CONTROLE DE ESTOQUE COM O USO DE FERRAMENTAS DE GESTÃO

NA EMPRESA WBM BOMBAS E AR CONDICIONADO LTDA.

Weudson Batista Moreira

RESUMO

Este artigo tem por objetivo apresentar a necessidade de se ter um controle sobre o

estoque de uma empresa. De forma bastante sucinta pretende-se demonstrar a importância dos

estoques nas organizações, apresentar as ferramentas que podem auxiliar no controle de

estoque e a aplicação prática dessas ferramentas. Será tomado como base para essa pesquisa o

processo de controle de estoque na empresa WBM Bombas e Ar Condicionado Ltda., em que

será analisada como é realizada a gestão de estoque, bem como será proposto sugestão da

utilização das ferramentas de controle de estoque com o fim de se obter um controle efetivo

sobre os itens ali alocados.

Palavra Chave: Administração de Materiais, Controle de estoque, Ferramentas de

Controle.

ABSTRACT

This article has for objective to present the necessity of if having a control on the stock of a

company. Briefly intended to demonstrate the importance of the stocks in the organizations, to

present the tools that can still assist in the stocks control and the practical application of these

tools. The process of control of stocks in company WBM Bombas e Ar Condicionado Ltda.,

which will be analyzed the stock management, as well as will be considered suggestion of the

use of the tools of control of stock with the end of if getting an effective control on the item

placed there.

Key words: Materials Management, Inventory Control, Control Tools.

1 INTRODUÇÃO

O tema abordado refere-se a uma área de atuação da administração chamada

Administração de materiais, que trata da coordenação dos equipamentos e controle do fluxo de

materiais de uma organização. O objetivo é apresentar a melhor forma de se ter um controle

sobre os materiais estocados.

É notório que hoje o mercado é bastante competitivo. Não se pode negar o fato que há

muitas empresas de diferentes ramos inseridas nesse cenário e estão demandando bastante

esforço para se manter sempre crescente. Nesse contexto, é de suma importância que se tenha

um diferencial para se manter competitivo, exercer controle sobre finanças, sobre a hora certa

2

de se repor material, ter noção da quantidade média que será demandada do produto, como

comprar com eficiência, etc.

Por não ter esse controle definido, muitas empresas acabam por ter problemas com

materiais, compram a preços mais elevados, não tendo controle sobre os produtos que possuem

em estoque, o alto índice de produtos parados em estoque, não possuem inventário atualizado,

além de não se ter uma visão financeira dos materiais, ou seja, não enxergam os produtos por

uma perspectiva contábil.

Com vista a esclarecer o exposto acima, foi realizada uma pesquisa em uma empresa

de pequeno porte, cuja identidade não será mencionada a pedido do proprietário, e por esse

motivo será adotado o nome fictício de WBM Bombas e Ar Condicionado Ltda., para termos

uma breve noção do problema ao que será apresentado nesse artigo.

Pretende-se com isso expor as necessidades de se ter um controle eficaz de estoque,

embasadas em autores consagrados que abordam o assunto. A pesquisa de campo realizada na

WBM Bombas e Ar Condicionado Ltda, apresentando na prática como as ferramentas de

controle podem auxiliar numa boa gestão de estoque. É importante evidenciar que, tendo um

controle eficaz de estoque, há uma diminuição de custo, pois se evita gastos com compras sem

planejamento, gera-se um aproveitamento maior do material em estoque, evita-se desperdício,

entre outros.

Como já mencionado, apresentaremos ferramentas de apoio ao controle do estoque,

como o sistema ERP (Enterprise Resource Planning,), curva ABC e outros métodos

estatísticos, bem como utilização de mapa de fluxo entre outras ferramentas, a fim de

disponibilizar um referencial de pesquisa para os interessados em iniciar esse processo de

controle.

2 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

Para Drucker (1998), dentro do conceito geral de administração, administrar é uma

arte de gerir uma organização de forma que ela venha alcançar seus objetivos com eficiência,

mantendo as organizações coesas, fazendo-as funcionar.

Dentro das vertentes da administração surge então a Administração de Materiais, que

se preocupa com o gerenciamento dos materiais tais como sua aquisição, guarda e alocação.

3

Martins (2003) diz que a grande preocupação dos gerentes, engenheiros e

administradores e pessoas envolvidas no processo de produção tem sido a administração de

produtos escassos, tanto na produção de bens tangíveis quanto na prestação de serviço.

Ele ainda afirma que a administração de materiais é uma sequência de operações que

tem seu início na identificação do fornecedor, passando pelo processo de compra do bem,

recebimento acondicionamento, processo produtivo, armazenamento como produto acabado e

finalmente em sua distribuição ao consumidor final.

Administração de Materiais – AM – se refere à totalidade das funções relacionadas

com os materiais, seja com sua programação, aquisição, estocagem, distribuição etc.,

desde sua chegada à empresa até sua saída com direção aos clientes. A focalização

desse conceito reside na atividade dirigida aos materiais. AM é a preocupação

principal, enquanto a produção é apenas um usuário do sistema. (Chiavenato, 1991, p.

