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MANUAL DO SGI

(SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES)

Responsável: Inajara de Araújo Mundim Ferreira e Athayde

MANUAL DO SGI

Revisão 05 de 08/02/2011

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ÍNDICE

1. LOGIN / CADASTRO DE USUÁRIOS......................................................................................................................................................... 4

1.1. Alteração de senha.................................................................................................................................................................................. 4

2. TIPOS DE VISUALIZAÇÃO E IMPRESSÃO .............................................................................................................................................. 5

3. FERRAMENTAS DO SGI............................................................................................................................................................................. 6

3.1. AGENDA.................................................................................................................................................................................................... 7

3.1.1. Utilização da Agenda................................................................................................................................................................ 7

3.1.1.1. Consulta de dados do servidor ...................................................................................................................................... 8

3.1.1.2. Cadastro de servidor ....................................................................................................................................................... 8

3.1.1.3. Férias do servidor - consultar, visualizar, inserir, alterar, excluir e/ou imprimir................................................... 11

3.1.1.4. Ficha funcional do servidor – consultar, visualizar, inserir, alterar, excluir e /ou imprimir................................. 12

3.1.1.5. Dossiê de servidor - consultar, visualizar, inserir, alterar, excluir e /ou imprimir ................................................ 14

a) Atualização do Check list................................................................................................................................................. 15

b) Relatório Check list .......................................................................................................................................................... 17

3.1.1.6. Emissão de relatórios predefinidos pelo sistema ..................................................................................................... 17

3.1.1.7. Emissão de relatórios personalizados........................................................................................................................ 19

3.1.1.8. Emissão de relatório individual de servidor............................................................................................................... 20

3.1.1.9. Movimentação do servidor ........................................................................................................................................... 20

a) Saída de servidor (Unidade origem) ............................................................................................................................... 21

b) Entrada de um servidor (Unidade destino).................................................................................................................... 22

c) Importação de ficha funcional......................................................................................................................................... 23

3.1.2. Quadro Funcional ................................................................................................................................................................... 26

3.1.2.1. Cadastro.......................................................................................................................................................................... 26

3.2. RELATÓRIO DIÁRIO.............................................................................................................................................................................. 27

3.2.1. Lançamento do Relatório Diário ........................................................................................................................................... 27

3.2.2. Lançamento em Ficha Funcional e Dossiê.......................................................................................................................... 29

3.2.3. Consulta de relatórios anteriores ......................................................................................................................................... 31

3.3. ACORDO DE TROCA/COMPENSAÇÃO............................................................................................................................................... 31

3.3.1. Realização de Acordo de Troca/Compensação .................................................................................................................. 32

3.3.2. Consulta de acordos de troca/compensação...................................................................................................................... 33

3.4. ESCALA DE FÉRIAS.............................................................................................................................................................................. 34

3.4.1. Lançamento da escala de férias ........................................................................................................................................... 34

3.4.2. Consulta da escala de férias ................................................................................................................................................. 35

3.5. ESCALA DE TRABALHO....................................................................................................................................................................... 35

3.5.1. Lançamento da Escala de Trabalho ..................................................................................................................................... 35

3.5.2. Consulta da Escala de Trabalho ........................................................................................................................................... 36

3.6. CONFIGURAÇÕES................................................................................................................................................................................. 37

3.7. CONTROLE DE USUÁRIOS .................................................................................................................................................................. 37

3.8. CONTROLE DE LOGS ........................................................................................................................................................................... 38

4. FERRAMENTAS ADICIONAIS.................................................................................................................................................................. 38

4.1. AGENDA DE COMPROMISSOS............................................................................................................................................................ 39

4.2. RECADOS ............................................................................................................................................................................................... 40

4.3. AGENDA TELEFÔNICA - DIVERSOS................................................................................................................................................... 41

TABELA 1: CLASSIFICAÇÃO DO “TIPO” NO RELATÓRIO DIÁRIO ....................................................................................................... 42

TABELA 2: CLASSIFICAÇÃO DO “TIPO” NO DOSSIÊ............................................................................................................................. 46

TABELA 3: PERFIL DE ACESSO................................................................................................................................................................. 47

TABELA 4: NOME DAS UNIDADES ............................................................................................................................................................ 48

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APRESENTAÇÃO

O Sistema de Gerenciamento de Informações - SGI partiu da percepção que

a maioria das tarefas preestabelecidas nos Procedimentos do Sistema de Gestão da

Qualidade eram executadas de maneira repetitiva, com informações idênticas

registradas em diversos arquivos, o que gerava desperdícios de tempo, de materiais,

dificuldade de consulta e cruzamento de dados e até mesmo dados inconsistentes.

A implantação do SGI surgiu da necessidade de eliminar essas dificuldades,

melhorar e aperfeiçoar o processo de gestão de pessoas de maneira a se tornar um

instrumento facilitador no registro, consulta e controle dos dados pessoais e

funcionais dos servidores do Programa Vapt Vupt.

Este Manual objetiva instruir detalhadamente seus usuários de forma que o

manuseio do Sistema seja realizado de maneira padronizada em todas as Unidades

de Postos Fixos de Atendimento, Padrão, Móvel e Gerência do Vapt Vupt.

O Manual foi dividido em duas partes, ficando a primeira com a definição

das funções e a forma de utilização de cada ferramenta do SGI e a segunda com os

anexos, contendo tabelas que classificam as nomenclaturas a serem utilizadas nas

ferramentas “Relatório Diário” e “Dossiê” e o perfil de acesso do usuário do sistema,

de forma que a padronização de informação esteja presente em todas as partes que

utilizam o sistema.

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1. LOGIN / CADASTRO DE USUÁRIOS

Para acessar o SGI clique duas vezes ou enter no atalho instalado na área

de trabalho das máquinas das Unidades. e Gerência de Vapt Vupt.

O apoio de informática criará a conta de usuário item 3.7 para o servidor

previamente cadastrado na ferramenta “Agenda”, item 3.1.1.2, e definirá seu perfil

de acesso atendendo a tabela 3, anexos.

1.1. Alteração de senha

Para o usuário alterar sua senha é necessário:

Para efetuar o login o usuário tem

apenas três tentativas na digitação de

sua senha.

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

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Clicar na ferramenta “CONTROLE DE USUÁRIOS”, localizada no Workspace;

(1) Clicar no botão “ALTERAR” da aba “Usuário(s)”;

(2) Digitar a senha atual solicitada na Janela “Confirme a senha do(a)

Usuário(a);

(3) Digitar a nova senha no campo “Digite a Senha” e confirmar no campo

“Confirmar senha”;

(4) Clicar no botão “GRAVAR”

O perfil de acesso do usuário está descrito no campo “Permissões”,

localizado no canto superior direito da aba “Usuário(s)” (5).

2. TIPOS DE VISUALIZAÇÃO E IMPRESSÃO

Sempre que for selecionado o botão “IMPRIMIR” de qualquer ferramenta do

SGI, aparecerá a janela de configurações com as seguintes opções de impressão:

“Impressora,“Vídeo” e “Arquivo”. Se clicar em:

“Impressora”: o arquivo será impresso sem visualização.

