ETAPA 3PASSO 2-3

Após a leitura chegamos a conclusão que as informações têm-se tornado o principal diferencial competitivo nas organizações empresariais, sendo sua utilização de vital importância para sobrevivência e manutenção na realidade de toda e qualquer empresa. O processo de tomada de decisões tem como sua referencia e consulta as informações sobre o mercado, economia, comportamento, moda entre outros fatores determinantes para mudança e adaptação do produto ou serviço no mercado organizacional. Um conceito universal, genérico, válido para qualquer sistema físico, material, é o seguinte: Sistema é um conjunto de partes e componentes, logicamente estruturados, com a finalidade de atender a um dado objetivo. No campo empresarial, podemos dizer que: Sistema é um conjunto de funções logicamente estruturadas, com a finalidade de atender a determinados objetivos. Assim, podemos verificar que toda empresa é um sistema, um grande sistema, um macro-sistema. A empresa em si é uma estrutura estática. O que movimenta esta estrutura, o que lhe dá dinamismo, é o conjunto de seus sistemas de informações, ou seja, a gama de informações produzidas pelos seus sistemas, de modo a possibilitar o planejamento, a coordenação e o controle de suas operações. Já é do consenso geral, no mundo empresarial, que as informações compõem um dos maiores e mais valiosos ativos da empresa. Podemos afirmar que uma empresa será mais dinâmica, mais agressiva e mais atuante do que outras na medida em que possua melhores sistemas de informações e, evidentemente, pessoal de alta e média administração, capacitado e motivado a se utilizar destas informações para as suas tomadas de decisões. Necessário se torna recordar que gerente é a pessoa a quem pagamos para que tome decisões,se possível acertadas. Quer dizer, o gerente deverá decidir, mesmo com a possibilidade de errar. Sua função é essa! Segundo o mesmo autor, tomar decisões implica correr riscos e maiores serão as margens de risco que o gerente corre, quanto mais alto ele estiver na estrutura hierárquica da empresa! Outro ponto importante a levar em conta é o que chamamos ciclo das atividades empresariais. De um modo bastante resumido, as atividades empresariais passam pelo seguinte ciclo: Funções estas que apenas podem ser adequadamente cumpridas SE houver coordenação. Além disso, existem áreas, em qualquer empresa, que se orientam basicamente para a execução, por exemplo, compras, produção, vendas, etc. Enquanto outras áreas chamam a si o comando das ações, que é o caso de planejamento e controle. Assim, entendemos como Sistemas Gerenciais de Informações aqueles que permitem adequando comando, controle e coordenação do ciclo gerencial. Uma decisão nada mais é do que uma escolha entre alternativas, obedecendo a critérios previamente estabelecidos. Estas alternativas poderão ser os objetivos, os programas ou as políticas em uma atividade de planejamento ou os recursos, estrutura e procedimentos em uma atividade organizacional. A tomada de decisões também envolve um ciclo e é fundamental a existência de informações apropriadas a cada uma das fases do ciclo. Apresentamos, abaixo, o ciclo de tomada de decisões: Muitas vezes poderá serinteressante ou mesmo necessário a utilização de modelos para a tomada de decisão. Os modelos nos permitem simular o que poderia ocorrer se determinadas variáveis viessem a acontecer. Como vimos, o controle nada mais é do que a contínua comparação entre os resultados obtidos e aqueles que eram esperados, induzindo que, se necessário, se proceda à correção de desvios porventura ocorridos. É indiscutível a importância das informações, em cada uma das fases do processo de tomadas de decisões. O

