manual ms project

Microsoft Project

Manual de apoio

Luís Paulo

Manual de Microsoft® Project – Licença de utilização

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LICENÇA DE UTILIZAÇÃO DESTE

MANUAL

Este trabalho está licenciado sob uma Licença Creative Commons “Atribuição / Uso Não-

Comercial / Não a Obras Derivadas” 2.5 Portugal.

Para ver uma cópia desta licença, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/pt/

ou envie uma carta para:

Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/pt/

Manual de Microsoft® Project – Conteúdos Programáticos

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CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS

Introdução ao Microsoft® Project ............................................................................................ 1

Introdução ............................................................................................................................ 1

Características básicas do Microsoft® Project ........................................................................ 1

Interface gráfica do Microsoft® Project ................................................................................. 2

Fases do projecto .................................................................................................................. 3

Termos mais utilizados .......................................................................................................... 4

Planeamento das actividades do Projecto ................................................................................ 5

Criação do projecto ............................................................................................................... 5

Formas de visualização ...................................................................................................... 5

Informações do projecto .................................................................................................... 6

Definição do calendário......................................................................................................... 8

Criação de calendário base .................................................................................................... 8

Introdução de actividades ..................................................................................................... 9

Adicionar tarefas ............................................................................................................... 9

Inserir Milestones (tarefas importantes) .......................................................................... 12

Eliminar tarefas ............................................................................................................... 13

Constrangimentos nas tarefas ............................................................................................. 13

Relacionar as tarefas de um projecto .................................................................................. 15

Inserir relações entre tarefas na tabela Entry................................................................... 15

Inserir relações entre tarefas no Mapa de Gantt .............................................................. 17

Caminho crítico ................................................................................................................... 18

Planeamento dos recursos do Projecto .................................................................................. 19

Definir recursos ................................................................................................................... 19

Associar recursos a tarefas .................................................................................................. 20

Controlo do projecto .............................................................................................................. 21

Visualização dos custos do projecto .................................................................................... 21

Inserção de um custo fixo.................................................................................................... 21

Inserir custos fixos em tarefas ......................................................................................... 21

Inserir custo fixo no projecto............................................................................................ 22

Baselines ............................................................................................................................. 22

Gravar uma Baseline ....................................................................................................... 23

Visualizar uma Baseline ................................................................................................... 23

Eliminar uma Baseline ..................................................................................................... 23

Manual de Microsoft® Project – Conteúdos Programáticos

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Personalização do documento do MS Project ........................................................................ 24

Personalização do documento ............................................................................................ 24

Impressão de relatórios....................................................................................................... 24

Gestão de vários Projectos ..................................................................................................... 26

Índice de figuras ..................................................................................................................... 27

Referências Bibliográficas ...................................................................................................... 28

Manual de Microsoft® Project – Introdução ao Microsoft® Project

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INTRODUÇÃO AO MICROSOFT®

PROJECT

INTRODUÇÃO

O Microsoft Project® é um software da Microsoft®, desenvolvido para a gestão de projectos. A

sua primeira versão foi lançada em 1985. Desde então, além de contar com uma interface

gráfica simples de usar, tem vindo a sofrer bastantes melhorias e dispondo de novos e

poderosos recursos.

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DO MICROSOFT® PROJECT

Dentre os diversos recursos disponíveis, destacam-se os seguintes:

Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas

e o utilizador pode criar as suas próprias tabelas. É gerado automaticamente um Mapa

de Gantt, auxiliando o processo de entrada de dados;

Aceita relações de precedências entre tarefas (Finish-to-Start, Start-to-Start, Finish-to-

Finish, e Start-to-Finish);

Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, num projecto

pode-se planear a realização de reuniões todas as segundas-feiras;

Permite estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo”. Este aspecto é

muito útil na criação da Estrutura de Decomposição do Trabalho;

Permite a utilização de subprojectos;

Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas;

Possui um conjunto padrão de relatórios e o utilizador pode criar os seus próprios

relatórios;

Permite a inclusão de “campos do utilizador”, que aceitam diversos tipos de operação;

Permite a definição de “semana de trabalho”, expediente e feriados;

O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”;

Permite o uso de “datas programadas” para as tarefas;

Os recursos são ligados directamente às tarefas;

Permite a redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos) manual ou

automaticamente.

Os custos são ligados directamente às tarefas na forma de custos fixos ou de custos

em termos de valor/hora.


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INTERFACE GRÁFICA DO MICROSOFT® PROJECT

O Microsoft® Project tem uma interface gráfica em tudo idêntica às restantes aplicações que

fazem parte do Microsoft® Office.

Figura 1 – Aspecto geral do Microsoft® Project

Figura 2 – Tabela “Entry” do Microsoft® Project


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Figura 3 – Visualização do Mapa de Gantt no Microsoft® Project

FASES DO PROJECTO

A vida de um projecto compreende várias fases, a saber: definição, planeamento,

implementação e conclusão.

