aplicação do fluxo de caixa como ferramenta de gestão financeira às instituições de ensino...

7/28/2019 Aplicao do Fluxo de Caixa como Ferramenta de Gesto Financeira s Instituies de Ensino Superior - um Estud

1/171

UNIVERSIDADE REGIONAL DE BLUMENAUCENTRO DE CINCIAS SOCIAIS APLICADAS

PROGRAMA DE PS-GRADUAO EM CINCIAS CONTBEIS

APLICAO DO FLUXO DE CAIXA COMO FERRAMENTA DE GESTOFINANCEIRA S INSTITUIES DE ENSINO SUPERIOR: UM ESTUDO DE

CASO

JUCELI ANTONIO BIAZZI

BLUMENAU2005


2/171

2

JUCELI ANTONIO BIAZZI

APLICAO DO FLUXO DE CAIXA COMO FERRAMENTA DE GESTOFINANCEIRA S INSTITUIES DE ENSINO SUPERIOR: UM ESTUDO DE

CASO

Dissertao apresentada ao Programa de Ps-Graduao em Cincias Contbeis do Centrode Cincias Sociais Aplicadas da UniversidadeRegional de Blumenau, como requisito parcial obteno do grau de Mestre em CinciasContbeis, rea de concentraoControladoria.

Orientadora: Prof. Denise Del Pr NettoMachado, Dra.

BLUMENAU2005


3/171


4/171

4

AGRADECIMENTOS

Em primeiro lugar, a Deus pelo dom da vida.

minha esposa, Fernanda, que foi companheira nos momentos de dificuldade e soube

entender minha ausncia quando dos estudos e elaborao dos trabalhos. Ao meu filho, Lucas,

que nasceu durante a realizao da Dissertao. Aos meus pais e irmos que sempre foram

companheiros, amigos nesta difcil caminhada.

Ao Professor Doutor Osmar Coronado e Professora Doutora Denise Del Pr Netto

Machado pelos ensinamentos e valiosas orientaes, que tornaram possvel este estudo.

A todos os meus professores do programa de Ps-Graduao em Cincias Contbeis

da Universidade Regional de Blumenau.

Professora Doutora Ilse Maria Beuren, coordenadora do Mestrado.

Aos colegas do mestrado e aos amigos que conquistei na FURB, ao bom

relacionamento que sempre tivemos.

Universidade do Oeste de Santa Catarina UNOESC, que me permitiu fazer este

estudo de caso, fornecendo todas as informaes e apoio necessrio.

Por fim, a todos aqueles que no mencionei aqui, mas que de alguma forma

contriburam para a realizao deste estudo, meu muito obrigado.


5/171

5

RESUMO

BIAZZI, Juceli Antonio. Aplicao do fluxo de caixa como ferramenta de gestofinanceira s instituies de ensino superior: um estudo de caso. 2005. 171 f. Dissertao(Mestrado em Cincias Contbeis) Programa de Ps-Graduao em Cincias Contbeis daUniversidade Regional de Blumenau, Blumenau, 2005.

Diante da constatao de inmeras dificuldades para o gerenciamento e controle financeiro

em Instituies de Ensino Superior e pouca literatura direcionada ao tema, criou-se motivao

para estud-lo. O trabalho objetiva propor ferramentas de controle interno para a gesto

financeira da UNOESC, levando em considerao seu custo x benefcio, auxiliando na

elaborao e controle do fluxo de caixa da instituio. O tema abordado vem ao encontro da

linha de pesquisa Controle de Gesto do Programa de Ps-Graduao em Cincias Contbeis

da Universidade Regional de Blumenau. A metodologia utilizada para a efetivao desta

pesquisa, baseou-se no mtodo indutivo, sendo classificada como qualitativa e exploratria. O

delineamento e a populao da pesquisa deu-se no mbito de abrangncia da UNOESC. Os

instrumentos utilizados para a coleta dos dados so a consulta documental na Instituio e,

servindo de apoio, questionrios voltados s pessoas ligadas rea pesquisada na Instituio.

Aps o levantamento dos dados e a deteco das principais dificuldades e problemas

encontrados para operacionalizao e controle da gesto financeira e, com base na literatura

pesquisada, apresentaram-se ferramentas voltadas ao controle interno na gesto financeira,

ciclo de contas a receber e contas a pagar. Para certificar-se que estas ferramentas surtiriam os

resultados desejados, aplicou-se um estudo de caso por meio de amostra na UNOESC,

Campus de Xanxer. Os dados informados nesta pesquisa so baseados em valores

proporcionais em relao aos dados reais, e os nomes so fictcios, objetivando a preservao

confidencial das informaes da Instituio.

Palavras-chaves: Fluxo de Caixa. Controle Interno. Instituies de Ensino Superior.


6/171

6

ABSTRACT

BIAZZI, Juceli Antonio. Applying the cash flow as a tool of financial management to theuniversities: a case study. 2005. 171 f. Dissertao (Mestrado em Cincias Contbeis) Programa de Ps-Graduao em Cincias Contbeis da Universidade Regional de Blumenau,Blumenau, 2005.

Since I have noticed a great number of difficulties to the management and financial

controlling in Universities as well as not much literature related to the topic, I was motivated

to study it. This work aims to offer tools of internal control to the financial management of

UNOESC, taking into account its cost x benefits helping in the elaboration and control of the

cash flow of the institution. The topic is according to the area of research Control of

Management of the program of post-graduation in Accountancy of Universidade Regional de

Blumenau. In order to work in this research I used the inductive method, and the methodology

was qualitative and exploratory. After raising some data and observing the main difficulties

and problems found to run and control the financial management and, based on the literature,

some tools about the internal control of the financial management, cycle of bills to pay and

receive were presented. In order to be sure that these tools were effective as I intended, I

applied to a case through a sample at UNOESC Campus Xanxer. The data informed in this

research are based in proportional values in relation to the real data and the names are

imaginary in order to protect the institutional confidential information.

Key words: Cash flow. Internal Control. Universities.


7/171

7

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Sistema de informao contbil, seus subsistemas e integrao operacional ........ 27

Figura 2 Ciclo oramentrio.............................................................................................. 30

Figura 3 Ciclo do controle................................................................................................. 35

Figura 4 Sistema de controle interno. ................................................................................ 38

Figura 5 Etapas de um procedimento de amostragem em auditoria .................................... 48

Figura 6 Organograma do setor de finanas....................................................................... 50

Figura 7 Ciclo financeiro................................................................................................... 54

Figura 8 Controle na rea de finanas................................................................................ 55

Figura 9 Controle interno na tesouraria ............................................................................. 58

Figura 10 Sistema de controle do fluxo de caixa................................................................ 58

Figura 11 Fluxograma de contagem, passos a serem seguidos no levantamento de caixa ... 59

Figura 12 Relaes entre os componentes do risco de auditoria e a natureza, oportunidade

e extenso de testes substantivos...................................................................... 69

Figura 13 Organograma da UNOESC ............................................................................... 76

Figura 14 Viso sistmica da UNOESC ............................................................................ 90

Figura 15 Cadeia de negcios da UNOESC.................................................................. ..... 91

Figura 16 Sistema integrado de contabilidade........................................ ............................ 96

Figura 17 Recibo de adiantamento salarial ...................................................................... 101

Figura 18 Recibo de adiantamento para viagem............................................................... 102

Figura 19 Formulrio de prestao de contas de despesas de viagem............................... 103

Figura 20 Formulrio de despesas de viagem com veculo prprio .................................. 104

Figura 21 Formulrio de cpia de cheque..................................................................... ... 106


8/171

8

Figura 22 Sistema integrado de contas a receber.............................................................. 110

Figura 23 Sistema integrado de contas a pagar ................................................................ 116

Figura 24 Formulrio para requisio de material / servio.............................................. 118

Figura 25 Formulrio de ordem de compra............... ....................................................... 119

Figura 26 Carimbos de recebimento de mercadorias/servios e autorizao para

pagamento ..................................................................................................... 121


9/171

9

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 Requisitos para uma boa informao.................................................................. 24

Quadro 2 reas e subsistemas do sistema de informao contbil ..................................... 26

Quadro 3 Funes da administrao financeira.................................................................. 49

Quadro 4 Fluxo financeiro ................................................................................................ 51

Quadro 5 Resumo dos riscos do controle interno no ciclo financeiro ................................. 68

Quadro 6 Formulrio para a conciliao bancria............................................................ 109

Quadro 7 Formulrio para controle das contas a receber por curso .................................. 112

Quadro 8 Formulrio para controle das contas a receber.................................................. 113

Quadro 9 Formulrio para controle da inadimplncia ...................................................... 115

Quadro 10 Formulrio de controle de fornecedores ......................................................... 120

Quadro 11 Fluxo de caixa semanal.................................................................................. 124

Quadro 12 Fluxo de caixa quadrimestral ......................................................................... 125

Quadro 13 Relatrio de controle de contas a receber por curso........................................ 129

Quadro 14 Relatrio de controle de contas a receber ms de agosto de 20X4................ 130

Quadro 15 Relatrio de controle de contas a receber ms de setembro de 20X4............ 131

Quadro 16 Relatrio de controle de contas a receber ms de outubro de 20X4.............. 131

