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Somos uma empresa de treinamentos técnicos, gestão e comportamentais. Através de consistentes pesquisas de
mercado desenvolvemos programas de capacitação para lhe ajudar a tornar-se mais competitivo. Atuamos na modelagem
e implementação de treinamentos in company contribuindo com as iniciativas de crescimento da sua empresa.
Atuamos nas seguintes áreas
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Empresarial Saúde Ocupacional Segurança do Trabalho Meio Ambiente Desenvolvimento de
Pessoas Projetos e Desenhos Técnicos
Ensinamos o que PRATICAMOS no dia-a-dia. Acreditamos na capacitação e no desenvolvimento como um diferencial competitivo
e gerador de valor para seus colaboradores e sua empresa.
Alguns dos nossos clientes
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Sumário
1 - Uma Breve Abordagem Sobre Projetos ........................................................................................... 10
1.1 - O que é Gerenciamento de Projetos? ............................................................................................ 10
1.2 - Um histórico rápido do gerenciamento de projetos ..................................................................... 11
Visão geral ............................................................................................................................................ 11
Os primeiros anos: fim do século XIX ................................................................................................. 11
Início do século XX ............................................................................................................................... 11
Meados do século XX .......................................................................................................................... 12
Hoje....................................................................................................................................................... 12
1.3 - O triângulo do projeto ..................................................................................................................... 12
Tempo + dinheiro + escopo = qualidade ........................................................................................... 13
Conheça os elementos que não podem ser mudados ..................................................................... 14
Otimizar o cronograma ........................................................................................................................ 14
Otimizar o orçamento .......................................................................................................................... 14
Otimizar o escopo ................................................................................................................................ 15
Aumentar a data limite para permitir a conclusão de todas as tarefas com o nível atual de recursos
(tempo). ................................................................................................................................................ 15
2 - O Ambiente de Trabalho Project 2010 ............................................................................................. 16
2.1 - Informações sobre a Faixa de Opções do Project 2010 .............................................................. 16
2.2 - Guia Tarefa ...................................................................................................................................... 16
2.3 - Guia Recurso ................................................................................................................................... 17
2.4 - Guia Projeto ..................................................................................................................................... 17
2.5 - Guia Exibir........................................................................................................................................ 18
2.6 - Guia Formatar ................................................................................................................................. 18
3 - Configuração de Projetos com Project 2010 ................................................................................... 20
Visão geral: Configurar um projeto ..................................................................................................... 20
3.1 - Etapa 1: Criar um projeto ............................................................................................................... 20
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Criar e agendar um novo projeto ........................................................................................................ 20
Definir propriedades de arquivo para seu projeto ............................................................................ 21
3.2 - Etapa 2: Adicionar tarefas ao projeto ............................................................................................ 22
Criar uma nova tarefa.......................................................................................................................... 22
Adicionar uma tarefa a uma lista de tarefas ..................................................................................... 22
Inserir uma tarefa entre tarefas existentes ....................................................................................... 22
Adicionar uma tarefa ao modo de exibição Diagrama de Rede ....................................................... 22
Criar várias tarefas .............................................................................................................................. 23
Criar uma tarefa recorrente ................................................................................................................ 24
Aprender dicas para trabalhar com tarefas ....................................................................................... 25
Exportar ou importar dados para outro formato de arquivo ............................................................. 25
Exportar informações do projeto ........................................................................................................ 25
Importar informações do projeto ........................................................................................................ 26
3.3 - Criar uma etapa .............................................................................................................................. 28
Criar uma etapa com duração maior do que zero ............................................................................. 28
3.4 - Alterar a duração de uma tarefa .............................................................................................. 29
Refinando as tarefas ........................................................................................................................... 29
Alterar a duração de uma tarefa ........................................................................................................ 30
Alterar a duração de uma tarefa ........................................................................................................ 31
Alterar as unidades padrão ................................................................................................................. 32
Permitir durações estimadas .............................................................................................................. 32
Fazer estimativas melhores ................................................................................................................ 32
Compreender o passado ..................................................................................................................... 32
Compreender o presente: Quem e o quê ........................................................................................... 32
3.5 - Vincular tarefas no seu projeto ...................................................................................................... 33
Vincular tarefas no modo de exibição Gráfico de Gantt ................................................................... 33
Vincular tarefas no modo de exibição Diagrama de Rede ................................................................ 33
Vincular tarefas no modo de exibição Calendário ............................................................................. 33
Ativar e desativar a vinculação automática ....................................................................................... 34
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Sobre a vinculação de tarefas ............................................................................................................ 34
Sobre a vinculação de tarefas agendadas manualmente ................................................................ 35
3.6 - Desativar uma tarefa ...................................................................................................................... 35
Desativar uma tarefa ........................................................................................................................... 36
3.7 - Etapa 3: Estruturar o projeto .......................................................................................................... 36
Organizar em estrutura de tópicos as tarefas em subtarefas e tarefas de resumo ....................... 36
Escolher um método para organizar suas tarefas ............................................................................ 36
Criar tarefa de resumo e subtarefas .................................................................................................. 37
Saber mais sobre como os valores de tarefa de resumo são calculados ....................................... 38
Por que os botões de estrutura de tópicos não estão funcionando? .............................................. 38
Use o planejamento hierárquico para criar tarefas de resumo (ou fases) ...................................... 39
Etapa um: criar uma tarefa de resumo (ou fase) .............................................................................. 39
Etapa 2: Adicionar tarefas abaixo da tarefa de resumo ................................................................... 39
Etapa três: ajustar a agenda de cima para baixo .............................................................................. 40
3.8 - Etapa 4: Criar calendários .............................................................................................................. 40
Definir períodos de trabalho, férias e feriados para o projeto ......................................................... 40
Adicionar um dia de férias a um recurso ........................................................................................... 41
Adicionar um feriado ao calendário de um projeto ........................................................................... 41
Definir os períodos de trabalho para recursos ou tarefas no projeto .............................................. 42
Alterar a disponibilidade do recurso sem usar um calendário ......................................................... 43
Visão geral dos calendários do Project .............................................................................................. 44
3.9 - Etapa 5: Salvar e publicar .............................................................................................................. 45
Salvar um projeto ................................................................................................................................ 45
Salvar seu projeto localmente ............................................................................................................ 45
Salvar um projeto como um modelo .................................................................................................. 46
Salvar um plano em PDF ou XPS ........................................................................................................ 47
4 - Gerenciamento de Recursos .............................................................................................................. 48
4.1 - Etapa 1: Adicionar recursos ........................................................................................................... 48
Adicionar recursos ao projeto ............................................................................................................. 48
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Adicionar recursos da empresa ao projeto (somente Project Professional) .................................... 49
Adicionar recursos genéricos da empresa ao projeto (somente Project Professional) .................. 50
Adicionar recursos genéricos não empresariais ao projeto (somente Project Professional) ......... 50
Adicionar recursos ao pool de recursos da empresa ........................................................................ 51
Adicionar recursos individuais ao pool de recursos da empresa ..................................................... 51
Adicionar vários recursos do Project ao pool de recursos da empresa ........................................... 53
Adicionar vários recursos do Project Server ...................................................................................... 54
Remover ou substituir uma atribuição de recurso ............................................................................ 54
Remover uma atribuição de recurso .................................................................................................. 54
Remover um recurso da empresa ...................................................................................................... 55
Substituir uma atribuição de recurso ................................................................................................. 55
Inserir ou alterar informações de recurso da empresa .................................................................... 56
4.2 - Etapa 2: Gerenciar recursos ..................................................................................................... 57
Exibir o trabalho de sua equipe com o Planejador de Equipe ......................................................... 57
Exibir o trabalho da equipe ................................................................................................................. 57
Mover uma tarefa para um horário diferente na agenda ................................................................. 58
Ajustar a agenda usando o modo de exibição do Planejador de Equipe ......................................... 59
Personalizar o Planejador de Equipe ................................................................................................. 60
Imprimir um modo de exibição ou relatório ....................................................................................... 61
Imprimir um modo de exibição ........................................................................................................... 61
Otimizar um modo de exibição para impressão ................................................................................ 61
Adicionar um cabeçalho, rodapé ou legenda a um modo de exibição ............................................ 62
Imprimir um relatório básico ............................................................................................................... 62
Adicionar cabeçalho ou rodapé a um relatório básico ...................................................................... 63
Distribuir o trabalho do projeto uniformemente (redistribuir atribuições de recursos) .................. 64
Distribuir o trabalho do projeto por meio da redistribuição .............................................................. 65
Modificar configurações de redistribuição ......................................................................................... 65
Definir as prioridades da tarefa .......................................................................................................... 67
Definir as prioridades do projeto ........................................................................................................ 67
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Alterar formato de unidade padrão para atribuições ........................................................................ 67
5 - Gestão de Custos ................................................................................................................................ 68
5.1 - Etapa 1: Inserir e exibir custos no seu projeto ............................................................................. 68
Introdução à inserção de custos para recursos ................................................................................ 68
Inserir taxas de custo para um recurso de trabalho ......................................................................... 68
Inserir um custo por uso para um recurso de trabalho .................................................................... 69
Inserir um custo fixo para uma tarefa ou para o projeto .................................................................. 70
Inserir custos para um recurso de custo ........................................................................................... 70
Inserir uma taxa para um recurso de material .................................................................................. 71
Inserir um custo por uso para um recurso de material ..................................................................... 72
Exibir custos do projeto ....................................................................................................................... 73
Exibir custos por tarefa ....................................................................................................................... 73
Exibir custos por recurso ..................................................................................................................... 74
Exibir custos por atribuição ................................................................................................................. 74
Exibir custos de todo projeto .............................................................................................................. 75
Definir como os custos são acumulados ........................................................................................... 75
Alterar o modo como os custos de recursos são acumulados ......................................................... 75
Alterar o método de aumento de custo fixo para novas tarefas ...................................................... 75
Alterar o método de aumento de custo fixo para tarefas existentes ............................................... 76
Criar ou atualizar uma linha de base ou um plano provisório .......................................................... 76
Saber mais sobre linhas de base e planos provisórios ..................................................................... 76
Definir uma linha de base ................................................................................................................... 77
Definir um plano provisório ................................................................................................................. 78
Atualizar uma linha de base ou um plano provisório ........................................................................ 78
Analisar dados provisórios e de linha de base .................................................................................. 79
Comparar informações agendadas e de linha de base .................................................................... 80
Analisar o andamento do cronograma ............................................................................................... 81
Examinar diferenças de cronograma ................................................................................................. 81
Exibir o trabalho do projeto ao longo do tempo ................................................................................. 82
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Identificar tarefas atrasadas............................................................................................................... 83
Localizar margem de atraso no cronograma ..................................................................................... 84
5.2 - Etapa 2: Gerenciar custos .............................................................................................................. 84
Exibir custos do projeto ....................................................................................................................... 84
Exibir custos por tarefa ....................................................................................................................... 84
Exibir custos por recurso ..................................................................................................................... 85
Exibir custos por atribuição ................................................................................................................. 86
Exibir custos de todo projeto .............................................................................................................. 86
6 – Atualizando Status das Tarefas ........................................................................................................ 87
6.1 – Atualizando status de tarefas do projeto ..................................................................................... 87
Atualizando % concluídas .................................................................................................................... 87
Utilizando a janela Detalhes da Tarefa para fornecer informações precisas sobre atualizações das tarefas
.............................................................................................................................................................. 87
7 - Gerenciamento e Monitoramento do Projeto ................................................................................... 89
7.1 - Planejamentos dentro de planejamentos: projetos mestres e subprojetos ............................... 89
Visão geral de projetos mestres ......................................................................................................... 89
Trabalhar com subprojetos em um projeto mestre ........................................................................... 91
Como os recursos são afetados quando você combina arquivos .................................................... 91
Outras maneiras de combinar arquivos ............................................................................................. 91
Ocultar ou mostrar uma coluna (remover ou adicionar uma coluna) .............................................. 92
Ocultar uma coluna ............................................................................................................................. 92
Mostrar uma coluna ............................................................................................................................ 92
Alterar a escala de tempo no modo de exibição ............................................................................... 93
Alterar a escala de tempo em qualquer modo de exibição dividido em fases ................................ 93
Alterar a escala de tempo no modo de exibição Calendário ............................................................ 94
7.2 - Exibir e controlar fatores de agendamento ................................................................................... 95
7.3 - Verificar o que está orientando a data de término do projeto (caminho crítico) ........................ 97
Saber mais sobre a análise do caminho crítico ................................................................................. 97
Realçar o caminho crítico .................................................................................................................... 98
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Mostrar apenas o caminho crítico ...................................................................................................... 98
Mostrar um único caminho crítico para diversos projeto ................................................................. 99
Calcular vários caminhos críticos ....................................................................................................... 99
7.4 - Analisar o andamento do cronograma .......................................................................................... 99
Examinar diferenças de cronograma ........................................................................................... 99
Exibir o trabalho do projeto ao longo do tempo ............................................................................... 101
Identificar tarefas atrasadas............................................................................................................. 102
Localizar margem de atraso no cronograma ................................................................................... 102
8 - Relatórios de Desempenho do Projeto ........................................................................................... 103
8.1 - Criar um relatório visual de dados do Project no Excel ou no Visio ........................................... 103
Relatórios visuais disponíveis ........................................................................................................... 103
Criar um relatório visual usando um modelo ................................................................................... 105
Editar um modelo de relatório visual existente ............................................................................... 106
Criar um novo modelo de relatório visual ........................................................................................ 106
Exportar dados do relatório ............................................................................................................... 107
8 - Impressão de Folhas de Projetos e Relatórios ............................................................................. 109
9.1 - Imprimir um modo de exibição ou relatório ................................................................................ 109
Imprimir um modo de exibição ......................................................................................................... 109
Otimizar um modo de exibição para impressão .............................................................................. 109
Adicionar um cabeçalho, rodapé ou legenda a um modo de exibição .......................................... 110
Imprimir um relatório básico ............................................................................................................. 111
Adicionar cabeçalho ou rodapé a um relatório básico .................................................................... 111
Salvar um plano em PDF ou XPS ...................................................................................................... 112
Mais informações sobre documentos PDF e XPS ........................................................................... 112
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1 1 - Uma Breve Abordagem Sobre Projetos
1.1 - O que é Gerenciamento de Projetos?
Mais especificamente, o que é um projeto? é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo,
destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos.
Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo, e, por isso, um escopo e
recursos definidos.
E um projeto é único no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto específico
de operações destinadas a atingir um objetivo em particular. Assim, uma equipe de projeto inclui pessoas que
geralmente não trabalham juntas – algumas vezes vindas de diferentes organizações e de múltiplas geografias.
O desenvolvimento de um software para um processo empresarial aperfeiçoado, a construção de um prédio
ou de uma ponte, o esforço de socorro depois de um desastre natural, a expansão das vendas em um novo mercado
geográfico – todos são projetos.
E todos devem ser gerenciados de forma especializada para apresentarem os resultados, aprendizado e integração
necessários para as organizações dentro do prazo e do orçamento previstos.
O Gerenciamento de Projetos, portanto, é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a
execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações,
permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio – e, assim, melhor competir
em seus mercados.
Ele sempre foi praticado informalmente, mas começou a emergir como uma profissão distinta nos meados
do século XX.
Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®
) identifica seus elementos recorrentes:
Os grupos de processos do gerenciamento de projetos são 5:
Início
Planejamento
Execução
Monitoramento e Controle
Encerramento
O conhecimento em gerenciamento de projetos é composto de nove áreas:
1. Gerenciamento da Integração
2. Gerenciamento de Escopo
3. Gerenciamento de Custos
4. Gerenciamento de Qualidade
5. Gerenciamento das Aquisição
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6. Gerenciamento de Recursos Humanos
7. Gerenciamento das Comunicações
8. Gerenciamento de Risco
9. Gerenciamento de Tempo
É claro que todos os gerenciamentos dizem respeito a isso. Mas o gerenciamento de projetos traz um foco único
delineado pelos objetivos, recursos e a programação de cada projeto. O valor desse foco é comprovado pelo rápido
crescimento em todo mundo do gerenciamento de projetos:
1.2 - Um histórico rápido do gerenciamento de projetos
É tentador pensar no gerenciamento de projetos como uma disciplina moderna, mas seus conceitos principais têm raízes no século XIX. Leia este artigo para
saber como a teoria de gerenciamento moderno foi influenciada durante um século de metodologias científicas, sociais e comerciais.
Visão geral
O gerenciamento de projetos, em sua forma moderna, começou a se estabelecer somente há algumas décadas. No início dos anos 60, as empresas e outras
organizações começaram a perceber o benefício de organizar o trabalho como projetos. Essa visão centralizada no projeto da organização evoluiu ainda
mais, à medida que as organizações começaram a entender a necessidade crítica de seus funcionários se comunicarem e colaborarem ao mesmo tempo em
que integram seu trabalho em vários departamentos e profissões e, em alguns casos, setores inteiros.
Atualmente, os princípios básicos do gerenciamento de projetos são representados pelo triângulo do projeto, um símbolo popularizado por Harold Kerzner
em seu trabalho, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling.
Os primeiros anos: fim do século XIX
Podemos viajar ainda mais, para a última metade do século XIX, quando o mundo comercial estava se tornando cada vez mais complexo, para saber como o
gerenciamento de projetos evoluiu a partir dos princípios básicos de gerenciamento. Projetos governamentais de larga escala foram o ímpeto para a
tomada de decisões importantes que se tornaram a base para a metodologia do gerenciamento de projetos. Nos Estados Unidos, por exemplo, o primeiro
projeto governamental verdadeiramente grande foi a ferrovia transcontinental, que começou a ser construída na década de 1860. Repentinamente, os
líderes empresariais se viram diante da tarefa assustadora de organizar o trabalho manual de milhares de trabalhadores e o processamento e a montagem
de quantidades sem precedentes de matéria-prima.
Início do século XX
Perto da virada do século, Frederick Taylor (1856–1915) iniciou seus estudos detalhados do trabalho. Ele aplicou raciocínio científico ao trabalho mostrando
que a mão-de-obra pode ser analisada e aperfeiçoada com a ênfase em seus elementos fundamentais. Ele aplicou seu raciocínio às tarefas encontradas nas
usinas, como coleta de areia e levantamento e mudança de peças. Antes disso, a única maneira de melhorar a produtividade era exigir trabalho mais árduo e
mais horas dos trabalhadores. Taylor introduziu o conceito de trabalhar com mais eficiência, em vez de trabalhar mais arduamente e mais horas. A inscrição
no túmulo de Taylor na Filadélfia comprova seu lugar na história do gerenciamento: "O pai do gerenciamento científico".
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O sócio de Taylor, Henry Gantt (1861–1919), estudou a fundo a ordem das operações no trabalho. Seus estudos sobre gerenciamento se concentraram na
construção de navios para a marinha durante a Primeira Guerra Mundial. Os seus Gráficos de Gantt, completos com barras de tarefas e marcadores de
etapas, destacam a sequência e a duração de todas as tarefas em um processo. Os diagramas do Gráfico de Gantt são comprovadamente uma ferramenta
analítica avançada para os gerentes e permaneceram praticamente inalterados por quase cem anos. Somente nos anos 90 o Microsoft Office Project
primeiro adicionou linhas de vínculo a essas barras de tarefas, descrevendo dependências mais precisas entre as tarefas.
Com o passar dos anos, o Microsoft Office Project incluiu ainda mais informações nas linhas, como linhas de progresso em relação a uma linha de base,
variações e linhas descrevendo o progresso do status em um determinado ponto no tempo.
Hoje, o legado de Henry Gantt é lembrado por uma medalha oferecida em seu nome pela Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos.
Taylor, Gantt, e outros ajudaram a tornar o gerenciamento de projetos uma função empresarial distinta que requer estudo e disciplina. Nas décadas que
levaram à Segunda Guerra Mundial, métodos de marketing, psicologia industrial e relações humanas começaram a despontar como partes integrantes do
gerenciamento de projetos.
Meados do século XX
Durante a segunda Guerra Mundial, projetos militares e governamentais complexos e uma mão-de-obra reduzida pela guerra exigiram novas estruturas
organizacionais. Diagramas de rede complexos, denominados gráficos PERT e o método do caminho crítico foram introduzidos, proporcionando aos
gerentes mais controle sobre projetos com muita engenharia e muito complexos (como os sistemas de armas militares com sua grande variedade de tarefas
e numerosas interações em muitos pontos no tempo).
Logo, essas técnicas se espalharam por todos os tipos de indústrias, à medida que os líderes empresariais buscaram novas estratégias de gerenciamento e
novas ferramentas para lidar com o crescimento em um mundo em rápida evolução e altamente competitivo. No início dos anos 60, as empresas
começaram a aplicar teorias de sistema gerais às interações comerciais. Em seu livro, A teoria e o gerenciamento de sistemas, Richard Johnson, Fremont Kast
e James Rosenzweig descreveram como uma empresa moderna é como um organismo humano, com um esqueleto, um sistema muscular, um sistema
circulatório, um sistema nervoso etc.
Hoje
Essa visão da empresa como um organismo humano significa que para que uma empresa sobreviva e prospere, todas as suas partes funcionais devem
funcionar em conjunto na busca de metas ou projetos específicos. Desde a década de 60, esse método voltado para o gerenciamento de projetos começou
se estabelecer em suas formas modernas. Embora vários modelos comerciais tenham evoluído durante esse período, todos compartilham uma estrutura
básica comum: um gerente administra o projeto, reúne uma equipe e assegura a integração e a comunicação do fluxo de trabalho horizontalmente em
vários departamentos diferentes.
Nos últimos dez anos, o gerenciamento de projetos continuou evoluindo. Duas tendências significativas estão surgindo:
Planejamento ascendente Essa tendência enfatiza projetos mais simples, ciclos de projeto mais curtos,
colaboração eficiente entre os membros da equipe, participação mais sólida dos membros da equipe e tomada
de decisões. Essa tendência é amplamente conhecida como gerenciamento de projetos ágil e inclui algumas
metodologias relacionadas, como Scrum, Cristal, Programação Extrema, Processo Unificado e muitas outras.
Planejamento e revisão hierárquico Esta tendência é caracterizada pela tomada de decisão empresarial sobre o
portfólio de projetos que uma empresa deve ter, bem como pela habilitação das tecnologias de mineração de
dados para tornar as informações no portfólio mais transparentes.
1.3 - O triângulo do projeto
“Você pode ter um resultado bom, rápido ou econômico. Escolha dois.”
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Os engenheiros dizem isso aos gerentes de projetos há décadas.
Usando termos um pouco diferentes, todo projeto faz o equilíbrio entre tempo, dinheiro e escopo em um triângulo; é impossível mudar um sem afetar
pelo menos um dos outros. A função do gerente de projetos é impedir que o triângulo se desfaça.
Como? Em primeiro lugar, quando um problema aparecer, localize-o no triângulo do projeto: ele se refere a tempo (cronograma), dinheiro (orçamento) ou
escopo? Em segundo lugar, descubra quais lados do triângulo podem ser alterados e quais estão "fixos" em seus lugares. Em terceiro lugar, realize os
ajustes possíveis para corrigir o problema e otimizar o projeto. Em quarto lugar, conclua o projeto e comemore!
Tempo + dinheiro + escopo = qualidade
O triângulo do projeto também é conhecido como "triângulo de ferro" ou, com tom menos poético, "triplas restrições". Sempre que você recorrer ao
triângulo, ele fará a mesma constatação: não é possível alterar o orçamento, cronograma ou escopo de um projeto sem afetar pelo menos uma das outras
duas partes.
Alguns exemplos de como ele funciona:
Para reduzir a data de término (tempo), é possível investir mais recursos (dinheiro) para concluir o trabalho mais
cedo ou retirar características (escopo) para que haja menos trabalho a ser feito antes da nova data limite.
Para concluir o projeto abaixo do orçamento (custo), é possível cancelar horas extras e concluir o projeto mais
tarde (tempo) ou retirar características (escopo).
Para adicionar características a um projeto (escopo), é possível ampliar a data limite para concluir o novo
trabalho a tempo (tempo) ou alocar mais pessoas para que o projeto seja concluído com mais rapidez (custo).
Também é possível fazer as duas coisas.
Qualidade é a quarta parte do triângulo do projeto. Ela fica no meio e é afetada por mudanças em qualquer lado.
Por exemplo, se você estiver adiantado, poderá repor as características retiradas e dedicar mais tempo às tarefas existentes. Com tempo e escopo adicionais,
o resultado final pode ser um produto melhor.
Um aspecto essencial: não há padrão de qualidade universal. Em qualquer projeto, a qualidade é definida dentro do próprio projeto. Para algumas
empresas, manter um projeto dentro do orçamento é a medida mais importante de qualidade. Para outras, colocá-lo no mercado a tempo é mais
interessante. Um gerente de projetos deve saber como a qualidade é definida para a organização e o projeto específico.
No exemplo anterior, é possível simplesmente concluir o produto mais cedo, com menos características, colocando-o no mercado antes da concorrência.
Em sua empresa, essa pode ser a definição de qualidade para esse projeto.
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Conheça os elementos que não podem ser mudados
Na maioria dos projetos, há pelo menos um lado do triângulo que é fixo. Não é possível mudá-lo.
Talvez o orçamento não seja negociável (parece familiar?). Ou, possivelmente, a venda do produto deva iniciar em uma data específica. Talvez ambas
suposições sejam verdadeiras.
Ás vezes, os elementos fixos de um projeto são impostos por alguém acima do gerente de projetos, mas nem sempre. Em alguns casos, cabe a você decidir
qual elemento é mais importante para o sucesso do projeto. E você dever ser muito claro em relação a isso para quando os problemas aparecerem (eles
sempre aparecem).
Quando o problema ocorrer em uma data fixa, o curso de ação geralmente fica claro. Por exemplo, se você perceber que o desenvolvimento do recurso
de um software demorará mais do que o previsto e o contrato especificar que você fornecerá esse recurso (escopo), será necessário alterar a data de
término ou adicionar recursos para conclui-lo a tempo.
Se o lado fixo e o do problema forem diferentes, não desista. Essa é a beleza do triângulo do projeto: sempre há espaço para mudanças. Por exemplo, se
for necessário concluir o projeto na data limite e o escopo tiver aumentado, você poderá ajustar o curso adicionando recursos.
Se os três lados do triângulo estiverem paralisados, não entre em pânico. Embora o projeto esteja com problemas, ao menos você sabe disso e tem um
bom ponto inicial para repensar sobre as metas do projeto ou os padrões de qualidade.
Otimizar o cronograma
Mais cedo ou mais tarde, você terá de encarar um projeto com tendência a ultrapassar uma data limite inflexível.
A maneira mais eficiente para diminuir o cronograma é reduzir as tarefas que ocorrem no caminho crítico, uma série de tarefas cuja última tarefa é
concluída na data de término do projeto. Modificar outras tarefas pode não diminuir o cronograma, mas mudar tarefas no caminho crítico sim. Para reduzir
o caminho crítico, é possível:
Reduzir as durações das tarefas (reduzir o escopo ou aumentar os recursos).
"Acelerar" o cronograma: sobreponha tarefas para que as pessoas possam trabalhar nelas simultaneamente
(aumentar os recursos). Essa tática é melhor utilizada mais perto do início de um projeto.
"Quebrar" o cronograma: aumentar os recursos para concluir as tarefas com mais rapidez (dinheiro).
Remover tarefas (reduzir escopo).
Logicamente, alterar o cronograma desse modo pode causar efeitos drásticos sobre o orçamento, o escopo e a qualidade do projeto.
Otimizar o orçamento
Na maioria dos projeto, a maior parte do orçamento consiste de custos com recursos: os custos fixos e baseado em taxa de funcionários, equipamentos e
materiais. Manter-se dentro do orçamento pode exigir que você faça escolhas difíceis:
Reduzir o escopo do projeto para que os recursos sejam aproveitados em menos tarefas e tarefas mais curtas.
Remover recursos.
Garantir que as taxas, tarifas e horas extras sejam adequadas.
Verificar se os recursos são os mais adequados para o trabalho.
Substituir um recurso caro por um mais econômico.
Manter os custos sob controle pode forçar a data limite ou exigir cortes no escopo do projeto. Por exemplo, se eliminar as horas extras das tarefas, a data
de término poderá se estender para um mês adiante. Ou então, se você reduzir o escopo, a data de término poderá ser reduzida.
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Otimizar o escopo
Você pensaria em economizar dinheiro deixando uma ponte um pouco menor do que o rio sobre o qual ficará? É claro que não. Às vezes, o escopo do
projeto não pode ser alterado. Por isso, é necessário tomar outras medidas:
Aumentar os recursos para garantir o cumprimento de todas as tarefas (custo).
Cortar as tarefas que não estão no caminho crítico, se houver (custo).
Adicionar tarefas ou aumentar sua duração (custo).
Aumentar a data limite para permitir a conclusão de todas as tarefas com
o nível atual de recursos (tempo).
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2 2 - O Ambiente de Trabalho Project 2010
2.1 - Informações sobre a Faixa de Opções do Project 2010
O que ocorreu com os menus e as barras de ferramentas? No Microsoft Project 2010, esses itens foram substituídos pela Faixa de Opções, que ajuda você a
localizar rapidamente os comandos necessários para a conclusão de tarefas. Os comandos estão organizados em grupos lógicos que estão coletados juntos
nas guias.
2.2 - Guia Tarefa
A guia Tarefa fornece botões para adicionar, formatar e trabalhar com tarefas. No grupo Tarefas, você pode marcar a porcentagem completa, vincular uma
tarefa à outra e inativar uma tarefa. Você também pode converter as tarefas agendadas manualmente em tarefas agendadas automaticamente no grupo
Agenda.
Exemplo de uso: agendamento decrescente
1. No modo de exibição Gráfico de Gantt, adicione a tarefa de resumo acima das tarefas que você deseja incluir
nela.
2. Selecione o conjunto de tarefas que você deseja colocar em uma tarefa de resumo.
3. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique no botão Recuar.
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Exemplo de uso: planejamento controlado pelo usuário
1. No modo de exibição Gráfico de Gantt, selecione uma ou mais tarefas agendadas manualmente.
2. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique em Agendar Automaticamente.
3. O Project 2010 incorpora essas tarefas ao agendamento existente.
2.3 - Guia Recurso
Os botões na guia Recurso ajudam você com o negócio muitas vezes complexo de gerenciar os recursos que realizam o trabalho em seu projeto. Nessa
guia, você pode adicionar recursos, designá-los para as tarefas e nivelar os recursos superalocados. Também é possível iniciar o poderoso planejador de
equipe dessa guia.
Exemplo de uso: planejador de equipe
1. Abra um projeto que tenha recursos designados para as tarefas.
2. Na guia Recurso, no grupo Exibir, clique em Planejador de Equipe.
3. O planejador de equipe é exibido.
2.4 - Guia Projeto
Use a guia Projeto para manipular as funções avançadas do projeto que envolvem propriedades, agendamento e geração de relatórios. Por exemplo, você
pode adicionar campos personalizados, definir códigos WBS, inserir subprojetos e gerar relatórios visuais da guia Projeto.
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Exemplo de uso: definir uma linha de base
1. No modo de exibição Gráfico de Gantt, selecione as tarefas a serem incluídas no plano de linha de base. Para
definir uma linha de base para todo o projeto, ignore esta etapa.
2. Na guia Projeto, no grupo Agenda, clique em Definir Linha de Base e em Definir Linha de Base novamente
no menu que for exibido.
3. Na caixa de diálogo Definir Linha de Base, selecione a linha de base e os parâmetros correspondentes que
você deseja definir.
2.5 - Guia Exibir
A guia Exibir é um ponto central para selecionar os vários modos de exibição disponíveis no Project 2010 e para personalizar o modo de exibição atual.
Também é o local onde você pode adicionar uma linha do tempo à exibição.
Exemplo de uso: adicionar linha do tempo a uma exibição
1. Selecione qualquer tipo de modo de exibição.
2. Na guia Exibir, no grupo Modo Divisão, marque a caixa de seleção Linha do Tempo.
3. O modo de exibição da linha do tempo aparece abaixo da Faixa de Opções.
4. Clique na guia Formatar a fim de acessar as opções para personalizar a linha do tempo.
OBSERVAÇÃO Não é possível marcar as caixas de seleção Linha do Tempo e Detalhes ao mesmo tempo. Você deve escolher um modo de exibição ou
outro.
2.6 - Guia Formatar
Os botões da guia Formatar ajudam você a personalizar o texto, as colunas, as cores e outros elementos de cada tipo de modo de exibição. Os grupos e os
botões na guia Formatar são completamente diferentes para cada tipo de modo de exibição. Eles são automaticamente alterados quando você altera o
modo de exibição.
