curso ms project

Curso Prático de MS Project

Autor: Alex Pimentel Sites: www.juliobattisti.com.br www.painel-e.com Confira também o livro: “Gerência de Projetos” Página 1

É proibido o uso deste material em sala de aula e em treinamentos sem autorização do autor.

CURSO PRÁTICO DE CCCUUURRRSSSOOO PPPRRRÁÁÁTTTIIICCCOOO DDDEEE

Autor: Alex Pimentel [email protected]




Nota sobre direitos autorais: Este e-book é de autoria de Alex Pimentel, sendo comercializado diretamente

através do site www.juliobattisti.com.br ou através do site de leilões Mercado

Livre: www.mercadolivre.com.br, mediante contato através do email: pimentel-

[email protected] ou [email protected], diretamente pelo autor. No

Mercado Livre, somente o usuário GROZA (meu apelido no Mercado Livre) é que

tem autorização para comercializar este e-book. Nenhum outro usuário/email e/ou

empresa está autorizada a comercializar este ebook.

Ao adquirir este ebook você tem o direito de lê-lo na tela do seu computador e de

imprimir quantas cópias desejar. É vetada a distribuição deste arquivo, mediante

cópia ou qualquer outro meio de reprodução, para outras pessoas. Se você recebeu

este ebook através do e-mail ou via ftp de algum site da Internet, ou através de um

CD de Revista, saiba que você está com uma cópia pirata, ilegal, não autorizada, a

qual constitui crime de Violação de Direito Autoral, de acordo com a Lei 5988. Se

for este o caso entre em contato com o autor, através do e-mail

[email protected], para regularizar esta cópia. Ao regularizar a sua

cópia você irá remunerar, mediante uma pequena quantia, o trabalho do autor e

incentivar que novos trabalhos sejam disponibilizados. Se você tiver sugestões

sobre novos cursos que gostaria de ver disponibilizados, entre em contato pelo e-

mail: [email protected].

Visite periodicamente o site www.juliobattisti.com.br para ficar por dentro das

novidades:

• Cursos de informática.

• Guias de Estudo para os Exames de Certificação da Microsoft.

• Artigos e dicas sobre Certificações da Microsoft.

• Artigos sobre Carreira e Trabalho.

• Dicas de livros e sites sobre diversos assuntos.

• Simulados gratuitos, em português, para os exames da Microsoft.




CCCUUURRRSSSOOO PPPRRRÁÁÁTTTIIICCCOOO

DDDEEE

MMMSSS PPPRRROOOJJJEEECCCTTT




VOCÊ SÓ PODE USAR ESTE E-BOOK SE VOCÊ COMPROU ELE DIRETAMENTE COM O AUTOR:

• ESTE E-BOOK NÃO PODE SER FORNECIDO EM UM CD OU DVD DE NENHUMA REVISTA

• SE VOCÊ OBTEVE UMA CÓPIA DESTE E-BOOK ATRAVÉS DO E-MULE, KAZAA, MORPHEUS OU OUTRO PROGRAMA DE COMPARTILHAMENTO, SAIBA QUE VOCÊ ESTÁ COM UMA CÓPIA ILEGAL, NÃO AUTORIZADA

• USAR UMA CÓPIA NÃO AUTORIZADA É CRIME DE VIOLAÇÃO DE DIREITOS AUTORAIS, COM PENA PREVISTA DE CADEIA

PIRATARIA É CRIME, COM PENA DE CADEIA. EU AGRADEÇO PELA SUA HONESTIDADE. SE VOCÊ COMPROU UMA CÓPIA DESTE CURSO, DIRETAMENTE EM WWW.JULIOBATTISTI.COM.BR OU DIRETAMENTE COM O AUTOR, NÃO DISTRIBUA CÓPIAS PARA OUTRAS PESSOAS. SE VOCÊ BAIXOU UMA CÓPIA DESTE ARQUIVO USANDO UM SOFTWARE TAL COMO O E-MULE OU O KAZAA, SAIBA QUE VOCÊ ESTÁ COM UMA CÓPIA PIRATA, ILEGAL. USAR UMA CÓPIA ILEGAL É CRIME DE VIOLAÇÃO DE DIREITOS AUTORAIS. ESTE ARQUIVO NÃO PODE SER DISTRIBUIDO GRAVADO EM UM CD OU DVD DE REVISTA OU LIVRO. A ÚNICA MANEIRA DE OBTER ESTE ARQUIVO É COMPRANDO DIRETAMENTE COM O AUTOR OU ATRAVÉS DO SITE WWW.JULIOBATTISTI.COM.BR SE VOCÊ RECEBEU UMA CÓPIA ILEGAL DESTE ARQUIVO, NÃO ADQUIRIDA DIRETAMENTE PELOS MEIOS DESCRITOS NO INÍCIO DA PÁGINA, ENTRE EM CONTATO E REGULARIZE A SUA CÓPIA.




PRÉ-REQUISITOS PARA O CURSO:

Não existem pré-requisitos para que você possa acompanhar as lições deste curso.

Objetivos:

Este curso foi criado com o objetivo de ajudá-lo (a) a familiarizar-se com as principais

práticas as ferramentas para o planejamento e acompanhamento de projetos, situando

o MS Project Standard ou Professional 2007 no contexto da Gestão de Projetos.

Baseado nas melhores práticas de utilização, o curso mostra como obter o máximo do

software e mostrando o ambiente, processos específicos e ferramentas a serem

utilizadas para planejar, executar e controlar de maneira eficaz seus projetos e sub-

projetos, aumentando de forma significativa as probabilidades de sucesso e conclusão

das atividades conforme prazos, custos e escopo previamente estabelecidos.

A partir dos conhecimentos adquiridos será possível lançar metodologias para lançar

campanhas de marketing, novos produtos, controlar uma ONG, desenvolvimento

pessoal e até a construção de uma casa e uma mudança de escritório e demais

atividades que precisem ser planejadas para serem bem executadas e finalizadas,

mantendo a equipe comprometida e unida com as tarefas verificando e construindo

uma estrutura analítica de vários projetos.

A quem se destina:

Capacitar pessoas físicas, jurídicas, educacionais e governamentais envolvidas no

gerenciamento, coordenação, liderança ou participação em projetos de diversos

segmentos a operar o programa MS Project.




Introdução

Neste curso você aprenderá a operar de forma profissional e aprender uma série de

recursos do MS Project. Os conhecimentos adquiridos no final deste curso são de

noções básicas e intermediárias sobre a implementação de Projetos utilizando o

software.

No mundo moderno uma pessoa bem preparada requer como habilidade básica e

diferencial saber Negociar (Técnicas de Negociação), Gerenciar Projetos

(Gerência de Projetos) e Gerenciar Finanças (Gerência Financeira), com a qual

recomendo adquirir para completar a sua coleção.

Com o domínio das ferramentas apresentadas neste curso, o amigo leitor será capaz

de definir o escopo de um projeto, controlar os recursos e planejar a execução de

um projeto e os subprojetos que o compõe. Você também aprenderá a criar vários

projetos de forma personalizada e de acordo com a complexidade e a estrutura

analítica do mesmo. Com o domínio destas técnicas, a sua produtividade e resultado

serão grandemente alavancadas.

Módulo 1: Neste módulo vou apresentar os conceitos principais e uma série de pré-

requisitos para uma a Gerência de Projetos Você aprenderá a definir e identificar

usar os recursos de um projeto. Também serão abordados itens essenciais para um

Gerente de Projetos como a motivação, compromisso, meta e disciplina. Você

também aprenderá a usar os recursos de definição de Tarefa e Anotação. E para

concluir a unidade serão apresentados todos os participantes envolvidos em um

projeto, bem como o esboço, implementação e os controles do projeto.

ÍNDICE:




Módulo 2: Neste módulo, em 5 lições, vou apresentar o MS Project como

ferramenta de planejamento. Primeiro falarei sobre a instalação do programa, em

seguida a tela inicial do software. Na seqüência mostrarei a implementação de um

projeto pessoal com a implementação de tarefas e o esboço do projeto.

Módulo 3: Este módulo será todo dedicado ao Gerenciamento de Recursos. Será

visto o Planejamento de uma Campanha de Marketing. Em 6 lições, você verá os

conceitos básicos sobre a gestão de pessoas, tempo, finanças, materiais, Gráfico de

Grantt e até aos modos diferentes de visualização de um projeto.

Módulo 4: Este módulo é voltado para a Implementação de um Projeto tendo como

base o Planejamento de uma ONG. Serão apresentados as ferramentas para a

verificação da programação do projeto, e ferramentas para o trabalho de alocação

de recursos e o gráfico de Gantt e a impressão do cronograma do projeto.

Módulo 5: Este módulo será todo dedicado ao Acompanhamento e Controle. Em 6

lições, você aprenderá os conceitos aqui apresentados sobre controle, criatividade,

formatação e classificação das tarefas de um projeto. Em seguida mostrarei a Linha

de Base e como vincular tarefas no MS Project.

Módulo 6: Este módulo será todo dedicado ao Gerenciamento de Múltiplos

projetos. Em 10 lições, você aprenderá a desenvolver um projeto para o controle de

uma construção de uma casa em paralelo com a mudança de escritório. Você estará

controlando os prazos, realocação de recursos, revisões, riscos e até um diagrama

da rede. Serão apresentados os elementos que compõem um projeto mestre e

aprenderá como importar e exportar dados. E para finalizar verá as ferramentas

avançadas do MS Project.

Este curso foi especialmente projetado para torná-lo num exímio e mais produtivo

no MS Project. O domínio das ferramentas aqui apresentadas irá ajudá-lo,




bastante, em projetos simples e até em complexas, com diversas variáveis, tais como

tempo, escopo e custo e em outras situações bem elaboradas. Os domínios das

ferramentas avançadas farão com que você consiga produzir mais e melhor, em

menos tempo. Muitas vezes uma única Informação é capaz de “poupar” uma

situação constrangedora e muitas vezes definir o sucesso do projeto.

É o meu mais sincero desejo que este curso possa ser de grande utilidade para você,

ajudando-o a utilizar todos os recursos disponíveis neste fantástico curso de MS

Project. Um bom estudo e muito sucesso.