Quadro 17 Relatrio de controle de contas a receber ms de novembro de 20X4 .......... 132

Quadro 18 Relatrio de controle da inadimplncia por curso........................................ ... 132

Quadro 19 Relatrio de controle de inadimplncia ms agosto de 20X4 .................... ... 133

Quadro 20 Relatrio de controle de inadimplncia ms setembro de 20X4................... 134

Quadro 21 Relatrio de controle de inadimplncia ms outubro de 20X4 ..................... 134

Quadro 22 Relatrio de controle de inadimplncia por curso ms novembro de 20X4 .. 135


10/171

10

Quadro 23 Relatrio de controle de ttulos por fornecedor............................................... 135

Quadro 24 Relatrio de controle por fornecedor ms agosto de 20X4........................... 136

Quadro 25 Relatrio de controle por fornecedor ms setembro de 20X4....................... 137

Quadro 26 Relatrio de controle por fornecedor ms outubro de 20X4......................... 137

Quadro 27 Relatrio de controle por fornecedor ms novembro de 20X4 ..................... 138

Quadro 28 Relatrio de controle de despesas com folha de pgto. ms agosto de 20X4.. 138

Quadro 29 Relatrio de controle de despesas com folha de pgto. ms setembro de

20X4.............................................................................................................. 139

Quadro 30 Relatrio de controle de despesas com folha de pgto. ms outubro de 20X4 139

Quadro 31 Relatrio de controle de despesas com folha de pgto. ms novembro de

20X4.............................................................................................................. 140

Quadro 32 Relatrio de fluxo de caixa quadrimestral projetado....................................... 142


11/171

11

SUMRIO

1 INTRODUO............................................................................................................... 14

1.1 Situao problema.......................................................................................................... 16

1.2 Pressuposto.................................................................................................................... 17

1.3 Objetivos........................................................................................................................ 17

1.3.1 Geral........................................................................................................................... 18

1.3.2 Especficos.................................................................................................................. 18

1.4 Contribuio .................................................................................................................. 18

1.5 Justificativa.................................................................................................................... 19

1.6 Estrutura do trabalho...................................................................................................... 20

2 FUNDAMENTAO TERICA.................................................................................. 22

2.1 Sistemas de informaes contbeis................................................................................. 22

2.2 Oramento ..................................................................................................................... 28

2.3 Controle interno ............................................................................................................. 31

2.3.1 Relao do controle com a contabilidade......................................... ............................ 36

2.3.2 Ambiente de controle .................................................................................................. 39

2.3.3 Sistema de controle interno ......................................................................................... 41

2.3.4 Tcnicas e procedimentos de auditoria e controle .......... ......................................... ..... 44

2.4 Gesto financeira ........................................................................................................... 48

2.4.1 Controle para a gesto financeira................................................................................. 52

2.4.1.1 Controle interno na tesouraria................................................................................... 56

2.4.1.2 Controle interno nas contas a receber........................................................................ 60

2.4.1.3 Controle interno nas contas a pagar .......................................................................... 63


12/171

12

2.4.1.4 Riscos do controle interno no ciclo financeiro .......................................................... 64

2.5 Resumo do captulo........................................................................................................ 70

3 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS................................................................... 72

3.1 Mtodo de pesquisa........................................................................................................ 75

3.2 Delimitao do universo................................................................................................. 76

3.3 Pesquisa exploratria ..................................................................................................... 77

3.4 Formatao das ferramentas propostas ........................................................................... 78

3.5 Aplicao das ferramentas propostas.............................................................................. 79

4 PERFIL DA ENTIDADE PESQUISADA...................................................................... 80

4.1 O terceiro setor............................................................................................................... 80

4.2 A universidade do oeste de Santa Catarina UNOESC .................................................. 85

4.3 Viso sistmica da instituio de ensino......................................................................... 89

4.4 Apresentao de dados ................................................................................................... 92

4.4.1 Setor de auditoria interna............................................................................................. 93

4.4.2 Setor de contabilidade ................................................................................................. 93

4.4.3 Coordenao administrativa e financeira ..................................................................... 94

5 PROPOSTA DE FERRAMENTAS PARA O CONTROLE DA GESTO DO

FLUXO FINANCEIRO NAS IES .................................................................................. 95

5.1 Controle na tesouraria .................................................................................................... 97

5.2 Controle nas contas a receber ....................................................................................... 110

5.3 Controle nas contas a pagar.......................................................................................... 116

5.4 Fluxo de caixa.............................................................................................................. 121

5.5 Aplicao das ferramentas propostas em uma amostra de dados ................................... 128

6 CONCLUSES E RECOMENDAES .................................................................... 144

REFERNCIAS............................................................................................................... 147


13/171

13

GLOSSRIO ................................................................................................................... 153

APNDICES .................................................................................................................... 156


14/171

14

1 INTRODUO

O papel atual e as perspectivas futuras da administrao das organizaes no presente

cenrio mundial, considerando o efeito das diversas mudanas ocorridas no incio dos anos

90, do sculo passado, como revoluo tecnolgica, informtica, privatizaes, globalizao e

alterao na estrutura das empresas frente alta competitividade, tornaram difcil o processo

de controle da gesto financeira.

A gesto financeira um setor crtico nas empresas, conseqentemente, o controle do

fluxo de entradas e sadas de recursos requer aes de curto, mdio e longo prazo. Em um

curto prazo, preciso conhecer os saldos bancrios no incio e no fim do dia, antes e aps as

operaes financeiras. A mdio e longo prazo preciso elaborar e atualizar previses das

entradas e sadas de caixa, preparando-se para as situaes desconfortveis para a empresa.

Um aspecto fundamental a ser observado a compatibilizao entre os prazos de pagamentos

e recebimentos, que influenciam diretamente a necessidade de capital de giro.

Com o surgimento de novos mercados e a criao de um grande nmero de filiais alm

de vrias pessoas trabalhando em diversas reas dentro da empresa, as dificuldades em

manter-se um padro nos procedimentos, bem como controles financeiros aumentaram. Desta

forma, para possuir um sistema eficiente de gesto financeira, se faz necessria a utilizao de

controles internos eficientes.

Um sistema de controle interno amplo inclui controles que podem ser peculiares tanto

contabilidade quanto administrao. Os controles contbeis so os que se relacionam

diretamente com a fidedignidade dos registros contbeis e os controles administrativos esto

relacionados eficincia e eficcia operacional.

Quando a administrao de uma empresa desenvolve um sistema de controle interno,


15/171

15

ela espera que o mesmo seja confivel, proteja seus ativos e otimize a utilizao dos recursos

disponveis.

As empresas que no possuem um sistema de controle interno eficiente, certamente,

enfrentaro dificuldades de sobrevivncia em nvel de competitividade acirrada. Portanto, h

uma necessidade de conscientizao dos administradores quanto importncia, manuteno e

aprimoramento dos controles internos, inclusive no ciclo financeiro.

A partir de meados da ltima dcada, o crescimento das Universidades no Brasil

tornou-se notrio, bem como o surgimento mais acentuado das organizaes chamadas do

Terceiro Setor da Economia. Com isso, vieram tona problemas no gerenciamento e controle

dos recursos financeiros.

Como o crescimento destas organizaes foi repentino e em grande escala, os

estudiosos das reas de Cincias Contbeis e Administrao tiveram dificuldades em

acompanhar este crescimento. Assim, identificou-se a deficincia literria em oferecer estudos

e solues voltados aos problemas corriqueiros das organizaes do Terceiro Setor.

O setor financeiro o corao que impulsiona a instituio. Desta forma, torna-se

difcil administrar uma instituio que no possua bons mecanismos de controle interno na

gesto financeira. Diante destes fatos, torna-se notrio a importncia de estudos nas reas de

controle e gesto financeira voltados s organizaes do Terceiro Setor, em especial as

Instituies de Ensino Superior IES.

Assim, dentro deste contexto, o tema da pesquisa a aplicao do fluxo de caixa como

ferramenta de gesto financeira s instituies de ensino superior, por meio de um estudo de

caso. O objeto de estudo o controle da gesto financeira. O campo de aplicao a

Universidade do Oeste de Santa Catarina UNOESC, uma vez que a Instituio no utiliza

ferramentas de controle interno na gesto financeira.


16/171

16

1.1 Situao problema

A identificao de um problema a ser solucionado consiste no primeiro passo da

pesquisa cientfica. O problema precisa estar relacionado com as linhas de pesquisa do

Mestrado em Cincias Contbeis da FURB, no caso o Controle de Gesto e a Contabilidade

Financeira.

Aps a identificao de falhas e ineficincias no controle do ciclo financeiro que

algumas Universidades enfrentam, inclusive a UNOESC e seguindo-se as linhas de pesquisa

do Mestrado em Cincias Contbeis da FURB, props-se, assim, este estudo de caso.

notrio que as contas a receber das Universidades representam um percentual

significativo em relao ao total do Ativo, onde a maior parcela desse valor formada pelas

mensalidades dos alunos de graduao e ps-graduao, o qual transita na grande maioria

pelas contas a receber. Devido ao grande fluxo de lanamentos dirios de entrada e sada de

valores, torna-se muito difcil o seu controle.