O gráfico a seguir mostra a guia Formatar para um modo de exibição Gráfico de Gantt.
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Exemplo de uso: alterar a cor das barras de Gantt
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt.
2. Na guia Formatar, no grupo Estilo de Gráfico de Gantt, clique em um estilo na lista Estilo de Gráfico de
Gantt.
3. As cores das barras de Gantt para todo o projeto são atualizadas instantaneamente.
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3 3 - Configuração de Projetos com Project 2010
Visão geral: Configurar um projeto
Quando você terminar o seu planejamento inicial — ou se ainda não tiver começado! — use o Microsoft Project
2010 para criar e configurar seu plano de projeto. Em seguida, você pode usar os recursos avançados do
Project para gerenciar o projeto com mais eficácia.
3.1 - Etapa 1: Criar um projeto
Criar e agendar um novo projeto 1. Clique em a guia Arquivo e, em seguida, clique em Novo.
2. Verifique se a opção Projeto Vazio está selecionada e clique em Criar no painel direito.
3. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto.
4. Agende o projeto na caixa de diálogo Informações do Projeto:
Para agendar da data de início, clique em Data de Início do Projeto na caixa Cronograma a partir de e selecione a
data de início na caixa Data de início.
Para agendar da data de término, clique em Data de Término do Projeto na caixa Cronograma a partir de e
selecione a data de término na caixa Data de término.
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DICA Agende a partir da data de término se precisar descobrir o atraso que você pode ter ao iniciar um projeto. No entanto, é recomendável
alterar essa configuração para agendar a partir da data de início quando o trabalho no projeto começar.
5. Se você estiver usando o Project Professional 2010, poderá incluir campos personalizados da empresa no
projeto. Na seção Campos Personalizados da Empresa, clique no campo Valor de um campo personalizado e
selecione o valor.
OBSERVAÇÃO Insira valores para os campos personalizados da empresa obrigatórios, marcados com um asterisco (*), ou você não conseguirá salvar
o projeto.
Se os seus planos mudarem, você poderá alterar essas informações iniciais sobre o projeto a qualquer momento na caixa de diálogo Informações do
Projeto. No entanto, se você tiver aplicado dados reais, como datas de início ou de término reais, as tarefas não serão reagendadas com base nas
informações atualizadas do projeto. Além disso, se você tiver colocado restrições em tarefas, mover a data de início ou de término do projeto não moverá,
necessariamente, todas as tarefas relativas à nova data.
Algumas observações para usuários do Project Professional 2010:
Se você desejar salvar o projeto como um projeto da empresa, conecte-se ao Project Server antes de criar o
projeto.
Se você criar e salvar o projeto localmente e, em seguida, decidir salvá-lo no Project Server mais tarde, o projeto
será atualizado com as configurações do modelo global da empresa. Seu projeto pode ser atualizado com
diferentes modos de exibição, tabelas, campos e outros itens. Além disso, qualquer formatação que esteja
inconsistente com o modelo global da empresa será perdida.
Definir propriedades de arquivo para seu projeto
1. Abra o projeto. Saiba mais sobre como abrir um projeto.
2. Clique em a guia Arquivo e, em seguida, clique em Informações.
3. No painel direito, clique em Informações do Projeto e, em seguida, clique em Propriedades Avançadas.
4. Na guia Resumo, digite informações importantes do projeto nas caixas.
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5. Na guia Personalizado, digite as informações personalizadas nas caixas Nome, Tipo e Valor e clique em
Adicionar.
6. Clique em OK.
3.2 - Etapa 2: Adicionar tarefas ao projeto
Criar uma nova tarefa
Adicionar uma tarefa a uma lista de tarefas 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt.
2. Em um campo Nome da Tarefa vazio, digite o nome da tarefa e pressione ENTER.
Inserir uma tarefa entre tarefas existentes
1. Selecione a linha abaixo de onde você deseja que a nova tarefa apareça.
2. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique na parte superior do botão Tarefa.
Digite o nome da tarefa na linha inserida. As identificações da tarefa são renumeradas automaticamente
depois que você insere uma tarefa.
Adicionar uma tarefa ao modo de exibição Diagrama de Rede 1. Para alternar para o modo de exibição Diagrama de Rede, na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de
Tarefa, clique em Diagrama de Rede.
2. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique na parte superior do botão Tarefa.
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3. Digite o nome da tarefa na caixa da nova tarefa.
Você pode usar uma estrutura de tópicos para organizar seu cronograma à medida que insere tarefas, ou pode esperar até que todas as tarefas do projeto
sejam inseridas. Ao criar uma estrutura de tópicos para um cronograma do projeto, você simplifica sua organização, facilitando a criação, o gerenciamento e
a manutenção do projeto.
Criar várias tarefas
Se você estiver adicionando várias tarefas com atribuições de recurso e dependências de tarefas ao mesmo tempo, talvez seja útil inserir essas informações
em seu projeto usando o modo de exibição Formulário de Tarefas.
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt.
2. Na guia Exibir, no grupo Modo Divisão, selecione Detalhes.
A janela é dividida para exibir o modo de exibição Gráfico de Gantt na parte superior e o modo de exibição Formulário de Tarefas na parte inferior.
Não é possível exibir a linha de tempo durante a exibição desse modo divisão.
3. No modo de exibição Gráfico de Gantt (parte superior), clique na primeira linha vazia no final da lista de
tarefas.
4. No modo de exibição Formulário de Tarefas (parte inferior), digite informações sobre a nova tarefa:
Na caixa Nome, digite o nome da nova tarefa.
Na caixa Duração, insira a duração da tarefa.
Se desejar que a duração da tarefa permaneça fixa independentemente das atribuições de recursos, marque a caixa
de seleção Controlada pelo empenho.
Nas colunas do formulário, digite informações detalhadas sobre a tarefa (como os recursos atribuídos e as tarefas
predecessoras).
5. Clique em OK para salvar a nova tarefa e clique em Avançar para passar para a próxima linha no modo de
exibição Gráfico de Gantt.
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OBSERVAÇÃO Não é possível usar o modo de exibição Formulário de Tarefas para inserir subtarefas no projeto. Para criar subtarefas, recue ou recue para a
esquerda as tarefas no modo de exibição Gráfico de Gantt.
Criar uma tarefa recorrente
Se uma tarefa se repete em intervalos definidos, insira-a como uma tarefa recorrente. Se ela não se repetir em intervalos definidos, insira-a como uma tarefa
regular sempre que ela ocorrer.
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt.
2. Selecione a linha abaixo de onde deseja que a tarefa recorrente apareça.
3. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique na parte inferior do botão Tarefa e clique em Tarefa Recorrente.
4. Na caixa Nome da Tarefa, digite o nome da tarefa.
5. Na caixa Duração, digite a duração de uma ocorrência única da tarefa.
6. Na seção Padrão de recorrência, clique em Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Anualmente.
7. Marque a caixa de seleção ao lado de cada dia da semana em que a tarefa deverá ocorrer.
8. Na caixa Início, digite uma data de início e siga um destes procedimentos:
Selecione Termina após e digite o número de ocorrências da tarefa.
Selecione Termina em e digite a data em que deseja que a tarefa recorrente termine.
OBSERVAÇÃO Se você não inserir uma data na caixa Início, o Project usará a data de início do projeto.
9. Na seção Calendário de agendamento desta tarefa, selecione um calendário de recursos na lista Calendário
para aplicar à tarefa. Se não quiser aplicar um calendário, selecione Nenhum.
DICA Se desejar aplicar um calendário, mas não vincular esse calendário ao agendamento da tarefa, marque a caixa de seleção O cronograma
ignora calendários do recurso.
Ao inserir uma tarefa recorrente, as identificações da tarefa são automaticamente renumeradas e um indicador de tarefa recorrente aparece na coluna
Indicadores .
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Se você atribuir recursos a uma tarefa de resumo recorrente digitando seus nomes no campo Nomes de Recursos, o recurso será atribuído ao total de
trabalho na tarefa recorrente e não às tarefas individuais recorrentes à medida que ocorrerem.
Aprender dicas para trabalhar com tarefas
Para definir suas tarefas de modo mais eficaz, considere as seguintes diretrizes:
Divida as tarefas no nível de detalhes que deseja controlar. Você deve dividi-las de forma mais detalhada nas
áreas de maior risco.
Verifique se os critérios de conclusão das tarefas estão claros.
Defina as tarefas que sejam curtas quando comparadas à duração de todo o projeto. Será mais fácil estimar o
tempo e os recursos de tarefas curtas.
Evite definir itens como férias ou treinamento como tarefas. Em vez disso, defina calendários de recursos para
contabilizar o tempo de folga (administrativo).
Exportar ou importar dados para outro formato de arquivo
Você pode exportar informações do Microsoft Project para outro formato usando um assistente. Veja a seguir uma lista dos formatos para o qual exportar
ou do qual importar.
Microsoft Excel (como uma pasta de trabalho ou um relatório de Tabela Dinâmica)
somente texto (delimitado por tabulação)
valores separados por vírgulas (CSV)
Extensible Markup Language (XML)
Ao definir ou editar os mapas de exportação ou importação desses assistentes, você pode facilmente transferir dados de e para os campos de tarefa,
recurso ou atribuição desejados.
Exportar informações do projeto
1. Clique na guia Arquivo e depois em Salvar como.
2. Na caixa Salvar como tipo, selecione o formato de arquivo para o qual você deseja exportar os dados.
3. Na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o arquivo exportado.
4. Clique em Salvar.
5. Siga as instruções no Assistente para Exportação para exportar os dados desejados para os campos apropriados
no arquivo de destino.
6. Quando o assistente solicitar que você crie um novo mapa ou use um existente, siga um destes procedimentos:
Clique em Novo mapa para criar um novo mapa de exportação do zero.
Clique em Usar mapa existente para usar um mapa padrão ou um mapa que você tenha definido e salvado
anteriormente.
7. Na página Mapeamento de Tarefas, Mapeamento de Recursos ou Mapeamento de Atribuições do
Assistente para Exportação, verifique ou edite as suposições de mapeamento do Project ou crie um novo mapa:
Para exportar informações específicas do projeto, digite ou selecione o campo desejado na coluna De e
pressione ENTER.
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Para adicionar todos os campos de tarefas, recursos ou atribuições em seu projeto ao mapa de exportação,
clique em Adicionar Tudo.
Para adicionar todos os campos de tarefas ou recursos de uma tabela específica ao mapa de exportação,
clique em Basear na tabela. Clique na tabela desejada e clique em OK.
Para remover todos os campos de tarefas, recursos ou atribuições de um mapa de exportação, clique em
Limpar Tudo.
Para inserir um novo campo acima de outro campo, clique em um campo na coluna De e clique em Inserir
Linha.
Para inserir um novo campo acima de outro campo, clique em um campo na coluna De e clique em Inserir
Linha.
Para excluir um campo, clique nele na coluna De e clique em Excluir Linha. Para alterar o nome do campo no
arquivo de destino, clique no campo na coluna Para e digite um novo nome.
8. Para exportar certas tarefas ou recursos somente, clique no filtro desejado na caixa Filtro de exportação.
9. Para alterar a ordem dos campos no arquivo de destino, clique em um campo na coluna Para e clique nos
botões Mover para mover o campo para a posição desejada.
10. Na última página do Assistente para Exportação, clique em Concluir para exportar os dados.
OBSERVAÇÕES
Você pode exportar somente um projeto inteiro para o formato XML. O Project mapeia os dados
automaticamente, sem o Assistente para Exportação. Além disso, para minimizar o tamanho do arquivo, os
campos que contêm valores nulos não são incluídos no arquivo XML exportado.
Na página Mapeamento de Tarefas, Mapeamento de Recursos ou Mapeamento de Atribuições do Assistente
para Exportação, em Visualizar, você pode examinar o layout do mapa de exportação.
Você poderá salvar um mapa de exportação novo ou editado se quiser usá-lo novamente. Na última página do
Assistente para Exportação, clique em Salvar Mapa e digite um nome na caixa Nome do Mapa. O novo mapa
será adicionado à lista de mapas predefinidos.
Você poderá usar um mapa de exportação existente de outro projeto se o mapa estiver disponível no arquivo
global. Usando o Organizador, você pode copiar um mapa de exportação de um arquivo de projeto para o
arquivo global.
Quando você cria um mapa de exportação para salvar dados no formato de arquivo CSV ou TXT e define o
delimitador de texto, o delimitador, não a extensão de arquivo, controla o tipo de arquivo. Por exemplo, se você
salvar um arquivo denominado Meuprojeto.csv, mas especificar um delimitador de tabulação no mapa, o arquivo
CSV terá tabulações, em vez de vírgulas, mesmo que a extensão de arquivo indique vírgulas.
Importar informações do projeto
Você pode importar informações para o Project usando qualquer campo inserido no formato de arquivo de outro aplicativo, como Microsoft Office Excel,
Microsoft Office Access, Extensible Markup Language (XML), valores separados por vírgulas (CSV) ou formato de texto delimitado por tabulação.
1. Clique na guia Arquivo e depois em Procurar.
2. Na caixa Arquivos do tipo, clique no tipo de arquivo do qual você deseja importar dados.
3. Navegue para a pasta que contém o arquivo que deseja importar e selecione o arquivo na lista.
4. Clique em Abrir.
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5. Siga as instruções no Assistente para Importação para importar os dados desejados para os campos apropriados
do Project.
6. Na página Mapeamento de Tarefas, Mapeamento de Recursos ou Mapeamento de Atribuições do
Assistente para Importação, verifique ou edite as suposições de mapeamento do Project:
Para importar os dados de um campo no arquivo de origem para um campo diferente do Project, clique no campo
da coluna Para, selecione um novo campo e pressione ENTER.
Para alterar o nome de um campo de arquivo de destino, clique no campo na coluna Para e digite um novo nome.
Para excluir um campo, clique nele na coluna De e clique em Excluir Linha.
Para inserir um novo campo acima de outro campo, clique em um campo na coluna De e clique em Inserir Linha.
Para remover todos os campos de tarefas, recursos ou atribuições de um mapa de importação, clique em Limpar
Tudo.
Para adicionar todos os campos de tarefas, recursos ou atribuições do arquivo de destino para o mapa de
importação, clique em Adicionar Tudo.
DICA Na página Mapeamento de Tarefas, Mapeamento de Recursos ou Mapeamento de Atribuições do Assistente para Importação, em
Visualizar, visualize o layout do mapa de importação.
7. Para alterar a ordem dos campos no arquivo de destino, clique em um campo na coluna Para e clique nos
botões Mover para mover o campo para a posição desejada.
8. Na última página do Assistente para Importação, clique em Concluir para importar os dados.
DICA Você poderá salvar uma mapa de importação novo ou editado se quiser usá-lo novamente. Na última página do Assistente para Importação,
clique em Salvar Mapa e digite um novo nome na caixa Nome do Mapa. O novo mapa será adicionado à lista de mapas predefinidos.
OBSERVAÇÕES
Você poderá usar um mapa de importação existente de outro projeto se o mapa estiver disponível no arquivo
global. Usando o Organizador, você pode copiar um mapa de importação de um arquivo de projeto para o
arquivo global.
Quando você cria um mapa de importação para incorporar dados de formato de arquivo CSV ou TXT e define o
delimitador de texto, o delimitador, não a extensão de arquivo, controla o tipo de arquivo. Por exemplo, se você
importa um arquivo denominado Meuprojeto.csv, mas especifica um delimitador de tabulação no mapa, o
arquivo CSV terá tabulações em vez de vírgulas, mesmo que a extensão de arquivo indique vírgulas.
Embora você possa inserir valores em alguns campos calculados, o Project pode recalcular esses valores
automaticamente ou quando especificado por você.
O Project só pode importar dados XML que possam ser validados em relação a seu esquema de intercâmbio de
dados.
Se você estiver usando o Microsoft Project Professional e quiser importar informações de outro formato de
arquivo para um projeto da empresa que exija a inserção de informações específicas para tarefas, não será
possível salvar o projeto até que todas as informações necessárias sejam inseridas.
Se você estiver usando o Microsoft Project Professional, lembre-se que os campos de custo de recurso não
poderão ser atualizados em um projeto da empresa. Você pode importar informações de custo de recurso
apenas em projetos não empresariais ou para recursos não empresariais em um projeto.
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3.3 - Criar uma etapa Uma etapa é um ponto de referência que marca um evento principal em um projeto e é usada para monitorar o andamento do projeto.
Qualquer tarefa com duração zero é exibida automaticamente como uma etapa. Você também pode marcar qualquer outra tarefa de
qualquer duração como uma etapa.
Você pode criar etapas em seu projeto para representar tarefas externas. Por exemplo, uma das tarefas do projeto exige um aplicativo que
esteja sendo desenvolvido por outra empresa. Você pode criar uma etapa com duração zero no projeto para representar a conclusão desse
aplicativo.
DICA Você também pode controlar tarefas externas no projeto com dependências de tarefas. O Project 2010 oferece a capacidade de criar
dependências entre projetos para rastrear etapas associadas a produtos externos.
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt.
2. Digite o nome da nova etapa no campo Nome da Tarefa para a primeira linha vazia na lista.
Se estiver transformando uma tarefa existente em uma etapa, pule essa etapa.
3. Digite 0 no campo Duração da etapa e pressione ENTER.
Quando uma duração igual à zero é digitada para uma tarefa, o Project 2010 exibe automaticamente o símbolo da etapa na seção de gráfico do
modo de exibição Gráfico de Gantt naquele dia.
Criar uma etapa com duração maior do que zero
As etapas geralmente têm duração zero. No entanto, algumas etapas podem precisar de duração. Por exemplo, seu projeto tem uma etapa de aprovação no
final de uma fase, e você sabe que o processo de aprovação levará uma semana.
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt.
2. Digite o nome da nova etapa no campo Nome da Tarefa para a primeira linha vazia na lista.
Se estiver transformando uma tarefa existente em uma etapa, pule essa etapa.
3. Selecione a etapa e, na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações da Tarefa.
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4. Na caixa de diálogo Informações da Tarefa, clique na guia Avançada e digite a duração da etapa na caixa
Duração.
5. Marque a caixa de seleção Marcar tarefa como etapa e clique em OK.
O Project 2010 exibe o símbolo da etapa no modo de exibição Gráfico de Gantt no último dia da tarefa.
3.4 - Alterar a duração de uma tarefa
Quando você cria uma tarefa agendada automaticamente, o Project 2010 atribui a ela uma duração estimada de um dia, por padrão. É possível modificar
essa duração em qualquer ocasião para refletir o tempo real exigido pela tarefa.
OBSERVAÇÃO O que acontece quando você cria ou altera a duração de uma tarefa será diferente dependendo se você estiver trabalhando com uma tarefa
agendada automaticamente ou uma tarefa agendada manualmente. Por padrão, novas tarefas são agendadas manualmente e não têm durações padrão.
Para criar novas tarefas agendadas automaticamente, na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique em Agendamento Automático.
Refinando as tarefas
Poderá ser necessário alterar parâmetros das tarefas para melhorar o seu comportamento frente ao planejamento. Para isto acesse as informações sobre a
tarefa clicando duas vezes com o botão do mouse sobre a tarefa desejada e selecionando a aba Avançado.
Prazo Final Data final para conclusão do projeto
Tipo de Restrição As restrições permitem que você imponha limites quanto à
maneira como o Microsoft Project calculará as datas de início e
término das tarefas:
1. O Mais Tarde Possível: Agenda a tarefa para que ela
inicie o mais tarde possível sem atrasar as tarefas
subseqüentes. Não insira uma data de restrição com essa
restrição.
2. O Mais Breve Possível: Agenda a tarefa para que ela inicie
o quanto antes. Essa é a restrição padrão para tarefas.
Não insira uma data de restrição com essa restrição.
3. Não Terminar Antes De: Agenda a tarefa para que ela
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termine em uma data específica ou após essa data. Use
essa restrição para se certificar de que uma tarefa não
terminará antes de uma data específica.
4. Não Terminar Depois De: Agenda a tarefa para que ela
termine em uma data específica ou antes dessa data. Use
essa restrição para se certificar de que uma tarefa não
terminará após uma data específica.
5. Deve Terminar Em: Agenda a tarefa para que ela termine
em uma data específica. Define as datas de término
antecipado, agendado e atrasado com a data inserida, e
fixa a tarefa na agenda.
6. Deve Iniciar Em: Agenda a tarefa para que ela inicie em
uma data específica. Define as datas de início antecipado,
agendado e atrasado com a data inserida, e fixa a tarefa
na agenda.
7. Não Iniciar Antes De: Agenda a tarefa para que ela inicie
em uma data específica ou após essa data. Use essa
restrição para se certificar de que uma tarefa não iniciará
antes de uma data específica.
8. Não Iniciar Depois De: Agenda a tarefa para que ela inicie
em uma data específica ou antes dessa data. Use essa
restrição para se certificar de que uma tarefa não iniciará
após uma data específica.
Tipo de Tarefa Define o tipo de duração da tarefa
1. Duração fixa
2. Trabalho fixo
3. Unidades fixas
Controlada Pelo Empenho Ao atribuir recursos adicionais a uma tarefa a duração será
reduzida para refletir a adição dos recursos. Se desejar que a
duração de uma tarefa permaneça a mesma independentemente
dos recursos atribuídos, desmarque a caixa de seleção Com
Empenho
Alterar a duração de uma tarefa
A duração de cada tarefa é determinada pela disponibilidade de recursos e, mais importante ainda, pela fórmula duração = trabalho/recursos. Se você
atribuir recursos e o Microsoft Project utilizará essa fórmula como base para toda a programação.
Vejamos os Tipos de Tarefas:
- Fixed Units - Unidades Fixas (padrão)
- Fixed Duration - Duração Fixa
- Fixed Work - Trabalho Fixo
Use os tipos de tarefas para tornar a programação mais exata e para obter as informações necessárias. Para escolher o tipo de tarefa correto, determine as
informações fixas da tarefa. Por exemplo, se você encaminhasse uma proposta para uma análise de 5 dias, independentemente da quantidade de
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analisadores, crie uma tarefa de duração fixa. Deixe o Project calcular as informações necessárias à tarefa. Por exemplo, vamos supor que "Pintar as paredes"
seja uma tarefa de 5 dias, de duração fixa, com três recursos atribuídos, mas você precisa remover um deles. Quando você remover o recurso, o Project
recalculará as unidades dos recursos restantes e mostrará o período extraordinário em que eles precisarão trabalhar para pintar as paredes em 5 dias.
1. Fixed Units - Unidades Fixas
Nesse tipo de tarefa, as unidades determinam a alocação de um recurso para uma tarefa: em unidades
de 100%, uma pessoa trabalha em tempo integral; em unidades de 50%, a pessoa trabalha meio-período e
assim, sucessivamente. Como padrão, as unidades são fixas, significando que a alocação permanecerá com o
valor unitário definido por você. Quando você altera as atribuições de recursos, o Project ajusta a duração. Por
exemplo, vamos supor que você atribua dois pintores em tempo integral para pintar as paredes em 4 dias. Se
você atribuir posteriormente outros dois pintores em tempo integral, o Project reduzirá a duração para 2 dias.
Se você ajustar o trabalho para recursos individuais, o Project recalculará e modificará a duração total
para a tarefa.
2. Fixed Work - Trabalho Fixo
Quando você define uma tarefa para um Trabalho Fixo, o Project não calcula o trabalho para a tarefa ou
recursos. Em vez disso, à medida que você alterar as atribuições de recursos, o Project calculará a duração.
Por exemplo, se você atribuísse dois pintores em tempo integral para pintar as paredes em 4 dias e
depois atribuísse à tarefa outros dois pintores em tempo integral, o Project reduziria a duração para 2 dias. Se
você ajustar a duração da tarefa, o Project ajustará as unidades de cada recurso.
Por exemplo, se você aumentar agora a duração, de 2 dias para 4 dias, o Project definirá as unidades de
cada recurso com 50%, de modo que cada recurso trabalhe somente meio-período.
3. Fixed Duration - Duração Fixa
Quando a duração é fica, ela permanece com o valor que você inserir, e o Project calculará as unidades
de recursos à medida que você alterar o trabalho das atribuições. Por exemplo, vamos supor que você atribua
dois pintores em tempo integral para pintar as paredes em 4 dias.
Posteriormente, você atribui outros dois pintores em tempo integral O Project defini as unidades para
cada pintor com 50%, porque quatro pintores só precisam trabalhar meio-período para terminar as paredes em
4 dias.
Se você ajustar a duração da tarefa, o Project calculará o trabalho. Em nosso exemplo de pintura, o
trabalho total para a tarefa é de 64 horas (4 pintores * 4 dias * 4 horas por dia). Se você alterar a duração da
tarefa para 2 dias, o Project recalculará o trabalho total: quatro pintores trabalhando meio-período durante 2
dias são 32 horas.
Alterar a duração de uma tarefa 1. Se necessário, adicione a tarefa ao plano do projeto. Consulte Criar tarefas únicas e recorrentes para obter todas
as instruções.
2. Na coluna Duração para a tarefa, digite a duração em minutos (m), horas (h), dias (d), semanas (w) ou meses
(mo).
OBSERVAÇÃO O Project não converterá as unidades se você alterá-las. Por exemplo, se a duração for de 1 dia e se você quiser expressá-la em horas,
primeiro será preciso calcular o número de horas de trabalho em um dia e depois inserir o novo valor em horas.
3. Se a nova duração for uma estimativa, digite um ponto de interrogação (?) depois dela.
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4. Pressione ENTER.
OBSERVAÇÃO No Project 2010, você pode alterar a duração de uma tarefa de resumo (também chamada de "tarefa de rede") sem alterar suas subtarefas. Se
a duração da tarefa de resumo ficar diferente da duração total de suas subtarefas, a diferença aparecerá como uma linha vermelha na parte gráfica do modo
de exibição.
Alterar as unidades padrão
1. Clique em a guia Arquivo e clique em Opções.
2. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Agenda no painel esquerdo.
3. Na caixa Duração inserida em, selecione uma unidade de duração.
Permitir durações estimadas
Alguns projetos podem não usar durações estimadas para tarefas agendadas automaticamente. Se o seu projeto não usar durações estimadas e se você
digitar um ponto de interrogação na coluna Duração, o valor não será considerado como uma estimativa. Para habilitar durações estimadas em seu projeto,
siga este procedimento:
1. Clique em a guia Arquivo e clique em Opções.
2. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Agenda no painel esquerdo.
3. Marque a caixa de seleção Mostrar que tarefas agendadas têm durações estimadas.
Fazer estimativas melhores
Compreender o passado
Para aumentar a exatidão das suas estimativas de duração de tarefas, use sua própria experiência e a de pessoas que trabalharam em projetos e tarefas
similares. Faça perguntas como estas:
Quanto tempo a tarefa levou?
Quais foram os desafios encontrados?
O que você faria diferente se tivesse que fazer isso de novo?
Observe quaisquer diferenças entre a nova tarefa e as tarefas anteriores e leve-as em consideração ao estiver a duração de uma tarefa.
DICA Para entrar em contato com outros gerentes de projeto, consulte grupos de gerenciamento de projeto em sites de redes sociais como o Facebook ou
o Twitter.
Compreender o presente: Quem e o quê
Inclua as considerações a seguir para fazer uma estimativa das durações da tarefa:
As durações podem depender da experiência da pessoa que executa a tarefa. Uma pessoa altamente experiente,
às vezes, pode concluir determinadas tarefas mais rapidamente do que uma pessoa menos experiente.
Revise as estimativas quando o trabalho for iniciado. Você saberá mais sobre as tarefas nesse momento.
Usar PERT
Você também pode obter suas estimativas comparando as durações otimistas, pessimistas e esperadas. Às
vezes, isso é conhecido como análise PERT.
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3.5 - Vincular tarefas no seu projeto
Depois que tarefas são criadas em um projeto, é necessário vinculá-las para mostrar as relações entre elas. Vincular tarefas cria dependências entre tarefas.
DICA Você também pode mostrar as relações entre vários projetos vinculando as tarefas entre os projetos ou usando dependências interprojetos.
Vincular tarefas no modo de exibição Gráfico de Gantt 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt.
2. No campo Nome da Tarefa, selecione duas ou mais tarefas que deseja vincular, na ordem que deseja vinculá-
las.
Para selecionar tarefas próximas entre si, mantenha a tecla SHIFT pressionada e clique na primeira e na última tarefa
que deseja vincular.
Para selecionar tarefas não próximas entre si, mantenha a tecla CTRL pressionada e clique nas tarefas que deseja
vincular.
3. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique no botão Vincular Tarefas.
O Project cria um vínculo de tarefa término-ao-início, por padrão. Você pode alterar esse vínculo de tarefa início-ao-início, término-ao-término ou
início-ao-término.
Vincular tarefas no modo de exibição Diagrama de Rede 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Diagrama de Rede.
2. Posicione o ponteiro no centro da caixa de tarefas predecessoras.
3. Arraste a linha até a caixa de tarefas sucessoras.
Vincular tarefas no modo de exibição Calendário 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Calendário.
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2. Posicione o ponteiro na barra de calendário da tarefa predecessora.
3. Arraste a linha até a barra de calendário da tarefa sucessora.
Ativar e desativar a vinculação automática
Você pode configurar o Project 2010 para que, ao inserir uma tarefa entre tarefas vinculadas, a nova tarefa seja vinculada automaticamente às tarefas
próximas. Isso se chama vinculação automática. Por exemplo, se você tem três tarefas com vínculos término-ao-início e adiciona uma nova tarefa entre
elas, a nova tarefa recebe um vínculo término-ao-início com as tarefas acima e abaixo dela.
Por padrão, a vinculação automática está desabilitada. Siga estas etapas para ativá-la.
1. Clique na a guia Arquivo e clique em Opções.
2. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Agendar e role até a seção Opções de agendamento neste
projeto.
3. Para ativar a vinculação automática, marque a caixa de seleção Vincular automaticamente tarefas inseridas
ou movidas. Para desativar a vinculação automática novamente, desmarque essa caixa de seleção.
Sobre a vinculação de tarefas
Quando você vincula tarefas no Project, o tipo de vínculo padrão é término-ao-início. No entanto, um vínculo término-ao-início não funciona em todos os
casos. O Project fornece os seguintes tipos adicionais de vínculos de tarefas para você poder modelar seu projeto de maneira realista:
TIPO DE
VÍNCULO
EXEMPLO DESCRIÇÃO
Término-a-
Início (TI)
A tarefa dependente (B) não poderá ser iniciada enquanto a
tarefa da qual ela depende (A) não for concluída.
Por exemplo, se você tiver duas tarefas, "Cavar fundação" e
"Despejar concreto," a tarefa "Despejar concreto" não poderá
ser iniciada até "Cavar fundação" ser concluída.
Início-a-
Início (II)
A tarefa dependente (B) não poderá ser iniciada enquanto a
tarefa da qual ela depende (A) não for iniciada.
A tarefa dependente poderá ser iniciada a qualquer momento
depois que a tarefa da qual ela depende for iniciada. O tipo de
vínculo II não exige que as duas tarefas sejam iniciadas ao
mesmo tempo.
Por exemplo, se houver duas tarefas, "Despejar concreto" e
"Nivelar concreto," "Nivelar concreto" não pode iniciar
enquanto "Despejar concreto" não for iniciada.
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Término-a-
Término (TT)
A tarefa dependente (B) não pode ser concluída até que a
tarefa da qual ela depende (A) seja concluída.
A tarefa dependente poderá ser concluída a qualquer
momento depois que a tarefa da qual ela depende for
concluída. O tipo de vínculo TT não exige que as duas tarefas
sejam concluídas ao mesmo tempo.
Por exemplo, se houver duas tarefas, "Instalar fiação" e
"Inspecionar parte elétrica," "Inspecionar parte elétrica" não
pode ser concluída enquanto "Instalar fiação" não for
concluída.
Início-a-
Término (IT)
A tarefa dependente (B) não pode ser concluída até que a
tarefa da qual ela depende (A) seja iniciada.
A tarefa dependente poderá ser concluída a qualquer
momento depois que a tarefa da qual ela depende for iniciada.
O tipo de vínculo IT não exige que a tarefa dependente seja
concluída ao mesmo tempo em que a tarefa da qual ela
depende é iniciada.
Por exemplo, as estruturas do telhado de seu projeto de
construção são construídas fora do local. Duas tarefas de seu
projeto são "Entrega de estrutura" e "Montar telhado". A tarefa
"Montar telhado" não pode ser concluída até que a tarefa
"Entrega de estrutura" seja iniciada.
