Página 1/31

Brasília, 21/09/2000

Gerência de ProjetosMS Project

Autor: Antônio Alberto Grossi Fernandes – antonio.grossi@bcb.gov.br

IntroduçãoO MS Project é uma ferramenta de gerenciamento de projetos criada pela Microsoft em 1985,que vem sendo atualizada desde então, tendo incorporado muitas novidades tanto na interfacecom o usuário, incluindo os relatórios e gráficos, quanto na parte matemática, de resolução dosalgoritmos necessários. A gerência de projetos envolve algumas outras atividades, como a análisede riscos, aspectos relacionados à motivação e liderança, abordagem sobre fatores críticos desucesso, conceitos de Gerência da Qualidade Total (GQT), análise de contratos, estruturamatricial focada em projetos e alguns outros tópicos que não serão abordados, podendo serconsultados em parte através dos textos em anexo, pois pretende-se enfatizar o uso da ferramentaMS Project para o planejamento, reprogramação de tarefas e realocação de recursos,acompanhamento de prazos e custos do projeto. Infelizmente, boa parte dos problemas queacontecem na administração de projetos ainda não pode ser resolvida por uma ferramenta deinformática. Assim, os gerentes não se devem furtar a utilizar os outros aspectos daadministração. Este texto pode ser utilizado como um guia para o aprendizado do MS Project,complementado pelo desenvolvimento de alguns projetos utilizando diretamente a ferramenta,uma vez que não foi reproduzida a parte gráfica, pelo fato de se tratar de uma apostila resumida enão de um livro sobre o assunto. Entretanto, procurou-se transcender as explicações teóricas.Todos as etapas são exemplificadas com o comando completo correspondente na barra de menu,que também pode ser utilizado através da barra de ferramentas ou de teclas de atalho.

Deve-se ressaltar que o MS Project em si não é uma boa ferramenta de documentação de textosque acompanham o projeto. Para isso, o MS Project permite compartilhar modelos de objeto,possibilitando integrá-lo com outros softwares do Office, como o processador de textos MSWord, através do Visual Basic for Application (VBA) ou, quando necessário, através de umprograma de interface, utilizando o Visual Basic (VB) da Microsoft, conforme comentado aofinal deste texto. A seguir, descrevem-se as etapas básicas de implantação de um projeto típico noMS Project, versão 98:

Etapas do Projeto

! Definir calendário do projetoCada projeto segue por default o calendário padrão, que pode ser redefinido em “Ferramentas”,“Alterar o Período de Trabalho”. Pode-se também criar um calendário específico do projeto. Emrelação ao horário padrão (9:00 – 12:00, 14:00 – 18:00), pode-se alterar para todas as semanasmarcando todos os dias do calendário. O mesmo pode ser feito para um determinado dia do

Página 2/31

calendário. Pode-se também definir o calendário para cada recurso individualmente, bastandoalterar para o recurso o calendário do projeto no modo “Planilha de Recursos”, “Informações Sobreo Recurso”, “Período de Trabalho”. Pode-se também reformatar a escala de tempo, por exemplo,para exibir os gráficos no formato de horas: “Formatar”, “Escala de Tempo” (unidade principal:dias, unidade secundária: horas). A opção “Ferramentas”, “Opções”, “Calendário”, “Horas porDia” vai determinar o cálculo de dias em função das horas consumidas no projeto. Se for aplicado obotão “Definir como Padrão”, todos os novos projetos baseados naquela máquina serão iniciadoscom a especificação definida. Para atribuir um calendário ao projeto, clique “Projeto”,“Informações Sobre Projeto”, “Calendário”.

! Estabelecer uma data de início do projeto (ou uma data de fim)Atuar em “Projeto”, “Informações Sobre o Projeto”.

! Entrar com as tarefasPode-se entrar com as tarefas em qualquer unidade: “Ferramentas”, “Opções”, “Agenda”. O defaultdo MS Project é tipo “Unidade Fixa”, com “Controle de Empenho”.

! Entrar com as durações das tarefas (algumas tarefas podem ter sua duração calculada emfunção das informações de tempos individuais gastos por recurso)

Ver “Ferramentas”, “Opções”, “Agenda”. O MS Project permite definir alguns padrões deagendamento.

! Designar recursos“Ferramentas”, “Recursos”, “Atribuir Recursos”. Para alterar a unidade dos recursos, vá em“Ferramentas”, “Opções”, “Agenda”, “Mostrar Unidades de Atribuição”. Para compartilharrecursos de outros arquivos, deve-se abri-lo no Windows da máquina e, no arquivo original,“Ferramentas”, “Recursos”, “Compartilhar Recursos”, optando entre manter o arquivo de recursoscomo prioritário em caso de conflito ou o arquivo ativo prioritário.

! Ligar as tarefasMarque as tarefas (utilize o “Ctrl” do teclado para marcar tarefas) e clique em “Editar”, “VincularTarefas”.

! Designar custos das tarefasExemplo: “Exibir”, “Planilha de Recursos”, “Taxa Padrão” ou “Ferramentas”, “Opções”, “Geral”,“Taxa Padrão”. Para visualização, clique em : “Exibir”, “Tabela”, “Custos”. Para alocar custosfixos às tarefas, clique no modo “Gráfico de Gantt”, Tabela “Custo”, Campo “Custo Fixo”.

! Imprimir o planoCaso queira imprimir também a parte gráfica, deixe um pouco da janela gráfica visível. Altere osparâmetros em “Arquivo”, “Visualizar Impressão”.

! Elaborar um ajuste fino no plano (*)" Encurtar a agenda do projeto (alterando as tarefas críticas)" Reduzir o custo das tarefas" Reduzir o custo dos recursos" Assegurar que os recursos possam realizar seu trabalho no tempo disponível

! Salvar o cronograma original (usado para orçamento, contido no contrato: “baselineplan”)

“Ferramentas”, “Controle”, “Salvar Linha de Base”.

Página 3/31

! Entrar com o apontamento do projeto (“actuals” (controle))“Ferramentas”, “Controle”, “Atualizar Projetos” ou “Atualizar Tarefas”.

! Reajustar o projeto (*)" Elaborar um ajuste fino (conforme citado)" Reprogramar (reagendar) o trabalho restante em uma tarefa a ser realizada

posteriormente

(*) Para ter maiores informações a respeito de como realizar o ajuste do plano, clique em “Ajuda”,“Conteúdo e Índice” e digite “Mapa”, clique em “Exibir”, “Ajustar o Plano”.

! Para encurtar uma agenda, você pode: (1) Excluir uma tarefa. (2) Mudar a duração de umatarefa. (3) Atribuir mais recursos para a tarefa. (4) Atribuir horas extras para recursosassociados ao caminho crítico, desde que os recursos estejam sendo solicitados em um mesmomomento (é crítico devido aos recursos). (5) Verificar dependências entre tarefas para verificarse pode começar mais cedo.

! Para reduzir os custos da tarefa e dos recursos, você pode: (1) Excluir uma tarefa. (2)Alterar a duração da tarefa. (3) Remover um recurso dispendioso de uma tarefa. Para removerdefinitivamente de todo o projeto, clique em Exibir “Planilha de Recursos”; “Editar”, “ExcluirRecurso”. Para remover de uma tarefa, clique no campo “Nome do Recurso” do modo detarefas (Gráfico de Gantt) e apague o recurso na barra de comando. (4) Atribuir um recursomais barato a uma tarefa.

! Para assegurar que os recursos são suficientes para execução do trabalho no tempodisponível, sem superalocação, você pode: (1) Remover um recurso superalocado de umatarefa em um período de superalocação ou reagendar a tarefa para que ela ocorra quando orecurso estiver disponível. (2) Diminuir o volume de trabalho atribuído a um recursosuperalocado. (3) Alterar o calendário de trabalho de um recurso superalocado para que hajamais horas de trabalho disponíveis. (4) Diminuir o volume de trabalho fazendo o recursotrabalhar meio-expediente em uma tarefa. (5) Atrasar uma tarefa atribuída a um recursosuperalocado até que ele tenha tempo para trabalhar nessa tarefa. (6) Atribuir recursos extras auma tarefa, reduzindo, assim, o número de horas que o recurso superalocado deverá trabalharna tarefa. (7) Dividir uma tarefa atribuída a um recurso para que ele possa trabalhar na mesmatarefa posteriormente.

! Para reagendar o trabalho que resta executar numa tarefa para continuar num momentoposterior, caso você tenha recursos que estejam interrompendo o trabalho em uma tarefa eprecise reagendar o trabalho restante para uma data posterior, poderá criar uma folga entre otrabalho real e o trabalho restante em uma tarefa movendo a parte restante de uma tarefa. Nabarra de modos, clique em “Gráfico de Gantt”. Posicione o ponteiro do mouse sobre a partenão concluída da tarefa que deseja dividir e arraste a barra de tarefas para a direita. Se vocêarrastar a parte concluída da tarefa, toda ela será movida. Caso os recursos atribuídos à tarefaestejam em diferentes níveis de conclusão, pode ser que a divisão da tarefa não ocorra noponto da barra de tarefas indicado pela linha de andamento.

O MS Project permite que o gerente do projeto coloque seus comandados em sintonia com aprogramação desejada. Com o MS Project é possível programar e registrar todas as tarefas de umprojeto, permitindo ao usuário estar sempre atualizado com o verdadeiro cronograma. Permiteque se comunique tarefas a serem realizadas, que se delegue tarefas, que o usuário comunique ostatus das tarefas e que sejam informados detalhes do projeto de modo que todos possam ficarinformados. A interação com o MS Office possibilita ainda que informações do projeto sejam

Página 4/31

facilmente comunicadas em outras mídias e que sejam documentadas informações do projeto deuma forma completa.

É possível utilizar subconjuntos do projeto, permitindo que cada grupo de trabalho envolvidopossa trabalhar com uma visão menor do projeto, que reflita somente no seu trabalho. Alémdisso, há a possibilidade de visualizar o projeto sob a forma de calendário, sob a forma gráfica(mais usual) ou com o detalhamento de recursos e tarefas em uma planilha. É possível tambémfocar em situações específicas do projeto que interessam ao usuário.

O MS Project apresenta alguns indicadores (ícones) que mostram uma data específica deencerramento (“due date”) ou problemas na programação, além de informações adicionais, comocomentários adicionados pelo usuário. Passando o mouse sobre o ícone é mostrada a informação.O MS Project permite customizar a aparência das tarefas, colunas e barras gráficas, permitindotorná-las, por exemplo, mais evidentes. As apresentações também podem ser melhoradas comgráficos e “logos” de outros programas. Pode-se imprimir as tarefas e informações de recursos atodo momento, inclusive exatamente como se encontra na tela, sendo o relatório completo, casoele não caiba na tela. Para imprimir um relatório específico, pode-se escolher de uma variedadede formatos predefinidos. Pode-se também customizar os formatos para incluir detalhes do que sedeseja. O MS Project também permite que se possa formatar vários gráficos e tabelas à maneiraque se deseja, visualizando somente parte das colunas disponíveis. Através da barra deferramenta “Análise” (clique do lado direito do mouse na barra de ferramentas, para habilitá-la)pode-se transformar o formato dos dados do MS Project para o formato o formato .XLS,escolhendo as tarefas e datas, sendo inclusive gerado automaticamente gráficos em relação àsdatas por períodos em que se está trabalhando (dias, semanas, etc.) no Excel. Através docomando “Salvar Como” pode-se também gravar os arquivos em vários formatos.

O MS Project, através do protocolo OLE (Tecnologia de Integração de Programas do Windows),permite integrar as ferramentas do Office aos seus projetos MS Project. Por exemplo, uma célulado Excel pode ser utilizada para realizar cálculos específicos de custo fixo de uma tarefa. Essacélula pode ser vinculada ao campo correspondente do MS Project, de modo que qualqueralteração nas premissas de cálculo feitas no Excel seja automaticamente atualizada no MSProject. Abra a planilha Excel (pode ser utilizada a barra de ferramentas do Office disponíveldiretamente do MS Project), copie a célula que contém o resultado desejado, clique em “Editar”,“Colar Especial”, “Colar Vincular”, “Dados de Texto”. Você só poderá alterar o arquivo deorigem, não sendo permitido editar o campo vinculado do MS Project.

