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Professora: Valria Freitas Vargens Disciplinas: Gerenciamento de Projetos

Trabalho Interdisciplinar

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Aula Prtica: Introduo ao Microsoft Project Professional

MS Project

Como vimos em nossas aulas, a EAP Estrutura Analtica do Projeto o primeiro passo para criar um cronograma de um projeto estruturado. A partir da EAP desenvolvida para o projeto final do grupo, crie um projeto no MS Project seguindo os passos abaixo:

1. Leia todo o texto abaixo e acompanhe as atividades propostas no MS Project, no laboratrio.

2. Aps a leitura, a partir da EAP do projeto final, definir as atividades necessrias para a execuo e concluso do projeto e inclu-las no MS Project de forma estruturada.

3. Estabelea a durao de cada atividade 4. Estabelea a ordem de precedncia para as atividades 5. Insira os recursos necessrios para a execuo de cada atividade 6. Verifique o prazo final do projeto e faa ajustes se necessrio na durao das

atividades e na ordem de precedncia. 7. Estabelea o custo de cada atividade inserida e salve a linha base do projeto 8. Verifique o custo final do projeto e faa ajustes se necessrio. 9. O cronograma final dever ser enviado para o email da professora, juntamente

com o restante do trabalho: [email protected]

1- O Project

O Project um software da Microsoft, desenvolvido para gerenciamento de projetos. Sua primeira verso foi lanada em 1985. Desde ento, alm de contar com a interface grfica amigvel, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos. O aprendizado do MS Project envolve muito mais do que o simples entendimento de como funciona o software. Diferente de outro softwares, o MS Project est intimamente interligado com a disciplina ou prtica da qual este vem auxiliar, o gerenciamento de projetos. Portanto, no basta apenas compreender como o funcionamento desse software, faz-se necessrio ali- lo ao conhecimento de gesto de projetos. 1.2 Os Fatores Gerenciveis no MS Project Os Fatores Gerenciveis em um projeto para o MS Project so:



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Escopo Tempo Recursos (fsicos e humanos) Custos

Estes fatores so interdependentes e sujeitos a alteraes no decorrer do processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execuo. A gerncia dessas variveis feita sob o ponto de vista de um modelo matemtico, onde se admite que a modificao do valor de uma delas ter um impacto previsvel em todas as demais. Isto significa que muitas vezes a reduo, por exemplo, da varivel tempo acarretar em um incremento na varivel recurso ou implicar na alterao de alguma especificao do produto. Alm disso, qualquer que seja a mudana que ocorra em uma das vaiveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rpida tomada de deciso que corrija a mudana de curso, garantindo a continuidade do processo. Tambm importante lembrar que toda e qualquer modificao no contedo das variveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e externos ao projeto. 2- Caractersticas Bsicas do MS Project Dentre os diversos recursos disponveis, destacamos: Geral

Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (PERT/CPM): as tarefas do projeto so

criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede; Utiliza tabelas no processo de entradas de dados. Existe um conjunto padro de

tabelas e o usurio pode criar suas prprias tabelas. Em muitas situaes, um grfico de Gantt gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados;

Aceita relaes de precedncias entre tarefas tipo Fim-Incio, Incio- Incio; Fim-Fim e Incio-Incio;

Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar realizao de reunies todas as teras-feiras;

Permite estabelecer nveis hierrquicos atravs de tarefas de resumo. Permite uso de subprojetos; Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas; Possui um conjunto padro de relatrios e o usurio pode criar seus prprios

relatrios; Recursos Os recursos so ligados diretamente s tarefas;



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Permite redistribuio de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automaticamente.

Custos Os custos so ligados diretamente s tarefas na forma de custos fixos ou de custos dos recursos alocados. 2.1 O Ambiente do MS Project: A tela inicial do MS Project 2013 tem a aparncia apresentada abaixo.

Figura 1 Tela Inicial

Barra de Menus- a barra que contm todos os comandos do MS Project. Os comandos mais utilizados aparecem tambm na barra de ferramentas, do mesmo modo que nos outros programas da Microsoft.

Barra de Ferramentas contm os botes dos comandos mais utilizados. A barra de ferramentas pode ser personalizada pelo usurio.