A que corresponde cada uma delas?

Definição: Na fase de definição é estabelecido o projecto que vai ser desenvolvido. Por

exemplo: a construção de um hotel, a remodelação de uma piscina, a elaboração de

um manual de apoio a uma acção de formação.

Planeamento: Nesta fase são elaborados documentos que servem de suporte à

implementação e conclusão do projecto. Nestes documentos são definidas as datas de

inicio / fim do projecto, as tarefas do projecto, os recursos (humanos ou materiais)

essenciais para a execução das tarefas, os custos do projecto (em termos de salários e

custos de materiais), e as dependências entre tarefas;

Ao iniciar a planificação de um projecto devemos ter em mente que vamos ter de

responder, pelo menos, às seguintes perguntas:

Qual a data de inicio do projecto?

Quais as tarefas a executar?

Quais as datas de inicio e término das tarefas?

Quem vai executar o trabalho?

Como gerir os custos?


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Implementação: A fase de implementação é fase em que se coloca em prática todo o

planeamento efectuado do projecto. Na fase de implementação podem-se ir

controlando os custos do projecto, o estado das tarefas, a alocação de recursos;

Conclusão: Fase onde são analisados todos os resultados e comparados com o

planeamento inicial.

TERMOS MAIS UTILIZADOS

No Microsoft® Project existe um conjunto de termos bastante utilizados. A maioria deles tem o

mesmo significado no nosso dia-a-dia. No entanto, é importante que estejam sempre

presentes pois são termos associados aos conceitos mais importantes a reter quando se

trabalha com uma ferramenta de gestão de projectos.

São eles os seguintes:

Project: projecto que se pretende implementar;

Task: tarefa a executar no projecto;

Resource: recurso (humano ou material) a usar em determinada tarefa;

Cost: custo associado a determinado recurso (salário ou preço de material);

Entry: entrada de tarefas;

Schedule: calendarização do projecto;

Summary: sumário do projecto;

Report: relatório elaborado de acordo com dados do projecto;

Gantt Chart: Diagrama de Gantt representativo do projecto e tarefas associadas, com

indicação de durações e recursos alocados.

Manual de Microsoft® Project – Planeamento das actividades do projecto

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PLANEAMENTO DAS ACTIVIDADES DO

PROJECTO

CRIAÇÃO DO PROJECTO

Para planear as actividades de um projecto, começamos por definir o nome do projecto. Para

tal, recorremos ao menu “File -> Save As…”. Desta forma definimos o nome do nosso

documento do Project que servirá de planeamento das nossas actividades.

Antes de iniciarmos qualquer planeamento vamos ver as várias formas de visualização do

Microsoft® Project.

FORMAS DE VISUALIZAÇÃO

O Microsoft® Project disponibiliza diversas formas de inserção e visualização dos dados do

projecto. Esta diversidade de formatos permite, conforme o tipo de informação, ter uma visão

mais abrangente do estado do projecto.

Por defeito, a informação é visualizada graficamente através de um Mapa de Gantt (Gantt

Chart). Mas podemos ver toda a informação de outras formas. Para alterar a forma de

visualização. Basta seleccionar no menu “View” a opção pretendida:

Calendar: É visualizado um calendário mensal com as tarefas previstas e respectivas

durações;

Gantt Chart: As tarefas e respectivas durações são visualizadas graficamente com o

decorrer do tempo;

Network Diagram: É visualizado um diagrama de rede com todas as tarefas e

eventuais dependências;

Task Usage: Visualização das tarefas e todos os recursos afectos;

Tracking Gantt: Forma de visualização que permite comparar o agendado inicialmente

com a situação real;

Resource Graph: Permite visualizar toda a informação de um ou mais recursos com o

decorrer do tempo;

Resource Sheet: Visualização dos recursos e informações relacionados. Esta forma

permite também introduzir informações em forma de tabela;

Resource Usage: É visualizada a lista de recursos com todas as tarefas agrupadas. Esta

forma de visualização é adequada quando pretendemos saber, por exemplo, os custos

associados a cada recurso num determinado período.

Existem mais algumas vistas que não aparecem no menu “View”, mas se acedermos a ele e

escolhermos a opção “More Views…” temos acesso a uma caixa com todas as opções.


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Podemos também escolher duas vistas em simultâneo. Para isso, escolhemos a primeira forma

de visualização (como explicado) e carrega-se na tecla “Shift”. Sem largar a tecla, volta-se ao

menu “View” e escolhe-se outra vista. Consegue-se assim ter duas vistas na mesma janela (por

exemplo a vista com o Mapa de Gantt e com o Gráfico de Recursos).

