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UNIVERSIDADE FEDERAL DE OURO PRETO

DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO

IMPLANTAÇÃO DE CONTROLE DE ESTOQUE EM UMA CLÍNICA

ODONTOLÓGICA: O CASO DA SOORRISO & CIA LTDA.

Monografia de Graduação em Engenharia de Produção

RENATA FARIA PIMENTA

Ouro Preto, 2003

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RENATA FARIA PIMENTA

IMPLANTAÇÃO DE CONTROLE DE ESTOQUE EM UMA CLÍNICA

ODONTOLÓGICA: O CASO DA SOORRISO & CIA LTDA.

Monografia apresentada ao curso de

Engenharia de Produção da Universidade

Federal de Ouro Preto.

Orientador: Jorge Luiz Bréscia

Coordenador: João Esmeraldo da Silva

Ouro Preto

2003

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Monografia de Graduação em Engenharia de Produção defendida e aprovada em

/ / pela comissão avaliadora, constituída pelos professores:

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SUMÁRIO

CAPÍTULO 1 - INTRODUÇÃO

1) Origem do trabalho ------------------------------------------------------------------------- 1

2) Importância do trabalho ------------------------------------------------------------------- 2

3) Objetivos --------------------------------------------------------------------------------------- 2

4) Limitações do trabalho -------------------------------------------------------------------- 3

5) Aspectos a serem avaliados ------------------------------------------------------------- 3

6) Estrutura do trabalho ----------------------------------------------------------------------- 3

7) Metodologia------------------------------------------------------------------------------------ 4

CAPÍTULO 2 - A EMPRESA

1) Histórico da Empresa ---------------------------------------------------------------------- 5

2) Organograma da Empresa --------------------------------------------------------------- 5

3) Tipo de serviços prestados--------------------------------------------------------------- 6

4) Tipo de cliente dos serviços prestados----------------------------------------------- 6

5) Sistemática da gestão empresarial empregada atualmente ------------------ 7

CAPÍTULO 3 - GESTÃO DE ESTOQUE: UMA BREVE REVISÃO DOS

PRINCIPAIS CONCEITOS

1) O que é estoque? --------------------------------------------------------------------------- 8

1.1 - Planejamento de estoque ------------------------------------------------------------ 9

1.2 - Fichas de controle de estoque ------------------------------------------------------ 9

1.3 - Porque manter estoques? ------------------------------------------------------------ 10

1.4 – Vantagens e desvantagens em manter estoque ----------------------------- 11

2) Controle de estoques ---------------------------------------------------------------------- 11

2.1 – Função do controle de estoques --------------------------------------------------- 12

2.2 – Objetivo do controle de estoques ------------------------------------------------- 12

2.3 – Princípios básicos para o controle de estoque ------------------------------- 13

2.4 – Segregação de funções no controle de estoque------------------------------ 13

3) Classificação de controle: Método ABC --------------------------------------------- 14

4) Avaliação dos estoques ------------------------------------------------------------------ 15

4.1 – Método Custo Médio ------------------------------------------------------------------ 15

4.2 – Método PEPS----------------------------------------------------------------------------- 15

4.3 – Método UEPS----------------------------------------------------------------------------- 16

4.4 – Método Média Móvel------------------------------------------------------------------- 16

5) Custos de estoque ------------------------------------------------------------------------- 17

v

6) Previsão para os estoques --------------------------------------------------------------- 18

6.1 – Gestão da demanda-------------------------------------------------------------------- 18

6.2 – Ponto de ressuprimento e tempo de reposição ------------------------------ 19

6.3 – Estoque mínimo ou de segurança------------------------------------------------- 21

6.4 – Estoque máximo ------------------------------------------------------------------------ 21

6.5 – Rotatividade------------------------------------------------------------------------------- 22

7) Compras --------------------------------------------------------------------------------------- 22

8) Armazenagem ------------------------------------------------------------------------------- 23

8.1 – Aspectos a serem observados durante a armazenagem ----------------- 24

9) Sistemas de informação de estoque ------------------------------------------------- 26

CAPÍTULO 4 – A IMPLANTAÇÃO DO CONTROLE DE ESTOQUE NA

CLINICA ODONTOLOGICA SORRISO & CIA LTDA.

1) Situação anterior --------------------------------------------------------------------------- 28

1.1 – O controle de estoque da Sorriso & Cia Ltda. -------------------------------- 28

1.2 - O armazenamento dos materiais -------------------------------------------------- 29

1.3 – Custos dos estoques ------------------------------------------------------------------- 29

1.4 – Como é feita a previsão --------------------------------------------------------------- 30

1.5 - Método de avaliação do estoque -------------------------------------------------- 30

2) Diagnose da situação anterior----------------------------------------------------------- 30

3) Providências tomadas para melhorias na gestão dos estoques------------- 32

5) Método ABC para controle dos estoques da Sorriso & Cia Ltda. ----------- 33

4) O Programa Computacional para Controle de Estoque ------------------------ 34

CAPÍTULO 5 – CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES -------------------------- 36

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ------------------------------------------------------ 38

ANEXO I ------------------------------------------------------------------------------------------- 39

ANEXO II ------------------------------------------------------------------------------------------ 40

ANEXO III ------------------------------------------------------------------------------------------ 41

ANEXO IV ----------------------------------------------------------------------------------------- 43

ANEXO V ------------------------------------------------------------------------------------------ 44

ANEXO VI ----------------------------------------------------------------------------------------- 45

ANEXO VII ---------------------------------------------------------------------------------------- 46

ANEXO VIII --------------------------------------------------------------------------------------- 47

ANEXO IX ----------------------------------------------------------------------------------------- 50

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CAPÍTULO 1

INTRODUÇÃO

Este trabalho trata da análise realizada nos estoques de materiais de uma

Clínica Odontológica.

Existe uma grande deficiência em seu setor de materiais, principalmente no

que se refere ao controle de estoque e planejamento de compras.

Por tal motivo, pretende-se estudar a gestão dos estoques na empresa,

detectando problemas e implantando soluções, que ao serem colocadas em prática

possa gerenciá-los, evitando erros que levem a falta ou sobras de produtos no

estoque. Assim a empresa poderá empregar seus recursos de forma mais racional

possível.

1) Origem do trabalho

O presente projeto teve origem nas informações, referentes ao tema, obtidas

nas aulas das disciplinas, como logística, Planejamento e controle da produção,

Custos industriais, Administração financeira e Gerência da informação, entre outras

oferecidas no decorrer do curso de graduação em Engenharia de Produção na

Universidade Federal de Ouro Preto.

Então, verificou-se a viabilidade de implantação do controle de estoque em

uma Clínica Odontológica, surgindo uma oportunidade de aplicar na prática os

conceitos teóricos em busca da solução de problemas.

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2) Importância do trabalho

A importância da necessidade de se realizar esse trabalho se deve ao fato de

contribuir para a criação de um eficiente controle de estoque, tendo em vista que

existe total descompasso na aquisição, alocação e distribuição dos materiais

estocados na Clínica Odontológica.

Poderá auxiliar a Empresa no gerenciamento de seu estoque de forma eficaz

e econômica, inclusive, minimizar os erros, fraudes e perdas, sobretudo, manter um

estoque mínimo desde que não falte produtos. De forma mais objetiva, a gestão de

estoques contribuirá para atender com excelência seus profissionais, funcionários e

clientes, afim de que esses se satisfaçam e com isso aumente a eficiência e

credibilidade da Clínica.

