guia pratico do planeamento de um evento

Cerimónia de Apresentação do Campeonato Mundo de Voleibol Escolar 2014


Susana Oliveira,3966

Edmundo Moreira,3945

Instituto Superior de Entre Douro e Vouga

dezembro, 2013

Susana Oliveira,3966 Edmundo Moreira,3945


Trabalho apresentado ao docente: Jorge Remondes

da unidade curricular: Relações Públicas / Comunicação Publicitaria

Ano: 2013

Turma: T2

Curso: Marketing, publicidade e Relações Publicas

AGRADECIMENTOS

Como futuros profissionais de Marketing, relações públicas e publicidade,

agradecemos a organização e ao professor Jorge remondes o desafio proposto.

No nosso entender, o facto de nos terem confiando um projeto desta dimensão

contribuindo a nossa valorização como alunos e futuros profissionais da área.

Desejamos com este pequeno contributo que a realização deste evento seja

recordada pelos participantes e por quem o ajudou a realizar como uma experiencia

a recordar.

RESUMO

O presente trabalho surge, inserido no âmbito da disciplina Relações Publicas e Comunicação Publicitaria, do 2 ano curso de marketing, publicidade e relações

públicas.

O tema que se pretende abordar na realização deste trabalho é o planeamento e a gestão do evento da cerimónia de abertura do Campeonato Mundial De Voleibol

Escolar 2014 e respetivo sorteio, mais precisamente a realizar-se no dia 10 janeiro nos concelhos de Espinho e Santa Maria Feira.

Numa tentativa de melhor abordar o tema, propomo-nos a realizar o planeamento e

a gestão do evento com as informações detalhadas disponibilizadas pela organização e pelo docente responsável pelas unidades curriculares.

ÍNDICE

Introcução ................................................................................................................................. 5

Capítulo 1 : Trabalho Preparatório ....................................................................................... 4

Capítulo 2 : Guia de Evento ................................................................................................... 5

2.1 Guia Do Evento: Planeamento ................................................................................... 6

2.2 Guia do Evento: Conograma .................................................................................... 19

2.3 Guia do EVENTO: ORÇAMENTO ........................................................................... 21

2.4 Guia do evento: Sistema de Avaliação e Controlo ................................................ 23

Conclusões ............................................................................................................................... 24

INTROCUÇÃO

Segundo o Dicionário Aurélio um evento é definido como um "acontecimento" que

«tem como característica principal proporcionar uma ocasião extraordinária ao

encontro de pessoas, com finalidade específica, a qual constitui o "tema" principal do

evento e justifica a sua realização» ( Rasquilha, Luis) ou seja um evento é um

acontecimento com inicio e fim definidos, que é concebido para responder uma

necessidade especifica numa determinada altura.

Na realização de qualquer evento devemos ser criativos, não só durante a sua

realização mas também antes, através da sua promoção e divulgação adequadas.

É essencial num evento existir um processo de interação, comunicação com o

público-alvo pretendido, gerando expectativas, criando identidades e fortalecendo os

elos de ligação com organização, parceiros e meio envolvente.

Os concelhos participantes serão eles também recordados por toda a comunidade

local. Espera-se que qualquer evento seja bem-sucedido, pois este deve ser

recordado como um acontecimento inesquecível e não como um fracasso.

Neste presente trabalho, temos como principal objetivo ajudar a organização do

evento a planear, promover e executar a Cerimonia de Apresentação Oficial e

respetivo sorteio do Campeonato Mundial Escolar Voleibol 2014 e desejamos que

com este pequeno contributo que a realização deste evento seja recordada pelos

participantes e por quem o ajudou a realizar como uma experiencia a recordar.

Nesse sentido, elaboramos o nosso próprio guia de evento tendo em consideração

várias questões culturais, como por exemplo, o vestuário a utilizar, o espaço exterior,

interior, respetiva sinalética, decoração, como receber e cumprimentar as pessoas

(protocolo evento), o tipo de refeição e o idioma a ser utilizado.

Além disso, neste planeamento de organização do evento sentimo-nos obrigados a

estabelecer a nossa própria estratégia de forma a conseguir alcançar os objetivos

que nos foram propostos pela organização e pelo docente Jorge Remondes

responsável pelas disciplinas Relações Publicas I e Comunicação Publicitária.

Através deste guia de evento vamos tenta concretizar todas as etapas de

comunicação e planeamento em cada um dos momentos definidos, que se

apresentam em eventos oficiais deste género.

