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Organização de Eventos

Copyright©Portaldoser 2007 1Copyright©ConchadeAlmeida2009

Exponor 02/2009


Conceitos BásicosConceitos Básicos

O que é um Evento?O que é um Evento?

“Um EVENTO é um acontecimento planeado, que ocorre

num dado tempo e lugar, que visa promover a relação

organização anfitriã e o público de interesse com vistaorganização anfitriã e o público de interesse, com vista

ao alcance de determinados objectivos.”

Copyright©Portaldoser 2007 2

j

Copyright©ConchadeAlmeida2009



Um evento é um facto que ocorre em determinadoUm evento é um facto que ocorre em determinadomomento e local, com o objectivo de satisfazernecessidades específicas de:

Quem organiza – motivo de orgulho, resultado de muitoesforço e dedicação, o início de um cicloesforço e dedicação, o início de um ciclo

Quem financia – retorno do investimento

Quem participa - oportunidade, factor de auto-realização




Quem assiste – um momento único, memorável, comsignificado especial

Quem acolhe - As diversas entidades (empresas,municípios, governo) recorrem à organização de eventos

f f ã úcomo forma de afirmação da sua imagem junto dos públicospelos quais se interessa; para comunicar com o seu públicointerno e externo; para reforçar os contactos e as relações.interno e externo; para reforçar os contactos e as relações.



Mercado de EventosMercado de Eventos

C á d ?C á d ?Como está o mercado?Como está o mercado?

Que segmentos podemos trabalhar?Que segmentos podemos trabalhar?

Particular

Empresarial

Sector Público




Ao contrário de outros tipos de comunicação que na suaAo contrário de outros tipos de comunicação que na suaglobalidade informa, os eventos criam emoções e laços que,quando bem comunicados, ligam os consumidores à marca

i d tassociada ao evento.




As empresas procuram modos de diferenciar a suaAs empresas procuram modos de diferenciar a suamensagem e procurar um contacto mais directo e menos«mecânico» com o seu consumidor.




Roberta Medina, vice-presidente da Better World*

«As principais vantagens são as de criar diferencial,proporcionar experiências tocar a vida do consumidor deproporcionar experiências, tocar a vida do consumidor deuma forma mais pessoal, gerar identificação de valores como cliente ou manter a fidelidade».

*A Better World é a empresa por trás de projectos como:*A Better World é a empresa por trás de projectos como:

• Árvore de Natal Millennium bcp/SIC

• Optimus Open Air

• Rock in Rio-Lisboa



Captação/Criação p ç ç

As Organizações que pretendem utilizar os eventos comoelemento estratégico, podem fazê-lo segundo duas vias:

- captação de eventos

ã- criação de eventos



Captação de eventos

Captação de eventos – candidatura a um processo de

p ç

Captação de eventos candidatura a um processo deacolhimento de determinado evento promovido por umaentidade externa.

No decorrer da avaliação da candidatura são analisados osseguintes aspectos:segu tes aspectos

• Espaço disponível

• Capacidade hoteleira

• AtendimentoAtendimento

• Transportes, acessibilidades, estacionamento

f d


• Infra-estruturas de apoio e serviços



Captação de eventos

Outros elementos que reforçam a candidatura:

p ç

•Atracções turísticas naturais e construídas

Estrutura turística•Estrutura turística

•Gastronomia

•Aeroportos, terminais rodoviários e ferroviários

•Segurança, rede comunicações

•Instalações que permitam a realização de actividades

simultâneassimultâneas

•Aspectos económicos, políticos, culturais que possam


afectar o interesse dos visitantes



Criação de eventos ç

Criação de eventos

• Aproveitamento dos recursos locais

• Celebração de datas especiais

• Solicitações



Parceiros de EventosParceiros de Eventos

•ORGANIZAÇÃO ANFITRIÃ

Ã•COMUNIDADE ANFITRIÃ

•FORNECEDORES

•PATROCINADORES

•MEDIAMEDIA

•EQUIPA DO EVENTO

PARTICIPANTES E ESPECTADORES•PARTICIPANTES E ESPECTADORES



Variáveis dos EventosVariáveis dos Eventos

Apesar de possuírem elementos em comum, os eventospodem variam substancialmente em função de factores,tais como:

•Abrangência:•LocalR i l•Regional

•Nacional•InternacionalInternacional

•Finalidade:Instit cional•Institucional

•Promocional




•Dimensão: •pequeno (até 200 Pax)•pequeno (até 200 Pax)•médio (200-600 Pax)•grande (>600 Pax)•“Mega”

•Data: •FixoFixo•Móvel•Esporádico

•Área de interesse: •Artística •SocialArtística•Cultural/Lazer•EmpresarialC i l

•Política•Turística•Religiosa etc


•Comercial •Religiosa, etc




•Público-alvo

•Geral•Dirigidog•Específico

•Localização geográfica•Localização geográfica

•Acessibilidades e rede de transportes

•Tamanho da população

•Idade da população




•Grau de receptividade e participação da comunidade

•Instalações e equipamentos disponíveis

O t di í l•Orçamento disponível

•Concorrência directa

•Duração



Tipos de EventosTipos de Eventos

Classificação dos eventos

Varia consoante o âmbito e a finalidade do eventoVaria consoante o âmbito e a finalidade do evento.

É importante reconhecer a diversidade e tratar cadaf fevento de forma diferente de acordo com as suas

particularidades. Cada um possui características enecessidades próprias correspondentes a procedimentosnecessidades próprias correspondentes a procedimentosdiferentes.




