manual-de-excel-2007-funçoes avancadas

CML/DMRH/DEPARTAMENTO DE DESENVOLVIMENTO E FORMAÇÃO

Funcionalidades Avançadas

Manual de Formação

2013

M A N U A L D E E X C E L 2 0 0 7

CML/DMRH/DEPARTAMENTO DE DESENVOLVIMENTO E FORMAÇÃO - João Martins 2

ORIENTAÇÕES METODOLÓGICAS DE ORIENTAÇÃO ................................................................................ 4

OBJETIVO GERAL .................................................................................................................................... 4

REFERÊNCIAS A ENDEREÇOS RELATIVOS E ABSOLUTOS ......................................................................... 5

REFERENCIAS A OUTRAS FOLHAS E FICHEIROS ....................................................................................... 8

FUNÇÕES DE PROCURA E REFERÊNCIA ................................................................................................. 10

PROCV (VLOOKUP) ........................................................................................................................... 10 PROCH (HLOOKUP) ........................................................................................................................... 12

FUNÇÕES LÓGICAS ............................................................................................................................... 13

SE (IF) ............................................................................................................................................... 13 E (AND) ............................................................................................................................................ 14 OU (OR) ............................................................................................................................................ 15

FUNÇÕES DE MATEMÁTICA ................................................................................................................. 17

SOMA.SE (SUMIF) ............................................................................................................................. 17

FUNÇÕES DE ESTATÍSTICA .................................................................................................................... 19

CONTAR.SE....................................................................................................................................... 19 CONTAR.VAZIO................................................................................................................................. 19

FUNÇÕES FINANCEIRAS ....................................................................................................................... 20

PGTO (PMT) ..................................................................................................................................... 20

FUNÇÕES DE DATA E HORA .................................................................................................................. 22

AGORA (NOW).................................................................................................................................. 22 DIAS360 (DAYS360) .......................................................................................................................... 22 HOJE (TODAY)................................................................................................................................... 22 DIATRABALHO (NETWORKDAYS) ....................................................................................................... 22

FORMATAÇÃO, PROTEÇÃO DE DADOS E FORMULÁRIOS ...................................................................... 23

FORMATAÇÃO CONDICIONAL .............................................................................................................. 23

FORMATAÇÃO RÁPIDA ............................................................................................................................ 24 FORMATAÇÃO AVANÇADA ....................................................................................................................... 24

LISTAS PENDENTES............................................................................................................................... 26

PROTEÇÃO DE FOLHAS E LIVROS .......................................................................................................... 28

FORMULÁRIOS ..................................................................................................................................... 30

CRIAR UM FORMULÁRIO DE DADOS ............................................................................................................ 31

TABELAS DINÂMICAS ........................................................................................................................... 32

IMPORTAÇÃO DE DADOS EXTERNOS............................................................................................................ 32 CRIAR UM RELATÓRIO DE TABELA DINÂMICA OU GRÁFICO DINÂMICO .................................................................. 32 UTILIZAR DADOS EXTERNOS ..................................................................................................................... 33 GRÁFICOS DINÂMICOS ............................................................................................................................ 34 CRIAR UM RELATÓRIO DE GRÁFICO DINÂMICO A PARTIR DE UM RELATÓRIO DE TABELA DINÂMICA EXISTENTE ................. 35

MACROS E EDIÇÃO VBA ....................................................................................................................... 35

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O QUE É UMA MACRO ........................................................................................................................... 35

GRAVAR E EXECUTAR UMA MACRO ..................................................................................................... 36

O EDITOR DE VISUAL BASIC .................................................................................................................. 38

BIBLIOGRAFIA: ..................................................................................................................................... 39

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Orientações Metodológicas de Orientação

Este Manual foi elaborado com o objetivo de apoiar as ações de formação presenciais asseguradas pelo Departamento de Desenvolvimento e Formação.

Visa facultar aos participantes das referidas ações um documento facilitador da aprendizagem nas ferramentas abordadas pelo mesmo.

Ficará ao critério do formador a forma como introduzirá esta documentação nas sessões de formação.

Objetivo Geral

Através desta formação os formandos terão acesso a diversas explicações sobre folhas de cálculo e o aplicativo Excel, dotando-os dos conhecimentos para um bom desempenho profissional. Ser-lhes-ão facultadas informações sobre como trabalhar com diferentes livros simultaneamente, proteger informação, aplicar funções complexas, gerir informação através de tabelas dinâmicas, bem como uma breve introdução à elaboração de macros para automatização de tarefas.

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Referências a endereços relativos e absolutos

A utilização de endereços nas fórmulas, em vez de valores constantes, permite que, sempre que exista alteração nos valores que influenciam a fórmula, o resultado apresentado seja automaticamente atualizado.

Dizemos então que a fórmula possui endereços relativos, porque ao ser copiada para as linhas seguintes, os seus endereços alteram-se, adaptando-se às novas coordenadas e fazendo com que o utilizador não tenha de digitar várias fórmulas idênticas.

Nem sempre é possível utilizar a cópia das fórmulas e a sua consequente adaptação a novas coordenadas, de forma directa.

Na figura seguinte, na coluna E pretende-se calcular o valor total com 5% de desconto a pronto pagamento (P.P.)

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Se tentar copiar esta fórmula para a linha seguinte irá verificar que o valor difere do que realmente deveria resultar do cálculo. Isto porque a adaptação feita á fórmula copiada para a célula E6 deu origem á fórmula =D6*(1-E3), quando na realidade deveria ser =D6*(1-E2).

