cartilha de governança -...

2018

DNITDepartamento Nacional de Infraestrutura de Transportes

Cartilha de

Governança

Cartilha de

Governança

2018


APRESENTAÇÃO

Halpher Luiggi Mônico RosaDiretor Executivo

O DNIT, como a Autarquia executiva, tem o papel importante deimplementar as políticas públicas relacionadas à infraestrutura de transporte,terrestre e aquaviário, integrante do Sistema Federal de Viação e, por isso, buscaconstantemente a adoção dos mecanismos de governança e gestão instruídospelos órgãos de controles e fiscalizadores, dando mais visibilidade e transparênciaa essas ações.

Tem sido um desafio para o DNIT aprimorar e executar cada vez mais oModelo de Governança na Sede e nas Unidades Descentralizadas. A mudança énecessária em todos os níveis da Autarquia e, por meio do Escritório de GestãoEstratégica e do Escritório de Gerenciamento de Processos foi elaborada esta“Cartilha de Governança”, que tem como objetivo apresentar de forma clara econcisa os principais tópicos de Governança, Estratégia, Riscos Corporativos eProcessos, além de disseminar a execução das boas práticas recomendadas.

Esta Cartilha busca orientar todos os servidores e colaboradores do DNITa compreenderem melhor os conceitos dos pilares e princípios fundamentais daGovernança e da Gestão, facilitando sua aplicação no dia a dia e o nivelamento deconhecimentos praticados nesta temática, inclusive em instâncias externas àAutarquia.

Diante da expectativa de transformar o DNIT e direcioná-lo para umaAutarquia de referência, espera-se que esta publicação seja útil a todos osservidores e colaboradores, reforçando as ações de gestão que sustentem a boaGovernança no Órgão, adotando hábitos e pensamentos, conduzindo a umamudança cultural, com entregas cada vez melhores dos serviços prestados àsociedade e ao nosso público interno.

“A cultura devora a estratégia no café da manhã”.(Peter Drucker)

Boa leitura!

ESCRITÓRIOS

Escritório de Gestão Estratégica e Riscos Corporativos - EGE, situado na Diretoria

Executiva, é responsável pela implantação do Modelo de Governança no DNIT Sede

e Unidades Descentralizadas, acompanhamento e monitoramento das iniciativas e

indicadores estratégicos e identificação, avaliação e monitoramento dos riscos

corporativos da Autarquia.

Quem é o EGE?

Como o EGE pode ajudá-lo?

Auxiliando na

execução do Modelo

de Governança

Capacitando os servidores e

colaboradores nas

metodologias e boas práticas

utilizadas para a Governança,

Estratégia e Riscos

Corporativos

Auxiliando na identificação

e monitoramento das

iniciativas, indicadores

estratégicos e riscos

corporativos

Contatos

[email protected]

http://gestaoestrategica.dnit.gov.br/

(61) 3315-4800 / (61) 3315- 4477

ESCRITÓRIO DE GESTÃO ESTRATÉGICA EGE

ESCRITÓRIOS

Orientando para

a implantação

dos processos

Escritório de Gerenciamento de Processos - EGEPRO, situado na Diretoria

Executiva, é responsável por coordenar as atividades dos processos do DNIT,

apoiando o ciclo de gestão de melhoria contínua da Autarquia.

Quem é o EGEPRO?

Como o EGEPRO pode ajudá-lo?

Auxiliando no

desenho e

melhoria dos

processos

Capacitando

colaboradores na

ferramenta Oracle BPA

e na metodologia

Auxiliando na

definição de

indicadores de

desempenho dos

processos

ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROCESSOSEGEPRO

Contatos

[email protected]

http://gestaoestrategica.dnit.gov.br/

(61) 3315-4979

GLOSSÁRIO

Área de negócios: são considerados todos os setores (diretoria,coordenação ou setorial) do DNIT Sede e Unidades Descentralizadas.

Alta Administração: são os responsáveis por gerenciar a organização(Diretores, Superintendentes e Coordenadores de AdministraçõesHidroviárias).

COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the TreadwayCommission – Metodologia utilizada para a Gestão dos Riscos no DNIT.

EGE: Escritório de Gestão Estratégica do DNIT.

EGEPRO: Escritório de Gerenciamento de Processos do DNIT.

Iniciativa Estratégica: são os projetos vinculados aos objetivosestratégicos do Mapa Estratégico do DNIT.

Iniciativa de Mapeamento de Processo: conjunto de processosmapeados em um determinado setor.

Objetivo Estratégico: resultados que a organização pretende atingir edevem estar diretamente relacionadas com a sua missão.

Unidades Descentralizadas: Superintendências, AdministraçõesHidroviárias e Unidades Locais.

Unidades de Negócio: Superintendentes, Coordenadores Hidroviários eUnidades Locais.

Conceitos relevantes ------------------------------------------------------------ 33

Governança

Conceitos Relevantes ----------------------------------------------------------- 07

Saiba mais sobre a implantação da Governança no DNIT -------- 09

Saiba como a Governança foi estruturada ----------------------------- 10

Indicadores e Iniciativas

Processos

Riscos Corporativos

Saiba mais sobre a Cadeia de Valor --------------------------------------- 36

Aprenda como funciona a metodologia do DNIT--------------------- 39

Quero mapear, por onde começo? --------------------------------------- 42

SUMÁRIO

Conheça os principais benefícios da Governança -------------------- 14

Principais conceitos e características de indicadores --------------------- 15Saiba como construir indicadores estratégicos ------------------------------ 17

Como é feito o acompanhamento dos indicadores estratégicos ------ 20Principais conceitos e características das iniciativas estratégicas ---- 21

Saiba como identificar iniciativas estratégicas ------------------------------ 22

Como é feito o acompanhamento das iniciativas estratégicas ------- 25

Conceitos relevantes ------------------------------------------------------- 26

Como identificar um risco ------------------------------------------------ 27

Saiba mais sobre a Gestão de Riscos --------------------------------- 29

Como elaborar um Plano de Ação ------------------------------------- 31

Governança

CONCEITOS RELEVANTES

Cartilha de Governança07

O que é a Governança Corporativa?

