apostila ms-project 2003

O Autor Alexandre Travassos, PMP, ITIL Foundation, MCPM, MPS.BR, MCP, MCT, MOUSConsultor em Gestão de Processos, Gerenciamento de Projetos e Engenharia de Software, Master Certificated in Project Management 2000 e 2005 pelo Brainbench Institute, Virginia, USA, certificado como Profissional em Gerenciamento de Projetos, pelo PMI (PMP), certificado ITIL Foundation pelo EXIM, certificado MPS.BR Introdução pela SOFTEX e também é certificado pela Microsoft em MS-Project como MOUS (Microsoft User Especialist), MCP 70281 (Planning, Deploying, and Managing an Enterprise

Project Management Solution e MCT – Microsoft Certified Trainer. Membro fundador do PMI (Project Management Institute) capítulo do Distrito Federal e voluntário no PMI-DF e GovSIG tendo exercido funções como Diretor, Membro do Conselho Fiscal, Gerente de Projetos Especiais e Officer. Fundador e moderador da lista [email protected], que conta hoje com mais de 1500 membros de todo o Brasil, sendo uma das listas de discussão sobre gerenciamento de projetos com MS-Project, mais conhecidas do país. Trabalha desde 1995 com Tecnologia da Informação e desde 1997 com gerenciamento de projetos. Professor na Escola de Formação de Trabalhadores de Informática, com mais de 10 anos de experiência em eduacação.Atualmente desenvolvendo trabalhos de gestão de processos com BPM, Comportamento Organizacional e Gestão Estratégica.

mailto:[email protected]

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Capítulo 1

Introdução ao Gerenciamento de Projetos

Cap. 1 Introdução ao Gerenciamento de Projetos

1.1 – DEFINIÇÃO DE PROJETOS

“O projeto é entendido como um conjunto de ações, executadas de forma coordenada por uma organização transitória, ao qual são alocados os instrumentos necessários para, em um dado prazo, alcançar um objetivo determinado”.

Dalton L. Valeriano

O QUE SÃO OS PROJETOS?

Quando estamos exaustos e estressados pelo excesso de trabalho, temos necessidade de relaxar, descontrair, descansar para dar prosseguimento ao trabalho. Então começamos a pensar nas tão esperadas férias. Para onde ir, quantos dias ficar, lugares a visitar, roteiro de viagens, hotéis, guias turísticos e etc são questões que nos passam pela cabeça quando as planejamos.Quando chegam as férias estamos com tudo definido e começamos a por em prática tudo que idealizamos. Claro que não conseguimos realizar exatamente como pensamos, mas na data estabelecida retornamos mais descansados e menos estressados, tendo realizado assim o propósito da viagem.

Segundo o PMI os projetos são empreendimentos temporários realizados para criar um produto ou serviço único.

O conceito se aplica para muitas ações e empreendimentos, desde as nossas férias anuais, as festas de aniversário dos nossos filhos e projetos mais complexos como os militares e os de engenharia pesada.

Podemos dizer que um projeto é:

É um esforço temporário e único, administrado e executado por pessoas, que visa atingir objetivos e metas pré-estabelecidos em uma seqüência temporal lógica e factível, limitado pelos critérios de tempo, custo, qualidade e recursos.

Detalhando um pouco mais esse conceito:

- Temporário e Único – Os projetos são finitos ou temporários, têm inicio, meio e fim bem definidos e também são únicos, por mais

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semelhanças que existam entre os projetos, cada um tem as suas características próprias.

- Administrado e Executado por Pessoas – Desde sua concepção até os trabalhos de encerramento do projeto as pessoas são o pilar de sustentação. São elas que identificam a necessidade de sua existência, o gerenciam e o executam.

- Visa Atingir Objetivos e Metas Pré-Estabelecidos – Geralmente os projetos surgem para sanar algum problema ou para aproveitar uma oportunidade de negócios. Os objetivos e metas que desejamos alcançar com a realização do projeto devem estar bem claros e alinhados ao plano estratégico da empresa.

- Seqüência Temporal Lógica e Factível – Para realizarmos um projeto devemos estabelecer os passos que devemos seguir e definir os prazos para realização dessas etapas. Esses prazos devem ser alcançáveis para que se possa viabilizar o projeto.

- Limitado pelos critérios de tempo, custo, qualidade e recursos – Para realizarmos um projeto, com certeza teremos premissas e restrições. As restrições de tempo, custo, qualidade e recurso, determinarão os limites do nosso projeto.

ATIVIDADES ROTINEIRAS

Todos os dias quando acordamos executamos uma série de ações como tomar banho, escovar os dentes, fazer a barba, vestir roupa e tomar café, com o objetivo de nos preparar para mais um dia de trabalho. Esse tipo de ação é feita todos os dias sem um prazo definido para terminar.

Nas empresas também realizamos ações repetitivas e permanentes que tem foco na rotina operacional e não podem ser categorizadas como projetos. A esse tipo de ações damos o nome de “ATIVIDADES ROTINEIRAS”

Então podemos dizer que Atividades Rotineiras:

São ações repetitivas e permanentes, realizadas em um ambiente funcional, com resultados conhecidos e com foco na disciplina.

- Ações repetitivas e permanentes – Atividades rotineiras são repetitivas, isto é, ocorrem constantemente com o propósito de

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atender necessidades funcionais. Permanente, pois são realizadas freqüentemente sem fim estabelecido.

- Realizadas em um ambiente funcional – Essas atividades ocorrem em departamentos ou seções da empresa sem intervenção de outras áreas.

- Resultados conhecidos – Ao contrário dos projetos, as atividades rotineiras tem o resultado conhecido em função da freqüência de realização.

- Foco na disciplina – Como as atividades rotineiras geralmente são setoriais, seus resultados são alinhados a disciplina do setor e seus executores tem qualificações exatas para sua realização.

1.2 – O QUE É GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Se os projetos são esforços temporários e coordenados, temos que aplicar técnicas e ferramentas para acompanhar e garantir o cumprimento dos objetivos.

Então podemos dizer que o Gerenciamento de Projetos é o conjunto de habilidades, ferramentas é técnicas para o planejamento, execução e controle de projetos.

O Gerenciamento de Projetos acabou se tornando uma disciplina essencial para a condução de projetos nas mais diversas áreas do conhecimento humano, tendo instrumentos exclusivos mais aplicáveis a praticamente todos os tipos de projeto.

STAKEHOLDERSSão as pessoas ou organizações que estão ativamente envolvidos no projeto ou têm interesse no projeto. Podem afetar o projeto e seu resultado POSITIVAMENTE ou NEGATIVAMENTE.Exemplos: Gerente de projeto, equipe, cliente, patrocinador, concorrentes,etc.

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1.3 - CICLO DE VIDA DOS PROJETOS

A única certeza que todos nós temos na vida é de que um dia morreremos ou finalizaremos nossa missão aqui na terra. Mas durante esse tempo que passamos aqui, desenvolvemos habilidades, realizamos obras e construímos famílias. Cada ser humano desenvolve suas habilidades e conduz sua vida de uma forma característica, relacionado aos seus anseios e expectativas.

Nesse pontos os projetos se parecem muito com os seres humanos. Por serem finitos, eles também nascem, crescem, desenvolvem-se e acabam.

FASES DE UM PROJETO

As fases do ciclo de vida de um projeto, estão relacionadas com as características específicas daquele projeto.Para desenvolver um sistema, temos que verificar as necessidades do usuários, codificar e testar as funcionalidades do sistema, colocá-lo em produção, documentar os procedimentos e capacitar as pessoas na sua utilização. Todas essas etapas são fazes do ciclo de vida do projeto e dentro de cada uma delas temos que planejar as tarefas a serem realizadas e executá-las conforme o planejado.

Concepção Desenvolvimento Implantação Documentação CapacitaçãoFases do Ciclo de Vida de um Projeto de Desenvolvimento

GRUPOS DE PROCESSOS

Para realizarmos um projeto é necessário executar uma série de processos divididos em áreas de conhecimento específicas. O foco do gerenciamento de projetos é a integração das áreas de conhecimento nos cinco grupos de processos definidos no PMBoK.

Os cinco grupos de processo são:

• Processos de Iniciação• Processos de Planejamento• Processos de Execução• Processos de Controle• Processos de Encerramento

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Processos deIniciação

Processos dePlanejamento

Processos deControle

Processos deExecução

Processos deEncerramento

A imagem acima descreve os grupos de processos e fluxo de informações. Esse fluxo de informações se repete em todas as fases do projeto.

Concepção Desenvolvimento Implantação Documentação Capacitação


























Grupos de Processo e Fases do Ciclo de Vida do Projeto

O PMBoK Guide mostra de forma clara a sobreposição dos grupos de processo e as fases do ciclo de vida do projeto.A ilustração acima mostra a sobreposição dos grupos de processo e o ciclo de vida do desenvolvimento de um software.

Abaixo temos o gráfico de sobreposição proposto no PMBoK Guide.

Ativ

idad

e

Tempo

Ciclo deVida doProjeto

Processosde

Iniciação


Processosde

Execução

Processosde Controle


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1.4 - INFLUÊNCIAS ORGANIZACIONAIS

Os projetos fazem parte de uma organização ou corporação cuja maturidade e o interesse pelos projetos determinam a maneira como os projetos são priorizados e gerenciados.

O tipo de estrutura organizacional e a cultura da empresa exercem influência sobre os projetos e determinam o papel do gerente de projetos dentro da empresa.

Basicamente temos duas possíveis alternativas organizacionais:• Organizações não Baseadas em Projetos – São as

empresas cujo foco é a prestação de serviços ou confecção de produtos. Nessas empresas projetos são esporádicos e visam apoiar a estrutura funcional no aprimoramento dos serviços ou na busca de novas oportunidades.

• Organizações Baseadas em Projetos – São as empresas cujo o foco é exclusivamente projetos. Nessas empresas as gerencias são por projetos e funcionários estão na grande maioria alocados em projeto.

ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

Os projetos geralmente são parte ou estão diretamente ligados a uma organização patrocinadora ou cliente. A forma com que esses projetos são priorizados e a autonomia do gerente de projetos, está vinculada as diretrizes estratégicas da empresa.

Com base nas alternativas organizacionais citadas acima, o PMI definiu alguns modelos de estruturas organizacionais, levando em consideração a visão da empresa em relação aos seus projetos.

Podemos citar como principais modelos de estrutura organizacional:

• Estrutura Funcional• Estrutura Matricial

o Estrutura Matricial Fracao Estrutura Matricial Balanceadao Estrutura Matricial Forte

• Estrutura Projetizada

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ESTRUTURA FUNCIONAL

É o modelo organizacional tradicional das empresas. A estrutura é toda departamental e a definição hierárquica é bem definida, todos os funcionários conhecem bem seu superior.Nesse modelo as equipes são agrupadas por especialidade e foco dos trabalhos são as atividades rotineiras.Os projetos nesse modelo, geralmente são departamentais e o gerente de projetos é o mesmo gerente funcional.

Organização Funcional

ExecutivoChefe

GerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Coordenaçãodo Projeto

ESTRUTURA PROJETIZADA

Nesse modelo organizacional a estrutura da empresa está totalmente voltada para o desenvolvimento de projetos.

Os núcleos de trabalho são montados em função dos projetos, mas o comprometimento da equipe é baixo em função do futuro incerto. Embora o poder do gerente de projetos seja alto ou total nesse modelo, suas habilidades interpessoais são fundamentais para motivar a equipe.

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ExecutivoChefe

Gerentede Projetos

Gerentede Projetos

Gerentede Projetos

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal


Organização Projetizada

ESTRUTURA MATRICIAL

Este modelo é uma combinação do modelo funcional com o modelo projetizado. Nesse modelo o poder do gerente de projetos e a priorização dos projetos, aumentam em função da estrutura organizacional adotada.

Podemos quebrar o modelo matricial em três subcategorias, de acordo com a maneira de gerenciar seus projetos. Essas subcategorias seriam:

• Matricial Fraca• Matricial Balanceada• Matricial Forte

MATRICIAL FRACA

Na matriz fraca ainda não temo a figura do Gerente de Projetos, mas temos equipes designadas para os projetos e integração entre as áreas departamentais.

A priorização das atividades do projeto é baixa, tendo em vista que as equipes ainda estão subordinadas ao departamento de origem.

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ExecutivoChefe

GerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal


Organização MatricialFraca

MATRICIAL BALANCEADA

Na matriz balanceada já temos a figura do Gerente de Projetos, com pouca autonomia mas coordenando as atividades da equipe.

Nesse modelo destacamos o aumento considerável dos conflitos em função do superior não estar claramente definido.

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ExecutivoChefe

GerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Pessoal

Pessoal

Gerente deProjetos

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal


Organização MatricialBalanceada

MATRICIAL FORTE

Na matriz forte o gerente de projetos ganha mais autonomia e um área de reporte voltada a projetos.

Nesse modelo as equipe já estão mais comprometidas com projeto e a prioridade dos projetos dentro da organização é alta.

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ExecutivoChefe

GerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal


Organização MatricialForte

Gerente de Gerentesde Projetos

Gerente deProjetos

Gerente deProjetos

Gerente deProjetos

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1.5 - ÁREAS DE CONHECIMENTO E GRUPOS DE PROCESSO

AS 9 ÁREAS DE CONHECIMENTO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Segundo o PMBoK 2000, podemos separar o conhecimento em gerenciamento de projetos em nove áreas distintas.

As áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos são:

• Integração• Escopo• Tempo• Custos• Qualidade• Comunicação• Recursos Humanos• Riscos• Aquisições

GERENCIAMENTO DO ESCOPOO escopo refere-se à abrangência ou às fronteiras do projeto. É no escopo que determinamos o vamos ou não fazer no projeto. Ele define onde termina um trabalho e onde começa outro, já que a maioria dos projetos está repleta de requisitos mal definidos e inconsistentes, a gerência de escopo assume enorme importância.

GERENCIAMENTO DO TEMPOSendo projeto um esforço finito, temos prazos a cumprir para atingirmos as expectativas de tempo do nosso patrocinador. Esta é uma característica que marca o trabalho do começo ao fim e que faz com que o trabalho em projetos se destaque de trabalho de natureza rotineira. O tempo é uma referência importante para avaliar o sucesso do projeto. Em projetos complexos, abordagens baseadas em sistemas sofisticados ajudam a controlar o tempo, técnicas de redes de interdependência, com PERT/CPM, apoiadas por softwares de gerenciamento de projetos como o MS-Project, são usadas no planejamento e no controle de atividades do projeto.

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GERENCIAMENTO DO CUSTOA gerência de projeto tem o papel de orçar e controlar os custos globais para manter os projetos dentro dos limites orçamentários. A administração dos fluxos de caixa colabora para otimizar a utilização de fundos durante o período de existência do projeto. Os indicadores de valor agregado auxiliam no acompanhamento e análise dos prazos vinculando-os com o orçamento.

GERENCIANDO A QUALIDADEA satisfação dos stakeholders e cumprimento dos requisitos são fatores críticos do projeto. Nas industriais e ambiente funcionais, os padrões de qualidade são ditados pelas especificações e por análise detalhada dos processos, que, por sua vez, são usadas como base para monitorar o desempenho do projeto. Mesmo em projetos que não usam especificações detalhadas para estabelecer padrões de qualidade, espera-se um mínimo de qualidade processual.

GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕESFalha no processo de comunicação é um dos fatores de insucesso nos projetos. O gerenciamento das comunicações tem o papel de levantar os canais de comunicação e definir a forma de comunicação entre os envolvidos no projeto. É preciso que as comunicações formais atendam ao planejamento organizacional, aos sistemas de planejamento estratégico, aos sistemas de planejamento do projeto propriamente dito, às normas, aos padrões e aos procedimentos. As comunicações interpessoais também requerem atenção.

GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOSNão existe projeto sem pessoas envolvidas. Garantir os recurso humanos e formar, desenvolver e motivar as equipes é papel do gerente de projeto. Administrar o recurso humano é, na realidade, a chave para atender às necessidades do projeto, uma vez que todas as ações são tomadas direta ou indiretamente por pessoas.

GERENCIAMENTO DOS RISCOSEm ambiente funcional estável, as decisões podem ser baseadas em experiência, dados históricos e conhecimento prático. Já em projetos o futuro é sempre incerto e os riscos são constantes. As condições favoráveis ou adversas permitem a identificação de ameaças ou oportunidades, ou seja riscos positivos ou negativos.Os riscos nada mais são dos que as incertezas, das quais podemos esquivar ou aproveitar. É papel da gerência de riscos, elencar e tratar os riscos inerentes ao projeto.

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GERENCIAMENTO DOS SUPRIMENTOSNo gerenciamento de projetos é preciso lidar com os terceiros que fornecem serviços, materiais e equipamentos. Definir quando, quanto e como contratar maximiza as operações de um projeto.Na gerência de suprimentos, temos desde a escolha adequada dos fornecedores, até a manutenção dos contratos e produtos entregues.

GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO

A gerência da integração nada mais é do que a consolidação dos diversos planos gerados em um plano único, denominado Plano do Projeto.No plano do projeto temos todos os insumos para o gerenciamento efetivo de um projeto.

AS ÁREAS DE CONHECIMENTO X GRUPOS DE PROCESSO

Como vimos anteriormente os grupos de processo agrupam os processos necessários para atender um determinado momento do planejamento.

No PMBoK os processos são descritos em termos de entradas, técnicas e ferramentas e resultados.

Abaixo temos um esquema que ilustra os processos de gerenciamento devidamente agrupados conforme o PMBoK.

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Cap. 1 Introdução ao Gerenciamento de Projetos 16

Capítulo 2

Escritório de Projeto Virtual (VPMO)

Cap. 2 Escritório de Projetos Virtual (VPMO)

2.1 – INTRODUÇÃO

O QUE SÃO OS ESCRITÓRIOS DE PROJETOS?

Atualmente o gerenciamento de projetos vem sendo apontado como diferencial competitivo e cada vez mais empresas têm demonstrado interesse em incorporar escritórios de projetos para coordenação e fomentação dos instrumentos de gestão e controle dos projetos corporativos.

Podemos dizer que um escritório de projetos é:

Um departamento ou área responsável por definir as ferramentas e práticas para o gerenciamento do portfólio projetos, dando suporte aos gerentes, e provendo informações sobre os projetos da organização.

A implementação desses escritórios, muitas vezes não é bem sucedida, em função da dificuldade em definir instrumentos eficazes e rotinas ágeis, possibilitando assim um controle rigoroso dos projetos e viabilizando uma documentação consistente e padronizada.

Outro fator dificultador é a resistência dos outros departamentos da organização ou dos membros do time do projeto, que vêem o escritório de projetos, como um fiscalizador (“dedo duro”), que além de policiar e controlar o desenvolvimento dos trabalhos, dificulta a o andamento do projeto, criando rotinas “burocráticas” e interferindo nas rotinas de trabalho existentes.

Para obter sucesso na implementação de um escritório de projetos, é importante desmistificar as atribuições polêmicas do departamento, entre as quais podemos citar:

• O escritório de projetos serve para implementar metodologias de trabalho burocráticas e ineficientes;

• O escritório de projetos é um departamento controlador e fiscalizador dos demais departamentos da empresa;

• O escritório de projetos interfere e dificulta a realização dos trabalhos ao implementar novas rotinas aos processos existentes;

• O escritório de projetos é só mais um modismo passageiro e não agrega nenhum beneficio a organização.

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Infelizmente críticas e mitos dessa natureza surgem em função do desconhecimento dos colaboradores, que muitas vezes se encontram sobrecarregados e resistentes à inovação dos métodos de trabalho, com receio do acréscimo de novas rotinas improdutivas.

O primeiro passo para quebrar a resistência e sensibilizar as áreas envolvidas, de que o escritório de projetos só trará benefícios a organização, é apresentar de forma clara e lúcida as atribuições de um PMO.

Podemos citar como as principais atribuições de um PMO:

• Centralizar e prover informações sobre os projetos;• Definir metodologias e instrumentos de gestão padronizados;• Capacitar e orientar os outros departamentos na utilização dos

instrumentos de gestão adotados;• Automatizar as rotinas de gerenciamento de projetos;• Criar mecanismos de documentação e diagnóstico dos projetos;• Administrar o portifólio de projetos.

Uma vez que os colaboradores estão devidamente esclarecidos sobre as atribuições do PMO, o próximo passo a montagem do escritório de projetos.

Muitos especialistas no assunto sugerem a criação de um departamento em uma posição estratégica no organograma da empresa, para ter mobilidade e penetração em todos os níveis hierárquicos da empresa, para assim ter condições de realizar seu papel eficientemente.

Esse tipo de abordagem geralmente causa reação na organização, que passa a ver o escritório de projetos como um departamento privilegiado, com muito poder e isento de responsabilidades.

Uma maneira de evitar conflitos e resistência na implementação de um escritório de projetos é criar os Escritórios de Projetos Virtuais (VPMO). Pode também ser um primeiro estágio para a implementação de um Escritório de Projetos definitivo.

Mesmo com a implementação de um Escritório de Projeto Virtual, onde estamos falando basicamente de tecnologia, deve ser feito todo um trabalho de criação de processos, procedimentos, construção de metodologias e instrumentos de gestão e, principalmente, treinamento e aculturamento dos profissionais para o gerenciamento de projetos.

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O QUE É UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS VIRTUAL?

Um escritório de projetos virtual é um conjunto de ferramentas informatizadas que viabilizam a implementação das atribuições de um escritório de projetos, sem a necessidade de ambiente físico.

A implementação de um escritório de projetos virtual pode requerer muito trabalho e profissionais altamente qualificados, pois envolve o desenvolvimento de ferramentas específicas e integração com soluções já existentes para ser o mais completo possível.

Em última estância o Virtual PMO se asemelha ao conceito de Business Intelligence, cujo principal objetivo é obter vantagem competitiva, administrando estrategicamente as informações de negócio da empresa. O VPMO será um ponto focal que nos permite ter as informações do andamento dos projetos de forma a administrá-los estrategicamente alinhado aos objetivos da empresa. Permite ainda compartilhamento de conhecimento e informações históricas dos projetos na organização.

No desenvolvimento de um Virtual PMO podemos fazer uso de várias ferramentas e técnicas disponíveis, com intuito de centralizar as operações de gestão em um repositório único e administrável. Podemos citar como ferramentas associadas ao um Virtual PMO:

• Softwares de Gerenciamento de Projetos• Business Intelligence• Data Warehouse• Data Mining• Webhouse• CRM• ERP• Balanced Scorecard• Indicadores e Métricas de controle e acompanhamento• Processos de Maturidade de Gerenciamento de Projetos

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2.2 – MONTANDO UM ESCRITÓRIO VIRTUAL

Implementar um Virtual PMO é uma tarefa bem mais complexa do que se imagina. Mais do que um sistema de administração de projetos, o Virtual PMO é uma ferramenta essencial para o controle dos demais instrumentos de trabalho da organização. É papel do Virtual PMO consolidar as informações dos diversos tipos de clientes existentes e tornar analisável os vários indicadores adotados pelas áreas afins.

Os dados oriundas do Virtual PMO serão utilizados pelo Data Warehouse corporativo. Eles serão interagidos com as informações dos demais sistemas legados, fazendo parte dos filtros e conversão de dados em informações de gestão estratégica.

Além da integração com os dados corporativos o Virtual PMO deverá prover soluções para gerenciamento de projetos e vinculá-las às demais ferramentas do VPMO.

METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

O primeiro passo na montagem de um VPMO é a elaboração de uma metodologia de Gerenciamento de Projetos adotada pela organização. Essa metodologia deve ser prática e objetiva, agregando benefícios aos usuários. Muitas vezes rotinas aparentemente simples, trazem resultados surpreendentes. Essa metodologia deve ser digitalizada para ser utilizada pelos gerentes de projeto.

Para tornar a metodologia atraente aos olhos dos usuários, podemos disponibilizá-la através da intranet em formato de página WEB, com um sistema de navegação bem estruturado e templates vinculados aos tópicos da metodologia, criando assim a necessidade, por parte dos clientes, ao acesso dos tópicos. Vários recursos podem ser utilizados, como por exemplo mostrar uma tela de dica do dia abordando um tema da metodologia de trabalho quando da abertura do aplicativo.

O importante e tornar a metodologia algo simples e atraente de forma que os usuários a utilizem.

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FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Uma vez estabelecida a metodologia de Gerenciamento de Projetos, o próximo passo é definir as ferramentas de GP a serem utilizadas pelos usuários e o VPMO.

A escolha dessa ferramenta está associada a metodologia implementada. Quão mais complexa for a metodologia, maior será a necessidade de ferramentas informatizadas para gerenciamento de projetos.

Embora as ferramentas existentes no mercado tenham evoluído muito nos últimos anos, nenhuma atenderá todos os requisitos exigidos pelo VPMO de forma ampla. O importante na escolha de uma ferramenta de gerenciamento de projetos e verificar qual atende o maior número de requisitos e tem uma interface amigável e intuitiva.

Na hora de escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos podemos seguir alguns critérios de seleção como:

A - Capacidade• Quantidade de atividades processadas.• Relações de precedência.• Subdivisão em subredes.• Estruturas analíticas do projeto (níveis de WBS - “Work

breakdown structure”).

B - Notação da rede (critério de diagramação)• Diagrama de precedência (“PMD”) ou diagrama em seta

(“IJ”/”ADM”).• Tipo de relação de precedência (início-início, fim-fim, fim-início,

início-fim).• Marcos de controle.

C - Calendário • Tamanho (número de anos).• Calendários múltiplos.• Calendários para recursos e tarefas

D - Entrada, processamento e saída• Menu, janelas.• “Mouse”.• Teclado.• Tempo de entrada.• Cálculo de folgas (total, livre, negativa).• Caminho crítico.

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• Sumarização.• Fator tempo-custo (função do custo - linear/não linear)• Relatórios (tabular e gráficos).• Spooler (processamentos/saídas simultâneas).• Geração de relatórios.

E - Alocação de recursos• Tipos.• Quantidade permitida.• Unidades.• Nivelamento.• Suavização (uso de folgas).• Pool de Recursos Compartilhado

F - Custos• Orçamentos (previsto/realizado).• Diretos e indiretos.• Curva “S”.• Sumarização pela estrutura analítica.• EVA

G – Ambiente Colaborativo• Servidor de Projetos• Atribuição de Equipes de Trabalho• Notificações por email• Base de dados corporativa

H - Treinamento e manutenção• Demonstração do “software”.• Tutorial.• Programa de treinamento.• Suporte técnico.• Garantia.• Literatura disponível

Além da ferramenta de gerenciamento de projetos adotada, é importante agregar ferramentas complementares para otimizar os processos da ferramenta principal. Podemos citar como ferramentas complementares:

• Sincronizadores para HandHelds• Ferramentas de GED• Ferramentas de Brainstorming• Geradores de relatórios• Publicadores de dados

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EPM (ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT)

O EPM é um conceito adotado por alguns fabricantes de softwares para gerenciamento de projetos, e consiste em um grupo de ferramentas que juntas formam um ambiente colaborativo, permitindo o gerenciamento de projetos e recursos corporativos. Essa forma de gerenciamento empresarial foi lançada inicialmente pela Primavera e posteriormente outros fabricantes adotaram essa linha de softwares. A partir da versão 2002 o Microsoft Project passou a ser uma solução EPM, composta de três produtos (Project Professional, Project Server, Project Web Access), associados a outros produtos Microsoft (SQL Server, Share Point).

As soluções EPM auxiliam significativamente na montagem dos VPMO, uma vez que seu objetivo e administrar portifólios de projetos e criar ambientes colaborativos.

Embora os fabricantes idealizem tornar suas soluções a única ferramenta de um VPMO, isso ainda é um sonho distante. Mesmo implementando uma solução EPM, ainda temos que automatizar diversos processos e integrá-los a ferramenta de gerenciamento de projetos adotada para obter os resultados esperados de VPMO.

SERVIDORES DE PROJETOS

A principal instrumento que viabiliza o VPMO é o Servidor de Projetos, que é o repositório das informações do VPMO. Como núcleo de informações o Servidor de Projetos provê serviços como:

• Visão do Portifólio de Projetos• Base corporativa de recursos• Templates de documentos, WBS, cronogramas e outros• Metodologia Digital• Controle de Documentos• Indicadores• Métricas• Ambiente colaborativo• Quadro de horas da equipe em atividades rotineiras e projetos• Call Center• Workflow para projetos• Sistemas customizados de controle

O servidor de projeto é composto de uma máquina ou máquinas que concentram serviços, softwares e utilitários consolidados que em

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conjunto integram as funcionalidades necessárias para constituir um VPMO.

A interface de interação do Servidor de Projetos com o usuário, geralmente são os Portais de Projetos.

Portais de Projetos

Atualmente a maioria das soluções EPM, tem ambiente de trabalho WEB, onde podemos efetuar operações relativas aos projetos corporativos.Embora essas soluções se assemelhem aos portais de projetos, elas não têm todas as funcionalidades necessárias para a caracterização dos portais.Geralmente as soluções EPM são integradas aos portais para somar funcionalidades.

Os Portais de Projetos acumulam as funções tradicionais de um portal WEB somado aos recursos de Gestão de Projetos corporativo.

Em um Portal de Projeto temos funções básicas como:

• Chat• Fórum• News Letters• Mailing• FAQ• Perfis de Acesso

Funções intermediárias como:

• Controle de atividades funcionais• Treinamento e-learning• Grupos de discussões e comunidades• Institucional• Construtores e publicadores de informação.

E funções específicas como:

• Gerenciamento de Portifólio de Projetos• Cronograma on-line• Indicadores de desempenho

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• Ferramentas customizadas (matriz de responsabilidade, matriz de riscos, controle de mudanças e etc.) com interface interativa e gravação em BD.

• Sistemas de avaliação on-line• Atualizadores customizados (para as ferramentas de GP)

FERRAMENTAS COMPLEMENTARES

Além das ferramentas específicas para gerenciamento de projetos, necessitamos de um ambiente tecnológico favorável. O ponto forte do VPMO são os dados de projetos, que tratados de forma estratégica, fornecerão instrumentos de gestão eficazes e garantia de utilização das ferramentas implementadas.

Partindo do principio do Business Intelligence, necessitamos de um ambiente de dados muito bem estruturado que garanta: integridade, segurança e velocidade no acesso as informações.

A integração entre os diversos tipos de dados empresariais pertinentes ao gerenciamento de projetos é a chave para o sucesso do VPMO. Recursos OLAP são essenciais nesse processo.

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2.3 - CONCLUSÃO

Cada vez mais as empresas estão estruturadas para trabalhar por projetos, de forma a garantir melhores resultados no menor tempo, com menos recursos e com a maior qualidade possível. A gestão efetiva dos recursos humanos da empresa e dos projetos é fator de competividade atualmente.

É inegável o papel do Escritório de Projetos para auxiliar a empresa a obter a excelência em gerenciamento de projetos, através da gestão em um ponto focal do portfolio de projetos da empresa ou setor, com otimização de utilização de recursos, acompanhamento e controle dos resultados e apoio à alta administração na seleção de projetos e alinhamento dos mesmos ao plano estratégico.

O VPMO – Virtual Project Management Office é uma forma interessante de se obter os benefícios da tecnologia para gestão colaborativa dos projetos da empresa ou setor. Independente da implantação física ou não de Escritório de Projetos, deve-se considerar as soluções tecnológicas para auxiliar a empresa a gerir os seus projetos. Em um ambiente tecnológico mutável e em constante evolução faz-se necessário um ambiente administrativo flexível, capaz de absorver as evoluções e mudanças com facilidade, permitindo a gestão eficiente das informações.

Com base nessa premissa, o VPMO surge como uma infra-estrutura de apoio a projetos, totalmente inovadora e dinâmica com bases sólidas nos conceitos de gestão de informação.

O VPMO é a chave de integração entre as diversas ferramentas e técnicas disponíveis para gestão otimizada de projetos e o seu papel é consolidar e disseminar os instrumentos de gestão corporativa e dar insumos para os clientes de GP.

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Capítulo 3

Aplicando o PMBoK ao Microsoft Office Project

2003

Cap. 3 Aplicando o PMBoK ao Microsoft Office Project 2003

3.1 – GERENCIAMENTO DO ESCOPO

O Gerenciamento do Escopo do Projeto engloba os processos necessários para assegurar que o projeto inclua todas as atividades necessárias, e defina os limites para que seja concluído com sucesso.

INICIAÇÃO

A Iniciação do Escopo é o processo responsável por autorizar formalmente um novo projeto ou dar continuação ao um projeto já existente para uma nova fase.

No processo de iniciação do Escopo, o uso do Microsoft Project ainda é bem pequeno, tendo em vista que o plano de projeto ainda é bem embrionário.

Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:

• Tarefa de Resumo do Projeto – No processo de iniciação, podemos abrir um novo arquivo do project e somente acionar a tarefa de resumo do projeto para identificar a existência do projeto.

• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular o arquivo do Plano Sumário do Projeto (Project Charter) ao arquivo do Project.

• Gravação de Projeto Empresarial – Já na iniciação, podemos gravar o arquivo do Microsoft Project no banco de dados do Project Server, para garantir a integridade dos dados do projeto.

PLANEJAMENTO DO ESCOPO

O Planejamento do Escopo do Projeto se refere a elaboração e documentação do trabalho do projeto e o produto que o projeto irá gerar.

No processo de planejamento do escopo, ainda temos um uso muito restrito do MS-Project.


• Propriedades do Projeto – Nas propriedades do projeto, podemos designar o gerente do projeto e colocar as

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informações preliminares do escopo como: Premissas, Restrições, Descrição do Produto.

• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular a Declaração do Escopo ao arquivo do Project.

DEFINIÇÃO DO ESCOPO

A Definição do Escopo envolve a subdivisão dos resultados principais do projeto em unidades menores e mais gerenciáveis.

