
fornecedores a fim de manter a competitividade perante o mercado;
Quando a aquisição for de alto valor investido comprometendo o setor
financeiro;
Quando o valor da operação logística na compra representar grande
parte do custo;
Quando envolvida a alteração de documentos que demandam a soma
de dinheiro considerável;
Quando existir grande diferenciação nos preços comparado a prática do
mercado.
A relação da negociação pode ocorrer de formas distintas entre as partes como
por telefone, face a face, em equipe ou por meio eletrônico.
Uma das negociações mais personalizadas é quando ocorre individualmente
frente a frente, colaborando para criar um relacionamento de confiança. O
comportamento não verbal como as atitudes, as expressões faciais, a linguagem
corporal e expressões faciais auxiliam no conhecimento do perfil dá outra parte.
Em algumas ocasiões negociar em equipe é inevitável, quando a necessidade
de um conhecimento técnico ou específico para o fechamento do negócio for
necessário, assim será envolvido outras áreas ou setores da organização como
administrativas, jurídicas, técnicas, econômicas e financeiras.
De acordo com Lima (2004), apesar da literatura discutir o papel estratégico
que a área de compras vem assumindo nas organizações, de 1990 até os dias de
hoje, pouco se falou sobre a estrutura e o processo de compras, bem como o perfil
dos profissionais que atuam na área — compradores ou não.
21
A insaciada busca da competitividade e espaço no mercado impulsiona o
comprador em ampliar cada vez mais seus resultados. Refere-se a algum fatores
como aspectos de mudança próspera e consiste, embasada na formação de novas e
progressivas práticas, mecanismos de automação em processos, severos controles
estratégicos e gestão profissional, são requisitos primordiais para o sucesso
profissional gestor e para os resultados positivos dos negócios da empresa.
De acordo com Batista; Maldonado (2008), com a importância na gestão de
compras, o profissional foi recolocado no mercado para dar novas perspectivas e
visões a organização. A amplitude dos conhecimentos de técnicas e ferramentas para
redução dos custos influenciando diretamente os resultados.
A garantia de aquisições que vão agregar a qualidade desejada pelos setores
e clientes da organização, reflete em se comprar bem.
Batista; Maldonado (2008) afirma que sair de uma posição operacional para um
nível estratégico é típico para o comprador, com uma percepção da totalidade da
empresa. Tendências de mercado, propriedade em direcionar a área de marketing e
vendas, trazer consigo uma visibilidade de um todo, resulta em uma atividade
estratégica e indispensável para qualquer empresa.
A Gestão de Compras, necessita de um comprador com perfil associado às
necessidades estratégicas da organização. O quadro 1 a seguir retrata a
especificação de Baily e colaboradores (2000:425) para o possível “perfil do
comprador”. A retratação assim colocada representa-se separada em cinco estágios
de desenvolvimento na área de compras. No primeiro estágio a função do comprador
é vista sobretudo como burocrática e reativa, já no último estágio ela torna-se proativa
e de nível de gestão, menor tempo dedicado no envolvimento nas atividades de
rotineiras e maior automação em seus processos.
Tabela 1: Perfil do comprador - estágios de desenvolvimento
Estágios de desenvolvimento
(cont.)
Características gerais e atribuições do
responsável por compras
22
(cont.)
Primitivo
Sem qualificações especiais; abordagem
burocrática; cerca de 80% do tempo é dedicado
às atividades burocráticas
Conscientização Sem qualificações especiais; algumas rotinas
básicas de compras; 60-79% do tempo
dedicado às atividades burocráticas
Desenvolvimento Qualificações acadêmicas formais exigidas;
envolvimento em negociações; reconhecimento
da função compras e suprimentos; 40-59% do
tempo dedicado às atividades burocráticas
Maturação Qualificação gerencial exigida; compradores
especializados em commodities* integrados
com as áreas funcionais; envolvimento com
todos os aspectos do desenvolvimento de
novos produtos; maior parte do trabalho
dedicado à negociação e à redução do
custo/desenvolvimento de fornecedores; 20-
30% do tempo dedicado às atividades
burocráticas.
Avançado É necessária qualificação profissional ou pós-
graduação; o comprador está mais envolvido
com os assuntos mais estratégicos do trabalho;
mais dedicado ao custo total de aquisição, à
administração da base de fornecedores etc.;
menos de 20% de seu tempo dedicado às
atividades burocráticas
Fonte: Baily e colaboradores (2000:425). * São por definição, produtos padronizados e não diferenciados, nos quais o produtor não tem poder de fixação de preços e cujo mercado é caracterizado pela arbitragem nos mercados interno e externo.