Governança

Indicadores e IniciativasGovernança ProcessosRiscos

Governança Corporativa é o conjunto eficiente de mecanismos (liderança,estratégia e controle) que avaliam, direcionam e monitoram as ações daorganização para garantir o alcance dos resultados e os interessespúblicos.

A Governança, portanto, define o direcionamento estratégico do órgão,auxilia os membros da alta administração na tomada de decisões e entregavalores para a sociedade.

Estratégia

Controle

Liderança

INTERESSE PÚBLICO

RESULTADOS

AÇÕES

Governança


Governança

Quais são os seus princípios fundamentais?

De acordo com o Tribunal de Contas da União – TCU, os princípios fundamentais da Governança são:

Transparência

As decisões e os processos devem se dar de maneiraclara para o público com o qual o Órgão se relaciona.

Equidade

Tratamento justo e isonômico de todos osparticipantes.

Prestação de contas

O órgão deve prestar contas de seu trabalho, não sóem relação aos recursos financeiros que administra,mas também em relação ao papel que exerce juntoaos interessados.

Responsabilidade Corporativa

Praticar os valores do órgão e entregar resultadospara sociedade.

Governança


Governança

Como foi implantada a Governança Corporativa no DNIT?

A Governança no DNIT foi implantada pela Diretoria Executiva – DIREX,

partindo da premissa que os canais de contato entre os agentes devem ser

harmoniosos e alinhados, de forma a obter uma maior eficiência na

Governança Estratégica da Autarquia.

2016

2013

2003

A Governança começa a ser

tratada no DNIT

Implementação da Governança nas Unidades

Descentralizadas

Baseado nas MELHORES práticas de

mercado

Considerou-se o AMBIENTE INTERNO da

Autarquia

Estudou-se a fundo as ATRIBUIÇÕES REGIMENTARES

da autarquia

MODELOS DE REFERÊNCIA

MATURIDADE DA OPERAÇÃO

REGIMENTO INTERNO

As principais empresas brasileiras e os principais

modelos teórico-referenciais foram

estudados

A maturidade dos processos organizacionais

da Autarquia é um componente essencial

para a escolha do modelo ideal

O regimento interno do DNIT garante a segregação

de funções necessárias para que a governança do

órgão alcance os seus objetivos

Foram observadas as influências internas e externas e o foco principal estáno atendimento às necessidades da sociedade e três pilares foramconsiderados:

Implementação da Governança

no DNIT

SAIBA MAIS SOBRE A IMPLANTAÇÃO DA GOVERNANÇA NO DNIT

Governança


Governança

Como o Modelo de Governança foi estruturado no DNIT?

Ministério dos Transportes, Portos e Aviação Civil

Conselho de Administração

Diretoria Colegiada

Diretoria Geral

Diretoria Executiva

Além disso, a criação da Governança do DNIT foi baseada na instituição de Comitês com papéis e responsabilidades bem definidos e com o objetivo

de fortalecer a alta Administração nas tomadas de decisões.

Comitê de Governança

Comitê de Riscos

Comitê de TI

Comitê Estratégico

Comissão de Ética

Comitê de Gestão de Pessoas

Comitê de Relações Institucionais

Escritório de Gestão Estratégica - EGE

Atendendo as recomendações do Tribunal de Contas da União – TCU

foi proposto o Modelo de Governança do DNIT estruturado em 1

Comissão e 6 Comitês, dos quais 4 já foram implantados e 2 estão em

fase de implantação.

SAIBA COMO A GOVERNANÇA FOI ESTRUTURADA

Governança


Governança

O Escritório de Gestão Estratégica – EGE é a estrutura funcional dedicada

para garantir os processos de gestão, sancionada em regimento, dos três

principais Comitês implantados no DNIT:

✓ Comitê de Governança

✓ Comitê Estratégico

✓ Comitê de Riscos Corporativos

Qual a função e responsabilidade dos Comitês de Governança,

Estratégico e Riscos Corporativos?

FUNÇÃOPRINCIPAIS

RESPONSABILIDADESCOMITÊS

Governança

Estratégico

Riscos

Assessorar o DNIT nos assuntos relacionados às boas práticas de

Governança da Autarquia

Assessorar o DNIT nos assuntos relacionados à elaboração, revisão,

monitoramento, controle e gestão da estratégia organizacional da Autarquia

Assessorar o DNIT nos assuntos relacionados à identificação, avaliação,

monitoramento e controle, e gestão dos Riscos Corporativos da Autarquia,

zelando por suas tratativas

Assegurar e orientar o comprometimento com a

implementação de boas práticas de Governança e garantir que estejam

sendo adotadas

Acompanhar e monitorar a execução e elaboração do Planejamento

Estratégico do DNIT (iniciativas e indicadores estratégicos)

Avaliar e mitigar riscos organizacionais, adotando políticas

e estratégias e garantir o cumprimento das exigências dos

órgãos fiscalizadores

Governança


Governança

Como são realizadas as reuniões?

