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Treinamento Academia de Recrutamento Oracle

Account PayablesConceitos Essenciais para Implementadores

AP Account Payables

Tpicos Fluxo do processo de informaes do AP Aplicao de Adiantamento Interfaces do AP Fornecedor NFFs - Interface Aberta NFFs - Localizando NFF NFFs - Aviso de Crdito NFFs - Adiantamento Pagamento de Fornecedor Processando Lotes Formatando Lotes Retorno Bancrio Grupo de Pagamento Contas Bancrias Gabarito de Despesas

Fechamento de Contas a Pagar

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Fluxo do Processo de Informaes do AP Abertura do Perodo Entradas Manuais Recebimentos da Interface Conferncias, Ajustes e Formataes Pagamentos e Processos Bancrios Transferncia para o GL Fechamento do Perodo

Entradas de Interface e Entradas manuais

Conferncias, Ajustes e, Formataes

Abertura/ Fechamento do Perodo

APPagamentos

Transferncia para o GL

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Tpicos Fluxo do processo de informaes do AP Interfaces do AP Fornecedor NFFs - Interface Aberta NFFs - Localizando NFF NFFs - Aviso de Crdito NFFs - Adiantamento Pagamento de Fornecedor Aplicao de Adiantamento Processando Lotes Formatando Lotes Retorno Bancrio Grupo de Pagamento Contas Bancrias Gabarito de Despesas


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Interfaces do AP

AP

RIGL6

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Fornecedor

Contas a Pagar > Fornecedor > Entrada Cadastramento dos fornecedores, filiais e dados bancrios.

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Fornecedor - Entrada

Nome do Fornecedor Nome Alternativo Raiz do CNPJ

Dados Gerais Classificao Contabilidade Controle Pagamento Conta Bancria EDI Imposto da NFF Reteno de Imposto na Fonte Relatrio de Imposto Compras Recebendo9

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NFFs Interface Aberta Entrada de NFFs atravs da Interface Aberta A solicitao de Importao da Interface Aberta de Contas a Pagar dever ser programada para ser executado diariamente pela manh, para o tipo de Origem Recebimento Integrado. No caso da Origem da Folha de Pagamento de Recursos Humanos, poderemos ter uma interface que disponibilizaria o total de pagamentos da folha. O funcionrio de Contas a Pagar dever analisar toda manh o relatrio de importao gerado automaticamente pelo programa para identificar possveis inconsistncias no processo. *** Normalmente este processo programado para ser executado todos os dias pela manh.

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NFFs Interface Aberta Payables > Other > Requests > Run > OK >Submit

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NFFs Interface Aberta Clicar em Submeter uma Nova Solicitao

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NFFs Interface Aberta Escolher Solicitao nica e clicar em OK

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NFFs Interface Aberta Informar o nome: Payables Open Interface Import

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NFFs Interface Aberta Definir a Interface: Recebimento Integrado

Tela de consulta de Solicitaes16

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NFFs Localizando NFF Payables > Invoice > Entry > Invoice

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NFFs Localizando NFFClicar na Lanterna para efetuar a pesquisa

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NFFs Localizando NFFPreencher os critrios e clicar em Localizar

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NFFs Localizando NFFResultado da Pesquisa

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NFFs Localizando NFFNa aba 2 Retenes, verifique as retenes que foram aplicadas NFF. Se for uma reteno manual, ela pode se liberada diretamente pelo Contas a Pagar. Se for uma reteno do sistema, ser necessria alguma ao corretiva por outro mdulo.

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NFFs Localizando NFFNa aba 3 Verificar Pagamentos podero ser verificados os pagamentos efetuados para a NFF.

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NFFs Localizando NFFNa aba 4 Pagamentos Programados, verificar a programao de pagamentos para a NFF, baseada nas condies de pagamentos. partir desta aba tambm possvel pagar uma NFF validada, clicandose o boto Pagar.

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NFFs Localizando NFFNa aba 5 Verificar Aplicaes de Pagamento Antecipado, possvel verificar todos os adiantamentos aplicados NFF tipo Pagamento Antecipado, sero exibidas as NFFS onde o adiantamento foi aplicado.

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NFFs Localizando NFFClicando o boto Classificaes Contbeis da janela de NFFS, ser exibida a janela de Classificaes Contbeis para a NFF. Nela podero ser verificadas as distribuies contbeis da NFF.

