http://www.lem.ep.usp.br/Pef411/~Marcel%20Abe/Ms%20Project98.htm

Escola Politécnica da Universidade de São PauloDepartamento de Engenharia de Estruturas e Fundações

PEF 411 - Engenharia de Software Aplicada à Engenharia de Estruturas

Professor: José Antonio Lerosa de Siqueira

Aluno: Marcel Takeshi Abe NoUSP 2235002

Junho/2000

MS Project   

INTRODUÇÃO

O MS PROJECT é um software de Gerenciamento de Projetos desenvolvido pela MICROSOFT Corporation, constituindo-se uma das ferramentas mais utilizadas pelo mercado em função dos recursos de gerenciamento que oferece e da facilidade operacional que apresenta.

Os softwares de gerenciamento realizam o processamento de planejamento utilizando as Técnicas de Caminho Crítico (PERT/CPM), como ferramenta base.

 

APLICAÇÕES DO PROGRAMA

A ferramenta de gerenciamento MS Project é aplicável aos mais diversos tipos de Projetos sejam na Gestão de Projetos de Engenharia (Implantação e manutenção de empreendimentos) ou na área de Gestão Empresarial (Planejamento Estratégico ou Gestão de Projetos Específicos).

Dentro da Engenharia Civil temos como principais aplicações:

CONSTRUÇÃO CIVIL - identificação dos serviços que impactam diretamente sobre o prazo de entrega da obra; - distribuição de recursos humanos e equipamentos; - estudo de simulações para avaliar prazos e custos; - visualização de longo prazo do empreendimento; - localização de gargalos em processos próprios da obra ou que envolva terceiros, e - coordenação dos esforços logísticos.

PROJETOS - determinação da estrutura de divisão dos trabalhos; - identificação do caminho crítico do projeto; - administração do volume de trabalho dos colaboradores; - visualização simples da evolução do empreendimento, e - coordenação de múltiplos projetos. 

APLICAÇÃO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

          Conceitos Básicos

Existem diversas técnicas e ferramentas sofisticadas que podem ser aplicadas ao gerenciamento de programas. Para entendê-las, é necessário ter o conhecimento dos conceitos básicos de Projetos. Suas definições, funcionamento e suas principais características.

          O que é um projeto?

Um projeto pode ser definido como uma seqüência de atividades ou eventos com início e fim definidos dirigidos por pessoas que se destinam a alcançar um dado objetivo dentro de parâmetros de custo, tempo, recursos e qualidade.

Segundo Francisco Constant de Figueiredo e Helio Carlos Maciel Figueiredo, um projeto é "...um conjunto de atividades ou tarefas inter-relacionadas levadas a cabo objetivando alcançar uma meta temporal predeterminada."

Um projeto é, todavia, único. Mesmo que haja alguma similaridade com um empreendimento executado, há características específicas e diferenciadoras.

          Como vive um projeto?

Podemos dividir um projeto em quatro fases distintas que o caracterizam:

fase conceitual, fase de planejamento, execução e fase final ou desmobilização.

1) Fase conceitual

A primeira fase do projeto (conceitual) se define pela busca da identificação das necessidades, pelo estudo da viabilidade, pela discussão das alternativas, planos de ataque, elaboração dos orçamentos, formatação de propostas e cronogramas mestres, além da consolidação da equipe de trabalho que irá desenvolver a próxima etapa, a fase de planejamento.

2) Fase de planejamento

A fase de planejamento do projeto ou obra, diz respeito à programação dos recursos, humanos, recursos materiais e equipamentos. É nessa fase que são criados protótipos do projeto e onde acontecem as simulações que porventura venham dar idéias claras de problemas futuros e do melhor caminho a ser seguido na fase de execução do empreendimento.

3) Fase de execução do projeto

Na fase de execução, acontece o cumprimento das atividades planejadas e, a depender das interfaces e novos obstáculos surgidos (o inesperado), é também onde acontecem as mudanças de direção ou, como se costuma dizer, o replanejamento do projeto que advém, entre outras coisas, de uma boa monitorização e do controle das atividades programadas.

4) Fase final

A última etapa de um projeto, fase final, caracteriza a desmobilização e entrega do empreendimento. Deve-se ter especial cuidado com a desmobilização e entrega de todos os serviços que fazem parte do escopo contratado.

Acontece que alguns empreendimentos pura e simplesmente não conseguem ser terminados devido aos mais variados tipos de serviços extras que aparecem, seja por má concepção do projeto de engenharia, por um planejamento inadequado ou por outra razão menos técnica.