Para enviar suas dúvidas referentes aos assuntos e exemplos abordados neste curso,

para enviar sugestões de alterações/correções, para sugerir novos cursos, para

criticar e para elogiar (porque não?), é só entrar em contato pelo e-mail:

[email protected]




Introdução Módulo 1 – Conceitos básicos de Gerência de Projetos ............................ 11 Lição 1 – Ciclo de vida do Projeto .................................................................... 13 Lição 2 – Participantes de um Projeto.............................................................. 15 Lição 3 – Tipos de Projetos.............................................................................. 17 Lição 4 – Definição de Tarefa, Compromisso e Anotação ............................... 27 Lição 5 – Esboço do Projeto............................................................................. 35 Lição 6 – Implementação do Projeto ................................................................ 36 Lição 7 – Controle de custos, prazos e recursos.............................................. 38 Módulo 2 – O Ms Project como Ferramenta de Planejamento ................... 42 Lição 1 – Como Instalar o Ms Project............................................................... 43 Lição 2 – Implementação de 10 Metas para o ano novo ................................. 48 Lição 3 – Barra de Ferramentas Padrão .......................................................... 51 Lição 4 – Tela inicial do Ms Project .................................................................. 53 Lição 5 – Tela de Modos .................................................................................. 53 Lição 6 – Barra de Menu .................................................................................. 54 Lição 7 – Definindo o esboço ........................................................................... 55 Lição 8 – Implementando Tarefas .................................................................... 57 Lição 9 – Implementando Compromissos ........................................................ 63 Módulo 3 – Gerenciando Recursos .............................................................. 65 Lição 1 – Planejamento de Uma Campanha de Marketing .............................. 65 Lição 2 – Gestão de Pessoas........................................................................... 67 Lição 3 – Gestão do Tempo ............................................................................. 67 Lição 4 – Gestão Financeira............................................................................. 71 Lição 5 – Gestão de Materiais.......................................................................... 75 Lição 6 - Gráfico de Grantt ............................................................................... 78 Lição 6 – Modos de Visualização ..................................................................... 81 Módulo 4 – Implementação de um Projeto................................................... 83 Lição 1 – Planejamento de uma Ong ............................................................... 86 Lição 2 – Verificação da Programação............................................................. 88 Lição 3 – Alocação de Recursos ...................................................................... 90 Lição 4 – Gráfico de Grantt .............................................................................. 92 Lição 5 – Impressão do Cronograma do Projeto .............................................. 96 Módulo 5 – Acompanhamento e Controle.................................................... 99 Lição 1 – Planejamento de lançamento de um novo produto ........................ 100 Lição 2 – Controlando o Andamento do Projeto............................................. 102 Lição 3 – Acompanhando o Andamento das Atividades ................................ 108 Lição 4 – Formatação e Classificação............................................................ 111 Lição 5 – Linha de Base no Ms Project .......................................................... 113 Lição 6 – Vincular Tarefas.............................................................................. 115 Módulo 6 – Gerenciamento de Múltiplos Projetos .................................... 117 Lição 1 – Planejamento de Constr. de uma casa e mudança de escritório.... 121 Lição 2 – Prazo de um projeto........................................................................ 125 Lição 2 – Realocação de recursos ................................................................. 125 Lição 3 – Reprogramação do Projeto............................................................. 128 Lição 4 – Revisão do Projeto.......................................................................... 129




Lição 5 – Gerenciando Riscos........................................................................ 129 Lição 6 - Diagrama da Rede.......................................................................... 130 Lição 7 - Importando e Exportando dados .................................................... 132 Lição 8 – Utilizando um Projeto Mestre.......................................................... 136 Lição 9 – Impressão de Relatórios ................................................................. 137 Lição 10 – Ferramentas Avançadas do Ms Project ........................................ 139




Módulo 1 – Conceitos básicos de Gerência de Projetos

“Projeto é um esforço por um determinado período de tempo para alcançar um ou

vários objetivos, feito de forma simples e lógica através dos recursos necessários.”

Alex Pimentel

Todos nós temos projetos. Quer seja pessoal, financeiro ou profissional. Todo Ano

Novo as pessoas dizem: “Vou parar de fumar”; “Vou pagar minhas contas”. O fato é

que é preciso que um projeto seja controlado pois, sem ele:

• Prazo. Existe a possibilidade de extrapolar o tempo;

• Escopo. Falta de controle das tarefas e cobrança das mesmas;

• Custo. Existe a possibilidade da falta de dinheiro para a conclusão;

Outros fatores:

• Motivação. Falta de motivação e compromisso;

Um projeto espacial leva no mínimo 10 anos para ser concluído. Isto porque são

testadas todas as possibilidades de erro e planejadas todos os tipos de situações, pois

não pode haver falhas.




O gerenciamento de projetos envolve também vários aspectos importantes. De acordo

com o PMI© (Project Management Institute) www.pmi.org.br os aspectos importantes

analisados (nove) e que apóiam um projeto são:

1. Gerenciamento de Integração entre os elementos do projeto;

2. Gerenciamento de Escopo de Projeto;

3. Gerenciamento de Tempo do projeto;

4. Gerenciamento do Custo;

5. Gerenciamento da Qualidade;

6. Gerenciamento de Recursos Humanos;

7. Gerenciamento de Comunicação;

8. Gerenciamento de Risco;

9. Gerenciamento de Contratos.

Todas estas disciplinas, juntas e integradas apóiam a condução do projeto de forma a

garantir os prazos, escopo, custo e requisitos desejados.




Lição 1 – Ciclo de vida do Projeto

Não existe uma única maneira de definir um ciclo de um Projeto ou de uma Gestão de

projetos. Pode-se escolher um ciclo padronizado (pré-concebido) ou um ciclo aonde a

equipe de gerenciamento escolha o melhor caminho adequado ao projeto.

Abaixo será exibida como se executam as etapas de trabalho durante as fases de um

projeto. A seguinte figura é um exemplo ideal.

Fase Inicial

• Identificação do Objetivo e das necessidades;

• Identificação de Alternativas;

• Preparação de Propostas

• Definição da equipe do Projeto;

• Esboço do Projeto.

DESENVOLVIMENTO INÍCIO FIM




Fase de Planejamento (Desenvolvimento)

• Desenvolvimento de um Plano;

• Desenvolvimento de Protótipos;

• Definição detalhada das etapas, riscos, tempo e recursos;

• Programar, organizar e controlar;

• Estudo de Viabilidade;

Fase de Implementação (Desenvolvimento)

• Compra de materiais e insumos;

• Implementação do Projeto;

• Manutenção do clima organizacional;

• Desenvolvimento da comunicação;

• Verificação do Desempenho;

Fase Final (Entrega)

• Aprovação e Correção de Possíveis Falhas;

• Realocação de recursos e participantes;

• Se for produto programar a entrega e venda.




Lição 2 – Participantes de um Projeto

Existem basicamente cinco funções na gerência de um projeto.

• Gerente ou líder do projeto;

• Gerente Tático ou estratégico;

• Gerente de Marketing e Gerente Financeiro;

• Gerente Operacional ou Técnico;

• Gerente de Riscos e Desenvolvimento.

Estas cinco funções por sua via podem ser subdivididas em duas, ou em até uma

pessoa somente. Mas o ideal é ter as quatro ou mais pessoas para o

desenvolvimento de um projeto de grandes proporções.

Quando for recrutar pessoas para um projeto ou empresa, o ideal é que o

recrutador venha a conhecer os seguintes pontos;

• Perfil do cargo;

• Quantidade de vagas;

• Saber a identidade da empresa/projeto;

• Saber qualificar os possíveis candidatos;

Os meios de recrutamento podem ser:




• Internos

Quando se procura dentro da própria organização pessoas capazes;

Vantagem: Estimula o desenvolvimento de pessoas na organização.

• Externos

Quando se procura fora da organização.

Ex: Agências de recrutamento e seleção, anúncios em jornais, contatos com

universidades, cursos técnicos, sindicatos, cartazes, arquivo de currículos e banco

de dados, procura com os contatos e parceiros da empresa

Vantagem: Traz “sangue novo” e novos conhecimentos para a empresa.

Por sua vez, quais os tipos de trabalho existentes no novo mercado?

• Trabalho voluntário;

• Trabalho por salário (CLT);

• Trabalho por projeto, tarefa ou contrato (temporário remunerado);

• Trabalho de pesquisa e estudo;

Hoje em dia para captar novos talentos, inclusive da concorrência é necessário que

a empresa ou projeto tenha uma política definida e principalmente a chamada

“Ética e responsabilidade social”, ou seja, a imagem da empresa no mercado e na

comunidade, se possível ter um plano de carreira e de benefícios.




Lição 3 – Tipos de Projetos

Inicialmente a criação e gerência de projetos estavam programadas para obras de

engenharia, arquitetura e construção civil. Atualmente este conceito mudou,

abrangendo os mais diversos ramos do conhecimento e segmentos.

Projetos de Negócio (Plano de negócio)

Um plano de negócio é uma espécie de mapa da mina ou caminho das pedras para

o desenvolvimento de um negócio empresarial quer seja um prestador de serviços,

uma empresa Micro, Pequeno, Grande ou Cooperativa. Habilidades como

empreendedorismo, agressividade, administração, conhecimento do negócio e

motivação são imprescindíveis ao empresário moderno. No Projeto de negócio

também são definidas ações ou planejamento de marketing, produção, financeiro e

de missão e visão do negócio. Mais detalhes serão exibidos no curso de

Empreendedorismo.

Projetos Pessoais

São aqueles que se referem ao desenvolvimento pessoal, tanto a nível profissional

como ao nível familiar, social e espiritual. Também pode ser feito sob a ajuda de

consultorias, investigações, pesquisa de tendências e entrevistas pessoais.

Projetos Financeiros




São aqueles que prestam serviços de administração de capitais. São feitos por

instituições financeiras principalmente, mas podem ser feitos por organizações

governamentais, educacionais, militares e até de caráter pessoal e social. Envolvem

etapas de planejamento, esboço, execução e acompanhamento, podendo ser

projetos de curto, médio e longo prazos.

Projetos Agropecuários

Estes projetos envolvem toda a área de produção animal e vegetal, assim se têm

pirulitos agrícolas para cultivos de larga escala como o café, e pirulitos de ciclo

curto como o algodão. Enquanto que os projetos de origem animal se referem a

produção de leite, granjas e suinocultura.

Projetos Industriais:

São projetos constituídos pela manufatura, uma combinação entre homem e

máquina, ou muitas das vezes pela completa automação e se caracterizam porque

compram e adquirem uma matéria prima no mercado nacional o internacional, e

transformam em um produtos industrializado através de uma equipe especializada

e de máquinas.

Uma vez definido o tamanho e a localização do projeto, determina-se o plano de

produção, que consiste em quantificar o volume de produção em diferentes




períodos de tempo de vida útil do projeto, e qual o grau de depreciação atual ou

futura das máquinas atuais.

