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SU PE R INTE N DÊ NC IA DE SU P RI ME NT OS E LOG ÍS T IC A

SIGMATE SISTEMA DE GESTÃO DE MATERIAIS DO ESTADO

Manual de Uso

versão

2.0

S I G M A T E – S I S T E M A D E G E S T Ã O D E M A T E R I A I S D O E S T A D O

Índice CAPÍTULO 1. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 1

A importância do almoxarifado.................................................................................................... 2 O Sistema de Gestão de Materiais do Estado................................................................................ 3 Terminologias utilizadas na Administração de Materiais .............................................................. 4

CAPÍTULO 2. CADASTRO, CREDENCIAMENTO E ACESSO DOS USUÁRIOS 6 Cadastrando no Portal de Sistemas............................................................................................... 6 Credenciamento dos usuários....................................................................................................... 8 Acessando o Sistema ................................................................................................................... 8 Esqueci minha Senha ou Usuário ................................................................................................. 9

CAPÍTULO 3. A SOLICITAÇÃO DE CONSUMO 10 Solicitando Materiais para Consumo.......................................................................................... 11 Acompanhando as Solicitações de Consumo nas Unidades Administrativas................................ 13 Atendendo as Solicitações de Consumo ..................................................................................... 14 Acompanhando as Solicitações de Consumo nos Almoxarifados ................................................ 16

CAPÍTULO 4. A SOLICITAÇÃO DE ABASTECIMENTO 17 Solicitando Materiais para Abastecimento.................................................................................. 18 Acompanhando as Solicitações de Abastecimento no Almoxarifado Solicitante.......................... 20 Atendendo as Solicitações de Abastecimento ............................................................................. 21 Acompanhando as Solicitações de Abastecimento no Almoxarifado Solicitado........................... 23

CAPÍTULO 5. RECEBENDO UMA AQUISIÇÃO 24 Registrando a entrada no sistema ............................................................................................... 24 Acompanhando suas entradas por aquisição ............................................................................... 28

CAPÍTULO 6. RELATÓRIOS 29 Inventário.................................................................................................................................. 29 Lote de Validade ....................................................................................................................... 31 Demonstrativo de Movimentação de Depósito............................................................................ 32

CAPÍTULO 7. ADMINISTRANDO OS ALMOXARIFADOS 34 Mantendo os Almoxarifados ...................................................................................................... 34 Mantendo Credenciamento dos Usuários.................................................................................... 35 Mantendo o Catálogo de Itens.................................................................................................... 39 Mantendo as Cotas de Consumo ................................................................................................ 41 Implantando novos Almoxarifados............................................................................................. 43


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Noções de Administração de Materiais A Administração de materiais é uma das atividades de gestão mais importantes para as organiza-ções.

A Administração de Materiais é definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro da organização, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armaze-nagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos às unidades requisitantes, até as operações ge-rais de controle de estoques etc.

É comum que a organização se questione sobre: Qual o valor do estoque atual da organização? Quantas unidades de cada produto existem em estoque? Quais são os materiais de maior valor no estoque? Quais materiais estão tendo maior saída? Qual a rotação do estoque? Que materiais devem ser eliminados do estoque? Qual o melhor momento para comprar?

Ela destina a dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescin-díveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.

Os estoques, bem administrados e adequados, trarão como resultados várias vantagens tais co-mo:

Reduz ou anula perdas e/ou furtos de materiais; Permite o conhecimento prévio das quantidades de materiais necessárias para aten-

der a demanda para período de tempo futuro; Evita compras desnecessárias; Favorece o suprimento de materiais no momento oportuno; Permite traçar, de forma eficiente, estratégias de compras;

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Promove aumento da rotação dos estoques; Favorece o estreitamento das parcerias comerciais entre a organização e seus princi-

pais fornecedores;

A importância do almoxarifado O almoxarifado tem como objetivo maior de não permitir o desabastecimento, ou seja, fornecer de forma contínua e ininterrupta materiais as diversas unidades.

Até meados do século passado, o Almoxarife ou Estoquista era visto como um mero guarda de materiais, restrito a vigiar os estoques e de somente distribuí-los com autorização superior. Hoje, o Almoxarife ou Estoquista é o responsável pelo almoxarifado devendo ser organizado para manter com exatidão uma enorme diversidade de itens; observador e atento aos detalhes dos di-versos tipos de materiais com os quais irá lidar; preciso, já que ele estará sempre envolvido com cálculos, previsões de quantidades, códigos, etc. Desta forma, ele deixa de ser considerado um simples estoquista e passa a ser um verdadeiro gestor do almoxarifado.

O almoxarifado, na maioria dos órgãos, se constitui de um setor organizado para a execução de quatros atividades básicas:

Recebimento: consiste na inspeção e conferência do material e suas condições de aqui-sição, com o conseqüente aceite ou rejeição pelo almoxarifado. Nessa atividade, devem-se conferir os dados do documento fiscal com a Autorização de Fornecimento de Mate-rial1, a quantidade e qualidade do material recebido. Esse procedimento é imprescindível para perfeita identificação do material em comparação com os requisitos técnicos exigi-dos;

Armazenagem: consiste em arrumar os materiais de forma mais racional, observando a rotatividade, o peso/volume, a conservação e a natureza de cada material;

Controle: consiste no registro e eficiência da movimentação de estoque, sempre acom-panhadas de documentos legais que comprovem a sua efetiva movimentação, bem co-mo de ações relacionadas à sua gestão, manutenção e segurança;

Distribuição: consiste no atendimento da requisição (pedido oficial) dentro das possibi-lidades do estoque, conferindo os materiais a serem entregue e nunca sendo fornecido material sem a competente requisição.

