Coleção SPED Volume IIINota Fiscal Eletrônica

Sobre o Autor

Newton Oller de Mello - Agente Fiscal de Rendas da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, graduado em Engenharia Elétrica pela Escola Politécnica e em Admi-nistração de Empresas, ambos pela Universidade de São Paulo. Possui Mestrado em Administração de Empresas pela Universidade Mackenzie e MBA pela University of Pittsburgh - EUA. Atualmente cursa Doutorado na Escola Politécnica da Universidade de São Paulo tendo como objeto de pesquisa os modelos de documentos fiscais ele-trônicos na América Latina e seus impactos nas cadeias logísticas.Foi o Líder responsável pela implantação do projeto Nota Fiscal Eletrônica no Esta-do de São Paulo e pelo desenvolvimento do Programa Emissor Gratuito da NF-e que é utilizado em todo o país. Na Secretaria da Fazenda de São Paulo, ocupou diversas funções estratégicas, dentre as quais destacam-se sua atuação como Supervisor de Fiscalização dos setores de telecomunicações e energia elétrica, Diretor Adjunto da Deat (Diretoria Executiva da Administração Tributária) e mais recentemente atuou como Coordenador da Coordenadoria de Planejamento Estratégico e Modernização Fazendária (CPM), responsável pelo Departamento de Planejamento Estratégico, De-partamento de Tecnologia da Informação, Escola Fazendária do Estado de São Paulo (Fazesp) e Departamento de Programas de Modernização, com recursos de financia-mentos externos. Foi Juiz Servidor no Tribunal de Impostos e Taxas (TIT), nomeado para os períodos de 2006 a 2009. Atuou como professor universitário nos cursos de graduação em Admi-nistração de Empresas e Ciências Contábeis da Universidade Presbiteriana Mackenzie. É palestrante e instrutor de cursos sobre os temas: Sped Fiscal e Contábil, Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Conhecimento de Transporte de Cargas eletrônico (CT-e) e Moderni-zação da Administração Tributária Brasileira.Integrou, entre 2008 e 2009, o grupo técnico do Ciat (Centro Interamericano de Admi-nistrações Tributárias) (www.ciat.org) responsável pelo tema relativo aos modelos de documentos fiscais eletrônicos na América Latina e que objetiva estabelecer padrões de intercâmbio de faturas ou notas fiscais eletrônicas entre os países da região.Possui diversos artigos acadêmicos publicados em Congressos e Revistas nacionais e internacionais sobre a Nota Fiscal Eletrônica e os Documentos Fiscais Eletrônicos na América Latina.É ainda autor do livro “Coleção Sped Volume I - Programa Emissor Gratuito da Nota Fiscal Eletrônica”, publicado em agosto de 2010 pela editora IOB.

NEWTON OLLER DE MELLO

Coleção SPED Volume III:Nota Fiscal Eletrônica

NEWTON OLLER DE MELLO

Coleção SPED Volume III:Nota Fiscal Eletrônica

IOB

Presidente: Gilberto FischelDiretor de Produtos Jurídicos: Elton DonatoDiretor Editorial e de Produtos Regulatórios: José AdrianoGerente Comercial da Livraria: Adriana MaiaEditora: Viviane Caravieri Sant’AnnaEditoração Eletrônica: Linotec Capa: LinotecRevisão: Linotec

Edição concluída em setembro de 2010

Publicado e comercializado por IOB Informações Objetivas Publicações Jurídicas Ltda.

Telefone: 0800 724 7560 E-mail: livraria@iob.com.br

Rua Antônio Nagib Ibrahim, 350 - Água Branca - CEP 05036-060 - São Paulo - SP Fone: (11) 2188-7900

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)

Oller, NewtonColeção SPED, volume III : NF-e / Newton Oller. -- 1. ed. --

São Paulo : IOB, 2010.

Bibliografia.

ISBN 978-85-379-0837-2

1. Contabilidade tributária - Brasil 2. Documentos fiscais - Emissão 3. Documentos fiscais - Escrituração 4. Fiscalização tributária 5. Notas fiscais eletrônicas 6. Sistema Público de Escrituração Digital 7. Tributação - Brasil I. Título.