No processo de definição do escopo a utilização do project começa a se intensificar. É nesse processo que desenvolvemos a EAP (Estrutura Analítica do Projeto). O termo EAP vem de WBS (Work Breakdown Structure), que foi traduzido no MS-Project como EDT (Estrutura de Divisão de Trabalho).


• Definição do Código de EDT – Usamos esse recurso para definir o código de Divisão de Trabalho ou a EAP e assim construirmos a Estrutura Analítica do Projeto.

• Recuos e Numeração de Tópicos – Com os recuos e a definição dos números da estrutura de tópicos, podemos efetuar a decomposição das tarefas para construção da EAP.

• Assistente de Gráficos de EDT no Visio – Podemos utilizar o assistente de EDT no Visio, para exportar os dados da EAP no Project para o formato de organograma no Microsoft Visio.

• Publicação do Plano do Projeto – Podemos publicar o projeto no Project Server para disponibilizar a EAP no Project Web Access. Com esse procedimento os executivos, os patrocinadores e os stakeholders podem ter acesso a EAP do Projeto através da Web.

DICA: No processo de Definição do Escopo, podemos utilizar o software WBS Chart Pro da Critical Tools, que trabalha vinculado com o MS-Project.

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VERIFICAÇÃO DO ESCOPO

A Verificação do Escopo é o processo responsável pela aceitação formal do escopo do projeto pelos stakeholders (interessados ou intervenientes). Esse processo requer a revisão dos principais deliverables de maneira a verificar se todos foram entregues de forma satisfatória.

Na verificação do escopo a utilização do project é intensiva e essencial para o sucesso deste processo.


• Modo de Exibição Gantt de Controle – Esse modo de exibição é utilizado para verificar o andamento e execução das tarefas do projeto.

• Gravação da Base Line e Planos Provisórios – Através da linha de base do projeto, podemos verificar a conformidade do escopo inicial com a execução dos trabalhos.

• Linhas de Andamento – As linhas de andamento facilitam identificar os atrasos nas entregas previstas.

• Anotações – Através das anotações podemos documentar as justificativas e aceitações dos trabalhos realizados.

• Ferramentas e tabelas de controle – Através das ferramentas de controle podemos definir o andamento e conclusão das tarefas.

• Gantt Pessoal – Através dos recursos de reporte de trabalho do Project Web Access os recursos podem informar a entrega dos trabalhos e os gerentes aprovarem mediante a conformidade com o plano sumário do projeto.

CONTROLE DE ALTERAÇÕES DO ESCOPO

O processo de Controle de Alterações do Escopo é responsável por administrar as alterações que ocorrerem, se e quando ocorrerem.

O Microsoft Project é uma ferramenta importantíssima nesse processo, tendo em vista o grande número de recursos de controle que a ferramenta possui.


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• Relatórios, Filtros, Grupos e Classificação – Através dos recursos de relatório e tratamento das informações, podemos apurar os desvios e mundanças do escopo.

• Modo de Exibição Gantt de Controle – Esse modo de exibição é utilizado para verificar o andamento e execução das tarefas do projeto e a conformidade das entregas com o base line do projeto.

• Gravação da Base Line e Planos Provisórios – Através da linha de base do projeto, podemos verificar a conformidade do escopo inicial com a execução dos trabalhos. O Project permite a gravação de até 10 base-lines adicionais, permitindo assim documentar as variações no escopo do projeto.

• Anotações – Através das anotações podemos documentar as justificativas sobre as mudanças ocorridas no escopo do projeto.

• Ferramentas e tabelas de controle – Através das ferramentas de controle podemos atualizar a situação das tarefas em relação as mudanças de escopo.


3.2 – GERENCIAMENTO DE TEMPO

O Gerenciamento de tempo do projeto engloba os processos necessários para assegurar a conclusão do projeto no prazo previsto.

DEFINIÇÃO DAS ATIVIDADES

A definição das atividades envolve a identificação e a documentação das atividades que devem ser executadas no projeto.


• Modo de Exibição Gráfico de Gantt – Através da tabela de entrada do gráfico de Gantt, podemos gerar a lista de atividades do projeto.

• Modo de Exibição Diagrama de Rede – Também podemos gerar a lista de atividades pelo modo de exibição Diagrama de Rede. Não é muito aconselhável efetuar esse procedimento,

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tendo em vista que o preenchimento da lista de tarefas pelo Gráfico de Gantt é bem mais intuitivo.

SEQUENCIAMENTO DAS ATIVIDADES

O Sequenciamento das Atividades envolve a identificação e a documentação das relações de precedência entre as atividades.


• Vincular Tarefas – O relacionamento das tarefas pode ser realizado de várias maneiras no Microsoft Project, permitindo estabelecer a precedência das atividades.

• Modo de Exibição Diagrama de Rede – Podemos exibir um diagrama de precedência do projeto através do modo de exibição diagrama de rede.

ESTIMATIVA DE DURAÇÃO DAS ATIVIDADES

A Estimativa de Duração das Atividades é o processo pelo qual se coleta informações sobre o escopo e os recursos do projeto para calcular as durações que serão usadas como dados para a elaboração do cronograma.


• Modo de Exibição Gráfico de Gantt – Provém a lista de atividades, que é essencial para o desenvolvimento da estimativa de duração.

• Modo de Exibição Planilha de Recursos – Fornece a lista de recursos necessários para a estimativa da duração do projeto

ELABORAÇÃO DO CRONOGRAMA

Elaborar um cronograma significa estabelecer as datas de inicio e de conclusão das atividades de um projeto.

Na Elaboração do Cronograma é que tornaremos os prazos realmente exeqüíveis.


• Tipos de Tarefa – Calcula a duração de uma atividade com base nos recursos atribuídos e na carga de trabalho definida.

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• Controle de Empenho – Faz a relação da duração com número de recursos envolvidos na atividade.

• Análise PERT – Calcula a duração de uma atividade com base em fatores Otmistas, Esperados e Pessimistas.

• Redistribuição de Recursos – Faz uma reordenação das atividades do cronograma com base nas atribuições dos recursos.

• Estilos de Barras e Novos Modos de Exibição – Podemos criar modos de exibição para diagrama de marcos e verificação de pontos de controle do projeto.

• Reserva de Recurso – Permite fazer simulações, atribuindo recursos de forma não efetiva para calcular as durações das atividades.

CONTROLE DO CRONOGRAMA

O controle do cronograma se refere a gerenciar as alterações feitas no cronograma para manter a conformidade.


• Relatórios, Filtros, Grupos e Classificação – Através dos recursos de relatório e tratamento das informações, podemos apurar os desvios e mundanças do escopo.

• Modo de Exibição Gantt de Controle – Esse modo de exibição é utilizado para verificar o andamento e execução das tarefas do projeto e a conformidade das entregas com o base line do projeto.

• Gravação da Base Line e Planos Provisórios – Através da linha de base do projeto, podemos verificar a conformidade do escopo inicial com a execução dos trabalhos. O Project permite a gravação de até 10 base-lines adicionais, permitindo assim documentar as variações no escopo do projeto.

• Anotações – Através das anotações podemos documentar as justificativas sobre as mudanças ocorridas no escopo do projeto.

• Ferramentas e tabelas de controle – Através das ferramentas de controle podemos atualizar a situação das tarefas em relação as mudanças de escopo.

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• Estilos de Barras e Novos Modos de Exibição – Podemos criar modos de exibição diferentes com outras formas de exibição das barras para documentar mudanças no cronograma.


3.3 – GERENCIAMENTO DE CUSTOS DO PROJETO

O Gerenciamento de custos do projeto inclui os processos necessários para assegurar que o projeto seja concluído dentro do orçamento aprovado.

PLANEJAMENTO DOS RECURSOS

Definição dos recursos (pessoas, equipamentos, materiais) e quantidade necessária desses recursos para a execução das atividades do proejto.


• Planilha de Recursos – Podemos definir os recursos e a quantidade e custo dos mesmos através do modo de exibição planilha de recursos

• Uso do Recurso – Através do uso do recurso podemos definir corretamente a atribuição do recurso e as horas trabalhadas no projeto.

ESTIMATIVA DE CUSTOS

A estimativa de custos se refere ao cálculo de um valor aproximado do custo dos recursos necessários para execução das atividades do projeto.


• Tabelas – Através do recurso de exibição de tabelas, podemos acionar as tabelas de custo de tarefas e recursos no MS-Project

• Informações Sobre o Projeto – Na janela de informações sobre o projeto podemos ter uma estimativa do custo total do

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projeto com base nas informações de custo dos recursos e custos fixos.

ORÇAMENTO DE CURSOS

O orçamento de cursos engloba a distribuição da estimativa total de custos entre as atividades individuais ou pacotes de trabalho, a fim de estabelecer uma linha de base dos custos.


• Gravação da Base Line do Projeto – Através da linha de base do projeto, podemos fixar o orçamento para futuras comparações com os dados de custo realizado.

CONTROLE DE CUSTOS

O controle de custos consiste na verificação da conformidade dos custos realizados com os custos de linha de base.


• Tabelas – Através do recurso de exibição de tabelas, podemos acionar as tabelas de custo de tarefas e recursos no MS-Project

• Valor Acumulado – Através das tabelas e recursos de valor acumulado, podemos fazer a análise do valor agregado para controle efetivo dos custos do projeto.

• Anotações – Através das anotações podemos documentar as justificativas sobre as mudanças no orçamento das atividades.

• Ferramentas e tabelas de controle – Através das ferramentas de controle podemos atualizar a situação das tarefas em relação as de orçamento.

3.4 – GERENCIAMENTO DA QUALIDADE

O gerenciamento da qualidade do projeto inclui os processos necessários para assegurar que o projeto satisfaça às necessidades para as quais foi criado.

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PLANEJAMENTO DA QUALIDADE

O Planejamento da Qualidade envolve a identificação dos padrões de qualidade relevantes para o projeto e a definição de como atender a esses padrões.


• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular os arquivos do Plano de qualidade ao arquivo do Project.

• Gerenciamento de Documentos do SharePoint Windows Services – Com esse recurso podemos gerenciar os documentos do plano de qualidade do projeto.

GARANTIA DA QUALIDADE

A garantia da qualidade se refere a todas as atividades sistemáticas, planejadas dentro do sistema de qualidade, de maneira a gerar confiança de que o projeto irá satisfazer a todos os padrões relevantes de qualidade.


• Relatórios, Filtros, Grupos e Classificação – Através dos recursos de relatório e tratamento das informações, podemos apurar as entregas e prazos e verificar a conformidade com o plano de qualidade.

CONTROLE DE QUALIDADE

O controle de qualidade envolve a monitoração dos resultados específicos do projeto a fim de determinar se eles satisfazem aos padrões relevantes de qualidade, e inclui também a identificação de como eliminar as causas de resultados insatisfatórios.


• Modo de Exibição Gantt de Controle – Esse modo de exibição é utilizado para verificar o andamento e execução das tarefas do projeto e a conformidade das entregas com o plano de qualidade.

• Relatórios, Filtros, Grupos e Classificação – Através dos recursos de relatório e tratamento das informações, podemos

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apurar as entregas e prazos e verificar a conformidade com o plano de qualidade.

GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

O gerenciamento de recursos humanos do projeto engloba os processos necessários para que se empregue de forma mais eficaz o pessoal envolvido no projeto.

PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL

O Planejamento Organizacional envolve a identificação, a documentação e a atribuição de funções, responsabilidades e relações de distribuição de informações do projeto.


• Modo de Exibição Planilha de Recursos – Podemos usar o modo de exibição planilha de recursos para fazer a identificação e análise dos envolvidos.

• Novos Modos de Exibição – Podemos usar esse recurso para criação de um modo de exibição com a matriz de responsabilidades.

• Campos de Recurso Empresarial – Podemos usar os campos de recurso empresarial para definir o perfil e as habilidades dos recursos da empresa.

FORMAÇÃO DA EQUIPE

A formação da equipe se refere a fazer com que os recursos humanos necessários sejam designados e estejam trabalhando no projeto.


• Pool de Recursos Empresarial – Através do Project Server, podemos criar um pool de recursos empresarial para disponibilizar recursos para os projetos da organização.

• Criação da Equipe do Projeto – Podemos criar a equipe do projeto com base nos recurso do pool de recurso empresarial.

• Atribuição de Recurso – Permite atribuir os recursos nas atividades em que ele participa.

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• Publicação das Atribuições – Podemos publicar as atribuições dos recursos no project server para que os recursos possam atualiza-las através do Project Web Access.

DESENVOLVIMENTO DA EQUIPE

O desenvolvimento da equipe envolve a melhoria da habilidade dos interessados para contribuir individualmente, assim como também a habilidade da equipe para funcionar como uma equipe.


• Painel de Tarefas – Podemos customizar templates no Painel de Tarefas com dicas e instruções para desenvolvimento do individuo e da equipe.

GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

O gerenciamento das comunicações do projeto engloba os processos necessários para assegurar a geração, a coleta, a divulgação, o armazenamento e a disposição final apropriada e oportuna das informações do projeto.

PLANEJAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

O planejamento das comunicações engloba a identificação das informações e comunicações que os interessados necessitam: que requer qual informação, quando ela será necessária, como será fornecida e por quem.


• Modo de Exibição Planilha de Recursos – Com esse modo de exibição é possível fazer a análise dos steakholders para elaboração do plano de comunicação.

DISTRIBUIÇÃO DAS INFORMAÇÕES

A distribuição das informações se refere à disponibilização das informações que os interessados no projeto necessitam, no momento oportuno.


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• Controle de Documentos com SharePoint Windows Services – Podemos gerenciar todos os documentos do plano de comunicação através do project web acces

• Controle de Questões com SharePoint Windows Services – Podemos definir questões pertinentes ao projeto e abrir discussões até a solução das questões.

• Integração com Microsoft Outlook – Podemos integrar o Outlook com o Project Web Acces para sincronizar as informações de status das tarefas.

• Project Web Access – Podemos definir modos de exibição e projetos, recursos e portifólio para fornecer o status do projeto.

RELATÓRIO DE DESEMPENHO

O relatório de desempenho envolve a coleta e divulgação de informações sobre o desempenho do projeto, de maneira a fornecer aos interessados informações sobre como os recursos estão sendo utilizados para que os objetivos do projeto sejam alcançados.


• Relatórios – O project fornece uma série de relatórios pré-definidos e dá a possibilidade de criação de novos relatórios.

• Exportação de Dados – O project permite a exportação de dados de relatório para o formato XLS (Excel), HTML e outros.

• Valor Acumulado – Podemos verificar o desempenho do projeto através dos relatórios de Valor Acumulado.

ENCERRAMENTO ADMINISTRATIVO

O encerramento administrativo do projeto ou fase acontece após seus objetivos terem sido atingidos, ou ter sido decidido seu encerramento por outras razões.


• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular os arquivos do Encerramento Administrativo ao arquivo do Project.

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GERENCIAMENTO DE RISCOS

O Gerenciamento de Riscos do Projeto é o processo sistemático de identificação, análise e respostas aos riscos do projeto. Isso inclui maximizar a probabilidade e as conseqüências de eventos positivos e minimizar a probabilidade e conseqüências que eventos adversos possam trazer aos objetivos do projeto.

PLANEJAMENTO DO GERENCIAMENTO DE RISCOS

O Planejamento do Gerenciamento de Riscos consiste no processo através do qual se decide como abordar e planejar as atividades ligadas ao gerenciamento de riscos de um projeto.


• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular os arquivos do Plano de Gerenciamento de Riscos ao arquivo do Project.

IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS

A identificação de riscos envolve determinar quais riscos poderiam afetar o projeto e documentar as características desses riscos.


• Gerenciamento de Riscos com SharePoint Windows Services – Podemos identificar e registrar o riscos do projeto através do PWA (Project Web Server) e associa-los as tarefas e projetos.

ANÁLISE QUALITATIVA DE RISCOS

A Análise Qualitativa de Riscos consiste no processo pelo qual se avalia o impacto de um risco e a probabilidade de ele ocorrer. Esse processo prioriza os riscos de acordo com seu efeito potencial sobre os objetivos do projeto.


• Gerenciamento de Riscos com SharePoint Windows Services – Podemos qualificar o riscos do projeto através do PWA (Project Web Server) e associa-los as tarefas e projetos.

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ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS

O processo de Análise Quantitativa de Riscos tem o objetivo de analisar numericamente a probabilidade de ocorrência de cada risco e suas implicações para os objetivos do projeto.


• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular os arquivos de Ávore de Decisão, Análise de Monte Carlo e Análise de Tendências ao arquivo do Project.

OBS: O recurso de Gerenciamento de Riscos com SharePoint Windows Services do Microsoft Project, não executa operações como análise de Monte Carlo ou Análise de Tendências.

PLANEJAMENTO DE RESPOSTAS A RISCOS

O planejamento de respostas a riscos é o processo pelo qual se desenvolve opções e se determina ações que venham e realçar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.


• Gerenciamento de Riscos com SharePoint Windows Services – Podemos cadastrar as respostas aos riscos do projeto através do PWA (Project Web Server) e associa-los as tarefas e projetos.

MONITORAÇÃO E CONTROLE DE RISCOS

A Monitoração e Controle de Riscos é o processo de acompanhamento dos riscos identificados, monitoração dos riscos residuais e identificação de novos riscos, de maneira a assegurar a execução de planos de riscos e análise eficaz desse plano para reduzir os riscos.


• Gerenciamento de Riscos com SharePoint Windows Services – Podemos monitorar os riscos cadastrados e cadastrar e alterar novos riscos do projeto através do PWA (Project Web Server) e associa-los as tarefas e projetos.

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GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO

O gerenciamento das aquisições do projeto engloba os processos necessários para aquisição de bens e serviços fora da organização executora a fim de cumprir o escopo do projeto.

PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES

Planejamento das aquisições é o processo pelo qual se identifica quais necessidades do projeto podem ser melhor satisfeitas através da aquisição de produtos ou serviços de fora da organização executora do projeto, processo esse que deve ser executado durante o trabalho de adquirir, o quanto adquirir, quando adquirir e como adquirir.


• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular a Declaração do Trabalho (SOW – Statement Of Work) ao arquivo do Project.

PLANEJAMENTO DA SOLICITAÇÃO

O planejamento da solicitação consiste em preparar os documentos necessários que servirão de suporte ao processo de solicitação.


• Controle de Documentos com SharePoint Windows Services – Podemos gerenciar os documentos de aquisição (Formulários, Critérios de Avaliação e Declaração do Trabalho) através do PWA (Project Web Access).

SOLICITAÇÃO

A solicitação é o processo através do qual se obtém respostas de possíveis fornecedores sobre como satisfazer as necessidades do projeto.


• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular as propostas dos fornecedores ao arquivo do Project.

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SELEÇÃO DAS FONTES

A seleção das fontes envolve o recebimento de ofertas ou propostas e a aplicação dos critérios de avaliação a fim de selecionar um fornecedor.


• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos de link e anotações para vincular os contratos com os fornecedores ao arquivo do Project.

• Controle de Documentos com SharePoint Windows Services – Podemos gerenciar os contratos com fornecedores através do PWA (Project Web Access).

ADMINISTRAÇÃO DO CONTRATO

A administração do contrato é o processo através do qual se garante que o desempenho do fornecedor estará de acordo com os requisitos contratuais.


• Controle de Questões com SharePoint Windows Services – Podemos definir questões pertinentes ao trabalho executado pelos fornecedores e determinar o fechamento de determinados trabalhos.

• Controle de Documentos com SharePoint Windows Services – Podemos gerenciar os contratos e as solictações de pagamento com fornecedores através do PWA (Project Web Access).

ENCERRAMENTO DO CONTRATO

O encerramento do contrato é semelhante ao encerramento administrativo uma vez que envolve tanto a verificação do produto quanto o encerramento administrativo.

• Modo de Exibição Gantt de Controle – Esse modo de exibição é utilizado para verificar o andamento e execução das tarefas do projeto e a conformidade das entregas com o plano de aquisições.

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• Controle de Documentos com SharePoint Windows Services – Podemos gerenciar os contratos e as solictações de pagamento com fornecedores através do PWA (Project Web Access).

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Capítulo 4

Introdução ao Microsoft Office Project 2003

Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003

O QUE HÁ DE NOVO?

APRIMORAMENTOS DO MS-OFFICE PROJECT 2003

Copiar Imagem para o Assistente do Office

O Microsoft Office Project Standard 2003 e o Microsoft Office Project Professional 2003 oferecem o recurso Copiar Imagem para o Assistente do Office para exibir facilmente dados do projeto como uma figura estática em outros aplicativos do Microsoft Office System, como o Microsoft Office PowerPoint 2003. Você pode localizar o recurso Copiar Imagem para o Assistente do Office na barra de ferramentas Análise.

Imprimir um modo de exibição como

relatório

Com o Project Standard 2003 e o Project Professional 2003, ficou mais fácil imprimir um modo de exibição do jeito que você gostaria. Um assistente para ajudá-lo a imprimir o modo de exibição como um relatório está disponível no painel de tarefas Relatório do Guia do Projeto.

Tipos de reserva de recursos

Para especificar atribuições de recursos como propostos (por exemplo, nos projetos ainda em fase de proposta) ou comprometidos, você pode atribuir tipos de reservas aos recursos no Project Professional 2003. Um novo campo de recurso contém o tipo de reserva (comprometido ou proposto) que pode ser aplicado a todas as atribuições de recurso do projeto. Os tipos de reserva também são usados no Microsoft Office Project Web Access 2003, onde um gerente de recursos pode usá-los para montar equipes de projeto, usando o novo recurso Criar Equipe, ou para acessar capacidade versus demanda, no Gráfico de Disponibilidade de Recursos.

Várias qualificações de recursos

O Project Professional 2003 fornece campos Múltiplo Valor de Recurso da Empresa (ERMV) para incluir conjuntos adicionais de qualificações de recursos. Os campos ERMV podem ser usados nos modos de exibição de recursos para manter o inventário de qualificações dos recursos da empresa no recurso Criar Equipe, para pesquisar os recursos com várias qualificações, e no Assistente de Substituição de Recursos ou no Modelador do Portfólio, para considerar as várias qualificações de um recurso.

Bloqueio de informações da linha

de base

No Project Professional 2003, você pode evitar que outras pessoas substituam as informações da linha de base. Na página Administração do Project Web Access 2003, o administrador do servidor pode especificar quem pode ou não salvar uma linha de base no Project Professional 2003.

Suplementos COM instalados

Os seguintes suplementos COM (Component Object Model) do Project, que antes eram implantados via download, agora são instalados

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automaticamente com o Project Standard 2003 e o Project Professional 2003:

• Assistente de Gráficos de EDT do Visio • Assistente de Relatórios XML • Comparar versões de projetos • Conversor de Euro • Utilitário de Atualização de Banco de

Dados

Você pode localizar o Assistente de Gráficos de EDT do Visio e o Assistente de Relatórios XML na barra de ferramentas Análise. Os outros suplementos COM têm suas próprias barras de ferramentas separadas.

APRIMORAMENTOS DO MS-OFFICE PROJECT SERVER 2003

API para criação de dados de projeto

Uma interface de programação para criar facilmente os elementos de um projeto da empresa, abrangendo desde um projeto em branco até um projeto com tarefas, recursos e atribuições. Essa interface oferece suporte para criação dos elementos mínimos necessários a um projeto de empresa válido por meio do Project Data Service (PDS). Ela não fornece o mecanismo de agendamento do Microsoft Office Project Server 2003.

API para criação do pool de recursos da

empresa

Uma interface de programação para criar e editar facilmente os recursos do pool da empresa, visando facilitar a integração de outras linhas de sistemas da empresa com o Project Server 2003. Entretanto, não há suporte para a criação por programação de taxas de recursos, calendários de recursos, disponibilidade de recursos, taxas de linha de base delimitadas e custos da linha de base delimitados.

API para campos personalizados da

empresa

Uma interface de programação para edição de listas de valores dos campos de texto da empresa. Essa funcionalidade permite a integração e sincronização de outros sistemas da empresa com o Project Server 2003.

API para edição aprimorada de campo

personalizado da empresa

Uma interface de programação para integrar facilmente a lista de valores dos códigos da estrutura de tópicos da empresa com outro sistema da empresa, como RH ou Financeiro. Esse recurso permite ao desenvolvedor incluir uma lista de valores hierárquicos e um conjunto de métodos do Project Data Service (PDS) para transformar essa lista em uma lista de valores do código da estrutura de tópicos da empresa.

Sincronização de A nova funcionalidade do Active Directory permite

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recursos

sincronizar os integrantes da equipe de um determinado grupo no Active Directory com o pool de recursos da empresa. Por exemplo, os novos integrantes de um grupo do Active Directory (ou de um grupo do Active Directory incluído) serão automaticamente criados como recursos no pool de recursos da empresa e no Project Server. Os recursos que não existirem mais no grupo do Active Directory mapeado serão desativados automaticamente no pool de recursos da empresa e no Project Server.

Sincronização da segurança

A nova funcionalidade do Active Directory também permite sincronizar os integrantes de equipe nos grupos do Active Directory com os grupos de segurança do Project Server. Como as empresas podem organizar seus grupos do Active Directory de modo que não sejam mapeados com os grupos de segurança no Project Server, o administrador precisa mapear os grupos do Project Server com os devidos grupos do Active Directory e talvez precise criar grupos específicos do Active Directory para esse fim. Se esses grupos específicos tiverem outros grupos (por exemplo, grupos organizacionais), o administrador poderá simplesmente alocar os recursos no grupo central do Active Directory e fazer com que a nova funcionalidade do Active Directory os mapeie automaticamente para os grupos corretos do Project Server.

Partes da Web do Microsoft Office

Project Server 2003

Ao usar o Assistente de Configuração do Windows SharePoint Services durante a instalação do Project Server 2003, você poderá instalar partes da Web que permitem a visualização dos detalhes de determinado projeto ou tarefa no Microsoft Office Project Web Access 2003, por exemplo, minhas tarefas, meus projetos, o resumo de um projeto, alterações na tarefa enviadas pelos recursos, atribuições de recursos e um modo de exibição Analisador de Portfólio.

Escalabilidade aprimorada por meio

do particionamento do banco de dados

O particionamento do banco de dados aumenta a escalabilidade do Microsoft Office Project Server 2003 porque permite que o banco de dados seja dividido entre dois servidores, usando a capacidade do servidor vinculado do Microsoft SQL Server.

APRIMORAMENTOS DO MS-OFFICE PROJECT SERVER 2003

Listas de seleção e tabelas de pesquisa

em campos

Para facilitar e tornar mais precisa a coleta de informações dos integrantes da equipe, o quadro de horários do Project Web Access 2003 fornece

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personalizados da empresa

aos usuários listas de seleção e tabelas de pesquisa nos campos personalizados da empresa e códigos de estrutura de tópicos das tarefas. Observe que as listas de seleção não estão disponíveis para projeto, recurso ou campos personalizados de atribuição ou códigos de estrutura de tópicos.

Bloqueio do quadro de horários

O administrador pode bloquear determinados períodos de tempo no quadro de horários do Project Web Access 2003 para impedir que os recursos emitam relatórios de horários não abrangidos pelo período atual. Os períodos do quadro de horários podem ser bloqueados para projetos que são controlados por hora/trabalho por período de tempo. A entrada de dados efetivos não pode ser desabilitada em determinados períodos de tempo para projetos controlados por qualquer outro meio, por exemplo, por porcentagem de trabalho concluído ou pelo total de horas reais de trabalho. Os dados efetivos inseridos por meio desses métodos de controle são distribuídos ao longo de um período dividido em fases, de acordo com as regras de agendamento usuais.

Dados efetivos protegidos

Quando os recursos da empresa usam o quadro de horários para enviar o trabalho real de suas atribuições, esse trabalho pode ser protegido para evitar que os gerentes de projeto possam modificá-lo. Somente dados efetivos de atribuições de recursos da empresa podem ser protegidos. Os gerentes de projeto ainda poderão editar os dados efetivos de tarefas com recursos locais atribuídos ou recursos sem atribuição. Essa característica está totalmente integrada com o recurso Bloqueio do Quadro de Horários.

Aprimoramentos da impressão

Agora, você pode imprimir a grade das páginas Tarefas, Projetos, Recursos, Atualizações, Riscos, Questões ou Documentos. Depois de especificar as opções de modo de exibição da grade, use a funcionalidade Imprimir Grade para distribuir e formatar as colunas da maneira que desejar, e depois imprima a grade ou exporte-a para o Microsoft Office Excel 2003.

Pesquisar recursos com base nas qualificações

Você pode criar sua equipe na página Projetos do Project Web Access 2003 pesquisando os recursos disponíveis e obter as qualificações específicas necessárias.

Inserir várias qualificações de

recursos

O Microsoft Office Project Server 2003 fornece os campos Múltiplo Valor de Recurso da Empresa (ERMV) para incluir outros conjuntos de qualificações de recursos. Use esses campos no recurso Criar Equipe para pesquisar recursos com várias qualificações e, no Assistente de Substituição de Recursos ou no Modelador de Portfólio, use-o para analisar as várias qualificações de um recurso.

Tipos de reserva de No Project Web Access 2003, um gerente de

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recursos

recursos pode especificar, na nova funcionalidade Criar Equipe, os diversos tipos de reserva de recursos para alocá-los nos projetos como propostos ou comprometidos, ou pode acessar capacidade versus demanda no Gráfico de Disponibilidade de Recursos.

Integração com o Microsoft Windows SharePoint Services

O Microsoft Office Project Professional 2003 é integrado com o Windows SharePoint Services para fornecer gerenciamento de documentos, controle de questões e gerenciamento de riscos. O Microsoft SharePoint Team Services 1.0 não tem mais suporte.

Check-in e check-out de documentos

Como o Windows SharePoint Services dispõe da funcionalidade de check-in e check-out, o Microsoft Office Project Professional 2003 oferece suporte a bloqueio de documentos. Quando é feito check-out de um documento de uma Biblioteca de Documentos, ele é automaticamente bloqueado para que nenhum outro usuário faça alterações até que seja feito o check-in na Biblioteca de Documentos. No check-in dos documentos, você pode adicionar comentários para descrever as alterações efetuadas no documento. Esses comentários são salvos como parte do histórico do documento.

Versões de documentos

Para fins de comparação e arquivamento, a Biblioteca de Documentos oferece capacidade para armazenamento de várias versões de um documento. Quando é feito o check-out de um documento e, em seguida, é efetuado o check-in, uma cópia do documento anterior é criada e gravada como uma versão anterior do documento. Os documentos vinculados a projetos e tarefas no Microsoft Office Project Server 2003 representam sempre a versão mais atual. No entanto, você pode visualizar todas as versões de um documento, restaurar o documento atual a uma versão anterior ou excluir uma versão de arquivo morto do documento.

Capacidade de gerenciamento de

risco

O Microsoft Office Project Professional 2003 e o Windows SharePoint Services oferecem capacidade para registrar e gerenciar riscos, como eventos ou condições que podem ter um impacto positivo ou negativo sobre o resultado de um projeto. O controle de risco pode ajudar você no processo de gerenciamento de risco para identificar, analisar e abordar de forma pró-ativa os riscos do projeto. Ele permite registrar, compartilhar, atualizar e analisar os riscos de um projeto. Além disso, você pode personalizar o controle de risco de um determinado projeto ou de toda a organização. O controle de risco é implementado no Project Web Access 2003 e nele os riscos podem ser enviados, atualizados e associados a elementos como, por exemplo, projetos, tarefas, documentos, questões e outros riscos.

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Essa nova funcionalidade de gerenciamento de risco permite que você anexe avaliações de risco às tarefas, mas não oferece controle, emissão de relatório e gerenciamento de risco sofisticado entre projetos, como a análise Monte Carlo.

INTEGRAÇÃO APRIMORADA COM O MICROSOFT OFFICE SYSTEM

Copiar Imagem para o Assistente do Office

O Microsoft Office Project 2003 oferece o recurso Copiar Imagem para o Assistente do Office para simplificar a exibição de dados do projeto como uma figura estática em outros aplicativos do Microsoft Office System, como o Microsoft Office PowerPoint 2003. Você pode encontrar o recurso Copiar Imagem para o Assistente do Office na barra de ferramentas Análise.

Integração com o Outlook

Quando usarem o suplemento COM (Component Object Model) para integração de Microsoft Office Project e Outlook, fornecido com o Microsoft Office Project Web Access 2003, os integrantes da equipe poderão exibir as tarefas do projeto publicadas para eles no Project em seus calendários do Outlook, juntamente com seus outros compromissos. Em seguida, poderão atualizar o andamento do projeto nas entradas de calendário e informar o status do andamento no Microsoft Office Project Server 2003, diretamente do Outlook. No Calendário do Outlook, as tarefas podem ser exibidas como horário disponível ou ocupado. Observe que a integração com o Outlook permite que os integrantes da equipe exibam as atribuições de tarefas no Outlook apenas como entradas de calendário, não como tarefas do Outlook.

OUTROS RECUSOS NOVOS

Nova aparência do Office

Os programas do Microsoft Office System têm uma nova aparência, mais aberta e revigorante. Além disso, você observará que novos e aprimorados painéis estão disponíveis: Introdução, Ajuda, Resultado da Pesquisa e Pesquisa.

Suporte para Tablet PC

Em um Tablet PC, você pode inserir dados rapidamente, usando seu próprio manuscrito diretamente nos documentos do Office, como se estivesse usando uma caneta e um folheto. Além disso, agora é possível visualizar os painéis de tarefas no sentido horizontal para ajudá-lo a realizar seu trabalho no Tablet PC do jeito que deseja executá-lo.