INFORMAÇÕES DO PROJECTO

Depois de criar o projecto, editam-se algumas das suas propriedades. Para tal, temos no menu

“Project -> Project Information…” preenchemos os campos necessários:

Current date: Primeiro campo a ser preenchido. Onde é definida a data actual;

Schedule from: Próximo campo a ser preenchido. Indica se o projecto será

calendarizado tendo como base a data de término ou a data de inicio de projecto. Se

for escolhida a opção “Project Start Date”, quando uma nova tarefa é inserida, por

defeito irá começar o mais cedo possível, ou seja, no início do projecto. Se for

escolhida a opção “Project Finish Date”, quando uma nova tarefa é inserida, por

defeito irá começar o mais tarde possível, ou seja, acaba no final do projecto;

Start date: Data de inicio do projecto (definida se no campo “Schedule from” foi

escolhida a opção “Project Start Date”);

Finish date: Data de fim do projecto (definida se no campo “Schedule from” foi

escolhida a opção “Project Finish Date”);

Status date: Data na qual algumas ferramentas de controlo se devem basear;

Calendar: Define-se o tipo de calendário que se pretende usar

standard – 8h por dia;

nocturno

24h diárias


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Figura 4 – Menu de acesso às propriedades do Projecto

Figura 5 – Janela de edição das propriedades do Projecto


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DEFINIÇÃO DO CALENDÁRIO

O passo seguinte será definir o nosso calendário de trabalho. É aqui que vamos definir o

horário de trabalho, o inicio da semana e do ano fiscal. Definimos também outros valores, tais

como, o número de horas semanais, o número de horas por dia e o número de dias por mês.

Por defeito, o Project considera um calendário Standard estando desde logo previstos os dias

úteis, os fins-de-semana e também o número de horas de trabalho diárias.

Contudo, é possível alterar estas especificações. Assim, por exemplo, podemos definir um

horário de trabalho em que as tarefas serão realizadas apenas de manhã ou à tarde ou em

qualquer outro horário

CRIAÇÃO DE CALENDÁRIO BASE

No caso de não querermos usar um dos calendários predefinidos do Microsoft® Project temos

a possibilidade de criar o nosso próprio calendário. Para tal, devemos aceder ao menu “Tools -

> Change Working Time…” e de seguida carregamos no botão “Create New Calendar”. Damos

um nome ao nosso calendário e escolhemos se queremos que esse calendário seja uma cópia

de um dos pré-definidos do Project ou se queremos que seja um calendário de base novo.

De seguida, vamos definir quais são os dias de trabalho do nosso novo calendário, os dias

excepcionais em que não se trabalha e possíveis horários diferentes para determinados dias.

Para executar estas tarefas temos dois separadores como se ilustra na figura da página

seguinte:

Figura 6 – Definição de calendário criado pelo utilizador


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INTRODUÇÃO DE ACTIVIDADES

Depois de todas estas configurações estamos prontos para iniciar a introdução das tarefas que

compõem o projecto.

Uma tarefa representa um trabalho a ser realizado ao qual podemos associar um ou mais

recursos (humanos e/ou materiais) e custos. O modo de visualização mais adequado para a

inserção/edição de tarefas á o Mapa de Gantt

ADICIONAR TAREFAS

Na tabela Entry vamos adicionar uma nova coluna: “% Complete”. Para tal, com o botão

direito do rato clicamos em cima de uma das colunas existentes e escolhemos “Insert Column”

e procuramos a tabela pretendida. Carregamos em “Ok” e a mesma aparecerá na tabela Entry.

Para introduzir actividades basta fazê-lo na tabela Entry. No campo “Task Name” introduzimos

o nome que pretendemos dar à nossa tarefa. Para iniciar a nossa introdução de tarefas basta

preenchermos este campo apenas. Todos os outros vão sendo preenchidos ao longo da nossa

definição do projecto. É de salientar que, por norma, a primeira tarefa corresponde ao

projecto em si, como por exemplo, remodelar uma casa, construir um hotel, restaurar um

quadro. Um exemplo da introdução das tarefas é o seguinte:

Figura 7 – Introdução de tarefas

Como se pode constatar na figura anterior temos uma tarefa chamada “Remodelar a casa”

que é o objectivo do projecto definido. Temos de seguida três outras tarefas que são as

grandes tarefas deste projecto. Se com o rato seleccionarmos as tarefas 2,3 e 4 e de seguida

carregarmos no botão assinalado com uma circunferência na imagem anterior obtemos o

seguinte resultado:


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Figura 8 – Hierarquização das tarefas

O que quer isto dizer. Quer dizer que a grande tarefa “Remodelar a casa” subdivide-se em três

outras tarefas e que esta grande tarefa está concluída quando as outras três o estiverem

também. Temos então aqui uma hierarquia de tarefas.