fato de se poder contar com informações adequadas e oportunas é de importância capital para o sucesso da empresa e, em conseqüência, do gerente. Todo e qualquer sistema é constituído por dois grandes conjuntos de informações: as operativas e as gerenciais. Enquanto as informações operativas praticamente independem das pessoas (exemplo: temos de emitir uma Nota Fiscal, quando de uma venda, qualquer que seja o chefe do faturamento), as informações gerenciais são muito influenciadas pelas pessoas que ocupam posições gerenciais. Isso porque algo poderá ser muito relevante para o elemento A e não terá necessariamente a mesma importância se o responsável pela área for o elemento B. Os sistemas de informações gerenciais são, portanto, muito pessoais enquanto que os sistemas operativos de informações não o são. Quando formos desenvolver ou adquirir um sistema, em qualquer empresa, há que ter cuidados especiais para cada um destes níveis, principalmente ogerencial, procurando obter a participação de todos os níveis no projeto, desenvolvimento e implantação de cada sistema. Apenas a adequada participação garantirá o sucesso do sistema. O diferencial de competitividade. As informações e o conhecimento compõem recursos estratégicos essenciais para o sucesso de uma empresa. Há necessidade de adaptação da empresa no ambiente de grande ou pequena concorrência. O empresário deve ter claramente elucidados alguns conceitos para poder compartilhar, efetivamente, com os demais recursos humanos da sua empresa e, portanto, ter maiores possibilidades de mantê-la por um longo período, bastante competitiva. A integração de informações e conhecimentos. O sistema de informações designa a logística indispensável à realização do processo de informação, a qual não se reduz somente a informática, como poderia parecer inicialmente. Definimos o sistema de informação como o conjunto interdependente das pessoas, das estruturas da organização, das tecnologias de informação (hardware e software), dos procedimentos e métodos que deveria permitir à empresa dispor, no tempo desejado, das informações que necessita (ou necessitará) para seu funcionamento atual e para sua evolução. A vantagem diante da concorrência, utilizando a informação e o conhecimento. Quando uma empresa chega a constatar que o número de reclamações de clientes é muito elevado, que o seu pessoal não se interessa muito pelo seu própriotrabalho, que a mediocridade é o que se pode considerar da sua rentabilidade, ela não consegue perceber de maneira ampla nem as causas e nem as conseqüências disto. Fazendo uma análise das causas, partindo de um disfuncionamento reconhecido, podem se identificarem, de forma progressiva, aquelas que são inicialmente as mais superficiais e em seguida as mais profundas. Tem-se então encadeada a existência de problemas de comunicação e informação no coração da empresa. Esta colocação não é muito evidente na maioria das empresas, e para ser claramente entendida é importante ter uma abordagem diferenciada.

Etapa 03

Tributos necessários á Tomadas de Decisão

A ideia de processo tem estado presente nos textos e nas discussões sobre Administração de Empresas nos últimos anos. É praticamente impossível evitar temas como redesenho de processos, organização por processos e gestão por processos. Essa ideia, no entanto, não é nova e tem raízes na tradição da engenharia industrial e no estudo dos sistemas sócio técnicos.

Embora muito presente, o conceito de processo não tem uma interpretação única, e a variedade de significados encontrados tem gerado inúmeros mal-entendidos. Mas sabemos que o futuro vai pertencer às empresas que conseguirem explorar o potencial da centralização das prioridades, as ações e os recursos nos seus processos. E assim as empresas deixarão de enxergar processo apenas na área industrial e passarão a ser organizadas em torno de seus processos não fabris essenciais e centrarão seus esforços em seus clientes.

QUE SÃO OS PROCESSOS NASEMPRESAS

Todo trabalho importante realizado nas empresasFaz parte de algum processo. Não existe um produto ou um serviço oferecido por uma empresa sem um processo empresarial.Da mesma forma, não faz sentido existir um processo empresarial que não ofereça um produto ou um serviço.Na concepção mais freqüente, processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico. Os processos utilizam os recursos da organização para oferecer resultados objetivos aos seus clientes. Mais formalmente, um processo é um grupo de atividades realizadas numa sequencia lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes. Essa ideia de processo como um fluxo de trabalho –com inputs e outputs claramente definidos e tarefas discretas que seguem uma sequência e que dependem umas das outras numa sucessão clara – vem da tradição da engenharia (que também deu origem à ideia de reengenharia). Os inputs podem ser materiais – equipamentos e outros bens tangíveis –, mas também podem ser informações e conhecimento. Nessa visão, os processos também têm início e final bem determinado. Essa abordagem, característica dos adeptos do aperfeiçoamento de processos (Harrington, 1991), acompanhou o raciocínio da engenharia industrial.No entanto, o fluxo de trabalho é apenas um dos tipos de processo empresarial, talvez aquele em que as atividades são mais interdependentes e realizadas numa seqüência específica. Essa definição estrita deixa de fora processos que não têm início e fim claros ou cujo fluxo não é bem definido. Às vezes, algum desses processos têm impacto maior que os demais na própria viabilidade da empresa, como aqueles ligados à sucessão na empresa, ao desenvolvimento dos gerentes e à avaliação do desempenho do pessoal.Os cinco modelos básicos de processos empresariais formam um espectro que abrange desde o mais concreto e objetivo modelo, baseado no fluxo de materiais, até o modelo mais abstrato, que se fundamenta na mudança de estados de um sistema. Assim, nem sempre os processos empresariais são formados de atividades claramente delineadas em termos de conteúdo, duração e consumo de recursos definidos.

