Como elaborar o controle de distribuição de documentos

Não é de hoje que percebo a dificuldade que empresas menores

possuem em controlar certos aspectos do sistema de gestão, em muito

dos casos, não por falta de capacidade mas sim por falta de recursos

mais sofisticados ou falta de habilidades que não são tão inerentes ao

responsáveis pela área da qualidade ou, como o assunto em questão,

aos responsáveis pelo controle de documentos.

Como elaborar o controle dedistribuição de documentos

Um caso clássico era o do controle de distribuição de documentos.

Segundo os procedimentos, todos possuíam métodos para identificar o

documentos revisados e obsoletos, através de carimbos, impressões

coloridas, marcas d’água e um sem fim de métodos, cada qual

devidamente adequado ao propósito e tamanho da empresa.

Como elaborar o controle dedistribuição de documentos

Um exemplo: Fulano emitia um documento em determinada revisão.

Este documento era distribuído e o receptor assinava o comprovante

de recebimento. Passava-se o tempo e Fulano emitia outra revisão

daquele mesmo documento. Ele sabe que alguém recebeu o

documento, mas não sabe muito bem quem foi, quando e quantas

cópias foram (apesar de muitas empresas utilizarem mapas de

documentos). Logo, ele precisará consultar o recibo de entrega.

Como elaborar o controle dedistribuição de documentos

Muitas empresas falham aqui, pois não conseguem rastrear de forma

adequada o recibo, pois durante a emissão do referido documento e

sua nova revisão, muitos outros recibos foram emitidos e agora

alguém necessitará de muita boa vontade para procurar o tal recibo,

de tal forma que a entrega do novo documento revisado dependerá

dessa procura.

Como elaborar o controle dedistribuição de documentos

Prontamente empenhado em solucionar tal dificuldade enfrentada por

empresas ou organizações menores, que não dispunham de

sofisticados recursos para controle, emissão e distribuição de

documentos, elaboramos uma planilha que poderia ser útil à este

contexto.

Como elaborar o controle dedistribuição de documentos

Trata-se de uma planilha que consegue ao mesmo tempo registrar

tantos quantos forem necessários os documentos emitidos e os

números dos recibos para cada distribuição, como também ser o

próprio recibo de entrega do documento. Ela permite que a listagem

dos documentos distribuídos seja impressa, de modo a ser assinada

pelos receptores. Posteriormente possibilita a consulta pelo número

do registro, revisão, documento ou codificação para resgatar o registro

gerado e identificar quem recebeu, quando e quantas foram as vias.

Como elaborar o controle dedistribuição de documentos

O funcionamento é bem simples, basta preencher os dados do

registro, tais como:

- Nº. do registro

- Documento

- Identificação (codificação do documento)

- Datas de elaboração, revisão e aprovação

- Qtde. de vias que cada receptor irá receber (em A,B, C e/ou D)

- Identificação dos receptores (A, B, C e/ou D)

Como elaborar o controle dedistribuição de documentos

Ao imprimir, selecione as células que contêm os documentos que irá

distribuir e imprima a seleção. Ao imprimir os campos para a

assinatura ficarão visíveis.

A planilha também possui um controle para identificar os documentos

que já foram distribuídos e aqueles que já foram recolhidos.

Esta planilha está disponível na seção de downloads.

Como elaborar o controle dedistribuição de documentos

Como elaborar o controle dedistribuição de documentos

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