10-12538 CDU-34:336.2.01 (81)

Índices para catálogo sistemático:

1. SPED : Sistema Público de EscrituraçãoDigital : Brasil : Documentos fiscais :Emissão e escrituração : Direitotributário 34:336.2.01 (81)

Agradecimentos

A Nota Fiscal Eletrônica é fruto do trabalho dedicado e incansável de grandes profissionais do Fisco Brasileiro e de empresas voluntárias que acreditam no sonho de um país melhor, com mais justiça fiscal.

Para mim, é motivo de grande orgulho e satisfação poder ter partici-pado da concepção, construção e implantação da Nota Fiscal Eletrônica.

Agradeço à valorosa e incansável equipe do projeto Nota Fiscal Ele-trônica da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, que me acom-panhou em todos os desafios desta caminhada, em especial à Cristina Angelini, ao Clovis Souza, à Miti, ao Marcelo Fernandez, ao Renato Senda, à Renata Cypriano, ao Roberto Asakura e ao Rodrigo Frota.

Agradeço aos colegas do Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (Encat), aos representantes das Secretarias de Fazenda Estaduais, Suframa, Serpro e Receita Federal que, pela dedicação, profissionalismo e espírito de cooperação fiscal, souberam superar diferenças e manter o foco no interesse do país, via-bilizando a construção de um padrão nacional de NF-e. São muitos os colegas, mas não poderia deixar de registrar aqui meu agradecimento a alguns que fizeram e fazem a diferença na NF-e: ao Álvaro Bahia (Encat/Sefaz-BA), Carlos Sussumu (Receita Federal), Dimas (in memorium - Sefaz--BA), Divino (Serpro), Eduardo Bruno (Receita Federal), Eudaldo (Encat/Sefaz-BA), Eugênio (Sefaz-GO), Fernando Alt (PROCERGS), Fritsch (PRO-CERGS), Geraldo Marcelo (Sefaz-RN), Jerson Prochnow (Receita Federal), João Paiva (Suframa), Marcelino (Sefaz-SC), Maurílio Dias (Serpro), Raul Mendonça (MA), Ricardo Neves (RS), Robson Lima (Serpro) e Vinicius Pimentel (RS).

Dedico este livro a minha amada família.

Aos meus filhos Victor Nuno e Sophia Liz, fontes eternas de inspiração e energia, que já encontraram um mundo com

Nota Fiscal Eletrônica;

A minha paciente e carinhosa esposa Carla;

A minha Mãe Nuria, pelo seu apoio e amor incondicional;

A minha irmã Glaucia, exemplo de bondade e dignidade;

A minha irmã Sandra (in memoriam) que, com sua coragem e amor pela vida, me ajudou a crescer como ser humano.

Prefácio

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), substituindo a tradicional nota fis-cal em papel (modelo 1) nas operações comerciais entre empresas, já é uma realidade no dia a dia de milhares de contribuintes em todo o Brasil e até o final de 2010, todas as indústrias e atacadistas do país passa-rão a emitir apenas este documento fiscal eletrônico. Todavia, apesar da adoção crescente da NF-e pelas empresas e de sua importância para o futuro do país, ainda existe muito desconhecimento por parte dos pro-fissionais que atuam nas áreas fiscal, contábil, comercial e de TI sobre a Nota Fiscal Eletrônica e seu Documento Auxiliar, o Danfe. A emissão do documento fiscal eletrônico, a recepção de mercadorias documentadas por NF-e, e a utilização de novas tecnologias como a certificação digital são ainda fonte de muitas dúvidas e de consequentes erros operacio-nais e fiscais.

Neste contexto, o propósito deste livro é desmistificar o assunto, e servir como um guia prático de referência sobre a Nota Fiscal Eletrôni-ca, apresentando, com uma linguagem simples, clara e objetiva os seus principais conceitos legais e técnicos, o seu modelo operacional, e as alternativas de contingência para situações em que ocorram problemas técnicos na sua emissão. O livro traz ainda dicas práticas, exemplos e esclarece as principais dúvidas sobre a NF-e e sobre o Danfe.