Pretende-se, então, que exista uma adaptação às novas linhas, mas a multiplicação seja sempre feita pela célula E2. Deve-se, para isso, indicá-la como um endereço absoluto, pelo que a fórmula correcta será: =D5*(1-$E$2).

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O endereço absoluto difere do relativo, devido aos símbolos $. A colocação destes símbolos pode ser feita através da simples digitação ou pressionando a tecla F4.

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Referencias a outras folhas e ficheiros

Nas imagens seguintes temos duas folhas, na 1ª folha (Preço Unit) temos os preços por Kg da fruta, na 2ª folha (Preço Quant) necessitamos efectuar os calculos de acordo com o preço por Kg que nos é indicado na 1ª folha.

Iremos estabelecer uma referencia ou ligaçao entre as duas folhas que nos permita calcular os Kg da fruta pelo preço unitario. De salientar que este procedimento é igual sendo

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aplicado entre folhas do mesmo livro ou entre livros de ficheiros do Excel diferentes desde que estes ultimos se encontrem na mesma localizaçao fisica.

Tambem é possivel executar em ficheiros com localizaçoes diferentes, exemplo, entre 2 computadores distantes, desde que essa ligaçao não seja quebrada, seja pela alteraçao do nome do ficheiro ou pela alteraçao da sua localizaçao.

Voltando ao exemplo apresentado, posicionando o rato na celula D3 da folha Preço Quant iremos executar a seguinte ligaçao:

(Sinal de igual) ='Preço Unit'!D3*'Preço Quant'!B3

Ou seja, iremos indicar que pretendemos multiplicar o valor por Kg das Maças que é de 0,35€ pelos 9 Kg que constam na célula B9 da folha Preço Quant .

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Funções de procura e referência

PROCV (VLOOKUP) Localiza um valor específico na primeira coluna da esquerda numa matriz (tabela). Por

outras palavras, esta função permite a “extracção” de um valor de uma tabela com base

num valor de pesquisa.

Sintaxe da Função

PROCV(valor_proc; matriz_tabela; núm_índice_coluna;procurar_intervalo)

Valor_proc – Valor a ser procurado na primeira coluna da tabela (matriz_tabela). Pode ser um número, uma referência ou um texto.

Matriz_tabela – Tabela onde os dados são pesquisados. Os valores da primeira coluna da tabela (coluna onde é feita a pesquisa do Valor_proc) devem estar ordenados por ordem ascendente.

Núm_índice_coluna – É o número da coluna de onde o valor correspondente (ao da coluna de pesquisa, onde actua o parâmetro Valor_proc) é extraído.

Localizar_intervalo – É um valor lógico que indica se a pesquisa deve ser exacta ou por aproximação. Ou seja, se o parâmetro for omitido a função localiza um valor aproximado. Caso o parâmetro seja falso (valor 0) a função localiza o valor exacto.

Exemplo de utilização da função PROCV.

Esta função permite pesquisar o conteúdo de uma determinada célula, na 1ª coluna de uma tabela especificada, devolvendo em seguida um valor correspondente, numa outra coluna indicada, da mesma tabela.

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No exemplo pretendemos introduzir um código nas células A9, A10 e A11 e obter automáticamente a respectiva descrição e o correspondente preço unitário.

Para tal iremos utilizar a função Procv nas células B9:C11.

No exemplo podemos ver a função aplicada em B9 que seria copiada para B10 e B11.

NOTA:

Ao utilizarmos a função Procv necessitamos de ter em atenção os seguintes factores:

1. A pesquisa é feita sempre na 1ª coluna da tabela. 2. A 1ª coluna da tabela, onde é feita a pesquisa, deve estar ordenada por ordem

crescente. 3. Ao seleccionarmos a tabela não devemos abranger a linha de cabeçalho, se esta

existir.

Aqui na janela da função podemos ver a fórmula que estaria na célula C9 e posteriormente

copiada para C10 e C11.

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Vemos que esta função tem 4 partes:

1. Indicar a célula onde será introduzido o valor a pesquisar (Valor_proc).

2. Indicar a área da tabela onde será efectuada a pesquisa (Matriz_tabela).

3. Indicar o nº da coluna onde está o resultado que pretendemos visualizar

(Num_índice_coluna).

4. (Procurar_intervalo) Este último é opcional e serve para indicar um Valor Lógico:

“1” ou Verdadeiro, faz com que no caso de o valor introduzido na célula

especificada em Valor_proc não existir seja colocado outro semelhante.

“0” ou Falso só será pesquisado um valor existente de facto na 1ª coluna da

tabela, caso contrário surgirá a indicação #N/D (Not Detected).

PROCH (HLOOKUP) Esta função é basicamente idêntica a Procv apenas a pesquisa, do conteúdo de uma

determinada célula, é realizada na 1ª linha de uma tabela especificada, devolvendo em

seguida um valor correspondente, numa outra linha indicada, da mesma tabela.

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Funções lógicas

SE (IF) Com base numa ou mais condições, devolve um valor se o teste à condição for Verdadeiro

ou outro se o teste for Falso.

Sintaxe da Função

SE(teste_lógico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso)

Teste_lógico – Condição ou condições que se pretendem testar. Pode ser um valor ou uma expressão. Quando existe a necessidade de combinar várias condições recorre-se às funções lógicas E(AND) e OU(OR).