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Barra de Modos- contm botes para as visualizaes mais utilizadas pelo usurio. Tambm pode ser personalizada. Modo Atual de trabalho indica o modo de trabalho no qual o MS Project se encontra. Pode ser: Pronto o sistema est aguardando uma ao do usurio Abrindo - indica que est em modo de entrada de dados. Salvando - indica que est gravando as alteraes em um

arquivo. rea para Tabelas cada linha exibe informaes sobre uma tarefa ou recurso diferente e cada coluna apresenta informaes diferentes sobre tarefas ou recursos.

rea Grfica a regio onde aparecem as visualizaes grficas do projeto, tal como o grfico de Gantt. Barra Separadora Vertical separa a rea para tabelas e a rea grfica. Pode ser movida para a esquerda ou para a direita, permitindo visualizar melhor a poro grfica.



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3. Criando um Projeto Simples

3.1 Etapas Essenciais do Planejamento no MS Project Na figura abaixo, so apresentadas as etapas essenciais para que possa elaborar o escopo do projeto no Project. Durante o curso, cada etapa abaixo ser definida no software.

Figura 2- Etapas para o desenvolvimento de um projeto no Project. Fonte: Professor Esdras

3.2 Configurando o Calendrio do Projeto O calendrio determina como os recursos atribudos a tarefas so agendados e com as prprias tarefas so agendadas. O calendrio base o conjunto de dias e perodos de trabalho e de folga que os outros tipos de calendrios utilizam. Ao iniciar um projeto, deve-se escolher um calendrio-base para ser o calendrio do projeto. Para configura o calendrio, clique no menu Projeto, Alterar Perodo til. Altere o calendrio padro considerando os feriados, e o horrio de trabalho dia. possvel criar novos calendrios a partir de um calendrio existente, como o calendrio padro.



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Figura 3 - Configurando o calendrio

4 - Criando Atividades em um Projeto Todo projeto tem uma lista definida de atividades, que precisam ser inseridas no Project. A forma mais usual de inserir as atividades atravs da Tabela de entrada, que apresenta os seguintes campos: modo, nome da tarefa, durao, incio, trmino, predecessoras e nome dos recursos. Na aula prtica, no laboratrio, veremos como organizar as tarefas, conforme figuras a seguir:



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Figura 4- Tabela de entrada de dados

Figura 5- Tabela de entrada de dados



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4.1- Criando uma Lista de Recursos

Antes de comear a atribuir recursos, voc pode inserir todas as informaes sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e grupos de recursos, de uma vez, criando uma lista de recursos. Isto economizar seu tempo ao atribuir recursos a suas tarefas. Uma lista de recursos inclui os nomes dos recursos e o nmero mximo de unidades como um percentual da disponibilidade de cada recurso. Para criar uma lista de recursos, siga os passos abaixo: Na barra de modos, clique em planilha de recursos; No campo Nome do recurso, digite os recursos; No campo Tipo, selecione se o recurso de trabalho ou material; Preencha as demais informaes sobre o recurso.

Figura 6 Planilha de Recursos

4.2 Associando Recursos s Atividades A associao de recursos s atividades pode ser feita atravs da prpria planilha de entrada de dados, na coluna Nome dos Recursos. Caso deseje alocar mais de um recurso mesma tarefa, clique duas vezes com o mouse sobre a tarefa abrir uma caixa, selecione Atribuir Recursos. Nesta opo voc escolher quanto recursos desejar para a atividade.

5. O Grfico de Gantt

O Grfico de Gantt do projeto ter a seguinte aparncia:



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Figura 7 Grfico de Gantt

5.1- O Diagrama de Rede Alm do grfico de Gantt, podemos visualizar o projeto atravs do Diagrama da Rede, que mostra a precedncia entre as tarefas. Para isso, na barra de modos clique no boto Diagrama de Rede.

Figura 8 Diagrama de Rede



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6. Linha Base do Projeto Para se obter o melhor resultado possvel durante a execuo do projeto, deve-se criar um plano de linha base (baseline) representando o que foi planejado para o projeto. Uma linha base um conjunto de estimavas-chave originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuies e custos inseridos no plano do projeto. Assim, ao acompanhar o progresso real no Project, pode-se utilizar a linha de base para comparar o plano original do projeto com o verdadeiro andamento desse mesmo projeto. Para salvar a linha de base, acesse o Menu Projeto Definir linha de Base. Escolha a opo Projeto inteiro e selecione OK.

Figura 9 Salvando Linha Base



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6.1- Salvando o Projeto Para salvar o projeto criado, siga o seguinte procedimento: Clique em arquivo, no menu opes Selecione a opo salvar Digite o nome do arquivo Clique em salvar

7. Bibliografia 1- Microsoft Office Project 2010 Brasport 2- Vargas, R. V. Manual Prtico do Plano do Projeto. Rio de Janeiro: Brasport, 2009 3- Material do Professor Esdras Eler.

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