FTAD -Formação Técnica em Administração

Modulo de Padronização e Qualidade

Prof. Marivaldo Oliveira

ENTENDER A IMPORTÂNCIA DA PADRONIZAÇÃO E COMO DIAGNOSTICAR A FALTA DE PADRONIZAÇÃO EM UMA ORGANIZAÇÃO

Competências a serem trabalhadas

A Qualidade e a Padronização podem ser caracterizadas por uma única palavra: mudança. Isto é, aquele empreendedor que esteja interessado em implantá-la tem que ter como principal aspecto de sua personalidade a vontade de mudar, assumindo a liderança deste processo.

QUALIDADE/PADRONIZAÇÃO

PADRÃO

O que é Padrão??

PADRONIZAÇÃO

PADRÃO:Documento condensado, estabelecido com

o objetivo de unificar e simplificar de tal maneira que seja conveniente e lucrativo

para as pessoas envolvidas.

FUNDAMENTOS E VOCABULÁRIOS• Procedimento: Forma especificada de

executar uma atividade ou um processo.• O Procedimento pode ser documentado

ou não;• Quando um procedimento é

documentado, o termo “procedimento escrito” ou “procedimento documentado” é frequentemente usado.

FUNDAMENTOS E VOCABULÁRIOS

• Documento: É qualquer meio, que comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação.

FUNDAMENTOS E VOCABULÁRIOS

• Um documento pode ser também uma informação singularizada, isto é, distinguível por um nome ou código, que trata de assunto específico, de natureza e interesse particular a uma instituição, pode ser de caráter sigiloso, estratégico ou que represente capital intelectual, plenamente integrada aos bens de uma organização.

FUNDAMENTOS E VOCÁBULOS

P.S! O meio físico pode ser papel, disco de computador, fotografias, ou uma combinação destes.

REQUISITOS DE DOCUMENTAÇÃO

A documentação do SGQ deve incluir:a) Declaração documentada de uma

política da qualidade;b) Um manual da qualidade;

REQUISITOS DE DOCUMENTAÇÃO

c) Procedimentos documentados e registros requeridos por esta Norma;

d) Documentos, incluindo registros, determinados pela organização como necessários para assegurar o planejamento, a operação e o controle eficaz de seus processos.

ABRANGÊNCIA DA DOCUMENTAÇÃO DO SGQ

• Pode diferir de uma organização para outra devido ao porte da organização e ao tipo de atividade;

• A complexidade dos processos e suas interações;

• A competência do pessoal;• A documentação pode está em qualquer

forma ou tipo de meio de comunicação.

MANUAL DA QUALIDADE

A organização deve estabelecer e manter um manual da qualidade que inclua:

• O escorpo do sistema de gestão da qualidade, incluindo detalhes e justificativas para qualquer exclusões;

MANUAL DA QUALIDADE

• Os procedimentos documentados estabelecidos para o sistema de gestão da qualidade ou referência a eles

• Uma descrição da interação entre os processos do sistema de gestão da qualidade.

MANUAL DA QUALIDADE

• O manual da qualidade é uma ótima opção para documentar a política da qualidade, pois pode lhe auxiliar quanto ao controle da divulgação da política. No manual da qualidade, descreva os locais onde a política será divulgada, exemplo: “a política será divulgada através de crachás, página da empresa na internet e cartazes dentro da empresa”.

CONTROLE DE DOCUMENTOS

Os documentos requeridos pelo SGQ devem ser controlados.

Registros são um tipo especial de documentos e devem ser controlados de acordo com os requisitos apresentados em 4.2.4. (NBR ISO 9001)

CONTROLE DE DOCUMENTOS

Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir controles necessários para:

a) Aprovar documentos quanto a sua adequação, antes da sua emissão;

b) Analisar criticamente e atualizar, quando necessário e reaprovar documentos;

CONTROLE DE DOCUMENTOS

c) Assegurar que as alterações e a situação da revisão atual dos documentos sejam identificadas.

d) Assegurar que as versões pertinentes de documentos aplicáveis estejam disponíveis nos locais de uso;

e) Assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamente identificáveis;

CONTROLE DE DOCUMENTOS

f) Assegurar que documentos de origem externa determinados pela organização como necessários para o planejamento e operação do SGQ sejam identificados e que sua distribuição seja controlada ;g) Evitar o uso não pretendido de documentos obsoletos e aplicar identificação adequada nos casos em que eles forem retidos por qualquer propósito.

CONTROLE DE REGISTROS

A organização deve estabelecer um procedimento documentado para definir os controles necessários para a identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e disposição dos registros.Registros devem permanecer legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis.

O MAPEAMENTO DO PROCESSO E A PADRONIZAÇÃO

• O que é mapear?• Porque mapear?• O fluxograma• Registrando a situação atual• Identificando os pontos falhos• Melhorar o processo através da análise dos

fluxogramas • Padronizar

O QUE É MAPEAR?

Mapa: É a representação gráficaE convencional, em papel, tela,Paredes, entre outros, dos dados referentes à superfície do globoTerrestre, a uma região dessa Superfície, à esfera celeste, representação de algo

descrito ou figurado com a clareza de um mapa. Mapeamento: Ato ou efeito de mapear.

