manual ms project 2000

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINALABORATÓRIO DE SISTEMAS DE APOIO À DECISÃO1O CILCO DE OFICINAS E PALESTRAS DO LABSAD

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Coordenação Geral do EventoJoão Ernesto Escosteguy Castro

Equipe Organizadora:Silvana Márcia Zíliotto Bomfá

Erick Meneghini MartinsEduardo Kazmierczak NetoLuis Felipe Tocchetto Castro

Organização do Roteiro de TrabalhoSilvana Márcia Ziliotto Bomfá

Supervisão Pedagógica e Revisão TextualCláudia Regina Ziliotto Bomfá

Editoração para ImpressãoErick Meneghini Martins

© Direitos autorais reservados aos autores.

Sinceros agradecimentos a toda equipe que prestou apoio ao evento.


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ÍNDICE____________________________________________________________________________________

TERMOS INICIAIS 6

PREFÁCIO 6OBJETIVO GERAL DO TREINAMENTO 7OBJETIVOS ESPECÍFICOS DO TREINAMENTO 7COMO O MATERIAL É ORGANIZADO 7CONVENÇÕES USADAS NESTA MANUAL 8

CAPÍTULO 1 - CONCEITOS BÁSICOS 9

O QUE É UM PROJETO? 9O QUE É GESTÃO DE PROJETOS? 9A MUDANÇA ALIADA À GESTÃO DE PROJETOS 9

CAPÍTULO 2 - APRESENTAÇÃO DO MS PROJECT 2000 10

O QUE HÁ DE NOVO NO MS PROJECT 2000? 10

CAPÍTULO 3 - OPERAÇÕES BÁSICAS NO PROJECT 2000 11

OBJETIVO 11BENEFÍCIOS PARA O TREINANDO 11PRINCIPAIS CONCEITOS 12PROCEDIMENTOS 13A. INICIANDO O PROGRAMA 13B. ABRINDO UM PROJETO EXISTENTE 13C. SALVANDO UM PROJETO 13D. EXCLUINDO UM PROJETO 14E. CONHECENDO A BARRA DE FERRAMENTAS 14F. CONHECENDO OS MODOS DE EXIBIÇÃO 15v Gráfico de Gantt 16v Calendário 17v Diagrama de rede 18v Gantt de controle 19v Uso da tarefa 20v Gráficos de recursos 21v Planilha de recursos 22v Uso do recurso 23


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CAPÍTULO 4 - PLANEJANDO O PROJETO 24

OBJETIVO 24BENEFÍCIOS PARA O TREINANDO 24PRINCIPAIS CONCEITOS 25PROCEDIMENTOS 26A. CRIANDO UM NOVO PROJETO 26B. INSERINDO INFORMAÇÕES DO PROJETO 27C. OPÇÕES DE CALENDÁRIO PARA O PROJETO 27D. CRIANDO ATIVIDADES EM UM PROJETO 28v Estruturação do projeto 28v Entrada de dados no Project 29v Excluindo tarefas 29v Movendo tarefas 29v Desfazendo ações 30E. CRIANDO RELACIONAMENTOS ENTRE AS ATIVIDADES (INDENTANDO) 30v Inserindo marcos 31F. VISUALIZANDO A ESTRUTURA DE TÓPICOS CRIADA 31G. CRIANDO INTER-RELAÇÕES ENTRE AS TAREFAS 32v Alterando as inter-relações entre as tarefas 33v Excluindo inter-relacionamentos 33H. INSERINDO DURAÇÃO DAS TAREFAS 34I. DETERMINANDO O CAMINHO CRÍTICO 35J. RECURSOS DO PROJETO 36Ø CRIANDO RECURSOS PARA UM PROJETO 36Ø ATRIBUINDO UM RECURSO DE TRABALHO A UMA ATIVIDADE 37Ø ATRIBUINDO UM RECURSO MATERIAL A UMA ATIVIDADE 39Ø ENTENDENDO COMO O MS PROJECT CALCULA A DURAÇÃO DE UMA ATIVIDADE 40

CAPÍTULO 5 – CONTROLANDO O PROJETO 44

OBJETIVO 44BENEFÍCIOS PARA O TREINANDO 44PRINCIPAIS CONCEITOS 45PROCEDIMENTOS 46A. LINHA DE BASE 46Ø GRAVANDO A LINHA DE BASE DO PROJETO 46B. ACOMPANHANDO O ANDAMENTO DAS TAREFAS 47Ø ACOMPANHAMENTO PELO PERCENTUAL DE CONCLUSÃO 47Ø FORMULÁRIO DE ACOMPANHAMENTO 48Ø TABELA DE ACOMPANHAMENTO 48

CAPÍTULO 6 - RELATÓRIOS, IMPRESSÃO E PUBLICAÇÃO NA WEB 50

OBJETIVO 50BENEFÍCIOS PARA O TREINANDO 50PROCEDIMENTOS 51A. EXIBINDO RELATÓRIOS 51


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Ø RELATÓRIO VISÃO GERAL 51Ø RELATÓRIO ATIVIDADES ATUAIS 52Ø RELATÓRIO CUSTOS 52Ø RELATÓRIO ATRIBUIÇÕES 53Ø RELATÓRIO CARGA DE TRABALHO 53Ø RELATÓRIOS PERSONALIZADOS 54B. IMPRESSÃO 55Ø CONFIGURAÇÃO DA PÁGINA 55Ø VISUALIZAÇÃO DA IMPRESSÃO 56Ø IMPRESSÃO 57C. PUBLICAÇÃO DE INFORMAÇÕES DO PROJETO VIA WEB 58

BIBLIOGRAFIA 60


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Termos Iniciais

Prefácio

Este manual foi elaborado com base em uma metodologia que visa o exercício teórico e prático dotema gerenciamento de projetos.

O conteúdo deste manual é segmentado em capítulos, facilitando seu uso durante o treinamento etambém a consulta rápida quando estiver colocando em prática os conceitos obtidos.

Cada capítulo apresenta objetivos e benefícios para o treinando e para o sucesso deste trabalho, épreciso que estes pontos sejam alcançados, daí a importância de sua participação.


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Objetivo geral do treinamento

Capacitar o treinando para o uso e domínio das funções básicas do software MS Project 2000.

Objetivos específicos do treinamento

Depois de concluído o treinamento, o treinando deverá estar apto a:• Elaborar um projeto• Executar o controle deste projeto• Emitir relatórios, imprimir e publicar na Web

Como o material é organizado

Este manual é desenvolvido em capítulos. No primeiro capítulo será feito um estudo teórico sobregestão de projetos, visando o entendimento das regras de negócio. Nos próximos capítulos serãoavaliadas as principais funcionalidades do MS Project 2000, com enfoque nas funções básicas.

Cada capítulo será apresentado segundo a seguinte estrutura:

NOME DO CAPÍTULO

• Objetivo do capítulo• Benefícios para o treinando• Principais conceitos: Quando necessário serão apresentadas as palavras técnicas que necessitam de

explicação.• Fluxograma: Se houver necessidade, será apresentada a visualização dos procedimentos (seqüência

de operações) que o treinando deverá seguir para cumprir as atividades no MS Project 2000.• Procedimentos: Descrição teórica da seqüência correta de entrada de dados no programa, indicando

quais caminhos devem ser seguidos;• Visualização das telas do programa: Representação dos principais campos do programa.• Faça você mesmo: Desenvolvimento de exercícios durante o estudo do capítulo com a função de

fixação.• Mãos à Obra: Ao final de cada capítulo será apresentado um exercício com o intuito de exercitar o

conteúdo apresentado. O objetivo é utilizar um projeto pronto como guia, uma construçãoresidencial, por se tratar de um tema bastante comum. Este exemplo será citado em todos os estudosde caso para que haja a percepção da evolução através dos capítulos.