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“Vídeo”: o arquivo será visualizado. Se necessário, selecione na

visualização o botão imprimir.

“Arquivo”: o arquivo será salvo de acordo com programa selecionado,

usualmente em PDF.

3. FERRAMENTAS DO SGI

As ferramentas do SGI se localizam na área de trabalho do sistema,

WORKSPACE e para acessá-las basta dar um clique simples na desejada, logo

após o login.

São oito ferramentas disponíveis no sistema, a saber: Agenda, Relatório

Diário, Acordo de Troca, Escalas de Férias, Escalas de Trabalho, Configurações,

Controle de Usuários e Controle de Logs.

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É importante destacar que todas são entrelaçadas entre si, ou seja, existem

funções que poderão ser executadas por mais de uma ferramenta de acesso, como

por exemplo a possibilidade de acessar a escala de férias ou ficha funcional por

meio da ferramenta “Agenda” entre outras que serão percebidas no decorrer das

instruções.

3.1. AGENDA

Através desta ferramenta é possível:

• Inserir, consultar, visualizar, alterar, excluir e/ou imprimir dados pessoais

e funcionais, período de férias, ficha funcional e dossiê do servidor;

• Emitir relatórios com informações dos servidores predefinidas pelo

sistema;

• Emitir relatórios personalizados;

• Emitir relatório individual do servidor;

• Efetuar a entrada ou saída do servidor;

3.1.1. Utilização da Agenda

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Para acessá-la dê um clique na ferramenta “AGENDA” localizada no

Workspace. Em seguida, será aberta a tela ilustrada à direita contendo o nome,

órgão de atendimento, turno e CPF de todos os servidores cadastrados. A utilização

desta ferramenta dependerá dos objetivos do usuário especificados nos itens a

seguir.

3.1.1.1. Consulta de dados do servidor

Esta função permite acessar e consultar os dados pessoais e funcionais,

período de férias, ficha funcional e dossiê do servidor dessa ferramenta.

Selecione o nome do servidor desejado e dê duplo clique ou enter sob seu

nome. Para facilitar a localização do servidor desejado, clique na letra inicial do seu

nome ou escolha o tipo de busca “Por Nome” ou “Por órgão” ou “Por Turno” ou

“Situação na Unidade” no local inferior da ferramenta “Agenda” e em seguida clique

em pesquisar.

3.1.1.2. Cadastro de servidor

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Esta função é utilizada para cadastrar o servidor no sistema utilizando as

abas “dados pessoais” e “dados funcionais”. Para isso, dê duplo clique ou enter em

qualquer espaço ou servidor da ferramenta “Agenda” em seguida em “INSERIR”

para esvaziar os campos da tela aberta.

De posse dos documentos pessoais e número da matrícula do contracheque do

servidor, o apoio administrativo deve preencher todos os campos das abas “DADOS

PESSOAIS” e “DADOS FUNCIONAIS”. Na primeira aba, para cadastrar seu telefone

é necessário:

1. Clicar duas vezes ou enter em qualquer espaço dentro do campo

“Telefones” onde será aberta a uma tela contendo os campos “telefone” e

“tipo” (celular, recado, residencial);

2. Digitar o número de telefone do servidor, com DDD apenas para telefones

não locais, e selecionar o tipo. Ex: 3201-6800.

3. Clicar em GRAVAR e fechar a janela “Telefones”, se for cadastrar mais

números do mesmo servidor não feche a janela, clique em “INSERIR” e

repita o procedimento descrito. Para alterar ou excluir algum número de

telefone clique duas vezes ou enter na linha do telefone desejado e em

seguida “ALTERAR” OU “EXCLUIR”, respectivamente.

Após o preenchimento de todos os campos da aba “DADOS PESSOAIS”

clique na aba DADOS FUNCIONAIS (1), conforme ilustração abaixo. Nos campos:

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“Órgão de Origem”: órgão que tomou posse do cargo, geralmente está no

contracheque, com exceções. Ex: Servidor da Secretaria Municipal da Saúde à

disposição do Ipasgo: ele recebe pelo Ipasgo (órgão de seu contracheque), mas seu

órgão de origem é a Sec. Municipal da Saúde.

“Matrícula do contracheque”: número da matrícula do contracheque, nos casos

que não constam o número no contracheque, o número da matrícula funcional do

órgão de origem.

“Cargo no contracheque”: cargo descrito no contracheque, nos casos que não

constam no contracheque a descrição, o cargo do órgão de origem.

“Admissão no Vapt Vupt” (2): deve ser digitada a data de início do servidor no

Programa Vapt Vupt e não na Unidade. Feito o preenchimento de todos os campos

dessa aba clique em “GRAVAR” (3), lembrando que o sistema não cadastra o

servidor com campos em branco, exceto os campos “E-mail”, “Telefones” e

“Desligamento no VV”. Assim que clicar em “GRAVAR”, será exibida uma tela de

histórico de transferência (4), onde deve ser informada a data de início do servidor

na Unidade. ATENÇÃO: Nesse campo o sistema já informa de forma automática a

data do dia do cadastramento e não a data de início do servidor na Unidade,

portanto, verifique se são correspondentes.

(1)

(2)

(4)

(3)

(5) (6)

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Se, após a gravação, algum dado for necessitar de alteração ou exclusão,

clique em ALTERAR (5) ou EXCLUIR (6), respectivamente.

ATENÇÃO: Todos os registros devem ser digitados com a primeira letra da palavra

maiúscula e as demais em minúscula. Ex: Fulano de Tal.

Para desejar visualizar e/ou imprimir os dados pessoais e/ou funcionais

clique no botão “Visualizar e Imprimir informações do Servidor”, no canto inferior da

aba, selecione uma das opções: “Dados Pessoais” ou “Dados Funcionais” ou “Dados

Pessoais e Funcionais” e clique OK. Será visualizado o relatório e, se necessário,

imprima.

3.1.1.3. Férias do servidor - consultar, visualizar, inserir, alterar, excluir e/ou

imprimir

Além da ferramenta “Escala de férias” é possível pela “Agenda” consultar,

visualizar, inserir, alterar, excluir e/ou imprimir o período de férias do servidor.

Para consultar utilize o campo “Buscas” no inferior da aba, conforme

ilustração abaixo, escolha o mês e o ano desejado e clique em “Pesquisar”.

Para visualizar clique no botão “Visualizar e Imprimir informações do

Servidor” selecione a opção “Período de Férias” e clique OK. Será visualizado o

relatório e, se necessário, imprima.

Para inserir, alterar ou excluir clique duas vezes ou enter na previsão de

férias desejada, selecione um dos respectivos botões, preencha os campos

solicitados conforme instruções do item 3.4 - Escala de Férias.

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3.1.1.4. Ficha funcional do servidor – consultar, visualizar, inserir, alterar,

excluir e /ou imprimir

De acordo com o Procedimento de Gestão de Pessoas a ficha funcional dos

servidores deve ser analisada constantemente conforme critérios estabelecidos nas

Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt.

