guia de gestão de processos -...

1Consórcio Accenture / Dynatest. República Federativa do Brasil | Ministério dos Transportes | Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Edital RDC Eletrônico nº 0354/2014-00)

Guia de

Gestão de

Processos


Objetivos do Guia de Gestão de Processos

O que é?

Material de apoioelaborado pelo Escritóriode Gerenciamento deProcessos – EGEPRO, cujoentendimento éimportante e previamentenecessário ao seempreender iniciativasvoltadas à introdução depráticas de gestão deprocessos no DNIT, com aobservância das diretrizesestabelecidas peloescritório.

Para quem?

É orientado às áreas denegócio da instituição –Coordenações Gerais erespectivas Coordenações,que iniciem projetos demapeamento, redesenho,implantação emonitoramento de seusprocessos de trabalho,buscando melhorias gerais dedesempenho e maioralinhamento com os objetivosestratégicos do DNIT.

A que se destina?

Visa apresentar conceitos ereferências que estarãopresentes no cotidiano detrabalho daqueles queestejam envolvidos com osprojetos de gestão deprocessos no DNIT, ampliandoa visão da estratégia de BPM –Business ProcessManagement, do DNIT, bemcomo orientando as ações ase realizar no âmbito dasunidades de negócio.

https://explore.amcway.accenture.com/_layouts/amc/home.aspx

https://ts.accenture.com/sites/AMC_Way_Immersion/_layouts/PowerPoint.aspx?PowerPointView=ReadingView&PresentationId=/sites/AMC_Way_Immersion/Post EALA Immersion Materials/02 Immersion Localization/Test/JobAids/DeliveryFieldGuid_Nov_18_2011.pps&S


A Importância do Conhecimento dos Processos Para Atingir à Estratégia

Nível Estratégico

Nível Tático

Nível Operacional

I. Planejamento e Gestão do Desempenho, da

Estratégia e da Governança Corporativa

i. Monitoramento do Desempenho Organizacional

ii. Aprimoramento dos Mecanismos de Governança

II. Planejamento e Gestão do Portfólio,

Programas e Empreendimentos

i. Escritório de Gestão de

Empreendimentos

III. Planejamento e Gestão dos

Processos Operacionais

i. Processos e Fluxos de

Informação

Visão

Missão

Estratégia e Objetivos Organizacionais

Plan. e Gestão do Portfólio

Gestão de Programas e Projetos Autorizados

(Projetos)

Plan. e Gestão da Operação

Gestão da Operação (Rotina)

Diretoria Colegiada

Gestão Integrada

Proposta de Valor CONCEITUAL

Info

rmaçõ

es

Dire

trizes e

Açõ

es

Foco da iniciativa de processos


O Primeiro Passo e Ter Uma Visão Macro da Cadeia de Processos do DNIT

• O que é uma cadeia de valor?

−Uma cadeia de valor representa o conjunto de atividades desempenhadas por uma organização desde as relações com os fornecedores e ciclos de produção e de venda até à fase da distribuição final.

• Benefícios de uma cadeia de valor (importância no dia-a-dia)

−A cadeia de valor auxilia na compreensão das fontes de vantagem competitiva da organização;

−Permite rever as práticas de negócio de forma a antecipar as tendências de mercado;

−Divulga o processo de negócio da organização;

−Disponibiliza uma visão completa do fluxo de informação na organização e das relações entre os processos.


Cadeia de Valor Agregado do DNIT – Camadas de gestão

GESTÃO ESTRATÉGICA

DESENVOLVIMENTO

ORGANIZACIONAL

CONFORMIDADE

ORGANIZACIONALMACROPROCESSOS PROCESSOS FINALÍSTICOS

(Aquaviário, Ferroviário e Rodoviário)

GESTÃO INTERNA

• Camada que concentra os processos decisórios de mais alto nível do DNIT. Daqui devem emanar os direcionamentos estratégicos a serem observados pelas unidades no

desempenho de projetos e processos sob sua responsabilidade.

• Reúne os processos que sustentam a operação cotidiana de suporte, provendo insumos e recursos logísticos imprescindíveis para o bom andamento dos trabalhos em todas as

unidades organizacionais da instituição.

