MS Project - Apostila

MS Project

Página 1

MS Project - Apostila

Introdução

Projeto é um plano para a realização de uma ação, com início e fim definidos para obter um objetivo dentro de custos, recursos, tempo e qualidade deliberados. Na década de 50 surgiram as primeiras ferramentas para o gerenciamento de projetos, pode-se destacar o PERT (Program Evaluation and Review Technique) e o CPM (Critical Path Method).

Hoje os gerentes de projetos contam com várias ferramentas para auxilia-los, como o MS Project, que é desenvolvida pela Microsoft . Este trabalho discorrerá sobre como utilizar esta ferramenta, explicando todas as suas funções e benefícios para um gerenciamento de projetos.

Página 2

MS Project - Apostila

Planejamento e Gerenciamento de Projetos

Projeto é uma ordem de atividades com início e fim delimitados, gerenciados por pessoas para atingir o objetivo dentro dos custos, tempo, qualidade e recursos disponíveis.

Etapas do Gerenciamento de Projetos

De acordo com o Guia PMBOK, o gerenciamento de projetos têm 5 fases (ou grupo de processos)

1. Iniciação: Fase onde as necessidades, viabilidade, orçamentos e cronogramas são definidos. É nesse fase que se inicia oficialmente o projeto através de Termo de Abertura.

2. Planejamento: São realizados os estudos e análises, recursos e o detalhamento do plano.

3. Execução: São executados os planos do projeto, coordenação de pessoas e outros recursos para executar o plano.

4. Controle: Fase em que acontece os monitoramentos, controles e modificações.

5. Finalização: Aceitação formal do projeto (com verificação formal do escopo), ou fase para a sua finalização

.

Limites do Projeto. Fonte: PMI (2004, p. 43)

Página 3

MS Project - Apostila

Capítulo 1 – Software de Gerenciamento

Pode-se destacar alguns motivos que levam as organizações a utilizarem o um software de gerenciamento, dentre eles estão:

É o recurso mais eficaz para demonstrar graficamente (Gantt e PERT) o projeto;

Assessora o gerente de projetos nas decisões como, prazos, custos e recursos;

Auxilia de maneira eficiente o cálculo do caminho crítico;

Proporciona uma metodologia eficaz de planejamento, por que utiliza um método para detalhamento de cada atividade;

Permite a visualização da incoerência entre a execução do projeto e o planejamento;

Capítulo 2 - Introdução ao Microsoft Project 2013:

O MS Project é um software criado pela empresa americana Microsoft, com a finalidade de

auxiliar no gerenciamento de projetos. Teve sua primeira versão anunciada em 1985.

O software permite um gerenciamento fácil do cronograma do projeto, como também permite

gerenciar partes importantes do projeto, ou seja, partes que servem de requisitos para outros

processos, permitindo recalcular um cronograma, caso um processo atrase outro.

Algumas Funcionalidades do MS Project 2013:

Nos anos posteriores, o software sofreu profundas mudanças. Possui recursos relacionados à

gestão de projetos. São vários os focos do MS Project: tempo (datas, duração do projeto,

calendário de trabalho), Gráfico de Gantt, modelo probabilístico (para cálculos relacionados a

planejamento), Custos (fixos, não fixos, outros) e uma gama de relatórios.

As informações podem estar representadas graficamente ou através de relatórios

customizados. Com o Microsoft Project é fácil criar e modificar um conjunto de tarefas para

atingir seus objetivos.

Algumas novidades do MS Project 2013:

O project 2013 agora é touch. Agora você pode utilizar o Project em tablets com

Windows 8. O project 2013 tem diversas melhorias para tornar a experiência de uso

mais prática e agradável.

Página 4

MS Project - Apostila

Muitos relatórios. Provavelmente um dos maiores investimentos no Project 2013 foram

os relatórios. Há muitos dashboards, relatórios e gráficos que facilitam a vida do

gerente de projetos. Os gerentes também podem criar seus próprios dashboards e

relatórios com poucos cliques.

Mais informações sobre os profissionais envolvidos no projeto.

Possibilidade de se comunicar em tempo real com os envolvidos do projeto, incluindo

vídeo.

O project 2013 conta agora com Apps, com este recurso será possível extender as

funcionalidades do Microsoft Project 2013 com novos recursos através de aplicativos

client ou server.

Empresas terão a oportunidade criar addons para facilitar a vida dos gerentes de

projeto.

Auxilia no gerenciamento e controle tanto de projetos simples quanto projetos

complexos.

Criar cronogramas detalhados.

Gerenciar tarefas, custos, trabalhos e recursos.

Utilizar diversas visões para visualizar os dados do projeto.

Controlar e gerenciar o projeto durante sua execução.

Colaborar e compartilhar informações.

Utilizar recursos para gerenciar múltiplos projetos.

Página 5

MS Project - Apostila

Capítulo 3 – Principais características do MS Project:

Dentre os diversos recursos disponíveis citados acima, destacamos:

Geral

Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências):

Um diagrama de rede pode representar a sequência de operações em um projeto ou a

sequência de uma única operação dentro de um projeto. No Sistema de Projetos, é possível

exibir graficamente diversos elementos estruturais de um projeto e as respectivas

interdependências.