ETAPA 34. A importncia dos processos para as atividades empresariais.O artigo de Gonalves mostra os variados conceitos de processo sob o olhar de diversos estudiosos do assunto, bem como a aplicao dos mesmos dentro das organizaes.Sob o olhar de Graham e LeBaron, 1994,

Todo trabalho importante realizado nas empresas faz parte de algum processo. Para Harrington, 1991 processos Qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente especfico. Os processos utilizam os recursos da organizao para oferecer resultados objetivos aos seus clientes.Hammer e Champy, 1994 definem processos comoUm grupo de atividades realizadas numa seqncia lgica com o objetivo de produzir um bem ou servio que tem valor para um grupo especfico de clientesGonalves explica que na concepo mais freqente, processo qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input,adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente especfico. Introduzindo esses conceitos no contexto empresarial, Keen 1997, afirma que Os processos so as fontes das competncias especficas da empresa que fazem a diferena em termos de concorrncia. Ento partindo desse pressuposto, o processo empresarial tambm pode ser definido como qualquer trabalho que seja recorrente, que afete algum aspecto da capacitao da empresa, que possa ser realizado de vrias maneiras distintas com resultados diferentes em termos da contribuio, pode gerar com relao a custo, valor, servio ou qualidade e envolva a coordenao de esforos para a sua realizao e, pensar nos processos em termos de coordenao em vez de fluxos de trabalho ou fluxos fsicos de materiais ou produtos.Gonalves afirma ainda que a idia de processo como um fluxo de trabalho com inputs e outputs originria da engenharia, que deu origem reengenharia, no entanto, o fluxo de trabalho apenas um dos tipos de processo empresarial com atividades interdependentes e realizadas numa seqncia especfica.Segundo o autor existem cinco modelos bsicos de processos empresariais abrangendo desde aspectos mais concretos e objetivos, at os mais abstratos, so eles o fluxo de material, o fluxo de trabalho, a srie de etapas, as atividades coordenadas e a mudana de estados. O autor afirma ainda que a intensa utilizao do conceito de processo na modernizao das empresas provavelmente tem origem na tentativa de aplicao no ambiente de escritrio das tcnicas de aperfeioamento do trabalho que foram desenvolvidos para o ambiente industrial.Bennis e Mische 1995, tambm citadoscitado no texto de Gonalves afirmam que as atividades essenciais podem ser chamadas de processos. Elas envolvem um conjunto de atividades operacionais, diversos nveis organizacionais e prticas gerenciais. Assim, elas so os processos que precisam ser executados para que a empresa exista.Existem trs categorias bsicas de processos empresariais( Processos de negcio (ou de cliente) que so aqueles ligados essncia do funcionamento da organizao tpico da empresa em que operam e so muito diferentes de uma organizao para outra.( Processos organizacionais incluem as aes que os gerentes devem realizar para dar suporte aos demais processos de negcio. Geralmente produzem resultados imperceptveis para os clientes externos, mas so essenciais para a gesto efetiva do negcio.( Processos organizacionais e gerenciais constituem-se de informao e deciso podem ser verticais e horizontais, os verticais usualmente se referem ao planejamento e ao oramento empresarial e se relacionam com a alocao de recursos escassos, j os horizontais so desenhados tendo como base o fluxo do trabalho pode ser realizado de diversas maneiras, gerando trs tipos de processos horizontais (laterais).O autor conclui dizendo que a falta de um entendimento claro sobre o conceito de processo e a aplicao apenas pontual desse conceito na administrao das empresas, pode explicar parte dessa limitao na obteno de resultados pelas empresas. A importncia do emprego do conceito de processo aumenta medida que as empresas trabalham com contedo cada vez mais intelectual, oferecendo produtos cada vez mais ricos em valores intangveis. maior aindanas empresas de contedo puramente intelectual.