O desenvolvimento do comprador se faz pela abundância de seus
conhecimentos e qualificações. Suas competências e capacitações são
23
determinantes para a classificação entre comprador burocrático (reativo) ou
contemporâneo (proativo). No quadro 2 observa-se um confronto de ideias entre a
compra reativa e proativa.
É possível verificar o contraste na observação e ação dos dois tipos de atuantes
em compras. A função do comprador reativo transmite uma postura rotineira e
burocrática na realização de suas atividades; já em compensação ao profissional
proativo observa-se uma realidade dos dias atuais. Todavia, evidência Lima,
considerações de grande relevância:
Na prática, esses papéis de compras não são excludentes, pois, mesmo em organizações com a atividade de compras bem desenvolvida, a área de compras adota, pelo menos em parte, uma postura reativa. Isto ocorre, por exemplo, nas montadoras, quando da aquisição de produtos ou serviços de fornecedores preestabelecidos pela matriz mundial, (...) Entretanto, a dinâmica do relacionamento com o compartilhamento de informações entre a montadora e o fornecedor no processo faz com que as características do papel proativo de compras sejam mantidas. (LIMA, 2004, p. 22).
Resumidamente, o comprador reativo exprime de modo reducionista o ato de
comprar, constitui entre encontrar um fornecedor onde possa adquirir seu produto de
acordo com os padrões estabelecidos. Em contrapartida, o gestor de compras proativo
possui uma visão ampla, compartilha e estabelece relacionamentos entre parceiros
fornecedores que possibilita o fechamento de ótimos negócios.
Tabela 2: Mudança de papéis de compras - compra reativa e compra proativa
Compra reativa Compra proativa
Compras: um centro de custo
Compras: recebe especificações
Compras: rejeita materiais defeituosos
Compras: subordina-se a finanças ou a
produção
(cont.)
Compras: pode adicionar valor
Compras (e fornecedores): contribuem
para as especificações
Compras: evita materiais defeituosos
Compras: importante função gerencial
24
(cont.)
Os compradores respondem às
condições do mercado
Os problemas são de responsabilidade
do fornecedor
Preço é variável-chave
Ênfase no hoje
Sistema independente de fornecedores
As especificações são feitas por
designers ou usuários
Negociação ganha-perde
Muitos fornecedores = segurança
Estoque excessivo = segurança
Informação é poder
Compras: contribui para o
desenvolvimento dos mercados
Os problemas são de responsabilidade
compartilhada
O custo total e o valor são variáveis-
chave
Ênfase estratégica
O sistema pode ser integrado aos
sistemas dos fornecedores
Compradores e fornecedores contribuem
para as especificações
Negociação ganha-ganha
Muitos fornecedores = perda de
oportunidades
Excesso de estoque = desperdício
A informação é valiosa se compartilhada
Fonte: Baily, 2000.
Segundo Batista; Maldonado (2008), esta abordagem estratégica que
concentra mais ênfase nas atividades de negociação e de relacionamento, do que em
reagir, pura e simplesmente, às necessidades dos usuários, necessitará de
profissionais mais capacitados e comprometidos institucionalmente no processo de
modificar paradigmas e que tenham uma visão institucional que perpasse todos os
níveis da organização.
25
Aspectos de uma visão sistêmica são criados na análise do negócio, adquirir
produtos funcionais, visar a produtividade na compra de produtos de alto desempenho
operacional, de fácil operação e menor custo de manutenção com a reposição de
peças ou substituições, são fatores que elevam a lucratividade e reduzem os custos.
Manter o pleno funcionamento da empresa atendendo a demanda com
eficiência significa planejar, organizar, dirigir e controlar os recursos financeiros
disponíveis, afim de atender com responsabilidade as solicitações demandadas.
Todas as empresas independentemente do seu porte, devem seguir alguns
princípios básicos e fundamentais para organizar o departamento de compras, como
o registro de compras, preços, estoques, consumo, fornecedores e o arquivamento de
especificações e catálogos, também se fazem imprescindíveis.
Segundo Dias (2010), pode-se citar algumas atividades rotineiras do setor, a
pesquisa com o estudo do mercado; o estudo dos materiais; a análise dos custos; a
inspeção das fábricas dos fornecedores; a investigação das fontes de fornecimento; o
desenvolvimento de fontes de materiais alternativos e o desenvolvimento de fontes de
fornecimento.
Na aquisição da mercadoria, de acordo com Dias (2010), também deve-se
seguir uma organização para uma boa gestão. É realizado a conferência das
requisições, feito uma análise das cotações realizadas, optar por uma decisão do tipo
de compra seja ela por meio de contratos ou em mercado aberto, conhecer os perfis
de vendedores, buscar negociações de contratos, realizar as encomendas solicitadas
pelos departamentos, e acompanhar o recebimento de materiais.