Valor_se_verdadeiro – Valor, expressão ou cálculo se a condição for verdadeira.

Valor_se_falso – Valor, expressão ou cálculo se a condição for falsa.

Exemplo de utilização da função SE.

Na coluna Resultado pretendemos obter uma informação referente ao aproveitamento do

aluno. Para tal iremos verificar se a nota em B2 é superior ou igual a 10 e se tal se verificar

surgirá o texto “Aprovado”, caso contrário surgirá o texto “Reprovado”.

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NOTA: Poderíamos verificar se a nota era negativa, nesse caso a função ficaria da seguinte

forma:

SE(B2<10;”Reprovado”;”Aprovado”)

E (AND)

As seguintes frases serão VERDADE ou MENTIRA?

Tenho dois olhos E duas orelhas E nasci no planeta Terra.

ou

tem dois olhos E cinco orelhas E nasceu no planeta Terra.

Resumindo: a função E() para ser Verdadeira precisa que todas as opções sejam verdadeiras.

E a função será assim: E(2+2=4;3+3=6) Portanto: É verdade que 2+2=4 E também é verdade que 3+3=6?

Logo:

E(10<100;5*5=25) E(10+90=100;5*5=25;4+4=8;10+1=175,4) A primeira é verdade e a segunda falsa.

Na prática usamos o E() acoplado ao SE()

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Na frase: tem dois olhos E duas orelhas E nasceu no planeta Terra?

Vamos transformar isto no SE() combinado com E()

SE(E( tem dois olhos;duas orelhas; nasceu no planeta Terra) ganha 100€; senão ganha 0,00€)

(O Excel lê da seguinte forma: SE É verdade que tem dois olhos E também é verdade que tem duas orelhas E também é verdade que nasceu no planeta Terra ganha 100€; senão for verdade ganha 0,00€)

Portanto:

SE(E(10+90=100;5*5=25;2+2=4);100;0) - Resposta: 100 SE(E(10+90=100;5*5=80;2+2=4);100;0) - Resposta: 0

OU (OR)

Da mesma forma utilizando a função OU

OU sabe ler, OU está a estudar, OU respira.

OU respira, OU só fala chines, OU nasceu na Lua.

Resumindo: na função OU() basta que uma condição seja preenchida.

Outra com OU()

OU(=Marciano; >120 anos; =terrorista)

Juntando o SE( ) com o OU()

Na folha abaixo observe a função: =SE(OU(A1>5;B1>5);"Certo";"Errado") escrita na barra de fórmulas.

Vamos ler: SE(OU(A1>5 ou B1>5); escreva “Certo”;senão escreva "Errado") Observe a figura a seguir e os resultados. Como já vimos, na função OU se apenas um dos valores, ou todos, forem Verdadeiros a função será Verdadeira e retornará o primeiro valor.

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Numa Escola queremos através do Excel colocar ao lado das notas as expressões Aprovado - Em recuperação - Reprovado

Até aqui vimos a função SE com apenas duas possibilidades. Então, como fazer com três?

Iremos colocar uma Função SE() dentro de outra Função SE()

Ficará assim:

= SE(Nota>=5; "Aprovado";SE(Nota>=4;"Recuperação";"Reprovado"))

Explicando melhor:

Se a Nota for maior ou igual a 5 a resposta será "Aprovado"

se não for

Caímos na segunda função SE (em azul) que também tem duas possibilidades - Recuperação ou Reprovado.

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Ficará assim:

Funções de Matemática

SOMA.SE (SUMIF) Soma um intervalo de células mediante uma condição estabelecida.

Sintaxe da Função

SOMA.SE(intervalo; critérios; intervalo_soma)

intervalo – Intervalo de células para a validação do critério. Este intervalo deve ter um comprimento de células igual ao intervalo_soma.

critérios – Condição ou condições que irão limitar a soma. A condição será verficada no intervalo (primeiro argumento desta função).

Intervalo_soma – Intervalo de células que realmente serão somadas.

Exemplo de utilização da função Soma.Se

Pretendemos saber quanto foi pago a cada vendedor em comissões. Para tal, iremos

efectuar uma soma de todas as comissões por vendedor

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De acordo com o exemplo, vemos que a função Soma.Se é composta por 3 partes; Área onde

iremos pesquisar (Intervalo) o nome do vendedor que nos interessa (Critérios) e a área que

contém os valores a somar (Intervalo_soma).

Outro Exemplo: gostaria de somar somente as faturas que foram pagas.

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Funções de Estatística

CONTAR.SE

Possui uma folha onde tem o nome dos alunos e as suas médias. E deseja saber quantos alunos tiraram médias maior e igual a 9. Veja o exemplo:

CONTAR.VAZIO

Conta as células que estão vazias. Exemplo: gostaria de saber quantos alunos estão sem média.

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Funções financeiras

PGTO (PMT) Calcula o valor da prestação para um dado capital com base numa determinada taxa de juro e

por um período específico.

Sintaxe da Função

PGTO(taxa; nper; va; vf; tipo)

Taxa – Taxa de juro. Se a prestação a calcular for mensal, então a taxa de juro deve ser mensal.

Nper – Número de períodos. Podem ser anos, meses, trimestres ou outra periodicidade.

Va – Valor actual. Valor do capital inicial.

