ColeçãoSPEDVolumeIProgramaEmissorGratuitodaNF-e

Sobre o Autor

Newton Oller de Mello - Agente Fiscal de Rendas da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, graduado em Engenharia Elétrica pela Escola Politécnica e em Admi-nistração de Empresas, ambos pela Universidade de São Paulo. Possui Mestrado em Administração de Empresas pela Universidade Mackenzie e MBA pela University of Pittsburgh - EUA. Atualmente, cursa Doutorado na Escola Politécnica da Universidade de São Paulo tendo como objeto de pesquisa os modelos de documentos fiscais ele-trônicos na América Latina e seus impactos nas cadeias logísticas.

Foi o Líder responsável pela implantação dos projetos Nota Fiscal Eletrônica no Estado de São Paulo e pelo desenvolvimento do Programa Emissor Gratuito da NF-e que é utilizado em todo o país. Na Secretaria da Fazenda de São Paulo, ocupou diversas fun-ções estratégicas, dentre as quais destacam-se: Supervisor de Fiscalização dos setores de telecomunicações e energia elétrica, Diretor Adjunto da DEAT (Diretoria Executiva da Administração Tributária) e mais recentemente Coordenador da Coordenadoria de Planejamento Estratégico e Modernização Fazendária (CPM), área responsável pelo Departamento de Planejamento Estratégico, Departamento de Tecnologia da Infor-mação, Escola Fazendária do Estado de São Paulo - FAZESP e Departamento de Progra-mas de Modernização, com recursos de financiamentos externos.

Foi Juiz Servidor no Tribunal de Impostos e Taxas (TIT), nomeado para os períodos de 2006 a 2009. Atuou como professor universitário para os cursos de Administração de Empresas e Ciências Contábeis na Universidade Presbiteriana Mackenzie por 3 anos e meio. É palestrante e instrutor de cursos sobre os temas: SPED Fiscal e Contábil, Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Conhecimento de Transporte de Cargas Eletrônico (CT-e) e Mo-dernização da Administração Tributária Brasileira.

Integrou, entre 2008 e 2009, o grupo técnico do CIAT (Centro Interamericano de Admi-nistrações Tributárias) (www.ciat.org) responsável pelo tema relativo aos modelos de documentos fiscais eletrônicos na América Latina e que objetiva estabelecer padrões de intercâmbio de facturas ou Notas Fiscais Eletrônicas entre os países da região.

Possui diversos artigos acadêmicos publicados em Congressos e Revistas nacionais e internacionais sobre a Nota Fiscal Eletrônica e os Documentos Fiscais Eletrônicos na América Latina.

NEWTON OLLER DE MELLO

ColeçãoSPEDVolumeI:ProgramaEmissorGratuitodaNF-e

NEWTON OLLER DE MELLO

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IOB

Presidente: Gilberto FischelDiretor de Produtos Jurídicos: Elton DonatoDiretor Editorial e de Produtos Regulatórios: José AdrianoGerente Comercial da Livraria: Adriana MaiaEditora: Fabio CosmanEditoração Eletrônica: Linotec Capa: LinotecRevisão: Linotec

Edição concluída em julho de 2010

Publicado e comercializado por IOB Informações Objetivas Publicações Jurídicas Ltda.

Telefone: 0800 724 7560 E-mail: livraria@iob.com.br

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Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)

Mello, Newton Oller dePrograma Emissor Gratuito da NF-e / Newton Oller de Mello. —

São Paulo : IOB, 2010. — (Coleção sped ; v. 1)

ISBN 978-85-379-0689-7

1. Programa Emissor Gratuito da NF-e I. Título. II. Série.

10-08207 CDU-34:336.2:004.738.5

Agradecimentos

A Nota Fiscal Eletrônica e o Programa Emissor Gratuito da Nota Fiscal Eletrônica são frutos do trabalho dedicado e incansável de grandes pro-fissionais do Fisco Brasileiro e de empresas voluntárias que acreditam no sonho de um país melhor, com mais justiça fiscal.