Para colocar em prática o Modelo de Governança da Autarquia, o

Escritório de Gestão Estratégica - EGE sugere que periodicamente sejam

agendadas reuniões, conforme a unidade administrativa:

o A Reunião de Alinhamento Estratégico (RAE), por sua vez, ocorretrimestralmente com todos os Diretores, sendo responsável peladeliberação das Iniciativas Estratégicas, Indicadores Estratégicos,Riscos Corporativos e demais assuntos estratégicos do órgão, queforam recomendados pelos referidos Comitês.

DNIT/Sede:

Reunião Estratégica da Diretoria (RED) eReunião de Alinhamento Estratégico (RAE).

Unidades Descentralizadas:

Reunião Estratégica (Governança).

DNIT/Sede

o Cada diretoria do Órgão realiza uma Reunião Estratégica daDiretoria (RED) mensalmente para monitorar o PlanejamentoEstratégico da Autarquia e discute as Iniciativas Estratégicas,Indicadores Estratégicos e Riscos Corporativos sob suaresponsabilidade.

o As reuniões dos Comitês de Governança, Estratégico e RiscosCorporativos ocorrem trimestralmente, conforme calendáriopreviamente aprovado. São realizadas preferencialmente na Sededo DNIT. São discutidos temas relevantes e estratégicos para oÓrgão.

Governança


Governança

o Os núcleos de serviço são responsáveis pela coleta de informaçõese monitoramento das Iniciativas Estratégicas, medição dosIndicadores Estratégicos, identificação e gestão de RiscosCorporativos.

o As unidades descentralizadas seguem as diretrizes idênticas aomodelo de Governança do DNIT/Sede, porém com asparticularidades aplicadas a cada unidade.

o As reuniões ocorrem mensalmente, onde são discutidos edeliberados assuntos acerca das Iniciativas Estratégicas, IndicadoresEstratégicos e os Riscos Corporativos.

Nas Unidades Descentralizadas

o Os Coordenadores de Engenharia, Coordenadores deAdministração e Finanças, Chefes de Serviços e CoordenadoresHidroviários recebem as informações, avaliam, analisam asdocumentações elaboradas pelos núcleos de serviço e encaminhampara deliberação do Superintendente.

o Os Superintendentes são responsáveis pelas tomadas de decisões.As decisões com relação ao status das iniciativas, indicadoresestratégicos e riscos corporativos são enviadas para a Sede paramonitoramento do Escritório de Gestão Estratégica – EGE, lotadona Diretoria Executiva, o qual é o responsável por exercer asatividades relacionadas à Governança Corporativa da Autarquia ediscutidas nas reuniões dos Comitês e R.A.E.

“O verdadeiro mecanismo de governança é o envolvimento ativo dos

patrocinadores”. (Louis Gerstner)

Governança


Governança

Quais os benefícios da Governança Corporativa para o DNIT?

Clareza nos papéis e responsabilidades da liderança

1

2

Cultura pela Ética e Transparência

3

Eficiência na gestão da Autarquia juntamente com seu fortalecimento

4

Melhoria no ambiente da organização

5

Gestão mais participativa e de visão integrada

6

Entrega de valores com foco nos usuários e cidadãos

7

Atração de investimentos

CONHEÇA OS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS DA GOVERNANÇA

Indicadores

PRINCIPAIS CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS DE INDICADORES


O que são Indicadores Estratégicos?

Quais os benefícios dos indicadores estratégicos?


Indicadores e Iniciativas Governança ProcessosRiscos

São instrumentos de medição que fornecem informações

sobre o resultado da execução da estratégia,

comunicando o alcance das metas e sinalizando a

necessidade de ações corretivas sendo, portanto, um

teste permanente da validade da estratégia”. (TCU)

Indicadores são formas de representação quantitativa utilizadas para

apresentar os resultados da organização e auxiliar no atingimento de suasmetas.

Verificar o cumprimento dos objetivos estratégicos e o

atendimento das metas estabelecidas

Contribuir para melhoria contínua da organização

Quais as características dos indicadores estratégicos?

Por que definir metas para os indicadores estratégicos?

Por que devemos medir?

✓ É importante aferir os resultados dos indicadores, pois permitem à

organização fazer intervenções necessárias com base em informações

pertinentes e confiáveis.

Deve ser simples e mensurável

Deve auxiliar o gestor a medir o resultado da sua área

Deve estar vinculado aos objetivos estratégicos do DNIT

✓ Destaca-se que não devemos construir indicadores apenas para medir,

mas para que possam monitorar, orientar e induzir o desempenho da

organização, visando atender o atingimento das metas da Autarquia e

os interesses dos cidadãos.

É a partir da criação das metas que às áreas

tomam conhecimento de quais resultados são

esperados. Por isso a sua definição é muito

importante e não deve ser deixada de lado.

Meta é o valor que se espera alcançar para o

que está sendo medido, ou seja, são os

direcionadores do indicador estratégico.

Indicadores



Por onde começar?

Qual informação a área deseja apresentar de relevante para a Alta Administração?

As pessoas que definirão os indicadores conhecem a realidade, em especial as formas de implementação?

Essa informação está relacionada aos objetivos estratégicos do DNIT?

Os indicadores “identificados” são oriundos de fontes confiáveis e mensuráveis?

Como será realizado o levantamento das informações e coleta dos dados?

O indicador previsto implicará em resultados práticos?

As pessoas que fornecem, coletam, tratam, analisam e utilizam as informações estão cientes de suas missões e comprometidas com a qualidade dos indicadores identificados?

