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  • MANUAL DEMAPEAMENTO DE

    PROCESSOS

    Foz do Iguau PR 2017

  • Manual de Mapeamento de Processos 2

    MANUAL DE MAPEAMENTO DEPROCESSOS

    VERSO 1.0

    Pr-Reitoria de Planejamento, Oramento e Finanas - PROPLANCaetano Carlos Bonchristiani

    Departamento de Planejamento Estratgico - DPEDiego Soares Alves

    Elaborao:Diego Soares Alves

    Evandro Cesca MezzariGuilherme Eduardo de Souza

    Verso 1.0 04/2017

  • Manual de Mapeamento de Processos 3

    Sumrio

    1.INTRODUO.....................................................................................................................5

    2.METODOLOGIA DE MAPEAMENTO..................................................................................52.1Situao Atual dos Processos - AS IS...................................................................................................................................7

    2.2Parecer Tcnico......................................................................................................................................................................8

    2.3Modelagem Final do Processo TO BE................................................................................................................................8

    3.GESTO DE RISCOS DO PROCESSO............................................................................103.1Identificao dos Riscos.......................................................................................................................................................11

    3.2Anlise Qualitativa e Quantitativa de Riscos........................................................................................................................12

    3.3Resposta a Riscos................................................................................................................................................................13

    3.4Tabela Resumo dos Riscos..................................................................................................................................................14

    4.MATURIDADE DE PROCESSOS (CBOK).........................................................................15

    5.CONSIDERAES FINAIS...............................................................................................16

    Verso 1.0 04/2017

  • Manual de Mapeamento de Processos 4

    MANUAL DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS

    APRESENTAO

    A anlise e definio clara dos processos de uma instituio so peas fundamentais na anlise e

    melhoria da eficincia organizacional, visto a maior compreenso dos agentes envolvidos nas

    diversas etapas de trabalho. A prpria Constituio Federal, em seu Art. 37, caput, determina que a

    administrao pblica direta e indireta de qualquer dos seus poderes obedecer, entre outros, aos

    princpios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e, inclusive, ao princpio da

    eficincia. O Tribunal de Contas da Unio, em seu curso de mapeamento de processos, enfatiza que

    a reviso dos processos de trabalho e a eliminao de desperdcios podem alavancar resultados e

    ao mesmo tempo aumentar a satisfao das pessoas por estar dedicando sua energia em atividades

    realmente significativas. Desta forma, um nvel satisfatrio de eficincia administrativa poder ser

    alcanado se houver compreenso e motivao de todos os envolvidos na busca por tarefas

    coordenadas e que agreguem valor ao produto ou entrega, tendo a concepo de que os esforos

    esto sendo dispendidos em prol de um bem comum e alinhado ao objetivo principal da instituio.

    Departamento de Planejamento Estratgico DPE.

    Verso 1.0 04/2017

  • Manual de Mapeamento de Processos 5

    1. INTRODUO

    O conceito de processo apresenta-se em vrias ideias. Para a construo da filosofia de

    mapeamento de processos na Universidade Federal da Integrao Latino-Americana UNILA, as

    definies consideradas apropriadas foram do BPM CBOK 3.0, onde processo uma agregao de

    atividades e comportamentos executados por humanos ou mquinas para alcanar um ou mais

    resultados. Alm disso, afirma que:

    processos so compostos por atividades inter-relacionadas que solucionamuma questo especfica. Essas atividades so governadas por regras denegcio e vistas no contexto de seu relacionamento com outras atividadespara fornecer uma viso de sequncia e fluxo.

    O Guia de Gesto de Processos de Governo, institudo pela Gespblica, apresenta a definioda Secretaria de Gesto SEGES/MPOG de processos:

    conjunto integrado e sincrnico de insumos, infraestruturas, regras etransformaes, que adiciona valor s pessoas que fazem uso dos produtose/ou servios gerados. Essa viso refora a ideia de que processos possuemo compromisso de satisfazer as necessidades dos clientes/cidados, exigemsincronia, transformam elementos, seguem orientaes e consomemrecursos.

    Portanto, o processo caracteriza-se como um conjunto coordenado de atividades que buscam

    atingir um fim especfico. Estas atividades envolvem diversos fatores, como pessoal, recursos

    financeiros, tempo e esforos visando a produo ou a entrega com o melhor resultado e melhor

    eficincia possvel.