Agradeço à valorosa e incansável equipe do projeto Nota Fiscal Eletrônica da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, responsá-vel pela concepção, desenvolvimento e disponibilização do Programa Emissor Gratuito da NF-e, que possibilita a milhares de empresas em todo o Brasil, usufruir dos benefícios da Nota Fiscal Eletrônica.

Dedico este livro a minha amada família.Aos meus filhos Victor Nuno e Sophia Liz, fontes eternas de

inspiração e energia, que já encontraram um mundo melhor com a Nota Fiscal Eletrônica;

a minha paciente e carinhosa esposa Carla;a minha Mãe Nuria, pelo seu apoio e amor incondicional;a minha irmã Glaucia, exemplo de bondade e dignidade;

a minha irmã Sandra (in memorium) que, com sua coragem e amor pela vida, me ajudou a crescer como ser humano.

Prefácio

A Nota Fiscal Eletrônica, substituindo a tradicional nota fiscal em papel nas ope-rações comerciais entre empresas, já é uma realidade no dia a dia de milhares de em-presas em todo o Brasil e, até o final de 2010, todas as indústrias e atacadistas do país passarão a emitir apenas este documento fiscal eletrônico.

Para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, a empresa pode optar por desenvolver ou adquirir um sistema de mercado, ou ainda utilizar o Programa Emissor Gratuito fornecido pelo Fisco.

Importante destacar que mais de 46% de todas as empresas que emitem NF-e no Brasil têm optado por utilizar o Programa Emissor Gratuito. Em alguns Estados, mais de 80% das empresas emissoras de NF-e utilizam esta ferramenta de emissão gratuita.

Neste contexto, a proposta deste livro é ser um guia prático de referência sobre o programa emissor gratuito da Nota Fiscal Eletrônica, apresentando, com uma lingua-gem simples, clara e objetiva todas as características dessa ferramenta disponibilizada pela Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo e que é utilizada por empresas de todo o país. O livro traz ainda dicas práticas, exemplos e esclarece as principais dúvidas de operação do programa.

Este livro é, portanto, essencial para qualquer empresário, contabilista, analista fiscal, faturista ou outro profissional que atue na emissão de Notas Fiscais Eletrônicas em pequenas e médias empresas de todo o Brasil utilizando o Programa Emissor Gra-tuito de NF-e.

O livro poderá ser ainda útil para auxiliar empresários, consultores e contabilistas na avaliação e escolha da melhor ou mais adequada alternativa para emissão de Nota Fiscal Eletrônica pela empresa.

Inicialmente, no Capítulo 1, serão apresentados ao leitor os conhecimentos mí-nimos essenciais sobre a Nota Fiscal Eletrônica, necessários à utilização do programa

emissor gratuito da NF-e. Serão abordados, desde o conceito da Nota Fiscal Eletrônica, seu modelo operacional, passando pelo credenciamento como emissor e, por fim, as alternativas de contingência disponíveis para situações em que ocorram problemas técnicos que impeçam a autorização do documento fiscal eletrônico.

No Capítulo 2, será fornecida uma visão geral sobre o programa emissor gratuito, apresentando suas características e limitações, bem como a quem o aplicativo é des-tinado.

A partir do Capítulo 3 e até o Capítulo 12, o leitor irá mergulhar no universo do programa, com o detalhamento de todas as suas funcionalidades.

Começaremos com a instalação do programa no Capítulo 3. Em seguida, no Ca-pítulo 4, iniciaremos o uso do programa, conhecendo a lógica de sua navegação e operação, e o conteúdo de todos os seus menus.

No Capítulo 5, conheceremos o menu dos emitentes e em seguida, no Capítulo 6, os menus dos demais cadastros de clientes, produtos e transportadoras.

O Capítulo 7 será dedicado ao menu sistemas, onde são vistas as funcionalidades importantes de backup, importação de arquivos e cadastro dos certificados digitais, e o Capítulo 8 ao menu Ajuda.

