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PROJETO FAL@ SAMPA

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Participantes do Grupo

JOANA AP. B. MORALES SUB VILA MARIA/VILAGUILHERME

MARÍLIA T. ALONSO GIOVANZZI SUB VILA BRASILÂNDIA

PAULO SEABRA COSTA SUB SANTANA

RUTH M. A. TEIXEIRA SUB IPIRANGA

VIRGÍNIA CELIA ALVES DA COSTA SUB IPIRANGA

WAGNER DE AMORIN A. SILVA SUB JABAQUARA

WILSON DE SOUZA R. JUNIOR C M D H

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ÍNDICE

Nome do Projeto.......................................................................................1

Nome dos Integrantes...............................................................................2

1. Escopo do Projeto.................................................................................4

2. Análise do Contexto e Justificativa........................................................5

2.1 Análise do Contexto.............................................................................5

2.2 Justificativa...........................................................................................5

3. Árvore de Problemas .............................................................................6

3.1 Árvore de Objetivos.............................................................................7

4. Seleção do Projeto.................................................................................8

5. Detalhamento do Projeto.......................................................................9 e 10

6. Cronograma Executivo ..........................................................................11

7. Recursos Necessários. (Orçamento)......................................................12

8. Fontes de Financiamento .......................................................................12

9. Stakeholders............................................................................................12

10. Estratégia de Implementação........................... ....................................13 e

11. Monitoramento do Projeto......................................................................15

12. Indicadores de Execução e Formas de Verificação .............................16

1 – DESCRIÇÃO DO PROJETO

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Durante o curso observou-se a oportunidade para a troca de

experiências e essa troca possibilitou a identificação do potencial de

conhecimentos e o desejo de compartilhar com os outros servidores.

Considerando a importância da Gestão do Conhecimento como fator

estratégico das organizações, a criação de um canal de comunicação (espaços

virtuais) aberto, que facilite o diálogo entre os servidores, que possa divulgar o

conhecimento, práticas e experiências inovadoras, compartilhando idéias

inclusive com outros órgãos governamentais, objetivando a Melhoria na

Qualidade dos Serviços Públicos.

Objetivo principal : Melhorar a sinergia criando entre os participantes a

troca de experiências, envolvimento dos servidores e eficiência dos serviços.

Área geográfica : Município de São Paulo

População alvo: Todos os servidores e os que tiverem acesso ao

conteúdo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

� Elevar o grau de troca de experiências entre os diferentes órgãos e

unidades organizacionais integrantes da estrutura da prefeitura, através

da utilização de ferramentas virtuais sociais;

� Criar condições para a prática mais efetiva de benchmark interno e

externo;

� Aperfeiçoar processos e procedimentos operacionais através da

disseminação de práticas adotadas em unidades específicas que se

mostrarem mais racionais e eficientes;

� Contribuir para o maior grau de homogeneização dos processos e

procedimentos comuns às diversas unidades da prefeitura;

2 – ANÁLISE DO CONTEXTO E JUSTIFICATIVAS.

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2.1 – ANÁLISE DO CONTEXTO

A formulação da presente proposta de projeto partiu da hipótese de que

práticas inovadoras, tanto em termos de estilo de gestão como em termos de

mudanças nos procedimentos correntes de trabalho, estão frequentemente

sendo experimentadas nos órgãos e unidades da Prefeitura e que várias delas

apresentam resultados positivos.

Essas práticas não representam necessariamente alterações de grande

vulto nos processos operacionais, mas pequenas melhorias que, em seu

conjunto, podem contribuir significativamente para tornar o trabalho mais ágil e

efetivo.

No entanto, a aplicação destas práticas ficam, quase sempre, limitadas

às unidades que as implementam, deixando de ser disseminadas e

aproveitadas pelas demais pela ausência de canais de comunicação que

permitam uma troca de experiências mais efetivas entre os diversos atores.

O compartilhamento das práticas promoveria o diálogo entre os

servidores, que reduzindo o desperdício de informações e conhecimento,

evitando retrabalho e facilitando o desenvolvimento de novas práticas, bem

como a disseminação de inovações já existentes, dando maior efetividade na

Gestão.

2.2 – JUSTIFICATIVA

Uma vez constatada a insuficiência de canais diretos de comunicação

entre as diversas unidades e servidores da PMSP prejudicando o

aproveitamento mais eficiente do potencial sinérgico representado pelas

experiências positivas em determinados órgãos ou setores, bem como o

conhecimento acumulado na esfera da gestão pública, que podem ser

aproveitados pelos demais, o projeto vem propor um meio de organizar, ajudar

e estruturar uma forma de os servidores compartilharem o conhecimento.