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Este livro é, portanto, leitura essencial para empresários, advoga-dos, contabilistas, analistas fiscais, faturistas, e outros profissionais que estejam envolvidos, direta ou indiretamente, nos processos de emis-são, escrituração ou recepção de notas fiscais eletrônicas em empresas brasileiras.

Inicialmente, no Capítulo 1, é apresentado o histórico do projeto da Nota Fiscal Eletrônica e sua relação com o Sistema Público de Escritura-ção Digital (Sped), possibilitando ao leitor uma compreensão ampla das premissas que nortearam o projeto e seus impactos no modelo.

No Capítulo 2, inicia-se o aprofundamento do tema, abordando o conceito da Nota Fiscal Eletrônica, seus benefícios e as diferenças deste documento fiscal eletrônico nacional com a Nota Fiscal Eletrônica de serviços implantada por alguns municípios do país e o projeto da Nota Fiscal Paulista do Governo do Estado de São Paulo.

O Capítulo 3 é dedicado ao processo de credenciamento para ser um emissor de NF-e. No Capítulo 4, um dos mais importantes do livro, temos a apresentação do modelo operacional da Nota Fiscal Eletrôni-ca, e a discussão de outros aspectos importantes como a recepção de mercadorias documentadas por NF-e e a escrituração deste documento fiscal.

O Capítulo 5 é todo dedicado à análise do documento auxiliar da NF-e, o Danfe, peça fundamental do modelo e que deve acompanhar qualquer transporte de mercadorias acobertadas por NF-e. Os aspectos de tecnologia da NF-e são abordados no capítulo seguinte, com espe-cial destaque para a certificação digital, ferramenta básica para a garan-tia da validade jurídica da Nota Fiscal Eletrônica.

Já o Capítulo 7 é dedicado ao estudo da legislação nacional e esta-dual que dão suporte ao modelo da NF-e.

As situações especiais que podem ocorrer no dia a dia da operação com Nota Fiscal Eletrônica são analisadas no Capítulo 8. Discutiremos ali temas importantes em termos operacionais, como o cancelamento e a inutilização de número de NF-e, passando ainda pela emissão e preen-chimento do documento fiscal eletrônico em hipóteses que costumam gerar dúvidas como operações de comércio exterior, que envolvem Suframa, nota fiscal de entrada, complementar e conjugada com serviços.

Prefácio

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No Capítulo 9, será tratada a obrigatoriedade de uso da NF-e, es-clarecendo os critérios que vigoraram até 2009, baseados no enquadra-mento por setores econômicos, bem como a exigência de adoção da NF-e para toda a indústria e atacado em 2010 pelo CNAE do estabele-cimento. Analisaremos ainda as exceções de obrigatoriedade da NF-e.

O capítulo seguinte abordará a emissão de Nota Fiscal Eletrônica pelas microempresas e empresas de pequeno porte enquadradas no re-gime do Simples Nacional, dando destaque para as diferenças na forma de preenchimento do documento fiscal na versão 1.10 e 2.0 do leiaute da NF-e.

O Capítulo 11 trata das alternativas de contingência previstas na legislação e disponíveis para que o emissor de NF-e possa continuar sua operação comercial em situações que, por problemas técnicos, não seja possível a transmissão da NF-e para autorização pela Secretaria da Fa-zenda ou não seja possível obter o resultado do seu processamento.

No capítulo seguinte, o leitor é apresentado ao programa emissor gratuito da NF-e, ferramenta desenvolvida pela Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, mas que pode ser utilizada para emissão de No-tas Fiscais Eletrônicas por qualquer empresa do país. Além de conhecer suas vantagens e limitações, o leitor também terá acesso às informações sobre as principais funcionalidades do programa.

No Capítulo 13 são analisados os principais pontos de atenção que a empresa deve ter com a Nota Fiscal Eletrônica, seja na fase de plane-jamento inicial do projeto, ou na efetiva operação da NF-e. Assim, são tratados, neste capítulo, aspectos relevantes para a NF-e, como a segu-rança da informação e cuidados com o armazenamento do documento fiscal eletrônico.