✓ Primeiramente faça as seguintes perguntas:

1

2

3

4

5

6

7

Indicadores



SAIBA COMO CONSTRUIR INDICADORES ESTRATÉGICOS

S

M

A

R

T

Específico

O que exatamente se deseja alcançar

Mensurável

Devem possuir métricas claras que teajudem a mensurar se está alcançando asmetas

Alcançável

Devem ser alcançáveis para fazer sentido

Devem ser relevantes para a organização

Relevante

Delimitado no Tempo

Deve-se estabelecer um prazo, o mais preciso possível,para alcançar a meta do indicador

Como deve ser um bom indicador?

✓ Um bom indicador deve ser simples, confiável e quantificável. Deveassegurar a coerência e conformidade das informações e por issoprecisam ser:

Indicadores



Specific

Measurable

Attainable

Relevant

Timely

Como construir indicadores estratégicos?

✓ Não existe uma metodologia padronizada para a formulação dos

indicadores, mas as boas práticas orientam alguns procedimentos que

asseguram a coerência da construção, são eles:

O que

mensurar

Como mensurar

Coleta de

Informações

Comunicação

Mensuração e Análise de

Dados

Acompanhar e Monitorar

o Identificar o que se pretende medir e acompanhar paraverificação dos resultados das ações

o Estabelecer os indicadores estratégicos;o Definir: nome, metodologia de cálculo, metas, fonte

de informação, unidade de medida, polaridade,frequência e periodicidade (ficha de indicadores)

o Definir os responsáveis;o Gerar processo de coleta de dados

o Realizar a mensuração dos dadosapurados e analisar e interpretar osresultados dos indicadores

o Monitorar os resultados e identificarplanos de ação, se necessário

o Realizar a comunicação dosresultados dos indicadores paraDIREX / EGE e todas as partesinteressadas

1

2

3

4

5

6

Indicadores



Como é feito o acompanhamento no DNIT Sede?

✓ O acompanhamento dos indicadores estratégicos deve ser feito pelo

responsável, conforme definido em portaria, por meio da realização das

mensurações de acordo com a periodicidade definida.

Como é feito o acompanhamento nas Unidades Descentralizadas?

✓ Posteriormente os resultados deverão ser reportados aoSuperintendente, que é o responsável pela análise e apresentação dosresultados à Alta Administração, quando pertinente.

Indicadores

Alta Administração

✓ Posteriormente os resultados deverão ser reportados ao Escritório deGestão Estratégica – EGE, que é o responsável pela análise eapresentação dos resultados à Alta Administração.

Mensurações definidas

Responsável pelo indicador

Alta Administração

✓ O acompanhamento dos indicadores estratégicos deve ser feito peloresponsável, por meio da realização das mensurações de acordo aperiodicidade definida.

Superintendente



Portaria Responsável pelo indicador

Mensurações definidas

EGE

EGE

COMO É FEITO O ACOMPANHAMENTO DOS INDICADORES

Iniciativas

O que é um projeto?

O que é uma iniciativa estratégica?

✓ Projeto é a soma de esforços temporários empreendidos para criar umproduto, serviço ou resultado exclusivo. E por serem temporários, osprojetos têm um início e um término definidos.

Para que elas servem?

✓ No âmbito do DNIT são projetos desenvolvidos para atingir os objetivosdefinidos no Mapa Estratégico e devem ter início, meio e fim.

✓ As Iniciativas Estratégicas servem para organizar, priorizar, planejar eaumentar a garantia de que as ações destinadas a participardiretamente no alcance dos objetivos estratégicos do DNIT, obtenhamêxito. Cada iniciativa trata de assunto específico, estando alinhada apelo menos um objetivo estratégico da Autarquia.



PROJETO

É único

Tem início e fim

definidos

Tem limitação

de recurso

Tem objetivo

claro

PRINCIPAIS CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS DAS INICIATIVAS

✓ As iniciativas estratégicas são importantes, pois mostram a aderênciacom a missão da Autarquia e apresentam resultados céleres para oórgão.

Qual a importância das iniciativas para o órgão?

Iniciativas



Qual a metodologia utilizada no DNIT?

A metodologia desenvolvida para o DNIT, tem como referência o Guia deMelhores Práticas em Gerenciamento de Projetos – PMBOK (ProjectManagement Body of Knowledge), com as adaptações necessárias aoDNIT.

Quais os principais benefícios de utilizar essa metodologia?

Melhoria de qualidade nos resultados;

Redução nos prazos de entrega;

Otimização de recursos;

Aumento do comprometimento com objetivos e resultados;

Acesso rápido à informação para tomada de decisão e minimizaçãodos riscos para as iniciativas estratégicas.

SAIBA COMO IDENTIFICAR INICIATIVAS ESTRATÉGICAS

Diversos assuntos podem ser escolhidos para se adequarem como umainiciativa estratégica. Porém, o ideal é que sejam temas ou assuntos quepossuem relevância estratégica para o órgão, sempre respeitando osprincípios básicos de projeto: prazo determinado de duração (início, meioe fim) e resultado único ou exclusivo.

Como identificar uma iniciativa?

Iniciativas



Em consonância com a metodologia adotada e o grau de maturidade doDNIT em relação a gerenciamento de projetos, foram desenvolvidos 5(cinco) documentos iniciais para formalização e acompanhamento dasiniciativas estratégicas identificadas, são eles:

TERMO DE ABERTURA DO PROJETO – TAP

CRONOGRAMA

ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO – EAP

TERMO DE SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA – TSM

TERMO DE ENCERRAMENTO DO PROJETO – TEP

Conheça melhor na próxima página!