MAPEAMENTO DO PROCESSO E A PADRONIZAÇÃO

POR QUE MAPEAR?

Para obter um melhor resultado.• Aumento de produção • Redução de custos• Melhoria da qualidade• Projetar novos processos

POR QUE MAPEAR?

Visualizar todas as etapas do processo • Identificar as interações dos Processos

(ISO 9001)• Visualizar início / meio / fim de um

processo• Identificar pontos de melhoria• Planejar mudanças.

POR QUE MAPEAR?

Padronizar:• Planejar a padronização• Ser o próprio padrão (guia das etapas do

processo)Treinar equipes• Conhecimento de todas as etapas do

processo• Homogeneidade da execução das atividades.

OBJETIVOS DO MAPEAMENTO

• Conseguir que os processos sejam mais eficazes, produzindo os resultados desejados;

• Conseguir que os processos sejam mais eficientes minimizando o uso de recursos ;

OBJETIVOS DO MAPEAMENTO

• Fazer com que os processos se adaptem às constantes mudanças nas necessidades dos clientes e do mercado;

• Desenvolver novos processos de modo a manter a empresa em ambiente competitivo e melhor aproveitar as oportunidades de crescimento.

O QUE É FLUXOGRAMA?

Representação gráfica de um processo ou sistema, cujas etapas são ilustradas de forma encadeada por meio de símbolos geométricos interconectados.

EXEMPLO DE FLUXOGRAMA

SIMBOLOGIA PARA ELABORAÇÃO DO FLUXOGRAMA

REGISTRANDO A SITUAÇÃO ATUAL

• É importante ir ao processo e identificar a situação atual. Qual a sequência das atividades? Quais as peculiaridades?

Quais as exceções e o que é feito nestas exceções. • Converse com as pessoas: Supervisores/

encarregados/ operadores.• Não escreva o melhor. Escreva o real.

IDENTIFICANDO OS PONTOS FALHOS

• Após elaborar o fluxograma do processo atual realize a análise deste fluxo;

• Monte uma equipe e identifique os pontos que apresentem falhas ou que precisem ser melhorados.

• Apresente as modificações aos usuários para avaliarem antes da mudança.

MELHORANDO O PROCESSO ATRAVÉS DA ANÁLISE DOS FLUXOGRAMAS

• Após a análise de todos os envolvidos, revise o fluxograma.

PADRONIZAR

• Com o novo fluxograma elaborado implemente as modificações no processo atual: Padronize, treine as equipes e monitore o processo para confirmar a melhoria contínua.

ORIENTAÇÕES ADICIONAIS PARA MELHORIA DE PROCESSOS

• Eliminar burocracia;• Eliminar duplicação de tarefas;• Eliminar ou minimizar atividades que

não agregam valor;• Reduzir tempo.

ORIENTAÇÕES ADICIONAIS PARA MELHORIA DE PROCESSOS

• Dificultar a ocorrência de erros;• Simplificação da linguagem;• Padronização;• Parceria com fornecedores;• Automação ou mecanização.

PARA NÃO FICAR ASSIM...

ATIVIDADE

1.Pesquise uma empresa (real ou você mesmo pode criar) escolha um processo de seu conhecimento e elabore os seguintes passos:

• Descreva o processo;• Elabore um fluxograma deste processo;• Realize uma análise crítica deste processo e

identifique pontos críticos que devem ser padronizados e elabore estes padrões.

NOSSA ATIVIDADE DEVE TER OS SEGUINTES TÓPICOS:

• Nossa atividade deve ter os seguintes tópicos:

Capa: + Nome do Aluno + Nome do Polo + Nome do Tutor + Módulo + Disciplina + Nome do Professor + Nº da Atividade. Sumário: Tópicos da atividade e sua localização na atividade (nº da página).Introdução: Suas considerações sobre a atividade. Desenvolvimento: Apresentação de todos os tópicos da atividade, atendendo ao

solicitado pelo Professor, sempre mostrando sua própria produção.Lembrando que cada tópico corresponde a um subtítulo, que deve estar destacado do

texto. Conclusão: Suas considerações finais. Devem ser exclusivamente suas!

Bibliografia/Fonte de Pesquisa: Links e livros consultados (Revistas técnicas também são uma ótima opção de pesquisa!)

• Utilize o Guia “Minha Atividade é SFO!” Disponível no AVA. Utilize o Guia

“

ATIVIDADE

Utilize o guia “ Minha atividade é SFO!”Disponível no AVA .Obrigatório colocação da fonte de pesquisa.

Atividades devem ser enviada em .doc ou .docx

Atividades copiadas ou iguais a de outros colegas serão invalidadas.

ATIVIDADE

• Entrega:29 /12/2012 Até às 23:00 hs.

• EVITE DEIXAR A POSTAGEM DE SUA ATIVIDADE PARA O ÚLTIMO DIA.

• FAZENDO ISSO, IMPREVISTOS NÃO VÃO LHE PREJUDICAR.

• * LEMBRANDO QUE SUA ORGANIZAÇÃO TAMBÉM ESTA SENDO AVALIADA

DÚVIDAS

• Acesse o Fórum de dúvidas e discussões.

Chat dia 20/12/2012 Quinta-feira horário das 20:00 às 21:30 Hrs