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Convenções usadas nesta manual

PerigoEste ícone atenta o treinando para algum perigo durante otrabalho, como ações que podem provocar algum dano aoprocesso.

ComentárioEste ícone traz informações úteis associando a teoria da gestão deprojetos ao Project 2000.

Dica pão quenteEste ícone traz informações adicionais que facilitam aoperacionalização do Project 2000.

ImportanteEste ícone enfatiza as operações que são de extrema importânciapara o processo.

Faça você mesmoAo longo do desenvolvimento das atividades serão lançadosexercícios para serem desenvolvidos.

Mãos à obraAo final de cada capítulo será apresentado um exercíciorelacionando o tema abordado.

Tabela 1- Simbologia utilizada neste manual


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Capítulo 1 - Conceitos Básicos____________________________________________________________________________________

O que é um projeto?

“Projeto é entendido como um conjunto de ações, executadas de forma coordenada por umaorganização transitória, ao qual são alocados os insumos necessários para, em um dado prazo, atingir umobjetivo. Sendo este objetivo geralmente especificado em termos de custos, tempo e desempenho. Umprojeto é único, tem objetivo definido e mensurável e tem um ciclo de vida.” Sandro Giovanni Valeri eProf. Rozenfeld.

Toda a atividade que você possa imaginar e que tenha início e final definidos é um projeto. Ouseja, a construção de uma casa, a criação e desenvolvimento de um software, a elaboração de umtreinamento, todos são exemplos de projetos.

A maioria dos projetos compartilha atividades comuns, incluindo o detalhamento do projeto emtarefas facilmente gerenciáveis, agendamento das tarefas, comunicação com a equipe e controle dastarefas à medida em que o trabalho for sendo concluído. E todos os projetos consistem em três fasesprincipais:1 Criar o plano2 Controlar e gerenciar o projeto3 Fechar o projeto

O que é gestão de projetos?

No início da década de 90 a gestão de projetos não representava grande atratividade nas empresas.Contudo, com o advento da nova economia, este tema tornou-se de extrema importância. O motivodesta mudança justifica-se pelo fato de que mais do que nunca o trabalho está se realizando em etapasbem definidas, que se cumprem e dão lugar a uma nova etapa, a um novo projeto.

A gestão de projetos, propriamente dita, engloba desde a definição, o uso de recurso e técnicas, ogerenciamento e o controle.

A mudança aliada à gestão de projetos

As atuais perspectivas do mercado relatam uma nova fase: o emprego é incerto e a única constanteé a mudança. A mudança por sua vez requer reflexões sobre como chegar a um consenso sobre osobjetivos e como alcançá-los, como agregar os membros da equipe, como negociar prazos e orçamentos,e como reduzir os riscos e aumentar as chances de sucesso.

Essa ênfase sobre as mudanças aumenta a importância da gestão de projetos, pois quanto maior amudança, mais inovações e mais projetos surgem.

Desde 1990 o Project Managment Insitute, uma associação profissional de gerentes deprojetos (www.pmi.org) , viu o número de membros aumentar de 7700 para mais de 36000 em1998. Durante o lançamento do Project 98, a Microsoft afirmou ter mais de 2 milhões deusuários de seu software de gestão de projetos.


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Capítulo 2 - Apresentação do MS Project 2000____________________________________________________________________________________

O Microsoft Project é uma ferramenta de gerenciamento de projetos poderosa e flexível que podeser usada para controlar projetos simples ou complexos. Ele ajuda a programar e controlar todas as suasatividades para que você possa acompanhar de perto os seus progressos.

O que há de novo no MS Project 2000?

O Microsoft Project apresenta diversas melhorias se comparado à versão 98.As principais novidades podem ser classificadas conforme tabela a seguir, baseada no Guia de

Melhorias do Produto, divulgado pela Microsoft no lançamento do Project 2000.

UsuárioMenus adaptáveis Somente os itens que os usuários usam com mais freqüência são

destacados no menu. Menus são facilmente expansíveis para revelartodos os comandos e também se expandem automaticamente combase nas regras da tecnologia Intellisense.

Modelos Modelos do Microsoft Project são fáceis de criar e acessar.Altura de linha variável Usuários podem arrastar a linha entre tarefas para configurar linhas

individuais com alturas de linhas diferentes.Edição na célula Usuários podem ver o contexto de uma tarefa durante sua edição.Fill Handle Usuários podem selecionar as células que eles querem popular, e a

funcionalidade fill handle facilita as operações de preenchimento.Auto-salvamento O Microsoft Project pode salvar automaticamente o trabalho dos

usuários em um determinado intervalo de tempo para que eles nãopercam dados valiosos se seus computadores, inadvertidamente, sãodesligados.

Formato e caminho padrão para aoperação de salvar

Usuários podem especificar um formato e um caminho padrão para aoperação de salvar, para salvar dados de projeto facilmente onde ecomo eles desejarem.

Instalação sob demanda O Microsoft Project 2000 instala somente os componentes de que osusuários precisam, quando eles precisam deles.

Suporte a Windows TerminalServer

O Microsoft Project pode executar o Terminal Server.

Linguagem de interface deusuário adaptável

Um único executável no mundo todo torna fácil a implantação emempresas multinacionais.

Add-ins COM Suporta Add-ins COM para estender a funcionalidade do MicrosoftProject.

Tabela 2 - O que há de novo - Usuário


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Capítulo 3 - Operações Básicas no Project 2000

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Objetivo

Apresentar e exercitar de forma gradual e interativa as primeiras atividades no Project 2000.

Benefícios para o treinando

Pretende-se que, ao final deste capítulo, o treinando esteja apto a:

• Inicializar, abrir, salvar e excluir programas;• Utilizar o recurso ajuda do sistema;• Operar os modos de exibição do Project 2000.


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©CPBAHIA - 1998-2002. Administração deProjetos. Todos os direitos reservados.Administração: Hugo Barbosa Ferreira /Alexinaldo [email protected]

Principais conceitos

• “Rede Pert (Program Evaluation and review Technique)

Criada em 1956 pela Cia. E. I. Dupont de Nemours para ocálculo de prazos em lançamento de novos produtos, esta técnicarecebeu inicialmente a denominação de Kelley-Walkers.

Em 1958 a Marinha Americana contratou a empresa deconsultoria Bozz-Allen and Hamilton para desenvolver um sistema deplanejamento e controle na construção de um foguete. O programa foiintitulado de Projeto Polaris.

Por se mostrar muito extenso (3000 empreiteiros e subempreteiros e 70000 peças que deveriamser fabricadas) e como era de vital importância o cumprimento dos prazos estabelecidos, foi criado umgrupo de pesquisa para implantar uma ferramenta de organização e controle denominada posteriormentede PERT, Técnica de Avaliação e Controle de Projetos. A representação gráfica do sistema PERT écomposta por setas orientadas que representam as atividades e círculos ou nós que representam oseventos.

• CPM (Critical Path Method)

Em 1957, através da associação com a Remington-Rand, a técnica CPM (Método do CaminhoCrítico) foi convertida para o uso em computadores Univac. Surgia o primeiro software degerenciamento de projetos. Referindo-se ao caminho crítico como fator determinante da duração doprojeto, a CPM introduzia um novo conceito em gerenciamento de projetos.

O método francês CPM é representado por uma rede composta por setas orientadas que mostramas interdependências e retângulos em que são descritas as atividades do projeto. As durações sãonormalmente colocadas dentro dos retângulos.

