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Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
A gestão do conhecimento no
escopo da atuação do arquivista
Vanderlei Batista dos Santos Doutor em Ciência da Informação
Salvador/BA
22.Outubro.2013
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
Programa
1. Gestão do conhecimento
2. Ciclo vital dos documentos arquivísticos:
- gestão de documentos;
- acervos permanentes .
3. Formação e atuação do arquivista
4. Confrontando as abordagens e o profissional
5. Considerações finais
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
1. Gestão do conhecimento
Definição:
A criação e subsequente gestão de um ambiente que
estimula o conhecimento a ser criado, compartilhado,
aprendido, ampliado, organizado e utilizado nos interesses
da instituição e de seus clientes.
Ambiente:
Combinação de tecnologias, pessoas, organização,
processos, recompensas e cultura (...).
GILCHRIST, Alan. Knowledge Management Roadmap Glossary for Joint Information Systems
Committee. 2006. Em: http://www.jisc.ac.uk/uploaded_documents/JISC_KMRoadmap_Glossary.pdf
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
Gestão do Conhecimento: instrumentos
Taxonomias, storytelling, árvore do conhecimento
(mapeamento do conhecimento organizacional),
comunidades de práticas, matriz de competências, portais
corporativos, banco de talentos, universidades corporativas,
networking, coaching, mentoring,
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
Conhecimento Explícito
Pode ser articulado na linguagem formal, inclusive em
afirmações gramaticais, expressões matemáticas,
especificações, manuais etc., facilmente transmitido,
sistematizado e comunicado.
SANTOS, Antônio Raimundo dos et all. Gestão do conhecimento. SERPRO.
Conhecimento tácito
É o conhecimento pessoal incorporado à experiência
individual e envolve fatores intangíveis como, por exemplo,
crenças pessoais, perspectivas, sistema de valor, insights,
intuições, emoções, habilidades.
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Nível de maturidade da gestão do conhecimento
Nível 1
Iniciar
Consciência crescente.
Nível 2
Desenvolver
Práticas localizadas e repetidas.
Nível 3
Padronizar
Abordagens e processos comuns.
Nível 4
Melhorar
Monitoramento e adaptação.
Nível 5
Inovar
Melhoria contínua das práticas.
Conhecimento ad hoc
Conhecimento
aplicado
Conhecimento
disponível
Conhecimento
escalonado.
HUBERT, Cindy; LEMONS, Darcy. APQC’s Levels of Knowledge Management Maturity, 2010.
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
2. Ciclo vital dos documentos arquivísticos
Fases por que passa um documento, desde sua criação até
seu tratamento na fase permanente, constituindo-se dos oito
seguintes estágios: 1. fase de gestão: criação ou recepção,
classificação ou registro, manutenção, destinação; 2. fase
histórica: recolhimento, descrição (inventário, guia),
preservação, referência e uso. (Jay ATHERTON, 1986. From life cycle to continuum)
Ambiente:
Combinação de tecnologias, pessoas, organização,
processos, legislação, memória.
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
Gestão (arquivística) de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente. (Art. 3°, Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
Art. 1°, § 3°, Resolução nº 20, de 16 de Julho de 2004 - CONARQ)
(...) tem por objetivo garantir a produção, a manutenção, a
preservação de documentos arquivísticos fidedignos
[confiáveis], autênticos e compreensíveis, e o acesso a
estes. (Art. 1°, § 3°, Resolução nº 20, de 16 de Julho de 2004 - CONARQ)
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
Gestão (arquivística) de documentos: instrumentos
• Plano de classificação, Protocolo (tramitação,
empréstimo, desarquivamento), manual de redação e
controle de produção de formulários, tabela de
temporalidade, comissão de avaliação, glossário,
tesauros, guias de transferência e recolhimento, normas
arquivística (classificação, avaliação, transferência,
recolhimento, acesso, eliminação, preservação etc.),
listagem e edital de eliminação, política de segurança da
informação (prevenção contra desastres, contingências),
sistema informatizado de gestão de documentos.
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
Fase histórica: instrumentos
• instrumentos de pesquisa (descrição, arranjo, inventários),
preservação e acesso ao acervo permanente, história oral,
sistemas de controle e preservação, recursos de interação
via web (pesquisa, tags, descrição).
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
Gestão de documentos visa:
• organizar as informações orgânicas, colaborando para reduzir os
prazos de busca, permitindo suporte tempestivo à tomada de decisão;
• compreender as funções institucionais e os fluxos de trabalho e
de informações relacionados à consecução de seus objetivos;
• socializar procedimentos e distribuir responsabilidades quanto à
produção, uso, arquivamento e acesso a documentos arquivísticos;
• promover a transparência das atividades realizadas pelas instituições
e Governos, por meio do acesso dos cidadãos às informações;
• a eliminação técnica e controlada de documentos, otimizando a
utilização de espaços físicos e distribuição de recursos com o
tratamento dos documentos considerados necessários;
• garantir a preservação da documentação importante à compreensão
das funções da instituição e à conformidade legal;
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
NÍVEL DESCRIÇÃO INSTRUMENTOS
5. Gestão
estável e
completa.