Através da ferramenta “Buscas” da ficha funcional dentro da janela

“Informações sobre o(a) servidor (a)” é possível a realização do levantamento de

diversas ocorrências específicas registradas na ficha funcional, tais como:

quantidade de justificativas de abonos de falta, penalidades aplicadas; esquecimento

de ponto, entre outras ocorrências classificadas conforme o tipo na Tabela 1,

anexos. Os tipos de busca na ficha funcional do servidor são:

� Ficha completa: selecione qualquer tipo de busca e deixe em branco

todos os campos e clique em “Pesquisar”;

� Por data (dia, mês e ano);

� Por tipo de assunto conforme classificação na Tabela 1, anexos, dia,

mês e ano;

� Por descrição, dia, mês e ano: no campo descrição digite a letra ou

palavra desejada de busca.

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Para visualizar, utilize o tipo de busca desejada, clique no botão “Visualizar

e Imprimir informações do Servidor” selecione a opção “Ficha Funcional” e clique

OK. Será visualizado o relatório e, se necessário, imprima.

A titulo exemplificativo e de modelo, para visualizar e/ou emitir um relatório

para controle da quantidade de atestados apresentados pelo servidor dos últimos

seis meses, visando atender o artigo 86, Capítulo IV – DAS PENALIDADES, das

Normas de Padrão de Atendimento Vapt Vupt, é necessário:

� Selecionar no campo “Buscas” por “Tipo”;

� Digitar o tipo desejado, nesse caso, atestado;

� Digitar o mês e ano desejado, deixando em branco o dia, visto que o

relatório será emitido por mês;

� Clicar em Pesquisar, será apresentado as justificativas de falta

apresentadas no mês digitado; no canto inferior esquerdo constam os

números de registros, pode facilitar a contagem, porém se o atestado

acatado for para abonar mais de 1 dia será necessário computar

manualmente, pois o sistema só contabiliza a quantidade de registros

lançados;

� Clicar no botão “Visualizar e Imprimir informações do Servidor” e

selecione a opção “Ficha Funcional” e clique OK. Será visualizado o

relatório dos atestados apresentados no mês selecionado e, se necessário,

imprima.

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ATENÇÃO: O sistema permite buscas por período, por exemplo, janeiro a julho,

portanto, para visualizar, emitir e/ou imprimir o relatório desses atestados por

período é necessário selecionar o campo “Buscas por intervalo de data”, localizado

no canto inferior direito da aba, e depois escolher o período no botão calendário,

conforme demonstrado na figura abaixo.

Caso haja necessidade de um relatório sem período específico deixe em branco os

campos dia, mês e ano e clique em “Pesquisar”.

É possível, por meio dessa mesma ferramenta “Ficha Funcional”, inserir, alterar ou

excluir qualquer informação da ficha funcional do servidor, desde que no prazo de

dez (10) dias, conforme previsto no item 3.2. Para isso, clique duas vezes ou enter

sob a informação desejada. Será aberta a janela “Relatório Diário”, clique em

“inserir”, “alterar” ou “excluir”, conforme o caso, e preencha os campos solicitados

conforme as instruções do item Relatório Diário de acordo com a ação.

3.1.1.5. Dossiê de servidor - consultar, visualizar, inserir, alterar, excluir e /ou

imprimir

De acordo com o Procedimento de Gestão de Pessoas o apoio

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administrativo deve realizar uma verificação da permanência e integridade da

documentação apresentada pelos servidores nos seus dossiês.

Através do campo “Buscas” no dossiê dessa ferramenta também é possível,

assim como na ficha funcional, a realização do levantamento de diversas

ocorrências específicas registrados no dossiê, tais como: documentos do SGQ,

penalidades escritas, certificados, entre outros documentos classificados na Tabela

2, conforme o tipo apresentado, anexos. Os tipos de busca para a consulta no

dossiê são iguais ao da ficha funcional, já descrito anteriormente.

Para visualizar utilize o tipo de busca desejada, clique no botão “Visualizar e

Imprimir informações do Servidor”, selecione a opção “Dossiê” e clique OK. Será

visualizado o relatório e, se necessário, imprima.

É possível também por esta ferramenta, além da “Relatório Diário”, inserir,

alterar ou excluir qualquer informação do dossiê do servidor. Para isso, clique duas

vezes ou enter sob a informação desejada. Será aberta a janela “Relatório Diário”,

clique em “inserir”, “alterar” ou “excluir”, conforme o caso, e preencha os campos

solicitados conforme instruções do item 3.2 Relatório Diário.

ATENÇÃO: No dossiê somente serão lançados tipos de documentos descritos.

a) Atualização do Check list

Para efetuar o referido lançamento, é necessário:

• Clicar duas vezes ou enter no nome do servidor desejado na

ferramenta “Agenda”;

• Clicar na aba “Dossiê”;

• Clicar duas vezes ou enter em qualquer parte do campo dossiê para

abrir a janela “Relatório Diário”, ilustrada abaixo, e clique em

“INSERIR” para esvaziar os campos, se necessário. Nela, todos os

campos serão preenchidos da seguinte maneira:

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Data (na aba Relatório Diário): A data de recebimento do documento. Para

adequação de documentos constantes nos dossiês anteriores ao SGI que não

tenha sido lançada informação na ficha funcional do servidor, deve-se criar data

entre o último documento recebido e o subsequente.

Supervisor ou membro da administração: deve clicar com o botão direito do

mouse na opção “Registro de Documentos do Dossiê Anterior do Sistema e

selecionar “SIM”.

Turno: campo preenchido automaticamente pelo sistema (matutino);

Tipo: O tipo de documento, conforme classificação da tabela 2, anexos;

Órgão: do servidor em questão;

Ficha funcional e Dossiê: Dê clique duplo ou enter em qualquer parte desse

campo e:

• Localize na lupa o servidor desejado, se necessário,

• Selecione a opção “SIM” no campo “Inserir Informações no Dossiê”

• Digite a página do documento contendo 3 casas decimais, (000), o tipo de

documento atendendo a classificação “Tipo” da Tabela 2, anexos, e a data

do documento. Ex: data do memorando que autoriza a inclusão. Nos

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casos de avaliação de resultado do processo de seleção Vapt Vupt a

última data do período avaliado. Clique em “GRAVAR” e feche a tela.

Descrição: digite a descrição sucinta sobre o conteúdo do documento

e clique em “GRAVAR”.

Se tiver mais documentos a serem lançados referentes ao mesmo dossiê, clique

em “INSERIR” e repita o procedimento até finalizar a atualização do check list do

dossiê utilizado.

É possível a atualização do check list também pela ferramenta “Relatório

Diário”.

b) Relatório Check list

Após o lançamento desses documentos no SGI, o apoio administrativo deve,

conforme determinação do Procedimento de Gestão de Pessoas, emitir relatório por

servidor. Para emissão desse relatório é necessário:

• Clicar duas vezes ou enter no nome do servidor desejado na “Agenda”;

• Clicar na aba “dossiê”;

• Selecionar a opção em branco dos campos de busca;

• Clicar no botão “Visualizar e Imprimir informações do Servidor”,

selecionar a opção “Dossiê” e clicar OK. Será visualizado o relatório

para impressão. Logo após, o apoio seguirá as instruções descritas no

referido Procedimento.