No caso da UNOESC, esta situao no diferente. Apesar de possuir um sistema

informatizado de controle da gesto financeira, o mesmo no apropriado para Instituies de

Ensino, sendo que poucos sistemas atendem a este tipo de Instituio. Assim, percebe-se

problemas na conciliao das rubricas que compem os grupos de contas do sistema

financeiro, em especial na rubrica referente s contas a receber de mensalidades.

Outro fator relevante a falta de controles eficientes em relao inadimplncia, a

qual ocasiona srios problemas no fechamento do fluxo de caixa. A ausncia do recebimento

de recursos provoca insuficincias de caixa, prejudicando o cumprimento do pagamento de

obrigaes. Com as altas taxas de juros que h hoje no Brasil, uma m gesto financeira

ocasiona prejuzos s instituies, podendo trazer srios problemas em um ambiente de

competio acirrada.


17/171

17

Diante desta situao, tem-se o seguinte problema: Pode-se propor um sistema de

controle de gesto financeira, que controle a inadimplncia e as insuficincias de caixa em

uma universidade, evitando-se erros e desvios de recursos, levando-se em considerao seu

custo x benefcio?

1.2 Pressuposto

Hoje, vive-se num mundo globalizado onde a gesto financeira fundamental para a

sobrevivncia e desenvolvimento das empresas. Cada vez mais busca-se o controle

empresarial e a gesto financeira para manter-se neste mercado globalizado. Desta forma, as

Instituies do Terceiro Setor da Economia, tambm necessitam de ferramentas adequadas ao

controle e gesto financeira. Ferramentas estas que auxiliem no controle empresarial e tomada

de decises.

Assim, o pressuposto bsico deste trabalho de pesquisa quanto a possibilidade de

propor um modelo de controle interno levando-se em considerao seu custo x benefcio, o

qual pode ser aplicado s Instituies de Ensino Superior, auxiliando os gestores na tomada de

decises.

1.3 Objetivos

Com base na situao problema e no pressuposto elaboraram-se os objetivos geral e

especficos do presente estudo.


18/171

18

1.3.1 Geral

Propor ferramentas de controle interno para a gesto financeira da UNOESC, levando

em considerao seu custo x benefcio, auxiliando na elaborao e controle do Fluxo de Caixa

da Instituio.

1.3.2 Especficos

a) Evidenciar a importncia dos controles internos na UNOESC;

b) Identificar o controle interno existente como ferramenta de gesto da UNOESC;

c) Verificar as limitaes dos sistemas de controles internos existentes na gesto

financeira da UNOESC;

d) Propor um modelo de ferramentas de gesto financeira, levando em considerao seu

custo x benefcio, para a UNOESC.

1.4 Contribuio

Com a evoluo tecnolgica e a globalizao, as empresas permanecem em constante

aperfeioamento, reduo de custos e aumento da produtividade. Para isso, as empresas

buscam profissionais que se destacam no mercado de trabalho. Por meio desta busca de

profissionais com uma melhor performance e maior conhecimento, abriram-se as portas para


19/171

19

o ensino superior, onde at pouco tempo era alcanado somente pela classe mais favorecida

da populao.

O grande crescimento na procura pelo ensino superior propiciou a implantao no pas

de novas Universidades e novos cursos. Contudo, percebe-se que grande parte das

Universidades possuem dificuldades no controle e gerenciamento do fluxo financeiro, uma

vez que a maior parte da literatura possui abrangncia geral, no estando direcionada as

Universidades.

Este estudo procura contribuir com as Universidades, em especial UNOESC, no

sentido de apresentar ferramentas de controle, considerando-se seu custo x benefcio, para a

gesto financeira. Como a grande maioria das Universidades apresenta problemas e

dificuldades muito parecidos, a partir do estudo desenvolvido na UNOESC possvel

apresentar ferramentas que sirvam de base para outras Universidades e at para Instituies de

Ensino de nvel bsico e mdio. Salienta-se a relao custo x benefcio, visto que a proposta

se situa na perspectiva de ferramentas que possam ser criadas e geridas pela prpria

Instituio sem investimentos maiores em sistemas de informaes computadorizados,

utilizando-se dos sistemas j existentes.

1.5 Justificativa

Devido falta e deficincia de ferramentas para o controle da gesto financeira em

Instituies de Ensino Superior, bem como pela carncia de literatura disponvel direcionada

ao tema que se justifica a necessidade deste estudo de caso.

Percebe-se a existncia de vrios trabalhos e livros que tratam de mecanismos de

controle, alguns inclusive na gesto financeira, no entanto, so raros os estudos destes temas


20/171

20

reportados s Instituies de Ensino Superior.

Outro fator importante a necessidade de conscientizao dos administradores quanto

utilizao dos controles internos dentro de uma universidade. Independente do porte ou da

forma de tributao, mesmo tratando-se de instituio que goza de imunidade, independente

de possuir certificado de entidade de fins filantrpicos, todas as Instituies necessitam de

ferramentas de controle interno na gesto financeira.

Com o crescimento das universidades brasileiras, notrio que os controles internos

fiquem cada vez mais difceis de serem aplicados, em especial no ciclo financeiro: contas a

receber e contas a pagar, o qual cresce proporcionalmente ao aumento no nmero de alunos.

Todavia, no basta apenas conscientizar os administradores, faz-se necessria a apresentao

de solues. Com esta pesquisa, pretende-se apresentar ferramentas eficientes para o controle

da gesto financeira das Universidades.

Alm dos fatores apresentados, este estudo caminha em conjunto com a linha de

pesquisa Controle de Gesto, especificamente no grupo Pesquisas em Controle Gerencial, do

Programa de Ps-Graduao em Cincias Contbeis da FURB.

1.6 Estrutura do trabalho

Este trabalho est estruturado em seis captulos, incluindo a introduo e a concluso. As

Referncias bibliogrficas e outras Fontes de pesquisa so apresentadas ao final do trabalho.

Pretende-se no primeiro captulo apresentar uma viso global do estudo a partir da

caracterizao do tema selecionado, estabelecimento do problema, pressuposto, objetivos e

relevncia da pesquisa, bem como a sua contribuio e justificativa.


21/171

21

No segundo captulo apresenta-se um estudo sobre o controle interno na gesto

financeira. No decorrer da pesquisa, percebeu-se a falta de obras dirigidas ao tema abordado,

portanto foram considerados alguns temas relacionados pesquisa.

No terceiro captulo apresentam-se os mtodos e procedimentos utilizados para a

realizao da pesquisa e preparao das ferramentas a serem apresentadas, bem como a

delimitao do campo de estudos.

O quarto captulo descreve as principais caractersticas das Instituies de Ensino

Superior, bem como a contextualizao, o perfil e as caractersticas da Instituio pesquisada.

Apresenta tambm um diagnstico dos controles internos na gesto financeira da Instituio

de acordo com os questionrios enviados as pessoas ligadas ao tema.

No quinto captulo apresentam-se ferramentas e procedimentos de controle voltados

para a gesto financeira das IES. A aplicao das ferramentas propostas para o controle

interno da gesto financeira em uma amostra de dados da Instituio pesquisada, a UNOESC.

Alm da apresentao dos resultados alcanados.

No sexto captulo apresenta-se as concluses sobre os resultados alcanados e as

recomendaes da pesquisa.

A ltima parte apresenta as Referncias Bibliogrficas e outras Fontes de pesquisa

utilizadas para a efetivao do presente trabalho, bem como um Glossrio dos principais

termos tcnicos utilizados.


22/171

22

2 FUNDAMENTAO TERICA

Este captulo aborda conceitos e informaes sobre temas relacionados ao controle da

gesto financeira, tais como: sistemas de informaes; oramento; controle interno; auditoria;

gesto financeira, sendo pesquisados em vrias obras e autores, alm de procedimentos e

ferramentas teis ao controle e a gesto no ciclo financeiro.

2.1 Sistemas de informaes contbeis

Para entender-se melhor um sistema de informaes contbeis preciso entender o

que um sistema. Assim, para Gil, L. (1999, p. 13), um sistema pode ser definido como uma

entidade composta de dois ou mais componentes ou subsistemas que interagem para atingir

um objetivo comum; sob esse aspecto, o termo aplica-se a uma comunidade, a uma famlia, a

uma empresa.

Segundo Padoveze (2002, p. 28),

Sistema um conjunto de elementos interdependentes, ou um todoorganizado, ou partes que interagem formando um todo unitrio ecomplexo. Como uma resultante do enfoque sistmico, o todo deve ser maisque a soma das partes. Fundamentalmente, o funcionamento de um sistema

configura-se com um processamento de recursos (entradas do sistema),obtendo-se, com esse processamento, as sadas ou produtos do sistema(entradas, processamento, sadas).

Desta forma, os sistemas de informaes so nada mais que as entradas de dados, que

a alimentao com as informaes, o processamento e anlise desses dados e

conseqentemente a sada dos dados, que so os resultados encontrados.


23/171

23

Conforme Padoveze (2002, p. 29), os sistemas classificam-se em sistemas abertos e

fechados. Os sistemas fechados no interagem com o ambiente externo, enquanto os sistemas

abertos caracterizam-se pela interao com o ambiente externo, suas entidades e variveis.