35)

Martins (2003), enfatiza que a administração de patrimônio segue a mesma trajetória

da administração de materiais, diferenciando o seu destino final que, ao invés de atender ao

consumidor final, tem-se início a conservação, manutenção, controle e, quando for o caso, a

alienação deste bem.

2.1 A Utilização da Administração de Material como Ferramenta Estratégica

Pozo (2008) afirma que já não se pode pressupor que o sucesso de hoje continuará no

futuro. Por isso, a procura de uma vantagem competitiva sustentável e defensável tem-se

tornado a preocupação dos gerentes modernos e com visão para a realidade do mercado.

Hoje a ferramenta Suply Chain Management (SCM) tem representado uma nova e

promissora fronteira para empresas interessadas na intenção de vantagens competitivas de

forma efetiva.

Uma administração de materiais planejada e bem estruturada, dentro de toda a sua

estrutura fornece ao gestor a fácil análise das necessidades estratégicas para o desenvolvimento

da organização. Para tanto, Pozo (2008) fornece alguns passos da SCM que viabilizam

melhores resultados.

a) Integração de Infraestrutura com Fornecedores e Clientes.

b) Reestruturação do número de fornecedores e clientes

c) Desenvolvimento integrado do produto

d) Cadeia estratégica produtiva.

4

Dias (2009) concede a seguinte divisão para uma organização de sistema de materiais

conforme o esquema abaixo:

a) controle de estoques;

b) compras;

c) almoxarifado/estoques;

d) planejamento e controle da produção;

e) transporte e distribuição;

Para o objetivo desse estudo, será abordado somente o assunto referente aos estoques,

que o alvo desta pesquisa.

2.2 Os Estoques

2.2.1 Breve histórico

Moro1 diz que na antiguidade, os produtos não eram produzidos onde as pessoas

queriam e também não eram acessíveis quando elas desejavam. Os alimentos e outros itens não

se concentravam num lugar específico. Havia abundância apenas em determinados período do

ano e eram muito dispersos, forçando as pessoas a consumirem as mercadorias imediatamente

nos locais onde encontravam, ou transferirem para um local de sua preferência para uso

posterior. Porém, o transporte das mercadorias era limitado ao que o indivíduo podia

transportar, além da possibilidade de armazenamento de alimentos perecíveis serem possíveis

apenas por determinado período de tempo.

Com a evolução do comércio e o aumento de sua amplitude, passando a transpor os

comércios marítimos entre outras nações, foi havendo uma melhoria crescente no sistema de

armazenagem e alocação dos produtos, provocando um desenvolvimento do processo logístico,

levando algumas regiões a se especializarem em mercadorias que poderiam ser produzidas com

mais eficiência, gerando excesso de mercadoria que poderia ser exportados para outras nações e

os produtos que necessitassem seriam importados.

Atualmente, a gestão de estoque é um grande desafio. Principalmente pelas questões

que se relacionam aos custos, pois se procura soluções contínuas de redução de custos, além de

1 Moro, Marcelo. Artigo Sobre Gestão de Estoques. Disponível em: <http://acasadomarcelo.blogspot.com/2008/06/artigo-

sobre-gestao-de-estoques.html> Acesso em: 05 de maio 2010

5

eficiências no controle de entrada e saída de produtos. E para isso, criam-se adaptações de

métodos que satisfaçam as políticas atuais da empresa. Dessa forma nenhuma organização pode

planejar detalhadamente todos os aspectos de suas ações atuais ou futuras.

2.2.2 Finalidade, Função e Objetivos do Estoque

Por definição tem-se que estoque é qualquer quantidade de material armazenada para

uso futuro, conforme a atividade empresarial, como segue:

a) indústria - matéria-prima, materiais auxiliares e produtos acabados;

b) comércio - mercadorias para revenda;

c) serviços - materiais necessários à realização dos serviços.2

Os estoques são integrantes de uma área da administração que cuida da Administração

de Materiais e também compõe a cadeia de logística que trata da movimentação,

armazenamento e distribuição de equipamentos, recursos e informação para organizações.

Para Dias (2009) o estoque é necessário para que o processo de produção/venda da

empresa opere com um número mínimo de preocupação e desnível. Martins (2003) nos afirma

que os estoques funcionam como reguladores do fluxo de negócio. Segundo ele, como a

velocidade de mercadoria recebida é usualmente diferente da velocidade com ela é utilizada, há

necessidade de um estoque funcionando como um amortecedor.

Dias (2009) fornece alguns tipos de estoque, a saber: estoque de matéria-prima,

produtos em fabricação e produtos acabados. Ele ainda salienta que o setor de controle de

estoque controla o nível de estoque e o investimento financeiro envolvido.

Para Accioly (2008) os estoques são importantes combustíveis para alimentar a cadeia

de suprimento, com o objetivo de manter a atividade produtiva em funcionamento. São

geradores de custos, mas em contrapartida exercem a função essencial no favorecimento de

realização das receitas, afetando direta e positivamente a competitividade e o resultado

financeiro das organizações.