3.1.1.6. Emissão de relatórios predefinidos pelo sistema

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Dê um clique no botão “Visualizar e Imprimir Agenda”, destacado na figura

ilustrada acima, e selecione o tipo de relatório desejado para visualização e

impressão. Os tipos de relatórios predefinidos pelo sistema são:

� Relatório Padrão com título prédefinido “Agenda” ou Relatório Padrão com

título customizável: através da opção de um deles será visualizada uma lista

com o nome, órgão, turno, CPF, RG, cargos e órgão de origem dos

servidores e se desejar, campo de assinaturas. A única diferença entre eles

é o título da lista que, no Relatório com título customizável, o usuário digita

o título que desejar.

� Relatório Simplificado com título prédefinido “Agenda” ou Relatório

Simplificado com título customizável: são relatórios com dados mais

resumidos, através da opção de um deles será visualizada uma lista com o

nome, órgão e turno dos servidores e se desejar, campo de assinaturas. A

única diferença entre eles está também no título, que, no Relatório com

título customizável, o usuário digita o título que desejar na lista. O Relatório

Simplificado com título customizável com a opção “com campo de

assinatura” pode ser muito utilizado na entrega de documentos que

necessitam de recibo. (Ex: entrega de Comunicação Interna, Cartilha do

SGQ, Normas do Padrão de Atendimento Vapt Vupt, atualização de

Instruções de Trabalho e Procedimentos, etc).

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� Relatório mensal de aniversariantes da Unidade: através dele o usuário

seleciona o mês desejado para visualizar a lista dos aniversariantes da

Unidade do mês escolhido. Nessa lista sairão apenas os servidores ativos

na Unidade.

� Relatório de Admissão Funcional: através dele será visualizada uma lista

que constará o nome, órgão, data de admissão no Programa Vapt Vupt e o

campo de assinatura/observação do servidor. Nessa lista sairão apenas os

servidores ativos na Unidade.

� Relatório de Servidor por Órgão e Turno: através dele será visualizada uma

lista que constará o nome, órgão, turno do servidor e o campo de

assinatura/observação do servidor. Nessa lista sairão apenas os servidores

ativos na Unidade.

3.1.1.7. Emissão de relatórios personalizados

São relatórios mais específicos que possibilitam ao usuário informações

variadas dos dados do servidor. As informações dependerão do tipo de seleção no

botão “Opções Avançadas de Busca na Agenda”.

Exemplo:

O Coordenador da Unidade X necessita da lista de todas as mães da

Unidade para parabenizá-las no Dia das Mães.

(1)

(2)

(3)

(4)

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Para a emissão dessa lista é necessário:

� Clicar no botão “OPÇÕES AVANÇADAS DE BUSCAS” (1);

� Selecionar Sexo (feminino) e Filhos (Sim) (2);

� Clicar em PESQUISAR e fechar a tela (3);

� Clicar em Visualizar e Imprimir Agenda (4);

� Selecionar o tipo de relatório predefinido pelo sistema;

� Visualizar e/ou imprimir.

3.1.1.8. Emissão de relatório individual de servidor

Quando um servidor é desligado da Unidade, o apoio administrativo, para

atender o Procedimento de Gestão e Pessoas, deve encaminhar dentro do seu

dossiê a cópia dos dados pessoais e ficha funcional do servidor, cadastrado nesse

sistema.

Para emissão desse relatório, é necessário:

• Clicar duas vezes ou enter no nome do servidor desejado na

“Agenda”;

• Clicar no botão “Visualizar e Imprimir informações do Servidor”,

selecionar a opção “Informações Completas”, clicar em OK. Será

visualizado o relatório para impressão.

3.1.1.9. Movimentação do servidor

Quando o servidor for desligado do Programa Vapt Vupt, é necessário

alterar o seu histórico dentro do SGI. Na aba “Dados Funcionais” deve-se preencher

o campo “Desligamento do VV”, alterar a sua situação na Unidade para Inativo e

“GRAVAR”.

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O botão “Entrada e Saída de Servidores” é utilizado nos casos de

transferências, onde é enviado ou recebido todo o histórico do servidor (Dados

Pessoais, Dados Funcionais, Período de Férias, Ficha Funcional e Dossiê) para

outra Unidade.

a) Saída de servidor (Unidade origem)

Em caso de transferência de servidores de uma Unidade para outra, o apoio

administrativo da Unidade origem deve, conforme Procedimento de Gestão de

Pessoas, dentro de 1 dia útil enviar o histórico do servidor para a Unidade destino da

seguinte forma:

• Buscar o servidor na “AGENDA” e selecioná-lo.

• Clicar no Botão “ENTRADA E SAÍDA DE SERVIDORES”, destacado na

ilustração abaixo, e em seguida no botão “SAÍDA DE UM SERVIDOR”. O SGI

automaticamente altera a situação do servidor na Unidade para Inativo.

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• Cadastrar a data de saída do servidor da Unidade Atual, solicitado na janela

que será aberta.

Executadas essas ações, o SGI gera um arquivo com o nome do servidor

que será transferido dentro de uma pasta denominada SAÍDA, disponibilizada onde

o SGI foi instalado na Unidade, de acordo com a indicação na tela de confirmação

denominada Sucesso.

Concluída essa etapa o apoio administrativo deve enviar e-mail para a

Unidade destino com o anexo do arquivo gerado salvo no local indicado na tela

“Sucesso”.

b) Entrada de um servidor (Unidade destino)

Ao receber o e-mail com o arquivo do servidor transferido o apoio

administrativo da Unidade destino deve:

� Salvar o anexo recebido na área de trabalho da máquina;

� Abrir o SGI na AGENDA e clicar no Botão “ENTRADA E SAÍDA DE

SERVIDORES” e, em seguida, clicar no botão “ENTRADA DE UM

SERVIDOR” onde será aberta uma tela do Windows para localização do

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anexo salvo recebido no e-mail. Depois de localizado esse anexo o sistema

internaliza os dados do servidor transferido automaticamente.

� Confirmar a atualização dos dados solicitada pelo sistema, no caso de

servidor que já exerceu atividades na Unidade destino.

� Abrir a aba DADOS FUNCIONAIS e lançar no campo “HISTÓRICO DE

TRANSFERÊNCIAS” o início de atividades naquela Unidade.

� Excluir o anexo salvo na área de trabalho da máquina após verificação que

o cadastro do servidor foi inserido no sistema.

c) Importação de ficha funcional

Através da utilização da ferramenta “Configurações” os apoios

administrativos realizam a importação da(s) Ficha(s) Funcional(s).

Para importar ficha(s) funcional (s) o apoio administrativo deve:

• Clicar no botão LUPA para buscar o arquivo no local adequado, selecioná-lo e

clicar no botão “IMPORTAR FICHA” e aguardar a exibição da mensagem

“Informações importadas com sucesso”.