A solução encontrada tem sido terminar por "decreto" o que, no mínimo, causa um certo desconforto naquele que planeja ou gerencia pelo custo cada vez menos justificável. Além disso, a mobilização de profissionais especializados na resolução de "pequenos detalhes" de final de projeto tem se mostrado caro e desgastante.

O melhor é planejar bem para evitar que problemas como esses ocorram.

          Redes PERT/CPM

Segundo Z. S. Cukierman, as redes PERT/CPM abordam o projeto de um ponto de vista sistêmico, já que fornecem uma visão de totalidade devido à necessidade de se estabelecer interdependência entre todas as atividades. Além disso, ressaltam as entradas, o processo ou o desenvolvimento das ações de acordo com as relações de correspondência entre elas e as saídas – resultado final desejado. Conduzem ainda à montagem de todo um esquema de feedback, através do estabelecimento de um sistema de comunicações, que abasteça e permita à administração – gerência do projeto – decidir, em função dos dados e informações que convergem de diversos setores, sobre o andamento do projeto.

As redes PERT/CPM dão ênfase aos objetivos, visam a otimização política, da performance, do prazo, do preço e do risco (indicadores presentes em qualquer projeto), são uma ferramenta interdisciplinar e de comunicação e estabelecem de forma clara as relações entre clientes e fornecedores.

Cabe notar que o modelo PERT/CPM não cria situações, mas revela situações, evitando ou minimizando os efeitos oriundos de ocorrências não previstas ao longo do projeto. Por isso, ele ajuda a decidir, mas não é a decisão, isto é, se ocorrerem chuvas, se no caminho de uma escavação foi encontrada uma grande pedra, etc., não significa necessariamente que o PERT/CPM não funcionou. O método não pode evitar chuvas ou atrasos de fornecedores, mas irá revelar ou até mesmo prevenir contra tais ocorrências: o que fazer, onde e como atuar, quando agir e com que recursos, tendo em vista a ocorrência de eventos estranhos ao planejamento inicial ou base.

 

SOFTWARE DE GERENCIAMENTO – POR QUE USAR?

Existem diversos motivos que justificam a utilização de um aplicativo ou software de Gerenciamento de Projetos, dentre os quais podem ser destacados:

          é a maneira mais eficaz e rápida de representar graficamente (Gantt e PERT) o projeto através de apresentações bem elaboradas e precisas;

          direciona a uma metodologia eficaz de

planejamento, pois obriga a utilização de um método para o detalhamento de cada atividade;

          mostra automaticamente as inconsistências entre a execução do projeto e o que fora previsto pelo planejamento;

          auxilia o Gerente de Projetos na tomada de decisões relativas a prazos, custos e recursos;

          permite, de maneira muito rápida e eficiente, o cálculo do caminho crítico do empreendimento.

 

Softwares de Planejamento e Controle, não são meros fazedores de cronogramas, mas poderosíssimos gerenciadores de redes de planejamento. Aliás, os cronogramas são apenas um sub-produto dentre os diversos contidos em um aplicativo como o MS Project. Para o bom uso do aplicativo, não basta apenas o conhecimento dos menus, comandos e modos de exibição. É necessário um perfeito entendimento da extensão de suas possibilidades

No desenvolvimento do Projeto Polaris (1957), a Marinha Americana envolveu-se no gerenciamento de tantas tarefas, que se viu na contingência de desenvolver um sistema que permitisse planejar, acompanhar, rastrear, programar e estipular prazos. Surgiu então o conhecido diagrama PERT (Program Evaluation and Review Technique), que tem sido valiosa ferramenta de planejamento.

Cedo se percebeu a necessidade de criar sistemas informatizados que facilitassem a tarefa de planejar empreendimentos, mas só nos últimos anos esses sistemas têm se tornado suficientemente amigáveis e de custo acessível para a maioria das empresas. No entanto, raramente os usuários utilizam todo o potencial destes programas.

Assim, estas poderosas ferramentas acabam se transformando em sofisticados editores de cronogramas e relatórios, coloridos, bem impressos e de excelente aspecto visual, quando poderiam aportar muito mais.

Quando vamos executar uma obra, os técnicos detalham uma seqüência de atividades, atribuindo tempos, recursos, subdividindo e hierarquizando tarefas. Esta lista de atividades é o primeiro input para o sistema. A cada tarefa podem ainda ser atribuídos custos, condicionantes, comentários especiais, interdependências, datas, metas, etc.