Vf – Valor futuro ou o saldo em dinheiro que deseja obter após o ultimo pagamento ter sido

efectuado, 0 (zero), se omisso.

Tipo – valor logico; pagamento no inicio do período =1; pagamento no final do período = 0 ou

omisso.

Exemplo de utilização da função Pgto:

Pretendemos saber quanto ficaremos a pagar, mensalmente, se adquirirmos uma habitação de

54.000 Euros, ficando em dívida 46.500 Euros a serem pagos em 30 anos a uma taxa anual de

9%.

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Ao aplicar a função, conforme está na célula B7, deveremos introduzir os seguintes dados.

Taxa = B4/12, onde B4 representa a taxa de juro anual, mas como pretendemos calcular a

prestação mensal, essa taxa terá que ser mensal.

Nper = B5*12, onde B5 representa os anos, obtendo assim o nº total de pagamentos.

Va = -B6, representa o valor em dívida (o sinal de – é opcional, depende apenas da utilização

que pretendemos dar ao aplicarmos a função Pgto.

Vf = Saldo que pretende obter após último pagamento (“0” se omisso).

Tipo = Valor lógico: “1” pagamento no início do período

“0” ou omisso, pagamento no final do período.

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Funções de data e hora

AGORA (NOW) Devolve a data actual, ou seja, a data do sistema indicando a data e a hora do dia.

Sintaxe da Função

AGORA()

DIAS360 (DAYS360) Devolve o número de dias entre duas datas com base num ano de 360 dias (doze meses de 30

dias). Para calcular a diferença entre duas datas baseadas num ano de 365 dias, basta uma

simples subtracção entre as mesmas.

Sintaxe da Função

DIAS360(data_inicial; data_final; método)

HOJE (TODAY) Devolve a data actual.

Sintaxe da Função

HOJE()

DIATRABALHO (NETWORKDAYS) Devolve o número de dias úteis compreendido entre duas datas.

Sintaxe da Função

DIASTRABALHO(data_inicial; data_final; feriados) Data_inicial – Data de início. Data_final – Data de fim. Feriados – Datas dos feriados compreendidos no intervalo de datas especificado.

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Formatação, proteção de dados e Formulários

Formatação condicional A formatação condicional ajuda a responder a questões específicas sobre dados. Pode aplicar a formatação condicional a um intervalo de células, a uma tabela do Excel ou a um relatório de Tabela Dinâmica. Há diferenças importantes que devem ser entendidas ao usar formatação condicional num relatório de Tabela Dinâmica.

Os benefícios da formatação condicional ao analisar dados, ajuda a questões como:

Onde estão as exceções num resumo de lucros nos últimos cinco anos? Quais são as tendências numa pesquisa de opinião de marketing ao longo dos últimos

dois anos? Quem vendeu mais do que 50.000€ este mês? Qual é a distribuição etária dos empregados? Quais são os alunos com melhor e pior desempenho na classe?

A formatação condicional ajuda a responder essas questões tornando mais fácil destacar células ou intervalos de células, enfatizar valores não-usuais e visualizar dados usando barras de dados, escalas de cores e conjuntos de ícones. Um formato condicional altera a aparência de um intervalo de células com base numa condição (ou critério). Se a condição for verdadeira, o intervalo de células será formatado com base nessa condição; se a condição for falsa, o intervalo de células não será formatado com base nessa condição.

Observação Quando criar um formato condicional, poderá fazer referência a outras células na mesma folha, mas não poderá fazer referência a células em outras folhas na mesma livro, ou utilizar referências externas a outra livro.

Escalas de cores são Menus visuais que ajudam a entender a distribuição e a variação de dados. Uma escala de duas cores ajuda a comparar um intervalo de células usando uma gradação de duas cores. O tom da cor representa valores maiores ou menores. Por exemplo, numa escala de cores verde e vermelha, pode especificar que células de valores mais altos tenham uma cor mais verde e células de valores mais baixos tenham uma cor mais vermelha.

Problema: não vejo a minha formatação condicional para nenhuma célula no intervalo.

Se uma ou mais células do intervalo, contiver uma fórmula que retorna erro, a formatação condicional não será aplicada ao intervalo inteiro. Para garantir que a formatação condicional seja aplicada ao intervalo inteiro, use uma função É ou SEERRO para retornar um valor diferente de erro.

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Formatação rápida

1. Selecione uma ou mais células num intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.

2. Na Menu Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Escalas de Cor.

3. Selecione uma escala de duas cores.

Dica Passe o rato sobre os ícones de escala de cores para ver qual deles corresponde a uma escala de duas cores. A cor da parte superior representa valores maiores; e a da parte inferior, valores menores.

Dica É possível alterar o método de escopo de campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica usando o botão de opção Aplicar regra de formatação a.

Formatação avançada

1. Selecione uma ou mais células num intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.

2. Na Menu Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Gerir Regras.

A caixa de diálogo Gestor de Regras de Formatação Condicional será exibida.

3. Siga um destes procedimentos: Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra.

A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

Para alterar um formato condicional, siga este procedimento: 1. Verifique se a folha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado

está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para. 2. Como opção, altere o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de

Diálogo na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na folha e, em seguida,

selecionando Expandir Caixa de Diálogo . 3. Selecione a regra e, em seguida, clique em Editar regra.

A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

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4. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente o escopo dos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:

Seleção, clique em Apenas estas células. Campo de correspondência, clique em Todas as células de <campo de valor>

com os mesmos campos. Campo de valor, clique em Todas as células de <campo de valor>.

5. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar todas as células com base nos valores.

6. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar Estilo, selecione Escala Bicolor.

7. Selecione um Tipo Mínimo e Máximo. Siga um destes procedimentos: Formatar valor mais alto e valor mais baixo Selecione Valor Mais Baixo e

Valor Mais Alto.

Neste caso , não digita um Valor para Mínimo e Máximo.

Formatar um valor numérico, de data ou hora Selecione Número e digite um Valor Mínimo e Máximo.

Formatar uma percentagem Selecione Percentagem e digite um Valor para Mínimo e Máximo.

Os valores válidos estão entre 0 (zero) e 100. Não digite o sinal de percentagem.

Use uma percentagem quando desejar visualizar todos os valores proporcionalmente porque a distribuição de valores é proporcional.

Formatar um percentil Selecione Percentil e digite um Valor para Mínimo e Máximo.

Os percentuais válidos estão entre 0 (zero) e 100. não pode usar um percentual se o intervalo de células contiver mais de 8.191 pontos de dados.

Use um percentual quando desejar visualizar um grupo de valores elevados (como os 20

percentuais) numa proporção de cores e valores baixos (como os 20 percentuais) em outra proporção de cores, porque eles representam valores extremos que podem distorcer a visualização de seus dados.

Formatar um resultado de fórmula Selecione Fórmula e digite um Valor Mínimo e Máximo.

A fórmula deve retornar um número, uma data ou uma hora. Inicie a fórmula com um sinal de igual (=). Fórmulas inválidas resultam em nenhuma formatação aplicada. Convém testar a fórmula na folha para assegurar que ela não retorne um valor de erro.

Valores Mínimo e Máximo são os valores mínimo e máximo do intervalo de células. Verifique se o valor Mínimo é menor do que o valor Máximo.

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pode escolher um Tipo diferente para Mínimo e Máximo. Por exemplo, é possível escolher um Número para Mínimo e um Percentual para Máximo.

8. Para escolher uma escala de cores para Mínimo e Máximo, clique em Cor para cada um e, em seguida, selecione uma cor.

Se desejar escolher cores adicionais ou criar uma cor personalizada, clique em Mais Cores.

A escala de cores que selecionar será exibida na caixa Visualização.

Listas pendentes

Listas pendentes são criadas a partir de um intervalo de células.

Para simplificar a introdução de dados ou limitar as entradas a itens específicos que defina, pode criar uma lista pendente de entradas válidas que é compilada noutra localização do livro. Quando se cria uma lista pendente para uma célula, aparece uma seta nessa célula. Para introduzir informações nessa célula, clique na seta e clique na entrada pretendida.

Para criar uma lista pendente a partir de um intervalo de células, utilize o comando Validação de Dados no grupo Ferramentas de Dados do separador Dados.

Para criar uma lista de entradas válidas para a lista pendente, introduza as entradas numa coluna ou linha, sem células em branco. Por exemplo:

A

1 Vendas

2 Finanças

3 Investigação e Desenvolvimento

4 MIS

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NOTA É possível que pretenda ordenar os dados pela ordem em que pretende que apareçam na lista pendente.

Se pretender utilizar outra folha de cálculo, escreva a lista nessa folha de cálculo e, em seguida, defina um nome para a lista.

Para definir um nome:

Seleccione a célula, o intervalo de células ou as selecções não adjacentes às quais pretende atribuir nomes.

Clique na caixa Nome na extremidade esquerda da barra de fórmulas.

Escreva o nome das células; por exemplo, DepartVálidos.

Prima ENTER.

NOTA Não pode atribuir um nome a uma célula enquanto estiver a alterar o respectivo conteúdo.

Seleccione a célula onde deseja posicionar a lista pendente.

No separador Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Validação de Dados.

É apresentada a caixa de diálogo Validação de Dados.

Clique no separador Definições.

Na caixa Por, clique em Lista.

Para especificar a localização da lista de entradas válidas, efectue um dos seguintes procedimentos:

Se a lista estiver na folha de cálculo actual, introduza uma referência à lista na caixa Origem.

Se a lista se encontrar noutra folha de cálculo, introduza o nome que definiu para a lista na caixaOrigem.

Em ambos os casos, certifique-se de que insere um sinal de igual (=) antes da referência ou do nome. Por exemplo, introduza =DepartVálidos.

Certifique-se de que a caixa de verificação Lista pendente na célula está seleccionada.

Para especificar se a célula pode ser deixada em branco, marque ou desmarque a caixa de verificação Ignorar células em branco.

Em opção, defina uma mensagem de entrada a ser apresentada ao clicar na caixa.

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Para visualizar uma mensagem de entrada:

Clique no separador Mensagem de Entrada.

Certifique-se de que a caixa de verificação Mostrar mensagem de entrada ao seleccionar célula está seleccionada.

Introduza o título e o texto para a mensagem (até 225 caracteres).

Proteção de folhas e livros

Para impedir que, por acidente ou deliberadamente, um utilizador altere, mova ou exclua

dados importantes, pode proteger determinados elementos de uma folha ou livro, com ou

snuma senha.