Quais são os documentos necessários para uma iniciativa

estratégica?

TERMO DE ABERTURA DO PROJETO – TAP

CRONOGRAMA

ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO – EAP

Documento gráfico que apresenta a divisão de todo otrabalho do projeto em pacotes de atividades menores,mais fáceis para o gerenciamento. A EAP nos diz COMOVAI SER FEITO

TERMO DE ENCERRAMENTO DO

PROJETO – TEP

Ferramenta que vai apresentar as atividades do projeto comsuas respectivas durações, datas de início e término, além deinterdependências entre elas. A ferramenta utilizada paramonitorar a evolução do projeto (planejado X realizado) é o MSProject. O cronograma nos diz QUANDO VAI SER FEITO.

TERMO DE SOLICITAÇÃO DE

MUDANÇA – TSM

É o documento a ser utilizado quando houver a necessidade derealizar alguma alteração no projeto após o seu início,normalmente alterações essas de escopo e/ou cronograma.Sendo aprovada a alteração da iniciativa será atualizadaconforme o documento, caso contrário, o projeto continuaráem sua versão original e a alteração sugerida será utilizadacomo lição aprendida.

Iniciativas

Documento que oficializa e registra oencerramento de todas as atividades da iniciativaestratégica. Por meio dele o patrocinadorformaliza o aceite final de tudo que foi entregue,de tudo que havia sido acordado no início dainiciativa estratégica.

Documento que inicia formalmente a iniciativa e autoriza o líderdo projeto a utilizar recursos na execução das atividades doprojeto. O TAP contém várias informações importantes sobre oprojeto e resumidamente nos diz O QUE VAI SER FEITO.



Como formalizar uma iniciativa?

Quando a iniciativa for concluída, descontinuada oucancelada, o responsável deverá elaborar o Termo deEncerramento (TEP) apresentando a justificativa. Emseguida deverá encaminhar este documento ao EGEque será apresentado ao Comitê Estratégico paradeliberação.

Os passos apresentados atendem o DNIT Sede eUnidades Descentralizadas.

Após definida a iniciativa estratégica, a árearesponsável deve entrar em contato com o EGE, paraanálise e validação. Uma vez validada, essa iniciativaserá apresentada ao Comitê Estratégico e, seaprovada, passará a contemplar a carteira deiniciativas do órgão.

Como realizar o acompanhamento da iniciativa estratégica?

O acompanhamento das iniciativas estratégicasdeve ser realizado mensalmente pelo responsável,conforme definido em portaria, por meio doacompanhamento das atividades previstas noperíodo, das ações e riscos identificados e daatualização do cronograma planejado.Posteriormente deverá ser reportado ao EGE aevolução para que o monitoramento sejaapresentado à Alta Administração.

Como encerrar uma iniciativa?

Iniciativas



COMO É FEITO O ACOMPANHAMENTO DAS INICIATIVAS?



O que é um risco?

Riscos Corporativos

Indicadores e IniciativasGovernança ProcessosRiscos

Riscos

Qual foi a metodologia utilizada no DNIT?

✓ A metodologia desenvolvida para o DNIT é baseada no COSO(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)e na ISO 31000, ambas referências mundiais no assunto de riscos, eforam adaptadas para o grau de maturidade da Autarquia.

É um evento incerto que possui a probabilidade de ocorrerno futuro e se ocorrer causará impacto negativo (risco) oupositivo (oportunidade) nos objetivos da organização.

Por que a gestão de riscos é importante?

✓ Porque ela minimiza os riscos, falhas e incertezas. Gerir os riscos é

planejar para aproveitar os riscos e oportunidades, a fim de melhorar o

alcance dos objetivos e metas do órgão, gerando valor.

A possibilidade de ocorrer eventos que afetem oatingimento de estratégias e objetivos da organização.

(COSO ERM 2017)

✓ Porque ela é parte integrante da estratégia e dos processos

organizacionais.


Riscos Corporativos

Riscos

Figura 1 - Ciclo de processos de Gestão do COSO

✓ Identificação de Riscos é a execução de atividades necessárias paraencontrar, reconhecer e registrar os riscos de cada organização, e tempor finalidade mapear onde e como os eventos impactarão no alcancedos objetivos do órgão.

O que é identificar um risco?

1°

2°

3°

4°

5°

6°

Para realizar a identificação de um risco devemos realizar três principaispassos:

Como identificar um risco?

Reunir as pessoas que conhecem bem as rotinas da área1°

Entrevistar essas pessoas buscando conhecer suas atividades e descobrir onde podem ocorrer os problemas,

que é quando os riscos ocorrem;2°

Analisar todas as informações coletadas3°

COMO IDENTIFICAR UM RISCO


Riscos Corporativos

Riscos

• Esses passos serão melhor explicados quando falarmos da Gestão de Riscos.Além disso, precisamos conhecer as três grandes categorias de riscos,relacionadas a conhecimento e existência, são elas:

o Riscos Conhecidos/Conhecidos – Sabemos que existem econhecemos esses riscos. São mais facilmente identificados,analisados e tratados com escolha de planos de ação apropriados.Quanto mais você souber do risco, melhor;

o Riscos Conhecidos/Desconhecidos – Sabemos que esses riscosexistem e não os conhecemos. Por falta de informações, nos levam àincerteza moderada em relação a eles.

o Desconhecidos/Desconhecidos – Não sabemos que existem e,logicamente, não os conhecemos. Não temos nenhuma informaçãosobre eles. Não podem ser gerenciados proativamente, ou seja, sóapós acontecerem é que podemos agir.