Pode-se ajustar a programação de modo que esta se adeqüe melhor à realidade, permitindoprever, e assim, tentar evitar muitos problemas, como distribuição irregular de tarefas (emmomentos impróprios), recursos superalocados ou “estouro” do orçamento. Comunicando com osagentes responsáveis pelas tarefas e atualizando corretamente o cronograma, pode-se facilmenteverificar o impacto e os ajustes necessários. Por exemplo, se o trabalho em uma tarefa éinesperadamente interrompido, pode-se partir a tarefa em duas e programar a segunda parte emum momento mais apropriado (após marcar a tarefa, clique em “Editar”, “Dividir Tarefas”).

O MS Project permite o gerenciamento de mais de um projeto, consolidando-os em um únicoprojeto mestre. Pode-se consolidar estes projetos e verificar as dependências projeto-a-projeto(“Ferramentas”, “Vínculo entre Projetos”), emitir relatórios multiprojetos e gerenciar recursos

Página 5/31

entre projetos (“Recursos Compartilhados”). Este recurso é bastante útil quando há mais de umnível hierárquico conduzindo o projeto. Os níveis hierárquicos inferiores repassam seus projetosao nível hierárquico superior, que os consolida através de links entre as tarefas dos projetos ecriação de tarefas sumariadas, tendo uma visão geral do seu setor, permitindo conduzirorçamentos do departamento em diversos projetos, inclusive com capacidade de priorização. Aoconsolidar projetos diferentes, pode-se rapidamente identificar efeitos da mudança de um projetoem relação a outros, a partir de mudanças em tarefas em cada projeto individual. Uma empresapode possuir uma série de projetos que devem ser consolidados do ponto de vista de recursos(escassos) e custos (também restritos), principalmente quando pretende-se integrar todos ossetores da empresa , diretoria ou mesmo o departamento.

Pode-se agrupar recursos de diferentes projetos em um “pool” de recursos, bastando criar umprojeto “Recursos” ou com outro nome que contenha uma tarefa fictícia com duração zero (demodo a não consumir trabalho dos recursos) e atribuir recursos ao projeto. Depois compartilhe osrecursos, mantendo tanto o projeto original quando o projeto “Recurso” aberto, bastando acessar“Ferramentas”, “Recursos”, “Compartilhar Recursos” no projeto original. Utilizando os recursosdo “pool”, a superalocação de recursos será verificada não somente com relação a determinadoprojeto, mas em relação a todos os projetos que o recurso participa. Pode-se inclusive gerarrelatórios das taxas de utilização (“Work”: W (trabalho)) e os custos dos recursos nos diversosprojetos. A idéia básica é de se ter um único arquivo de recursos que seja solicitado por todos osprojetos. Desta forma o planejamento ficará consonante com os recursos da empresa de um modoglobal.

O MS Project não faz a alocação de recursos por funções ou aptidões automaticamente, atravésde critérios quaisquer (prioridades, taxa de utilização, grau de conhecimento, região geográfica,etc.). O gerente do projeto é que deverá alocar o recurso à tarefa. Porém, para efeito de relatório,há a opção “grupo” que permite filtrar os usuários participantes daquele grupo.

O MS Project não trabalha com tarefas do tipo “Se # Então”. Portanto, não há condições deimplementar uma tarefa que se repete uma ou mais vezes dependendo de uma tarefa deverificação. Neste caso, costuma-se trabalhar pela visão pessimista, média e otimista deretrabalho, o que refletirá no tempo total de duração das tarefas que possam ser repetidas. Aqueletipo inicial de abordagem é realizado por metodologias de inteligência artificial ou simulação,não fazendo parte da solução PERT/CPM.

Pode-se trocar informações com outros usuários diretamente pelo MS Project, através de umsistema de e-mail, via internet ou intranet. Pode-se distribuir documentos em formato HTML,inclusive com publicações de diagramas de Gantt em formato Web (“gif format”). O MS Projectutiliza as mesmas ferramentas de macro utilizadas pelo Office 97 (MS VBA), além de apresentara mesma barra de ferramenta e assistente de help, facilitando o treinamento no sistema. O helpon-line também facilita bastante o trabalho no MS Project. Uma boa opção é utilizar o ícone “Oque é isto (?)” arrastando-o ao comando que se deseja saber do que se trata. O MS Projecttambém possibilita acompanhar alterações ocorridas no projeto em relação ao plano original(“baseline plan” (linha de base)), permitindo que o usuário aprenda com os próprios erros deavaliação para os próximos projetos. A todo instante pode-se comparar tempos de tarefas, custosassociados, etc. com o cronograma original (Variação). As variações normalmente ocorremquando define-se uma linha de base e inicia-se o apontamento de informações reais que

Página 6/31

conduzem a alterações na agenda dos trabalhos futuros. As variações nas informações sobretarefas se referem às diferenças entre as datas de linha de base e agendada, ao passo que asinformações sobre recursos se referem às diferenças entre o trabalho e os custos de linha de basee agendados. Para ver a tabela de “baseline”, basta solicitá-la no item “Exibir”, “Tabelas”, “MaisTabelas”, ou solicitá-la graficamente no “Wizard” (lado direito do mouse).

O MS Project permite que se utilize de subtarefas para identificar uma tarefa, através do recursode “outline” (indentação), com a criação de códigos WBS (“Work Breakdown Structure”) ou“Estrutura de Decomposição do Trabalho (EDT)”, podendo ser mostrado ou não em“Ferramentas”, “Opções”, “Modo de Exibição”, “Mostrar número da estrutura de tópicos”.Inclusive o próprio projeto pode ser gravado como uma tarefa resumo, através da opção“Ferramentas”, “Opções”, “Modo de Exibição”, “Mostrar Tarefa Resumo”, facilitando ocontrole. Mas cuidado, nem todos os valores das tarefas de resumo apresentam o totalcombinado dos valores das suas subtarefas. Embora alguns valores de tarefas de resumo (taiscomo custo e trabalho) totalizem valores das subtarefas, outros (tal com duração) simplesmenteresumem os valores de suas subtarefas. Por exemplo, o MS Project calcula a duração de umatarefa de resumo como o tempo total de trabalho entre a primeira data de início e a última data detérmino de suas subtarefas. Caso a subtarefa não esteja configurada como de duração fixa, ocálculo pode resultar em diferenças em relação ao esperado, por exemplo se o calendário dorecurso associado não estiver de acordo com o calendário do projeto ou as tarefas tenham algumparalelismo. O MS Project permite que sejam gravadas tarefas recorrentes, ou seja, que ocorremcom determinada freqüência, sem que necessariamente tenham que ser redigidas as tarefas(“Inserir”, “Tarefa Recorrente”). Essas tarefas terminam no máximo até a última data do projetotendo, porém, o inconveniente de serem fixadas, o que pode dificultar o reagendamento(reprogramação) ou a realocação de recursos quando ligados a outras tarefas. Um “milestone”(marca) é um evento significativo do projeto, como o término de uma etapa. É uma tarefa comooutra qualquer, apenas com duração zero, embora possa-se determinar que uma tarefa comduração diferente de zero seja uma marca (“Informações Sobre a Tarefa”, “Avançado”, “MarcarTarefas como Etapa”). Há relatórios específicos para essas tarefas.

O MS Project possui para cada projeto um arquivo que armazena as tabelas, modos de exibição,formulários, filtros, relatórios, calendários, barra de ferramentas, módulos e mapas utilizados. Háum arquivo “Global.mpt” que contém todos esses objetos, permitindo que se transfira de umprojeto para outro as especificações, através da função “Ferramentas”, “Organizador”. Assim,caso se transfira um projeto de um ambiente MS Project para outro, não ocorrerão problemas devisualização (em ambos os casos os projetos serão visualizados igualmente).

A definição do grau de detalhamento das atividades deve ser pensada de acordo com o objetivodo plano de ação. Caso o objetivo seja apenas de acompanhamento gerencial, deve-se trabalharpreferencialmente com templates (modelos) padronizados, se possível com métricas padronizadas(ex.: informática - pontos de função). O executor pode detalhar suas atividades de modo acontrolar melhor a execução, porém esse detalhamento deve estar vinculado ao projeto macro(gerencial). Este serviço é bem executado pelos softwares de gerenciamento de projetos,especialmente o Primavera e o Openplan, seguidos pelo Pert Master e pelo MS Project, que é osoftware de mais fácil aprendizado, funcionando bem em ambientes Windows NT, dada acompatibilidade com o Sistema Operacional da Microsoft.

Página 7/31

O conceito mais importante de gerenciamento avançado de projetos é o de hierarquia de projetos.Funciona da seguinte forma: um projeto criado por uma pessoa de maior escala na hierarquia daempresa é elaborado de forma macro e tem suas tarefas relacionadas normalmente(interdependência das tarefas). A cada tarefa é associado um responsável de hierarquia inferior.Este responsável assume a tarefa como o seu projeto e elabora um novo projeto que é ligado aoprojeto de hierarquia superior através de tarefa resumo. Assim, qualquer atualização em tarefasdo projeto de hierarquia inferior afeta o projeto resumo, que afeta a tarefa do projeto de mais altahierarquia, permitindo o acompanhamento do projeto de forma integrada na empresa. Esteconceito é estendido para dentro da hierarquia, podendo resultar em vários níveis hierárquicos. Atarefa é sempre atualizada por seu executor, não sendo recomendável o contrário. Nada impedeque haja projetos em estrutura matricial, ou seja, intercalando as hierarquias administrativas daempresa.

Como a maior parte dos software de ERP (sistemas informatizados integrados de gestão) nãopossui um bom software de gerenciamento de projetos, algumas empresas preferem integrá-los,como é o caso da Camargo Correia, que está desenvolvendo interface entre o Primavera e o SAPR/3 e a Usiminas entre o MS Project e o módulo PS do SAP R/3, todas em ambiente Cliente-Servidor. A seguir, será feita uma avaliação mais detalhada dos tópicos mais importantesapresentados nessa introdução para desenvolvimento de projetos com o MS Project.

Página 8/31

ProgramaçãoFunção Objetivo:

! A partir de uma lista orientada de tarefas com o tempo de execução necessário (ou o temponecessário por recurso e o número de recursos disponíveis), MS Project calcula as datas deinício e fim para cada tarefa de acordo com o cronograma, otimizando as tarefas de modo aobter o menor prazo final de execução completa do projeto (default é cada tarefa comece omais cedo possível) ou de adequar ao prazo definido para o projeto (default é cada tarefacomeça o mais tarde possível, desde que não impacte a data desejada de fim de projeto), apartir do cálculo do caminho crítico (PERT - Program Evaluated Review Technique), levandoem conta ainda a disponibilidade de recursos (caminho crítico sujeito a recursos finitos –“levelling” ou redistribuição de recursos) e as restrições das tarefas, conforme citado a seguir.

Restrições:

! As restrições das tarefas estão definidas na própria tarefa ou na sua relação dedependência com outra (predecessor). Na própria tarefa pode-se, por exemplo, “começaro mais tarde possível (desde que não atrapalhe o tempo crítico)”, “começar não antes deuma data (SNET – “Start Not Earlier Than”)”, “terminar não antes de uma data (FNET)”.A relação com o predecessor (ligação) mais usual é do tipo “tarefa B só pode começarapós o fim da tarefa A (FS)”; há também as ligações “tarefa B só pode começar apósinício da tarefa A (SS) - tarefas que devem, no mínimo, se iniciar ao mesmo tempo”, ou“tarefa B só pode terminar após início da tarefa A (SF)” ou “tarefa B só pode terminardepois do fim da tarefa A (FF) – tarefas que devem, no mínimo, terminar ao mesmotempo”. A vantagem de ligar as tarefas de forma dependente ao invés de colocar datasespecíficas para as tarefas é que, à medida que o cronograma for sendo alterado, nas fasesde projeto e acompanhamento, todo o projeto é reestruturado coerentemente.

