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  • 1

    JUSTIA FEDERAL

    Gerenciamento por

    Processos da Justia Federal

    Referencial metodolgico

    Anexo Portaria n. CJF-POR-2016/00022

  • 2

    Sumrio

    1 APRESENTAO .......................................................................................................... 3

    2 PROPSITO ................................................................................................................ 3

    3 ABRANGNCIA ............................................................................................................ 3

    4 ESCRITRIO DE GESTO POR PROCESSOS .................................................................... 3

    5 CONCEITOS BSICOS ................................................................................................... 4

    5.1 PROCESSO .................................................................................................................. 4

    5.2 CATEGORIA DE PROCESSOS ......................................................................................... 4

    5.3 HIERARQUIA DE PROCESSOS ....................................................................................... 5

    5.4 CADEIA DE VALOR ....................................................................................................... 6

    5.5 GESTO POR PROCESSOS ............................................................................................ 7

    5.6 GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGCIO (BPM) ................................................. 7

    5.7 NOTAO DE MODELAGEM DE PROCESSOS DE NEGCIO BPMN ............................... 8

    6 ETAPAS do referencial metodolgico ........................................................................... 9

    6.1 Analisar Cenrio ....................................................................................................... 10

    6.2 Identificar Processos ................................................................................................. 14

    6.3 Modelar Processos .................................................................................................... 21

    6.4 Analisar e Diagnosticar ............................................................................................. 26

    6.5 Propor Desenho Padro ............................................................................................ 30

    6.6 Institucionalizar o Processo Padro ........................................................................... 38

    6.7 Implantar o Processo Padro .................................................................................... 39

    6.8 Monitorar o Processo ................................................................................................ 41

    6.9 Propor Melhorias ...................................................................................................... 46

    6.10 Gesto de Riscos ....................................................................................................... 47

    6.10.1 Identificao e Categorizao dos Riscos ................................................................... 47

    6.10.2 Classificao dos Riscos ............................................................................................ 47

    6.10.3 Definio das Respostas aos Riscos ........................................................................... 48

    6.10.4 Monitoramento e Controle dos Riscos ....................................................................... 49

    7 ANEXOS .................................................................................................................... 52

    8 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS .................................................................................. 82

  • 3

    1 APRESENTAO

    A Gesto por Processos condio bsica para a implementao da qualidade em servios prestados e produtos oferecidos, ao sistmica associada melhoria contnua da organizao e orientada a resultados. Uma organizao orientada a processos , antes de tudo, organizao consciente de seus objetivos, alinhados ao planejamento estratgico, que prioriza e realiza as transformaes de seus diversos nveis, com vistas a atingir o grau de maturidade e efetividade esperados.

    A utilizao desse referencial de extrema importncia na Administrao Pblica, uma vez que sua atuao focada em processos que atendam melhor o interesse do cidado.

    O Referencial Metodolgico de Gesto por Processos da Justia Federal tem como base as melhores prticas de gerenciamento por processos previstas pela ABPMP - Association of Business Process Management Professional no Guia para o Gerenciamento de Processos de Negcio - Corpo Comum de Conhecimento - BPM CBOK, no Guia d Simplificao Gespblica e principais bibliografias de gesto por processos existentes entre os padres de maior aceitao na atualidade.

    As etapas previstas no referencial refletem o que h de mais atual no campo de conhecimento de gesto e foram adequadas ao contexto da Justia Federal, buscando o melhor aproveitamento dos recursos disponveis, sejam eles humanos, fsicos, tecnolgicos ou financeiros, visando agregar o mximo de valor aos processos de trabalho da Justia Federal e ajudando a cumprir sua misso no contexto em que est inserida.

    2 PROPSITO

    O propsito do documento definir um referencial terico de gerenciamento por processos no mbito da Justia Federal. O documento define as diretrizes que devem ser seguidas para gesto por processos, detalhando suas etapas, bem como seu encadeamento lgico, documentos e modelos que sero utilizados na conduo dos trabalhos pelas equipes de gesto de processos da Justia Federal.