Sobre a vinculação de tarefas agendadas manualmente
Quando você vincula uma tarefa agendada manualmente a outra tarefa, o Project respeita o tipo de vínculo e coloca a tarefa agendada manualmente em
relação à outra tarefa. Por exemplo, a tarefa sucessora com um vínculo término-ao-início é mostrada como se estivesse começando quando a predecessora
é concluída.
Entretanto, você pode configurar o Project 2010 para que uma tarefa agendada manualmente não se mova ao ser vinculada a outra tarefa:
Clique na a guia Arquivo e clique em Opções.
1. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Agendar e role até a seção Opções de agendamento neste
projeto.
2. Desmarque a caixa de seleção Atualizar tarefas Agendadas Manualmente ao editar vínculos.
3.6 - Desativar uma tarefa
O Microsoft Project Professional 2010 permite cancelar uma tarefa, mas mantém um registro dela no plano de projeto. Isso se chama desativar a tarefa. Ela
permanece no plano de projeto, mas não prejudica a disponibilidade dos recursos, a agenda do projeto ou a maneira como outras tarefas são agendadas.
OBSERVAÇÃO A desativação de tarefas é um recurso disponível somente no Project Professional.
Por que você quer desativar uma tarefa? Em primeiro lugar, ela pode ajudá-lo a modelar os efeitos das restrições de agenda ou de recurso no projeto sem
excluir as tarefas permanentemente. Além disso, tarefas inativas permanecem no plano de projeto, oferecendo um registro das tarefas canceladas e
permitindo reativá-las se as circunstâncias mudarem.
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OBSERVAÇÃO A desativação não é uma boa maneira de arquivar as tarefas concluídas, porque pode ter efeitos imprevistos na agenda restante. Em vez
disso, marque as tarefas como concluídas.
Desativar uma tarefa
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt.
2. Na parte de tabela do modo de exibição, selecione o número da tarefa que deseja desativar.
3. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Desativar.
A tarefa inativa fica na lista de tarefas, mas o texto é esmaecido e tachado.
Para reativar uma tarefa, selecione a tarefa inativa e clique em Desativar.
3.7 - Etapa 3: Estruturar o projeto Para tornar a lista de tarefas mais organizada e legível basta recuar e recuar para a esquerda as tarefas do projeto para criar uma estrutura das tarefas de
resumo e das subtarefas. Ao contrário das versões anteriores, o Project 2010 permite começar com uma lista de tarefas de resumo e criar subtarefas para
elas, em vez do contrário.
Organizar em estrutura de tópicos as tarefas em subtarefas e tarefas de
resumo
Você pode dividir a lista de tarefas para que ela fique mais organizada e legível apenas recuando e recuando para a esquerda as tarefas do projeto para
criar uma estrutura de tópicos das tarefas de resumo (também conhecidas como "tarefas de rede") e subtarefas.
Escolher um método para organizar suas tarefas
Ao organizar as tarefas para um projeto, você pode agrupar aquelas que compartilham características ou que serão concluídas no mesmo intervalo de
tempo em uma tarefa de resumo. Em algumas ocasiões, gerentes de projeto referem-se a tarefas de resumo como "tarefas de rede". É possível usar as
tarefas de resumo para mostrar as fases e subfases importantes do projeto. As tarefas de resumo resumem os dados de suas subtarefas, que são as tarefas
agrupadas abaixo delas. Você pode recuar as tarefas em quantos níveis for necessário para refletir a organização de seu projeto.
Existem dois métodos para organizar sua lista de tarefas:
Com o método de cima para baixo, você identifica as fases importantes e divide as fases em tarefas individuais. O
método de cima para baixo fornece a você uma versão do plano assim que você decide sobre as fases
importantes.
OBSERVAÇÃO Se você conseguir pensar em tarefas que não se encaixam nas fases definidas, provavelmente estará pulando uma fase.
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Com o método de baixo para cima, você lista todas as tarefas possíveis primeiro e depois agrupa essas tarefas
em fases.
Depois que escolher um método para organizar as tarefas, você poderá começar a organizá-las em estrutura de tópicos, em tarefas de resumo e subtarefas
no Project.
Criar tarefa de resumo e subtarefas
Crie uma estrutura de tópicos para suas tarefas recuando ou recuando para a esquerda as tarefas para criar as tarefas de resumo e as subtarefas. Por
padrão, as tarefas de resumo estão em negrito e recuadas para a esquerda, e as subtarefas são recuadas abaixo delas. Lembre-se de que uma tarefa de
resumo também pode ser uma subtarefa de outra tarefa acima dela.
1. No modo de exibição Gráfico de Gantt, clique na linha da tarefa que deseja recuar como uma subtarefa ou
recuar para a esquerda como uma tarefa de resumo.
2. Na Faixa de Opções, no grupo de tarefas, clique em Recuo para recuar a tarefa e transformá-la em uma
subtarefa.
DICA Você pode, rapidamente, recuar ou recuar para a esquerda uma tarefa com o mouse. Aponte para a primeira letra do nome da tarefa. Quando o
ponteiro se transformar em uma seta com duas pontas, arraste a tarefa na direção em que deseja recuá-la: para a direita ou para a esquerda.
AVISO A atribuição de recursos a tarefas de resumo pode criar durações e valores de atribuição imprevisíveis. Se você tiver o mesmo recurso atribuído à
tarefa de resumo e à sua subtarefa, não poderá resolver uma superalocação caso a tarefa de resumo seja agendada automaticamente.Além disso, campos
como %Conc são normalmente usados em tarefas de resumo para indicar o andamento de todas as subtarefas. No entanto, se também houver uma
atribuição na tarefa de resumo, %Conc será usado para controlar o andamento feito em subtarefas *e* o andamento a partir da atribuição de resumo. Sob
essas circunstâncias, o Project pode não conseguir controlar o andamento específico de forma precisa.
OBSERVAÇÕES
Para desfazer a estrutura de tópicos, recue para a esquerda todas as subtarefas e tarefas de resumo de nível
inferior, até que todas as tarefas fiquem no mesmo nível na estrutura de tópicos.
É fácil reorganizar as fases do projeto em seu cronograma com estruturas de tópicos. Quando você move ou
exclui uma tarefa de resumo, todas as subtarefas associadas a ela também são automaticamente movidas ou
excluídas.
Quando você exclui uma tarefa de resumo, o Project exclui automaticamente suas subtarefas. Para excluir uma
tarefa de resumo e manter suas subtarefas, primeiro será necessário recuar as subtarefas para a esquerda até o
mesmo nível da tarefa de resumo.
Quando você reorganiza uma lista de tarefas, os números de estruturas de tópicos dos itens listados são
alterados. Esses números são atualizados automaticamente quando você move, adiciona ou exclui tarefas, uma
vez que refletem a estrutura atual da lista de tarefas. Se você estiver usando um sistema de numeração
personalizado que foi inserido manualmente, seus números não serão atualizados automaticamente. Você
precisa ajustar manualmente os números para refletir o novo local da tarefa se ela for movida.
A organização das tarefas em uma ordem hierárquica não cria automaticamente dependências entre tarefas. Para
criar dependências entre tarefas, as tarefas deverão estar vinculadas. Depois que você reorganizar as tarefas
vinculadas no cronograma de estrutura de tópicos, as dependências entre tarefas definidas anteriormente
poderão não ser mais relevantes, e talvez seja preciso atualizá-las.
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Saber mais sobre como os valores de tarefa de resumo são calculados
Nem todos os valores da tarefa de resumo mostram o total combinado dos valores de suas subtarefas. Embora alguns valores da tarefa de resumo (como
custo e trabalho) representem os valores totais das subtarefas, outros (como duração e linha de base) não. Por exemplo, o Project calcula a duração de uma
tarefa de resumo como o período útil total entre a data de início mais antiga e a data de término mais recente de suas subtarefas.
Estas informações sobre a tarefa resumem o período entre a data de início mais antiga e a data de término mais recente de todas as subtarefas inclusas.
Não mostram a soma de todas as durações das subtarefas.
Uma vez que o Project calcula os valores das tarefas de resumo, a maioria deles não pode ser editada. Se for necessário alterar os valores de uma tarefa de
resumo, como a duração, atualize as subtarefas individuais. Os valores da tarefa de resumo serão, portanto, recalculados.
Por que os botões de estrutura de tópicos não estão funcionando?
Pode haver vários motivos para que os botões de estrutura de tópicos aparentemente não estejam funcionando corretamente.
Você pode estar tentando recuar para a esquerda uma tarefa que já tenha sido recuada para a esquerda
até o máximo possível (ou que seja de primeiro nível). As tarefas no primeiro nível da estrutura de tópicos
não podem ser recuadas para a esquerda. Recue as tarefas que deseja incluir como subtarefas na tarefa de
resumo de primeiro nível.
Você pode estar tentando mover uma tarefa contida em um projeto consolidado (ou projeto mestre). Ao
trabalhar com projetos consolidados, você não pode recuar para a esquerda uma tarefa além do nível da
subtarefa de uma tarefa de resumo.
Você pode estar tentando recuar ou recuar para a esquerda atribuições, não tarefas Os modos de exibição
Uso de Recursos e Uso da Tarefa exibem atribuições de tarefa e recurso com recuos semelhantes aos das
subtarefas. Embora as atribuições possam ser mostradas ou ocultas juntamente com as subtarefas, não podem
ser recuadas ou recuadas para a esquerda.
Você pode estar trabalhando em um modo de exibição que não use os botões de estrutura de tópicos Os
botões de estrutura de tópicos só funcionam quando Gráfico de Gantt, Planilha de Tarefas ou Uso da Tarefa for o
modo de exibição ativo. Se você estiver usando um desses modos e os botões de estrutura de tópicos não
funcionarem, verifique se as suas tarefas de resumo estão visíveis.
Clique em a guia Arquivoe clique em Opções. Na página Opções do Project, selecione Avançado. Em Exibir opções deste projeto, marque a
caixa de seleção Mostrar tarefa de resumo do projeto.
Você pode ter suas tarefas classificadas sem manter sua estrutura de tópicos Se as suas tarefas estiverem
atualmente classificadas sem sua estrutura de tópicos, os botões de estrutura de tópicos não estarão disponíveis.
Para manter a estrutura de tópicos ao classificar suas tarefas, na guia Exibir, clique em Classificar no grupo Dados e selecione Classificar Por. Na
caixa de diálogo Classificar Por, verifique se a caixa de seleção Manter a estrutura de tópicos está marcada.
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Você pode agrupar as suas tarefas Para remover o agrupamento, na guia Exibir, no grupo Dados, clique em
Nenhum Grupo na caixa Agrupar Por.
Use o planejamento hierárquico para criar tarefas de resumo (ou fases) Com o método de planejamento hierárquico, você identifica as fases importantes (ou tarefas de resumo) primeiro e divide as fases em tarefas
individuais, em vez do contrário.
Às vezes você precisa do panorama de um projeto para planejar suas etapas.
O importante a lembrar ao criar tarefas de resumo hierárquicas no Project 2010 é que quando uma tarefa de resumo é manualmente
agendada, ela não acumula automaticamente as durações das tarefas individuais (às vezes chamadas de subtarefas).
Etapa um: criar uma tarefa de resumo (ou fase)
A primeira etapa do planejamento hierárquico é criar tarefas de resumo de alto nível (ou fases) com uma estimativa de quanto tempo essas tarefas de
resumo durarão. Por exemplo, a estimativa pode ser um orçamento para o tempo que o departamento pode dedicar a uma fase específica de um projeto
maior — sem conhecer os detalhes das tarefas que estão abaixo das fases.
1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt.
2. Insira uma nova tarefa. Essa tarefa será a tarefa de resumo desta fase do projeto.
3. Siga um destes procedimentos:
No campo Duração desta tarefa, digite uma duração (por exemplo, 20d).
Insira a data de início ou de término de uma fase se você não souber exatamente quanto tempo ela irá durar.
Se não inserir uma duração, data de início ou de término, você não poderá criar uma fase hierárquica. Porém, depois de criar uma tarefa de resumo
sem duração, data de início ou de término, você pode adicionar essas informações posteriormente para tornar a tarefa de resumo uma fase
hierárquica.
OBSERVAÇÃO Esse tipo de agendamento hierárquico é um novo recurso do Project 2010. Nas versões anteriores do Microsoft Project, você não pode
adicionar duração, horas de início e de término a tarefas de resumo.
Etapa 2: Adicionar tarefas abaixo da tarefa de resumo
1. Insira tarefas abaixo da tarefa de resumo (ou fase) que você criou na primeira etapa.
2. Selecione todas as tarefas abaixo da tarefa de resumo e crie um recuo.
Quando você cria tarefas de resumo hierárquico, as tarefas que estão abaixo da tarefa de resumo não são resumidas. A barra de resumo da tarefa de
resumo é dividida, com a barra inferior acumulando os valores de duração de subtarefas para comparação com a forma em que a duração da tarefa de
resumo foi criada inicialmente.
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Por exemplo, no gráfico abaixo, a parte inferior da barra de resumo da fase de Desenvolvimento mostra que todas as três subtarefas estão dentro do
orçamento original para a fase. A metade superior da barra mostra a estimativa hierárquica original.
Etapa três: ajustar a agenda de cima para baixo
Uma vez criadas as tarefas de resumo e suas subtarefas, inevitavelmente você terá de ajustá-las. Felizmente, ajustar um agendamento ou fase com o
método hierárquico é tão fácil quanto arrastar e soltar tarefas até que estejam em conformidade com o plano inicial ou orçamento da fase.
Considere as seguintes dicas para ajustar o agendamento hierárquico:
PARA FAZER ISTO EXECUTE ESTA AÇÃO
Agendar por data de
término
Especifique apenas uma data de término para a tarefa de resumo. O Project tentará
alinhar as tarefas vinculadas ou pretendidas à data de término da tarefa de resumo.
Agendar por data de
início
Especifique apenas uma data de início para a tarefa de resumo. O Project tentará
alinhar as tarefas vinculadas ou pretendidas à data de início da tarefa de resumo.
Mover uma tarefa
agendada além da
tarefa de resumo
Tarefas agendadas além da tarefa de resumo fazem uma barra vermelha ser exibida
abaixo da barra da tarefa de resumo para informar que a fase está acima do
orçamento. Você pode arrastar a tarefa acima do orçamento para um ponto
anterior ao início da tarefa de resumo para solucionar o problema.
Ajustar a tarefa de
resumo
Se tarefas se estenderem além do orçamento original da tarefa de resumo, arraste a
borda direita da barra de resumo.
Aumentar o orçamento Se estiver usando a tarefa de resumo para definir um orçamento simples para uma
fase, você pode usar o mouse para mover a data de início ou a duração.
Outros problemas de
agendamento
O Project põe um sublinhado vermelho sob todos os problemas de agendamento.
Mova o ponteiro em cima de qualquer tarefa sublinhada para saber mais sobre o
problema de agendamento.
Ajustar a cor das barras Na guia Formato, no grupo Estilo de Gráfico de Gantt, clique em um estilo.
3.8 - Etapa 4: Criar calendários Depois que você tiver uma ideia melhor do que precisa ser feito e de como todas as partes se relacionam em seu projeto, você poderá começar a ajustar a
agenda. Você pode definir calendários para o projeto inteiro, tarefas específicas e recursos que funcionam no projeto.
Definir períodos de trabalho, férias e feriados para o projeto
Você pode usar o calendário do projeto para refletir os dias e as horas úteis gerais do seu projeto, além de períodos de folga regulares (como finais de
semana e noites) e folgas especiais (como feriados).
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Adicionar um dia de férias a um recurso
1. Clique na guia Projeto e, no grupo Propriedades, clique em Alterar Período de Trabalho.
2. Na caixa de diálogo Alterar Período de Trabalho, clique no recurso cujo calendário você deseja alterar na lista
Para o calendário.
3. Clique na guia Exceções.
4. Digite um nome descritivo para a exceção, como Dia de férias e as horas de início e de término para o horário
em que a exceção ocorrerá.
5. Se a exceção tiver de ser repetida durante um período da agenda, clique em Detalhes.
6. Em Padrão de recorrência, selecione a frequência entre Diariamente e Anualmente e selecione detalhes
adicionais sobre o padrão de recorrência.
OBSERVAÇÃO Os detalhes do padrão de recorrência são alterados, dependendo se você quiser criar um padrão diário, semanal, mensal ou anual.
7. Em Intervalo de recorrência, escolha a hora de início da exceção usando a caixa Início e selecione Termina
após ou Termina em.
8. Digite ou selecione as informações apropriadas, com base na sua seleção de hora de término.
Se você tiver selecionado Terminar após, digite ou selecione o número de ocorrências da tarefa.
Se tiver selecionado Terminar em, digite ou selecione a data em que você deseja que a tarefa recorrente termine.
Qualquer tarefa a qual este recurso for atribuído será agendada próxima ao dia de férias ao, tipicamente, estender o número de dias necessários para a
conclusão da tarefa.
Adicionar um feriado ao calendário de um projeto
OBSERVAÇÃO O Project não inclui um calendário de feriados predefinido. Para adicionar os feriados da sua organização a um projeto, especifique um de
cada vez no calendário do projeto. Se você planeja usar essa agenda de feriados para vários projetos, considere transformar o projeto em um modelo ou
adicionar o calendário ao arquivo global. Se estiver usando o Project Professional, solicite ao seu administrador do servidor a adição do calendário ao
modelo global da empresa.
1. Clique na guia Projeto e, no grupo Propriedades, clique em Alterar Período de Trabalho.
2. Na lista Para o calendário, clique no calendário que você deseja alterar. O calendário do projeto atual é seguido
por (Calendário do Projeto). O padrão é Padrão (Calendário do Projeto). Também é possível escolher 24
Horas ou Turno da Noite.
3. Na caixa de diálogo Alterar Período de Trabalho, clique na guia Exceções.
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4. Digite um nome descritivo para a exceção, como Feriado da Empresa e as horas de início e de término para o
horário em que a exceção ocorrerá.
5. Se a exceção tiver de ser repetida durante um período da agenda, clique em Detalhes.
6. Em Padrão de recorrência, selecione a frequência entre Diariamente e Anualmente e selecione detalhes
adicionais sobre o padrão de recorrência. Os detalhes do padrão de recorrência serão alterados, caso você
queira criar um padrão diário, semanal, mensal ou anual.
OBSERVAÇÃO Os detalhes do padrão de recorrência são alterados, dependendo se você quiser criar um padrão diário, semanal, mensal ou anual.
7. Em Intervalo de recorrência, escolha a hora de início da exceção usando a caixa Início e selecione Termina
após ou Termina em.
8. Digite ou selecione as informações apropriadas, com base na sua seleção de hora de término.
Se você tiver selecionado Terminar após, digite ou selecione o número de ocorrências da tarefa.
Se tiver selecionado Terminar em, digite ou selecione a data em que você deseja que a tarefa recorrente termine.
Qualquer tarefa agendada em torno do feriado será automaticamente reagendada para levar em consideração o período de folga do feriado.
Definir os períodos de trabalho para recursos ou tarefas no projeto
O procedimento a seguir se aplica à alteração de qualquer calendário em seu projeto, incluindo o projeto padrão, um calendário de recursos específico ou
um calendário da tarefa.
OBSERVAÇÃO O Project não inclui um calendário de feriados predefinido. Para adicionar os feriados da sua organização a um projeto, especifique um de
cada vez no calendário do projeto. Se você planeja usar essa agenda de feriados para vários projetos, considere transformar o projeto em um modelo ou
adicionar o calendário ao arquivo global. Se estiver usando o Project Professional, solicite ao seu administrador do servidor que o adicione ao modelo
global da empresa.
1. Clique na guia Projeto e, no grupo Propriedades, clique em Alterar Período de Trabalho.
2. Na lista Para o calendário, clique no calendário que você deseja alterar. O calendário do projeto atual é seguido
por (Calendário do Projeto). O padrão é Padrão (Calendário do Projeto). Também é possível escolher 24
Horas ou Turno da Noite.
OBSERVAÇÃO Se quiser criar um novo calendário em vez de alterar o padrão, clique em Criar Novo Calendário, digite um nome para o calendário e
decida se deseja criar um novo calendário base ou criar um calendário baseado em uma cópia de outro calendário.
É possível usar esse recurso para personalizar o calendário do seu projeto de acordo com as necessidades da sua empresa (como a criação de uma
semana de trabalho que inclua dias de final de semana).
3. Para alterar a semana de trabalho padrão para o calendário do projeto, para o calendário do recurso ou para um
novo calendário criado, clique na guia Semanas de Trabalho.
4. Na guia Semanas de Trabalho, você poderá escolher ou criar uma agenda de semana de trabalho adicional
para um intervalo de dias que diferem do dia útil padrão, como uma agenda de verão para trabalhos externos
ou uma semana de trabalho que inclua dias de final de semana. Na tabela Períodos de trabalho, digite um
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nome descritivo na coluna Nome para a nova agenda da semana de trabalho, como Estrada em Obras e insira
as horas de início e de término para o período em que o agendamento adicional ocorrerá.
5. Clique em Detalhes.
6. Na caixa de diálogo Detalhes de, selecione um dia de cada vez que você deseja alterar de dia útil para dia não
útil, ou vice-versa, e selecione uma das opções a seguir:
Usar períodos de trabalho Padrão para estes dias Escolha os dias que devem usar os períodos de trabalho
padrão, que são de segunda-feira a sexta-feira, das 8h às 12h e das 13h às 17h, e o período de folga nos fins de
semana.
Definir dias para o período de folga Escolha os dias em que nenhum trabalho pode ser agendado. Por exemplo,
se ninguém em sua organização trabalha na sexta-feira, selecione Sexta-feira e Definir dias para o período de
folga.
Definir dias para os períodos de trabalho específicos Para definir os períodos de trabalho para os dias
selecionados em toda a agenda, digite os horários em que deseja que o trabalho comece nas caixas De e os
horários em que deseja que o trabalho termine nas caixas Para. Por exemplo, se houver pessoas em sua organização
que trabalhem aos sábados, selecione Sábado e selecione Definir dia(s) para os períodos de trabalho
específicos.
OBSERVAÇÕES
Se você estiver usando o Project Professional para fazer alterações nas informações da agenda para um recurso
da empresa, primeiro deverá fazer o check-out do recurso. Também é possível atualizar as alterações feitas nos
calendários do recurso usando o Project Server.
Calendários de período de trabalho não se aplicam a recursos materiais.
Calendários da tarefa e do recurso substituem o calendário do projeto. Dessa forma, você pode escolher o
período de férias para diferentes recursos cujos calendários se baseiem no mesmo calendário do projeto. Ao
mesmo tempo, se você precisar fazer a mesma alteração no calendário de todos, como um feriado, poderá
aplicar o calendário do projeto em vez de alterar o calendário de cada recurso.
Você pode usar as horas de trabalho no calendário do projeto para ajudar a acomodar trabalho em tarefas não
relacionadas ao projeto. Se membros da equipe puderem dedicar seis horas por dia em tarefas do projeto de
forma realística, com as outras duas horas dedicadas a reuniões e tarefas administrativas, você poderá refletir isso
indicando a disponibilidade do recurso como seis horas por dia no calendário do projeto.
Alterar a disponibilidade do recurso sem usar um calendário
Se você estiver trabalhando com tarefas agendadas automaticamente, poderá alterar a disponibilidade de um recurso sem alterar o calendário desse
recurso. Com exceção dos efeitos do calendário do projeto, a disponibilidade também é refletida por período de trabalho de um recurso, datas de
disponibilidade de início e de término e qualquer disponibilidade de unidade que varie em períodos de tempo diferentes. O Project usa essas informações
para determinar se um recurso está superalocado. Isso será útil se você souber que um recurso estará disponível para trabalhar por um determinado
período em uma tarefa específica, mas não quiser alterar a disponibilidade do recurso para outras tarefas do projeto.
Se você estiver usando o Project Professional para alterar informações da agenda para um recurso da empresa, primeiro deverá fazer o check-out do
recurso. Também é possível atualizar as alterações feitas nos calendários do recurso usando o Project Server.
1. Clique na guia Exibir e, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de recursos.
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2. Clique com o botão direito do mouse no nome do recurso e clique em Informações sobre o Recurso.
3. Na caixa de diálogo Informações sobre o Recurso, clique na guia Geral.
4. No campo Disponível de, insira a data de início do recurso no projeto.
5. No campo Disponível até, insira a data de término do recurso no projeto.
6. No campo Unidades, digite o número de unidades máximas com o qual este recurso está disponível durante
este período de tempo.
Você pode inserir unidades máximas como uma porcentagem (por exemplo, 50%, 100% ou 300%) ou como um número decimal (por exemplo, 0.5, 1
ou 3).
Para ajustar a atribuição de um único recurso a um esforço de tempo integral, no campo Unidades para o
recurso desejado, digite ou selecione 100%.
Para ajustar a atribuição de um único recurso ao esforço de meio período, digite ou selecione uma
porcentagem menor do que 100 para refletir o nível de esforço de meio período em que esse recurso
trabalhará. Por exemplo, se o recurso irá trabalhar nessa tarefa em meio período, digite 50%.
Para ajustar a atribuição de unidade de um grupo de vários recursos, digite uma porcentagem que
represente o nível de esforço para esse grupo de recursos. Por exemplo, se o grupo de recursos for
Operadores, com três recursos nesse grupo, e se você desejar atribuir todos eles em período integral, digite
300%.
OBSERVAÇÕES
Embora a tabela Disponibilidade do Recurso da caixa de diálogo Informações sobre o Recurso altere as
unidades máximas de um recurso durante a vida de um projeto, não altere taxas de recurso com o tempo. Você
pode inserir taxas diferentes para um recurso em uma tabela de taxas de custo.
A tabela Disponibilidade do Recurso ajusta a disponibilidade de unidade máxima em um projeto e as
delimitações do trabalho ajustam os níveis de variação de trabalho em uma atribuição específica.
Você pode inserir uma data no campo Disponível até sem inserir uma data no campo Disponível de.
Visão geral dos calendários do Project
O Project usa vários calendários para determinar a disponibilidade do recurso e a maneira como as tarefas são agendadas.
Calendário do projeto Esse é o calendário usado para designar a agenda de trabalho padrão para todas as
tarefas de um projeto.
Calendário de recursos Para cada recurso inserido, o Project criará calendários de recursos individuais baseados
nas configurações do calendário Padrão. Você pode modificar esses calendários clicando em Alterar Período de
Trabalho na guia Geral da caixa de diálogo Informações sobre o Recurso. Você também pode criar e atribuir
calendários de recursos para recursos individuais ou grupos de recursos para indicar horas de trabalho
específicas. Por exemplo, você pode atribuir um recurso ao turno de plantão ou ao turno da noite. Você pode
editar os calendários dos recursos para indicar o período de folga, como férias e licenças.
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OBSERVAÇÃO Se você estiver usando o Project Professional, primeiro deverá fazer o check-out do recurso.
Calendário de tarefas As tarefas são agendadas com base nos períodos de trabalho no calendário do projeto.
No entanto, você pode personalizar os períodos de trabalho a partir do calendário do projeto em um calendário
de tarefas se tiver tarefas que tenham de ser concluídas em períodos diferentes, especialmente aquelas que são
independentes de recursos. Um calendário de tarefas é especialmente útil para o equipamento que executa e
conclui tarefas à noite e nos finais de semana, designados como período de folga no calendário do projeto.
Calendário base Um calendário base é usado como modelo em que o calendário do projeto, o calendário de
recursos e o calendário de tarefas se baseiam. O Project oferece três calendários base:
Padrão (dias da semana, das 8h às 17h, com uma hora de almoço)
24 Horas
Turno da Noite
OBSERVAÇÃO Se você estiver usando o Project Professional com o Project Server, não poderá editar o calendário do projeto de forma direta, nem
poderá definir qualquer período de folga, como períodos de férias. Nesse caso o calendário do projeto é definido pelo modelo global da empresa.
Somente alguém com permissões administrativas (por exemplo, o seu administrador do servidor) pode fazer o check-out de itens e alterá-los no
modelo global da empresa.
Lembre-se de que os calendários de período de trabalho e a disponibilidade do recurso não se aplicam a recursos materiais.
DICA Se você configurar o mesmo calendário sempre que cria um novo projeto, considere salvar um projeto concluído como um modelo ou
adicionar o calendário ao arquivo global.
3.9 - Etapa 5: Salvar e publicar Periodicamente, você precisará salvar o projeto para preservar as alterações feitas, fazer uma cópia de backup ou criar um modelo que possa usar em outro
projeto ou, até mesmo, publicar seu projeto no Project Server.
Salvar um projeto
Você pode salvar um plano de projeto em formatos de arquivo muito úteis, incluindo versões anteriores do Microsoft Project, pastas de trabalho do
Microsoft Excel e modelos que podem ser usados para projetos futuros.
Salvar seu projeto localmente
1. Clique em a guia Arquivo e, em seguida, clique em Salvar Como.
2. Na caixa de diálogo Salvar no Project Server, clique em Salvar como Arquivo.
3. Na caixa de diálogo Salvar Como Arquivo, siga um destes procedimentos:
Para salvar todos os itens do modelo global da empresa, exceto para os campo personalizados, clique em Todos os
campos personalizados e itens globais da empresa.
Para salvar apenas os itens do modelo global da empresa que são usados neste projeto, clique em Apenas campos
personalizados da empresa e itens globais da empresa carregados no momento.
4. Selecione um local para salvar o arquivo e clique em Salvar.
Você pode salvar seu projeto em um formato de arquivo diferente.
1. Clique no a guia Arquivo.
2. Clique em Enviar e Salvar.
3. Em Tipos de Arquivo, clique em Salvar Projeto como Arquivo.
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4. À direita, em Tipos de Arquivo do Project ou Outros Tipos de Arquivo, selecione o tipo de arquivo no qual
você deseja salvar.
Há dois métodos para salvar o arquivo de projeto em outro formato.
Clique duas vezes no tipo de arquivo no qual você deseja salvar.
Clique uma vez no tipo de arquivo que você deseja salvar e clique em .
5. Digite um nome para o arquivo.
6. Clique em Salvar.
Você pode salvar um projeto nos seguintes formatos de arquivo:
Project 2007
Project 2000 - 2003
PDF (Portable Document Format)
XPS (XML Paper Specification)
Pasta de trabalho do Excel
Texto delimitado por tabulação
Delimitado por vírgula (CSV)
XML
Salvar um projeto como um modelo
Para reutilizar um projeto existente como base de um novo projeto, é possível salvá-lo como um modelo.
1. Clique em a guia Arquivo e, em seguida, clique em Salvar como.
2. Usuários do Project Professional: Se o projeto que você deseja salvar como um modelo estiver salvo no
Project Server, faça o seguinte:
1. Na caixa de diálogo Salvar no Project Server, clique em Salvar como Arquivo.
2. Na caixa de diálogo Salvar como Arquivo, clique em Apenas campos personalizados da empresa e itens do
modelo global da empresa carregados no momento para salvar apenas os itens do modelo global da empresa
usados nesse projeto.
3. Selecione a unidade e a pasta em que deseja salvar o modelo.
4. Na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o modelo.
5. Na caixa Salvar como tipo, clique em Modelo (*.mpt) ou Modelos do Microsoft Project 2007 (*.mpt).
6. Clique em Salvar.
7. Marque as caixas de seleção dos dados que você deseja remover de seu arquivo de projeto e, em seguida,
clique em Salvar.
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OBSERVAÇÃO Você pode remover os dados da linha de base, os dados efetivos protegidos, as taxas de pagamento de recursos, as informações de
custo fixo e o status de publicação da tarefa.
Salvar um plano em PDF ou XPS
Os formatos de arquivo PDF e XPS são uma forma popular de salvar e exibir um plano de projeto para que outras pessoas vejam, sem que elas precisem ter
o Project instalado em seus computadores.
1. Clique em a guia Arquivo e em Compartilhar.
2. Clique em Criar Documento PDF/XPS e, em seguida, no lado direito, clique em Criar um PDF/XPS.
3. Na caixa de diálogo Procurar, selecione um nome e um local para o documento.
4. Na lista Salvar como tipo, selecione Arquivos PDF ou Arquivos XPS e clique em OK.
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4 4 - Gerenciamento de Recursos
Sem recursos, um projeto não poderia ser concluído. Os recursos, normalmente, são pessoas incluídas no plano
de projeto, com ou sem tarefas atribuídas. No entanto, um recurso também poderia incluir algo que é usado
para concluir um projeto, como equipamentos ou outros materiais (como cimento ou servidores Web).