Microsoft Office Online O Microsoft Office Online está melhor integrado

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com todos os programas do Microsoft Office System, permitindo, assim, que você desfrute de todas as vantagens oferecidas pelo site durante seu trabalho. É possível visitar o Microsoft Office Online diretamente do seu navegador da Web ou usar os links fornecidos nos vários painéis de tarefas e menus de programas do Office para acessar artigos, dicas, clip-art, modelos, treinamento online, downloads e serviços para aperfeiçoar a forma como você trabalha com os programas do Office. O conteúdo do site é atualizado com base nos comentários diretos e nas solicitações específicas enviadas por você e outras pessoas que usam o Office.

Aprimorando a qualidade para o

cliente

A Microsoft se empenha em aprimorar a qualidade, a confiabilidade e o desempenho de serviços e software Microsoft. O programa de aprimoramento da experiência do cliente permite que a Microsoft reúna informações sobre configuração de hardware e sobre como usar os programas e serviços do Microsoft Office System para identificar tendências e padrões de uso. A participação é opcional e a coleta de dados é totalmente anônima. Além disso, a emissão de relatórios e mensagens de erro foram aprimoradas para que você tenha uma abordagem mais fácil para informar erros e receber informações úteis sobre alertas no momento em que se deparar com um problema. Finalmente, usando uma conexão com a Internet, você pode apresentar ao cliente Microsoft comentários sobre um programa do Office, conteúdo da Ajuda ou conteúdo do Microsoft Office Online. A Microsoft está constantemente acrescentando e aprimorando o conteúdo com base em seus comentários.

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3.2 – ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DO MS-OFFICE PROJECT 2003

Atributo MáximoTarefas por arquivo de projeto 1 milhãoRecursos por projeto 1 milhãoUnidades de recurso por atribuição

60.000.000 de unidades ou 6.000.000.000%

Datas de disponibilidade de recurso

100

Dependências entre tarefas por arquivo de projeto

não há limite

Predecessoras por tarefa não há limiteSucessoras por tarefa não há limiteNíveis da estrutura de tópicos por projeto

65.535

Projetos consolidados 998Arquivos de projeto abertos por projeto consolidado

998

Arquivos do participante do compartilhamento conectados a um pool de recursos

999 (isto é, o número máximo de arquivos de projeto abertos menos 1 para o próprio pool de recursos)

Janelas abertas 50Calendários base ilimitadoExceções de calendário por calendário

1.400

Tarefas imprimíveis no calendário mensal

4.000

Tabelas de taxas para dar suporte a diferentes escalas e taxas de pagamento

5 por recurso

Taxas variáveis por tabela de taxas para dar suporte a aumentos e diminuições de taxa

25

Valor de custo em um campo de unidade monetária

999.999.999.999,99

Valor de trabalho 1.666.666.667 horasAtribuições de valores de trabalho para:Atribuições de trabalho 999.999.999 minutos

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Atribuições de material variáveis

999.999.999 unidades

Para atribuições de material fixas

60.000.000 unidades

Células e barras de Gantt que podem ser formatadas diretamente

64.000

Porcentagem do intervalo de ajuste da escala de impressão

10-500%

Texto do cabeçalho de página 5 linhasTexto do rodapé de página 3 linhasTexto da legenda de página 3 linhasLargura da caixa de texto da legenda de página

5 polegadas (12,7 centímetros)

Testes de filtro por filtro 40Testes de filtro por AutoFiltro 2 por colunaData mais antiga permitida para cálculo

1º de janeiro de 1984

Data mais avançada permitida para cálculo

31 de dezembro de 2049

Seleções não contíguas em modo de exibição de planilha

9

Linhas de base 11Caracteres em campo de texto 255Caracteres em campo de código da estrutura de tópicos

255

Valores e caracteres em campo Múltiplo Valor de Recurso da Empresa (ERMV)

255 valores, cada um com 255 caracteres

Dígitos em um campo de número

999.999.999.999,99

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PREPARANDO-SE PARA UTILIZAR O MS-OFFICE PROJECT 2003

INSTALAÇÃO DO MS-OFFICE PROJECT PROFESSIONAL 2003

Requisitos para o Project Professional 2003

• PC com Pentium 233 MHz ou processador superior; Pentium III recomendado.

• Microsoft Windows 2000 com Service Pack 3 ou superior ou Microsoft Windows XP ou um sistema operacional posterior.

• Recomenda-se 128 MB de RAM ou mais.

• 130 MB de espaço disponível no disco rígido (o uso do disco rígido varia, dependendo da configuração; as opções de instalação personalizada podem exigir mais ou menos espaço em disco rígido).

• Monitor super VGA (800 X 600) ou de resolução superior.

• Microsoft Internet Explorer 5.01 com Service Pack 3 ou superior, Internet Explorer 5.5 com Service Pack 2 ou superior ou Internet Explorer 6.0 com Service Pack 1 ou superior. Para obter o melhor resultado, use o Internet Explorer 6.0 com Service Pack 1 ou superior.

Itens ou serviços adicionais necessários para utilizar alguns recursos:

• Microsoft SQL Server 2000 com Service Pack 3 ou superior ou Oracle 8.0.5, Oracle 8i ou Oracle 9.2 ou superior, necessários para projetos armazenados em bancos de dados. Se você estiver usando os recursos de empresa do Project Server 2003, é necessário o Microsoft SQL Server 2000.

• O Project Server 2003 é necessário para recursos de gerenciamento de projetos e recursos de empresa. O Project Server 2003 tem um conjunto diferente de requisitos do sistema.

• A funcionalidade da Internet requer acesso dial-up ou de banda larga à Internet, fornecido separadamente.

• Rede compatível com Windows e sistemas de correio compatíveis com MSPI, necessários para recursos de email.

Para usar o Project Web Access juntamente com o Project Professional 2003, você precisa de um computador com a mesma configuração indicada acima, com as seguintes exceções:

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• 5 MB de espaço disponível no disco rígido (o uso do disco rígido varia, dependendo da configuração; as opções de instalação personalizada podem exigir mais ou menos espaço em disco rígido).

• Microsoft Outlook 2000, Microsoft Outlook 2002 ou Microsoft Office Outlook 2003, necessários para importar tarefas para o calendário do Outlook.

PROCESSO DE INSTALAÇÃO

Para instalar o Microsoft Office Project 2003 na sua máquina siga os passos descritos abaixo:

1 – Feche todos os programas carregados na memória;

2 – Insira o CD de instalação na unidade de CD-ROM e aguarde alguns instantes até que apareça a janela de instalação do Microsoft Office Project 2003 Professional (Figura Instalação 1);

Instalação 1

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OBS: Caso a janela de instalação do Microsoft Office Project 2003 não apareça siga os seguintes passos:

1 – Pressione o botão Iniciar do Windows XP;2 – Clique em executar;3 – Na caixa de diálogo executar, digite o caminho onde se encontra o arquivo de instalação do Microsoft Office Project 2003. Ex D:\Instalar.exe;4 – Pressione OK e aguarde a exibição da janela de instalação do Microsoft Office Project Professional 2003.

3 – Na janela Programa de instalação do Microsoft Office Project 2003 (Figura Instalação 2), preencha a Chave do Produto e pressione avançar.

Instalação 2

4 – Na tela de Informações do Usuário (Figura Instalação 3), preencha os campos Nome do Usuário, Iniciais e Organização e pressione o botão avançar;

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Instalação 3

5 – Na tela de Contrato de Licença de Usuário Final (Figura Instalação 4), leia atentamente os termos da licença de uso e marque a caixa de checagem “Aceito os termos do Contrato de Licença” e pressione Avançar;

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Instalação 4

6 – Na tela de “Escolha o Local Onde o Produto Project Professional será Instalado” (Figura Instalação 5), defina o disco e a pasta onde será instalado o Microsoft Office Project Professional;

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Instalação 5

7 – Na tela “Escolher Opções de Instalação para Microsoft Project Professional” defina os itens que serão instalados na máquina (Figura Instalação 6 e 7);

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Instalação 6

Instalação 7

8 – Caso exista uma versão anterior do Microsoft Project será exibida a tela “Remover Versões Anteriores do Microsoft Project”. Escolha se quer remover ou manter as versões anteriores e pressione avançar ;

9 – Na tela “Iniciar Instalação” pressione o botão instalar (Figura Instalação 8);

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Instalação 8

9 – Aguarde enquanto os arquivos são copiados para sua máquina.

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Instalação 9

10 – Após os arquivos serem copiados será exibida a janela “Instalação Concluída” (Figura Instalação 10), nessa janela você pode optar por manter ou excluir os arquivos de instalação do MS-Office Project. Pressione o botão concluir para finalizar a instalação.

OBS: Caso você tenha optado por excluir os arquivos de instalação do Microsoft Office Project Professional 2003, será exibida uma janela de confirmação da exclusão dos dados do cachê (Figura Instalação 11)

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Instalação 10

Instalação 11

INICIANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT PROFESSIONAL 2003

Uma vez instalado o Microsoft Office Project Professional 2003 no seu computador, siga os seguintes procedimentos para iniciá-lo:

1 – Com o mouse acione o botão iniciar na barra de tarefas do Windows (Figura Iniciando 1);

2 – Posicione o cursor do mouse sobre o item Todos os programas;

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3 – Localize o ícone do Microsoft Project e posicione o cursor do mouse sobre o ícone;

4 – Com botão esquerdo do mouse clique sobre o ícone do Microsoft Project.

Iniciando 1

Executado os passos anteriores, será exibida uma tela de abertura antes de entrarmos na interface do Microsoft Project (Figura Iniciando 2).

Iniciando 2

Aguarde alguns instantes enquanto o sistema operacional carrega o Microsoft Project. Esse tempo de espera vai depender do seu computador e da quantidade de memória instalada.

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Quando o Microsoft Project for carregado na memória você verá a seguinte tela (Figura Iniciando 3):

Iniciando 3

COMPONENTES DA TELA INICIAL DO MICROSOFT PROJECT

• Barra de Título (Figura Iniciando 4) – Contém o nome do aplicativo em uso e o nome do projeto aberto. O Microsoft Project nomeia temporariamente o arquivo como Projeto 1 , Projeto 2 e assim sucessivamente,quando o arquivo for salvo pela primeira vez será possível alterar esse nome. É na barra de título também que acionamos os botões de controle da aplicação (maximizar , minimizar, restaurar e fechar).

Iniciando 4

• Barra de Menus (Figura Iniciando 5) – Contém os menus separados por categoria. Cada menu dá acesso às opções de comandos do Microsoft Project. Para acionar qualquer menu, basta clicar com o cursor do mouse sobre o menu desejado ou pressionar a tecla <ALT> + <LETRA SUBLINHADA>.

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Iniciando 5

• Barra de Ferramentas (Figura Iniciando 6) – Contém os botões com as opções de comando do Microsoft Project , que são usados com mais freqüência . Todos os botões têm a mesma opção no menu , mas pela barra de ferramentas o acesso é mais rápido e prático.

Iniciando 6

• Guia do Projeto (Figura Iniciando 7) – Exibe uma barra com botões de acesso rápido a assistentes de trabalho de Tarefas, Recursos, Controle e Execução e Relatórios.

Iniciando 7

• Barra de Inserção (Figura Iniciando 8) – Permite inserir ou alterar o conteúdo da célula ativa na planilha. Para editar o conteúdo de uma célula já preenchida bastas pressionar ,<F2> , para tomar o conteúdo editável na barra de inserção. Clicando sobre a barra de inserção com a célula ativa produzirá o mesmo efeito.

Iniciando 8

• Painel de Tarefas (Figura Iniciando 9) – Permite a exibição das atividades mais comuns para facilitar o acesso a essas opções.Também pode ser customizado para exibição de informações específicas do projeto ou organização.

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Iniciando 9

• Barra de modos (Figura Iniciando 10) – contém os botões para acesso aos modos de exibição da área de trabalho do Microsoft Project. Existem vários modos de exibição e a possibilidade de personalizar um modo combinado como veremos adiante> Na versão 2002 a barra de modos inicialmente está oculta podendo ser exibida através do menu Exibir/ Barra de Modos.

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Iniciando 10

• Área de Trabalho (Figura Iniciando 11) – Área disponível ao usuário para visualização dos modos de exibição, que permitem a entrada de dados e a extração de informações do projeto.

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Iniciando 11

• Barra de Status (Figura Iniciando 12) – Exibe informações tais como : Se CAPS LOCK e o NUM LOCK estão ativos, informações sobre a célula ativa e etc.

Iniciando 12

A BARRA MODOS DE EXIBIÇÃO

A barra de modos do Microsoft Project merece uma atenção especial, por nos possibilitar o acesso aos modos de trabalho da ferramenta. No decorrer deste livro abordaremos cada um desses modos de exibição. Mas é importante que nesse momento tenhamos conhecimento do que cada um proporciona ao usuário.

Modo Calendário – Exibe um calendário contendo os meses de duração do projeto, e as barras de atividades, possibilitando o acompanhamento diário das atividades que estão sendo realizadas. Muitas pessoas imprimem esse modo de visualização para o acompanhamento manual dessas atividades.

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Diagrama de Rede - Também conhecido como Rede PERT. Exibe um diagrama de precedência do tipo AON, onde é possível se ver toda a malha do projeto. Muito usado para acompanhamento das atividades do projeto.

Gantt de Controle – Uma cópia idêntica do gráfico de Gantt, mas com recursos para acompanhamento e controle do projeto. Exibe também as barras da linha de base, possibilitando uma comparação entre planejamento e base line.

Gráfico de Gantt - Outro gráfico de precedência oferecido pelo Microsoft Project. Ele é composto pela tabela de entrada (lado esquerdo da tela) e linha de tempo (lado direito da tela). É pelo gráfico de Gantt que fazemos a maior parte da alimentação de dados no Microsoft Project.

Uso da tarefa – Exibe uma planilha para acompanhamento e correção na carga de trabalho das tarefas do projeto. Também é possível visualizar quais são os recursos atribuídos a essa tarefa e qual a carga de trabalho dele dentro da tarefa.

Gráfico de Recursos – Exibe um gráfico do tipo barras medindo a alocação do recurso por unidade. Muito usado para localizar e indicar problemas de superalocação de recursos.

Planilha de Recursos – Exibe uma planilha para o cadastro e alteração dos recursos utilizados pelo projeto. Aqui é possível alimentar todos os dados de recursos, inclusive os custos hora, hora extra e valor custo uso.

Uso do Recurso – Planilha similar a uso da tarefa, mas traz como foco principal o recurso, com sua carga total de trabalho e as atividades que compõem a sua carga de trabalho. Aqui alteramos a carga de trabalho dos recursos nas atividades para resolução de problemas de superlocação.

Mais Modos de Exibição – permite o acesso à lista dos modos de exibição personalizados, permitindo também a criação de um novo modo de exibição (simples ou combinado).

OPERAÇÕES BÁSICAS NO MICROSOFT OFFICE PROJECT PROFESSIONAL

SALVANDO UM PROJETO

Para ter as informações do projeto gravadas no computador é importante salvar o arquivo para que não percamos os dados

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inseridos. Siga os passos abaixo para salvar de forma correta o seu projeto:

1 – Acione o Menu Arquivo / Salvar;

2 – Na tela Salvar Como (Figura Básico 1), escolha a pasta onde será salvo o projeto.

3 – No campo Nome do Arquivo digite o nome que será dado ao arquivo do projeto;

4 – No campo Salva Como Tipo, Indique Projeto ( *.mpp);

5 – Pressione o botão salvar.

Básico 1

SALVANDO O PROJETO COM SENHA

Muitas vezes queremos salvar nossos projetos e protegê-los de acessos indesejados. Para colocar uma senha de proteção ou gravação no projeto siga os seguintes passos:

1 – Acione o menu Arquivo /Salvar Como ;

2 – No quadro de diálogo Salvar como acione o botão Ferramentas / Opções Gerais (Figura Básico 2);

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Básico 2

3 – No quadro Opções de Gravação (Figura Básico 3), preencha o campo senha de proteção e pressione o botão OK;

Básico 3

• Sempre Criar Cópia do Backup Cria um arquivo de backup com gravação anterior do arquivo. Com isso caso a gravação atual seja acidental você pode resgatar a versão anterior do arquivo renomeando o arquivo BAK gerado pelo Project.

• Compartilhamento de Arquivo Senha de Proteção : evita que outros usuários acessem o arquivo . Senha de Gravação : evita que outros usuários efetuem modificações no arquivo.

• Recomendável Usar Como Somente Leitura - Ativa uma janela na abertura do projeto, sugerindo que o usuário abra o projeto como somente leitura

4 – Pressione o botão OK e aguarde que seja solicitada a confirmação da senha digitada (Figura Básico 4 );

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Básico 4

5 – Confirme a senha e pressione OK;

6 - Pressione o botão salvar do quadro de diálogo Salvar Como.

DICA: Caso você salve o projeto com uma senha alfanumérica, lembre-se de verificar se você digitou em maiúscula ou Minúscula, pois o Project exigirá que você digite da mesma maneira na hora de acessar o arquivo.

ALTERANDO AS OPÇÕES DE GRAVAÇÃO

Para facilitar o processo de gravação dos arquivos no Microsoft Project, existem várias opções de configuração de gravação dos projetos.

Para alterar as opções de gravação siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramenta / Opções e ative o guia Salvar (Figura Básico 5);

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Básico 5

• Salvar Arquivos do Microsoft Project Como - Define qual a extensão para a gravação dos arquivos.

• Locais dos Arquivos Permite configurar o auto salvamento para o projeto atual e os projetos abertos.

• Auto Salvamento Permite configurar o auto salvamento para o projeto atual e os projetos abertos.

• Expandir Dados Divididos em Fases no Banco de Dados –Informações sobre uma tarefa, recurso ou atribuição distribuídas ao longo do tempo.É possível revisar as informações divididas em fases, como trabalho ou custos, nos campos que ficam do lado direito dos modos de exibição Uso da tarefa e Uso do recurso. Dependendo da escala de tempo selecionada, você pode revisar as informações divididas em fases separadas em horas, dias ,semanas, meses ou qualquer outro período de tempo desejado. Para incluir dados divididos em fases quando salvar as informações sobre o projeto atual em formato de banco de dados, marque a caixa de seleção Expandir dados divididos em fases no banco de dados.

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PREENCHENDO O RESUMO DO PROJETO

É muito importante o preenchimento do resumo do projeto, pois essas informações podem auxiliar em uma localização avançada do projeto ou esclarecer dúvidas de futuro usuários do seu arquivo de projeto.

Para preencher o resumo do projeto siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Arquivo /Propriedades;

2 – Na janela Propriedades (Figura Básico 6) acione a guia resumo e preencha os campos do resumo do projeto;

Básico 6

Abaixo segue a descrição dos itens do quadro resumo:

• Título - Título principal do projeto ou nome do projeto.

• Assunto - Assunto do qual o projeto trata.

• Autor O autor ou alimentador do projeto, aquele que realmente está confeccionando a malha do projeto.

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• Gerente O gerente responsável pelo projeto.

• Empresa - Empresa ou órgão que está desenvolvendo o projeto.

• Categoria A que categoria dentro da organização pertence o projeto.

• Palavra Chave – Palavra que identifique o projeto numa possível localização avançada.

• Comentários – Quaisquer comentários que possam auxiliar alimentadores do projeto ou futuros gerentes que assumam o projeto.

• Base de Hyperlink Endereço base na Internet, caso você venha exportar esse documento com um documento HTML.

• Salvar Visualização da Figura Permite a visualização do Gráfico de Gantt na localização de arquivos com visualização. Esse recurso já funciona automaticamente no restante do Office, mas por uma questtão de segurança deve ser acionado aqui no Microsoft Project.

3 – Pressione o botão OK para confirmar os dados.

INSERINDO INFORMAÇÕES PERSONALIZADAS ÀS PROPRIEDADES DO PROJETO

Caso você deseje inserir uma informação adicional às propriedades do projeto para facilitar a identificação ou consulta na tela de abrir, siga os seguintes passos:

1 – Acione o menu Arquivo / Propriedades;

2 – Na janela Propriedades acione a guia personalizar;

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Básico 7

3 – Preencha o nome do campo personalizado que irá conter a informação no item Nome;

4 – No item Tipo defina o tipo de dado que irá conter o campo. Os tipos possíveis são: Texto, Data , Número , Sim ou Não;

5 – No item valor, preencha o valor que será atribuído ao campo que está sendo criado;

6 – Pressione o botão Adicionar Para fazer a inclusão do dado personalizado.

Os passos descritos anteriormente são para inclusão de dados não vinculados.Caso você deseje exibir um dado vinculado a uma informação de um dos campos do Microsoft Project siga os seguintes passos:

1 – Acione o menu Arquivo Propriedades;

2 – Na janela Propriedades acione a guia personalizar;

3 – Preencha o nome do campo personalizado que irá conter a informação no item Nome;

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4 – Marque a caixa de checagem “Vincular ao Conteúdo” ;

5 – Selecione o campo do Microsoft Project que você deseja vincular ao campo de informação através do item Origem;

6 – Pressione o botão adicionar e depois pressione o botão OK.

Para visualizar os dados de propriedades personalizados siga os passos abaixo :

1 – Feche o arquivo atual;

2 – Acione o menu Arquivo /Abrir;

3 – Na janela Abrir pressione o botão Modos de Exibição;

4 – No menu suspenso escolha a opção Propriedades;

5 – Será exibido um painel do lado direito da lista de arquivos contendo os dados de propriedades do arquivo (Figura Básico 8).

Básico 8

ABRINDO UM ARQUIVO PELA OPÇÃO ABRIR

Uma vez gravado o projeto, ele poderá ser aberto a qualquer momento para novas atualizações. Para abrir um projeto já existente siga os seguintes passos:

1 – Acione o menu Arquivo /Abrir;

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2 – No quadro de diálogo Abrir, localize a pasta e o arquivo que deseja abrir;

Básico 9

3 – Selecione o nome do arquivo e pressione abrir;

• Ao pressionar o botão observe que existe uma seta para baixo no botão Abrir (Figura Básico 10). Ao acionar esta seta você pode escolher entre abrir de Gravação, Leitura ou como uma Cópia do Arquivo Original.

Básico 10

ABRINDO UM ARQUIVO PELA LISTA DOS MAIS RECENTEMENTE USADOS

Uma outra maneira de abrir um arquivo é através da lista dos arquivos mais recentemente usados.

Vamos executar os passos abaixo para abrirmos o projeto dessa maneira.

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1 – Acione o menu Arquivo e procure no final do menu o nome do arquivo que deverá ser aberto (Figura Básico 11 );

Básico 11

ABRINDO UM ARQUIVO PELO PAINEL DE TAREFAS DO MICROSOFT PROJECT 2002

Outra forma de abrir um arquivo é através do painel de tarefas do Microsoft Project . Lembramos que esta opção só está disponível na versão 2002.

Para abrir o arquivo pelo painel de tarefas siga os passos abaixo :

1 – Verifique se o painel de tarefas está aberto. Caso não esteja acione o menu Exibir / Barra de Ferramentas / Painel de Tarefas;

2 – No Painel de Tarefas você verá o item Abrir (Figura Básico 12) , clique sobre o projeto que você deseja abrir;

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Básico 12

3 – Posicione o cursor do mouse sobre o nome do arquivo e pressione o botão esquerdo do mouse;

ABRINDO UM ARQUIVO ATRAVÉS DO WINDOWS EXPLORER

Existe ainda uma outra maneira de abrir um projeto já existente, é através do Windows Explorer. Siga os passos descritos abaixo para realizar o procedimento:

1 – Clique sobre o botão iniciar da barra de tarefas do windows;

2 – Posicione o cursor do mouse sobre o item Todos os Programas e em seguida sobre Acessórios (Esse procedimento é para o Windows XP e 2003);

3 – Selecione o ícone Windows Explorer e pressione o botão esquerdo do mouse;

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Básico 13

4 – Selecione a pasta aonde se encontra o seu projeto e dê um duplo clique sobre o nome do arquivo do projeto.

Aguarde alguns instantes até que o Microsoft Project seja iniciado. Ele já inicializará com o arquivo aberto

FECHANDO UM ARQUIVO

Para fecharmos um arquivo aberto é bem simples.Basta acionar o menu arquivo e pressionar o botão esquerdo do mouse sobre a opção fechar . Pode-se ainda utilizar o botão fechar na parte superior direita da tela do Microsoft Project.

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Básico 14

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Capítulo 5

Configurando Calendário

Cap. 5 Configurando Calendário

CALENDÁRIOS DO MS-PROJECT

O Microsoft Project trabalha com 3 calendários de projeto:

• Calendário Padrão de projeto - Gerencia todas as tarefas recursos, do projeto.

• Calendário de tarefa – Gerencia uma tarefa em específico.

• Calendário de recursos _ Gerencia as atribuições individuais de um recurso.

CALENDÁRIO PADRÃO DO PROJETO

Para fazer alterações no calendário padrão do projeto siga os passos descritos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Alterar Período de Útil;

Calendário 1

2 – Posicione o cursor do mouse sobre o cabeçalho do dia da semana e pressione o botão esquerdo do mouse para selecionar todos os dias de todos os meses.

3 – Selecione a caixa de seleção Período de Trabalho não Padrão e preencha o horário de trabalho da sua organização;

4 – Pressione OK para confirmar;

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5 – Acione o menu Ferramentas / Opções e clique sobre a guia Calendário;

Calendário 2

6 – Preencha os dados de calendário conforme a realidade da sua empresa e pressione OK.

CALENDÁRIO DE TAREFA

Para trabalharmos com calendário de tarefa é necessário antes criar um novo calendário base.

Para criarmos um novo calendário e vincularmos a uma tarefa siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Alterar Período de Útil;

2 – No quadro de diálogo Alterar Período Útil pressione o botão Novo;

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Calendário 3

3 – No quadro de diálogo Criar novo Calendário Base, digite o nome do calendário e selecione a caixa de seleção Criar Novo Calendário Base;

4 – Pressione OK;

Calendário 4

5 – Modifique os dados do calendário e pressione OK;

6 – No modo de visualização Gráfico de Gantt, dê um duplo clique sobre a tarefa na qual você deseja aplicar o novo calendário;

7 – No quadro de diálogo informações sobre a tarefa acione a guia Avançado;

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Calendário 5

8 – Na caixa de lista suspensa Calendário modifique o calendário para o Calendário que você deseja atribuir a tarefa;

9 – Marque a caixa de verificação O Agendamento Ignora Calendários do Recurso;

10 – Pressione OK para confirmar.

Note que a coluna indicadores na tabela de entrada do Gráfico de Gantt está sendo exibido um ícone indicando que a atividade tem um calendário associado.

CALENDÁRIO DE RECURSOS

Para fazer alterações somente no calendário de trabalho de um recurso específico, siga os passos abaixo:

1 – No modo de visualização Planilha de recursos dê um duplo clique sobre o recurso onde o calendário será alterado;

2 – No quadro de diálogo informações sobre o recurso clique na guia Períodos Úteis;

90


Calendário 6

3 – Faça as alterações no calendário do recurso “Gerente de Projeto” e pressione OK.

DEFININDO O CALENDÁRIO DO PROJETO

Por default o calendário padrão vem fixado como o calendário do projeto. Caso você tenha criado um novo calendário base que tenha maior conformidade com o projeto atual, é possível definir um outro calendário como sendo o calendário do projeto.

Para modificar o calendário do Projeto, siga os passos abaixo:

1 – No projeto onde o calendário deverá ser alterado, acione o menu Projeto / Informações sobre o Projeto;

2 – Na janela Informações sobre o Projeto, no campo Calendário, escolha qual calendário base você deseja atribuir ao projeto;

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Calendário 7

3 – Pressione o botão OK para confirmar a alteração.

DICA: Quando você alterar o calendário do projeto, lembre-se de ajustar as opções de calendário para que fiquem em conformidade com o novo calendário base. Para ajustar as opções de calendário acione o menu Ferramentas / Opções e clique sobre a guia Calendário.

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Capítulo 6

Trabalhando com Tarefas

Cap. 6 Trabalhando com Tarefas

4.1 – INSERINDO TAREFAS

INSERINDO UMA NOVA TAREFA

A base para o desenvolvimento do projeto são as tarefas que serão executadas por ele. Sem essa informação não há como criar os relacionamentos e alocarmos os recursos necessários.

Siga os passos descritos abaixo para inserirmos nossa primeira atividade no Microsoft Project:

1 – Execute os passos descritos em INICIANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT 2003, para iniciar o progarma;

2 – Na tabela de entrada clique sobre a primeira célula da coluna NOME DA TAREFA;

3 – Digite o nome da tarefa que será criada;

4 – Confirme o texto com a tecla <ENTER> ou com o botão de confirmação que aparece na barra de inserção enquanto o texto se encontra em edição.

Observe que depois de confirmado a inserção da tarefa, automaticamente o Microsoft Project inseriu uma duração de 1 dia?.

Você deve estar se perguntando o que é essa interrogação logo após a duração. Trata-se do símbolo de estimativa indicando que esta duração é estimada sendo necessário ainda uma confirmação da duração efetiva. Esse recurso auxilia o gerente na revisão das atividades que ainda não tiveram suas durações devidamente preenchidas.

INSERINDO UMA TAREFA DE RESUMO

As tarefas resumo ou as tarefas sumarizadoras, agrupam um conjunto de tarefas executivas e permitem hierarquizar a tarefas segundo os níveis de trabalhos propostos na EAP (Estrutura Analítica do Trabalho.

Para que possamos criar um tarefa do tipo resumo é necessário que exista tarefas subordinadas a esse resumo. Siga os passos descritos abaixo para realizar este procedimento:

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1 – Na coluna NOME DA TAREFA, digite a tarefa “Levantar Requisitos do Sistema”;

2 – Abaixo da tarefa “Levantar Requisitos do Sistema” digite a tarefa “Reunião de Estudo de Caso”;

3 – Selecione a tarefa “Reunião de Estudo de Caso”.

6 – Na barra de ferramentas de formatação pressione o botão recuo;

Observe que a tarefa “Levantar Requisitos do Sistema” está em negrito e ainda mostra um símbolo com o sinal de subtração do lado esquerdo do nome da tarefa. Este símbolo é o exibir e ocultar subtópicos permite mostrar e exibir as tarefas subordinadas apenas clicando com o mouse no ícone. Quando as tarefas subordinadas estão ocultas o símbolo muda para adição.

DICA: Se você é adepto do mouse e deseja criar atividades resumo somente como recurso do mouse, basta selecionar as atividades que serão recuadas, posicionar o cursor do mouse sobre a seleção principal (aquela célula que fica com a seleção branca) pressionar o botão esquerdo do mouse e arrastar a seleção para a direita e depois soltar o botão do mouse. Isso fará com que as atividades selecionadas fiquem subordinadas a atividade anterior não selecionada.

INSERINDO A TAREFA DE RESUMO DO PROJETO

No projeto é importante que exista uma tarefa que acompanhe todo o projeto dando um status do andamento do projeto como um todo. Para esse acompanhamento está reservada a tarefa resumo do projeto, que contempla todo o projeto. Para inserir a tarefa resumo do projeto siga os seguintes passos:

1 - Acione o menu Ferramentas / Opções;

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2 - Clique para o guia Exibir e acione a caixa de verificação Mostrar Tarefa Resumo do Projeto (Figura Tarefa 1);

Tarefa 1

Observe que foi inserida uma tarefa com o número de ID 0 esse número é exclusivo da tarefa resumo do projeto.

3 – Modifique o texto sugerido como nome da tarefa para o título do seu projeto.

CRIANDO MARCOS NO PROJETO

O marco é um momento do projeto que não demanda esforço, pode ser uma data significativa, a entrega de um equipamento ou a liberação de recursos financeiros para realização de uma atividade ou fase.

Para transformar uma atividade simples em um marco siga os seguintes passos:

1- Em um novo projeto crie uma atividade chamada “Entrega de Microcomputador” e selecione-a;

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2 - Na barra de ferramentas padrão pressione o botão informações

sobre a tarefa;

3 – No quadro de diálogo informações sobre a tarefa (Figura Tarefa2), pressione a guia Avançado;

Tarefa 2

4 - Na caixa de verificação Marcar Tarefa como Etapa, dê um clique para marcar a opção e pressione o botão OK.

Observe que o símbolo do marco é um losango na cor preta com a data de realização do marco sendo exibida a direita.

Dica: Você também pode criar um marco, determinando a duração da atividade como 0 dias, isso fará com que o Microsoft Project transforme a atividade em marco imediatamente.

INSERINDO TAREFAS RECORRENTES

Existem no projeto tarefas que vão ocorrer periodicamente, obedecendo a um critério de recorrência, para que você não tenha que inserir manualmente essas tarefas existe no Microsoft Project um recurso para inseri-las automaticamente, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Inserir / Tarefa Recorrente;

97


Tarefa 3

2 – Preencha os dados sobre a recorrência da tarefa e pressione OK.

• Nome da Tarefa - Nome que será dado á atividade recorrente.

• Duração – Duração de cada ocorrência dessa atividade.

• Padrão de Recorrência - Qual a periodicidade com que a atividade irá ocorrer, podendo ser definida em : dias, semanas , meses, anos.

• Intervalo de Recorrência – O período ou ocorrências dessa atividade no projeto.

• Calendário de Agendamento desta Tarefa - A qual calendário de atividade está subordinado esta atividade.

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Tarefa 4

4.2 – ORGANIZANDO TAREFAS

ATIVANDO NUMERAÇAO DE TÓPICOS

Para deixar sua estrutura do projeto mais organizada é interessante ativar a numeração de tópicos para indicar o número da tarefa inserida e o nível da EAP em que ela se encontra.

Para inserir a numeração de tópicos no seu projeto siga os seguintes procedimentos:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções e clique sobre a guia Exibir;

2 – Clique sobre a caixa de verificação Mostrar Números da Estrutura de Tópicos e pressione OK.

99


Tarefa 5

Quando for confirmada a alteração todas as tarefas do seu projeto automaticamente exibirão o número da estrutura de tópicos.