Decidimos adotar uma metodologia de investigaçao para procedermos á realização

deste trabalho, através de técnicas de análise de conteúdo, como por exemplo:

pesquisa em livros técnicos de planeamento, gestão de eventos, relações públicas e

observação, comparação de trabalhos deste género já realizados.

O presente trabalho encontra-se dividido em seis partes: Trabalho Preparatório,

onde contextualizamos o trabalho já realizado pela organização; Guia do Evento,

construído com a finalidade de permitir que qualquer pessoa, que aceda a este

trabalho, perceba que está organizado por diferentes etapas; Planeamento,

descrevemos detalhadamente o processo de organização e promoção do evento;

Cronograma tabela com as informações das tarefas a realizar por ordem prioritária;

Orçamento, disponibilizamos as rubricas que podem vir a financiar a estrutura deste

planeamento e por ultimo Sistema de avaliação e controlo, onde se refere os

métodos que podem ser utilizados obter o feedback deste evento após a sua

realização.


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CAPÍTULO 1 : TRABALHO PREPARATÓRIO

Antes da elaboração deste presente trabalho, achamos fundamental analisar as

estratégias e as ideias definidas pela organizaçao do evento, com objectivo de

percebermos melhor o que já tinha sido feito e o que ainda está por realizar.

Numa fase inicial, em conjunto com a orgnização identificamos quais seriam os

parceiros que iriam colaborar connosco e as necessidades em termos de logogista,

material físico e tecnico para que fosse possivel a realizaçao deste evento.

Posteriormente, a organização definio qual seria os patrocinadores (consuante as

necessidades físicas, logístcas e técnicas), as figuras públicas (padrinhos do evento)

e os apresentadores do evento a estarem presentes nesta cerimónia e sorteio a

realizar-se no dia 10 janeiro.

Alem disso, a definição do espaço onde a cerimonia oficial do evento será realizada

foi previamente definida pela organizaçao.

Finalmente, tendo como ponto de partida as informaçoes acima referidas passamos

a elaborar o nosso guia do evento.


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CAPÍTULO 2 : GUIA DE EVENTO

O nosso guia, pretende ser uma ferramenta estratégica de comunicaçao e de

organizaçao na realizaçao deste evento.

O seguinte guia de evento, encontra-se divido em quatro partes diferentes:

Planeamento: estabelecemos o caminho que a organização deve seguir,

através de estrategias, onde determinamos os meios mais indicados para se

atingir os objectivos definidos anteriormente. Este planeamento não é

definitivo, pode ser alterado e adpatado conforme a sua necessidade.

Conograma: definimos um plano de açoes, onde apresentamos as directrizes

a serem adequadas para produzir este evento com sucesso.

Orçamento: é necessário estabelecer um orgaçamento basico, antes da sua

realiazaçao permitindo desta forma, distribuir a sua verba pelas diferentes

tarefas e actividades, da melhor maneira possivel, para atingir os resultados

esperados.

Sistema de avaliação e controlo: a avaliaçao deste processo de gestao do

evento é fundamental para a organizaçao conseguir avaliar o seu impacto

junto do seu público-alvo.

No nosso entender esta ferramenta tem como principal funçao promover uma

imagem positiva da organizaçao, aumentado a notoriedade da modalidade

desportiva escolar ( Voleibol) a nivel mundial e das marcas associadas, reduzindo

desta forma todas as barreiras de comunicaçao que poderiam vir a existir.


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2.1 GUIA DO EVENTO: PLANEAMENTO

As organizações comunicam de uma forma intencional ou não intencional. Neste

sentido como futuros Relações Publicas sabemos que é preferível que as

organizações o façam de uma forma intencional e planificada.

A nossa planificação deste evento tem como principal objetivo dar uma resposta

adequada aos problemas, em função dos objetivos a conseguir.

Nesta primeira fase identificamos os seguintes pontos a ter em consideração:

1. Objetivos da sua realização:

Neste caso em concreto os motivos para a realização deste evento são a

necessidade de realizar uma apresentação oficial do campeonato mundial de

voleibol escolar de 2014, a realizar-se em Portugal.

Além disso, a organização pretende realizar o respetivo sorteio do calendário de

jogos, respetivas equipas e apresentação do logotipo, trofeus e respetiva mascote

oficial do evento.

Uma vez que, existe está necessidade de promover o evento junto da comunidade

local, patrocinadores, entidades oficiais e a todos os participantes neste

planeamento optamos por uma política de comunicação em concordância com a

organização do evento.