A esta altura, já mais familiarizado com o Programa Emissor Gratuito, o leitor avançará, nos Capítulos 9 e 10, nas funcionalidades relacionadas à emissão e gestão de suas Notas Fiscais Eletrônicas.

O Capítulo 11 tratará das alternativas de contingência disponíveis com a utiliza-ção do programa. Enquanto que o Capítulo 12 detalha as funcionalidades do aplicati-vo que faltavam ao leitor conhecer.

No Capítulo 13, serão apresentados esclarecimentos sobre o preenchimento de Notas Fiscais Eletrônicas em situações especiais como em operações de comércio ex-terior e por empresas do Simples Nacional.

Os 2 capítulos seguintes do livro serão dedicados à apresentação dos pontos de atenção no uso do programa e os erros mais frequentes (Capítulo 14) e critérios para a decisão sobre o uso do aplicativo (Capítulo 15).

Por fim, no último capítulo do livro, o leitor será brindado com respostas às suas dúvidas mais frequentes sobre a Nota Fiscal Eletrônica e sobre o programa emissor gratuito.

Uma sugestão que faço ao leitor para o máximo aproveitamento das informações constantes do livro e fixação dos principais conceitos é efetuar a sua leitura, acompa-nhando passo a passo as telas do programa emissor em seu computador.

Boa Leitura!

NewtoN oller de Mello

Sumário

1. CONCEITOS BáSICOS DA NF-E .......................................................... 171.1. Conceito da NF-e ....................................................................... 171.2. Modelo Operacional Simplificado ...................................... 211.3. Danfe ............................................................................................. 261.4. Envio e Recebimento de NF-e .............................................. 291.5. Número e Série da NF-e ......................................................... 311.6. Situações Especiais ................................................................... 32

1.6.1. Cancelamento de NF-e ........................................... 321.6.2. Inutilização de Número de NF-e ......................... 33

1.7. Emissão de NF-e em Contingência ..................................... 341.7.1. Formulário de Segurança ...................................... 351.7.2. Formulário de Segurança para Documentos

Auxiliares (FSDA) ...................................................... 361.7.3. Sistema de Contingência do Ambiente Nacio-

nal (SCan) .................................................................... 361.7.4. Declaração Prévia de Emissão em Contingên-

cia (DPEC) .................................................................... 371.7.5. Código de Barras Adicional na Contingência 38

1.8. Credenciamento como Emissor .......................................... 39

Coleção SPED - v. I

Programa Emissor Gratuito da NF-e12

1.9. Certificação Digital ................................................................... 411.10. Ambiente de Testes e Ambiente de Produção ............... 43

2. VISãO GERAL DO PROGRAMA EMISSOR GRATUITO DA NF-E ...................................................................................................................452.1. A quem se destina .................................................................... 452.2. Características Gerais .............................................................. 482.3. Requisitos para Instalação e Uso do Programa Emissor

Gratuito de NF-e ........................................................................ 512.4. Vantagens e Limitações do Programa Emissor .............. 52

3. INSTALAçãO DO PROGRAMA EMISSOR GRATUITO DA NF-E ...................................................................................................................573.1. Onde Encontro o Programa Emissor Gratuito ................ 573.2. Verificando a Existência do JAVA ......................................... 593.3. Instalando Passo a Passo ........................................................ 59

3.3.1. Instalação do JAVA ................................................... 593.3.2. Instalação do Programa ......................................... 60

4. INICIANDO O USO DO PROGRAMA EMISSOR GRATUITO ...... 634.1. Tela de Cadastro Inicial de Emitente .................................. 654.2. Versão de Testes e Versão com Validade Jurídica .......... 654.3. Entendendo as Diferentes áreas das Telas do Pro-

grama ............................................................................................ 674.4. Entendendo a Lógica de Navegação e de Preenchi-

mento Adotadas no Programa ............................................ 704.5. Visão Geral do Conteúdo e das Funcionalidades do