Em seguida é calculada a demanda de produção segundo a capacidade de produção

do processo e do consumo de mercado, se integrando aos poucos à produção,

relacionada à capacidade de produção prevista no início do projeto.

Toda empresa produtora industrial, deve elaborar um programa de produção

durante um período, que poder ser diário, semanal, quinzenal ou mensal,

dependendo do tipo de bem produzido.

Para elaborar uma programação é preciso conhecer a capacidade de produção por

operação e a disposição de recurso necessário, os insumos, as máquinas e as

ferramentas a utilizar. A programação de produção deve ser feita para um ano.

Também se faz necessário estabelecer os programas iniciais e especificações dos

insumos e materiais, como os períodos de pausa e reabastecimento com as

respectivas quantidades para posterior cálculo de mão-de-obra necessária, bem

como o estabelecimento de áreas de espaço de armazenamento.

A estimativa de máquinas e de equipamentos é estabelecida tomando em conta os

seguintes aspectos:

• A capacidade de produção por máquina e por pessoa;

• Os dias reais de trabalho (desconsiderar sábados, domingos, feriados

nacionais e regionais);

• O número de turnos;

• As horas efetivas de cada turno;




• Custo das paradas de produção e paradas programadas;

• Custo ou estimativas de perdas;

Também é bom citar as especificações técnicas como capacidade, voltagem, espaço

físico e arejamento.

Como complemento também se deve acrescentar o custo de vendas e o custo

administrativo.

Projetos Agro-Industriais

Entende-se por agroindústria ou indústria agropecuária sendo aquela atividade

produtiva que antecedo os primeiros processos industriais de produtos de origem

agrícola.

Em toda empresa agroindustrial existe a necessidades de água, energia elétrica e

combustível, tanto para o consumo interno como para o consumo externo.

Igualmente, será de grande utilidade o momento de estabelecer custos e gastos,

com um controle rigoroso destes elementos para o funcionamento do projeto.

Dentro da parte organizacional podem-se apresentar as seguintes situações:

• Projeto para ampliação ou melhoramento de uma empresa já existente: neste

caso, o projeto trata-se do desenvolvimento interno ou da criação de uma unidade

dentro da estrutura atual.




• Projeto para desenvolvimento de uma nova empresa: será necessário

estabelecer uma estrutura de organização de acordo com as necessidades próprias

do projeto. Neste caso se devem investigar os aspectos legais com relação ao tipo

de empresa a constituir.

Também, outros aspectos devem ser detalhados no âmbito organizacional do

projeto:

• Manual da Organização.

• Canais de informação e comunicação.

• Mecanismos e instrumentos de controle (contábil-financeiro e de produção).

• Manual de Procedimentos Administrativos.

• Manual de Descrição de Postos.

Já para as necessidades de recursos humanos deve-se tomar em conta:

• Técnicos nacionais ou estrangeiros.

• Pessoal administrativo capacitado.

• Especializações requeridas.

• Técnicas de exploração e produção.

Tendo-se estabelecido o plano de produção em seguida deve-se especificar os

recursos humanos, máquinas, distribuição física e os espaços necessários para

permitir a eficiência e a segurança do projeto.

Um bom projeto define no espaço físico envolvido a seguinte divisão:

a) Área produção




b) Área de serviços (Gerência Geral, Financeiro, Vendas, Contabilidade,

Almoxarifado)

c) Área de serviços pessoais (lavatórios, estacionamento, café)

d) Área de segurança

Projeto de Infra-estrutura Econômica

São constituídos por aqueles que dão à atividade econômica certos bens e serviços

como: Energia elétrica, Transporte e Comunicações, construção, ferrovias, portos

de navegação, centrais elétricas, sistema de telecomunicações e de informações.

Projetos de infra-estrutura Social

O objetivo é atender às necessidades básicas da população como: saúde, educação,

abastecimento de água, moradia, sistemas água tratada, esgoto, lixo e

ordenamento espacial urbano e rural.

Ao realizar um projeto social, devem-se analisar os efeitos diretos e

indiretos que podem ocorrer com a implementação do projeto.

O critério social busca maximizar os benefícios, criar emprego, nivelar a balança

comercial, incrementar o valor agregado, ajudar um setor específico da população e

o nível de qualidade de vida e desenvolvimento humano e cultural. Para isto deve-

se analisar:




1. Impacto sobre a economia

1.1. Efeitos sobre a renda da região e do emprego.

O efeito do impacto se mede pela perpetuação das melhorias sociais após a

execução do projeto, tanto direta como indiretamente. Pode-se também criar

outros projetos complementares que proporcionem outras comunidades, regiões e

a demanda por outros serviços ou participação de empresas privadas ou do

governo.

1.2. Distribuição de renda

Envolve:

Pessoas que têm um emprego remunerado dentro do projeto a partir de salários

pagos;

Indivíduos que recebem benefícios (ex: cursos, tratamento médico e dentário);

O efeito de Valor Agregado de um projeto também envolve:.

• Setor Público – Aumento da arrecadação indireta de tributos. Ex: (restaurantes

comunitários: ao comprar alimentos paga-se indiretamente impostos);

• Distribuição - Valor investido e o resultado abrangem outras camadas sociais,

familiares e econômicas;

1.3. Efeitos sobre Divisas

A avaliação econômica é feita através de uma análise do Saldo da Balança

Comercial com a diminuição das importações.




A ausência ou escassez de divisas é um obstáculo para o desenvolvimento de um

país e a criação de projetos que envolvam produtos nacionais em detrimento dos

importados contribuem para a melhoria da balança comercial do país.

Também em todo caso é preciso fazer uso do bom senso.

1.4. Competência Internacional

Ao encaminhar produtos e serviços ao mercado externo, os mesmos serão mais

competitivos do que os demais bens oferecidos no mercado.

O mesmo acontece com projetos sociais. Às vezes pela grandiosidade do projeto

cujas proporções econômicas são muito maiores do que o mercado interno pode

absorver, pode-se recorrer a organismos internacionais que contatam de forma

direta ou indireta países que podem colaborar ou se beneficiar do projeto.

Os benefícios de um Projeto Social se medem pelas repercussões diretas e

indiretas que influem no desenvolvimento social, econômico e cultural de

uma região.

Projetos de Serviço

Projetos de Serviço são aqueles que prestam serviços de caráter pessoal, material

ou técnico, tanto a nível profissional ou através de instituições. Incluem

consultorias, investigações técnicas, comercialização de produtos, serviços

educacionais e sociais que não estão incluídos na infra-estrutura social.

Projetos de Construção e Obras




Projetos de Construções dos mais variados tipos de construções, através da

emissão e acompanhamento de relatórios mensais baseados nas medições

realizadas, que, comparadas ao planejamento, demonstram o efetivamente

realizado, indicando eventuais discordância entre o executado/executar:

• Relatório das Etapas Executadas - Relatório dos custos, até o mês da

medição, comparados com os custos previstos, por etapas.

• Relatório das Etapas A Executar - Relatório dos custos, comparados com os

custos previstos, por etapas.

• Planilha de Medição - Relação dos serviços, com a quantidade executada,

até o mês de medição.

• Fotos Digitalizadas - Fotos digitalizadas do efetivamente edificado ou da

maquete.

• Gráfico Comparativo do Executado / Executar - Demonstrativo dos custos

executado / a executar.

• Previsão de Custos – Estudo de previsão de custos de determinado

empreendimento, com um prévio e elaborado orçamento a partir do anteprojeto

arquitetônico ou projeto definitivo.

Projetos de Desenvolvimento de Software

São projetos que envolvem o desenvolvimento de Programas específicos de

Computador. Envolve uma equipe altamente qualificada e várias ferramentas de

software e projetos dos mais variados tipos aonde a assistência técnica e suporte

são essenciais para a boa prestação de serviço.




O primeiro trato no desenvolvimento de um software é a criação de um contrato o

mais fechado possível evitando brechas que podem ser utilizadas pelo cliente e

para que o mesmo reflita sobre as alterações futuras, uma vez que o mesmo não

conhece os processos de desenvolvimento de software.

O desenvolvimento de software no Brasil carece de práticas de Gerenciamento uma

vez da dependência tecnológica e cultura geral e até mesmo do desenvolvimento

em geral.

Projetos de Internet

Para o desenvolvimento de um projeto de internet, antes de tudo é preciso um bom

Plano de Negócios, uma vez que o setor se estabilizou após o “Boom” que houve

com os negócios na virada do milênio. Além do Plano de negócios é preciso que

atenda aos problemas reais do cliente e que tenha um ambiente de atendimento

conhecendo-se profundamente o produto e o cliente.

• Investimentos em propaganda na mídia tradicional (TV, Rádio e Jornal);

• Acompanhar os concorrentes e se manter com inovações constantes;

• Atender bem às expectativas dos clientes;

• Ter uma mentalidade profissional ampliada;

• Ter vários diferenciais no mercado;

• Atender à demanda de clientes;

• Possuir um conhecimento profundo do negócio e a sua influência no mundo;




• Ser fluente em no mínimo três idiomas (inglês, espanhol e claro o

português);

• Participar efetivamente da sociedade da informação, ou seja, comprar pela

internet e pagar contas.

Projetos de Telecomunicações

São projetos para infra-estrutura básica, intermediária e avançada para telefonia

fixa, móvel e internet, TV a cabo e TV Digital. Atualmente existem vários estudos e

implementações de convergência entre os sistemas e as diversas companhias

prestadoras de serviço existentes.

Lição 4 – Definição de Tarefa, Compromisso e Anotação

Tarefa e Anotação

De acordo com o dicionário Luft:

Tarefa 1.Trabalho a concluir com prazo determinado. 2. Trabalho empreitado. 3.

Contrato de trabalho em que o salário se calcula pelo serviço executado.

Anotação – 1.Tomar nota de. 2. Apor notas, comentários.




Definindo Tarefa

Você deve estar se perguntando, mas eu sei tudo isto e ele esta repetindo. E está

certo! Na verdade estou passando uma coisa que a maioria das pessoas fazem ou

se não fazem é bom que comece a fazer de hoje em diante. Indiferente do ramo

profissional, quer seja vendedor, médico, presidente, professor, dona de casa,

religioso, nós temos tarefas a executar. Estas tarefas devem ser concluídas, isto é

terminadas por completo, 100% e com um prazo determinado, ou seja, com uma

data para término, que sem ela a tarefa fica pendente podendo comprometer em

parte ou anular totalmente um projeto. Você também já deve ter visto que este

tutorial é bastante atualizado e diferente de tudo o que você já viu. Ele pretende

fazer da pessoa o melhor projetista e gestor de projetos existente, se o mesmo

seguir todas as orientações contidas. Para acompanhar o desenvolvimento das

tarefas você pode escrever no papel, ou usar um editor de textos, ou uma planilha,

ou ainda sistemas existentes no mercado para controle de projetos. A seguir

colocarei todos os itens necessários para o controle e execução de uma tarefa.