A partir dessa lista, que facilmente pode atingir quinhentas ou mais atividades, o software organiza as atividades na forma de cronograma. Mas, ao contrário

dos cronogramas feitos à mão, em que não se visualiza as interdependências entre tarefas, o software mantém válidas todas as interdependências, estejam elas exibidas ou não no cronograma.

Desta forma, se uma determinada atividade tiver seu prazo ou datas de início e término alteradas, as demais atividades acompanham estas mudanças, mantendo a lógica da execução da obra.

Calculando de maneira rápida e precisa as datas mais cedo e mais tarde de cada evento, e as folgas de cada atividade, o programa nos permite identificar o caminho crítico e toda vez que, por força de mudanças na execução de atividades, este caminho crítico mudar, isto nos será claramente indicado.

Conhecido o prazo requerido de nossa obra, podemos adequar atividades no sentido de conseguirmos atingir o prazo estipulado, ou, havendo folga, alocar da melhor forma as tarefas ao longo desta.

Ao atribuirmos às atividades os recursos e custos correspondentes, podemos gerar um histograma de recursos associado ao cronograma, e a partir deste, nivelar os recursos.

Diferentemente de uma produção seriada, um empreendimento tem como característica a inconstância na utilização de recursos: há, por exemplo, fases da obra em que utilizamos mais serventes, em outras fases é a atividade de corte e dobra a mais freqüente, em outros momentos estaremos utilizando carpinteiros, etc. Portanto, é normal que exista uma certa ociosidade. O nivelamento de recursos minimiza esta ociosidade, deslocando atividade dentro de suas respectivas folgas, de maneira a requerer um mínimo efetivo de pessoal para a execução.

Nivelados os recursos e alocados os custos pertinentes a cada recurso, obtém-se facilmente um orçamento econômico da obra, além da curva de avanço físico. A obtenção do orçamento pode ser facilitada pelo fato de que além das interdependências que resguardam a lógica de execução, as atividades podem ser agrupadas segundo a Estrutura Analítica de Projeto (EAP).

Pronto o planejamento inicial, ao começar a obra teremos os relatórios de programação, discriminando por equipe as atividades a serem desenvolvidas naquele dia, semana ou mês, conforme a sua necessidade de programação.

O retorno da programação, informando o cumprimento das atividades e os desvios em relação ao programado, nos permite obter a curva do avanço físico realizado, indicando a necessidade ou não de replanejar a obra e reprogramar as atividades, de forma a atender o prazo estipulado ou informando o novo

prazo previsto para a conclusão dos serviços. É a etapa do Acompanhamento e Controle.

 

PRINCIPAIS FUNÇÕES E COMANDOS

Gráfico de Gantt

Criada em 1918 por Henry L. Gantt, engenheiro industrial norte-americano, o gráfico de Gantt, também conhecido como Cronograma de Barras, é uma das ferramentas mais difundidas mundialmente. As barras horizontais representam as durações das atividades. Quanto maior a barra, maior será a duração de uma tarefa. As divisões verticais representam as unidades de tempo.

No cronograma de barras é notável a excelente comunicação visual proporcionada e é justamente esta a razão de seu uso generalizado, mas a ferramenta não mostra claramente, o que constitui sua maior desvantagem, a interdependência entre as atividades, ainda que sejam usadas as setas indicadoras das ligações.

Mais sofisticados e flexíveis, seja no monitor ou no campo, os cronogramas de barras mantêm a importância de sua comunicação e, por isso mesmo, aumentam sobremaneira a visualização do planejamento errado, tanto para o operário que executa quanto para o cliente que, sabedor das técnicas de elaboração, não encontra dificuldades para ler no relatório o uso incorreto da técnica PERT/CPM.

No Project 98, esse modo consiste em uma planilha localizada à esquerda e um gráfico de barras à direita. Como padrão, cada linha da planilha exibe o nome e a duração de uma tarefa no projeto. Ao redimensionar a planilha ou rolar por ela, podemos obter mais informações sobre cada tarefa. Há uma linha de tempo na parte superior do gráfico. Abaixo, ficam as barras que representam cada tarefa correspondente na planilha. A localização de uma barra de tarefas na linha de tempo mostra o início e término da tarefa. O tamanho da barra indica a duração da tarefa. Ao alterar as informações na planilha, a barra de tarefas muda para refletir a alteração feita na tarefa. Na figura abaixo temos uma amostra do layout do modo Gráfico de Gantt no MS Project 98.

 

Gráfico de Rede PERT

O modo de exibição Gráfico PERT de tarefas é uma versão especializada do gráfico PERT que mostra as predecessoras e sucessoras imediatas de uma tarefa. Se tiver um projeto com muitas tarefas inter-relacionadas, você poderá usar o modo de exibição Gráfico PERT de tarefas para enfocar apenas as tarefas vinculadas a determinada tarefa.

