ms project

5/11/2018 MS Project - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/ms-project-55a231e1278be 1/15

FACULDADE PAN AMAZÔNICA - FAPANCURSO DE GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Ana Patrícia da Silva MendesBruno Helder Silva de SouzaDiógenes Carneiro da Silva

Gilvana da Luz Gomes GonzagaMarco André Leão

Marcio Daliel Bentes BatistaSidleny Braga

MICROSOFT PROJECT

Belém – PA2011



FACULDADE PAN AMAZÔNICA - FAPANCURSO DE GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Ana Patrícia da Silva MendesBruno Helder Silva de SouzaDiógenes Carneiro da Silva

Gilvana da Luz Gomes GonzagaMarco André Leão

Marcio Daliel Bentes BatistaSidleny Braga

MICROSOFT PROJECT

Trabalho de Pesquisa apresentado como requisitoparcial a NP1 da Disciplina Governança de TI.

Professor: MARCELO SILVA

Belém – PA2011



SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 3

2. HISTÓRICO .......................................................................................................... 4

3. CONCEITOS INICIAIS .......................................................................................... 5

3.1. Definição de Projeto ....................................................................................... 5

3.2. Definindo os Objetivos do Projeto .................................................................. 5

3.3. Gestão de Projeto .......................................................................................... 6

4. MICROSOFT PROJECT ....................................................................................... 7

4.1. Características Básicas do Microsoft Project: ................................................ 8

4.2. Triângulo do projeto ....................................................................................... 9

4.3. O Processo de Planejamento no Microsoft Project ...................................... 10

4.4. Exemplo de Projeto Usando O MS Project. ................................................. 11

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................ 13

REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 14



3

1. INTRODUÇÃO

O gerenciamento de projetos, em sua forma moderna, começou a se

estabelecer somente há algumas décadas. No início dos anos 60, as empresas e

outras organizações começaram a perceber o benefício de organizar o trabalho

como projetos. Essa visão centralizada no projeto da organização evoluiu aindamais, à medida que as organizações começaram a entender a necessidade crítica

de seus funcionários se comunicarem e colaborarem ao mesmo tempo em que

integram seu trabalho em vários departamentos e profissões e, em alguns casos,

setores inteiros.

Sendo assim O Microsoft Office Project é um programa de gestão de projetos

que ajuda as empresas a organizar iniciativas, projetos e recursos empresariais de

forma a obterem melhores resultados, pois disponibiliza de ferramentas de gestão

de projetos, um poderoso aplicativo de gerenciamento que se pode utilizar para

planejar, programar e representar graficamente as informações sobre projetos.

O software de gerenciamento de projeto é uma ferramenta muito importante

para o estabelecimento de um plano inicial de projeto, já que fornece recursos de

gestão com a combinação ideal de usabilidade, capacidade e flexibilidade, para que

se possa gerir os projetos diretamente a partir do computador do usuário.



4

2. HISTÓRICO

O Project começou sua historia em 1984 ainda dentro do ambiente MS DOS,

sendo fruto da tentativa de desenvolver um sistema para desktop que pudesse

facilitar o controle de tarefas e projetos de uma forma prática e rápida, utilizando as

então conhecidas ferramentas de PERT-COM. No ano seguinte, foi incorporado pelaMicrosoft, em sua versão 2.0, ainda rodando em DOS. A partir daí, mudou de nome

para Microsoft Project, e continuou a evoluir em versões DOS até o ano de 1990,

quando recebeu a primeira versão Windows.

Em 1995, foi apresentado como Microsoft Office Project, apesar de nunca ter

sido incluído em um pacote. A evolução também sempre foi um pouco diferente dos

demais produtos, por exemplo, existiu o Office 97, porém nunca houve uma versão

97 do Project, sendo conhecida apenas a versão 98, 2000, 2002, 2003, 2007 e

2010, sempre alguns meses após o lançamento do Office.

