escritrio de processos: otimizando a de um vocabulrio e glossrio comum para a disciplina de bpm. o...

Download ESCRITRIO DE PROCESSOS: OTIMIZANDO A   de um vocabulrio e glossrio comum para a disciplina de BPM. O Guia para o BPM CBOK  organizado em nove reas ou captulos de conhecimento,

Post on 16-Feb-2018

213 views

Category:

Documents

1 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • Centro de Convenes Ulysses Guimares Braslia/DF 16, 17 e 18 de abril de 2013

    ESCRITRIO DE PROCESSOS: OTIMIZANDO A GESTO PBLICA DO ESTADO DE GOIS

    Janine Almeida Silva Zaiden

  • Painel 63/240 Otimizao de processos

    ESCRITRIO DE PROCESSOS: OTIMIZANDO A GESTO

    PBLICA DO ESTADO DE GOIS

    Janine Almeida Silva Zaiden

    RESUMO O Escritrio de Processos, institudo no Estado de Gois em maio de 2011, tem por objetivo promover a otimizao de processos nos rgos e entidades do Poder Executivo Estadual, por meio do apoio tcnico e metodolgico no mapeamento, anlise e melhoria dos processos organizacionais. A metodologia construda para a otimizao de processos foi inspirada no Guia D Simplificao do Gespblica e Guia para Gerenciamento de Processos de Negcio Corpo Comum de Conhecimento (BPM CBOK) e est dividida em 4 grandes etapas: Planejamento da Melhoria, Modelagem do Processo, Anlise e Melhoria e Implementao das Melhorias. Desde sua criao o Escritrio de Processos atuou em projetos de otimizao em mais de 08 rgos, promovendo melhorias em processos finalsticos e corporativos/administrativos. Dentre os resultados alcanados podemos elencar: a remoo de retrabalhos; otimizao de recursos; maior conformidade com normativas; aumento da eficincia e eficcia operacional; uniformizao de ferramentas e tcnicas utilizadas e maior clareza de responsabilidades.

  • 1 INTRODUO

    O gerenciamento de processos de negcio (BPM) uma disciplina

    que vem ganhando destaque nos ltimos anos. Estudo da APQC (American

    Productivity Quality Council), concludo em maro de 2005, constatou que

    BPM a maneira como organizaes com as melhores prticas conduzem

    seus negcios.

    O BPM uma disciplina que converge tecnologias de fluxo de

    trabalho, integrao de aplicaes corporativas, gerenciamento de

    documentos, regras de negcio, desempenho, lgica, tendo como foco o

    suporte a gerenciamento baseado em processos.

    Gerenciar as organizaes sob a tica de processos pressupe

    reconhecer a instituio como um sistema de processos interativos e

    integrados, conduzindo a resultados mais alinhados s expectativas dos

    clientes. Para tanto, torna-se necessrio adotar uma viso interfuncional de

    como os processos, no ponta-a-ponta, poderiam ser melhor geridos, focado

    na cadeia de agregao de valor, em detrimento aos interesses

    departamentais.

    Neste contexto, as necessidades e anseios dos clientes devem ser

    coordenados por donos de processo com responsabilidades nas entregas

    no decorrer de todo fluxo de atividades, transformando insumos em produtos

    que permeiam o desempenho de diversas reas. O dono de processo

    assume um papel fundamental para organizaes orientadas a processos.

    Assim, como forma de acompanhar essa evoluo no

    gerenciamento de processos de negcio, esto surgindo novas estruturas,

    papis organizacionais e tipos de profissionais para prover suporte a tais

    prticas.

    Uma vez que o gerenciamento de processos ganha nova

    abordagem, as equipes formadas precisam ser capacitadas para adquirir os

    conhecimentos e habilidades necessrios em BPM. O perfil destes

    profissionais geralmente corresponde a especialistas multidisciplinares que

    combinam conhecimento de TI e de negcios.

    A ABPMP (Association of Business Process Management

    Professionals) tem catalogado uma diversidade de cargos ou papis que so

  • criados nas organizaes, refletindo a importncia desta nova discipllina

    (BPM) no dia-a-dia das empresas. So mais de 150 ttulos diferentes

    abrangendo: gerentes, diretores, analistas, consultores, arquitetos,

    geralmente precedidos ou seguidos por BPM, processo, inovao de

    processo e similares.

    Um indcio que reflete a maturidade da organizao que

    implementa BPM a existncia de um grupo especializado em melhoria de

    processos. Muitas iniciam com um Centro de Excelncia ou grupo de

    trabalho equivalente, que fornece organizao modelagem, anlise e

    desenho de processos, atuando como uma consultoria interna. Uma

    instituio mais madura ter um grupo de governana de gerenciamento de

    processos ou um Escritrio de Processos para supervisionar o portflio de

    processos e alinhar, priorizar e autorizar esforos de transformao.

    Acompanhando esta tendncia mundial, o Estado de Gois definiu

    como uma das diretrizes de seu Plano Estratgico a Otimizao de

    Processos, vinculada ao eixo Estruturao de uma Nova Administrao

    Pblica, conforme demonstra figura abaixo.