Depois de identificar o risco, o que preciso fazer?

Com os riscos identificados, deve ser feita a análise deles com o objetivode qualificá-los, facilitando a definição do tratamento a ser dado a cadarisco. Deve-se também determinar a sua criticidade, que é obtidautilizando-se uma operação simples de multiplicação de dois fatores(probabilidade e impacto).


Riscos Corporativos

Riscos

SAIBA MAIS SOBRE A GESTÃO DE RISCOS

Para realizar uma boa gestão de riscos devemos seguir algumas etapas:

1. IDENTIFICAR INTERLOCUTORES: Identificar participantes envolvidosdiretamente com os processos e ações onde podem haver riscos;

2. ENTREVISTAR RESPONSÁVEIS: realizar entrevistas com os participantesbuscando extrair das atividades cotidianas, as que são possíveis riscos;

3. ANALISAR AS INFORMAÇÕES COLETADAS NAS ENTREVISTAS: analisar omaterial produzido nas entrevistas, identificando semelhanças;

4. REALIZAR TREINAMENTOS: organizar reuniões para capacitar os envolvidos nosconceitos básicos e técnicas da metodologia adotada, nivelando o conhecimento;

5. IDENTIFICAR E CLASSIFICAR RISCOS: Os riscos devem ser identificados edetalhados para sua utilização na fase de Avaliação de Riscos, possibilitando aqualificação de cada risco mapeado;

6. REALIZAR NOVAS REUNIÕES PARA AJUSTES: uma lista provisória de riscoscom base nas etapas anteriores deve ser produzida, para ser revisada e melhorada,resultando em uma lista/relação final dos riscos mapeados;

7. REGISTRAR RISCOS: consolidar em relatório, todos os riscos mapeados e suasprincipais informações, possibilitando seu uso na etapa de Avaliação dos Riscos;

8. ELABORAR O MAPA DE RISCOS: mapa de riscos é uma representação gráfica dalista de riscos mapeados e classificados. A aplicação dos critérios de impacto eprobabilidade aos riscos do Mapa de Riscos, resultará no Mapa de Calor do DNIT;

9. COMUNICAÇÃO: Informar a todos os envolvidos e interessados nos RISCOS, suasatualizações, de modo a permitir que informações transitem em todas as direções;

10. MONITORAMENTO E CONTROLE: O monitoramento deve ocorrerperiodicamente para garantir que as ações definidas estejam alinhadas à estratégia,corrigindo-as quando necessário.

Como fazer a gestão de riscos?


Riscos Corporativos

Riscos

Quais as estratégias para tratamento dos riscos?

Existem quatro tipos de estratégias que podem ser utilizadas para o tratamentodos riscos identificados são elas:

Aceitar o risco – consiste em assumir o risco e arcar com as suasconsequências. Ou seja, aceitamos que possa acontecer e depoisdecide-se o que fazer caso o risco ocorra. Normalmente são riscos muitopequenos e com baixo impacto no projeto.

Mitigar o risco – consiste em reduzir as consequências caso o riscoocorra. Ex: Se existe o risco de atrasar um projeto, coloca-se maisrecursos para que o risco não ocorra.

Transferir o risco – consiste em passar as consequências dos riscos paraterceiros. Ex: Contratação de seguro automotivo para cobrir despesasem caso de um acidente.

Evitar/Eliminar o risco – consiste em realizar modificações para tentareliminar o risco. Ex: Se há a possibilidade da carga sofrer atraso por viaterrestre, envia-se por via aérea.


Como elaborar um plano de ação?

Riscos Corporativos

Riscos

Para elaborar um Plano de Ação precisamos ter o risco identificado.Devemos utilizar o modelo padrão adotado na metodologia do DNIT,preencher os campos, analisar as causas de cada risco e a que tipo defatores pertencem (Análise PESTEL*) e definir o(s) plano(s) para colocar emprática assim que possível.

Figura 2 - Modelo de Plano de Ação para Riscos

O que é plano de ação?

É um documento que vai definir quais ações serãotomadas para o tratamento de cada um dos riscosidentificados e priorizados, respeitando a estratégiadefinida a ser utilizada.

COMO ELABORAR UM PLANO DE AÇÃO

*Confira a descrição completa no Manual de Riscos Corporativos do DNIT disponibilizado no Portal de Gestão Estratégica


Riscos Corporativos

Riscos

Por que devo monitorar os riscos e os planos de ação?

O monitoramento dos riscos e dos Planos de Ação é um processofundamental para a Gestão dos Riscos Corporativos. O monitoramentotem o objetivo de garantir:

Medição do desempenho da gestão de riscos

Realização de análises periódicas sobre alinhamento

estratégico

Execução de correções necessárias

Comunicação a todos os envolvidos

Deve ser feito periodicamente, de forma a validar a efetividade dos planosde ação e o acompanhamento de riscos (novos, antigos, ativos ou inativos).

A metodologia utilizada para identificação, tratamento e criação de planosde ação serve para os riscos identificados no DNIT Sede e UnidadesDescentralizadas.

Verificação dos controles internos eficientes e

adequados à realidade da Autarquia

Processos



O que é um processo?

Um processo de negócio é uma sequência

coerente de atividades com o objetivo de

executar um serviço. A saída, ou resultado de

um processo de negócio, é um serviço requerido

e consumido por um cliente interno ou externo.

De escovar os dentes a montar um automóvel ou

preparar um bolo, tudo é processo. Porém, um processo se torna

realmente relevante quando entrega algo de valor para as pessoas com

quem se comprometem.