2 Controle e Gestão dos Estoques, a eficiência da empresa depende do seu gerenciamento. Disponível em:

<http://www.simonicontabil.com.br/gestao_empresarial.html> Acesso em: 05 de maio 2010

6

Accioly (2008) concede um exemplo de uma cadeia de suprimentos complexa como a

aquisição de um simples produto num mercado, como um abridor de lata. Antes de o produto

chegar ao consumidor final ele passa pelo processo de produção, iniciando com a aquisição da

matéria prima que é o aço bruto extraído da natureza. Daí ele passa para a confecção da chapa

por outra organização da cadeia de suprimentos que é vendida para uma empresa metalúrgica

que transformará essa chapa no abridor de latas, que adiciona uma embalagem de papel e

plástico transparente, correspondente a resultado de interação com outras organizações atuantes

em outros setores produtivos. Se imaginarmos, porém esse processo numa cadeia mais

complexa nós veremos um processo bem mais amplo.

Os estoques têm, portanto a finalidade de suprir essa cadeia para que se possa prevenir

que no meio desses processos não haja a falta do material necessário para a continuidade do

processo de produção até chegar ao consumidor final. Quando falta estoque, corre-se o risco de

comprometer a cadeia produtiva e, conseqüentemente, levar a cadeia de suprimento ao

desabastecimento, gerando insatisfação do cliente ou consumidor.

Quando se fala de um produto acabado, por exemplo, sua falta geralmente leva o

consumidor a procurar outro produto alternativo, de outro fabricante ou um substituto. Numa

prestação de serviço, a falta do material necessário para subsidiar o serviço pode levar o cliente

a encerrar o contrato e buscar outro fornecedor.

Em contrapartida, o excesso também é um fator a ser analisado. Umas das

conseqüências primeiras é o aumento da necessidade do capital para a formação de estoques,

riscos de obsolescência, necessidade de espaços maiores, riscos de fraudes e dispêndio

desnecessário com controles.

A seguir, serão apresentadas algumas ferramentas que são de grande ajuda para a

análise, o planejamento e o controle efetivo do estoque.

2.3 Ferramentas de Auxílio para Controle de Estoque.

2.3.1 O fluxograma

O fluxograma é sem dúvida uma das ferramentas mais importante para desenhar o

fluxo de um processo. Araújo (2001) diz que “o fluxograma, de maneira geral, procura

apresentar o processo passo a passo, ação por ação. Toda ocorrência num determinado

processamento deve merecer registro na folha de fluxograma.”

7

Fonte: http://img.efetividade.net/img/fluxograma-exemplo.png

Figura 1 Fluxograma de Blocos

O fluxograma é a ferramenta de gestão que tem a função de mapear os processos,

apresentando-os passo a passo, por meio de figura específica para cada rotina apresentada.

De acordo com Cruz (2002), “o fluxograma deve ser escrito de cima para baixo e da

esquerda para a direita, em forma de formulário, embora essa disposição não seja rígida e sirva

apenas para dar ordem à representação gráfica”.

Cruz (2002) ainda enfatiza três técnicas diferentes de fluxograma, a saber, o

Fluxograma Sintético, o Fluxograma de Blocos e o Fluxograma analítico.

O fluxograma sintético representa, de forma genérica, um conjunto de atividades ou

parte de um conjunto maior. As informações contidas são bem sucintas. Não há títulos, cargos,

localização, nada a não ser informações genéricas.

O fluxograma sintético nada mais é do que a representação de uma sequência dos

vários passos ou de grupo de passos relativos a determinado processo, em que é

oferecida uma idéia genérica do que é feito no processo. Não há outras informações,

como títulos de cargo e unidades, pois não é o objetivo. (Luiz César G. de Araújo,

2001, p. 68).

O fluxograma de bloco (Figura 1) é similar ao sintético. Ele tem origem em outro

instrumento de análise chamado diagrama d bloco, e é muito utilizado por analistas de

sistemas.

Cruz (2002) faz a seguinte distinção deles.

a) O fluxograma de blocos pode apresentar o fluxo alternativo quando esse existir;

b) O fluxograma de blocos pode estabelecer se o processo é positivo ou negativo;

c) No fluxograma de blocos os passos podem ser escrito dentro do símbolo.

8

Fonte: www.jlcarneiro.com/downloads/osm/aula10.pdf O fluxograma vertical é uma ferramenta poderosa de levantamento e análise

desenvolvida pelo Michael Addison. Ele permite que mesmo profissionais de diversos países o

entendam, por utilizar uma simbologia simples conhecida internacionalmente. Os símbolos

utilizados são padronizados pela ASME (American Society Mechanical engineers).

Este modelo de fluxograma adota formulários pré-impresso, tornando seu

preenchimento mais rápido e sua leitura mais inteligível. Entretanto, não é uma técnica que

pode ser utilizada por quem não tenha experiência com essa ferramenta.

2.3.2 O Sistema ERP

Segundo Pinheiro3, o sistema ERP (Enterprise Resource Planning), é uma ponderosa

ferramenta de gestão computacional que coleta informações de diversos setores da organização

por meio de um banco de dados central, processa e consolida as informações, transformando-as

em informações concretas que darão subsídio a decisões estratégicas.

Esse sistema tem origem a partir do início da era da computação, basicamente na

década de 60 quando os grandes mainframes rodavam os primeiros aplicativos organizacionais,

conhecidos como sistema de controle de estoque. Na década de 70, surge os chamados MRPs

(Material Requirement Planning), antecessores dos ERPs, que tinham como objetivo não só o

controle do material, mas também a requisição e a reposição dele.