• Compõe-se dos processos que buscam

prover adequadas condições técnicas e

informações que determinam o padrão de desempenho dos processos finalísticos do DNIT, ou seja, são

aqueles ligados à busca de maior eficiência na

instituição.

• Compõe-se dos processos que visam garantir a adequada execução das ações

realizadas pelas unidades e pelos

processos de trabalho empreendidos no DNIT,

ou seja, são aqueles mais ligados à

observância dos dispositivos legais que parametrizam as ações

da instituição.

• São os processos que estão mais ligados à missão institucional, reunindo as atividades eminentemente

técnicas executadas pelo DNIT. Enquanto macroprocessos, aplicam-se a todos os modais de

transporte cuja operação é de responsabilidade do órgão. Dessa forma, são os processos com maior visibilidade externa e revelam mais fortemente a eficácia com que

são cumpridas as atribuições da instituição.

• A nova cadeia foi divida em camadas de gestão que buscam explicitar o direcionamento estratégico, o desenvolvimento dos padrões de desempenho, as atribuições da instituição, a garantia da execução das ações de acordo com os dispositivos legais e a estrutura de suporte imprescindível para a operação cotidiana do órgão.


Cadeia de Valor do DNIT - Proposta

• Quer entender porque a cadeia de valor do DNIT foi modificada? Clique aqui.

• Deseja saber onde as diretorias estão inseridas? Clique aqui.

GESTÃO ESTRATÉGICA

Gerir pessoasGerir ética e

correição

Planejar ações de infraestrutura

Elaborar

estudos,

análises e

projetos

Contratar

empreendimento

Fiscalizar

execução de

empreendimento

Gerir empreendimentos para ampliação

e manutenção da malha viária

Gerir tecnologia

da Informação

Gerir execução

orçamentária e

financeira

Gerir aquisições de

bens e serviços

Administrar serviços

gerais

Gerir normas,

documentos e acesso

à informação

Pesquisar e

desenvolver tecnologia

de transporte

Gerir

comunicação

interna

Gerir ouvidoria

Gerir auditoria e

prestação de

contas

Gerir processos e

desempenho

organizacional

GESTÃO INTERNA

Operar a infraestrutura de transportesGerir temas

jurídicos

Gerir planejamento

orçamentário e

financeiro

Gerir relações

institucionaisGerir riscos

institucionais

Gerir planejamento

estratégico e portfólio de

empreendimentos

DESENVOLVIMENTO

ORGANIZACIONAL

MACROPROCESSOS PROCESSOS FINALÍSTICOS(Aquaviário, Ferroviário e Rodoviário)

CONFORMIDADE

ORGANIZACIONAL


Situação da Gestão de Processos no DNIT

Motivações• Órgãos de controle recomendaram gestão de processos• Estruturação da Gestão Estratégica (Iniciativas,

projetos e processos)• Ações interrompidas com o término do contrato

memora e retomada a partir do nova portaria • Processos mapeados, porém não implantados• Necessidade de contemplar as áreas de negócio ainda

não abordadas

Estágio de desenvolvimento• Mais de 100 processos modelados• Modelagem ainda não alcançou todas as áreas de negócio• Modelo de gestão de processos reestruturado• Prioridades para implantação e otimização

Instrumentos• Estabelecimento de estrutura dedicada – EGEPRO/DIREX• Metodologia customizada para o DNIT• Ferramenta Oracle BPA para modelagem de processo• Iniciativas das Unidades de Negócios (Une´s)

Fatores críticos• Engajamento das Une´s é fundamental • Fomentar a cultura em gestão de processos e indicadores• Grande passivo acumulado sem implantação• Baixo grau de integração entre as áreas

CENÁRIO ATUAL MOTIVAÇÕES




Objetivos e Estrutura da Iniciativa de Processos

Os 3 pilares para tratar o tema de processos

Objetivos

• Resgatar os produtos elaborados anteriormente e dar continuidade a implantação dos processos;• Disseminar a cultura de processos dentro do DNIT;• Mapear todos os processos operacionais;• Implantar de maneira efetiva a gestão e otimização de processos.