Para Dias (2010), a administração se faz através da manutenção do estoque
mínimo, da padronização do que for possível, da transferência de materiais e do
controle para evitar excessos e obsolescência de estoque. Também podemos
acrescentar o uso da estimativa de custos e o zelo com as relações comerciais quando
recíprocas.
De acordo ainda com o autor, além das decisões típicas da Gestão de
Compras, outras responsabilidades poderão ser compartilhadas e analisadas em
conjunto com outros setores como; testes comparativos; controle de estoques,
seleção de equipamentos de produção; determinação do que comprar ou fabricar;
seleção de equipamentos de produção; programação na produção de acordo com os
estoques.
26
O quadro abaixo apresenta as principais atribuições do departamento de
compras.
Quadro 1: Atribuições da função de compras
Fonte: Silva; Huida; Cruz, 2008.
Analisar a Importância da Gestão de Compras para as Organizações, possui
um reflexo na competitividade onde são somadas vantagens para a diferenciação das
empresas. A produtividade também possui dependência do setor de compras, para
uma alta performance é necessário ter um abastecimento do fluxo de suprimentos
eficiente. E por fim, o conceito da lucratividade é vista como consequência esperada.
Todos os departamentos funcionais dentro de uma empresa devem gerar
informações para o sistema de compras, o alinhamento de todos os setores é
imprescindível para um bom funcionamento da gestão. As informações coletadas
através da comunicação entre os setores são repensáveis por garantir materiais de
alta qualidade atendendo a necessidade esperada.
Evitar faltas ou excessos dos mesmos materiais seja por falta de espaço
(estoque) ou o pelo comprometimento financeiro da empresa vem sendo controlada
pelo profissional de compras. Garantir ativos saudáveis, faz parte da gestão.
A Administração de compras mesmo em grandes empresas pode ser
descentralizada, onde algumas razões estabelecem essa divisão, como a distância
27
geográfica, a facilidade de um diálogo e o tempo necessário para aquisição dos
materiais.
Já a gestão de centralização completa traz diversas vantagens competitivas
como por exemplo: maiores oportunidades de negociação em volume (poder de
compra), um melhor controle dos estoques e também um padrão de qualidade dos
materiais adquiridos.
Essa divisão se torna funcional em casos de empresas de médio e grande
porte, onde os compradores individuais possuem atribuições de acordo com suas
seções.
Uma visão sistemática é necessária para criar a capacidade de identificar as
ligações de fatos, afim de inteirar-se com o uso de novas técnicas de desenvolvimento
para realização de análises econômicas entre os fornecedores com os quais
negociamos, tal como o sistema em geral.
Portanto, alguns processos devem ser aplicados para sistematização do setor:
a) Conhecimentos dos materiais
Saber o funcionamento dos produtos assim como suas características
permitem uma melhor avaliação para compra. Possuir uma com a perspectiva de
produtos substitutos, avanços tecnológicos, desenvolvimento de protótipos, tendência
de preços, ofertas e demandas são necessidades que devem ser analisadas.
b) Estudo econômico
Os efeitos dos ciclos econômicos sobre os materiais adquiridos, tendência dos
custos no mercado fornecedor, variações econômicas do mercado interno e externo
entre fornecedores e concorrentes.
c) Análise dos fornecedores
Acompanhamento da qualificação dos fornecedores ativos e em potencial,
busca por novos parceiros, avaliação sobre suas instalações, estudo de seu
desempenho e análise financeira.
d) Análise de valor
Se inicia com o processo de redução de custos para eliminar custos
desnecessários (relação custo versus benefício).
e) Análise da qualidade
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O grande problema de se adquirir um produto é manter um nível de qualidade,
de acordo com a política de qualidade da empresa, que atenda as exigências
do consumidor e aos padrões da empresa.
f) Ética em compras
A Ética é fundamento para todas as profissões, mas em algumas ela recebe
maior atenção, por isso que muitas empresas criam um “código de conduta ética”.
Esse código deve ser passado para todos os funcionários, principalmente para os do
setor de compras. E, além dos funcionários os fornecedores e compradores, devem
conhecer esse código, para que não sejam prejudicados.
Sendo assim, podemos consumar que o conhecimento afundo de todos os
procedimentos a serem adotados pelo profissional é imprescindível para exercer com
qualidade sua gestão. O perfil ideal inclui habilidades como o comprometimento e a
resiliência para desenvolver a arte que é negociar.
2.3 A importância da gestão de compras para a competitividade organizacional
Para Batista; Maldonado (2008), o termo primitivo “colocador de pedido” se
torna obsoleto nos dias atuais, com o poder aquisitivo nas mãos, não basta apenas
comprar e sim obter o maior número de vantagens competitivas.