1.2. Publico Alvo:

Antes de iniciarmos o planeamento operacional do evento foi essencial definir o

público-alvo que pretendemos alcançar, em seguida passamos a identifica-los:

Órgãos oficiam: Direção Geral da Educação; Federação Portuguesa de

Voleibol; Autarquias de espinho, Santa Maria Feira e ISF (Internacional

School Sport Federation).

Patrocinadores oficiais, ou seja os parceiros que vão colaborar connosco

neste projeto.

Outros públicos: professores; alunos e profissionais da comunicação social.

1.3. Tipo de Evento:

Para além disso, estamos a planear um evento de caris institucional, mais

concretamente a Cerimonia de Apresentação Oficial do Campeonato Mundo de

Voleibol escolar de 2014 que vai ser realizado por entidades oficiais.


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1.4. Data, Local e Hora:

(Figura 1: Multimeios Espinho)

O evento vai ser realizado no dia 10 de janeiro de 2014, tem o seu início dez e

meia da manha, no Multimeios de Espinho na Sala Tempus. Esta cerimónia de

abertura terá uma duração prevista de uma hora e quinze minutos, incluindo um

espetáculo e um porto de honra. O tema principal deste evento é “One Wordl, One

Time”.

1.5. Características técnicas e operacionais:

As condições técnicas e operacionais do espaço (Sala Tempus) tornaram-se

essencial para o planeamento operacional deste evento, em seguida passamos a

descreve-las:

Características:

A Sala Tempus tem um palco com uma largura 16m e com uma profundidade 5 a

7m. É um é um auditório com 280 lugares (até 300 lugares caso seja

necessário), devidamente equipado com a mais moderna tecnologia de som e

imagem, ideal para a realização de conferências e congressos.

Permite a qualquer espetador uma visão panorâmica de toda a sala sem

qualquer obstrução.

Para além das excelentes condições acústicas, possui um dos maiores ecrãs do

país, com mais de 250 metros quadrados.

Possui ainda um palco elevatório, e um conjunto de camarins de apoio que lhe

confere uma outra versatilidade, permitindo a realização de outros tipos eventos.

Equipamentos disponíveis:

Rede Wi-Fi

Iluminação de palco

Equipamento de som

Sistema de cortinas


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Projetor de vídeo

Projetor de cinema 35mm

Tela de projeção de 18cmx16cm

Microfones

Púlpito

Imagens Representativas da Sala Tempus:

As condições técnicas e operacionais deste espaço (Sala Foyer) vai permitir a

realização de um porto de honra, em seguida passamos a descreve-las:

Características:

A sala Foyer tem uma área de 520 m2 e uma sala de apoio com 30m2, está

devidamente equipada com um sistema de climatização e com bar de apoio. É

essencialmente um espaço de lazer, com música de fundo agradável.

Equipamentos disponíveis:

Rede Wi-Fi

Equipamento de som

Projetor de vídeo

Microfones

1.6 Recursos Humanos:

Na execução de um evento de sucesso sabemos que é fundamental analisar os

recursos humanos disponíveis, só dessa forma conseguimos organizar e criar

grupos de trabalho adaptados a este tipo de eventos. A composição de grupos vária

consoante as características do evento.

Equipa de coordenação é responsável:


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Planeamento

Gestão e execução, definição de equipas de trabalho.

Contactos, pedidos de informação.

Avaliação.

Equipas de trabalho são compostas:

Profissionais especializados, em tarefas específicas para as quais foram

enviados ou contratados pela organização.

A participação destes profissionais, geralmente é pontual e limita-se às suas

áreas de atuação.

No nosso entender, é necessário a organização avaliar se os recursos humanos de

apoio estão disponíveis na própria instituição ou se devem ser contratados.

1.7. Recursos materiais:

Alem disso, os recursos materiais não podem ser esquecidos, devem ser adaptados

de uma forma criativa e original às necessidades da realização do evento com

objetivo de controlar os custos associados à sua execução.

Apesar dos recursos já disponíveis no multimeios de Espinho, é necessário verificar

a viabilidade de receber recursos materiais e técnicos por parte de patrocinadores e

parceiros do evento.

Neste sentindo passamos a enumerar os recursos materiais:

Ambiente: iluminação, climatização, cenários, tapetes, mobiliário (palco,

cadeiras, mesas, mesas de sorteio e púlpito).