Os campos a seguir representam todos os campos de análise PERT no Microsoft Project 98.

          Término esperado

O campo Término esperado contém a data na qual espera-se que a tarefa seja terminada. Podemos inserir essa data como parte de um cálculo de análise PERT, que considera uma média ponderada das durações e datas esperadas, pessimistas e otimistas.

          Início esperado

O campo Início esperado contém a data na qual espera-se que a tarefa seja iniciada. Podemos inserir essa data como parte de um cálculo de análise PERT, que considera uma média ponderada das durações e datas esperadas, pessimistas e otimistas.

          Término otimista

O campo “Término otimista” contém a data que representa a melhor possibilidade para o término de uma tarefa. Podemos inserir essa data como parte de um cálculo de análise PERT, que considera uma média ponderada das durações e datas esperadas, pessimistas e otimistas.

          Início otimista

O campo Início otimista contém a data que representa a melhor possibilidade para o início de uma tarefa. Podemos inserir essa data como parte de um cálculo de análise PERT, que considera uma média ponderada das durações e datas esperadas, pessimistas e otimistas.

          Término pessimista

O campo Término pessimista contém a data que representa a pior possibilidade para o término de uma tarefa. Você pode inserir essa data como parte de um cálculo de análise PERT, que considera uma média ponderada das durações e datas esperadas, pessimistas e otimistas.

          Início pessimista

O campo Início pessimista contém a data que representa a pior possibilidade para o início de uma tarefa. Você pode inserir essa data como parte de um cálculo de análise PERT, que considera uma média ponderada das durações e datas esperadas, pessimistas e otimistas.

          Duração esperada

O campo Duração esperada contém o período de trabalho total ativo esperado para uma tarefa, ou seja, o período de tempo desde o início esperado até o término esperado de uma tarefa. Você poderá inserir a duração esperada como parte de um cálculo de análise PERT, que considera uma média ponderada de durações e datas esperadas, otimistas e pessimistas, ou que pode ser calculada pelo MS Project.

          Duração otimista

O campo Duração otimista contém a melhor possibilidade para o período de trabalho total ativo esperado para uma tarefa, ou seja, o período de tempo a partir do início otimista até o término otimista de uma tarefa. Você poderá inserir a duração otimista como parte de um cálculo de análise PERT, que considera uma média ponderada das durações e datas esperadas, pessimistas e otimistas, ou que pode ser calculada pelo MS Project.

          Duração pessimista

O campo Duração pessimista contém a pior possibilidade para o período de trabalho total ativo esperado para uma tarefa, ou seja, o período de tempo a partir do início pessimista até o término pessimista de uma tarefa. Você poderá inserir a duração pessimista como parte de um cálculo de análise PERT, que considera uma média ponderada de durações e datas esperadas, pessimistas e otimistas, ou que poderá ser calculada pelo MS Project.

Usamos os campos indicados acima para estimar as probabilidades das datas das tarefas.

Exemplo: Você tem várias tarefas críticas das quais deseja ver as durações esperadas, o melhor caso e o pior caso. Insira as datas de início e término esperadas para a tarefa, bem como suas datas de início e término otimistas e pessimistas e, em seguida, execute o cálculo da análise PERT.

 

Gráfico de Alocação de Recursos

As tarefas em seu projeto precisarão de recursos para serem realizadas. Um recurso pode ser uma única pessoa ou uma peça de equipamento ou pode representar um grupo, como por exemplo, encarregados ou marceneiros. Como padrão, o Microsoft Project calcula a duração de cada tarefa com base no número de recursos atribuído e na quantidade de recursos dedicada à tarefa. Por exemplo, se duas pessoas que trabalham em tempo integral são atribuídas a uma tarefa de dois dias e você as coloca trabalhando meio

expediente, a duração atribuída à tarefa será de quatro dias. Ocasionalmente, pode ser um recurso específico seja atribuído a todos os projetos nos quais esse recurso está trabalhando. Como as informações sobre a atribuição de recursos são armazenadas no conjunto de recursos, podemos obtê-las abrindo o arquivo de projeto que contém o conjunto dos recursos que estão trabalhando em vários projetos.

O modo de exibição Gráfico de recursos exibe graficamente as informações sobre a alocação, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Podemos analisar as informações sobre um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ou, simultaneamente, sobre um recurso e os recursos selecionados. Ao exibir as informações simultaneamente, veremos dois gráficos — um para o recurso individual e outro para os recursos selecionados — de modo que possamos compará-los.