Com a globalização a Gestão de Compras é uma área essencial para o
departamento de materiais e suprimentos. Com o objetivo suprir as necessidades de
materiais e serviços, utilizando um planejamento quantitativo satisfatório no momento
correto, na quantidade certa, com a qualidade esperada, e no custo aplausível.
Consideramos o resultado de uma operação lucrativa visando a competividade de
mercado. Seu acompanhamento no recebimento e armazenamento também é
gerenciado pelo setor.
Observando o mercado, suas tendências e a concorrência acirrada em todas
as empresas, a minimização de custos deve ser perseguida e atingida na compra de
todos os suprimentos.
A busca constante de materiais alternativos e a ampliação de fornecedores se
faz incessante na gestão. Autores como Michael Porter elaboraram artigos
relacionados a Gestão de Compras, como em sua criação teórica conhecida como As
Cinco Forças de Porter, entre a abordagem estão: Ameaças de novos concorrentes;
29
Produtos substitutos; Poder de barganha dos compradores; Poder de barganha dos
fornecedores e por fim, Rivalidade entre os concorrentes.
Segundo Moraes (2005), a aquisição de produtos e serviços representa um
fator decisivo na atividade de uma empresa, pois dependendo de como é conduzida
podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros. A
Administração de Compras assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios
de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos,
afastando cada vez mais a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática
e repetitiva, um centro de despesa e não um centro de lucros.
Para um bom funcionamento na gestão de compras é muito importante que
haja o planejamento para uma previsão das necessidades de suprimentos e
consequentemente o alcance dos objetivos. A insistência na alimentação de
informações sobre quantidades, qualidade e dos prazos necessários para se operar
nunca é demais. Através desses dados fornecidos, é possível com que o comprador
possua tempo para negociar e entregar os produtos solicitados para a produção,
ambos executando seu trabalho com eficiência.
De acordo com Brites (2006), em resultado de sua crescente importância nas
organizações, a função de Compras tem sido alvo de constantes alterações nos
últimos anos. O desenvolvimento de parcerias com fornecedores e a sistematização
dos processos de negociação apresentam ótimas oportunidades de melhoria, bem
como a execução dos processos operacionais e a formação dos profissionais de
compras.
Garcia (2017), afirma que a importância da função de Compras continuará a
intensificar-se, verificando-se um maior foco em atividades que promovam o aumento
da eficiência operacional e a redução dos custos de compra, aumentando a
contribuição para a criação de valor nas organizações. É por esta razão que cada vez
mais empresas promovem uma maior colaboração, transparência e profissionalismo
na relação com os clientes internos, o desenvolvimento de relacionamentos ganha-
ganha com fornecedores, parcerias de longo-prazo e qualificação dos seus
profissionais.
Dessa forma, podemos salientar a importância da sinergia que envolve todas
as cadeias organizacionais em busca da competitividade e lucratividade para a
empresa, com foco na responsabilidade do comprador em atuar de forma perspicaz.
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3 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Diante do exposto, pode-se concluir que as atribuições e funções do setor de
compras contemporâneo deixou de lado o termo absoleto “colocador de pedido” para
atuar de modo estratégico nas organizações. Entre tantas atividades que foram
citadas podemos dar ênfase em algumas principais funções desempenhadas no setor
que influenciam diretamente o resultado final de qualquer negócio, são elas: a compra
de materiais e serviços na quantidade certa a fim de atender toda a demanda e não
comprometer o setor financeiro; atingir um resultado satisfatório entre adiquirir
materiais a um menor custo sem comprometer a qualidade; garantir que a entrega
seja realizada de acordo com os prazos estabelecidos e também criar e manter um
bom relacionamento entre os fornecedores. Assim foi possível introduzir as
multifunções do setor, que são atividades complexas e de alto nível estratégico para
um desempenho formidável.
Com a análise da organização e entrosamento de informações obtidas através
de todos os setores do negócio, podemos consumar um conjunto de conhecimentos
obtidos por meio da visão proativa do profissional de compras. Com isso, podemos
acompanhar que o perfil do gestor ideal é fator decisivo para dar direcionamento a
outros setores da empresa, com uma visão ampla da totalidade da organização.
O debate inserido no contexto textualiza o cenário de competitividade em que
as empresas enfrentam, e que consequentemente engrandece a importância e
crescimento do setor. Concluimos que não basta comprar e sim obter o maior número
de beneficios na aquisição, adotando ações estratégicas para tomadas de decisão
ótimas.
Por meio do estudo proposto pudemos identificar as atribuições da função de
compras, as formas de organização deste setor da organização, o perfil do profissional
para trabalhar nesta área, identificando a importância do setor de todos esses
elementos como um conjunto para a gestão estratégia de compras com vistas à
competitividade organizacional.
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REFERÊNCIAS
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