• Rede Pert CPM (Rede de Planejamento)

É um método que divide as operações de um projeto em atividades necessárias à execução, ondeas atividades são apresentadas em suas interdependências e durações com o objetivo de analisar prazos,custos e otimização de calendários.

As redes PERT/CPM dão ênfase aos objetivos, visam a otimização política, da performance, doprazo, do preço e do risco (indicadores presentes em qualquer projeto), são uma ferramentainterdisciplinar e de comunicação e estabelecem de forma clara as relações entre clientes e fornecedores.

Cabe notar que o modelo PERT/CPM não cria situações, mas revela situações, evitando ouminimizando os efeitos oriundos de ocorrências não previstas ao longo do projeto. Por isso, ele ajuda adecidir, mas não é a decisão. O método não pode evitar chuvas ou atrasos de fornecedores, mas irárevelar ou até mesmo prevenir contra tais ocorrências: o que fazer, onde e como atuar, quando agir ecom que recursos, tendo em vista a ocorrência de eventos estranhos ao planejamento inicial ou base”.

___________________________________________________________________________________(1)Hirschfeld, Henrique, /Planejando com PERT-CPMHenrique Hirschfeld - 1. ed., SP:Editora Atlas S.A./1969.


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Procedimentos

A. Iniciando o programa

1. Ao ser instalado, o Microsoft é inserido na barra de tarefas do Windows e acionado através docomando Iniciar / Programas / Microsoft Project.

2. Será apresentada automaticamente a tela da área de trabalho, que é similar à dos programas dafamília Office. Além da barra de menu e ferramentas há três partes distintas:• Barra de modos: está no lado esquerdo da tela e permite alterar os modos de exibição, através

de ícones;• Tabelas: Fornecem informações em linhas e colunas sobre o projeto;• Gráfico de Gantt: Permite exibir graficamente as durações das tarefas e as datas de início e

término de uma escala de tempo. A posição relativa das barras de Gantt mostra a seqüênciana qual as atividades do projeto estão agendadas para ocorrer;

• Barras de rolagem: A barra de rolagem horizontal se divide em duas, uma para a tabela eoutra para o gráfico, além de conter uma barra vertical para que se possa navegar entre aslinhas do projeto.

B. Abrindo um projeto existente

1. Acesse o menu Arquivo / abrir ou clique no ícone da barra de ferramentas;2. Selecione o arquivo a ser aberto;3. Clique no botão abrir.

C. Salvando um projeto

1. Acesse o menu Arquivo / salvar ou clique no ícone da barra de ferramentas;2. Digite um nome para o projeto;3. Escolha o formato Projeto;4. Clique no botão salvar.

Figura 1 - Salvando um arquivo


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D. Excluindo um projeto

1. Acesse o menu Arquivo / fechar, pois o arquivo a ser excluído não pode estar em uso;2. Acesse o menu Arquivo / abrir ou clique em ;3. Digite no arquivo a ser excluído com o botão direito do mouse ou clice na tecla delete do teclado;4. Confirme a exclusão do arquivo.

Figura 2 - Excluindo um arquivo

E. Conhecendo a barra de ferramentas

Figura 3 -Barra de ferramentas

• Recurso agrupar por: agrupa os dados no projeto conforme especificado. Os gruposcombinam ou reorganizam os dados do projeto, facilitando a visualização e busca rápida.

Figura 4 - Recurso agrupar por


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• Zoom: O ícone auxilia no aumento e redução da imagem de forma rápida e fácil.

• Ir para tarefa selecionada: Este ícone auxilia na visualização da escala de tempoassociada à tarefa que se deseja avaliar.

• Salvar figura: Recurso útil para envio de imagens via web. Pode ser salvo todo o projeto

ou partes dele. Basta clicar em e escolher a opção desejada.

Figura 5 - Filtro para

• Filtro para: Este recurso é de grande valia principalmente em se tratando de grandesprojetos. Ele permite exibir apenas tipos específicos de informações em seu projeto. Porexemplo, convém exibir apenas as etapas do projeto ou ver as tarefas que não começaram.

• Auto Filtro: Seleciona rapidamente as linhas que se deseja ver. Basta clicar em eescolher a opção que melhor lhe convier.

• Assistente do Gráfico de Gantt: É um conjunto de caixas de diálogo que você selecionapara ajudar a formatar o Gráfico de Gantt. Na barra de ferramentas clique no ícone

.

F. Conhecendo os modos de exibição

O Microsoft Project 2000 é capaz de armazenar muitas informações, o que pode atrapalhar acompreensão do usuário. Desta forma, este sistema utiliza vários modos de exibição, são eles:

• Gráfico de Gantt• Calendário• Diagrama de rede• Gantt de controle• Uso da tarefa• Gráfico de recursos• Planilha de recursos• Uso do recurso

Figura 6 - Barra de modos


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v Gráfico de Gantt

Esta visualização é composta de uma planilha de entrada e um gráfico de barras ao longo dotempo. É a visualização mais convencional e utilizada do Project, pois é nela que são inseridas eagendadas as tarefas.

Figura 7 - Modo de exibição Calendário

Este é a primeira tela com a qual você terá contato, então vale detalharmos as funções existentesna barra de ferramentas que auxiliarão neste trabalho.

A seguir será apresentada a barra de ferramentas, semelhante a dos demais aplicativos do Office,mas que possui ícones específicos e que devem ser conhecidos.

Alguns destes ícones podem ser utilizados também nos demais modos de exibição queestudaremos logo a seguir.


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v Calendário

Apresenta as atividades abrangendo os dias e as semanas em que cada atividade está agendada. Éútil para ver, adicionar e editar tarefas do projeto em formato de calendário. As barras de tarefas docalendário abrangem os dias ou as semanas nos quais as tarefas são agendadas.

Figura 8 - Modo de exibição Calendário

É ideal para projetos pequenos porque apresenta limitações para ser utilizado em grandes projetos.O seu limite de exibição é de 4000 tarefas e, no caso de tarefas que acontecem ao mesmo tempo,somente as primeiras são exibidas.

Quando o limite de dados for superado, a indicação irá aparecer, conforme figura abaixo. Dêum duplo clique nesta indicação e as demais atividades irão aparecer.

Figura 9 - Exibição de atividades no calendário


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v Diagrama de rede

Este modo apresenta as tarefas e as dependências entre tarefas em um gráfico de fluxo ou de rede(fluxograma). Uma caixa (às vezes chamada de nó) representa cada tarefa, e uma linha conectando duascaixas representa a dependência entre as duas tarefas.

Figura 10 - Modo de exibição Diagrama de Rede

Na maioria das vezes, você provavelmente utilizará o modo de exibição Diagrama de redepara ver o maior número possível de caixas Diagrama de rede ao mesmo tempo. O sistemapossibilita a formatação dos dados e do modo de apresentação, novidade implantada nesta novaversão.

Por padrão, o modo de exibição Diagrama de rede exibe uma linha diagonal sobre umatarefa que está em andamento e linhas diagonais cruzadas sobre uma tarefa concluída. Quandonão há linhas significa que a tarefa não está em andamento.


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v Gantt de controle

É o Gráfico de Gantt que auxilia no acompanhamento do andamento das atividades mostrando ospercentuais de conclusão. Pode ser usado para inserir e agendar uma lista de tarefas.

Figura 11 -Modo exibição Gantt de Controle

Observe que há diferenciação em azul e em vermelho para o desenvolvimento dasatividades, conforme figura abaixo. Isto ocorre devido ao fato de algumas atividades serem defundamental importância para a conclusão do trabalho. Depois de inseridas as atividades e suasrelações com as demais, o sistema identifica automaticamente em vermelho as atividades defundamental importância, denominas críticas.