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NFFs Localizando NFFClicando o boto Viso Geral da janela de NFFs, pode verificar o status de uma NFF. Esta janela til para a verificao rpida de informaes quando um fornecedor liga para pesquisar sobre o status de uma NFF. Esta janela tambm atua como uma ponte entre as Bancadas de Pagamentos e de NFFs.

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NFFs Aviso de CrditoNa janela NFFS escolha Aviso de Crdito para o Tipo de NFF. Informe: O Fornecedor ou o Nmero do Fornecedor. O Local do Fornecedor para o qual voc criar o Aviso de Crdito A Data da NFF ou aceite o default (padro) de Contas a Pagar (data atual) escolhendo [TAB]. Um Nmero para a NFF de Aviso de Crdito ou aceite o default do Contas a Pagar (a data atual do sistema) escolhendo [TAB]. Uma Quantia de NFF negativa e inclua todas as informaes bsicas sobre a NFF. A Descrio da sua NFF. Imediato para as Condies de Pagamento, se for apropriado.

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NFFs Aviso de Crdito

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NFFs Aviso de Crdito Clicar o boto Classif. Contbeis informar as classificaes contbeis e verificar se a Data GL foi preenchida automaticamente. Informar o valor contbil do Aviso de Crdito no campo Quantia.

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NFFs Aviso de Crdito Clicar na aba 4 Pagamentos Programados verificar se o Contas a Pagar programou os vencimentos para o Aviso de Crdito usando a Quantia da NFF, as Condies de Pagamento e a Data de Vencimento.

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NFFs AdiantamentoNa janela NFFs escolha Pagamento Antecipado para o Tipo de NFF. Informe: O Fornecedor ou o Nmero do Fornecedor. O Local do Fornecedor para o qual voc criar o Pagamento Antecipado referente ao Adiantamento. A Data da NFF ou aceite o default de Contas a Pagar (data atual) escolhendo [TAB]. Um Nmero para a NFF de Pagamento Antecipado ou aceite o default de Contas a Pagar (a data atual do sistema) escolhendo [TAB]. Uma Quantia de NFF e inclua todas as informaes bsicas sobre a NFF. A Descrio da sua NFF. Informe as Condies de Pagamento.

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NFFs Adiantamento

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NFFs Adiantamento Clicar o boto Classif. Contbeis ,informar o valor contbil no campo Quantia e verificar se a Data GL e as Classificaes Contbeis foram preenchidas automaticamente.

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NFFs Adiantamento Clicar na aba 4 Pagamentos Programados verificar se o Contas a Pagar programou os vencimentos para o Adiantamento usando a Quantia da NFF, as Condies de Pagamento e a Data de Condies.

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Pagamento de Fornecedor

Payables > Invoice > Entry > Invoice

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Selecionar a(s) NFF(s), na janela NFFs, selecione a(s) NFF(s) e clique o boto Aes.

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Pagamento de FornecedorNa janela Aes de NFF, selecionar Pagar Integralmente... e em seguida o boto OK.Nesta janela podero ser executadas as seguintes aes principais: Validar, que significa tornar a NFF apta para pagamento; Cancelar NFFs; Aplicar/Desaplicar Pagamento Antecipado, que abrir a transao de aplicao de adiantamentos NFF; Pagar Integralmente. ATENO: Pagar Integralmente significa liquidar todos os pagamentos programados para a NFF; Criar Entradas Contbeis, que gera a contabilizao do AP, que ser enviada Contabilidade. Opcionalmente, tambm poder ser executada a ao Liberar Retenes.41


Na janela Pagamentos, escolher Rpido ou Manual para o Tipo de pagamento.

Pagamento Manual refere-se a um pagamento efetuado fora do Sistema Contas a Pagar, sendo necessrio a sua baixa dentro do sistema. O Pagamento Rpido refere-se a um pagamento via cheque.42


Na janela Aes de Pagamento, selecione Formatar. O sistema selecionar automaticamente a opo Imprimir Aviso de Remessa.

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Se desejar acompanhar o processo de pagamento, selecionar no menu principal a opo Verificar > Solicitaes, que abrir a janela Localizar Solicitaes. Clique o boto Localizar para abrir a janela Solicitaes.

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Na janela de Solicitaes as solicitaes que executam a formatao do pagamento so: Aviso de Remessa em Separado Formato de Cheque do Payables Brasil Gerente de Processamento do Pagamento

Clicando o boto Renovar Dados, ser possvel ver quando a formatao for encerrada.