4.1 - Etapa 1: Adicionar recursos
Para poder gerenciar pessoas e outros recursos, primeiro, você precisa adicioná-los ao seu projeto. Lembre-se de que adicionar pessoas não é o mesmo que
atribuir-lhes tarefas. Essa diferença costuma causar confusão quando se trabalha com qualquer gerenciamento de projeto de software.
Adicionar recursos ao projeto
Os recursos normalmente são pessoas incluídas no plano de projeto, com ou sem tarefas atribuídas. Entretanto, um recurso também poderia incluir
qualquer item usado para concluir um projeto, incluindo equipamentos e outros materiais (como cimento ou servidores Web).
Se você estiver usando o Project Professional que é conectado ao Project Server, terá acesso a outros tipos de recursos.
Recursos da empresa Um recurso da empresa faz parte da lista de recursos para toda a organização. Dessa
forma, cada um desses recursos pode ser compartilhado entre diversos projetos. Normalmente, a lista de
recursos da empresa é gerenciada por um administrador, e cada gerente de projetos adiciona recursos a seus
projetos conforme a necessidade.
Recursos não empresariais Um recurso não empresarial, ou recurso local, não faz parte da lista de recursos para
toda a organização. Nenhum outro gerente de projetos pode usar seus recursos não empresariais em seus
projetos.
Recursos genéricos Recursos genéricos são usados para especificar os requisitos de equipe para um projeto,
como carpinteiros e desenvolvedores, ou uma equipe de recursos.
1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos.
2. No campo Nome do Recurso, digite um nome para o recurso de trabalho, material ou genérico.
3. Se quiser designar grupos de recurso, no campo Grupo para o nome do recurso, digite o nome do grupo.
4. Especifique o tipo de recurso.
Para especificar se esse recurso é um recurso de trabalho, no campo Tipo, clique em Trabalho.
Para especificar se esse recurso é um recurso material, no campo Tipo, clique em Material. No campo Unidade do
Material, digite a unidade (por exemplo, metros, toneladas ou caixas) para o recurso.
Para especificar se esse recurso é um recurso de custo, no campo Tipo, clique em Custo.
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5. No campo Unid. Máximas do recurso, digite o número total de unidades disponível desse recurso para esse
projeto. O valor máximo de unidades especifica quanto desse recurso está disponível para esse projeto — por
exemplo, meio período ou múltiplos.
Por exemplo, se você possuir um recurso disponível para o seu projeto dois dias por semana, será possível inserir um valor de unidades máximas de
40%. É possível usar as unidades máximas para especificar várias disponibilidades da designação de um recurso. Por exemplo, suponha que você
possui um recurso chamado Engenheiros, um único recurso que representa três engenheiros na sua equipe. Você pode inserir as unidades máximas
em Engenheiros como sendo 300%. É possível agendar os três engenheiros para trabalhar em tempo integral em um determinado momento sem o
recurso Engenheiros ser superalocado.
É possível inserir unidades máximas como uma porcentagem (50%, 100%, 300%) ou como um número decimal (0,5, 1, 3).
OBSERVAÇÕES
Para criar um recurso de orçamento, selecione o recurso, clique com o botão direito do mouse no nome do
recurso e clique em Informações. Marque a caixa de seleção Orçamento.
É possível adicionar um recurso de trabalho e informações associadas usando seu catálogo de endereços de
email MAPI, a partir do Active Directory ou a partir do Microsoft Office Project Server. Clique na guia Recurso e,
no grupo Inserir, clique em Adicionar Recursos. Clique em Criar Equipe da Empresa (somente Project
Professional), Active Directory ou Catálogo de Endereços,
Adicionar recursos da empresa ao projeto (somente Project Professional)
1. Clique na guia Recursos. No grupo Inserir, clique em Adicionar Recursos.
2. Clique em Criar Equipe da Empresa.
3. Na caixa de diálogo Criar Equipe da Empresa, na caixa Filtros existentes, clique no filtro que deseja aplicar. O
filtro listado dos recursos empresariais é exibido na coluna Recurso da empresa. Os recursos já atribuídos à sua
equipe de projetos são listados na coluna Recursos do projeto.
4. Para procurar recursos disponíveis para trabalhar um determinado número de horas durante um intervalo
específico, marque a caixa de seleção Disponível para trabalhar. Insira a quantidade de tempo que um recurso
precisa para estar disponível trabalhar e selecione o intervalo de datas usando a caixas De e Até.
5. Na coluna Recurso da Empresa, clique no recurso da empresa que deseja adicionar ao seu projeto e clique em
Adicionar. Para selecionar diversos recursos, mantenha a tecla CTRL pressionada enquanto clica em cada
recurso.
Para encontrar recursos da empresa que correspondam às qualificações e a outros atributos de um dos recursos
existentes da sua equipe, selecione o recurso ao qual deseja encontrar um correspondente em Recursos do Projeto
e clique em Coincidir.
Para substituir um recurso existente por um recurso da empresa, na coluna Recurso do Projeto, selecione o recurso
ou o recurso genérico que deseja substituir. Em Recurso da Empresa, selecione o novo recurso da empresa e clique
em Substituir.
Ao substituir um recurso, o recurso substituído não é removido se tiver concluído qualquer trabalho real. O recurso substituto será atribuído
ao trabalho restante.
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6. Para adicionar um recurso proposto à equipe de projeto, na coluna Reserva, clique em Proposto.
7. Para exibir um gráfico da disponibilidade de um recurso selecionado, clique em Gráficos.
8. Clique em OK.
OBSERVAÇÕES
Adicionar um recurso da empresa ao seu projeto permite apenas que você atribua o recurso a uma tarefa no
seu projeto. Não é possível fazer alterações aos atributos dos recursos da empresa, como taxas de pagamento
ou disponibilidade.
Se quiser adicionar recursos à lista de recursos da empresa disponíveis, será necessário importar os recursos.
Adicionar recursos genéricos da empresa ao projeto (somente Project
Professional) 1. Clique na guia Recursos. No grupo Inserir, clique em Adicionar Recursos.
2. Clique em Criar Equipe da Empresa.
Se houver mais de 1.000 recursos da empresa, você poderá filtrar a lista de recursos usando os códigos da
estrutura de tópicos da empresa. Os códigos da estrutura de tópicos são definidos com base nos requisitos da
sua organização.
3. Na caixa de diálogo Criar Equipe, clique em para expandir Personalizar filtros.
4. Em Personalizar filtros, clique em Genérico na coluna Nome do Campo, clique em É igual a na coluna Teste e
digite Sim na coluna Valores.
5. Clique em Aplicar filtro para aplicar as configurações do filtro à lista de recursos da empresa.
6. Para procurar recursos disponíveis para trabalhar um determinado número de horas durante um intervalo
específico, marque a caixa de seleção Disponível para trabalhar. Insira a quantidade de tempo que um recurso
precisa estar disponível para trabalhar e selecione o intervalo de datas usando a caixas De e Até.
7. Na coluna Recurso da Empresa, selecione o recurso genérico que deseja adicionar ao seu projeto e clique em
Adicionar. Para selecionar diversos recursos, mantenha a tecla CTRL pressionada enquanto clica em cada um
deles.
Adicionar recursos genéricos não empresariais ao projeto (somente Project
Professional)
1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos.
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2. Na coluna Nome do Recurso, digite um nome para o recurso genérico, como "marceneiro".
3. Clique com o botão direito do mouse no nome do recurso e clique em Informações. Na caixa de diálogo
Informações sobre o Recurso, clique na guia Geral e marque a caixa de seleção Genérica
4. Selecione.
5. Na guia Campos Personalizados, em Campos Personalizados, insira os valores para quaisquer campos
obrigatórios para esse recurso genérico.
Uma vez que esses campos personalizados são exclusivos para cada organização, consulte seu administrador para obter respostas para perguntas
sobre seu uso.
OBSERVAÇÕES
É possível adicionar qualquer recurso genérico à lista de recursos da empresa. Pode ser necessário especificar
outros atributos para o recurso, como calendários e conjuntos de qualificações, dependendo das necessidades
de sua organização.
Posteriormente, quando estiver pronto para substituir um recurso genérico por um recurso da empresa que
possui o conjunto adequado de qualificações, você poderá usar a caixa de diálogo Criar Equipe ou o Assistente
de Substituição de Recursos.
Adicionar recursos ao pool de recursos da empresa O pool de recursos da empresa contém pessoas e outros recursos compartilhados por grupos em toda a organização. No Microsoft Project
Professional 2010, é possível adicionar recursos à lista de recursos da empresa contida no Project Server.
Lembre-se de que um recurso precisa ser adicionado ao projeto para que você possa adicioná-lo ao pool de recursos da empresa com o
Project Professional.
Adicionar recursos individuais ao pool de recursos da empresa
A adição de recursos ao Microsoft Project exige que você esteja conectado ao Project Server.
1. Clique na guia Recursos. No grupo Atribuições, clique em Pool de Recursos e em Pool de Recursos da
Empresa.
O Project Web Access é exibido no seu navegador da Web
OBSERVAÇÃO O navegador da Web pode ter sido aberto por trás do Project. Verifique a barra de tarefas do Windows para ver se um novo
navegador da Web foi aberto.
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2. No Project Web Access, clique em Novos Recursos.
3. Espcifique os itens a seguir sobre o novo recurso:
Tipo de Recurso Para alterar o tipo de recurso, na lista Tipo, selecione recurso de trabalho, recurso de custo ou
recurso de material. Também é possível escolher se o recurso é um orçamento ou um recurso genérico marcando a
caixa de seleção Orçamento ou a caixa de seleção Genérico.
OBSERVAÇÃO Desmarque a caixa de seleção O recurso pode efetuar logon no Project Server se não quiser
coletar informações sobre as tarefas em que o recurso trabalha ou se não quiser que o recurso faça logon
no Microsoft Project Server.
Nome do recurso e outras informações de identificação Isso inclui o nome real do recurso, bem como o
endereço de email e o valor EDR (Estrutura de Divisão de Recursos).
Se esse recurso mantiver um site da equipe, digite o nome do hiperlink e o endereço URL nas caixas Nome do Hiperlink e URL do
Hiperlink, respectivamente.
Redistribuição Para excluir o recurso do processo de redistribuição, desmarque a caixa de seleção Pode
Redistribuir.
Gerente do quadro de horários e proprietário da atribuição padrão Se o recurso for um gerente de
quadro de horários do recurso, na caixa Gerente do Quadro de Horários, digite ou pesquise o nome do
gerente.
Para especificar o proprietário da atribuição, na caixa Proprietário da Atribuição Padrão, digite ou pesquise o nome do proprietário da
atribuição. Normalmente, o proprietário da atribuição é o recurso de trabalho que atribuiu inicialmente a tarefa, mas o proprietário da
atribuição também poderia ser um gerente ou qualquer pessoa da equipe.
Para especificar o calendário do projeto que deve ser aplicado ao recurso, na lista Calendário Base, clique no calendário.
Você pode escolher se o recurso está comprometido ou proposto para trabalhar em um projeto marcando a caixa Tipo de Reserva Padrão.
Informações da equipe Se o recurso for membro de uma equipe, marque a caixa de seleção Pool de
Atribuições da Equipe e insira o nome da equipe na caixa Nome da Equipe. Também é possível procurar o
nome de uma equipe clicando em Procurar .
Disponibilidade Para alterar a disponibilidade do recurso nas caixas Primeira Disponível e Última
Disponível, clique no Selecionador de Data e clique nas datas no calendário.
Códigos de custo e de grupo Se a sua organização tiver criado códigos para fins de agrupamento e de
custos, selecione esses códigos nas caixas Grupo, Código, Centro de Custo e Tipo de Custo.
4. Talvez sua organização necessite de informações adicionais sobre os seus recursos. Em Campos de Recurso
Personalizados, insira as informações que sua organização exige para cada recurso. Esta seção não aparecerá se
a sua organização não tiver definido campos de recurso personalizados.
5. Clique em Salvar.
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Se quiser que um recurso da empresa funcione em uma tarefa do projeto, adicione o recurso de volta no seu projeto.
Adicionar vários recursos do Project ao pool de recursos da empresa
Para adicionar vários recursos ao pool de recursos da empresa, você precisa adicioná-los ao modo de exibição Planilha de Recursos.
1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos.
Adicione os recursos que você deseja importar para o pool de recursos da empresa. Se já tiver recursos no
projeto, os quais não fazem parte do pool de recursos da empresa, você poderá ignorar essa etapa..
2. Clique na guia Recursos.
3. Clique em Adicionar Recursos e em Importar Recursos para Empresa.
O assistente Importar Recursos é exibido à esquerda, com o modo de exibição Planilha de Recursos à direita,
contendo os recursos do projeto atual.
1. Para cada recurso a ser adicionado ao pool de recursos da empresa, clique em Sim na correspondente coluna
Importar.
DICA O modo de exibição Planilha de Recursos apresentará uma coluna Erros para fornecer avisos referentes à
ocorrência de qualquer erro na importação de recursos.
4. Para mapear os campos personalizados do projeto com os campos personalizados da empresa, os quais são
definidos pela organização, clique em Mapear Campos de Recursos.
Após o mapeamento dos campos de recursos, clique em OK na caixa de diálogo Mapear Campos
Personalizados.
5. No assistente Importar Recursos, clique em Continuar na Etapa 2 para validar as informações sobre os
recursos. Essa etapa garantirá que nenhum erro seja criado durante a importação de recursos para o pool de
recursos da empresa.
Qualquer erro será exibido ao lado do nome do recurso na coluna Erros, à direita.
6. Clique em Salvar e Concluir. Os recursos agora estão importados no pool de recursos da empresa.
DICA Se quiser adicionar vários recursos ao mesmo tempo.
Se quiser que um recurso da empresa funcione em uma tarefa do projeto, adicione o recurso de volta no seu projeto.
OBSERVAÇÕES
Você pode selecionar um plano do Project de uma versão anterior do Project para adicionar recursos. Isso será
útil se você estiver atualizando do Microsoft Project 2007 ou do Microsoft Office Project 2003.
Se quiser adicionar recursos que já existam em um banco de dados ou em uma lista do Microsoft Office Excel,
use o Assistente para Importação que aparece quando você abre um arquivo que não seja MPP (Plano do
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Microsoft Project) ou MPT (Modelo do Microsoft Project ), ou quando você clica em ODBC na caixa de diálogo
Abrir.
Adicionar vários recursos do Project Server
Também é possível adicionar vários ao Project Server.
1. No Project Web Access, clique em Abrir
.
2. O Microsoft Project será aberto.
3. No Project, adicione recursos ao modo de exibição Planilha de Recursos.
1. Feche e salve o projeto.
OBSERVAÇÃO Sua organização talvez exija informações adicionais sobre os recursos. Em Campos de Recurso
Personalizados, insira as informações exigidas pela organização para cada recurso. Essa seção só será exibida se
a sua organização tiver campos de recurso personalizados.
Os recursos adicionados ao projeto serão adicionados ao pool de recursos da empresa.
Remover ou substituir uma atribuição de recurso
Dependendo das necessidades do seu projeto, você pode remover ou substituir um recurso atribuído a uma tarefa no projeto. Por exemplo, a alteração da
atribuição de um recurso pode ajudar você a considerar a superalocação ou subalocação, os custos de controle, o aumento da eficiência ou o aumento da
qualidade.
Remover uma atribuição de recurso
A remoção de uma atribuição de recurso não é igual à remoção de um recurso de um plano de projeto. A remoção de uma atribuição de recurso removerá
as obrigações do recurso para trabalhar em determinadas tarefas ou conjunto de tarefas, mas o recurso ainda poderá existir no projeto.
DICA Para remover um recurso de um projeto, na guia Exibir, clique em Planilha de Recursos. Selecione o recurso e pressione a tecla DELETE.
Para remover as obrigações de um recurso para trabalhar em um tarefa, faça o seguinte:
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt.
2. Na coluna Nome da Tarefa, selecione e clique com o botão direito do mouse na tarefa da qual deseja remover
um recurso.
3. Selecione Atribuir Recursos .
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4. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, na coluna Nome do Recurso, selecione o recurso que você deseja
remover.
5. Clique em Remover.
OBSERVAÇÕES
Quando você remove recursos atribuídos de tarefas, as durações dessas tarefas podem ser alteradas. O trabalho
restante é redistribuído entre os recursos atribuídos restantes. Se você não quiser que as durações sejam
alteradas, desative o agendamento controlado por empenho para a tarefa.
Se você remover o único recurso de uma tarefa Unidades Fixas ou Duração Fixa, o valor do trabalho
desaparecerá. Para manter o valor do trabalho, considere a substituição do recurso por um espaço reservado
para recursos. Isso é particularmente importante se você usar valores de trabalho para construir o cronograma.
Quando você remove um recurso de uma tarefa, os valores de trabalho reais associados à tarefa também são
excluídos.
Quando você remove um recurso de uma tarefa, quaisquer custos reais associados ao recurso são excluídos. Para
manter os custos reais para a tarefa, defina o trabalho restante para o recurso como zero antes de remover esse
recurso.
Uma maneira fácil de remover um recurso de uma tarefa é desmarcar a caixa de seleção na coluna Nome do
Recurso.
Remover um recurso da empresa
No Microsoft Project 2010, não é possível excluir recursos da empresa. Em vez disso, você desativa os recursos de que não precisa mais. Isso garante que
quaisquer informações e histórico do projeto associados ao recurso sejam mantidos.
A desativação de um recurso é feita por meio do Microsoft Project Web App. Somente um administrador do servidor pode desativar um recurso.
Substituir uma atribuição de recurso
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt.
2. Na coluna Nome da Tarefa, selecione e clique com o botão direito do mouse na tarefa com o recurso que você
deseja substituir.
3. Clique em Atribuir Recursos .
4. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, na coluna Nome do Recurso, selecione o recurso que você deseja
substituir.
5. Clique em Substituir.
6. Na caixa de diálogo Substituir Recurso, clique no recurso que deseja substituir e clique em OK.
Para substituir o recurso selecionado por vários recursos, mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto clica no recurso que deseja adicionar.
OBSERVAÇÃO O Project não removerá o recurso se o trabalho real tiver sido concluído na atribuição. O recurso de substituição é atribuído ao
trabalho restante da atribuição original. É possível ajustar esses valores de trabalho, se necessário.
7. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, na coluna S/D, use a seta da lista suspensa para selecionar Solicitação
ou Demanda.
8. Para especificar a quantidade de trabalho que o novo recurso realizará em uma tarefa, na lista Unidades do
recurso, insira uma das seguintes opções:
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Atribuir um único recurso de trabalho em tempo integral para a tarefa digitando 100%.
Atribuir um grupo de recursos em tempo integral para a tarefa inserindo uma porcentagem maior que 100%. Por
exemplo, digite 300% para um grupo de três operadores trabalhando em tempo integral na tarefa.
Atribuir a taxa de consumo para um recurso de material digitando um número que indica a quantidade de material
a ser usada para essa atribuição.
Se a quantidade de material usado depender da duração da tarefa, insira a taxa de uso adicionando uma barra (/) e uma duração. Por
exemplo, se 18 metros de madeira serrada forem usados por semana, digite 18/semana ou 18/s.
OBSERVAÇÃO As informações de custo para a duração do tempo do recurso na tarefa são calculadas automaticamente e mostradas na coluna
Custo. Clique duas vezes no campo da coluna Custo para inserir uma informação de taxa de custo diferente para o recurso.
Inserir ou alterar informações de recurso da empresa
Você pode usar a Central de Recursos do Microsoft Project 2010 para exibir e modificar as informações sobre os recursos da empresa, como qualificações
ou custos.
OBSERVAÇÃO Para exibir as informações na Central de recursos, você deve estar conectado ao Microsoft Project Server e o seu projeto deve ser um projeto
empresarial.
1. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique na seta em Pool de Recursos e selecione Pool de Recursos da
Empresa.
A Central de Recursos é aberta no Internet Explorer, e uma lista de recursos da empresa aparece no modo de exibição.
2. Selecione o recurso cujas informações você deseja alterar marcando a caixa de seleção e clique em Editar
Recurso.
Para fazer as mesmas alterações para mais de um recurso ao mesmo tempo, selecione os recursos e clique em Edição em massa.
3. Faça as alterações nas informações sobre o recurso. Por exemplo, é possível alterar o nome do recurso, o tipo
do recurso ou o proprietário da atribuição.
4. Clique em Salvar.
Determinados tipos de informações para recursos da empresa — como informações sobre o calendário de recursos, delimitações de disponibilidade e
tabelas de taxa de custo — podem ser alterados somente no pool de recursos da empresa. Para fazer alterações nessas informações, faça o seguinte:
1. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique na seta em Pool de Recursos e selecione Pool de Recursos da
Empresa.
2. A Central de Recursos é aberta no Internet Explorer. Selecione os recursos cujas informações você deseja alterar
marcando as caixas de seleção e, no grupo Edição, clique em Abrir.
Um novo projeto será aberto, com os recursos selecionados exibidos no modo de exibição Ferramentas da Planilha de Recursos.
3. Atualize as informações sobre o recurso, como as informações sobre o calendário de recursos ou as tabelas de
taxa de custo.
4. Clique na guia Arquivo e em Salvar.
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4.2 - Etapa 2: Gerenciar recursos Depois de adicionar pessoas e outros recursos ao projeto, está na hora de gerenciá-los.
Exibir o trabalho de sua equipe com o Planejador de Equipe
Os gerentes de projeto sempre se empenharam em ver de maneira clara e rápida o que sua equipe está fazendo em determinado momento na agenda do
projeto. Os gerentes de projeto também se empenham em encontrar uma maneira rápida e tranquila de tentar resolver os problemas que surgem.
Seja bem-vindo ao Planejador de Equipe, um novo recurso do Project 2010 que permite aos gerentes de projetos ter maior visibilidade e controle do
trabalho de sua equipe.
Exibir o trabalho da equipe 1. Na Faixa de Opções, clique na guia Exibir.
2. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planejador de Equipe.
O Planejador de Equipe é exibido. Uma linha aparece para cada recurso no projeto. À esquerda, aparecem nomes de recursos. Todas as tarefas para as quais
um recurso é atribuído aparecem na mesma linha à direita. As tarefas de recursos que não têm uma data de início ou uma data de término também
aparecem à esquerda ao lado do nome do recurso.
Tarefas que não foram atribuídas a ninguém aparecem na parte inferior.
DICA Se você usar o gerenciamento ágil de projetos como metodologia de agendamento de projetos de sua organização, use as tarefas não atribuídas
como "registro acumulado" de tarefas que estão aguardando serem atribuídas a recursos em procedimentos futuros.
Uma tarefa concluída Esta tarefa é uma tarefa concluída com 100% de trabalho real. Ela não pode ser
movida usando o Planejador de Equipe.
Duas tarefas atribuídas à mesma pessoa A tarefa superior é agendada automaticamente e concluída
parcialmente (o que é indicado pela alteração de cor na barra). A tarefa inferior é agendada manualmente.
Ambas são agendadas simultaneamente à mesma pessoa. A superalocação resultante é indicada por linhas
vermelhas. Qualquer uma dessas tarefas pode ser movida para um horário diferente na agenda (ou uma pessoa
diferente) para resolver a superalocação.
Uma tarefa não agendada Esta tarefa é atribuída a uma pessoa específica, mas não tem informações de
agendamento suficientes para se tornar uma tarefa agendada. Para que uma tarefa seja agendada (e assim se
mover para o lado direito do modo de exibição), ela precisa ter pelo menos duas das definições de
agendamento configuradas. Por exemplo, se a duração e data de início estiverem configuradas (mas sem data
de término), a data de término será configurada automaticamente e ela se tornará uma tarefa agendada. Da
mesma maneira, se ela tiver uma data de início e uma data de término configuradas (mas sem duração), ela
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também se tornará uma tarefa agendada. Se somente a data de início for configurada, ela continuará sendo
uma tarefa não agendada.
Uma tarefa não atribuída Esta tarefa não foi atribuída a ninguém. Ela pode ser atribuída arrastando-a para
a agenda de uma pessoa na seção da direita. Para manter a tarefa não agendada porém atribuída a uma
pessoa, arraste-a verticalmente até o nome de uma pessoa na seção superior esquerda.
DICA A cor da tarefa fornece informações úteis sobre seu estado de agendamento. Por exemplo, partes da barra de cor azul-escuro indicam o trabalho real.
Tarefas verdes são agendadas manualmente. Saiba como personalizar as cores da barra.
Mover uma tarefa para um horário diferente na agenda
Há vários motivos para não querer mover uma tarefa. Talvez a pessoa receba a atribuição de trabalho excessivo. Ou você queira reatribuir um trabalho para
outra pessoa. Ou você descubra que ninguém está trabalhando em uma tarefa importante. O Planejador de Equipe lidará com todos esses problemas e
muito mais.
Usando o Planejador de Equipe, reagendar uma tarefa é tão simples quanto arrastá-la para outro lugar.
1. Na Faixa de Opções, clique na guia Exibir.
2. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planejador de Equipe.
Movendo uma tarefa verticalmente para resolver uma superalocação Antes de a tarefa ser movida, este
recurso estava funcionando em duas tarefas ao mesmo tempo.
Movendo uma tarefa verticalmente para atribuir novo trabalho a uma pessoa O trabalho não atribuído
a uma pessoa pode ser atribuído a outra arrastando e soltando.
Movendo uma tarefa horizontalmente
Uma tarefa pode ser agendada para o trabalho em um horário posterior na agenda de uma pessoa.
A seguir estão outras maneiras de usar o Planejador de Equipe.
PARA EXECUTE ESTA AÇÃO
Exibir período de folga O período de folga de uma pessoa aparecerá na forma de barras verticais cinzas.
Clique duas vezes nas barras verticais para ver mais detalhes sobre o período de
folga.
Acumular informações
de tarefa para ver mais
Para obter mais detalhes sobre informações de projeto e tarefa, acumule as
informações no Planejador de Equipe. Clique na guia Formato. No grupo Formato,
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ou menos detalhes selecione o nível de detalhes clicando em Acumular e um nível de estrutura de
tópicos. Quando as tarefas forem acumuladas, a tarefa de mais alto nível aparecerá
como uma barra única.
Selecionar vários itens Mantenha pressionada a tecla CTRL ao clicar em vários nomes de recurso ou de
tarefa. Você também pode arrastar o mouse sobre vários itens para selecioná-los.
Mover itens usando o
teclado
Você pode navegar pelos itens no Planejador de Equipe usando as teclas de seta.
Para mover uma tarefa realçada, use CTRL + seta. Para rolar o modo de exibição,
use ALT + seta.
Mover itens além da
janela
Arrastar uma tarefa para a borda do Planejador de Equipe fará com que o modo de
exibição role automaticamente. Dessa maneira, você poderá arrastar uma tarefa
mais para o futuro (ou passado) sem precisar soltar o botão do mouse.
Obter informações
rápidas sobre tarefas
Passe o mouse sobre uma tarefa para ler informações importantes e úteis sobre
como ela está sendo agendada. Você saberá que as antigas e familiares dicas de
ferramenta foram bem expandidas para ajudá-o a tomar importantes decisões de
agendamento.
Ajustar a agenda usando o modo de exibição do Planejador de Equipe
Supondo que você tenha lido as outras seções deste artigo, agora você está bastante familiarizado com a maneira de mover tarefas no Planejador de
Equipe. Esta seção trata de outras atividades que podem ser feitas no Planejador de Equipe para agilizar o trabalho.
A maioria das atividades pode ser realizada no Gráfico de Gantt e, no caso dos outros modos de exibição, também é possível usar o Planejador de Equipe.
Você descobrirá que o Planejador de Equipe é uma maneira mais simples de ajustar a forma como as tarefas são agendadas.
PARA EXECUTE ESTA AÇÃO
Alterar a maneira como as
tarefas são agendadas
Para que uma tarefa não seja agendada automaticamente e passe a ser
agendada manualmente, clique com o botão do mouse em uma tarefa e clique
em Agendada Automaticamente ou Agendada Manualmente.
Resolver
automaticamente
problemas de sobrecarga
de trabalho
Na guia Formato, clique em Evitar Superalocações. Quando essa configuração
estiver ativada, se a movimentação de uma tarefa criar um conflito com outra, a
segunda tarefa será movida automaticamente para evitar quaisquer
superalocações.
Desativar uma tarefa Clique com o botão direito do mouse na barra de tarefas para desativar uma
tarefa. A desativação de uma tarefa não a exclui do projeto, mesmo que a tarefa
desapareça do Planejador de Equipe. Ela evita que a tarefa tenha os dados
efetivos informados nela.
Reatribuir uma tarefa A maneira mais fácil de reatribuir uma tarefa é arrastá-la para outra pessoa. Você
também pode clicar com o botão direito do mouse em uma tarefa e clicar em
Reatribuir Para. Isso é útil principalmente se você deseja manter as mesmas
datas.
Alterar informações de
tarefas
Para alterar o nome da tarefa ou de outras propriedades (como código de
estrutura de tópicos do tipo de restrição, datas de prazo final ou tipo de tarefa),
clique duas vezes nessa tarefa. Você também pode clicar duas vezes no nome do
recurso para exibir e alterar as informações de recursos.
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Dividir o modo de
exibição
Para gerentes de projetos avançados que se sentem confortáveis com o modo
de exibição de divisão (ou combinação) tradicional, você pode mostrar mais
detalhes em um painel inferior separado. Clique na guia Tarefa e, no grupo
Propriedades, selecione Exibir Detalhes da Tarefa. O painel inferior exibirá
informações detalhadas sobre a tarefa selecionada e os recursos atribuídos à
tarefa.
OBSERVAÇÃO Você não pode usar um modo de exibição de escala de tempo,
como Uso de Recursos ou Uso da Tarefa, juntamente com o Planejador de
Equipe em um modo de exibição de combinação. Para mostrar um modo de
exibição de escala de tempo junto com o Planejador de Equipe, abra uma nova
janela e organize as janelas horizontalmente. Para fazer isso, na guia Exibir, no
grupo Janela, clique em Nova Janela e clique em Organizar Tudo.
Personalizar o Planejador de Equipe
Você pode alterar a maneira como o Planejador de Equipe aparece para atender às suas necessidades e tornar o modo de exibição mais atraente.
1. Na Faixa de Opções, clique na guia Exibir.
2. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planejador de Equipe.
3. Execute uma destas ações:
PARA EXECUTE ESTA AÇÃO
Alterar a cor das barras do
Planejador de Equipe
Clique na guia Formato. No grupo Estilos, selecione o tipo de barra que deseja
alterar e clique em Cor da Borda ou Cor de Preenchimento.
Barras individuais também podem ser modificadas.
Expandir a altura das linhas
para mostrar mais texto
Clique na guia Formato. No grupo Formato, selecione um número de linhas
usando a lista Linhas de Texto.
Exibir mais ou menos
detalhes
Use o Controle Deslizante de Zoom na parte inferior direita da janela Projeto
para alterar o tempo exibido no lado direito do modo de exibição.
Alterar a aparência do
período de folga
Clique com o botão direito do mouse em uma área em branco do lado direito
do modo de exibição (não em uma tarefa) e clique em Período de Folga.
Agrupar, filtrar ou
classificar rapidamente
Clique na seta para baixo na coluna Nome do Recurso e clique em Classificar,
Grupo, Filtros para filtros definidos ou personalizados.
Ocultar colunas
desnecessárias
Você pode ocultar as colunas para tarefas não agendadas e não atribuídas.
Clique na guia Formato. No grupo Mostrar/Ocultar, selecione o tipo de coluna
que deseja mostrar ou ocultar do modo de exibição.
Alterar o tamanho das
seções no Planejador de
Equipe
Arraste as bordas vertical e horizontal entre as seções para alterar o tamanho
das seções.
DICA Se você personalizou o Planejador de Equipe consideravelmente, poderá salvar uma versão do modo de exibição personalizado em um modo de
exibição separado. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique na parte inferior do botão Planejador de Equipe e clique em Salvar Modo de
Exibição.
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Imprimir um modo de exibição ou relatório
Um modo de exibição impresso é mais do que uma maneira simples e agradável de apresentar informações do projeto. Às vezes, pode ser a maneira mais
eficaz. Com o Project 2010, é possível imprimir modos de exibição que apresentam as informações exatas que você deseja compartilhar.
Imprimir um modo de exibição 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa ou Modos de Exibição de Recurso, clique no modo de
exibição que você deseja imprimir.
2. Clique na guia Arquivo e clique em Imprimir.
3. Para examinar o modo de exibição ou fazer ajustes antes de imprimir, exiba o lado direito da página.
DICA Para ver o tamanho real do modo de exibição do jeito que será impresso, clique em qualquer parte da área de visualização de impressão.