! Quando há o seqüenciamento de tarefas, o MS Project permite que se acrescente umtempo de atraso (“lag time”) entre as tarefas para adequar melhor à realidade, podendorepresentar, por exemplo, o tempo de preparação não considerado na tarefa. Da mesmaforma, caso possa haver antecipação da tarefa sem que a outra termine (paralelismo)pode-se considerar no MS Project, bastando adicionar o tempo com o sinal negativo(“lead time”). Pode-se também postergar a tarefa por um tempo, partindo-a em outras(“split”).

! Como restrições, pode-se colocar que a tarefa deva iniciar em determinada data ou nãoantes da data ou não depois da data ou terminar em determinada data, ou não antes da dataou não depois da data. Normalmente exige-se que a atividade comece o mais cedopossível, sem atrasar o projeto, ou o mais tarde possível, também sem atrasar o projeto.

! A metodologia PERT programa cada tarefa lançando-a no cronograma, de modo que sepossa mostrar diversas datas possíveis de programação, que são: “Early Start” (InícioMais Cedo, gerando o PDI – Primeira Data de Início), “Early Finish” (Término MaisCedo, gerando o PDT – Primeira Data de Término), “Late Start” (Início Atrasado,

Página 9/31

gerando o UDI - Última Data de Início) e “Late Finish” (Término Mais Tarde, gerando aUDT – Última Data de Término). Caso a tarefa seja crítica, haverá apenas duas datas, a deinício e a de fim que se confundirão com a PDI, UDI e a PDT, UDT, respectivamente.

Para compreender o processo PERT de maneira simples, desenhe uma rede, considerando que osnós do grafo sejam o início e o fim das tarefas, indicadas por letras, e os arcos direcionados sejamas tarefas com suas respectivas durações. O procedimento de resolução mais simples é iniciar doúltimo nó (“backward looking”), alocando os tempos somados em cada nó. No caso de mais deuma alocação, deve-se deixar todas elas, pois servirão para o cálculo da folga associada àquelatarefa. Ao atingir o nó inicial, volte considerando o nó de duração mais longo para o cálculo daspossíveis folgas. Neste caso, você poderá identificar que as tarefas críticas (aquelas que não sepode atrasar, caso contrário o projeto como um todo se atrasará) não têm folga, enquanto astarefas em que se pode atrasar o início têm a folga determinada pela diferença entre os valores detempo acumulados nos nós. Veja que esse grafo até o momento só considerou a folga do ponto devista de duração das tarefas. O MS Project, além desse critério, deve-se preocupar com aalocação dos recursos sem que haja superalocação de suas agendas, o que é um processo bemmais complexo que também pode ser explorado na figura, colocando, por exemplo, uma tarefacrítica identificada, dobrando o número de recursos e considerando que a duração diminua pelametade.

A reprogramação (reagendamento) do projeto pode ou não ser realizada automaticamente peloMS Project, através do menu “Ferramentas”, “Opções”, “Cálculo”, “Automático” ou“Manual”. Essa reprogramação não inclui a Redistribuição de Recursos, que também podemser realocados automaticamente, conforme será visto no item sobre recursos. A reprogramação(reagendamento) deriva dos apontamentos realizados (Controle), podendo ser ativada através de“Ferramentas”, “Controle”, “Atualizar Tarefas” ou “Atualizar Projetos”. Por exemplo, se vocêdesejar se certificar de que não há nenhum trabalho agendado para datas que já tenham passado,poderá reagendar o trabalho não concluído para iniciar na data atual, para tarefas selecionadas oupara o projeto inteiro. Isso pode ser vantajoso se seu projeto estiver atrasado e você desejar queele reflita com precisão a quantidade de trabalho que ainda é necessária para conclui-lo. Apósacessar a caixa de diálogo originada do menu anterior, clique em “Reagendar trabalho nãoconcluído para iniciar em” e, em seguida, digite a data a partir da qual deseja reagendar todo otrabalho não iniciado em datas anteriores, para o projeto inteiro ou para as tarefas selecionadas. Oreagendamento do trabalho não concluído anteriormente poderá remover as restrições das tarefas.Por exemplo, se uma tarefa tem uma restrição “Deve Terminar Em” e se o reagendamento dotrabalho restante da tarefa mover a data de término para além da data de restrição, o MS Projectredefinirá a restrição para “O Mais Breve Possível”. Você deverá reagendar o trabalho restantemanualmente se tiver outras restrições de tarefas que deseje preservar. Para tarefas que estãoparcialmente concluídas, o MS Project divide, automaticamente, entre trabalho concluído etrabalho restante. O reagendamento do trabalho restante de uma tarefa concluída parcialmentepoderá criar um intervalo entre as duas partes da tarefa, a qual aparecerá no gráfico de Ganttcomo uma tarefa dividida. No item “Medição e Controle”, isso será comentado em detalhes.

Página 10/31

RecursosO MS Project possui dois ambientes distintos: o de tarefas (default) e o de recursos. Existe,evidentemente, interface entre eles, mas para se trabalhar à vontade com todas as informações derecursos, deve-se clicar em “Exibir”, “Gráfico de Recurso”, “Planilha de Recurso” ou “Uso deRecurso” e, então, a opção “Exibir”, “Tabelas”, estará disponível em todos os aspectos paraalterações nos recursos disponíveis.

Pode-se fixar o tempo da tarefa independente da quantidade de recursos (desde que não seja umúnico recurso ou a primeira atribuição) ou da produtividade do trabalho “duração fixa: D”, ou,ainda, fixar o número de recursos necessários para a tarefa (“unidades fixas: U”) que, então,permanecerá constante mesmo que se altere a produtividade ou duração das tarefas, ou, ainda,manter fixo o tempo de trabalho x número de recursos para realizar a tarefa (W) que, então, semanterá fixo mesmo variando o número de recursos ou o tempo de duração da tarefa. O trabalhosó faz sentido para pessoas e equipamentos, embora seja também calculado para materiais deconsumo quando alocados como recurso, como por exemplo fiação (m) ou cerâmica (m2).

A relação entre essas variáveis é dada por W = U x D. Como são duas variáveis independentespara uma dependente, se uma variável independente é fixada, ainda resta outra para ser fixadapara que se possa calcular a variável dependente. Assim, dado o conceito fixando W ou U ou D,alterando-se uma segunda variável, a terceira é calculada. Caso seja a mesma variável a seralterada seja a que está fixada, o MS-Project trabalha assim: W fixo, W alterado # UnidadeRecalculada. U fixo, U alterado # Duração Recalculada (independente de ED, para a primeiraalocação, e somente com “ED” ativado para a segunda alocação, senão o trabalho é recalculado),D fixo, D alterado # Trabalho Recalculado. Este assunto será melhor explicado nos parágrafosseguintes.

O MS Project permite manter informações dos recursos disponíveis (equipamentos, pessoas emateriais de consumo), permitindo programá-los para trabalhar nas tarefas. Algumas vezes éconveniente considerar os materiais de consumo como sendo fixos para a tarefa, discriminando-os como custo fixo. Dependendo do número de recursos designados para as tarefas e do temponecessário de cada recurso para realizá-las, o software recalcula o tempo de duração previsto paraa tarefa mantendo o trabalho original fixo, desde que a opção “Effort Driven”: ED ou“Controlada pelo Empenho” esteja marcada (para a primeira alocação de recursos independe deED), bastando clicar na tarefa desejada e, com o lado direito do mouse, “Informações Sobre aTarefa”, “Avançado” ou, genericamente para as futuras tarefas, em “Ferramentas”, “Opções”,“Agenda”, “As novas tarefas são controladas pelo empenho”. Essa opção permite que seja feitacorrelação entre o número de recursos e o tempo de duração da tarefa.

Os recursos também podem ser provenientes de outro projeto. Basta abrir ambos os projetos eacessar, no projeto principal, “Ferramentas”, “Recursos”, “Compartilhar Recursos”, mantendoum “projeto fictício” para gerir os recursos dos projetos associados. Este projeto deve ser abertosempre que se alterar o projeto principal e sua tarefa fictícia necessária para associar recursosdeve ter duração zero, para não consumir trabalho dos recursos. Essa é a forma mais usual dealocação de recursos.

Página 11/31

O agendamento controlado pelo empenho se aplica apenas aos recursos que estão sendoadicionados a uma tarefa ou removidos dela. Esse processo não se aplica às regras de cálculo doMS Project durante a alteração de valores de trabalho, duração e unidade para recursos jáatribuídos a tarefas. Ao trabalhar com o agendamento controlado pelo empenho, lembre-se doseguinte:

! Os cálculos controlados pelo empenho só serão aplicados depois que o primeiro recursofor atribuído à tarefa. Portanto, as regras de “Controlado pelo Empenho” devem seravaliadas a partir da adição de um segundo recurso em diante. Depois que um recurso foraplicado, o valor do trabalho não será alterado à medida que novos recursos forematribuídos à mesma tarefa ou removidos dela.

! Os cálculos controlados pelo empenho não serão aplicados a vários recursos atribuídosao mesmo tempo que representem as primeiras atribuições de uma tarefa. No entanto,após essa atribuição inicial de vários recursos, o valor do trabalho não será alterado àmedida que novos recursos forem atribuídos à mesma tarefa ou removidos dela.

! As versões anteriores do MS Project se comportavam como se o agendamento controladopelo empenho estivesse desativado. A adição de atribuições de novos recursos em versõesanteriores aumentava o trabalho com o tipo duração fixa, mas não alterava a duração datarefa. Hoje, independente de ED, o trabalho é fixado e a duração alterada para o primeirorecurso. Para o segundo recurso, e daí em diante, o trabalho é fixado e os recursosalterados, com ED ativado e, se ED não ativado o trabalho é alterado, sendo mantido osrecursos.

O exemplo, a seguir, ilustra a influência do tipo de opção (unidades fixas, duração fixa outrabalho fixo) e do controle pelo empenho (ED), que sempre se relacionam pela equação W = U xD.

(A) Para o caso de alteração das unidades de recursos:

! 1ª Atribuição de Recursos para a tarefa

Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido é 6homens.dia. Caso o número de recursos aumente para 4:

" Independente de ED (ED não importa), o trabalho é fixado em 6homens.dia e a duração é reduzida para 1,5 dias, exceto na opção“Duração Fixa”, quando o trabalho é recalculado para 12 homens.dia.

“Efeito do Controle pelo Empenho”------------------------------------------------------------------------------------------------------------! 2ª, 3ª, etc. Atribuição de Recursos para a mesma tarefa

Página 12/31

Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido é 6homens-dias. Caso o número de recursos aumente para 4 e:

" Trabalho Fixo: A duração diminui para 1,5 dias independente da opçãoED que, aliás, é marcada automaticamente pelo MS Project quando otrabalho é fixo.

" Duração Fixa: Com ED marcado, o trabalho é mantido em 6 dias, aduração é mantida em 3 dias e os recursos são reduzidos à metade(igualmente para todos os recursos). Essa última observação explica oporquê da utilização parcial de recursos (menos de 100 %) ou mesmo oporquê de, em alguns projetos mais sofisticados, se alocar somente 1recurso para cada tarefa, repetindo as tarefas para recursosdiferentes quando necessário.

" Unidade Fixa: Com ED marcado, o trabalho é mantido em 6 dias e aduração é reduzida para 1,5 dias. Com ED desmarcado, o trabalho éaumentado para 12 homens.dia.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

(B) Para o caso de alteração da duração das tarefas:

! 1ª Atribuição de Recursos para a tarefa

Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido é 6homens.dia. Caso a duração da tarefa aumente para 6:

" Independente de ED (ED não importa), o número de recursos é fixadoem 2 homens e o trabalho é aumentado para 12 homens.dia, mesmo natarefa com “Trabalho Fixo”.

! 2ª, 3ª, etc. Atribuição de Recursos para a mesma tarefa

Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido é 6homens-dias. Caso a duração da tarefa aumente para 6:

" Independente de ED (ED não importa), o número de recursos é fixadoem 2 homens e o trabalho é aumentado para 12 homens.dia, mesmo natarefa com “Trabalho Fixo”.