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Observa-se que foram criadas abas numéricas, que são as Fichas Funcionais

referentes a cada servidor da Unidade. Neste ponto iniciará o tratamento individual

dessas fichas importadas, para que fiquem configuradas de maneira que o SGI as

reconheça, devendo o apoio:

• Identificar a aba 1, clicando no botão LUPA para buscar dentro do SGI, o

servidor referente àquela Ficha Funcional;

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• Remover as linhas que contém o cabeçalho da antiga Ficha Funcional,

clicando com o botão direito do mouse em cima das linhas que serão

removidas, até chegar à linha que contenha a primeira ocorrência. Remover,

também, informações referentes a acordos de troca/compensação, visto que

não constarão na ficha funcional;

• Inserir linha em branco acima dessa linha para ser digitado na coluna

DESCRIÇÃO o nome da Unidade correspondente às informações descritas

nas próximas linhas atendendo a Tabela 4, anexos;

• Classificar as informações da coluna DESCRIÇÃO, conforme as ocorrências

descritas e identificá-las na coluna TIPO atendendo a Tabela 1, anexos,

repetindo esse procedimento em todas as linhas subseqüentes;

• Excluir as linhas em branco no final da ficha, após a última informação

relatada, se existirem;

• Clicar no botão GRAVAR.

• Excluir as linhas que mencionarem entrega de documentos contidos no

dossiê, visto que a inserção é realizada na atualização de dossiê, conforme

item 3.1.1.5, letra a.

ATENÇÃO: Quando houver duas ocorrências distintas, referentes ao mesmo dia,

descritas em uma mesma linha, deve-se inserir uma nova linha para que as

informações possam ser divididas e classificadas de acordo com o TIPO da coluna.

Ex: “Fulano de tal compensando data para Beltrano. Foi pontuado ..... “Por ser tipos

de classificação diferentes deverão estar em linhas separadas.

O apoio administrativo deve concluir todo o tratamento da Ficha Funcional

importada, sob pena de refazer todas as ações já realizadas, visto que o sistema

não considera parte da importação.

CUIDADO: Atenção ao GRAVAR as informações no sistema, pois se por equívoco,

a mesma informação for gravada mais de uma vez, todas as informações serão

duplicadas na Ficha Funcional do servidor.

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3.1.2. Quadro Funcional

Essa função permite cadastrar as funções e os órgãos existentes na Unidade

a fim de administrar o quadro funcional ativo e subsidiar o preenchimento do Quadro

Funcional, disponível no Sefaznet, que deve ser enviado mensalmente à Supervisão

de Seleção e Treinamento.

3.1.2.1. Cadastro

Clicar no botão Agenda, após isso no botão Quadro Funcional e em seguida

no botão “Configurações para o Relatório do Quadro Funcional”, conforme

destacado nas figuras abaixo:

Para o cadastro dos órgãos clicar em INSERIR e em seguida preencher os

campos, observando o quantitativo ideal para cada função/órgão e para cada turno

dentro da Unidade.

Após esse preenchimento o sistema cruza as informações com o total de

servidores cadastrados e gera automaticamente uma relação de servidores, por

função/órgão, demonstrando se a Unidade está com o quantitativo ideal ou possui

déficits.

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3.2. RELATÓRIO DIÁRIO

Por meio desta ferramenta se dá o acesso e/ou lançamento na ficha funcional

e dossiê do servidor e nela são lançadas todas as ocorrências registradas no

Relatório Diário manuscrito das Unidades Vapt Vupt. Para acessá-lo dê um clique

no botão “RELATÓRIO” no workspace.

3.2.1. Lançamento do Relatório Diário

Para o lançamento das informações descritas no Relatório Diário manuscrito

clique duas vezes ou enter em qualquer linha apresentada da aba “Relatório”. Esta

ação possibilita abrir a janela “Relatório Diário” para o devido lançamento. Clique em

“INSERIR” para esvaziar os campos a serem preenchidos da seguinte maneira:

Data: dia da ocorrência dos fatos da Unidade.

Supervisor ou membro da administração: responsável do registro da informação

do manuscrito.

Tipo: assunto da ocorrência deve ser observada a descrição e utilizar o tipo de

acordo com a nomenclatura da Tabela 1, anexos.

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Órgão: órgão do servidor ou do fato informado.

Ficha Funcional e Dossiê: utilizada somente nas ocorrências que mencionam

nome de servidores da Unidade. ATENÇÃO: os acordos de troca não irão para a

ficha funcional e as justificativas para abono de falta não irão para o dossiê.

Descrição: informação escrita no Relatório manuscrito.

Após o preenchimento desses campos clique em “GRAVAR”.

ATENÇÃO: O tipo deverá ser classificado individualmente, de acordo com cada

ocorrência.

Exemplos:

Descrição no manuscrito:

“Fulano de tal entregou atestado referente à sua falta de ontem (dia 01/01) e

foi pontuado de acordo com o Capítulo ll – Da Disciplina de Trabalho, Seção V – Dos

Deveres, art. 46, inciso lV, das Normas do Padrão Vapt Vupt, motivo: uso de celular

em horário de atendimento”.

O apoio administrativo deve observar que são duas ocorrências diferentes

relativas a um mesmo servidor, portanto, cada informação deve ser inserida

separadamente, classificando nos tipos “atestado” e “pontuação”, respectivamente, e

no campo “descrição” digitar apenas o trecho da informação relativa a cada tipo.

“Fulano de tal iniciou suas atividades nesta Unidade, entregou o certificado

de escolaridade e Declaração de Experiências Profissionais preenchida, recebeu a

Cartilha do SGQ, Normas do Vapt Vupt.

O apoio administrativo deve observar aqui que são três classificações

diferentes relativas a um mesmo servidor, portanto, cada informação deve ser

inserida separadamente, classificando nos tipos “Início de atividades”,

“Certificado/declaração” e “Documentos do SGQ”, respectivamente, e no campo

descrição digitar apenas o trecho da informação relativa a cada tipo.

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LEMBRETE: O apoio administrativo não deve selecionar o tipo “Outros” para

ocorrências já previstas nos tipos classificados e descritos da tabela 1, anexos deste

Manual.

Para visualizar ou imprimir o relatório lançado, clique no botão “Visualizar e

Imprimir Relatório Diário” (1)

A alteração ou exclusão do Relatório Diário no sistema só será possível até

10 (dez) dias corridos contando a partir da data do Relatório manuscrito.

3.2.2. Lançamento em Ficha Funcional e Dossiê

Todas as ocorrências referentes a servidores da Unidade, exceto acordos

de troca, devem ser lançadas na ficha funcional do servidor. O apoio administrativo

deve:

• Dar clique duplo ou enter em qualquer parte desse campo;

• Inserir o nome do servidor clicando na lupa ( ) para localizá-lo;

• Selecionar Sim ou Não no campo “Inserir Informações no Dossiê”.