Será de grande importância para os sócios, pois saberá a quantidade exata

de mercadorias em seu estabelecimento, podendo investir suas disponibilidades

financeiras em outros recursos.

3) Objetivos

3.1 - Geral

O presente trabalho tem por objetivo principal, criar uma política de

gerenciamento interno dos estoques e garantir uma correta gestão de compras na

Clínica Odontológica, buscando a minimização de capital empatado e a satisfação

do cliente.

3.2 - Específicos

• promover a organização do almoxarifado;

• criar um controle interno do estoque;

• criar um planejamento de compras;

• minimizar erros e fraudes;

• evitar desperdícios de produtos;

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• classificar os estoques segundo o método ABC;

• criar um programa de gestão de estoques, na plataforma Access, com

interface amigável para os usuários;

• facilitar a visualização de inventários mensais dos estoques;

• facilitar a tomada de decisão gerencial, através da facilidade e rapidez dos

dados.

4) Limitações do trabalho

Existem problemas relativos às limitações na realização deste trabalho,

devida a escassez de recursos financeiros em que a Empresa se encontra.

5) Aspectos a serem avaliados

• Na empresa, existe alguma política de gestão de estoques?

• Existem pessoas diferentes, para emitir pedido de compra, recebimento e

conferência dos produtos?

• A empresa possui critérios para a estocagem, que viabilize a utilização de

materiais mais antigos, em primeiro lugar?

• A empresa corre o risco de parar as atividades, devido a falta de material no

estoque?

• A empresa tem controle da quantidade de materiais utilizados mensalmente?

• A empresa realiza contagens físicas dos materiais estocados?

• A empresa possui uma organização no almoxarifado?

6) Estrutura do trabalho

Nos capítulos seguintes, serão apresentados a empresa analisada; uma

revisão bibliográfica do tema tratado; a implantação do controle de estoque na

Clínica Odontológica Sorriso & Cia e por fim a conclusão deste trabalho.

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7) Metodologia

Para a classificação da pesquisa, toma-se como base a metodologia

apresentada por Vergara (1990, p.92), que a qualifica em relação a dois aspectos:

quanto aos fins e quanto aos meios.

Quanto aos fins, a pesquisa será metodológica e aplicada. E quanto aos

meios, a pesquisa será bibliográfica, documental e de campo.

A metodologia adequada para obtenção dos objetivos propostos foi a

pesquisa bibliográfica, servindo de base para o estudo de caso.

Os procedimentos metodológicos adotados nesse estudo de caso foram

entrevistas com pessoal técnico, pesquisa documental, visitas ao local e coleta de

dados.

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CAPÍTULO 2

A EMPRESA

Este capítulo tem como objetivo apresentar a empresa estudada, relatando

seu histórico, tipos de serviços prestados, tipos de clientes, leiaute, quadro de

funcionários e outras informações importantes sobre a gestão empresarial da Sorriso

& Cia Ltda.

1) Histórico da Sorriso & Cia Ltda.

A Sorriso & Cia Ltda.(nome fictício) é uma Clínica Odontológica, situada em

Belo Horizonte e existente no mercado há 3 anos.

Ela é gerenciada por 7 sócios que também são os responsáveis pela

prestação de serviço.

2) Organograma da empresa

A empresa é constituída conforme seu organograma funcional ( Anexo I), com

sua receita advinda da prestação de seus serviços.

Atualmente a empresa está instalada numa área de aproximadamente 120m2.

Constituída de 3 consultórios completamente equipados, sala de escovação,

almoxarifado central, sala de administração e recepção e sala de espera (Anexo II).

O quadro de funcionários é composto por 11 funcionários, sendo que 7 são

sócios e os outros 4 são empregados. Os 7 sócios atuando como dentistas e 4

xi

funcionários; três atuando como auxiliares dos consultórios dentários uma como

secretária e recepcionista , sendo esta, a responsável pela recepção dos clientes,

marcação de consultas e gerenciamento de compras e dos estoques.

À disposição da secretaria existem os seguintes equipamentos: um

microcomputador, um fax e um telefone para realizar o pedido de compra, fazer

orçamentos e controlar a entrada e saídas de materiais do almoxarifado.

A empresa possui um almoxarifado central e micro estoques localizados em

cada um de seus 3 consultórios.

3) Tipo de serviços prestados

A Empresa presta serviços na área de Clínica Geral, Odontopediatria e

Periodontia. Na área de Clínica Geral são tratados o casos simples da odontologia,

como tratamento de cáries e limpeza bucal, já a Odontopediatria é uma área

específica para o tratamento dos pacientes com idade entre 4 e 15 anos de idade e

a área de Periodontia trata os casos de problemas internos dos dentes.

Para os outros serviços odontológicos, como cirurgias maxilares, próteses,

implantes, tratamentos estéticos, entre outros, existe um sistema denominado

referência e contra-referência que é comum neste ramo de atividade. Este sistema

funciona da seguinte maneira: o paciente é atendido pela clínica, diagnosticado e

quando o serviço necessário para tratar o paciente não é realizado pela clínica, este

é encaminhado para uma outra clínica e recomendado a voltar à Sorriso & Cia após

concluído o tratamento na outra clínica.

4) Tipo de cliente dos serviços prestados

A Clínica Odontológica atende pacientes particulares e conveniados.

A empresa tem como alvo principal os clientes de idade entre 4 e 15 anos, ou

seja, público infanto-juvenil, sendo que este representa 60% das vendas de seus

serviços. Os 40% restantes enquadram-se os clientes com idade superior a 15 anos,

conforme representado no gráfico da figura 1.

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Figura 1 Clientes atendidos no ano de 2002

E é nesta especialidade, a odonto-pediatria, que a empresa apresenta maior

número de profissionais atuantes.

5) Sistemática de gestão empresarial empregada atualmente

A Sorriso & Cia tem estrutura para trabalhar com capacidade de até

600h/mês, mas de acordo com dados obtidos a empresa opera com apenas 40% de

sua capacidade.

O controle de estoque da empresa e o planejamento de compras é

administrado pela secretaria. O processo apresenta-se bastante ineficaz e precário,

porque não possui nenhum sistema informatizado.

Trata-se de uma empresa regida pela leis de uma sociedade Ltda., cuja

participação acionária está subdividida em termos percentuais da seguinte forma: os

salários dos sócios correspondem a 50% do total do faturamento dividido entre eles

de acordo com o número de horas trabalhadas por cada um. Quando os custos

totais da empresa não são cobertos pelos outros 50% , é feito um rateamento entre

os sócios. Já o salário dos demais funcionários e não sócios são fixos e regidos

legalmente pela CLT.

Os serviços de limpeza e contabilidade são terceirizados.

60%

40% Idade entre 4 e 15anosIdade superior a 15anos

xiii

CAPÍTULO 3

GESTÃO DE ESTOQUE: UMA BREVE REVISÃO DOS PRINCIPAIS CONCEITOS

Este capítulo tem como objetivo apresentar um embasamento teórico sobre os

aspectos relevantes das atividades de gestão e controle de estoques de materiais, a

fim de subsidiar o estudo proposto.

1) O que é Estoque?