(C) Para o caso de alteração do trabalho dos recursos nas tarefas:

! 1ª Atribuição de Recursos para a tarefa

Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido é 6homens.dia. Caso o trabalho dos recursos aumente para 12 homens.dia:

Página 13/31

" Independente de ED (ED não importa), o número de recursos é fixadoem 2 homens e a duração das tarefas é aumentada para 6 dias, quandose trata de “Unidade Fixa” e “Trabalho Fixo”. Quando se trata de“Duração Fixa”, independente de ED, o número de recursos aumentapara 4 homens.

! 2ª, 3ª, etc. Atribuição de Recursos para a mesma tarefa

Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido é 6homens-dias. Caso o trabalho dos recursos aumente para 12 homens.dia:

" Independente de ED (ED não importa), a duração é aumentada para 6dias e os recursos mantidos em 2 homens, exceto na opção “DuraçãoFixa”, quando a duração é mantida em 3 dias e os recursos sãorecalculados para 4 homens.

(I) Redistribuição Manual de Recursos Passo a Passo via Usuário

Para localizar recursos superalocados, clique em “Exibir”, “Gráfico de Recursos” e focalize osrecursos paginando-os com as setas de avanço ou recuo. Faça uma divisão da janela (“Janela”,“Dividir”). Ative o Gráfico de Gantt na janela inferior, clicando em “Exibir”, “Gráfico de Gantt”.

Para substituir um recurso superalocado por outro que possa ser utilizado com a mesma função,visualize o Gráfico de Gantt, clique na tarefa que deseja efetuar a substituição, clique em“Ferramentas”, “Recursos”, “Atribuir Recursos”, selecione o recurso que deseja substituir, cliqueem “Substituir” e, na tela seguinte, escolha os recursos que substituirão o anterior, digitando suasquantidades.

O MS Project também permite solucionar as superalocações de recursos através daredistribuição manual, tarefa a tarefa, realizada pelo usuário, com o auxílio do MS Projectpara encontrá-las, sendo típico de projetos mais simples. Clique em “Exibir”, “Mais Modos deExibição”, “Alocação de Recursos”, “Aplicar”. Na barra de ferramentas, com o lado direito domouse, clique em “Gerenciamento de Recursos”. Na área de tabela, clique no título da coluna“Nome do Recurso”, destacando toda ela. Na barra de ferramenta “Gerenciamento de Recursos”,clique no ícone “Ir Para a Próxima Superalocação”. Escolha uma tarefa que tenhapreferencialmente um valor positivo de folga que não atrase a data final do projeto (vá em “MaisModos de Exibição”, “Gantt Detalhado” e escolha a tabela “Agenda” e localize o campo“Margem de Atraso Total”. No campo “Atraso da Redistribuição” do modo “Gantt deRedistribuição”, digite a duração do atraso desejado para o início da tarefa que possui recursossuperalocados e verifique o impacto. Você estará postergando a tarefa de modo que os recursosfiquem alocados em tempos diferentes.

Caso um recurso esteja superalocado, sendo necessário mais recursos do que os existentes paraum determinado período de tempo, há algumas alternativas antes de se tentar a redistribuição noMS Project:

Página 14/31

! Colocar o recurso trabalhando em hora extra para as atividades existentes naquele períodode tempo (modo “task form” (uso da tarefa)), lembrando que o trabalho total permanece omesmo (caso se mantenha a mesma produtividade nas horas extras). Com isso, caso aduração da atividade não seja fixa, essa será reduzida e o recurso poderá deixar de ficarsuperalocado para o período final da atividade. Essa alteração é válida para o recursoespecífico nas datas alteradas. No MS Project, Hora Extra é definida como sendo ovolume de trabalho em uma atribuição agendada além das horas de trabalho normais deum recurso atribuído e cobradas à taxa de horas extras do recurso. O trabalho de horasextras não constitui trabalho adicional na atribuição. Em vez disso, indica o volume detrabalho na atribuição considerado como hora extra. Por exemplo, se a atribuição contiver40 horas de trabalho e 8 horas extras, o total de trabalho da atribuição continuará a ser 40horas: 32 horas de trabalho regular e 8 horas extras. Portanto, caso o modo “DuraçãoFixa” não esteja ativado, independente se “Unidade Fixa” ou “Trabalho Fixo”,independente de “Controle pelo Empenho”, o tempo de trabalho será reduzido, pois seránecessário apenas 32 horas de calendário para a execução da tarefa. A alocação de horasextras ao recurso só faz sentido se a tarefa for crítica, ainda assim devido ao recurso queestá sendo exigido ao mesmo tempo. Se houver mais de um recurso, deve-se atribuirhoras extras para todos os recursos envolvidos na tarefa que estejam provocando a tarefaser crítica. Caso o tipo da tarefa seja “Duração Fixa”, a duração da tarefa não se altera,porém o recurso não fica alocado, ou seja, fica disponível para outras tarefas duranteaquele período.

! Alterar o calendário de trabalho normal do recurso para o período com conflito(calendário do recurso, no modo de recurso). Com isso, o trabalho, a duração e o númerode recursos permanecem fixos, porém a distribuição ao longo do tempo é alterada. Omesmo trabalho será realizado em um período de tempo menor. Deve-se lembrar que “1semana de duração” significa 40 h de trabalho (podendo ser alterado em “Ferramentas”,“Opções”, “Calendário”), o que em regime de 8 horas, Sábado e Domingo livres eqüivalea 1 semana do calendário, mas em regime de 10 horas de trabalho, eqüivale a 4 diascalendário. Deve-se salientar que, caso alguma tarefa seja executada em dias corridos,independente das folgas ou feriados, basta digitar na duração da tarefa o número de diasseguido por “dd”. Essa alteração é válida somente para a tarefa específica.

" A menos que se decida ao contrário, o calendário Padrão do projeto é usado portodos os recursos em um projeto. As horas de trabalho e dias de folga definidos nocalendário Padrão são as horas de trabalho e os dias de folga padrão para cadarecurso. Se esse é o único calendário que você está usando, não precisa modificá-lo para cada recurso. No menu “Ferramentas”, clique em “Alterar o período detrabalho”. Na caixa “Para”, clique no recurso cujo calendário deseja alterar. Nocalendário, selecione os dias que deseja alterar. Para alterar um dia da semana nocalendário inteiro, selecione o dia na parte superior do calendário. Clique em“Usar Padrão”, “Período de Folga” ou “Horário de Trabalho”. Se você clicou em“Horário de Trabalho”, digite as horas que deseja que o trabalho inicie nas caixas“De” e as horas que deseja que o trabalhe termine nas caixas “Até”.

" Como padrão, o MS Project calcula o custo a taxas normais para qualquerquantidade de trabalho exigido para concluir uma tarefa. Ele não calcula

Página 15/31

automaticamente as horas adicionais como horas extras a menos que você atribuaespecificamente as horas adicionais como trabalho de horas extras. Para alocarhoras extras, acesse a barra de modos e clique em “Gráfico de Gantt”. No menu“Janela”, clique em “Dividir”. Clique em “Exibir”, “Mais Modos de Exibição”,“Formulário de Tarefas” no painel inferior. No menu “Formatar”, aponte para“Detalhes” e, em seguida, clique em “Trabalho do Recurso”. No painel superior,selecione a tarefa à qual deseja atribuir trabalho de horas extras. No painelinferior, digite o número de horas extras de cada recurso no campo “Hora Extra”.

" Os recursos não necessariamente precisam ser alocados todos no início da tarefa.Pode-se informar em cada tarefa, para cada recurso, o total em horas que este seráutilizado e o atraso em relação ao início da tarefa. O recurso também nãonecessariamente precisa ser alocado linearmente (ex. 8 horas/dia, todos os dias),podendo ser alocado em curvas crescentes, decrescentes, em um pico inicial oufinal, em dois picos, em forma de sino ou tartaruga. Por exemplo, isso é muitoutilizado em consultoria, onde o consultor terá maior trabalho no início de suasatividades.

" Para remover um recurso, basta ir no gráfico de Gantt através da barra de modos,campo Nome da Tarefa, “Ferramentas”, “Recursos”, “Atribuir Recursos”,“Remover” o recurso associado.

(II) Redistribuição Automática ou Manual via MS Project

O MS Project permite verificar a ocorrência de recursos superalocados ou pouco alocados emprojetos. É possível ver quanto do trabalho de um recurso está alocado para uma tarefa emparticular e por período de tempo. No modo “Uso da Tarefa”, acesse o menu “Formatar”, cliqueem “Estilos de Detalhe”. Na lista “Campos Disponíveis”, clique em “Porcentagem de Alocação”,e em seguida clique em “Mostrar”. Há a opção de eliminar manualmente ou automaticamente asuperalocação através do atraso da tarefa, utilização de uma possível folga no calendário para atarefa (tarefa não crítica) ou de sua divisão (comando de “leveling” ou redistribuição derecursos). O default é não haver a resolução automática da superalocação de recursos(“Ferramentas”, “Redistribuição de Recursos”). Para que haja possibilidade de atraso emalguma tarefa, a opção “atrasar somente dentro da folga” não deve estar marcada. Com isso, adata final do projeto não é respeitada. Caso haja conflito entre duas ou mais tarefas para ummesmo recurso, a opção “Prioridade” poderá ser levada em conta, porém, o padrão é que a menorfolga total seja perdida. A distribuição dos recursos superalocados pode ser evitadainterrompendo-se uma tarefa e recomeçando-a em outro momento (“split”). O MS Projectpermite parametrizar se as tarefas restantes podem ser interrompidas na realocação automática,através de um “check botton” no “resource leveling” (redistribuição de recursos), “Ferramentas”,“Redistribuição de Recursos”. Há também a possibilidade de se evitar que algumas tarefas sejamrealocadas, através do uso de datas programadas para algumas tarefas (datas com restrição).

A redistribuição realizada diretamente via MS Project simplesmente atrasa ou dividedeterminadas tarefas ou atribuições da sua agenda até que os recursos atribuídos a elas nãoestejam mais superalocados. O MS Project examina as dependências entre predecessoras de umatarefa, a margem de atraso, as datas, a prioridade e as restrições da tarefa para determinar se ela

Página 16/31

deve ser atrasada (ou dividida). Clique em “Ferramentas”, Redistribuição de Recursos”,“Manual” (para atualizar os recursos somente quando clicar no botão “Redistribuir Agora”), nacaixa “Procurar Superalocações”, determine a sensibilidade das superalocações em função doperíodo de tempo definido. A redistribuição ocorrerá somente se um recurso estiver agendadopara executar mais trabalho do que tem capacidade de executar no período especificado. Em“Intervalo de Redistribuição Para”, especifique se deseja redistribuir o projeto inteiro ou apenasas tarefas que se encontram em um intervalo de tempo específico. Na caixa “Ordem deRedistribuição”, pode-se definir pela prioridade na realocação, ou seja, caso duas ou mais tarefasse candidatem a um recurso cuja quantidade total para o período não é suficiente: (1) Clique em“Somente Identificação” para que o MS Project verifique as tarefas na ordem crescente denúmeros de identificação antes de considerar outros critérios de redistribuição para determinar astarefas a serem redistribuídas; (2) Clique em “Padrão” para que o MS Project verifique as tarefasna ordem de dependências entre predecessoras, margem de atraso, datas, prioridade e, por último,restrições de tarefas; (3) Clique em “Prioridade, Padrão” para que o MS Project verifique asprioridades das tarefas a serem redistribuídas antes de considerar as dependências entrepredecessoras, a margem de atraso, as datas e, por último, as restrições das tarefas.

Para impedir que a data de término do seu projeto seja alterada, marque a caixa de seleção“Redistribuir somente dentro das margens de atraso permitidas”. Para ajustar a redistribuiçãoquando um recurso trabalhar em um tarefa independentemente dos outros recursos que trabalhamna mesma tarefa, marque a caixa de seleção “A redistribuição pode ajustar atribuições individuaisde uma tarefa”. Quando a prioridade da tarefa estiver definida como “Não Redistribuir”, o MSProject ignorará a tarefa para efeito de redistribuição. Se desejar que a redistribuição interrompaas tarefas criando divisões no trabalho restante nas tarefas ou atribuições de recurso, marque acaixa de seleção “A redistribuição pode criar divisões no trabalho restante”. Clique em“Redistribuir Agora” para iniciar a redistribuição do seu projeto. Verifique o que aconteceu viaformulário “Gantt de Redistribuição”, na tabela “Atraso”.