A versão 2003 passou a oferecer recursos adicionais de programação

dinâmica, novos assistentes, espaços de trabalho compartilhados e com as marcas

inteligentes, bem como reforço na Ajuda. Recursos como nivelamento de carga,

controle de custos, calendários para recursos e tarefas separados, múltiplas visões

do projeto, múltiplas linhas de base são alguns dos recursos disponíveis.

O Microsoft Project 2003 trabalha com arquivos no formato MPP para os

projetos e MPT para modelos de projetos. Entre as opções de “salvar como”, existe

a possibilidade de escolher formatos de arquivo diferentes, entre eles o que mais

nos interessa é o Microsoft Database, popularmente conhecido como Access.



5

3. CONCEITOS INICIAIS

3.1. Definição de Projeto

De acordo com Casarotto “define-se projeto como um conjunto de atividades

interdisciplinares, finitas e não repetitivas. Elas visam a um objetivo com cronograma

e orçamento preestabelecido (...)”.

Para Valeriano “projeto é entendido como um conjunto de ações, executadas

de forma coordenada por uma organização transitória, ao qual são alocados os

insumos necessários para, em um dado prazo, alcançar um objetivo determinado”.

Projeto é um esforço temporário empreendido para alcançar um objetivo

específico. Projetos são executados por pessoas, geralmente tem limitações de

recursos e são planejados, executados e controlados. Objetivamente, podemos dizerque os projetos diferem dos processos ou operações por que estes são contínuos

repetitivos, em quanto os projetos tem caráter temporário e único. Temporário

porque todo projeto tem início e fim definidos. Único porque o produto ou serviço é

de algum modo diferente de todos os produtos e serviços, ainda que da mesma área

ou semelhantes.

3.2. Definindo os Objetivos do Projeto

O primeiro passo na organização do projeto é definir clara e especificamente

os seus objetivos. Para isso é fundamental que se tenha em mente a complexidade

e as restrições do futuro do projeto, ou seja, os recursos evolvidos, os prazos, etc.

Alguns passos que podem ajudar na definição dos objetivos do projeto:

• O projeto é complexo e requer muito planejamento;



6

• O projeto requer muitas pessoas, novas tecnologias, controle rigoroso de

custos, muitas variáveis, etapas que dependem de outras etapas ou várias

fases que requerem coordenação;

• Quais os parâmetros ou restrições dentro das quais você precisa trabalharpara que o projeto seja bem sucedido.

3.3. Gestão de Projeto

Gerenciar, administrar, coordenar ou gerir um projeto é a aplicação detécnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso. E

gerenciar um projeto envolve desde iniciá-lo até finalizá-lo, passando pelas etapas

de planejamento, execução e atividades de controle.

O PMI (Instituto de Gerenciamento de Projetos) compilou as melhores

práticas de gerenciamento de projetos utilizadas ao redor do mundo, que são

aplicadas em projetos de tamanhos e áreas diferentes, e montou uma publicação,

chamada PMBOK (Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos). Esta

publicação contém inúmeros processos de trabalho, cada um com um conjunto de

técnicas e ferramentas, para serem usadas ao longo das cinco fases de um projeto

que são: iniciação, planejamento, execução, controle e finalização.

Este conjunto de processos e técnicas é mundialmente aceito como sendo um

padrão bastante razoável para se aplicar em projetos de todos os tipos e tamanhos,

é considerado um conjunto de técnicas modernas de gerenciamento de projeto.



7

4. MICROSOFT PROJECT

O Microsoft Project é um software de gestão de projetos eficaz e flexível, que

utiliza ferramenta de planejamento para:

• Organizar o plano e ajudá-lo a organizar os detalhes que devem ser feitos;

• Agendar metas que devem ser alcançadas;

• Agendar as tarefas nas sequências corretas;

• Alocar recursos e custos e agendá-los de forma correta sem sobre alocá-los;

• Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o orçamento;

• Preparar relatórios explicativos para os clientes, gerentes, trabalhadores e

fornecedores.

Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o MS Project pode ajudá-lo em:

• Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado" para

verificar se tudo ficará dentro do orçamento e tempo;

• Revisar o agendamento para acomodar mudanças não previstas;

• Testar diversos cenários antes de mudar o plano;

• Comunicar automaticamente os afetados por mudanças feitas no projeto e

solicitar feedback sobre os seus progressos;

• Colocar atualizações instantâneas do seu projeto na Internet ou intranet;

• Produzir relatórios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venham

afetando o mesmo.



8

4.1. Características Básicas do Microsoft Project:

O Microsoft Project armazena todas as informações de um projeto na sua

base de dados.

Emprega essa informação para calcular e controlar a programação, os custos

e os outros elementos do projeto através de um planejamento. Quanto mais

informação seja disponibilizada, mais será preciso o planejamento.

De forma similar a uma planilha de cálculo, o Microsoft Project mostra osresultados dos cálculos de forma imediata. Para tanto, é necessária a inserção das

informações essenciais das tarefas que compõem o projeto.

Dentre os diversos recursos disponíveis no MS Project, destacamos:

• Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências): as

tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma

rede. Portanto, ele não trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular emprogramas da década de 60, mas totalmente superados;

• Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão

de tabelas e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações,

um Gráfico de Gantt é gerado automaticamente, auxiliando o processo de

entrada de dados;

• Aceita relações de precedências entre tarefas tipo Fim-Início, Início-Início,

Fim-Fim, e Início-Fim;

• Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em

um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-

feiras;

• Permite estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo”. Este

aspecto é muito útil na criação da Estrutura de Decomposição do Trabalho;

• Permite uso de subprojetos;



9

• Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas;

• Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios;

•

Permite inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversas operações;Quanto ao tempo (Datas e Folgas)

• O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Esta

opção pode ser desativada, caso conveniente;

• Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados;

• O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”;

• Permite o uso de “datas programadas” para as tarefas;

• Permite o uso do modelo probabilístico

Em relação aos recursos

• Os recursos são ligados diretamente às tarefas;

• Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento), manual ou automática.

Em relação aos custos:

• Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou de

custos dos recursos alocados.

4.2. Triângulo do projeto

No processo de gerenciamento de um projeto através do MS Project, três

fatores desempenham papeis determinantes, a saber:

• Duração: é o tempo necessário para completar o projeto, que se reflete na

sua própria programação.

• Dinheiro: representa o orçamento do projeto, baseado no custo dos recursos

humanos, materiais e de equipamento necessário à realização das tarefas.



10

• Escopo: objetivos, tarefas do projeto, e o trabalho necessário para realizá-los.

Essa tríade forma o denominado triângulo do projeto. Os três fatores são

interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do processo, isto é, o ajuste de

um dos elementos afeta os outros dois. Isto significa que muitas vezes a redução,por exemplo, da variável tempo acarretará em um incremento na variável recurso ou

implicará na alteração de alguma especificação do produto.

Embora os três elementos sejam importantes, um deles poderá ter maior

influência no âmbito do projeto. A relação de importância entre os elementos difere

de um projeto para outro e, geralmente, determina a classe de problemas que o

gerente do projeto encontrará e guia as soluções que podem ser implementadas.

Em outras palavras, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das

variáveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão

que corrija a mudança de curso, garantindo a continuidade do processo. Se o

gerente sabe onde encontrará limitações e onde poderá flexibilizar o processo, lhe

será muito mais fácil planejar e administrar o projeto.

4.3. O Processo de Planejamento no Microsoft Project

Para realizar o planejamento de um projeto típico, usando Microsoft Project,

devem ser levados em consideração três componentes básicos:

• Tarefas – as etapas necessárias para completar um projeto são chamadas

tarefas. As tarefas são executadas em uma sequência determinada pelanatureza do projeto.

Algumas tarefas ocorrem sequencialmente, uma após a outra, ao passo que

outras podem ocorrer paralelamente.