Uma empresa pode ser considerada como um sistema aberto em razo de sua interao

com a sociedade e o ambiente onde ela esta inserida. Essa interao com a sociedade provoca

influncia nas pessoas, aumento nos padres de vida e o desenvolvimento da sociedade.

Para Padoveze (2002, p. 29), os elementos bsicos que compem um sistema so:

objetivos do sistema, ambiente do sistema ou processamento, recursos ou as entradas do

sistema, componentes do sistema, sadas do sistema, administrao ou controle e avaliao do

sistema.

De acordo com Magalhes e Lunkes (2000), os elementos que compem os sistemas

podem ser classificados em elementos de controle; de transformao e de informao,

conforme descrito a seguir.

a) Elementos de Controle compreendem os objetivos, planos e padres, os quais

determinam o caminho a ser seguido pelos elementos de informao e transformao.

b) Elementos de Transformao so subdivididos em Operao de Processamento de

Dados, que se refere a determinao dos cursos de ao pelas funes; e os deDeciso

Operativa, que se referem a especificao ou determinao de qual informao,

quando e como dever ser processada.

c) Elementos de Informao so subdivididos emEntrada, que so os dados recebidos de

fora do sistema;Memria,

que so as informaes arquivadas temporariamente para

serem utilizadas na operacionalizao do sistema em momento oportuno; Sada, que

a transmisso dos resultados das funes executadas pelo sistema; e Feedback, que so

as informaes resultantes da avaliao das operaes e dos resultados gerados pelo

prprio sistema.


24/171

24

Um sistema de informaes compreende todo o conjunto de necessidades

informacionais para a gesto empresarial. A informao o dado processado de forma a ser

entendido pelo receptor. A transferncia de informao a comunicao.

Um sistema de informaes precisa trabalhar dados para produzir informaes,

conforme Gil, L. (1999, p. 13, grifos do autor), o dado a matria-prima com que o sistema

de informaes vai trabalhar; e a informao o produto final do sistema de informaes e

deve ser apresentada em forma, prazo e contedo adequados ao usurio. Desta forma Gil, L.

(1999, p. 14), salienta que os sistemas de informaes compreendem um conjunto de

recursos humanos, materiais, tecnolgicos e financeiros agregados segundo uma seqncia

lgica para o processamento dos dados e a correspondente traduo em informaes.

Segundo Moscove, Simkin e Bagranoff (2002, p. 23, grifos dos autores), um sistema

de informaes um conjunto de subsistemas inter-relacionados que funcionam em conjunto

para coletar, processar, armazenar, transformar e distribuir informaes para fins de

planejamento, tomada de decises e controle.

Conforme Padoveze (2002, p. 45), para que uma informao seja considerada boa, ela

precisa preencher os requisitos apresentados no Quadro 1.

contedo;freqncia;relevncia;relatividade;flexibilidade;consistncia;oportunidade;indicao de causas;

preciso;adequao a deciso;entendimento;exceo;motivao; integrao;objetividade;volume;

atualidade;valor econmico;confiabilidade;acionabilidade;segmentao;uniformidade de critrio;seletividade;generalidade; etc.

Quadro 1 Requisitos para uma boa informaoFonte: Padoveze (2002, p. 45).

Gil, L. (1999, p. 17) classifica o sistema de informaes em sistemas manuais e

computadorizados, onde os sistemas de informaes computadorizados absorvem tarefas e

procedimentos dos sistemas manuais, tais como: classificao, clculos, sintetizao,


25/171

25

elaborao da informao, etc. Portanto, ao elemento humano cabero as tarefas nobres de

tomada de deciso, julgamento e emisso de opinio no ambiente computadorizado. Cada

vez mais se acentua a substituio de sistemas manuais por sistemas informatizados,

particularmente em virtude da crescente penetrao empresarial das tecnologias de

microcomputadores e de comunicao de dados. Mesmo com a grande importncia que a

informtica exerce fundamental a manuteno de documentos para dar suporte as

informaes eletrnicas.

Para Moscove, Simkin e Bagranoff (2002, p. 70, grifo dos autores),

A documentao uma parte vital de qualquer sistema de informaes. Porexemplo, ela descreve os procedimentos para registrar dados, os comandosque os usurios finais precisam para operar aplicaes do computador, asetapas do processamento seguidas pelo sistema de informaes contbeis eos fluxos lgico e fsico dos dados contbeis pelo sistema.

De acordo com Padoveze (2002, p. 126), sistemas de informaes contbeis so os

meios que o contador geral, o contador gerencial ou o controller utilizaro para efetivar a

contabilidade e a informao contbil dentro da organizao, para que a contabilidade seja

utilizada em toda sua plenitude.

Os objetivos do sistema de informaes contbeis segundo Iudcibus (1987, p. 125),

so:

Construo de um arquivo bsico de informao Contbil, que possa serutilizado de forma mais flexvel por vrios tipos de usurios... pormextrados todos os informes do arquivo bsico ou data-base estabelecidopela Contabilidade...

... a funo da Contabilidade (objetivo) permanece praticamente inalteradaatravs dos tempos, ou seja, quanto a prover informao til para a tomadade decises econmicas.

Conforme Padoveze (2002, 147), o propsito da informao possibilitar que uma

organizao alcance seus objetivos pelo uso eficiente de seus outros recursos, isto , homens,

materiais, mquinas e outros ativos e dinheiro.


26/171

26

Para atingir esta eficincia no uso da informao como um recurso, preciso aliar o

custo para a gerao dessas informaes com os benefcios derivados do seu uso. Esses

benefcios resultam da correta interpretao das informaes pelas pessoas que tomam as

decises, bem como sua relevncia para aquelas decises. O valor da informao baseado na

reduo da incerteza resultante dessa informao.

Todo sistema dividido em partes, assim como o sistema de informaes contbeis.

Desta forma temos uma srie de subsistemas de informaes contbeis, divididos por

Padoveze (2002) em trs grandes reas, conforme o Quadro 2.

!"# $% &

'(%

%)'(%Quadro 2 reas e subsistemas do sistema de informao contbilFonte: Padoveze (2002, p. 140).

Um bom sistema de informaes contbeis deve atender tanto a rea legal, o Fisco,

quanto rea gerencial, apresentando relatrios que auxiliem o gestor na tomada de deciso.

Para isso, preciso que o sistema de informaes trabalhe de forma integrada, envolvendo

todas as reas da empresa. Com o grande avano tecnolgico global existente na atualidade,

foi dada maior importncia a utilizao de sistemas integrados, principalmente nas empresas

de mdio e grande porte.

Desta forma, apresenta-se na Figura 1 um modelo de sistema integrado de informaes

contbeis voltado a Instituies de Ensino, onde percebe-se que a contabilidade geral o

centro de todo o sistema de informaes contbeis, tendo como pano de fundo as necessidades

legais, societrias e fiscais. As informaes para anlise e gerenciamento podem ser


27/171

27

elaboradas tomando-se por base a contabilidade geral. Para Horngren (2000, p. 901), o

sistema contbil ideal uma rede de comunicao formal que fornea informaes

independentes e teis para auxiliar os executivos a selecionar e atingir os objetivos de suas

empresas.

!"#""

%)

'(%

*+,%-%.%/0

1

1

11,

#

$%

&'(%

1

!

1

%

1!

%

2%%

1

#%3

2%

)

2%%

#%

1%%

1

#%

4

1

12

Figura 1 Sistema de informao contbil, seus subsistemas e integrao operacionalFonte: adaptado de Padoveze (2002, p. 141).

De acordo com Moscove, Simkin e Bagranoff (2002, p. 306), [] a grande maioria

das decises comerciais de uma empresa so tomadas com base em informaes contbeis, a

falha de um sistema de informaes contbeis em produzir informaes gerenciais relevantes

pode levar a atividades organizacionais ineficientes, e causar, portanto, problemas para a

empresa.


28/171

28

Entende Horngren (1985, p. 4) que um sistema contbil eficaz deve proporcionar

informaes para o atendimento de trs finalidades, quais sejam:

Relatrios internos administrao, que sirvam ao planejamento e aocontrole das atividades normais;Relatrios internos administrao para deciso de situaes especiais e

polticas globais e de longo prazo;Relatrios externos, para usurios externos que tenham interesse no

acompanhamento da situao da empresa.

A qualidade de toda a informao depende, de um lado, do conhecimento e

competncia dos contadores e responsveis pelo fornecimento das informaes e, de outro, da

satisfao dos usurios que recebem esta informao. Para possuir um bom sistema de

informaes contbeis, preciso possuir um bom sistema de controle interno, com

ferramentas eficientes que permitam o total controle de todas as transaes da empresa.

Segundo Magalhes e Lunkes (2000, p. 62, grifos do autor), duas situaes definem

fundamentalmente a importncia do controle interno em relao ao sistema de informaes

contbeis: (a) o grau de confiabilidade das informaes geradas; e (b) o grau de segurana nas

manipulaes de elementos controladores do sistema contbil operativo. Percebe-se que o

controle interno caminha juntamente com o sistema de informaes. Assim, observam-se, a

seguir, as definies e caractersticas de um sistema de oramento e controle interno.