• A data em que foi cadastrada a tarefa;

• Nome da tarefa;

• O nome do Projeto;

• O nome do Cliente;

• O nome do responsável pela execução da tarefa;

• Prazo de Conclusão da tarefa;

• Definir lembrete;

• Custo da tarefa;

• Status- Concluída ou pendente.

• Prioridade da tarefa.




• Data em que foi cadastrada a tarefa

É importante que você cadastre a data e se possível a hora em que foi proposta ou

anotada a tarefa para que futuramente você possa cobrar de você ou de outros a

tarefa. As pessoas ou você mesmo pode dizer, “mas eu não sabia disto”, ou “não

passou por mim” ficam anuladas uma vez que você cadastra, e fica registrado o

período em que o responsável ficou sabendo da tarefa.

Nome da tarefa

É altamente recomendável colocar um nome significativo e específico à tarefa uma

vez que ela é identificada pela sua especificação. Evite colocar Nomes próprios ou

que não tenham nada a ver com o contexto, tipo, Mariana, Diogo, porque quando

uma pessoa for ver, não vai identificar de que se trata. Primeiro eu recomendo que

coloque o nome da Tarefa, tipo ligar para, comprar, cotar, verificar, pintar e sempre

uma ação e em seguida colocar aonde deverá ser executada, ou seja aonde ela

deverá estar, tipo para o cliente xx, o produto yy, o prédio ww, etc.

O nome do Projeto;

É interessante identificar o nome do projeto, numa vez que a mesma tarefa pode

ser vista, aproveitada em outros projetos. Hoje em dia se usa muitas vezes a

mesma estrutura para várias empresas (várias empresas no mesmo local físico)




tipo escritório virtual. A mesma tarefa pode ser aproveitada em diversos projetos,

por exemplo uma cotação de preços de material de escritório.

O nome do cliente;

Se for uma tarefa pessoal não precisa colocar. Mas se for um projeto para uma

empresa específica é recomendado colocar. Também se pode aproveitar mas nem

sempre é de praxe uma tarefa para outra empresa. O único caso em que esta

tarefa não poderá ser feita dessa forma é quando se tem um contrato de

exclusividade ou quando se coloca segredos industriais.

O nome do responsável pela execução da tarefa;

Pode-se colocar o nome de todos os participantes e do responsável, mas nunca

deixar de colocar o nome do responsável pela tarefa. Tudo na vida depende de

assumir risco e responsabilidades, por isso é importante definir quem vai se

responsabilizar pela tarefa específica ou por todas do projeto.

Prazo de conclusão da tarefa;

Toda tarefa tem uma data prevista para termino. Deve-se colocar uma data

sempre se possível um pouco maior do que a realmente ocorre, porque se deve

levar em conta os atrasos e os imprevistos. Evite colocar datas muito curtas ou




muito longas pois as mesmas podem comprometer o bom andamento do projeto.

Se a sua empresa tiver alguma certificação, ficará melhor para acompanhar o

andamento da tarefa.

Definir lembrete;

O lembrete pode ser um aviso telefônico, uma reunião, um e-mail ou um sms

automático (torpedo), uma carta, algo que faça que os participantes e o líder do

projeto ficar conectado com o mesmo. Os avisos em tempo real, tipo e-mails

automáticos e sms para celular são uma boa pedida uma vez que os mesmos têm

baixo custo podem ser integrados ao sistema em tempo real. Por exemplo, existem

instituições financeiras que quando se altera um limite de um cliente,

imediatamente o sistema envia um aviso (torpedo sms) para o gerente do banco.

Custo da tarefa;

Não é obrigatório, mas é importante. Pode-se colocar o custo estimado de um

projeto, mas se o mesmo for bastante específico é interessante colocar. Por

exemplo pode-se colocar custo para aquisição de um produto ou serviço, tipo

tempo gasto para pesquisa, custo de ligações, entrega ou frete. É boa dica manter

os custos fixos ou predeterminados e nunca extrapolar o previsto. Lembrando-se

que uma escolha errada, quer seja de participantes, valores e missão podem




custar muito caro. Pode-se ter um controle de horas, se você receber por projeto se

for um profissional liberal ou se tiver pessoas que recebam por “empreitada”.

Status – Concluída ou Pendente;

Quando se tem poucas tarefas a executar é fácil saber o seu status. Mas quando se

tem por exemplo mais de 20, com vários projetos e vários responsáveis fica difícil.

Se possível colocar o grau de realização da tarefa, fica mais fácil acompanhar a

conclusão da mesma, tipo 25%. 50%, 75%, ou não iniciada e concluída. Por

exemplo, um vendedor pode colocar um status para o fechamento de uma proposta

para um cliente, como percentual de fechamento da proposta por parte do cliente

em 75%.

Prioridade da tarefa.

Uma tarefa pode ser definida como Alta, Média ou Baixa em nível mais genérico.

Mas deve-se levar em conta também que de acordo com a urgência pode-se

colocar como Urgente, Urgentíssima. Uma tarefa importante para o projeto ou que

tenha passado o limite de conclusão deve ser colocada como Alta ou Urgentíssima.

Compromisso

Obrigação;

Promessa;




Ajuste, acordo;

Dívida com dia aprazado para pagamento;

COMPROMISSO:

Um compromisso é uma obrigação ou dívida com um prazo de pagamento ou

término. Exemplos de compromisso:

1.Obrigação:

Cumprimentos de horários, normas e diretrizes;

2. Promessa;

Pode ser verbal, ou escrita;

3.Ajuste, acordo:

Renegociação, resultado de negociações;

4. Dívida com dia aprazado para pagamento;

Salários, fornecedores, luz, condomínio, água, telefone.




Definindo Nota

Agora que foram definidas as tarefas do projeto, é interessante focarmos nas notas

ou anotações que ficam registradas para o sucesso do projeto.

Você já deve ter visto por aí as chamadas caixinhas de sugestões. Pois bem,

aquelas caixinhas são nada mais nada menos que um depósito de boas idéias,

reclamações. Pois bem, você pode colocar suas idéias da mesma forma, guardando

dentro de uma caixa, mas também pode se profissionalizar no tocante a elas e não

somente usar como “amarelinhos” grudados ao monitor ou a parede para que

venhamos a recordar de fatos importantes.

Abaixo seguem os alguns itens necessários à Nota:

• Assunto da nota;

• Autor da nota;

• Data da anotação;

• Tipo de anotação;

Pode ser um recado, uma curiosidade, um telefone que foi anotado durante uma

ligação telefônica, uma sugestão, uma idéia que surgiu no momento, um problema

que pode vir a ocorrer, um recado, um site interessante ou necessário, uma

anotação pessoal, senhas (se somente a pessoa acessar a anotação).




Lição 5 – Esboço do Projeto

O tripé de um projeto é o esboço (ou escopo), prazo e custo. No controle,

administração, coordenação destas três variáveis pode-se controlar um projeto.

O esboço é basicamente um esquema a ser seguido e cuidadosamente

acompanhado para o desenrolar de um projeto.

Um esboço básico contém as seguintes informações:

• Nome do Projeto

• Objetivo do Projeto

• Nome do Cliente

• Gerente do Projeto

• Data de Início e Fim

• Custo Total do Projeto

• Recursos do Projeto

• Telefones úteis

• Comentários




Lição 6 – Implementação do Projeto

Um líder basicamente precisa saber implementar e diagnosticar todas as situações.

É como um controle remoto. Não precisa saber como ele funciona, os chips e bytes,

mas saber que se apertando aquele botão ele irá mudar de canal.

Continuamente existe a disposição no mercado uma gama de artigos e serviços

proporcionados ao mesmo. Desde os alimentos processados, as roupas que

vestimos e até os modernos computadores são implementados através do trabalho

do ser humano. Todos os anos os bens e serviços, antes de serem comercializados,

foram estudados e avaliados de vários pontos de vista, sempre com o propósito de

satisfazer as necessidades previstas.

Quando “alguém” deseja produzir seu pensamento é que ganhará muito dinheiro.

Mas para que isto ocorra são necessários fundamentos que o sustente. Quanto mais

detalhado for e bem estruturado o projeto, maiores são as chances de sucesso.

A parte de implementação, caracteriza-se pelo desembolso dos recursos financeiros

e muita ação para a execução do projeto, além do capital mais importante chamado

conhecimento e trabalho:

• Orientar e gerenciar a execução do Projeto

• Realizar a garantia da Qualidade

• Contratar ou mobilizar a equipe do Projeto

• Desenvolver a equipe do Projeto

• Distribuir as informações

• Solicitar as respostas de fornecedores

• Selecionar Fornecedores




• Monitorar e controlar o trabalho do projeto

Na implementação se quantificam os valores financeiros anteriormente levantados

e todos os recursos necessários já devem estar prontos para a execução do projeto

no tempo estabelecido, podendo apresentar os seguintes casos:

1- AMPLIAÇÃO DE NEGÓCIOS, MERCADOS E INSTALAÇÕES

2- PROJETO NOVO

Etapas na Implementação de um Projeto

A finalidade desta etapa é aportar elementos para a tomada de decisão e a sua execução

e o apoio para a sua realização. Nesta etapa se pode antever situações e principalmente

ter elementos necessários ao sucesso do projeto, dentre eles:

ESTUDO DE IDENTIFICAÇÃO

Deve-se estar claro nesta etapa o objetivo do projeto e algumas perguntas profundas

como:

• O produto ou serviço atende ao que foi pedido?

• A localização e os elementos para a implementação locais estão disponíveis?

QUAL A MELHOR ALTERNATIVA DE LOCALIZAÇÃO?

• Localização em zona estratégica;




• Capacidade de cada zona;

• Quantificar custos de insumos e transporte e logística;

• Valor do Terreno;

• Água e energia elétrica e telecomunicações;

• Qualidade da mão de obra e o acesso ao local de produção;

Lição 7 – Controle de custos, prazos e recursos

O básico para a o controle e execução de um projeto é que ele não

extrapole:

1. Custos Previstos;

2. Prazos Previstos;

3. Recursos Previstos;

Custos - Relação de Custo Benefício

Este indicador financeiro expressa a rentabilidade em termos relativos. A

interpretação de tais resultados representados centavo a centavo investido.