Caso se esteja agendando o projeto a partir de uma data de término, ainda assim será possívelredistribuir o seu projeto. As versões mais antigas do MS Project não permitiam a redistribuiçãode projetos agendados a partir de uma data de término. As tarefas redistribuídas em projetosagendados a partir de uma data de término receberão valores de atraso negativos. Com isso, adata de término de uma tarefa ou atribuição de recurso será antecipada, pois o atraso seráaplicado a partir do término da tarefa ou atribuição. Para desfazer imediatamente os efeitos daredistribuição, clique em “Editar”, “Desfazer Redistribuir”. Para remover os efeitos da últimaoperação de redistribuição, clique em “Limpar Redistribuição” na caixa de diálogo“Redistribuição de Recursos”, da barra de menu “Ferramentas”, “Redistribuição de Recursos”.Use “Exibir”, “Mais Modos de Exibição”, “Gantt de Redistribuição”, “Aplicar”, para ver asbarras que representam os efeitos antes e depois da redistribuição, bem como os valores damargem de atraso e do atraso da redistribuição de uma tarefa. Pode-se controlar a sensibilidadeda redistribuição para que as superalocações de apenas 1 dia não sejam redistribuídas. Se vocêclicar em Semana a Semana na caixa “Procurar Superalocações”, a redistribuição ocorrerásomente se o recurso estiver agendado para executar mais trabalho que o disponível durante asemana como um todo. A alteração dessa definição pode fazer com que a sua agenda reflitamelhor as agendas de trabalho e os problemas comuns. Deve-se lembrar que a redistribuição derecursos só será possível caso se tenha folgas em algumas atividades, desde que a tarefa nãotenha datas programadas ou com uma restrição que impeça seu reagendamento.

Página 17/31

CustosConvém introduzir uma diferenciação entre investimentos, custos e despesas, para efeito deentendimento do assunto, muito embora o MS Project considere tudo isso como Custo:

! Um projeto típico contém três tipos de investimentos que são o investimento fixo,associado a compras de bens do ativo imobilizado, como equipamentos e terrenos, asdespesas pré-operacionais, que são aquelas realizadas antes do início de faturamentoda companhia, como despesas com luz e água necessárias à implantação do projeto e aformação de capital de giro, que é o caixa mínimo para gerenciar a firma semempréstimos desnecessários somado ao custo de estoque de matérias-primas, produtossemi-manufaturados e manufaturados necessários para gerenciar a empresa e ainda ocaixa envolvido no financiamento das vendas a clientes subtraídas das duplicatas declientes descontadas, subtraídas ainda das faturas pagas a prazo de fornecedores.

Esses valores podem ser transformados em custos fixos (associados a tarefas) e variáveis(associados aos recursos), seja através de marcos (“milestones”) estabelecidos no projeto ouatravés de atividades normais do projeto. Os projetos também podem não se limitar à fase deinvestimentos, entrando na fase de operação, caso se considere a operação como um projeto,atitude viável em alguns casos. Normalmente, porém, a fase operacional não é conduzida sob aforma de projetos, conforme abordado nos textos em anexo.

Com o MS Project pode-se avaliar o projeto de acordo com o orçamento previsto, a partir doapontamento de custos feito para cada tarefa do projeto. Baseado no custo unitário de cada tarefaespecífica do projeto, o software permite calcular o custo de cada tarefa e do total envolvido noprojeto.

Pode-se provir custos durante a tarefa, no seu princípio ou fim. Os custos variáveis podem serplanejados por uso de um recurso ou proporcional ao tempo de uso. As taxas de horas extraspodem ser diferenciadas. Pode-se ainda prever variações ao longo do tempo ou, ainda, tabelasdiferentes de preço a serem utilizadas ao longo do projeto, em tarefas distintas. Há cinco tabelasdistintas que podem ser utilizadas a partir de um código de taxa de custo a ser escolhido paracada recurso em cada tarefa (o default é “A”). Além disso, dentro de cada tabela pode-se alocardiferenciações de tempo para os quais os custos serão diferenciados.

O primeiro passo para a redução de custos é determinar onde você está gastando a maior partedo dinheiro. Use modo “Gráfico de Gantt” com a tabela “Custo” aplicada, para ver os custos dastarefas e o modo “Planilha de Recursos” com a tabela “Custo” aplicada, para ver os custos dosrecursos, podendo trabalhar com ambas as janelas abertas. Em seguida, pondere as alternativaspara reduzir os custos mais altos. Na maioria das vezes, os recursos representam suas maioresdespesas. Em geral, você pode reduzir custos eliminando tarefas do projeto, reduzindo o escopode tarefas de modo que o custo para a conclusão seja menor, ou usando menos recursos ourecursos mais baratos.

Página 18/31

Como o MS Project reflete totalmente os custos associados a recursos e tarefas, pode-se realizarmudanças no projeto para que este se encaixe dentro do orçamento previsto. Para alterar essevínculo automático entre apontamento da tarefa e os recursos associados, desmarque a caixa deseleção “A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso” em “Ferramentas”,“Opções”, “Cálculo”. Assim, o MS Project não calculará automaticamente o trabalho e o custoreais e restantes dos recursos atribuídos à tarefa à medida que são inseridas informações daporcentagem concluída da tarefa em sua agenda. Caso contrário, se você mantiver o default, ouseja, selecionar essa caixa de seleção, o MS Project recalculará o trabalho e o custo reaissempre que forem inseridas informações nos campos Porcentagem concluída, Duração real ouDuração restante. Se não selecionar esta caixa de seleção, você deverá inserir valores para osrecursos no campo Trabalho real, a fim de obter um quadro preciso do trabalho e do custo reais.

Ao se fazer a atualização da % da tarefa executada, há uma opção “default” (alterada em“Ferramentas”, “Opções”, “Cálculo”, “O MS Project sempre calcula os custos reais”) queatualiza automaticamente os custos realizados na execução da tarefa, não permitindo olançamento direto do custo real. Esse assunto será melhor discutido no item de “Infra-estrutura eProcessamento”.

Página 19/31

Medição e ControleUm projeto não pode ser algo estanque que, impresso e colado em uma parede, vire umaobrigação impensável, não sujeita mais a correções de rota. Certamente, o que se busca é umplanejamento perfeito, mas a realidade é sempre outra. Diversos problemas ocorrerão durante oprojeto que obrigarão o reajuste, devido à quebra de máquinas não planejadas, doenças depessoas, greves, atrasos causados pela atribuição parcial de recursos em tarefas quando antes sepensava estar o recurso totalmente disponível, métricas mal estimadas devido às dificuldadesencontradas na época do contrato inicial, etc. Isso não significa que o contrato será rompido, pelocontrário, deve-se reagendar se possível visando atingir ou superar os índices de prazo, custo etrabalho envolvidos no projeto. O reagendamento posterior à gravação da Linha de Base é semprebaseado nas medições realizadas. O MS Project possui algumas facilidades que podem permitirque as medições sejam feitas fora do software, uma vez que a ferramenta tem uma interface umpouco mais complexa, além de ser relativamente cara. Por exemplo, pode-se utilizar “PlanilhasExcel” para preenchimento de tarefas via “Electronic Timesheet”, integradas através de rotinasVBA elaboradas por setores especializados em informática da empresa, com supervisão deconsultores treinados, como por exemplo a AMS (“Advanced Management Solutions Inc.”),especializada na integração do MS Project em ambiente corporativo. Caso o MS Project estejadisponível para todos os recursos que apontarão as tarefas, basta utilizar as opções de “WorkGroups” (Grupos de Trabalho), enviando mensagens de programação e recebendo mensagens deatualização diretamente pelo correio eletrônico da rede interna da empresa ou através da internet,para usuários externos. Esse assunto será melhor discutido no capítulo posterior.

A medição pode ser atualizada periodicamente, por exemplo, semanalmente. Para isso o softwarepermite configurar o modo “Uso da Tarefa” facilitando a entrada de dados necessários, como opercentual de conclusão em relação ao calendário ou o número de horas trabalhadas. Éinteressante lembrar que um projeto pode estar a 50 % do término quanto a calendário, mas já a70 % do término quanto a custo e a 90 % do término quanto a trabalho (por exemplo se houverbastante trabalho na primeira metade cronológica do projeto). Proceda da forma seguinte:“Projeto”, “Informações Sobre o Projeto”, “Data Atual”, “Data de Status”. Caso a “Data deStatus” não seja fornecida, será assumida como igual à “Data Atual”. A “Data de Status” éutilizada na caixa de diálogo “Atualizar Projetos”, obtida a partir de “Ferramentas”, “Controle”,“Atualizar Projeto”, além de ser utilizada para os cálculos do Relatório de Valor Acumulado doMS Project. A seguir, clique em “Exibir”, “Uso da Tarefa”; “Exibir”, “Tabela”, “Trabalho”.Altere a escala de tempo para realizar o acompanhamento periódico: “Formatar”, “Escala deTempo”. Para alterar os campos que deseja acompanhar, clique em “Formatar”, “Estilos deDetalhes”. O acompanhamento pode ser realizado digitando os valores no campo “TrabalhoReal”. O ideal é que cada recurso atualize sua planilha de tempo e que o gerente ou o responsávelpelo subprojeto atualize as tarefas que não tenham recursos associados. O default do MS Projecté que a atualização da tarefa atualize o trabalho dos recursos associados à tarefa e vice-versa,opção que pode ser alterada no “check box” próprio em “Ferramentas”, “Opções”, “Cálculo”.

Caso uma nova tarefa tenha sido realizada ainda que não prevista, basta acrescentá-la ao projetocom as datas corretas de execução. Se a tarefa foi executada parcialmente (bastando informar otempo real e o tempo restante), o tempo de execução restante pode ser replanejado, isto sendo

Página 20/31

feito a partir da data corrente (normalmente a atual) indicada no projeto. Pode-se inclusiveatualizar tarefas que não cumpriram a ordem de precedência original do projeto. Neste caso, aoreplanejar, o MS Project respeita a ordem para o trabalho futuro, não se importando com a ordemdo trabalho realizado (aceita conforme realizado).

A medição (“tracking” (controle)) de conclusão de tarefas é feita através da opção “Ferramentas”,“Controle”, “Atualizar Tarefas” ou “Atualizar Projetos”. Este padrão é o normal, podendo paraisso utilizar a barra de ferramenta habilitada para o “Controle”. Com isso todos os recursos ecustos são atualizados normalmente em relação à atualização de tempo da tarefa. Atualiza-se otempo real e o tempo restante, o que pode alterar o tempo total de trabalho. A data de status émuito importante como ferramenta de documentação, pois normalmente os dados são lançados naData Atual, colhidos em uma data anterior (Data de Status), além de afetar os índices deperformance, conforme explicado, devendo ser atualizada. Caso se vá fazer um reagendamentodas tarefas não realizadas até a data de status, por default o MS Project utiliza a data de statuspara, a partir dela, reprogramar para a frente as tarefas não realizadas. Essa opção pode seralterada em “Ferramentas”, “Controle”, “Atualizar Projeto”, “Reagendar trabalho não concluídopara iniciar em”.