Figura 12 - Diferenciação de atividades

Á medida em que as atividades críticas forem sendo realizadas, o sistema mudaautomaticamente de vermelho para azul.

Atividade crítica: Tarefa que deve ser concluída de acordo com a agenda para que o projetotermine no prazo final determinado. Se uma tarefa crítica for atrasada, é possível que a datafinal do projeto também atrase. A série de tarefas críticas constitui o caminho critico do projeto.


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v Uso da tarefa

Este modo de exibição apresenta as tarefas do projeto com seus recursos atribuídos O painelesquerdo mostra uma lista de tarefas e recursos atribuídos por tarefa. O painel direito exibe uma escalade tempo das horas agendadas.

Figura 13 - Modo de exibição Uso da Tarefa

Figura 14 - Detalhe tarefa e alocação de recursos


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v Gráficos de recursos

Apresenta uma análise gráfica dos recursos avaliando se estão superalocados ao longo do tempopara o projeto, a partir de informações cedidas pelo usuário para a capacidade mensal do recurso.Quando a barra estiver em vermelho, significa que o recurso está superalocado e que é preciso reavaliarsuas atividades alocadas.

Figura 15 - Modo de exibição Gráfico de Recursos


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v Planilha de recursos

Este modo é usado para analisar, adicionar ou editar informações sobre recursos em um formatode planilha eletrônica. Pode-se criar rapidamente uma lista de recursos, com funcionários, empreiteiras,cargos e outros recursos.

Figura 16 - Modo de exibição Planilha de Recursos

Observe que há recursos destacados em vermelho, o que significa que o sistema estáalertando para a superalocação. Este alerta é enfatizado pelo símbolo que traz a seguinteanotação: “Este recurso deve ser redistribuído”.


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v Uso do recurso

Este modo relaciona os recursos às atividades e o período em que estão alocados. Na verdade é ooposto do modo Uso da Tarefa, sendo uma útil ferramenta para o gerenciamento de recursos.

Figura 17 - Modo de exibição Uso do Recurso

Revise todos os modos de exibição no arquivo Residência Unifamiliar. Observe os detalhesapontados durante a explicação deste capítulo.


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Capítulo 4 - Planejando o projeto

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Após ter sido concluída a definição do projeto (estabelecimento da base) pelos gerentes do projeto,passa-se ao detalhamento do modo como se cumprem as metas do projeto, dadas as limitações. Esta faseé denominada planejamento do projeto.

Nesta fase, será definida a quantidade de trabalho incluída no projeto, quem irá fazer o trabalho,quando ele será completado e quanto irá custar. No decorrer do processo, as atividades degerenciamento dos riscos irão identificar as áreas de maior incerteza e criar estratégias para gerenciá-las.

A estratégia detalhada apresentada no planejamento transforma-se na verificação da viabilidade doequilíbrio entre custos, cronograma e qualidade desenvolvido durante a definição do projeto.

Objetivo

Inserir todos os dados do projeto necessários à operacionalização do MS Project 2000.


Após este capítulo, o treinando irá estar preparado para:

• Criar um novo projeto;• Gerar calendários para o projeto e para os recursos;• Inserir as atividades do projeto;• Criar relacionamentos entre as atividades;• Visualizar a estrutura gerada;• Inserir a duração das tarefas;• Visualizar o caminho crítico;• Criar e inserir recursos;• Cadastrar custos do projeto e das atividades.


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• Recurso: Pessoas, equipamentos e materiais utilizados para desenvolver trabalhos em um projeto.

• Indentar: Gerar uma estrutura de tópicos através de diferenciação por níveis.

• Antecipação: Recurso do sistema que permite a sobreposição de atividades vinculadas parareduzir a duração.

• Retardo: Período de defasagem (ociosidade) entre atividades vinculadas.

o Obs.: As antecipações e os retardos facilitam o inter-relacionamento entre as atividades,permitindo maior flexibilidade nas durações.

• Caminho crítico: É o conjunto de atividades inter-relacionadas que precisam ser concluídas notempo programado para que o projeto seja finalizado no prazo definido. Ou seja, quando a últimatarefa do caminho crítico for concluída, o projeto estará concluído.

• Tarefa crítica: É a tarefa que precisa ser concluída de acordo com a agenda para que o projetotermine no prazo final determinado. A série de tarefas críticas constitui o caminho crítico doprojeto. Á medida em que as tarefas vão sendo concluídas, elas deixam de ser críticas.

• Recurso de trabalho: são as pessoas e equipamentos que realizam as tarefas dedicando tempo aelas. Ex.: supervisor, gerente, retro-escavadeira, caminhão.

• Recurso de material: são suprimentos, estoques ou outros itens consumidos durante asatividades. Ex.: cimento, combustível, água.

• Acumulação de custos: É a determinação de como o custo será analisado do ponto de vista depagamento do recurso. O programa oferece 3 opções: início, rateado, fim, sempre em relação àtarefa. A acumulação de custos está diretamente ligada ao fluxo de caixa do projeto.

• Custo de linha de base: É o custo original do projeto, é uma amostra do custo na ocasião em eu oplano de linha de base foi salvo. O controle e a comparação dos custos de linha de base com oscustos reais podem ser úteis para o controle do desempenho dos custos e o cálculo de valoresacumulados.

• Custo por uso: É uma taxa definida para o uso de um recurso. Pode substituir ou complementaruma variável ou custo de recurso por hora.


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Procedimentos

A. Criando um novo projeto

1. Acesse o menu Arquivo / Novo ou clique no ícone na barra de ferramentas;2. Você deverá escolher entre Projeto Vazio ou Modelos do Project:

• Projeto Vazio: Abre um arquivo em branco;• Modelos do Project: Você pode optar por um dos projetos prontos oferecidos pelo sistema,

facilitando a estruturação de seu projeto. Basta selecionar o modelo mais adaptável aos seusobjetivos e realizar as alterações necessárias.

Figura 18 - Informações do projeto

• Agendar a partir de: Este campo oferece duas opções:Ø Data de início do projeto: Mais utilizado. O ponto de partida é a data de início do projeto, ou

seja, você estará agendando o projeto do início para o fim. Optando por este recurso, seráhabilitado o campo Data de início;

Ø Data de término do projeto: O ponto de partida é a data final do projeto, do fim para o início.Optando por este recurso, será habilitado o campo Data de término.

Lembre-se de que não é possível optar pelas datas de início e término ao mesmo tempo.Você determina uma das datas limite do projeto e o programa a outra.

Ø Data atual e data de status;Ø Calendário: será discutido posteriormente;Ø Prioridade: este campo é de extrema utilidade quando se trabalha com múltiplos projetos e

compartilhamento de recursos.

Você pode alterar as informações clicando em Projeto/Informações sobre o projeto.


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B. Inserindo informações do projeto

1. Acesse o menu Arquivo / Propriedades;2. Escolha o folder resumo;3. Preencha os dados e clique em OK.

Figura 19 - Propriedades do projeto

C. Opções de calendário para o projeto

Calendário do Projeto: Mostra a agenda de trabalho padrão para todos os recursos do projeto,indicando o período de trabalho, as folgas e feriados.