    Este trabalho tem o objetivo de estabelecer as diretrizes de mapeamento e gesto por processos,

    visando a melhoria na gesto e na eficincia administrativa da UNILA, sendo um dos eixos do

    Programa de Gesto Estratgica e Desburocratizao da UNILA Gespblica UNILA.

    2. METODOLOGIA DE MAPEAMENTO

    Segundo o Guia BPM CBOK 3.0, as abordagens de processos podem ser de cima para baixo

    (top-down), do meio para fora (middle-out) ou de baixo para cima (bottom-up). Para a modelagem de

    processos da UNILA, ser utilizada a abordagem top-down, pela necessidade de, principalmente,

    buscar o alinhamento dos processos atuais com os objetivos institucionais.

    Para a criao do inventrio inicial de processos da instituio, cada unidade administrativa deve

    preencher o formulrio especfico que liste todos os processos ou subprocessos que a unidade atua,

    Verso 1.0 04/2017

  • Manual de Mapeamento de Processos 6

    independentemente de ser a rea responsvel ou no.

    O exemplo de formulrio demonstrado abaixo:

    Figura 01 Inventrio inicial de processos

    Aps a listagem inicial de processos, o Departamento de Planejamento Estratgico DPE define

    os processos prioritrios para mapeamento utilizando a Matriz GUT (Gravidade, Urgncia e

    Tendncia) e considerando, inclusive, a sua relao com a atividade-fim da instituio ou seu maior

    risco iminente.

    Entende-se por atividade-fim aquela que est diretamente relacionada aos macroprocessos de

    ensino, pesquisa e extenso, e geram valor diretamente aos usurios finais. Entretanto, o DPE deve

    buscar o mapeamento gradual de todas as reas, elencando as prioridades de cada unidade

    administrativa.

    Verso 1.0 04/2017

    Ministrio da EducaoUniversidade Federal da Integrao Latino-Americana

    Departamento de Planejamento Estratgico - DPE/PROPLANMACROUNIDADE:

    SUBUNIDADE:ANEXO I FORMULRIO DE INVENTRIO DE PROCESSOS

    NMERO PROCESSO123456789

    101112131415161718 Foz do Iguau - PR, _____ de _______________ de 2017.

    Chefe da Unidade AdministrativaChefe da Macrounidade

  • Manual de Mapeamento de Processos 7

    2.1 Situao Atual dos Processos - AS IS

    Aps a priorizao dos processos, as unidades administrativas devero preencher o Formulrio

    AS IS que descreve o passo a passo do processo (Figura 02), enumerando todas as etapas que a

    referida unidade participa. A descrio necessariamente comear com o INCIO, que marca o fato

    (demanda) que deu origem ao processo e cada atividade descreve uma AO que dever ocorrer

    at que o objetivo final do processo seja atingido.

    Nesta etapa, a descrio deve considerar como o processo executado atualmente, no

    considerando possveis melhorias ou alteraes que ainda no correspondam realidade de

    tramitao e/ou execuo.

    Portanto, para o correto preenchimento da descrio do processo, devero ser considerados:

    - Unidade de Execuo: rea onde a tarefa/passo executada.- Tipo de Tarefa/Passo: Podem ser classificados em 4 (quatro) tipos:

    INCIO: evento que inicia o processo; o fato desencadeador que motiva o incio dofluxo. Pode ser uma solicitao, memorando etc.

    AO: a prpria tarefa/passo em si, a atividade que deve ser desenvolvida para que oobjetivo do processo seja atingido. Pode ser a elaborao de um parecer, um despacho,

    uma autorizao no sistema, uma publicao etc.

    DECISO: a etapa do processo onde, necessariamente, existem duas ou mais opesde fluxos na sequncia. sempre acompanhado de um questionamento (?). Pode ser,

    por exemplo, a dvida entre dois caminhos a serem adotados para uma publicao, onde

    dependendo do tipo de documento publicado apenas no Boletim de Servios ou no

    Dirio Oficial da Unio.

    FIM: a entrega do processo, seu produto final. Pode ser, por exemplo, a publicao deum ato, a entrega de um bem, a finalizao de um estudo tcnico, entrega de uma obra

    etc.

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