Quanto aos custos, pode ser feita a atualização para os custos fixos, e, individualmente para osrecursos, os seus custos unitários (caso haja variação) e quantidades de unidades ou horastrabalhadas (ou em %). O MS Project atualiza automaticamente os custos reais durante oandamento de uma tarefa com base no método de acumulação que você definir. Em primeirolugar, você deve desativar a atualização automática dos custos reais (“O MS Project semprecalcula os custos reais” em “Ferramentas”, “Opções”, “Cálculo”) e, em seguida, se desejar inseriro seu próprio custo real para uma atribuição de recurso, poderá inseri-lo depois que o trabalhorestante for zero. Neste caso, o custo total será desvinculado da medição, sendo baseado somenteno custo real lançado. Na Barra de modos, clique em “Uso da tarefa”. No menu “Exibir”, apontepara “Tabela” e, em seguida, clique em “Controle”. Arraste a barra divisora para a direita a fimde exibir o campo “Custo real”. No campo “Custo Real”, digite o custo real da atribuição cujoscustos você deseja atualizar. Às vezes, os custos de atribuição de recurso abrangem um custo porutilização para itens como custos de equipamento, despesas de instalação, taxas de entrega ealuguel, além de uma taxa padrão. Você pode alterar a quantia fixa cobrada para um recurso todavez que esse recurso é atribuído a uma tarefa clicando em “Planilha de Recursos” na Barra demodos e digitando um novo custo no campo “Custo/Uso” do recurso cujo custo por utilizaçãovocê deseja alterar. Caso o preço unitário para a tarefa tenha variado, deve-se incluir um novopreço sem apagar o antigo para o planejamento (por exemplo via opção B) e, através do“Informações Sobre a Atribuição”, escolher a nova opção. Para obter essa informação, você deveantes clicar em “Exibir”, “Uso do Recurso”, marcar a tarefa desejada e, com o lado direito domouse, procurar “Informações Sobre a Atribuição”. Esse novo preço substitui o antigo naprogramação daquela tarefa (exceto o “baseline”), não havendo como substituir apenas o“tracking” (controle). Além dos custos variáveis de recursos, caso o custo não dependa daduração da tarefa ou da participação dos recursos envolvidos, você poderá digitá-lo diretamenteno “Modo de Tarefas”, com a opção da “Tabela Custo” apontada, no campo de “Custo Fixo”.Você ainda pode determinar que o custo fixo de uma tarefa seja acumulado no início ou naconclusão de uma tarefa ou rateado durante a execução da tarefa. No menu “Ferramentas”, cliqueem “Opções” e, em seguida, clique na guia “Cálculo”. Na caixa “Acumulação padrão de custos

Página 21/31

fixos”, clique no método de acumulação que você deseja usar e, em seguida, clique em “Definircomo padrão”.

O MS Project permite mostrar graficamente o andamento atual do seu projeto exibindo linhas deandamento em relação à data atual ou à data de status do projeto. Na Barra de modos, clique em“Gráfico de Gantt”; no menu “Ferramentas”, aponte para “Controle” e, em seguida, clique em“Linhas de Andamento”. Clique na guia “Datas e Intervalos”. Marque a caixa de seleção“Sempre exibir a linha de andamento atual”. Para exibir o andamento em relação à data de statusdo projeto, clique em “Na data de status do projeto”. Para exibir o andamento em relação à dataatual, clique em “Na data atual”. Se você decidir exibir o andamento em relação à data de statusdo projeto e esta ainda não tiver sido apontada, o Microsoft Project mostrará o andamento emrelação à data atual. Você também pode mostrar o andamento em relação a um plano previsto.Em “Exibir linhas de andamento em relação a”, clique em “Plano da linha de base”. A linha deandamento será sempre exibida para o formulário “Gráfico de Gantt”.

O MS Project não permite que se mantenha um histórico da programação antiga x realizada(excetuando a linha de base). Caso o realizado tenha discordância em relação ao programado, énecessário registrar as alterações “em cima” do programado para as atividades acontecidas,alterando, por exemplo, as unidades consumidas de material, o custo fixo da tarefa ou o custoespecífico do recurso válido para a tarefa. Nesse último caso, cadastra-se uma nova tabela decustos e escolhe-se esta como a realizada. Há 5 opções de tabelas de custo variável para cadarecurso. Uma vez atualizado o passado (duração da tarefa realizada, data de início, data de fim,recursos envolvidos, etc.), o MS Project aceita o que foi informado e o que não foi executado emperíodos anteriores à data de status pode ser reprogramado em “Ferramentas”, “Controle”,“Atualizar Projeto”, a partir da data escolhida, normalmente a atual. Com isso deverá acontecerum corte (“split”) na tarefa que não foi completada.

Esse método de acompanhamento do programado x realizado não é o recomendável para umsistema de gestão. Caso se queira gravar sempre o que foi programado antes de cadaatualização do projeto, pode-se utilizar as 10 gravações intermediárias disponíveis (PlanoProvisório) que, porém, grava apenas os aspectos mais importantes da programação (datas etempos) ou, então, gravar um novo arquivo antes de cada atualização, para acompanhamentohistórico do projeto. O Plano Provisório é um conjunto de datas de início e de término de tarefasque pode ser salvo em determinados estágios do projeto. Você pode comparar um planoprovisório com o plano de linha de base ou plano atual para monitorar o andamento ou adiamentodo projeto. No campo “Nome da Tarefa”, selecione a tarefa que você deseja adicionar ao planoda linha de base ou ao plano provisório. No menu “Ferramentas”, clique em “Controle” e, emseguida, clique em “Salvar Linha de Base”. Para adicionar a tarefa ao plano da linha de base,clique em “Salvar Linha de Base”. Para adicionar a tarefa ao Plano Provisório, clique em “SalvarPlano Provisório”. Se a opção “Projeto Inteiro” estiver selecionada, você gravará toda a agendano Plano Provisório escolhido. Sempre mantenha a “Data de Status” do projeto atualizada, paraque os relatórios de performance sejam consonantes com a data realmente apurada, além de se tero registro do status do projeto, conforme já explicado.

Deve-se lembrar que, caso se queira gravar uma tarefa que não foi programada, é necessário“programá-la” como parte da atualização, exatamente como foi realizada, sem necessariamente

Página 22/31

ter de colocá-la como precedente ou sucessora de qualquer outra atividade. A seguir, bastaatualizá-la conforme programado.

Pode-se escolher que o custo real seja calculado pelo software a partir das entradas de trabalhorealizado por cada recurso nas tarefas através do “check box” da opção “Automático” em“Ferramentas”, “Opções”, “Cálculo”. Caso essa escolha esteja marcada, não será permitida aentrada manual de custo real. Essa era opção única do MS Project 95, mas foi incluída no MSProject 98 como parâmetro. O fato do MS Project permitir que o custo fixo seja variável emfunção da % de completeza da tarefa gera um pouco de confusão, porém, vamos aos cálculos,lembrando que % Execução = Duração Real / (Duração Real + Duração Restante) x 100:

! Com a opção “Automático” marcada, vale a regra: Custo Real = Custo Variável +Custo Fixo Tarefa * % Execução/100. Custo Variável = (Trabalho Real em Taxa Padrão* Taxa Padrão) + (Trabalho Real em Hora Extra * Taxa Hora Extra) + Custo por Uso deRecurso* % Execução/100 (caso Custo Por Uso seja tipo rateado, senão é fixo,distribuído no início ou final da tarefa, independente da completeza de execução). CustoRestante = Custo Total – Custo Real. Os Custos Real e Restante não podem seratualizados. Os outros custos são atualizados conforme fórmula acima, sendointerdependentes.

" Se a tarefa está em andamento ou concluída, Custo Total = Custo Real / (%Execução/100).

" Se a tarefa ainda não foi iniciada (0 %), Custo Total = Custo Fixo + CustoVariável a 100 %.

! Com a opção “Automático” desmarcada há maior flexibilidade, pois o usuário poderáapontar o custo real sem que tenha vínculo com os custos do projeto, independente da %executada ou de qualquer outro parâmetro. Neste caso o Custo Real pode ser alterado,bem como todos os outros custos, exceto o Custo Restante. Custo Restante = Custo Total– Custo Real.

" Se tarefa está concluída (100 %), Custo Total = Custo Real.

" Se a tarefa está em andamento, Custo Total = Custo Real + Custo Fixo * %Execução/100 + Custo Variável.

" Se a tarefa ainda não foi iniciada (0 %), Custo Total = Custo Fixo + CustoVariável a 100 % + Custo Real.

" Caso se mude para a marcação automática, a edição manual é automaticamenteapagada e o cálculo mostrado no item anterior é realizado.

Página 23/31

Análise de PerformanceCom o MS Project pode-se avaliar o projeto de acordo com o orçamento previsto e com ocronograma a ser cumprido. O quadro de estatísticas básicas pode ser obtido em “Projeto”,“Informações Sobre o Projeto”, “Estatísticas”. Há vários relatórios disponíveis, separados porárea de classificação (“Exibir”, “Relatórios”): Visão Geral, Atividades Atuais, Custos,Atribuições e Carga de Trabalho. Outros relatórios podem ser obtidos em RelatóriosPersonalizados. O relatório de performance mais importante é o obtido em “Relatórios”,“Custos”, “Valor Acumulado”, originado da tabela “Exibir”, “Tabela”, “Mais Tabela”, “ValorAcumulado”, que utiliza alguns índices utilizados globalmente para a gerência de projetos:

! COTA ou BCWS : Custo Orçado do Trabalho Agendado! COTR ou BCWP: Custo Orçado do Trabalho Realizado! CRTR ou ACWP: Custo Real do Trabalho Realizado

O COTA é uma informação de custo planejado (“baseline”), independente do que foi apontado namedição. Cuidado, pois o COTA e o COTR da tarefa só são contabilizados caso a data de statusseja superior à data final da tarefa agendada. COTR também é baseado no “baseline”, massomente para as tarefas já realizadas. Caso nenhum trabalho tenha sido realizado, por exemplodevido a um atraso na tarefa, COTR = 0, apesar do COTA ser diferente de zero, conforme aagenda do “baseline” que já ocorreu (atraso no projeto). Em tarefas encerradas, o COTR eqüivaleao COTA. Já o CRTR representa o verdadeiro custo da execução.

COTR – CRTR (Variação de Custo) dá a exata dimensão da variação entre o custo realizado e ocusto orçado (“baseline”) da obra em relação ao trabalho realizado. Porém, cuidado, pois oCOTR é baseado na % de realização da tarefa que deve ser fornecida. Cuidado também com adata final da tarefa (A) em relação à data de status (B). Caso A > B, no relatório o valor deCOTR será zero para a tarefa, conforme já comentado, o que pode resultar em uma distorçãona análise.

COTR – COTA (Variação de Agenda) dá a exata dimensão, em unidade monetária, do atraso ouavanço da obra em relação ao tempo. Se, por exemplo, o projeto sofre um atraso de 5 meses,ocorrerá que COTR < COTA, ou seja, o projeto não está “gastando” o que foi planejado devidoao atraso.

Para comparar os valores de custo ao final do projeto agendado (“baseline”) e estimado conformeandamento do projeto, baseado nas suas reprogramações constantes, utilizam-se dois índices detérmino do projeto:

! OAT: Orçado ao Término! EAT: Estimado ao Término

O OAT é o custo orçado final do projeto. O EAT talvez seja o índice mais importante do projeto,pois indica o custo previsto do projeto ao seu término (reprogramado pelo MS Project baseadono apontamento de tempos e custos no “tracking” (controle)). Para tarefas completadas, é igualao custo real (CRTR). Para tarefas planejadas, é igual ao novo custo planejado, que não é,

Página 24/31

necessariamente, o mesmo do planejado no baseline, pois o momento de execução pode serdiferente, o que pode resultar em custos diferentes de materiais, aluguel de equipamentos oumão-de-obra, além de ser uma reprogramação (reagendamento) que pode alterar inclusive ostempos de duração, por exemplo, caso tenha que ser “nivelado” (redistribuído) um recurso. Paratarefas em andamento é igual ao CRTR para a parte já realizada e igual ao custo planejado daparte restante, conforme explicado.

As diferenças entre os diversos índices permitem que se faça uma avaliação do projeto:

! VA: Variação de Agenda (VA = COTR – COTA)! VC: Variação de Custo (VC = COTR – CRTR)! VAT: Variação ao Término (VAT = EAT – OAT)

É interessante notar, portanto, que um projeto que esteja com um custo mais baixo que o orçadoem uma determinada etapa não necessariamente está melhor do que o orçado, pois pode estaratrasado e as tarefas restantes, reprogramadas, quando executadas conforme replanejado,resultarão em um custo total acima do orçado. Por isso é tão importante a tarefa de apontamentode custos e prazos, com previsão através do VAT do novo valor de custo do projeto, além doatraso ou ganho de tempo em relação ao projeto original.