Foco no uso das
informações
arquivísticas
autênticas.
SIGAD funciona em conjunto com outras bases de dados arquivísticas (fotografias,
audiovisuais) e possibilita a geração de relatórios quantitativos e de conteúdo como
suporte à tomada de decisão. Há interação entre a gestão de documentos e conformidade
legal e normativa e TIC. Documento institucional é aquele declarado pela instituição,
capturado no SIGAD. Uso de tesauros, recursos de Data Mining e Data Warehouse.
4. Gestão em
processo de
estabilização
Foco na situação
da demanda
registrada no
documento,
trâmite.
Controle parcial dos documentos acumulados pela instituição. Monitoramento permite
analisar o nível de adesão à política e alcance da gestão dos documentos, realizar
correções de rumos, propor treinamentos. Documentos não estruturados (comumente em
suporte papel) como recursos para tomada de decisão. Existência de controle sobre os
documentos, embora não muito forte e nem na totalidade. Adoção de SIGAD e de
penalizações pela não observância das normas.
3. Instrumenta-
lização
Normalização Desenvolvimento e formalização normativa de políticas e instrumentos básicos de gestão:
plano de classificação e tabela de temporalidade, regras de sigilo, manual de redação etc.
Definição clara dos papéis e responsabilidades das pessoas e unidades. Treinamento.
2. Início Auto-análise e
conscientização.
Os processos e políticas são mapeados, modelados e definidos, bem envidados esforços
de conscientização e preparação para mudanças.
1. Situação
estratégica
Reconhecimento Clareza quando à necessidade de gestão de documentos, principalmente quanto às
questões legais envolvidas (não observância da legislação, possibilidade de litígios).
Iniciativas pontuais (organização física, protocolo), não coorporativas.
0. Inexistência Ignorância. Inexistência de qualquer instrumento de gestão de documentos e do reconhecimento de
sua necessidade. Pragmatismo.
Nível de maturidade da gestão de documentos
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
3. Formação e atuação do arquivista
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
Áreas de profissionais da Gestão do Conhecimento: Ciência da Informação, Administração, Ciência da Computação,
Biblioteconomia: fundamentos e práticas da área e suas relações com a
Arquivologia.
Disciplina obrigatória: Gestão da Informação e do Conhecimento: UFPB (CI), UNESP (CI)
Gestão do conhecimento: UFRGS (Bib)
Disciplina optativa: Gestão da Informação e do Conhecimento: UFSC (CI, Adm)
Gestão Estratégica da Informação e do Conhecimento: UNIRIO (CI,Bib,Adm)
[Welder Silva, Cíntia Arreguy, Leandro Negreiros (UFMG). Plenária 1: Da Arquivologia que fazemos: mapeamento das
grades curriculares dos cursos de Arquivologia no Brasil, REPARQ, 2013. Salvador, Bahia]. Dados brutos por email.
Grades curriculares dos 16 cursos de Arquivologia
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
Atuação do arquivista
• Como pesquisador da área e/ou professor de cursos de
Arquivologia.
• Como arquivista atuando em arquivos históricos ou
instituições arquivísticas públicas: regras de tratamento de
documentos, ministrando cursos de capacitação para
gestão de documentos, analisando e dando pareceres
quanto à elaboração ou revisão de planos de classificação,
trabalhando com metodologias e normatizações de
descrição de acervo, desenvolvendo políticas de
divulgação de documentos, elaborando projetos de
exposições temáticas fixas e itinerantes.
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
(... cont.)
• atendimento à consultas: aspectos de respeito à honra e
imagem das pessoas, direito autoral etc.
• mapeamento de processos;
• criação de taxonomias e apoio no desenvolvimento de
vocabulários controlados (classificação e indexação);
• estudos quanto a eliminação de documentos,
microfilmagem e digitalização (avaliação e destinação);
• apoio na estruturação de requisitos para sistemas de gestão
de documentos e programas de segurança da informação;
• definição de requisitos para repositórios digitais confiáveis;
• estudos quanto a autenticidade de documentos digitais e
uso da certificação digital;
• projetos de gestão do conhecimento.
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
AÇÕES LIMÍTROFES
• Gestão do conhecimento institucional explícito arquivístico;
• Diagnósticos institucional por meio dos levantamentos e
registro dos fluxos processuais e documentais (explicitação
do conhecimento institucional por meio de manuais e
mapeamento de processos);
• Elaboração de taxonomias funcionais (PC) que podem ser
usadas para a estruturação de portais corporativos;
• Registro e disponibilidade de palestras e/ou depoimentos
de empregados sobre temas vinculados às atividades da
instituição (história oral, storytelling);
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
Novos paradigmas para os arquivistas
De Para
Análise Processual Sistêmica
Foco Conservação Avaliação (segundo modelo orgânico-
funcional)
Recuperação Por conteúdo Por contextos (probatório e funcional)
Papel Passivo Intervenção ativa e direta na produção
documental
Perfil profissional Conservador Gestor da informação [orgânica]
Garcia, 1997 apud SOUZA, 2010, p.10, traduzido e adaptado.