Podemos ter também tarefas recorrentes. Neste caso acedemos ao menu “Insert -> Recurring

task” que nos apresenta uma quadro idêntico ao da figura seguinte onde podemos definir a

tarefa e respectiva recorrência.

Figura 9 – Adição de uma tarefa recorrente

Neste caso foi definida uma tarefa denominada “Reunião de estado de Projecto” com uma

duração de duas horas executada à segunda-feira, de duas em duas semanas. O resultado da

adição dessa tarefa é o seguinte:


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Figura 10 – Resultado da adição de uma tarefa recorrente

De seguida vamos definir a duração de cada tarefa. Como conseguimos isto? Na tabela Entry

existe uma coluna com o título “Duration”. Nesta coluna vamos definir a duração de cada

tarefa. Essa duração pode ser expressa em minutos (minutes), horas (hours), dias (days),

semanas (weeks) ou meses (months).

Temos a seguir a coluna “start”. Esta coluna é usada para indicar a data de inicio de uma

determinada tarefa. É apenas usada caso a tarefa em questão não dependa de nenhuma

outra. Caso contrário, os valores para esta coluna são calculados automaticamente. Por

exemplo, se a tarefa x apenas se inicializar após a conclusão da tarefa y, então a data de inicio

da tarefa x é calculada automaticamente e tomará o valor do dia seguinte ao fim da tarefa y.

Falaremos deste tema mais à frente quando falarmos da relação entre tarefas.

Para já falta-nos verificar apenas a coluna “Finish”. Esta coluna serve para indicar a data de fim

de cada tarefa. Não é necessário preenchê-la pois o seu valor é calculado automaticamente

tendo como base a data de inicio de uma tarefa e a respectiva duração.

Completemos então o nosso exemplo com todas as tarefas e suas durações. O resultado

deverá ser idêntico ao seguinte:


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Figura 11 – Exemplo de tarefas de um projecto com suas durações

INSERIR MILESTONES (TAREFAS IMPORTANTES)

Durante o desenvolvimento de um projecto existem momentos que importa realçar,

nomeadamente, o término de uma fase importante, a concretização de um evento, etc.

No Microsoft® Project podemos especificar cada um destes momentos como tarefas normais,

com uma descrição, e com uma duração de 0 (zero) dias. A estas tarefas dá-se o nome de

“milestone”.


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ELIMINAR TAREFAS

Para eliminar tarefas os passos a seguir são os seguintes:

1. Seleccionar a linha correspondente à tarefa a eliminar;

2. Premir a tecla “delete” OU premir o botão direito do rato e, no menu de acesso

rápido que nos surge seleccionar a opção “Delete Task” OU aceder ao menu “Edit”

e seleccionar a opção “Delete Task”

Nota: Quando a tarefa a ser eliminada corresponde a uma tarefa sumário, todas as suas sub-

tarefas são eliminadas também.

CONSTRANGIMENTOS NAS TAREFAS

Depois de definidas tarefas, podem ser associados constrangimentos a casa uma delas. Para

isso, clicamos com o botão direito do rato na tarefa que pretendemos associar um

constrangimento e escolhemos “Task Information”. No quadro que nos aparece,

seleccionamos o separador “Advanced” o qual tem um campo denominado “Constraint Type”.

Esse campo tem várias opções divididas por duas categorias: “Constrangimentos Flexíveis” e

“Constrangimentos Absolutos”.

Constrangimentos Flexíveis – indicam datas a partir das quais as tarefas podem

começar ou devem terminar:

As Soon As Possible – a tarefa deve começar o mais cedo possível;

As Late As Possible – a tarefa deve começar o mais tarde possível;

Start No Earlier Than – a tarefa deve iniciar-se depois de uma data específica;

Finish No Earlier Than – a tarefa deve terminar depois de uma data específica;

Start No Later Than – a tarefa deve iniciar-se antes de uma data específica;

Finish No Later Than – a tarefa deve terminar antes de uma data específica.

Constrangimentos Absolutos – obrigam as tarefas a começar ou a terminar numa data

específica:

Must Start On – Obrigatoriamente, a tarefa deve começar antes da data indicada;

Must Finish On – Obrigatoriamente, a tarefa deve terminar antes da data indicada.

Dadas estas descrições, escolhemos o constrangimento de acordo com o comportamento

pretendido para a tarefa em causa.

Ao definir constrangimentos paras as tarefas aparece-nos um ícone junto às tarefas na nossa

vista. Esse ícone, como se pode ver na figura seguinte, pode tomar duas cores: vermelho

(indicação de que o constrangimento é absoluto) ou azul (indicação de que o constrangimento

é flexível).