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3 - ÁRVORE DE PROBLEMAS e ÁRVORE DE OBJETIVOS

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4 – SELEÇÃO DO PROJETO:

Da análise da árvore de problemas e de objetivos foi possível identificar

como problema central a Ausência de Cultura e de Instrumentos que

possibilitem o acesso e compartilhamento das informações, principalmente no

que tange às boas práticas que não são disseminadas.

Diante disso, o projeto Fal@Sampa, tem como objetivo principal

desenvolver instrumentos que incentivem a cultura da troca de informações e

conhecimento entre a servidores, onde o beneficiado serão os próprios

servidores que acessarem a ferramenta, com a conseqüente melhoria da

qualidade dos serviços públicos; promovendo maior satisfação ao munícipe.

Projeto: FAL@ SAMPA

� Resultados esperado : Elevar o número de acesso às informações

contribuindo para a melhoria da Qualidade dos Serviços Prestados à população, promovendo a redução de custo e do tempo gasto na busca de soluções para desafios já alcançados por outros servidores, padronizando diversos procedimentos de interesse comum.

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5 – DETALHAMENTO DO PROJETO

Tendo em vista que o projeto Fal@Sampa é essencialmente virtual,

uma vez aceito e autorizado pela Secretaria de Gestão Desburocratização e

Modernização e após amplamente comunicado aos Secretários e Subprefeitos;

deve inicialmente contar com a Infra- estrutura do Ambiente onde será

instalado, tais como:

� Computadores com a configuração mínima necessária.

� Acesso ilimitado à rede Internet e Intranet

� Gerenciamento da informação;

A partir dos critérios acima, descrevemos a seguir os passos

necessários para a implantação:

Fase 1 – Pesquisar e selecionar uma ou mais ferramentas de

Relacionamento e Comunicação, da Web 2.0 a ser utilizada, tais como;

Blogger www.blogger.com

Fóruns vários

Chat vários

Skype www.skype.com

Criação de comunidades específicas , por exemplo, do pessoal de RH, de

Finanças, de Limpeza, de Poda de Árvores, etc..

Fase 2 – Mapear a infra-estrutura já instalada:

A - Quantidade de computadores com a configuração necessária;

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B - Gerenciamento das informações e monitoramento por parte dos

responsáveis pelo suporte tecnológico da Informação e Comunicação;

C – Estabelecer critérios para Gerenciamento do Projeto Piloto;

Fase 3 – Implementar o Projeto Piloto com as ferramentas escolhidas;

3.1 – Avaliação do projeto piloto e detalhamento das ações para a

generalização.

Fase 4 – Capacitar o pessoal envolvido para o uso da ferramenta;

Fase 5 - Estabelecer critérios para o Gerenciamento das informações.

Fase 6 – Levantar os recursos necessários para a execução do projeto,

essencialmente de pessoas com o conhecimento,

Fase 7 – Monitorar a execução do projeto, identificando os possíveis

desvios e efetuando os ajustes,

Fase 8 – Identificar os indicadores que permitirão avaliar os resultados e

objetivos esperados.

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6 – CRONOGRAMA

Meses Atividades

1 2 3 4 5 6 7

Mapear a infra-estrutura hardware e software instalada

Pesquisar e selecionar a ferramenta da Web 2.0

Estabelecer critérios para o Gerenciamento das informações

Identificar servidor capacitado para o treinamento ao uso das ferramentas virtuais, ou contratação externa

Capacitar a força de trabalho envolvida

Implementar e avaliar um Projeto piloto

Monitorar a execução do projeto

Avaliar os resultados e objetivos esperados

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7 – RECURSOS NECESSÁRIOS (ORÇAMENTO)

Considerando a utilização da base hardware e software já instalada, o investimento na implantação do Fal@Sampa, bem como para a capacitação de pessoas, estariam essencialmente no custo horas de trabalho do servidor com o conhecimento estratégico e domínio da tecnologia da informação. 8 – FONTES DE FINANCIAMENTO Alocação de recursos em dotação própria do orçamento, destinada a treinamento e desenvolvimento dos servidores, através da Escola do Servidor ou cursos externos, ou ainda através de parcerias. 9 - STAKEHOLDERS

Do ponto de vista da estratégia da organização, podemos identificar que estaria interessada no projeto, a própria Secretaria de Gestão que objetiva com isso promover a Gestão do Conhecimento, em cumprimento à Agenda 2012, eixo Cidade Eficiente.