Clicando o boto Verificar Sada ser possvel visualizar os relatrios gerados.

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Este procedimento (Pagamento de Nota Fiscal) tambm poder ser executado clicando o boto Pagar... na aba 4 Pagamentos Programados.

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A diferena reside no fato de que, o procedimento descrito anteriormente liquida INTEGRALMENTE a NFF, ou seja, todos os seus pagamentos programados. Quando partimos da aba 4 Pagamentos Programados, a liquidao aplica-se somente ao(s) pagamento(s) selecionado(s)

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Aplicao de Adiantamento

Consultar pagamento antecipado, na janela NFFs e clicar o boto Aes

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Navegar at a janela Aes de NFF. Selecionar Aplicar/Desaplicar Pagamento Antecipado e clicar o boto OK

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Informe a quantia a ser aplicada a cada NFF. Opcionalmente, altere a Data GL, que ser a data contbil das novas classificaes contbeis de Pagamento Antecipado que o Contas a Pagar criar quando aplicar o pagamento antecipado Escolha o boto Aplicar/Desaplicar para aplicar as quantias de pagamento antecipado especificadas.

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O Adiantamento foi aplicado ao Relatrio de Despesas sobrando um saldo a ser reembolsado pelo funcionrio Quantia Disponvel.

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Processando Lotes

Este procedimento abrange a elaborao, a impresso, a assinatura e o envio dos pagamentos (eletrnicos / border/cheques) no processo de lote. Esta atividade executada diariamente e abrange a estimativa de necessidades de caixa e a gerao de pagamentos.

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Processando Lotes

Na janela Lotes de Pagamentos, informe: A Conta Bancria. Selecione um Documento de pagamento. Informe uma Data de Pagamento. Defina os seus critrios de seleo de NFF. (Opcional) Informe o Grupo de Pagamento. Confirme a opo Pagar At a Data. (Opcional) Escolha as suas Prioridades de pagamento.

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Processando Lotes

Selecione Selecionar NFFs e Criar Pagamentos para que o Contas a Pagar selecione as NFFs e desenvolva os pagamentos. Selecione Imprimir Registro Preliminar para que o Contas a Pagar imprima o relatrio preliminar com as NFFs selecionada para pagamento. (Opcional)

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Processando Lotes

Na janela Lotes de Pagamentos clicar o boto Pagamentos. Navegar at a janela Modificar Lotes de Pagamentos

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Processando Lotes Na janela Modificar Lote de Pagamentos, verifique as NFFs selecionadas para pagamento no lote atual. Para remover uma NFF de um lote de pagamentos, consulte o nome do Fornecedor e o Local. O Sistema Contas a Pagar exibir as NFFs para o local do fornecedor que foram selecionadas para o lote de pagamentos. Para remover uma NFF do lote, selecione No para a opo Pagamento. Clicar o boto Elaborar e desenvolver novamente o lote de pagamentos.

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Processando Lotes

Clicar o boto Aes... e Navegar at a janela Aes de Lote de Pagamentos. Selecione Formatar Pagamentos e clicar o boto OK.

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Processando Lotes

Clicar o boto Aes Navegar at a janela Aes de Lote de Pagamentos.

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Processando Lotes

Selecione Confirmar Lotes de Pagamentos e Imprimir Registro Final e clicar o boto OK.

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Processando Lotes

Na janela Confirmar Lote de Pagamentos, informe as faixas de nmeros dos pagamentos formatados com sucesso e selecione o status Impresso. Clicar o boto Confirmar.

Se for Lote de Pagamento Escritural (Eletrnico) formate o arquivo de pagamento eletrnico de acordo como os parmetros do banco a ser utilizado.62

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Formatando Lotes

Conta a Pagar > Pagamentos Eletrnicos> Formatar Lotes de Pagamentos

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Formatando Lotes Na janela Formata Lote de Pagamento, selecionar a conta bancria pagadora. Para gerar o arquivo para o banco, selecione o lote gerado e clicar no boto Concorrente Se preferir gerar um nico arquivo para o banco, contendo todos os ttulos dos vrios lotes de pagamento gerados basta selecion-los e acionar o boto Concorrente.

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Formatando Lotes

O arquivo gerado ter como nome o nmero do banco, a data de processamento (YYMMDD) e a hora de processamento (HH24MISS). Se desejar, altere o nome do arquivo. O diretrio onde o arquivo dever ser gravado tambm poder ser modificado.