Ao iniciar um projeto, pode-se optar por um dos três tipos de calendário-base oferecidos peloProject:

1. Calendário Padrão: Apresenta uma jornada de trabalho tradicional: de segunda a sexta-feira,das 9 às 18h, com uma hora de intervalo;

2. Calendário 24 horas: Não há período de folga. Por exemplo, quando os recursos foremalocados para diferentes turnos do dia ou da noite ou quando há trabalho contínuo, ofuncionamento de uma caldeira, por exemplo;

3. Calendário Turno da Noite: Esta agenda é de turno noturno de segunda à noite até sábado demanhã, das 23 às 8 h, com uma hora de intervalo.


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D. Criando atividades em um projeto

v Estruturação do projeto

O primeiro passo na elaboração de qualquer projeto é a estruturação do projeto, ou seja, adefinição clara do objetivo do projeto e das atividades que o compõem. Esta estrutura pode ser tãodetralhada quanto necessário, dependendo da necessidade e do feeling do profissional que a elabora.

Em um projeto há a atividade-macro, as atividades-mãe, as atividades-filha e os marcos. Estahierarquia apresenta-se da seguinte forma:

• Atividade macro: é a atividade que dá nome ao projeto;• Atividade-mãe: é a subdivisão da atividade macro em grupos de atividades;• Atividade-filha: cada grupo é composto por pequenas atividades, denominadas filhas;• Marco: atividade que determina um controle (medição de desempenho) durante o trabalho.

Um exemplo : Construção de uma piscina

Figura 20 - Exemplo de estruturação de projeto – Construção de uma piscina

Atividade-macro

Atividade-filha

Marco

Atividade-mãe

CONTRUÇÃO DE UMA PISCINA

Escavação

Demarcar o local para escavaçãoEscavar

Término da escavação

RevestimentoConcretar laterais e fundoColocar azulejo

Término do revestimento

Instalação elétricaInstalar bombasInstalar iluminação

Término da instalação elétrica

Término da piscina

Necessidade:Piscina PROJETO Piscina

pronta


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v Entrada de dados no Project

Tendo a estruturação do projeto em mãos, parte-se para a entrada de dados no Project:

1. Posicione o cursos sobre a primeira célula da coluna Nome da Tarefa e digite as tarefasseguindo a ordem definida na estruturação do projeto. Tecle Enter para passar de umalinha para outra;

2. A atividade será criada automaticamente a partir da data atual do sistema e sua duraçãoserá de 1 dia (padrão).

Figura 21 - Digitação das tarefas do projeto

v Excluindo tarefas

As atividades podem ser excluídas da seguinte forma:1. Selecione a tarefa a ser excluída;2. Pressione a tecla Delete ou no menu Editar / Excluir tarefa.

Quando a tecla Delete é acionada, toda a atividade será excluída. Para se apagar apenas umcampo da tabela, posicione o cursor sobre o campo e utilize a tecla Backspace.

v Movendo tarefasSe desejar mover uma atividade ou um grupo de atividades, proceda da seguinte forma:

1. Selecione as tarefas clicando sobre os números de identificação das tarefas;2. Arraste-as ao local desejado com o auxílio do mouse;3. Solte a tecla do mouse.

Figura 22 - Movendo tarefas


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v Desfazendo ações

Se houver a necessidade de desfazer alguma ação indevida, realize o seguinte procedimento:

1. Clique no ícone ou acesse o menu Editar / Desfazer.

Este recurso permite voltar apenas uma ação! Portanto tenha atenção para não perder seusdados. Habilite a função salvamento automático no menu Ferramentas / opções / salvar, cliqueno campo auto-salvamento e determine o intervalo de tempo.

Utilizando o exemplo da Construção de uma Piscina, crie um arquivo, insira as informaçõessobre o projeto e formate o calendário. A seguir, digite as atividades, respeitando a ordemhierárquica das atividades. Para praticar, exclua, mova e desfaça as ações, conforme visto nospassos anteriores.

E. Criando relacionamentos entre as atividades (Indentando)

Após inserir as atividades no Project, este é o momento de criar os relacionamentos entreatividades macro, mãe, filha e marco.

1. Selecione todas as atividades logo abaixo da atividade mãe, clicando e arrastando o cursordo mouse sobre as tarefas;

2. Clique em .

Figura 23 - Indentando atividades

Para remover uma estrutura de tópicos criada, basta clicar em .


31

v Inserindo marcos

Um marco é um objeto ou ponto de verificação intermediário do projeto. Para inserir um marco:

1. Digite a tarefa;2. Clique na coluna duração e digite 0.

Figura 24 - Inserindo marcos

Observe o exemplo da figura acima, onde a tarefa TÉRMINO ETAPA ESTRUTURAL temduração de 0 dias e o sistema automaticamente compreende como marco e insere o símbolocom a respectiva data.

F. Visualizando a estrutura de tópicos criada

É possível optar pelas formas de visualização da estrutura através do seguinte recurso na barra deferramentas:

Figura 25 - Visualização de estrutura de tópicos

Mostra as sub-tarefas de uma tarefa selecionada (expande a estrutura);

Oculta as sub-tarefas de uma tarefa selecionada (contrai a estrutura);

Permite selecionar os níveis da estrutura de acordo com a necessidade do usuário.


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Para exercitar o que vimos nos itens anteriores, crie relacionamentos entre as atividades parao projeto Construção de uma Piscina, conforme a figura abaixo. Evidenciando a atividade-macro, as atividades-mãe, as atividades-filha e os marcos.

Aproveite também para visualizar a estrutura de tópicos.

Figura 26 - Atividades Indentadas - Projeto Construção de uma Piscina

G. Criando inter-relações entre as tarefas

Para que o programa assimile as relações de interdependência entre as atividades, é preciso criarlinks. Para isso há as seguintes opções:

v Término – Início: Quando a primeira atividade for concluída, dá-se início à segunda;

v Início – Início: Ambas as atividades iniciam ao mesmo tempo;

v Término –Término: Ambas as atividades terminam ao mesmo tempo;

v Início – Término: É a menos comum. Pode ocorrer quando o término de uma tarefadepende do início da tarefa seguinte.

As inter-relações podem ser criadas de várias maneiras, porém a mais prática e usual é a seguinte:

1. Selecione com o mouse as atividades que deseja vincular;2. Clique no botão na barra de ferramentas.

Se precisar vincular tarefas não subseqüentes, você pode clicar com o mouse e pressionar atecla CTRL ao mesmo tempo, enquanto escolhe as tarefas.


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v Alterando as inter-relações entre as tarefas

Para alterar o tipo de relacionamento entre as tarefas:1. Dê um duplo clique sobre a seta criada ao vincular as atividades;2. Na janela que aparecerá, escolha no campo Tipo o relacionamento desejado;3. Confirme a operação.

Figura 27 - Alteração de inter-relacionamento

v Excluindo inter-relacionamentos

Para deletar um relacionamento:1. Você pode selecionar novamente as tarefas e clicar em ou dê um duplo clique sobre a

seta criada ao vincular as atividades;2. Na janela que aparecerá, clique em excluir;3. Confirme a operação.

Figura 28 -Excluindo inter-relacionamentos

Exercite a criação, alteração e exclusão de inter-relacionamentos utilizando o projetoConstrução de uma Piscina.


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H. Inserindo duração das tarefas

A duração das atividades no Project pode ser:

PERÍODO ABREVIATURAMeses me, mês

Semanas s, sem, semanaDias d, di, dia

Horas h, hr, horaMinutos m, min, minuto

Tabela 3 - Abreviatura dos períodos de duração

Quando criada a atividade, o Project oferece como padrão a duração em dias. Dessa forma,se não for informada, a duração ficará em dias.