1 Autorização de Fornecimento de Material é o documento oficial que identifica o que deve ser entregue pelo fornecedor de acordo com as condições comerciais pactuadas


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O Sistema de Gestão de Materiais do Estado Desde meados de 2002, o Estado fornecia apenas uma solução para o controle de estoque: o Sis-tema de Gestão de Materiais do Estado – SIGMATE. Porém, a maioria dos órgãos estaduais não a usava e aderiam a outras soluções de empresas privadas ou a controles manuais falhos, e com isso, mais dispendiosas para os cofres públicos.

Os órgãos que usavam essa solução, a muito se queixavam da falta de confiabilidade, usabilidade e objetividade do sistema, apresentando problemas como:

Inúmeras inconsistências, como divergências na valorização do estoque decorrentes de arredondamento no valor do produto;

Inúmeras incoerências com a realidade, tais como: todas as movimentações eram ba-seadas em uma requisição, que necessitavam de uma autorização, para depois ser efe-tivada;

Incluía procedimentos referentes ao sistema de compras, o que acarretava em entra-das incoerentes do tipo “Fabricação Própria” com perdas de informações valiosas para a gestão;

Não fornecia base histórica das movimentações dos materiais para futuras consultas, impedido principalmente a reimpressão dos documentos e o acompanhamento de pedidos anteriores de uma unidade; etc.

Por isso, essa solução foi reformulada; seu escopo e objetivos redefinidos para se adequarem à realidade e necessidade da administração pública. A nova versão do Sistema de Gestão de Mate-riais do Estado – SIGMATE – vem como uma solução corporativa mais completa e eficaz para a administração de materiais de consumo para o Estado de Goiás integrando-se com o sistema de compras (ComprasNet.GO) e com o Sistema de Programação e Execução Orçamentária e Financeira (SiofiNet), com o objetivo de:

Permitir uma gestão transparente e eficaz dos materiais de consumo adquiridos; Subsidiar a tomada de decisões referentes às compras de materiais de consumo; Possibilitar uma gestão integrada dos estoques de materiais de consumo do Governo

de Goiás. Dentre algumas alterações que foram feitas nessa reformulação estão:

Reformulação da entrada de aquisições integrado com o ComprasNet..GO; Notificação pró-ativa de vencimentos e pontos de ressuprimentação; Separação do Catálogo de Itens da Carga Inicial e incluído opção de natureza de

despesa; Remoção da figura do “Almoxarifado” e criação de depósitos hierárquicos; Remoção de atendimento parcial das requisições; Possibilidade de reenvio de requisições concluídas; Simplificação do atendimento das requisições;


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Acompanhamento histórico e possibilidade de reimpressão das movimentações do estoque;

Substituição da Requisição de Transferência por Solicitação de Abastecimento com a transferência automática de lotes e de prazos de validade entre depósitos;

Reestruturação parcial dos perfis de usuários. Obviamente essa solução que você está vendo se modificará, poderá ganhar mais algumas fun-cionalidades. Acreditamos que uma solução não nasce pronta, ela deve ser experimentada, ama-durecida de acordo com as reais necessidades e não com fabulações de possíveis problemas e sempre permanecer a mais enxuta e simples; uma solução nunca será conclusiva.

Por isso, contaremos com atualizações mais freqüentes dentro de problemas reais. Pra começar, eis algumas que estamos trabalhando nesse momento:

Permitir Ajustes no estoque; Categorização de itens; Novos tipos de Movimentação: Doações e Estorno; Permitir definir cotas para Solicitação de Abastecimento; Emissão de Relatórios gerenciais.

Terminologias utilizadas na Administração de Materiais Artigo ou Item – designa qualquer produto acabado que faça parte do estoque;

Unidade – identifica a medida, tipo de acondicionamento, características de apresentação física do item (caixa, bloco, rolo, folha, litro, galão, resma, vidro, peça, quilograma, metro, etc);

Estoque – conjunto de artigos existentes fisicamente no almoxarifado à espera de utilização futu-ra e que permite suprir regularmente os usuários, sem causar interrupções às unidades funcionais da organização;

Estoque Reservado – quantidade de determinado item, com utilização certa, comprometida previamente e que por alguma razão permanece temporariamente em almoxarifado. Está dispo-nível somente para uma aplicação ou unidade funcional específica;

Estoque Disponível – é a quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para uso;

Estoque Mínimo ou Estoque de Segurança – é a menor quantidade de um artigo ou item que deverá existir em estoque para prevenir qualquer eventualidade ou emergência (falta) provocada por consumo anormal ou atraso de entrega;

Estoque Máximo – é a quantidade necessária de um item para suprir a organização em um perí-odo estabelecido mais o Estoque de Segurança;


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Ponto de Reposição ou Ressuprimentação – é a quantidade de um item em estoque que ao ser atingido requer a análise para reposição do mesmo;

Tempo de Reposição – tempo decorrido desde a emissão da requisição de compra até o rece-bimento da mercadoria;

Almoxarifado ou Depósito – consiste no lugar destinado à armazenagem em condições adequa-das de produtos para uso interno.

Almoxarife ou Estoquista – responsável por executar as atividades do almoxarifado.


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Cadastro, Credenciamento e Acesso dos Usuários O SIGMATE é um dos sistemas que compõem a Intranet 1 do Estado. Essa Intranet chama-se Portal de Sistemas e tem o objetivo principal de concentrar e controlar o acesso aos sistemas corporativos.

Para você acessar o SIGMATE, você deve ser cadastro no Portal de Sistemas e devidamente credenciado.

Cadastrando no Portal de Sistemas O Portal de Sistemas usa uma base de dados de Pessoa Física para facilitar o cadastro do usuário.

Para se cadastrar:

1. Acesse a Portal de Sistemas usando navegador (Firefox ou Internet Explorer) a-través do endereço: http://www.intra.goias.gov.br e clique no link Cadastro;

1 Rede interna de alguma instituição em que geralmente o acesso ao seu conteúdo é restrito. Metaforicamente interpretado como "uma versão privada da Internet", confinada a uma organização.