OrganizaçãoCiclo de Melhoria de

ProcessosFerramenta Oracle BPA




Como o DNIT Está Estruturado Para Tratar o Tema de Processos

• O ponto de partida é a definição do gestor do processo

• Estrutura de definição da estratégia e suporte a implantação dos processos

Diretoria Executiva

Escritório de Gestão

Estratégica

Escritório de Gestão de Processos

Diretorias

Coordenações

Gestor de Processos

• Estrutura das áreas responsáveis pelo desenho e implantação de processos


Papéis e Responsabilidades do EGEPRO e das Áreas de Negócio

• Definir quais os processos serão priorizados dentro dainiciativa de mapeamento de processos;

• Patrocinar a iniciativa de processos, fornecendo pessoal equaisquer recursos que forem necessários para omapeamento dos processos dentro da coordenação oudiretoria;

• Elaboração dos relatórios de mapeamento no decorrer dainiciativa.

• Fomentar, apoiar e monitorar o andamento dasiniciativas de BPM nas áreas de negócio do DNIT;

• Zelar pela aplicação da metodologia estabelecida e usoadequado da ferramenta Oracle BPA;

• Capacitar equipes técnicas envolvidas com modelageme implantação de processos;

• Incentivar e acompanhar a mensuração de indicadoresde desempenho dos processos;

• Promover a disseminação da cultura de gestão deprocessos no DNIT, divulgando as ações empreendidase os resultados alcançados;

• Observar as diretrizes e objetivos estratégicos dainstituição, realizando a interface entre a GestãoEstratégica e os processos organizacionais.

Diretorias

Coordenações

DIREX

EGEPRO


Papéis e Responsabilidades do EGEPRO e das Áreas

Analista do EGEPRO• É a referência do EGEPRO para apoio metodológico às

iniciativas nas áreas de negócio – modelagem e implantação, atuando também nas atividades inerentes ao próprio escritório.

Gestor de Processos – Área de Negócio• É o responsável na área de negócio pela gestão e

monitoramento dos resultados operacionais do processo, constituindo-se no pilar estrutural da melhoria contínua de processos.

Matriz de Responsabilidades

AtividadesAnalista do

EGEPRO

Gestor de

processos

Diretor da

Unidade de

Negócio

Responsável

(Área de

Negócio)

Elaborar Relatório das

Fases da IniciativaC C A R

Modelar os Processos de

NegocioC C A R

Prestar Suporte na

FerramentaR

Prestar Suporte

MetodológicoR

Apresentar Metodologia

de TrabalhoR

Gerir e Monitorar os

ProcessosR A

Analisar o Desempenho

dos ProcessosR A

Legenda: R = Responsável, C = Consultado, A = Autoriza



EGEPRO – Escritório de Gerenciamento de Processos

SUPORTE

Capacitar em métodos

e padrões do escritório de processos

Gerir processos no repositório

Atualizar

procedimentos e

manuais

Identificar e tratar demandasde suporte técnico em

gestão de processosGerir o ambiente BPA

MELHORIA DE PROCESSOS

Mapear a situação

atual dos processos (AS-IS)

Levantar informações para a modelagem

Diagnosticar e

Redesenhar

processos (TO-BE)

Implantar/oficializar processos

Monitorar e analisar o desempenho dos

processos

GESTÃO INTERNA

Acompanhar as açõesde gestão de processos

Avaliar ações do escritório de processos

Planejar ações do escritório de processos

Atualizar cadeia de valor

É um mecanismo de governança, ligado à DIREX,orientado à disseminação da cultura de gestãopor processos na organização, monitorando aspráticas de trabalho estabelecidas, buscandoidentificar e inserir melhorias para que osobjetivos de negócio sejam alcançados comresultados cada vez melhores para oscolaboradores, bem como para a sociedade emgeral.

EGEPRO



Como o EGEPRO Pode Ajudá-lo?