Com o avanço da eletrônica na década de 80, veio o início das redes de computadores

e a troca ágil de informação. O MRP transforma-se em MRP II (Material Resource Planning),

que tinha como objetivo o planejamento de manufatura, controlando agora outras atividades

como maquinários e mão-de-obra.

Não se sabe ao certo quando foi que os sistema MRP II ganhou a denominação de

sistema ERP, o certo é que aos poucos esse sistema foi incorporado nos diversos setores da

organização, estabelecendo uma comunicação entre eles. De forma geral, os setores com uma

conotação administrativa e de apoio à produção ingressaram na era da automação.

A importância do sistema ERP para uma organização torna-se necessária, visto que é

um sistema que monitora todo o processo organizacional, desde o início até a informação final

(input e output).

3 PINHEIRO, José Luiz da Silva. O sistema ERP e as Organizações. Disponível em:

<http://www.castelobranco.br/sistema/novoenfoque/files/08/09.pdf> Acesso em: 18 de maio 2010

9

“Com as informações dos diversos setores empresariais consolidadas em um único

sistema, torna-se de certa forma fácil de analisar todo o processo empresarial como

um todo. Pode-se, por exemplo, detectar as falhas que ocorrem no gerenciamento de

estoque devido à produção excessiva de determinado produto, ocasionando assim

perdas significativas na organização.4”

Os impasses para a implantação desse sistema parte primeiramente parte do

pressuposto de que muitos acreditam que para sua implantação a empresa tem que está

estruturada para receber a nova tecnologia, pois se não for encontrado um ambiente favorável,

pode ter uma ação inversa do esperado. Outro fator é que, como o mercado de software de

gestão vem crescendo significativamente, o usuário acaba por ficar refém do fornecedor, por

isso é necessário, antes de fazer a aquisição desse software, analisar o fornecedor para ver se

ele tem uma estrutura sólida e será capaz de honrar com seus compromissos. Por fim, temos

também a resistência do usuário, pois o mesmo se sente controlado pelo sistema, pois esse

sistema monitora o seu trabalho e uma das causas do não funcionamento do ERP é o não

comprometimento do usuário final com o sistema.

2.3.4 Curva ABC

De acordo com Martins (2007), a curva ABC é um importante instrumento para o

administrador, pois permite identificar os itens que justificam atenção e tratamento adequado,

pois ela os ordena conforme a sua importância relativa.

A. grupo de itens mais importantes que devem ser tratado com atenção especial

pela administração

B. grupo de itens intermediário entre as classes A e C.

C. grupo de itens menos importantes que justificam pouca atenção por parte da

administração.

Pozo (2007) mostra quatro estágios para elaboração de uma curva ABC.

1) Inicialmente deveremos levantar todos os itens do problema a ser resolvido, com

os dados de suas quantidades, preços unitários e preços totais;

2) O segundo passo é colocar todos os itens em uma tabela em ordem decrescente de

preços totais e sua somatória total. Essa tabela deve está composta das seguintes

4 PINHEIRO, José Luiz da Silva. O sistema ERP e as Organizações. Disponível em:

<http://www.castelobranco.br/sistema/novoenfoque/files/08/09.pdf> Acesso em: 18 de maio 2010

10

Fonte: Pozo, 2008, p. 94

Tabela 1 Curva ABC

colunas: item, nome ou número da peça, preço unitário, preço total do item, preço

acumulado e porcentagem;

3) O próximo passo é dividir cada valor total de cada item pela somatória total de

todos os itens e colocar a porcentagem obtida em sua respectiva coluna;

4) Finalmente devemos dividir todos os itens em classes A, B e C, de acordo com

nossa prioridade e tempo disponível para tomar decisão sobre o problema.

Na tabela 1 é apresentado um exemplo da curva ABC, onde pode-se analisar o

seguinte resultado:

a) Classe A 17% dos itens corresponde a 76% do valor total

b) Classe B 22% dos itens corresponde a 20% do valor total

c) Classe C 61% dos itens corresponde a 04% do valor total

Com a utilização dessa ferramenta, o administrador terá uma visão mais precisa dos

itens que são mais importantes e os itens que tem menos importância no seu estoque.

Dias (2007) orienta que os estoques e o aprovisionamento dos itens da classe A, deve

ser rigorosamente controlados, com o menor estoque de segurança possível, enquanto que os

itens de classe C devem ter controle simples e estoque de segurança maior, pois essa política

traz pouco ônus ao custo total. Os itens de classe B deverão estar em classe intermediária.

Item Peça Custo/Unid

R$ Consum.