Para alterar a duração, basta clicar sobre o campo de duração da tarefa e digitar o períodoseguido da abreviatura, conforme exemplo a seguir:

Figura 29 - Inserindo duração das atividades

Outra forma de alterar a duração da tarefa:

1. Dê um duplo clique sobre a tarefa ou acione o ícone na barra de ferramentas;2. No folder Geral insira a data de início e fim da atividade ou a data de início e a duração,

assim o Project calculará automaticamente a data de término.

Quando criada, a atividade apresenta como padrão de duração 1 d?. O símbolo “?” significaque o valor não é definitivo. Isso permite ao usuário retornar e cadastrar o valor correto, quandofor possível.

Se quiser fazer com que a tarefa ocorra em dias corridos, basta digitar a letra d após aunidade de duração, ex.: 5 dias corridos – 5dd, 24 horas corridas-24hd.

Crie períodos de duração para as atividades do projeto Construção de uma Piscina.


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I. Determinando o caminho crítico

O recurso caminho crítico facilita o controle do andamento do projeto, como ferramenta de apoiofundamental ao gerente de projetos, pois permite visualizar atividades de baixo, médio e forte impactosobre o cronograma final do projeto.

Há dois tipos de caminho crítico: caminho crítico simples e múltiplos caminhos críticos.

• Caminho crítico simples: É o caminho crítico geral padrão do Project que afeta a data detérmino do plano.

É determinado através do Assistente de gráficos de Gantt, conforme as descrições a seguir:

1. Clique sobre o ícone (assistente Gráfico de Gantt) ou escolha o caminho Formatar /Assistente de Gráficos de Gantt, na barra de ferramentas;

2. Clique em avançar;

Figura 30 -Assistente Gráfico Gantt tela 1

3. Selecione o campo caminho crítico e clique em avançar .

Figura 31 - Assistente Gráfico Gantt tela 2


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J. Recursos do projeto

Figura 32 Esquema representativo dos recursos

Ø Criando recursos para um projeto

Para criar um recurso:1. Acesse a barra de modos de exibição ou e escolha a planilha de recursos;

Figura 33 - Planilha de recursos

RECURSOS

Equipamentos

Pessoas

Recursos detrabalho

Materiais

Recursos dematerial


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2. Digite diretamente na planilha ou dê um duplo clique sobre a célula para preencheros seguintes dados:

a. Nome do recurso: nome completo do recursob. Tipo: material ou trabalhoc. Rótulo do material: unidade de medida (ton, kg, m3,...)d. Iniciais: iniciais do nome do recursoe. Grupo: se o recurso pertence a um setor, grupo ou sua localização em um

estoque, por exemplo.f. Unidade máxima: número máximo de recursos disponíveis ao mesmo tempo.

(Somente válido para recursos de trabalho).g. * Taxa padrãoh. * Taxa hora extrai. * Custo/usoj. * Acumulark. Calendário-base: calendário do recurso (folga, férias,...) somente válido para

recurso do tipo trabalho.l. Código: informação sobre o recurso, números de registro.

Para excluir um recurso pressione delete sobre sua célula no modo de exibição planilha derecursos.

Ø Atribuindo um recurso de trabalho a uma atividade

É preciso atribuir recursos às atividades para evidenciar as responsabilidades por sua condução etérmino.

Os recursos também auxiliam na determinação do tempo de conclusão da atividade e também ocusto de cada atividade e do projeto, caso tenham sido estipulados os custos.

Quando atribuirmos um recurso de trabalho a uma atividade, estamos informando a parcela dotempo do recurso disponível para ela. O recurso pode ser atribuído em período integral (1 ou 100%) ououtra parcela de tempo (0,2 ou 20%, restando 80% para dedicar-se a outras atividades). Pode-se tambématribuir vários recursos com, por exemplo, 200% para dois pedreiros atribuídos a uma tarefa.

Procedimento:1. Escolha o modo de exibição Gráfico de Gantt;2. Clique sobre a tarefa que desejar atribuir um recurso;

3. Clique no ícone na barra de ferramentas;

Figura 34 - Atribuindo recursos de trabalho


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4. No campo Nome clique sobre o recurso que deseja e clique em Atribuir. Neste caso,o sistema atribui automaticamente 100% e, se desejar outro valor, clique sobre ocampo Unidades e digite o valor desejado;

5. Uma marcação aparecerá ao lado do recurso assim que for atribuído;6. Você pode manter a janela aberta até finalizar as atribuições a todo o projeto.

Quando concluir, clique em para fechar a janela.

A quantidade de recursos de trabalho pode ser dada em valores unitários ouporcentagem. Para optar, acesse no menu Ferramentas Opções / Agenda clique emdecimal ou porcentagem no campo Mostrar unidades de atribuição como.

Figura 35 - Exibir porcentagem ou decimal


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Ø Atribuindo um recurso material a uma atividade

Quando atribuímos um recurso material a uma atividade, temos a opção de estabelecer se o uso domaterial se baseia no tempo (consumo de material variável) ou não (consumo fixo):

• Consumo variável: a quantidade é especificada por unidade de tempo. Ex.: 10 m3 de areiapor dia de trabalho;

• Consumo fixo: a quantidade de material independe da duração da atividade. Ex.: 10 m3 deareia para a concretagem da piscina.

Para atribuir um recurso material a uma tarefa:1. Escolha o modo de exibição Gráfico de Gantt;2. Clique sobre a tarefa que deseja atribuir um recurso;

3. Clique no ícone ;4. No campo Nome clique sobre o recurso material que deseja e clique em Atribuir. No

caso de recursos alocados de modo fixo, digite a quantidade do recurso para toda atarefa. No caso de materiais não consumidos no tempo, digite a quantidade por unidadede tempo, como;

5. Uma marcação aparecerá ao lado do recurso assim que for atribuído;6. Você pode manter a janela aberta até finalizar as atribuições a todo o projeto. Quando

concluir, clique em para fechar a janela.

Figura 36 -Atribuindo recursos materiais


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Ø Entendendo como o MS Project calcula a duração de uma atividade

Os tipos de controle disponíveis são:• Unidades fixas ,Trabalho fixo e Duração fixa.

Para optar por um destes controles:

1. Dê um duplo clique sobre a atividade;2. Selecione o folder Avançado e escolha o tipo de controle no campo Tipo de tarefa.

Figura 37 - Tipos de controle

Para saber qual das opções você deve escolher, é preciso entender como é calculada a duração deuma atividade.

Na primeira vez em que são inseridos os recursos, é gravada a seguinte relação:

Quando se altera a quantidade de recursos (unidades), a duração e a quantidade de horastrabalhadas (trabalho) se ajustarão para manterem o equilíbrio entre os fatores.

Para compreender como o Project trata os dados, utilizaremos o seguinte exemplo:

Figura 38 – Exemplo - Revestimento da piscina

Duração = Trabalho Unidades


41

• Unidades fixas: Ao dobrar a atribuição (Trabalho), será dobrada a duração mantendo aquantidade de recursos fixa (Unidades).

Para alterar a atribuição (Trabalho), entre no modo de exibição Uso da tarefa e altere ovalor, conforme figura abaixo. Neste caso vamos alterar a carga horária, do Pedreiro e doServente, de 16 para 32 hrs.

Figura 39 - Alteração da carga de trabalho

Figura 40 - Exemplo - Revestimento da piscina / Unidades Fixas

Perceba que a duração passou de 2 para 4 dias e que os recursos pemaneceram inalterados.Se dobrarmos a carga de trabalho é preciso dobrar a duração para que sejam mantidos os mesmos

operários.

Unidades = Trabalho Duração


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• Trabalho fixo: Quando dobramos a quantidade de recursos, o programa reduz a duraçãopela metade para comportar esta nova quantidade de trabalho.