O termo "estoque" é bastante comum em bibliografias que tratam a teoria da

administração da produção, dos materiais e financeira.

Estoques consistem de matérias-primas e partes componentes que a

empresa adquire de fontes externas e montagem finais que a própria empresa

fabrica.

Slack (1999, p.381) define estoque " [...] como a acumulação de recursos

materiais em um sistema de transformação."

Para Stocton (1976,p.17), “ [...] um item no estoque é definido como qualquer

tipo de produto acabado, de parte fabricada ou comprada.”

Segundo Moreira (1996, p.463),

" [...] entende-se por estoque quaisquer quantidade de bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo; constituem estoques tanto os produtos acabados que aguardam venda ou despacho, como

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matérias-primas e componentes que aguardam utilização na produção."

1.1- Planejamento de estoques

Devido a dificuldade em manter o perfeito sincronismo entre fornecimento e

demanda dos produtos em estoque, Bonaparte (1998, p.09) explica a necessidade

do planejamento de estoques :

“A principal característica destes materiais é a incerteza quanto a quantidade e a data de utilização. Desta constatação surge o conceito da utilização de médias, de dados passados, de parâmetros, para com base neles, projetar uma quantidade de estoque a ser comprada para ser consumida no futuro.”

Em muitos casos, não é possível saber a quantidade exata de produtos que

serão utilizados, vencidos ou danificados, pois existe a incerteza quanto aos

clientes. Sendo assim, aconselha-se o planejamento através de dados passados,

médias, métodos e técnicas estatísticas, como regressão linear, pesquisa, ou

correlação.

Apesar das razões para mantermos estoques serem muitas, não podemos

mantê-los em excesso sem necessidades, porque eles podem gerar desperdícios e

empatar um capital que poderia estar aplicado em outros recursos mais rentáveis.

Portanto, um planejamento de estoque eficaz deve permitir que a empresa trabalhe,

com a menor quantidade possível de estoque, desde que não falte produtos.

A administração dos estoques é feita a partir do plano mestre de produção, ou

seja, em função da encomendas ditadas pelo departamento de vendas, verifica-se

os registros de controle de estoques, a viabilidade financeira da empresa e define-se

quanto e quando o departamento de compras irá comprar, para que o departamento

de produção tenha condições de fabricar ou montar cada item que comporá o

produto final.

1.2 - Fichas controle de estoque

Os principais objetivos da fichas de estoque, segundo Zaccarelli (1973,

p.292), são :

xv

• Conhecer a disponibilidade dos produtos;

• Permitir análise, quando necessário, emitir um pedido de reposição;

• Conhecer o valor monetário do estoque e o custo de cada item;

• Indicar desvios ou perdas de material.

As fichas de controle estoque são extremamente importantes para o controle,

pois através delas se obtém todas as informações dos produtos estocados. A falta

de controle nas requisições de estoques expõe a empresa a risco de roubos e erros

nos materiais.

1.3 - Porque manter estoque?

Existem várias razões para se manter estoque. Farmer (1998, p.144), aponta

algumas:

• “A conveniência de ter itens disponíveis para atender a

exigências sem a necessidade de providências de última hora;

• A redução de custos proporcionada pela compra ou produção de quantidades ótimas;

• comprar em grandes quantidades dá margem de obter descontos;

• Proteção contra os efeitos de erros de previsão e registros imprecisos;

• Erros de planejamento; • Provisão para as flutuações de vendas ou produção.”

Segundo Slack, há quatro principais razões para manter estoque, e portanto,

quatro tipos de estoque. O estoque isolador, ou estoque de segurança, cujo

propósito é compensar as incertezas inerentes a fornecimento e demanda; o

estoque de ciclo para casos em que um ou mais estágios na operação não podem

fornecer todos os itens que produzem simultaneamente; o estoque de antecipação,

que é usado quando as flutuações de demanda são significativas, mas relativamente

previsíveis; e os estoques no canal, ou estoque de distribuição, que existem porque

o material não pode ser transportado instantaneamente entre o ponto de

fornecimento e o ponto de demanda.

xvi

Todas as organizações mantém alguma coisa em estoque. O estoque pode

ser um incômodo, uma necessidade ou uma conveniência, mas não se deve mantê-

lo em quantidades ou prazos excessivos e sem necessidade. É preciso manter o

estoque em nível mínimo, mas sem comprometer o funcionamento das atividades da

empresa.

1.4 – Vantagens e desvantagens em manter estoque

Entre vantagens e desvantagens em se manter estoque, verificamos com

principal vantagem, a necessidade de reduzi-los. Farmer, (1998, p.144) menciona

dicas para redução dos estoques:

• Em vez de estocar os itens, organizá-los para serem comprados no momento

exato de sua utilização;

• Encontrar maneiras de reduzir os custos de pedido;

• Fazer previsões mais rigorosas, assegurando registros corretos e melhor

planejamento.

Entretanto, manter estoque também representa desvantagens, podendo gerar

custos, desperdícios e empatando um capital que poderia estar aplicado em outros

recursos rentáveis.

A estocagem custa caro, e muitas organizações precisam manter estoques

em níveis elevados. Um movimento contínuo para reduzir o estoque sem diminuir as

atividades é necessário para combater a tendência natural de aumentá-lo.

Deve-se observar os produtos com custo elevado para serem comprados, se

possível somente na hora em que for utilizado.

2) Controle de Estoques

O controle é um elemento básico em todas as fases do sistema de

desenvolvimento, planejamento e administração de empresas.

A principal meta do controle de estoques é descobrir e manter o nível ótimo

de investimento em estoques. Segundo Slack (1999, p. 380), existem atitudes

ambivalentes em relação a estoques:

xvii

"Este é o dilema do gerenciamento do estoque: apesar dos custos e de outras desvantagens associadas à manutenção de estoques, eles de fato facilitam a acomodação entre fornecimento e demanda."

Há dois pontos perigosos que a gerência normalmente quer evitar. O primeiro

perigo é estoques insuficientes, que interrompem a produção e talvez provoquem

perda de vendas. O segundo perigo são estoques excessivos que introduzem custos

desnecessários e riscos de obsolescência. O nível ótimo de estoques está entre um

e outro extremo.

2.1 - Função do controle de estoque

A função do Controle de Estoque é minimizar o efeitos negativos da

acumulação de materiais provenientes de vendas não realizadas, ajudando no

ajuste do planejamento de produção.

A administração do controle de estoque deve minimizar o capital total

investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que, o

custo financeiro também se eleva. Uma empresa não poderá trabalhar sem estoque,

pois, sua função amortecedora entre vários estágios de produção vai até a venda

final do produto.

2.2 - Objetivo do controle de estoque

O objetivo do controle de estoque é otimizar o investimento em estoque,

aumentando o uso dos meios internos da empresa, diminuindo as necessidades de

capital investido.

O estoque do produto acabado, matéria-prima e material em processo não

serão vistos como independentes. Todas as decisões tomadas sobre esses

estoques, será considerada a influência entre os tipos de estoque e sua real

dependência.

Os objetivos dos departamentos de compras, de produção, de vendas e

financeiro, deverá ser conciliado pela administração de controle de estoques, sem

prejudicar a operacionalidade da empresa. A responsabilidade da divisão de

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estoques já é antiga; os materiais caem sobre o almoxarife, que zela pelas

reposições necessárias.