Para proteger os dados de uma folha:

a) Selecione a folha que deseja proteger.

b) Para desbloquear células ou intervalos que deseja liberar para outros utilizadores

alterarem, faça o seguinte:

a. Selecione cada célula ou intervalo que deseja desbloquear.

b. Na Menu Início, no grupo Células, clique em Formatar e, em seguida,

clique em Formatar Células.

a. Na Menu Proteção, limpe a caixa de seleção Bloqueada e clique em OK.

b) Para ocultar fórmulas que não deseja que fiquem visíveis, faça o seguinte:

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a. Na folha, selecione as células que contêm as fórmulas que deseja

ocultar.

b. Na Menu Início, no grupo Células, clique em Formatar e, em seguida,

clique em Formatar Células.

c. Na Menu Proteção, marque a caixa de seleção Oculta e clique em OK.

c) Para desbloquear os objetos gráficos (como imagens, clip-art, formas ou gráficos

SmartArt) para que os utilizadores possam alterar, faça o seguinte:

a. Mantenha a tecla CTRL pressionada e clique em cada objeto gráfico a

ser desbloqueado.

d) Isso exibe as Ferramentas de Imagem ou Ferramentas de Desenho, incluindo a

Menu Formatar.

e) DICA também pode usar o comando Ir para a fim de selecionar rapidamente

todos os objetos gráficos numa folha. Na Menu Início, no grupo Edição, clique

em Localizar e Selecionar e, em seguida, clique em Ir para. Clique em Especial e

em Objetos.

a. Na Menu Formatar, no grupo Tamanho, clique no Iniciador de Caixa de

Diálogo ao lado de Tamanho.

b. Na Menu Propriedades, desmarque a caixa de seleção Bloqueado e

desmarque a caixa de seleção Bloquear texto, se houver uma.

f) OBSERVAÇÃO Para permitir que os utilizadores utilizem controles ou botões

e cliquem neles, não é necessário desbloqueá-los. Pode desbloquear os gráficos

incorporados, as caixas de texto e os outros objetos criados com as ferramentas

de desenho para que os utilizadores possam modificá-los.

g) Na Menu Revisão, no grupo Alterações, clique em Proteger Folha.

h)

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i) Na lista Permitir a todos os utilizadores desta livro, selecione os elementos que

deseja que os utilizadores possam alterar.

Na caixa Senha para desproteger a folha, digite uma senha para a folha, clique em OK

e digite novamente a senha para confirmá-la.

OBSERVAÇÃO A senha é opcional. Se não fornecer uma senha, qualquer utilizador

poderá desproteger a folha e alterar os elementos protegidos. Certifique-se de

escolher uma senha que seja fácil de lembrar já que se a perder não poderá aceder

aos elementos protegidos na folha.

Formulários

O botão Formulário não foi incluído na Faixa de Opções do Interface de utilizador do Office Fluent, mas poderá usá-lo no Office Excel 2007 adicionando o botão Formulário à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Adicionar o botão Formulário à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

1. Clique na seta ao lado de Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e clique em Mais Comandos.

2. Na caixa Escolher comandos em, clique em Todos os Comandos. 3. Na caixa de listagem, selecione o botão Formulário e clique em Adicionar.

Um formulário de dados fornece uma maneira conveniente de inserir ou exibir uma linha completa de informações em um intervalo ou tabela sem rolar horizontalmente. Usar um formulário de dados pode tornar o processo de entrada dos dados muito mais fácil do que passar de uma coluna de dados para a outra nos casos em que a quantidade delas é superior ao limite que pode ser visualizado no ecrã. Use um formulário de dados quando um formulário simples de caixas de texto listando os títulos de colunas como rótulos for suficiente, e não precisar de recursos sofisticados ou personalizados, como uma caixa de listagem ou um botão de rotação.

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Criar um formulário de dados

1. Se necessário, adicione um cabeçalho de coluna a cada coluna no intervalo ou tabela. O Excel usa esses cabeçalhos de modo a criar rótulos para cada campo do formulário.

Importante Verifique se não há linhas em branco no intervalo de dados.

2. Clique numa célula no intervalo ou tabela ao qual deseja adicionar o formulário. 3. Para adicionar o botão Formulário à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, faça o

seguinte: 1. Clique na seta ao lado de Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e clique em

Mais Comandos. 2. Na caixa Escolher comandos em, clique em Todos os Comandos e selecione o

botão Formulário na lista. 3. Clique em Adicionar e em OK.

4. Na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, clique em Formulário .

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Tabelas dinâmicas

Importação de dados externos Métodos para obtenção de dados externos:

Utilizando o Excel, pode-se importar dados originados de uma página da Web usando a caixa de diálogo Nova Consulta à Web. (Na Menu Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em Da Web.)

No navegador, procure a página da Web com base na qual deseja consultar os dados, clique com o botão direito do rato nessa página da Web e clique em Exportar para o Microsoft Excel no menu de atalho.

A caixa de diálogo Nova Consulta à Web é exibida.

Na caixa de diálogo Nova consulta à Web, insira o endereço referente à página da Web da qual deseja obter dados. É possível digitar o endereço, colá-lo de um endereço copiado ou clicar na seta próxima à lista Endereço e selecionar um endereço utilizado recentemente.

Observação O comprimento máximo de uma URL é de 255 caracteres.

Clique em Ir.

Da mesma forma é possível a obtenção de dados de outras fontes.

Criar um relatório de tabela dinâmica ou gráfico dinâmico Para criar um relatório de tabela dinâmica ou de gráfico dinâmico, deve ligar-se à fonte de dados e inserir o local do relatório.