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2. Informe seu nome completo e data de nascimento no formulário Identificação –Pessoa Física e clique no botão Pesquisar, para que ele busque seus dados na base de dados de Pessoa Física.

3. Informe seu CPF e clique no botão Confirmar para confirmar sua identificação.

4. Selecione um nome de usuário, defina uma senha e clique no botão Cadastrar para concluir seu cadastro.


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Se ocorrer alguma divergência nos dados do seu cadastro você deve solicitar a atualização dos seus dados na base de Pessoa Física, a equipe de gestão do SIGMATE através do e-mail [email protected] com os seguintes dados: nome completo, CPF, nome dos pais e data de nascimento.

Credenciamento dos usuários O Portal de Sistemas é composto por vários sistemas, cada qual com sua respectiva equipe gesto-ra para oferecer suporte aos seus usuários, uma das tarefas dessas equipes é fornecer acesso a es-ses usuários.

A equipe do SIGMATE conta com uma pessoa em cada órgão responsável pelo sistema. Esse responsável nos solicitará a liberação do usuário ao sistema de acordo com seu respectivo perfil, e configurará o sistema adequadamente para o seu caso.

Acessando o Sistema O acesso ao SIGMATE é feito através do Portal de Sistemas, a partir do nome de usuário e se-nha criados pelo mesmo.

Para acessar o SIGMATE:

1. Acesse o Portal de Sistemas usando o navegador (Mozilla Firefox ou Internet Ex-plorer) através do endereço http://www.intra.goias.gov.br e informe seu nome de usuário e senha previamente cadastrados e clique no botão Entrar;


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2. Acesse o SIGMATE através do link Sistema de Gestão de Materiais do Estado;

Esqueci minha Senha ou Usuário Se você esqueceu seu usuário basta seguir o procedimento de cadastro no Portal de Sistemas. Após o 3º procedimento, será exibida a confirmação do seu cadastro e seu nome de usuário.

Agora se esqueceu sua senha, você deve contatar a Central de Atendimento através do telefone (62) 3269-4101 e solicitar a redefinição da senha do Portal de Sistemas.


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A Solicitação de Consumo A Solicitação de Consumo é o objeto que permite distribuir materiais para as unidades admi-nistrativas com o objetivo de que estas executem suas atividades sem descontinuidade.

Uma Solicitação de Consumo pode estar no seguinte status: Aberta: a solicitação foi criada no sistema, mas não foi enviada ao almoxarifado; Aguardando Autorização: a solicitação já foi enviada ao almoxarifado, mas não teve

uma resposta do mesmo; Disponível para entrega: a solicitação teve uma resposta positiva e está disponível

para a entrega ao solicitante. Nesse momento os itens são reservados, mas continu-am no estoque do almoxarifado;

Entregue: a solicitação foi entregue ao solicitante e foi dada baixa no estoque dos i-tens autorizados;

Não Autorizada: a solicitação não teve nenhum item atendido; Cancelada: a solicitação foi abandonada pelo solicitante. Se ela estava Disponível

para entrega, os itens reservados retornam para o estoque.

Os Solicitantes de Consumo podem criar, enviar e acompanhar as solicitações feitas para os Almoxarifados destinadas a atender uma Unidade Administrativa.

Quando as solicitações são enviadas para o Almoxarifado, os Estoquistas as analisam e aten-dem conforme a disponibilidade em estoque de cada produto. Nos produtos com controle de lo-te de validade, o sistema automaticamente dá baixa no(s) lote(s) mais próximo(s) de vencer.

Para ajudar no uso racional dos materiais pelas Unidades Administrativas, o SIGMATE oferece um controle através da definição de cotas de consumo para as unidades administrativas (chama-da Cota por Unidade Administrativa) e do acompanhamento do uso dessa cota no momento da aná-lise das Solicitações de Consumo.

Porém, podem existir situações extraordinárias e eventuais em que uma Solicitação de Consumo não deve ser contabilizada na cota da unidade, por se tratar de caso excepcional. Por exemplo, uma Unidade Administrativa realizará um evento e necessitará de pastas e canetas para distribuir aos participantes.

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Solicitando Materiais para Consumo Para criar uma Solicitação de Consumo:

1. Acesse o Menu Solicitações Solicitação de Consumo;

2. Clique no Botão Nova Solicitação para abrir o formulário Solicitar Material – Consu-mo em branco;

3. Preencha os Dados da Solicitação. Informe se a solicitação é excepcional ou não, se for justifique; informe o conjunto depósito solicitado - Unidade Administrativa solicitante; e informe pra quando se necessita desse material – orientamos que se pe-ça com pelo menos um dia de antecedência;


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4. Inclua os produtos com suas respectivas quantidades e unidades. Se você souber o código do item basta informá-lo; senão você clica no ícone (pesquisa), informe uma prévia do nome do produto, clique no botão Pesquisar, e clique na linha do item desejado. Depois, informe a quantidade desejada e a unidade e por fim clique no bo-tão Incluir;

5. Envie a solicitação para o almoxarifado clicando no botão Enviar e confirmando a finalização da solicitação clicando no botão Ok. Se ocorrer tudo bem exibirá a men-sagem de confirmação na listagem.

Se você deseja excluir algum item adicionado, basta selecioná-lo, marcando a caixa de seleção na listagem dos itens adicionados e clicar no botão Remover Itens Selecionados.

Se você deseja salvar a solicitação para concluí-la posteriormente, clique no botão Salvar e depois no botão Voltar; e se deseja desistir da solicitação, clique no botão Excluir.