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Figura 12 – Constrangimentos absolutos e flexíveis

Os constrangimentos especificados nas tarefas são sempre respeitados, a menos que se dê a

indicação de não obrigatoriedade. Para tal, selecciona-se o menu “Tools -> Options”, de

seguida selecciona-se o separador “Schedule”. Desmarcamos então a opção “Tasks will always

honor their constraint dates” (As tarefas respeitam sempre as datas de constrangimento).

Figura 13 – Desmarcar obrigatoriedade das tarefas respeitarem os seus constrangimentos


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RELACIONAR AS TAREFAS DE UM PROJECTO

Em praticamente todos os projectos, as tarefas não são iniciadas todas ao mesmo tempo.

Salvo raras excepções, as tarefas que compõem um projecto são executadas numa

determinada ordem, ou relacionadas com outras tarefas.

No Microsoft® Project podemos definir esse relacionamento entre tarefas. Essa definição pode

ser feita de duas formas:

Directamente na tabela Entry;

Directamente no Mapa de Gantt.

INSERIR RELAÇÕES ENTRE TAREFAS NA TABELA ENTRY

Cada tarefa tem associado um valor na primeira coluna (esse valor é o identificador da tarefa)

Quando uma tarefa x tem como precedência a tarefa y, então na coluna ”Predecessors” da

tarefa x vamos colocar o valor (identificador) da tarefa y.

Vejamos um exemplo prático:

Figura 14 – Inserção de relações de precedência em tarefas

Como se pode verificar neste exemplo a tarefa “Retirar canos velhos” tem como precedência a

tarefa 4 “Retirar azulejos velhos”, daí estar assinalada com o valor 4 no campo da coluna

“Predecessors”. Significa isto que a tarefa “Retirar canos velhos” começará a ser executada

apenas quando a tarefa “Retirar azulejos velhos” terminar.

Mas, as relações entre tarefas não se ficam por aqui. Neste exemplo foi apresentada uma

relação do tipo “Finish-to-Start” em que o fim de uma tarefa dá origem ao inicio de outra.

Que tipos de relações existem? Existem 4 tipos de relações entre tarefas:


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Finish-to-Start – uma determinada tarefa não se pode iniciar sem que outra esteja

concluída;

Start-to-Start – uma tarefa não se pode iniciar sem que outra o tenha sido. Esta

situação ocorre quando se pretende que duas tarefas ocorram em simultâneo (pelo

menos, durante algum tempo);

Finish-to-Finish – uma tarefa não pode ser concluída iniciar sem que outra o tenha

sido também;

Start-to-Finish – uma tarefa só pode ser concluída depois de outra ter sido iniciada.

Os passos explicados, algumas linhas acima, para a criação de uma precedência entre tarefas

apenas cria precedências do tipo ”Finish-to-Start”. Para definir qualquer um dos outros dois

tipos de relações, basta clicar como botão direito do rato em cima da tarefa que pretendemos

atribuir um dos outros tipos de relações e escolher a opção “Task Information…” como se

pode ver na figura seguinte.

Figura 15 – Menu de alteração do tipo de relação entre tarefas


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Depois de escolhida a opção, surge-nos um quadro com vários separadores, um dos quais

intitulado “Predecessors” onde nos aparece a relação definida com o tipo ”Finish-to-Start”. De

seguida basta apenas clicar na célula onde temos esse tipo escrito e escolher qualquer um dos

outros três tipos, como se poderá analisar na figura seguinte.

Figura 16 – Janela de alteração do tipo de relação entre tarefas

INSERIR RELAÇÕES ENTRE TAREFAS NO MAPA DE GANTT

Para inserir relações entre tarefas directamente no Mapa de Gantt, basta clicar com o rato na

tarefa de origem e arrastar para a tarefa de destino. Este método vai criar por defeito uma

relação do tipo “Finish-to-Start”. Para alterar o tipo da relação procede-se da mesma forma

que no caso de inserir as relações directamente na tabela ”Entry”.


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CAMINHO CRÍTICO

O caminho crítico é constituído por uma ou mais tarefas que devem ser concluídas

atempadamente para que o projecto não sofra atrasos, ou seja, para que possa ser concluído

dentro do prazo previsto.

As tarefas que constituem o caminho crítico denominam-se tarefas críticas e, normalmente,

um atraso na sua conclusão implica o atraso de todo o projecto.

Uma tarefa deixa de ser crítica quando está marcada como concluída pois, nesta situação, já

não pode afectar a conclusão de tarefas sucessoras ou a data de conclusão do projecto.

Para visualizar o caminho crítico do projecto acedemos ao menu “View” e à opção “More

Views…”. Seleccionamos a opção “Detail Gantt” e carregamos em “Apply”.

As tarefas críticas passam a ser visualizadas a vermelho e as não críticas a azul. As tarefas não

críticas têm uma folga que está representada a verde e com o número de dias possível.

Os dias de folga correspondem aos dias que uma tarefa se pode atrasar sem que tal tenha

implicações no término do projecto.