1. Selecione uma célula em um intervalo de células ou coloque o ponto de inserção dentro da tabela do Microsoft Office Excel .

Certifique-se de que o intervalo de células tenha títulos de coluna.

2. Selecione o tipo de relatório a ser gerado seguindo um destes procedimentos: Para criar um relatório de Tabela Dinâmica, na Menu Inserir, no grupo

Tabelas, clique em Tabela Dinâmica e em Tabela Dinâmica.

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o Excel exibe a caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica.

Para criar um relatório de tabela dinâmica e de gráfico dinâmico, na Menu Inserir, no grupo Tabelas, clique em Tabela Dinâmica e, em seguida, clique em Gráfico Dinâmico.

O Excel exibe a caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica com Gráfico Dinâmico.

3. Selecione uma fonte de dados seguindo um destes procedimentos:

Selecionar os dados que deseja analisar

1. Clique em Selecionar uma tabela ou um intervalo. 2. Digite o intervalo de células ou a referência do nome da tabela, como

=LucrosTrimestrais, na caixa Tabela/Intervalo.

Se tiver selecionado uma célula em um intervalo de células ou se o ponto de inserção estava numa tabela antes de iniciar o assistente, o Excel exibirá o intervalo de células ou a referência do nome da tabelas na caixa Tabela/Intervalo.

Como alternativa, para selecionar um intervalo de células ou uma tabela, clique em Recolher

Caixa de Diálogo para ocultar temporariamente a caixa de diálogo. Selecione o intervalo na

folha e pressione Expandir Caixa de Diálogo .

Dica Considere o uso de uma referência de nome de tabela no lugar de um intervalo de células, uma vez que as linhas adicionadas a uma tabela são automaticamente inclusas no relatório de Tabela Dinâmica quando atualiza os dados.

Observação Se o intervalo estiver em outra folha na mesma pasta de trabalho ou em outra pasta de trabalho, digite o nome da pasta de trabalho e da folha usando a seguinte sintaxe: ([nomedapastadetrabalho]nomedafolha!intervalo).

Utilizar dados externos

1. Clique em Usar uma fonte de dados externa. 2. Clique em Escolher Conexão.

O Excel exibe a caixa de diálogo Conexões Existentes.

3. Na caixa de listagem suspensa Mostrar na parte superior da caixa de diálogo, selecione a categoria de conexões para a qual deseja escolher uma conexão ou selecione Todas as Conexões Existentes (que é o padrão).

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4. Selecione uma conexão a partir da caixa de listagem Selecionar uma Conexão e clique em Abrir.

Observação Ao escolher uma conexão da categoria Conexões nesta Pasta de Trabalho, estará reutilizando ou compartilhando uma conexão existente. Se escolher uma conexão a partir das categorias Arquivos de conexão na rede ou Arquivos de conexão neste computador, o Excel copiará o arquivo de conexão na pasta de trabalho como uma nova conexão de pasta de trabalho e usará esse arquivo como a nova conexão para o relatório de Tabela Dinâmica.

Para obter mais informações, consulte Gerir conexões aos dados numa pasta de trabalho.

4. Especifique um local seguindo um destes procedimentos:

Para colocar o relatório de Tabela Dinâmica numa nova folha começando na célula A1, clique em Nova Folha.

Para colocar o relatório de tabela dinâmica numa folha existente, selecione Folha Existente e especifique a primeira célula no intervalo de células onde deseja posicionar o relatório de Tabela Dinâmica.

Como alternativa, clique em Recolher Caixa de Diálogo para ocultar temporariamente a

caixa de diálogo, selecione a célula inicial na folha e pressione Expandir Caixa de Diálogo .

5. Clique em OK.

O Excel adiciona um relatório de Tabela Dinâmica vazio ao local especificado e exibe a Lista de Campos da Tabela Dinâmica para que possa adicionar campos, criar um layout e personalizar o relatório de Tabela Dinâmica.

Para obter mais informações, consulte Visão geral dos relatórios de Tabela Dinâmica e de Gráfico Dinâmico e Criar e alterar o layout dos campos em um relatório de Tabela Dinâmica.

Se criar um relatório de Gráfico Dinâmico, o Excel criará um relatório de Tabela Dinâmica associado logo abaixo desse relatório de Gráfico Dinâmico. Um relatório de Gráfico Dinâmico e seu relatório de Tabela Dinâmica acompanhante devem estar sempre na mesma pasta de trabalho.

Gráficos dinâmicos

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Criar um relatório de gráfico dinâmico a partir de um relatório de tabela dinâmica existente

1. Clique no relatório de tabela dinâmica. 2. Na Menu Inserir, no grupo Gráficos, clique em um tipo de gráfico.

pode usar qualquer tipo de gráfico exceto um gráfico de dispersão (xy), de bolha ou de ações.

Macros e Edição VBA

O que é uma Macro

Caso execute uma tarefa várias vezes no Microsoft Excel, é possível automatizá-la com uma macro. Uma macro é uma sequência de comandos e funções armazenados em um módulo do Visual Basic for Applications - VBA e pode ser executada sempre que você precisar executar a tarefa. Quando você grava uma macro, o Excel armazena informações sobre cada etapa realizada à medida que você executa uma sequência de comandos. Em seguida, você executa a macro para repetir, ou "reproduzir", os comandos.