O modo de exibição Gráfico de recursos pode ser utilizado para:

          Verificar quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação;

          Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar;

          Verificar a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha;

          Determinar quanto tempo um recurso tem disponível para trabalho adicional;

          Analisar os custos dos recursos.

 

Curva S

 

Além das funções apresentadas anteriormente, o MS Project pode realizar ainda:

          Customização de Novos Relatórios;

          Criação de Calendário de Trabalho;

          Relatórios de Acompanhamento;

          Interface com Excell e Access;

          Nivelamento de Recursos;

          Gráficos de Ganho Real;

          Detecção de Conflitos de Recursos;

          Compartilhamento de Recursos entre Projetos.

 

DICAS PARA A UTILIZAÇÃO DO MS PROJECT

- Alterando o Período de Trabalho – Project 98.

Através do menu Ferramentas – Alterar o período de trabalho, podem ser criados diferentes regimes de trabalho para o projeto. Esses regimes também podem ser associados a diferentes recursos. Ao criar um calendário para o seu projeto através do menu Ferramentas – Alterar Ferramentas – Alterar o período de

trabalho, acesse também o menu Ferramentas – Opções – Calendário – Calendário e altere os dados do formulário para tornar os horários compatíveis com aqueles do regime de trabalho indicado por você no calendário do projeto.

Feito isso, acesse também o menu Projeto – Informações sobre o projeto e esteja certo de que o horário de início do projeto indicado por você no campo Data de início seja comum ao primeiro horário contido em seu calendário (também informado nesse menu). Como padrão, o Project 98 assume 09:00h já que o regime do calendário padrão é de 09:00 às 13:00 e de 14:00 às 18:00h.

Se você não estiver visualizando o horário de trabalho, acesse o menu Ferramentas – Opções – Modo de exibição – Opções – Modo de exibição – Opções – Modo de exibição e altere o "Formato de data" escolhendo na caixa de listagem aquele que mostre também o horário.

Ao atribuir recursos a uma atividade, note que a mesma será programada seguindo apenas o horário de trabalho comum a todos.

Ao informar durações para tarefas com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias (incluindo folgas e feriados), caso da "cura do concreto", use mind – minuto decorrido, hd – hora decorrida, dd – dia decorrido ou semd – semana decorrida, após o tempo estimado. Por exemplo: 8hd, 12dd ou 1semd.

- Controlando o desembolso de contratos através do MS Project e Excel.

Na administração de projetos, um dos itens mais importantes se refere ao desembolso financeiro do empreendimento ao longo de sua execução, no qual os detalhes de prazos de medição e prazos de pagamentos já estão previamente acordados através do instrumento contratual. O MS Project através do ambiente "Uso da tarefa", associado à utilização da tabela custos, possibilita prever o desembolso econômico do contrato em diversos períodos (diário, semanal, mensal, trimestral etc.). A tabela custos permite associarmos custos fixos às tarefas da estrutura analítica de projeto ( E.A.P) do projeto. Esta associação pode ser definida através de três opções de distribuição: custos alocados no início da tarefa, custos rateados durante a execução da tarefa e

custos associados ao fim da tarefa. Utilizando uma E.A.P que se assemelhe em termos de tarefas sumárias à estrutura da planilha contratual de serviços, obteremos o desembolso econômico do contrato nos diversos períodos, o que corresponde aos valores de medições previstas para os mesmos períodos.

Utilizando a planilha eletrônica Excel, poderemos confeccionar as curvas de avanço físico para as diversas tarefas da E.A.P do projeto, utilizando as distribuições de percentuais de curvas "S" que melhor se encaixem para cada tipo de empreendimento a ser gerenciado. Associando no mesmo gráfico a curva de avanço físico previsto e realizado e os histogramas de barras de desembolsos econômicos previsto x realizado, teremos um instrumento eficaz para verificar rapidamente se o valor de uma medição em um determinado período do contrato estará coerente com o avanço físico realizado da obra até aquele momento, pois para um determinado avanço físico realizado associa-se um respectivo desembolso econômico do contrato extraído do mesmo período do avanço físico de mesmo valor, extraído da curva de avanço físico previsto. Este desembolso previsto, para um avanço físico previsto de igual valor ao avanço físico realizado, comparado ao valor da medição no período do avanço físico realizado, evidenciará a respeito da pertinência do valor medido naquele período. Para que isto se verifique, algumas premissas devem ser satisfeitas: a sequência executiva deve ser a preconizada no planejamento e as avaliações de avanço físico, nos respectivos períodos de medição, devem refletir fielmente e percentualmente o que está executado.