INSERINDO CÓDIGOS EDT

Os códigos EDT (Estrutura de Divisão de Trabalho) é a tradução dada para o termo WBS (Work Breakdown Structure) no Microsoft Office Project 2003. A tradução de WBS segundo o PMBOK 2000 é a EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Nesse tópico veremos como inserir códigos que identificam a posição exclusiva de cada atividade na estrutura de decomposição do trabalho do projeto.

Para criar uma estrutura de EDT siga os seguintes passos:

100


1 – Acione o menu Projeto / EDT / Definir Código;

Tarefa 6

2 – Na janela Definição de Código de EDT em ( Figura Tarefa 6) digite o prefixo para o código no campo “Prefixo do código do projeto”.Para esse exemplo, digitaremos o prefixo PROJ-PMBOK;

3 – Clique sobre a primeira linha da tabela” Máscara de Código” e escolha o item Números Ordenados;

4 – Para os níveis 2,3, e 4 repita o procedimento anterior e pressione OK;

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Tarefa 7

5 – Na tabela de entrada clique com o botão direito do mouse sobre o cabeçalho Nome da Tarefa e escolha no menu auxiliar a opção inserir coluna;

Tarefa 8

6 – Na janela Definição de Coluna (Figura Tarefa 8) no item Nome do Campo procure o campo EDT e pressione OK.

102


Tarefa 9

GERANDO UMA WBS NO MICROSOFT VISIO

Uma das novidades do Microsoft Office Project 2003 é que o plugin de exportação dos dados de EDT para o visio, passou a ser uma funcionalidade nativa da ferramenta.

Com o Assistente de Gráficos EDT do Visio, podemos levar as tarefas do cronograma para o Microsoft Visio em formato de WBS.

Para executar o Assistente de Gráficos EDT do Visio, siga os passos descritos abaixo:

1 – Abra um projeto com a lista de tarefas já definida e os níveis da estrutura de tópicos estruturada;

103


Tarefa 10

2 – Exiba a barra de ferramentas Análise;

Tarefa 11

3 – Clique sobre o botão Assistente de Gráficos de EDT do Visio;

Será exibida duas opções para geração do Gráfico de EDT do Visio:

• Aplicar o Modo de Exibição Seleção de Tarefas – Cria um gráfico para uma seleção de tarefas específicas.

• Iniciar Assistente – Cria um gráfico com todas as tarefas ou com as tarefas baseadas em um nível da estrutura de tópicos.

Tarefa 12

4 – Selecione Iniciar Assistente;

104


Tarefa 13

5 – Na Etapa 1 do Assistente pressione o botão Avançar;

Tarefa 14

6 – Na Etapa 2 determine quais as tarefas que serão exportadas para o Gráfico de EDT do Visio. Nesta tela também é possível determinar um 2º campo de dados para ser exibido na caixa da WBS. Após definir as informações pressione o botão Avançar;

105


Tarefa 15

7 – Na última etapa do Assistente pressione o botão Concluir.

Tarefa 16

106


Tarefa 17

Agora para aplicar o segundo método de exportação de tarefas para WBS no Visio (Aplicar Modo de Exibição Seleção de Tarefas) devemos observar algumas diferenças no assistente.

Para aplicar este método execute os passos abaixo:

1 – Abra um projeto com a lista de tarefas já definida e os níveis da estrutura de tópicos estruturada;

2 – Clique sobre o botão Assistente de Gráficos de EDT do Visio;

4 – Selecione Aplicar Modo de Exibição Seleção de Tarefas;

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Tarefa 18

5 – Será exibida uma janela com informações sobre a criação de gráficos EDT com um grupo de tarefas selecionadas. Pressione OK;

6 – Será exibida uma tabela para fazer a seleção de quais tarefa serão inclusas no gráfico EDT. Preencha SIM no campo Incluir no Gráfico de EDT das tarefas que serão exibidas no gráfico de EDT.

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7 – Após terminar o preenchimento da tabela, clique no botão Assistente de Gráficos EDT do Visio e depois sobre o item Iniciar Assistente;

8 – Pressione Avançar;

Tarefa 19

9 – Na Etapa 2 do Assistente, marque a opção Seleção de Tarefas Personalizadas e pressione o botão Avançar;

Tarefa 20

10 – E finalmente pressione o botão Concluir.

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Tarefa 21

MOVENDO UMA TAREFA

Para mover uma tarefa de um local para outro dentro da estrutura de trabalho é bem simples. Siga aquele velho método do Microsoft do arrastar e soltar.

Siga os passos abaixo para criarmos e movermos uma tarefa:

1 – Posicione o cursor do mouse sobre o número de ID da tarefa que deseja mover e pressione o botão esquerdo do mouse. Com isso você irá selecionar toda a tarefa;

2 – Uma vez selecionada toda a tarefa, posicione novamente o cursor de ID desta tarefa pressionando e segurando o botão esquerdo do mouse,levando a marca de movimento até o local desejado;

3 – Quando a marca de movimento estiver na posição desejada, solte o botão do mouse.

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DICA: Se você executar esse mesmo procedimento com a tecla <CTRL> pressionada, ao invés de mover o Project, criará uma cópia idêntica da tarefa no local selecionado.

EXCLUINDO UMA TAREFA

Excluir uma tarefa é algo muito simples. Para usuários que vêm do Microsoft Project 2000 esta operação sofreu algumas modificações. Na versão 2000 ao pressionar a tecla <DELETE> sobre qualquer coluna de uma tarefa, toda a tarefa era excluída. Na versão 2002 e nessa versão isso não acontece mais. Quando você pressiona a tecla <DELETE> sobre uma célula de uma das tabelas do Microsoft Office Project 2003, somente o conteúdo daquela célula será apagado e será exibida uma marca inteligente que possibilitará a exclusão da tarefa inteira.

Para excluir uma tarefa siga os passos descritos abaixo:

1 – Selecione a tarefa que será excluida e pressione a tecla <DELETE>;

3 – Verifique que do lado esquerdo da seleção apareceu a marca inteligente de exclusão. Pressione o botão da marca inteligente e selecione a opção Excluir a Tarefa Inteira.

DICA: Você também pode apagar uma tarefa selecionando-a e acionando o menu Editar / Excluir Tarefa. Ou ainda selecionar a tarefa pelo número de ID e pressionar a tecla <DELETE>

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DURAÇÃO DAS TAREFAS

DETERMINANDO A DURAÇÃO DAS TAREFAS

Para determinar a duração de uma tarefa não existe nenhum mistério, basta selecionar a coluna duração na linha em que você deseja alterar a duração e digitar a duração desejada. Por padrão as durações são computadas em dias, mas muitas vezes temos a necessidade de inserir essas durações de outra forma. Abaixo temos uma tabela com as siglas para as unidades aceitas pelo Microsoft Project.

AbreviaçãoAbreviação Exibição daExibição da DuraçãoDuração

DescriçãoDescrição

M Min/mins Minuto ou minutos

H hr/hrs Hora ou horas

D dia/dias Dia ou dias

S sem/sems Semana ou semanas

Me mes/meses Mês ou meses

Md mind/minsd Minuto ou minutos decorridos

Md hrd/hrsd Hora ou horas decorridas

Dd diad/diasd Dia ou dias decorridos

Sd semd/semsd Semana ou semanas decorridas

med mesd/mesesd Mês ou meses decorridos

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No ato do preenchimento da duração ,basta digitar a duração desejada, a abreviação da unidade que deseja utilizar e, se por acaso se tratar de uma estimativa, o símbolo da interrogação para indicar que se trata de uma duração estimada. Esses dados devem ser inseridos na coluna duração da tabela de entrada do gráfico de gantt.

Exemplo: 2sd? (Trata-se de uma tarefa com a estimativa de 2 semanas decorridas de duração)

CÁLCULO DA ANÁLISE PERT

Outra maneira de se inserir a duração das tarefas é fazendo uma estimativa baseada em fatores esperados, otimistas e pessimistas. Essa estimativa é chamada de análise PERT.

A fórmula default da análise PERT é:

( )6

1xPE4xESP1xOTDuração

++=

Onde:

OT = Duração Otimista

ESP = Duração Esperada

PE = Duração Pessimista

Você pode dar um peso maior para o fator otimista ou pessimista, alterando os níveis de importância da análise PERT.

Para usar a análise PERT para calcular as durações das atividades do seu projeto, siga os passos abaixo:

1 – Em qualquer lugar da barra de ferramentas, pressione o botão direito do mouse;

2 – No menu auxiliar que apareceu, procure o item Análise PERT e clique sobre ele;

3 – Para entrar com os dados de duração Pessimista, Otimista e Esperado clique no botão Formulário de Entrada PERT ;

113


Tarefa 22

4 – Para modificar os níveis de importância do cálculo PERT pressione o botão Definir Níveis de Importância PERT;

Tarefa 23

5 – Após definidos os níveis de Importância para o cálculo, pressione o botão Calcular PERT.

DICA : O cálculo de análise PERT deve ser feito para todas as atividades do projeto . Caso você deixe de preencher os dados para o cálculo de alguma atividade do projeto, esta será transformada em um marco, pois o resultado do cálculo será zero.

Caso você queira visualizar os dados Otimista, Pessimista e Esperado após o cálculo, acesse os botões de Gantt Pessimista, Otimista e

Esperado .

114


ANEXOS DE TAREFA

INSERINDO ANOTAÇÕES NAS TAREFAS

Em um projeto é muito importante que façamos observações sobre as tarefas inseridas para facilitar a condução do projeto e alertar outros usuários sobre questões importantes na realização de determinadas atividades.

Para inserir uma anotação a uma tarefa, siga os seguintes passos:

1 – Selecione a tarefa onde será inserida a anotação;

2 – Clique sobre o botão Anotações de Tarefas, que se encontra na barra de ferramentas padrão;

3 – No quadro de Informações sobre a tarefa já estará selecionada a guia Anotação, preencha a área para anotação.

Tarefa 24

4 – Pressione o botão OK para confirmar a anotação.

Observe na coluna Indicadores da tabela de entrada que foi inserido um ícone indicando a existência de uma anotação para aquela tarefa. Se você posicionar o cursor do mouse por alguns instantes sobre o ícone será exibida a anotação em um quadro de tooltip do Windows.

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Caso você deseja apagar uma anotação inserida, basta selecionar a tarefa que contém a anotação, acionar o menu Editar / Limpar / Anotações.

DICA: Se você quiser anexar uma cópia de um documento importante que justifique uma determinada atividade, grave esse documento e no quadro de anotações pressione o botão inserir Objeto e insira o caminho do arquivo que você salvou.

INSERINDO UM HYPERLINK EM UMA TAREFA

Em caso de necessidade de vincular um conteúdo externo a uma tarefa, você pode anexar um link para uma URL o arquivo físico em disco.

Para criar um hyperlink em uma tarefa, siga os passos abaixo:

1 – Selecione a tarefa onde será incluído o hyperlink;

2 – Pressione o botão Hyperlink da barra de ferramentas padrão;

3 – Na janela hyperlink, digite um texto para ajudar o usuário a identificar o link no campo Texto Para Exibição. Depois digite o endereço do arquivo ou página web no campo Endereço (Figura Tarefa 13);

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Tarefa 25

4 – Pressione o botão OK para confirmar a inclusão.

RESTRINGINDO TAREFAS

ESTABELECENDO PRAZO FINAL

Muitas vezes temos um prazo final para execução de uma determinada tarefa. Nestes casos durante o planejamento é importante sinalizarmos esse prazo final para que fiquemos atentos ao cumprimento desta data.

O MS-Project permite agendarmos estes prazos finais para que sejamos alertados caso a tarefa ultrapasse a data estabelecida.

Para incluir um prazo final em uma tarefa siga os passos abaixo:

1 – Dê um duplo clique sobre a tarefa onde será inserido um prazo final;

2 – Na janela de Informações sobre a Tarefa, acione a guia Avançado;

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Tarefa 26

3 – Na área Restringir Tarefa temos um campo Prazo Final, onde deverá ser preenchida a data do prazo final da tarefa;

4 – Pressione o botão OK;

Tarefa 27

Um sinalizador indicando o prazo final será inserido na área de linha de tempo do Gráfio de Gantt. Caso a barra de Gantt correspondente a tarefa ultrapasse a marcação do prazo final será exibido um alerta na coluna de indicadores da tabela de entrada.

Tarefa 28

RESTRIÇÃO DE TAREFAS

Outras vezes necessitamos de restrições que realmente interfiram no comportamento de uma tarefa, evitando assim que um determinado prazo não seja cumprido.

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Nestes casos necessitamos de uma restrição de tarefas. As restrições de tarefas por default tem prioridade em relação as dependências de uma tarefa, por isso facilitam no cumprimento de prazos estabelecidos, evitando que um determinado relacionamento desloque uma tarefa para um data ante ou após o prazo estabelecido. Claro que essa prioridade em relação as dependência pode ser alterada nas configurações do MS-Project, como veremos adiante.

Existem 8 (oito) tipos de restrição no MS-Project, cada uma delas determina um tipo de comportamento da tarefa em relação a data estabelecida. Os tipos de restrição do MS-Project são:

• O Mais Tarde Possível Com essa restrição flexível, o Microsoft Office Project 2003 agenda para o mais tarde possível as datas de início e de término da tarefa, conforme outros parâmetros de agendamento. Esta é a restrição padrão para as novas tarefas de um projeto agendado a partir da data de término.

• O Mais Breve Possível Com essa restrição flexível, o Project agenda para o mais breve possível as datas de início e de término da tarefa, conforme outros parâmetros de agendamento. Nenhuma outra restrição de data é imposta à tarefa. Esta é a restrição padrão para as novas tarefas de um projeto agendado a partir da data de início.

• Não Terminar Antes de Essa restrição moderada indica a data mais breve possível em que a tarefa pode ser concluída. A tarefa não pode terminar antes da data especificada.Para os projetos agendados a partir da data de início, essa restrição será aplicada quando você inserir uma data de término para a tarefa.

• Não Terminar Depois de Essa restrição moderada indica a data mais tarde possível em que a tarefa pode ser concluída. A tarefa pode terminar na data especificada ou até antes.Para os projetos agendados a partir da data de término, essa restrição será aplicada quando você inserir uma data de término para a tarefa.

• Deve Terminar em Essa restrição inflexível indica a data exata em que uma tarefa deve ser concluída. Outros parâmetros de agendamento, como dependências entre as tarefas, tempo de avanço ou tempo de latência, redistribuição de recursos e atraso, se tornam secundários para esse requisito.

• Deve Iniciar em Essa restrição inflexível indica a data exata em que uma tarefa deve começar. Outros parâmetros de agendamento, como dependências entre as tarefas, tempo de

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avanço ou de latência, redistribuição de recursos e atraso, se tornam secundários para esse requisito.

• Não Iniciar Antes de Essa restrição moderada indica a data mais cedo possível em que essa tarefa pode começar. A tarefa não pode começar antes da data especificada.Para projetos agendados a partir da data de início, essa restrição será aplicada quando você inserir uma data de início para a tarefa ou quando arrastar uma barra de Gantt.

• Não Iniciar Depois de Essa restrição moderada indica a data mais tarde possível em que essa tarefa pode começar. A tarefa pode começar na data especificada ou até antes.Para os projetos agendados a partir da data de término, essa restrição será aplicada quando você inserir uma data de início para a tarefa.

O MS-Project ainda trabalha com 3 (três) grupos de restrição que são as restrições:

• Flexíveis – A tarefa não tem uma data determinada a cumprir as dependências irão estabelecer o período de execução.

• Moderadas – Existe uma data estabelecida como referencial, mas a tarefa poderá ser executada antes ou depois conforme a restrição escolhida.

• Inflexíveis – Existe uma data estabelecida e a tarefa deverá ser concluída ou iniciada na data definida.

Através de ícones podemos identificar a ual grupo de restrição uma determinada restrição pertence. Esses ícones são exibidos na coluna Indicadores da tabela de entrada do Gráfico de Gantt.

Abaixo temos uma tabela com os agrupamentos de restrição e seus respectivos ícones:

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Ícone Grupo Restrições

Não exibe ícone Flexíveis

• O Mais Breve Possível

• O Mais Tarde Possível

Moderadas

• Não Iniciar Antes de

• Não Iniciar Depois de

• Não Terminar Antes de

• Não Terminar Depois de

Inflexíveis

• Deve Iniciar em• Deve Terminar

em

Para inserir uma restrição de datas em uma tarefa do cronograma, siga os passos abaixo:

1 – Dê um duplo clique sobre a tarefa;

2 – Na janela Informações Sobre Tarefa, clique sobre a guia Avançado;

3 – Na área Restringir Tarefa, acione a lista suspensa Tipo de Restrição e escolha qual a restrição que deseja inserir na tarefa;

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Tarefa 29

4 – Na lista suspensa Data da Restrição, preencha a data da restrição;

Tarefa 30

AJUSTANDO A PRIORIDADE DAS RESTRIÇÕES

Por default as restrições de datas moderadas e inflexíveis tem prioridade sobre os relacionamentos de tarefas. Por isso quando uma dependência exige um determinado deslocamento de uma tarefa, caso ela esteja com uma restrição de data, o deslocamento só será feito se não desrespeitar a data da restrição. Caso contrário a tarefa não deslocará, pois a data da restrição deve ser respeitada.

Mas algumas vezes só incluímos as restrições como indicadores de prazos a cumprir e não desejamos que as restrições interfiram no agendamento estabelecido pelos vínculos entre tarefas. Nestas situações podemos modificar as configurações do MS-Project para que as restrições não impactem sobre as dependências.

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Para mudar as configurações de restrição de data, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções / Cronograma;

Tarefa 31

2 – Em seguida desmarque o checkbox As Datas Impostas Serão Sempre Respeitadas;

Tarefa 32

3 – Pressione o botão OK.

123

Capítulo 7

Sequenciamento das Tarefas

Cap. 7 Sequenciamento das Tarefas

5.1 – RELACIONAMENTO ENTRE TAREFAS

Para que o cronograma do projeto seja executado corretamente e as mudanças inseridas seja calculadas de forma correta é importante relacionar todas as atividades do projeto.

A rede de precedência determina a seqüência de realização de atividades do projeto.

Existem quatro tipos de conectores de precedência para o relacionamento entre atividades.

CONECTORES DE PRECEDÊNCIA

• Término a Início (TI) – Indica que a atividade sucessora só terá início quando a sua predecessora for concluída.

PREDECESSORA

SUCESSORA

TI

• Início a Início (II) – Indica que a atividade sucessora será iniciada em conjunto com a atividade predecessora.

PREDECESSORA

SUCESSORA

II

• Término a Término (TT) – Indica que a atividade sucessora terminará em conjunto com a atividade predecessora.

PREDECESSORA

SUCESSORA

TT

• Início a término (IT) – Indica que a atividade sucessora será concluída quando a atividade predecessora iniciar.

125


PREDECESSORA

SUCESSORA

IT

Existem várias maneiras de relacionar as atividades no Microsoft Project, então vejamos como realizar esses relacionamentos.

RELACIONANDO ATIVIDADES ATRAVÉS DA BARRA DE FERRAMENTAS

Para relacionar atividades através da barra de ferramentas siga os passos abaixo:

1 – Selecione as tarefas que deseja vincular;

2 – Na barra de ferramentas padrão acione o botão Vincular Tarefa;

Automaticamente o Microsoft Project criará um relacionamento TI (Término p/ Início).

DESFAZENDO UM RELACIONAMENTO

Para desfazer um relacionamento entre atividades, siga os passos abaixo:

1 – Selecione as tarefas que serão desvinculadas;

2 – Na barra de ferramentas padrão pressione o botão Desvincular Tarefas.

As tarefas selecionadas e vinculadas terão seus relacionamentos desfeitos.

RELACIONANDO TAREFAS COM O MOUSE

Para relacionar atividades através do quadro de informações sobre a tarefa siga os passos abaixo:

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1 – Posicione o cursor do mouse sobre a barra de Gantt da primeira tarefa do relacionamento;

2 – Pressione e segure o botão esquerdo do mouse arrastando o cursor até a barra de Gantt da segunda tarefa do relacionamento.

RELACIONANDO TAREFAS ATRAVÉS DO QUADRO INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA

Para relacionar atividades através do quadro de informações sobre a tarefa siga os passos abaixo:

1 – Dê um duplo clique sobre a tarefa sucessora;

2 – No quadro informações sobre a tarefa (Figura Sequenciamento 1) acione a guia Predecessoras;

3 – Na coluna ID preencha com o número de ID da tarefa com o qual será feito o relacionamento;


Sequenciamento 1

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RELACIONANDO TAREFAS ATRAVÉS DA COLUNA PREDECESSORAS

Para relacionar tarefas através da coluna predecessoras siga os passos abaixo:

1 – Selecione a tarefa sucessora“ e posicione o cursor de edição na coluna predecessoras;

2 – Na coluna predecessoras digite o número da ID da tarefa com a qual será feito o relacionamento e pressione <ENTER>.

RELACIONANDO TAREFAS ATRAVÉS DO MENU

Para relacionar tarefas através do menu siga os passos abaixo:

1 – Selecione as tarefas que serão vinculadas;

2 – Acione o menu Editar / Vincular tarefas.

EDITANDO RELACIONAMENTOS

Nem sempre precisamos de relacionamentos TI, muitas vezes necessitamos de outros tipos de relacionamentos. Para editar um relacionamento já existente siga os passos abaixo:

1 – Posicione o cursor do mouse sobre a seta de relacionamento que aparece entre duas tarefas;

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2 – Dê um duplo clique sobre a seta de relacionamento;

3 – Na janela “Dependência Entre Tarefas (Sequenciamento 2) mude o tipo para II (Início p/ Início) e pressione OK.

Sequenciamento 2

LATÊNCIA

Em algumas situações necessitamos inserir antecipações ou atrasos nas atividades relacionadas para enquadrá-las corretamente ao planejamento . A esses atrasos ou antecipações chamamos de latência, que podem ser positivos(atraso) ou negativos (antecipação).

Para inserir uma latência a uma tarefa siga os passos abaixo:

1 – Posicione o cursor do mouse sobre a seta de relacionamento da tarefa que será modificada e dê um duplo clique para acessar a janela de dependência entre tarefas;

2 – Na janela “Dependência Entre Tarefas” inclua a latência e pressione OK;

Sequenciamento 3

129


DICA:Você também pode inserir uma latência, dando um duplo clique sobre o nome da atividade e no quadro de Informações sobre a Tarefa na guia Predecessoras preencha a coluna latência. Ou ainda preenchendo a coluna predecessoras da tabela de entrada acrescentando um sinal de adição após o número da ID relacionada e digitando o tempo de latência.Ex: 3TI + 1dia ou 3TI - 1dia.

DICA II – As latências também podem ser inseridas em percentual. Por exemplo podemos inserir que uma tarefa esta relacionada com outra usando um conector II com um latência de 50%. Se a tarefa predecessora for de 4 dias a tarefa sucessora começará 2 dias após o inicio da predecessora. Se a tarefa predecessora aumentar a duração para 6 dias, a tarefa sucessora só iniciará após 3 dias do inicio da predecessora. Ex: 3II+50%

CALCULANDO O CAMINHO CRÍTICO

Após determinar a duração e o sequenciamento das tarefas, podemos calcular o caminho crítico do projeto. O caminho crítico é o caminho mais longo ou o caminho de folga zero. São as atividades que não podem atrasar, pois comprometem os prazos do projeto.

O caminho crítico toma como base a data de inicio mais cedo e a data de inicio mais tarde de uma tarefa. As tarefas que não têm essa margem de atraso permitida são as tarefas críticas.

Para trabalharmos com caminho crítico no Microsoft Project, precisamos conhecer alguns termos:

Margem de Atraso – Tempo que uma tarefa pode atrasar sem impactar nas tarefas sucessoras.

Margem de Atraso Total – Tempo que uma tarefa pode atrasar sem impactar no prazo final do projeto.

Inicio – Data de inicio mais cedo de uma tarefa.

Término – Data de término mais cedo de uma tarefa.

Inicio Atrasado – Data de inicio mais tarde de uma tarefa.

Término Atrasado – Data de término mais tarde de uma tarefa.

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ANALISANDO O CAMINHO CRÍTICO NO MS-PROJECT

A medida em que as tarefas são cadastradas e suas respectivas durações e precedências definidas, automaticamente o Project vai calculando o caminho crítico do projeto.

Para visualizar o caminho crítico do projeto, basta clicar sobre o modo de exibição Gantt de Controle na barra de modos do MS-Project (Figura sequnciamento 4).

sequenciamento 4

No modo de exibição Gantt de Controle é possível identificar as tarefas críticas, através das cores das barras de gantt. As barras vermelhas são as tarefas críticas e as azuis as tarefas não críticas.

Para analisarmos melhor o caminho crítico é necessário exibir a tabela de cronograma para verificarmos as folgas das tarefas dos projetos.

Para exibir a tabela de cronograma siga os passos abaixo:

1 – Com o modo de exibição gantt de controle selecionado, acione o menu Exibir / Tabela;

2 – Clique sobre a tabela Cronograma.

131


sequenciamento 5

Na tabela Cronograma é possível verificarmos os prazos mais cedo e mais tarde de uma tarefa e analisarmos as folgas existentes no caminho não crítico.

ALTERANDO A MARGEM DE FOLGA DO CAMINHO CRÍTICO

Embora qualquer tarefa que tenha folga seja considerada não crítica, não é incomum casos de tarefas não críticas que em virtude de sua importância e da pequena folga existente, serem consideradas críticas pelo gerente de projetos.

Com o MS-Project, podemos alterar o limite de folga estabelecido para identificação das tarefas críticas. Por exemplo, podemos dizer que todas as tarefas que tiverem folga menor ou igual a 5 dias também serão consideradas críticas.

Para alterar a margem de atraso do caminho crítico, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções;

2 – Clique sobre a guia Cálculo;

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sequenciamento 6

3 – Na opção “Tarefas são críticas quando a margem de atraso é menor ou igual a”, digite a margem desejada em dias;


CALCULANDO CAMINHOS CRÍTICOS INDENPENDENTES

O caminho crítico é calculado em relação ao prazo total do projeto. Uma outra forma de tornar o cálculo do caminho crítico mais criterioso é calcular múltiplos caminhos críticos, que consiste em isolar blocos de sequenciamento e trata-los como um caminho crítico isolado.

Para calcular múltiplos caminhos críticos no MS-Project, siga os passos abaixo:

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3 – Marque o checkbox “Calcular Caminhos Críticos Independentes”;


CALCULANDO UM ÚNICO CAMINHO CRÍTICO EM PROJETOS CONSOLIDADOS

Quando criamos um projeto consolidado, cada projeto tem um caminho crítico próprio. Para analisarmos um único caminho crítico de todos os projetos inseridos na visão consolidada devemos seguir os passos abaixo:



3 – Marque o checkbox “Os projetos inseridos são calculados como tarefas de resumo”;


FORMANTANDO O CAMINHO CRÍTICO

Embora o modo de exibição Gantt de Controle mostre as tarefas críticas do projeto, podemos formatar outros modos de exibição para destacar as tarefas críticas do projeto.

Para formatar o caminho crítico do projeto utilizando o assistente de gráfico de gantt, siga os passos abaixo:

1 – No modo de exibição Gráfico de Gantt, acione o menu Formatar / Assistente de Gráfico de Gantt;

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sequenciamento 7

2 – Na primeira etapa do assistente, pressione o botão Avançar;

sequenciamento 8

3 – Na segunda etapa do assistente, selecione o botão de radio “Caminho Crítico” e pressione o botão Concluir.

PERT/CPM

Para exibir um diagrama de precedência com a visão do caminho crítico, basta acionar o modo de exibição Diagrama de Rede.

135


sequenciamento 9

136

Capítulo 8

Recursos

Cap. 8 Recursos

TRABALHANDO COM RECURSOS

CRIANDO A LISTA DE RECURSOS DO PROJETO

Para completarmos o planejamento precisamos listar os recursos que serão utilizados no projeto. Esse processo é feito no modo de visualização Planilha de Recursos.

Siga os passos abaixo para criarmos nossa lista de recursos para o projeto:

1 – Na barra de modos clique sobre o botão Planilha de Recursos;

Recurso 1

2 – Na primeira linha da planilha e na coluna Nome de recurso digite o nome do recurso e pressione <ENTER> para confirmar.

Depois de confirmado o recurso já foi criado.

138

Cap. 8 Recursos

CONHECENDO O AMBIENTE DA PLANILHA DE RECURSOS

Para efetuar o preenchimento correto dos recursos do projeto , é importante conhecermos bem o ambiente de trabalho da planilha de recursos.

Abaixo veremos uma com a descrição de cada um dos campos da planilha de recursos.

Indicadores Funciona como a coluna indicadores da tabela de entrada do gráfico de Gantt. Exibe ícones indicadores para mostrar um anexo ou informação adicional.

Nome do Recurso

Campo para digitação do nome do recurso que está sendo criado.

Tipo Campo para indicar se o recurso criado é do tipo Trabalho ou Material.

Rótulo de Material

Este campo só é editável se o campo Tipo for preenchido como material. Usamos o campo Rótulo do Material para identificar o material> Esse rótulo pode ser o número de patrimônio do material ou o número de série.

Iniciais Campo alfanumérico para preenchimento de siglas como sigla da unidade que está disponibilizando o recurso do projeto.

Grupo A que grupo de trabalho da organização o recurso pertence. Por exemplo, o Coordenador de Treinamento pertence ao grupo Informática.

Unidades Máximas

Indica quantas unidades do recurso você possui. Por default logo que o project é instalado essas unidades são medidas em percentual, mas isso pode ser mudado como veremos adiante.

Taxa padrão É o valor pago por hora ao recurso no projeto.Taxa Hora / Extra

É o valor por hora extra realizada pelo recurso.

Custo / Uso É o valor pago ao recurso por tarefas realizada, independente da quantidade de horas alocadas.

Acumular É a forma de acúmulo dos custos com recursos no projeto. Só é possível se acumular custos do Início, Fim ou Rateado durante o período de realização da atividade.

Calendário Base É o calendário base do projeto em que o recurso deve se espalhar para cria o seu calendário próprio.

Código Outro campo alfanumérico para identificação do recurso. Você pode criar um sistema de código de

139

Cap. 8 Recursos

identificação ou até mesmo utilizar esse campo para preencher a matrícula do funcionário, quando se tratar de recurso humano.

PRENCHENDO OUTROS DADOS SOBRE O RECURSOAo preenche os dados da tabela de entrada da planilha de recurso, você ainda não definiu todas as informações pertinentes ao recurso. Para completar o preenchimento das informações sobre o recurso siga os passos abaixo:1 – Após inserir um recurso na tabela de entrada de recursos, dê um duplo clique sobre o nome do recurso ou pressione o botão

Informações Sobre o Recurso na barra de ferramentas padrão.

Recurso 2

140

Cap. 8 Recursos

Recurso 3

Recurso 4

141

Cap. 8 Recursos

Recurso 5

Recurso 6

2 – No quadro de Informações Sobre o Recurso preencha os dados que ainda não foram preenchidos sobre o recurso e pressione OK.

142

Cap. 8 Recursos

Abaixo temos a definição dos campos da janela informações Sobre Recurso:

• Geral

• E-mail – Permite o preenchimento da conta de e-mail do recurso para uma futura atribuição de atividades através de grupos de trabalho via correio eletrônico.

• Grupo de Trabalho – Permite configurar como será a atribuição do recurso em grupos de trabalho. Pode ser através de correio eletrônico ou Project Server.

• Conta do Windows – Conta de acesso ao Project Server. A autenticação de contas de usuário do Project Server pode ser feita a partir das contas de usuários da rede Windows ou através de contas do Project Server.

• Tipo de Reserva – Através do campo tipo de reserva, pode-se determinar se a alocação do recurso será PROPOSTA, isto é, o recurso ainda não está comprometido com o projeto e poderá ser alocado efetivamente em outro projeto, ou poderá ser do tipo COMPROMETIDA, isto significa que o recurso está efetivamente alocado no projeto e não terá horas disponíveis no mesmo período para trabalhar em outros projetos. O tipo de reserva é indicado em casos onde ser faz necessário um simulação com recursos para orçamentação do projeto.

• Genérico – Esta caixa de checagem indica se um recurso é genérico. Um recurso genérico pode ser atribuído a uma atividade para que posteriormente o assistente de substituição do MS-Project possa localizar um recurso com as mesmas habilidades no pool de recursos da empresa.

• Inativo – Esta caixa de checagem indica se o recurso foi excluído do pool de recursos da empresa. Esta opção só está disponível para projetos que usam pool de recursos do Project Server.

• Disponibilidade do Recurso – Através da tabela de disponibilidade do recursos, pode-se cadastrar períodos de disponibilidade do recurso dentro do projeto.

• Períodos Úteis – Trata-se do Calendário do recurso, onde podemos fazer alterações em seu quadro de horários. Veremos como trabalhar o calendário de recurso posteriormente.

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Cap. 8 Recursos

• Custos – Na guia custos temos 5 tabelas com 25 linhas cada, que nos permite agendar alterações de custo para determinadas datas do projeto e definir custo diferenciado para um mesmo recurso.

• Anotações – Semelhante às anotações de tarefas, permite a inserção de anotações de texto ou objetos incorporados.

• Campos Personalizados – Use esta caixa de diálogo para exibir os campos e códigos de estrutura de tópicos personalizados do recurso e atribuir valores a ele, bem como aos campos e códigos de estrutura de tópicos personalizados da empresa.

MODIFICANDO UNIDADES MÁXIMAS DE PORCENTAGEM PARA DECIMAL

Podemos facilitar o controle da quantidade de recursos existentes e alocados, podemos mudar a unidade de medida de porcentagem para decimal. Uma vez que realizamos esse procedimento não será necessário repeti-lo. Ele se tomará disponível para os projetos futuros.