Peças

Valor/Mês R$ %

Total Acumulado

A

01 A-1X 50,00 500 25.000,00 25.000,00 31,7%

02 A-2B 10,00 2.000 20.000,00 45.000,00 57,0%

03 B-2A 3,00 5.000 15.000,00 60.000,00 76,1%

B

04 A-3B 8,00 1.000 8.000,00 68.000,00 86,2%

05 A-1D 5,00 600 3.000,00 71.000,00 90,0%

06 C-1A 2,50 1.000 2.500,00 73.500,00 93,2%

07 A-1C 20,00 100 2.000,00 75.500,00 95,7%

C

08 A-2D 1,00 1.000 1.000,00 76.500,00 97,0%

09 C-2A 2,20 400 880,00 77.380,00 98,1%

10 A-1B 0,50 1.000 500,00 77.880,00 98,7%

11 B-2A 3,00 150 450,00 78.330,00 99,3%

12 C-2B 1,50 100 150,00 78.480,00 99,5%

13 C-2C 0,70 200 140,00 78.620,00 99,7%

14 A-2A 1,00 100 100,00 78.720,00 99,8%

15 C-1B 1,50 50 75,00 78.795,00 99,9%

16 A-2A 0,50 100 50,00 78.845,00 99,94%

17 A-1A 0,50 80 40,00 78.885,00 99,99%

18 C-1C 0,50 20 10,00 78.895,00 100,00%

Total Acumulado 78.895,00 100,00%

11

2.3.4 Localização e Classificação dos Materiais

Para uma fácil localização dos materiais estocados e logicamente um controle mais

efetivo sobre os diversos itens existentes, é imprescindível a criação de uma estrutura ordenada

de produtos, classificando-os conforme cada tipo, fazendo-o por meio de identificação

simplificada.

Martins e Alt (2003) afirmam que a localização dos estoques (materiais) é uma forma

de endereçamento dos itens estocados para que eles possam ser facilmente localizados. Com a

automatização dos estoques, a definição de critérios de endereçamento é imprescindível.

Dias (2007) relata que não existe um sistema pronto para estocagem de um produto,

ela deve ser adaptada às condições específicas da armazenagem e da organização.

As características de um sistema de estocagem estão relacionadas com a natureza do

material movimentado e armazenado. Constituem-se em estado físico (gases, líquidos e

sólidos), tendo também uma classificação mais pormenorizada. Os gases, por exemplo, são

divididos em baixa e alta pressão e nessas categorias são considerados outros fatores.

Dias (2007) diz ainda que localização desses materiais deva ser de estabelecer os

meios necessários a perfeita identificação dos materiais sob a responsabilidade do

almoxarifado, além de uma codificação representativa de cada local de estocagem.

Segundo Dias (2007), há dois métodos de estocagem: Método de Estocagem Fixo e

Método de Estocagem Livre.

Pelo método de estocagem fixo, é determinado o número de área para um tipo de

material, definindo que somente material desse tipo poderá ser estocados nos locais marcados.

Pode ocorrer por esse método o desperdício de área de armazenamento. Pelo fluxo de entrada e

saída de material um item por estar maior ou menor quantidade. Se em maior falta espaço para

armazenagem, se em menor sobra espaço.

Pelo método de estocagem livre, não existe local de armazenagem fixo, a não ser para

materiais de armazenagem especiais. Os materiais ocupam espaços disponíveis dentro do

estoque. O único inconveniente é o perfeito método de controle que deve existir sobre o

endereçamento, sob o risco de se ter material em estoque perdido que só será identificado ao

acaso ou na execução do inventário.

12

2.3.4 Inventário Físico

Dias (2007) afirma que uma empresa decididamente organizada tem uma estrutura de

administração de materiais com políticas e procedimentos claramente definidos. Visto assim,

uma de suas funções é a precisão nos registros dos estoques. Portanto, toda a movimentação de

estoques deve ser registrada pelos documentos adequados.

Periodicamente a empresa deve fazer a contagem física dos itens em estoques e

produtos em processo para poder avaliar a discrepância em valor, entre o estoque físico e o

contábil; discrepância entre os registros e o físico (quantidade real na prateleira); apuração do

valor total do estoque (contábil) para efeito de balanços ou balancetes. Neste último caso o

inventário é realizado próximo ao encerramento do ano fiscal.

2.3.5 Melhoria Contínua

O modelo de melhoria contínua tem sua origem no Japão, após a segunda Guerra

Mundial. A palavra de origem é Kaizen, onde Kai significa mudar e Zen significa para melhor.

Essa metodologia nos diz que hoje é melhor que ontem e amanhã melhor que hoje.

Com a implantação do Controle de Qualidade Total (TQC), W. Edwards Deming

lança um método muito conhecido hoje, chamado de ciclo PDCA onde as siglas, em inglês,

significa Plan, Do, Check e Act,e na tradução planejar, fazer, checar e agir.

Falconi (1999) traz a seguinte elucidação dessa metodologia.

(P) Planejamento – consiste em:

a) estabelecer metas entre os itens de controle

b) estabelecer a maneira (o caminho, o método) para se atingir as metas

propostas.

(D) Execução – Execução das tarefas exatamente como prevista no plano e coleta de

dados para verificação do processo. Nesta tarefa é essencial o treinamento no trabalho

decorrente da fase de planejamento.

(C) Verificação – A partir dos dados coletado na execução, compara-se o resultado

alcançado com a meta planejada.

13

(A) Atuação Corretiva – Essa é a etapa onde o usuário detectou desvios e atuará no

sentido de correções definitivas, de tal modo que o problema nunca volte a ocorrer.