Utilize a janela Solicitaes para acompanhar a execuo do programaconcorrente.66

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Retorno Bancrio

Este procedimento abrange o processamento dos Arquivos de Retorno Bancrio Importao do Arquivo de Retorno

*** Utilizar um aplicativo de transferncia para copiar o arquivo de retorno para o servidor do Oracle.

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Retorno Bancrio

No exemplo abaixo, foi utilizado o programa CORE FTP Lite. - No painel direita, navegar at o diretrio onde deseja gravar o arquivo. No exemplo, o diretrio /usr/tmp. - No painel esquerda, navegar at o diretrio onde se encontra o arquivo de retorno. - Para transferir, selecionar no painel esquerda o(s) arquivo(s) desejado(s). - Em seguida, clicar o boto . O(s) arquivo(s) selecionado(s) ser(o) transferidos para o diretrio do painel direita

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Retorno Bancrio

Contas a Pagar > Outro > Solicitaes > Executar

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Retorno Bancrio

Navegar at a janela Submeter uma Nova Solicitao e selecionar a opo Solicitao nica. Clicar no Boto OK.

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Retorno Bancrio

Informar Programa - Retorno Bancrio do Oracle Payables como Nome da solicitao. Pressionar [TAB].

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Retorno Bancrio

Informar os parmetros para a importao de NFFs: Nmero do Banco (Obrigatrio): Localizao do Arquivo (Obrigatrio): Nome do Arquivo (Obrigatrio) Clicar o boto OK

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Retorno Bancrio

Clicar no boto Submeter

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Retorno Bancrio

Navegar at a solicitao informada anteriormente. Clicar o boto Verificar Sada. Verificar no relatrio o resultado da importao de dados. Se existirem excees, as mesmas devero ser encaminhadas para a origem a fim de serem corrigidas.

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Retorno Bancrio

Emitir o Relatrio de Retorno Bancrio de Pagamentos Contas a Pagar > Outro > Solicitaes > Executar ou Verificar (ou Exibir) > Solicitaes

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Retorno Bancrio

Navegar at a janela Localizar Solicitaes e clicar o boto Submeter uma Nova Solicitao.

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Retorno Bancrio

Selecionar a opo Solicitao nica. Clicar no Boto OK.

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Retorno Bancrio

Informar Relatrio - Retorno Bancrio de Pagamentos como Nome da solicitao. Pressionar [TAB].

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Retorno BancrioInformar os parmetros para a importao de NFFs: Nmero do Banco: (Obrigatrio): Conta de: (Obrigatrio) Conta At: (Obrigatrio) Lote: (Opcional) Status do Lote: (Opcional) Status do Pagamento: (Opcional) Clicar o boto OK

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Retorno Bancrio

Clicar no boto Submeter

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Retorno Bancrio

Processamento do Arquivo de Retorno Pagamentos Eletrnicos> Retorno bancrio > Retorno Bancrio de Pagamento

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Retorno Bancrio

Na janela Retorno Bancrio informe o nmero do Lote de Pagamento para verificar o retorno dos Pagamentos que foram enviados ao banco.

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Retorno Bancrio

So exibidos todos os pagamentos contidos no Lote informado anteriormente.

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Retorno Bancrio

Para verificar o Status e Ocorrncia de um pagamento, selecione o fornecedor e clique o boto ao lado do Local.

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Retorno Bancrio

Clicar no boto ao lado do Status para consultar Informaes sobre o Pagamento

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Retorno Bancrio

Se o Pagamento estiver com Status de Rejeitado o mesmo dever ser cancelado do Lote. 4.5.1- Marcar o titulo a ser cancelado e clicar o boto Cancela Pagamentos e informar a Data GL Data Contbil.

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Retorno Bancrio

Se tiver mais de um ttulo para o fornecedor clicar o boto Marcar Rejeitados e depois o boto Cancela Pagamentos e informar a Data GL Data Contbil.

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Retorno Bancrio

Nesta tela pode tambm verificar qual o motivo da rejeio clicando sobre o campo Ocorrncia e ser disponibilizada uma tela para ser consultada a Ocorrncia do pagamento.

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Retorno Bancrio

Tela de Consulta da Ocorrncia do Pagamento.