O que é mapeamento de processos?

✓ Mapear um processo não é simplesmente fazer o desenho de como ele

acontece ou apenas automatizar uma rotina, é preciso compreender

que a composição dos princípios “repetição” e “aprendizado” precisa

estar conectada para dar ao processo tudo o que ele precisa para ser

bem-sucedido.

✓ A fim de se obter resultados semelhantes fazendo várias vezes a mesma

coisa, é preciso pensar em um formato (método) para cadenciar com

fluidez (organizar) um conjunto de atividades e informações (processo).

Isso é o mapeamento.

Processos

IndicadoresGovernançaProcessosRiscos e

Iniciativas

Processos

O que é uma Cadeia de Valor?

✓ Uma cadeia de valor representa o conjunto de atividades

desempenhadas por uma organização.

Quais os benefícios do mapeamento?

✓ Vamos imaginar que você seja proprietário de uma pequena loja deroupa e deseja fazer uma cadeia de valor. Para isso, deve-se listar asatividades executadas nesta loja e depois agrupá-las da melhor maneiraque lhe convier, por assunto ou por departamento, etc. Assim formam-se níveis e subníveis na cadeia, como os exemplos abaixo:


Processos

Encontrar e solucionar os gargalosPermitir o planejamento adequado das atividades

Reduzir erros e retrabalhosAumentar eficiência e os

resultados

Planejamento

Realizar Planejamento

do Negócio

Realizar

Planejamento de

Demandas

Gerir Preços Gerir Produtos

Compras

Gerir Fornecedores Gerir Compras Gerir Estoque Gerir Qualidade

Vendas

Gerir Transações Gerir Faturamento Gerir Canais de

VendaGerir SAC

Suporte Organizacional

Gerir Recursos

Humanos

Gerir Sistemas

de InformaçãoGerir Finanças

É possível fazer a Cadeia de Valor de um setor. Noentanto, esta Cadeia deve estar ligada a Cadeia daorganização, pois o setor faz parte dela. No exemploao lado, a cadeia representa o setor de RecursosHumanos.

A Cadeia de Valor do DNIT é a de 1º nível e os demaisníveis vão se desdobrando por assunto. Portanto,uma diretoria ou coordenação pode estar em váriosníveis da cadeia.

Processos

Qual a importância de construir a cadeia de valor?


Processos

Auxilia na compreensão das fontes de vantagem

competitiva da organização

Divulga o processo de negócio da organização

Disponibiliza uma visão completa do fluxo de

informação na organização e das relações entre os

processos

Permite antecipar as tendências de mercado

Gerir Recursos

Humanos

Gerir

Contratações

Gerir Folha dePagamento

Capacitar

Funcionários

Você conhece a Cadeia de Valor do DNIT?

✓ A cadeia foi dividida em camadas de gestão quebuscam explicitar:

01

Direcionamento estratégico

02

Desenvolvimento dos padrões de desempenho

As atribuições da instituição

03

A garantia da execução das ações de acordo com os dispositivos

legais

04

E a estrutura de suporte imprescindível para a operação

cotidiana do órgão

05

Conheça melhor na próxima página!

Processos


Processos

SAIBA MAIS SOBRE A CADEIA DE VALOR

Ab

aix

o p

od

emo

s p

erce

ber

on

de

os

pro

cess

os

de

cad

a á

rea

est

ão

inse

rid

os

Processos


Processos

DP

P

DIR DIF

DA

Q

DA

F

Processos


Processos

Como é feito o trabalho de mapeamento de processos nas áreas?

A metodologia está estruturada em 5 etapas bem definidas, formando ociclo de melhoria de processos. Ela não visa engessar, mas elucidar ospassos a serem seguidos para que os processos sejam levantados,mapeados, melhorados e implantados.

Além disso, ela está sujeita a melhorias e pode ser flexibilizada conforme anecessidade e realidade das áreas.

A figura abaixo resume essas etapas que serão detalhadas a seguir:

APRENDA COMO FUNCIONA A METODOLOGIA DO DNIT

Levantamento de informações

Mapeamento dos processos

Diagnóstico e Redesenho dos

processos

Implantação dos processos

Monitoramento e análise de desempenho

1. Analisar o relatório de mapeamento de processos (AN/E)

2. Identificar causa raiz dos pontos de alerta (AN)3. Priorizar pontos de alerta (AN)4. Identificar possíveis soluções para os

problemas (AN/E)

5. Identificar oportunidades de melhoria (AN/E)6. Redesenhar o processo (TO-BE) (AN)7. Propor indicadores de desempenho (AN)8. Preencher relatório de diagnóstico e redesenho (AN)

1. Mapear a situação atual (AS IS) (AN)2. Vincular os processos à Cadeia de Valor do

DNIT (AN)3. Descrever as atividades dos processos (AN)4. Elaborar indicadores de desempenho (AN)

5. Registrar pontos de alerta (AN)6. Preencher relatório de mapeamento de processos (AN)

1. Elaborar nota técnica (E)2. Elaborar plano de implantação (AN)3. Executar implantação (AN)

4. Elaborar IS/IN dos processos (AN)5. Aprovar IS/IN na Colegiada6. Publicar a IS/IN dos processos

1. Coletar os dados de medição de cada processo (AN)2. Analisar o desempenho dos processos (AN)3. Descrever os resultados (AN)4. Reportar a análise de desempenho ao EGEPRO (AN)