Para a relação de Custo/Benefício se estabelece uma relação de investimentos e de

resultados dos valores:

São várias situações que se podem ocorrer na relação Custo/Benefício:




• Relação B>C- (Benefício Maior que o Custo). A perspectiva do projeto é ser

aceito.

• Relação B=C (Benefício igual ao Custo). Atenção para os Custos do Projeto

e os objetivos em médio prazo.

• Relação B<C (Benefício Menor que o Custo). Perspectiva de rejeição do

Projeto ou reestruturação.

Com relação aos custos deve-se analisar:

Custos de Produção

• Gastos com Impostos e Legalização

• Custos e Gastos de Fabricação (Matéria Prima o Materiais Diretos,

Mão-de-obra, Outros gastos de fabricação)

• Gastos de Vendas e Comercialização

• Gastos de Administração

• Gastos Financeiros

Em caso de financiamento as etapas para um financiamento são:

1) Determinar as necessidades de financiamento.

Realizar uma análise dos custos de execução do projeto, e decidir o capital inicial,

tomando em consideração também outros investimentos necessários para a

manutenção durante a vida útil do projeto.

2) Levantar e identificar as possíveis fontes de financiamento em:




• Bancos e Instituições de Fomento

• Capital Próprio:

• Ações em Bolsa e Mercado de Capitais.

• Fontes no Exterior e Organizações de Cooperação Internacional e de

ajuda Humanitária e Econômica.

Prazos Previstos

O MS Project é um excelente administrador do tempo, mas também é bom ficar

atento para não perder tempo na frente do computador. Segue abaixo esta relação

de itens indispensáveis para um bom controle de tempo:

• Calendário;

• Lista de Compromissos (Pendências, ocorrências e visitas);

• Telefones de emergência, e telefones de contato (clientes, fornecedores,

etc), tabela de preços (se você for um vendedor). Saiba quem e aonde encontrar;

• Lista de anotações, idéias, metas e comentários.

Recursos Previstos

Recursos são todos os meios utilizados para concluir uma tarefa. Os principais

recursos de um projeto são:




Humanos. Isto é, pessoas. Também representado por trabalho por Hora. São os

recursos principais de um projeto. Sem ele não haveria a razão de ser.

Equipamentos. Todos os recursos físicos tais como máquinas, equipamentos e

demais materiais.

Custo. O custo individual para a concretização de determinada tarefa, que por

conseguinte para ser totalizada no projeto.

Obs: Todos os recursos são controlados e determinados no MS Project.




Módulo 2 – O Ms Project como Ferramenta de

Planejamento

“Quando o ser humano planeja, ele consegue realizar coisas que vão além da sua

capacidade.”

Alex Pimentel

É o clássico e consagrado software de Gestão de Projetos. É uma ferramenta

exigida no mercado e bastante utilizada na área de construção civil, mas podendo

ser utilizado nos mais variados segmentos de projetos e aplicações.

Sua primeira versão foi lançada em 1985. Desde então, além de contar com

interface gráfica e amigável, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e

poderosos recursos.

Permite a realocação de recursos para outros projetos e pode ser integrado com o

Outlook.




As principais funções do MS Project como um software de gerência de projetos são:

1. Criar, editar e controlar um projeto;

2. Personalizável para diferentes metodologias e produtividade;

3. Criar gráficos, relatórios e diagramas profissionais;

4. Permite tarefas recorrentes;

5. Maior controle de informações, finanças e prazos;

6. Acesso rápido às informações desejadas;

O MS Project está disposto nas seguintes versões:

• Standard;

• Professional;

• Server;

• Web Access.

Lição 1 – Como Instalar o Ms Project

Caso você não opte pela compra no momento você pode baixar uma versão demo

através do link:

http://brazil.trymicrosoftoffice.com/product.aspx?family=project&culture=pt-BR&#tabs




Download e instalação

Embora sendo uma software pago, o seu investimento compensa, na maioria dos

casos somente no primeiro projeto desenvolvido. Pode-se usar casa ou em empresa

e até em Repartições ou Órgãos Públicos em geral. Para instalar o programa você

precisa primeiramente baixar da internet a versão 2007, de preferência a mais

atualizada disponível no site da Microsoft www.microsoft.com.br no superdownloads

www.superdownloads.com.br. Ele tem mais de 350 MB e de preferência é melhor

baixar de uma conexão de alta velocidade.

Requisitos Mínimos para instalação:

• Processador compatível com Pentium ou superior

• Mínimo de 256-MBytes de memória RAM

• 500-Mbytes de espaço disponível em HD

• Microsoft Windows 95, 98, NT, 2000, XP ou Vista

• Vídeo VGA ou superior, com suporte de 256 colors, 800 x 600 pixels




Vamos então acompanhar passo a passo o download e instalação do MS Project:

1. Insira o disco de instalação ou dê duplo clique no ícone de instalação (caso

tenha baixado pela internet);

2. Em seguida você vai inserir a chave do produto (caso possua) e depois clique

em continuar (não precisa digitar os traços);

3. Siga as instruções na tela;

4. Escolha a opção Instalar Agora;

5. Siga as instruções na tela e conclua a instalação.




Lição 2 – Implementação de 10 Metas para o ano novo

Agora vamos iniciar o projeto de realizar 10 Metas para o Ano Novo.

O objetivo principal deste projeto é aprender a inserir tarefas e identificar os itens

exibidos na tela do MS Project. Os exemplos práticos apresentados são apenas uma

sugestão, e caso queira, você pode determinar as suas próprias metas pessoais.

Primeiramente, para iniciar o programa vá até:




Acessando o programa:

Iniciar/Programas/Microsoft Office/ Microsoft Office Project 2007

1. Digite o texto abaixo. É só clicar em nome da tarefa, digitar a tarefa e

teclar ENTER (ou faça as suas metas):




2. Agora vamos alterar a Duração da tarefa Ler dois livros por mês. Nota-

se que em duração é colocado automaticamente 1 dia. Para colocar em

meses, digite 12 que são os doze meses no ano e em seguida digite me;

Unidades de tempo Letra(s) a utilizarMinutos m Horas h Dias d Semanas s Meses me Anos an

3. Altere todas as tarefas da seguinte forma:




Lição 3 – Barra de Ferramentas Padrão

Barra de Ferramentas

Exibir/Barra de Ferramentas/ Padrão e Formatação

Por padrão do programa, as duas barras que precisam estar exibidas são essas

duas, além da Guia do Projeto.




Estas são as barras essenciais que precisam ser exibidas para o desenvolvimento

no MS Project.




Lição 4 – Tela inicial do Ms Project

Lição 5 – Tela de Modos

A tela de Modos ou Barra de Modos exibe o modo de visualização e

acompanhamento do projeto.

Tela de Modos

Exibir/Barra de Modos

Barras de Rolagem

Barra de Título

Barra de Menu

Barra de Ferramentas

Guia do Projeto




Lição 6 – Barra de Menu

A barra de Menu do MS Project é composta de 10 itens:

1. Arquivo – Opções de salvamento e impressão

2. Editar – Comandos de edição

3. Exibir – Mostra ou desativa oppções

4. Inserir – Inseri objetos

5. Formatar – Altera a exibição das informações

6. Ferramentas – Ortografia e opções do Ms Project




7. Projeto – Classifica e visualiza a estrutura do projeto

8. Relatório – Vizualiza vários tipos de relatórios

9. Janela – Opção de alternar janelas abertas

10. Ajuda – Help do programa

Lição 7 – Definindo o esboço

Para definir um esboço ou escopo faça o seguinte:

Definindo o esboço

Arquivo/Propriedades




Você também pode estar inserindo outras informações como demais participantes,

o objetivo do projeto, os recursos ou qualquer outra limitação e anotações gerais

do projeto.

Já na aba conteúdo, você acompanha a data de início, término, a quantidade de

horas de trabalho, o custo e os percentuais desenvolvidos.

Abaixo também segue um modelo de quadro de plano de ação para uma forma

mais completa:

PLANO DE AÇÃO Projeto:

Líder: Objetivo: Este é um projeto de desenv. pe




Passo 1 Resumo do Projeto Data Inicio e Fim Responsável

Passo 2 Levantamento dos recursos

Passo N Plano de ação (o que,

quando, onde)?

Lição 8 – Implementando Tarefas

Agora será visto como implementar tarefas no MS Project. As principais operações

de tarefas são:

• Inserir / Tarefa Recorrente

• Excluir tarefa

• Inserir tarefa

• Mover tarefa

• Tarefas Dividir

Inserir / Tarefa Recorrente

Você já inseriu 10 Metas no exercício anterior no projeto. Agora vamos dar uma

variada e descansar e se divertir um pouco. Vamos supor que você queira, por

exemplo ir ao cinema todas as sextas-feiras à noite. Isto no caso é uma tarefa

recorrente, ou seja, toda sexta-feira você irá ao cinema.

Para que isto seja feito vá até o menu: Inserir/ Tarefa recorrente.

Obs: posicione o cursor abaixo de todas as tarefas.




Em seguida altere conforme sugerido.

Excluir tarefa

Agora vamos supor que você queira apagar uma tarefa do Projeto. Para que isto

aconteça clique no número da tarefa que você queira excluir e em seguida

pressione a tecla <Delete>.




Inserir tarefa

Para incluir uma nova tarefa é bem simples. Basta clicar no local aonde se quer

inserir uma tarefa e ir ao menu: Inserir / Nova Tarefa. E em seguida digitar o

nome da tarefa e a sua respectiva duração.




(ou também pode-se pressionar a tecla Ins ou Insert que insere uma tarefa do

mesmo jeito)

Mover tarefa

Para mover uma tarefa basta clicar no número da tarefa e em seguida clicar com

com o botão <Direito> em cima da tarefa que deseja mover. Aparecerá as

seguintes opções:




Clique em seguida em Recortar Tarefa. A tarefa por uns instantes desaparecerá.

Em seguida clique na linha aonde se quer mover a tarefa e em seguida clique com

o botão direito na opção <Colar>.

Dividir Tarefas

É utilizado caso seja preciso interromper o trabalho em uma tarefa cujo

agendamento é interrompido. Pode-se, por exemplo, dividir uma tarefa para ser

excutada na segunda e na quarta por exemplo. Clique no ícone e em seguida clique

no gráfico de Gantt.