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
4. Confrontando as abordagens e o profissional
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
Abordagens da Gestão do Conhecimento
Orientada para INFORMAÇÃO (Information):
Conhecimento como conteúdo relevante;
Conhecimento como experiência replicável.
Orientada à PESSOAS (Human):
Conhecimento como prática social;
Conhecimento como saber fazer.
Orientada para TECNOLOGIA (Computing):
Conhecimento como sistemas inteligentes;
Conhecimento como modelos da realidade.
Orientada para ESTRATÉGIAS (Strategy):
Conhecimento como capacidades organizacionais;
Conhecimento como a base da organização. SAITO, André. Educating Knowledge Managers, 2007.
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
Questões arquivísticas (quase) ignoradas..
• Que informação é relevante para os usuários da unidade de informação [arquivo]?
• Quem gera e quem usa a informação?
• Como são definidos os índices para avaliar a satisfação dos usuários?
• Como é organizada e tratada a informação?
• Até que ponto a informação disponibilizada é utilizada?
• Qual o valor da informação para seus usuários?
• Os usuários da unidade de informação estão satisfeitos com a informação tornada disponível?
Carlos Eduardo de Azevedo et al. Planejamento de unidades de informação. Carlos Eduardo de Azevedo et al. Planejamento de unidades de informação.
Universidade de Brasília. Trabalho para disciplina Planejamento e Gerência de Unidades de Informação (2003).Universidade de Brasília. Trabalho para disciplina Planejamento e Gerência de Unidades de Informação (2003).
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
http://www.lsc.co.uk/defence/index.html?3_6_knowledge-management.html~MainFrame
Sabedoria/Inteligência
Informação
Dado
Conhecimento
InsightInsight
SignificadoSignificado
ContextoContexto
Tomada de Decisão
Síntese
Análise
Resumo
Organização
Coleta
http://www.nickfinck.com/presentations/bbs2005/03.html. 1994 - 2005 Nick Finck, Mary Hodder, and Biz Stone.
AçãoAção
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
(*) Damiani (2003) apud BATISTA, Fábio Ferreira. Governo que aprende: gestão do conhecimento em organizações do Executivo Federal, 2004
GESTÃO DE DOCUMENTOS GESTÃO DO CONHECIMENTO (*)
Capturar e controlar os
documentos acumulados;
Controlar as relações entre
os documentos e as
atividades que os geraram.
Identificar e eliminar
documentos desnecessários.
Atender aos usuários em
todo o ciclo vital, respeitadas
as questões de sigilo.
Gerenciar acervos.
Captar e compartilhar lições
aprendidas com a prática.
Captar e reutilizar o conhecimento
estruturado.
Identificar fontes e redes de
expertise.
Estruturar e mapear
conhecimentos necessários para
aumentar a performance.
Desenvolver competências
individuais.
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
Arquivística tem como objetivo a acessibilidade
perene aos conteúdos informacionais orgânicos de
interesse primário, com alta qualidade da
informação, e de interesse secundário, acrescida
de questões referentes à autenticidade
(confiabilidade, acurácia) dos documentos e controle
de acesso e eliminação de documentos e
informações.
SANTOS, V.B. A teoria arquivística a partir de 1898: em busca da consolidação, da reafirmação e da
atualização de seus fundamentos (tese). UnB, Doutorado em Ciência da Informação, 2011.
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
Planejamento Estratégico
de gestão da IC
(foco no negócio)
Planejamento organizacional;
Demonstração do valor da GIC;
Desenvolvimento estratégico da capacidade de gerenciar IC;
Seleção e aquisição de recursos de IC.
Uso e exploração de IC
(foco no usuário)
Compartilhamento e colaboração do conhecimento;
Reuso e compartilhamento da informação;
Análise da informação;
Integração das capacidades de GIC ao processo de negócio.
Gestão e Organização da
Informação
(foco no processo)
Arquitetura e controle da informação;
Criação e manutenção de documentos arquivísticos e
informações.
Governança da Informação
(foco na continuidade)
Governança de riscos da informação;
Conformidade com legislação, regulamento e padrões
institucionais;
Ética.
Competências do Profissional de Gestão da Informação e do
Conhecimento Governamental
Government Knowledge and Information Management Professional, United Kingdown, 2009
Plenária 1: Os arquivos e a gestão do conhecimento: panoramas e interfaces.
Obrigado!
Vanderlei Batista dos Santos Doutor em Ciência da Informação