4. Clique em Imprimir para imprimir o modo de exibição.
DICA Se um modo de exibição predefinido não atender às suas expectativas, você poderá aplicar tabelas ou filtros diferentes, ou alterar a maneira como
tarefas, recursos ou atribuições são agrupados ou classificados.
Otimizar um modo de exibição para impressão
Para aumentar ao máximo a eficiência da impressão, especifique as opções desejadas. Por exemplo, você pode imprimir um intervalo de páginas (definido
por números de página e datas), suprimir páginas vazias e imprimir várias cópias.
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa ou Modos de Exibição de Recurso, clique no modo de
exibição que você deseja imprimir.
DICA Para imprimir um resumo ou um modo de exibição sofisticado do projeto, primeiro filtre o modo de exibição mostrando tarefas de resumo ou
um nível de contorno específico. Também é possível selecionar o modo de exibição de Linha do Tempo para obter um modo de exibição atraente
para imprimir com rapidez e facilidade.
2. Clique na guia Arquivo e clique em Imprimir.
3. Na parte superior da página, especifique o número de cópias que serão impressas.
DICA Especifique configurações adicionais para a impressora clicando em Propriedades de Impressora. Normalmente, é possível alterar o tipo de
papel, a cor e outras configurações comuns de impressora, mas o tipo de configuração varia de acordo com o tipo de impressora usado.
4. Em Configurações, especifique quanto do projeto você deseja imprimir.
Você pode especificar qualquer nível de detalhe desejado, desde datas específicas até o projeto inteiro.
Também pode especificar se o projeto deve ser impresso com uma orientação de paisagem (horizontalmente) ou de retrato (verticalmente).
5. Clique em Imprimir.
OBSERVAÇÃO Se as informações da última página (ou coluna de páginas) acabarem a 7,5 centímetros ou menos da margem esquerda da página, a escala de
tempo do modo de exibição será reduzida de modo a se ajustar à página (ou coluna de páginas) anterior. Se as informações se estenderem a mais de 7,5
centímetros da margem esquerda da página, o modo de exibição será ajustado para preencher a página atual (ou coluna de páginas).
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Adicionar um cabeçalho, rodapé ou legenda a um modo de exibição
Os procedimentos a seguir se aplicam por igual, independentemente de você modificar um cabeçalho, rodapé ou legenda.
1. Clique em a guia Arquivo, depois em Imprimir e, por último, clique em Configurar Página.
2. Na guia Cabeçalho, Rodapé ou Legenda, clique na guia À Esquerda, Centralizado ou À Direita.
3. Na caixa de texto, digite ou cole o texto, adicione as informações do documento ou projeto, ou insira ou cole
um elemento gráfico.
DICA Você pode criar cabeçalhos, rodapés e legendas de várias linhas. Ao final da primeira linha de texto ou informações, pressione ENTER. Para
adicionar linhas após uma imagem, clique na imagem, coloque o cursor após a imagem e pressione ENTER. Cabeçalhos podem ter até cinco linhas
de informações. Rodapés e legendas podem ter até três linhas.
Para adicionar números ao cabeçalho, rodapé ou legenda, clique em Inserir Número da Página , Inserir
Contagem Total de Páginas ou nas duas opções.
Para adicionar a data ou hora atual ao cabeçalho, rodapé ou legenda, clique em Inserir Data Atual ,
Inserir Hora Atual ou nas duas opções.
Para adicionar o nome do arquivo ao cabeçalho, rodapé ou legenda, clique em Inserir Nome de Arquivo
.
Para adicionar um elemento gráfico ao cabeçalho, rodapé ou legenda, clique em Inserir Imagem .
Para formatar as informações predefinidas, selecione o E comercial (&) ou selecione o texto que você deseja
formatar, clique em Formatar Fonte do Texto e selecione as opções de formatação desejadas para o
cabeçalho, rodapé ou legenda.
Para adicionar informações específicas de projeto, clique nas informações desejadas nas caixas Geral e
Campos do projeto e clique em Adicionar para cada entrada.
DICA Use o menu de atalho para mover texto, informações ou uma imagem de uma guia para outra. Selecione o texto, as informações ou a imagem a ser
movida, clique com o botão direito do mouse e clique em Recortar ou Copiar. Coloque o cursor na guia desejada, clique com o botão direito do mouse e
clique em Colar.
OBSERVAÇÕES
O cabeçalho e o rodapé definidos aparecerão em todas as páginas. Não é possível especificar a exibição
diferente desses itens na primeira página e nas páginas subsequentes, nas páginas pares e ímpares ou em
páginas individuais.
Você pode redimensionar um elemento gráfico após adicioná-lo a um cabeçalho, rodapé ou legenda
selecionando esse elemento gráfico e arrastando sua borda. Para mover o elemento gráfico, selecione-o e
arraste-o para outro local. Não é possível cortar um elemento gráfico.
É possível personalizar os campos e barras exibidos na legenda usando a caixa de diálogo Estilos de Barra. Com
o modo de exibição Gráfico de Recursos ou Gráfico de Gantt exibido, clique em Estilos de Barra no grupo
Estilos de Barra. Na coluna Nome da caixa de diálogo Estilos de Barra, digite um asterisco (*) antes do nome
do campo que você não deseja que apareça na legenda impressa.
Imprimir um relatório básico
Esta seção não trata sobre como imprimir relatórios visuais no Project 2010. Como os relatórios visuais são criados no Excel 2010 e no Visio 2010, use esses
programas para imprimi-los.
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1. Clique no grupo Projeto .
2. No grupo Relatórios, clique em Relatórios.
3. Na caixa de diálogo Relatórios, clique em um relatório e clique em Selecionar.
4. Na caixa de diálogo seguinte, selecione o tipo de relatório e clique em Selecionar novamente. O relatório
aparecerá no modo Visualização de Impressão.
5. Clique em Imprimir.
Adicionar cabeçalho ou rodapé a um relatório básico
OBSERVAÇÃO Esta seção não trata sobre como criar cabeçalhos, rodapés ou legendas para o recurso Relatórios Visuais do Project 2010. Como os Relatórios
Visuais são criados no Excel e no Visio, use esses programas para alterar o cabeçalho, rodapé ou legenda.
1. Clique no grupo Projeto.
2. No grupo Relatórios, clique em Relatórios.
3. Na caixa de diálogo Relatórios, clique em Personalizado e clique em Selecionar.
4. Na caixa de diálogo Relatórios Personalizados, selecione um relatório na lista Relatórios e clique em
Imprimir.
A lista de relatórios contém todos os relatórios que você pode imprimir.
5. Clique em Configurar Página.
6. Clique na guia Cabeçalho ou Rodapé.
7. Clique na guia À Esquerda, Centralizado ou À Direita.
8. Na caixa de texto, digite ou cole o texto, adicione informações do documento ou projeto ou insira ou cole um
elemento gráfico.
Para adicionar números de página, clique em Inserir Números da Página, Inserir Contagem Total de Páginas
ou nas duas opções.
Para adicionar a data ou a hora atual, clique em Inserir Data Atual , Inserir Hora Atual ou nas duas opções.
Para adicionar o nome do arquivo, clique em Inserir Nome do Arquivo .
Para adicionar um elemento gráfico, clique em Inserir Imagem .
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Para formatar informações predefinidas, selecione o E comercial (&) ou selecione o texto que você deseja formatar,
clique em Formatar Fonte do Texto e selecione as opções de formatação desejadas.
Para adicionar informações específicas de projeto, clique nas informações desejadas nas caixas Geral e Campos do
projeto e clique em Adicionar para cada entrada. Repita esta etapa para adicionar mais informações ao projeto.
DICA Você pode criar cabeçalhos e rodapés de várias linhas. Ao final da primeira linha de texto ou informações, pressione ENTER. Para adicionar linhas após
uma imagem, clique na imagem, coloque o cursor após a imagem e pressione ENTER. Cabeçalhos podem ter até cinco linhas de informações. Rodapés e
legendas podem ter até três linhas.
OBSERVAÇÕES
O cabeçalho e o rodapé definidos aparecerão em todas as páginas. Não é possível especificar a exibição
diferente desses itens na primeira página e nas páginas subsequentes, nas páginas pares e ímpares ou em
páginas individuais.
Você pode redimensionar um elemento gráfico após adicioná-lo a um cabeçalho, rodapé ou legenda
selecionando-o e arrastando sua borda. Para mover o elemento gráfico, selecione-o e arraste-o para outro local.
Não é possível cortar um elemento gráfico.
Distribuir o trabalho do projeto uniformemente (redistribuir atribuições de
recursos)
Alguns dos seus recursos de trabalho possuem muito trabalho atribuído? É possível resolver conflitos de recursos ou superalocações usando o recurso de
redistribuição de recursos no Project. A redistribuição funciona com o atraso de tarefas ou sua divisão, de tal modo que os recursos atribuídos a elas não
fiquem mais sobrecarregados.
Ao redistribuir, o Project não altera quem está atribuído para cada tarefa. O Project redistribui somente os recursos de trabalho, recursos genéricos e
recursos comprometidos. Ele não redistribui os recursos materiais, recursos de custo ou recursos propostos.
OBSERVAÇÃO Devido às alterações feitas nas tarefas, a redistribuição pode atrasar a data de conclusão de algumas tarefas e, consequentemente, a data de
conclusão do projeto.
DICA Os recursos superalocados são marcados em vermelho nos modos de exibição de recursos, incluindo o Planejador de Equipe. No Gráfico de Gantt, os
recursos superalocados são indicados por uma figura vermelha na coluna Indicadores.
Antes da redistribuição, convém modificar algumas configurações.
Prioridades da tarefa, que são uma indicação da importância de uma tarefa e de sua disponibilidade para
redistribuição.
Prioridades do projeto, que determinam a disponibilidade do projeto para redistribuição.
Opções de redistribuição, que ajudam a ajustar como o Project determina quais tarefas são redistribuídas e até
que ponto.
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Distribuir o trabalho do projeto por meio da redistribuição
OBSERVAÇÃO Escolha um alerta e insira o texto aqui. Você também pode definir a propriedade PosiçãoAlerta.
1. Clique na guia Recursos.
2. No grupo Nível, clique em uma das opções a seguir.
Redistribuir Seleção Use para redistribuir somente as tarefas selecionadas. Para selecionar várias tarefas
que estejam próximas umas das outras, selecione a primeira tarefa da seleção e mantenha a tecla SHIFT
pressionada enquanto seleciona a última tarefa. Para selecionar várias tarefas que não estejam próximas
umas das outras, selecione cada tarefa pressionando CTRL enquanto seleciona a tarefa.
Isso é útil quando os recursos podem ser superalocados em determinadas tarefas no plano do projeto, mas
os gerentes de projetos desejam resolver a superalocação para outras tarefas específicas.
Redistribuir Recurso Use para redistribuir somente as tarefas com recursos específicos atribuídos. Clique
em Redistribuir Recurso e selecione o recurso ao qual as tarefas estão atribuídas. Use CTRL para selecionar
vários recursos.
Se o recurso selecionado estiver trabalhando em tarefas com vários recursos, as outras atribuições não serão
movidas.
Redistribuir Tudo Use para redistribuir todos os recursos em todas as tarefas no plano do projeto.
Opções de Redistribuição Use para modificar as configurações que o Project usa para redistribuição.
Consulte a seção sobre como modificar configurações de redistribuição neste artigo.
Limpar Redistribuição Use para desfazer os efeitos da distribuição anterior.
Próxima Superalocação Use para ir para a próxima tarefa com recursos superalocados. Use para ver mais
facilmente os efeitos da redistribuição em tarefas individuais.
Modificar configurações de redistribuição
Você pode modificar a redistribuição para ajudar a ajustar como o Project determina quais tarefas são redistribuídas e até que ponto.
1. Clique na guia Recursos, no grupo Redistribuir, clique em Opções de Redistribuição.
2. Na caixa de diálogo Redistribuição de Recursos, em Redistribuição de cálculos, selecione como você deseja que
a redistribuição ocorra.
Automática Se optar pela redistribuição automática, desmarque a caixa de seleção Limpar nivelamentos
anteriores. Quando essa caixa de seleção é desmarcada, o Project redistribui apenas atribuições novas e não
redistribuídas. Essa caixa de seleção está marcada por padrão, mas ao redistribuir automaticamente, deixá-la
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marcada pode diminuir significativamente seu trabalho dentro do prazo porque todas as tarefas serão
redistribuídas.
Na caixa Procurar por superalocações em um, clique no período de tempo para sensibilidade com a qual a
redistribuição reconhecerá as superalocações. Diariamente é o padrão. Essa configuração estabelece o ponto
no qual você deseja que a redistribuição interfira: quando existe uma superalocação dentro de apenas um
minuto, um dia, uma semana ou um mês.
Manual A Redistribuição manual (padrão) ocorre apenas quando se clica em Redistribuir Tudo. A redistribuição automática ocorre
instantaneamente sempre que você altera uma tarefa ou um recurso. Use a redistribuição automática se quiser reagendar tarefas sempre que os
recursos receberem mais trabalho do que podem concluir.
3. Em Intervalo de redistribuição para, selecione para redistribuir todo o projeto ou apenas as tarefas que se
encaixam em um intervalo específico de tempo.
4. Na caixa Ordem de redistribuição, selecione a ordem de redistribuição desejada:
Selecione Nº da tarefa para redistribuir tarefas na ordem crescente de seus números de identificação antes de
considerar qualquer outro critério.
Selecione Padrão para examinar primeiro as dependências predecessoras, margem de atraso, datas, prioridades e
restrições para descobrir se as tarefas devem ser redistribuídas e como isso deve ser feito. (Isso é uma configuração
padrão.)
Selecione Prioridade, Padrão para verificar primeiro as prioridades da tarefa e, depois, examinar o critério padrão.
5. Para impedir o atraso da data de conclusão do seu projeto, marque a caixa de seleção Redistribuir sem atrasar
o projeto.
OBSERVAÇÃO Se você marcar essa caixa de seleção, talvez sejam exibidas algumas mensagens de erro para
indicar que o Project não pode redistribuir toda o cronograma. O Project talvez não redistribua o cronograma
porque raramente existe margem de atraso suficiente em um cronograma para agendar novamente atribuições
sem ficar sem esgotar a margem de atraso.
6. Para permitir que a redistribuição seja ajustada quando um recurso trabalhar em uma tarefa
independentemente de outros recursos que trabalham na mesma tarefa, marque a caixa de seleção A
redistribuição pode ajustar atribuições individuais de uma tarefa.
7. Se você quiser que a redistribuição interrompa as tarefas criando divisões no trabalho restante nas tarefas ou
nas atribuições do recurso, marque a caixa de seleção A redistribuição pode criar divisões no trabalho
restante. Se um recurso for atribuído às tarefas que estão além do que o cronograma do recurso pode lidar,
uma tarefa que possui trabalho restante pode ser dividida e executada quando o cronograma do recurso
permitir.
8. Para incluir os recursos propostos, marque a caixa de seleção Redistribuir recursos com o tipo de reserva
proposto.
9. Para permitir que a distribuição altere manualmente as tarefas agendadas, marque a caixa de seleção
Redistribuir tarefas agendadas manualmente.
10. Se você quiser limpar os resultados de redistribuição anteriores antes de redistribuir novamente, clique em
Limpar Redistribuição.
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11. Se você estiver redistribuindo manualmente, clique em Redistribuir Tudo. Se estiver redistribuindo
automaticamente, clique em OK.
OBSERVAÇÕES
Para limpar a redistribuição imediatamente antes de fazer qualquer outra ação, clique em Desfazer Redistribuir.
Se você não desfizer a redistribuição, também poderá clicar em Limpar Redistribuição para limpar os resultados
da redistribuição anterior.
Se você redistribuir tarefas em projetos agendados com base em uma data de conclusão, valores de atraso
negativos serão aplicados a partir do fim da tarefa ou da atribuição, antecipando a data de conclusão da tarefa
ou das atribuições do recurso.
Para ver as alterações feitas nas tarefas pela redistribuição, na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de
Tarefa, clique na parte inferior do botão Gráfico de Gantt e clique em Mais Modos de Exibição. Clique em
Gantt de Redistribuição e clique em Aplicar.
Definir as prioridades da tarefa
Definir as prioridades da tarefa permite especificar a importância de uma tarefa e sua disponibilidade para redistribuição. O valor de prioridade que você
insere é um valor subjetivo entre 1 e 1.000, que indica a quantidade de controle que você tem sobre o processo de redistribuição. Por exemplo, se não
quiser que o Project redistribua uma tarefa específica, defina seu nível de prioridade como 1.000. Por padrão, os valores de prioridade são definidos como
500, ou um nível médio de controle. As tarefas que possuem uma prioridade menor são atrasadas ou divididas antes das que possuem uma prioridade
maior.
1. No campo Nome da Tarefa, clique duas vezes no nome da tarefa cuja prioridade você deseja alterar e clique
em Informações da Tarefa.
2. Clique na guia Geral e digite ou selecione uma prioridade na caixa Prioridade.
Definir as prioridades do projeto
É possível definir a disponibilidade de um projeto inteiro para redistribuição configurando a prioridade do projeto. Por exemplo, se estiver compartilhando
recursos com outro projeto que serve como um pool de recursos e se não quiser redistribuir as tarefas em um dos arquivos compartilhados, defina o nível
de prioridade do arquivo compartilhado como 1.000.
1. Clique na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto.
2. Digite ou selecione uma prioridade na caixa Prioridade.
Alterar formato de unidade padrão para atribuições
Por padrão, o Project 2010 mostra as unidades de atribuição como uma porcentagem (exibindo 100% para uma atribuição de recurso de tempo integral),
mas você pode optar por exibi-las em formato decimal.
1. Clique na guia Arquivo e em Opções.
2. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Agendar.
3. Na lista Mostrar unidades de atribuição como, clique em Porcentagem ou Decimal.
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5 5 - Gestão de Custos
Objetivo do gerenciamento de projeto: Gerenciar custos e o orçamento Se o seu projeto contém informações de custos para orçamento e para acompanhamento do desempenho do
projeto, essas informações não estão sendo muito úteis a menos que você possa vê-las e analisá-las. Sem um
entendimento sólido sobre onde os custos estão sendo usados, o projeto pode falhar rapidamente e se tornar
não rentável.
5.1 - Etapa 1: Inserir e exibir custos no seu projeto O Microsoft Project 2010 calcula os custos dos recursos com base em inúmeros fatores e tipos de recursos.
Introdução à inserção de custos para recursos
O Microsoft Project calcula os custos para recursos com base em taxas regulares e de horas extras, em custos por uso, em custos fixos ou em custos para
recursos de custo (por exemplo, tarifa aérea ou alimentação) atribuídos às tarefas. Para poder salvar as alterações nas informações de custo para um recurso
da empresa, o recurso deve estar aberto para edição.
Os vários tipos de custo operam de diversas maneiras, dependendo de o recurso ser um recurso de trabalho (uma pessoa), um recurso de material (como
cimento ou vergalhão) ou um recurso de custo (como tarifa aérea ou alimentação).
OBSERVAÇÃO Este artigo não trata de como criar um orçamento para o seu projeto usando recursos de orçamento. Encontre links para mais informações
sobre recursos de orçamento na seção Consulte também.
Inserir taxas de custo para um recurso de trabalho 1. Na guia Exibir, clique em Planilha de Recursos.
2. No campo Nome do Recurso, selecione um recurso ou digite um novo nome do recurso.
3. Nos campos Taxa padrão e Taxa h. extra, digite as taxas padrão e de hora extra do recurso.
Se esses campos não estiverem visíveis, pressione TAB para mover até eles.
IMPORTANTE Há algumas situações em que um único conjunto de taxas de recursos não é suficiente para capturar esquemas de cobrança complexos,
chamados taxas mescladas. Elas ocorrem quando o recurso tem taxas variáveis que dependem destes fatores:
Tipo de trabalho
Local de trabalho
Descontos por volume decorrentes do trabalho
Mudanças com o tempo
Recursos usados, por exemplo, pessoal treinado ou talentoso
.
Você pode modelar esses esquemas de cobrança mais complexos usando recursos de tabela de taxas no Project:
1. Clique com o botão direito do mouse no recurso e, na lista, selecione Informações.
2. Na caixa de diálogo Informações sobre o Recurso, clique na guia Custos.
3. Nas Tabelas de taxas de custo, clique na guia A (Padrão).
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4. Na coluna Data Efetiva, insira a data em que a alteração de taxa entra em vigor.
5. Nas colunas Taxa Padrão e Taxa de Horas Extras, digite as taxas de recurso.
6. Para inserir uma alteração de taxa que ocorre em outra data, nas linhas adicionais das tabelas de taxas de custo,
digite ou selecione a nova data, além das novas taxas padrão e de horas extras.
7. Para inserir conjuntos adicionais de taxas de pagamento para o mesmo recurso, clique na guia B e repita as
etapas de 3 a 5.
OBSERVAÇÕES
As tabelas de taxas de custo de recurso são criadas e mantidas nos aplicativos Project Standard e Project
Professional.
Use tabelas de taxas de custo para refletir as alterações de taxa ativadas após uma data especial. Isso evitará que
a data antiga seja calculada.
Se você estiver usando tabelas de taxas de custo periodicamente, poderá adicionar a coluna Tabela de Taxas de
Custo ao modo de exibição Uso da Tarefa para ver e selecionar a tabela de taxas da atribuição.
O Microsoft Project calcula os totais do custo quando os recursos baseados em taxas, os recursos que têm custos
por uso e os recursos de custo são atribuídos a tarefas. A definição Acumular em do recurso terá impacto nisso.
A alteração da taxa padrão para um recurso afeta o custo das tarefas que estão 100% concluídas e que têm o
mesmo recurso atribuído a elas.
Quando você inseriu várias taxas para um único recurso usando as tabelas de taxas de custo, é possível alterar as
taxas desse recurso para qualquer atribuição usando uma tabela de taxas de custo diferente. Para alterar a tabela
de taxas de custo para uma atribuição específica, no modo de exibição Uso da Tarefa, selecione o recurso
atribuído à tarefa e clique com o botão direito do mouse para selecionar Informações. Na guia Custos, na lista
Tabela de taxas de custo, clique na tabela de taxas de custo que deseja usar.
Inserir um custo por uso para um recurso de trabalho 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos.
2. No grupo Dados, clique na seta em Tabelas e selecione Entrada.
3. No campo Custo/Uso, digite um valor de custo.
Se esse campo não estiver visível, pressione TAB para movê-lo.
Você pode inserir mais de um custo por uso para cada recurso a fim de refletir os esquemas de taxas mescladas:
1. Selecione o recurso, clique com o botão direito do mouse para selecionar Informações e, na caixa de diálogo
Informações sobre o Recurso, clique na guia Custos.
2. Nas Tabelas de taxas de custo, clique na guia A (Padrão).
3. Na coluna Data Efetiva, insira a data em que a alteração de taxa entra em vigor.
4. Na coluna Custo por Uso, digite o custo por uso.
5. Para inserir um custo por uso que ocorre em outra data, nas linhas adicionais das tabelas de taxas de custo,
digite ou selecione a nova data, além do novo custo por uso.
6. Para inserir conjuntos adicionais de custos para o mesmo recurso, clique na guia B e repita as etapas de 3 a 5.
DICA O valor Acumulação de Custo não é específico de nenhuma tabela de taxas de custo, porque se trata de uma propriedade de nível de recurso.
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O Project pode calcular totais de custo quando os recursos baseados em taxa, os recursos que têm custos por uso e os recursos de custo são atribuídos a
tarefas.
OBSERVAÇÕES
Quando você inseriu vários custos para um único recurso usando as tabelas de taxas de custo, é possível alterar os custos do recurso para uma atribuição
usando uma tabela de taxas de custo diferente. Para alterar a tabela de taxas de custo para uma atribuição específica, no modo de exibição Uso da Tarefa,
selecione o recurso atribuído à tarefa e clique com o botão direito do mouse para selecionar Informações. Na guia Custos, na lista Tabela de taxas de
custo, clique na tabela de taxas de custo que deseja usar.
Se você estiver usando tabelas de taxas de custo periodicamente, poderá adicionar a coluna Tabela de Taxas de Custo ao modo de exibição Uso da
Tarefa para ver e selecionar a tabela de taxas da atribuição.
Inserir um custo fixo para uma tarefa ou para o projeto
Os custos fixos são atribuídos a uma tarefa e são úteis para planejar e capturar um custo de tarefa que surge além daqueles que surgem dos recursos
atribuídos. Os custos fixos são aplicados a uma tarefa, e não a um recurso.
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt.
2. No grupo Dados, clique na seta para baixo em Tabelas e selecione Custo.
3. No campo Nome da Tarefa, selecione a tarefa para a qual deseja inserir um custo fixo.
4. No campo Custo Fixo, digite um valor de custo.
DICA Você pode usar o valor Acumulação de Custo Fixo para controlar quando os custos fixos são realizados, e você pode usar as atribuições de Usar
Recurso de Custo para apurar o controle de custos.
Você também pode inserir custos fixos para o projeto inteiro, que talvez queira fazer se tiver interesse somente em custos de projeto gerais (e não em
custos de nível de tarefa), ou se quiser adicionar custos indiretos de projeto (como o custo dos serviços públicos).
1. Na guia Formatar, no grupo Mostrar/Ocultar, selecione Tarefa de Resumo do Projeto.
2. No campo Nome da Tarefa, selecione a tarefa de resumo do projeto.
3. No campo Custo Fixo, digite um custo para o projeto.
Inserir custos para um recurso de custo
Um recurso de custo permite aplicar um custo a uma tarefa atribuindo um item de custo (como despesas de capital em equipamentos ou custos variáveis
como tarifa aérea ou hospedagem) a essa tarefa. Diferentemente dos custos fixos, é possível aplicar qualquer quantidade de recursos de custo a uma tarefa.
Os recursos de custo permitem ter mais controle ao aplicar vários tipos de custos às tarefas.
Para inserir um custo para um recurso de custo, você precisa criar o recurso de custo:
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos.
2. No campo Nome do Recurso, digite um nome para o recurso de custo (como Hospedagem) e clique com o
botão direito do mouse para selecionar Informações.
3. Na caixa de diálogo Informações sobre o Recurso, na guia Geral, selecione Custo na lista Tipo.
4. Clique em OK.
Depois que o recurso de custo é criado, você pode atribuir o recurso de custo a uma tarefa. Em seguida, pode inserir os custos para a atribuição de recursos
usando o modo de exibição Uso da Tarefa.
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Uso da Tarefa.
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2. Selecione a tarefa à qual o recurso de custo está atribuído e clique com o botão direito do mouse para
selecionar Informações.
3. Na caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa, clique na guia Recursos e digite um valor de custo no campo
Custo.
4. Clique em OK.
Quando um custo é aplicado usando um recurso de custo atribuído a uma tarefa, o valor do recurso de custo pode variar dependendo de como o recurso
de custo é usado.
OBSERVAÇÕES
Diferentemente dos custos fixos, os recursos de custo são criados como um tipo de recurso e atribuídos a uma
tarefa.
Diferentemente dos recursos de trabalho, os recursos de custo não podem ter um calendário aplicado a eles.
Entretanto, se você atribuir um recurso de custo a uma tarefa e adicionar um valor de moeda em uma data
específica que recaia fora da data atual de início ou término da tarefa, o Project 2010 ajustará a data para incluir
a data da atribuição do recurso de custo. Por exemplo, se você tiver uma tarefa que se inicia em 1º de agosto e
termina 15 de agosto, e você atribuir um recurso de custo com um valor de $500 em 21 de agosto, a data de
término da tarefa será ajustada para 21 de agosto, para refletir a atribuição de recurso de custo.
Se você tiver estimado vários valores para um recurso de custo ao longo de um período de tempo, e os valores
reais forem diferentes das estimativas, o Project 2010 substituirá os valores estimados pelos reais. Esse
comportamento do recurso de custo é diferente de outros tipos de recurso porque os recursos de custo não são
atrelados ao trabalho real.
O valor de moeda dos recursos de custo não depende do valor do trabalho feito na tarefa à qual eles estão
atribuídos.
Os custos inseridos em uma agenda de projeto não são protegidos como aqueles inseridos em um sistema de
contabilidade de projeto. Há situações em que os custos podem se alterar, com base em alterações na tarefa
proprietária. Se a duração da tarefa for alterada, talvez a distribuição de custos seja alterada com o tempo.
Inserir uma taxa para um recurso de material
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos.
2. No grupo Dados, clique na seta em Tabelas e selecione Entrada.
3. No campo Nome do Recurso, selecione um recurso de material ou digite um novo nome do recurso de
material.
4. Se este for um novo recurso de material, siga este procedimento:
1. Selecione Material no campo Tipo.
2. Digite um nome de unidade de medida no campo Material, como L (para litros), m. c. (para metros cúbicos) ou ca
(para cada).
5. No campo Taxa padrão, digite uma taxa.
Se esse campo não estiver visível, pressione TAB para movê-lo.
Você pode inserir mais de uma taxa por recurso de material:
1. Clique com o botão direito do mouse para selecionar Informações e, na caixa de diálogo Informações sobre o
Recurso, clique na guia Custos.
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2. Nas Tabelas de taxas de custo, clique na guia A (Padrão).
3. Na coluna Taxa padrão, digite uma taxa.
4. Na linha seguinte, digite uma alteração de valor ou porcentagem a partir da taxa anterior na coluna Taxa
padrão. Por exemplo, digite +10% para indicar que a taxa aumentou em 10% a partir da taxa anterior.
5. Na coluna Data Efetiva, insira a data em que a alteração de taxa entra em vigor.
6. Para inserir conjuntos adicionais de taxas, clique na guia B e repita as etapas de 3 a 5.
OBSERVAÇÕES
Insira as taxas de recurso de material se desejar que o Microsoft Project calcule os custos de recurso de material
com base nas taxas de recurso de material. Por exemplo, para atribuir uma tarefa a um recurso de material
chamado cimento com um preço unitário de $100 por tonelada, no campo Tipo, selecione o tipo de recurso
Material e digite ou selecione o nome de recurso Cimento, o rótulo Tonelada e a taxa padrão de $100.
Insira várias taxas para um recurso de material se você trabalhar com várias categorias de material ou se precisar
incorporar alterações de taxa de material em datas específicas. Por exemplo, você pode usar as guias de Tabela
de taxas de custo para inserir taxas para várias categorias de tapete e incluir aumentos de custo ou descontos
esperados em períodos específicos durante o projeto.
Inserir um custo por uso para um recurso de material 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos.
2. No grupo Dados, clique na seta em Tabelas e selecione Entrada.
3. No campo Nome do Recurso, selecione um recurso de material ou digite um novo nome do recurso de
material.
4. Se esse for um novo recurso de material, selecione Material no campo Tipo.
5. Se esse for um novo recurso de material, digite um nome de unidade de medida no campo Rótulo do Material,
como L (para litros), m. c. (para metros cúbicos) ou ca (para cada).
6. No campo Custo/Uso, digite um valor de custo.
Se esse campo não estiver visível, pressione TAB para movê-lo.
Você pode inserir mais de um custo por uso para cada recurso:
1. Se esse for um novo recurso de material, selecione Material no campo Tipo.
2. Digite um nome de unidade de medida na caixa Material.
3. Clique com o botão direito do mouse para selecionar Informações e, na caixa de diálogo Informações sobre o
Recurso, clique na guia Custos.
4. Clique na guia A (Padrão) nas Tabela de taxas de custo.
5. Na coluna Custo por Uso, digite um valor de custo.
6. Na linha seguinte, digite uma alteração de valor ou porcentagem a partir do custo anterior na coluna Custo por
Uso.
7. Na coluna Data Efetiva, insira a data em que a alteração de custo entra em vigor.
8. Para inserir conjuntos adicionais de custos por uso, clique na guia B e repita as etapas de 5 a 7.
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OBSERVAÇÕES
Insira um custo por uso para um recurso de material se quiser inserir somente um custo por uso para esse
recurso de material, mas não incorporar alterações de custo futuras.
Insira vários custos por uso para um recurso de material se quiser inserir mais de um custo por uso para esse
recurso ou para incorporar alterações futuras no custo por uso de material.
Exibir custos do projeto
Você pode exibir custos de diferentes itens no seu projeto. É possível analisar o custo de tarefas, atribuições ou recursos específicos por
tarefa, e do projeto como um todo.
Exibir custos por tarefa
1. Clique na guia Exibir. Clique na metade inferior de Gráfico de Gantt.
2. Clique em Mais Exibições.
3. Na lista Exibições, clique em Planilha de Tarefase, em seguida, clique em Aplicar.
4. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na metade inferior de Tabelas e, em seguida, clique em Custo.