2.3 - Princípios básicos para controle de estoque

Os gerentes de produção precisam organizar e planejar seus estoques para

que tomem decisões adequadas ao bom funcionamento da empresa. Segundo Dias,

(1993, p.391) para organizar um setor de controle de estoques inicialmente, precisa-

se:

• Determinar “o quê” deve permanecer em estoque;

• Determinar “quando” se devem reabastecer os estoques;

• Determinar “quanto” de estoque será necessário para um período pré-

determinado;

• Acionar o Departamento de compras para executar aquisição de estoque;

• Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as

necessidades;

• Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer

informações sobre a posição do estoque;

• Manter inventários periódicos, para avaliação das quantidades e estados dos

materiais estocados;

• Identificar e retirar do estoque os itens absoletos e danificados.

Obedecendo os princípios básicos de controle de estoques pode-se obter um

estoque mais preciso, podendo maximizar o lucro, e diminuir os custos com

estocagem.

2.4 - Segregação de funções no controle do estoque

Segundo RASMUSSEN (1998, p.111), entende-se por segregação de

funções, a separação de uma atividade da outra, realizadas por pessoas diferentes,

a qual serve para vários propósitos. Além de atender os objetivos de controle, é um

eficiente modo de especializar as pessoas e as tarefas dentro da organização, mas

considerando que o volume de atividades justifique tais especializações.

xix

Por exemplo, é melhor selecionar e treinar uma pessoa para manusear

dinheiro ou exclusivamente o estoque e outra para manter o registro que tentar

encontrar alguém versátil o suficiente para manipular os ativos e também manter os

registros.

A segregação de função também serve como um meio de impedir fraudes ou

tentativas de esconder erros devido à necessidade de recrutar a cooperação de

outra pessoa para fazê-lo

Po isso, a mesma pessoa que emite pedido de compra, recebe e armazena o

material faz com que a empresa fique exposta a roubos e erros.

3) Classificação de controle: Método ABC

A mais utilizada técnica para administrar os estoques é a chamada análise

ABC.

A forma prática da aplicação de análise ABC, obtêm-se por ordenação dos

itens em função do seu valor relativo.

A técnica ABC, é a única que trás resultados imediatistas em fase da sua

simplicidade de aplicação.

O administrador tem a obrigação de conhecer os itens que são,

financeiramente, mais importantes para a empresa, podendo assim, administrá-los

de acordo com a sua importância financeira.

Uma vez que consegue-se ordenar todos os itens pelo seu valor relativo,

passa-se a classificá-los em três grupos chamados A, B e C, conforme descrito a

seguir:

Classe A: Grupo de itens mais importantes, financeiramente, que devem ser

tratados com uma atenção bem especial pela administração.

Classe B: Grupo de itens em situação intermediária entre A e C.

Classe C: Grupo de itens menos importantes financeiramente, que justificam

pouca atenção por parte da administração.

O maior controle sobre os itens “A”, é explicado pelo fato de serem

responsáveis por altos custos anuais de consumo e um elevado investimento em

estoques. Segundo Dias (1993, p.140), este tipo de controle significa freqüentes

pedidos, baixos estoques de segurança e a disposição de incorrer em custos

extraordinários para obtenção rápida de “A”, porque os custos de colocação e

xx

acompanhamento de pedidos são baixos em relação aos custos de manutenção de

grandes estoques.

Os itens "C" apresentam-se no outro extremo, nos casos em que o custo

anual de aquisição é relativamente baixo, haverá menor freqüência de pedidos,

maiores estoques de segurança e menos trabalho burocrático.

Em posição intermediária estão os itens "B", que possuem valores relativos

intermediários e requerem média rigorosidade em seu controle.

4) Avaliação dos estoques

As avaliações dos estoques devem ser realizadas e registradas

quantitativamente e qualitativamente. Segundo Araújo, (1978, p.193):

"As formas mais simples de registros de estoques preocupam-se unicamente com a quantidade. Mesmo assim o estoque anual deve ser avaliado em termo de preços, para que proporcione uma avaliação acurada do bem. "

Na prática regular, há vários métodos de se calcular o preço dos estoques.

Cada um deles dá uma interpretação um tanto diferentes dos valores do estoque e a

escolha de um método dependerá de, diretrizes contábeis gerais e vantagens

tributárias, conforme descreveremos a seguir.

4.1 – Método Custo Médio

Este método avalia o preço de todas as retiradas do estoque, ao preço

unitário médio do suprimento total do item em estoque, no momento.

Tem ele um efeito estabilizante, pois nivela as flutuações de preços; porém, a

longo prazo, reflete os custos reais de compras dos materiais.

4.2 - Método PEPS

Este método determina que o primeiro material a entrar, é o primeiro material

a sair. Presume-se que o estoque mais antigo seja usado primeiro; e que o estoque

adquirido por último permaneça disponível. Ele é conhecido também como FIFO.

xxi

Araújo (1978, p.106) afirma que trata-se de um método satisfatório para

quando o giro do estoque for razoavelmente rápido ou quando as flutuações

normais nos custos dos materiais forem absorvidas no preço do produto. O

método serve para “ [...] limpar a casa” ao dispor daqueles lotes (valores) que

tenham sido mantidos por um período de tempo mais longo nos estoques.

Consequentemente, os estoques são mantidos em contas de ativo, com

valores que se aproximam mais sensivelmente dos preços correntes do

mercado.

4.3 - Método UEPS

O método determina que o último material a entrar, é o primeiro material a

sair. Presume-se que o estoque mais antigo ainda esteja disponível; e que o estoque

mais recente seja usado imediatamente.

Este método segundo a avaliação de Araújo (1978, p.107) é apropriado sob

certas circunstâncias: quando a relação do estoque para com os outros ativos é

grande; quando o estoque é constituído principalmente de matérias primas básicas,

representando uma grande parte dos custos do produto acabado; quando o giro dos

estoques é lento devido aos longos ciclos operacionais; quando o custo das

matérias primas é um fator de importância tal que as flutuações nesses custos não

podem ser prontamente absorvidas pelos custos ordinários do negócio.

Porém não e aconselhável para operações em que o ciclo e manufatura é

curto, quando o giro do estoque é rápido ou quando compras especiais e específicas

devem ser correlacionadas às vendas correntes.

4.4 - Método da Média Móvel

No método da média móvel, em que cada compra é agregada ao saldo do

estoque anterior, de maneira a se usar um novo preço médio unitário para avaliar

saídas subsequentes de estoque. Este método pode ser usado com um sistema de

inventário perpétuo. Muitas vezes usa-se o método de médias ponderadas em

conjunto com o sistema de inventário periódico; esta média é calculada dividindo-se

o custo total do estoque inicial, mais as compras, pelo número total de unidades

nessas duas classes.

xxii

5) Custos de Estoque

Qualquer tipo de armazenamento de matéria-prima gera determinados custos

que são:

• Juros

• Depreciação

• Aluguel

• Equipamentos de manutenção

• Deterioração

• Obsolescência

• Seguros

• Salários

• Conservação

Estes custos, podem ser divididos em modalidades:

• Custos de capital - juros, depreciação.

• Custos com pessoal - salários, encargos sociais.

• Custos de edificação - aluguel, impostos, luz e conservação.

• Custos de manutenção - deterioração, obsolescência e equipamentos.