Para alterar a quantidade de recursos, entre no modo de exibição Gráfico de Gantt, clique

sobre a tarefa e selecione o ícone .

Figura 41 - Alteração da quantidade de recursos

Figura 42 - Exemplo- Revestimento da piscina / Duração fixa

Figura 43 – A carga de trabalho permanece inalterada

Observe que a quantidade de recursos foi dobrada e a duração foi reduzida à metade, contudo acarga de trabalho permanece inalterada.

Trabalho = Duração * Unidades


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• Duração fixa: Ao dobrar a quantidade de recursos, o programa dobra a quantidade detrabalho a ser atribuída, mantendo a duração fixa.

Da mesma forma que no caso anterior (Unidades fixas), vamos alterar a carga horária, do Pedreiroe do Servente, de 16 para 32 hrs.

Figura 44 - Exemplo- Revestimento da piscina / Duração fixa

Observe que a duração manteve-se inalterada porém a atribuição dos recursos passou de 100 para200%.Se dobrarmos a carga de trabalho, é preciso dobrar a alocação dos recursos para manter a mesmaduração.

Duração = Trabalho Unidades


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Capítulo 5 – Controlando o projeto

____________________________________________________________________________________

O controle do projeto inclui todas as atividades que o mantém em andamento em direção à meta.Essas atividades incluem:

• Medição de progresso: Geralmente, a medição de progresso logo identifica qualquerproblema, facilitando sua solução. Também é um mecanismo de retorno, validando asestimativas de planejamento e do equilíbrio entre custo, cronograma e qualidade;

• Comunicação: A comunicação é fundamental no controle do projeto, já que mantémtodos os participantes coordenados e cientes do progresso e de suas alterações;

• Intervenção corretiva: Consiste nas respostas do dia-a-dia a todos os obstáculos e aosproblemas que um projeto poderá vir a ter.

Com o acompanhamento, pode-se determinar as atividades iniciadas antes ou depois doplanejamento, as que ultrapassaram o orçamento original, as que demoraram mais tempo do que oprevisto, e assim por diante. Este procedimento é realizado paralelamente ao planejamento e à execuçãodo projeto.

Objetivo

Acompanhar e controlar o que está sendo realizado pelo projeto, propor ações corretivas ecomparar com o status atual do projeto do MS Project 2000.


Após este capítulo, o usuário poderá:

• Criar linhas de base;• Acompanhar o andamento do projeto:

o pelo percentual de conclusãoo pelo formulário de acompanhamentoo pela tabela de acompanhamentoo pelo conjunto de tarefas simultaneamente

• Criar linhas de andamento do projeto.


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• Linha de base: É um conjunto de estimativas-chaves originais sobre o projeto. Esse conjuntoconsiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridos no planodo projeto. A linha de base permite comparar o plano original do projeto com o verdadeiroandamento, resultando no progresso real do projeto.

o Por que criar a linha de base?

v As estimativas originais que a linha de base contém são pontos de referênciapermanentes, com base nos quais você poderá comparar as informaçõesatualizadas. Por exemplo, se você estimar o custo de uma tarefa em R$50,00, masregistrar um custo agendado de R$60,00, a variação de custo será de R$10,00.Monitorando as variações regularmente, você poderá tomar medidas para garantirque o projeto não se afaste de suas estimativas originais. No entanto, observe quevocê só poderá exibir as variações dos itens para os quais inseriu estimativas dalinha de base. Por exemplo, se você não inserir os custos dos recursos antes desalvar uma linha de base, não poderá exibir as variações de custo dos recursos.

o Quais informações do projeto são salvas?

v Datas de início e término, durações, trabalho dos recursos e das tarefas, custos dosrecursos e das tarefas, tarefas divididas, trabalho dividido em fases, custosdivididos em fases.

o Quando criar uma base?

v Após concluir o processo inicial de criação de uma agenda (inserir tarefas,estabelecer dependências, atribuir recursos e custos) e antes de controlar a agenda,convém salvar um plano de linha de base. Como a linha de base fornece pontosde referência com base nos quais você compara o andamento real do projeto, eladeve incluir suas melhores estimativas.

o Quando não criar uma base?

v Em determinadas situações ela não será muito útil. Por exemplo, talvez você nãotenha motivo nem tempo para comparar o plano agendado com o plano da linhade base. O número de tarefas do projeto poderá ser tão pequeno que você poderácontrolar o seu andamento sem qualquer ajuda. Ou, ainda, a duração do projetopoderá ser tão curta que talvez você tenha pouco tempo ou necessidade decontrolar as tarefas.

• Linha de andamento: É uma representação visual do andamento do projeto, exibida no modoGráfico de Gantt. Para determinada data de andamento, o Project desenha uma linha que conectatarefas em andamento. Deste modo, ele cria um gráfico com picos apontando para a esquerdapara o trabalho que está atrasado e picos apontando para a direita para o trabalho que estáadiantado. A distância de um pico a partir da linha vertical indica em que grau a tarefa estáadiantada ou atrasada em relação à data do andamento.


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Procedimentos

A. Linha de Base

Ø Gravando a linha de base do projeto

1. Escolha o modo de exibição Gantt de Controle;2. Acesse o menu Ferramentas / controle / salvar linha de base;3. Escolha a opção Salvar linha de base;

Figura 45 - Salvando uma linha de base

Observe que surgiu uma barra estática sobre cada atividade. Essa barra é a linha de base.

Figura 46 - Visualização linha de base

Quando salvamos a linha de base. O Project salva os dados como parte do arquivo, ou seja,a linha de base não é um arquivo separado.


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B. Acompanhando o andamento das tarefas

Para facilitar o acompanhamento dos projetos, o Project 2000 possui uma barra de ferramentasespecífica, para exibir a barra de ferramentas de controle:

1. Clique com o botão direito sobre qualquer ferramenta do programa;2. Escolha Controle na caixa de seleção apresentada.

Figura 47 - Barra de ferramentas Controle

Esta barra permite as seguintes formas de acompanhamento:

• Acompanhamento pelo percentual de conclusão• Formulário de acompanhamento• Tabela de acompanhamento• Acompanhamento de um conjunto de tarefas simultaneamente

A seguir descreveremos brevemente cada uma delas:

Ø Acompanhamento pelo percentual de conclusão

A atualização é rápida porém não muito precisa, pois não é possível (neste caso) optar por valoresintermediários aos apresentados pela barra.

Para registrar o status do seu projeto, selecione a tarefa e clique sobre um dos valores da tabela:0%, 25%, 50%, 75% ou 100% . Grave a linha de base se julgar necessário.

Estatísticas doprojeto

Atualizar comoagendado

Reagendartrabalho

Adicionar linhade andamento

Percentual deconclusão

Atualizartarefas

Barra deferramentas do

grupo de trabalho


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Ø Formulário de acompanhamento

1. Escolha o modo de exibição Gantt de Controle;2. Clique sobre a tarefa que deseja atualizar;

3. Acesse o menu Ferramentas / Controle / Atualizar atividades ou clique no botão ,localizado na barra de controle, próximo ao controle por percentual.

4. Grave a linha de base, se necessário, como foi visto anteriormente;5. Digite a porcentagem concluída ou as novas datas caso tenham mudado.

Figura 48 - Formulário de acompanhamento

Ø Tabela de acompanhamento

A tabela de controle ou acompanhamento é a mais usual forma de acompanhar um conjunto deatividades.

1. Escolha o modo de exibição Gantt de Controle;2. Selecione Exibir / Tabela / Controle, caso a mesma não esteja habilitada;3. Grave a linha de base, se necessário, como foi visto anteriormente;4. Clique sobre a tarefa que deseja atualizar;5. Preencha os campos da tabela conforme os dados reais do projeto para cada linha de

atividade.