Já na parte final do livro, o Capítulo 14 é dedicado a informar o lei-tor sobre os caminhos que se abrem para a Nota Fiscal Eletrônica com o novo modelo em construção pelo Fisco, baseado no registro de eventos associados ao documento fiscal eletrônico e que ficou conhecido como NF-e de 2ª Geração.

No Capítulo 15 do livro, o leitor é brindado com respostas às suas dúvidas mais frequentes sobre a Nota Fiscal Eletrônica, agrupadas por assuntos.

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Por fim, ao final do livro, como anexos, o leitor encontrará toda a legislação nacional, em vigor e mais importante, para a Nota Fiscal Ele-trônica, bem como a tabela de mensagens erros do sistema da NF-e, facilitando consultas rápidas no seu dia a dia de emissão ou da gestão de NF-e.

Boa Leitura e Sucesso com a NF-e!

NewtoN oller de Mello

Sumário

1. UM POUCO DA HISTóRIA DO PROJETO DA NF-E ...................... 191.1. Evolução do Projeto da NF-e ................................................. 201.2. NF-e e Sped .................................................................................. 45

2. ENTENDENDO A NF-E ............................................................................ 532.1. Conceito ........................................................................................ 532.2. Benefícios ..................................................................................... 592.3. Entendendo a diferença da NF-e e da Nota Fiscal de

Serviços Eletrônica .................................................................... 642.4. Entendendo a diferença da NF-e e da Nota Fiscal Pau-

lista .................................................................................................. 70

3. CREDENCIAMENTO PARA SER EMISSOR DE NF-E ...................... 753.1. Requisitos Gerais para ser Emissor de NF-e ..................... 753.2. Processo de Credenciamento como Emissor de NF-e .. 793.3. Fases e Testes Sugeridos na Homologação ...................... 923.4. Estados com Sistema Próprio e Secretaria de Fazenda

Virtual ............................................................................................. 953.5. Ambiente de Testes e Ambiente de Produção ................ 99

4. MODELO DE OPERAçãO ...................................................................... 1014.1. Como é o Processo de Emissão da NF-e? .......................... 101

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4.2. Quais são as Validações efetuadas para Autorizar a NF-e?............................................................................................... 107

4.3. Quais os Resultados possíveis de um Pedido de Auto-rização de NF-e? ......................................................................... 117

4.4. Número e Série da NF-e .......................................................... 1224.5. Chave de Acesso da NF-e ........................................................ 1234.6. Consulta da NF-e ........................................................................ 1264.7. Programa Visualizador da NF-e ............................................. 1304.8. Envio de NF-e pela Empresa Emitente ............................... 1344.9. Recebimento de Mercadorias com NF-e ........................... 1374.10. Escrituração de NF-e ................................................................. 1434.11. Responsabilidade pela Guarda da NF-e ............................ 145

5. ENTENDENDO O DANFE ....................................................................... 1515.1. Conceito do Danfe ..................................................................... 1515.2. O que Muda com o Danfe ....................................................... 1585.3. Tipos de Formulários para Impressão de Danfe ............. 1595.4. Padrões Técnicos Exigidos para Impressão do Danfe ... 1645.5. Código de Barras ........................................................................ 1665.6. Comprovante de Entrega de Mercadorias ........................ 169

6. ASPECTOS TÉCNICOS ............................................................................ 1716.1. Certificação Digital para NF-e ............................................... 1716.2. Formato de Arquivo e Leiaute da NF-e .............................. 1766.3. Padrão de Comunicação ......................................................... 184

7. LEGISLAçãO DA NF-E ............................................................................ 1877.1. A NF-e Mudou Toda a Legislação Tributária? ................... 1877.2. Legislação Nacional .................................................................. 1887.3. Legislação Estadual ................................................................... 192

8. SITUAçõES ESPECIAIS DA NF-E ......................................................... 1978.1. Cancelamento de NF-e ............................................................ 1978.2. Inutilização de Número de NF-e........................................... 2018.3. Carta de Correção Eletrônica ................................................. 2028.4. Confirmação de Recebimento .............................................. 2038.5. Devolução de Mercadorias Documentadas por NF-e .. 205