Há duas variáveis que elevam estes custos, as quais são: a quantidade em

estoque e o tempo de permanência em estoque.

Elevadas quantidades de matéria-prima em estoque somente poderão ser

movimentadas com a utilização de um maior número de funcionários ou, então, com

maior uso de equipamentos de movimentação. Com isso, resultará na elevação

destes custos, assim quando há um menor volume de matéria-prima em estoque, os

custos serão diminuídos, estes custos relacionados podem ser chamados de custos

de armazenagem. Esses são calculados baseado no estoque médio e geralmente

xxiii

indicados em porcentagem do valor em estoque, com isso os custos de

armazenagem são proporcionais à quantidade e o tempo que uma matéria-prima

permanece em estoque.

6) Previsão para os estoques

Toda a teoria dos estoques está pautada na previsão do consumo do

material. A previsão do consumo ou da demanda estabelece estas estimativas

futuras dos produtos comercializados pelas empresas. Estabelece, portanto, quais

produtos, quanto desses produtos e quando serão comprados pelo cliente.

A previsão:

• É o ponto de partida de todo planejamento;

• Não é uma meta de vendas;

• Sua precisão deve ser compatível com o custo de obtê-la.

As informações básicas para um processo de previsão são:

• Evolução das vendas no passado;

• Variáveis cuja evolução e explicação estão ligadas diretamente às vendas ;

• Influência de propaganda;

• Opinião dos gerentes, vendedores, compradores e pesquisas de mercado.

6.1 - Gestão da demanda

A gestão da carteira de pedidos e da previsão de vendas tomada

conjuntamente, é denominada gestão da demanda.

Esta engloba um conjunto de processos que fazem a interface da empresa

com o seu mercado consumidor.

Dependendo do negócio, esses processos podem incluir o cadastramento de

pedidos, a previsão de vendas, a promessa de entrega, o serviço ao cliente e a

distribuição física.

Qualquer que seja o grau de sofisticação do processo de previsão da

demanda numa empresa, é sempre difícil utilizar dados históricos para prever futuras

tendências, ciclo ou sazonalidades.

xxiv

6.2 - Ponto de ressuprimento e tempo de reposição

Dentro de um sistema de controle de estoques o ponto de ressuprimento

indica o momento exato da emissão de novo pedido de compra para reposição do

estoque. Ele foi calculado para indicar que está na hora de repor os estoques de

forma planejada, evitando aquisições urgentes.

Quando ponto de ressuprimento é atingido, inicia-se o tempo de reposição,

que consiste no tempo gasto desde a averiguação de que o estoque necessita ser

reposto até a entrega efetiva do material no almoxarifado da empresa.

O tempo de reposição é uma das informações básicas necessárias para se

calcular o estoque de segurança.

Assim este tempo pode ser dividido em três partes:

a) Emissão do pedido: - tempo que leva desde a emissão do pedido de compra até

ele chegar ao fornecedor;

b) Preparação do pedido: - tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos

até deixá-los em condições de serem transportados;

c) Transporte: - tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento dos

materiais pela empresa.

d) lead time de compra: - tempo que leva da realização do pedido de compra até o

recebimento dos materiais pela empresa.

Na figura 2 está representado o tempo de ressuprimento ( t ) e o tempo de

reposição (PP), de acordo com o controle de estoques por ponto de pedido, no qual,

consiste em estabelecer uma quantidade itens em estoque, chamada de ponto de

pedido ou ponto de reposição, que, quando atingida, dá partida ao processo de

reposição do item em uma quantidade preestabelecida.

xxv

Já a figura 3, está representado apenas o tempo de ressuprimento ( t ), de

acordo com o controle de estoques por revisões periódicas, no qual, consiste em

estabelecer datas nas quais serão analisadas a demanda e as demais condições

dos estoque, para decidir pela reposição dos mesmos. Sempre que o nível de

estoques passar pela linha pontilhada que limita os períodos de revisão, é

providenciado uma reposição que levará determinado tempo de ressuprimento para

chegar e recompor os de estoques.

quantidade

dQ

Qmax

PP

Qs =Qmin

ttempo

tempo

quantidade

dQ

Qmax

Qs =Qmin

t

Figura 2 Modelo por ponto de pedido

Figura 3 Modelo por revisões períodicas

tr

xxvi

6.3 - Estoque mínimo ou estoque de segurança

O estoque mínimo, também conhecido como estoque de segurança, é

definido como sendo a quantidade mínima que existe no estoque, destinada a cobrir

eventuais atrasos no suprimento e objetivando a garantia do funcionamento eficiente

do processo produtivo, sem o risco de faltas. Entre as causas que ocasionavam

estas faltas, pode-se citar as seguintes: oscilações no consumo; oscilações nas

épocas de aquisição, ou seja, atraso no tempo de reposição; variação na

quantidade, quando o controle de quantidade rejeita um lote e diferenças de

inventário.

A determinação do estoque mínimo pode ser feita através de fixação de

determinada projeção mínima, estimada no consumo, e cálculo com base estatística.

O estoque de segurança ( Qs ) é a parcela adicional ( k ), expressa em termos de

desvios padrões ( σ ), associada ao risco que devemos, que devemos manter de

itens em estoque para suportar a demanda máxima superior a demanda média.

Logo:

Qs = k * σ

Nestes casos, parte-se do pressuposto de que deve ser atendida uma parte

do consumo, isto é, que seja alcançado o grau de atendimento adequado e definido.

A empresa que não mantém estoque mínimo de segurança está exposta a

risco de perda por parada nas atividades, devido a falta de materiais.

6.4 - Estoque máximo

É a quantidade máxima de produto por item, que a empresa quer manter em

estoque, conveniente à ela, sob condições de guarda e conservação do produto e

plena utilização, e disponibilidade de recursos para aquisição do produto.

xxvii

O estoque máximo é igual a soma do estoque mínimo e do lote de compra,

sendo o lote de compra econômico ou não.

Em condições normais de equilíbrio entre a compra e o consumo, o estoque

oscilará entre os valores máximo e mínimo.

O estoque máximo é uma função no lote de compra e do estoque mínimo, e

evidentemente, variará todas as vezes em que uma ou duas parcelas acima

variarem. O estoque máximo sofrerá também limitações de ordem física, como

espaço para armazenamento. É possível ainda diminuir, tanto o tamanho do lote

como o de estoque mínimo, quando a falta de capital torna -se maior.

6.5 - Rotatividade

A rotatividade ou giro de estoque é uma relação existente entre o consumo

anual e o estoque médio do produto. É expressa em unidade de tempo, ou seja, em

“vezes” por dia, ou por mês, ou por ano.

A grande maioria das empresas busca alto giro dos seus estoques como

forma de liberar capital de giro para outras aplicações.

“Quanto maior a rotação, melhor a gerência de estoques” (Bonaparte, 1998,

p.59)

7) Compras

Comprar a qualidade correta, no tempo certo, na quantidade exata, da fonte

certa, ao preço adequado. Heinritz, (1979, p.550) atribui ao departamento de

Compras a responsabilidade de obtenção de preços favoráveis, acompanhamento

de irregularidades, recurso a fornecedores apropriados e aproveitamento de

descontos.

Detalhadamente, o departamento de compras tem como objetivos:

• Suprir a organização com um fluxo seguro de materiais para atender as

suas necessidades.

• Comprar eficiente e sabiamente, obtendo por meio éticos o melhor valor

por centavo gasto.