Existem dois tipos de folga:

Free Slack (folga livre) – tempo que uma tarefa pode ser demorada (atrasada) sem

que tal comprometa a data de inicio da tarefa seguinte;

Total Slack (folga total) – tempo que uma tarefa pode ser demorada (atrasada) sem

comprometer a data de fim do projecto.

Para visualizar estes dois tipos de folgas das tarefas, temos de ter seleccionado a vista “Detail

Gantt” como explicado atrás. De seguida, no menu “View”, seleccionamos a opção

“Table:Delay” e escolhemos “Schedule” (Agenda).

Nesta tabela podemos verificar a existência de duas colunas que correspondem exactamente a

estes dois tipos de folga.

Manual de Microsoft® Project – Planeamento dos recursos do projecto

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PLANEAMENTO DOS RECURSOS DO

PROJECTO

Qualquer projecto necessita de recursos. Recursos esses que podem ser recursos humanos,

recursos materiais, ou até mesmo recursos monetários.

No Microsoft® Project temos a possibilidade de definir recursos e afectá-los a tarefas. Vamos

então ver, passo a passo, como se definem os recursos e como se afectam às tarefas que

temos definidas.

DEFINIR RECURSOS

Para definir os recursos que teremos disponíveis, apontamos o rato para o menu ”View” e

escolhemos ”Resource Sheet”. Aparece-nos uma folha do género da seguinte, onde podemos

definir o nome do recurso, o tipo, as unidades, os custos e o calendário atribuído a esse

recurso (se for recurso humano).

Figura 17 – Janela de edição de dados dos recursos do Projecto

Existem alguns aspectos a ter em conta quando estamos a definir os recursos. Se estivermos a

definir os recursos humanos e os definirmos pela sua categoria (por exemplo, ladrilhador)

então o valor total do número de ladrilhadores é definido no campo “Max Units”. Por

exemplo, se tivermos 4 ladrilhadores, não vamos colocar 4 entradas para ladrilhador, mas sim

no campo “Max Units” colocamos ”400%”.

Se os recursos humanos forem definidos não pela categoria mas pelo seu nome, então

criaremos 4 entradas para os 4 ladrilhadores, mas em que definimos os seus nomes no campo

“Resource Name”.

No campo “Type” escolhemos o tipo de recurso:

“Work” – Recurso humano;

“Material” – Recurso Material;

“Cost” – Recurso Monetário.

Manual de Microsoft® Project – Planeamento dos recursos do projecto

- 20 -

No campo “Std. Rate” define-se o valor hora de cada recurso. Devemos tomar especial

atenção ao seguinte: se tivermos 3 ladrilhadores e cada um deles auferir diferentes valores

hora então não podemos definir apenas um ladrilhador e colocar o seu “Max Units” a 300%,

porque, de seguida, ao definir o seu “Std. Rate”, este ficaria definido com o mesmo valor para

os três ladrilhadores.

Neste caso, devem-se criar três campos com três ladrilhadores diferentes, como por exemplo,

ladrilhador 1, ladrilhador 2 e ladrilhador 3. Estas definições seriam feitas na mesma com a sua

categoria e não com o seu nome porque todos os outros recursos foram definidos por

categoria, e então os dados do projecto não ficariam consistentes uns com os outros.

Ao definir recursos, ou são todos definido com os nomes ou todos definidos com categorias

(mesmo que tenhamos de os separar depois por diversos motivos, como por exemplo, terem

ordenados diferentes).

O campo “Ovt. Rate” é utilizado para se definir o valor de cada hora extra. Ao preencher este

campo, se o valor for diferente no caso de termos definido os recursos por categoria, para

recursos da mesma categoria, vai-se aplicar a regra explicada anteriormente.

O campo “Cost/Use” usa-se quando um recurso não é pago à hora, mas sim quando é pago

por um trabalho completo a ser executado. Ao preencher este campo, se o valor for diferente

no caso de termos definido os recursos por categoria, para recursos da mesma categoria, vai-

se aplicar também a regra explicada anteriormente.

O passo seguinte é associar os nossos recursos às tarefas previamente introduzidas.

ASSOCIAR RECURSOS A TAREFAS

Para associar os recursos às tarefas temos de voltar à vista anterior (View -> Gantt Chart). Os

recursos são introduzidos na coluna “Resource Names” e são separados por “;” no caso de

haver mais de um recurso associado a determinada tarefa.

Manual de Microsoft® Project – Controlo do Projecto

- 21 -

CONTROLO DO PROJECTO

VISUALIZAÇÃO DOS CUSTOS DO PROJECTO

Para visualizar os custos de um projecto acedemos à janela que anteriormente usámos para

editar as propriedades do projecto (Figura 5) e, desta vez, carregamos no botão “Statistics”.