Sumário

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8.6. Nota Fiscal Complementar ..................................................... 2068.7. Nota Fiscal de Entrada .............................................................. 2068.8. NF-e em Operações de Comércio Exterior ....................... 2078.9. NF-e em Operações com a Suframa .................................... 2098.10. NF-e em Operações com Substituição Tributária........... 2118.11. Nota Fiscal Conjugada ............................................................. 211

9. OBRIGATORIEDADE DA NF-E .............................................................. 2139.1. Obrigatoriedade por Setores Econômicos ....................... 2139.2. Obrigatoriedade pelo CNAE .................................................. 2189.3. Exceções à Obrigatoriedade .................................................. 2239.4. Inutilização de Impressos de Nota Fiscal Modelo 1 ...... 224

10. EMISSãO DE NF-E POR EMPRESA DO SIMPLES NACIONAL ... 22710.1. Empresa do Simples Nacional pode emitir NF-e? .......... 22710.2. O que Muda na Emissão de NF-e por Empresa do Sim-

ples Nacional? ............................................................................. 228

11. ALTERNATIVAS DE CONTINGêNCIA ................................................. 23511.1. O que é e quando ocorre a contingência?........................ 23511.2. Danfe em Formulário de Segurança ................................... 23911.3. Formulário de Segurança para Documentos Auxilia-

res (FSDA) ...................................................................................... 24011.4. Scan (Sistema de Contingência do Ambiente Na-

cional) ............................................................................................ 24311.5. DPEC (Declaração Prévia de Emissão em Contingência) 245

12. PROGRAMA EMISSOR GRATUITO DA NF-E ................................... 24712.1. A quem se destina ..................................................................... 24712.2. Características e Requisitos Técnicos .................................. 24912.3. Vantagens e Limitações do Programa Emissor ............... 25312.4. Principais Funcionalidades ..................................................... 257

12.4.1. Menu Emitente ........................................................... 25812.4.2. Menu Cadastros ......................................................... 25812.4.3. Menu Notas Fiscais ................................................... 259

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12.4.4. Menu Sistema ............................................................. 26012.4.5. Menu Ajuda ................................................................. 261

12.5. Ciclo de Vida Padrão de Emissão de NF-e pelo Progra-ma Emissor ................................................................................... 262

13. PONTOS DE ATENçãO NA IMPLANTAçãO DA NF-E ................. 26513.1. Planejamento de Implantação .............................................. 26513.2. Escolha da Solução de Emissão de NF-e ........................... 26813.3. Segurança da Informação ....................................................... 271

14. NOTA FISCAL ELETRôNICA DE 2ª GERAçãO ................................ 27514.1. Quais são os Desafios Atuais da NF-e? ............................... 27514.2. Nota Fiscal Eletrônica de 2ª Geração .................................. 277

15. DúVIDAS MAIS FREQUENTES DA NF-E ........................................... 28315.1. Conceito da NF-e ....................................................................... 28315.2. Credenciamento ........................................................................ 28715.3. Obrigatoriedade ......................................................................... 28915.4. Emissão de NF-e ......................................................................... 29315.5. Cancelamento de NF-e ............................................................ 29415.6. Inutilização de Número de NF-e........................................... 29615.7. Danfe .............................................................................................. 29815.8. Leiaute de NF-e ........................................................................... 30015.9. Certificação Digital .................................................................... 30415.10. Consulta de NF-e ........................................................................ 30615.11. Envio e Recebimento de NF-e ............................................... 30715.12. Simples Nacional ........................................................................ 30915.13. Operações de Comércio Exterior ......................................... 30915.14. Escrituração.................................................................................. 31015.15. Guarda da NF-e ........................................................................... 31115.16. Contingência ............................................................................... 31215.17. Programa Emissor Gratuito de NF-e ................................... 313

16. ANExOS ....................................................................................................... 31516.1. Anexo I - Legislação Nacional da NF-e ............................... 315

16.1.1. Protocolo Enat nº 02/2004 (Cooperação prá-tica) ................................................................................. 315