• Administrar estoques para proporcionar o melhor serviço possível aos

usuários e ao menor custo.

xxviii

• Desenvolver funcionários, políticas, procedimentos e organização para

assegurar o alcance dos objetivos previstos.

• Negociar eficazmente para trabalhar com fornecedores que buscarão

benefício mútuo por meio de desempenho economicamente superior.

• Selecionar os melhores fornecedores do mercado.

• Manter o equilíbrio correto de qualidade / valor.

Para que se tenha uma posição competitiva de vendas favorável e para que

se obtenham lucros satisfatórios, os materiais devem ser adquiridos ao mais baixo

custo, desde que satisfaçam as exigências de qualidade. O custo das aquisições e

manutenção de estoques devem também ser mantidos em um nível econômico.

8) Armazenagem

A armazenagem de material deve ser feita segundo determinados preceitos e

regras básicas, cuja aplicação deve considerar, não somente os aspectos internos e

as peculiaridades do depósito, mas também a natureza e o tipo dos materiais cujas

características de tamanho, peso, forma, dimensão, e uso.

As normas de armazenagem, além de contribuir para a redução de custos

influem na:

• redução das perdas pôr quebras;

• diminuição de acidentes no trabalho pôr dispensar o elemento humano na

movimentação de cargas pesadas;

• menor tempo gasto nas movimentações e expedição;

• ampliação, com menor aproveitamento, de área útil de armazenagem.

Procuramos através das normas de armazenagem, aumentar a eficiência do

processo de estocagem, produzindo em expressões máximas, o seu rendimento e,

em expressões mínimas os seus custos.

Os fatores mais comuns e que influenciam na determinação das regras de

armazenagem segundo Fernandes ( 1981, p.108 ), são:

• rotatividade dos materiais;

xxix

• volume e peso;

• ordem de entrada/saída;

• similaridade;

• valor;

• acondicionamento e embalagem.

8.1 – Aspectos a serem observados durante a armazenagem

8.1.1 - Rotatividade dos materiais

Vamos encontrar materiais que dentro de um conjunto maior de itens

existentes nos estoques, apresentam movimentação constante e freqüente de saída,

apresentando um giro elevado, em contraposições a outros cujo é regular, embora

com menor freqüência de saída.

Considerando o fator de maior ou menor movimentação de saída ou de

obtenção de um item, devemos procurar para os materiais de maior índice de

rotatividade ou giro de estoque, armazena-los em locais situados nas proximidades

de portas ou locais de saída do almoxarifado, afim de obtermos com esta medida

• maior rendimento operacional;

• minimização do numero de viagens entre as áreas de estocagem e

a de expedição;

• descongestionamento do transito interno no almoxarifado;

• melhor aproveitamento da mão-de-obra existente, com menor

desgaste físico dos operadores;

• maximização do tempo despendido na expedição do material.

8.1.2 - Volume e Peso do Material

Os itens volumosos e pesados, devem ser estocados nas áreas do

almoxarifado mais próximas da porta de saída, de modo que a distancia a percorrer

seja menor do que as dos itens leves e de mais fácil manuseio.

xxx

8.1.3 - Ordem de Entrada/Saída

A estocagem neste sistema obedece a ordem cronológica de saída de um

item em função de sua época de entrada, de forma a evitar situações em que

unidades estocadas há mais tempo sejam esquecidas ou permaneçam por tempo

demasiadamente longo em seus locais de armazenagem, determinando a ocorrência

de oxidações, deteriorações, obsolescências, perda de determinadas propriedades

físicas, endurecimentos, ressecamentos e outras perdas passíveis de se verificarem

com os materiais.

Daí, advindo a adoção do método PEPS para indicar a seqüência ou a ordem

cronológica de saída de um item de estoque em função de sua época de entrada.

8.1.4 - Similaridade

Os materiais devem ser armazenados considerando a sua similaridade com

outros itens, o que nos é dado através do sistema de "classificação de material".

A concentração de materiais portadores de caracterís ticas físicas, aplicações

ou naturezas semelhantes, em locais adjacentes, facilita a localização, o

fornecimento e o inventário. Determinando o estabelecimento ou a utilização de

locais fixos e preestabelecidos para a armazenagem.

8.1.5 - Valor do Materia l

Quanto representa financeiramente um item para a empresa, em relação ao

valor do estoque, condiciona a sua forma de armazenagem.

Assim, no caso de itens que apresentam peso maior, no valor investido em

estoque, e a fim de evitar ou minimizar possíveis ocorrências que possam vir a

acarretar prejuízos devidos a perdas por avarias, extravios, oxidações, corrosão,

devem ser observadas as seguintes regras:

• acondicionamento e preservação conveniente para proteção contra danos

durante a estocagem ou manuseio;

xxxi

• localização em áreas apropriadas, em que não haja possibilidades de

desvios ou furtos de quantidades, quando se tratar, principalmente, de

peças pequenas e de bom valor de revenda;

• arrumação em locais ou áreas de fácil acesso, de modo que a remoção

dos estoques seja feita com o mínimo manuseio e com o menor risco de

avaria.

8.1.6 - Acondicionamento e Embalagem

As caixas ou embalagens de qualquer espécie, nas quais o material é

recebido pelo fornecedor, devem ser utilizadas, sempre que possível para a

estocagem. Deste modo, é possível obtermos razoável redução de espaço.

8.1.7 - Unidades de Estocagem

A armazenagem e a distribuição interna de material devem ser orientadas

para arrumações compatíveis com a área disponível de estocagem, de forma a:

• conseguir melhor aproveitamento do espaço útil de armazenamento, tanto

no sentido horizontal, quanto no vertical;

• propiciar condições satisfatórias para melhor preservação e proteção dos

materiais;

• facilitar operações de inventário, movimentação e circulação de material;

• tornar a localização de material mais fácil e rápida;

• fornecer maior concentração possível de material sem prejuízo da

arrumação e da eficiência de funcionamento do almoxarifado;

• dar sentido de ordem no almoxarifado.

9) Sistemas de Informação Gestão de Estoques

O momento atual é marcado por profundas transformações tecnológicas e

conseqüentes modificações na produção, tratamento, recuperação e disseminação

da informação. Avanços constantes na informatização interferem na adoção de

xxxii

novas tecnologias de informação para troca de dados que auxiliam no

gerenciamento de estoques, trazendo benefícios inerentes à absorção e

disponibilização de informações, com maior precisão e pontualidade.

Erros e retrabalho no processamento de pedidos de materiais foram bastante

reduzidos e também diminuiu a incerteza com relação à demanda futura.

A tecnologia de informação é capaz de contribuir para a redução dos estoque

de segurança, uma vez que possibilita troca de informações entre fornecedor, cliente

e consumidor provocando a redução da falta de visibilidade na cadeia de

suprimentos sobre a real demanda dos consumidores finais, fator que influencia

diretamente a formação dos estoques de segurança.