5. Analise a coluna Custo Total.
Talvez você precise rolar o lado esquerdo do modo de exibição para ver a coluna Custo Total.
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Exibir custos por recurso 1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos.
2. Na guia Exibições, no grupo Dados, clique na metade inferior de Tabelas e, em seguida, clique em Custo.
3. Analise as colunas de custo.
Exibir custos por atribuição
Você pode analisar o custo de cada tarefa em termos de recursos atribuídos a essas tarefas.
1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Tarefas, clique em Uso da Tarefa.
Neste modo de exibição, as tarefas são mostradas com os recursos atribuídos.
2. Na guia Exibições, no grupo Dados, clique na metade inferior de Tabelas e, em seguida, clique em Custo.
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3. Analise as colunas de custos. Os custos de cada tarefa em termos dos recursos atribuídos a elas são exibidos.
Exibir custos de todo projeto 1. Clique na guia Projeto. No grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto.
2. Clique em Estatística.
3. Analise os totais de custos do projeto na coluna Custo.
Definir como os custos são acumulados
Com o Microsoft Project 2010, você pode controlar quando os custos se acumulam em tarefas e suas atribuições. Essa configuração pode substituir a
geração automática dos custos associados à utilização de recursos (que por padrão são rateados) e colocar a realização de custos no início ou término da
tarefa. Isso pode ser útil para fins de alinhamento quando os custos são realizados por sistemas de cobrança e pode ajudar a gerenciar o fluxo de caixa no
seu projeto. Você pode definir os métodos de aumento de custo para custos de recursos e os custos fixos para tarefas.
Alterar o modo como os custos de recursos são acumulados
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos.
2. No campo Nome do Recurso, clique em um recurso.
3. Clique com o botão direito do mouse para selecionar Informações e, na caixa de diálogo Informações sobre o
Recurso, clique na guia Custos.
4. Na lista Aumento de custo, selecione o método de aumento desejado.
CUIDADO Recomendamos que a configuração do aumento de custo de recursos seja feita quando um recurso é criado e não seja modificado. As alterações
podem deslocar os custos planejados e reais, o que poderia alterar os custos reais
OBSERVAÇÃO Os custos de recursos por uso são contraídos no início ou término de uma atribuição, e não por meio do método de aumento rateado.
DICA Uma maneira segura de alterar um valor de aumento definido incorretamente é criar e atribuir um novo recurso e transferir os custos remanescentes
do recurso antigo para o novo.
Alterar o método de aumento de custo fixo para novas tarefas
1. Clique na guia Arquivo.
2. No Modo de Exibição Microsoft Office Backstage, em Ajuda, clique em Opções.
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3. A página Opções do Project será exibida. Clique em Agendar.
4. Na área Opções de cálculo para este projeto, na lista Acumulação de custo fixo padrão, selecione o método
de aumento que deseja aplicar a todas as novas tarefas deste projeto.
OBSERVAÇÃO Se você deseja aplicar esse método de aumento a todos os projetos futuros, no rótulo Opções de cálculo para este projeto,
selecione Todos os Novos Projetos.
Alterar o método de aumento de custo fixo para tarefas existentes 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Outros Modos de Exibição.
2. Na lista, selecione Mais Modos de Exibição e, na caixa de diálogo Mais Modos de Exibição, selecione Planilha
de Tarefas e clique em Aplicar.
3. No grupo Dados, clique na seta em Tabelas e clique em Custo.
4. No campo Aumento de Custo Fixo, seleciona na lista um método de aumento que deseja aplicar a cada tarefa.
OBSERVAÇÃO Essa configuração de custo afeta apenas como os custos fixos são acumulados.
Criar ou atualizar uma linha de base ou um plano provisório
Um projeto bem gerenciado normalmente envolve a comparação dele com uma versão anterior. Essa é uma parte crucial do controle do seu projeto.
Entretanto, antes de começar a controlar a sua agenda, você precisa definir uma linha de base para poder compará-la à sua agenda atualizada mais adiante
no projeto. À medida que o projeto avançar, talvez você queira também salvar um plano provisório periodicamente.
Saber mais sobre linhas de base e planos provisórios
Os planos de linha de base e provisórios são semelhantes no sentido de que comparam datas atuais com uma data inicial. Mas também apresentam
diferenças importantes.
Linhas de base
Uma linha de base é um grupo de cerca de 20 pontos de referência principais (em cinco categorias: estimativas de datas de início, datas de término,
durações, trabalho e custo) que pode ser definido para registrar o plano de projeto original quando o plano estiver concluído e refinado. À medida que o
projeto avança, você pode definir linhas de base adicionais (até um total de 11 para cada projeto) para ajudar a medir alterações no plano. Por exemplo, se
o seu projeto tiver diversas fases, você poderá salvar uma linha de base separada no final de cada fase para comparar valores planejados a dados reais.
Como a linha de base oferece os pontos de referência aos quais você compara o progresso real do projeto, a linha de base deverá incluir suas melhores
estimativas para duração da tarefa, datas de início e de término, custos e outras variáveis do projeto que você queira monitorar. A linha de base também
pode representar uma obrigação contratual para o projeto. Informações da linha de base que estejam constantemente diferentes dos dados atuais podem
indicar que o seu plano original não é mais exato, possivelmente porque o escopo precisa de revisão ou porque a natureza do projeto foi alterada. Se os
participantes do projeto concordarem que a diferença justifica isso, você poderá modificar ou trabalhar novamente na linha de base em qualquer ocasião
durante o projeto. Talvez você descubra que a configuração de várias linhas de base será especialmente útil para projetos longos ou para projetos nos quais
a linha de base se torne irrelevante devido a alterações significativas feitas em tarefas ou custos agendados.
Planos provisórios
Em contrapartida, um plano provisório é um conjunto de dados de projeto atuais que são salvos depois do início do projeto e que você compara com a
linha de base para avaliar o andamento do projeto. Um plano provisório salva somente dois tipos de informações:
Datas de início atuais
Datas de término atuais
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Você pode configurar até 10 planos provisórios para um projeto. Se precisar manter registros de dados extensos do projeto durante a fase de planejamento,
é uma boa ideia definir várias linhas de base em vez de usar planos provisórios. Por exemplo, é aconselhável definir uma linha de base em cada etapa do
projeto principal de planejamento. Se você precisar salvar somente datas de início e de término de tarefas após o início do projeto, poderá definir diversos
planos provisórios. Por exemplo, é possível definir um plano provisório mensal ou trimestral.
Definir uma linha de base 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt.
2. Se você estiver configurando uma linha de base para tarefas específicas, selecione as tarefas, incluindo as
subtarefas e as tarefas de resumo, que deseja incluir em seu plano de linha de base (se estiver configurando
uma linha de base para todo o projeto, pule esta etapa).
DICA Para selecionar tarefas adjacentes, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na primeira e na última tarefas desejadas. Para selecionar
tarefas não adjacentes, mantenha pressionada a tecla CTRL e clique em cada tarefa desejada. É possível selecionar até 10 tarefas por vez.
3. Clique na guia Projeto. No grupo Agendar, aponte para Definir Linha de Base e clique em Definir Linha de
Base.
4. Clique em Definir Linha de Base e selecione a linha de base que deseja definir.
5. Em Para, siga um destes procedimentos:
Para definir a linha de base para todos os dados do projeto, clique em Projeto Inteiro.
Para definir a linha de base somente para as tarefas selecionadas no modo de exibição Gráfico de Gantt,
clique em Tarefas selecionadas.
6. Em Agregar linhas de base, selecione a forma como deseja acumular os dados de linha de base:
Para todas as tarefas de resumo Marque essa caixa de seleção se desejar que os dados de linha de base
atualizados para as tarefas selecionadas sejam acumulados para as tarefas de resumo correspondentes.
Caso contrário, os dados de linha de base para tarefas de resumo poderão não refletir com exatidão os
dados de linha de dados de subtarefas.
De subtarefas para tarefa(s) de resumo selecionada(s) Marque essa caixa de seleção se desejar que os
dados de linha de base de tarefas de resumo selecionadas sejam atualizados para refletir exclusões de
subtarefas e tarefas adicionadas para as quais valores de linha de base foram salvos anteriormente.
OBSERVAÇÃO Se você selecionou subtarefas e suas tarefas de resumo, marque ambas as caixas de seleção.
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Definir um plano provisório
1. Clique na guia Projeto. No grupo Agenda, aponte para Definir Linha de Base e clique em Definir Linha de
Base.
2. Clique em Definir plano provisório.
3. Na caixa Copiar, clique nos valores de início e de término ou de linha de base que deseja salvar (Os valores de
início e de término e de linha de base atuais não são numerados).
4. Na caixa Para, clique no nome do plano provisório para o qual deseja copiar os valores.
Os planos provisórios são armazenados nos campos de início e de término.
OBSERVAÇÃO Se você selecionar uma linha de base na caixa Copiar e outra linha de base na caixa Para, salvará uma linha de base em vez de um
plano provisório. Todos os dados de linha de base serão copiados. Se você selecionar uma linha de base na caixa Copiar e um plano provisório de
início e de término na caixa Para, somente a data de início e a data de término da linha de base serão copiadas para o plano provisório.
5. Clique em Projeto Inteiro ou em Tarefas selecionadas para salvar a parte da agenda desejada.
Atualizar uma linha de base ou um plano provisório
Se houver alterações em seu plano inicial depois que você definir uma linha de base ou um plano provisório, será possível atualizar os dados salvos.
DICA Se as alterações feitas no seu plano ocorrerem enquanto o projeto estiver em andamento, talvez seja útil salvar um segundo conjunto de dados
provisórios ou de linha de base em vez de atualizar os dados salvos existentes.
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt.
2. No campo Nome da Tarefa, selecione as tarefas, incluindo as subtarefas e tarefas de resumo, que têm dados
provisórios ou de linha de base que você deseja atualizar (se estiver atualizando dados provisórios ou de linha
de base para todo o projeto, pule esta etapa).
DICA Para selecionar tarefas adjacentes, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na primeira e na última tarefa desejada. Para selecionar tarefas
não adjacentes, mantenha pressionada a tecla CTRL e clique em cada tarefa desejada. É possível selecionar até 10 tarefas por vez.
3. Clique na guia Projeto. No grupo Agenda, aponte para Definir Linha de Base e clique em Definir Linha de
Base.
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4. Siga um destes procedimentos:
Se estiver atualizando uma linha de base, clique em Definir linha de base e selecione a linha de base que
deseja atualizar.
Se estiver atualizando um plano provisório, clique em Definir plano provisório. Na lista Copiar, selecione a
data que você está copiando. Na lista Para, clique no plano provisório que você deseja atualizar.
5. Em Para, siga um destes procedimentos:
Para atualizar os dados provisórios ou de linha de base para todo o projeto, clique em Projeto Inteiro.
Para atualizar os dados provisórios ou de linha de base somente para as tarefas selecionadas no modo de
exibição Gráfico de Gantt, clique em Tarefas selecionadas.
6. Em Agregar linhas de base, selecione a forma como deseja agregar os dados de linha de base atualizados:
Para todas as tarefas de resumo Marque essa caixa de seleção se desejar que os dados de linha de base
atualizados para as tarefas selecionadas sejam acumulados para as tarefas de resumo correspondentes.
Caso contrário, os dados de linha de base para tarefas de resumo poderão não refletir com exatidão os
dados de linha de dados de subtarefas.
De subtarefas para tarefa(s) de resumo selecionada(s) Marque essa caixa de seleção se desejar que os
dados de linha de base de tarefas de resumo selecionadas sejam atualizados para refletir as exclusões de
subtarefas e as tarefas adicionadas para as quais valores de linha de base foram salvos anteriormente.
OBSERVAÇÃO Se você selecionou subtarefas e suas tarefas de resumo, marque ambas as caixas de seleção.
6. Clique em OK.
7. Quando for solicitada a substituição dos dados salvos existentes, clique em Sim.
Analisar dados provisórios e de linha de base
Depois de definir dados provisórios e de linha de base, você poderá compará-los com os dados agendados e os reais para ver como o seu projeto está
sendo controlado em relação às suas metas iniciais.
Exibir informações de linha de base do projeto
Depois de definir uma linha de base para todo o projeto, você poderá exibir os dados de linha de base lado a lado com os dados planejados atuais, os
dados reais e a variação.
1. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto.
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2. Clique em Estatísticas.
Comparar informações agendadas e de linha de base
Você pode comparar informações agendadas e de linha de base de uma destas duas formas:
Para exibir informações de variação em um modo de exibição de planilha, clique na guia Exibir. No grupo
Dados, clique em Tabelas e clique em Variação.
Para exibir as informações de variação graficamente, clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de
Tarefa, clique em Gráfico de Gantt e clique em Gantt de Controle.
A tabela Variação mostra datas de início e de término para informações agendadas e informações de linha de base, possibilitando a avaliação da sua
previsão de como seria o progresso do projeto (linha de base), comparando essa previsão com a forma como o projeto está realmente progredindo (real).
Se a variação em seu projeto não mostrar os valores esperados, existem várias explicações possíveis:
Talvez você não tenha definido uma linha de base. A variação é o valor da linha de base comparado ao valor real
de um campo. Se não houver linha de base, o Project calculará a diferença usando um valor 0 para os campos de
linha de base, resultando em variações do tamanho do próprio campo agendado. Por exemplo, suponha que
você tenha um custo agendado de R$ 60 por tarefa. Se nenhuma linha de base for definida, o custo de linha de
base será R$ 0. Dessa forma, o campo Variação de Custo mostrará R$ 60.
Você pode ter definido várias linhas de base, mas o Project usará somente os valores de linha de base iniciais (ou
seja, os valores do campo Linha de Base, e não os valores de Linha de Base1 até Linha de Base10) ao calcular a
variação. Nesse caso, você poderá ver informações em campos de variação, mas elas parecerão desatualizadas e
possivelmente muito grandes.
Talvez você tenha adicionado novas tarefas a um projeto mas não as adicionou ao plano de linha de base. Nesse
caso, poderão ser vistas variações iguais aos valores agendados.
Talvez você não tenha atualizado valores reais para as tarefas concluídas ou em progresso. Nesse caso, as
variações poderão ser iguais aos valores agendados ou, caso contrário, maiores do que o esperado.
Talvez você tenha adicionado novas tarefas ou atribuído recursos e definido um plano de linha de base, mas as
informações de linha de base para a tarefa de resumo ainda não foram atualizadas. Nesse caso, valores de
variação precisos são mostrados para as tarefas individuais, mas não para tarefas de resumo.
Comparar várias linhas de base
Se você quiser manter registros de dados extensos de projeto durante a fase de planejamento, talvez seja melhor definir várias linhas de base, porque as
linhas de base armazenam mais valores do que os planos provisórios. Para exibir informações de controle em várias linhas de base, use o modo de exibição
Gantt com Várias Linhas de Base.
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt.
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2. Clique em Mais Modos de Exibição.
3. Na caixa de diálogo Mais Modos de Exibição, selecione Gantt com Várias Linhas de Base e clique em Aplicar.
OBSERVAÇÃO Por padrão, o modo de exibição Gantt com Várias Linhas de Base mostra as três primeiras linhas de base (Linha de Base, Linha de Base1 e
Linha de Base2). Para mostrar outras linhas de base, modifique os estilos de barra no gráfico de Gantt.
Analisar o andamento do cronograma
Conforme o andamento do projeto, você pode analisar como o trabalho em suas tarefas está afetando o cronograma geral.
Examinar diferenças de cronograma
Ao rastrear o andamento do projeto, é possível examinar as diferenças entre o trabalho real, o planejado e o agendado. Isso permite que você avalie se o
trabalho no projeto está progredindo conforme o esperado. Você pode comparar valores de trabalho para tarefas como um todo, ou para recursos e suas
atribuições individuais.
O modo mais fácil de comparar valores de trabalho com o plano original é aplicar a tabela de trabalhos a um modo de exibição de planilha, como o modo
Gráfico de Gantt ou Uso de Recursos. O valor no campo Trabalho representa o valor de trabalho programado atual, mostrando o valor total do trabalho
real e do trabalho restante para as tarefas que foram iniciadas e mostrando o valor de trabalho projetado mais recente para as tarefas que ainda não foram
iniciadas.
Se você tiver salvado uma linha de base, os valores originais do trabalho planejado serão armazenados no campo Linha de Base. Com esse campo, é
possível comparar valores de trabalho do seu plano original com os valores de trabalho programados atualmente. O campo Variação mostra a variação
calculada entre o trabalho planejado e o trabalho programado, ou seja, a diferença entre os campos Linha de Base e Trabalho.
Também é possível analisar os valores de trabalho real nos campos Real. Para tarefas concluídas, os campos Trabalho e Real contêm o mesmo valor.
COMPARE... DESCRIÇÃO COMO?
Trabalho da tarefa
atual com o plano
original
É possível examinar se as tarefas
estão usando mais ou menos
trabalho que o planejado usando
o Gráfico de Gantt com a tabela
Trabalho aplicada.
Na guia Exibir, clique em Gráfico de Gantt. No grupo
Dados, clique na seta em Tabelas e clique em
Trabalho. Compare os valores nos campos Trabalho
e Linha de Base.
Para verificar a variação entre os campos Trabalho e
Linha de Base, analise o campo Variação. Para
tarefas concluídas, essa variação representa a
diferença entre o trabalho real e o trabalho planejado.
Para tarefas em andamento, o campo Trabalho é o
total do Trabalho Real e o Trabalho Restante. Para
tarefas que ainda não foram iniciadas, o campo
Trabalho é a projeção atual e, frequentemente,
corresponde exatamente à Linha de Base.
O campo Variação compara exatamente os campos
Trabalho e Linha de Base; ele não compara outros
campos de linha de base (como Linha de Base1, Linha
de Base2 e assim por diante).
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Tarefa atual e o
trabalho de
atribuição com o
plano original
É possível examinar se as tarefas e
seus recursos atribuídos estão
utilizando mais ou menos
trabalho do que o planejado,
ativando o modo de exibição Uso
da Tarefa com a tabela Trabalho
aplicada.
Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de
Tarefa, clique em Uso da Tarefa. Na guia Exibir, no
grupo Dados, clique na seta em Tabelas e clique em
Trabalho.
Analise os valores totais de trabalho na parte de
planilha do modo de exibição. Além do campo Nome
da Tarefa, a tabela mostra os campos Trabalho,
Linha de Base, Variação, Real, Restante e % trab.
concl. (percentual de trabalho concluído). As linhas de
resumo mostram os valores totais de trabalho para
cada tarefa, enquanto as entradas em itálico mostram
os valores individuais de trabalho para cada
atribuição.
Examine os valores divididos em fases do trabalho
para cada tarefa e atribuição na parte do quadro de
horários do modo de exibição abaixo de cada
intervalo de tempo.
Recurso atual e
trabalho de
atribuição com o
plano original
É possível examinar se os recursos
e as atribuições estão usando
mais ou menos trabalho do que o
planejado usando o modo de
exibição Uso de Recursos com a
tabela Trabalho aplicada.
Na guia Exibir, clique em Uso de Recursos. Na guia
Exibir, no grupo Dados, clique na seta em Tabelas e
clique em Trabalho.
Analise os valores totais de trabalho na parte da
planilha do modo de exibição. Além do campo Nome
do Recurso, a tabela mostra os campos % Concl.
(percentual concluído), Trabalho, Horas Extras, Linha
de Base, Variação, Real e Restante. As linhas de
resumo mostram os valores totais de trabalho para
cada recurso, enquanto as entradas em itálico
mostram os valores individuais de trabalho para cada
atribuição.
Examine os valores de trabalho divididos em fases
para cada recurso e atribuição na parte do quadro de
horários do modo de exibição em cada período de
tempo.
OBSERVAÇÃO Os dados de recurso formam a linha de base no nível de projeto. Como resultado, dados de recurso da linha de base podem variar
amplamente dependendo de diversos fatores. Por exemplo, você tem um projeto com muitas tarefas e muitos recursos estão alocados para essas tarefas.
Quando você salva uma linha de base, os dados de alocação de recursos são capturados no nível de projeto. Se você adicionar uma tarefa posteriormente e
configurar a nova tarefa para acumular no nível de projeto, a linha de base da alocação de recursos não será alterada.
Exibir o trabalho do projeto ao longo do tempo
Ao exibir o trabalho que é dividido por períodos de tempo, você pode ver o trabalho em períodos que variam de um minuto a um ano.
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Uso da Tarefa, ou no grupo Modos de
Exibição de Recurso, clique em Uso de Recursos.
2. No grupo Zoom, clique na seta abaixo de Escala de Tempo. Na lista, selecione Escala de Tempo e clique na
guia Camada Superior, Camada Intermediária ou Camada Inferior.
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OBSERVAÇÃO Você pode clicar em uma das opções na lista Escala de Tempo para definir a camada de escala de tempo inferior.
3. Na guia referente à camada da escala de tempo exibida, na caixa Unidades, clique na unidade de tempo que
deseja usar.
Por exemplo, para ver o trabalho dividido em semanas e, depois, em dias, clique em Semanas na caixa Unidades da guia Camada Superior e clique
em Dias na caixa Unidades da guia Camada Intermediária.
OBSERVAÇÃO Para mostrar menos de três escalas de tempo, em Opções de escala de tempo, selecione as escalas de tempo que devem ser
exibidas na lista Mostrar.
4. Para formatar a aparência da escala de tempo, insira os valores desejados nas caixas Rótulo, Alinhar e
Contagem. Marque ou desmarque as caixas de seleção Usar ano fiscal e Separadores verticais. Em seguida,
clique em OK.
5. Na guia Formato, no grupo Detalhes , selecione Trabalho, Real Trabalho, Trabalho Cumulativo,
Superalocação, Custo ou Disponibilidade Restante.
OBSERVAÇÃO Para adicionar ou exibir mais opções, clique em Adicionar Detalhes. A caixa de diálogo Estilos de Detalhe é exibida. Na guia Detalhes de
Uso, em Campos disponíveis, selecione os campos desejados. Clique em Mostrar. Por outro lado, para remover opções, você pode selecionar campos em
Mostrar estes campos e clicar em Ocultar para remover as opções. Use as setas Mover para alterar a ordem em que os campos são exibidos. Clique em
OK.
OBSERVAÇÃO Também é possível exibir o trabalho associado a uma tarefa selecionada usando um modo de exibição dividido, às vezes conhecido como
modo de exibição combinado. Para criar um modo de exibição dividido, selecione o modo que você deseja que apareça no painel superior do modo de
exibição e, na guia Modo de Exibição, no grupo Modo de Exibição Dividido, selecione Detalhes. Na lista, selecione o modo de exibição desejado. O
modo de exibição no painel inferior mostra as informações detalhadas sobre as tarefas ou os recursos no modo de exibição do painel superior. Por
exemplo, quando você ativar qualquer modo de exibição de tarefas no painel superior e o modo de exibição Uso de Recursos no painel inferior, o modo de
exibição no painel inferior mostrará os recursos atribuídos às tarefas selecionadas no painel superior juntamente com informações sobre esses recursos. As
informações mostradas sobre o recurso se referem a todas as tarefas atribuídas a cada recurso, não apenas às tarefas selecionadas no painel superior.
Identificar tarefas atrasadas
Se tiver definido uma linha de base para o projeto, você pode verificar como as tarefas progridem ao longo do tempo e se as datas de início e término estão
adiadas. É possível rastrear o andamento comparando a linha de base e as datas de início e de término agendadas ou reais.
1. Na guia Exibir, clique na seta em Gráfico de Gantt e selecione Gantt de Controle.
2. No grupo Dados, clique na seta em Tabelas e selecione Variação.
Se os campos de variação não estiverem visíveis, ajuste o divisor do modo de exibição ou pressione TAB para mover-se entre os campos e exibi-los.
O modo de exibição Gantt de Controle exibe duas barras de tarefas, uma em cima da outra, para cada tarefa. A barra inferior mostra as datas de início e de
término da linha de base, enquanto a barra superior mostra as datas de início e de término programadas, de modo que você possa ver a diferença entre o
seu plano e o cronograma atual. Além disso, na guia Formato das Ferramentas do Gráfico de Gantt, você pode clicar em Linha de Base para exibir as
linhas de base de gráfico.
Também é possível verificar se as datas de início e de término para atribuições de tarefa estão sendo adiadas, usando o filtro Atribuições Adiadas. Esse
filtro mostra recursos atribuídos a tarefas que ainda não foram concluídas e que foram prorrogadas além da data de término da linha de base. Para usar
esse filtro, é preciso ter salvado um plano de linha de base.
1. Na guia Exibir, clique em Uso de Recursos.
2. No grupo Dados, na lista Filtro, selecione Mais Filtros.
3. Na lista Mais Filtros, ao lado de Filtros, selecione Recurso. Na lista, clique em Atribuições Adiadas.
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4. Se quiser mostrar apenas as atribuições adiadas, clique em Aplicar. Se quiser mostrar todas as atribuições com
um realce colorido nas atribuições adiadas, clique em Realçar.
Localizar margem de atraso no cronograma
O valor da margem de atraso no cronograma indica o quanto as tarefas podem ser atrasadas antes que a data de término de outras tarefas ou do projeto
seja afetada.
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na seta em Gráfico de Gantt e selecione Mais
Modos de Exibição.
2. A caixa de diálogo Mais Modos de Exibição será exibida. Na lista Modos de Exibição, clique em Gantt
Detalhado e clique em Aplicar.
3. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta em Tabelas e clique em Agenda.
Na parte de gráfico do modo de exibição, a margem de atraso aparece como barras finas à direita das tarefas, com os valores da margem de atraso
próximos às barras de Gantt regulares.
Pressione TAB para mover-se até os campos Margem de Atraso Permitida e Margem de Atraso Total, se eles não estiverem visíveis na parte de
planilha do modo de exibição.
OBSERVAÇÕES
Se você souber onde existem margens de atraso em seu cronograma, você poderá mover tarefas quando
determinadas fases do cronograma não tiverem margem de atraso e outras tiverem margem em excesso.
Os valores de margem de atraso também podem indicar uma inconsistência do cronograma. Por exemplo, um
valor negativo de margem de atraso ocorre quando uma tarefa tem uma dependência término-a-início com a
tarefa sucessora, mas esta tem uma restrição Deve Iniciar em que é anterior ao final da primeira tarefa. A margem
de atraso negativa também ocorre quando uma tarefa é agendada para terminar após sua data de prazo final.
5.2 - Etapa 2: Gerenciar custos
Exibir custos do projeto
Você pode exibir custos de diferentes itens no seu projeto. É possível analisar o custo de tarefas, atribuições ou recursos específicos por tarefa, e do projeto
como um todo.
Exibir custos por tarefa
1. Clique na guia Exibir. Clique na metade inferior de Gráfico de Gantt.
2. Clique em Mais Exibições.
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3. Na lista Exibições, clique em Planilha de Tarefase, em seguida, clique em Aplicar.
4. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na metade inferior de Tabelas e, em seguida, clique em Custo.
5. Analise a coluna Custo Total.
Talvez você precise rolar o lado esquerdo do modo de exibição para ver a coluna Custo Total.
Exibir custos por recurso 1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos.
2. Na guia Exibições, no grupo Dados, clique na metade inferior de Tabelas e, em seguida, clique em Custo.
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3. Analise as colunas de custo.
Exibir custos por atribuição
Você pode analisar o custo de cada tarefa em termos de recursos atribuídos a essas tarefas.
1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Tarefas, clique em Uso da Tarefa.
Neste modo de exibição, as tarefas são mostradas com os recursos atribuídos.
2. Na guia Exibições, no grupo Dados, clique na metade inferior de Tabelas e, em seguida, clique em Custo.
3. Analise as colunas de custos. Os custos de cada tarefa em termos dos recursos atribuídos a elas são exibidos.
Exibir custos de todo projeto 1. Clique na guia Projeto. No grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto.
2. Clique em Estatística.
3. Analise os totais de custos do projeto na coluna Custo.
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6 6 – Atualizando Status das Tarefas
Quanto todo o planejamento estiver concluído e as atividades do projeto começarem a acontecer para valer,
inicia-se o papel de atualização do status das tarefas do cronograma.
Deve-se reportar a % concluída de cada tarefa, a duração real e as datas reais de início e término das
atividades, além é claro de monitorar possíveis desvios e atuar na resolução destes.
6.1 – Atualizando status de tarefas do projeto
Atualizando % concluídas
1. Selecione na tabela de projeto aquela tarefa que deseja atualizar.
2. Escolha uma % concluída no grupo Cronograma da guia Tarefa.
3. Se as opções disponíveis não forem suficientes, dê duplo clique sobre a tarefa e altere a % manualmente na aba
Geral da janela Informações sobre a tarefa.
Somente atualizar informações de % concluídas pode não ser o suficiente para reportar o status de uma tarefa realizada. Utilize o campo de
anotações para registrar informações sobre oque foi feito, os aprendizados adquiridos e os problemas enfrentados. Reporte também detalhes sobre
os resultados atingidos e pendências criadas. Esta ação garante uma comunicação eficiente a cerca do projeto.
Utilizando a janela Detalhes da Tarefa para fornecer informações precisas
sobre atualizações das tarefas
Atualizar uma tarefa que foi completada dentro do prazo previsto e na data programada é uma atividade fácil. No entanto se tiver havido algum
desvio no planejamento este deverá ser reportado corretamente para manter a gestão eficiente do projeto.
1. Selecione na tabela de projeto aquela tarefa que deseja atualizar.
2. No grupo de Propriedades da aba Tarefa selecione Exibir Detalhes das Tarefas
3. A tela irá dividir-se em duas e na parte inferior aparecerá as informações sobre a tarefa
3 opções estarão disponíveis para seleção:
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1. Atual: representa a situação atual da tarefa levando em consideração o replanejamento em
função das variáveis a quais a tarefa esta submetida;
2. Linha de base: representa o planejamento inicial;
3. Real: representa a realidade da tarefa.
4. Selecione a opção Real.
5. Altere se necessário os campos:
1. Duração: com a quantidade de tempo real na qual a tarefa foi executada
2. % Concluída
3. Datas de início e término conforme a realidade
6. Vá selecionando as tarefas que deseja alterar na sequencia.
As tarefas com status 100% concluídas são marcadas com o ícone na coluna de informações.
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7 7 - Gerenciamento e Monitoramento do Projeto
O atributo número um de um projeto bem-sucedido é o grau de colaboração que ocorre nesse projeto. O
compartilhamento de informações do projeto ficou ainda mais fácil com o Project Professional 2010. O Project
Server, o SharePoint Server e o Outlook podem ser todos usados para comunicar informações do projeto aos
participantes.
7.1 - Planejamentos dentro de planejamentos: projetos mestres e
subprojetos
Projetos podem ficar fora de controle rapidamente. Antes de você tomar conhecimento, um projeto de construção pode se transformar em uma colagem de
projetos menores, como design, escavação, trabalho de alicerce e marketing. Você poderá ter mais controle sobre o seu projeto se criar projetos menores
no Microsoft Project 2010 e os vincular em um único arquivo do Project, para mostrar o lugar em que cada um se enquadra no seu projeto mestre.
Visão geral de projetos mestres
Imagine um projeto mestre como um conjunto de projetos consolidados que mostram uma hierarquia entre vários projetos relacionados. Os projetos
inseridos em um projeto mestre são chamados de subprojetos.
Quando você insere um subprojeto, um pequeno ícone do Project o diferencia das tarefas de resumo que fazem parte do projeto mestre.
No projeto mestre, os subprojetos aparecem como tarefas de resumo que você pode organizar facilmente em uma estrutura de tópicos.
Clique no sinal de mais ao lado de um subprojeto de modo a expandir as tarefas desse subprojeto para exibição.
Cada subprojeto representa uma fase diferente ou outro grupo funcional no projeto principal.
Quando você insere um subprojeto no projeto mestre, os dois projetos são vinculados, e é possível exibir todas as informações do subprojeto do projeto
mestre.
Quando você atualiza um subprojeto do projeto mestre, ele também é atualizado em seu arquivo de origem. Se apenas for necessário combinar arquivos
para criar um relatório ou imprimir uma exibição de informações de projeto combinadas, você também poderá consolidá-los temporariamente em um
modo de exibição.
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A criação de um projeto mestre e de subprojetos permite decompor um projeto grande e delegar suas partes às pessoas necessárias. Em termos de
gerenciamento de projetos, atribuir subprojetos dessa maneira designa responsabilidades àqueles que realizam o trabalho, além de combinar autoridade
com prestação de contas. Em termos do Project, criar subprojetos em um projeto mestre ajuda os gerentes de projetos a obter acesso às partes do
cronograma e a ter controle sobre essas partes.
