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Crie o seu Projeto

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Crie o seu ProjetoGerncia Competitiva de Projetos Usando o MS-Project

20 mg 30mg 20mg

1.Quando o projeto comear ? Comece por definir o que se quer fazer organizar uma viagem montar uma empresa organizar um seminrio Definido o objetivo sabe-se: a data de incio ou a data de trmino

1.Quando o projeto comear ? Defina o objetivo: Preparar o Seminrio UFSC/EPS/LSAD Determine a data de incio ou data de Fim Menu Projeto: Informaes sobre o projeto Data de Incio: 02/05/2000 Mudanas Menu: Projeto Informaes sobre o Projeto

1.Quando o projeto comear Insira o nome do projeto Menu Arquivo - Propriedades Pasta de Resumo Seminrio UFSC/EPS/LSAD Pode imprimir junto com o projeto

1.Quando o projeto comear Defina o Horrio de Trabalho Menu: Ferramentas Alterar Perodo de Trabalho Mudar - a semana ou o dia Perodo de folga ou Perodo de trabalho no padro 8 hrs - 12 hrs 14 hrs - 18 hrs

2. Como entrar uma lista de tarefas Tendo definido o objetivo ento: determinam-se os passos necessrios para alcan-lo com grandes fases, marcos

2. Como entrar uma lista de tarefas Entre as tarefas e suas duraes Tarefa ou Atividade = um Trabalho com incio e fim Definir as Tarefas: Determine grandes grupos de trabalho Divida em Atividades com resultados definidos Junte aes que usem mesmos processos ou devam ocorrer em tempos semelhantes Obtenha previses de durao de projetos anteriores

No ponha datas de momento

2. Como entrar uma lista de tarefas Entre as tarefas e suas duraes Barra de Modos - Clique Gantt de Controle Campo - Nome da Tarefa Definir a Equipe Campo - Durao 3 dias (minutos, horas, dias, semanas) Outra tarefa Escolher os palestrantes - 2 semanas - 05/05/2000

2. Como entrar uma lista de tarefas Anotaes de Tarefas Projeto, barra de ferramentas coloque informaes complementares selecione o nome da tarefa (Nome) e clique em Anotaes 1 - Definir a equipe Escolher entre os membros da LSAD/PET/EJEP 2 - Escolher os palestrantes Escolher de empresas que tem aceitado estagirios

2. Como entrar uma lista de tarefas Entrando uma tarefa repetida Campo: Nome da Tarefa: selecione a linha menu Inserir : Tarefa Recorrente... Nome da tarefa: reunio semanal Durao: min, hora, dia, semana; durao da atividade 10 reunies

2. Como entrar uma lista de tarefas Dividindo a tarefa em segmentos Menu: Editar: Dividir Tarefa Escolher e marcar local - 2 semanas, 05/05 Anotaes de Tarefas : De preferncia no Centro tecnolgico coloque o cursor sobre a barra de tarefas , clique e arraste

2. Como entrar uma lista de tarefas Rearranjando a lista de tarefas copiar, movimentar ou apagar selecionar uma linha - o nm. ID da tarefa reunio semanal selecionar um grupo de linhas adjacentes - shift- ID selecionar um grupo de linhas no adjacentes-ctrl ID

adicionar uma nova tarefa menu inserir - nova tarefa

2. Como entrar uma lista de tarefas Definindo marcos marcos - trmino de uma fase do projeto, durao nula Campo Durao: zero Definies iniciais; durao zero; 18/05/2000 inserir depois da terceira tarefa

ou: Informaes sobre a Tarefa Avanado Marcar tarefa como etapa

3 - Estruturar uma lista de tarefas Ao detalhar as tarefas fica mais fcil de as

gerenciar organizando-as num perfil (hierarquia). Usando tarefas de resumo e subtarefas

entende-se melhor a estrutura do projeto e como as tarefas se relacionam

3 - Estruturar uma lista de tarefas Coloque as tarefas num perfil lgico Exemplo: Material para marketing do evento, dur - 10 dias, incio - 16/05/00 Fazer o cartaz - 7 dias - 17/05/00 Fazer o folder - 7 dias - 19/05/00 Fazer a homepage - 10 dias - 16/05/00