Segundo SlacK (1999, p.404), os sistemas comercias de controle de estoques

estão disponíveis, apesar de possuírem certas funções em comum. Tais funções

incluem o seguinte:

• Atualização de registros de estoques: possibilitando a posição do estoque

em qualquer momento;

• Geração de pedidos: indicando o quanto e quando pedir de material;

• Geração de registros de estoque: gerando relatórios dos itens

armazenados ajudando no monitoramento de desempenho do controle de

estoque;

• Previsão da demanda futura: comparando a demanda real com a prevista

e ajustando aos níveis atuais de demanda.

xxxiii

CAPÍTULO 4

A IMPLANTAÇÃO DO CONTROLE DE ESTOQUE NA CLÍNICA ODONTOLÓGICA

SORRISO E CIA LTDA.

Este capítulo tem como objetivo apresentar a situação atual da empresa, no

que se refere ao planejamento e controle de estoque, elencando os problemas

encontrados e as medidas adotadas para a melhoria da gestão empresarial deste

item. Será demonstrado a classificação ABC para os estoques da Sorriso & Cia Ltda.

e também o programa computacional criado para a gestão dos estoques da Clínica

Odontológica. Apresentar-se-á também os resultados obtidos pela empresa ao final

da implantação do sistema informatizado.

1) Situação Anterior

1.1 - O Controle de Estoque da Sorriso e Cia Ltda.

Podemos definir o estoque, de uma Clínica Odontológica, como sendo bens

adquiridos pela empresa com o objetivo de utilização própria no curso normal de

suas atividades na prestação de serviços.

Os materiais chegam à empresa passando pela portaria, que são conferidos

quantidades e qualidades e posteriormente anotadas em um relatório o número da

nota fiscal, fornecedor e o tipo de mercadoria, para controle interno da empresa. As

notas fiscais são recolhidas mensalmente pelo contador da Empresa.

A empresa não possui nenhum sistema informatizado de controle de

estoques.

xxxiv

1.2 - O Armazenamento dos Materiais

A escolha do melhor sistema de armazenamento de uma empresa é feita em

função do espaço disponível, do número de itens estocados, seus tipos de

embalagens e da velocidade de atendimento necessário.

A Clínica Odontológica armazena pequenas quantidades de seus materiais

em armários de cada um dos 3 consultórios. A maior parte dos materiais ficam

armazenados no almoxarifado central e ocupam um armário com 5 prateleiras de 2

metros de largura e 50 centímetros de profundidade.

O armazenamento de materiais odontológicos exige cuidados extras e

atenção aos prazos de validade

A Empresa mantém estoques para seu funcionamento, pois eles são

utilizados no curso normal de suas atividades de prestação de serviços

odontológicos.

1.3 - Custos dos Estoques

Como a empresa armazena seu estoque em suas próprias instalações, ela

evita gastos com aluguéis, taxas de água, telefone e salário, mas imobiliza um

capital naquela área e despende algum dinheiro para mantê -la.

Os custos de deterioração e obsolescência são freqüentes, pois a natureza dos materiais odontológicos armazenados exigem cuidados extras e atenção aos prazos de validade.

Há ainda os custos de falta de estoque, podendo acarretar perda de venda de

serviços e descredibilidade da empresa no mercado de atuação. Para obter diminuição nos custos dos estoques, a empresa trabalha para

evitar a permanência excessiva de matérias-primas em estoque, desde que não falte

materiais.

O estoque de matérias-primas representa uma grande parte do Ativo da

empresa, portanto o objetivo é trabalhar no sentido de reduzir os estoques, fazendo

com que a empresa trabalhe com a rotatividade de seu estoque de matérias-primas

em prazos rápidos, com isso há grande necessidade de se controlar a quantidade

de matéria-prima estocada para evitar transtornos na rotatividade da matéria-prima.

xxxv

Não é interessante para a Clínica armazenar grandes quantidades de

matéria-prima em estoque.

1.4 - Como é feita a previsão

A previsão de estoques da empresa é baseada no histórico de serviços

prestados.

A Clínica não calcula o tempo de reposição nem o estoque de segurança. O

estoque é projetado para suprir a demanda de 1 mês, e se por algum motivo houver

falta de material, outro pedido é realizado antes do fim deste período.

1.5 - Método de Avaliação do Estoque

Na Clínica Odontológica Sorriso & Cia não utiliza nenhum método de

avaliação do Estoque, pois o mesmo não é controlado devidamente.

O método mais aconselhável, seria o PEPS (primeiro a entrar é o primeiro a

sair), pois os materiais tem prazos de validade, que devem ser cumpridos

rigorosamente.

Presume-se que o estoque mais antigo seja usado primeiro; e que o estoque

adquirido por último permaneça disponível.

2) Diagnose da situação anterior

A situação em que a empresa fora encontrada, com relação ao controle e

planejamento de seus estoques, era bastante precária. A Sorriso & Cia não

apresentava controle de seus estoques , nem planejamento de compra . Os

principais problemas encontrados estão elencados a seguir:

a) Perda de materiais (obsolescência)

A empresa não apresenta critério para retirada dos materiais do almoxarifado,

sendo que, os produtos mais recentes são usados e os mais antigos tornam-se

obsoletos. Foram encontrados produtos com prazos de validade vencidos.

b) Risco e fraude

xxxvi

A empresa não apresenta nenhuma forma de controle de retirada de

materiais. É controlado apenas os materiais que entram no almoxarifado , e mesmo

assim, de maneira precária. Tal descontrole deixa o estoque desprotegido e exposto

a retiradas indevidas.

c) Falta ou excesso de materiais

A empresa não possui estoque mínimo, podendo apresentar paradas nas

atividades pela falta de materiais, isto pode prejudicar o desempenho do serviço,

onerando os custos de hora de serviço e ou perda de clientes.

A empresa mantém alguns produtos em excesso, como por exemplo, luvas,

gazes e algodão, gerando estoque e custos desnecessários.

d) Materiais requisitados em excesso não são devolvidos para o almoxarifado

Os materiais e medicamentos requisitados pelos consultórios e não utilizados,

ficam parados até que sejam consumidos. Tal fato, provoca compras desnecessárias

de materiais, uma vez que, esses materiais poderiam ser devolvidos ao almoxarifado

central e um outro consultório poderia estar utilizando-os.

e) Falta de segregação de funções

Somente uma pessoa é responsável pelo almoxarifado. Caso ocorra um

imprevisto, a empresa fica impossibilitada de fazer qualquer retirada no

almoxarifado.

f) Inexistência de relatórios de pedido de compra

Os pedidos de compra são realizados aleatoriamente, de acordo com a

intuição da funcionária. Os orçamentos são feitos via fax, e autorizados via telefone.

Não existe carta padrão para pedido de orçamento, nem mapa de cotação de

preços.

g) Leiaute desfavorável

Os produtos encontram-se desorganizados e mal distribuídos nas prateleiras.

A funcionária tem facilidade de encontrar os materiais, pelo fato de estar habituada

e ser a única autorizada a mexer no almoxarifado. Não existia nenhum sistema de

armazenagem e identificação dos produtos

xxxvii

h) Produtos perigosos

Foram encontradas substâncias perigosas, como mercúrio e liga de metal.

Produtos estes que já não são mais utilizados pela Clínica, mas permanecem no

almoxarifado. A explicação é que eles não podem ser colocados no lixo comum.

i) Estoques particulares

Foram encontrados materiais particulares de apenas um dos sócios, que são

utilizados apenas pelo mesmo dentro da Clínica. Estes estoques entram no

almoxarifado e não estão registrados legalmente.

J) Desperdícios nos consultórios

Existem sobras de produtos, que por descuido, não são lacradas e guardadas

devidamente, gerando a deterioração de restos de produtos que poderiam ser

utilizados novamente.