Recursos audiovisuais: equipamentos de projeção de imagens (televisores de

apoio, ecrã gigante e projetor) e equipamentos áudio (microfones sem fios,

microfones de lapela sem fios, amplificador, mesa de mistura, música

ambiente própria para o evento e meios para tradução simultânea).

Balcões: balcões de apoio e de atendimento.

Identificação: crachás, placas e colares identificativos.

Mobiliário e afins: bandeiras, mastros, balcão principal de atendimento e

material de sinalética.

Material elétrico: extensões elétricas, adaptador de tomas, etc.


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Material de apoio: maquinas fotográficas, camaras de vídeo, computadores,

impressoras, etc.

1.8 Estratégia de promoção e divulgação do evento:

O plano das ações de divulgação/ promoção do evento deve ser realizado a partir

de decisões consolidadas ao longo da realização deste planeamento.

É necessário ter uma visão aprofundada do que será o evento em si, em qual o

contexto ele será realizado, a onde ser pretende chegar ao realiza-lo, com que

formato, entre outos, definir uma estratégia de comunicação para a sua promoção.

Além disso, torna-se essencial ter uma clara a diferença entre as funções da

publicidade (comunicação Publicitarias) e as ações de acessória de imprensa

(Relações Publicas).

Após a realização do planeamento, passamos a parte operacional deste evento.

Este é o momento de se colocar em prática o que se planeou e deixar tudo pronto

para o evento acontecer.

Cada passo do planeamento tem a sua importância e deve ser adaptado a dinâmica

do evento. Neste sentido propomos a dividir o trabalho a realizar nas seguintes

etapas:

2.1 Equipas de trabalho/ coordenação do evento:

A composição de grupos vários consoante as característicos do evento, nesse

sentido criam duas equipas de trabalho:

O grupo de coordenação: composto pela organização deste evento, são os

responsáveis pela sua gestão e execução na realização do mesmo.

O grupo de colaboradores: composta por profissionais especializados e

voluntários, estes devem estar devidamente preparados para executar as

diferentes tarefas que lhes forem delegadas.

No nosso entender, o trabalho realizado por ambas as equipas deve ser

devidamente organizado, a sua estrutura deve ser coesa e coerente com objetivos

que se propõem realizar.

2.2 Participantes, convites e protocolo:

No planeamento já definimos os convidados (público-alvo), vamos agora organiza-

los em grupos:

2.2.1 Participantes:


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Convidados para integrar a programação do evento:

Apresentadores: estes devem ser um casal, conhecidos do grande público

português, como por exemplo, Jorge Gabriel e Sónia Araújo.

Oradores: Representantes escolhidos pelos organismos oficiais presentes no

evento

Convidados especiais: João Brenha e Miguel Maia (padrinhos do evento).

Convidados presentes:

Organismos oficiais, patrocinadores, professores, profissionais da

comunicação social e voluntários (alunos).

Temos de ter em conta que a lotação máxima da Sala Tempus é de 300

pessoas.

Grupo de público que pretendemos alcançar, que não possam estar

presentes:

Comunidade escolar local, nacional, internacional (evento transmitido via

streaming).

Pais e amigos dos participantes deste evento.

Comunidade local dos conselhos participantes

Comunidade desportiva e comunidade de praticantes de voleibol.

2.2.2 Convites:

Os convites são instrumentos de comunicação dirigidos pela organização e

tem como principal objetivo informar os diversos públicos sobre os principais dados

do evento.

O convite deve ter em conta o tipo de evento e o perfi l dos públicos presentes. Um

convite deve ser preparado com zelo e cuidado pois este torna-se a imagem da

organização e do evento.

2.2.3 Protocolo:

A organização deve ter em conta o cumprimento das formalidades e regras

que visam impor ordem e bom ambiente aos eventos sociais, respeitando a

etiqueta, a cortesia e o bom gosto.

O protocolo é uma forma de várias ações de Relações Publicas e é

igualmente uma das variáveis que contribui para a imagem de uma

organização.


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2.3 Programa de Atividades:

O conjunto de atividades deve ser programa e dirigida aos participantes no dia do

evento, desde a sua abertura até ao encerramento.

A melhor forma de estrutura-la é por horários, momento a momento, conforme o

exemplo a seguir:

2.3.1. Programação:

9h30: Receção e credenciamento dos convidados 10h30: Início da cerimónia de apresentação e sorteio. 11h10: Espetáculo. 11h45: Porto de Honra.