Figura 49 - Planilha de controle do andamento


49

Para desbloquear o campo custo real, acesse o menu Ferramentas / Opções guia Cálculo edesabilite a função sempre calcula os custos reais.

Para atrelar o trabalho ao percentual concluído, ou seja, ao informar 50% do andamento deuma atividade, o Project colocará imediatamente a metade de todo o trabalho como já realizadoe vice-versa, proceda da seguinte forma:

• No menu Ferramentas / Opções na guia Cálculo e habilite a opção a atualização datarefa atualiza o status do recurso.


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Capítulo 6 - Relatórios, Impressão e Publicação na Web

____________________________________________________________________________________

O Microsoft Project inclui vinte e nove relatórios pré-definidos em 4 modelos: tarefas, recursos etabelas de referência cruzada. Contudo, se nenhum dos relatórios pré-definidos atenderem às suasnecessidades, você poderá criar um relatório personalizado. Estes relatórios são úteis para o controle doprojeto e apresentação em reuniões visto que traz as informações resumidas.

Quanto à impressão, o software permite imprimir modos de exibição e relatórios que atendam àsnecessidades de uma determinada pessoa ou grupo. Também é possível imprimir calendários, redes Pert,caminhos críticos, etc.

O Project 2000 permite também a publicação de projetos, sendo a Internet o meio mais usual. Oprojeto é gravado de maneira estática e publicado em formato HTML.

Objetivo

Gerar relatórios, imprimir e publicar projetos na Internet.


Neste capítulo, o usuário estará apto a:

• Exibir os diversos relatórios disponibilizados pelo MS Project 2000;• Configurar as páginas de impressão;• Visualizar a impressão;• Imprimir;• Disponibilizar informações na Internet.


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Procedimentos

A. Exibindo relatórios

1. Acesse o menu Exibir / Relatórios;2. Escolha o tipo de relatório desejado:Visão geral ,Atividades atuais, Custos, Atribuições ou

Carga de trabalho;3. Clique em selecionar.

Figura 50 - Exibindo relatórios

Ø Relatório Visão Geral

Esta opção apresenta os seguintes relatórios genéricos do projeto:• Resumo do projeto• Tarefas de nível superior• Tarefas críticas• Etapas• Dias úteis

Figura 51 - Relatórios tipo Visão Geral


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Ø Relatório Atividades Atuais

São relatórios que auxiliam no acompanhamento e controle do projeto, identificando atividadespendentes, atrasadas, concluídas e em andamento, são eles:

• Tarefas não iniciadas• Tarefas com início breve• Tarefas em andamento• Tarefas concluídas• Tarefas que já deveriam ter iniciado• Tarefas adiadas

Figura 52 - Relatório Atividades Atuais

Ø Relatório Custos

São os relatórios que fornecem informações financeiras sobre o projeto:• Fluxo de caixa• Orçamento• Tarefas com orçamento estourado• Recursos com orçamento estourado• Valor acumulado

Figura 53 - Relatório Custos


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Ø Relatório Atribuições

São os relatórios que apresentam as atribuições dos recursos:• Funções• Funções e prazos• Lista de tarefas pendentes• Recursos superalocados

Figura 54 - Relatório Atribuições

Ø Relatório Carga de Trabalho

São os relatórios que distribuem os recurso e as atividades ao longo do tempo, com suasrespectivas cargas de trabalho.

• Uso da tarefa• Uso do recurso

Figura 55 - Relatório Carga de Trabalho


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Ø Relatórios Personalizados

Se nenhum dos relatórios pré-definidos atenderem às suas necessidades, você poderá criar umrelatório personalizado. Para isso você poderá editar um relatório existente ou criar um novo.

• Para editar um relatório existente:

1. Clique no botão Editar da janela Relatórios Personalizados;

Figura 56 - Edição de Relatórios Personalizados

2. Preencha as informações solicitadas, incluindo definição, detalhes e classificação,conforme figura abaixo:

Figura 57 - Editando um relatório


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B. Impressão

O Project 2000 permite a impressão de modos de exibição, relatórios, calendários, redes Pert,caminhos críticos, etc. com a finalidade de atender às necessidades de uma determinada pessoa ou grupo.

Normalmente, o processo de impressão passa por três etapas:• Configuração da página• Visualização da impressão• Impressão.

Ø Configuração da página

Para configurar uma página de modo de exibição ou de relatório, siga os seguintes passos:

1. Selecione o material a ser impresso;2. Acesse o menu Arquivo / Configurar página;3. Na guia Página escolha a orientação, a escala, o tamanho do papel e a numeração das páginas.

Figura 58 - Configurar página

4. Na guia Margens, defina o tamanho das margens e as bordas da impressão;5. Na guia Cabeçalho e Rodapé, escreva os dados que deverão estar referenciados em todas as

páginas, tais como: data, responsável,etc.;6. Na guia Legenda, defina o estilo legenda e a forma de apresentação;7. Na guia Modo de exibição, configure os parâmetros especiais de impressão, como o número de

colunas impressas, a repetição de colunas de cada página, a impressão de folhas em branco,etc.8. Confirme as alterações.


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Ø Visualização da impressão

Para evitar erros, é importante visualizar a impressão antes de ativá-la:

1. Acesse o menu Arquivo / Visualizar impressão ou clique em na barra de ferramentas;

2. Para visualizar outras páginas clique nas setas no canto superior esquerdo;3. Para visualizar todas as páginas ao mesmo tempo, clique no botão ;4. Para alterar o zoom da página, clique com o mouse sobre a área que desejar ampliar (aparecerá

este símbolo ) clique novamente para voltar ao normal;5. Se ainda desejar alterar a página, clique no botão configurar página;6. Para confirmar clique em Fechar.

Figura 59 - Visualização de impressão

No Project 2000, as definições de impressão e configuração de páginas são gravadasjuntamente com o arquivo do projeto, facilitando o trabalho.

Se desejar aumentar ainda mais a área de impressão, retire a legenda clicando emConfigurar página / Legenda e escolha a opção nenhuma legenda.


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Ø Impressão

1. Acesse o menu Arquivo / Imprimir;2. Escolha a impressora desejada;3. Selecione o intervalo de impressão e o período de tempo;4. Escolha o número de cópias;5. Confirme a operação.

Figura 60 - Impressão


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C. Publicação de informações do projeto via WEB

Para salvar um projeto no formato de publicação World Wide Web:1. Acesse o menu Arquivo / Salvar com página da web;2. Digite o nome do arquivo a ser exportado;3. Clique em Salvar;4. Selecione o mapa a ser usado para exportar os dados, na lista importar / exportar mapas;5. Clique em Salvar.

Figura 61 - Publicação via web


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O Project 2000 traz modelos HTML pré-definidos para a Internet. Para isso:

• Escolha Novo mapa;• Selecione os dados a exportar: tarefas, recursos, atribuições;• Escolha basear a exportação do modelo HTML e insira o caminho do arquivo

modelo de exportação (os modelos do Project estão arquivados na pasta MicrosoftProject / Templates / Microsoft Project Web, no diretório Modelos do Office);

• Preencha os dados do mapeamento de tarefas, recursos e/ou atribuições;• Clique em OK.

Figura 62 - Modelos pré-definidos


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BIBLIOGRAFIA

I. VERZU, Erick. Gestão de Projetos – MBA Compacto. Campus

II. VARGAS, Ricardo Viana. .Microsoft Project 2000 – Trasnformando Projetos em Resultados de

Negócios. Brasport

manual ms project 2000

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