3 - Estruturar uma lista de tarefas Barra de Modos Grfico de Gant Selecione a tarefa Nome da tarefa Recuo

fazer o cartaz fazer o folder fazer a homepage, ou

Recuo para a esquerda

3 - Estruturar uma lista de tarefas Mostre ou oculte as subtarefas Selecione a tarefa resumo Mostre as subtarefas Oculte as subtarefas mostre todas as subtarefas

3 - Estruturar uma lista de tarefas Adicione uma Estrutura de Diviso do

Trabalho ( EDT/WBS) no projeto estrutura hierrquica para organizar as tarefas

tem-se uma EDT/WBS padro ou pode-se customizar Selecione a coluna Indicadores Inserir Coluna Nome do Campo - selecione EDT :

4 - Quando devem as tarefas iniciar e acabar Criando dependncias entre as tarefas o

programa calcula as datas de incio e fim Com as tarefas interligadas ento as

mudanas so repassadas para toda a rede

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar? Sequenciando as tarefas Barra de Modos acione Grfico de Gantt Nome da Tarefa - selecione as tarefas Acione o vnculo (Vincular Tarefas) Ex: associar as tarefas 1 e 3

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar? Pode fazer seleo mltipla Selecione na ordem que ocorrero as dependncias Desvincular Tarefas Menos Zoom - visualizam-se melhor as

ligaes

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar? Definindo o tipo de dependncia padro - fim para incio mas pode se ter incio-incio fim-fim fim-incio Duplo clique na linha de ligao escolha na caixa de dependncias

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar? Sobrepor tarefas ou atrasar Selecione a tarefa (Nome da tarefa) Clique Informaes sobre a tarefa Clique na pasta Predecessoras No campo de Retardo informe a durao, ou informe o atraso

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar? Ex: Selecione : Escolher e marcar local (trocar por O mais breve possvel - em advanced)

Sobrepor informe como tempo (min,hrs,dia,sem) negativo, ou como - X %

Atrasar informe como um tempo positivo ou % Ex. 5 dias

5.Quem far o trabalho ? Alocando recursos para as tarefas gerenciam-se

melhor os custos e o andamento dos trabalhos do projeto Uma lista de recursos facilita a alocao dos

mesmos s tarefas

5.Quem far o trabalho ? Criando uma lista de recursos Barra de Modos - clicar Planilha de Recursos Menu Exibir- apontar Tabela: Entrar Campo; Recurso Ex; professor, Max Units, 100 % (1 Prof) aluno, Max Units 800 % (8 alunos)

5.Quem far o trabalho ? Alocando recursos as tarefas recursos: pessoas, equipamentos, suprimentos Barra de Modos, clicar Grfico de Gantt Campo: Nome da Tarefa, selecionar a tarefa Ex: Definir a equipe Acionar alocar recurso (Atribuir Recursos) Ex: professor, atribuir 100%, close

5.Quem far o trabalho ? Mudando o horrio de trabalho de um recursoOs dias e as horas de trabalho esto no Calendrio

horas trabalhadas (e no) para mais de um recurso.As horas de trabalho (e no) de um recurso individual

esto no Grfico de Recursos serve para casos especficos de um recurso, frias, diferentes dias de trabalho, diferentes turnos

5.Quem far o trabalho ?Menu Ferramentas - clique Alterar Perodo de Trabalho Caixa Para - escolha o recurso para alterar

Ex: Professor

Escolha o(s) dia(s) que ser mudado mudando para todo o calendrio clique no nome Ex T (tera)

Escolha: Usar Padro; Perodo de Folga; Perodo de Trabalho no padro Perodo de Folga

5.Quem far o trabalho ? Ver os recursos e as tarefas associados Barra de Modos; clique Uso do Recurso Outras informaes