Vincular Tarefas

Use esta opção caso você queira que duas ou mais tarefas tenham o mesmo

cronograma. Por exemplo, vamos colocar as tarefas Parar de Fumar e Parar de

Beber para que tenham o mesmo cronograma. Para isso selecione as duas tarefas e

em seguida clique no ícone. Pronto. As duas tarefas terão o mesmo cronograma.




Desvincular Tarefas

Para realizar a operação inversa é só selecionar as tarefas e clicar no ícone.

Lição 9 – Implementando Compromissos

Uma tarefa pode exigir várias tarefas complementares para o seu término. Assim,

esta tarefa passa a ser um compromisso. Na tarefa Ler dois Livros por mês pode ter

duas subtarefas de:

• Ir a uma biblioteca e procurar 01 livro interessante;

• Ir a uma livraria e comprar 01 livro especializado na sua profissão;

O que ficaria algo mais ou menos assim.




Ou clicando se no menu:

Salve-o com outro nome: Arquivo / Salvar Como

(sugestão: nomedoprojeto Versão@@@#, onde @@@ é a versão do projeto e #

assume valores p – planejamento ou e – execução);

10 Metas para o Ano Novo Versão 1.0 p




Módulo 3 – Gerenciando Recursos

“Antes de se iniciar um projeto é preciso levantar e reunir todas as informações

necessárias e fazer um levantamento dos recursos disponíveis. Isto acelera o

desenvolvimento da programação do projeto.”

Alex Pimentel

Lição 1 – Planejamento de uma Campanha de Marketing

Neste módulo será visto um Planejamento de uma Campanha de Marketing e

a partir desta Campanha de Marketing, visualizarmos no MS Project como

implementar uma Gestão de Pessoas, Gestão do Tempo, Gestão Financeira, Gestão

de Materiais e os modos de visualização disponíveis.

As tarefas a serem desenvolvidas e os seus respectivos prazos, participantes,

custos previstos e materiais são:




PLANO DE AÇÃO Projeto: Nova Campanha de Marketing

Líder: Líder de Marketing Objetivo: Este é um projeto de Desenv. de uma Campanha de Marketing

Tarefas Prazo - 30 dias Pessoas Custo Materiais

Analise vantagens e desvantagens 5 dias Líder do Projeto R$ 400,00 Flip Chart

Definir público alvo e estratégia

de alcance (Produto, preço, local e

promoção)

10 dias Toda a equipe do

Projeto

R$ 1.600,00

Determinar fornecedor da criação

e o estilo da linguagem

2 dias Líder de Marketing R$ 40,00 Computador com acesso a

Internet e um celular

Treinar pessoal interno envolvido 3 dias Líder do Projeto R$ 240,00 DVD e TV

Desenvolver estratégia de

promoção e enviar o material

para a mídia desejada

10 dias Líder Logística R$ 400,00

Obs: Os materiais são pressupostos que já existiam e o seu custo é R$ 0




Lição 2 – Gestão de Pessoas

Especificamente neste projeto temos 03 pessoas (recursos) envolvidas:

• Líder do Projeto;

• Líder de Marketing;

• Líder de Logística;

Na Guia do Projeto na opção Recursos / Especificar pessoas e equipamentos

para o projeto:

Lição 3 – Gestão do Tempo

Os turnos padrões do MS Project são:

• Standard (Standard) – Segunda a Sexta das 9:00 às 18:00




• 24 Horas (24 Hours)

• Turno Noturno (Night Shift)

Clicando-se na aba Tarefas/Definir períodos úteis gerais

E caso queira, alterar período útil.

Clique novamente na aba: Tarefas

Note que já foram inseridos os prazos de cada tarefa. Agora vamos colocar o tempo

de modo que cada tarefa somente inicie com o término da outra.

Para isso, dê duplo clique na tarefa: Definir público alvo e estratégia:

Clique na aba: Predecessoras;




E em seguida clique na caixa de combinação e escolha a tarefa que

obrigatoriamente deve terminar para que esta tarefa se inicie:

Nome da Tarefa: Nome da tarefa que antecederá a atual;

Tipo: coloque Término-a-Início

Latência: se quiser coloque um ou dois dias de intervalo para iniciar a tarefa;

Você notará que a segunda tarefa só será iniciada no projeto assim que a primeira

terminar:




Término-a-Início (TI). É a mais utilizada. A tarefa não pode iniciar até que a

tarefa predecessora seja concluída. Essa é a dependência de tarefa padrão.

Início-a-Início (II). A tarefa não pode iniciar até que a tarefa predecessora seja

iniciada, ou seja ambas são iniciadas ao mesmo tempo.

Término-a-Término (TT). A tarefa sucessora não pode ser concluída até que a

tarefa predecessora seja concluída.

Início-a-Término (IT). A tarefa não pode ser concluída até que a tarefa

predecessora seja iniciada.




Nenhum. Nenhuma dependência de tarefa é definida para essa tarefa

predecessora, ou seja, a tarefa B não pode ser terminada antes que se inicie a

Tarefa A.

Lição 4 – Gestão Financeira

No Ms Project pode-se controlar os custos variáveis (custos que o software calcula

automaticamente) e custos fixos (custos que são pré-estabelecidos);

Custo variável: Para controlar o custo por Tarefa:

• Pressione Alt + F10 ou vá até o menu Ferramentas/Atribuir Recursos

Custo Variável

Ferramentas / Atribuir recursos.... ou Alt + F10




• Em seguida coloque apenas o líder do projeto para as unidades de 100%;

• Automaticamente será calculado o custo da tarefa;




Para o controle de custos Fixos: Desmarque esta opção em: Ferramentas / Opções / Cálculo

em seguida vá até:




Daí, pode-se alterar os custos manualmente.

E também o controle do estimado e realizado:




Lição 5 – Gestão de Materiais

Os materiais desta campanha de marketing são:

• 01 Flip Chart;

• 01 Computador com acesso a Internet;

• 01 Celular;

• 01 DVD e 01 TV.

Obs: vamos considerar neste projeto que estes materiais já estão disponíveis na

companhia e não é necessário a sua compra, isto é, não será acrescentado o custo,

apenas o controle dos materiais.




Faça a mesma coisa com as demais tarefas:




Lição 6 - Gráfico de Gantt

Como padrão, o Gráfico de Grantt que é uma visualização dos recursos com relação

ao tempo, aparece sempre ao lado direito da tela principal.

Por padrão ele aparece medido em dias e o descanso semanal aparece selecionado

mais escuro, isto é, os sábados e os domingos.

O que pode ser feito para visualizar melhor o seu conteúdo para acompanhamento

é colocar-se a sua disposição em meses.

Ou Formatar/Escala de Tempo:

Para isso faça o seguinte:




Obs:

Os símbolos I, M e F significam respectivamente:

I : Primeiros 10 dias do mês (início);

M: 10 dias intermediários (Meio);

F: 10 últimos dias (Finais);




Lição 6 – Modos de Visualização

Para exibir a barra de modos faça o seguinte:




Calendário – Exibe o acompanhamento do projeto por mês e por semana;

Diagrama de rede – Exibe o acompanhamento por fluxograma de recursos por

tempo e tarefa;

Gantt de Controle – Exibe o acompanhamento por percentual de andamento de

tarefas;

Gráfico de Gantt - (Padrão);

Uso da tarefa – Exibe em detalhes o uso de cada tarefa com relação às horas e a

sua distribuição aos recursos diariamente;

Gráfico de recursos – Exibe a disponibilidade dos recursos;

Planilha de recursos – Exibe uma planilha com a listagem dos recursos;

Uso dos recursos – Exibe os recursos utilizados, ordenado por participantes e

materiais.




Módulo 4 – Implementação de um Projeto

"Nunca confunda movimento com ação. E nem toda ação gera Resultado” Alex Pimentel

Neste módulo será visto um planejamento de uma ONG comumente chamada de

Tecnologia Social ou Terceiro Setor e a partir deste projeto visualizarmos no MS

Project como verificar uma programação, alocação de recursos, o gráfico de Gantt

detalhado e a impressão do cronograma do projeto.

Resumo da implementação de um projeto no MS Project:

1. Estabelecer uma data de início e fim

2. Implementar as tarefas

3. Definir os prazos

4. Definir recursos

5. Definir custos

6. Ajuste

Na implementação, é essencial acompanharmos o desenvolvimento das tarefas e a

sua respectiva conclusão.

O objetivo de uma ONG é basicamente atender às necessidades básicas da

população como: saúde, educação, geração de renda, abastecimento de água,

moradia, sistemas água tratada, esgoto, lixo e ordenamento espacial urbano e

rural.




Ao realizar um projeto social, se deve analisar os efeitos diretos e indiretos

que podem ocorrer com a implementação do projeto

Estabelecer uma data de início e fim: Início 01/01/08 e fim 01/02/08

Os horários de funcionamento são: Sábado, Domingo e toda Terça e quinta-feira

das 19:00 às 21:00.




Lição 1 – Planejamento de uma Ong

Implementar as tarefas

Definir os prazos

• Análise da atuação da ONG

• Convocação

• Assembléia Geral

• Estatuto

• Posse da Diretoria

• Registro Legal

A forma mais completa será utilizada, pois não pode haver erros na

implementação, além de existirem uma série de tarefas e compromissos

complementares para o sucesso da ONG.




Pressione CTRL e clique em cima dos números para seleção simultânea.




Lição 2 – Verificação da Programação

Para alterar a programação clique na barra de modos na opção:

Gantt de Controle.

E em seguida altere Duração e coloque tudo ZERO “0”.




Altere as datas de início e término conforme a seguir:

Obs: note que somente vai entrar na programação os dias da semana de domingo,

terça, quinta e sábado.




Lição 3 – Alocação de Recursos

Definir recursos

Ajuste




Em seguida selecione toda a planilha conforme acima. Basta clicar, pressionar o

botão e arrastar (ou também clicar na quina, isto é, canto superior esquerdo da

tabela).




Agora vamos atribuir todas estas tarefas para as três pessoas.

Para isso basta pressionar <ALT> + <F10> e em seguida, na janela que se

abrir, clique no botão <Atribuir>.

Lição 4 – Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é utilizado para:




• Criar e editar um projeto inserindo tarefas e durações de tarefas;

• Estabelecer relações seqüenciais entre suas tarefas;

• Atribuir pessoal e outros recursos às tarefas;

• Controlar o andamento do seu projeto;

• Alterar as informações exibidas;

• Alterar as unidades de tempo que são exibidas;

Para formatar o gráfico de Gantt, clique com o botão direito do mouse em cima

dele, e em seguida clique em : Assistende de gráfico de Gantt




Lição 5 – Impressão do Cronograma do Projeto

Para imprimir o Cronograma do Projeto basta ir até o menu Arquivo / Visualizar

impressão para visualizar o que será impresso.