SUPORTE

Capacitar em métodos

e padrões do escritório de processos

Gerir processos no repositório

Atualizar

procedimentos e

manuais

Identificar e tartar demandasde suporte técnico em

gestão de processosGerir o ambiente BPA

GESTÃO INTERNA

Acompanhar as ãções de gestão de processos

Avaliar ações do escritório de processos

Planejar ações do escritório de processos

Atualizar cadeia de valor

• Apresentar a metodologia de gestão de processos;

• Capacitar a área de negócio na ferramenta de modelagem de processos (Oracle BPA);

• Servir como ponto de referência no desenho, identificação de melhorias e implantação dos processos

MELHORIA DE PROCESSOS

Mapear a situação

atual dos processos (AS-IS)

Levantar informações para a modelagem

Diagnosticar e

Redesenhar

processos (TO-BE)

Implantar/oficializar processos

Monitorar e analisar o desempenho dos

processos


Metodologia Adotada e sua Importância

Disciplina de gestão voltada a

traduzir a estratégia de negócios

para o plano operacional, focalizando

e convertendo os processos de

negócio em reais ativos para a

organização, tornando-os mais

visíveis, transparentes e permitindo

maior agilidade para adaptações. 1

BPM

(Business Process Management)

• Conexão estratégia - Operação

• Transparência Administrativa

• Padrões de Atuação

• Gestão Focalizada

• Facilidade para Atualização

• Agilidade no monitoramento

• Objetividade para Mensuração

• Clareza de Requisitos e Produtos

• Identificação de Recursos Utilizados

• Reconhecimento de Competências (Requeridas e

Disponíveis)

• Formalização da Conformidade

• Exigência de Órgãos de Controle (Auditoria e

Responsabilidade Legal)

IMPORTÂNCIA

1 Franz, P, Kirchmer, M.: Value-driven Business Process management – The Value Switch for lasting Competitive Advantage. New York, e.a. 2012.




Abordagem da Metodologia de Processos do DNIT

Levantamento de informações para a

modelagem

Mapeamento dos processos

Diagnóstico e Redesenho dos processos

Implantação/Oficialização dos processos

Monitoramento e análise de desempenho

Institucionalização de Processos no DNIT

Ciclo de Melhoria de Processos



Levantamento de Informações para

a Modelagem

Mapeamento dos Processos

Diagnóstico e Redesenho dos

Processos

Implantação/ Oficialização dos

Processos

Monitoramento e Análise de

Desempenho


✓Definir o escopo da iniciativa

✓ Apresentar a metodologia de trabalho

✓Designar a equipe de trabalho

✓Definir cronograma de trabalho

✓ Levantar informações sobre os processos a serem mapeados

✓Mapear a situação atual do processo (AS IS)

✓ Vincular os processos à Cadeia de Valor do DNIT

✓Descrever as atividades dos processos

✓ Elaborar indicadores de desempenho de processos

✓ Preencher o detalhamento dos processos

✓ Registrar pontos de alerta✓ Preencher relatório de

mapeamento de processos

✓ Analisar o relatório de mapeamento de processos

✓ Identificar causa raiz dos pontos de alerta

✓ Priorizar pontos de alerta✓ Identificar possíveis

soluções para os problemas

✓ Identificar oportunidades de melhoria

✓ Redesenhar o processo (TO-BE)

✓ Propor indicadores de desempenho

✓ Preencher relatório de diagnóstico e redesenho

✓ Elaborar nota técnica✓ Elaborar plano de

implantação✓ Executar implantação✓ Elaborar IS/IN dos

processos✓ Aprovar IS/IN na

Colegiada✓ Publicar a IS/IN dos

processos

✓ Coletar os dados de medição de cada processo

✓ Analisar o desempenho dos processos

✓Descrever os resultados✓ Reportar a análise de

desempenho ao EGEPRO

Ciclo de Melhoria de Processos



Características principais

• Multiplicidade de usuários• Diversidade de perfis de acesso• Múltiplas bases de dados

• Distintos perfis de acesso• Diversidade de objetos

• Uso cotidiano para modelagem de processos• Facilidade de uso• Filtros metodológicos• Múltiplas notações, conforme finalidade

• Licenciamento limitado a 60 usuários simultâneos• Distintos perfis• Bases de dados segmentadas

• Histórica – processos mapeados• Desenvolvimento• “AS IS”• “TO BE”

• Uso cotidiano para modelagem de processos• Filtro metodológico DNIT• Padrões de modelagem DNIT


Ferramenta Oracle BPA

../Documentos_EGEPRO/Capacitação BPA.pptx


Contato

[email protected]


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