Programa Emissor: .................................................................... 724.5.1. Menu Emitente .......................................................... 734.5.2. Menu Cadastros ........................................................ 744.5.3. Menu Notas Fiscais .................................................. 754.5.4. Menu Sistema ............................................................ 764.5.5. Menu Ajuda ................................................................ 77

4.6. Fazendo Uso da Importação e Exportação de infor-mações ......................................................................................... 78

5. EMITENTES ................................................................................................ 815.1. Incluindo um Novo Emitente ............................................... 81

Sumário

Newton Oller de Mello13

5.2. Alterando Dados de um Emitente ...................................... 875.3. Selecionando um Emitente ................................................... 905.4. Importando um Emitente ...................................................... 915.5. Excluindo um Emitente .......................................................... 91

6. CADASTROS ............................................................................................. 956.1. Clientes ......................................................................................... 96

6.1.1. Incluindo um Novo Cliente ................................... 966.1.2. Alterando Dados de um Cliente .......................... 1016.1.3. Exportando Dados de um Cliente ...................... 1046.1.4. Excluindo um Cliente .............................................. 107

6.2. Produto ......................................................................................... 1086.2.1. Incluindo um Novo Produto ................................. 109

6.3. Transportadora .......................................................................... 114

7. SISTEMA ..................................................................................................... 1177.1. Entendendo Tela Avisos ......................................................... 1177.2. Cadastrando um Certificado Digital .................................. 1207.3. Configurando Parâmetros ..................................................... 1227.4. Importando Arquivos .............................................................. 1257.5. Efetuando Backup ..................................................................... 1297.6. Restaurando Backup ................................................................ 1307.7. Relatórios Gerenciais ............................................................... 132

8. MENU AJUDA ........................................................................................... 1358.1. Navegando no Conteúdo da Ajuda ................................... 1358.2. Identificando a Versão do Programa .................................. 136

9. EMITINDO UMA NOVA NF-E .............................................................. 1379.1. Entendendo as Partes da Tela de Digitação de uma

NF-e ............................................................................................... 1389.2. Ciclo de Vida Padrão de Emissão de NF-e e pelo Pro-

grama Emissor ........................................................................... 1429.3. Campos Obrigatórios e Opcionais ...................................... 1459.4. Aba Dados da NF-e .................................................................. 146

9.4.1. Número e Série da NF-e ......................................... 1479.4.2. Data de Emissão e Data de Saída/Entrada ...... 1489.4.3. Tipo Impressão Danfe ............................................. 148

Coleção SPED - v. I

Programa Emissor Gratuito da NF-e14

9.4.4. Tipo do Documento ................................................ 1499.4.5. Forma de Emissão NF-e .......................................... 1499.4.6. Finalidade de Emissão de NF-e ........................... 1509.4.7. Demais Campos Aba NF-e .................................... 1509.4.8. Campos Aba Notas Fiscais Referenciadas ....... 151

9.5. Aba Emitente .............................................................................. 1539.6. Aba Destinatário/Remetente ................................................ 1539.7. Aba Produtos e Serviços ......................................................... 157

9.7.1. Produtos e Serviços - Aba Dados ........................ 1609.7.2. Produtos e Serviços - Aba Tributos .................... 164

9.7.2.1. Produtos e Serviços - Tributos - Aba ICMS ........................................................... 165

9.7.2.2. Produtos e Serviços - Tributos - Aba IPI ................................................................ 169

9.7.2.3. Produtos e Serviços - Tributos - Aba PIS ............................................................... 171

9.7.2.4. Produtos e Serviços - Tributos - Aba Cofins ......................................................... 172

9.7.2.5. Produtos e Serviços - Tributos - Aba ISSQN ......................................................... 173

9.7.2.6. Produtos e Serviços - Tributos - Aba Imposto de Importação ...................... 174

9.7.3. Produtos e Serviços - Aba Informações Adi-cionais .......................................................................... 175