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Acompanhando as Solicitações de Consumo nas Uni-dades Administrativas Os Solicitantes de Consumo podem acompanhar o trâmite das Solicitações de Consumo para as Unidades Administrativas de sua responsabilidade, filtrá-las, imprimi-las, reenviar as solicitações já concluídas e excluir as solicitações em aberto.

Figura 1 Tela de acompanhamento das Solicitações de Consumo pela Unidades Administrativa

Você pode filtrar as solicitações de algumas formas: através de seu identificador, do Depósito – Unidade Administrativa, do status, e entre um período. Isso é feito combinando as opções atra-vés do formulário Pesquisar.

Para visualizar e/ou imprimir uma solicitação clique no ícone (imprimir) da mesma.

Reenviar uma solicitação consiste em abrir o formulário Solicitar Material – Consumo com uma no-va solicitação aproveitando os itens solicitados a um Almoxarifado. Para isso, clique no ícone (reenviar) de uma solicitação concluída.

Apenas as solicitações em aberto podem ser editadas e excluídas. Para editar uma solicitação, cli-que no ícone (editar). E para excluí-las, você deve selecioná-las através da caixa de seleção e clicar no botão Excluir.


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Atendendo as Solicitações de Consumo Para atender uma Solicitação de Consumo:

1. Acesse o Menu Saídas Atender Solicitação de Consumo;

2. Clique no ícone (editar) para abrir o formulário Atender Solicitação de Consumo;

3. Autorize a Solicitação de Consumo informando a quantidade autorizada e a previ-são de atendimento observando a Quantidade Solicitada, a Quantidade Disponível 1, a Quantidade a Atender 2 e a Cota de Consumo 3 da unidade administrativa. O esto-quista não poderá autorizar uma quantidade superior à solicitada e disponível no al-moxarifado e deve usar o campo de observação para justificar o não atendimento ou o atendimento parcial de um item da solicitação;

1 A Quantidade Disponível é a quantidade em estoque no almoxarifado menos o que foi disponibilizado para entrega, ou seja, menos o que já foi reservado para as solicitações tanto de consumo quanto de abastecimento. 2 A Quantidade a Atender é a somatória da quantidade de um item em todas as solicitações, tanto de consumo quanto de abastecimento, que estejam Aguardando Autorização, inclusive a que está sendo autorizada no momento. 3 A Cota de Consumo é uma definição de quanto uma unidade administrativa pode consumir daquele item dentro de um período e o que já foi consumido por ela no mesmo.


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4. Disponibilize a Solicitação para entrega clicando no botão Disponibilizar, para que sejam reservados os itens para o solicitante e o mesmo possa acompanhar o que será entregue ao mesmo. Nos casos onde o estoquista não autorizar nenhum item da so-licitação ou se ele for entregar sem fazer a reserva, deve-se clicar no botão Finalizar;

5. Entregue a solicitação disponibilizada selecionando-a e clicando no botão Entregar para dar baixa no estoque de acordo com as quantidades reservadas na autorização;

6. Imprima o documento de comprovação de saída dos materiais clicando no ícone (imprimir) da respectiva solicitação. Obs.: o documento só tem validade com a

assinatura da pessoa que está retirando o material.

No momento da autorização da Solicitação de Consumo, o Estoquista pode salvar as autoriza-ções sem mudar o estado da solicitação através do botão Salvar, ou retorna a listagem das solici-tações clicando no botão Voltar. Também pode imprimir a Solicitação de Consumo para fazer a separação do material clicando no botão Imprimir.


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Acompanhando as Solicitações de Consumo nos Almo-xarifados Os Estoquistas podem acompanhar as Solicitações de Consumo através de filtros, autorizá-las, imprimi-las, cancelar as não finalizadas e entregar as reservadas.

Figura 2 Tela de acompanhamento das Solicitações de Consumo pelo Almoxarifado

Você pode filtrar as solicitações de algumas formas: através de seu identificador, do Depósito, do status, e entre um período. Isso é feito combinando as opções através do formulário Pesquisar.


Uma solicitação só pode ser autorizada se estiver no estado Aguardando autorização e então você pode clicar no ícone (editar), onde será aberto o formulário Atender Solicitação de Consumo.

Apenas as solicitações no estado Disponível para entrega e Aguardando autorização podem ser cancela-das. Para cancelar uma solicitação, clique no ícone (cancelar).

As Solicitações de Consumo que estão no estado Disponível para entrega, podem ser finalizadas em lote, bastando selecioná-las na caixa de seleção e clicar no botão Entregar.


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A Solicitação de Abastecimento A Solicitação de Abastecimento é o objeto que permite abastecer os almoxarifados ligados a um centro de distribuição. Isto é, essa solicitação ocorre entre almoxarifados organizados hierar-quicamente, dentro do mesmo órgão.

Nessa solicitação teremos duas figuras distintas: o almoxarifado solicitante e o almoxarifado soli-citado.

Da mesma forma da Solicitação de Consumo, a Solicitação de Abastecimento pode estar no se-guinte status:

Aberta: a solicitação foi criada no sistema, mas não foi enviada para o almoxarifado solicitado;

Aguardando Autorização: a solicitação já foi enviada ao almoxarifado solicitado, mas não teve uma resposta do mesmo;

Disponível para entrega: a solicitação teve uma resposta positiva e está disponível para a entrega ao solicitante. Nesse momento os itens são reservados, mas continu-am no estoque do almoxarifado solicitado;

Entregue: a solicitação foi entregue ao solicitante, foi dada baixa no estoque dos i-tens autorizados no almoxarifado solicitado e dado entrada no estoque no almoxari-fado solicitante;

Não Autorizada: a solicitação não teve nenhum item atendido; Cancelada: a solicitação foi abandonada pelo solicitante. Se ela estava Disponível

para Entrega, os itens reservados retornam para o estoque do almoxarifado solicita-do.