Durante a vida de um projeto, os diagramas de rede são utilizados como base para o

planejamento, análise, controlling e monitorização de programas, datas e recursos (como

pessoas, máquinas, materiais, documentos e desenhos).

Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Em muitas situações, um Gráfico de Gantt é

gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados.

Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto, alguns

processos podem se repetir diversas vezes, como reuniões periódicas durante 1 vez por

semana.

Permite criar hierarquias, útil na criação da Estrutura de Decomposição do Trabalho.

Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios relatórios.

A Microsoft investiu pesado em relatórios na versão 2013.

Permite a inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversos tipos de operação.

Página 6

MS Project - Apostila

Capitulo 4 - Conhecendo as características básicas do MS Project.

Ao abrir o MS Project e criar algum arquivo, ele vai conter o símbolo abaixo que representa o MS Project 2013.

A interface da versão MS Project 2013 está mais completa e objetiva, ao nos depararmos com a tela abaixo, já é possível escolher um novo plano/projeto, criar um novo projeto a partir de um modelo, criar um novo projeto a partir de uma planilha do Excel ou escolher outras atividades.

O MS Project 2013 utiliza o conceito de Ribbon (ou Faixa de Opções), que organiza as opções da ferramenta, agrupando comandos semelhantes e disponibilizando-os através de guias.

Página 7

MS Project - Apostila

1) Barra de Ferramenta de acesso rápido.2) Faixa de opções com as Guias principais (Tarefa, Recurso, Relatório, Projeto, Exibição

e Formato).3) Grupos de comandos (Fonte, Cronograma, Tarefas, Inserir, etc.)

No Guia de Tarefas, encontramos todos os comandos relacionados com atividades, nele o usuário pode formatar a data de certa atividade, verificar eventuais problemas relacionados à atividade, promover agendamento e outros.

Página 8

MS Project - Apostila

Página 9

MS Project - Apostila

Capítulo 5 – Diagrama de Gantt

O Diagrama ou Gráfico de Gantt é uma ferramenta criada para visualizar a progressão das etapas de um projeto. É bastante visual e necessária no Gerenciamento de Projetos. Foi criada em 1887 junto de outras ferramentas para auxílio ao planejamento por Henry Gantt, engenheiro mecânico considerado por muitos o pai do planejamento e do controle. Gantt foi também, um dos criadores do da Escola de Administração Científica, ao lado de Taylor, Frank Buker Gilbreth e Henry Ford.No diagrama, cada barra simboliza uma tarefa do projeto, onde o eixo horizontal representa o tempo. Como estes gráficos se empregam para encadear tarefas entre si, o eixo horizontal deverá incluir datas. Verticalmente, e na coluna esquerda, se oferece uma relação das tarefas. Ver modelo abaixo.

Figura x – Exemplo Diagrama de Gantt.

Alguns benefícios do Gantt são:

Todas as tarefas se expressam graficamente em um diagrama de fácil compreensão e extrema simplicidade;

Poderá comprovar o progresso geral das tarefas em qualquer momento. Ou seja, proporciona uma visão geral do andamento dos trabalhos em função da situação de cada atividade no momento da atualização do gráfico;

Permite identificar as atividades com os recursos, de tal modo que se podem evitar períodos ociosos desnecessários;

Indica o período durante o qual o recurso está disponível para o trabalho e a carga total de trabalho destinado a este recurso.

O MS Project facilita a criação do gráfico, além de também permitir estabelecimento de caminho crítico, equipe, cálculo de necessidades, entre outros. Ver exemplo criado no MS Project 2013.

Página 10

MS Project - Apostila

Figura x – Exemplo de Diagrama no MS Project 2013.

Conclusão

Concluímos que a utilização do MS Project como uma ferramenta de auxílio na gestão de projetos facilita e aumenta de forma significativa a visualização detalhada e consequentemente o entendimento de um projeto. Com este software fica fácil a criação de diagramas e gráficos que apresentam a duração de cada fase do projeto, custo, alocação de pessoal, entre outros. Ele possui funcionalidades que facilita a realocação da duração de tarefas, além de ficar claro quais delas precisam ser concluídas para que ocorram outras. Um outro diferencial do MS Project 2013 é a funcionalidade de conversar por um chat ou chamada de vídeo diretamente com os envolvidos no projeto.Observa-se que a aplicação dos conceitos de gestão de projetos alinhada à essa ferramenta computacional, pode gerar informações de grande valia ao do gestor do projeto, sendo portando uma ótima ferramenta para apoio a tomada de decisões nos processos de um projeto, trazendo informações que acoplam, de maneira organizada, quantitativos de insumos, tempo e custos.

Referências

Fontes:

http://help.sap.com/saphelp_40b/helpdata/pt/4c/225be446e611d189470000e829fbbd/

content.htm

http://pt.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_rede

Página 11

MS Project - Apostila

http://www.blogcmmi.com.br/gestao/o-que-ha-de-novo-no-microsoft-project-2013

http://www.programabrasil.org/henry-gantt/#.Utw6bJ5TvIU

http://adelcio.com.br/arquivos/2012_01_Eng_SoftwareII/3%20-%20Gantt.pdf

Página 12