Menu Exibir, selecione Tabelas, escolha Professor Aluno

6- Como Gerenciar Custos Controlar os custos: de cada atividade de todo o projeto Alocar os custos ao longo da atividade no incio no fim

6- Como Gerenciar Custos Alocando custos a um recurso Custos por Hora - taxa por hora X durao da atividade Custos por Hora Extra - preo diferente para hora extra Custo por Uso - funo da quantidade solicitada Barra de Modos - clique Planilha de Recursos Para cada recurso defina: taxa padro, taxa h. extra e custo/uso Ex: aluno R$ 10,00/h taxa padro Professor R$ 50,00/h taxa padro

6- Como Gerenciar Custos Determine um custo fixo Custo que no varia com a durao ou o trabalho realizado na tarefa Barra de Modos; clique Grfico de Grant Menu Exibir; tabela, clique Custo Escolha a atividade e informe o custo fixo. Ex. Fazer o cartaz, custo fixo R$ 200,00

6- Como Gerenciar Custos Definio da incorporao dos custos Padro: os custos so incorporados proporcionalmente realizao da tarefa Existem 3 mtodos de incorporao: no incio da tarefa no fim da tarefa padro

6- Como Gerenciar Custos Barra de Modos; Planilha de Recursos Selecione o recurso Nome do Recurso Professor

Informao sobre o Recurso Tabela de taxas de Custos Incorporar o custo: Acumulao de Custos escolha o mtodo Incio

6- Como Gerenciar Custos Opes de Custos Conjuntos de custos,

Existem 5 para diferentes tipos de situaes, Planilha de Recursos; escolha o recurso: Nome do Recurso Acione Informaes sobre o recurso; tabela de taxas de Custos Informe a data que o custo passa a valer

6- Como Gerenciar Custos Veja os custos das tarefas ou recursos

Custos das tarefas Barra de Modos, clique Grfico de Gant Menu Exibir Tabela: , clique Custo Custo Total (Grfico de Gantt)

Custo dos Recursos Barra de Modos, Grfico de Recursos Menu Exibir, Tabela, clique Custo

6- Como Gerenciar Custos Veja o custo do projeto

custo atual linha de base Linha de Base projeto original incio das tarefas fim das tarefas (previsto) recursos custos

6- Como Gerenciar Custos Menu Projeto

Informaes sobre o projeto Acione Estatsticas, tem-se em Custo Custo Atual Custo da LinhaBase (se foi salvada uma) Custo Real Custo restante

7 - Formatando a apresentao Grande lista de tarefas oportuno destacar algumas tanto na lista de tarefas quanto no Grfico de Gantt

Ex: tarefas que acabam na mesma data Ex: Por em negrito uma tarefa em especial Formatando por categoria muda com a data Formatando uma tarefa no

7 - Formatando a apresentao Uso do Assistente de Grficos de Gantt Barra de modos - clique Grfico de Gantt Clique Formatar ou na barra de ferramentas Clique Assistente de Grficos de Gantt Para desfazer a formatao Clique Assistente de Grficos de Gantt Escolhe opes padro

7 - Formatando a apresentao Formatando uma categoria de barras do Gantt

destacar um tipo de tarefas marcos, crticas ou no crticas

Barra de Modos - clique Grfico de Gantt Menu Formatar - clique Estilos de Barra Nome escolha a categoria ex: tarefa ou marco Clique: Pasta Barras Tem-se: Incio - Tipo, Meio - Padronagem e Fim Tipo

7 - Formatando a apresentao Algumas categorias s tem a Forma de Incio

Ex: Marcos Outras tem as trs opes Mudando o formato da barra de uma atividade Selecione a tarefa (Grfico de Gantt) Menu Formatar - clique Barra clique Forma da Barra, escolha

7 - Formatando a apresentao Mudar o formato do texto de uma atividade

para real-la: ex:caminho crtico Barra de modos, Grfico de Gantt Menu Formatar, clique Estilos de Texto Caixa: Alterar Item escolha o que quer mudar escolha como ficar o formato

7 - Formatando a apresentao Formatando o texto de uma atividade Grfico de Gantt Selecione a tarefa Menu Formatar clique Fontes Faa a sua escolha