Diante dos índices comentados, torna-se clara a necessidade de atualizar o orçado (“baseline”) deacordo com todo aditivo contratual realizado, pois a linha de base serve como parâmetro dessesitens de verificação. Caso a linha de base não seja atualizada, o software entende que não houvenenhuma modificação acordada contratual, mas provavelmente um desvio de execução emrelação ao programado tanto em nível de tempo (atrasos ou adiantamentos) ou em custos (devidoa atrasos, adiantamentos ou compras realizadas diferentes do orçado), o que gera variações entrea COTA e o COTR (variação de tempo) ou entre a COTR e a CRTR (variação de custo). Paraalterar o “baseline”, deve-se salvar o projeto como “baseline” (“Ferramentas”, “Controle”,“Salvar Linha de Base”). Deve-se, porém, ter muito cuidado em não gravar alterações reais emrelação ao contrato, mascarando o valor do “baseline”. Para fazer isso, normalmente énecessário gravar somente tarefas específicas, criadas ou alteradas com o aditivo contratual, oque é possível no MS Project, conforme mostrado, a seguir: No campo “Nome da Tarefa”,selecione a tarefa que você deseja adicionar ao plano da linha de base ou ao plano provisório. Nomenu “Ferramentas”, clique em “Controle” e, em seguida, clique em “Salvar Linha de Base”.Para adicionar a tarefa ao plano da linha de base, clique em “Salvar Linha de Base”. Paraadicionar a tarefa ao plano provisório, clique em “Salvar Plano Provisório”. Clique no “checkbox” “Tarefas Selecionadas”.

Página 25/31

Infra-estrutura e ProcessamentoDistribuído

O MS Project permite que o usuário utilize pelo menos três tipos de comunicação para gerenciarseu projeto. A MAPI (“Messaging Application Programming Interface”), a Intranet e Internet. OMAPI mais comum é o Microsoft Outlook, que é utilizado como padrão de correio eletrônicopelo MS Project. As mensagens que o MS Project permite atualizar diretamente do software,acessando as tarefas planejadas, são de três tipos:

! Designação de Tarefas (“TeamAssign”);! Atualização de Tarefas (“TeamUpdate”);! Atualização de Status (“TeamStatus”).

Para utilizar a internet, cada usuário deve possuir um endereço, permitindo ao MS Projectidentificar quem participa do projeto. Caso haja um servidor de Web na empresa, este pode serutilizado para facilitar a entrega de mensagens ao grupo. Um servidor Web processa solicitaçõesde outros computadores que querem acessar um site Web. Pode também servir como umrepositório de sites Web. Deve ser instalado em um computador que tenha hardware e conecçõespara acomodar as requisições Web que ele recebe, normalmente ligado 24 h/dia, permitindoacesso conveniente dos usuários. Deve haver um gerente de projeto que cria e mantém aprogramação, sendo responsável por designar tarefas as membros da equipe. A partir dasrespostas dos membros das equipes, ele utiliza o arquivo de projeto para atualizá-lo. Poderá serdisponibilizado um centro de mensagens (“TeamInbox”), onde o gerente de projeto pode colocaros três tipos de mensagens citadas. Em um centro de mensagens, os usuários só podem deixarmensagens para o gerente de projeto, não podendo se comunicar entre si. Se o computador queatua como servidor Web roda Windows NT Server 4.0 ou superior, por default já vem ativado umWeb Server, o “Internet Information Server” (IIS).

Por exemplo, o gerente de projeto pode enviar tarefas a serem executadas por membros de suaequipe, inclusive com reprogramações em relação ao projeto original automaticamente e estaspoderão fornecer o apontamento das tarefas realizadas. Não é necessário possuir o MS Project namáquina, basta instalar o WGSetup.EXE que vem com o CD de instalação do software:

! O gerente de projeto deve ir ao menu “Ferramentas”, apontar para “Grupo deTrabalho” e, em seguida, clicar em “Atualizar Equipe”. Na caixa “Assunto”, digite oassunto da atualização. Na área de mensagem, digite sua mensagem. Clique em“Enviar”.

! Os membros da equipe (recursos humanos) deverão receber parte do arquivo MSProject e apontar o seu trabalho, enviando-o de volta para o gerente de projeto. Uma“mensagem de atualização” da equipe indica alterações que o gerente do projeto járealizou na agenda. Sua resposta não permite que você rejeite a alteração, issopodendo ser possível somente para “mensagem de atribuição” da equipe. Entretanto,você ainda poderá responder ao gerente do projeto e comunicar todas as preocupações

Página 26/31

ou problemas referentes à atualização da equipe. Se o grupo de trabalho usa umaintranet ou a World Wide Web para se comunicar internamente, abra a caixa deentrada da equipe. Se o grupo de trabalho usa o correio eletrônico para se comunicarinternamente, abra o seu programa de correio eletrônico. Abra a mensagem deatualização da equipe. Para abrir a mensagem de atualização da equipe a partir dacaixa de entrada da equipe, clique no ícone de envelope. Analise as datas alteradas naagenda e, em seguida, efetue uma das ações a seguir: No correio eletrônico, clique em“Responder”, digite sua resposta na caixa “Mensagem”, adicione os comentários quedesejar no campo “Comentários” e, em seguida, clique em “Enviar”. Na caixa deentrada da equipe, digite sua resposta na caixa “Mensagem”, adicione os comentáriosque desejar no campo “Comentários” e, em seguida, clique em “Enviar”. Altere seuregistro das tarefas para refletir a atualização clicando em “Atualizar lista de tarefas”.Feche a mensagem sem responder. No correio eletrônico, clique em “Fechar”. Nacaixa de entrada da equipe, clique em “Caixa de Entrada” na barra de tarefas da caixade entrada da equipe.

O MS Project permite que se utilize o hyperlink para associar um arquivo com outro em“Workgroup”. Um hyperlink pode ser utilizado para mostrar, editar ou ir para um endereçoexterno ao MS Project. Um hyperlink é uma porção de texto, distinguida por uma cor, quecontém um link com outro arquivo ou localização dentro de um arquivo, localizado na área deinformação. Ao clicar no hyperlink, o software vai procurar e mostrar o documento associadoestando na rede interna da companhia ou através da internet.

Conforme será comentado posteriormente, caso se trabalhe com subprojetos, ou seja, projetos deoutros usuários consolidados em um projeto maior, normalmente de responsabilidade do gerentede projeto, toda alteração realizada no subprojeto alterará o projeto principal e vice-versa. Casonão se queira que mudanças no subprojeto original alterem o projeto principal, há a opção de“somente leitura” no subprojeto inserido. Em rede local, este procedimento é feito através daindicação do endereço da rede, com controle de concorrência feito pelo Windows. Na internet,uma tentativa seria fazer este procedimento através do FTP (“File Transfer Protocol”) do TCP/IP,que seria utilizado para “replicar” o arquivo para os computadores dos clientes. Para isso, deveser construído um site que permita ao usuário, através de senha, entrar no computador ou redeinterna da empresa. O uso do FTP é comum em processos de download na internet. Outra soluçãomais elegante seria o uso de tecnologias de banco de dados para a Web, permitindo que,utilizando a Web, tudo possa se passar como se estivesse na rede local comentada anteriormente.Como os bancos relacionais são repositórios organizados em tabelas, pode ser necessário separaras tabelas do MS Project de seus objetos e convertê-las via ODBC para o formato do banco dedados utilizado.

Na prática, quando todos os gestores trabalham em rede local, os vínculos de projetos (baseadosna arquitetura OLE do MS Windows) estarão em um mesmo ambiente, sendo facilmentereprogramáveis utilizando recursos da própria ferramenta MS Project. Nestes casos, o projetomestre contém vínculos com os subprojetos e todos estão sujeitos a um pool de recursos. Ovínculo para controle é feito com o endereço de memória, ou seja, na verdade, está sendotrabalhado um único projeto, independente se ele é considerado ou não subprojeto. Assim,qualquer alteração pelo gerente do subprojeto é sentida pelo gerente sênior dos projetos que, aoreprogramar (reagendar) ou fazer a realocação de recursos superalocados, gera novas alterações

Página 27/31

que serão imediatamente absorvidas pelos gerentes dos subprojetos e vice-versa. Para permitir ocompartilhamento de arquivos MS Project (ou qualquer outro) em um disco rígido em ambienteWindows NT, basta seguir os passos:

! Clique no botão “Iniciar” do Windows, aponte para “Configurações” e, em seguida,clique em “Painel de Controle”. Clique duas vezes no ícone “Rede”. Na guia“Configuração”, clique em “Compartilhamento de Impressão e Arquivos”. Marque acaixa de seleção “Desejo que outros usuários tenham acesso a meus arquivos” e, emseguida, clique em OK duas vezes. Clique duas vezes no ícone “Meu computador” naárea de trabalho do Windows e, em seguida, mova ou copie o projeto que você desejacompartilhar para uma pasta vazia ou que contenha outros projetos a seremcompartilhados. Em “Meu computador”, clique duas vezes no ícone que representa aunidade em que o projeto que você deseja compartilhar está localizado. Clique com obotão direito do mouse na pasta que contém o projeto a ser compartilhado e, emseguida, clique em “Compartilhamento” no menu de atalho. Na guia“Compartilhamento”, clique em “Compartilhado Como”. Para identificar a pastacompartilhada na rede, você pode usar o nome atual da pasta ou digitar outro nome nacaixa “Nome do Compartilhamento”. Para fornecer uma descrição maior da pasta,digite um comentário na caixa “Comentário”. Se você estiver usando o controle deacesso no nível do usuário, clique em “Adicionar” para selecionar os nomes daspessoas às quais você deseja conceder o acesso aos projetos compartilhados. Se vocêestiver usando o controle de acesso no nível compartilhado, selecione um tipo deacesso para a pasta que contém os projetos que você deseja compartilhar.

Porém, quando os gestores trabalham em ambientes diferentes, não compartilhando o mesmoendereço de rede, como é comum em obras civis, a comunicação mais usual é a feita através dainternet, onde periodicamente os arquivos são atualizados através de réplicas nos ambientes doprojeto mestre e dos subprojetos. Sugere-se, por exemplo, que semanalmente haja umaconsolidação dos subprojetos com relação ao projeto mestre, para que questões como orçamentoglobal, definição de prioridades, realocação de recursos do pool e status (controle) dos projetossejam atualizados pelo projeto mestre que, através de sua reprogramação (reagendamento)devolve um arquivo de subprojeto que é trabalhado durante a semana, inclusive comreprogramações, porém, não respeitando, durante a semana, os limites impostos pelas restriçõesglobais do projeto mestre. Com as correções semanais (“batch”), ocorre que haverá umatendência de acerto dos subprojetos com relação às diretrizes globais do projeto mestre. Aferramenta MS Project deve estar disponível em todos os locais onde estão sendo executados osprojetos. Caso se decida pela compra de um único software, então os projetos serão apontadosmanualmente e cumpridos “cegamente” durante a semana. No fim de semana serão corrigidos edevolvidos às obras. Essa economia pode custar caro, pois 1 semana de prazo pode ser longodemais, incorrendo em erros de programação que poderiam ser evitados. Conforme pôde serobservado, o uso da internet nesses casos é somente para facilitar o envio de arquivos entre oslocais, o que poderia ser feito também através de disquetes. Não obstante, o MS Project, atravésde suas ferramentas de “Workgroup”, conforme já comentado, facilita a troca de mensagensrelativas aos projetos. A internet também permite que sejam repassados e-mails e outrosdocumentos eletrônicos para as obras, facilitando o gerenciamento.