Para modificar a unidade de medida de recurso de porcentagem para decimal, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções e clique na guia Cronograma;

2 – Na caixa de lista suspensa Mostra de Unidades de Atribuição Como, modifique o conteúdo de Porcentagem para Decimal;

3 – Pressione o botão OK para confirmar.

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Cap. 8 Recursos

Recurso 7

ATRIBUINDO OS RECURSOS ÀS ATIVIDADES

Agora que já possuímos uma lista de recursos, podemos determinar quem vai fazer o quê dentro do projeto.

Para atribuir um recurso a uma tarefa, siga os passos abaixo:

1 – Na barra de Modos acione o botão do Gráfico de Gantt;

2 – No Gráfico de Gantt selecione a tarefa “Autorizar Projeto (Project Charter)”;

3 – Na barra de ferramentas padrão acione o botão Atribuir Recursos

;

4– Na janela Atribuir Recursos selecione o recurso que deseja alocar e pressione o botão atribuir.

145

Cap. 8 Recursos

Recurso 8

Observe que o nome do recurso ficou visível na barra de gantt correspondente a tarefa onde foi atribuído.

Caso você deseje restringir os recursos da lista com os que têm condições de atender as necessidades da atividade pressione o botão Opções da Lista de Recursos.

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Cap. 8 Recursos

Recurso 9

O campo Filtrar Por permite a aplicação de filtros de recurso para restringir os recursos da lista de atribuição.

O campo Disponível Para Trabalhar permite selecionar somente os recursos com disponibilidade de trabalho.

O botão Adicionar Recursos permite a inclusão de recursos a partir do Active Directory ou do Catálogo de Endereços do Outlook.

No ato da atribuição também pode ser informado se o recurso está sendo atribuído sob Demanda ou por Solicitação na coluna S/D (um recurso solicitado não pode ser substituído enquanto um recurso demandado pode ser substituído por outro com as mesmas qualificações quando existe um pool de recursos da empresa no Microsoft Project Server)

Caso você deseje verificar a situação do recurso selecionado, pode-se pressionar o botão Gráficos para verificar o gráfico de disponibilidade do recurso (Figura Recurso 10).

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Cap. 8 Recursos

Recurso 10

OBS: O Microsoft Office Project 2003 não permite a impressão dos gráficos de disponibilidade.

TRABALHANDO COM CONTROLE DE EMPENHO

O controle de Empenho é um recurso do Microsoft Project que associa a duração de uma tarefa ao número de recursos que a executa, então quanto mais recursos alocarmos a um tarefa menos tempo ela levará para ser executada. Nem sempre isso é verdade. Por padrão essa opção já vem ativa no Microsoft Project, o que às vezes nos dá uma certa dor de cabeça.

Vejamos na prática como funciona esse recurso e como desativá-lo:

1 – Crie uma tarefa chamada “Definir Requisitos Funcionais” e determine sua duração como 20 dias;

2– No quadro Atribuir Recursos, crie e atribua o recurso Analista a essa atividade;

3 – Ainda no quadro Atribuir Recursos modifique a atribuição do Gerente de Projetos de 1 para 2 unidades;

Observe que a duração da tarefa “Definir Requisitos Funcionais” que antes era de 20 dias passou para 10 dias. E que foi exibida uma marca inteligente (Figura Recursos 11) possibilitando definir se a

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Cap. 8 Recursos

tarefa será realizada com o trabalho definido inicialmente e duração reduzida ou aumentar o trabalho da atividade para manter a duração e quantidade de recursos alocados.

Recurso 11

Agora execute o processo inverso, para retornar a quantidade de recursos atribuídos para 1 unidade. Automaticamente a tarefa retornará para 20 dias.

Na maioria das vezes não é isso que desejamos. Queremos atribuir os recursos e independentemente de quantas unidades forem atribuídas às durações devem permanecer a mesma. Quando a intenção for esta nós devemos desligar o controle de empenho para que ele não interfira na duração das atividades.

Para desligar o controle de empenho siga os passos abaixo:

1 – Selecione todas as atividades do projeto ;

2 – Na barra de ferramentas padrão pressione o botão informações sobre a tarefa (Observe que o quadro de diálogo estará exibindo o título Informações sobre tarefas múltiplas, indicando que mais de uma tarefa está selecionada);

3 – Clique sobre a guia avançado e na caixa de verificação Controlada pelo Empenho desmarque com um clique. E na caixa de lista suspensa Tipo de Tarefa acione o tipo Duração Fixa (Figura recurso 12);


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Cap. 8 Recursos

Recurso 12

Agora façamos um teste. Modifique a atribuição do recurso inserindo 2 unidades atribuídas à tarefa “Definir Requisitos Funcionais” e verifique se a duração da tarefa mudou. Dessa vez a duração continuou em 20 dias, pois o controle do empenho está desligado. Retorne á atribuição do recurso para 1 unidade.

O procedimento descrito anteriormente desligou o controle de empenho somente para as tarefas que estavam selecionadas. É possível desligar de forma definitiva o controle de empenho, para que seja acionado somente quando necessário.

Para desativar permanentemente o controle de empenho, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções e em seguida clique sobre a guia Cronograma;

2 – Desmarque a caixa de verificação As Novas Tarefas São Controlada Pelo Empenho e na caixa de lista suspensa Tipo de Tarefa Padrão escolha Duração Fixa (Figura Recurso 13)

3 – Pressione o botão Definir como Padrão e em seguida pressione o botão OK.

150

Cap. 8 Recursos

Recurso 13

Depois de realizado este procedimento os novos projetos já virão com controle de empenho desligado.

COMO OS TIPOS DE TAREFA INTERFEREM NAS ALOCAÇÕES

As durações das atividades no Microsoft Project são calculadas com base no tipo de tarefa que for definido. O Microsoft Project possui três tipos de tarefas possíveis:

• Unidades Fixas – Quando for definido tipo de unidades fixas, caso o trabalho definido inicialmente para atividade aumente, a duração aumentará para que a quantidade de recursos permaneça fixa.

• Trabalho Fixo – Quando for definido o tipo trabalho fixo, caso a quantidade de recursos alocados inicialmente para atividade aumente, a duração reduzirá para que a quantidade de trabalho permaneça fixa.

151

Cap. 8 Recursos

• Duração Fixa – Quando for definido o tipo duração fixa, caso a quantidade de recursos alocados inicialmente para atividade aumente, o trabalho aumentará para que a duração permaneça fixa.

Na versão 2003 o recurso de marcas inteligentes facilita a manipulação de trabalho e duração. Por exemplo, se você alterar a duração da atividade “Autorizar Projeto (Project Charter)” de 20 para 10 dias, como essa atividade é do tipo duração fixa, será exibida uma marca inteligente questionando se o trabalho deverá ser reduzido proporcional à nova duração ou os recursos deverá trabalhar mais em menos tempo para manter o trabalho agendado (Figura Recurso 14).

Recurso 14

VERIFICANDO PROBLEMAS DE SUPERALOCAÇÃO

Quando um recurso trabalha mais do que a carga de trabalho diária configurada no calendário ou se encontra alocado em atividades simultâneas o Microsoft Project entende esse recurso como sendo um recurso superalocado. Vejamos na prática como identificar esses recursos.

1 – No Gráfico de Gantt selecione a uma tarefa do seu projeto e pressione o botão Atribuir Recursos e atribua 1 unidade do Gerente de Projetos para esta atividade;

2– Ainda na janela de Atribuir Recurso aumente as unidades do Gerente de Projetos de 1 para 2;

Recurso 15

152

Cap. 8 Recursos

3– Na barra de Modos acione o modo de visualização Planilha de Recursos;

Recurso 16

Observe que o Gerente de Projetos está na cor vermelha, indicando que ele está superalocado (Figura Recurso 16).

Na coluna indicadores apareceu um ícone de advertência (Figura Recurso 17) com as seguinte mensagem: “Este recurso deve ser redistribuído com base em uma definição Diariamente.”. Esta Mensagem é uma sugestão do Microsoft Project para solucionar o problema de superalocação. Adiante veremos como utilizar o redistribuidor de recursos.

Recurso 17

4– Na barra de Modos acione o botão Gráfico de Recursos;

Recurso 18

Observe que o gráfico de recurso indica que o Gerente de Projetos está superalocado em 1 unidade durante 3 dias da semana (Figura Recurso 18).

153

Cap. 8 Recursos

Já sabemos que o Gerente de Projetos está superalocado, agora vamos verificar a carga de trabalho dele para encontrarmos uma solução para o problema de superalocação.

1 – Na barra de Modos acione o botão Uso do Recurso;

2 – Na planilha Uso do Recurso selecione a atividade “Autorizar Projeto (Project Charter)” que aparece abaixo do nome do recurso e pressione o botão Ir Para Tarefa Selecionada, que se encontra na barra de ferramentas padrão;

3 – Dê um duplo clique sobre o cabeçalho da linha de tempo;

Recurso 19

4 – No quadro de diálogo Escala de Tempo, modifique a camada intermediária de semanas para dias e a camada inferior de dias para horas;

5 – Selecione a tarefa onde o Gerente de Projetos está alocado e pressione o botão Ir Para Tarefa Selecionada;

Recurso 20

Observe que o Gerente de Projeto está superalocado, pois está trabalhando 16hs sendo que sua disponibilidade é apenas de 8hs.

6 – Na tarefa onde o Gerente de Projetos está alocado, preencha com 8hr as horas a coluna trabalho;

Recurso 21

Uma vez corrigida a carga de trabalho do Gerente de Projeto observe que ele não se encontra mais superalocado.

154

Cap. 8 Recursos

TRABALHANDO COM HORAS EXTRAS

Caso o recurso ultrapasse o número de horas diárias de trabalho previstas no calendário, uma outra forma de resolver o problema de superalocação é o pagamento de horas extras.

Para entendermos melhor esse procedimento siga os passos abaixo:

1 – No Gráfico de Gantt insira uma tarefa com duração de 5 dias;

2 – Na barra de Modos acione o botão de recursos e crie um recurso com 1 unidade, Taxa Padrão R$ 40,00 e Taxa Hora/Extra R$ 80,00.

3 – Na barra de Modos acione o botão Gráfico de Gantt e atribua o recurso “Analista” a atividade “Definir Restrições e Premissas”;

Recurso 22

4 – Na barra de Modos acione o botão Uso da Tarefa;

5 – No modo Uso da Tarefa exiba a coluna Trabalho de Horas Extras;

6 – Na coluna Trabalho de Horas Extras selecione o recurso “Analista” e digite 20hs;

7 – Observe que a carga de trabalho diária do recurso “Analista” aumentou de 8 para 12;

Recurso 23

8– Acione o modo de exibição planilha de recursos e verifique que mesmo o analista trabalhando 12hs por dia ele não se encontra em superalocação. Isso se deve ao fato de que as horas excedentes são pagas como horas extras.

REDISTRIBUIÇÃO DE RECURSOS

Algumas vezes possuímos problemas de superalocação e gostaríamos que o trabalho fosse redistribuído para que os recursos atribuídos possam realizar todas as tarefas. O Microsoft Project possui uma forma automática de realizar essa redistribuição.

Siga os passos abaixo:

1 – Crie um novo projeto;

155

Cap. 8 Recursos

2 – No Gráfico de Gantt crie uma atividade chamada “Instalação de Hubs” com 5 dias de duração e outra chamadas “Instalação dos pontos de rede” com duração de 3 dias;

3 – Crie e atribua o recurso “Técnico em Redes” a atividade “Instalação de Hubs” e a atividade “Instalação dos pontos de rede”;

Recurso 24

4 – No modo de visualização Planilha de Recursos, verifique se o recurso Técnico em Redes se encontra superalocado;

Recurso 25

OBS: Note que na coluna Indicadores está sendo exibido um ícone de advertência . Posicione o cursor do mouse sobre este ícone e aguarde alguns instantes, até que seja exibido um tooltip com uma mensagem sugerindo que a superalocação seja resolvida com a redistribuição do recurso.

5 – Retorne ao modo de visualização do Gráfico de Gantt e acione o menu Ferramentas / Redistribuir de Recursos;

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Cap. 8 Recursos

Recurso 26

A janela Redistribuição de Recursos é composta de:

• Redistribuição de Cálculos – Pode ser escolhido entre cálculo Automático (A redistribuição é feita automaticamente durante as alocações) ou Manual (A redistribuição é feita somente através da janela Redistribuição de Recursos, pressionando o botão Redistribuir Agora), neste campo também definimos como deve ser feita a procura de superalocações (A cada minuto, A cada hora, Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente) e se a redistribuição atual limpará a redistribuição anterior (Checkbox Limpar Nivelamentos Anteriores).

• Intervalo de Nivelamento para ProjetoX – Neste campo definimos o intervalo que será levado em consideração para a redistribuição dos recursos. Aqui podemos escolher entre o Projeto Inteiro ou um intervalo pré-definido.

• Solucionando Superalocações – Neste campo definimos quais os critério que o MS-Project deve levar em consideração antes de efetuar a redistribuição.

157

Cap. 8 Recursos

o Ordem de Redistribuição – Existem três tipos de ordem de redistribuição possíveis no MS-Project:

Nº da Tarefa – As tarefas com o número de ID menor são preservadas, enquanto as que tem um ID maior são redistribuídas.

Padrão – As tarefas que tem duração maior são preservadas, enquanto as tarefas que tem duração menor são redistribuídas. Caso as durações sejam iguais, o MS-Project usará o método Nº da Tarefa.

Prioridade, Padrão – As tarefas que tem maior prioridade são preservadas, enquanto as tarefas que tem prioridade menor são redistribuídas. Caso as prioridades sejam iguais, o MS-Project usura o método Padrão.

o Nivelar sem Atrasar o Projeto – Se este checkbox for acionado, o MS-Project só realizará a redistribuição dentro das margens de atraso permitidas do caminho crítico, não provocando atraso do projeto.

o A Redistribuição pode Ajustar as Atribuições Individuais de uma Tarefa – Se este checkbox for acionado, o MS-Project poderá alterar informações sobre a tarefa, afim de resolver o problema de superalocação do recurso.

o O Nivelamento pode Criar Interrupções no Trabalho Restante – Se este checkbox for acionado sempre que uma tarefa que já tem percentual de realização for redistribuída, somente o trabalho não realizado sofrerá deslocamento, a fração realizada permanecerá nas datas de realização.

o Nivelar Recursos com o Tipo de Reserva Proposto – Se este checkbox for acionado a redistribuição vai incluir também os recurso que estiverem inclusos com o tipo de reserva proposta.

6 – Pressione o botão Redistribuir Agora;

A solução apresentada será como na figura abaixo;

158

Cap. 8 Recursos

Recurso 27

Caso a solução apresentada não seja satisfatória, retorne ao quadro de redistribuição de recurso e pressione o botão Limpar Redistribuição. Será questionado se você deseja limpar a redistribuição do projeto inteiro ou somente das tarefas selecionadas.

Recurso 28

TRABALHANDO COM RECURSOS COMPARTILHADOS

Muitas vezes possuímos recursos comuns a vários projetos da organização. Para que possamos ver a disponibilidade dos recursos entre os projetos onde eles se encontram alocados é interessante trabalharmos com compartilhamento de recursos.

Recurso 29

159

Cap. 8 Recursos

Siga os passos abaixo para entender melhor esse conceito:

1 – Acione o botão Novo na barra de ferramentas padrão, para abrir um novo projeto;

2 – No novo projeto acione o modo de visualização Planilha de Recurso e crie um recurso chamado Supervisor de Projetos.

Recurso 30

3 – Salve o projeto como Lição2.mpp;

4 – Retorne ao projeto Lição1.mpp e acione o menu Ferramentas / Compartilhamento de Recursos / Compartilhar Recursos;

Recurso 31

5 – No quadro de diálogo Compartilhar Recursos indique Usar recursos De e marque o projeto Lição2.mpp e pressione OK;

7 – No projeto Lição.mpp verifique no modo de visualização Planilha de Recursos para ver se o recurso Supervisor de Projetos se encontra na lista de recursos do projeto.

Recurso 32

160

Cap. 8 Recursos

Caso o Supervisor seja alocado em uma tarefa no projeto Lição2.mpp que conflite com uma tarefa que está sendo realizada no projeto Lição1.mpp o recurso será indicado como superalocado.

Quando um arquivo que compartilha recursos é aberto o Microsoft Project faz uma verificação e solicita ao usuário como deverá ser aberto o arquivo de pool de recursos.

Recurso 33

O projeto que é vinculado ao pool de recursos também faz essa verificação e solicita ao usuário como deverá ser aberto o arquivo.

161

Cap. 8 Recursos

Recurso 34

O Project faz a atualização dos dados de atribuição quando o projeto é aberto. Caso você tenha aberto o projeto e mantido aberto por muito tempo e queira sincronizar o arquivo com os outros projetos participantes do pool de recursos para verificar a posição atual das atribuições siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Compartilhamento de Recursos;

2– Clique sobre a opção Atualizar Conjunto de Recursos.

Caso você queira verificar a lista atual de recursos siga os passos anteriores e clique sobre Renovar Conjunto de Recursos.

Para romper o compartilhamento de recursos entre projetos, basta retornar ao quadro de diálogo Compartilhar Recursos e indicar que utilizaremos recursos próprios.

Recurso 35

162

Cap. 8 Recursos

DELIMITAÇÃO DO TRABALHO

No ato de uma atribuição o project distribui o trabalho de forma linear no tempo da tarefa. Através da delimitação do trabalho é possível fazer outras distribuições do esforço.

Existem 7 (sete) tipos de delimitação do trabalho no MS-Project, que são:

• Crescente – O esforço da tarefa inicialmente é pequeno e vai aumentando gradativamente no decorrer da tarefa.

• Decrescente – O esforço da tarefa inicialmente é alto e vai reduzindo gradativamente no decorrer da tarefa.

• Pico Duplo – O esforço é alternado entre um pico alto e um baixo distribuídos no decorrer da tarefa.

• Pico Inicial – O esforço nos primeiros momentos é bem alto e depois reduz de forma mais lenta que o pico incial.

• Pico Final – O trabalho cresce inicialmente de forma mais lenta e depois de atingir o pico máximo fixa essa taxa no final da tarefa.

• Sino – Semelhante ao formato do sino, o esforço vai aumentando até atingir o pico máximo e logo depois começa a diminuir.

• Tartaruga – Semelhante ao casco da tartaruga, o esforço vai subindo até atingir o pico máximo, estabiliza aí por um tempo e depois volta a diminuir gradativamente.

Para aplicar uma delimitação de trabalho, siga os passos abaixo:

1 – Acione o modo de exibição Uso da Tarefa;2 – Dê um duplo clique sobre o recurso onde o esforço será redefinido;3 – Na janela Informações Sobre a Atribuição, escolha na lista suspensa, Delimitação do Trabalho, o tipo de delimitação desejada;

163

Cap. 8 Recursos

Recurso 36


Recurso 37

Outra forma de inserir um tipo de delimitação de trabalho é através do campo Delimitação do Trabalho.

Recurso 38

164

Capítulo 9

Custos

Cap. 9 Custos

CUSTOS

INSERINDO CUSTO FIXO AO PROJETO

O custo total do projeto é o custo total de recurso somado ao custo total de custos fixos. O custo com recurso já é computado quando alocamos o recurso á tarefa, mas o custo fixo deve ser inserido através da coluna de custo fixos por atividade.

Para inserir custo fixo às tarefas, siga os passos abaixo :

1 – No Gráfico de Gantt, posicione o cursor do mouse sobre o cabeçalho da coluna Duração e pressione o botão direito do mouse ;

2 – No menu auxiliar posicione o cursor do mouse sobre o item inserir Coluna e pressione o botão esquerdo do mouse;

Custo 1

3 – No quadro de diálogo “Definição da Coluna” preencha o Nome do Campo com Custo Fixo e pressione OK;

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Cap. 9 Custos

Custo 2

DICA: A partir da versão 2002 o quadro Definição de Coluna recebeu mais um recurso que é “Quebra de Texto de Cabeçalho” Quando essa caixa de checagem está marcada ; se o usuário alterar a largura da coluna, o texto de cabeçalho será justificado em várias linhas se necessário.

4 – Na coluna Custo Fixo que foi inserida preencha os custos por atividade. Nessa coluna os dados de resumo não serão acumulados como em outros campos. Isso se deve ao fato de que podemos inserir custos fixos para atividades e resumos.

Custo 3

5 – Posicione o cursor do mouse sobre o cabeçalho da coluna Custo Fixo e pressione o botão direito do mouse;

6 – No menu auxiliar posicione o cursor do mouse sobre Ocultar Coluna e pressione o botão esquerdo do mouse.

INSERINDO NOVAS TAXAS DE CUSTO AO RECURSO

Durante um projeto longo, pode acontecer dos recursos sofrerem alteração no custo pago inicialmente. Isso acontece principalmente com recurso humano que tem alterações salariais periodicamente.

167

Cap. 9 Custos

Para inserir datas de efetivação de novos custos ao recurso siga os passos abaixo:

1 – No modo de visualização Planilha de Recurso dê um duplo clique sobre o recurso “Gerente de Projeto” ;

2 – No quadro de diálogo Informações sobre o Recurso clique sobre a guia de Custos;

Custo 4

3 – Preencha o campo Data Efetiva com a data da efetivação do novo valor e digite os novos valores nos campos Taxa Padrão, Taxa de Horas Extras e Custo por Uso;

4 – Pressione o botão OK para efetivar os valores.

Outra coisa que acontece com freqüência em projetos, são recursos que recebem valores diferenciados dependendo da atividade que executam no projeto. Por exemplo: Temos um recurso Auxiliar Administrativo que recebe uma taxa padrão de R$ 15,00 / h, esse mesmo recurso também tem habilidades de programador e é contratado fora do horário do expediente da empresa para desenvolver o programa de cadastro de funcionários, com taxa padrão de R$50,00/h somente quando está trabalhando em atividades de desenvolvimento de software.

168

Cap. 9 Custos

Para incluir valores diferenciados para o mesmo recurso siga os passos abaixo:

1 – No modo de visualização Planilha de Recurso dê um duplo clique sobre o recurso no qual deseja incluir valores de taxas adicionais;

2 – No quadro de diálogo informações sobre o Recurso clique sobre a guia Custos;

3 – Clique sobre a tabela B e na primeira linha da tabela digite os valores que serão pagos em situações diferenciadas.

Custo 5

A tabela de custos padrão é a tabela A . Então você deve estar se perguntando como o recurso irá receber os valores expressos na tabela B em algumas atividades.

Para alterar a atribuição da tabela de custos em determinadas atividades siga os passos abaixo:

1 – Acione o modo de exibição “Uso do Recurso”;

169

Cap. 9 Custos

Custo 6

2 – Nas atribuições do recurso “Gerente de Projeto” dê um duplo clique sobre a atividade “Designar Gerente do Projeto”;

Custo 7

170

Cap. 9 Custos

3 – Na janela ”Informações Sobre a Atribuição” clique sobre a lista suspensa “Tabela de Taxas de Custo” e selecione a tabela desejada. Pressione OK.

EXIBINDO O CUSTO TOTAL DO PROJETO

Para ver o custo total do projeto siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Projeto / Informações sobre o Projeto;

Custo 8

2 – No quadro de diálogo informações sobre o projeto pressione o botão Estatísticas;

171

Cap. 9 Custos

Custo 9

3 – Na coluna “Custo” será exibido o custo do projeto, atual, da linha de base e o que já foi realizado.

ATIVANDO A TABELA DE CUSTOS

Uma outra forma de avaliar os custos do projeto de forma mais detalhada é acionar a tabela de custos.

Para exibir a tabela de custos siga os passos abaixo:

1 – Acione o modo de exibição “Gráfico de Gantt”;

2 – Acione o menu Exibir / Tabela;

3 – Selecione a tabela “Custo”.

Custo 10

TRABALHANDO COM MOEDAS

Para definir a unidade monetária que será utilizada para representar os custos do projeto no MS-Project, siga os passos descritos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções / Exibir;

172

Cap. 9 Custos

2 – Na área Opções de Unidade Monetária para o Projeto X, defina qual o Símbolo, o Posicionamento e o número de casas decimais da unidade monetária que será aplicada ao projeto.

Custo 11

3 – Pressione OK.

TRABALHANDO COM VÁRIAS MOEDAS NO PROJETO

Um dos novos recursos do Microsoft Office Project 2003 é o Assistente Para Adicionar Nova Moeda. Com esse recurso é possível inserir uma nova unidade monetária convertendo os valores da unidade monetária padrão para a nova unidade monetária inclusa.

Para incluir uma nova moeda no projeto, siga os passos descritos abaixo:

1 – Ative a barra de ferramentas Câmbio do Euro, clicando com o botão direito do mouse sobre qualquer botão da barra de ferramentas e selecionando a barra descrita anteriormente;

173

Cap. 9 Custos

Custo 12

2 – Na barra de ferramentas Câmbio do Euro, pressione o botão Assistente Para Adicionar Nova Moeda;

Custo 13

3 – Na Etapa 1 do Assistente, pressione o botão Avançar;

Custo 14

174

Cap. 9 Custos

4 – Na etapa 2 do Assistente, responda se está fazendo uma conversão com base em moedas da União Monetária Européia (EMU) e pressione o botão Avançar;

Custo 15

5 – Na etapa 3 do Assistente, forneça os dados da unidade monetária que será adicionada e qual o valor da taxa de conversão para que o MS-Project recalcule os custos com base na nova moeda e pressione o botão Avançar;

Custo 16

175

Cap. 9 Custos

6 – Na etapa 4 escolha quais os campos de custo originais, que o MS-Project deve analisar para criar os novos campos de custo convertidos. Marque o checkbox Desejo Personalizar o Modo Como Esses Campos São Definidos, para que possamos customizar os dados dos campos antes de serem inseridos na tabela. E depois pressione o botão Avançar;

Custo 17

7 – Na etapa 5 do Assistente, modifique o nome sugerido pelo MS-Project para o campo de destino na coluna Novo Nome de Campo e pressione o botão Avançar;

176

Cap. 9 Custos

Custo 18

8 – Na etapa 6 do Assistente, responda se deseja criar ou não uma nova tabela para incluir o campo de moeda convertida e em seguida pressione o botão Avançar;

Custo 19

9 – Na última etapa do Assistente, pressione o botão concluir.

177

Cap. 9 Custos

Custo 20

IMPORTANDO CAMPOS DE MOEDA PERSONALIZADOS DE OUTROS PROJETOS

Outra opção para inclusão de campos de conversão de moeda, é importá-los de outros projetos.

Para importar um campo de conversão de moeda personalizado, siga os passos abaixo:

1 – No projeto onde o campo deverá ser inserido, acione a barra de ferramentas Câmbio do Euro;

2 – Na barra de ferramentas Câmbio do Euro, pressione o botão Importar Moedas Personalizadas;

178

Cap. 9 Custos

Custo 21

3 – Na janela Importar Moedas Personalizadas, escolha o projeto que contém o campo de moeda desejado e pressione o botão OK;

Custo 22

4 – Ao final será exibida uma mensagem avisando que os campos de moeda personalizados foram importados.

MODIFICANDO UM CAMPO DE MOEDA PERSONALIZADO

Os campos de moeda personalizados, são campos do tipo texto do MS-Project. Caso seja necessário fazer alguma mudança nas características da moeda ou na taxa de conversão, podemos usar o assistente para modificar o campo.

Para modificar uma campo de moeda personalizado já definido, siga os passos abaixo:

1 – No projeto onde existem campos de moeda personalizados, acione a barra de ferramentas Câmbio do Euro;

2 – Na barra de ferramentas Câmbio do Euro, pressione o botão Editar Moedas Personalizadas;

179

Cap. 9 Custos

Custo 23

3 – Na janela Editar Moedas Personalizadas, selecione o campo que deverá ser modificado e pressione o botão Modificar;

Custo 24

4 – Na janela Modificar Moeda Personalizada, entre com as alterações na moeda e pressione o botão OK.

INSERINDO CUSTOS EM EURO

Para inserir automaticamente campos de moeda personalizados com valores em euro, siga os passos abaixo:

1 – Acione a barra de ferramentas Câmbio do Euro;

2 – Acione a tabela de custos que contém o campo de custo que será convertido em euro;

180

Cap. 9 Custos

3 – Selecione o campo de custo;

4 – Na barra de ferramentas Câmbio do Euro pressione o botão Inserir Custos do Euro;

Custo 25

5 – Na janela Inserir Custo do Euro, selecione na lista suspensa qual das moedas da União Monetária Européia você deseja aplicar e pressione o botão OK.

Custo 26

181

Capítulo 10

Múltiplos Projetos

Cap. 10 Múltiplos Projetos

TRABALHANDO COM MÚTIPLOS PROJETOS

CONSOLIDAÇÃO DE PROJETOS

Quando possuímos um programa extenso, torna-se necessário quebrá-lo em subprojetos, onde cada gerência está incumbida de realizar uma parte de todo o programa. Para facilitar o controle de toda essa malha o Microsoft Project permite a criação de projetos consolidados, onde um gerente pode consolidar em um projeto único, vários subprojetos.

Para criar um projeto consolidado siga os seguintes passos:

1 – Acione o menu Arquivo / Novo;

MProjetos 1

2 – No painel de tarefas, na área Modelos, clique em meu computador;

183


MProjetos 2

3 – Na janela Modelos acione a guia Modelos do Project e escolha o modelo Construção Residencial e pressione o botão OK;

4 – Salve esse arquivo com o nome de Lição 1.mpp;

5 – Acione o menu Arquivo /Fechar;

6 – Repita os itens 4 e 5 para criar os projetos Lição 2.mpp e Lição 3.mpp;

OBS: Para gerar os arquivos Lição 2.mpp e Lição 3.mpp, utilize respectivamente os modelos Construção Comercial e Desenvolvimento de Software.

7 – Acione novamente o menu Arquivo / Novo;

8 – No Painel de Tarefas clique no link Projeto Vazio;

9 – Selecione a primeira linha na coluna nome da tarefa e acione o menu Inserir / Projeto;

184


MProjetos 3

9 – No quadro Inserir Projeto, selecione o arquivo Lição 1 .mpp e pressione o botão inserir;

10 – Selecione a linha abaixo do projeto Lição 1 e repita os passos anteriores para inserir o projeto Lição 2.mpp e Lição 3.mpp;

185


MProjetos 4

11 – Salve o projeto atual como Lição 4.mpp.

DICA: Você também pode consolidar projeto, abrindo todos os arquivos que vão compor o consolidado e acionar o menu Janela / Nova Janela e escolher os arquivos para consolidação e pressionar OK.Automaticamente será gerado um novo projeto consolidado.

CRIANDO VÍCULOS ENTRE PROJETOS

Assim como vinculamos atividades de um projeto, podemos vincular atividades de projetos distintos.

Siga os passos abaixo para criar um vínculo entre atividades de projetos diferentes:

1 – Abra o arquivo Lição 4.mpp;

2 – Selecione a atividade do projeto Lição 1 que deverá fazer vínculo com a tarefa de um outro projeto;

3 – Pressione a tecla <CTRL> e depois selecione uma atividade do projeto Lição 2;

186


4 – Pressione o botão vincular tarefas na barra de ferramentas padrão;

MProjetos 5

Será efetuada a vinculação da tarefa do projeto Lição 1 e a tarefa do projeto Lição 2.

Para verificar se as tarefas foram realmente vinculadas, siga os passos abaixo:

1 – Abra o arquivo Lição 1.mpp e selecione a atividade que foi vinculada com a atividade do arquivo Lição 2.mpp;

187


MProjetos 6

Note que a atividade do projeto Lição 2.mpp está aparecendo no Projeto Lição 1.mpp.

6 – Dê um duplo clique sobre a atividade do projeto Lição 1.mpp que está vinculada com a atividade do projeto Lição 2.mpp.

O Microsoft Project abrirá Lição 2.mpp que é a origem da atividade.

188


MProjetos 7

7 – No projeto Lição 1.mpp acione o menu Ferramentas / Vínculo Entre Projetos;

8 – Clique sobre a guia Sucessoras Externas;

MProjetos 8

189


9 – Selecione a atividade “Finalizar planos e desenvolver estimativa com o proprietário, arquiteto” e pressione o botão Excluir Vínculo;

10 – Pressione o botão Fechar;

O vínculo feito anteriormente pelo projeto mestre foi desfeito pelo proprietário de um dos subprojetos.

SALVANDO UMA ÁREA DE TRABALHO

Se você está trabalhando atualmente em vários projetos, mas não tem interesse em consolidá-los.

Deseja somente abri-los de maneira mais rápida, você pode salvar uma área de trabalho contendo os projetos que você abre com mais freqüência.

Para salvar uma área de trabalho siga os passos abaixo:

1 – Abra os arquivos Lição 1 , Lição 2 e Lição 3;

2 – Em qualquer um dos projetos acione o menu Arquivo / Salvar Área de trabalho;

3 – Na janela Salvar Área de Trabalho salve o arquivo com nome de Área 1.mpw e pressione o botão Salvar;

MProjetos 9

4 – Feche todos os arquivos;

190


5 – Acione o menu Arquivo / Abrir e abra o arquivo Área 1.mpw.

Observe que todos os arquivos que estavam abertos no momento do salvamento da área de trabalho foram abertos.

Para averiguar se realmente todos os projetos abertos no momento do salvamento da área de trabalho foram salvos, siga os passos abaixo:

1 – Feche todos os projetos abertos no MS-Project;

2 – Em seguida acione o menu Arquivo / Abrir;

3 – Na janela abrir selecione o arquivo Área 1.mpw e pressione o botão abrir;

MProjetos 10

4 – Todos o projetos vinculados a área de trabalho serão abertos;

5 – Para ordenar o projetos na tela, selecione o menu Janela / Organizar Tudo.