No nosso, entender a programação do evento deve ser rigorosa, de formar a não

transmitir uma má imagem a organização e criar insatisfação aos convidados.

2.4 Infra estruturas:

Ao longo de todas as etapas do planeamento operacional, devemos estar atentos

aos planos de custos e a possibilidade de ajustar os recursos já disponíveis ao

próprio local.

2.4.1 Multimeios de Espinho:

Ambiente exterior/ sinalética:

O Multimeios de Espinho deve ter decoração exterior alusiva ao evento , com

uma simbologia e sinalética condizentes a um evento institucional e oficial.

Este deve estar devidamente identificado com as bandeiras colocadas

hierarquicamente dos organismos oficiais do evento.

As imagens a seguir representam a ideia que pretendemos para este evento:

(Figura 2)


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( figura 3)

2.4.2 Ambiente interior/ decoração:

O interior do multimeios de espinho deverá estar devidamente identificado com uma

sinalética e simbologia adequada ao evento, verificando-se uma harmonia com

exterior.

Os balcões devem estar devidamente decorados e sinalizados para receção e

credenciamento dos convidados. Nestes balcões estarão pessoas devidamente

identificadas com simbologia do evento e preparadas para prestar informações uteis

e necessárias aos convidados.

Imagens representativas:


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2.4.3 Sala Tempus:

A decoração da sala Tempus deve ser elaborada de forma condizente, criando um

ambiente a nível de cor e de simbologia que coincida com o logotipo e o propósito

de evento.

Esta deve ter um jogo de cor e iluminação própria, para elevar este evento como

uma realização sofisticada e profissional.

Relembrar colocar e definir como estão distribuídos as entidades oficiais.

A decoração do palco deve aliar sofisticação, design e funcionalidade. Deverá ter

um ecrã gigante de fundo, onde possibilitará projetar imagens em direto dos

oradores, informação e eventuais filmes e deve estar presente também num ponto

inferior do mesmo as marcas/ parceiras que ajudaram a realizar este evento.

O palco deve ter ausência de barreiras físicas, situando-se num ponto mais

elevado mas sem grande evidência e com um acesso facilitado.

O púlpito deve ser de pequenas dimensões e num material transparente,

permitindo a visualização dos apresentadores.

O palco deverá ter características multifuncionais que permita várias

adaptações, pois este deve permitir a realização da cerimónia de

apresentação como também a realização de outras atividades, tais como,

sorteio e espetáculo.


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2.4.4 Sala Foyer:

É neste espaço que se vai realizar um porto de honra, comemorativo ao

evento.

2.5. Sorteio:

No decorrer do sorteio de equipas é essencial o palco estar devidamente

equipado com material especifico para o feito, como por exemplo:

Mesa ou mesas

Potes, bolas e ecrã gigante que permita disponibilizar em informação em

direto e por streaming as incidências do sorteio.

Os apresentadores devem ter microfones de lapela sem fios.

As figuras a seguir representam o que se pretende deste momento:


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2.6. Promoção e Divulgação:

Nesta fase do planeamento, vamos ter como ponto de partida todas as decisões

tomadas e consolidadas durante o processo de planeamento deste evento.

No nosso entender, o processo de comunicação é o mais visível na elaboração

desta apresentação oficial do evento. Abrange técnicas de comunicação de

marketing, como por exemplo a publicidade, as relações públicas e tem como

principal objetivo motivar os potenciais consumidores a aderirem ao evento.

Uma campanha de comunicação é decisiva para conseguirmos alcançar os

objetivos pretendidos.

Além disso, podemos dizer que uma campanha de comunicação integrada pode

beneficiar a organização nas relações entre as entidades presentes e os seus

públicos e a publicidade também pode criar e posicionar mensagens cativantes e

persuasivas sobre este evento.

Existem várias formas de comunicar um evento, utilizando várias técnicas de

comunicação segmentada aos diferentes públicos-alvo.

2.6.1. Nesse sentido, existiu a necessidade de segmentar o público-alvo da seguinte

forma:

Entidades oficiais

Parceiros

Voluntários (estudantes) e restante comunidade escolar.

Meios de comunicação social, respetivas agências e profissionais de

comunicação social.

Comunidade local e escolar

Após a sua segmentação, escolhemos os meios de comunicação que vamos utilizar

enquadrados com os diferentes públicos-alvo. Sabemos que promover e divulgar um

evento é diferente de o comunicar.