9.7.4. Produtos e Serviços - Aba Declaração de Im-portação ...................................................................... 175

9.7.5. Produtos e Serviços - Aba Veículo Novo .......... 1779.7.6. Produtos e Serviços - Aba Medicamento ........ 1789.7.7. Produtos e Serviços - Aba Armamento ............ 1789.7.8. Produtos e Serviços - Aba Combustível ........... 179

9.8. Aba Totais .................................................................................... 1819.9. Aba Transporte .......................................................................... 1829.10. Aba Cobrança ............................................................................. 1879.11. Aba Informações Adicionais ................................................. 1889.12. Aba Exportação e Compras ................................................... 1919.13. Aba Certificado Digital ............................................................ 191

Sumário

Newton Oller de Mello15

10. GERENCIANDO NOTAS FISCAIS ELETRôNICAS PELO PRO-GRAMA EMISSOR ................................................................................... 19310.1. Gerenciamento Notas Fiscais Eletrônicas ........................ 19410.2. Opções de Filtro ........................................................................ 19610.3. Alteração de uma NF-e ........................................................... 20010.4. Validação, Assinatura e Transmissão .................................. 201

10.4.1. Validação da NF-e .................................................... 20210.4.2. Assinatura de NF-e ................................................... 20410.4.3. Transmissão de NF-e ............................................... 206

10.5. Impressão de Danfe ................................................................. 21110.6. Consulta de NF-e ....................................................................... 21310.7. Rejeição de NF-e ....................................................................... 21810.8. Cancelamento NF-e ................................................................. 22110.9. Exportação de NF-e ................................................................. 22410.10. Exclusão de NF-e ....................................................................... 227

11. ALTERNATIVAS DE CONTINGêNCIA COM O PROGRAMA EMISSOR .................................................................................................... 22911.1. Uso de Formulário de Segurança e de Formulário de

Segurança para Documentos Auxiliares (FSDA) ............ 23011.2. Uso do (SCAN) Sistema de Contingência do Ambiente

Nacional ....................................................................................... 23411.3. Uso da (DPEC) Declaração Prévia de Emissão em Con-

tingência ...................................................................................... 236

12. OUTRAS FUNCIONALIDADES ............................................................ 24312.1. Inutilização de Número de NF-e .......................................... 24312.2. Cancelamento de NF-e não Gerada pelo Programa .... 24712.3. Consulta de NF-e não Gerada pelo Programa ................ 24912.4. Consultar DPEC .......................................................................... 25012.5. Consultar Pendências de Processamento de NF-e ....... 251

13. PREENChIMENTO DE NF-E EM SITUAçõES ESPECíFICAS ...... 25513.1. NF-e Entrada ............................................................................... 25513.2. NF-e Complementar ................................................................ 25513.3. NF-e em Operações de Comércio Exterior ...................... 25613.4. NF-e por Empresa do Simples Nacional ........................... 256

Coleção SPED - v. I

Programa Emissor Gratuito da NF-e16

14. PONTOS DE ATENçãO E ERROS FREQUENTES ........................... 26114.1. Segurança de Dados e Backup ............................................. 26114.2. Problemas com Certificado Digital ..................................... 26514.3. Exclusão Indevida de Dados ................................................. 26714.4. Cuidados com os Cadastros .................................................. 26914.5. Erros Frequentes no Preenchimento da NF-e ................ 27114.6. Planejamento do Uso do Programa Emissor .................. 274

15. DECISãO PELO USO DO PROGRAMA EMISSOR ......................... 27915.1. Alternativas Existentes para Emissão de NF-e ................ 27915.2. Diretrizes para Auxiliar a Decisão ........................................ 281

16. DúVIDAS MAIS FREQUENTES ............................................................ 28316.1. Instalação do Programa .......................................................... 28316.2. Requisitos para Uso do Programa ....................................... 28416.3. Cadastro de Cliente, Produto e Transportadora ............ 28416.4. Certificação Digital ................................................................... 28516.5. Importação e Exportação de Dados com o Programa