1. Definir o escopo da iniciativa de mapeamento de processos (AN)

2. Apresentar a metodologia de trabalho (E)3. Designar a equipe de trabalho (AN)

5. Levantar informações sobre os processos a serem mapeados (AN/E)4. Definir cronograma de trabalho (AN/E)

Processos


Processos

Legenda: (E): EGEPRO (AN): Área de Negócios

Matriz GUT

Levantamento de informações para modelagem de processos

Mapeamento dos processos

Diagnóstico e Redesenho dos processos

Implantação/oficialização

Validar com o EGEPRO

Descrever atividades

Redesenhar processo

Preencher relatório de

diagnóstico e redesenho

Diagnosticar problemas do (s) processo (s)

Definir melhorias

Matriz de pontos

acertadosCausa

raiz

Enviar documentaçã

o para oEGEPRO

Analisar o desempenho da

medição

Coletar dados da medição

Reportar ao EGEPRO o resultado do

desempenho dos processos

Necessidade de redesenho

Processo publicado

Reunir com o EGEPRO

Matriz SIPOC

Entrada

Saída

ProcessoFornecedor Cliente

Definir equipe Definir reuniõesRegimento

Interno

Construir a cadeia de valor da

área

Vincular os processos a cadeia de

valor do DNIT

Mapear processo

Descrever atividades

Definir indicadores Preencher

relatório de mapeamento

Validar com o

EGEPRO

Haveráredesenho

Aprovar com a Chefia

1. 3.

4.

5. 6. 7.

1. 2.1 2.2 3. 4.

2.

1.

2.

3. 4. 5.

6.

7. 8.

1.2.3.

2. Levantar processos da área (escopo)

NÃO Haverá redesenho

Enviar documentação

para o EGEPRO

8.

Aprovar com a Coordenação

Geral

Monitoramento e análise de desempenho

8. Solicitar publicação

7. Aprovação na colegiada

6. Elaborar IN/IS

5. Executar plano de implantação

4. Validar plano de implantação – Chefia

3. Elaborar plano de implantação

2. Receber manual do processo

1. Receber nota técnica

Processos


Processos

Como se dividem os papéis e responsabilidades do EGEPRO e

das Áreas de Negócios?

Matriz de Responsabilidades

É a referência do EGEPRO para apoio metodológico às iniciativas nasáreas de negócio – modelagem e implantação, atuando também nasatividades inerentes ao próprio escritório.

Arquiteto de Processos - EGEPRO

Analista de Processos - EGEPRO

Conectado às áreas de negócio, constitui-se no apoio principal parauso da ferramenta Oracle BPA e para as reuniões de modelagem deprocessos.

Gestor de Processos – Área de Negócio

É o responsável na área de negócio pela gestão e monitoramentodos resultados operacionais do processo, constituindo-se no pilarestrutural da melhoria contínua de processos.

Processos


Processos

Legenda:

R = ResponsávelC = Consultado A = Autoriza I = Informado

https://explore.amcway.accenture.com/_layouts/amc/home.aspx

1

2

3

4

5

6

Elaborar a IS e encaminhar para aprovação na Colegiada e posterior publicação

8

9

7

DNIT

O Diretor da área solicita, via SEI à DIREX, o mapeamento dos processos

Solicitar à CGTI instalação da ferramenta Oracle BPA

Definir quais servidores farão o mapeamento

Fazer o treinamento da metodologia e da ferramenta fornecido pelo EGEPRO

Identificar, com o auxílio da Chefia, os processos ligados à Cadeia de Valor do DNIT

Definir quais processos serão mapeados

Desenhar os processos, descrever e solicitar a verificação do EGEPRO

Construir indicadores para cada processo

Preencher os formulários e enviar, via e-mail da Chefia, para validação do EGEPRO

Solicitar aprovação do Coordenador nos formulários e manual encaminhados via SEI pelo

EGEPRO

Devolver o processo para que o EGEPRO elabore a Nota Técnica e a minuta da Instrução de

Serviço (IS)

10

11

12

QUERO MAPEAR, POR ONDE COMEÇO?

Processos


Processos

1

2

3

4

5

6

Encaminhar a IS para aprovação na Colegiada e publicação

8

9

7

UNIDADES DESCENTRALIZADAS

O Superintendente solicita, via SEI à DIREX, o mapeamento dos processos

Solicitar à CGTI instalação da ferramenta Oracle BPA

Definir quais servidores farão o mapeamento

Fazer o treinamento da metodologia e da ferramenta fornecido pelo EGEPRO

Identificar, com o auxílio da Chefia, os processos ligados à Cadeia de Valor do DNIT

Definir quais processos serão mapeados

Desenhar os processos, descrever e solicitar a verificação do EGEPRO

Construir indicadores para cada processo

Preencher os formulários e enviar, via e-mail da Chefia, para validação do EGEPRO

Solicitar aprovação da Unidade de Negócio nos formulários e manual encaminhados via SEI

pelo EGEPRO

Devolver o processo para que o EGEPRO elabore a Nota Técnica e a minuta da Instrução de

Serviço (IS)

10

11

12

Processos


Processos

Responsável pela elaboração do materialDiretoria Executiva

Escritório de Gestão Estratégica – EGEEscritório de Gerenciamento de Processos - EGEPRO

Endereço: SAN Q.03 Bl. A, Ed. Núcleo dos Transportes Brasília -DF CEP: 70.040-902

Telefone: (61) 3315-4001


Missão

Implementar a política da infraestrutura de transportes contribuindo para o desenvolvimento sustentável do país.

Visão

Ser reconhecido pela qualidade na gestão e oferta de uma infraestrutura de transportes com padrões internacionais de

excelência.

Cartilha de

Governança

2018


cartilha de governança -...

Documents