Figura 18 – Janela de visualização dos custos do Projecto

Nesta janela podemos visualizar o custo, duração e horas de trabalhado que derivam do

planeamento do projecto, bem como visualizar os mesmos dados actuais (desde o inicio do

projecto até à data em que estamos a visualizar esta informação).

INSERÇÃO DE UM CUSTO F IXO

Ao utilizar o Microsoft Project podemos definir custos fixos para as tarefas e para o próprio

projecto. Essa definição poderá ser feita de duas formas:

INSERIR CUSTOS FIXOS EM TAREFAS

Para inserir custos fixos nas tarefas os passos a seguir são os seguintes:

No menu ”View”, clique em ”Gantt Chart”. No menu ”View”, apontar o rato para a opção

”Table” e clicar em ”Cost”.

Selecciona-se de seguida a tarefa para a qual se deseja inserir um e, no campo ”Fixed Cost”,

digita-se o valor de custo fixo pretendido.


- 22 -

INSERIR CUSTO FIXO NO PROJECTO

No caso de se pretender inserir um custo fixo para todo o projecto (por exemplo, se estiver

interessado apenas nos custos gerais do projecto, e não nos custos ao nível das tarefas, ou se

quiser adicionar os custos com despesas gerais do projecto), vamos ao menu ”Tools”, depois

escolhemos Options e clicamos no separador View.

Em “Outline Options” marque a caixa de selecção ”Show project summary task” e clique em

”OK”. De seguida selecciona-se a tarefa que representa todo o projecto (tarefa de resumo do

projecto acabada de adicionar) e, no campo ”Fixed Cost”, digita-se o valor de custo fixo

pretendido.

Figura 19 – Janela de adição de tarefa de resumo do Projecto

BASELINES

Após a definição do projecto ou quando este se encontra numa fase em que se deseja fixar o

seu estado, podemos criar o chamado Plano de Base ou “Baseline”.

Esta funcionalidade permite que, a qualquer momento, possamos comparar a situação do

plano de base com a situação actual.


- 23 -

GRAVAR UMA BASELINE

Para gravar um plano de base acedemos ao menu “Tools -> Tracking” e escolhemos a opção

“Set Baseline…”.

No quadro que nos aparece decidimos se queremos guardar uma “Baseline” ou se queremos

gravar um plano provisório (em que se gravam apenas as datas de início e de fim das tarefas).

Depois de escolhida a nossa opção, indicamos se pretendemos gravar os dados de todo o

projecto ou apenas para as tarefas seleccionadas.

VISUALIZAR UMA BASELINE

Em qualquer momento podemos visualizar um plano de base anteriormente definido. Para tal,

acedemos ao menu “View -> Tracking Gantt”. De seguida acedemos a “View -> Table -> More

Tables …”.

No quadro que nos aparece, seleccionamos a opção “Baseline” e carregamos em “Apply”.

Figura 20 – Janela de escolha de tabelas a visualizar

ELIMINAR UMA BASELINE

Para eliminar um plano de base acedemos ao menu “Tools -> Tracking” e escolhemos a opção

“Clear Baseline…”.

No quadro que nos aparece seleccionamos o plano de base a eliminar e carregamos em “OK”.

Manual de Microsoft® Project – Personalização do documento do Microsoft® Project

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PERSONALIZAÇÃO DO DOCUMENTO

DO MS PROJECT

PERSONALIZAÇÃO DO DOCUMENTO

Podemos personalizar o documento do projecto em diversos aspectos. Podemos definir como

vai ficar numa página depois de impresso o documento, e podemos definir também toda a

informação inicial e de suporte ao projecto.

Para o primeiro, os passos a seguir são exactamente os mesmos que executamos em qualquer

aplicação do Microsoft Office®: acedemos ao menu “File -> Page Setup…”. No ecrã que nos

surge podemos definir desde a orientação do documento, escala com que será impresso,

tamanho do papel onde será impresso, tamanho das margens, cabeçalhos e rodapés,

legendas, até mesmo pré-visualizar a impressão do documento.

Para o segundo, existem variados items a personalizar como por exemplo a vista que aparece

por defeito quando abrimos ou criamos um projecto, o tipo de calendário a usar, definição da

moeda a usar, bem como outras opções. Para acedermos a estas opções, acedemos ao menu

“Collaborate -> Collaboration Options…”

IMPRESSÃO DE RELATÓRIOS

Depois de planeado o projecto, podemos imprimir variados relatórios/mapas pré-definidos.

Para os visualizar/imprimir acedemos ao menu “Report -> Reports” (no Microsoft Project

2007) ou “View -> Reports” (no Microsoft Project 2003), seleccionamos o tipo de relatório

pretendido e carregamos em “Select”.