Por exemplo, vamos supor que, seguidamente precisa formatar uma célula com Negrito, cor de fonte Vermelha, Itálico, Fonte Verdana de Tamanho 13 com quebra automática de linha. Ao invés de ter que executar todos os comandos de formatação em cada célula, pode criar uma Macro que aplica todos os comandos de formatação. Após criada a Macro, cada vez que tiver que aplicar o conjunto de comandos de formatação, basta executar a Macro, o que normalmente é feito através da associação de uma combinação de teclas com a Macro, como por exemplo Ctrl+L. No nosso exemplo, cada vez que quiser formatar uma célula com os formatos descritos, basta clicar na célula e pressionar Ctrl+L. Mais fácil do que aplicar cada comando individualmente.

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Antes de gravar uma macro, planeie as etapas e os comandos que deseja que a macro execute. Se cometer um erro durante a gravação da macro, as correções feitas também são gravadas. Ao gravar macros, o VBA armazena cada macro em um novo módulo anexado a uma pasta de trabalho.

Gravar e executar uma Macro

Quando grava uma macro, o gravador de macro grava todas as etapas necessárias para concluir as ações a serem executadas por essa macro. A navegação na Faixa de Opções não é incluída nas etapas gravadas.

Observação A Faixa de Opções é um componente da Interface de utilizador do Microsoft Office Fluent.

Primeiramente o menu Programador deve estar ativado, aparecendo na barra de menus, caso não esteja:

1. Se o Menu Programador não estiver disponível, faça o seguinte:

1. Clique no Botão Microsoft Office e, em seguida, clique em Opções do Excel.

2. Na categoria Popular, em Opções principais para trabalhar com o Excel, marque a caixa de seleção Mostrar Separador Programador no Friso e clique em OK.

2. Para definir o nível de segurança temporariamente e habilitar todas as macros, faça o seguinte:

1. Na Menu Programador, no grupo Código, clique em Segurança de Macros.

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2. Em Definiçoes das Macros, clique em Habilitar todas as macros (não recomendado; poderá ser executado um código potencialmente perigoso) e em OK.

Observação Para ajudar a impedir a execução de códigos potencialmente perigosos, convém retornar para qualquer uma das configurações que desabilitam todas as macros depois de terminar de trabalhar com macros. Para obter mais informações sobre como alterar as configurações, consulte Alterar as configurações de segurança de macros no Excel.

1. Na Menu Programador, no grupo Código, clique em Gravar Macro. 2. Na caixa Nome da macro, insira um nome para a macro.

Observação O primeiro caracter do nome da macro deve ser uma letra. Os demais caracteres podem ser letras, números ou caracteres sublinhados. Espaços não podem ser usados em um nome de macro; um caractere sublinhado funciona da mesma forma que um separador de palavras. Se usar um nome de macro que também seja uma referência de célula, poderá receber uma mensagem de erro informando que o nome da macro é inválido.

3. Para atribuir uma tecla de atalho de combinação com CTRL para executar a macro, na caixa Tecla de atalho, digite a letra minúscula ou maiúscula que deseja usar.

Observação A tecla de atalho substituirá todas as teclas de atalho padrão equivalentes do Excel enquanto a pasta de trabalho que contém a macro estiver aberta. Para obter uma lista de teclas de atalho de combinação com CTRL já atribuídas no Excel, consulte Teclas de atalho e de função do Excel.

4. Na lista Guardar macro em, selecione a pasta de trabalho onde deseja armazenar a macro.

Dica Se quiser que uma macro fique disponível sempre que usar o Excel, selecione Livro pessoal de Macros. Quando seleciona Livro pessoal de Macros, o Excel cria um Livro pessoal de Macros oculto (Personal.xlsb), se ainda não existir, e salva a macro nessa pasta de trabalho. No Windows Vista, essa pasta de trabalho é salva em C:\Users\nome do utilizador\AppData\Local\Microsoft\Excel\pasta XLStart. No Microsoft Windows XP, ela é salva em C:\Documents and Settings\nome do utilizador\Application Data\Microsoft\Excel\pasta XLStart. As pastas de trabalho na pasta XLStart são abertas automaticamente sempre que o Excel é iniciado. Se quiser que uma macro no Livro pessoal de Macros seja executada automaticamente em outra pasta de trabalho, deverá salvar essa pasta de trabalho na pasta XLStart, para que ambas as pastas de trabalho sejam abertas quando o Excel for iniciado.

5. Na caixa Descrição, digite uma descrição da macro.

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6. Clique em OK para iniciar a gravação. 7. Execute as ações que deseja gravar.

8. Na Menu Programador, no grupo Código, clique em Parar Gravação .

Dica também pode clicar em Parar Gravação à esquerda da barra de status.

O Editor de Visual Basic

O Editor de Visual Basic é um ambiente de desenvolvimento que possibilita trabalhar com formulários e objetos. Serve para que possamos através deste formulários e objetos criar código de programação para facilitar a criação de soluções de uma maneira mais significativa. É o ambiente de desenvolvimento e edição de macros disponibilizado nos aplicativos do Microsoft Office. Permite ainda Editar ou altera macros existentes ou previamente criadas. Esta disponível no Menu Programador junto ao Botão de Macros.

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Bibliografia:

http://office.microsoft.com/pt-br/support/results.aspx?filter=1&qu=excel&av=zxl120&queryid=37845d92-41e6-4a88-81e9-1a05c8bb888a

http://www.juliobattisti.com.br/cursos/excelavancado/principal.asp