No almoxarifado solicitante, os Estoquistas podem criar, enviar e acompanhar as solicitações feitas para os almoxarifados solicitados.

Quando as solicitações são enviadas para o almoxarifado solicitado, os Estoquistas deste as ana-lisam e atendem conforme a disponibilidade em estoque de cada produto. Nos produtos com controle de lote de validade, o sistema automaticamente dá baixa no(s) lote(s) mais próximo(s) de vencer.

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Solicitando Materiais para Abastecimento Para criar uma Solicitação de Abastecimento:

1. Acesse o Menu Solicitações Solicitação de Abastecimento;

2. Clique no Botão Nova Solicitação para abrir o formulário Solicitar Material – Abaste-cimento em branco;

3. Preencha os Dados da Solicitação. Informe se a solicitação é excepcional ou não, se for justifique; informe o depósito solicitante; informe o depósito solicitado; e in-forme pra quando se necessita desse material – orientamos que se peça com pelo menos um dia de antecedência;


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4. Inclua os produtos com suas respectivas quantidades e unidades. Se você souber o código do item basta informá-lo; senão você clica no ícone (pesquisa), informe uma prévia do nome do produto, clique no botão Pesquisar, e clique na linha do item desejado. Depois, informe a quantidade desejada e a unidade e por fim clique no bo-tão Incluir;

5. Envie a solicitação para o almoxarifado solicitado clicando no botão Enviar e con-firmando a finalização da solicitação clicando no botão Ok. Se ocorrer tudo bem e-xibirá a mensagem de confirmação na listagem.

Se você deseja excluir algum item adicionado, basta selecioná-lo, marcando a caixa de seleção na listagem dos itens adicionados e clicar no botão Remover Itens Selecionados.

Se você deseja salvar a solicitação para concluí-la posteriormente, clique no botão Salvar e depois no botão Voltar; e se deseja desistir da solicitação, clique no botão Excluir.


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Acompanhando as Solicitações de Abastecimento no Almoxarifado Solicitante No almoxarifado solicitante, os Estoquistas podem acompanhar o trâmite das Solicitações de Abastecimento para os almoxarifados de sua responsabilidade, filtrá-las, imprimi-las, reenviar as solicitações já concluídas e excluir as solicitações em aberto.

Figura 3 Tela de acompanhamento das Solicitações de Abastecimento pelo Almoxarifado Solicitante

Você pode filtrar as solicitações de algumas formas: através de seu identificador, do Depósito So-licitante, do status, e entre um período. Isso é feito combinando as opções através do formulário Pesquisar.


Reenviar uma solicitação consiste em abrir o formulário Solicitar Material – Abastecimento com uma nova solicitação aproveitando os itens solicitados a um Almoxarifado. Para isso, clique no ícone

(reenviar) de uma solicitação concluída.

Apenas as solicitações em aberto podem ser editadas e excluídas. Para editar uma solicitação, cli-que no ícone (editar). E para excluí-las, você deve selecioná-las através da caixa de seleção e clicar no botão Excluir.


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Atendendo as Solicitações de Abastecimento Para atender uma Solicitação de Abastecimento:

1. Acesse o Menu Saídas Atender Solicitação de Consumo;

2. Clique no ícone para abrir o formulário Atender Solicitação de Abastecimento;

3. Autorize a Solicitação de Abastecimento informando a quantidade autorizada e a previsão de atendimento observando a Quantidade Solicitada, a Quantidade Dispo-nível 1, a Quantidade a Atender 2. O estoquista não poderá autorizar uma quantidade superior à solicitada e disponível no almoxarifado e deve usar o campo de observa-ção para justificar o não atendimento ou o atendimento parcial de um item da solici-tação;

1 A Quantidade Disponível é a quantidade em estoque no almoxarifado menos o que foi disponibilizado para entrega, ou seja, menos o que já foi reservado para as solicitações tanto de consumo quanto de abastecimento. 2 A Quantidade a Atender é a somatória da quantidade de um item em todas as solicitações tanto de consumo quanto de abastecimento que estejam Aguardando Autorização, inclusive a que está sendo autorizada no momento.


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4. Disponibilize a Solicitação para entrega clicando no botão Disponibilizar, para que sejam reservados os itens para o solicitante e o mesmo possa acompanhar o que será entregue ao mesmo. Nos casos onde o estoquista não autorizar nenhum item da so-licitação ou se ele for entregar sem fazer a reserva, deve-se clicar no botão Finalizar;

5. Entregue a solicitação disponibilizada selecionando-a e clicando no botão Entregar para dar baixa no estoque de acordo com as quantidades reservadas na autorização;

6. Imprima o documento de comprovação de saída dos materiais clicando no ícone (imprimir) da respectiva solicitação. Obs.: o documento só tem validade com a

assinatura da pessoa que está retirando o material.

No momento da autorização da Solicitação de Abastecimento, o Estoquista pode salvar as auto-rizações sem mudar o estado da solicitação através do botão Salvar, ou retorna a listagem das so-licitações clicando no botão Voltar. Também pode imprimir a Solicitação de Consumo para fazer a separação do material clicando no botão Imprimir.


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Acompanhando as Solicitações de Abastecimento no Almoxarifado Solicitado No almoxarifado solicitado, os Estoquistas podem acompanhar as Solicitações de Abastecimen-to através de filtros, autorizá-las, imprimi-las, cancelar as não finalizadas e entregar as reservadas.

Figura 4 Tela de acompanhamento das Solicitações de Abastecimento pelo almoxarifado solicitado

Você pode filtrar as solicitações de algumas formas: através de seu identificador, do Depósito so-licitante, do status, e entre um período. Isso é feito combinando as opções através do formulário Pesquisar.


Uma solicitação só pode ser autorizada se estiver no estado Aguardando autorização e então você pode clicar no ícone (editar), onde será aberto o formulário Atender Solicitação de Abastecimento.