Ainda conforme Falconi (1999) O ciclo PDCA de controle pode ser utilizado para

manter as melhorias e diretrizes de controle de um processo, que no nosso caso constitui o

controle de estoque.

3 MATERIAL E MÉTODO

“Método é o conjunto das atividades racionais que, com maior segurança e economia,

permite alcançar o objetivo” (Eva Maria Lakatos – 1991).

Segundo Gil (1999), a metodologia tem o objetivo distinguir o conhecimento

científico dos demais, pois para que um conhecimento possa se tornar científico torna-se

necessário identificar as operações mentais e técnicas que possibilitam sua verificação, ou o

método que possibilitou a chegar a esse conhecimento.

Para chegarmos a conclusão desse estudo fizemos uso de duas técnicas de pesquisas.

São elas: a pesquisa bibliográfica e a entrevista focalizada.

Para Lakatos (1991) a entrevista focalizada é um desmembramento da entrevista

despadronizada, onde o entrevistador tem liberdade de desenvolver cada situação em qualquer

situação que considere adequada por meio de tópicos relativos ao problema que vai se estudar,

tendo o entrevistador liberdade de fazer a pergunta que quiser. Gil (1999) nos afirma que esse

tipo de entrevista é bastante empregado em situações experimentais, com o objetivo de explorar

afundo algumas experiências vividas em condições precisas.

Para Cervo (2002), “a pesquisa geográfica procura explicar um problema a partir de

referências teóricas publicadas em documentos”. Lakatos (1991) nos informa que a pesquisa

bibliográfica abrange toda bibliografia já tornada pública, ou seja, livros, revistas, artigos,

periódicos, comunicação oral (rádio, gravação), áudio visuais (televisão, filmes), Internet, entre

outros. No nosso caso, a pesquisa bibliográfica se limitou em busca do assunto em livros e

artigos publicados na Internet.

Os resultados obtidos por meio da entrevistas foram documentados e confrontados

com a pesquisa bibliográfica, conforme se segue.

14

4 RESULTADO E DISCUSSÃO DOS DADOS COLETADOS.

4.1 Resultado

Como já tratado na introdução desse artigo, tomaremos, a partir desse ponto, como

base a forma de gestão de estoque na empresa WBM Bombas e Ar Condicionado Ltda. Para

tanto, faremos aqui a exposição resumida do funcionamento da gestão do estoque na empresa, a

fim de termos uma base de orientação e apresentar ferramentas que podem ser utilizadas para

otimização dos seus processos.

O objetivo de estudo é a análise do funcionamento do estoque da WBM Bombas e Ar

Condicionado Ltda., nós iremos direto ao assunto e apenas quando necessário, será citado a

correlação do estoque com outros setores.

No estoque da WBM Bombas e Ar Condicionado Ltda trabalham três funcionários,

que são responsáveis tanto pela venda de mercadorias, como pelo atendimento a clientes e

também pelo estoque. Não existe definido uma pessoa para se responsabilizar exclusivamente

por esse setor e pelas justificativas diversas, não há um controle do que se entra e o que se sai

do estoque e, além dessas pessoas envolvidas no processo, se umas das três estiverem ocupadas

e o setor responsável pela manutenção de equipamentos necessitarem de alguma peça eles

entram nesse estoque e retira o material que necessita não fazendo nenhum registro de sua

retirada, evidenciando a falta do controle nesse estoque.

Para retirada de algum item do estoque adota-se o seguinte procedimento.Quando se

faz necessária a aquisição de um material, ou para uso no setor de manutenção e reparo de

equipamentos ou para vendas, verifica-se a existência ou não no estoque. Se esse item consta

no estoque, o pessoal que é responsável pelo estoque pega esse material e entrega para o

funcionário solicitante o item solicitado, isso verbalmente. Caso uma das pessoas que são

responsáveis pelo estoque não esteja disponível no momento o solicitante vai lá e retira o

material, não sendo necessário nem uma anotação ou baixa em sistema de controle (a

solicitação também não é controlada). Se for um cliente, verifica-se a existência do item

solicitado se tiver, efetua-se a venda, que é feita pelo sistema, vista a necessidade de se emitir

NF, quando solicitada pelo cliente. Caso não haja em estoque é logo acionado a aquisição desse

item para a compra.

Vista a necessidade de se adquirir o material para reposição de compra, inicia o

processo de compra do item, que se dá pelo processo de cotação de preços. Geralmente esse

processo é feito pela consulta a três fornecedores que passa pela avaliação de menor preço e

15

melhor qualidade, escolhendo o fornecedor que melhor se adequar a esses dois critérios.

Existem fornecedores que já têm certa credibilidade, que às vezes não passa nem pelo processo

de cotação. A aprovação da aquisição do material é feita pelo próprio comprador, visto que é

função desenvolvida pelos sócios.

Feita a cotação e a aquisição da mercadoria, o fornecedor envia a mercadoria, que, ao

chegar, passa pelo procedimento de conferência, onde é aferido se os itens enviados pelo

fornecedor conferem com os solicitados. Havendo conformidade, procede com o recebimento

desses itens, assinando o canhoto da nota e dando entrada desse material via sistema. Caso não

haja conformidade é feita a devolução da mercadoria para correção, ou se faz o recebimento

parcial e espera o restante da mercadoria em outra data.