2.2 Oramento

Com o atual cenrio mundial em que a economia se apresenta, praticamente

impossvel administrar eficazmente as finanas das empresas sem possuir, como ferramenta,

um oramento bem planejado. O desenvolvimento de novos mtodos de trabalho nas


29/171

29

empresas representa a fronteira entre o seu sucesso e o seu fracasso.

Devido importncia da utilizao do oramento como ferramenta de gesto e

controle, mesmo para as Instituies de Ensino Superior, o oramento ser abordado

constantemente no modelo proposto para o controle da gesto financeira, desta forma,

apresentam-se alguns conceitos e caractersticas do oramento.

Conforme Figueiredo e Caggiano (1997, p. 36), oramento um instrumento

direcional. Constitui-se de planos especficos em termos de datas e de unidades monetrias,

visando orientar a administrao para atingir os fins especficos em mente, ou seja, os

objetivos empresariais.

Para Horngren (2000, p. 125),

Um oramento a expresso quantitativa de um plano de ao futuro daadministrao para um determinado perodo. Ele pode abranger aspectosfinanceiros e no-financeiros desses planos e funciona como um projeto paraa companhia seguir no perodo vindouro. Os oramentos referentes aaspectos financeiros quantificam as expectativas da administrao comrelao a receitas futuras, fluxos de caixa e posio financeira.

O oramento simula os desempenhos da empresa com base no planejamento. O

processo oramentrio, baseado no planejamento, fornece uma direo dos passos que os

gestores devem seguir para atingir os objetivos organizacionais.

De acordo com Figueiredo e Caggiano (1997, p. 36), os objetivos do oramento so o

planejamento, a coordenao e o controle, concentrando esforos para:

orientar a execuo das atividades;possibilitar a coordenao dos esforos das reas e de todas as

atividades que compem a empresa;otimizar o resultado global da empresa;facilitar a identificao das causas dos desvios entre o planejado e o

realizado, propiciando a implementao de aes corretivas.

Segundo Horngren (2000), as empresas bem administradas geralmente apresentam o

seguinte ciclo oramentrio:


30/171

30

a) Planejamento do desempenho da organizao como um todo, assim como das

respectivas subunidades. Todos os gestores concordam com o que esperado deles.

b) Estabelecimento de um parmetro de referncia, isto , um conjunto de expectativas

especficas com relao s quais os resultados reais possam ser comparados.

c) Anlise das variaes dos planos, seguida, se necessrio, das respectivas aes

corretivas.

d) Replanejamento, levando em considerao o feedback e a mudana das condies.

O processo oramentrio inicia-se com a elaborao do Planejamento, o qual serve de

base para a elaborao do oramento. Para obter xito e atingir os objetivos do oramento,

necessria a utilizao de controles a fim de avaliar sua execuo. A Figura 2 descreve a inter-

relao entre o Planejamento e Controle e o papel do Oramento.

Controle

Identificar os Objetivos Organizacionaise as Metas de Curto Prazo

Desenvolver a Estratgia de LongoPrazo e os Planos de Curto Prazo

Reavaliar objetivos, Metas,Estratgias e P lanos

Planejamento

Mensurar e Avaliar o RealizadoVersus o Orado

Desenvolver o Oramento-mestre

Figura 2 Ciclo oramentrioFonte: Atkinson et al. (2000, p. 466).

A elaborao do oramento empresarial baseada no planejamento criado pela


31/171

31

empresa. Todas as atividades empresariais, ou no, possuem metas e objetivos. Com base

nessas metas e objetivos, traado o planejamento e, conseqentemente, o oramento. Ele

considerado como uma forma de controle do resultado futuro, sendo um instrumento que

permite organizao avaliar seus resultados em relao ao que planejou para dado perodo, a

fim de perceber a distncia entre os resultados planejados e os efetivados.

Conforme Frezatti (2000, p. 36-37),

Planejar sem controle uma falcia e desperdcio de tempo e energia.Significaria que energia foi despendida pelos executivos decidindo o futuro,sem que se possa saber se os objetivos esto sendo atingidos. O controle fundamental para o entendimento do grau de desempenho atingido e quo o

resultado almejado. Uma vez atingida tal etapa, possvel redirecionar,enfatizar, ajustar as aes para atingir os objetivos previamente traados.

A utilizao do Oramento auxilia no levantamento dos volumes e preos planejados,

bem como no seu controle. Consiste num passo importante na implementao da estratgia da

empresa. Traduz os pressupostos gerais a respeito do planejamento estratgico empresarial,

cobrindo todas as operaes da empresa para um perodo de tempo definido, expresso em

termos quantitativos.

Elaborar o oramento faz parte do processo de planejamento. Entretanto, o oramento

tambm define normas, estabelece parmetros de controle. Um oramento tem as funes de

coordenar as atividades da empresa e servir como base de controle ao comparar os nmeros

orados (estimados) com o desempenho real.

2.3 Controle interno

Controle interno so todos os mtodos, polticas e procedimentos adotados dentro de


32/171

32

uma organizao para assegurar a salvaguarda dos ativos, a exatido e confiabilidade da

informao gerencial e dos registros financeiros, a promoo da eficincia administrativa e da

aderncia s polticas da organizao (GARCIA, 1999).

Segundo o Conselho Regional de Contabilidade de So Paulo, coordenao Silva

Jnior (2000, p. 16),

[...] controle interno, entendendo por tal todos os processos e rotinas, denatureza administrativa ou contbil, destinados a fazer com que na empresa:(a) os colaboradores respeitem e adiram s polticas traadas pela AltaAdministrao; (b) os ativos tenham sua integridade protegida; (c) asoperaes sejam adequadamente registradas, em sua totalidade, nos registroscontbeis e fidedignamente retratadas pelas demonstraes financeiras.

Conforme Guimares (2001, p. 63), os controles internos so instrumentos

importantes utilizados numa empresa objetivando a consistncia de procedimentos tcnicos e

administrativos adotados, assegurando-se os meios indispensveis ao acompanhamento das

aes planejadas e a anlise dos resultados esperados.

De forma mais objetiva, pode-se dizer que o controle interno busca a informao com

relao ao seu patrimnio, gerao de receitas, custos e despesas incorridas da atividade da

empresa, bem como a padronizao de procedimentos e o controle das atividades realizadas.

O Institut Franais Experts Comptables (apud S, 1998, p. 106) declara que o Controle

Interno formado pelo plano da organizao e de todos os mtodos e procedimentos adotados

internamente pela empresa para proteger seus ativos, controlar a validade dos dados

fornecidos pela Contabilidade, ampliar a eficcia e assegurar a boa aplicao das instrues

da direo.

De acordo com o Comit de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Pblicos Certificados - AICPA (apud Imoniana, 2001, p. 95):

O controle interno compreende o plano de organizao e o conjuntocoordenado de todos os mtodos e medidas adotados na empresa parasalvaguardar seus ativos, verificar a exatido e a veracidade das


33/171

33

informaes contbeis, promover a eficincia das operaes e fomentarmaior adeso s polticas prescritas pela gerncia.

Para Attie (1992, p. 200), a importncia do controle interno fica patente a partir do

momento em que se torna impossvel conceber uma empresa que no disponha de controles

que possam garantir a continuidade do fluxo de operaes e informaes proposto. O atual

cenrio de negcios um desafio permanente para a administrao das empresas, a

globalizao, as reorganizaes empresariais, o aumento da concorrncia, levam as empresas

a buscarem formas de adequar-se nova realidade. Dentro desse cenrio, o controle interno

um conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e aes que devem estar em constante

evoluo, assegurando o atingimento dos objetivos preestabelecidos e protegendo o

patrimnio.

Quanto maior for a empresa, mais complexa ser a organizao de sua estrutura

administrativa e funcional e mais difcil ser o seu controle. Em uma empresa pequena, o

proprietrio consegue ter viso e controle de todas as atividades, todavia, quando a empresa

comea a crescer, acaba saindo do seu controle e, quanto maior ela ficar, ser necessrio

delegar mais poderes aos seus empregados. Com o aumento da delegao de poderes, torna-se

necessrio um maior nmero de relatrios, indicadores, anlises, para poder gerenciar a

empresa e manter o controle (ATTIE, 1998).

Um sistema de controle interno permite que os funcionrios tenham liberdade de

atuao, buscando melhores resultados, mas sem possibilitar que estes tomem proveito de seu

poder, pois um sistema de controle interno adequado previne que funcionrios possam cair no

erro dado a possveis problemas pessoais ou financeiros e incorrer em atos contra a empresa.

No basta apenas possuir um sistema de controle interno moderno e atualizado se no so

propostas mudanas para corrigir os possveis erros, assim como a identificao e punio das

pessoas que esto lesando a empresa por meio desses erros.


34/171

34

Segundo Attie (1992, p. 200), por analogia, toda empresa possui controles internos. A

diferena bsica que estes podem ser adequados ou no. A classificao pode ser dada

analisando-se a eficincia dos fluxos de operaes e informaes e seus custos/benefcios.

Os controles internos devem ser periodicamente revisados e atualizados, a fim de acompanhar

a evoluo da empresa, bem como a preveno de novos riscos de erros, fraudes e desvios que

porventura podero ocorrer.