Apenas as solicitações no estado Disponível para entrega e Aguardando autorização podem ser cancela-das. Para cancelar uma solicitação, clique no ícone (cancelar).

As Solicitações de Abastecimento que estão no estado Disponível para entrega, podem ser finaliza-das em lote, bastando selecioná-las na caixa de seleção e clicar no botão Entregar.


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Recebendo uma Aquisição Uma das atividades do almoxarifado é o recebimento do material, sendo o papel do Estoquista inspecionar e conferir o material e suas condições de aquisição, com o conseqüente aceite ou re-jeição do almoxarifado.

É imprescindível a inspeção do material entregue pelo fornecedor em comparação com os requi-sitos técnicos exigidos, onde o Estoquista deve fazer:

Conferência documental: confronto das informações da Nota Fiscal com os da Autorização de Fornecimento de Material, verificando as condições comerciais pac-tuadas;

Conferência quantitativa: contagem do material recebido em confronto com a Au-torização de Fornecimento de Material e, principalmente, com a Nota Fiscal;

Conferência qualitativa: verificação da qualidade do material entregue pelo forne-cedor em relação às especificações contidas na Autorização de Fornecimento de Ma-terial;

Registrando a entrada no sistema Depois das conferências acima e respectivo aceite, o Estoquista registrará a entrada desse materi-al adquirido no almoxarifado através do sistema. Portanto:

1. Acesse o Menu Entradas Aquisição;

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2. Clique no botão Nova Aquisição para abrir o formulário Receber Aquisição;

3. Informe o depósito, selecionando-o no combo de acordo com o credenciamento do estoquista;

4. Informe os empenhos, preenchendo o campo com a dotação compactada e o nú-mero e clicando no botão Adicionar para cada empenho associado à Nota Fiscal; Se a compra foi feita usando Fundo Rotativo ou Adiantamento os dados do Fornecedor e do processo do SEPNET deverão ser informados. Se necessário, você pode remo-ver um empenho clicando no ícone (excluir) do respectivo;

5. Valide os dados do fornecedor. Se ele não foi carregado automaticamente você de-ve preenchê-lo.

6. Informe os dados da nota fiscal de acordo com o tipo da Nota Fiscal (Eletrônica ou Convencional) - se for eletrônica, informe apenas a chave de acesso, se for uma convencional informe apenas o seu número;


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7. Valide o número do processo do SEPNET. Se ele não foi carregado automatica-mente você deve preenchê-lo.

8. Inclua os produtos recebidos com suas respectivas quantidades e os valores totais. Se você souber o código do item basta informá-lo; senão você clica no ícone (pesquisar), informe uma prévia do nome do produto, clique no botão Pesquisar, e clique na linha do item desejado. Depois, informe a quantidade recebida, a unidade de movimentação e o valor total desse item e por fim clique no botão Incluir. Se você desejar, pode remover os itens lançados selecionando-os na listagem e clicando no botão Remover Itens Selecionados;

9. Inclua os lotes de validade para cada item clicando no botão Informar Lote de cada item com essa configuração habilitada. Para cada lote diferente de um item, informe o número do lote, a data de validade e a quantidade de itens do respectivo lote e cli-que no botão Incluir, validando a quantidade recebida com o total recebido nos lotes., para depois clicar no botão Fechar. Se você desejar, pode remover os lotes lançados selecionando-os na listagem e clicando no botão Remover Itens Selecionados;


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10. Finalize a entrada clicando no botão Finalizar para que esses itens entrem no esto-que do almoxarifado.

Nesse instante, a entrada pode ser salva para atualizar os dados da mesma sem mudar seu status. Para isso, você poder clicar no botão Salvar. Você também pode imprimir o documento, clicando no botão Imprimir Documento, excluí-la clicando no botão Excluir, e abandoná-la clicando no botão Voltar para retornar a tela de acompanhamento das entradas de aquisição.


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Acompanhando suas entradas por aquisição Uma entrada de aquisição pode estar aberta ou finalizada, sendo que a última foi incluída em es-toque.

Figura 5 Tela de acompanhamento das entradas por aquisição

Você pode filtrar as entradas de algumas formas: do Depósito recebedor, do status, e entre um período. Isso é feito combinando as opções através do formulário Pesquisar.

Para visualizar e/ou imprimir uma entrada clique no ícone (imprimir) da mesma.

Uma entrada só pode editada ou excluída se estiver no estado Aberta. Para editá-la clique no íco-ne (editar) da respectiva entrada e será aberto o formulário Receber Aquisição. A exclusão ocor-re em lote, onde você deve selecioná-las na caixa de seleção e clicar no botão Excluir.


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Relatórios Os relatórios disponíveis, hoje, são apenas de nível operacional do almoxarifado, ou seja, do seu dia-a-dia. Logo, somente os Estoquistas tem acesso a esses relatórios. São eles Inventário, Lote de Validade e Demonstrativo de Movimentação de Depósito.

Inventário O inventário é o relatório que consta a relação de itens, suas quantidades, seus valores contábeis que estão/estavam armazenados e sob a responsabilidade do almoxarifado em uma determinada época.

Figura 6 Documento PDF do Relatório Inventário

Capítulo

6


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Para gerar esse relatório:

1. Acesse o Menu Relatórios Inventário;

2. Preencha o formulário informando a data se for diferente da atual, o depósito, se você deseja que apresentem itens com estoque zerado e itens somente ativos;

3. Clique no botão Gerar, e confirme para abrir o documento clicando no botão Ok.


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Lote de Validade O relatório Lote de Validade é uma ferramenta para acompanhar o vencimento dos produtos defi-nidos para ter esse tipo de controle no Catálogo de Itens. Ele apresenta a relação de itens e lotes com seus respectivos prazos de validade e saldo.