3) Providências tomadas para melhorias na gestão dos estoques

Após levantamento dos dados operacionais da Clínica Odontológica, algumas

medidas tiveram que ser adotadas para viabilizar a execução deste trabalho e

conseqüente solução dos problemas encontrados. Tais medidas foram:

- Visitas à Empresa

- Organização do almoxarifado

- Criação de códigos para os produtos (Anexo III)

- Criação de fichas de requisição e devolução de materiais para os consultórios

(Anexo IV)

- Criação de fluxogramas para os processos de requisição e devolução de

materiais ao almoxarifado e para recebimento de materiais vindos de

fornecedores. (Anexos V, VI, VII)

- Classificação dos estoques da Sorriso & Cia, segundo o método ABC (Anexo

VIII)

- Implantação de um Programa informatizado de controle de estoque (Anexo IX)

xxxviii

As visitas à Clínica foram realizadas para conhecimento do histórico da

empresa e de sua situação atual. O processo de estocagem de materiais foi

analisado cuidadosamente para que os objetivos deste trabalho fossem alcançados

com sucesso.

A nova organização fez com que o almoxarifado ganhasse mais espaço,

facilidade de localização, armazenamento e agilidade na retirada de produtos

quando requisitados. Caixas velhas foram substituídas por novas e os materiais

obsoletos e perigosos tiveram destinos adequados.

A codificação dos produtos auxiliou na localização dos mesmos e no

fornecimento de dados para o sistema computacional de estoques.

As fichas de requisição e devolução de materiais para os consultórios foram

úteis no suprimento de dados para o sistema computacional de controle de

estoques. Toda a movimentação de entrada e saída de materiais passou a ser

registrada.

Os fluxogramas para os processos de requisição e devolução de materiais ao

almoxarifado e para recebimento de materiais vindos de fornecedores foram criados

para auxílio na construção do Programa Informatizado. O fluxo de informações foi

mostrado de forma detalhada e compatível às exigências do sistema a ser

implantado.

A classificação dos estoques da Sorriso & Cia, segundo o método ABC e o

programa computacional criado para controle dos estoques da Clínica Odontológica

serão apresentados detalhadamente nos próximos itens.

4) Método ABC para controle dos estoques da Sorriso & Cia Ltda.

O método de classificação ABC é uma ferramenta muito importante para área

de suprimentos. Por tal motivo, verificamos a necessidade de classificação dos

estoques da Clínica Odontológica Sorriso e Cia Ltda.

Qualquer empresa que possui estoque que contenha mais de uma matéria-

prima, determinadas matérias-primas serão mais importantes para a administração

do estoque do que outras , e isto acontece na empresa em questão.

Assim, determinados materiais, como exemplo o "gesso rutenium comum",

são classificadas como itens da classe A. As "resinas" são classificados como itens

da classe B, e os "lençóis borracha" estão classificados como itens da classe C.

xxxix

Com esse método de classificação a empresa dará maior atenção aos

materiais classificadas como itens A, o que representa sessenta por cento do valor

total do estoque de materiais. Portanto, os materiais classificadas como itens B, não

recebem tanta atenção, pois representam vinte e cinco por cento do valor total

destas, enquanto as que estão classificadas como itens C, não recebem uma

atenção especial, pois representam quinze por cento do valor total do estoque de

materiais, sendo assim seu valor não muito significativo. (Anexo VIII).

Na empresa, os itens A, representam vinte por cento do número total de

materiais; os classificados como B, representam trinta por cento do número total de

materiais e os classificados como C, representam cinqüenta por cento.

A utilização desse método irá garantir um maior controle nos investimentos

efetuado no estoque de materiais.

5) O Programa Computacional para Controle de Estoque

O Programa computacional para controle de estoque foi criado no Access. Ele

está baseado em um banco de dados com várias funções específicas, e tem como

objetivo auxiliar no gerenciamento das informações.

Para o estudo de caso analisado, em que o estoque da clínica é pequeno e

não apresenta complexidades, o Programa de Controle de Estoque editado no

Access é simples, viável , principalmente financeiramente, e consegue atender às

necessidades da empresa.

Vale lembrar que o Access não é um Programa específico para controle de

estoques, portanto está sendo utilizado como ferramenta a fim de coletar, organizar

e manter um banco de dados.

O Programa foi instalado no microcomputador da empresa, localizado na

secretaria. Os itens do almoxarifado central e de cada mini-estoque contidos nos

consultórios estão descritos separadamente no banco de dados. As entradas e

saídas de materiais passarão a serem controladas diariamente pela secretária.

Assim foi possível a adoção de um estoque mínimo e do estoque máximo em

que a Clínica deve operar, evitando tanto excesso quanto a falta de materiais. A

partir desses dados, o Programa Computacional passou a emitir precisamente o

relatório de pedido de compra a qualquer momento. Com a emissão de relatório de

pedido constando apenas as quantidades necessárias a serem repostas, a

xl

funcionária tornou-se capaz de realizar a cotação de preços, gerar o pedido e fazer a

conferência com as notas fiscais, assim que as mercadorias chegarem.

A Implantação de um Programa de controle de estoque computadorizado foi

eficaz na detecção de possíveis fraudes no estoque e também na solução de

problemas de falta ou excesso de materiais, indicando o momento certo de realizar o

pedido de compra.

Todas essas medidas adotadas auxiliou a empresa no gerenciamento de seu

estoque, atendendo e satisfazendo com excelência seus funcionários e clientes, e

com isso aumentando a eficiência e credibilidade da Clínica.

Foi de grande importância para o empresário, pois a economia obtida na

melhor gestão de seus estoques pôde se investida em outros recursos.

xli

CAPÍTULO 5

CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

Conclui-se com este trabalho, que a Clínica Odontológica ganhou um sistema

de controle de estoque eficaz e econômico, tendo em vista que existia total

descompasso na aquisição, alocação e distribuição dos materiais estocados.

Em tempos de competitividade e busca das melhores vantagens, temos que

dar uma atenção especial aos estoques. Estes que são, sem dúvida, que movimenta

com maior freqüência o capital da empresa.

Uma empresa que controla bem os seus estoques, tem chances de obter

bons preços, garantindo um fluxo constante em suas vendas, sendo estas fator

primordial para a sobrevivência de qualquer empresa.

Um bom controle assegura ao setor de vendas de serviços, um preço

competitivo, assim ele define o momento e a quantidade que o produto deve ser

reposto ao estoque, de acordo com as vendas.

Espera-se demonstrar com este projeto que a implantação do controle de

estoque é essencial para a lucratividade da empresa.

As disciplinas oferecidas no decorrer do curso de graduação em engenharia

de produção na Universidade Federal de Ouro Preto, entre elas, logística,

Planejamento e controle da produção, Custos industriais, Administração financeira e

Gerência da informação, foram de grande importância no auxílio de informações ao

referencial teórico e prático deste trabalho, e também ao aprendizado profissional.

A recomendação para os trabalhos de continuação do tema nesta empresa

está relacionado com a adoção de um método de avaliação de seus estoques e um

método para cálculo dos custos dos mesmos, uma vez que, no presente trabalho foi

apenas citado a inexistência desses métodos na Clínica Odontológica Sorriso & Cia

Ltda.

xlii

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