kaisen e 5s
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Sistema Kaizen e Programa 5S
Michel R. Atz¹ , Willyan Figueiredo¹
Universidade Franciscana - UNIFRA
Departamento de Sistemas de Informação
Qualidade de Software
Santa Maria, RS, Brasil
Resumo. Este trabalho tem por objetivo demonstrar a filosofia Kaizen, além de
explicar seu sistema e demonstrar um de suas principais ferramentas ou método, o
chamado 5S, dando um breve resumo sobre tal, e demonstrando sua aplicação.
1. Introdução O termo Kaizen é formado a partir de Kai, que significa modificar, e Zen, que significa
para melhor. A filosofia kaizen tem a finalidade de reduzir os desperdícios gerados nos
processos produtivos, buscando a melhoria contínua da qualidade dos produtos e o
aumento da produtividade, por meio do Kaizen busca-se, na empresa, a melhoria em
diferentes vertentes (econômica, técnica e de eficácia) dentro do contexto de harmonia e
considerações humanas.
Este trabalho busca esclarecer a filosofia Kaizen, bem como seu sistema, além disso, o
trabalho apresenta uma de suas ferramentas, o 5S que é uma filosofia de trabalho que
busca promover a disciplina na organização através da consciência e responsabilidade
de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho agradável, seguro e produtivo. Foi
denominado com 5 palvravas japonesas: Seiri (utilização), Seiton (ordenação), Seiso
(limpeza), Seiketsu (higiene) e Shitsuke (autodisciplina).
2. Filosofia Kaizen Esta filosofia está baseada na eliminação de desperdícios com base no bom senso, no
uso de soluções baratas que se apoiem na motivação e criatividade dos colaboradores
para melhorar a prática nos seus processos de trabalho.
Sugere-se a aplicação do kaizen em oito etapas, cujo cumprimento pode ajudar a
solucionar problemas baseados em análise de dados, facilitar a visualização e a
comunicação do processo de solução de problemas a ser um modo eficaz de manter
registros de atividades de kaizen:
Escolha do foco da aplicação (determinados conforme as políticas
administrativas de acordo com a prioridade, importância, urgência ou
situação econômica);
Análise do contexto;
Coleta e análise de dados para identificação da causa-raiz;
Estabelecer contramedidas com base em análise de dados;
Implementar contramedidas;
Confirmar os efeitos das contramedidas;
Estabelecer ou revisar padrões para evitar recorrência;
Analisar os processos anteriores e começar a trabalhar nas etapas
seguintes.
3. Sistema Kaizen O sistema kaizen tem como premissa a melhoria contínua e sua filosofia consiste em um
importante recurso na busca incessante da melhora de processos produtivos e
administrativos, tornando-os mais enxutos e velozes, referente a sua aplicação em uma
empresa pode-se considerar o seguinte:
- a alta administração da empresa passa assumir os valores do kaizen
(basicamente a melhoria contínua) como parte da política da qualidade;
- a alta administração precisa instituir uma série de atividades para a promoção
dos valores adotados. Isto pressupõe a disponibilização dos recursos necessários a todas
essas atividades
- o corpo de funcionários passa a incorporar no seu dia-a-dia práticas
relacionadas com a melhoria contínua.
4. Ferramentas Kaizen Basicamente existem três atividades indispensáveis para um kaizen eficiente e bem
sucedido, fáceis de entender e implementar, não exigindo conhecimentos ou tecnologia
sofisticados, cuja única dificuldade é o desenvolvimento da autodisciplina necessária
para mantê-las: a padronização, a eliminação do muda (palavra japonesa que significa
perda/desperdício) e refere-se a qualquer coisa ou atividade que não agregue valor e os
5S, neste trabalho nosso foco será no 5S.
5. Programa 5S O programa 5S é um conjunto de atividades que visa aperfeiçoar o comportamento das
pessoas, refletindo em uma mudança de hábitos e atitudes, permite a eliminação de
perdas e desperdícios e é capaz de modificar o humor, harmonizar o ambiente e a
maneira da condução do trabalho de todos.
O 5S são as iniciais de 5 palavras japonesas: Seiton, Seiri, Seiketsu e Shitsuke.
- Seiton, providenciar a arrumação e deixar tudo em ordem. Todos os materiais
(sejam quais forem) necessitam ser mantidos em ordem, para que possam ser
encontrados de imediato e estejam prontos para uso sempre que necessários. Deixar as
coisas no lugar certo, para não se perder tempo e gastar energia desnecessária,
procurando-as.
- Seiri, evitar o desnecessário. Separar o desnecessário do necessário e guardá-lo
num lugar que lhe é próprio para que não atrapalhe a rotina de trabalho ou qualquer
outra atividade. Disponibilizar as coisas realmente necessárias ao trabalho e aquelas
desnecessárias doá-las.
- Seiso, manter limpo. O local de trabalho assim como qualquer outro local e
material, para que a sujeira não atrapalhe a produtividade nem provoque má qualidade
na produção.
- Seiketsu, manter a higiene, padronização e arrumação. Os equipamentos e
áreas de trabalho devem estar sempre limpos e asseados, de modo a garantir segurança
no local de trabalho, através da remoção de itens quebrados, supérfluo e desnecessário.