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16.1.2. Protocolo Enat nº 03/2005 - NF-e ........................ 31816.1.3. Protocolo Enat nº 02/2006 - NF-e Conjugada . 32116.1.4. Protocolo Enat nº 04/2006 -Comitê Gestor...... 32216.1.5. Protocolo ICMS nº 55/ 2007 – Sefaz Virtual ...... 32416.1.6. Ajuste Sinief nº 07/2005 - Institui a Nota Fis-

cal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Guarda da Nota Fiscal Eletrônica ............. 328

16.1.7. Protocolo ICMS nº 10/2007 – Obrigatorieda-de NF-e .......................................................................... 349

16.1.8. Protocolo ICMS nº 42/2009 - Obrigatorieda-de NF-e .......................................................................... 356

16.1.9. Ato Cotepe/ICMS nº 49/2009 - Aprova o Ma-nual de Integração Contribuinte Versão 4.01 .. 359

16.2. Anexo II - Mensagens de Erro da NF-e ............................... 360

1. Um Pouco da História do Projeto da NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já faz parte hoje do dia a dia de mi-lhares de empresas brasileiras. Até o fi nal de 2010, todas as indústrias e atacadistas do país estarão obrigados à utilização deste documento fi scal eletrônico em substituição às tradicionais notas fi scais em papel.

Muito provavelmente, em mais alguns poucos anos, quase nin-guém se lembrará que em um passado recente a nota fi scal (modelo 1) era emitida para documentar as operações comerciais entre empresas, em formulário contínuo, em várias vias, utilizando-se um papel copia-tivo, ou bem, com o uso de papel carbono. Também não lembraremos que a 2ª via da nota fi scal em papel devia ser armazenada pela empresa emitente, pelo prazo decadencial1, e a 1ª via acompanhar o transporte da mercadoria e ser guardada pela empresa destinatária, por este mes-mo prazo de apresentação de documentos ao Fisco.

A substituição da velha nota fi scal em papel por um documento eletrônico com validade jurídica para todos os fi ns e de existência ape-nas digital é uma das principais quebras de paradigma da NF-e.

1 O prazo decadencial corresponde ao período previsto na legislação tributária (em regra de 5 anos) que a empresa deve manter a guarda de documentos e livros fi scais para a apresentação ao Fisco.

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Todavia, outras quebras de paradigmas se fazem presentes quando do estudo detalhado da NF-e. Entre as quais podemos citar: a participa-ção da iniciativa privada como parceira do Fisco na construção da NF-e, e a integração e a cooperação fi scal de fato entre os Fiscos Estaduais e Fisco Federal, verifi cado no projeto da NF-e.

Neste primeiro capítulo, conheceremos um pouco da história do projeto NF-e, saberemos como se deu sua evolução e seus principais marcos, bem como a relação da NF-e com o Sistema Público de Escri-turação Digital (Sped), o que facilitará a compreensão do seu modelo atual e de suas perspectivas futuras.

1.1. Evolução do Projeto da NF-e

Com o advento da Emenda Constitucional nº 42, de 19 de dezem-bro de 2003, foi inserido, no artigo 37 da Constituição Federal, o inciso xxII estabelecendo o comando constitucional para que as administra-ções tributárias das diferentes esferas atuassem de forma integrada.

“XXII - as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Fe-deral e dos Municípios, atividades essenciais ao funcionamento do Estado, exercidas por servidores de carreiras específi cas, terão recursos prioritários para a realização de suas atividades e atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fi scais, na forma da lei ou convênio.” (destaques nossos)

Para atender a esta diretriz, foi realizado, de 15 a 17 de julho de 2004, o 1º Encontro Nacional de Administradores Tributários (Enat), reu-nindo, em um mesmo fórum de cooperação fi scal, os Secretários de Fa-zenda dos Estados e DF e o Secretário da Receita Federal.

A partir das propostas que surgiram das discussões do 1º Enat, fo-ram formalizados dois protocolos de cooperação fi scal2, sendo que o Protocolo Enat nº 1 tratou do projeto da construção de um Cadastro Sin-cronizado entre as Administrações Tributárias e o Protocolo Enat nº 2 de

2 Os Protocolos de Cooperação, bem como informações adicionais sobre o Enat estão dispo-níveis no seguinte endereço eletrônico: <www19.receita.fazenda.gov.br/enat/>.

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