    Cada escritrio de processos avaliar e definir o grau de detalhamento adequado a cada situao.

    3 ABRANGNCIA

    Esta referncia metodolgica abrange a gesto por processos no Conselho da Justia Federal - CJF e na Justia Federal de primeiro e segundo graus.

    4 ESCRITRIO DE GESTO POR PROCESSOS

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    Responsvel por coordenar o mapeamento, a validao e implantao de processos, o escritrio ou uma equipe destacada para tal finalidade deve coordenar a disseminao da cultura de gesto por processos e do conhecimento gerado em gesto por processos em sua abrangncia.

    5 CONCEITOS BSICOS

    Com o propsito de contribuir para uma cultura uniforme de gerenciamento por processos, foram adotados alguns conceitos para padronizao da terminologia e criao para entendimento comum de todos os envolvidos.

    5.1 PROCESSO

    No BPM CBOK, processo um conjunto definido de atividades ou comportamentos executados por humanos ou mquinas para alcanar uma ou mais metas.

    Processo pode ser descrito, tambm, como qualquer atividade que recebe uma entrada (input), agrega-lhe valor e gera uma sada (output) para um cliente interno ou externo, fazendo uso dos recursos da organizao para gerar resultados concretos (Harrington,1997). Soliman (1999) traz o conceito de que um processo integra pessoas, ferramentas e mtodos para executar uma sequncia de passos, com o objetivo definido de transformar determinadas entradas em determinadas sadas.

    A partir dos conceitos citados, pode-se compreender que um processo organizacional tem as seguintes caractersticas:

    Objetivos e limites de incio e fim definidos;

    Circunstncias bem definidas em que uma atividade ocorre;

    Resultados de valor para os clientes;

    Recursos previstos para a execuo da atividade;

    Responsvel definido e problemas identificados e monitorados (gerenciamento);

    Relaes efetivas com usurios e fornecedores, com requisitos definidos;

    Processo devidamente documentado;

    Medio por indicadores de desempenho;

    Mecanismo de feedback para melhoria;

    Acompanhamento ao longo da execuo.

    5.2 CATEGORIA DE PROCESSOS

    Os processos de trabalho da Justia Federal so classificados em trs categorias: Processos Gerenciais: esto diretamente relacionados formulao de polticas e

    diretrizes para o estabelecimento e alcance de metas, bem como a todo ferramental para seu monitoramento e controle.

    Processos Finalsticos: referem-se aos processos essenciais que a organizao realiza. Esto relacionados ao atendimento da misso da organizao, por intermdio de sua cadeia de valor. Isso corresponde forma com que se pretende agregar valor no atendimento ao pblico. Representam o encadeamento de todos os processos de negcio, que so interfuncionais e almejam a estratgia.

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    Processos de Suporte: so projetados para atender aos processos finalsticos e gerenciais, frequentemente provendo recursos de todo tipo ou infraestrutura necessria ao atendimento das metas organizacionais.

    Figura 1: Modelo de Arquitetura de Processos

    O relacionamento entre os trs grupos de processos, acima representados, resume o modelo de gesto para resultados da organizao, ou seja, a maneira como a organizao se estrutura para atender sua misso e objetivos estratgicos. Proporciona maior facilidade e visibilidade para a tomada de deciso e priorizao de aes de transformao e melhoria.

    5.3 HIERARQUIA DE PROCESSOS

    Para a representao dos processos de negcio, comumente respeitada uma hierarquia de processos, que segue basicamente a estrutura do mais complexo para o menos complexo. Observamos que, nas representaes que enfatizam na documentao do trabalho, devemos ter uma ateno especial na descrio das atividades e das tarefas. Assim, temos:

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    Figura 2: Modelo de Hierarquia de Processos

    A figura demonstra a ideia da viso de complexidade dos processos, em que:

    Macroprocesso: conjunto de processos pelos quais a organizao cumpre a sua misso, gerando valor. Correspondem s funes da organizao que devem estar alinhadas aos

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