O Grupo idealizador do projeto Fal@Sampa, uma vez que poderemos utilizar os benefícios das ferramentas para divulgar seus trabalhos.

Os servidores em geral através da disseminação das experiências,

O munícipe que poderá acessar e conhecer os trabalhos desenvolvidos;

Outras organizações da Administração Pública, tais como outras prefeituras que se beneficiariam com os conhecimentos dos servidores paulistanos ora disseminados pela ferramenta.

A FUNDAP, como fomentadora e partícipe na geração das idéias em suas oficinas, fortalecendo a importância da implementação do Fal@Sampa, na busca de melhores resultados na Gestão da Cidade.

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10 – ESTRATÉGIA DE IMPLEMENTAÇÃO 10.1 – Análise Swot

Análise Swot

Ambiente externo Oportunidades Ameaças

� Momento propício para inovar, uma vez que a Agenda 2012 desperta para a necessidade de inovar;

� Desenvolver e capacitar servidores para utilizar as ferramentas disponíveis pela internet, aumentando a cultura e a conscientização da importância da comunicação;

� Baixo custo para disseminação do conhecimento, através do Portal Corporativo para consolidar, gerenciar, analisar e distribuir a informação

� Instabilidade no sistema operacional (provedor não funcionar);

� Descontinuidade administrativa; � Tarifação (cobrança pelo uso da

ferramenta).

Ambiente Interno

Forças Fraquezas

� Poder contar com a infra-estrutura tecnológica já instalada nas Unidades, em conexão com a rede lógica, suprida por provedores com acesso à Rede Municipal de Computadores;

� Servidores com potencial conhecimento específico e o desejo de compartilhar;

� Possibilidade de controle do acesso através de autenticação inicial de cada usuário (login e senha) e configuração do seu grau de acesso às informações;

� Resistência por parte dos servidores em aceitar o novo;

� Ausência de cultura (hábito) de acessar e estudar pela internet;

� Não deter o conhecimento das ferramentas e as possibilidades que a internet nos oferece;

� Falta de autonomia para divulgação ;

� Não conscientização da importância que a comunicação exerce na Organização;

� Ausência de suporte em tecnologia da informação e comunicação;

� Provedor de acesso limitado e lento.

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10.2 – Divulgação

Uma vez que a comunicação é fundamental para o sucesso de qualquer

plano, considerando que a ferramenta objetiva a aproximação de pessoas,

idealizamos a promoção de ampla divulgação para a implantação do nosso

projeto, utilizando-se das seguintes mídias:

a) - Portal da PMSP na internet;

b) - Diário Oficial do Município;

c) - Associações e Entidades de Classe;

d) - Boletins Informativos das Subprefeituras;

e) - Emails

f) - News Letter;

g) - Jornal Mural;

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11 – MONITORAMENTO DO PROJETO

Tendo em vista que o nosso projeto foi concebido através da utilização

das ferramentas virtuais, a implantação, o controle e o monitoramento devem

ser feitos sobre a qualidade do que será divulgado, dentro das normas ABNT

que define requisitos para Técnicas e Sistemas de gestão de Segurança da

Informação.

O monitoramento e o acompanhamento permanente da execução,

através do Gerenciamento das Informações, permitirá ao gestor identificar

oportunamente possíveis desvios na implantação do projeto Fal@Sampa,

possibilitando desta forma, que sejam efetuados os ajustes e as correções

necessárias.

12 – INDICADORES DE EXECUÇÃO

Para a obtenção do índice estatístico de utilização da ferramenta, que

possibilitará medir e avaliar a cada momento, se o projeto está sendo

executado dentro do plano previsto, uma vez que ferramentas virtuais

possibilitam fácil acesso para obtenção de dados.

Para tanto será necessário prever na implantação, o levantamento

pontual da quantidade de acessos, bem como o índice de participação. O

feedback será constantemente atualizado, possibilitando avaliar se os objetivos

estão sendo alcançados.

Em decorrência da implantação do Fal@Sampa, uma vez iniciado o

programa de Desenvolvimento e Capacitação de servidores, teremos um índice

mais elevado de servidores habilitados, fortalecendo o Projeto INOVAGESTÃO,

elevando a Prefeitura do Município de São Paulo como a organização que

aprende.

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MENSAGEM FINAL:

“Quando o mundo muda, os gerentes precisam de uma visão comum do

novo mundo. Caso contrário, decisões estratégicas descentralizadas irão

resultar em anarquia gerencial. Os cenários expressam e comunicam esta

visão comum, uma compreensão comum das novas realidades para todas as

partes da organização.”

Safári de Estratégia

Henry Mintzberg