191


MProjetos 11

192

Capítulo 11

Banco de Dados

Cap. 11 Banco de Dados

GRAVAÇÃO DE PROJETOS EM BANCO DE DADOS

Quando adotamos uma ferramenta de gerenciamento de projetos para organização, geralmente começamos a sentir dificuldades e consolidar todas as informações pertinentes aos projetos, devido á descentralização dos dados. Outro problema que ocorre com freqüência é a lentidão provocada pela consolidação e compartilhamento de recursos em rede. Uma maneira de resolver esses problemas e,tornar o acesso aos projetos mais dinâmicos, é a gravação dos projetos em Banco de Dados.

Com a gravação dos projetos em Banco de Dados, minimizamos o tamanho dos arquivos, conseqüentemente tornando o acesso mais rápido e confiável. Outro ponto favorável é a descentralização das informações , permitindo o acesso controlado e a facilidade para a realização de backups. Em ambientes onde existe a necessidade de uma customização ao acesso das informações também se faz necessária a criação de projetos em banco uma vez que armazenada a informação, podemos extraí-la de forma personalizada a partir de qualquer utilitário.

Por esses e outros fatores a gravação de projetos em banco de dados é um recurso importante na customização de um ambiente para projetos.

Atualmente o Project já vem com suporte nativo a ODBC (Open Data Base Connectivity ou Conectividade Aberta de Banco de Dados) que possibilita a conexão dos arquivos do project com diversos bancos de dados com suporte a ODBC. Essa conexão é estabelecida a partir do DSN (Data Source Name ou Nome da Fonte de Dados). O DSN é a conexão que possibilita a comunicação entre o aplicativo e a base de dados.

GRAVANDO UM PROJETO EM BANCO DE DADOS

Agora vejamos quais os passos necessários para criação e gravação de projetos em banco de dados:

OBS: Para fins didáticos utilizaremos o Microsoft Access como banco de dados, lembrando que a gravação poderá ser feita para os bancos que possuírem drives compatíveis com OBDC.

1 – Acesse o menu iniciar do Windows, selecione Programas / Microsoft Office e execute o Microsoft Office Access 2003.

194


BancodeDados 1

2 – Na tela inicial do MS–Access, clique sobre Criar um novo arquivo e em seguida clique sobre Banco de dados em branco;

BancodeDados 2

3 – Depois de criado o banco de dados , feche o MS – Access.

195


BancodeDados 3

4 – Uma vez criado o banco de dados, agora é necessário criar a conexão ODBC para acessar a base de dados. Primeiramente acesse o item Administrador de Fonte de Dados ODBC (ODBC Data Source Administrator), seguindo os passos abaixo:

4.1 – Acione o botão Iniciar do Windows e em seguida clique sobre Painel de Controle;

4.2 – Em Painel de Controle, dê um duplo clique sobre Ferramentas Administrativas;

4.3 – Em Ferramentas Administrativas, dê um duplo clique sobre Fonte de Dados (ODBC).

196


BancodeDados 4

5 – Na tela do Administrador de Fonte de Dados ODBC, acione a guia Fonte de Dados de Sistema (System DSN) e pressione Adicionar para incluir um novo DSN.

6 – Na tela Criar Nova Fonte de Dados,escolha o driver do Microsoft Access (Driver do Microsoft Access (*.MDB)) e pressione o botão concluir.

197


BancodeDados 5

7 – Na tela Configurar ODBC pa Microsoft Access, preenche o nome da fonte de dados e a descrição da conexão.

BancodeDados 6

8 – Ainda na tela Configurar ODBC para Microsoft Access, pressione o botão Selecionar para definir o banco de dados.

9 – Na tela Selecionar Banco de Dados, procure o local onde está gravado o banco de dados e selecione-o e pressione OK.

198


BancodeDados 7

10 – Depois pressione OK na tela Configurar ODBC para Microsoft Access e pressione OK na tela Administrador de Fonte de Dados ODBC.

BancodeDados 8

11 – O próximo passo agora é criar o arquivo de projeto que iremos gravar no banco de dados. Acesse o Microsoft Project e entre com os dados do projeto.

199


BancodeDados 9

12 – Depois de inseridos os dados, acesse o menu Arquivo do Microsoft Project e selecione a opção Salvar.

13 – Na tela Salvar Como, pressione o botão ODBC.

BancodeDados 10

200


14 – Na tela Selecionar Fonte de dados, procure o nome da fonte de dados criada anteriormente, selecionando-a e pressionando OK.

BancodeDados 11

15 – Será aberta a tela de exportação de dados, pressione avançar.

201


BancodeDados 12

16 – Na próxima tela escolha se você vai exportar o projeto inteiro ou somente os dados selecionados.

202


BancodeDados 13

Caso você selecione Somente os Dados Selecionados o assistente solicitará a escolha ou criação de um novo mapa de exportação de dados. Neste exemplo solicitaremos o Projeto Inteiro para que possamos gravar um arquivo completo no banco de dados.


18 – Na última tela do assistente defina qual será o nome do projeto na base de dados e pressione Concluir;

203


BancodeDados 14

ABRINDO UM PROJETO EM BANCO DE DADOS

Uma vez gravado o projeto no banco de dados, basta pressionar o botão gravar alterações no banco. A abertura do arquivo é bem parecida com a abertura de arquivos mpp.Abaixo veremos os passos para abrir um projeto gravado em banco de dados:

1 – Acesse o Microsoft Project e pressione o botão Abrir.

2 – Na tela abrir pressione o botão ODBC...

204


BancodeDados 15

3 – Na tela Selecionar Fonte de Dados, pressione a guia Fonte de Dados de Máquina e procure a Fonte de Dados correspondente ao nosso projeto, selecione-a e pressione OK.

BancodeDados 16

205


4 – Na tela Assistente para Importação, escolha o projeto e pressione Concluir.

BancodeDados 17

5 – Os dados do projeto do banco de dados serão abertos no Micrsoft Project de forma idêntica ao de um cronograma mpp.

PERSONALIZANDO O ACESSO AO BANCO DE DADOS

Quando criamos uma estrutura para gravação de projeto em banco de dados, torna-se necessário a customização da interface do Project para gravação e abertura automática dos dados do banco.

Para personalizarmos o trabalho em banco de dados, devemos seguir os seguintes passos:

1 – Acesse o Microsoft Project;

2 – No menu Ferramentas / Opções, escolha a guia Salvar;

206


BancodeDados 18

3 – Na lista suspensa Salvar Arquivos do Microsoft Project Como : defina o Banco de Dados ODBC;

4 – No item Local dos Arquivos, defina o Tipo de Arquivo como Banco de Dados ODBC e pressione o botão Modificar;

5 – Na tela Selecionar Fonte de Dados, escolha a fonte de dados e pressione OK;

207


BancodeDados 19

6 – Na tela login ,preencha os dados do usuário, caso tenha sido configurado acesso restrito ao banco de dados;

BancodeDados 20

7 – Pressione OK na tela de Opções / Salvar;

8 – Feche o arquivo atual e acione o botão Abrir. Logo que o botão for acionado a tela de Abrir pelo Banco de Dados já virá aberta na fonte de dados selecionada nas opções de salvamento.

208


BancodeDados 21

A mesma coisa ocorrerá quando for solicitada a gravação de um projeto. A tela de Gravar em Banco de Dados será aberta.

209


MODELO DE BANCO DE DADOS PROJECT 2003

MSP_RESOURCE_RATES

PROJ_ID (FK)RR_UID

RESERVED_DATA RES_UID (FK)RR_RATE_TABLE RR_FROM_DATE RR_TO_DATE RR_STD_RATE RR_STD_RATE_FMT RR_OVT_RATE RR_OVT_RATE_FMT RR_PER_USE_COST

MSP_ASSN_ENTERPRISE

PROJ_ID (FK,FK)ASSN_UID ASSN_ENTSUMPROJID

RESERVED_DATA ASSN_ACT_FINISH ASSN_ACT_START ASSN_ACWP ASSN_BCWP ASSN_BCWS ASSN_RES_TYPE ASSN_IS_OVERALLOCATED ASSN_WORK_CONTOUR ASSN_START_VAR ASSN_FINISH_VAR ASSN_UPDATE_NEEDED EXT_EDIT_REF_DATA ASSN_HAS_LINKED_FIELDS ASSN_IS_CONFIRMED ASSN_RESPONSE_PENDING ASSN_HAS_NOTES ASSN_TEAM_STATUS_PENDING TASK_UID RES_UID ASSN_START_DATE ASSN_FINISH_DATE ASSN_DELAY ASSN_DELAY_FMT ASSN_LEVELING_DELAY ASSN_COST_RATE_TABLE ASSN_BASE_START ASSN_BASE_FINISH ASSN_MATERIAL_RATE_FMT ASSN_UNITS ASSN_WORK ASSN_ACT_WORK ASSN_REG_WORK ASSN_REM_WORK ASSN_BASE_WORK ASSN_COST ASSN_ACT_COST ASSN_REM_COST ASSN_BASE_COST ASSN_BASE_COST_PER_USE ASSN_OVT_WORK ASSN_ACT_OVT_WORK ASSN_REM_OVT_WORK ASSN_ACT_OVT_COST ASSN_REM_OVT_COST ASSN_RTF_NOTES ASSN_BOOKING_TYPE ASSN_ACT_WORK_PROT ASSN_ACT_OVT_WORK_PROT ASSN_CREATION_DATE ASSN_PROJ_VERSION_ID ASSN_PROJ_PUBLISHED_ID

MSP_LINKS

LINK_UID PROJ_ID (FK,FK)

RESERVED_DATA EXT_EDIT_REF_DATA LINK_IS_CROSS_PROJ LINK_PRED_UID (FK)LINK_SUCC_UID (FK)LINK_TYPE LINK_LAG_FMT LINK_LAG

MSP_CALENDAR_DATA

CD_UID PROJ_ID (FK)

RESERVED_DATA CAL_UID (FK)CD_DAY_OR_EXCEPTION CD_WORKING CD_FROM_DATE CD_TO_DATE CD_FROM_TIME1 CD_TO_TIME1 CD_FROM_TIME2 CD_TO_TIME2 CD_FROM_TIME3 CD_TO_TIME3 CD_FROM_TIME4 CD_TO_TIME4 CD_FROM_TIME5 CD_TO_TIME5

MSP_ASSIGNMENT_BASELINES

ASSN_UID (FK)AB_REF_ENT_PROJ_ID AB_BASE_NUM PROJ_ID (FK)

AB_BASE_START AB_BASE_FINISH AB_BASE_WORK AB_BASE_COST AB_BASE_COST_PER_USE

MSP_STRING_TYPES

STRING_TYPE_ID STRING_LANG_ID

STRING_TYPE

MSP_PROJECTS

PROJ_ID

PROJ_PROP_AUTHOR PROJ_OPT_CALC_ACT_COSTS PROJ_PROP_CATEGORY PROJ_PROP_COMPANY PROJ_OPT_CRITICAL_SLACK_LIMIT PROJ_OPT_CURRENCY_DIGITS PROJ_OPT_CURRENCY_POSITION PROJ_OPT_CURRENCY_SYMBOL PROJ_OPT_NEW_ARE_EFFORT_DRIVEN PROJ_INFO_CURRENT_DATE PROJ_OPT_DEF_FINISH_TIME PROJ_OPT_DEF_FIX_COST_ACCRUAL PROJ_OPT_MINUTES_PER_DAY PROJ_OPT_MINUTES_PER_WEEK PROJ_OPT_DEF_OVT_RATE PROJ_OPT_DEF_STD_RATE PROJ_OPT_DEF_START_TIME PROJ_OPT_DEF_TASK_TYPE PROJ_OPT_DUR_ENTRY_FMT PROJ_INFO_FINISH_DATE PROJ_OPT_HONOR_CONSTRAINTS PROJ_PROP_KEYWORDS PROJ_LAST_SAVED PROJ_PROP_MANAGER PROJ_OPT_MULT_CRITICAL_PATHS PROJ_CREATION_DATE PROJ_POOL_ATTACHED_TO PROJ_INFO_CAL_NAME PROJ_IS_RES_POOL PROJ_INFO_SCHED_FROM PROJ_OPT_SPLIT_IN_PROGRESS PROJ_OPT_SPREAD_ACT_COSTS PROJ_OPT_SPREAD_PCT_COMP PROJ_INFO_START_DATE PROJ_INFO_STATUS_DATE PROJ_PROP_SUBJECT PROJ_PROP_TITLE PROJ_OPT_TASK_UPDATES_RES PROJ_OPT_WORK_ENTRY_FMT PROJ_OPT_CALC_SUB_AS_SUMMARY PROJ_OPT_WEEK_START_DAY PROJ_OPT_FY_START_MONTH PROJ_OPT_FY_USE_START_YR PROJ_OPT_DAYS_PER_MONTH PROJ_OPT_NEW_TASK_EST PROJ_OPT_SHOW_EST_DUR PROJ_OPT_EXPAND_TIMEPHASED PROJ_EXT_EDITED_DATE PROJ_EXT_EDITED_DUR PROJ_EXT_EDITED_NUM PROJ_EXT_EDITED_FLAG PROJ_EXT_EDITED_CODE PROJ_EXT_EDITED_TEXT PROJ_EXT_EDITED PROJ_DATA_SOURCE PROJ_READ_ONLY PROJ_READ_WRITE PROJ_READ_COUNT PROJ_LOCKED PROJ_MACHINE_ID RESERVED_BINARY_DATA PROJ_TYPE PROJ_CHECKEDOUT PROJ_CHECKOUTBY PROJ_CHECKOUTDATE PROJ_PROJECT PROJ_VERSION (FK)PROJ_CREATION_DATE_EX PROJ_ACTUALS_SYNCH PROJ_ADMINPROJECT PROJ_ENT_LIST_SEPARATOR PROJ_IGNORE_FRONT_END

MSP_CONVERSIONS

STRING_TYPE_ID (FK)CONV_VALUE CONV_LANG_ID

CONV_STRING

MSP_TASK_BASELINES

PROJ_ID (FK)TASK_UID (FK)TB_BASE_NUM

TB_BASE_DUR TB_BASE_DUR_FMT TB_BASE_START TB_BASE_FINISH TB_BASE_WORK TB_BASE_COST

MSP_DATE_FIELDS

PROJ_ID (FK)DATE_CATEGORY DATE_REF_UID DATE_FIELD_ID

DATE_VALUE

MSP_ASSIGNMENTS

ASSN_UID PROJ_ID (FK,FK)

RESERVED_DATA ASSN_ENTSUMPROJID ASSN_ACT_FINISH ASSN_ACT_START ASSN_ACWP ASSN_BCWP ASSN_BCWS ASSN_RES_TYPE ASSN_IS_OVERALLOCATED ASSN_WORK_CONTOUR ASSN_START_VAR ASSN_FINISH_VAR ASSN_UPDATE_NEEDED EXT_EDIT_REF_DATA ASSN_HAS_LINKED_FIELDS ASSN_IS_CONFIRMED ASSN_RESPONSE_PENDING ASSN_HAS_NOTES ASSN_TEAM_STATUS_PENDING TASK_UID (FK)ASSN_START_DATE ASSN_FINISH_DATE ASSN_DELAY ASSN_DELAY_FMT ASSN_LEVELING_DELAY ASSN_COST_RATE_TABLE ASSN_BASE_START ASSN_BASE_FINISH ASSN_MATERIAL_RATE_FMT ASSN_UNITS ASSN_WORK ASSN_ACT_WORK ASSN_REG_WORK ASSN_REM_WORK ASSN_BASE_WORK ASSN_COST ASSN_ACT_COST ASSN_REM_COST ASSN_BASE_COST ASSN_BASE_COST_PER_USE ASSN_OVT_WORK ASSN_ACT_OVT_WORK ASSN_REM_OVT_WORK ASSN_ACT_OVT_COST ASSN_REM_OVT_COST ASSN_RTF_NOTES ASSN_BOOKING_TYPE ASSN_ACT_WORK_PROT ASSN_ACT_OVT_WORK_PROT ASSN_CREATION_DATE RES_UID (FK)

MSP_VERSIONS

VERS_ID

VERS_VERSION VERS_DEFAULT VERS_TYPE VERS_WGANTT_STYLE_ID

MSP_RESOURCES

RES_UID PROJ_ID (FK)

RESERVED_DATA RES_ACWP RES_BCWP RES_BCWS RES_NUM_OBJECTS EXT_EDIT_REF_DATA RES_ID RES_HAS_LINKED_FIELDS RES_IS_OVERALLOCATED RES_TYPE RES_HAS_NOTES RES_CAN_LEVEL RES_STD_RATE_FMT RES_OVT_RATE_FMT RES_ACCRUE_AT RES_WORKGROUP_MESSAGING RES_CAL_UID RES_AVAIL_FROM RES_AVAIL_TO RES_STD_RATE RES_OVT_RATE RES_MAX_UNITS RES_WORK RES_ACT_WORK RES_BASE_WORK RES_OVT_WORK RES_COST_PER_USE RES_REM_WORK RES_REG_WORK RES_ACT_OVT_WORK RES_REM_OVT_WORK RES_PEAK RES_ACT_COST RES_COST RES_BASE_COST RES_REM_COST RES_OVT_COST RES_ACT_OVT_COST RES_REM_OVT_COST RES_NAME RES_INITIALS RES_PHONETICS RES_MATERIAL_LABEL RES_RTF_NOTES RES_RTYPE RES_CHECKEDOUT RES_CHECKOUTBY RES_CHECKOUTDATE RES_ENTERPRISE_TIMESTAMP RES_EUID RES_BOOKING_TYPE RES_AD_GUID RES_ACT_WORK_PROT RES_ACT_OVT_WORK_PROT RES_CREATION_DATE

MSP_RES_GLOBAL_BINARY

PROJ_ID (FK)GLB_REF_UID GLB_REF_ENT_PROJ_ID

GLB_CATEGORY GLB_BINARY_DATA

MSP_NUMBER_FIELDS

PROJ_ID (FK)NUM_CATEGORY NUM_REF_UID NUM_FIELD_ID

NUM_VALUE

MSP_DURATION_FIELDS

DUR_CATEGORY DUR_REF_UID DUR_FIELD_ID PROJ_ID (FK)

DUR_VALUE DUR_FMT

MSP_TASKS

PROJ_ID (FK,FK)TASK_UID

RESERVED_DATA TASK_ACWP TASK_BCWP TASK_BCWS TASK_DUR_VAR TASK_FINISH_VAR TASK_OUTLINE_NUM TASK_START_VAR TASK_IS_OVERALLOCATED TASK_OVT_WORK TASK_VAC TASK_REG_WORK TASK_NUM_OBJECTS TASK_TOTAL_SLACK EXT_EDIT_REF_DATA TASK_ID TASK_HAS_LINKED_FIELDS TASK_IS_MILESTONE TASK_IS_CRITICAL TASK_IS_SUMMARY TASK_IS_SUBPROJ TASK_IS_MARKED TASK_IGNORES_RES_CAL TASK_IS_ROLLED_UP TASK_IS_FROM_FINISH_SUBPROJ TASK_BAR_IS_HIDDEN TASK_IS_RECURRING TASK_IS_RECURRING_SUMMARY TASK_IS_EXTERNAL TASK_IS_EFFORT_DRIVEN TASK_IS_COLLAPSED TASK_HAS_NOTES TASK_IS_READONLY_SUBPROJ TASK_LEVELING_CAN_SPLIT TASK_LEVELING_ADJUSTS_ASSN TASK_DUR_IS_EST TASK_EARLY_FINISH TASK_LATE_START TASK_STOP_DATE TASK_RESUME_DATE TASK_FREE_SLACK TASK_OUTLINE_LEVEL TASK_DUR TASK_DUR_FMT TASK_ACT_DUR TASK_REM_DUR TASK_BASE_DUR TASK_BASE_DUR_FMT TASK_CONSTRAINT_TYPE TASK_LEVELING_DELAY TASK_LEVELING_DELAY_FMT TASK_START_DATE TASK_FINISH_DATE TASK_ACT_START TASK_ACT_FINISH TASK_BASE_START TASK_BASE_FINISH TASK_CONSTRAINT_DATE TASK_PRIORITY TASK_PCT_COMP TASK_PCT_WORK_COMP TASK_TYPE TASK_FIXED_COST_ACCRUAL TASK_CREATION_DATE TASK_PRELEVELED_START TASK_PRELEVELED_FINISH TASK_EARLY_START TASK_LATE_FINISH TASK_CAL_UID TASK_DEADLINE TASK_WORK TASK_BASE_WORK TASK_ACT_WORK TASK_REM_WORK TASK_COST TASK_FIXED_COST TASK_ACT_COST TASK_REM_COST TASK_BASE_COST TASK_ACT_OVT_WORK TASK_REM_OVT_WORK TASK_OVT_COST TASK_ACT_OVT_COST TASK_REM_OVT_COST TASK_WBS TASK_NAME TASK_WBS_RIGHTMOST_LEVEL TASK_RTF_NOTES TASK_PHY_PCT_COMP TASK_EAC TASK_EVMETHOD TASK_ACT_WORK_PROT TASK_ACT_OVT_WORK_PROT

MSP_RES_SECURITY

SEC_SPID ERUID (FK)

SEC_SPIDDATESTAMP SEC_READCOUNT SEC_WRITECOUNT

MSP_OUTLINE_CODES

CODE_UID PROJ_ID

RESERVED_DATA OC_PARENT OC_FIELD_ID OC_NAME OC_DESCRIPTION OC_CACHED_IS_VALID OC_CACHED_FULL_NAME

MSP_ATTRIBUTE_STRINGS

PROJ_ID (FK)AS_ID AS_POSITION

RESERVED_DATA AS_VALUE

MSP_TEXT_FIELDS

PROJ_ID (FK)TEXT_CATEGORY TEXT_REF_UID TEXT_FIELD_ID

TEXT_VALUE

MSP_FIELD_ATTRIBUTES

ATTRIB_FIELD_ID ATTRIB_ID PROJ_ID (FK)

RESERVED_DATA ATTRIB_VALUE AS_ID ATTRIB_EXT_EDITED

MSP_CALENDARS

CAL_UID PROJ_ID (FK)

RESERVED_DATA CAL_BASE_UID RES_UID CAL_IS_BASE_CAL CAL_NAME CAL_ENTUID

MSP_TIMEPHASED_DATA

TD_UID PROJ_ID (FK)

RESERVED_DATA TD_FIELD_ID TD_CATEGORY TD_REF_UID TD_START TD_FINISH TD_UNITS TD_VALUE1 TD_VALUE2 TD_VALUE3 TD_VALUE4 TD_VALUE5 TD_VALUE6 TD_VALUE7 TD_EXT_EDITED

MSP_RESOURCE_BASELINES

RB_BASE_NUM PROJ_ID (FK)RES_UID (FK)

RB_BASE_WORK RB_BASE_COST

MSP_AVAILABILITY

AVAIL_UID PROJ_ID (FK,FK)

RESERVED_DATA RES_UID (FK)AVAIL_FROM AVAIL_TO AVAIL_UNITS

MSP_FLAG_FIELDS

PROJ_ID (FK)FLAG_CATEGORY FLAG_REF_UID FLAG_FIELD_ID

FLAG_VALUE

MSP_PROJ_SECURITY

SEC_SPID PROJ_ID (FK)

SEC_SPIDDATESTAMP SEC_READCOUNT SEC_WRITECOUNT

MSP_CODE_FIELDS

PROJ_ID (FK,FK)CODE_CATEGORY CODE_REF_UID CODE_FIELD_ID (FK)

CODE_UID (FK)

Microsoft Office Project 2003Project Client Tables

(C) 2003 Microsoft Corporation. All rights reserved .

Note:_CATEGORY fields in the _FIELDS tablescolumns indicate whether the row points to a task (1), resource (2), or an assignment (3). Categories are listed in the table MSP_CONVERSIONS where the string type is 100 ('Category Type').

_REF_UID columns specify the specific row in the table indicated by the category . (See the entity MSP_TIMEPHASED_DATA.). For example ,in the MSP_NUMBER_FIELDS table, if the NUM_CATEGORY field is 2, then the NUM_REF_UID points to a RES_UID in the MSP_RESOURCES table

Note:_FIELD_ID columns indicate which field in the task, resource or assignment that the data applies to . Example: To specify a value in the table MSP _TEXT_FIELDS for the field 'Assignment Text1', you would set

TEXT_FIELD_ID = 255852632where 255852632 is the value of CONV_VALUE in the table MSP_CONVERSIONS for 'Assignment Text1'. Field IDs are listed in the table MSP_CONVERSIONS where the string type is 105 ('Field ID').

MSP_MV_FIELDS

CODE_MV_UID PROJ_ID (FK)

RESERVED_DATA CODE_CATEGORY CODE_REF_UID CODE_FIELD_ID CODE_UID

MSP_RESGLOBAL_SECURITY

SEC_RES_UID (FK)SEC_CAL_UID (FK)

BancodeDados 22

210

Capítulo 12

Execução e Controle do Projeto

Cap. 12 Execução e Controle e Projetos

CONTROLE E EXECUÇÃO DO PROJETO

Uma vez elaborado o plano do projeto, podemos preparar o ambiente para controlarmos a execução das atividades do projeto e documentar o desvio entre o que foi planejado e o que foi realmente executado.

Para que tenhamos um histórico bem consistente, faz-se necessário uma boa política de atualização, utilizando os mecanismos de controle do Microsoft Project.

Neste capítulo veremos como utilizar eficientemente os recursos de acompanhamento e controle do projeto.

PERSONALIZANDO AS OPÇÕES DE CÁLCULO

A primeira coisa que deve ser feita antes de começar o processo de acompanhamento do projeto pelo Microsoft Project é definir como será calculado o andamento do projeto.

Para personalizar as opções de cálculo do projeto, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu ferramentas / Opções;


212


Controle 1

3 – Na área “Opções de cálculo do Microsoft Project” escolha se o cálculo será Automático ou Manual e se será realizado em Todos os Projetos Abertos ou somente no Projeto Atual;

4 – Na área “Opções de Cálculo Para...”, escolha:

• A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso - Se esta opção estiver ativada, caso uma tarefa receba o status de 30% concluída, 30% do recurso alocado já terá sido utilizada em termos de trabalho e custo.

• Mover o final de partes concluídas após a data de status para antes da data de status e Mover o início das partes restantes anteriores á data de status para depois da data de status – Essas opções determinam como será o deslocamento das atividades concluídas em relação à data do status do projeto.

• As modificações feitas na % do total concluído de uma tarefa se estenderão à data de status – Ative essa opção

213


para que as alterações feitas na coluna de % se estendam a data de status do projeto ou data atual.

• Os projetos inseridos são calculados como tarefas de resumo – Ative essa opção para definir que os subprojetos inseridos sejam calculados como atividades resumo do projeto mestre.

• O Microsoft Project sempre calcula os custos reais – Ative essa opção para que o Project calcule os custos fixos reais com base no trabalho realizado no projeto.

• Acumulação padrão de custos fixos – Escolha entre os três tipos de acumulação de custos do Microsoft Project (Início , Rateado e Fim) para que fique como acumulação padrão das atividades inseridas.


TRABALHANDO COM A LINHA DE BASE DO PROJETO

Quando finalizamos a fase de planejamento do projeto, estamos prontos para começarmos a executar os pacotes de trabalho. A linha de base do projeto são todos os parâmetros planejados inicialmente. Com esses parâmetros podemos comparar o planejado com o que realmente foi executado.

GRAVANDO UMA LINHA DE BASE PARA O PROJETO

A gravação da linha de Base do projeto deve se dar depois de termos total certeza que o planejamento finalizou-se.

Para gravarmos a linha de base siga os passos abaixo:

1 – No modo de exibição “Gantt de Controle” acione o menu Ferramentas / Controle / Salvar linha de Base;

214


Controle 2

2 – Na janela “Linha de Salvar de Base”, escolha a caixa de seleção Salvar linha de Base e na lista suspensa escolha qual a linha de base que será salva;

Na versão 2003 do Microsoft Project é possível se gravar até 11 Linhas de Base do Projeto e acumular dados da linha de base nas atividades de resumo.

3 – Escolha se a linha de base será salva para o projeto inteiro ou somente para as atividades selecionadas.Caso você escolha para as tarefas selecionadas, será possível definir se a gravação se estenderá as todas as tarefas resumo ou somente para os resumos selecionados.

215


Controle 3

4 – Pressione OK.

Outra novidade do Project 2003 é que após a gravação da linha de base do projeto, fica registrada a data e a hora e a hora da gravação, sendo exibido ao lado do nome da linha de base.

Controle 4

216


Observe que no “gantt de Controle” está sendo exibida mais uma barra de Gantt na cor cinza paralela a barra de tarefa. Essa barra é a barra de linha de base que ficará inalterada a medida em que o projeto decorre, com isso poderemos ver a diferença entre o planejado e o realizado.

Controle 5

5 – Acione o menu Projeto / Informações sobre o projeto e no quadro de diálogo informações sobre o projeto pressione o botão estatísticas;

217


Controle 6

Observe que as informações sobre linha de base foram preenchidas e também não sofreram alteração no decorrer do projeto.

EXIBINDO OUTRAS LINHAS DE BASE

Como já falamos anteriormente, o Microsoft Project permite a gravação de até 11 linhas de base. Ao gravar uma nova linha de base para o projeto, essa não aparece imediatamente como a primeira. Para que possamos ver os dados das outras linhas de base, siga os passos abaixo:

1 – Faça alterações no projeto e grave uma outra linha de base no campo de linha de base 1;

2 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Salvar Linha de Base;

3 – Selecione a Caixa de Opção Salvar Plano Provisório;

4 – Na lista suspensa Copiar selecione a Linha de Base 1 (Origem);

5 – Na lista suspensa Em selecione a Linha de Base (Destino);

218


Controle 7

6 – Pressione OK.

Verifique que os dados da Linha de Base 1estão sendo exibidos no Gantt de Controle.

APAGANDO A LINHA DE BASE DO PROJETO

Caso você se arrependa de salvar a linha de base ou tenha salvado acidentalmente através da caixa de salvamento automática, você poderá limpar a linha de base do projeto seguindo os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Limpar Linha de Base;

Controle 8

2 – No quadro de diálogo “Limpar Linha de Base”, escolha a caixa de seleção Limpar Plano de Linha de Base;

3 – Na lista suspensa, escolha qual linha de base você deseja apagar;

219



GRAVANDO UM PLANO PROVISÓRIO

Algumas vezes temos necessidade de gravarmos determinados momentos do planejamento para fazermos comparações com o plano atual ou com dados das linhas de base do projeto.

Para gravar um plano provisório siga os passos abaixo:

1 – No modo de exibição “Gantt de Controle” acione o menu Ferramentas / Controle / Salvar Linha de Base;

2 – Na janela “Salvar Linha de Base” clique sobre a caixa de seleção “Salvar Plano Provisório”;

OBS: O Microsoft Project permite a gravação de até 10 planos provisórios, caso você não tenha aplicado Análise PERT. Caso você tenha aplicado Análise PERT é recomendável utilizar os campos Início 4 e Término 4 em diante, para que não sejam perdidos os dados da Análise PERT. Nesse caso teremos apenas 7 planos provisórios disponíveis.

220


Controle 9

3 – Pressione OK.

EXIBINDO UM PLANO PROVISÓRIO

Após a gravação de um plano provisório, não vemos nenhum dado para comparação sendo exibido no Gantt de Controle. Para exibirmos os dados do plano provisório e compararmos com o plano atua, siga os passos abaixo:

1 – No modo de exibição “Gantt de Controle” acione o menu Ferramentas / Controle / Salvar Linha de Base;

2 – Na janela “Salvar Linha de Base” clique sobre a caixa de seleção “Salvar Plano Provisório”;

3 – Na lista suspensa Copiar selecione a Início1 / Término1 (Origem);

4 – Na lista suspensa Em selecione a Linha de Base (Destino).

221


Controle 10

APAGANDO UM PLANO PROVISÓRIO

Caso você se arrependa de salvar um plano provisório você poderá limpar o plano provisório seguindo os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Limpar Linha de Base;

Controle 11

2 – No quadro de diálogo “Limpar Linha de Base”, escolha a caixa de seleção Limpar Plano Provisório;

3 – Na lista suspensa, escolha qual plano provisório você deseja apagar;


222


EXECUTANDO OS PACOTES DE TRABALHO

Uma vez gerada a linha de base, nos resta agora começar a executar e controlar o projeto. Quando tudo correr bem no projeto o Project fará a atualização automática e preenchendo o andamento proporcional ao tempo de realização, caso não ocorra tudo tão bem, você terá que fazer as atualizações manualmente.

ATIVANDO A BARRA DE FERRAMENTAS DE CONTROLE

Para facilitar o processo de inserção dos dados de andamento do projeto, podemos acionar a barra de ferramentas controle. Para ativar a barra de ferramentas controle, siga os passos abaixo:

1- Acione o menu Exibir / Barra de Ferramentas;

2 – Na lista de barras de ferramentas do Microsoft Project, selecione a barra controle.

Controle 12

ATUALIZANDO O PROJETO AUTOMATICAMENTE

Para atualizar o projeto siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Atualizar Projeto;

Controle 13

2 – Na janela “Atualizar Projeto” indique até que data o projeto deve ser atualizado e pressione OK.

223


REAGENDANDO TRABALHO NÃO CONCLUÍDO

Para reagendar tarefas que não foram realizadas nas datas previstas siga os seguintes passos:

1 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Atualizar Projeto;

Controle 14

2 – Na janela “Atualizar Projeto” selecione a caixa de seleção Reagendar Trabalho não Concluído Para Iniciar Após e indique a data para o reagendamento das atividades;


ATUALIZANDO MANUALMENTE UMA TAREFA

Quando o andamento da tarefa não corresponder ao planejado, siga os passos abaixo:

1 – Selecione a tarefa que deseja atualizar;

2 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Atualizar Tarefas;

Controle 15

224


3 – Na janela “Atualizar Tarefas” preencha o campo %Concluída com o percentual de andamento correspondente ao realizado;


INSERINDO LINHAS DE ANDAMENTO AO PROJETO

Caso você queira exibir graficamente o andamento do projeto, você pode inserir linhas de acompanhamento do andamento até a data atual ou data de status.