A seguir os passos necessários para implementar o acompanhamento físico e econômico-financeiro do contrato:

a) planeje o seu projeto no MS Project utilizando uma E.A.P. semelhante à planilha de medição (ao nível das tarefas sumárias);

b) vá para o menu exibir, alterne para o ambiente uso da tarefa e acesse a tabela "custos" para entrar com custos das atividades nos campos de custo fixo, utilizando as três opções de acumulação de custo fixo na coluna ao lado;

c) verifique se o custo total do projeto coincide com o custo total da planilha de medição, e se não, confira as entradas de custos nos campos de custo fixo, para todas as tarefas;

d) na escala de tempo do ambiente "uso da tarefa" (timescale) clique com o botão direito do mouse e acesse o menu de atalho do menu "Formatar", estilo de detalhes;

e) escolha as opções de custo e custo acumulado para serem exibidas na escala de tempo;

f) a partir dos valores obtidos de desembolso econômico acumulado para os períodos considerados, poderemos, utilizando o editor de gráficos do Excel, desenhar no mesmo gráfico o diagrama de barras de desembolso acumulado previsto e a curva de avanço físico previsto do contrato. Sugerimos utilizar o período semanal como base para o desembolso econômico, pois este facilita a avaliação, no gráfico, da veracidade do valor de medição adotado, em confronto com o valor de medição previsto a ser obtido a partir do ponto da curva do avanço físico previsto de valor igual ao avanço físico realizado, para aquele período de medição.

Nota: um outro procedimento seria utilizar as datas calculadas pelo Project para uso em um software de orçamentos, para que o mesmo calcule o cronograma de desembolso físico e econômico do contrato, e a partir daí construirmos o gráfico de avanço físico x desembolso econômico do contrato, conforme descrito anteriormente. Alguns softwares de orçamentos existentes no mercado já apresentam rotinas de programação para uso integrado com o MS Project 98.

- Editar a data de hoje e/ou de amanhã no campo de início e /ou término da tarefa.

  Podemos inserir a data de hoje ou de amanhã (em relação à data do sistema) no campo de início e /ou término da tarefa, simplesmente escrevendo "hoje" e/ou "amanhã" nos referidos campos. Lembre-se que, quando inserimos uma data para início ou término de uma tarefa, estamos impondo uma restrição do tipo "não iniciar antes de" e/ou "não terminar antes de".

- Modelagem de Curvas "S" em Softwares de Gerenciamento

Para se implantar o conceito de modelagem da curva "S" nestes softwares, é comum  a aplicação de um processo longo de tentativas até que se chegue a um resultado geralmente não satisfatório do modelo da CURVA "S", desejado. Uma alternativa para obtenção da modelagem da  CURVA "S", seria disponibilizar os recursos segundo uma distribuição preestabelecida, modelada conforme o tipo de curva S desejada, e solicitar que o software realize seus cálculos com base nesta disponibilidade de recursos (mão de obra/equipamentos) previamente modelada. O resultado obtido será mais realista, uma vez que, além de estar compatível com a metodologia de execução, ou seja, de acordo com a rede de precedência, estará associado a distribuição do efetivo ao longo do desenvolvimento do projeto (previamente modelado).

- Otimização de Resultados Através de Taxas Diferenciadas de BDI em Contratos de Longa Duração.

O fluxo de caixa tem uma importância fundamental no estabelecimento de preços e na avaliação do desempenho de contratos de longa duração, com altas taxas de juros. Na formação de preços, geralmente há possibilidade de se aplicar taxas diferenciadas de "BDI" sobre os custos diretos de produção, mantendo-se constante o preço desejado. Desta forma, poderemos aplicar sobre os custos unitários, das atividades que irão ser realizados no início do empreendimento, uma sobretaxa diferenciada e de maior valor numérico, e da mesma forma uma sobretaxa de menor valor numérico sobre as atividades que serão realizadas próximo ao término do empreendimento, procurando manter o mesmo preço total. A partir da diferença entre os Valores Presente Líquido (NPV), descontados a Taxa Interna de Retorno Modificada (MIRR), dos fluxos de caixa gerados, obteremos um acréscimo de rentabilidade em relação ao fluxo de caixa original.

- Filtro para Verificar o Fechamento da Rede no Project.