Vale o mtodo de copiar formatos do windows, o pincel

8 - Personalizando os relatrios Tendo digitado as informaes bsicas pode ser

oportuno imprimir para revisar o projeto. Adicionar Cabealhos, Rodaps, Nmero de pg Destacar uma informao especfica escolhe o modo de visualizao desejado pesonalize imprima

Antes de imprimir: Visualizar Impresso

8 - Personalizando os relatrios Veja as informaes do projeto em: Uso da tarefa - informaes das atividades Uso do recurso - informaes dos recursos Barra de Modos - escolha o modo de visualizao

desejado Se for o caso use Mais Modos de Exibio - clique Aplicar

Mudando o modo de visualizao no adiciona ou

remove informaes

8 - Personalizando os relatrios Adicione um Cabealho, Rodap, Legenda As informaes podem ser de sua origem: nome da empresa, do gerente De origem do programa nm da pg ou data de trmino Menu Arquivo - clique Configurar Pgina Escolha:a tabela Cabelho, Rodap ou Margens Escolha a tabela Esquerda, Centro ou Direita Na Caixa na parte de baixo escolha o tipo de informao desejado e clique OK Pode Formatar o texto

8 - Personalizando os relatrios Tipos de Visualizao Existem 3 tipos de visualizao Grficos ou mapas:Grfico de Gantt, Diagrama de Rede, Grfico de Recursos e o Calendrio; representam a informao graficamente Planilhas - apresentam a informao em linhas e colunas; cada linha um atividade ou recurso Formulrios - informaes de uma tarefa ou de um recurso, por vez; num formato parecido com uma caixa de dilogo

8 - Personalizando os relatrios Visualizando a Impresso: Clique Visualizar Impresso Pode-se combinar mais de um modo de visualizao: Grfico de Gantt, Planilha de Recurso, uma tabela um filtro Na visualizao da impresso pode-se: ajustar a orientao da pgina e tamanho editar cabealhos, rodaps e legenda determinar as opes de impresso No se pode editar a informao em si

9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades

Aps adicionar as informaes bsicas faa

uma reviso geral Ser possvel cumprir os prazos finais ? No ? Examine as tarefas que conduzem a estes marcos ! O sequenciamento est correto ? vivel o Caminho Crtico ? Todas as tarefas nele podem ser cumpridas no prazo e no custo ?

9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades Veja todo o Projeto na Tela Pode-se ter uma viso geral do projeto, datas de

incio e de fim, grandes fases. Usando Mais Zoom e Menos Zoom Barra de Modos - clique Grfico Menu Exibir - clique Zoom Projeto inteiro Mudando a escala das barras: Mais Zoom e Menos Zoom, na barra de ferramentas

9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades Confirme a data de Incio e de Fim do Projeto

Barra de Modos Grfico de Gantt Menu Arquivo- Propriedades Pasta Contedo - data de incio data de fim, trabalho e custos Comparao: planejado X realizado

Menu Projeto Informaes sobre o Projeto Estatsticas

9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades Identifique o Caminho Crtico As tarefas no Caminho Crtico no podem atrasar

ou atrasa a data final Ao nivelar recursos cuidado com o Caminho Crtico

Barra de Modos Grfico de Gantt Clique Assitente de Grficos de Gantt formate as atividades do caminho crtico

9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades Filtros Mostrar s as atividades do Caminho Crtico Menu Projeto Filtros para clique Crtica clique Todas as tarefas - mostra todas de novo Ordenar Menu Projeto - Classificar escolha o critrio Pode combinar filtrar e ordenar

10 - Visualizando Outros Detalhes Normalmente um projeto contem muita

informao para ser vista de uma s vez As tarefas e atividades podem ser vistas de

diferentes modos para mostrar diferentes detalhes

10 - Visualizando Outros Detalhes As informaes podem ser apresentadas em: visualizao das tarefas visualizao dos recursos Barra de Modos selecione o modo desejado Mais Modos de Exibio tem adicionais clique Aplicar