Figura 7 Documento PDF do Relatório de Lote de Validade


1. Acesse o Menu Relatórios Lote de Validade;


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2. Preencha o formulário informando a quantidade de dias a vencer se for necessário, o depósito e se quiser informe o item que deseja acompanhar;

3. Clique no botão Gerar, e confirme para abrir o documento clicando no botão Ok.

Demonstrativo de Movimentação de Depósito Esse relatório Demonstrativo de Movimentação de Depósito apresenta uma síntese das entradas e saídas dentro de um período.

Figura 8 Documento PDF do Relatório Demonstrativo de Movimentação de Depósito


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1. Acesse o Menu Relatórios Demonstrativo de Movimentação de Depósito;

2. Preencha o formulário informando o período e o depósito;

3. Clique no botão Gerar e confirme para abrir o documento clicando no botão Ok.


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Administrando os Almoxarifados Em geral, os Gestores no Órgão são os responsáveis pela administração dos almoxarifados de seus respectivos órgãos. A administração do sistema compreende em:

Definir os almoxarifados; Credenciar os usuários que solicitarão material para consumo e os estoquistas

responsáveis pela movimentação de materiais nos almoxarifados; Definir o catálogo de itens em um almoxarifado; Definir as cotas de consumo para cada unidade administrativa; Implantar novos almoxarifados no órgão;

Mantendo os Almoxarifados Os almoxarifados ou depósitos são as unidades responsáveis pelo armazenamento, distribuição e recebimento de materiais no sistema. Na maioria dos órgãos, essa gestão é bem simples. Muitas vezes, tendo apenas um almoxarifado. Em alguns, há a necessidade de um centro de distribuição para fornecer aos almoxarifados independentes dentro de uma hierarquia entre eles.

Para criar um almoxarifado:

1. Acesse o Menu Administração Depósito;

Capítulo

7


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2. Clique no Botão Novo para abrir o formulário Depósito em branco;

3. Preencha o formulário informando o nome, o telefone, a unidade administrativa e, se houver, o depósito superior - observando para não gerar uma referência cíclica onde o pai aponta para o filho e vice-versa;

4. Clique no botão Incluir para solicitar a inclusão do almoxarifado, depois no botão OK na confirmação de sucesso;

Um almoxarifado pode ser editado clicando sobre o seu nome, alterando os dados e clicando no botão Alterar.

Mantendo o Credenciamento dos Usuários No sistema existem quatro perfis de usuários: Solicitante de Consumo, Estoquista, Gestor do Órgão e Gestor do Sistema.

O Solicitante de Consumo é o responsável por solicitar materiais para consumo de sua unidade ad-ministrativa no exercer de suas atribuições.

O Estoquista é o responsável por receber, armazenar, controlar e distribuir os materiais no almo-xarifado, ou seja, ele é responsável por toda movimentação de material do almoxarifado.

O Gestor do Órgão é o responsável por toda administração dos almoxarifados num órgão especifi-co. Em geral, é ele também o responsável por difundir os padrões e a sistemática de utilização do SIGMATE e fornecer o suporte aos seus usuários.


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O Gestor do Sistema é o responsável pela gestão do sistema, de propor (juntamente com os Gestores dos Órgãos) e desenvolver melhorias e funcionalidades no sistema; de oferecer suporte quanto ao funcionamento do sistema; de conceder acesso ao sistema e suas respectivas funcionalidades a todos os usuários, conforme a solicitação dos Gestores do Órgão.

Como visto no Capítulo 2 - Cadastro, Credenciamento e Acesso dos Usuários, os Gestores do Órgão são os responsáveis por coordenar o acesso ao sistema pelos usuários.

Eles devem nos enviar um e-mail para [email protected] com os dados dos usuários nome completo, CPF, nome de usuário1 e respectivo perfil para que seja liberado o acesso do usuário no sistema. Após a resposta do Gestor do Sistema liberando o acesso ao sistema, eles de-vem fazer o credenciamento do mesmo no sistema.

Credenciando um Solicitante de Consumo

Para credenciar um Solicitante de Consumo:

1. Acesse o Menu Administração Credenciamento Solicitantes de Consumo;

1 Nome de Usuário ou Login de Acesso é o identificador de quem acessará o Portal de Sistema.


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2. Clique no botão Novo para abrir o formulário Solicitantes de Consumo em branco;

3. Preencha o formulário informando o usuário, o depósito, a unidade administrativa e como será a visualização das solicitações. Para informar o usuário você deve buscar pelo seu nome; A visualização das solicitações pode ser: Apenas as próprias (do usuário solicitante), Unidade Administrativa (de todos os usuários que solicitam em nome da unidade administrativa especificada) e Unidade Administrativa e Subordinadas (de todos os usuários que solicitam em nome da unidade administrativa e suas subordinadas);

4. Clique no botão Incluir para solicitar a inclusão do credenciamento do usuário, de-pois no botão OK na confirmação de sucesso.

O Gestor do Órgão pode ativar / desativar o credenciamento e a visualização das solicitações cli-cando sobre o nome do usuário.

O Gestor do Órgão também pode filtrar os credenciamentos através do depósito, unidade adminis-trativa e pelo nome do usuário.


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Credenciando um Estoquista

Para credenciar um Estoquista:

1. Acesse o Menu Administração Credenciamento Estoquistas;

2. Clique no botão Novo para abrir o formulário Estoquistas em branco;

3. Preencha o formulário informando o usuário e o depósito. Para informar o usuário você deve buscar pelo seu nome;

4. Clique no botão Incluir para solicitar a inclusão do credenciamento do usuário, de-pois no botão OK na confirmação de sucesso.


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O Gestor do Órgão pode ativar / desativar o credenciamento clicando sobre o nome do usuário.