Eventos técnicos e científicos

•Conferência •Congresso

•Mesa redonda•PainelCongresso

•Convenção•DebateF ll

Painel•Palestra ou colóquio•SeminárioSi ó i•Follow-up

•Fórum•Jornada

•Simpósio•Workshop•ComícioJornada

•Meeting •Brainstorming




Eventos comerciais e institucionais Eventos comerciais e institucionais

•Exposição•Mostra•Feira•lançamento de um livro•lançamento de um livro•Salão•Vernissage

ã•Leilão•lançamento primeira pedra•Inauguração de instalaçõesInauguração de instalações•Inauguração de retratos, estátuas e bustos•Tomada de posse




Eventos de competiçãoEventos de competição

•Campeonato•Gincana•Torneio•Olimpíadas•Olimpíadas•Concursos




Eventos de convivênciaEventos de convivência

•Sarau•Cocktail•Happy hour•Baby shower•Baby shower•Chá beneficência•Banquete•Brunch•Coffee break•Casamento e bodas de casamentoCasamento e bodas de casamento•Funeral•FestivalE tá l


•Espectáculo



Como organizar um evento de sucessode sucesso

1 T i ã l b t d j t1. Ter uma visão clara e abrangente do projecto

2. Conseguir que todos os intervenientes se comprometamna concretização dos objectivos do evento

3. Definir objectivos mensuráveisj



Como organizar um evento de sucesso

4 P i t t i i l d d

de sucesso

4. Possuir uma estrutura organizacional adequada eflexível

5. Uma equipa de trabalho motivada e multifacetada

6. Bom relacionamento interpessoal

7 Capacidade de resposta e improviso7. Capacidade de resposta e improviso




8. Equipa profissional e qualificada

de sucesso

9. Um coordenador de projecto com capacidades dep j pliderança e personalidade

10.Esforço coordenado e de equipa, funcionando dentrodos limites orçamentais e utilizando os recursosdisponíveis de forma consciente e concertada




11 Li h d i ã fi i t

de sucesso

11.Linhas de comunicação eficientes

12.Criação de uma boa imagem pública

13.Estratégias de divulgação e promoção eficazes e comimpacto




14 Planos de contingência

de sucesso

14.Planos de contingência

15.Atenção aos pormenores

16.Criatividade e inovação

17.Gestão eficiente do tempo




18.Um compromisso total com o atendimento ao cliente

de sucesso

19.Sistemas permanentes de controle e monitorizaçãop ç

20 Uma atmosfera de união entusiasmo e de conjugação20.Uma atmosfera de união, entusiasmo e de conjugaçãode esforços




21.Planeamento detalhado e documentado num

de sucesso

cronograma de acções

22.Uma avaliação minuciosa e realista após o evento

23.Efectuar pesquisas de mercado




24.Análise SWOT

de sucesso

25 Análise da concorrência25.Análise da concorrência

26.Planeamento logístico

27.Procedimentos de emergência



Como organizar um evento de sucessode sucesso

28.Sinergias locais

29.Politica agressiva de angariação de patrocínios



Etapas aplicáveis a todos os Eventos

Não obstante as particularidades inerentes a cada evento,

Eventos

existem etapas fundamentais aplicáveis a todos.

Antes de mais é necessário que alguém desenvolva a ideia Antes de mais é necessário que alguém desenvolva a ideia e dê inicio à acção.

R i ã ( h t t i )• Revisão (se houve eventos anteriores)

• Brainstorming (o quê, para quem, onde, quando, etc.)



Etapas aplicáveis a todos os Eventos

Colocar por escrito um conjunto de questões essenciais

Eventos

Colocar por escrito um conjunto de questões essenciais

à realização do eventoç

•Identificação das metas e objectivos do evento

•Realização de um estudo de viabilidade/diagnóstico

•Inventariação das necessidades de implementação



Etapas aplicáveis a todos os EventosEventos

•Definição do cronograma de acções a desenvolver

•Assegurar o financiamento – patrocínios

•Definição das estruturas operacionais e contratação dos Definição das estruturas operacionais e contratação dos

recursos humanos necessários

•Definição de planos de contingência e sistemas de controle



Etapas aplicáveis a todos os EventosEventos

•Marketing do evento

Revisão detalhada de todos os pormenores •Revisão detalhada de todos os pormenores

•Operacionalização do evento de acordo com o planeamento p ç p

efectuado

•Análise e avaliação

•Elaboração do relatório



Fases Fases da da OrganizaçãoOrganização

Concepção

Planeamento

Operacionalização (Pré Evento, Evento e Pós Evento)

Avaliação



ResumoConcepção•Revisão (se houve eventos anteriores)

Resumo

•Brainstorming (o quê, para quem, onde, quando, etc.)

Planeamento (mais complexa, mais demorada, mais trabalhosa)•Objectivos Objectivos

•Specific•Measurable•AchievableR li ti•Realistic

•Timed•Estudos de viabilidade (só nos grandes eventos)•Inventariação dos recursos necessários a implementação do mesmo e ta ação dos ecu sos ecessá os a p e e tação do es o•Orçamento Provisional (custos e receitas)•Calendarização de tarefas (cronograma)•Definição estrutura operacional (organograma)D fi i ã d Pl d ti ê i

•ClippingAgradecimentos•Definição de Planos de contingência

•Marketing do Evento

Operacionalização (pré-evento/evento/pós-evento)

•Agradecimentos•Pagamentos•Desmontagens•Press release c/ nºs do evento


Avaliaçãoevento


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