Para fazer um filtro de verificar fechamento da rede:

01. acesse o menu Projeto – Filtro para – Mais filtros (figura 66);

02. no quadro Mais filtros, clique no botão novo;

03. no quadro de definição de filtro (figura 67), digite Verifica fechamento no campo Nome;

04. selecione a opção Mostrar no menu;05. na coluna Nome do campo, na primeira linha, abra a caixa de listagem e escolha predecessoras;06. na coluna Teste, escolha é igual a;07. deixe a coluna Valor (es) em branco;08. na segunda linha, coluna E/ou, escolha a condição Ou;09. ainda na segunda linha, coluna Nome do campo, abra a caixa de listagem para escolher sucessoras;10. deixe a coluna Valor (es) em branco;10. clique no botão OK para confirmar suas alterações.

Testando o novo filtro.

Voltando ao quadro da figura 66, clique no botão Aplicar para testar o novo filtro de verificar fechamento.

O argumento "Ou" informa ao programa que se um dos dois campos (Predecessoras ou Sucessoras) for igual a vazio, a atividade é retornada como verdadeira "true". Se escolhermos o argumento "E", o Project só retorna verdadeira a atividade que atender às duas condições: ambos os campos têm que ser iguais a vazio.

Acesse o menu Projeto – Filtro para – Verifica fechamento para testar novamente o filtro, já disponibilizado, inclusive, na caixa de listagem da barra de ferramentas.

De acordo com as necessidades do seu projeto, você vai criar muitos outros filtros. Por exemplo: pode ser que seja exigido um relatório que retorne, entre 1.800 atividades, as que sofreram atualização no período; um relatório que retorne atividades críticas com folga menor ou igual a 3 dias; pode ser solicitado, ainda, que você formate um relatório com as atividades sob responsabilidade de um determinado recurso ou fornecedor.

Estude as várias possibilidades de filtragem, mas escolha aqueles que de fato lhe serão úteis disponibilizando todos para outros projetos no sentido de poupar tempo no futuro.

- O ORGANIZADOR do Project 98

O "Organizador" é uma caixa de diálogo com guias (fichas) através da qual você pode copiar modos de exibição personalizados (tabelas, filtros, calendários, relatórios, formulários, barras de ferramentas, mapas e módulos do Microsoft Visual Basic for Applications) para outros projetos.

Imagine, por exemplo, que você criou uma tabela para sequenciação de tarefas no projeto "16835-00" (arquivo 16835-00.MPP). Se não for compartilhada através do Global.MPT, você terá que repetir os mesmos procedimentos para a confecção da tabela de sequenciação em um outro projeto.

Arquivo Global.MPT

Arquivo do Microsoft Project (Global.mpt) contém informações

que você pode usar para diferentes projetos. As informações contidas em um arquivo global podem incluir modos de exibição, calendários, formulários, relatórios, tabelas, filtros, barras de ferramentas, barras de menus, macros e definições de opções.

Acessando o "Organizador"

Acesse o menu Ferramentas, comando Organizador...

No lado direito da caixa de diálogo estão contidos todos os modos de exibição, calendários, formulários, relatórios, tabelas, filtros, barras de ferramentas, barras de menus, macros e definições de opções que você elaborou para o seu projeto ativo (no exemplo acima – 16835-00); no lado esquerdo da caixa constam os elementos "default", isto é, padrões disponíveis para qualquer projeto.

Copiando um elemento do seu projeto para o Global.MPT:

» selecione a ficha (guia) que contém o elemento a ser copiado (tabela, filtro, calendário, etc.);

» selecione o elemento contido em seu projeto (lado direito da caixa de diálogo);

» clique no botão copiar.

Para deletar um calendário ou uma tabela descartável em seu projeto, acesse o "Organizador", escolha o elemento a ser eliminado e pressione o botão excluir.

- Gerenciamento Financeiro no Project

Quanto a aplicações relacionadas com desembolso financeiro, cabe um forte alerta, pois via de regra, os softwares de gerenciamento de projetos tratam exclusivamente de Orçamento Econômico (Regime de Competência) e não foram projetados para Operações Financeiras (Regime de caixa).

A única forma é transferir o orçamento econômico para outro software. Através do Access ou do Excel, por exemplo, pode ser feito todo o desdobramento típico do regime de caixa e, na medida do andamento do projeto, pelas inferências entre porcentagem físico completado e a quantidade efetiva de horas de tarefa executada, proceder as reprogramações típicas de cada desmembramento financeiro.

Quanto ao emprego de materiais aqui vão umas dicas iniciais que podem ajuda-lo no trabalho:

Na planilha de recursos insira um campo que em inglês é CAN LEVEL e marque com NO para materiais, pois materiais não são sujeitos a nivelamento, materiais são comprados a medida da necessidade do projeto.