Os erros podem ser classificados como: erro no proposital, que qualquer erro

cometido sem inteno, independente de como foi cometido; e, erro proposital, que so

aqueles erros cometidos intencionalmente, podendo ir desde os esforos para ocultar a

ignorncia ou incompetncia de algum, pequenos furtos e at casos de grandes desfalques.

O Conselho Federal de Contabilidade CFC, por meio da Norma Brasileira de

Contabilidade Tcnica NBC T n 11.1.4, aprovada pela Resoluo 820/97, publicada no

Dirio Oficial da Unio em 21 de janeiro de 1998, faz a distino entre fraude e erro da

seguinte forma:

11.1.4 FRAUDE E ERRO11.1.4.1 Para os fins destas normas, considera-se:a. fraude, o ato intencional de omisso ou manipulao de transaes,

adulterao de documentos, registros e demonstraes contbeis; eb. erro, o ato no intencional resultante de omisso, desateno ou m

interpretao de fatos na elaborao de registros e demonstraescontbeis.

Alm da identificao e correo de erros ou fraudes, os controles internos possuem

vrios objetivos, conforme ressalta Fernandez (1989, p. 105):

a) Verificar permanentemente os fatos;b) Oferecer segurana administrao, evidenciando se tudo est de

acordo com os planos e diretrizes estabelecidos;c) Possibilitar a identificao de erros e ineficincias;d) Permitir pronta atuao do tomador de deciso, visando corrigir os

desvios em relao ao plano original;e) Ser uma etapa do processo de gesto;


35/171

35

f) Integrar-se ao processo de planejamento e execuo.

O controle um ciclo constante, avaliado e aperfeioado a cada momento. Para o seu

bom funcionamento, preciso que todas as etapas do ciclo caminhem conjuntamente. Este

ciclo dividido por Atkinson et al. (2000) em cinco passos conforme demonstrado na

Figura 3.

Planejamento

Execuo Correo

Monitorao Avaliao

Figura 3 Ciclo do controleFonte: Atkinson et al. (2000, p. 582).

Atkinson et al. (2000, p. 582) descreve as etapas do ciclo do controle da seguinte forma:

1. Planejar, que consiste no desenvolvimento dos objetivosprimrios e secundrios da empresa e na identificao dos processosque os contemplam.2. Executar, que consiste em implementar o plano.3. Monitorar, que consiste em mensurar o nvel atual dedesempenho do sistema.4. Avaliar, que consiste na comparao do nvel atual dedesempenho do sistema para identificar qualquer varincia entre osobjetivos do sistema e o desempenho efetivo e decidir sobre aescorretivas.

5. Corrigir, que consiste na realizao de qualquer ao corretivanecessria para trazer o sistema sob controle. (grifos nossos)

Os controles internos auxiliam a organizao e servem como referencial aos gestores

nos processos de planejamento e tomada de deciso. Uma entidade no tem como finalidade

somente a maximizao de seus resultados, mas tambm a melhoria da produtividade,


36/171

36

satisfao de seus clientes, responsabilidade pblica e social, desenvolvimento dos recursos

humanos.

2.3.1 Relao do controle com a contabilidade

Para o Conselho Regional de Contabilidade do Estado de So Paulo (1998, p. 26),

numa integrao do controle interno com a contabilidade, esta deve centralizar os dados das

operaes de todos os departamentos da empresa para os registros contbeis, a fim de que os

resultados empresariais sejam apurados de forma precisa e rpida. De acordo com Attie

(1998, p. 114), um sistema de contabilidade que no esteja apoiado em eficiente controle

interno , at certo ponto, intil, uma vez que no possvel confiar nas informaes contidas

nos seus relatrios.

Os controles internos, alicerados a um sistema de contabilidade gerencial, apresentam

informaes sobre a situao patrimonial, custos e produo, de servios e de setores, sobre

desempenho de metas econmico-financeiras preestabelecidas, incluindo, ainda, tendncias da

evoluo patrimonial de curto prazo. Dessa forma, o campo de atuao do contabilista torna-

se mais abrangente, libertando-o do papel secundrio que tem tido, pelo menos no Brasil, de

titular de uma funo de registro histrico dos fatos, com implicaes sobre o futuro das

empresas apenas ligadas a aspectos de correo ante as exigncias fiscais (OLIVERIA, 1998).

Segundo Peleias (2002, p. 1), uma das formas do contador agregar valor aos negcios

estar ciente da importncia do controle interno s operaes da empresa e, ao desenhar o

sistema contbil, revesti-lo de caractersticas que permitam seu adequado exerccio.

Na Viso Americana da Contabilidade descrita por Mosimann e Fisch (1999, p. 104),


37/171

37

considera-se que a contabilidade o processo de identificao, mensurao e comunicao

de informao econmica para permitir julgamentos informados e decises dos usurios da

informao.

Pode-se perceber que quase impossvel possuir um bom controle sem uma

contabilidade eficiente e precisa, ou seja, que possua profissionais qualificados, apresente

informaes confiveis e no menor tempo possvel, alm do mais, a contabilidade deve

fornecer informaes e dados administrao, auxiliando desta forma na tomada de

decises.

Conforme Eller (2001, p. 92),

A organizao preocupada em tomar decises eficazes e eficientes recorre Contabilidade, que tem como seu objeto o patrimnio e cujo objetivo escriturar os fatos ocorridos no patrimnio. A contabilidade, de acordo comFranco e Marra, destinada a estudar e controlar o patrimnio dasentidades, do ponto de vista econmico e financeiro, observando seusaspectos quantitativos e qualitativos e as variaes por ele sofridas, com oobjetivo de fornecer informaes sobre o estado patrimonial e suasvariaes em determinado perodo.

Para o Conselho Regional de Contabilidade do Estado de So Paulo (1998, p. 33),

[] um erro freqente das administraes est no deficiente planejamento financeiro,

contabilizao inadequada ou no-utilizao das informaes disponveis. Em suma, um bom

sistema de contabilizao, controle e gerao de informaes vital para a sobrevivncia das

organizaes.

Desta forma, percebe-se a importncia do controle como sendo um instrumento de

gesto e auxiliador da administrao na tomada de decises, combinado com os recursos da

contabilidade.

Guimares (2001, p. 63) relaciona o controle com a contabilidade, descrevendo

controles contbeis da seguinte forma: Controles contbeis: so aqueles que se relacionam

diretamente com a salvaguarda dos ativos e a fidedignidade dos registros contbeis. Esses


38/171

38

controles incluem os sistemas de autorizao e aprovao, segregao de funes, controles

fsicos sobre o ativo e auditoria interna.

Alm dos controles contbeis, de fundamental importncia que a empresa possua

controles administrativos. Na Figura 4, apresenta-se a conjugao entre os controles

administrativos e os controles contbeis representando graficamente um sistema de controle

interno.

estrutura organizacional

delegao de autoridade

ambiente operacional

ambiente de T. I.

sistema contbil

ControlesAdministrativos

ControlesContbeis

representao grfica do sistema de controle interno

a empresa e o ambiente de controle

o sistema de controle interno

instrues escritas

Figura 4 Sistema de controle interno.Fonte: Peleias (Boletim IOB 37/2003, p. 9).

Como se pode perceber o controle interno envolve toda a estrutura organizacional, no

apenas procedimentos contbeis, mas fundamentalmente procedimentos administrativos, onde

um depende do outro para um bom funcionamento. Os controles, tanto contbeis como

administrativos, podem ser realizados por auditores internos ou independentes, por um

controllerou ainda pela prpria contabilidade, tudo depende do tamanho da empresa e da sua

estrutura organizacional.

O sistema de controle no deve ser utilizado somente pelas grandes empresas, mas por


39/171

39

todas as empresas de acordo com a proposta do Conselho Regional de Contabilidade do

Estado de So Paulo, coordenao Silva Jnior (2000, p. 21), sendo a contabilidade a pea

chave para se ter um bom controle interno. Nossa proposta consiste em que o departamento

ou o escritrio de contabilidade que serve a Pequena e Mdia Empresa PME constitua-se em

piv de seu sistema de controle interno e, se possvel, dependendo do tamanho da empresa,

seja tambm seu setor de auditoria interna.

2.3.2 Ambiente de controle

Pelas Normas Internacionais de Auditoria, segundo o IBRACON (1999, p. 82):

O ambiente de controle que significa atitude, conscincia e aes globais dosdiretores e da administrao com relao ao sistema de controle interno e suaimportncia para a entidade. O ambiente de controle tem um efeito sobre aeficcia dos procedimentos de controles especficos. Um ambiente de

controle forte, por exemplo, com controles oramentrios estritos e umafuno de auditoria interna eficaz pode complementar significativamente osprocedimentos de controles especficos. Todavia, um ambiente forte, por sis, no garante a eficcia do sistema de controle interno.

no pleno conhecimento do ambiente de controle que o profissional contbil busca

adequar os procedimentos contbeis e estruturar o sistema de controle interno. Cada empresa

possui caractersticas que lhes so peculiares, nenhuma empresa igual a outra, desta forma,

os controles internos tambm devem ser diferentes. No se pode adotar um modelo pr-fabricado de controle interno e querer implantar em vrias empresas. Mas deve-se

implementar um sistema de controle que assegure a conduo ordenada, eficaz e eficiente da

atividade operacional. Esse sistema de controle deve levar em conta a natureza do negcio,

estrutura e tamanho da empresa, diversidade e complexidade das operaes, mtodos de

processamento de dados, bem como requisitos legais e regulamentares aplicveis.