O apoio administrativo seleciona “Sim” nos casos de documentos que serão

arquivados no dossiê do servidor. Exemplo: Na descrição do relatório consta que

Fulano de tal entregou o certificado de escolaridade. Conforme tabela 2, anexos,

é um documento que deverá ser arquivado no dossiê, portanto, o apoio seleciona

“sim”, verifica o número da última página arquivada no seu dossiê físico e digita o

número da próxima, sequencialmente e contendo três casas decimais, seleciona

o tipo de documento de acordo com o tipo e descrição da tabela 2, anexos, e

digita a data do documento. Nos casos de documentos que tenham mais de uma

página, independente se são anexos ou não, todas receberão numeração

sequencial, devendo o apoio cadastrar no campo “Nº PÁG”: o nº da primeira e da

última página. Exemplo: Se a última página cadastrada no dossiê for a 012 e o

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documento a ser inserido no dossiê possui 2 páginas contendo 3 anexos, deve

ser lançado 013-017, conforme ilustração abaixo:

O apoio administrativo seleciona “Não” nos casos que não existem documentos

comprobatórios da ocorrência descrita ou, se existem, o documento não deve ser

arquivado no dossiê, conforme este Manual e Procedimento de Gestão e

Pessoas. Em seguida, clique em GRAVAR e feche a tela “Inserir Informações na

Ficha Funcional”. Se a mesma informação do relatório necessitar de constar em

mais de uma ficha funcional, o apoio administrativo antes de fechar a tela, deve

clicar no botão “INSERIR” para que seja lançada a mesma descrição em outra

ficha funcional.

• Clicar em GRAVAR na tela “Relatório Diário”

IMPORTANTE:

1. Toda e qualquer ocorrência de servidor descrita no relatório manuscrito deve

ser lançada em sua ficha funcional, exceto acordos de troca/compensação,

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ou seja, aquelas que descrevem a data da compensação, folga ou troca

desses acordos.

2. Atestados, Atestados Parciais, Justificativa de Falta e Justificativa de Falta

Parcial (vide tabela 1, anexos) não serão arquivados no dossiê do

servidor, conforme Procedimento de Gestão e Pessoas, portanto selecione

“Não” no campo “Inserir Informações no Dossiê” quando for descrita a

apresentação desses documentos/justificativas.

3.2.3. Consulta de relatórios anteriores

Para consultar ou imprimir relatórios anteriores lançados no sistema utilize a

ferramenta “busca” logo abaixo da aba “RELATÓRIO”, conforme ilustração abaixo,

selecione o tipo de busca desejado e clique em “PESQUISAR”. Para visualização ou

impressão utilize o botão padrão “Visualizar e Imprimir Relatório Diário”

3.3. ACORDO DE TROCA/COMPENSAÇÃO

Esta ferramenta permite o lançamento e a consulta dos acordos de

troca/compensação entre os servidores da Unidade. Para ter acesso ao Acordo de

Troca dê um clique no botão “Acordo de Troca” no workspace.

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3.3.1. Realização de Acordo de Troca/Compensação

Após aberta a aba “Acordo de Troca” dê duplo clique em qualquer campo e

em seguida no botão “INSERIR” para esvaziar a tela e ser inserido os dados do

novo acordo.

O apoio administrativo deve preencher os seguintes campos ilustrados

abaixo:

(1): Digite a primeira data do acordo. Para facilitar a visualização do dia da semana

clique no calendário e selecione a data desejada.

(2): Nome do servidor que trabalhará primeiramente na data digitada em (1). Utilize

a lupa. Para facilitar a localização do nome digite a primeira letra inicial do nome do

servidor e dê duplo clique, ou tecle enter ou no botão “ENVIAR DADOS” para que

seu nome esteja nesse campo.

(3): Nome do servidor que trabalhará na data digitada em (4). Para inserir o seu

nome repita o procedimento (2)

(4): Digite a data que o servidor digitado em (3) irá compensar o acordo.

(5): Clique no botão “GRAVAR”

Os restantes dos campos serão preenchidos automaticamente.

(1)

(4)

(2)

(3)

(5)

(6)

(***)

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(6): Clique no botão “Visualizar e Imprimir Acordo”

(***): Os acordos que envolvam dias de pontos facultativos ou feriados municipais

devem ser classificados quanto ao TIPO. Se for:

Troca entre feriados: selecione “TURNO/ FERIADO”;

Troca de feriado com compensação de data: selecione “DATA/FERIADO”

Troca de feriado com sábado: selecione “TURNO/FERIADO

O controle do limite de realizações de trocas/compensações é realizado

automaticamente pelo SGI, por meio de mensagem informativa com o motivo do

impedimento de realização do acordo.

O sistema controla qualquer duplicidade de lançamento e dispara mensagem

de alerta nos casos que: o servidor possuir mais de três acordos no mês civil, se a

data do acordo coincidir com período de férias ou até mesmo existir acordo realizado

anteriormente com a mesma data.

Caso servidores do mesmo turno estejam envolvidos em acordos de troca de

sábado/feriados ou o acordo ultrapasse 30 dias, o sistema automaticamente emitirá

mensagem de alerta, podendo ser cadastrada a troca/compensação, mediante

autorização da coordenação/supervisão, clicando no botão “SIM” da mensagem e

em seguida no botão “GRAVAR” para posterior impressão. É necessário que o

responsável pela liberação do acordo escreva o motivo da excepcionalidade no

documento impresso.

3.3.2. Consulta de acordos de troca/compensação

Para consultar ou imprimir acordos do dia ou anteriores utilize a ferramenta

“busca” no local inferior da aba “Acordo”, conforme ilustração abaixo, selecione o

tipo de busca desejado e clique em “PESQUISAR”. Para visualização ou impressão

utilize o botão “Visualizar e Imprimir Acordos”.

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3.4. ESCALA DE FÉRIAS

Esta ferramenta permite o lançamento e a consulta da escala anual de férias

prevista dos servidores da Unidade. Para acessá-la dê um clique no botão

“Escala de Férias” no Workspace.

3.4.1. Lançamento da escala de férias

O lançamento da escala de férias será feito de forma individual, devendo:

• Clicar duas vezes ou enter em qualquer campo da aba “Férias” e em seguida

no botão “INSERIR”;

• Localizar o nome do servidor através do clique sobre o desenho da lupa (os

campos “Órgão” e “Turno” serão preenchidos automaticamente pelo sistema;

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• Digitar a quantidade de dias e em seguida a data de início de suas férias (o

campo “término” será preenchido automaticamente pelo sistema”;

• Selecionar no campo “Parcela” se refere-se a 1ª ou 2ª parcela do exercício ou

integral, e no campo “Ano Referência” o exercício que ela é referente.

• Digitar no campo observação apenas informações imprescindíveis.

• Clicar em GRAVAR

• Fechar a janela se finalizar o lançamento ou clicar no botão “INSERIR” para

iniciar outro .

3.4.2. Consulta da escala de férias

Para consultar ou imprimir escala de férias, utilize a ferramenta “busca” no

local inferior da aba “Férias”, conforme ilustração abaixo, selecione o tipo de busca

desejado e clique em “PESQUISAR”. Para visualização ou impressão utilize o botão

“Visualizar e Imprimir Escala de Férias”.

3.5. ESCALA DE TRABALHO

Esta ferramenta permite o lançamento e a consulta das escalas de trabalho

dos servidores da Unidade referente aos dias de sábado, feriado ou ponto

facultativo. Para acessá-la dê um clique no botão “Escala de Trabalho” no

workspace.