Após o recebimento e dada a entrada da nota no sistema, é feita a estocagem dos

materiais que segue um critério de armazenagem apenas intuitivo, não seguindo critério de

guarda técnico. Esse critério se dá por tipo de equipamento a ser utilizado, disposto em material

elétrico, material para refrigeração, compressor e outros equipamentos utilizados na empresa.

Não existe, porém identificação dos itens ou endereçamento deles, o que faz com que a

localização e descrição dos itens fiquem apenas na intuição dos responsáveis pelo estoque.

Além desses pontos já mencionados, foi verificada a existência de um sistema que é

responsável pelo gerenciamento dessas informações, porém, no que se refere ao estoque, esse

sistema não é alimentado de forma a fornecer informação de quantidade e valores contidos

nesse estoque.

4.2 Discussão

Esses problemas apresentados pelo próprio gerente, a princípio parece ser o mais

eficiente, pois, segundo ele, é uma preocupação a menos para ele, ou seja, como se trata de uma

empresa que presta serviços em conserto de bombas e manutenção em ar condicionado e

também vende peças para esses mesmos tipos de equipamentos, fica difícil controlar a entrada

e saída dos materiais que são vendidos e os que são usados para o serviço, sendo que para os

dois casos partem do mesmo estoque ou almoxarifado.

Há, portanto, um problema implícito. A princípio parece ser que para quem está

envolvida na rotina do trabalho, essa é a melhor alternativa, porém, se for considerado o

estoque contabilmente, percebe-se imediatamente que material estocado é dinheiro investido

com o fim de produzir um lucro maior, pois esse material estocado será utilizado para revenda,

16

com margem de lucro, ou será utilizado para subsidiar o serviço prestado pela empresa. Sem o

controle, portanto, não terá o gestor o feedback do que se tem no estoque, qual o valor do seu

estoque, se os itens que estão estocados estão obsoletos e se o ressuprimento do estoque está

sendo feita na quantidade certa. Conforme já mencionado anteriormente, a falta de um material

em estoque pode fazer com que o cliente procure o concorrente, em contrapartida, o excesso

pode causar sua obsolescência (Felipe Accioly - 2008).

Para ser considerada a venda de um produto, a empresa precisa, por exemplo, de

calcular os custos do que se vende, seja produto ou serviço. Analisando por essa óptica, os

estoques constituem os custos maiores para a formação de um preço. Sem a posição de um

estoque controlado, o gestor não terá a precisão dos seus custos contabilizados, além de não ter

dados para a redução de custos com estoque.

Outro problema é relacionado a fraudes e furtos. Se não se tem controle e todo mundo

“mete a mão”, pode gerar a desconfiança de desvio de material, verídica ou não, que pode gerar

um clima não muito confortável para a organização por parte da gerencia e colaboradores, ou

entre colaboradores.

A princípio parece ser mais confortável a posição do gestor de não se ter um controle

sobre o estoque, mais num longo prazo isso pode gerar um problema de gestão que venha

causar um desgaste à empresa, tanto financeiro quanto físico, levando a empresa a atravessar

momentos de dificuldades.

O intuito dessa pesquisa não é o de apenas apresentar os problemas que podem surgir

advindos da falta de controle do estoque, mais apresentar uma alternativa que possa ser um

caminho para obter esse controle, a fim de se ter uma visão geral, física e contábil, do material

que tem estocado.

O uso das ferramentas de controle nos fornece uma base solida para que possamos ter

mais precisão em atingir os nossos objetivos. O fluxograma por exemplo é uma ferramenta que,

por meio de escritas gráficas, concede uma visualização rápida e precisa dos processos,

auxiliando numa tomada de decisão in loco.

Observando os três modelos de fluxogramas discutidos nesse artigo, o mais viável

para essa análise é o fluxograma de blocos, que detalha em forma de figuras específicas,

permite registrar os processos dentro de cada figura e dá uma rápida possibilidade de análise do

fluxo do estoque.

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Figura 2 - Fluxograma

Com a utilização do fluxograma, melhora a compreender da rotina utilizada na

execução do processo. A figura 2 mostra o mapeamento do processo de movimentação do

material da WBM Bombas e Ar Condicionado Ltda. Por esse mapeamento pode-se identificar

quais são os pontos que apresenta algum problema e facilitando a busca de uma solução de

melhoria do procedimento.

Um dos pontos falhos detectados foi a não utilização do sistema para o registro de

entrada e saída do material. Já foi apresentado que a empresa possui um sistema que dá suporte

para isso, porém não é alimentado de forma correta.

O sistema por ERP é uma excelente ferramenta de gestão. Como esse sistema pode-se

obter o controle sobre todas as movimentações físicas da empresa, e não apenas do estoque,

além de fornecer informações de suma importância para o gestor que o possibilita tomar

decisões estratégicas. Porém, se não é feito o uso adequado desse sistema ele acaba trazendo

informações não verídicas, levando a empresa a tomar decisões que pedem ser prejudiciais.