E em seguida clicar em Arquivo / Imprimir:




Obs: Nota-se que na opção de imprimir se pode selecionar na Escala de Tempo o

intervalo das tarefas.




Módulo 5 – Acompanhamento e Controle

“Acima de tudo, inovação é trabalho e não genialidade”.

Peter Drucker

Neste módulo será visto um planejamento de Lançamento de um Novo Produto e a

partir deste projeto visualizarmos no MS Project como verificar o seu

acompanhamento, o controle do andamento e a sua programação.

Será visto de forma detalhada um controle do andamento do projeto, o andamento

das atividades, formatação e classificação.

Na implementação, é essencial acompanharmos o desenvolvimento das tarefas e a

sua respectiva conclusão.

Teremos somente um particiante, denominado de Líder do Projeto, cujo valor total

foi cotado por Projeto no valor de R$ 5.000,00.




Lição 1 – Planejamento de lançamento de um novo produto

1. Estabelecer infra-estrutura da empresa para suporte no desenvolvimento e

planejamento

a. Definir equipe responsável

2. Definir o produto, mercado e tendências

a. Identificar diferenciais e possíveis concorrentes

b. Quantificar riscos

c. Definir clientes e estratégia de segmentos de mercado

3. Levantamento de custos e perspectiva de vendas

4. Testar o produto e corrigir possíveis erros

5. Definir estratégia de preço e lançar o produto no mercado

Após digitar todas as tarefas faça o seguinte;




Pressione a tecla CTRL e clique em : 2, 4, 5 e 6 e em seguida:




Lição 2 – Controlando o Andamento do Projeto

• No menu Exibir, clique em Gantt de controle.

• Para exibir os campos de variação, no menu Exibir, aponte para Tabela e

clique em Variação.

• Em % concluído, indica quanto da tarefa já foi executado. No caso altere

todas para 50%. Dica: use sempre 0%, 25%,50%,75% e 100%. No caso

de 100% a tarefa está totalmente concluída;




• Se necessário, pressione TAB para ver os campos de variação;

• No menu Exibir, aponte para Barras de ferramenta e clique em Gantt de

Controle.

• Você pode também atualizar o andamento das tarefas em seu projeto

indo ao menu Ferramentas/Controle/Atualizar Tarefas;




• Em Real, % concluída digite por exemplo 75% e clique em OK;

• Outro exemplo de controle de tarefas é a prioridade. Selecione as tarefas

de 3 a 6 e em seguida clique com o botão direito em:




• Na guia geral você pode alterar as datas de início e témino da tarefa. No

capo Prioridade que varia de 0 a 1000 você pode colocar por exemplo

prioridade 750 ou seja Prioridade Alta;

• Outra dica é que quando se aumenta a duração da tarefa, o percentual

de concluída diminui;

Deve-se fazer também as seguintes perguntas:

1. Quanto tempo a tarefa levou?

2. Quais foram os desafios encontrados?

3. O que você faria diferente se tivesse que fazer isso de novo?




Exibir/Barra de ferramentas controle




Lição 3 – Acompanhando o Andamento das Atividades

Na aba Controlar / Verificar o progresso do projeto, e em seguida

posicione o cursos do mouse em cima da tarefa;




Fazer uma anotação:

Inclua as considerações a seguir para fazer uma estimativa das durações da tarefa:

• As durações podem depender da experiência do recurso que executa a

tarefa. Um recurso altamente experiente, às vezes, pode concluir




determinadas tarefas mais rapidamente que um recurso menos

experiente.

• As estimativas devem ser revistas quando o trabalho for iniciado. Você

saberá mais sobre as tarefas nesse momento.

• Alguns projetos talvez não usem durações estimadas. Se seu projeto não

usar durações estimadas e você digitar um ponto de interrogação na

coluna Duração, o valor não será considerado uma estimativa. Para

permitir estimativas em seu projeto, no menu Ferramentas, clique em

Opções e na guia Cronograma. Marque a caixa de seleção Mostrar que as

tarefas têm durações estimadas.

Tela de Modos

Exibir/Barra de Modos




Lição 4 – Formatação e Classificação




Filtro

Projeto/Filtro para

Use a caixa de diálogo Definição de Filtro para criar ou alterar um filtro (filtro:

especifica quais informações sobre as tarefas ou os recursos devem ser

apresentadas ou realçadas em um modo de exibição. Por exemplo, quando você

aplica o filtro Crítica, apenas as tarefas críticas são exibidas.) personalizado. Você

pode:

Definir o critério (critérios: em um filtro, as instruções que especificam quais

tarefas ou recursos devem ser exibidos quando o filtro é aplicado. Por exemplo, o

critério do filtro Tarefas Concluídas é qualquer tarefa que esteja 100%

concluída.), incluindo o campo (campo: um local em uma planilha, um formulário




ou um gráfico que contém um tipo específico de informação sobre uma tarefa,

um recurso ou uma atribuição. Por exemplo, em uma planilha, cada coluna é um

campo. Em um formulário, um campo é uma caixa nomeada ou um local em uma

coluna.), o teste e o valor, que as tarefas ou os recursos devem atender para

serem exibidos ou realçados pelo filtro.

Ao alterar o conjunto de filtros que aparece no submenu Filtro para.

Lição 5 – Linha de Base no Ms Project

Após concluir o plano do projeto, recomenda-se salvar uma linha de base. Depois

que o projeto estiver em andamento, a linha de base permitirá que você compare o

cronograma atualizado e o progresso real com os planos originais.

Linha de Base

Controlar / Salvar um plano de linha de base




Lição 6 – Vincular Tarefas

Basicamente, após a criação das tarefas em um projeto, elas precisam ser

vinculadas (vincular: em um projeto significa estabelecer uma dependência entre

tarefas). Ao vincular tarefas, você define uma dependência entre suas datas de

início e de término. Você pode vincular as tarefas dentro de um projeto ou entre

projetos. Vincular tarefas cria dependências de tarefas (dependências entre tarefas:

uma relação entre duas tarefas vinculadas por meio de uma dependência entre

suas datas de início e de término. Existem quatro tipos de dependências entre




tarefas: Término-a-Início [TI], Início-a-Início [II], Término-a-Término [TT], e

Início-a-Término [IT].)




Módulo 6 – Gerenciamento de Múltiplos Projetos

Com o Microsoft Project existem várias formas de trabalhar eficazmente com

múltiplos projetos, dependendo das suas necessidades.

É possível rever ou obter a informação de um determinado projeto individualmente.

Enfatizando a informação que deseja obter, sem modificar o formato dos arquivos

dos projetos originais, pode-se imprimir a informação consolidada e quardar o

arquivo do projeto usando em um novo projeto.

Quando os projetos compartilham os mesmos recursos é possível

consolidar os projetos e criar um fundo mútuo de maneira que se evite

conflitos entre recursos.

É possível programar o mesmo recurso em vários projetos ao mesmo tempo. Pode-

se ainda criar subprojetos para fases de forma a criar subprojetos ligados a um

projeto principal.

A partir de cada subprojeto é possível verificar as tarefas individuais e repetir várias

tarefas rotineiras em uma planilha.

Acerca da consolidação de Projetos

Trabalhando com vários projetos ao mesmo tempo também é possível em uma

única janela consultar a informação como se fosse um único projeto administrado.




Consolidação de tarefas de projeto

Consolide as tarefas do projeto quando for consultar várias programações

simultaneamente ou administrar recursos compartilhados entre vários projetos. Os

arquivos de projetos consolidados aparecem em uma janela, apesar de cada

projeto ser independente.

Inserir Projeto

Com o projeto principal aberto:

Inserir Projeto

Inserir / Projeto

1. Escolha o Projeto que deseja introduzir e em seguida clique em OK;

2. Clique no Menu Arquivo /Salvar;

3. Para visualizar cada projeto independentemente clique no menu Janela /

Dividir;

Insira novos subprojetos quando:

• Manter os detalhes de um projeto separados do projeto principal, para

concentrar-se na informação do escopo;

• Reutilizar em vários projetos as tarefas relacionadas;




• Delegar partes de um grande projeto a outros administradores;

• Trabalhar em somente uma única tela com acesso a todos os projetos;

• Facilidade de coordenação e manejo do projeto;

Compartilhamento de recursos entre projetos

Cada projeto e os seus respectivos recursos podem ser compartilhados com outros

projetos. Quando se administra os recursos que trabalham em mais de um projeto

ao mesmo tempo ou administra os projetos que compartilham recursos, podem

agrupar aqueles recursos em um fundo de recursos comuns.

• Mediante o compartilhamento de recursos entre projetos, é possível:

• Agregar recursos compartilhados em um novo projeto rapidamente;

• Revisar o uso dos recursos e os a longo prazo dos projetos;

• Identificar os recursos sobrecarregados e corrigir a causa;

• Imprimir as informações dos recursos.

• Consolidação de projetos para criar um fundo único de recursos;




Para compartilhar recursos entre projetos:

1. Vá para o menu Ferramentas, Compartilhamento de Recursos:

2. Selecione compartilhar recursos.

3. Selecione “Usar recursos de:” e “O participante de compartilhamento

tem prioridade.”

4. Clique em OK.

As vantagens do compartilhamento são:

• Usar uma estrutura similar de tarefas.

• Requisitos de calendário similares.

• Utiliza um conjunto de recursos similares.