40/171

40

Na avaliao de um ambiente de controle, Imoniana (2001, p. 94-95) destaca alguns

fatores que devem ser considerados:

a) Grau de conscientizao sobre os controles internos grau dedisseminao das informaes sobre controles internos na empresa;b) Filosofia e estilo da alta gerncia nfase dada aos assuntos que se

referem aos controles internos, pela alta gerncia, pode servir comoespelho para toda a organizao;

c) Segregao de funes procedimentos de diviso de responsabilidade,que devem levar em conta preocupaes com padres ticos, conflitosde interesses e a competio interna;

d) Esprito de compromisso comprometimento da gerncia quanto aodesenho e implementao de sistemas contbeis confiveis podemcontaminar todas as camadas hierrquicas da organizao;

e) Estrutura organizacional como as atividades so planejadas,executadas e controladas;

f) Transgresso dos controles pela alta administrao qual a freqnciade infrao das normas e procedimentos operacionais definidos eimplantados pelos prprios executivos. Entende que se os prpriosgerentes no obedecerem s regras preestabelecidas, os funcionrios decargos inferiores estaro mais propensos ao no cumprimento dasnormas;

g) Poltica e competncia do pessoal quais so os procedimentosdefinidos para as contrataes e demisses, alm dos procedimentospara aperfeioamentos da mo-de-obra;

h) Proteo de ativos e o registro do mesmo quais so os procedimentosde segurana de informaes implementadas e que esto operandoefetivamente;

i) Influncia de fatores internos e externos como esto os procedimentos

de utilizao de informaes externas (tendncias de tecnologia dematria-prima, de processo, gerencial, entre outros) no processo deplanejamento e implementao dos objetivos empresariais. (grifosnossos)

A amplitude e intensidade dos controles internos dependem do porte da empresa, por

exemplo, uma empresa pequena pode ter um adequado ambiente de controle com um bom

contador, um sistema contbil simples e eficiente. J nas mdias e grandes empresas,

necessrio utilizar recursos mais sofisticados.

Alguns fatores fundamentais para um bom ambiente de trabalho referem-se ao bom

exemplo: se a administrao da empresa age de forma tica e honesta, os empregados sentir-

se-o estimulados a terem o mesmo comportamento. Outro fator fundamental possuir

pessoas competentes, treinadas e de reconhecida experincia profissional, pois tendem a


41/171

41

desenvolver seu trabalho em alto nvel, mesmo em ambiente com poucos instrumentos de

controle formalmente estabelecidos. O controle interno pode ser fortalecido pela aplicao de

polticas de recursos humanos que motivem e incentivem a participao ativa dos empregados

(PELEIAS, 2002).

No h um bom ambiente de controle se no existirem pessoas qualificadas para

gerenciar os controles internos. O responsvel pelos controles internos deve possuir

conhecimento especfico nesta rea e apresentar capacidade e instruo necessrias

realizao de suas tarefas; precisa possuir habilidades para uma comunicao eficaz com as

pessoas, devendo estar sempre aprimorando sua capacidade tcnica por meio da educao

continuada.

2.3.3 Sistema de controle interno

Conforme Peleias (2002, p. 5), o sistema de controle interno de uma empresa a

combinao de polticas, procedimentos, sistemas operacionais, de informao e outros

instrumentos mantidos pela administrao.

Para Attie, (1998, p. 114), um sistema de controle interno bem desenvolvido pode

incluir o controle oramentrio, custos-padro, relatrios operacionais peridicos, anlises

estatsticas, programas de treinamento do pessoal e, inclusive, auditoria interna.

Um sistema de controle interno deve ser moldado de acordo com a necessidade da

empresa, ou seja, ramo de atividade, complexidade dos negcios, mas no pode gerar

morosidade e burocracia s atividades da organizao; deve ser gil e dinmico, apresentando

uma boa relao custo-benefcio.


42/171

42

De acordo com Hoji (2001, p. 140),

Seria mais racional que as prprias reas que conhecem melhor suasatividades sejam responsveis pelas entradas de dados e a contabilizao

seja automatizada. Nesse caso, a empresa precisaria criar mecanismos decontroles internos que possibilitassem a verificao da exatido dosregistros. Isso poderia ser feito por meio de manuais de instrues, polticas,formulrios, inventrios, conciliaes bancrias e outros instrumentos.

Para a implantao de um sistema de controle interno, na viso de Imoniana (2001), se

faz necessrio a observao das seguintes caractersticas:

a) Controles Bsicos: so os controles contbeis e administrativos que contemplam a

segregao de funes, delegao de responsabilidade, sistema de registro de contas,comprovao da veracidade dos fatos e informaes, preveno de fraudes,

localizao de erros e estimulao da eficincia do pessoal;

b) Controles de Existncia: fundamental para a eliminao dos gargalos operacionais

que afunilam e emperram o andamento das atividades;

c) Controles de Preciso: objetiva orientar para o correto lanamento contbil,

observando a data do fato ocorrido com a data do lanamento;

d) Controles de Autorizao: o controle da expedio das autorizaes de acordo com

as responsabilidades de cada cargo, a fim de evitar que pessoas no qualificadas

efetuem autorizaes;

e) Controles de Salvaguarda: baseia-se no controle dos bens da empresa, a fim de

prevenir perdas e roubos de ativos mveis valiosos;

f) Controles de processamento: objetiva o controle e monitoramento da utilizao de

processamento eletrnico de dados e informaes para prevenir e coibir possveis

alteraes indevidas durante os processamentos, garantindo a confiabilidade dos

sistemas e das informaes.


43/171

43

Para que se tenha um bom sistema de controle interno, preciso que ele seja confivel,

possua informaes sempre atualizadas, otimize o uso dos recursos evitando o re-trabalho,

alm da salvaguarda dos ativos e deteco de erros ou fraudes.

Attie (1998, p. 115) considera que as caractersticas de um eficiente sistema de

controle interno compreendem:

Plano de organizao que proporcione apropriadas segregaes defunes entre execuo operacional e custdia dos bens patrimoniais e suacontabilizao;

Sistema de autorizao e procedimentos de escriturao adequados, queproporcionem controle eficiente sobre o ativo, passivo, receitas, custos edespesas;

Observao de prticas salutares no cumprimento dos deveres e funesde cada um dos departamentos da organizao;Pessoal com adequada qualificao tcnica e profissional, para a execuo

de suas atribuies.

Apesar de todos os recursos e tcnicas que os controles internos atuais possuem, sua

constante atualizao, profissionais ticos e gabaritados para sua monitorao, no se pode

afirmar que as empresas esto livres do risco da ocorrncia de erros ou fraudes.

Um bom sistema de controle interno reduz significativamente a probabilidade deocorrerem erros e atos fraudulentos, todavia, no podem impedir totalmente que tais aes

ocorram, principalmente quando existir conluio entre as diversas pessoas que atuam em todas

as fases do controle de determinado processo objetivando a fraude.

Segundo Crepaldi (2000, p. 213), as limitaes do controle interno relacionam-se

principalmente com:

Conluio de funcionrios na apropriao de bens da empresa;

Instruo inadequada dos funcionrios com relao s normas internas;

Negligncia dos funcionrios na execuo de suas tarefas dirias.

Na viso de Peleias (2002), alm dos itens anteriores, citados por Crepaldi (2000), a


44/171

44

maioria dos controles destina-se s transaes rotineiras, deixando a descoberto as transaes

eventuais e passveis de fraude. Outro fator quanto ao custo x benefcio dos controles

internos, sendo que o custo para sua manuteno no pode ser superior ao seu benefcio.

Conforme Perez Junior (1998, p. 81),

Espera-se que um sistema de controle interno proporcione razovel certezada consecuo de seus objetivos. O conceito de certeza razovel leva emconta que o custo do controle interno no deve superar os benefciosesperados do mesmo. Esses benefcios consistem na reduo das perdasdecorrentes da no-consecuo dos objetivos gerais implcitos na definiode controle contbil.

Toda empresa necessita de um sistema de controle interno para o seu bomfuncionamento. Um sistema de controle interno, alm de evitar aborrecimentos e perda de

recursos, inibe os maus empregados a cometerem atos ilcitos contra o patrimnio da empresa.

Outro fator importante o auxilio para um melhor gerenciamento da atividade empresarial,

facilitando a tomada de decises, oferecendo maior segurana ao administrador e maior

confiabilidade nas informaes.