Para inserir linhas de andamento ao projeto, siga os passos abaixo:

1 – No modo de visualização Gantt de Controle, acione o menu ferramentas / Controle / Linhas de Andamento;

Controle 16

2 – No quadro de diálogo linhas de Andamento, marque a caixa de checagem Sempre Exibir a Linha de Andamento Atual;

3 – Selecione a caixa de seleção Na Data Atual e pressione o botão OK.

225


Controle 17

DICA :Para remover a linha de andamento do projeto, dê um duplo clique sobre a linha de andamento e no quadro de diálogo Linhas de Andamento desmarque a caixa de checagem Sempre Exibir Linha de Andamento Atual.

226

Capítulo 13

Valor Agregado (Earned Value)

Cap. 13 Valor Agregado (Earned Value)

TRABALHANDO COM VALOR AGREGADO (EARNED VALUE)

Uma das maneiras de acompanhar os gastos de um projeto é a tabela de Valor Acumulado ou Valor Agregado. Essa tabela dá um status preciso á medida do desenvolvimento do projeto, possibilitando ao gerente tomar determinadas medidas por ter uma visão dos gastos atuais e futuros do projeto.

Para podermos entender melhor a tabela de Valor Agregado temos que conhecer alguns termos e os seus significados:

BCWS ou COTA (Custo Orçado do Trabalho Agregado) – Valor que indica a parcela do orçamento que deveria ser gasta, considerando o custo de linha de base de atividade, da atribuição ou do recurso. O COTA é calculado como os custos de linha de base divididos em fases e acumulados até a data de status ou data atual. É o custo proveniente do orçamento.

BCWP ou COTR (Custo Orçado do Trabalho Realizado) – Valor que indica a parcela do orçamento que deveria ser gasta, considerando o trabalho realizado até o momento e o custo de linha de base para atividade, à atribuição ou o recurso. O COTR é calculado como o percentual da atividade realizada multiplicado pelo seu orçamento. O COTR também é denominado “Valor Agregado”.

ACWP ou CRTR (Custo Real do Trabalho Realizado) – Mostra os custos reais incidentes para o trabalho já realizado por um recurso ou atividade até a data status, ou data atual do projeto.

CV ou VC (Variação de Custo) – É a diferença entre o custo previsto para atingir o nível atual de conclusão (COTR) e custo real (CRTR) , até a data de status ou data atual. Se o VC for positiva, o custo estará aquém do valor previsto (ou linha de base); se for negativa, a atividade terá ultrapassado o orçamento.

VC = COTR - CRTR CV = BCWP-ACWP

%CV ou %VC (Variação Percentual de Custo) –É a razão entre a variação de custos VC e o valor agregado (COTR). Indica o percentual de variação nos custos com relação ao agregado até o período.

228


%VC = COTR

VC

%CV = BCWS

CV

SV ou VA (Variação do Prazo) – É a diferença, em termos de custo, entre o valor Agregado (COTR) e a agenda de linha de base (COTA). Se a VA for positiva, o projeto estará antecipando em termos de custo; se for negativa, o projeto estará atrasado em termos de custo.

VA = COTR – COTASV = BCWP-BCWS

%SV ou %VA (Variação percentual de prazo) – É a razão entre a variação do prazo VA e o valor agregado (COTR). Indica o percentual de variação nos prazos em relação ao valor agregado no período.

%VA = COTR

VA

%SV = BCWS

BCWP

SPI OU IDA (Índice de desempenho de agenda) - É a divisão entre o Valor Agregado (COTR ou BCWP) e o valor planejado na linha de base (COTA ou BCWS).

IDA = COTA

COTR

SPI = BCWS

BCWP

CPI OU IDC (Índice de desempenho de custo) – É a divisão entre o Valor Agregado (COTR ou BCWP) e o valor realizado (CRTR ou ACWP).

IDC = CRTR

COTR

CPI = ACWP

BCWP

TCPI ou IDAC (Índice de desempenho a concluir) – É a razão entre o trabalho restante a ser concluído e os fundos restantes a serem gastos, na data de status.

229


IDAC = CRTR- OAT

COTR- OAT

TCPI = ACWP- BC

BCWP- BC

BC ou OAT (Orçamento ao Término)- É o orçamento do projeto ou custo da linha de base (custo total previsto das atividades e do projeto).

EAC ou EAT (Estimativa ao Término) – É o custo total esperado de uma tarefa, com base no desempenho até a data de status. O EAT também é denominado de Previsão ao Término (PAT).

EAT = IDC

COTR)- (OAT CRTR +

EAC = CPI

BCWP)- (BC ACWP +

VAC ou VAT (Variação ao Término) – É a variação entre o orçamento e a estimativa ao término .

VAT = OAT – EATVAC = OAT -EAC

Para acessar as tabelas de valor Acumulado (Valor Agregado) no Microsoft Project 2002, siga os passos abaixo :

1 – Acione o menu Exibir / Tabela / Mais Tabelas;

Earned Value 1

230


2 – No quadro Mais Tabelas, selecione a tabela “Indicadores de Custo de Valor Acumulado” e pressione Aplicar.

Earned Value 2

DICA : Para trabalhar com as tabelas de Valor Acumulado é importante que a linha de base do projeto esteja salva.

ACOMPANHANDO O PROJETO ATRAVÉS DO VALOR AGREGADO

Para fazer as atualizações e acompanhamento através das tabelas de valor acumulado, alguns procedimentos devem ser obedecidos. Siga os passos abaixo para preparar o projeto para uso da Análise de Valor Agregado:

1 – Salve a Linha de Base do Projeto;

2 – Acione o menu Ferramentas / Opções e clique sobre a guia Cálculo;

3 – Clique sobre o botão valor Acumulado;

231


Earned Value 3

4 – Defina se o projeto vai calcular o valor agregado pelo campo de % Concluída ou pelo campo de % Física Concluída e qual a linha de base que será usada para análise do valor agregado.

5 – Acione o menu Projeto / Informações sobre o projeto;

Earned Value 4

6 – Defina a data de status do projeto.

ANALISANDO DADOS DE ESCALA DE TEMPO NO EXCEL

O Microsoft Office Project 2003 possui um recurso que permite enviar dados de campos do project para o Excel e transformá-los em uma planilha dinâmica permitindo a criação de um gráfico para análise. Esta opção é muito útil para comparações no processo de controle do projeto. Para analisar dados da escala de tempo no Excel, siga os passos abaixo:

232


1 – No projeto 1.mpp clique com botão direito do mouse em qualquer lugar da barra de ferramentas e peça para exibir a barra de ferramentas análise;

Earned Value 5

2 – Clique no botão Analisar os Dados de Escala de Tempo no Excel;

Earned Value 6

3 – No quadro de boas vindas do Assistente, acione Projeto Inteiro e pressione o botão Avançar;

233


Earned Value 7

4 – Na etapa 2 do Assistente ,selecione os campos COTA, COTR,CRTR e pressione o botão avançar;

Earned Value 8

5 – Na etapa 3 do Assistente, indique as datas de analise e em qual unidade de tempo deverá ser exportado os dados e pressione avançar;

234


Earned Value 9

6 – Na etapa 4 do Assistente, responda sim para que seja criado o gráfico com os dados exportados e pressione o botão avançar;

Earned Value 10

7 – Na última etapa do Assistente ,pressione o botão Exportar Dados e aguarde alguns instantes;

235


Earned Value 11

DICA: Para utilizar a Análise dos Dados de Escala de Tempo no Excel, é importante que você tenha o Microsoft Excel 5.0 ou superior instalado em seu computador.Recomenda-se o Microsoft Excel XP.

236

Capítulo 14

Relatórios

Cap. 14 Relatórios

RELATÓRIOS

EXPORTANDO PROJETO COMO HTML

Para facilitar o acesso das informações gerais do projeto o Microsoft Project permite a exportação de relatórios para documentos HTML, para hospedagem em servidores de Internet.

Para exportar um projeto para documento HTML siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Arquivo / Salvar Como Página da WEB;

2 – No quadro Salvar Como preencha o nome do arquivo com Lição1.html e pressione Salvar;

Relatórios 1

3 – Na tela inicial do Assistente para Exportação pressione o botão Avançar;

238

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 2

4 – Na segunda tela clique sobre a caixa de seleção Usar Mapa Existente e pressione Avançar;

239

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 3

5 – Na próxima tela escolha o mapa Exportar para HTML Usando o Modelo Padrão. Se você quiser personalizar o mapa escolhido pressione o botão avançar, caso contrário pressione concluir.

240

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 4

241

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 5

CRIANDO UM NOVO MAPA DE EXPORTAÇÃO

O relatório gerado no exemplo anterior contém dados já definidos pelo Microsoft Project. Nó também podemos escolher quais serão os dados exportados para o relatório HTML, criando um novo mapa de exportação. Para gerar um novo mapa de exportação de dados siga os passos abaixo:

1 – Repita os passos 1,2 e 3 do item anterior;

2 – Na segunda tela do assistente de exportação selecione o item Novo Mapa e pressione Avançar;

242

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 6

3 – Na terceira tela do assistente de exportação, defina se o mapa que você está gerando é de tarefa, recurso ou atribuição. Os três podem ser acionados ao mesmo tempo possibilitando gerar três tabelas diferentes no documento HTML.

243

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 7

4 – Ainda na terceira tela do assistente, defina se no documento HTML irá conter as linhas de cabeçalho e linhas de atribuições;

5 – Defina também em qual modelo de HTML o Project irá se basear para definir o layout do documento HTML. Na instalação o Microsoft Project grava uma série de modelos na pasta do programa. Pressione o botão procurar para escolher o modelo;

244

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 8

Nesta tela também é possível escolher uma imagem para inserir no documento HTML. Esse recurso nós discutiremos adiante.


7 – Na quarta tela do assistente de exportação, defina o nome da tabela e os campos que deverão ser exportados;

245

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 9

Caso você tenha marcado Tarefa, Recurso e Atribuição na terceira etapa do assistente, pressione avançar e repita a quarta etapa para as tabelas de recursos e atribuição.

8 – Na última etapa você poderá salvar esse mapa para usar em outros projetos ou somente concluir para manter o mapa no projeto atual.

246

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 10

247

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 11

COPIANDO FIGURA PARA DOCUMENTO HTML

Para que seu relatório HTML fique mais completo, você pode ainda incluir uma imagem do modo de exibição atual da tela.

Para criar a figura siga os passos abaixo:

1 – No modo de exibição Gráfico de Gantt, clique sobre o botão Copiar Figura;

248

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 12

2 – No quadro Copiar Figura selecione o item Para Arquivo de Imagem GIF e pressione o botão OK.

Para incorporar a imagem gerada no documento HTML siga os passos abaixo:

1 – Repita os passos de 1 a 5 de exportação de relatório HTML;

2 – No passo 5 pressione Avançar ao invés de Concluir;

3 – Na próxima etapa clique sobre a caixa de checagem “Incluir Arquivo de Imagem na página HTML”;

4 – Pressione o botão procurar e indique o caminho do arquivo gravado anteriormente;

249

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 13

5 – Pressione Concluir.

6 – Acesse o Microsoft Internet Explorer e abra o arquivo Lição 1.html.

250

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 14

ORGANIZANDO OS DADOS DO PROJETO

CLASSIFICAÇÃO

Para ordenar os dados de diferentes formas para impressão de relatórios, podemos aplicar classificações por ordem ascendente e descendente.

Para realizar uma classificação do Project siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Projeto / Classificar /Classificar por;

251

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 15

2 – Escolha o campo que ser classificado e o tipo de classificação.

Relatórios 16

FILTROS

Quando necessitamos personalizar a exibição dos dados de tabela de tarefas ou recursos, podemos utilizar filtros para exibir somente os dados que obedecem aos critérios do filtro.

252

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 17

Abaixo temos a relação com alguns dos filtros predefinidos do Microsoft Project.

Filtros de Atividades

Andamento atrasado/adiado – exibe as atividades que foram adiadas em relação às datas de término previstas na linha de base ou cujo andamento não está de acordo com o cronograma.

Atualização necessária – exibe as atividades que têm alterações (tais como datas de início e de término revisadas ou reatribuições de recursos) e precisam ser enviadas para atualização ou confirmação via rede.

Campos vinculados – exibe as atividades com objetos de outros programas vinculados.

Confirmado – exibe as atividades em que os recursos alocados concordaram em trabalhar.

Criadas após – exibe todas as atividades criadas após a data especificada.

Crítica – exibe todas as atividades do caminho crítico.

Custo com orçamento estourado – exibe todas as atividades cujo custo é superior ao da linha de base.

Custo maior que – exibe as atividades que custarão mais do que o valor digitado.

Deve iniciar em – exibe todas as atividades que não foram iniciadas e terminadas no intervalo de datas especificado.

Etapas – exibe somente as atividades que são fases ou etapas do projeto (Marcos).

253

Cap. 14 Relatórios

Grupo de recursos – exibe as atividades atribuídas aos recursos que pertencem ao grupo definido no campo grupo.

Intervalo de datas – exibe todas as atividades que se iniciam ou terminam após a primeira data e antes da última data do intervalo solicitado.

Intervalo de tarefas – exibe todas as atividades com número de identificação dentro do intervalo especificado.

Não confirmado – Exibe as atividades nas quais os recursos selecionados ainda não concordam em trabalhar.

Tarefas adiadas – exibe todas as atividades que estão atrasadas.

Tarefas atrasadas ou com orçamento estourado atribuídas a – exibe as atividades atribuídas a um recurso que estejam o orçamento previsto, ou atividades que ainda não foram concluídas e terminarão após a data de término da linha de base.

Tarefas com anexo – exibe todas as atividades que têm objetos anexados ou uma anotação na caixa Anotações.

Tarefas com datas fixas – exibe todas as atividades que não têm a restrição “O Mais Breve Possível” ou que têm uma data de início real já determinada.

Tarefas com durações estimadas – exibe todas as atividades que possuam o campo de duração estimada ativado, normalmente exibida por uma interrogação (?) após o valor e a unidade de medida da duração.

Tarefas com prazos – mostra as tarefas que possuem um prazo final definido (campo prazo final definido).

Tarefas com um calendário de tarefa atribuído – mostra todas as tarefas que possuem objetos e um calendário atribuído.

Tarefas concluídas – exibe todas as tarefas que já foram concluídas.

Tarefas de nível superior – exibe as atividades de resumo de nível mais alto. Todas as atividades de nível superior são atividades de resumo, mas nem toda atividade de resumo é de nível superior.

Tarefas em andamento – exibe todas as atividades que foram iniciadas e não foram concluídas.

Tarefas não concluídas – exibe todas as atividades que ainda não foram concluídas, podendo ou não terem sido iniciadas.

254

Cap. 14 Relatórios

Tarefas não iniciadas – exibe as atividades que ainda não se iniciaram.

Tarefas / atribuições com horas extras – exibe atividades ou atribuições com horas extras de trabalho.

Todas as tarefas – exibe todas as tarefas do projeto.

Tarefas com orçamento estourado – exibe todas as atividades cujo trabalho agendado é maior que o da linha de base.

Utilização de recurso – exibe todas as atividades que usam o recurso especificado.

Utilização de recurso no intervalo de datas – exibe as atividades atribuídas a um recurso especificado e que também se iniciam ou terminam após uma data especificada e antes de outra data especificada.

Filtros de recursos

Andamento atrasado/adiado – exibe os recursos com atividades que tenham sido adiadas em relação às datas de término agendadas da linha de base, ou cujo andamento não está de acordo com o cronograma.

Atribuições adiadas – exibem os recursos, cujas atividades foram atrasadas em relação ao seu plano da linha de base original e que ainda não foram concluídas.

Atribuições confirmadas – exibem somente as atividades cuja atribuição foi por um recurso. Esse filtro está disponível apenas para o modo de exibição Uso do Recurso.

Atribuições em andamento – exibe todas as atividades que foram iniciadas mas que não foram concluídas.

Atribuições não confirmadas – exibem as atribuições que ainda não foram confirmadas pelos recursos integrantes.

Atribuições não iniciadas – exibe as atribuições que foram confirmadas mas que ainda não foram iniciadas.

Campos vinculados – exibe os recursos aos quais foram vinculados objetos de outros programas.

Custo com orçamento estourado – exibe todos os recursos cujo custo agendado é superior ao da linha de base.

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Cap. 14 Relatórios

Custo maior que – exibe os recursos que custarão mais do que o valor especificado.

Deve iniciar em – exibe todas as tarefas e recursos com atribuições que deveriam ter sido iniciadas em uma data especificada e não foram.

Deve iniciar/terminar em – filtro interativo que, através de duas datas solicitadas, exibe quando uma atividade ou atribuição deveria ter sido iniciada e quando ela deveria ter terminado.

Grupo – exibe todos os recursos pertencentes ao grupo especificado.

Intervalo de datas – exibe todas as atividades e recursos com atribuições que se iniciam ou terminam dentro do intervalo especificado.

Intervalo de recursos – exibe todos os recursos cujos números de identificação estão dentro do intervalo especificado.

Recursos – Material – mostra os recursos materiais, como madeira, pregos ou cimento.

Recursos – Trabalho – mostra os recursos de trabalho, como pessoas ou equipamentos.

Recursos com anexos – exibe os recursos que têm objetos anexados ou uma anotação na caixa de Anotações.

Recursos superalocados – exibe todos os recursos que estão agendados para realizar mais trabalho do que podem executar no tempo especificado.

Recursos/atribuições com horas extras – exibe os recursos ou atribuições que têm horas extras de trabalho.

Todos os recursos – exibe todos os recursos do projeto.

Trabalho com orçamento estourado – exibe todos os recursos cujo trabalho agendado é inferior ao da linha de base.

Trabalho concluído – exibe os recursos que concluíram todos os seus trabalhos.

Trabalho não concluído – exibe todos os recursos cujo trabalho agendado é superior ao da linha de base.

Vejamos agora como aplicar os filtros pré-definidos:

1 – Acione o menu Projeto/Filtro para;

256

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 18

2 – Posicione o cursor do mouse sobre o filtro desejado e pressione o botão esquerdo.

Se o filtro que você deseja não está visível na lista, execute o procedimento abaixo:

1 – Acione o menu Projeto /Filtrar para;

2 – Selecione Mais Filtros;

Relatórios 19

3 – Escolha o filtro que você deseja aplicar e pressione o botão aplicar.

257

Cap. 14 Relatórios

Aplicando Auto Filtro

Podemos ainda ativar o auto filtro para que possamos filtrar os campos a partir de informações existentes ou criar critérios de filtragem.

Para ativar o auto filtro siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Projeto / Filtro para / Auto Filtro.

Relatórios 20

Para desativar o auto filtro basta repetir o procedimento para ativar.

DICA: O auto filtro também pode ser ativado através da barra de

ferramentas de formatação .

AGRUPAMENTO

Podemos categorizar os dados das tabelas do project, visualizando os dados por grupos de informação.

O project já possui tipos de agrupamento predefinidos que podemos ativar. Veja abaixo a lista com os agrupamentos disponíveis:

Agrupamento de Atividades

Crítica – Exibe as atividades do projeto em função de a tarefa ser crítica.

Duração – Categoriza e exibe as atividades do projeto de acordo com o tempo que elas devem levar para serem concluídas.

258

Cap. 14 Relatórios

Duração e Prioridade – Categoriza e exibe as atividades do projeto de acordo com o tempo que elas devem levar para serem concluídas e, depois, pela prioridade em cada grupo de duração.

Etapas – Exibe as atividades do projeto de acordo em função de a tarefa ser uma etapa.

Pendência do status da equipe – Categoriza e exibe as atividades do projeto em função de uma resposta ter sido recebida em relação a uma mensagem de status da equipe enviada a recursos atribuídos a uma tarefa.

Prioridade – Categoriza e exibe as atividades do projeto por sua prioridade.

Prioridade mantendo a estrutura de tópicos – Categoriza e exibe as atividades do projeto inicialmente por seus números de estrutura de tópicos e, depois por sua prioridade na estrutura de tópicos.

Tarefas concluídas e não concluídas – Categoriza e exibe as atividades do projeto nestes três grupos: percentual concluído 0% (Tarefas não iniciais) , percentual concluído 1%-99% (Tarefas em andamento) e percentual concluída 100% (Tarefas concluídas).

Tipo de restrição – Categoriza e exibe as atividades do projeto nestes oito grupos. O mais tarde possível, O mais breve possível, Não terminar antes de, Não terminar depois de ,Deve iniciar em, Deve terminar em, Não iniciar antes de, e Não iniciar depois de.

Agrupamentos de Recursos

Grupo de recursos – Categoriza e exibe recursos pelo valor contido em seu campo de grupo.

Recursos concluídos e não concluídos – Categoriza e exibe os recursos do projeto nestes três grupos : percentual concluído 0% (trabalho não iniciado), percentual concluído 1%-99% (trabalho em andamento),e percentual concluído 100% )trabalho concluído).

Resposta pendente – Categoriza e exibe os recursos do projeto em função de eles terem respondido a uma mensagem de status da equipe.

Taxa- padrão – Categoriza e exibe os recursos do projeto de acordo com sua taxa- padrão (sua taxa de pagamento referente ao trabalho normal , sem horas extras).

Trabalho versus recursos materiais – Categoriza os recursos do projeto em função de cada um ser um recurso material ou recurso trabalho.

259

Cap. 14 Relatórios

Aplicando um agrupamento

Para aplicar um agrupamento siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Projeto / Agrupar por;

Relatórios 21

2 – Selecione o agrupamento desejado.

260

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 22

IMPRIMINDO RELATÓRIOS DO MICROSOFT PROJECT

Além dos modos de visualização O Microsoft Project Contém uma série de relatórios pré – definidos para impressão de informações sobre o projeto.

Para imprimir um relatório de Microsoft Project, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Exibir / Relatórios;

261

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 23

2 – No quadro relatórios escolha a categoria do relatório que você deseja imprimir e pressione selecionar;

Neste exemplo iremos selecionar a categoria Custos.

Relatórios 24

3 – Dentro da categoria escolhida selecione o tipo de relatório que deseja imprimir e pressione selecionar;

Neste exemplo iremos selecionar Fluxo de Caixa.

262

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 25

4 – Para imprimir o relatório pressione o botão imprimir.

PERSONALIZANDO UM RELATÓRIO

No exemplo anterior imprimimos o relatório de Fluxo de Caixa, que é apresentado semanalmente. Mas você pode ter a necessidade de imprimir um relatório de Fluxo de Caixa, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Exibir / Relatórios:

2 – No quadro relatórios escolha a categoria do relatório que você deseja imprimir e pressione selecionar;

Neste exemplo iremos selecionar a categoria Custos.

3 – Dentro da categoria escolhida selecione o tipo de relatório que deseja imprimir e pressione Editar;

Neste exemplo iremos selecionar Fluxo de Caixa.

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Cap. 14 Relatórios

Relatórios 26

4 – No quadro de diálogo de Relatório de Tabela de Referência Cruzada mude a exibição da coluna de Semanas para Dias e pressione OK.

5 – Escolha o relatório Fluxo de Caixa e pressione Selecionar.

264

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 27

CÓPIA DE IMAGENS PARA O ASSISTENTE DO OFFICE

Uma das novidades do Microsoft Office Project 2003 é um assistente para exportação de imagens para outras ferramentas da família Microsoft Office Systems, gerando assim outras possibilidades de relatórios.

Através da cópia de imagens para o assistente do office é possível extrair informações dos modos de exibição do Microsoft Office Project e inseri-las como imagens estáticas.

Para executar o assistente siga os passos abaixo:

1 – Na barra de ferramentas Análise, clique sobre o botão Copiar Imagem para o Assistente do Office;

265

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 28

2 – A primeira tela é apenas de boas vindas, clique no botão avançar;

266

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 29

3 – Na primeira etapa, defina qual o nível da estrutura de tópicos que será exportado e pressione o botão avançar;

267

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 30

4 – Na segunda etapa, defina qual serão as linhas do modo de exibição atual que serão exportadas e qual o período da linha de tempo também. Nesta etapa também é possível definir o tamanho que a imagem terá no aplicativo de destino. Após inserir essas informações, pressione o botão avançar;

268

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 31

5 – Na terceira etapa, escolha qual será o aplicativo do Office onde a imagem será inserida e qual o layout de impressão da página e pressione o botão avançar;

269

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 32

6 – Na quarta e última etapa, escolha quais os campos de informação que acompanharão a imagem e pressione o botão concluir;

270

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 33

7 – Após pressionar o botão concluir, será processada a imagem no aplicativo de destino e quando o processo estiver terminado será exibida a tela de conclusão. Para visualizar o resultado, pressione o botão fechar.

271

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 34

ASSISTENTE DE RELATÓRIOS XML

Outra novidade o Microsoft Office Project 2003 é um assistente que possibilita a criação de relatório utilizando a tecnologia XML (Extensible Markup Language).

Para executar o assistente de relatórios xml, siga os passos abaixo:

1 – Na barra de ferramentas Análise, clique sobre o botão Assistente de Relatórios XML;

272

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 35

2 – A primeira tela é apenas de boas vindas, pressione o botão avançar;

Relatórios 36

3 – Na primeira etapa, especifique se o assistente vai gerar um novo arquivo ou utilizar um XML já existente;

273

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 37

4 – Caso tenha escolhido um novo arquivo na etapa anterior, preencha o nome do arquivo e pressione salvar;

Relatórios 38

5 – Na segunda etapa, escolha qual o modelo XML utilizado para executar a transformação dos dados e pressione o botão avançar;

274

Cap. 14 Relatórios

Relatórios 39

6 – Na última etapa, podemos escolher entre visualizar o relatório no Internet Explorer ou Salvar o Arquivo em formato HTML;

Relatórios 40

7 – Clique em concluir para finalizar o assistente.

275

Capítulo 15

Campos Personalizados

Cap. 15 Campos Personalizados

CAMPOS PERSONALIZADOS

INSERINDO CAMPOS PERSONALIZADOS

Você pode inserir campos personalizados em suas tabelas para exibir e imprimir dados personalizados. O Microsoft Project possui vários campos personalizados como mostrado na lista abaixo:

Custo1 a Custo10 – Mostram quaisquer informações personalizadas sobre custos que se deseje inserir no projeto. O custo padrão é R$ 0,00.

Data1 a Data10 – Mostram quaisquer informações especializadas sobre datas que se deseje inserir e armazenar separadamente no projeto.

Duração1 a Duração10 – Mostram quaisquer informações especializadas sobre a duração que se deseja inserir e armazenar separadamente no projeto

Início1 a Início10 – Mostram quaisquer informações específicas sobre a data de início que se deseja inserir e armazenar separadamente no seu projeto.

Término1 a Término10 – Mostram quaisquer informações específicas sobre a data de término que se deseja inserir e armazenar separadamente no seu projeto.

Sinalizador1 a Sinalizador20 – Indicam se uma atribuição está marcada para qualquer ação ou identificação futura. Para marcar uma atribuição, clique em sim em um campo sinalizador. Para não marcar uma atribuição clique em Não.Por padrão os campos de sinalizador são definidos com Não.

Número1 a Número20 – Mostram quaisquer informações numéricas personalizadas inseridas no projeto.

Códigos de estrutura de tópicos 1 a 10 – Contém um código alfanumérico definido para representar uma estrutura hierárquica de recursos. Os códigos de estrutura de tópicos são marcas personalizadas de recursos que compartilham características. Podem ser utilizados para agrupar os recursos da maneira desejada.

Texto1 a Texto30 – Mostram quaisquer informações de texto personalizadas que se deseja inserir no projeto.

Para personalizar um campo para o seu projeto siga os passos abaixo:

21


1 – Acione o menu Ferramentas / Personalizar / Campos;

Campos 1

2 – Selecione o campo Custo1 e pressione o botão Renomear;

Campos 2

3 – Digite despesas com Viagens e pressione o botão OK;

4 – No quadro Personalizar Campos pressione OK novamente.

Para inserir o novo campo criado na tabela, siga os passos abaixo:

1 – Na tabela de entrada posicione o cursor do mouse sobre o cabeçalho de coluna Duração e pressione o botão direito do mouse;

22


2 – No menu auxiliar escolha a opção Inserir Coluna;

Campos 3

3 – No item Nome do Campo escolha o campo Despesas com Viagens e pressione OK.

Para excluir o campo criado siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Organizador;

Campos 4

2 – Clique sobre a guia Campos, selecione o campo Despesas com Viagens e pressione o botão excluir;

3 – Clique no botão fechar para sair do organizador.

23


CRIANDO CAMPOS PERSONALIZADOS COM LISTA DE VALORES

Muitas vezes queremos criar um campo e limitar o preenchimento a valores pré-definidos para indicar um status da situação. Para criar um campo com uma lista dos valores assumidos pelo campo siga os passos abaixo:


2 – Escolha o tipo de campo como Texto;

3 – Clique no botão renomear e digite “Probabilidade do Risco” e pressione OK;

4 – Em seguida clique sobre lista de valores;

Campos 5

5 – No quadro lista de valores preencha as linhas de valores como na figura acima;

6 – Clique sobre a caixa de checagem Usar um valor da lista como a entrada padrão do campo e selecione o valor Médio e clique sobre o botão Definir Padrão;

24


7 – Pressione OK;

Campos 6

8 – Na caixa de advertência que o Project pressione OK;

9 – No quadro de diálogo Personalizar Campos pressione OK;

10 – Insira a coluna Grau de Risco na tabela de entrada.

Campos 7

INSERINDO CAMPOS PERSONALIZADOS COM FÓRMULAS

Quando inserimos campos personalizados de custo ou número às vezes temos necessidade de criar um campo para totalizar algum

25


resultado obtido através de cálculos efetuados nos campos numéricos.

Para inserir um campo com fórmula siga os passos abaixo:


Campos 8

2 – Renomeie custo 1, custo 2 e custo 3 para Primeira Parcela do Orçamento, Segunda Parcela do Orçamento e Total Orçamento;

3 – Selecione Total Orçamento e Clique sobre o botão fórmula;

26


Campos 9

4 – No quadro Fórmula Para, clique no botão Campo / Custo / Custo Personalizado / 1 ª Parcela;

Campos 10

5 – Pressione o botão + ;

6 – Pressione o botão Campo / Custo / Custo Personalizado / 2ª Parcela;

27


Campos 11


Campos 12

8 – Na tela de advertência do Microsoft Project pressione OK.

9 – No quadro Personalizar Campos pressione OK.

10 – Na tabela de entrada insira as colunas 1ª Parcela do Orçamento, 2ª Parcela do Orçamento e Total Orçamento e preencha as duas primeiras colunas e veja se o project calculará o resultado na 3ª coluna.

INSERINDO CAMPOS COM INDICADORES

Você pode também inserir indicadores gráficos substituindo dados de um campo para indicar uma determinada situação.

Para inserir indicadores em campos siga os passos abaixo :


2 – Selecione o Campo Total Orçamento e pressione o botão indicadores

28


Campos 13

3 – Preencha os dados conforme a figura acima e pressione OK;

4 – No quadro de diálogo Personalizar Campos pressione OK.

Campos 14

29


INSERINDO CAMPOS DE CÓDIGO DE ESTRUTURA DE TÓPICOS

Os campos de estrutura de tópicos são campos com uma estrutura de preenchimento hierárquica definida com níveis de preenchimento já estabelecidos com intuído de customizar o preenchimento de informações sobre recurso ou tarefa.

Para criar um campo de estrutura de tópicos personalizado, siga os passos abaixo:


2 – Na janela Personalizar Campos, selecione a guia Códigos Personalizados;

3 – Na área Código da Estrutura de Tópicos, marque o item Recurso;

4 – Renomeie o campo Código de Estrutura de Tópicos 1 para Certificações;

30


Campos 15

5 – Clique em Definir Máscara de Código, para personalizar a exibição dos dados na estrutura de tópicos;

31


Campos 16

6 – Clique sobre o botão Editar Tabela de Pesquisa para definir os dados da estrutura de tópicos;

Campos 17

7 – Pressione Fechar, depois OK e OK novamente;

32


8 – Insira o campo na tabela de entrada da Planilha de recursos e preencha as certificações dos recursos da tabela.

Campos 18

33

Capítulo 16

Ambiente de Trabalho

Cap. 16 Ambiente de Trabalho

TABELAS

Em algumas situações as tabelas existentes no Microsoft Project não atendem a necessidade de expressão de dados necessária pelo usuário. Quando isso acontece é possível criar uma tabela com os dados que você deseja visualizar.

CRIANDO UMA TABELA PERSONALIZADA

Para criar uma nova tabela siga os passos descritos abaixo;

1 – Acione o menu Exibir / Tabela / Mais Tabelas.

2 – No quadro de diálogo mais tabelas pressione o botão Nova.

Ambiente 1

3 – No quadro definição de tabela, digite o nome da tabela e escolha os campos que vão aparecer na sua tabela.

35


Ambiente 2

4 – Pressione OK para concluir a criação da tabela.

EXIBINDO UMA TABELA PERSONALIZADA

Para exibir uma tabela personalizada siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Exibir / Tabela / Mais Tabelas.

2 – No quadro mais tabelas escolha a tabela que você criou na relação de tabelas e pressione Aplicar.

Ambiente 3

A tabela será exibida:

36


Ambiente 4

37


FORMULÁRIOS

Mesmo sem sermos programadores, podemos personalizar formulários de entrada de dados para facilitar a alimentação do Microsoft Project.Com uso de formulários personalizados podemos customizar o ambiente para permitir que os usuários tenham o mínimo de trabalho para gerenciarem as informações do projeto.