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Grupo de Pagamento

Este procedimento abrange o acrscimo, alterao e desativao de informaes de grupos de pagamentos. Esta atividade abrange: a adio de novo grupo de pagamentos. a alterao de informaes do grupo de pagamentos. a inativao do grupo de pagamentos.

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Grupo de Pagamento

Contas a Pagar > Configurar > Pesquisas > Compras

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Grupo de Pagamento

Localizar os Grupos de Pagamentos vlidos ou PAY GROUP e informar no corpo principal o Cdigo, Significado e Descrio.

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Contas Bancrias

Este procedimento abrange o acrscimo, alterao e desativao de informaes bancrias dos bancos e das contas bancrias. Esta atividade abrange: a adio de novas contas bancrias a alterao de informaes das contas bancrias atuais a inativao de contas bancrias

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Contas Bancrias

Conta a Pagar > Configurar > Pagamento > Bancos

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Contas Bancrias

Localizar o Banco e Agncia.(Se o banco e agncia existir). Caso contrrio, cadastrar o Banco e Agncia.

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Contas Bancrias

Informar o endereo da agncia

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Contas Bancrias

Informar o nome da Conta Bancria, este nome servir de referncia conta bancria. possvel que voc queira usar um nome que indique o uso da conta bancria. Contas Internas so as contas da Empresa do Grupo, que sero utilizadas nos pagamentos de ttulos. Contas de Fornecedor so as contas dos fornecedores para onde sero direcionados os pagamentos dos ttulos. Informar as contas contbeis Se a conta corrente for de fornecedor, atribua a conta bancria ao fornecedor.

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Contas Bancrias

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Contas Bancrias

Clique o boto Documentos de Contas a Pagar. DOCUMENTOS DE PAGAMENTO so os documentos que podero ser usados nos pagamentos que utilizem uma determinada conta interna.

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Contas Bancrias

Informe os dados necessrios para gerar os nmeros dos pagamentos.

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Gabarito de Despesas

Contas a Pagar > Configurar > NFF > Gabaritos de Relatrios de Despesas

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Criar um Gabarito de DespesasDigitar o Nome do Gabarito de Despesas e a Descrio. Marcar o campo Ativar para Despesa da Internet. Se esse campo no for ativado, no ser possvel utilizar esse Gabarito de Despesa no Mdulo iExpense. Digitar o campo Item de Despesa com o nome da despesa. Observao: Para os campos em que necessrio digitar as informaes, utilizar letras maisculas e sem uso de sinal (acentuao, vrgula, hfen, etc). Exemplo: RELATORIO DE DESPESAS (Nome do Gabarito) ESTACIONAMENTO (Itens de Despesa)106


Selecionar a opo Diversos para os campos Categoria de Despesa e Tipo do Item

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Utilizar a barra de rolagem para preencher o campo Conta GL. Clicar o boto do lado direito para visualizar as informaes.

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Preencher somente os campos Empresa e Conta Contbil. Os demais campos devem permanecer em branco. Clicar o boto do lado direito para selecionar a empresa.

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Clicar o boto do lado direito para visualizar as Contas Contbeis.

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Selecionar a Conta Contbil e clicar no boto OK.

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Clicar no boto OK.

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Aps relacionar todos os Itens de Despesas, salvar o Gabarito.

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Este procedimento visa evitar acmulo de correes para o fechamento mensal do Sistema de Contas a Pagar, semanalmente e mensalmente os responsveis pelo mdulo AP, devero extrair os seguintes relatrios. Contas a Pagar > Solicitaes > Executar Executa as seguintes solicitaes para controle do fechamento mensal do Calendrio do Sistema de Contas a Pagar: Importao da Interface Aberta de Contas a Pagar Aprovao das Contas a Pagar Relatrio de NFFs em Reteno Processo Contbil do Payables Relatrio de Transaes no Contabilizadas Transferncia do Payables para o General Ledger115


Verificar cada um dos relatrios, checando as transaes de lanamentos pendentes do perodo que se deseja fechar, pois se houver qualquer tipo de erro, no ser possvel executar o fechamento do perodo. Se houver lanamentos com problemas, voc dever corrigir todos os lanamentos com problemas e re-executar todos os relatrios definidos no Fechamento do Contas a Pagar. Se no houver nenhum lanamento com problema, o Contas a Pagar esta pronto para o Fechamento Mensal.

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Dvidas

Obrigado Accenture do Brasil Ltda.

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