Caso precise fazer um cronograma do emprego dos materiais, disponibilize o Resource Usage (emprego de recurso) e aplique o formato Peak Units com filtro para CAN LEVEL= NO.

- Limites do MS Project 98 para Windows 95 & NT

         Atividades por projeto – depende da memória         Recursos por projeto – depende da memória         Quantidades máximas de recursos – 10.000         Dependências de tarefas por projeto – não há limite         Número de predecessoras por atividade – sem limite

         Sucessoras por atividade – sem limite         Níveis da EAP – 65.535         Número de projetos consolidados – 1.000 arquivos         Janelas abertas – 50         Número de calendários base – sem limite         Atividades imprimíveis no calendário mensal – 4.000

Vale ressaltar que limites de desempenho estão diretamente ligados à configuração do computador.

Erros de memória podem ocorrer antes mesmo que sejam alcançados os limites.

 

EXEMPLO DE APLICAÇÃO EM UM CASO REAL

Condado de Santa Barbara, CA

A divisão de engenharia da estrada do condado de Santa Bárbara na Califórnia lida com aproximadamente 2.000 projetos anualmente com somente seis engenheiros e uma pequena equipe de funcionários.

Um sistema convencional usado para o gerenciamento de projetos e mão-de-obra provou ser inadequado para controlar os recursos limitados da divisão. A agência necessitava de um sistema que pudesse rapidamente avaliar o impacto de projetos novos no trabalho dos engenheiros.

Foi utilizado o MS Project como a ferramenta de planejamento para criar um sistema programação que automatizasse e melhorasse o sistema convencional existente. O desafio era de desenvolver um sistema que criasse uma programação mestra para todos os projetos do departamento e procedimentos padronizados para a entrada de dados.

Um novo sistema era necessário para corrigir os problemas inerentes do sistema já existente. Um dos principais problemas era a falta de centralização no gerenciamento de projetos. Os engenheiros mantinham suas próprias programações, o que fazia necessário reuniões freqüentes para ajustar datas e detalhes no gerenciamento de projetos grandes.

Um outro problema era que o sistema existente não permitia que o gerente da divisão tivesse uma visão detalhada das cargas de trabalho e das programações de todos os engenheiros. Isto era essencial para prever com exatidão futuras necessidades de mão-de-obra e recursos.

Melhora no gerenciamento de recursos

Uma das características mais úteis do MS Project é sua habilidade de criar controles centralizados de recursos. Isto fornece aos planejadores uma visão instantânea de todos os recursos disponíveis. A alocação de recursos para cada projeto é ligada à programação mestra. Apresentar a quantidade total de recursos disponíveis de forma centralizada permite que os planejadores maximizem seu uso.

O MS Project pode também apresentar somente informações específicas, quando requerido. Os filtros podem ser usados para mostrar somente os recursos que são alocados a determinados projetos. Isto facilita uma comunicação com outros membros da equipe que trabalham no mesmo projeto.

À medida em que novos projetos são adicionados às programações individuais, a alocação de recursos é seguida de acordo com a programação mestra. O MS Project indica quando um recurso interno está superalocado.

Aumento na eficiência do planejamento

O software utilizado permite que os planejadores tomem decisões que fazem o uso mais eficiente de recursos disponíveis. A divisão da engenharia da estrada deve monitorar continuamente os recursos disponíveis, dados sua pequena da equipe de funcionários e seu orçamento limitado.

O gerente da divisão usa o MS Project para visualizar a carga de trabalho de todos os membros da equipe de funcionários e determinar se os engenheiros têm tempo disponível para verificar projetos adicionais. A data de início de um projeto novo pode ser atrasada se a equipe de engenheiros estiver sobrecarregada.

Estabelecimento de Prioridades

Um outro benefício de usar o MS Project é que os projetos podem ser automaticamente ranqueados de acordo com suas prioridades. Os planejadores podem classificar tarefas com valores que variam de alto a baixo, de acordo com sua importância. As tarefas podem então ser classificadas para programar projetos de alta prioridade para que sejam concluídos antes de projetos de baixa prioridade.

A divisão de engenharia de estradas usou a capacidade do software de dar prioridade a tarefas para melhorar o gerenciamento do fluxo de caixa. As datas do pagamento são incorporadas como artigos de alta prioridade na programação mestra. As cópias das programações de pagamento são emitidas então ao departamento de contabilidade da divisão, assegurando-se de que a engenharia e a equipe de funcionários da contabilidade estejam informados de datas importantes de pagamento.

As necessidades futuras de dinheiro podem ser avaliadas com maior exatidão, eliminando problemas de falta de pagamentos.