• Marcos – um marco representa um evento ou condição que marca a

execução de um grupo de tarefas relacionadas ou o término de uma fase do

projeto. Quando você completa um grupo de tarefas relacionadas, alcança ummarco do projeto.



11

• Recursos – para executar uma tarefa, podem incluir pessoas, equipamentos e

instalações especiais necessárias à execução da tarefa.

Como os recursos raramente se encontram disponíveis 24 horas por dia, sete

dias por semana, frequentemente é necessário levar em conta a sua disponibilidade.Importante também é definir os custos destes recursos. Os recursos no MS Project

serão alocados as atividades.

O Microsoft Project planeja o inicio e o final de uma tarefa levando em conta

diversos fatores, incluindo as dependências entre as tarefas, as delimitações e as

interrupções, como dias festivos, feriados e férias.

O Microsoft Project programa cada tarefa utilizando a relação duração =trabalho / esforço do recurso, onde:

• Duração representa a quantidade de tempo que transcorre ante de a tarefa

esteja realizada.

• Trabalho é o esforço necessário durante um período de tempo para realizar

uma tarefa.

• Esforço do recurso é a quantidade de esforço dos recursos alocados à tarefa.

Embora o Ms Project possa ser um ótimo gerenciador de projetos, existe

também outros bons gerenciadores como, o Primavera da empresa Oracle, o

Openproj que é um software gratuito de código aberto, o Gantter

(https://app.gantter.com/) que trabalha diretamente na Internet sem qualquer

Instalação.

4.4. Exemplo de Projeto Usando O MS Project.



12



13

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

O Microsoft Project é uma ferramenta que gere uma base de dados onde são

introduzidas todas as informações correspondentes a um projeto. Estas informações

referem-se principalmente a tarefas e suas durações e relações, recursos, custos,

horários de trabalho e atribuições de recursos a tarefas. Todas estas informaçõessão submetidas a um programa de cálculo baseado em agendas, o que permite dar

ao utilizador elementos exatos e referenciados no tempo, das variáveis

características do projeto.

Porém para utilizar o MS Project, o programa requer do usuário conhecimento

sobre conceito de projeto e gestão, pois para fazer uso dessa ferramenta é

necessário organização e metodologia e como as tarefas do gestor são planejar,

organizar, coordenar, dirigir e controlar este software destina-se a auxiliar as tarefas

referidas.



14

REFERÊNCIAS

Apostila - Microsoft Project 2007. Disponível em: http://ziggi.uol.com.br. Acesso em16 de Set. 2011.

Disponível em: http://office.microsoft.com. Acesso em 17de Set. de 2011.

Disponível em: http://www.pmisc.org.br. Acesso em 17 de Set. 2011.

O que é Gestão de Projetos? Disponível em: http://www.miniwebcursos.com.br.Acesso em 16 de Set. de 2011.

Jorge Manuel Frias Pereira & Bruno Miguel Franco Gomes. O Ms ProjectPotencialidades e aplicações na Gestão de Empreendimentos. Instituto Superiorde Engenharia de Coimbra Departamento de Engenharia Civil. Dezembro de 2006.

José Joaquim Rosado Crispim. Microsoft Project. Manual de Apoio à Formação.Manual de revisão. Março de 2004.

Oscar Ciro López. INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT. UNISUL -Universidade do Sul de Santa Catarina. Florianópolis, 2008.

10 Principais Razões para Utilizar MS Project. Disponível em:http://www.malima.com.br. Acesso em 15 de Set. 2011.

Uma breve introdução ao Microsoft Project. Disponível em:

http://www.ativoaccess.com.br. Acesso em 15 de Set. 2011.

Gerenciamento de Projetos. Disponível em: http://www.fecra.edu.br. Acesso em 16de Set. 2011.

Disponível em: www.ct.ufpb.br. Acesso em 18 de Set. 2011.

ms project

Documents