Para tal, é necessário ter bem claro a diferença entre as funções de promoção e

divulgação (Comunicação Publicitaria) e as funções acessória de impressa

(Relações Públicas; (press release, press kit coberturas de caráter mediático,

reportagens, entrevistas, notas imprensa, etc.).

Existem dois pontos a destacar nesta etapa:

Identificar os hábitos e comportamentos dos públicos que se pretende alcançar e

mobilizar.

Devemos considerar que os públicos não se restringem aos públicos participantes

deste evento mas também inclui os que podem ser mobilizados pela opinião pública,

divulgando esta iniciativa para outros públicos.

Além disso, é importante verificar os recursos materiais e financeiros disponíveis

para comunicar com os meios de comunicação social e de divulgação.


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2.6.2. Após termos tido em consideração os pontos anteriores, elaboramos a nossa

própria estrutura das ações de comunicação que achamos importante definir:

Criação da identidade visual e imagem do evento:

A identidade visual e as ferramentas de comunicação para uma campanha de

divulgação devem ser criadas com antecedência.

Os seus formatos podem ser diferenciados, conforme os públicos escolhidos,

mas precisam seguir a mesma identidade visual a fim de garantir uma

comunicação de fácil reconhecimento pelo seu público.

A identidade visual deve corporizar a identidade e a estratégia da entidade,

diferenciando-a das demais

Merchandising não poder ser esquecido, deve estar presente durante o

evento e no fim do mesmo.

A escolha dos meios de divulgação/ promoção do evento:

Quanto maior for a quantidade de meios utilizados para a transmissão de

informação, maior a probabilidade de existir uma divulgação do evento com

êxito.

Os meios de comunicação mais utilizados são:

Impressa escrita: convites, folhetos, boletins com noticiais sobre o evento, etc.

Mass Mídias: Televisão e rádio.

Comunicação digital: Internet, redes sociais, convites e boletins eletrónicos,

etc.

A comunicação para os profissionais de comunicação, incluindo agências

deve ser enviada com antecedência, conseguindo alcançar o máximo de

cobertura mediática de uma forma espontânea.

As ferramentas usuais para comunicar com a impressa são: press realese e

press kit, ambos reúnem material informativo especialmente preparado para

os auxiliar no trabalho de elaboração de conteúdos jornalísticos que

realizaram a cobertura deste evento.

Nosso entender, os conteúdos devem ser adaptados aos vários canais de

divulgação escolhidos.


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Logística da comunicação:

Na realização de qualquer evento é fundamental existir uma boa cobertura

mediática. A distribuição de conteúdos gráficos, imagem, encaminhamento de

conteúdos digitais, assessoria de impressa, credenciamento de profissionais

de comunicação, gravações e filmagens para registo e divulgação posterior

do evento. A logística de comunicação é isto mesmo, a coordenação de um

conjunto de tarefas que define a cobertura mediática deste evento.

2.7. Agradecimentos:

No final do evento, achamos que é essencial enviar uma mensagem de

agradecimento aos profissionais de apoio, colaboradores, patrocinadores e

participantes.


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2.2 GUIA DO EVENTO: CONOGRAMA

Sugestões para elaborar o Cronograma (Checklist)

Planeamento Data Responsável

Organização Data Responsável

Execução Data Responsável

Montar o evento (organizar os móveis, tapetes, estruturas, etc.) Instalar equipamentos (Écran, projetores de imagem, computadores, impressoras, fotocopiadoras, telefones, fax, etc.)

Testar os equipamentos Reunir os profissionais de apoio para dar informes atualizados Dar todo o apoio ao trabalho do responsável de cerimónia do evento Organizar material de apoio (livro para registro de presenças, lista de confirmações, roteiros, mastros, bandeiras, hinos, cartões para reserva de lugares, entre outros)

Reunir os organizadores para uma reunião de briefing Elaborar o projeto

Submeter o projeto à aprovação

Definir a equipa de trabalho Elaborar o checklist

Visitar o local do evento e verificar as condições técnicas Confirmar a disponibilidade do local e formalizar a reserva do espaço

Definir a programação das atividades Criar a identidade visual para o evento

Criar as peças para divulgação Produção de material gráfico (fichas de inscrição, cartazes, folhetos, crachás, certificados, programa, credenciais para imprensa, credenciais para estacionamento, faixas, entre outros)

Definir a lista de convidados

Elaborar, produzir e expedir os convites Elaborar lista de confirmações Destacar e treinar equipa que vai receber e credenciar os convidados