Página 28/31

O MS Project pode atuar desdobrando (gerando subprojetos) e consolidando informações(recebendo os subprojetos e gerando novas programações). Portanto, usuários desktop (nãoligados à rede) não conseguirão repassar seus dados nem verificar a programação desdobradapela gerência superior. Para compartilhá-lo na rede, procede-se conforme comentado. Osarquivos MS Project são utilizados como servidor de dados (tables, queries em SQL, dynaset,snapshots, etc. (*) Veja conceitos ao final do texto) e como interface gráfica, incluindo processos deacesso através de recordsets (*) que otimizam a performance e o controle de concorrência, alémde evitar o tráfego de imagens pela rede, melhorando a performance. O MS Project precisanecessariamente estar instalado em todas as máquinas. Ao acessar o software, deve-se escolher ocaminho do arquivo que contém todos os objetos, incluindo além das tabelas, os formulários,relatórios e outros objetos específicos do projeto. Há uma série de objetos comuns para todos osarquivos de projetos que fica baseado no Global.mpt que pode ser utilizado para compatibilizararquivos diferentes através da opção “Exibir”, “Mais Modos de Exibição”, “Organizador”.Transferindo objetos específicos do seu projeto para o arquivo MS Project, evita-se visualizaçõesdiferentes ou uma falta de recurso específica quando utilizado em outras máquinas. Este arquivodisponibiliza boa parte das tabelas disponíveis no MS Project, caso se queira compartilharregistros, através da opção “Tabelas”.

Caso possa parecer necessário uma arquitetura com mais de um banco de dados, por exemplo,uma empresa em uma cidade com duas filiais em outra, pode-se utilizar um link dedicado(alugado da prestadora de serviços de telecomunicação) entre uma empresa e outra com o bancoem uma única empresa, ou gravar os dados em locais diferentes que, necessariamente precisamser replicados, ou seja, acabam sendo banco de dados com os mesmos dados. Com isso, evitam-se problemas no momento da consolidação, por exemplo, uma formatação de tipos diferentes(moeda em US$ e em R$, por exemplo) representando o mesmo código. O banco de dados MSAccess não possui ferramenta de replicação. Por isso é necessário um processo trabalhoso deimportação e exportação de arquivos. Portanto, para empresas de maior porte, sugere-se autilização de bancos relacionais com maiores recursos, que possuem ferramentas de replicaçãoque garante a integridade dos dados, além de ser mais difícil de serem corrompidos. A replicação(batch ou em tempo real), nestes casos, é toda feita pelo DBA (Administrador de Banco deDados) responsável. Qualquer desses dois modos normalmente exige que todos os arquivosestejam em um único formato, em Access (.MDB) ou em formatos específicos do banco,normalmente não havendo funcionamento integrado desses softwares em mais de um formato debanco. O DBA também é responsável pela integração com bancos de outros sistemas, caso queiraevitar a duplicidade de dados. Todo este procedimento é de responsabilidade do DBA, conformefoi dito, não havendo ferramentas disponíveis para isso no Access 97.

Projeto Mestre e Subprojetos

Pode ocorrer que haja interdependência entre os projetos, por exemplo, uma determinada tarefade um projeto A só possa começar após terminada a tarefa do projeto B. Para criar dependênciaentre projetos deve-se abrir ambos os projetos no MS Project. No menu de janela, clique “NovaJanela”, segure o Ctrl e clique nos projetos que se quer consolidar, clicando em Ok. Na barra demodos, acesse o “Gantt de Controle”. Posicione o ponteiro sobre a barra de Gantt para a tarefapredecessora e arraste à tarefa sucessora do outro projeto. Assim é criada uma dependência“tarefa B só pode começar após o fim da tarefa A (FS)”. Posicione o ponteiro sobre a barra deGantt da tarefa predecessora e arraste-a até a tarefa sucessora do outro projeto. Uma dependência

Página 29/31

entre tarefas do “Término a Início” é criada. Se as tarefas que você vinculou não estiverem emum projeto consolidado (arquivo que contém um ou mais arquivos de projeto inseridos), umatarefa predecessora externa será adicionada ao projeto que contém a tarefa sucessora, e umatarefa sucessora externa será adicionada ao projeto que contém a tarefa predecessora. Vocêtambém pode vincular tarefas entre projetos digitando "Nome do Projeto\Identificação" no campoda predecessora (onde “Nome do Projeto” é o nome do arquivo do projeto com o diretório quecontém a tarefa que você deseja vincular e identificação é a identificação dessa tarefa). O MSProject cria um novo projeto “Project2” com as tarefas relacionadas. A tarefa externa, sevinculada fora da atividade resumo, aparece em cor cinza clara, podendo ser vista no seuambiente original, bastando clicá-la. A tarefa também é incluída no projeto original. Em“Ferramentas”, “Vínculo Entre Projetos” você poderá verificar os vínculos existentes.

Normalmente, cada subprojeto é conduzido como se fosse um projeto por seu gestor, porexemplo, um engenheiro de obra. A programação das tarefas, de recursos, os orçamentos eapontamentos de trabalho são individualizados e realizados periodicamente, à medida que setorne necessário para evitar desvios e atrasos ou inconsistências no planejamento do projeto.Ocorre, porém, que quase sempre o projeto está sendo avaliado sob uma perspectiva maior, sendonecessário reportar o que se passa à gerência sênior para que os orçamentos e alocação derecursos, que vêem de uma única origem, a empresa, estejam coerentes com as prioridadesglobais de desempenho de todos os projetos da empresa. Na verdade, uma tarefa resumo de umprojeto consolidado pode ser totalmente desdobrada em um projeto completo pelo recursoresponsável pela tarefa.

Para criar um projeto mestre consolidado, utilize o menu “Inserir”, “Projeto”. Antes, pode serimportante criar tarefas resumo do projeto para facilitar o entendimento, o que pode serconseguido marcando o “check box” via menu “Ferramentas”, “Opções”, “Modo de Exibição”,“Tarefa de Resumo do Projeto”. Você pode criar um projeto consolidado inserindo cópias deprojetos específicos de qualquer nível da estrutura de tópicos em um único arquivo de projeto.Com um projeto consolidado, você pode exibir, imprimir e alterar informações sobre todos osprojetos em que está trabalhando (inclusive dos projetos "pertencentes" a outros gerentes deprojeto) como se fosse um único projeto. Você também pode organizar os projetos inseridos emuma hierarquia para verificar melhor como as diferentes partes de encaixam. Cada projeto dahierarquia contém vínculos aos projetos inseridos abaixo dele e está conectado como um projetoinserido ao projeto que está acima. Dessa forma, você pode isolar e gerenciar partes menores doseu projeto com maior eficiência. Quando as cópias de projetos específicos contidos em umprojeto consolidado estão vinculadas aos respectivos projetos originais, todas as alterações feitasnas informações do arquivo de projeto consolidado também são feitas automaticamente nosarquivos originais correspondentes. Da mesma forma, se você alterar informações em um arquivooriginal, as informações correspondentes serão alteradas automaticamente no arquivoconsolidado. Se você não quiser que as alterações feitas no arquivo de projeto consolidado afetemos arquivos de origem, marque a caixa de seleção “Somente leitura”. Como padrão, essa opçãoestá desmarcada. Após realizar a consolidação, há a opção de alterá-la no campo “SomenteLeitura” no projeto consolidado, bastando selecionar o subprojeto colocado como tarefa noprojeto consolidado e acessar, com o clique do mouse do lado direito, “Informações sobre aTarefa”, “Avançado”. Ao tentar gravar o projeto alterado no modo somente leitura, o MS Projectnão permitirá, indicando que só se pode gravar com outro nome (“Salvar Como”). Lembre-se queo arquivo de consolidação deverá ser único, para que não haja conflito.

Página 30/31

Você também poderá criar e salvar um arquivo de projeto consolidado em que as cópias de cadaprojeto não estejam vinculadas aos respectivos arquivos de origem, desmarcando a opção“Vincular Projetos”. Pode ser que você deseje usar esse procedimento, por exemplo, se estiversimplesmente combinando projetos para gerar um relatório rápido. Você também podedesvincular os arquivos de origem após criar o arquivo de projeto consolidado ou consolidar ascópias dos arquivos de origem a partir do zero.

Integração do MS Project com Pacote Office da Microsoft via VBA ou VB

O Windows 95 quebrou a barreira dos 640 KB do DOS, endereçando até 32 MB de memóriaRAM. O Windows NT, aparentemente não tem barreira. Acima de 8 MB de endereçamento,porém, começa a haver problemas de performance. Hoje existe o conceito de componentes, ondeos objetos são chamados pelo programa, só ocupando espaço na RAM naquele momento, aocontrário dos grandes executáveis (.EXE) de antigamente. Os objetos são distribuídos jácompilados. Os objetos são todos personalizados, com métodos e propriedades próprios. Osprogramadores se utilizam de muitos objetos gráficos OCX gratuitos na Internet. Esses objetossão normalmente subdimensionados. Caso o usuário deseje um objeto mais profissional, torna-senecessário comprá-los. O OCX normalmente vem com um “help” de instrução e precisa de umprograma para ser utilizado, que compartilhe o objeto, ao contrário do .EXE, que é normalmenteutilizado em servidores Web para rodar programas. Ambos podem ser gerados comocomponentes ActiveX, tendo um número de registro. O .EXE é embutido nos programas viacomando “Call”. O OCX roda em vários sistemas operacionais, ao contrário das antigas DLL's,que só rodam em Windows.

Cada aplicativo do Office tem o seu Object Model. A maioria dos sistemas desenvolvidos emVB, como o Arena (simulador de filas), possui uma biblioteca de fontes de códigos que pode serusada para alterar o aplicativo em si ou integrá-lo com uma ferramenta Office,. Todo pacoteOffice está integrado através do DAO (Data Access Object), como o MS Project, Excel, MSWord, Outlook Express, etc.

Por exemplo, como chamar o Access do MS Word, para utilizar uma rotina que varre o texto MSWord e gera um código inteligível apenas para o usuário que o gerou, através de uma tabela pré-definida de substituição (ex.: driver de impressora)? Basta ver como o MS Word utiliza ocomando “Editar/Substituir”, através da construção de uma macro e visualização do código VBA,copiando para o VB. No VB 6.0, abra o controlador de dados do Access (Exibir/Controlador deObjetos/Botão Direito na Caixa Todas as Bibliotecas/Referências/Microsoft DAO 3.5 ObjectLibrary). Gere um código em VB, baseado no código em VBA e no acesso à tabela do Access,gere um formulário com um botão para disparar o evento. Com isso o MS Word é aberto a partirdo formulário e as alterações são feitas automaticamente. A maioria das características do MSWord, Excel, Outlook, Project, etc., pode ser utilizada a partir de um programa próprio,executável, que, inclusive, pode ser comercializada como um Object Model próprio.

Por exemplo, para um projeto VB 6.0 enxergar completamente um programa Excel, é necessárioreferenciar o Microsoft Excel 8.0 Objects Library. Deve-se declarar uma variável de objeto nocódigo genérico (.BAS) ou associada a um evento (por exemplo, botão "Chamar Excel"), através

Página 31/31

da declaração de variável “Dim Plan as NewApplication”, referenciando-a por “Set Plan =Excel”, além de dizer o caminho da planilha.

(*) O Datacontrol é o tipo de controle de registros mais comum do Visual Basic, devido à facilidade deimplementação, mas também é o mais lento, não sendo recomendável para programas com mais de cinco usuáriossimultâneos. Assim, o programador pode optar pela codificação de acesso a banco através dos recordsets disponíveisno VB:

! Tables: Trata-se do esquema antigo sem o DAO, ou seja, o acesso é feito todo no disco. É um métodorudimentar, só sendo válido para ocasiões especiais.

! Dynaset: Método mais utilizado. O tratamento é feito todo na RAM, onde a cópia on-line é atualizada. Aofechar, atualiza-se a tabela ou view. Há block de página: caso alguém esteja editando um registro, nenhumoutro poderá editá-lo. Este controle pode ser liberado por time-out.

! Snapshot: É utilizado para consulta. Não é possível editar, apenas ler. Muito utilizado para diminuir tráfego narede, mantendo a consulta na máquina do cliente. Porém, não é avisado de alterações no banco.

! Forward Only: Idêntico ao Snapshot, porém o usuário só pode fazer a rolagem para a frente dos registrosconsultados.