O Gestor do Órgão também pode filtrar os credenciamentos através do depósito e pelo nome do usuário.

Mantendo o Catálogo de Itens O Catálogo de Itens é onde definimos os itens que estarão disponíveis em um almoxarifado.

Para criar um item no catálogo do almoxarifado:

1. Acesse o Menu Administração Catálogo de itens;

2. Clique no botão Novo para abrir o formulário Catálogo em branco;

3. Preencha o formulário informando o depósito, o item adquirido no ComprasNet., a unidade de medida de distribuição do item, a natureza de despesa1, a descrição do

1 Natureza de Despesa é uma informação contábil que identifica a finalidade da aquisição de um item


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órgão, as informações de gestão do item (quantidade mínima1, máxima2, ponto de ressuprimentação3, quantidade de dias para reposição4), o local de armazenagem5 e se o item necessita de controle de validade;

4. Clique no botão Incluir para solicitar a inclusão do item no catálogo do depósito, depois no botão OK na confirmação de sucesso.

O Gestor do Órgão pode filtrar o Catálogo de Itens pelo depósito e pelo código do item e são apre-sentados, distintamente, os itens inativos ou desabilitados em vermelho.

O Gestor do Órgão pode excluir um item que não tenha tido nenhuma movimentação, bastando apenas selecioná-lo e clicar no botão Excluir.

Também pode editar a natureza de despesa, a descrição do órgão, as informações de gestão do item, o local de armazenagem e definir se o item está: Ativo, Inativo (o uso do item foi descontinu-ado dentro do almoxarifado) ou Desabilitado (o item foi desabilitado para as solicitações de con-sumo e abastecimento). Para editar o item deve-se clicar no nome do item, alterar o formulário e clicar no botão Alterar.

1 Quantidade Mínima é a menor quantidade de um artigo ou item que deverá existir em estoque para prevenir qualquer e-ventualidade ou emergência (falta) provocada por consumo anormal ou atraso de entrega 2 Quantidade Máxima é a quantidade necessária de um item para suprir a organização em um período estabelecido mais o Estoque de Segurança 3 Ponto de Ressuprimentação é a quantidade de um item em estoque, que ao ser atingida, requer a análise para reposição do mesmo. 4 Quantidade de dias para a reposição é o tempo decorrido desde a emissão da requisição de compra até o recebimento da mercadoria 5 Local de Armazenagem é usado quando existe um endereçamento das prateleiras e materiais no almoxarifado


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Mantendo as Cotas de Consumo Para ajudar no uso racional dos materiais pelas Unidades Administrativas, o SIGMATE oferece um controle através de cotas de consumo para as unidades administrativas e do acompanhamen-to do uso dessa cota no momento da análise das Solicitações de Consumo.

Tratar as cotas de todos os itens do almoxarifado em todas as unidades administrativas torna-se inviável, por isso, recomendamos o uso das cotas para os produtos de maior movimentação, o que fica em torno de 20% dos itens de todo o almoxarifado.

Para definir uma cota:

1. Acesse o Menu Administração Cota por Unidade Administrativa;

2. Clique no botão Nova para abrir o formulário Cota da Unidade Administrativa por Item em branco;


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3. Preencha o formulário informando a unidade administrativa, o item e sua respectiva unidade de movimentação, a quantidade e o período de acordo com a necessidade e a movimentação do item pela unidade administrativa;

4. Clique no botão Incluir para solicitar a inclusão da cota para a unidade administrati-va, depois confirme clicando no botão Sim.

O Gestor do Órgão pode filtrar as Cotas de consumo pela unidade administrativa ou pela descrição do item. E clicando sobre o nome do item você pode editar a quantidade e o período da cota.


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Implantando novos Almoxarifados A implantação de um novo almoxarifado envolve um conjunto de atividades:

1. Criar o almoxarifado; 2. Definir seu Catálogo de Itens; 3. Credenciar os usuários solicitantes e estoquistas; 4. Realizar um balanço e efetuar a Carga Inicial no Sistema; 5. Definir cotas de consumo para as unidades (opcional).

A Carga Inicial é um procedimento em que lançamos a posição do estoque no inicio da operação do sistema para um almoxarifado. Para fazermos a Carga Inicial:

1. Acesse o Menu Entradas Carga Inicial;

2. Selecione o depósito novo e clique no botão Pesquisar;

3. Clique no botão Nova Entrada para abrir o formulário Carga Inicial em branco;


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4. Inclua os produtos informando o item, a quantidade, a unidade de movimentação e o valor unitário de cada um deles. Se você souber o código do item basta informá-lo; senão você clica no ícone (pesquisa), informe uma prévia do nome do produto, clique no botão Pesquisar, e clique na linha do item desejado. Depois, informe a quan-tidade, a unidade de movimentação e o valor total desse item e por fim clique no bo-tão Incluir;

5. Volte para a listagem dos itens após concluir a inclusão de todos os itens que tem em estoque, clicando no botão Voltar;

6. Inclua os lotes de validade para cada item clicando no botão Informar Lote de cada item com essa configuração habilitada. Para cada lote diferente de um item, informe o número do lote, a data de validade e a quantidade de itens do respectivo lote e cli-que no botão Incluir, validando a quantidade recebida com o total recebido nos lotes, para depois clicar no botão Fechar. Se você desejar, pode remover os lotes lançados selecionando-os na listagem e clicando no botão Remover Itens Selecionados;


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7. Finalize a Carga Inicial clicando no botão Finalizar Carga Inicial para que esses itens entrem no estoque do almoxarifado.

Antes de finalizar a Carga Inicial, o Gestor do Órgão pode excluir os itens já lançados selecionan-do-os e clicando no botão Remover Itens Selecionados.

versão 2 · administrando os almoxarifados 34 mantendo os almoxarifados ... estoque reservado –...

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