Para determinar se você deve decompor um projeto grande em um projeto mestre e subprojetos, considere o seguinte:
Seu projeto é muito grande e detalhado. Se o seu projeto contiver mais de algumas centenas de tarefas,
decompô-lo em subprojetos poderá facilitar o gerenciamento. Se algumas partes do projeto incluírem um
trabalho fragmentado em mais detalhes do que as demais, talvez faça sentido transformar essas partes em
subprojetos, para que a maioria dos usuários veja somente uma descrição geral do subprojeto, mas para que os
interessados possam ver o conteúdo com mais detalhes. Um único arquivo é quase sempre a alternativa mais
rápida, embora a capacidade de enfatizar somente uma parte do projeto pode compensar a fragmentação.
Sua organização não é centralizada. Em uma organização descentralizada ou distribuída, um projeto mestre e
os subprojetos proporcionam aos funcionários maior controle sobre os seus próprios trabalhos do que um único
arquivo de projeto centralizado.
Você deseja aumentar a eficiência dos métodos de planejamento da sua organização. Se gerentes em
posições inferiores forem responsáveis por tarefas e souberem quais delas são necessárias no projeto, pode ser
mais sensato permitir que eles planejem o trabalho de suas equipes e depois consolidem seus arquivos de
projeto em um projeto mestre. Se o planejamento "de cima para baixo" for a norma, convém reorganizar o plano
inicial em subprojetos quando ele for implementado, de forma que equipes ou gerentes de projeto individuais
tenham acesso aos seus próprios cronogramas e possam controlá-los.
Você trabalha em vários projetos. Gerentes de projetos podem ter um conjunto de projetos no qual trabalham
o tempo todo, independentemente de os projetos estarem ou não inter-relacionados. Em vez de abri-los um por
um, você pode abrir todos os subprojetos de uma vez ao abrir o projeto mestre. Essa abordagem também facilita
a geração de relatórios referentes a vários projetos. Se os projetos estiverem inter-relacionados, o gerente de
projetos poderá criar dependências de tarefas entre tarefas em diferentes projetos. A criação de dependências
entre projetos facilita para diferentes gerentes de projetos a visualização de como o trabalho efetuado pelos
outros gerentes afeta os seus cronogramas.
Alguns projetos estão subordinados a outros. Você pode refletir com precisão a hierarquia de vários projetos
inserindo-os em outros arquivos. A estrutura de subprojetos resultante deve refletir as prioridades e as
responsabilidades dos membros da sua equipe, bem como os inter-relacionamentos entre tarefas em diferentes
áreas e o prazo geral.
Várias pessoas podem modificar o seu projeto. Teoricamente, um arquivo de projeto é possuído, administrado
e modificado por um único gerente de projetos. No entanto, muitas vezes um projeto faz parte de um programa
mais extenso que gerentes em posições superiores talvez precisem administrar. Os membros de equipes de
projetos podem manter o foco no seu trabalho visualizando-o como um arquivo separado, enquanto o gerente
de projetos que controla o projeto mestre pode coordenar o cronograma de cada equipe de subprojeto.
Talvez faça sentido usar as etapas do projeto mestre no sentido de orientar as etapas de cada equipe de subprojeto, de forma a manter os
cronogramas coordenados para um prazo. Você pode coordenar etapas criando uma dependência entre elas ou copiando e colando as tarefas de
etapas a partir do projeto mestre em cada subprojeto.
Seu projeto tem vários participantes que se interessam por diferentes partes do projeto. Quando as
pessoas quiserem examinar diferentes detalhes, os gerentes poderão colocar todos os arquivos de projeto em
um servidor e personalizar diferentes modos de exibição para vários participantes. O mesmo arquivo de projeto
pode ser usado como um subprojeto em diferentes projetos mestres, a fim de personalizar as informações
exibidas.
Você deseja que os seus subprojetos sejam somente leitura. Você pode manter controle adicional sobre
partes de um projeto movendo tarefas até um subprojeto e restringindo o acesso a pessoas-chave.
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Você deseja analisar o caminho crítico de cada fase, além do projeto geral. Cada projeto individual contém
um caminho crítico. Consolidar vários projetos em um projeto mestre facilita a visualização da imagem geral
como várias partes críticas no projeto mestre, ao mesmo tempo em que mantém caminhos críticos separados
para cada subprojeto.
Trabalhar com subprojetos em um projeto mestre
Quando você insere um subprojeto em um projeto mestre, esse subprojeto é representado como uma tarefa de resumo na lista de tarefas, e um ícone do
Project aparece no campo Indicadores. O subprojeto fica recuado no nível da estrutura de tópicos da linha em que você o inseriu, mas é possível aumentar
ou diminuir esse recuo, exatamente como você faria com qualquer outra tarefa. Já que o subprojeto é representado como uma tarefa de resumo, você não
pode editar suas informações de resumo , mas pode expandir a estrutura de tópicos de forma a mostrar as tarefas desse subprojeto e editar as informações
de projeto que se encontram no arquivo de projeto mestre.
OBSERVAÇÃO Nenhuma formatação aplicada a tarefas de resumo ou a barras de Gantt em um subprojeto aparece no projeto mestre. As informações de
formatação são armazenadas em cada arquivo, devendo ser aplicadas separadamente a esse projeto mestre.
Quando o projeto mestre é salvo, as alterações feitas no subprojeto também são salvas no arquivo de origem desse subprojeto. Se você quiser trabalhar
diretamente no arquivo de origem, sem abrir o arquivo do projeto mestre, as alterações no arquivo de origem do subprojeto serão atualizadas
automaticamente no arquivo do projeto mestre.
OBSERVAÇÃO Caso se torne desnecessário manter sincronizados o projeto mestre e o subprojeto, você poderá desvinculá-los. Dessa maneira, se forem
feitas alterações no subprojeto ou no projeto mestre, o outro arquivo permanecerá inalterado.
Como os recursos são afetados quando você combina arquivos
Após a consolidação de arquivos em um arquivo de projeto mestre, os recursos referentes a ambos os arquivos permanecem separados, assim como as
tarefas em um subprojeto permanecem dentro desse subprojeto. Você pode alterar as informações de recursos no projeto mestre e fazer com que essas
alterações sejam replicadas no arquivo de origem do subprojeto. É possível exibir todos os recursos do projeto mestre e dos subprojetos juntos no modo de
exibição Planilha de Recursos, mas não é possível atribuir um recurso a qualquer projeto que não seja o subprojeto do qual ele veio.
OBSERVAÇÃO Se os mesmos recursos forem usados em vários subprojetos, você verá nomes duplicados, já que os recursos não estão combinados. No
entanto, se quiser atribuir os recursos em diferentes subprojetos e resolver nomes duplicados, poderá combiná-los em um pool de recursos e torná-los
disponíveis para os outros arquivos.
Outras maneiras de combinar arquivos
Projetos mestres e subprojetos permitem criar uma hierarquia de projetos que reflete a relação entre eles e, em alguns casos, a estrutura da sua
organização. Porém, você pode ter outros motivos para consolidar arquivos de projetos. Por exemplo, talvez você queira combiná-los temporariamente para
rápida revisão ou impressão.
Consolidar arquivos não relacionados
Use arquivos consolidados se você tiver vários arquivos que deseja combinar em uma janela, independentemente de eles estarem ou não relacionados.
Combinar arquivos não relacionados em um projeto consolidado facilita a visualização de informações de diversos projetos em vários modos de exibição e
agiliza a impressão dessas informações. Você poderá consolidar arquivos de projetos se precisar controlar muitos projetos em andamento; por exemplo, se
estiver desenvolvendo diferentes produtos ao mesmo tempo. É possível classificar e agrupar por nome de produto, prazo de projeto e gerente, a fim de
localizar e avaliar as informações específicas de que você precisa. Por exemplo, você pode imprimir uma exibição de Gráfico de Gantt que inclua todos os
seus projetos.
Criar um espaço de trabalho
Uma alternativa para a consolidação de projetos é criar um espaço de trabalho que contenha arquivos de projeto individuais, cada um aberto em sua
própria janela. Use um espaço de trabalho se você costuma trabalhar frequentemente com os mesmos arquivos de projeto e não deseja consolidá-los em
um projeto grande.
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Quando você abrir os arquivos e salvá-los como um espaço de trabalho, o Project irá salvá-los, junto com suas configurações atuais, em um único arquivo
de espaço de trabalho. Dessa forma, quando o arquivo de espaço de trabalho for aberto, todos os arquivos inclusos serão abertos ao mesmo tempo. Cada
projeto tem o seu próprio botão na barra de tarefas, facilitando assim o processo de alternar de um projeto para o outro.
Para criar um espaço de trabalho, selecione ou abra os arquivos de projeto e clique na guia Arquivo. Clique em Salvar Espaço de Trabalho.
Ocultar ou mostrar uma coluna (remover ou adicionar uma coluna)
Ao ocultar uma coluna no Project 2010, ela é apenas removida do modo de exibição e não excluída do seu plano. Lembre-se de que ocultar uma coluna não
removerá nenhuma informação de seu plano.
Ocultar uma coluna 7. Em um modo de exibição de planilha, selecione a coluna (campo) que você deseja ocultar. Selecione a coluna
clicando em seu título.
Isso exibirá a guia Ferramentas do Gráfico de Gantt com a guia Formatar abaixo dela.
2. Clique na guia Formato. No grupo Colunas, clique em Configurações de Coluna e em Ocultar Coluna.
DICA Também é possível clicar com o botão direito do mouse no título de uma coluna e clicar em Ocultar Coluna.
Mostrar uma coluna
Para mostrar a coluna novamente, insira-a como se fosse uma nova coluna. Será necessário reaplicar à coluna inserida toda a formatação personalizada
aplicada à coluna anteriormente oculta.
1. No modo de exibição de planilha, selecione a coluna (campo) à direita de onde deseja exibi-la. Se desejar exibi-
la como a última coluna, será necessário inseri-la antes da última coluna e depois movê-la, arrastando-a pelo
seu cabeçalho.
2. Em um modo de exibição de planilha, selecione a coluna (campo) que você deseja ocultar. Selecione a coluna
clicando em seu título.
Isso exibirá a guia Ferramentas do Gráfico de Gantt com a guia Formatar abaixo dela.
3. Clique na guia Formato. No grupo Colunas, clique em Inserir Coluna.
Uma nova coluna vazia é exibida à esquerda da coluna selecionada, com uma lista de possíveis tipos de coluna (ou campos) que permitem a você
especificar o tipo de informação que a coluna conterá.
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4. Selecione uma das colunas:
DICA Também é possível clicar com o botão direito do mouse no título de uma coluna e clicar em Inserir Coluna.
5. Para refinar ainda mais a forma como a coluna será exibida (como o alinhamento e a disposição do texto), clique
com o botão direito no título da coluna e clique em Configurações de Campo.
OBSERVAÇÕES
Para ajustar rapidamente a largura de qualquer coluna em um modo de exibição de planilha a fim de acomodar
o item mais longo na coluna, clique duas vezes na borda direita do título da coluna. A largura da coluna é
automaticamente dimensionada para acomodar o maior texto contido em qualquer célula.
Para mover uma coluna, clique em seu título. Quando o cursor for alterado para uma seta de quatro pontas ,
arraste a coluna para um novo local.
Alterar a escala de tempo no modo de exibição
Alguns modos de exibição, como o Gráfico de Gantt e os modos de exibição de uso, têm uma escala de tempo exibida acima do gráfico ou da parte
dividida em fases do modo de exibição. Você pode exibir até três camadas de escala de tempo em cada modo de exibição e pode formatar cada camada
individualmente. Também pode personalizar a escala de tempo no modo de exibição Calendário para atender às suas necessidades.
OBSERVAÇÃO Este tópico descreve como alterar a escala de tempo dos modos de exibição. Não confunda a escala de tempo com a linha do tempo, que
pode ser adicionada a um modo de exibição para exibir o projeto inteiro instantaneamente.
Alterar a escala de tempo em qualquer modo de exibição dividido em fases 1. Na guia Modo de Exibição, selecione um modo de exibição que use uma escala de tempo do grupo Modos de
Exibição de Tarefa ou Modos de Exibição de Recurso. Exemplos incluem os modos de exibição Gráfico de
Gantt, Uso da Tarefa e Uso do Recurso.
2. Na guia Modo de Exibição, no grupo Zoom, clique na lista Escala de Tempo e clique em Escala de Tempo.
3. Na caixa de diálogo Escala de Tempo, clique na guia Camada Superior, Camada Intermediária ou Camada
Inferior.
4. Na lista Mostrar, selecione o número de camadas que deseja exibir na escala de tempo. Por padrão, duas
camadas são exibidas.
5. Siga este procedimento para cada camada da escala de tempo:
Na caixa Unidades, selecione a unidade de tempo que deseja usar.
Na lista Rótulo, selecione o formato de rótulo que deseja utilizar para exibir a unidade de tempo.
Na caixa Contar, digite ou selecione um número para especificar a frequência dos rótulos da unidade na camada da
escala de tempo.
Por exemplo, se a unidade for semanas e você digitar 2, a camada da escala de tempo será separada em segmentos de 2 semanas.
Na lista Alinhar, selecione Esquerda, Centro ou Direita para alinhar o rótulo.
Para exibir ou ocultar as linhas verticais entre os rótulos de unidade, marque ou desmarque a caixa de
seleção Separadores verticais.
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Para basear os rótulos da escala de tempo nas configurações de ano fiscal, marque a caixa de seleção Usar
ano fiscal ou desmarque-a para baseá-los no ano do calendário.
Para exibir uma linha horizontal entre as camadas da escala de tempo, marque a caixa de seleção
Separador de escala.
Para condensar ou expandir as colunas da camada da escala de tempo, digite ou selecione a porcentagem
desejada na caixa Tamanho.
Atalhos de escala de tempo
Para se concentrar em um período de tempo ou grupo de tarefas específico, use o controle deslizante de zoom
na barra de status da parte inferior da tela. Mova o controle deslizante para a direita para aumentar o zoom e ver
incrementos de tempo menores. Mova o controle deslizante para a esquerda para diminuir o zoom e ver
incrementos de tempo maiores.
Você também pode pressionar CTRL + / (barra no teclado numérico) para exibir as menores unidades de tempo
e CTRL + * (asterisco no teclado numérico) para exibir as maiores unidades de tempo.
Alterar a escala de tempo no modo de exibição Calendário
1. Na guia Modo de Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Calendário.
2. Clique com o botão direito do mouse no modo de exibição Calendário e clique em Escala de Tempo no menu
exibido.
3. Na caixa de diálogo Escala de Tempo, clique na guia Títulos da Semana.
4. Nas caixas Títulos mensais, Títulos diários e Títulos semanais, clique nos formatos de data que você deseja
usar no modo de exibição Calendário.
5. Em Exibir, clique em 7 dias para exibir uma semana de sete dias ou em 5 dias para exibir uma semana de cinco
dias.
6. Para adicionar miniaturas dos calendários dos meses seguintes e anteriores, marque a caixa de seleção Exibir
painel de mês.
7. Para exibir as datas iniciais e finais para o intervalo de tempo que você escolheu exibir, selecione Exibir datas
iniciais e finais de títulos mensalmente.
8. Clique na guia Caixas de Data.
9. Em Linha superior e Linha inferior, selecione as informações que deseja exibir nos lados esquerdo e direito de
cada linha e, em seguida, selecione os padrões e as cores desejadas.
OBSERVAÇÕES
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Para alterar a aparência de dias úteis e dias não úteis no modo de exibição Calendário, clique com o botão
direito do mouse em qualquer lugar do modo de exibição Calendário e clique em Escala de Tempo no menu
exibido. Na caixa de diálogo Escala de Tempo, clique na guia Sombreamento de Data e clique no nome do
calendário que deseja alterar na caixa Mostrar período útil para. Na lista Tipo de exceção, clique no tipo de
caixa de data a ser alterado e selecione um padrão e uma cor.
Para alterar a largura da coluna, arraste para a esquerda qualquer linha vertical entre duas caixas de data a fim de
diminuir a largura da coluna, ou para a direita a fim de aumentá-la. Para ajustar as colunas exibidas na largura
exata da área do calendário, clique duas vezes em qualquer linha vertical entre duas caixas de data.
7.2 - Exibir e controlar fatores de agendamento
Você pode usar o inspetor de tarefas do Project 2010 para ver como as alterações em uma tarefa podem afetar o restante do projeto. Também pode usá-lo
para controlar as alterações da agenda.
Para abrir o inspetor de tarefas, clique em uma tarefa. Em seguida, na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique em Inspetor de Tarefas. O painel Inspetor de
Tarefas aparece à esquerda das informações do projeto.
DICA Você pode clicar em tarefas diferentes sem fechar o painel Inspetor de Tarefas.
As informações abaixo aparecem no painel Inspetor de Tarefas, conforme aplicável.
TÍTULO DESCRIÇÃO EXEMPLO
Início Real e
Atribuições
Se dados reais tiverem sido inseridos
para a tarefa, a data real de início será
exibida juntamente com os dados que
iniciaram a tarefa.
Você planeja o início de uma tarefa para 1º
de março e atribui a tarefa à Jim. Ele
começa o trabalho e relata 40 horas de
trabalho real para 1º de março a 5 de
março. Na semana seguinte, você precisa
rever o plano da tarefa para ajustar uma
data de início posterior. Depois de tentar
mover a data de início para uma data
posterior, você analisa o painel Inspetor
de Tarefas para ver o que está causando o
conflito de agendamento. A atribuição de
Jim e a data de início real são exibidas.
Atraso da
Redistribuição
Se você tiver aplicado a redistribuição
para ajudar a equilibrar a carga de
trabalho do recurso, suas tarefas
poderão ser atrasadas para evitar a
superalocação. O painel Inspetor de
Tarefas exibe a quantidade de tempo
Sua tarefa é atrasada continuamente à
medida que os recursos são redistribuídos
no projeto. Você analisa o painel Inspetor
de Tarefas e vê que sua tarefa está 10 dias
atrasada enquanto você espera a
disponibilidade do recurso atribuído. Com
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na qual a tarefa selecionada é atrasada
devido à redistribuição de recursos.
base nisso, você decide atribuir a tarefa a
outro recurso para que ela possa ser
concluída sem o atraso.
Tipo de Restrição e
Data
O tipo de restrição colocado atualmente
na tarefa, incluindo a data associada à
restrição.
Recentemente, você recebeu um novo
conjunto de tarefas para gerenciar. A
pessoa que gerenciava as tarefas antes já
as inseriu no Project 2007. À medida que
você modifica uma das tarefas para refletir
uma alteração em uma de suas
dependências, você encontra problemas ao
tentar estender a agenda em duas
semanas. Você analisa o painel Inspetor de
Tarefas e descobre que a tarefa tem uma
restrição Não Terminar Depois De, definida
para uma data no meio da extensão de
duas semanas.
Tarefa de Resumo Se você tiver restrições em uma tarefa
de resumo que afetem as datas das
subtarefas, a tarefa de resumo será
listada no painel Inspetor de Tarefas
quando a subtarefa for selecionada.
A data de início de seu projeto é 1º de
março. Você cria uma tarefa de resumo
com várias subtarefas e define uma
restrição Não Iniciar Antes De na tarefa de
resumo com a data de 10 de março. O
painel Inspetor de Tarefas mostra a tarefa
de resumo de subtarefas, pois suas datas
de início estão sendo controladas pela
restrição Não Iniciar Antes De na tarefa de
resumo, em oposição à data de início do
projeto.
Tarefas
Predecessoras
Se você tiver vinculado suas tarefas, as
tarefas predecessoras serão exibidas no
painel Inspetor de Tarefas com seus
tipos de restrição e a quantidade interna
de tempo de latência ou de espera.
Você pode clicar no nome de uma tarefa
predecessora para ver seus drivers.
Duas tarefas em seu plano de projeto são
Testar e Liberar. Você configura o plano de
projeto para refletir que a tarefa Liberar
comece 5 dias depois que a tarefa Testar
for concluída, de forma a ter algum tempo
para observar as anomalias no produto
antes de liberá-lo aos clientes. Ao analisar
o painel Inspetor de Tarefas para a tarefa
Liberar, você vê o vínculo para a tarefa
Testar, com uma restrição Término-a-Início
e um tempo de latência de 5 dias.
Subtarefas Se você tiver selecionado uma tarefa de
resumo, o painel Drivers de Tarefa
exibirá as subtarefas e as tarefas de
resumo que estão controlando a
agenda.
Seu plano tem tarefas de resumo
representando cada fase do projeto. Em
cada tarefa de resumo há várias subtarefas
para refletir o trabalho feito durante cada
fase. Quando você analisa o painel
Inspetor de Tarefas para uma tarefa de
resumo, visualiza um vínculo para a
subtarefa mais antiga que está orientando
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a data de início dessa fase.
Calendários Se o período de trabalho com estruturas
de tópicos no calendário de tarefas
selecionada estiver afetando a agenda
da tarefa, o nome do calendário será
exibido no painel Inspetor de Tarefas.
Você pode clicar no nome do calendário
para exibir informações sobre seu
período de trabalho e de folga.
Você está planejando um projeto com uma
data de início definida para 1º de março.
Seu plano de projeto usa um calendário
padrão que considera apenas segunda a
sexta-feira como período de trabalho. O
dia 1º de março cai em um sábado. À
medida que você cria tarefas no projeto
usando o calendário padrão, as tarefas são
automaticamente atrasadas para iniciar no
primeiro dia útil do mês, 3 de março. Para
descobrir por que a data de início da tarefa
é 3 de março, e não 1º de março, você
analisa o painel Inspetor de Tarefas das
tarefas. Um vínculo para o calendário
padrão é exibido.
Manualmente
Agendado ou
Automaticamente
Agendado
Se você tiver selecionado uma tarefa
manualmente agendada, o painel
Inspetor de Tarefas oferecerá a opção
de agendar a tarefa automaticamente,
permitindo que o Project calcule datas
com base em links, restrições e outros
fatores.
Quando criou o plano de projeto, você
separou várias tarefas, pois não sabia
quanto tempo elas levariam. Agora que
sabe, você pode programar a tarefa
automaticamente de forma que o Project
faça o cálculo para você. Use o painel
Inspetor de Tarefas para ver como a
tarefa é afetada por outras tarefas.
OBSERVAÇÕES
Se você tiver inserido outro projeto no projeto atual, primeiramente, é preciso expandir a tarefa de resumo do
projeto antes de exibir as informações desse projeto no painel Inspetor de Tarefas. Se a tarefa não estiver
expandida, você receberá uma mensagem de erro.
Se as informações no painel Inspetor de Tarefas forem incorretas, ou você não tiver certeza de sua precisão,
pressione F9 para recalcular o projeto e atualizar as informações usando os dados do projeto atual.
7.3 - Verificar o que está orientando a data de término do projeto (caminho
crítico)
Uma das primeiras etapas no gerenciamento de projetos é descobrir como a data de término do projeto muda à medida que mudam os requisitos de
tarefas e recursos. Bem-vindo ao caminho crítico.
O caminho crítico é a série de tarefas (ou mesmo uma única tarefa) que regula a data de início ou data de término calculada do projeto. Se uma única tarefa
estiver atrasada no caminho crítico, a data de término do projeto inteiro também estará atrasada. Exibir informações do projeto dessa maneira também é
conhecido como método do caminho crítico do gerenciamento de projetos.
Saber mais sobre a análise do caminho crítico
Para tirar o máximo proveito da análise do caminho crítico, siga este procedimento:
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Exiba regularmente o caminho crítico Esteja ciente de que o caminho crítico pode ser alterado de uma série de
tarefas para outra, conforme o andamento no cronograma. O caminho crítico pode ser alterado conforme a
conclusão das tarefas críticas ou o atraso de outras séries de tarefas.
Monitore cuidadosamente tarefas críticas Qualquer tarefa no caminho crítico é uma tarefa crítica. Monitore
essas tarefas regularmente para verificar se alguma delas foi adiada. Se uma tarefa crítica for adiada, a data de
término também o será. Você pode salvar uma linha de base e usar o modo de exibição Gantt de Controle para
ver as tarefas adiadas.
Analise séries de tarefas que podem se tornar caminho crítico Se uma série não crítica de tarefas vinculadas
adiar suas datas o suficiente, essa série de tarefas se tornará o caminho crítico. Você pode exibir outras tarefas
com potencial de risco mostrando vários caminhos críticos em um projeto.
Proteja-se exibindo tarefas que podem ser adiadas sem afetar o caminho crítico Por padrão, o caminho
crítico mostra as tarefas que não podem ser adiadas de modo algum, ou a data do projeto que será adiado.
Talvez você queira exibir tarefas que atualmente possam ser adiadas por um dia sem afetar o caminho crítico,
pois se elas forem adiadas por mais de um dia, elas se tornarão tarefas críticas. A exibição das tarefas com a
margem de atraso ajuda a alertar você para tarefas que estão se tornando críticas enquanto você ainda tem
alguma folga.
DICA Para alterar a sensibilidade das tarefas críticas, clique a guia Arquivo
clique em Opções e Avançado. Na lista Tarefas são críticas quando a margem de atraso é menor ou igual a, digite o número de dias de margem de
atraso no qual uma tarefa é considerada crítica.
Realçar o caminho crítico
Não há por que analisar o caminho crítico se não há como vê-lo. É possível mostrar o caminho crítico no modo de exibição Gantt Detalhado.
1. Clique na guia Exibir.
2. No grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na seta abaixo de Gráfico de Gantt e clique em Mais Modos
de Exibição.
3. Na caixa de diálogo Mais Modos de Exibição, na lista Modos de Exibição, selecione Gantt Detalhado e clique
em Aplicar. Por padrão, as barras de Gantt e as linhas de link da tarefa crítica são vermelhas.
Essa alteração de formato substitui qualquer alteração direta de formatação que você já tenha feito nos estilos de barra ou em barras individuais.
Essa formatação de tarefas críticas aplica-se somente ao modo de exibição Gráfico de Gantt atual no projeto atual. Para salvar essa formatação,
clique em Organizador na caixa de diálogo Mais Modos de Exibição.
Mostrar apenas o caminho crítico
1. Vá até um modo de exibição Gráfico de Gantt, se ainda não estiver em um.
2. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na lista Filtro e clique em Crítico.
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3. Para exibir todas as tarefas novamente, na lista Filtro, clique em Sem Filtro.
DICA Para ver rapidamente a lista de tarefas no caminho crítico, na guia Exibir, no grupo Dados, clique na lista Grupo e clique em Crítico. As tarefas no
caminho crítico são listadas em conjunto abaixo do título Crítico.
Mostrar um único caminho crítico para diversos projeto
Quando você tem diversos projetos inseridos em um projeto mestre, é possível verificar quais dos projetos inseridos podem formar um caminho crítico para
o projeto mestre. Para tanto, é necessário configurar o projeto mestre para calcular os projetos inseridos da mesma forma que as tarefas de resumo são
calculadas.
Importante Este procedimento funciona apenas em um projeto mestre.
1. Clique a guia Arquivoe clique em Opções.
2. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Avançado e marque a caixa de seleção Projetos inseridos
são calculados como tarefas de resumo.
OBSERVAÇÃO Essa configuração é aplicada somente ao projeto mestre atual e não a outros projetos, outros projetos mestre ou novos projetos.
Calcular vários caminhos críticos
É possível calcular e exibir um caminho crítico para cada rede independente de tarefas dentro do projeto. Por padrão, o Project define a data de término
atrasada de tarefas sem sucessoras ou restrições como a data de término do projeto. Se você optar por calcular vários caminhos críticos, o Project definirá a
data de término atrasada dessas tarefas como a data de término antecipada, tornando a tarefa crítica.
1. Clique a guia Arquivoe clique em Opções.
2. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Avançado e marque a caixa de seleção Calcular vários
caminhos críticos.
7.4 - Analisar o andamento do cronograma Conforme o andamento do projeto, você pode analisar como o trabalho em suas tarefas está afetando o cronograma geral.
Examinar diferenças de cronograma
Ao rastrear o andamento do projeto, é possível examinar as diferenças entre o trabalho real, o planejado e o agendado. Isso permite que você avalie se o
trabalho no projeto está progredindo conforme o esperado. Você pode comparar valores de trabalho para tarefas como um todo, ou para recursos e suas
atribuições individuais.
O modo mais fácil de comparar valores de trabalho com o plano original é aplicar a tabela de trabalhos a um modo de exibição de planilha, como o modo
Gráfico de Gantt ou Uso de Recursos. O valor no campo Trabalho representa o valor de trabalho programado atual, mostrando o valor total do trabalho
real e do trabalho restante para as tarefas que foram iniciadas e mostrando o valor de trabalho projetado mais recente para as tarefas que ainda não foram
iniciadas.
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Se você tiver salvado uma linha de base, os valores originais do trabalho planejado serão armazenados no campo Linha de Base. Com esse campo, é
possível comparar valores de trabalho do seu plano original com os valores de trabalho programados atualmente. O campo Variação mostra a variação
calculada entre o trabalho planejado e o trabalho programado, ou seja, a diferença entre os campos Linha de Base e Trabalho.
Também é possível analisar os valores de trabalho real nos campos Real. Para tarefas concluídas, os campos Trabalho e Real contêm o mesmo valor.
COMPARE... DESCRIÇÃO COMO?
Trabalho da tarefa
atual com o plano
original
É possível examinar se as tarefas
estão usando mais ou menos
trabalho que o planejado usando
o Gráfico de Gantt com a tabela
Trabalho aplicada.
Na guia Exibir, clique em Gráfico de Gantt. No grupo
Dados, clique na seta em Tabelas e clique em
Trabalho. Compare os valores nos campos Trabalho
e Linha de Base.
Para verificar a variação entre os campos Trabalho e
Linha de Base, analise o campo Variação. Para
tarefas concluídas, essa variação representa a
diferença entre o trabalho real e o trabalho planejado.
Para tarefas em andamento, o campo Trabalho é o
total do Trabalho Real e o Trabalho Restante. Para
tarefas que ainda não foram iniciadas, o campo
Trabalho é a projeção atual e, frequentemente,
corresponde exatamente à Linha de Base.
O campo Variação compara exatamente os campos
Trabalho e Linha de Base; ele não compara outros
campos de linha de base (como Linha de Base1, Linha
de Base2 e assim por diante).
Tarefa atual e o
trabalho de
atribuição com o
plano original
É possível examinar se as tarefas e
seus recursos atribuídos estão
utilizando mais ou menos
trabalho do que o planejado,
ativando o modo de exibição Uso
da Tarefa com a tabela Trabalho
aplicada.
Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de
Tarefa, clique em Uso da Tarefa. Na guia Exibir, no
grupo Dados, clique na seta em Tabelas e clique em
Trabalho.
Analise os valores totais de trabalho na parte de
planilha do modo de exibição. Além do campo Nome
da Tarefa, a tabela mostra os campos Trabalho,
Linha de Base, Variação, Real, Restante e % trab.
concl. (percentual de trabalho concluído). As linhas de
resumo mostram os valores totais de trabalho para
cada tarefa, enquanto as entradas em itálico mostram
os valores individuais de trabalho para cada
atribuição.
Examine os valores divididos em fases do trabalho
para cada tarefa e atribuição na parte do quadro de
horários do modo de exibição abaixo de cada
intervalo de tempo.
Recurso atual e
trabalho de
atribuição com o
plano original
É possível examinar se os recursos
e as atribuições estão usando
mais ou menos trabalho do que o
planejado usando o modo de
exibição Uso de Recursos com a
tabela Trabalho aplicada.
Na guia Exibir, clique em Uso de Recursos. Na guia
Exibir, no grupo Dados, clique na seta em Tabelas e
clique em Trabalho.
Analise os valores totais de trabalho na parte da
planilha do modo de exibição. Além do campo Nome
do Recurso, a tabela mostra os campos % Concl.
(percentual concluído), Trabalho, Horas Extras, Linha
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de Base, Variação, Real e Restante. As linhas de
resumo mostram os valores totais de trabalho para
cada recurso, enquanto as entradas em itálico
mostram os valores individuais de trabalho para cada
atribuição.
Examine os valores de trabalho divididos em fases
para cada recurso e atribuição na parte do quadro de
horários do modo de exibição em cada período de
tempo.
OBSERVAÇÃO Os dados de recurso formam a linha de base no nível de projeto. Como resultado, dados de recurso da linha de base podem variar
amplamente dependendo de diversos fatores. Por exemplo, você tem um projeto com muitas tarefas e muitos recursos estão alocados para essas tarefas.