3.5.1. Lançamento da Escala de Trabalho

O lançamento da escala de trabalho também será feito de forma individual,

devendo:

• Clicar duas vezes ou enter em qualquer campo da aba “Trabalho” e em

seguida no botão “INSERIR”;

• Localizar o nome do servidor através do clique sobre o desenho da lupa (o

campo “Órgão” será preenchido automaticamente pelo sistema);

• Digitar a data escalada para trabalhar

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• Clicar em GRAVAR

• Fechar a janela se finalizar o lançamento ou clicar no botão “INSERIR” para

iniciar outro.

3.5.2. Consulta da Escala de Trabalho

Para consultar ou imprimir escala de trabalho, utilize a ferramenta “busca” no

local inferior da aba “Trabalho”, conforme ilustração acima, selecione o tipo de busca

desejado “Escalas de Sábado” ou “Escala de Feriado” e clique em “PESQUISAR”.

Para visualização ou impressão utilize o botão “Visualizar e Imprimir Escala de

Trabalho”.

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3.6. CONFIGURAÇÕES

A utilização desta ferramenta pelos apoios administrativos fica restrita somente

para importação das Fichas Funcionais registradas no Excel (arquivos anteriores

ao SGI).

3.7. CONTROLE DE USUÁRIOS

Esta ferramenta será utilizada para criar usuários do SGI. Em regra, será

manuseado pelo Apoio de Informática da Unidade.

Para criação de contas o servidor já deve estar cadastrado no SGI. O apoio

de informática deve:

• Clicar no botão INSERIR e localizar o servidor com um clique no desenho

“lupa”;

• Preencher os demais campos em branco.

• Selecionar as PERMISSÕES configurando o nível de privilégios que este

servidor terá dentro do sistema, atendendo a Tabela 3 Perfil de acesso,

anexos 1.

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ATENÇÃO: O usuário de acesso ao SGI, obrigatoriamente, será o mesmo usuário

cadastrado para acesso à rede da SEFAZ

3.8. CONTROLE DE LOGS

Ferramenta utilizada para controle e consulta de todas as ações executadas

no SGI, identificando o usuário, tipo de ação executada (inserção, alteração,

exclusão ou permissão) e o conteúdo executado. Todas as ações serão identificadas

no campo “Descrição” com seu conteúdo. Utilize a ferramenta “BUSCA” no local

inferior da aba “Login” e selecione o tipo de busca desejada

4. FERRAMENTAS ADICIONAIS

Ferramentas localizadas no botão “SGI” que facilitam na organização das

atividades desenvolvidas na Unidade.

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4.1. AGENDA DE COMPROMISSOS

Esta ferramenta proporciona o agendamento das atividades diárias facilitando o

cumprimento de prazos, tais como:

• feedback na avaliação de habilidades de atendentes;

• data de aniversário dos servidores para entrega dos cartões;

• envio de planilhas;

• data de aplicação de provas do SGQ, etc.

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4.2. RECADOS

Ferramenta utilizada para comunicação entre a equipe administrativa.

Exemplo:

O apoio administrativo do turno vespertino precisa repassar alguma

informação ao apoio do turno matutino sobre a necessidade de providências ou

finalização de uma atividade.

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4.3. AGENDA TELEFÔNICA - DIVERSOS

Cadastro de telefones úteis, tais como: órgãos, manutenções, etc.

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ANEXOS TABELA 1: CLASSIFICAÇÃO DO “TIPO” NO RELATÓRIO DIÁRIO

Tipo Descrição da Ocorrência

Faltas, Ausências temporárias e Acordos Ficha

Funcional Dossiê

Abono Coordenação

Quando a coordenação/GVV abonar falta ou qualquer atraso sem documento comprobatório (atestado ou justificativa).

Sim Não

Autorização Coordenação

Quando a coordenação/GVV autorizar: - Acordos de compensação/troca emergenciais; - Compensações/folga acordadas com a coordenação; - Exercício de atividades no horário intermediário; - Saída e retorno da Unidade durante o expediente que não reflita no registro de entrada/saída do ponto (velório, visitas, etc); - Acordos diversos entre coordenação e servidor; - Outras exceções que fogem das normas.

Sim Não

Falta Quando o servidor falta e ainda está dentro do prazo de apresentar atestado/justificativa de falta no dia do seu retorno.

Sim Não

Falta injustificada

Quando o servidor falta e no dia do seu retorno não apresentou justificativa/atestado ou apresentou e não foi acatado pela coordenação, tornando-se ciente da falta.

Sim Não

Atraso injustificado

Quando o servidor não apresenta documento comprobatório (atestado/justificativa) para justificar seu atraso ou apresenta e a coordenação não acata/abona os atrasos relativos a: - Entrada - Intervalo/lanche - Login - Saída (saída antecipada)

Sim Não

Saída Antecipada

Quando o servidor antes do término do expediente e ainda está no prazo de apresentar atestado/justificativa no dia do seu retorno.

Sim Não

Atestado

Quando o servidor apresentar e for acatado pela coordenação atestados diversos, relativo à saúde, tais como: - Médicos - Odontológicos - Laboratoriais, etc.

Sim Não

Atestado parcial

Quando o servidor apresentar e for acatado pela coordenação atestados parciais diversos que justifiquem seu atraso na entrada, saída antecipada ou no meio do expediente, relativos à saúde, tais como: - Médicos - Odontológicos

Sim Não

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- Laboratoriais, etc.

Justificativa de falta

Quando a ausência do servidor for por motivo pessoal, desde que justificada verbalmente pelo órgão/coordenação/GVV ou o servidor apresentar e for acatado pela coordenação qualquer documento comprobatório de sua falta, desde que não se enquadre nos tipos atestados e serviço externo, tais como: - Declaração de doação de sangue; - Certidão de óbito; - Reunião escolar; - Convocação de júri, audiências, etc.

Sim Não

Justificativa parcial

Quando a ausência do servidor for por motivo pessoal, desde que justificada verbalmente pelo órgão/coordenação/GVV ou o servidor apresentar e for acatado pela coordenação qualquer documento comprobatório, desde que não se enquadre nos tipos atestado parcial e serviço externo, que justifique seu atraso na entrada, saída antecipada ou no meio do expediente, tais como: - Certidão de óbito; - Reunião escolar; - Convocação de júri, audiências, etc.

Sim Não

Licença

Comunicação verbal, início, retorno, período concedido, nº de prontuário ou benefício, entre outras informações de licença: - Médica; - Maternidade; - Prêmio; - Óbito; - Gala, etc.

Sim Não

Férias Comunicação verbal, início, retorno ou recebimento/entrega de documentos relativos a férias, inclusive escala.

Sim Depende

Substituição Qualquer início ou retorno de substituição referente a férias, licenças, atestados, reuniões, etc. Sim Não

Serviço Externo

Comunicação verbal ou por meio de ofícios / memorandos / certidão / declaração de: - Reuniões externas, exceto do SGQ; - Convocação/disposição ao órgão/GVV; - Palestras e manifestações de interesse público; - Prestação temporária de serviços em outras Unidades, que não seja substituição de férias. - Cursos/treinamentos diversos, exceto do SGQ, etc.