Prever local para estacionamento Reservar os lugares destinados aos elementos dos organismos oficiais e restantes convidados

Elaborar a nomenclatura do evento Definir lista de necessidades de mobiliário, tapetes, púlpitos, para os oradores

Recursos para a sonorização, projeção e gravação de imagens

Definir local para atendimento à Imprensa Providenciar recursos tecnológicos para a sala de imprensa

Definir data, equipa e período de montagem do evento Providenciar suporte médico para emergências

Encaminhar os press kit, fazer contactos e atuar na assessoria de imprensa do evento

Mapa de distribuição do material de divulgação Tabela de controlo do material publicado

Dar preparação às equipas de contacto com o público Definir local para montagem da sala de apoio ao porto de honra e outros serviços

Definir equipe para cobertura do evento


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Pós-evento Data Responsável

Desmontar as instalações Devolver mobílias e equipamentos Vistoriar, reorganizar e limpar o local do evento Formalizar os agradecimentos Prestar contas Classificar e arquivar documentos Classificar e arquivar os registros audiovisuais Emitir certificados Elaborar e compartilhar o relatório final do evento


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2.3 GUIA DO EVENTO: ORÇAMENTO

Na realização de qualquer evento devemos ter em atenção o processo de regulação

e analise orçamental, pois é necessario saber quais os meios financeiros que

podemos utilizar para a execução de um evento.

Não poderiamos deixar de mencionar neste presente trabalho que a analise dos

custos deverá identificar esta etapa na organizaçao deste evento:

Custos da fase de planeamento e preparação ( neste caso em concreto

verificar se os patrocinadores principais para a realizaçao do evento já estao

angariados).

Além desses recursos financeiros, consideramos que a organização deve ter em

atenção os seguintes pontos:

Estar atento ao cronograma e ao valor total disponível no orçamento

Controlar de forma objetiva, rigorosa e clara o fluxo de entrada e saída de

recursos para conseguir a qualquer momento ter o controlo do que já foi gasto

e do que ainda está disponível.

A análise orçamental irá identificar factores que contribuem para uma situação

financeira positiva ou negativa, atraves de ferramentas de análises, disponibilizadas

a seguir:

Orçamento para o evento [Apresentação Oficial Do Evento]

Despesas

Estimado Real

Total de Despesas € 0,00 € 0,00

Estimado Real

Estimado Real

Instalações

Buffet

Taxas das salas

Alimentação

Equipa das instalações

Bebidas

Equipamento

Toalhas e guardanapos

Mesas e cadeiras

Empregados e gorjetas

Totais € 0,00 € 0,00

Totais € 0,00 € 0,00

Decorações

Programa

Flores

Animadores

Velas

Oradores

Iluminação

Viagens

Balões

Hotel

Artigos em papel

Outros

Totais € 0,00 € 0,00

Totais € 0,00 € 0,00


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Publicidade

Prémios

Gráficos

Fitas/Medalhas/Troféus

Fotocópias/Impressão

Presentes

Portes

Totais € 0,00 € 0,00

Totais € 0,00 € 0,00

Diversos

Telefone

Transportes

Material de escritório Serviços de fax

Totais € 0,00 € 0,00

Nosso entender aconselhamos a organização a elaborar um relatório detalhado dos

custos operacionais, logísticos, pessoal e da divulgação/promoção do evento, pois é

importante ter uma verba de reserva para eventuais despesas extraordinárias de

última hora.


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2.4 GUIA DO EVENTO: SISTEMA DE AVALIAÇÃO E

CONTROLO

Na realização de qualquer evento é essencial uma avaliação após a sua realização,

pois só desta forma conseguimos perceber os pontos forte e os pontos fracos que

ocorreram durante a sua realização.

A avaliaçao de um evento permite a qualquer organização obter um feedback

através dos resultados obtidos, dando-lhe uma maior notoriedade e credivibilidade

juntos de todos os envolventes no projecto após a sua realização.

Segundo varios autores, podemos afirmar que um sistema de avaliaçao e controlo

de qualquer evento «consiste no processo de observação, mediação e

acompanhamento critico da sua implementação, com o fim de avaliar os resultados

de uma forma precisa» (pag;95: Rasquilha, Pedro, Caetano,Cristiani).

Neste sentido, sentimos a necessidade de elaborar as nossas próprias técnicas de

avaliação que consideramos ser as mais importantes. Seguidamente passaremos a

descrever:

Analisar quantas noticias foram publicadas pelos meios de comunicação

social (Tv, Impressa nacional e revistas da especialidade) após a sua

realização.