Lição 1 – Planejamento de Construção de uma casa e mudança de

escritório

CONSTRUÇÃO RESIDENCIAL

1. Projeto de arquitetura com levantamento de área construída e custo total;

2. Escolher e assinar o contrato com a construtura;

3. Solicitar autorizações legais;

4. Limpar o terreno e instalar luz temporária;

5. Escavar e concretar fundações;

6. Fazer estruturas;

7. Colocação de tijolos;

8. Dispor e instalar parte hidráulica, elétrica e de comunicação (tel, internet)

9. Pintura e instalação de armários e portas;

10. Acabamento final, azulejos, grama e jardim;

MUDANÇA DE ESCRITÓRIO

2 meses antes

• Listar principais necessidades e projeto de decoração;

• Identificar possíveis locais e valores do imóvel;

• Cotar cadeiras, mesas e demais equipamentos;

1 mês antes

• Projetar área do escritório;

• Pintura e instalação de armários;

• Comunicar clientes da mudança do escritório;




1 semana antes

• Transferir ou solicitar telefone e internet;

• Descartar móveis do escritório antigo;

• Receber móveis novos;

• Solicitar novos cartões de visitas;

Dia da Mudança

• Manter uma equipe de auxílio;

• Transportar documentos e demais utensílios;

Pós Mudança

• Visitar escritório antigo para pegar correspondência




1. Crie 2 projetos independentes, depois insira o mudança de escritório

no projeto construção residencial;

2. Vincule as tarefas dos dois projetos como Início-a-Início:

Projeto de arquitetura com levantamento de área construída e custo

total (Construção residencial);

Listar principais necessidades e projeto de decoração (Mudança de

escritório);

Pintura e instalação de armários e portas (Construção residencial);

Pintura e instalação de armários (Mudança de escritório);




Obs: os textos grifados em azul significam que irão ser compartilhados,

ou seja o projeto de arquitetura (com o mesmo arquiteto) e a pintura com

a mesma equipe;

Ao importar o projeto, marcando-se a opção vincular ao projeto, se você

alterar o projeto inserido, o original também será alterado.




Lição 2 – Prazo de um projeto

O prazo de um projeto é de vital importância, pois quando se extrapola, geralmente

os gastos também extrapolam. Em contrapartida pode-se utilizar um recurso com

200% de sua capacidade, ou ainda realocar um mesmo recurso em vários projetos

simultaneamente.

Lição 3 – Realocação de recursos

Caso tenha tentado resolver uma superalocação de recursos usando outros

métodos e a superalocação persistir, pode estar na hora de reatribuir a tarefa a




outro recurso mais disponível. Este é um método alternativo de redistribuir

manualmente sua agenda reatribuindo trabalho e não atrasando trabalho. Evite

causar uma superalocação do recurso de substituição.

• Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.

• No menu Formatar, aponte para Detalhes e, em seguida, clique em

Superalocação.

• Examine a escala de tempo à direita para cada superalocação realçada,

examine a disponibilidade de outros recursos em tal dia.

• Selecione a linha inteira da atribuição de tarefas que você necessita

reatribuir.

• Arraste a atribuição de tarefa para o recurso ao qual deseja reatribuí-la.

Compartilhar Recursos

Ferramentas / Compartilhamento de Recursos




Alt + F10




Lição 4 – Reprogramação do Projeto

Por padrão, o Microsoft Office Project define uma tarefa (tarefa: uma atividade que

tem um início e um fim. Os planos de projetos são constituídos por tarefas.) como

crítica (tarefa crítica: uma tarefa que deve ser concluída em dia para que o projeto

termine no prazo. Se a tarefa atrasar um dia apenas ela torna-se uma tarefa crítica

e a data de conclusão do projeto possivelmente será atrasada. Uma série de tarefas

críticas constitui o caminho crítico de um projeto.) se ela tiver zero dias de margem

de atraso (margem de atraso: o período de tempo pelo qual uma tarefa pode ser

adiada sem afetar a data de término de outra tarefa ou do projeto. A margem de

atraso permitida é o tempo que uma tarefa pode ser adiada sem atrasar outra

tarefa. A margem de atraso total é o tempo que uma tarefa pode ser adiada sem

atrasar o projeto.). No entanto, é possível alterar essa definição e tornar uma

tarefa crítica se ela tiver, por exemplo, um ou dois dias de margem de atraso.

1. No menu Ferramentas , clique em Opções e, em seguida, clique na guia

Cálculo.

2. Na caixa As tarefas são críticas se a margem de atraso for menor

ou igual a, digite ou selecione o número de dias da margem de atraso. Se o

número de dias da margem de atraso para uma tarefa for menor ou igual ao

número especificado aqui, a tarefa será considerada crítica.

3. Clique em Definir como padrão se quiser tornar essa configuração o

padrão para todos os seus projetos.




Lição 4 – Revisão do Projeto

A revisão do projeto proporciona vantagens excepcionais para os usuários que

desempenham diversas funções em uma organização, como:

Líderes – Planejamento, controle e maior colaboração dos participantes, gerando

assim uma maior sinergia e uma boa tomada de decisões baseadas em mais

informações;

Membros da Equipe – Trabalhos estimados são revistos a partir do estado atual.

É possível personalizar e realizar o acompanhamento das tarefas e o seu estado de

conclusão;

Administradores de recursos ou setores – Os líderes e administradores de

setores são mais responsáveis em designar recursos aos projetos e acompanhar as

tarefas e personalizar para a organização

Alta direção e patrocinadores - AProporciona mais informação a estas pessoas e

uma vasta e concisa amostra da situação atual do projeto com relação aos prazos,

recursos e custos propostos.

Lição 5 – Gerenciando Riscos

Num projeto é importante identificar os riscos desde o início e não somente

quando ocorrerem ou depois da conclusão.




Também a cada etapa deve-se verificar a existência de novos riscos e executar

planos de respostas a estes riscos:

• Quantificar os riscos;

• Qualificar os riscos;

• Planejamento de respostas a estes riscos;

Os principais riscos que podem ocorrer no decorrer de um projeto são:

• Extrapolar o custo do projeto;

• Extrapolar prazo;

• Extrapolar o escopo ou planejamento inicial;

Todos estes controles podem ser evidenciados usando o MS Project.

Lição 6 - Diagrama da Rede

O Diagrama da Rede é um dos modos de exibição do Projeto.

Diagrama de Rede

Exibir/Diagrama de Rede




Ele é um modo de para inserir e avaliar dados da tarefa. A tabela a seguir descreve

esses modos de exibição.

Formato

Modo de

exibição Descrição

Diagrama de Rede

Diagrama de Rede Descritivo

Exiba todas as tarefas e dependências de tarefa. Use o modo de exibição Diagrama de Rede Descritivo para criar e ajustar seu cronograma em um formato de fluxograma. Este modo de exibição é semelhante ao modo de exibição Diagrama de Rede regular, mas os nós são maiores e fornecem mais detalhes.

Diagrama de Rede

Diagrama de Rede

Insira, edite e revise todas as tarefas e dependências de tarefa. Use o modo de exibição Diagrama de Rede para criar e ajustar seu cronograma em um formato de fluxograma.

Diagrama de Rede

Diagrama de Relações

Exiba os predecessores e sucessores de uma única tarefa selecionada. Em um grande projeto ou em qualquer projeto com um vínculo de tarefas mais complexo, use este modo de exibição de tarefa para enfocar as dependências de tarefa de uma tarefa específica.




Lição 7 - Importando e Exportando dados

É possível importar uma informação em outro projeto ou aplicação armazenada no

computador, como planilhas, documentos de textos e banco de dados do Access.

Também é possível exportar arquivos diretamente do MS Project para estes

formatos e também converter os arquivos criados para as diferentes versões do

Microsoft Project.

O MS Project é capaz de exportar também separadamente ou em conjunto:

• Tarefas

• Recursos

• Atribuições

• Configurações

• Projetos Completos




Lição 8 – Utilizando um Projeto Mestre

Um Projeto Mestre é um projeto principal de onde toda a programação de tempo e

custos giram em torno dele.

Com ele é possível introduzir sub-projetos que o compõe e até a vincular tarefas de

outros projetos.

Por padrão, o projeto salvo é o projeto mestre e quando se insere um projeto, este

último fica como subprojeto.

Com um projeto mestre é possível:

• Compartilhar os mesmos recursos do projeto com outros projetos;

• Subdividir o projeto em vários sub-projetos;

• Controlar um grande projeto;

Salvando um projeto mestre

Aba Controlar / Salvar um plano de linha de base




Lição 9 – Impressão de Relatórios

Use a caixa de diálogo Relatórios para selecionar o relatório que deseja gerar .

Você pode:




1. Selecionar a categoria do relatório que deseja executar.

2. Selecionar o relatório específico dentro da categoria selecionada.

3. Exibir uma visualização do relatório que será impresso.

4. Editar a definição e os detalhes de um relatório específico.

Visão geral Abra a caixa de diálogo Relatórios Gerais, que pode ser usada para

selecionar, editar e gerar um relatório geral como Resumo de projeto ou Tarefas

críticas.

Atividades Atuais Abre a caixa de diálogo Relatórios das Atividades Atuais,

que pode ser usada para selecionar, editar e gerar um relatório sobre as tarefas

atuais. Entre os exemplos estão os relatórios de Tarefas com início breve e de

Tarefas em andamento.

Custos Abre a caixa de diálogo Relatórios de Custos, que pode ser usada para

selecionar, editar e gerar um relatório de custo, como de Fluxo de caixa e de

Orçamento.

Atribuições Abre a caixa de diálogo Relatórios de Atribuições, que pode ser

usada para selecionar, editar e gerar um relatório de atribuição, como o relatório

Quem faz o que e Lista de tarefas pendentes.

Carga de trabalho Abre a caixa de diálogo Relatórios de Carga de Trabalho,

que pode ser usado para selecionar, editar e gerar o relatório de Uso de tarefa ou o

relatório de Uso de recurso.




Personalizar Abre a caixa de diálogo Relatórios Personalizados, que pode ser

usada para adaptar um relatório existente ou criar um relatório totalmente novo.

Impressão de Relatórios

Relatório / Relatórios

Lição 10 – Ferramentas Avançadas do Ms Project

O Microsoft Project proporciona uma plataforma ideal para desenvolver soluções

personalizadas de planejamento, programação e administração de projetos.

Estas soluções podem agregar novos campos e tabelas, novas bases de dados e

suas correspondentes atualizações na lógica de qualquer empresa.

Com a personalização e o uso das ferramentas avançadas do MS Project, este

torna-se em uma solução altamente rentável, utilizando uma arquitetura para

soluções de pequenas, médias e grandes corporações.

É possível também compartilhar o aquivo do projeto com os outros participantes da

equipe em uma rede.




Com estes recursos é possível aumentar a colaboração, tornando as organizações

mais competitivas e dinâmicas e com uma comunicação mais eficaz na cadeia de

gestão, pois estamos na era das informações e o MS Project garante que estas

estarão ao alcance de todas as pessoas da organização.

Inserindo Hiperlinks

Inserir / Hiperlinks

Exemplos prontos

Arquivo / Novo / Como base no Projeto existente

Anotações Avançadas

Dê duplo clique na tarefa / Na aba anotações coloque um número de

telefone por exemplo




Salvamento de modelos

Arquivo / Salvar Como / Modelo

Formatar barra

Duplo clique nas barras do gráfico de Gantt

Dividir Janela

Janela / Dividir

curso ms project

Documents