Torna-se então de fundamental importância o comprometimento de quem está sobre a

responsabilidade da manutenção e controle do estoque, a correta alimentação do sistema, com

vista fornecer informações verídicas, física e contábil, ao gestor para que possa tomar decisões

acertadas no que se refere ao estoque material.

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Os itens que estão no estoque precisam ser também cadastrados. Obviamente se se

possui um sistema para controle todos aqueles itens têm que estar cadastrado. É preciso tomar

cuidado quanto à repetição ou duplicidade de registro de um mesmo item.

Deve-se, portanto, separar cada item por categoria dentro do estoque. Dias (2007)

fornece duas opções para estocagem. Método de Estocagem Fixo e Método de Estocagem

Livre. Para o esse caso, a segunda opção é mais adequada, pois, haja vista o estoque ser em

espaço pequeno, tem-se a necessidade de se ocupar o máximo de espaço disponível. Porém,

como ele mesmo adverte, há de se ter um controle maior, verificando constantemente esses

itens para que ele não venha a se perder, podendo a influir no nosso controle.

Os materiais também devem estar dispostos de maneira acessível e de fácil

localização, sendo importante a utilização de endereçamento nas prateleiras. Mesmo que opte

pelo método livre de estocagem, ao ser dada a entrada dele via sistema, deve-se especificar o

local onde irá armazená-lo, com o fim de facilitar a sua localização quando dele necessitar.

Outra modelo bastante interessante e já apresentada é a utilização da curva ABC. Foi

visto que por ela conseguimos classificar os itens pelo seu caráter de importância referente ao

custo, ou seja, podemos classificar os itens conforme o seu auto índice de custo até o menor

índice. O interessante é que cerca de 20% desses itens corresponde a 80% do faturamento.

Portanto são os itens que temos que da maior importância.

Para se fazer a avaliações e manter sobre controle os produtos estocados, faz-se

necessário a contagem periódica do estoque. Como não se tem controle nenhum sobre o

estoque ainda, é necessário que se faça uma contagem inicial, registrando todos os itens no

sistema, as quantidades e seus respectivos valores. Daí então o inventário tem que ser realizado

periodicamente, para garantir o controle total sobre o estoque.

Por fim, vale ressaltar a utilização de uma ferramenta importantíssima utilizada pela

no setor de Gestão de Qualidade de grandes empresas que é o chamado ciclo PDCA. Essa

ferramenta é utilizada para se trabalhar com uma melhoria continuada, Kaizen no Japão.

Utilizando a metodologia do ciclo PDCA pode-se obter o seguinte:

a) Planejar: Fazer um esboço do que se pretende com a implantação do

controle do estoque, bem como a metodologia que será utilizada para dar

início a esse novo processo.

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b) Fazer: Colocar em prática as decisões planejadas, capacitando as pessoas

que irão se envolver no processo. Neste caso, nossa sugestão é que fosse

designada uma específica para cuidar especificamente do estoque e apenas

em casos emergentes, ou em inventário, fosse designada outra pessoa para

auxiliar.

c) Checar: Verificar se os processos estão sendo feito conforme planejado.

d) Agir: Tomar uma atitude quanto aos procedimentos que não estão em

conformidade quanto ao planejado e propor melhoria.

Vale lembrar que essa ferramenta é um ciclo, ou seja, o processo de melhoria contínua

que visa sempre está melhorando, portanto, nunca terá um fim, o gestor sempre irá procurar

soluções para melhorar o processo e assim assegurará o controle eficaz do estoque da empresa.

Além do todo exposto em relação à utilização das ferramentas para o controle efetivos

do estoque, é de suma importância o comprometimento integral de todos da organização e em

especial das pessoas envolvidas nesse processo. Sem esse comprometimento torna-se inócuo a

utilização dessas ferramentas, podendo-se voltar ao estágio como era ou ocorrer uma

degeneração maior do problema já exposto.

5 CONCLUSÃO

A situação apresentada acima não se trata de um fato isolado, esse fato vem se

repetindo em várias empresas e a cada ano vem se repetindo. E aí que está o perigo. Muitas

empresas tem tido vida curta por não ter planejamento de seus negócios e um dos fatores que

mais influenciam nisso é o fato de não ter um controle de seus estoques. No jargão empresarial

diz se que estoque parado é dinheiro parado, e sem um planejamento devido para de estoque,

sem o tê-lo sobre controle, essa situação ao qual foi apresentada se repetirá e muitos não

resistirão aos problemas que surgiram em decorrência disso.

O diferencial para uma empresa se tornar competitiva, portanto, não é o controle de

estoque em si, que a princípio parece bastante desgastante, mais sim os benefícios advindos

dele. Como já observado aqui nesse artigo, tendo o controle sobre o estoque há, em

consequência disso uma diminuição dos custos, pois se sabe o que tem estocado, possibilitando

assim uma visão concreta de, em que investir e quanto investir nos materiais estocados.

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Não queremos, portanto com o que foi aqui relatado terminar o assunto em que se

refere a controle de estoque, mais o de trazer à luz a necessidade de se ter um controle sobre os

estoques se quiserem se tornar competitivo no mercado, que cada dia se torna mais

competitivo.

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Controle e Gestão dos Estoques, a eficiência da empresa depende do seu gerenciamento.

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