Analisar os número de seguidores e de likes nas páginas de redes sociais.

Analisar o número de organizadores que se juntaram a este projecto após a

sua realização, ou seja fazer um breve cliping.

Analisar e quantificar o grau de satisfação dos patrocinadores/ parceiros, com

a cobertura mediática do evento e o seu retorno.

Com o intuito de obtermos um melhor feedback devemos reunir as informações das

varias fontes mencionadas, construindo um relatorio de avaliaçao e controlo.

Na elaboraçao deste relatório temos como principal objectivo ajudar a organização

a perceber o impacto e retorno que este terá junto dos diferentes públicos alvo,

atraves de dados quantitativos.

No nosso entender, este relatório permitirá a organizaçao conseguir uma maior

notoriedade e credibilidade junto dos potenciais parceiros e dos associados

actualmente.

Certamente no futuro, está organização será reconhecida pelo seu trabalho

realizado na organização de eventos mundiais de desporto escolar.


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CONCLUSÕES

Na elaboração deste trabalho concluímos que a estratégia de uma comunicação

organizacional tem de partir de um Relações Publicas e esta deve ser integrada com

a publicidade e a comunicação de marketing.

Um profissional de relações públicas resolve diferentes problemas que possam

afetar uma organização. Esta profissão deve ser entendida como um conjunto de

técnicas de comunicação planificadas, que obedece a objetivos concretos e

determinados em função dos orçamentos disponíveis.

Além disso, uma estratégia de marketing sem um profissional de relações públicas

pode vir a ser considerada um fracasso, pois o marketing não gere concretamente a

imagem de uma organização nas diferentes vertentes em função de diferentes

públicos.

Consideramos, ter identificado todas as etapas fundamentais no planeamento de

um evento, através da análise de conteúdo de diferentes documentos, já referidas

anteriormente.

Na elaboração do nosso próprio guia de evento, concluímos que todas as etapas

são fundamentais para a realização e execução de um evento de sucesso e sem

este era impossível uma organização ser bem reconhecida junto do seu público-alvo

O planeamento deste evento revelou-se difíci l de elaborar, visto que o nosso grupo

é apenas composto por dois elementos mas apesar das dificuldades que revelou,

concluímos que este se revelou-se uma excelente ferramenta de gestão e para além

disso, concluímos que só é possível executar qualquer evento conhecendo todas as

etapas do planeamento.

O respetivo orçamento e o cronograma do evento revelou serem etapas essenciais

deste guia de evento, pois permite-nos um maior controle de todos os custos

existentes na realização de um evento e o cronograma revelou definir uma melhor

organização das tarefas a realizar até a execução do evento.

A divulgação e promoção do evento representam um esforço enorme da

organização para obter o reflexo do evento que pretende, conseguindo construir

relações privilegiadas junto dos seus públicos.

No sistema de avaliaçao e controlo revelou-se uma excelente técnica de

monitorização entre a organização e o público, implica uma comunicação em dois sentidos, obtendo um feedback, através da análise dos resultados qualitativos obtidos.


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Concluímos que o tempo que tínhamos programado para a elaboração deste

trabalho excedido, ficamos com a sensação algumas das etapas do planeamento

deste evento ficaram por descrever fase a complexidade deste tipo de evento

(institucional).

Por outro lado, podemos dizer que todos os outros objetivos a que nos propormos

foram realizados pois permitiu-nos reconhecer que na realização de um evento é

importante dominar as técnicas de comunicação integrada e de gestão para realizar

um evento de sucesso, do nosso ponto de vista sem a realização deste trabalho não

seria possível alcançar estas conclusões.

Como futuros profissionais de marketing, publicidade e relações publicas adquirir

estes conhecimentos no desenvolvimento deste trabalho permite-nos compreender

melhor todas as estratégias utilizadas para comunicar, planear, organizar e executar

um evento e poder credibilizar e dar notoriedade a uma identidade visual.

As maiores conclusões que chegamos na realização deste trabalho foram que na

realização de um evento é fundamental que este seja planeado, organizado e

executado por profissionais especializados. A execução de um evento de sucesso é

fundamental para uma organização ser bem reconhecida junto do seu público-alvo.


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BIBLIOGRAFIA

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Eventos.Editora Quimera.

Webgrafia:

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guia pratico do planeamento de um evento

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