Emissor ......................................................................................... 28616.6. Emissão NF-e .............................................................................. 28616.7. Gerenciamento de NF-e pelo Programa Emissor .......... 28716.8. Cancelamento de NF-e ........................................................... 28816.9. Envio de NF-e ao Cliente e Terceiros .................................. 28816.10. Perda de Dados da NF-e ......................................................... 29016.11. Mensagens de Erro NF-e ........................................................ 29116.12. Simples Nacional ....................................................................... 29216.13. Contingência .............................................................................. 293

1.ConceitosBásicosdaNF-e

Neste capítulo, são apresentados os conceitos básicos da NF-e. Este conhecimento é necessário e fundamental para que se possa utilizar adequadamente o Programa Emissor Gratuito. Recomendamos assim a leitura prévia deste capí-

tulo antes de iniciar a utilização efetiva do Programa Emissor Gratuito da NF-e.

1.1. ConceitodaNF-e

A NF-e substitui um tipo específi co de documento fi scal em papel intitulado nota fi scal modelo 1 ou 1-A1 que, como regra, acoberta as operações comerciais entre empresas e que possibilita a transmissão de créditos dos impostos não cumulativos ICMS e IPI. Desta forma, em ge-ral, a NF-e não é utilizada em operações de vendas de mercadorias no varejo, a consumidor fi nal pessoa física.

O Ajuste Sinief nº 07/2005, legislação base da Nota Fiscal Eletrônica no Brasil, estabelece, em sua cláusula primeira, a defi nição legal da NF-e2:

1 A diferenciação entre o modelo 1 ou 1-A da nota fi scal é simplesmente a orientação da impressão do papel em retrato ou paisagem.2 A íntegra do Ajuste Sinief nº 7/2009 e suas alterações pode ser encontrado no site <www.fazenda.gov.br/confaz>.

Coleção SPED - v. I

Programa Emissor Gratuito da NF-e18

Cláusula primeira. Fica instituída a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e que po-derá ser utilizada em substituição a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, pelos contribuintes do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI ou Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação - ICMS.

§ 1º Considera-se Nota Fiscal Eletrônica - NF-e o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador. (grifos nossos)

Uma das principais quebras de paradigmas proporcionada pela NF-e diz respeito ao fato da NF-e ser um documento fi scal de existên-cia apenas digital. A NF-e não é uma mera digitalização de uma via de um documento fi scal em papel, nem tampouco corresponde a uma exigência adicional do Fisco de que, além das vias normais em papel de um documento fi scal, seja também gerada uma correspondente via eletrônica.

A NF-e já nasce como um arquivo digital e somente neste formato é que tem valor para documentar, com base nas informações eletrônicas que a integram, as operações e prestações que acoberta.

Assim, ainda que não pareça, este novo conceito trazido pela NF-e implica em uma importante mudança cultural não apenas nas relações entre empresas e o Fisco, mas também em toda a cadeia de suprimen-tos, uma vez que o documento válido não é mais o papel, mas sim o documento eletrônico.

A garantia da validade jurídica para todos os fi ns da NF-e tem por base o uso da certifi cação digital, para a assinatura digital do documento fi scal eletrônico pela empresa emitente.

Outro aspecto inovador e relevante do conceito da NF-e consiste na concessão da autorização de uso do documento fi scal eletrônico pela administração tributária da Unidade Federada de localização da empre-sa emitente antes mesmo da ocorrência do fato gerador, ou seja, pre-viamente à circulação da mercadoria o arquivo digital que representa a NF-e deve ser enviado, validado e autorizado pela Secretaria da Fazenda.

Conceitos Básicos da NF-e

Newton Oller de Mello19

A autorização de uso da NF-e antes da ocorrência do fato gerador, e, portanto, a ciência pelo Fisco da operação comercial que está prestes a ocorrer, corresponde a um pressuposto fundamental para o funcio-namento e a garantia da segurança do modelo da NF-e. O raciocínio é bastante simples.