CRIANDO FORMULÁRIOS DE ENTRADA DE DADOS

Para criar um formulário personalizado de entrada de dados no Microsoft Project, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Personalizar / Formulários;

2 – Na janela “Personalizar Formulários”, pressione o botão Novo;

Ambiente 5

3 – Na janela “Definir Formulário Personalizado”, indique o nome do formulário e uma tecla para em conjunto com a tecla <CTRL> sejam as teclas de atalho para o formulário criado;

Ambiente 6

38


4 – Pressione o botão OK e aguarde até que seja exibida a janela do Editor de Formulários Personalizados do Microsoft Project;

Ambiente 7

5 – Acione o menu Item / Texto e depois de um duplo clique sobre o item de texto que foi inserido no formulário. Na tela de informações sobre o item preencha o texto que será exibido no formulário e pressione OK;

Ambiente 8

6 – Acione o menu Item / Campos;

39


7 – Na tela de Informações sobre o item, escolha o campo do Microsoft Project que será exibido no formulário;

Ambiente 9

8 – Repita os passos 5,6 e 7 até que todos os dados do formulário estejam preenchidos;

Ambiente 10

9 – Acione o menu Arquivo / Salvar e depois Arquivo / Sair.

EXECUTANDO UM FORMULÁRIO PERSONALIZADO

Para executar o formulário criado anteriormente, siga os passos descritos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Personalizar / Formulários;

2 – Na janela Personalizar Formulários, escolha o formulário que deseja executar e pressione Aplicar;

40


Ambiente 11

3 – Preencha os dados através do formulário exibido e pressione o botão OK para confirmar os dados.

Ambiente 12

41


GUIA DO PROJETO

Um dos novos recursos do Microsoft Project 2002 Professional e o Guia do Projeto. Esse recurso permite ao usuário definir e entrar com informações do projeto seguindo as etapas pré-definidas no guia, facilitando o preenchimento das informações e garantindo o cadastro de todas as etapas de uma determinada ação no Microsoft Project.

ACIONANDO O GUIA DO PROJETO

1 – Acione o meu Ferramentas / Personalizar / Barra de Ferramentas;

2 – Na janela Personalizar, acione a guia Barra de Ferramentas e escolha a barra Guia do Projeto e pressione o botão Fechar;

Ambiente 13

3 – Será exibida a barra de ferramentas do Guia do Projeto logo abaixo da barra de ferramentas de formatação;

Ambiente 14

4 – Pressione o botão Mostrar/Ocultar o Guia do Projeto .

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Ambiente 15

PREENCHENDO INFORMAÇÕES DO PROJETO ATRAVÉS DO GUIA DO PROJETO

Para preencher informações do projeto através do Guia do Projeto siga os passos abaixo:

1 – Ative o Guia do Projeto;

2 – No Guia do Projeto, clique sobre o link “Definir o Projeto”;

3 – Na etapa 1 da definição do Projeto, entre com a data de início do Projeto e pressione o link Salvar e ir para etapa 2;

43


Ambiente 16

4 – Na etapa 2 informe se o projeto irá utilizar o Microsoft Project Web Access para acionar as informações do Microsoft Project Server e clique sobre o link Salvar e ir para etapa 3;

44


Ambiente 17

45


Ambiente 18

5 – A etapa 4 irá informar que o projeto está pronto para receber informações, pressione o link Salvar e concluir para começar a entrar com os dados.

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Ambiente 19

47

Capítulo 16

Macros

Cap. 17 Macros

MACROS

Macro é uma seqüência de procedimentos que quando executados realizam todas as tarefas gravadas no código fonte. Esse código é gravado em VBA (Visual Basic for Applications) uma linguagem de programação baseada no Microsoft Visual Basic e que acompanha o Microsoft Office e permite a confecção de rotinas que facilitam a utilização dos recursos da ferramenta.

CRIANDO UMA MACRO

Para criar uma macro no seu projeto siga os seguintes passos:

1 – Acione o menu Ferramentas / Macro /Gravar Nova Macro;

2 – No quadro Gravar Macro Preencha o campo Nome do Macro como “Ativa Tópicos” e pressione o botão OK;

Macro 1


4 – Clique sobre a guia Modos de Exibição e acione a caixa de checagem Mostrar números da estrutura de tópicos e pressione OK;

5 – Acione o menu Ferramentas / Macro / Parar Gravação;

6 – Desative a opção Mostrar Números da Estrutura de Tópicos;

49

Cap. 17 Macros

EXECUTANDO UMA MACRO

1 – Acione o menu Ferramentas / Macro / Macros;

Macro 2

2 – Selecione a macro Ativa Tópicos e pressione o botão executar.

DICA : Caso ocorra algum problema na execução da macro você poderá interromper o processo pressionando <CTRL > + <BREAK>.

EDITANDO MACROS

1 – Acione o menu Ferramentas / Macro / Macros;

2 – Selecione a macro Ativa Tópicos e pressione o botão Editar.

50

Cap. 17 Macros

Macro 3

3 – No editor do VBA será exibida a sub-rotina responsável pela macro que está sendo editada. Entre os itens SUB e END SUB, digite as instruções em VBA para execução da Macro.

51

CAPÍTULO 18

INSTALANDO E CONFIGURANDO O MICROSOFT OFFICE

PROJECT SERVER 2003

Cap. 18 – Instalação do Microsoft Office Project Server 2003

INSTALAÇÃO DO MICROSOFT WINDOWS SHAREPOINT SERVICES 2.0

Antes de começar a instalação do Microsoft Office Project Server 2003 devemos instalar o Microsoft Windows SharePoint Services 2.0.

Para instalar e configurar o Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, siga os passos descritos abaixo:

1 – Insira o CD do Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 na unidade de CD-ROM;

2 – Execute o arquivo STSV2.exe;

3 – Aguarde enquanto os arquivos são descompactados (Figura SPS1);

SPS 1

4 – Logo após a descompactação dos arquivos será exibida a janela Instalação do Produto Microsoft Windows SharePoint 2.0;

Alexandre Travassos, MOUS

53


SPS 2

5 – Marque o checkbox “Aceito os Termos do Contrato de Licença” e pressione o botão avançar;


54


SPS 3

6 – Na janela tipo de instalação, marque a opção “Server Farm” e pressione o botão avançar;


55


SPS 4

7 – Na janela resumo pressione o botão Instalar e aguarde enquanto o assistente de instalação copia os arquivos;


56


SPS 5

8 – Durante a cópia dos arquivos o assistente irá reiniciar o Internet Information Server (IIS) (Figura SPS6);

SPS 6

9 – Após a cópia dos arquivos, será aberto o browser na tela de configuração do Servidor Virtual Administrativo (Figura SPS7);


57


SPS 7

10 – Na página Configurar Servidor Virtual Administrativo, marque a opção “Usar um pool de aplicativos existente” e pressione o botão OK;


58


SPS 8

11 – Na janela “Pool de Aplicativos Alterado”, execute o prompt de comando do DOS e execute o comando IISRESET e após o IIS ser reiniciado pressione o botão OK;

SPS 9

12 – Na página “Definir Servidor de Banco de Dados de Configuração”, preencha no campo “Servidor do Banco de Dados” o nome da instância do microsoft SQL Server onde serão gravados os dados do SharePoint;


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13 – Depois no campo “Nome do Banco de Dados do SQL Server” preencha o nome que será dado para o banco de dados do SharePoint;

14 – Marque a opção “Usar a autenticação do SQL” e digite o nome do usuário e senha do SQL;

15 – Marque a opção “Os Usuários já têm contas de domínio. Não criar contas do Active Directory;


SPS 10

17 – Na janela “Administração Central” clique no link “Estender ou Atualizar Servidor Virtual”;


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SPS 11

18 – Na página “Lista de Servidores Virtuais”, clique sobre “Site de Web Padrão”;


61


SPS 12

19 – Na página “Estender Servidor Virtual”, clique sobre o link “Estender e Criar um Banco de Dados de Conteúdo”;


62


SPS 13

20 – Na página “Estender e Criar Banco de Dados de Conteúdo”, marque em “Criar um novo pool de aplicativos” e preencha o nome que será dado a esse pool de aplicativos;

21 – Em “Selecionar conta de segurança para esse aplicativo” marque a opção “Predefinida” e escolha o item “Serviço de Rede” na lista suspença;

22 – Marque o checkbox “Usar o Servidor de Banco de Dados de Conteúdo Padrão”;

23 – Pressione o botão OK para confirmar;


63


SPS 14

SPS 15


64


24 – Aguarde enquanto o site é estendido (Figura SPS16);

SPS 16

25 – Após a conclusão do processamento será exibida a janela “Êxito ao Estender Servidor Virtual”


65


SPS 17

26 – Após a configuração do Windows SharePoint Services, execute o CD de instalação o Microsoft Office Project Server 2003;


66


SPS 18

27 – Na Janela de Instalação do Microsoft Office Project Server 2003, clique sobre o item “Microsoft Windows SharePoint Services;


67


SPS 19

28 – Em seguida selecione o item “Assistente para Configuração do Windows SharePoint Services”;

29 – Será exibida a Janela do “Assistente para Configuração do SharePoint”, pressione o botão avançar;


68


SPS 20

30 – Na tela seguinte, escolha o Servidor Virtual onde serão criados os sites dos projetos e pressione avançar;


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SPS 21

31 – Na tela seguinte escolha o caminho onde serão criados os sites de projeto e pressione avançar;


70


SPS 22

32 – Na janela seguinte preencha o nome do usuário proprietário do site (deve ser uma conta do domínio), e o email do proprietário do site e pressione o botão avançar;


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SPS 23

33 – Na janela seguinte, pressione o botão avançar;


72


SPS 24

34 – Aguarde enquanto o assistente copia os arquivos. Durante o processo de instalação o assistente será fechado temporariamente para configurar alguns serviços, ele será iniciado automaticamente após as configurações (Figura SPS25);

SPS 25

35 – O assistente irá continuar a instalação e copiar os arquivos;


73


SPS 26

36 – Quando a instalação for concluída será exibida a etapa final do Assistente, exibindo os dados necessários para instalação do Project Server. Anote as informações e pressione Concluir.


74


SPS 27

INSTALAÇÃO DO MICROSOFT OFFICE PROJECT SERVER 2003

É importante lembrarmos que não é obrigatório a instalação antecipada do SharePoint ou do Analysis Services, mas vamos abordar uma instalação completa, associando todos os recursos disponíveis para o Project Server.

Para instalar o Microsoft Office Project Server siga os passos abaixo:

1 – Insira o do CD de instalação do Microsoft Project Server na unidade de CD-ROM;

2 – Aguarde alguns instantes até que apareça a tela de Instalação do Microsoft Project Server;


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InstallServer 1

3 – Posicione o cursor do mouse sobre a opção “Instalação do Servidor” e dê um clique. Aguarde alguns instantes enquanto o assistente copia os arquivos necessários para a instalação, esse processo pode demorar um pouco, dependendo da configuração do servidor;

4 – Após a preparação do assistente de instalação, será exibida a janela de informações sobre o usuário. Digite os dados do usuário. Depois de digitado os dados, pressione o botão avançar;


76


InstallServer 2

5 – A próxima etapa é o contrato de licença de usuário final, leia atentamente o contrato e marque a caixa de checagem “Aceito os termos do contrato de licença”. Pressione o botão avançar para passar para próxima etapa;


77


InstallServer 3

6 – Na etapa seguinte você deverá informar a pasta para onde deverão ser copiados os arquivos do Project Server;


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InstallServer 4

7 – Na janela “Escolha os Serviços a serem Instalados Neste Servidor” escolha os serviços que deseja instalar e pressione o botão avançar;


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InstallServer 5

8 – Na janela “Inserir Informações sobre o Servidor de Banco de Dados” entre com os dados do nome servidor SQL e como será a autenticação do usuário e pressione avançar;


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InstallServer 6

* Caso sua organização tenha um grande volume de usuários e projetos, você poderá escolher instalar as tabelas do banco de dados Views em outro servidor de banco de dados (Figura InstallServer 7);


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InstallServer 7

9 – Na janela “Criar Informações sobre a Conta de Banco de Dados”, entre com a senha para o usuário do Banco de Dados do Project Server no SQL;


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InstallServer 8

10 – Na janela “Inserir Informações sobre Conexão como Analysis Services”, entre com as informações do servidor Analysis Services e pressione avançar;


83


InstallServer 9

11 – Na janela “Selecione um Site da Web”, escolha em qual site do servidor web será criado o diretório virtual do Microsoft Project Server e pressione avançar;


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InstallServer 10

12 – Na janela “Inserir Informações sobre o Servidor Web” entre com os dados de publicação do site do project server e pressione avançar;


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InstallServer 11

13 – Na janela “Inserir Informações sobre o Servidor de email SMTP” informe o nome do servidor SMTP, porta de saída do servidor e um email para o remetente das mensagens;


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InstallServer 12

14 – Na janela “Conectar-se a um servidor web que está executando o SharePoint Team Services”, entre com as informações sobre o SharePoint Team Services e pressione avançar. As informações necessárias para instalação foram informadas anteriormente na instalação do SharePoint Team Services;


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InstallServer 13

15 – Na janela “Escolha um Ambiente de Instalação” defina qual o Ambiente (Empresarial o Não Empresarial) que será usado para acessar o Microsoft Office Project Server e pressione avançar.


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InstallServer 14

16 – Na tela “Digite a Senha do Administrador”, digite a senha da conta do administrador do Project Server e pressione avançar. A senha deverá ter no mínimo 8 caracteres;


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InstallServer 15

17 – Na tela “Iniciar instalação”, verifique os dados sobre espaço em disco e pressione Instalar para dar início a instalação;


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InstallServer 16

18 – Aguarde enquanto os arquivos são copiados (Figura InstallServer 17);


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InstallServer 17

19 – Quando for exibida a janela “Instalação Concluída”, você pode marcar a caixa de checagem “Consultar a Web para Obter Atualizações e Downloads Adicionais”, parar verificar atualizações do produto na WEB.


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PREPARANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT PROFESSIONAL PARA TRABALHAR COM O MICROSOFT OFFICE PROJECT SERVER

Uma vez instalado e configurado o Project Server, será necessário configurar o Project Professional para estabelecer conexão com o Project Server. Uma vez estabelecida a conexão entre Professional e Server, poderemos autenticar usuários e ter acesso aos recursos empresariais definidos no servidor.

ACESSANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT WEB ACCESS

Para acessar o PWA (Project Web Acces), siga os passos abaixo:


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1 – Acesse o Internet Explorer e digite a URL do Microsoft Office Project Web Access e aguarde alguns instantes, enquanto a página é carregada;

Peparando 1

2 – Na página inicial do Project Web Access, digite o usuário e senha do administrador do Project Server e pressione o botão Ir;

* Caso seja a primeira execução do Project Web Access na máquina, será solicitada a confirmação para o registros dos componentes microsoft e a confirmação dos termos de licenciamento do produto.

3 – Após alguns instantes será exibida a home page do Project Web Access (Figura Preparando 2).


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Peparando 2

CRIANDO CONTAS DE USUÁRIO NO PROJECT SERVER

Para criar contas de usuários no Microsoft Office Project Server, siga os passos abaixo:

1 – Acesse o Project Web Access com a conta de usuário administrador;

2 – Na Home page do Project Web Access, acione o menu Administração (Figura Preparando 3);


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Peparando 3

3 – Na página “Visão Geral de Administração”, clique no link Gerenciar Usuários e Grupos;

4 – Na página “Usuários” clique no botão Adicionar Usuário (Figura Preparando 4);


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Peparando 4

5 – Na página “Adicionar Usuário”, defina o nome do usuário, senha e as permissões de acesso do usuário e pressione o botão Salvar Alterações;


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Peparando 5

6 – Quando for exibida a caixa de diálogo “As Informações Sobre o Recurso foram Atualizadas com Êxito”, pressione o botão OK.

CONFIGURANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT PROFESSIONAL

Para configurar o Microsoft Office Project Professional para trabalhar com Project Server, siga os passos abaixo:

1 – Abra o Project Professional 2003;


3 – Clique na guia Colaborar;

4 – No item Colaborar Usando defina Microsoft Project Server;


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5 – No campo URL do Microsoft Project Server (Figura Preparando 1)digite o endereço do site do Project Server;

Peparando 6

6 – Pressione o botão Testar Conexão para verificar se o URL do Microsoft Project está correto;

Peparando 7

7 – Na área “Identificação do Microsoft Project Server” defina como o usuário será identificado no Project Server, através de sua conta do Windows ou por meio de uma conta do Project Server. Caso o usuário não tenha uma conta no Project Server, ele poderá criar uma pressionando o botão criar conta. O botão criar conta só criará a


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conta se o administrador do Project Server tiver dado essa permissão;

8 – Caso deseje que os recursos atribuídos possam delegar suas atribuições para outros recurso, marque a opção “Permitir que recursos deleguem tarefas usando o Microsoft Project Server”;

9 – No item “A opção ‘publicar atribuições novas e alteradas’ atualiza atribuições de recursos quando se altera:”, defina se as publicações serão de início, término, % concluída ou estrutura de tópicos ou de Informações sobre a tarefa;

10 – Caso você queira que toda vez que o projeto for salvo seja efetuada uma publicação no Project Server, marque os itens que você deseja publicar na área “Ao salvar, publique as seguintes informações no Microsoft Project Server”;

11 – Pressione o botão OK para confirmar as configurações inseridas.

ADICIONANDO CONTAS DO PROJECT SERVER NO PROJECT PROFESSIONAL

Para que as estações de trabalho com Project Professional possam autenticar usuários no Project Server e ter acesso as opções empresariais, é necessário cadastrar as contas que irão fazer autenticação no servidor.

Para cadastrar contas do Project Server no Project Professional, siga os passos abaixo:

1 – Abra o Project Professional;

2 – Acione o menu Ferramentas / Opções da Empresa / Contas do Microsoft Project Server ...


100


Peparando 8

3 – Na janela “Contas do Project Server”, pressione o botão Adicionar para incluir uma nova conta;

Peparando 9

4 – Preencha o nome da conta para exibição no Project Professional, a URL do Project Sever e a conta de usuário do Project Server ou do Windows e pressione o botão OK;


101


Peparando 10

6 – Quando retornar a tela “Contas do Project Server”, marque a opção Controlar estado da conexão manualmente, para que você possa definir o estado da conexão sempre que abrir o project professional;

7 – Pressione OK e feche o Microsoft Project.

CONECTANDO-SE AO PROJECT SERVER

Depois de configurar as contas de autenticação dos usuários no Project Sever, já podemos fazer a autenticação no Project Server a partir do Project Professional.

Para conectar-se ao Project Server a partir do Project Professional, siga os passos abaixo:

1 – Abra o Microsoft Project Professional;


102


Peparando 11

2 – Note que dessa vez foi exibida a janela “Contas do Project Server” com a lista das contas para acesso ao Project Server. Escolha a conta desejada e pressione o botão conectar;

* Caso seja a primeira conexão realizada será exibida uma janela (Figura Preparanto 12) para incluir o site do Project Web Access na relação dos sites confiáveis do Internet Explorer.

Peparando 12

3 – Logo depois será exibida a janela “Logon de segurança do Microsoft Project Server”, onde o usuário informará a senha da conta do Project Server. Digite a senha e pressione o botão IR;


103


Peparando 13

4 – O Microsoft Project Professional será aberto e estará pronto para trabalho em ambiente colaborativo.


104

CAPÍTULO 19

TRABALHANDO COM PROJETOS EMPRESARIAIS

Cap 19 – Trabalhando com Projetos Empresariais

PROJETOS EMPRESARIAIS

Quando trabalhamos com o Microsoft Office Project no ambiente EPM, temos o conceito de projetos empresariais. Um projeto empresarial é um projeto gravado dentro do banco de dados do servidor de projetos.

A maneira de gravar os projetos no Project Server é bem semelhante a usada no Project Standard ou Professional, quando gravamos uma arquivo mpp. Mas no ambiente EPM um arquivo .mpp é um arquivo local e não pode ser publicado no project server. Os projetos só podem ser publicados se forem empresariais ou seja estiverem gravados no banco de dados do Project Server.

GRAVANDO UM PROJETO EMPRESARIAL

Para gravar um projeto empresarial, siga os passos abaixo:

1 – Com o projeto que deverá ser salvo aberto, pressione o botão salvar;

Empresarial 1

2 – Na tela Salvar no Project Server, preencha o nome do projeto e pressione o botão salvar.

DICA: E possível gravar um arquivo local (.mpp) pressionando o botão Salvar como arquivo...

ABRINDO PROJETOS EMPRESARIAIS

Para abrir projetos empresariais, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Arquivo / Abrir;


106


Empresarial 2

2 – Na janela Abrir do Microsoft Office Project Server, escolha qual o projeto você deseja abrir e se vai abri-lo somente para leitura ou para leitura/gravação e pressione o botão abrir.

OBS: Os projetos abertos para Leitura/Gravação, serão abertos em estado de Check-out, pois apenas um usuário por vez pode fazer alterações no arquivo. Outro usuário só poderá abrir uma instancia de leitura e gravação quando for feito o check-in do projeto.

EXCLUINDO PROJETOS EMPRESARIAIS

Para excluir um projeto empresarial, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Arquivo / Abrir;

2 – Na janela Abrir do Microsoft Office Project Server, escolha qual o projeto você deseja excluir e pressione o botão Excluir Projeto Permanentemente, que fica do lado direito na parte superior da tela;


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Empresarial 3

3 – Será exibida uma mensagem de confirmação da exclusão, pressione em sim para excluir o projeto.

Atenção:

• Projetos em Check-out não podem ser excluídos

• A exclusão e permanente, por isso só faço com absoluta certeza.

USANDO O ASSISTENTE DE IMPORTAÇÃO PARA CONVERTER UM PROJETO LOCAL PARA UM PROJETO EMPRESARIAL

Uma das maneiras de transformar um projeto .mpp (local) em um projeto empresarial, é utilizando o assistente de importação.

O assistente de importação de projetos é recomendado para conversões de projetos locais para empresariais, pois através do mapeamento de campos personalizados é possível mapear campos personalizados locais para campos específicos da empresa.

Para executar e converter um projeto através do assistente de importação, devemos seguir os passos descritos abaixo:

1 – No MS-Project Professional, logado no ambiente EPM, acesse o menu Ferramentas / Opções da Empresa / Importar Projeto para a Empresa;


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Importação 1

2 – Na tela de boas-vindas do Assistente de Importação de Projetos, clique no botão avançar para passar para próxima etapa do assistente;

Importação 2


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3 –Na janela Importar Projeto, escolha qual o projeto local (.mpp) que será convertido em projeto empresarial e pressione o botão Importar;

OBS: Caso você tenha uma base de dados de projetos não empresariais, basta pressionar o botão ODBC e escolher a fonte de dados de conexão para importar um projeto de banco de dados para um projeto empresarial.

Importação 3

4 – Na próxima etapa do assistente de importação, deve-se preencher os campos:

• Nome – O nome do projeto na base de dados empresarial• Versão – Uma das versões de cronograma definidas no Project

Server• Tipo – Os tipos possíveis são Projetos e Modelos• Calendário – Qual o calendário base do projeto• Selecione Valores de Campos Personalizados do Projeto –

Caso haja algum campo personalizado no projeto faça o preenchimento através da tabela de campos personalizado.


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Importação 4

5 – A próxima etapa é o mapeamento dos recursos do projeto. Nesta janela deve-se definir se os recursos do projeto serão:

• Importados para o pool de recursos da empresa;• Substituídos por um recurso do pool de recursos da empresa;• Permanecidos como recursos locais do projeto;


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Importação 5

6 – Na etapa seguinte você deverá verificar se existem campos personalizados locais definidos e mapear os campos locais fazendo a correspondência com os campos empresariais que receberão as informações;


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Importação 6

7 – Na última etapa do assistente, verifique os dados das tarefas que serão importadas e se existe algum erro apontado. Caso tudo esteja em conformidade pressione o botão Importar;

Importação 7


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8 – Aguarde alguns instantes enquanto o projeto e armazenado no servidor e tão logo o processo tenha sido concluído, será exibida a janela de conclusão do processo (Figura Importação 7), nesta tela você pode Importar mais Projetos ou Concluir o assistente.

* Caso você queira verificar se o projeto realmente foi convertido para empresarial, clique sobre o botão abrir. O projeto estará na sua lista de projetos empresariais.

Importação 8

OBS: A Importação de um projeto local para um projeto empresarial não efetua uma publicação. O projeto importado está na base de dados do project server mais ainda não foi publicado. Para efetuar a publicação acione o menu Colaborar / Publicar

INSERINDO PROJETOS ADMINSTRATIVOS

Uma grande necessidade das empresas é administrar o tempo dos recursos, tanto nos projetos como fora deles. O tempo gasto nos


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eventos rotineiros pode justificar a ausência do recurso em eventos do projeto. Por isso os projetos administrativos permitem a alocação de atividades rotineiras aos recursos.

CRIANDO PROJETOS ADMINISTRATIVOS

Para criar um projeto administrativo, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Arquivo / Novo;

2 – No Painel de Tarefas, clique em Modelos / No meu computador;

Administrativo 1

3 – Na guia Modelos de Empresa, selecione Tempo Administrativo e pressione OK;


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Administrativo 2

4 – Preencha os tipos de atividade rotineiras existentes em sua empresa;

Administrativo 3


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5 – Aloque os recursos que serão notificados pelo PWA (Project Web Access) sobre as atividade rotineiras;

6 – Salve o projeto Administrativo no Project Server e publique.

O project fará a alocação das tarefas e disponibilizará na central de tarefas do PWA.


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CAPÍTULO 20

TRABALHANDO COM INFORMAÇÕES GLOBAIS DA

EMPRESA

Cap 20 – Trabalhando com Informações Globais da Empresa

MODELO GLOBAL DA EMPRESA

Com vimos anteriormente e Microsoft Office Project Professional possui um arquivo matriz que usado para determinar o parâmetros de um novo arquivo local do Project. Esse arquivo matriz é Global.mpt e se encontra no disco rígido das máquinas onde está instalado o Microsoft Office Project Standard ou Professional.

Quando trabalhamos em um ambiente corporativo de projetos utilizando o EPM da Microsoft também temos uma matriz empresarial que possibilita disponibilizar diretrizes globais para inicialização de novos projetos empresarias. Essa matriz empresarial é chamada de Modelo Global da Empresa.

Assim como o global.mpt, o Modelo Global da Empresa também pode ser manipulado através do organizador. Uma vez lançado novos modelos de inicialização no Modelo Global da Empresa, esses modelos passarão a ser base para todos os novos projetos empresarias.

Quando um usuário do project server entra no project professional e se conecta ao ambiente EPM, ele já está usando referências do Modelo Global da Empresa. Mas quando o usuário não se conecta ao ambiente EPM, permanecendo off-line ele passa a usar as referencias de inicialização do Global.mpt.

EDITANDO O MODELO GLOBAL DA EMPRESA

Para editar o Modelo Global da Empresa siga os passos abaixo:

OBS: Para editar informações do Modelo Global da Empresa o usuário do Project Server deve ter privilégio de edição do Modelo Global da Empresa. Esse privilégio geralmente é dado as contas de Administradores do Project Server.

1 – Abra o Microsoft Office Project Professional autenticando usuário do Project Server, para se conectar ao ambiente EPM;

2 – Acione o menu Ferramentas / Organizador;


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Global 1

3 – Escolha qual o tipo de informação que deve ser editada no Modelo Global da Empresa;

4 – Selecione o item editado no projeto local e pressione o botão copiar para transferir a informação para o Modelo Global da Empresa.

5 – Pressione o botão Fechar para sair do Organizador.

ABRINDO O MODELO GLOBAL DA EMPRESA (CHECK-OUT)

Algumas informações globais só podem ser editadas, fazendo o acesso direto ao Modelo Global da Empresa. Para acessar o Modelo Global da Empresa siga os passos abaixo:


2 – Acione o menu Ferramentas / Opções da Empresa / Abrir Modelo Global da Empresa;


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Global 2

OBS: Abrindo o Modelo Global da Empresa é possível a criação e edição de campos empresarias, inclusive os campos de qualificação de recurso do tipo MV (Multi-value)


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Global 3

BACKUP DO MODELO GLOBAL DA EMPRESA

O Microsoft Office Project Professional, permite ao usuário fazer um backup do Modelo Global da Empresa em uma unidade de disco rígido como medida de segurança.

Para fazer um backup do Modelo Global da Empresa empresarial, siga os passos abaixo:


2 – Acione o menu Ferramentas / Opções da Empresa / Fazer Backup do Modelo Global da Empresa;


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Global 4

3 – Na janela Salvar Como, digite o nome do arquivo de backup do Modelo Global da Empresa, defina a pasta de destino e pressione o botão salvar;


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Global 5

RESTAURANDO O MODELO GLOBAL DA EMPRESA

Caso seja necessário restaurar o backup do Modelo Global da Empresa, siga os passos abaixo:


2 – Acione o menu Ferramentas / Opções da Empresa / Restaurar Modelo Global da Empresa;


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Global 6

3 –Na janela Restaurar Modelo Global da Empresa, insira a conta do Project Server com privilégio de restaurar o Modelo Global da Empresa, defina o caminho físico do arquivo de backup do Modelo Global da Empresa e pressione o botão Restaurar.

Global 7


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OBS: Uma vez restaurado o backup do Modelo Global da Empresa, não será mais possível reverter o processo. Portanto só restaure um backup que você tem total certeza quanto ao conteúdo.

INSERINDO CAMPOS EMPRESARIAIS NO MODELO GLOBAL DA EMPRESA

Os campos empresariais são armazenados no Modelo Global da Empresa, e são utilizados como referência para criação de novos projetos empresarias. Uma vez que um campo empresarial e editado dentro do Modelo Global da Empresa, este campo passa a estar disponível para todos os usuários que se conectam ao ambiente EPM.

CRIANDO UM CAMPO EMPRESARIAL PERSONALIZADO

Para personalizar um campo empresarial, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções / Abrir Modelo Global da Empresa;

2 – Após abrir o Modelo Global da Empresa, acione o menu Ferramentas / Personalizar / Campos da Empresa;


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Global 8

3 – Na janela Personalizar Campos da Empresa, escolha os campos que deseja personalizar e faça a edição do campo como mostrado anteriormente no tópico sobre edição de campos personalizados e depois pressione o botão OK.


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Global 9

4 – Acione o menu Arquivo / Fechar para fazer o check-in no arquivo do Modelo Global da Empresa.


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Global 10

A figura acima mostra um campo personalizado de projeto sendo acessado através da janela de informações do projeto.

CAMPOS MV (MULTI-VALUE) PARA RECURSOS EMPRESARIAIS

A partir da versão 2003 do Microsoft Project, foi encorporado os campos personalizados do tipo Multi-value. Os campos Multi-valeu são campos do tipo Código Personalizado de Recursos da Empresa, mas com a possibilidade de receber múltiplos valores para um recurso.

Os campos Multi-value permitem o uso efetivo dos campos de código para definição das habilidades dos recursos do pool de recursos empresarial. Através do mapeamento das habilidades de um recurso é possível fazer substituições, correspondência com recursos genéricos e filtragem por habilidades.

CRIANDO UM CAMPO MV (MULTI-VALUE)

Para personalizar um campo MV, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções / Abrir Modelo Global da Empresa;


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2 – Após abrir o Modelo Global da Empresa, acione o menu Ferramentas / Personalizar / Campos da Empresa;

3 – Em seguida acione a guia Códigos Personalizados;

Global 11

OBS: Os campos MV (Multi-value) são criados automaticamente quando se utiliza os campos de Código de Estrutura de Tópicos de Recurso da Empresa de 20 até 29. Esses campos foram reservados para conter dados MV.

4 – Selecione o item Recurso e marque um dos campos de código de recurso de 20 até 29;

5 – Renomeie o campo para o nome desejado;

6 – Clique no botão Definir Máscara de Código;


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Global 12

7 – Preencha as máscaras para os níveis da estrutura de tópicos do campo e pressione o botão OK;

Global 13


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8 – De volta a janela Personalizar Campos da Empresa, clique sobre o botão Editar Tabela de Pesquisa;9 – Preencha o código de estrutura de tópicos para os níveis estabelecidos na máscara e pressione o botão Fechar;

Na janela Personalizar Campos da Empresa, na área Atributos da Empresa, existe um grupo de opções relacionadas com o campo de estrutura de tópicos que está sendo editado:

• Compartilhar Tabela de Pesquisa de Outro Código – Esta opção permite buscar uma tabela de pesquisa de um outro campo de estrutura de tópicos já personalizado

• Sempre Permitir a Seleção de Códigos sem Valores Subordinados – Esta opção permite que o usuário escolha um item da tabela de pesquisa sem que seja necessário preencher todos o níveis estabelecidos.

• Tornar este Código Obrigatório – Esta opção faz com que seja obrigatório o preenchimento deste campo. Caso o usuário não o preencha, não será possível salvar o projeto.

• Usar este Código para Recursos Genéricos Correspondentes – Esta opção faz com que o Project utilize o campo de estrutura de código com um campo de habilidade para executar substituições, correspondência de recursos e filtragens.

10 – De volta a janela Personalizar Campos da Empresa, marque os seguintes check-box:

• Tornar este código obrigatório• Usar este código para recursos genéricos correspondentes


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Global 14

11 – Pressione o botão OK e salve o arquivo Modelo Global da Empresa.

Global 15

A figura acima mostra um campo personalizado de projeto do tipo MV, inserido como uma coluna no Pool de Recursos da


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Empresa e sendo acessado para o preenchimento das certificações que um determinado recurso da empresa possui.


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apostila ms-project 2003

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