- Shitsuke, disciplina. Quando os 4S’s anteriores estiverem em prática observa-
se que foi estabelecido uma nova maneira de trabalhar e não deve ser permitido o
regresso às antigas práticas.
6. Aplicação do 5S O primeiro passo é ajeitar o lugar a ser implantado, separando o que é utilizado nas
tarefas diárias e tudo o que raramente ou nunca usamos. O que não é necessário pode e
deve ser descartado, transferido para outro departamento, doado, ou simplesmente
jogado fora. Ao iniciar esta etapa as pessoas verão que a maioria dos objetos e papeis
guardados são sem importância. Que estavam simplesmente tumultuando e ocupando
espaço no local de trabalho.
O segundo passo é organizar, arrumar e ordenar todo o material. Classificar conforme
sua necessidade de uso. Os usados constantemente devem ficar com o acesso mais fácil
que os demais. A ideia é: Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. Este
trabalho de organização e sinalização auxilia na administração dos níveis de estoque,
pois se os materiais são identificados com facilidade torna-se mais prático saber quando
determinado produto está em uso ou está acabando, evitando a compra em duplicidade
ou excessiva de itens.
O terceiro passo,deixamos o que é pertinente para o ambiente de trabalho e organizamos
os materiais que ficaram. Um ambiente limpo além de ser simples de se encontrar,
proporciona conforto às pessoas que ali trabalham. Nesta etapa buscamos a
conscientização dos funcionários em dois pontos fundamentais: o primeiro é que não
sujem e o segundo é que se sujar limpe. É a conhecida tríade: “Usou, limpe e guarde”
Se cada um contribuir com sua parte para a manutenção da limpeza do local de trabalho,
muitos desperdícios de tempo e dinheiro serão evitados.
O quarto passo diz respeito ao senso de asseio. Cada pessoa tem a obrigação de cuidar
da sua aparência e da higiene pessoal, principalmente porque elas são a imagem da
empresa. Ninguém precisa usar roupas de grife, mas necessita ter cuidado com suas
vestimentas, neste ponto o uso de uniformes facilita muito, mas é preciso que os
funcionários cuidem da integridade e limpeza destes. É preciso que todos procurem
sempre ter cuidado com o básico: roupas limpas, barba feita, cabelos penteados e dentes
escovados. É importante acabar com o hábito de comer no local de trabalho, que
incomoda tanto o cliente interno (equipe de trabalho) quanto o externo (consumidor
final). É de suma importância também que todos utilizem os EPIs (equipamento de
proteção individual) a fim de evitar acidentes no ambiente de trabalho.
A ‘última’ fase é a fase do comprometimento das equipes de trabalho. Apesar de ser um
programa implantado para beneficio conjunto, tanto a empresa quanto os funcionários
terão melhorias com a implantação dos conceitos do programa 5S. Estamos falando de
mudanças. E toda e qualquer mudança para uma nova cultura sempre encontra pessoas
que se incomodarão e terão resistência para as mudanças. Alguns podem até serem mais
complicados, mas a partir do momento em que a maioria do grupo se compromete e os
resultados começam a aparecer, a resistência diminui. Este acompanhamento também é
muito útil e essencial para que consigamos entender a evolução das correções dos erros
e quais pontos ainda precisam ser trabalhados ou melhorados. Quais treinamentos se
fazem necessários, onde temos mais a evoluir e onde já conseguimos melhorias
significativas. É importante que os mais atuantes e comprometidos sejam
parabenizados. Estas avaliações deverão ser realizadas visando sempre à melhoria
contínua do ambiente de trabalho Uma grande jornada é vencida por pequenos passos.
7. Conclusão O processo de globalização, a alta competitividade e às inovações tecnológicas vem
interferindo diretamente nas formas de trabalho e com isso novas práticas e novos
conceitos vão se formando com o tempo, buscando sempre a satisfação do cliente e a
otimização dos custos e processos para as empresas.
O principal objetivo das empresas é a sua manutenção e o seu crescimento junto ao
mercado global. Para que estes resultados positivos sejam obtidos são utilizadas várias
ferramentas para a melhoria de seus processos dentre elas o Programa 5S.
Embora os conceitos que englobam o 5S reflitam técnicas simples, a implantação do
programa deve respeitar e seguir algumas premissas. É preciso conscientizar e
sensibilizar a alta administração da necessidade de implantação de conceitos e
programas de qualidade. Ela tem que estar comprometida com a condução do programa
5S. É necessário também que seja definido um “líder” e um comitê, eles deverão ter
capacidade de liderança e conhecimento dos conceitos que fazem parte desse programa
para saber o que, quando e de quem cobrar. Multiplicar é: aprender, praticar, ensinar,
lembrar e cobrar a execução dos conceitos.
Referencias Gomes R. D. (2010) “Conceitos de programa 5S”, http://rtcconsultoria.com.br/2010/03/09/conceitos-do-
programa-5s/ , acesso em 20 Março de 2014.
Silva A. F. (2012) “O que é 5S”, http://www.5s.com.br/e/a_oquee5s/a_oquee5s.htm , acesso em 20
Março de 2014.
Domingues M. , Ribeiro M. , Nakahara T. H. (2012) “Kaizen: Melhoria Contínua”,
http://pt.slideshare.net/moises_prof/trabalho-final-kaizen-1, acesso em 20 Março de 2014.