Na nota fiscal tradicional (modelo 1 ou 1-A), a segurança do pro-cesso está baseada no papel utilizado para a impressão do documento fiscal. Este impresso fiscal é produzido por gráficas credenciadas e me-diante prévia autorização do Fisco via Autorização de Impressão de Im-presso de Documento Fiscal (AIDF). Além do controle correspondente à numeração da AIDF, a segurança baseia-se também no impresso fiscal que é produzido em papel especial: copiativo e em várias vias com des-tinação específica, no caso de formulários contínuos; ou em formulário de segurança, em folhas soltas no caso de impressor autônomo, autori-zado por regime especial.

Desta forma, na nota fiscal modelo 1 ou 1-A é o papel controlado que garante a rastreabilidade e a segurança das informações que nele são impressas de forma indelével.

De forma diversa, na NF-e, não existe a utilização de um impresso especial para garantir a segurança do processo, seja perante o Fisco ou perante terceiros. A segurança está baseada na transmissão da NF-e à administração tributária da Unidade Federada, sua autorização de uso previamente à circulação da mercadoria, e sua existência na base de da-dos do Fisco.

Neste sentido, uma operação comercial que esteja prestes a ocorrer e que seja documentada por NF-e será levada sempre ao conhecimento prévio do Fisco. Com esta informação da NF-e disponível em tempo real, o Fisco, não apenas da Unidade Federada que autorizou a NF-e, mas também a Fiscalização Tributária do Estado de destino, Postos Fiscais de Fronteira Interestaduais e a Receita Federal poderão monitorar e acom-panhar aquela dada operação comercial.

Também a empresa compradora de uma mercadoria documentada por NF-e poderá certificar-se da autenticidade e da validade tributária

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Programa Emissor Gratuito da NF-e20

daquele documento mediante simples consulta pela Internet da exis-tência e situação da NF-e perante o Fisco pela sua chave de acesso.

Neste novo contexto, o Fisco passa a integrar o ciclo operacional da empresa na medida em que a operação, seja ela de venda, transferência ou em qualquer outra modalidade, deva ser previamente informada e autorizada.

Todavia, é importante esclarecer que uma das premissas do Fisco no projeto NF-e, desde sua concepção, foi a garantia de mínimo impac-to na atividade operacional das empresas e, portanto, em nenhuma hi-pótese, poderia um problema no sistema da NF-e interromper as opera-ções comerciais de uma empresa em situação regular.

O sistema de autorização de NF-e funciona de forma ininterrupta em regime 24 x 7, ou seja, a empresa credenciada a emitir NF-e pode autorizar uma nota eletrônica a qualquer momento, independente-mente de horário ou dia da semana, inclusive finais de semana e de madrugada.

Importante ressaltar que no processo de autorização de uma NF-e não há qualquer interação manual ou de verificação por um agente fiscal, sendo todo o processamento realizado pelos computadores da Secretaria de Fazenda, segundo regras de validações previamente esta-belecidas e padronizadas em âmbito nacional.

Os sistemas de autorização de NF-e das Administrações Tributárias das Unidades Federadas são dimensionados para efetuar o processo de recepção da NF-e, validação e concessão de sua autorização de uso em tempo não superior a 3 minutos.

A experiência da operação real dos sistemas da NF-e tem demons-trado que, na prática, estes tempos são ainda menores, em média, da or-dem de segundos ou até milissegundos. Estes tempos são possíveis não apenas pela infraestrutura disponibilizada pelas Unidades Federadas, mas também pela tecnologia de comunicação adotada na NF-e, que fa-vorece o intercâmbio e o processamento de informações no ambiente Internet.

Na eventualidade de um problema técnico que impeça a transmis-são de uma NF-e ou a obtenção de sua autorização de uso, existem al-

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