    Para operacionalizar esta poltica, instituiu, por meio de Reforma

    Administrativa realizada em janeiro de 2011, a Gerncia de Escritrio de

    Processos, no mbito da Superintendncia de Modernizao Institucional da

    Secretaria de Gesto e Planejamento.

    A unidade criada ficou com a responsabilidade de promover a

    otimizao de processos no Poder Executivo Estadual.

  • Figura 1. Plano de Governo 2011-2014

  • 2 OBJETIVOS

    A Gerncia de Escritrio de Processos GEPROC, vinculada

    Superintendncia de Modernizao Institucional, foi instituda por meio do

    Decreto n 7.321, de 03 de maio de 2011, que estabeleceu as unidades

    administrativas complementares da Secretaria de Estado de Gesto e

    Planejamento.

    Figura 2. Organograma SEGPLAN -GO

  • 2.1 Objetivo geral do Escritrio de Processos

    2.2 Objetivos especficos do Escritrio de Processos

    Promover a otimizao de processos nos rgos e entidades do

    Poder Executivo Estadual, por meio do apoio tcnico e

    metodolgico no mapeamento, anlise e melhoria dos processos

    organizacionais;

    Difundir metodologias e ferramentas de reestruturao de

    processos aos rgos, autarquias e fundaes do Poder

    Executivo Estadual;

    Desenvolver projetos de integrao e otimizao processos nos

    rgos e entidades do Poder Executivo Estadual, vislumbrando a

    excelncia na prestao de servios sociedade;

    Medir e avaliar o desempenho dos processos otimizados, por

    meio da aplicao de uma sistemtica de medio e

    desempenho;

    Articular e negociar a viabilizao das propostas de melhorias

    junto s respectivas autoridades competentes;

    Monitorar a execuo das atividades constantes nos planos de

    implantao dos rgos;

    3 ESCOPO DE ATUAO

    O Escritrio de Processos atuar como unidade de assessoramento

    aos rgos e entidades do Poder Executivo, na melhoria de processos

    finalsticos ou corporativos/administrativos do Estado.

    Estabelecer polticas, diretrizes e metodologias para integrao

    e racionalizao de processos organizacionais, buscando

    simplificar a relao do Estado com cidados, empresas e

    servidores.

  • 4 METODOLOGIA

    Para definio da metodologia a ser adotada pelo Escritrio de

    Processos, o ponto de partida foi o levantamento de modelos e boas prticas

    na disciplina de gerenciamento de processos, capazes de nortear a concepo

    de uma metodologia especfica para os trabalhos a serem desenvolvidos na

    unidade. Neste sentido, a participao em cursos, seminrios e congressos,

    como o BPM Congress, foi fundamental para o processo de construo da

    forma de atuao da gerncia.

    Uma metodologia um roteiro contendo atividades, tcnicas,

    tecnologias, regras, artefatos, recursos e mtodos para o desenvolvimento

    estruturado de processos.1

    Outra fonte de pesquisa fundamental na estruturao do escritrio

    foi a ABPMP, instituio sediada em Chicago EUA que tem como misso

    "promover a prtica de gerenciamento de processos de negcio, desenvolver o

    conjunto de conhecimentos comuns nessa rea e contribuir para o avano e

    desenvolvimento das competncias profissionais dos que trabalham na

    disciplina. A ABPMP responsvel pela manuteno do Guia para

    Gerenciamento de Processos de Negcio Corpo Comum de Conhecimento

    (BPM CBOK).

    1 CAPOTE, Gart. Formao de Analistas de Processos BPM Volume1. 1 .ed. Rio de Janeiro, 2011, p.

    219.

    Processos Finalsticos compem as atividades-fim da

    organizao, ou seja, aquele que est diretamente envolvido

    no atendimento s necessidades dos seus clientes.

    Processos Corporativos/Administrativos atravessam as

    fronteiras das reas funcionais de um rgo/entidade, sendo

    conhecidos como processos transversais ou horizontais, uma

    vez que possui rotinas afetas a vrias organizaes.

  • O BPM CBOK um documento que identifica e fornece uma viso

    geral das reas de Conhecimento que so reconhecidas e aceitas como

    boas prticas em gerenciamento de processos. O Guia tambm incentiva o

    uso de um vocabulrio e glossrio comum para a disciplina de BPM.

    O Guia para o BPM CBOK organizado em nove reas ou

    captulos de conhecimento, conforme figura 3.

    Figura 3. Organizao do BPM CBOK

    As nove reas de conhecimento do BPM CBOK so:

    1. Gerenciamento de processos de negcio

    A rea de conhecimento de Gerenciamento de Processos de

    Negcio se concentra nos conceitos essenciais de BPM, tais

    como definies principais, processos ponta-a-ponta, valor ao

    cliente e a natureza do trabalho interfuncional. Os tipos de

    processos, os componentes do processo, o ciclo de vida BPM,

    juntamente com as habilidades essenciais e fatores-chave de

    sucesso so introduzidos e explorados nessa seo.

    2. Modelagem de processos

    A Modelagem de Processos inclui um conjunto fundamen

Recommended

View more >