2.3.4 Tcnicas e procedimentos de auditoria e controle

O Conselho Federal de Contabilidade CFC, por meio da Norma Brasileira de

Contabilidade Tcnica NBC T n 11.2.6, aprovada pela Resoluo 820/97, publicada no

Dirio Oficial da Unio em 21 de janeiro de 1998, apresenta alguns procedimentos de

auditoria, sendo tanto testes substantivos como de observncia, conforme segue:

11.2.6 APLICAO DOS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA11.2.6.2 Na aplicao dos testes de observncia e substantivos, o

auditor deve considerar os seguintes procedimentos tcnicos bsicos:


45/171

45

a. inspeo exame de registros, documentos e de ativos tangveis;b. observao acompanhamento de processo ou procedimento quando

de sua execuo;c. investigao e confirmao obteno de informaes junto a pessoas

ou entidades conhecedoras da transao, dentro ou fora da entidade;d. clculo conferncia da exatido aritmtica de documentos

comprobatrios, registros e demonstraes contbeis e outrascircunstncias; e

e. reviso analtica verificao do comportamento de valoressignificativos, mediante ndices, quocientes, quantidades absolutas ououtros meios, com vistas identificao de situaes ou tendnciasatpicas. (os grifos so nossos)

Os testes substantivos, tambm conhecidos por procedimentos substantivos, so todos

os testes executados em auditoria, com exceo dos testes de controles internos, visando

confirmao do tratamento contbil utilizado, bem como a confirmao dos registros

contbeis.

Para Magalhes, Lunkes e Mller (2001, p. 109), testes substantivos so

investigaes em nvel de contas e saldos. Os testes substantivos, segundo os autores, so

aplicados nas investigaes de erros ou fraudes.

Os testes substantivos so realizados utilizando-se algumas tcnicas de auditoria, a

qual podem ser empregados no controle interno. Seguem algumas tcnicas e processos de

auditoria conforme Gil, L. (1999):

a) Exame fsico documental: utilizado para analisar irregularidades nos documentos,

recomendado usar o fator surpresa;

b) Contagem fsica: utilizado para garantir a existncia dos ativos empresariais, deve-se

utilizar o fator surpresa e realizar a contagem fsica acompanhado pelo responsvel do

ativo;

c) Comparao de registros: correlacionar arquivos operacionais com arquivos

contbeis, registros manuais com registros eletrnicos, obter do auditado a origem

histrica da informao;

d) Observao de procedimentos: avaliar procedimentos errados em execuo,


46/171

46

duplicidade de procedimentos, omisso, falta ou inexistncia de procedimentos,

procedimentos com dolo, roubo, furto, fraude;

e) Aplicao de questionrios: facilitar e acelerar processos de entrevista e de verificao

in-loco, viabilizar auditoria a distncia, operacionalizar a auto-auditoria realizada pelo

auditado;

f) Realizao de entrevistas:captar dos profissionais auditados explicaes em termos

do ambiente auditado;

g) Efetuar circularizao: confirmar uma posio financeira, um conjunto de

procedimentos operacionais ou em uma situao sob auditoria com o titular da posio

ou o profissional que estabeleceu o procedimento, garantir a realidade de uma

situao, via confirmao com mais de um interessado;

h) Estabelecer trilhas de auditoria: determinar rotinas e informaes de controle que

permitam restabelecer os dados a partir das informaes finais, determinar o caminho

crtico, em termos de rotinas e resultados operacionais para o funcionamento de uma

rea, sistema, caminho, mnimos necessrios para transformao de dado em

informao; apurao das irregularidades;

i) Caracterizao de ponto de controle: caracterizar o ponto de controle em termos de

seus recursos humanos, materiais e tecnolgicos integrantes. Identificar o ponto de

controle como um mix de processos e resultados operacionais e de controle;

j) Exame lgico/confidencialidade de informaes: verificar existncia, coerncia e

utilidade dos totais de controle em relatrios telas operacionais ou de controle,

verificar o cumprimento das normas e preceitos de sigilo vigentes na empresa;

k) Verificao In Loco: realizar comprovao, via presena fsica, da mecnica, situao

operacional do ambiente auditado, familiarizao com o ambiente sob auditoria,

interagir pessoalmente com a rea auditada, documentar a visita utilizando-se a

elaborao de ata da visita.


47/171

47

Dentro das tcnicas de auditoria, muito comum o uso de amostragem para a

conferncia das informaes, muitas vezes o volume muito grande para se fazer a

verificao total, desta forma, faz-se uma anlise e conferncia por meio de uma amostragem,

levando-se em conta a relevncia dos valores, ou seja, deve-se selecionar sempre os valores

mais significativos, assim, por exemplo, na conta de Fornecedores, pode-se ter um saldo de

R$ 100.000,00, distribudos entre 25 Fornecedores, porm, a soma de 8 destes Fornecedores

pode totalizar um montante de R$ 72.000,00, auditando-se estes 8 Fornecedores estar se

atingindo um total de 72% dos Fornecedores.

De acordo com Magalhes, Lunkes e Mller (2001, p. 83-84), a determinao do

tamanho da amostra resulta da interao e ponderao entre os seguintes elementos: variao

da populao; tamanho da populao; valor esperado do erro; margem aceitvel de risco.

Segundo os autores a deciso quanto ao tamanho da amostra feita tendo-se em vista obter

razovel nvel de confiana nos resultados.

Atravs da utilizao da amostragem na anlise e conferncia das transaes e

registros contbeis, consegue-se uma maior economia de recursos financeiros. Ela permite

uma maior velocidade no trabalho de auditoria, evitando testes repetitivos, testando as

situaes e os casos mais significativos e relevantes. Pela amostragem obtm-se o resultado

desejado, uma vez que atinge a grande maioria das transaes ou dos recursos envolvidos.

Na Figura 5, evidenciam-se as etapas de um procedimento de amostragem em

auditoria.


48/171

48

Etapa 1 Definio de Objetivos de Amostragem

Etapa 2 Definio do Universo e da Unidade de Amostragem

Etapa 3 Definio de Condies de Excees

Etapa 4 Determinao do Tamanho da Amostra

Etapa 5 Determinao de um Mtodo de Seleo

Etapa 6 Execuo do Plano de Amostragem em Auditoria

Etapa 7 Avaliao dos Resultados da Amostragem em Auditoria

Etapa 8 Documentao dos Procedimentosde Amostragem em Auditoria

Figura 5 Etapas de um procedimento de amostragem em auditoriaFonte: Imoniana (2001, p. 137).

Para que a amostragem na auditoria seja eficaz e apresente os resultados desejados

importante seguir rigorosamente as etapas apontadas na Figura 5. Um trabalho de auditoria

realizado por meio de uma amostragem mal planejada pode no expressar a realidade,

aumentando a probabilidade de erros.

2.4 Gesto financeira

Segundo Lemos Jnior, Rigo e Cherobim (2002, p. 5), administrao financeira a

arte e a cincia de administrar recursos financeiros para maximizar a riqueza dos acionistas.


49/171

49

A Administrao Financeira dividida pelos autores em duas grandes reas, conforme

apresentado no Quadro 3.

Tesouraria Controladoria

Administrao de caixa Administrao de custos e preos Administrao de crdito e cobrana Auditoria interna Administrao do risco Contabilidade Cmbio Oramento Deciso de financiamento Patrimnio Deciso de investimento Planejamento tributrio Planejamento e controle financeiro Relatrios gerenciais Proteo de ativos Salrios Relao com acionistas e investidores Sistemas de informao Relao com bancos

Quadro 3 Funes da administrao financeiraFonte: Lemos Jnior, Rigo e Cherobim (2002, p. 7).

Como se pode perceber, faz parte do setor de Finanas de uma empresa no somente a

administrao financeira mas tambm a controladoria. O responsvel pelo setor de finanas

tem por funes bsicas: anlise, planejamento e controle financeiro, bem como tomada de

decises em relao a financiamentos e investimentos, tanto de curto como de longo prazo. O

administrador financeiro conta com o apoio tcnico de profissionais especializados em

Tesouraria e Controladoria.

Para Hoji (2001, p. 24), basicamente, o tesoureiro responsvel pelo planejamento,

controle e movimentao de recursos financeiros e o controller responsvel pelo

planejamento, controle e anlise das operaes e investimentos. Ainda segundo Hoji (2001,

p. 357), a principal funo do controller dar suporte gesto dos negcios da empresa,para que esta atinja seus objetivos, por meio de informaes gerenciais geradas em tempo

hbil para tomada de decises, a um custo razovel.

Na Figura 6, a seguir, apresenta-se um modelo de organograma do setor de Finanas,

evidenciando as atribuies da Tesouraria e da Controladoria.


50/171

50

Cmbio

Planejamentofinanceiro

Crdito e contasa receber

Contasa pagar

informaoSistemas de

de tributosAdministrao

TESOURARIA

FINANAS

CONTROLADORIA

Oramentos

Contabilidadegerencial

financeiraAdministrao

de caixaContabilidade

Figura 6 Organograma do setor de finanasFonte: Hoji (2001, p. 24).

O Planejamento Financeiro o processo pelo qual se calcula quanto de financiamento

necessrio para dar continuidade s operaes de uma companhia e decide-se, quando e

como, a necessidade de fundos ser financiada. Se um procedimento no confivel para

estimar as necessidades de financiamento, uma companhia pode acabar no tendo fundos

suficientes para pagar seus compromissos. A falta de um planejamento financeiro slido pode

causar

aplicação do fluxo de caixa como ferramenta de gestão financeira às instituições de ensino...

Documents