Figura 21 – Janela de escolha de relatórios

Manual de Microsoft® Project – Personalização do documento do Microsoft® Project

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Apresenta-se de seguida uma breve descrição de cada um dos tipos de relatórios disponíveis:

Overview (Descrição Geral) – Fornecem uma visão geral do projecto;

Current Activities (Actividades Actuais) – Fornecem informação sobre o que está a

acontecer no projecto;

Costs (Custos) – Fornecem informação sobre o progresso do projecto em termos de

custos;

Assignement (Atribuições) – Fornecem informação sobre a afectação de recursos às

tarefas;

Worload (Carga de Trabalho) – Fornecem informação sobre o esforço necessário para

executar as tarefas;

Custom (Personalizar) – Acesso a um conjunto de relatórios que podem ser

personalizados. A partir desta opção podem também ser criados relatórios novos.

Manual de Microsoft® Project – Gestão de vários projectos

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GESTÃO DE VÁRIOS PROJECTOS

O Microsoft® Project permite-nos gerir vários projectos em simultâneo. Essa gestão é feita

definindo um projecto e vários sub-projectos inseridos nesse mesmo projecto. Esta gestão

permite-nos também gerir recursos de vários projectos.

Para termos acesso a esta funcionalidade, acedemos ao menu “Insert -> Project…” e

seleccionamos o ficheiro que tem o projecto que vamos tornar como sub-projecto do projecto

actual. Ao inserir esse projecto estamos já a partilhar os seus recursos. Podemos inserir a

quantidade de projectos que bem enterdermos, tornando-se todos sub-projectos do projecto

actual. Podemos efectuar alterações nos projectos em cada um dos seus ficheiros (e as suas

alterações repercutem-se no projecto que os contém como sub-projectos) bem como

trabalhar no ficheiro onde os inserimos como sub-projectos (e as suas alterações

repercutirem-se pelos seus ficheiros individuais).

O resultado de adicionar um sub-projecto encontra-se na figura seguinte. A imagem à

esquerda na linha 34 indica-nos que ali foi adicionado um ficheiro (Project1) com um projecto

(Remodelação de Restaurante).

Figura 22 – Projecto e sub-projecto

A partir deste ponto temos os recursos dos dois projectos partilhados entre si.

Manual de Microsoft® Project – Índice de Figuras

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ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 – Aspecto geral do Microsoft® Project ......................................................................... 2

Figura 2 – Tabela “Entry” do Microsoft® Project ........................................................................ 2

Figura 3 – Visualização do Mapa de Gantt no Microsoft® Project .............................................. 3

Figura 4 – Menu de acesso às propriedades do Projecto ........................................................... 7

Figura 5 – Janela de edição das propriedades do Projecto ......................................................... 7

Figura 6 – Definição de calendário criado pelo utilizador ........................................................... 8

Figura 7 – Introdução de tarefas ............................................................................................... 9

Figura 8 – Hierarquização das tarefas ...................................................................................... 10

Figura 9 – Adição de uma tarefa recorrente ............................................................................ 10

Figura 10 – Resultado da adição de uma tarefa recorrente...................................................... 11

Figura 11 – Exemplo de tarefas de um projecto com suas durações ........................................ 12

Figura 12 – Constrangimentos absolutos e flexíveis................................................................. 14

Figura 13 – Desmarcar obrigatoriedade das tarefas respeitarem os seus constrangimentos .... 14

Figura 14 – Inserção de relações de precedência em tarefas ................................................... 15

Figura 15 – Menu de alteração do tipo de relação entre tarefas .............................................. 16

Figura 16 – Janela de alteração do tipo de relação entre tarefas ............................................. 17

Figura 17 – Janela de edição de dados dos recursos do Projecto ............................................. 19

Figura 18 – Janela de visualização dos custos do Projecto ....................................................... 21

Figura 19 – Janela de adição de tarefa de resumo do Projecto ................................................ 22

Figura 20 – Janela de escolha de tabelas a visualizar ............................................................... 23

Figura 21 – Janela de escolha de relatórios ............................................................................. 24

Figura 22 – Projecto e sub-projecto ........................................................................................ 26

Manual de Microsoft® Project – Referências Bibliográficas

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

[1] – Introduction to Project Management, Erik Goodman, ECE 480

[2] – Microsoft Project Made Simple, Mike Bailey, Oregon State University

[3] – WebSite da cadeira de Projecto de Sistemas de Informação, do Departamento de

Informática, da Faculdade de Ciências da Universidade de Lisboa (http://si.di.fc.ul.pt/psi)

[4] –Software Engineering: A Practitioner's Approach, Roger S. Pressman, McGraw-Hill,

capítulo 7, 5ª edição, 2001, ISBN 0073655783.

[5] – Guias Práticos Informática – Microsoft Project, Porto Editora, 2007, ISBN: 978-972-0-

06678-7

http://si.di.fc.ul.pt/psi

manual ms project

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