Quando você salva uma linha de base, os dados de alocação de recursos são capturados no nível de projeto. Se você adicionar uma tarefa posteriormente e
configurar a nova tarefa para acumular no nível de projeto, a linha de base da alocação de recursos não será alterada.
Exibir o trabalho do projeto ao longo do tempo
Ao exibir o trabalho que é dividido por períodos de tempo, você pode ver o trabalho em períodos que variam de um minuto a um ano.
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Uso da Tarefa, ou no grupo Modos de
Exibição de Recurso, clique em Uso de Recursos.
2. No grupo Zoom, clique na seta abaixo de Escala de Tempo. Na lista, selecione Escala de Tempo e clique na
guia Camada Superior, Camada Intermediária ou Camada Inferior.
OBSERVAÇÃO Você pode clicar em uma das opções na lista Escala de Tempo para definir a camada de escala de tempo inferior.
3. Na guia referente à camada da escala de tempo exibida, na caixa Unidades, clique na unidade de tempo que
deseja usar.
Por exemplo, para ver o trabalho dividido em semanas e, depois, em dias, clique em Semanas na caixa Unidades da guia Camada Superior e clique
em Dias na caixa Unidades da guia Camada Intermediária.
OBSERVAÇÃO Para mostrar menos de três escalas de tempo, em Opções de escala de tempo, selecione as escalas de tempo que devem ser
exibidas na lista Mostrar.
4. Para formatar a aparência da escala de tempo, insira os valores desejados nas caixas Rótulo, Alinhar e
Contagem. Marque ou desmarque as caixas de seleção Usar ano fiscal e Separadores verticais. Em seguida,
clique em OK.
5. Na guia Formato, no grupo Detalhes , selecione Trabalho, Real Trabalho, Trabalho Cumulativo,
Superalocação, Custo ou Disponibilidade Restante.
OBSERVAÇÃO Para adicionar ou exibir mais opções, clique em Adicionar Detalhes. A caixa de diálogo Estilos de Detalhe é exibida. Na guia Detalhes de
Uso, em Campos disponíveis, selecione os campos desejados. Clique em Mostrar. Por outro lado, para remover opções, você pode selecionar campos em
Mostrar estes campos e clicar em Ocultar para remover as opções. Use as setas Mover para alterar a ordem em que os campos são exibidos. Clique em
OK.
OBSERVAÇÃO Também é possível exibir o trabalho associado a uma tarefa selecionada usando um modo de exibição dividido, às vezes conhecido como
modo de exibição combinado. Para criar um modo de exibição dividido, selecione o modo que você deseja que apareça no painel superior do modo de
exibição e, na guia Modo de Exibição, no grupo Modo de Exibição Dividido, selecione Detalhes. Na lista, selecione o modo de exibição desejado. O
modo de exibição no painel inferior mostra as informações detalhadas sobre as tarefas ou os recursos no modo de exibição do painel superior. Por
exemplo, quando você ativar qualquer modo de exibição de tarefas no painel superior e o modo de exibição Uso de Recursos no painel inferior, o modo de
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exibição no painel inferior mostrará os recursos atribuídos às tarefas selecionadas no painel superior juntamente com informações sobre esses recursos. As
informações mostradas sobre o recurso se referem a todas as tarefas atribuídas a cada recurso, não apenas às tarefas selecionadas no painel superior.
Identificar tarefas atrasadas
Se tiver definido uma linha de base para o projeto, você pode verificar como as tarefas progridem ao longo do tempo e se as datas de início e término estão
adiadas. É possível rastrear o andamento comparando a linha de base e as datas de início e de término agendadas ou reais.
1. Na guia Exibir, clique na seta em Gráfico de Gantt e selecione Gantt de Controle.
2. No grupo Dados, clique na seta em Tabelas e selecione Variação.
Se os campos de variação não estiverem visíveis, ajuste o divisor do modo de exibição ou pressione TAB para mover-se entre os campos e exibi-los.
O modo de exibição Gantt de Controle exibe duas barras de tarefas, uma em cima da outra, para cada tarefa. A barra inferior mostra as datas de início e de
término da linha de base, enquanto a barra superior mostra as datas de início e de término programadas, de modo que você possa ver a diferença entre o
seu plano e o cronograma atual. Além disso, na guia Formato das Ferramentas do Gráfico de Gantt, você pode clicar em Linha de Base para exibir as
linhas de base de gráfico.
Também é possível verificar se as datas de início e de término para atribuições de tarefa estão sendo adiadas, usando o filtro Atribuições Adiadas. Esse
filtro mostra recursos atribuídos a tarefas que ainda não foram concluídas e que foram prorrogadas além da data de término da linha de base. Para usar
esse filtro, é preciso ter salvado um plano de linha de base.
1. Na guia Exibir, clique em Uso de Recursos.
2. No grupo Dados, na lista Filtro, selecione Mais Filtros.
3. Na lista Mais Filtros, ao lado de Filtros, selecione Recurso. Na lista, clique em Atribuições Adiadas.
4. Se quiser mostrar apenas as atribuições adiadas, clique em Aplicar. Se quiser mostrar todas as atribuições com
um realce colorido nas atribuições adiadas, clique em Realçar.
Localizar margem de atraso no cronograma
O valor da margem de atraso no cronograma indica o quanto as tarefas podem ser atrasadas antes que a data de término de outras tarefas ou do projeto
seja afetada.
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na seta em Gráfico de Gantt e selecione Mais
Modos de Exibição.
2. A caixa de diálogo Mais Modos de Exibição será exibida. Na lista Modos de Exibição, clique em Gantt
Detalhado e clique em Aplicar.
3. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta em Tabelas e clique em Agenda.
Na parte de gráfico do modo de exibição, a margem de atraso aparece como barras finas à direita das tarefas, com os valores da margem de atraso
próximos às barras de Gantt regulares.
Pressione TAB para mover-se até os campos Margem de Atraso Permitida e Margem de Atraso Total, se eles não estiverem visíveis na parte de
planilha do modo de exibição.
OBSERVAÇÕES
Se você souber onde existem margens de atraso em seu cronograma, você poderá mover tarefas quando
determinadas fases do cronograma não tiverem margem de atraso e outras tiverem margem em excesso.
Os valores de margem de atraso também podem indicar uma inconsistência do cronograma. Por exemplo, um
valor negativo de margem de atraso ocorre quando uma tarefa tem uma dependência término-a-início com a
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tarefa sucessora, mas esta tem uma restrição Deve Iniciar em que é anterior ao final da primeira tarefa. A margem
de atraso negativa também ocorre quando uma tarefa é agendada para terminar após sua data de prazo final.
8 8 - Relatórios de Desempenho do Projeto
8.1 - Criar um relatório visual de dados do Project no Excel ou no Visio
Com relatórios visuais, é possível ver as informações do Project de maneira gráfica usando Tabelas Dinâmicas aprimoradas no Excel 2010. Depois que as
informações do Project são exportadas para o Excel, você pode personalizar ainda mais os relatórios com os recursos de Tabelas Dinâmicas aprimoradas do
Excel 2010, como segmentadores de filtros, pesquisa em Tabelas Dinâmicas, minigráficos em Tabelas Dinâmicas para mostrar tendências instantaneamente
e aprimoramentos de write-back OLAP.
Relatórios visuais disponíveis
Os modelos de relatório estão divididos em seis categorias na caixa de diálogo Relatórios Visuais - Criar Relatório, que você pode acessar clicando em
Relatórios Visuais no grupo Relatórios da guia Projeto. As seções a seguir fornecem descrições dos relatórios visuais em cada categoria.
DICA Também é possível criar seus próprios relatórios personalizados. Os relatórios personalizados aparecerão na categoria do tipo de dado usado.
Categoria Uso da Tarefa
A tabela a seguir descreve os relatórios visuais na categoria Uso da Tarefa. Esses relatórios são baseados em dados de tarefa divididos em fases.
OBSERVAÇÃO Os dados da atribuição divididos em fases estão disponíveis em relatórios na categoria Uso de Atribuições.
NOME TIPO DESCRIÇÃO
Relatório de Fluxo
de Caixa
Excel Use esse relatório para exibir um gráfico de barras com as quantidades de custo e
custo acumulativo ilustradas no tempo.
Valor Acumulado
com o Tempo
Excel Use esse relatório para exibir um gráfico que represente o CRTR (custo real de
trabalho realizado), o valor planejado (custo orçado de trabalho realizado) e o valor
acumulado (custo orçado de trabalho agendado) com o tempo.
Categoria Uso dos Recursos
A tabela a seguir descreve os relatórios visuais na categoria Uso de Recursos. Esses relatórios são baseados nos dados dos recursos divididos em fases.
OBSERVAÇÃO Os dados da atribuição divididos em fases estão disponíveis em relatórios na categoria Uso de Atribuições.
NOME TIPO DESCRIÇÃO
Relatório de Fluxo de
Caixa
Visio Use esse relatório para exibir um diagrama que mostre os custos planejados
e reais de seu projeto com o tempo. Os custos são divididos por tipo de
recurso (trabalho, material e custo).Um indicador mostra se os custos
planejados excedem os custos de linha de base.
Relatório de
Disponibilidade do
Visio Use este relatório para exibir um diagrama que mostra o trabalho e a
disponibilidade restante para os recursos do seu projeto, detalhados por
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Recurso tipo de recurso (trabalho, material e custo). Um sinalizador vermelho é
exibido ao lado de cada recurso superalocado.
Relatório de Resumo de
Custos de Recursos
Excel Use esse relatório para exibir um gráfico de pizza que ilustre a divisão do
custo de recursos entre os três tipos de recursos: custo, material e trabalho.
Relatório de
Disponibilidade de
Trabalho dos Recursos
Excel Use esse relatório para exibir um gráfico de barras com capacidade total,
trabalho e disponibilidade restante para recursos de trabalho ilustrados no
tempo.
Relatório de Resumo de
Trabalho dos Recursos
Excel Use esse relatório para exibir um gráfico de barras com capacidade total do
recurso, trabalho, disponibilidade restante e trabalho real ilustrados em
unidades de trabalho.
Categoria Uso de Atribuições
A tabela a seguir descreve os relatórios visuais na categoria Uso de Atribuições. Esses relatórios são baseados nos dados divididos em fases, parecidos com
os dados encontrados nos modos de exibição Uso da Tarefa e Uso de Recursos.
NOME TIPO DESCRIÇÃO
Relatório de
Custo de Linha
de Base
Excel Use esse relatório para exibir um gráfico de barras com custo de linha de base,
custo planejado e custo real para seu projeto, ilustrados em tarefas.
Relatório de
Linha de Base
Visio Use esse relatório para exibir um diagrama do projeto dividido por trimestre e
depois por tarefa. Esse relatório compara o trabalho e o custo planejados com o
trabalho e o custo de linha de base. Os indicadores são usados para mostrar
quando o trabalho planejado excede o trabalho de linha de base e quando o custo
planejado excede o custo de linha de base.
Relatório de
Trabalho de
Linha de Base
Excel Use esse relatório para exibir um gráfico de barras com trabalho de linha de base,
trabalho planejado e trabalho real para seu projeto, ilustrados nas tarefas.
Relatório de
Custo de
Orçamento
Excel Use esse relatório para exibir um gráfico de barras com custo de orçamento, custo
de linha de base, custo planejado e custo real, ilustrados no tempo.
Relatório de
Trabalho de
Orçamento
Excel Use esse relatório para exibir um gráfico de barras com trabalho de relatório,
trabalho de linha de base, trabalho planejado e trabalho real, ilustrados no tempo.
Valor Acumulado
com o Tempo
Excel Use esse relatório para exibir um gráfico que represente o CRTR (custo real de
trabalho realizado), o valor planejado (custo orçado de trabalho realizado) e o valor
acumulado (custo orçado de trabalho agendado) com o tempo.
Categorias Tarefa, Recurso e Resumo de Atribuições
A tabela a seguir descreve os relatórios visuais nas categorias Resumo de Tarefas, Resumo de Recursos e Resumo de Atribuições. Os relatórios de resumo
não incluem dados divididos em fases.
CATEGORIA NOME TIPO DESCRIÇÃO
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Resumo de
Tarefas
Relatório de
Status de
Tarefas
Críticas
Visio Use esse relatório para exibir um diagrama mostrando o trabalho e o
trabalho restante para tarefas críticas e não críticas. A barra de dados
indica a porcentagem de trabalho concluído.
Resumo de
Tarefas
Relatório de
Status de
Tarefas
Visio Use esse relatório para exibir um diagrama do trabalho e da
porcentagem de trabalho concluído para as tarefas em seu projeto,
com símbolos indicando quando o trabalho de linha de base excede
o trabalho, quando o trabalho de linha de base é igual ao trabalho e
quando o trabalho excede o trabalho de linha de base. A barra de
dados indica a porcentagem de trabalho concluído.
Resumo de
Recursos
Relatório de
Trabalho
Restante de
Recursos
Excel Use esse relatório para exibir um gráfico de barras com o trabalho
restante e o trabalho real para cada recurso de trabalho, ilustrados
em unidades de trabalho.
Resumo de
Atribuições
Relatório de
Status de
Recursos
Visio Use esse relatório para exibir um diagrama do trabalho e valores de
custo para cada recurso de seu projeto. A porcentagem de trabalho
concluído é indicada pelo sombreamento em cada caixa do diagrama.
O sombreamento fica mais escuro à medida que o recurso se
aproxima da conclusão do trabalho atribuído.
Criar um relatório visual usando um modelo 1. Na guia Exibir, no grupo Relatórios, clique em Relatórios Visuais.
2. Na caixa de diálogo Relatórios Visuais, na guia Todos, clique no relatório que deseja criar.
Se o relatório que você deseja criar não estiver listado, marque a caixa de seleção Incluir modelos de relatório de e clique em Modificar para
navegar para o local que contém o relatório.
DICA Se você souber qual categoria contém o relatório, poderá clicar na guia dessa categoria para exibir uma lista menor de relatórios. Se você
desejar apenas listar os relatórios que são abertos no Excel ou no Visio, marque ou desmarque a caixa de seleção Microsoft Excel ou Microsoft
Visio.
3. Para alterar o nível de dados de uso incluídos no relatório, selecione Anos, Trimestres, Meses, Semanas ou
Dias na lista Selecionar nível de dados de uso a incluir no relatório.
OBSERVAÇÃO Por padrão, o Project define o nível de dados de uso recomendado para o tamanho do seu projeto. Para a maioria dos projetos, serão
semanas. Se você optar por incluir dados em um nível mais detalhado, o desempenho do relatório poderá diminuir. Para melhorar o desempenho,
se você estiver exibindo vários relatórios para o mesmo projeto de uma vez, não altere o nível de dados. Se você alterar o nível de dados, o banco
de dados de geração de relatórios temporário, armazenado localmente, deverá ser recriado. Se você não precisar incluir dados de uso em seus
relatórios, defina o nível de dados como Anos para melhorar o desempenho.
4. Clique em Modo de Exibição para gerar o relatório e abri-lo no Excel ou no Visio.
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Editar um modelo de relatório visual existente 1. Na guia Exibir, no grupo Relatórios, clique em Relatórios Visuais.
2. Na caixa de diálogo Relatórios Visuais, na guia Todos, clique no relatório que deseja editar.
DICA Se você souber qual categoria contém o relatório, poderá clicar na guia dessa categoria para exibir uma lista menor de relatórios. Se você
desejar apenas listar os relatórios que são abertos no Excel ou no Visio, marque ou desmarque a caixa de seleção Microsoft Excel ou Microsoft
Visio.
3. Clique em Editar Modelo.
4. Na caixa de diálogo Relatórios Visuais - Selecionador de Campos, clique nos campos que deseja adicionar ou
remover do relatório e clique em Adicionar, Remover ou Remover Tudo para mover os campos entre as caixas
Campos Disponíveis e Campos Selecionados, ou entre as caixas Campos Personalizados Disponíveis e
Campos Personalizados Selecionados.
Os campos nas caixas Campos Selecionados e Campos Personalizados Selecionados são incluídos no relatório.
5. Clique em Editar Modelo para criar o relatório com a lista modificada de campos.
OBSERVAÇÕES
Na caixa de diálogo Relatórios Visuais - Selecionador de Campos, alguns campos são identificados como
dimensões. É importante selecionar menos de seis dimensões para seu relatório. Se você selecionar mais de seis
dimensões, o desempenho do relatório será significativamente diminuído.
Nem todos os campos estão disponíveis em todos os relatórios. Alguns campos estão disponíveis apenas em
relatórios do Visio, mas não em relatórios do Excel.
Se não for possível localizar o campo que você deseja incluir na caixa de diálogo Relatórios Visuais -
Selecionador de Campos, ele pode estar armazenado em uma categoria de dados diferente. Por exemplo,
muitos campos que você pode ver como campos Resumo de Tarefa são na verdade campos Resumo de
Atribuição.
Criar um novo modelo de relatório visual 1. Na guia Exibir, no grupo Relatórios, clique em Relatórios Visuais.
2. Na caixa de diálogo Relatórios Visuais, clique em Novo Modelo
3. Na seção Selecionar Aplicativo, clique em Excel para criar um modelo do Excel ou clique em Visio (Metric)
para criar um modelo do Visio.
4. Na seção Selecionar Tipos de Dados, selecione os tipos de dados que deseja usar no relatório.
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DICA Para incluir dados divididos em fases, selecione Uso da Tarefa, Uso de Recursos ou Uso de Atribuições na lista na seção Selecionar Tipos
de Dados.
5. Clique em Selecionador de Campos
6. Na caixa de diálogo Relatórios Visuais - Selecionador de Campos, mantenha pressionada a tecla CTRL e clique
nos campos padrão do Project que deseja adicionar ao relatório na caixa Campos Disponíveis.
7. Clique em Adicionar para movê-los para a caixa Campos Selecionados.
8. Mantenha pressionada a tecla CTRL e clique nos campos personalizados que deseja adicionar ao relatório na
caixa Campos Personalizados Disponíveis.
9. Clique em Adicionar para movê-los para a caixa Campos Personalizados Selecionados.
OBSERVAÇÕES
Se você tiver a versão em inglês do Office Project 2007 instalada, terá a opção de criar um modelo do Visio que
use unidades dos EUA.
Para remover um campo do relatório, na caixa de diálogo Relatórios Visuais - Selecionador de Campos, clique
no campo na caixa Campos Selecionados ou Campos Personalizados Selecionados e clique em Remover.
Para remover todos os campos padrão ou personalizados do relatório, clique em Remover Tudo na seção
Selecionar Campos ou Selecionar Campos Personalizados.
Nem todos os campos estão disponíveis em todos os relatórios. Alguns campos estão disponíveis apenas em
relatórios do Visio e não em relatórios do Excel.
Se não for possível localizar o campo que você deseja incluir na caixa de diálogo Relatórios Visuais -
Selecionador de Campos, ele pode estar armazenado em uma categoria de dados diferente. Por exemplo,
muitos campos que você pode ver como campos Resumo de Tarefa são na verdade campos Resumo de
Atribuição.
Na caixa de diálogo Relatórios Visuais - Selecionador de Campos, alguns campos são identificados como
dimensões. É importante selecionar menos de seis dimensões para seu relatório. Se você selecionar mais de seis
dimensões, o desempenho do relatório será significativamente diminuído.
Ao terminar de criar o relatório visual, você poderá optar por salvá-lo no local do modelo padrão (c:\Program
Files\Microsoft Office\Templates) ou em outro local no computador ou na rede. Os modelos salvos no local do
modelo padrão aparecem automaticamente na caixa de diálogo Relatórios Visuais - Criar Relatório.
Se você começar a usar um pacote de idioma diferente após salvar um modelo de relatório visual personalizado,
o modelo permanecerá disponível, mas não será populado. Os nomes de campos originais não são reconhecidos
no novo idioma e não são incluídos no relatório.
Exportar dados do relatório
Você pode selecionar dados específicos para exportar em uma categoria (cubo OLAP) ou pode exportar todos os dados do projeto como um banco de
dados para a geração de relatórios.
Exportar dados como um cubo OLAP
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1. Na guia Exibir, no grupo Relatórios, clique em Relatórios Visuais.
2. Na caixa de diálogo Relatórios Visuais, clique em Novo Modelo
3. Na seção Salvar Cubo de Relatório, selecione a categoria que contém os tipos de dados que deseja salvar.
4. Clique em Selecionador de Campos para modificar os campos incluídos na listas dos dados a serem
exportados.
5. Na caixa de diálogo Relatórios Visuais - Selecionador de Campos, clique nos campos que deseja adicionar ou
remover da lista de dados a exportar e clique em Adicionar, Remover ou Remover Tudo para mover os
campos entre as caixas Campos Disponíveis e Campos Selecionados, ou entre as caixas Campos
Personalizados Disponíveis e Campos Personalizados Selecionados.
Os campos nas caixas Campos Selecionados e Campos Personalizados Selecionados são incluídos nos dados exportados.
6. Clique em OK na caixa de diálogo Relatórios Visuais - Selecionador de Campos e clique em Salvar Cubo.
7. Navegue até o local onde deseja salvar os dados do cubo e clique em Salvar.
OBSERVAÇÕES
Os dados do cubo são salvos como um arquivo .cub.
Quando acessar dados de cubo com Visio, o arquivo .cub não pode ser armazenado em uma rede compartilhada.
Exportar dados com o banco de dados de geração de relatórios
1. Na guia Exibir, no grupo Relatórios, clique em Relatórios Visuais.
2. Na caixa de diálogo Relatórios Visuais, clique em Novo Modelo
3. Clique em Salvar Banco de Dados.
4. Navegue até o local onde deseja salvar o banco de dados e clique em Salvar.
OBSERVAÇÃO Os dados são salvos como um arquivo de banco de dados do Microsoft Office Access (.mdb).
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9 8 - Impressão de Folhas de Projetos e Relatórios
9.1 - Imprimir um modo de exibição ou relatório
Um modo de exibição impresso é mais do que uma maneira simples e agradável de apresentar informações do projeto. Às vezes, pode ser a maneira mais
eficaz. Com o Project 2010, é possível imprimir modos de exibição que apresentam as informações exatas que você deseja compartilhar.
Imprimir um modo de exibição
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa ou Modos de Exibição de Recurso, clique no modo de
exibição que você deseja imprimir.
2. Clique na guia Arquivo e clique em Imprimir.
3. Para examinar o modo de exibição ou fazer ajustes antes de imprimir, exiba o lado direito da página.
DICA Para ver o tamanho real do modo de exibição do jeito que será impresso, clique em qualquer parte da área de visualização de impressão.
4. Clique em Imprimir para imprimir o modo de exibição.
DICA Se um modo de exibição predefinido não atender às suas expectativas, você poderá aplicar tabelas ou filtros diferentes, ou alterar a maneira como
tarefas, recursos ou atribuições são agrupados ou classificados.
Otimizar um modo de exibição para impressão
Para aumentar ao máximo a eficiência da impressão, especifique as opções desejadas. Por exemplo, você pode imprimir um intervalo de páginas (definido
por números de página e datas), suprimir páginas vazias e imprimir várias cópias.
1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa ou Modos de Exibição de Recurso, clique no modo de
exibição que você deseja imprimir.
DICA Para imprimir um resumo ou um modo de exibição sofisticado do projeto, primeiro filtre o modo de exibição mostrando tarefas de resumo ou
um nível de contorno específico. Também é possível selecionar o modo de exibição de Linha do Tempo para obter um modo de exibição atraente
para imprimir com rapidez e facilidade.
2. Clique na guia Arquivo e clique em Imprimir.
3. Na parte superior da página, especifique o número de cópias que serão impressas.
DICA Especifique configurações adicionais para a impressora clicando em Propriedades de Impressora. Normalmente, é possível alterar o tipo de
papel, a cor e outras configurações comuns de impressora, mas o tipo de configuração varia de acordo com o tipo de impressora usado.
4. Em Configurações, especifique quanto do projeto você deseja imprimir.
Você pode especificar qualquer nível de detalhe desejado, desde datas específicas até o projeto inteiro.
Também pode especificar se o projeto deve ser impresso com uma orientação de paisagem (horizontalmente) ou de retrato (verticalmente).
5. Clique em Imprimir.
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OBSERVAÇÃO Se as informações da última página (ou coluna de páginas) acabarem a 7,5 centímetros ou menos da margem esquerda da página, a escala de
tempo do modo de exibição será reduzida de modo a se ajustar à página (ou coluna de páginas) anterior. Se as informações se estenderem a mais de 7,5
centímetros da margem esquerda da página, o modo de exibição será ajustado para preencher a página atual (ou coluna de páginas).
Adicionar um cabeçalho, rodapé ou legenda a um modo de exibição
Os procedimentos a seguir se aplicam por igual, independentemente de você modificar um cabeçalho, rodapé ou legenda.
1. Clique em a guia Arquivo, depois em Imprimir e, por último, clique em Configurar Página.
2. Na guia Cabeçalho, Rodapé ou Legenda, clique na guia À Esquerda, Centralizado ou À Direita.
3. Na caixa de texto, digite ou cole o texto, adicione as informações do documento ou projeto, ou insira ou cole
um elemento gráfico.
DICA Você pode criar cabeçalhos, rodapés e legendas de várias linhas. Ao final da primeira linha de texto ou informações, pressione ENTER. Para
adicionar linhas após uma imagem, clique na imagem, coloque o cursor após a imagem e pressione ENTER. Cabeçalhos podem ter até cinco linhas
de informações. Rodapés e legendas podem ter até três linhas.
Para adicionar números ao cabeçalho, rodapé ou legenda, clique em Inserir Número da Página , Inserir
Contagem Total de Páginas ou nas duas opções.
Para adicionar a data ou hora atual ao cabeçalho, rodapé ou legenda, clique em Inserir Data Atual ,
Inserir Hora Atual ou nas duas opções.
Para adicionar o nome do arquivo ao cabeçalho, rodapé ou legenda, clique em Inserir Nome de Arquivo
.
Para adicionar um elemento gráfico ao cabeçalho, rodapé ou legenda, clique em Inserir Imagem .
Para formatar as informações predefinidas, selecione o E comercial (&) ou selecione o texto que você deseja
formatar, clique em Formatar Fonte do Texto e selecione as opções de formatação desejadas para o
cabeçalho, rodapé ou legenda.
Para adicionar informações específicas de projeto, clique nas informações desejadas nas caixas Geral e
Campos do projeto e clique em Adicionar para cada entrada.
DICA Use o menu de atalho para mover texto, informações ou uma imagem de uma guia para outra. Selecione o texto, as informações ou a imagem a ser
movida, clique com o botão direito do mouse e clique em Recortar ou Copiar. Coloque o cursor na guia desejada, clique com o botão direito do mouse e
clique em Colar.
OBSERVAÇÕES
O cabeçalho e o rodapé definidos aparecerão em todas as páginas. Não é possível especificar a exibição
diferente desses itens na primeira página e nas páginas subsequentes, nas páginas pares e ímpares ou em
páginas individuais.
Você pode redimensionar um elemento gráfico após adicioná-lo a um cabeçalho, rodapé ou legenda
selecionando esse elemento gráfico e arrastando sua borda. Para mover o elemento gráfico, selecione-o e
arraste-o para outro local. Não é possível cortar um elemento gráfico.
É possível personalizar os campos e barras exibidos na legenda usando a caixa de diálogo Estilos de Barra. Com
o modo de exibição Gráfico de Recursos ou Gráfico de Gantt exibido, clique em Estilos de Barra no grupo
Estilos de Barra. Na coluna Nome da caixa de diálogo Estilos de Barra, digite um asterisco (*) antes do nome
do campo que você não deseja que apareça na legenda impressa.
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Imprimir um relatório básico
Esta seção não trata sobre como imprimir relatórios visuais no Project 2010. Como os relatórios visuais são criados no Excel 2010 e no Visio 2010, use esses
programas para imprimi-los.
1. Clique no grupo Projeto .
2. No grupo Relatórios, clique em Relatórios.
3. Na caixa de diálogo Relatórios, clique em um relatório e clique em Selecionar.
4. Na caixa de diálogo seguinte, selecione o tipo de relatório e clique em Selecionar novamente. O relatório
aparecerá no modo Visualização de Impressão.
5. Clique em Imprimir.
Adicionar cabeçalho ou rodapé a um relatório básico
OBSERVAÇÃO Esta seção não trata sobre como criar cabeçalhos, rodapés ou legendas para o recurso Relatórios Visuais do Project 2010. Como os Relatórios
Visuais são criados no Excel e no Visio, use esses programas para alterar o cabeçalho, rodapé ou legenda.
1. Clique no grupo Projeto .
2. No grupo Relatórios, clique em Relatórios.
3. Na caixa de diálogo Relatórios, clique em Personalizado e clique em Selecionar.
4. Na caixa de diálogo Relatórios Personalizados, selecione um relatório na lista Relatórios e clique em
Imprimir.
A lista de relatórios contém todos os relatórios que você pode imprimir.
5. Clique em Configurar Página.
6. Clique na guia Cabeçalho ou Rodapé.
7. Clique na guia À Esquerda, Centralizado ou À Direita.
8. Na caixa de texto, digite ou cole o texto, adicione informações do documento ou projeto ou insira ou cole um
elemento gráfico.
Para adicionar números de página, clique em Inserir Números da Página , Inserir Contagem Total de Páginas
ou nas duas opções.
MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS
www.sm3g.com.br
32 9194 8282 | 32 8877 4565
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Para adicionar a data ou a hora atual, clique em Inserir Data Atual , Inserir Hora Atual ou nas duas opções.
Para adicionar o nome do arquivo, clique em Inserir Nome do Arquivo .
Para adicionar um elemento gráfico, clique em Inserir Imagem .
Para formatar informações predefinidas, selecione o E comercial (&) ou selecione o texto que você deseja formatar,
clique em Formatar Fonte do Texto e selecione as opções de formatação desejadas.
Para adicionar informações específicas de projeto, clique nas informações desejadas nas caixas Geral e Campos do
projeto e clique em Adicionar para cada entrada. Repita esta etapa para adicionar mais informações ao projeto.
DICA Você pode criar cabeçalhos e rodapés de várias linhas. Ao final da primeira linha de texto ou informações, pressione ENTER. Para adicionar linhas após
uma imagem, clique na imagem, coloque o cursor após a imagem e pressione ENTER. Cabeçalhos podem ter até cinco linhas de informações. Rodapés e
legendas podem ter até três linhas.
OBSERVAÇÕES
O cabeçalho e o rodapé definidos aparecerão em todas as páginas. Não é possível especificar a exibição
diferente desses itens na primeira página e nas páginas subsequentes, nas páginas pares e ímpares ou em
páginas individuais.
Você pode redimensionar um elemento gráfico após adicioná-lo a um cabeçalho, rodapé ou legenda
selecionando-o e arrastando sua borda. Para mover o elemento gráfico, selecione-o e arraste-o para outro local.
Não é possível cortar um elemento gráfico.outro local. Não é possível cortar um elemento gráfico.
Salvar um plano em PDF ou XPS
Os formatos de arquivo PDF e XPS são uma forma popular de salvar e exibir um plano de projeto para que outras pessoas vejam, sem que elas precisem ter
o Project instalado em seus computadores.
1. Clique em a guia Arquivo e em Compartilhar.
2. Clique em Criar Documento PDF/XPS e, em seguida, no lado direito, clique em Criar um PDF/XPS.
3. Na caixa de diálogo Procurar, selecione um nome e um local para o documento.
4. Na lista Salvar como tipo, selecione Arquivos PDF ou Arquivos XPS e clique em OK.
Mais informações sobre documentos PDF e XPS
O Project 2010 oferece suporte para a exportação de seu arquivo para os seguintes formatos:
PDF (Portable Document Format) PDF é um formato de arquivo eletrônico de layout fixo que preserva a
formatação do documento e possibilita o compartilhamento de arquivos. O formato PDF garante que, quando o
arquivo é exibido online ou impresso, ele mantenha exatamente o formato pretendido e os dados no arquivo
não possam ser facilmente alterados. O formato PDF também é útil para documentos que serão reproduzidos
usando métodos de impressão comercial.
XPS (XML Paper Specification) O XPS é um formato de arquivo eletrônico que preserva a formatação do
documento e permite o compartilhamento do arquivo. O formato XPS garante que, quando o arquivo é exibido
online ou impresso, ele mantenha exatamente o formato pretendido e que os dados no arquivo não possam ser
facilmente alterados.
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OBSERVAÇÃO Após imprimir um plano em PDF, não é possível usar o Project para fazer alterações diretamente no documento PDF ou XPS. Você deve fazer
as alterações no plano original usando o Project e, em seguida, salvar o arquivo como PDF ou XPS novamente.