Sim Não

Reunião interna Reuniões internas realizadas na Unidade que não sejam referentes a assuntos do SGQ. Sim Não

Eventos do SGQ

Reuniões internas ou externas, palestras, oficinas, treinamentos de servidores, reciclagem, aplicação de provas ou quaisquer informações com relação ao SGQ.

Depende Não

Treinamento Quaisquer informações relativas a treinamento de candidatos para o Programa Vapt Vupt ou substitutos de função:

Sim Não

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- Início, término, retorno do treinamento ou de reciclagem; - Feedback realizado ou recebido.

Compensação de data

Servidores envolvidos em acordo de compensação de data de dias da semana, dias de semana com sábado, dias de semana com feriados estaduais, municipais e ponto facultativo (estes últimos com sábado).

Não Não

Troca de Turno Servidores envolvidos em acordo de troca de turno. Não Não

Troca de Sábado Servidores envolvidos em acordo de troca de sábado. Não Não

Troca de Feriado Servidores envolvidos em acordo de troca de feriados ou sábados com feriados. Não Não

Penalidades Ficha

Funcional Dossiê

Orientação Verbal Quando o servidor recebe a penalidade: orientação verbal. Sim Não

Advertência por escrito

Quando o servidor recebe a penalidade: advertência por escrito. Sim Sim

Pontuação Quando o servidor recebe a penalidade: pontuação. Sim Sim

Movimentação de Servidores Ficha

Funcional Dossiê

Início das Atividades

- Novo servidor iniciando suas atividades na Unidade, ainda não pertence ao Programa; - Servidor iniciando suas atividades em outra função na mesma Unidade (mudança de função); - Servidor iniciando suas atividades em outra Unidade independente da função. (Neste caso, este tipo será lançado pela Unidade Destino, aquela que recebeu o servidor transferido).

Sim Sim

Desligado / Transferido

Servidor: - Transferido para outra Unidade (Neste caso, este tipo será lançado pela Unidade Origem); - Que retorna ao órgão de origem; - Devolvido à GVV; - Colocado à disposição; - Exonerado ou demitido.

Sim Sim

Diversos Ficha

Funcional Dossiê

Certificado / Declaração

Quando o servidor entrega certificado/declaração de: - Conclusão ou em curso de escolaridade; - Conclusão ou em cursos diversos, exceto dos SGQ, etc.

Sim Sim

Documentos do SGQ

- Resultado de Avaliação do Processo de Seleção Vapt Vupt, -Autorização de inclusão(ofício/portaria/memorando/e-mail); - E-mail do resultado e/ou a Prova do SGQ; - Declaração de Experiências Profissionais; - Declaração de Documentos Iniciais; - Outros documentos do SGQ.

Sim Sim

Documentos Quando o servidor entrega cópia de documentos Sim Sim

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Pessoais pessoais para justificar os atestados/justificativa de falta (certidão de nascimento, casamento, RG, etc).

Escala Recebimento/entrega de escalas de feriados, pontos facultativos e sábados, exceto escala de férias. Não Não

Manifestação do Cliente

Manifestações escritas ou verbais de usuários registradas no Relatório relativas à Unidade, órgão ou servidor.

Sim Não

Manutenção / Informática

Situações atípicas ocorrentes nas estações de trabalho: - Paralisação de equipamentos de informática; - Formatação, limpeza ou troca de máquinas, etc.

Não Não

Sistema Indisponível

Situações atípicas ocorrentes nos sistemas: - Paralisação de sistemas da Unidade ou do órgão; - Queda de energia; - Inoperância do servidor de rede, - Oscilação ou lentidão, etc.

Não Não

Material Permanente

Entrada ou saída de material permanente/patrimônio na Unidade (mesa, computador, telefone, etc). Não Não

Ponto - Ponto inoperante da Unidade. - Esquecimento ou marcação incorreta no ponto pelo servidor.

Depende Não

Conscientização

- Quando a coordenação/GVV se reporta aos servidores com a intenção de conscientizar ou repassar alguma orientação sobre a sua conduta, sem a conotação de penalidade, tais como: - Alertas; - Sensibilizações;

Depende Não

Suspensão de Senhas

Senhas suspensas por atingir a capacidade de atendimento da Unidade. Não Não

Repasse de Informações

- Repasse de informações diversas necessárias ao bom andamento das atividades executadas dentro da Unidade, entre equipe administrativa e servidores e vice-versa.

Depende Não

Outros Utilizado exclusivamente em casos excepcionais, ocorrências não correspondentes ou aproximadas a nenhum dos tipos existentes.

Depende Depende

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TABELA 2: CLASSIFICAÇÃO DO “TIPO” NO DOSSIÊ

Tipo Descrição

Documentos pessoais Cópia de documentos pessoais: RG, CPF, certidão de nascimento/casamento, etc.

Certificado/Declaração Comprovante/declaração/certificado de matrícula ou conclusão de escolaridade, de cursos diversos, exceto relativos ao SGQ.

Documentos do SGQ

- Resultado de Avaliação do Processo de Seleção Vapt Vupt, - Autorização de inclusão (ofício/portaria); - E-mail com o resultado da prova do SGQ; - Declaração de Experiências Profissionais; - Declaração de Documentos Iniciais; - Outros documentos do SGQ.

Férias Requerimento, declaração de concessão ou espelho de férias.

Advertência por escrito

Penalidade escrita “Advertência” aplicada a servidores.

Pontuação Penalidade escrita “Pontuação” aplicada a servidores.

Outros Utilizado somente em casos excepcionais, documentos que não correspondem ou aproximam a nenhum dos tipos existentes.

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TABELA 3: PERFIL DE ACESSO

Permissões Apoio Administrativo

Apoio de Informática

Supervisão Coordenação

Cadastro na Agenda X X X X

Consulta na Agenda X X X X Cadastro na Ficha funcional

X X X X

Consulta na Ficha funcional

X X X X

Cadastro no Acordo de troca

X X X X

Consulta no Acordo de troca

X X X X

Cadastro no Relatório diário X X X X

Consulta no Relatório diário X X X X

Cadastro na Escala de férias X X X X

Consulta na Escala de férias X X X X

Cadastro na Escala de trabalho X X X X

Consulta na Escala de trabalho X X X X

Criar contas de usuários X

Configurar nome da unidade

Configurar Tipos de itens

Importar Ficha Funcional X

Controle de Logs X X X X

Iniciar o Sistema maximizado

X X X X

Iniciar janelas principais maximizadas

X X x X

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TABELA 4: NOME DAS UNIDADES

Unidades

Águas Lindas

Anápolis

Aparecida de Goiânia

Araguaia

Banana Shopping

Buena Vista

Caldas Novas

Campinas

Central do Servidor

Cidade Jardim

Gerência do Vapt Vupt

Goianésia

Itaberaí

Itumbiara

Jaraguá

Jataí

Mineiros

Morrinhos

Rio Verde

Senador Canedo

Trindade

Unidade Móvel

Unidade Padrão

Valparaíso de Goiás

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