10 - Visualizando Outros Detalhes Aplicando uma tabela diferente a uma

visualizao Mudando a tabela aplicada a uma planilha mudam os campos de informao mostrados Barra de Modos - escolha a visualizao Mais Modos de Exibio

Menu Exibir- escolha a tabela Tabelas: Mais Tabelas

10 - Visualizando Outros Detalhes Aplicando um Filtro a uma vista de planilha

para focar numa tarefa ou recurso ele pode mostrar s uma tarefa ou destac-la Menu Projeto Filtro para - escolha o filtro Mais Filtros - alm de mais filtros tem Realar

11- Como Cumprir com Suas Metas Aps o um exame geral devem-se fazer os ajustes Especial ateno ao Caminho Crtico Utilize as folgas

Utilize as antecipaes Se for o caso ponha restries Nivele os recursos

Sempre pode dar uma apertada no tempo,mas

deixe uma folguinha, pode fazer falta

11- Como Cumprir com Suas Metas Verificando as dependncias das tarefas A dependncia clssica a fim-incio, mas tem mais 3, que se forem bem usadas encurtam o tempo do caminho crtico Barra de Modos Grfico de Gantt duplo clique na linha de ligao reveja as dependncias se duas tarefas podem comear juntas - faa incio a incio se podem acabar juntas faa Trmino a Trmino

se puder colque folga ou antecipao

11- Como Cumprir com Suas Metas Ache folgas na sua Agenda procure as folgas livres e as folgas totais remaneje as atividades cujas folgas permitam de modo a deixar outras mais folgadas. Barra de Modos Mais Modos de Exibio Gantt Detalhado - Aplicar a folga numa tarefa aparece como uma barra fininha

11- Como Cumprir com Suas Metas Crie Folgas ou Antecipao entre tarefas Atrasa-se uma tarefa adicionando uma folga a predecessora Antecipa-se uma tarefa adicionando folga negativa predecessora Grfico de Gantt- escolha a atividade clique informao sobre a tarefa clique pasta predecessoras no campo retardo informe a antecipao (negativa) ou a folga positiva, como uma durao ou percentagem da durao da tarefa anteriror

11- Como Cumprir com Suas Metas Confirme as restries nas tarefas

a restrio padro O mais breve possvel, mas oito Barra de Modos Grfico de Gantt Menu Exibir - Tabela - Mais Tabelas Tabelas Datas de Restrio - Aplicar Veja os campos: Tipo de Restrio e Data da Restrio REVISE todas as restries que no seja a padro

11- Como Cumprir com Suas Metas Acelere uma tarefa alocando mais recursos Barra de Modos Grfico de Gantt Selecione a tarefa para alocar mais recursos clique Atribuir Recursos (2 cabeas) escolha o recurso clique atribuir Disponibilidade de Recursos

12 - Como salvar as mudanas Com Linha de Base - foto do plano original:

tarefas, recursos e custos Sem Linha de Base - se quisermos mudar algo do plano original Pode salvar um plano interino (at 10) e comparar com o Linha de Base

12 - Como salvar as mudanas Salvando com Linha de Base clique Salvar : con Linha de Base Adicionar nova tarefa a uma LinhaBase Clique Projeto inteiro or Tarefas Selecionadas

12 - Como salvar as mudanas Salvando o projeto sem baseline ainda no est bom Clique Salvar Salvar sem Linha de Base

12 - Como salvar as mudanas Salvando um plano interino (at 10) Salvar Caixa de Ajuda: Salavr com Linha de Base ou salvar sem Linha de Base Um plano interino no salva recursos ou

alocaes

12 - Como salvar as mudanas Salvando um oramento

alocaes de recursos, bases de incorporao para os recursos, custos fixos para as tarefas Com isto pode se realizar comparaes com o andamento dos trabalhos Menu Ferramantas Grupo de Trabalho

12 - Como salvar as mudanas Comparando atual com baseline Barra de Modos Gantt de Controle Menu Exibir

Tabela - Variao