MÓDULO CONTROLE DE DOCUMENTOS

1. CADASTRO

a. Palavras Chaves

Este cadastro serve para criar localizadores para os documentos.Exemplo: EXTRUSAO

2. IMPLANTAÇÃO

a. Importação do Documento

Este deve ser importado somente em formato Word.

Documento Origem: Clicar no CD para procurar o documento no diretório em que se encontra.Documento: Deve ser apontado o código do documento conforme TABELA DE TIPOS DE DOCUMENTOS X CÓDIGOS DOS DOCUMENTOS.Revisão: Sempre com 03 casas decimais (Exemplo: 000, 005, 015)Titulo Documento: Apontar em maiúscula e sem acentos o título do documento.Digitador: Sempre “01” + o código funcional (Chapa).Tipo de Documento: Deve ser apontado o código do Tipo do Documento (Via F3).

Após efetuada a importação, deve-se obrigatoriamente dar manutenção no documento.Deve ser alterado o campo As Geral para o assunto correspondente.

Na pasta Opções:

Objetivo: Informar o objetivo do documento.

Responsáveis: Deletar (se necessário) os elaboradores que não são responsáveis pelo documento (para deletar: posicione na linha do usuário a ser deletado, aperte “Del” e saia do cadastro, dando OK).

Destinatários: Informe quem deverá receber este documento, clicando no CD para incluir. Via F3, informe o Setor que o usuário pertence. Clique 02 vezes no usuário para marcar ou desmarcar o recebimento.

Observe se o usuário receberá cópia eletrônica ou em papel.

Referência: Caso possua algum documento que queira referenciar ao documento que está cadastrando, informe:

Origem: Interno ou externo.Rv Obrigato: Se a revisão do documento é obrigatória ou não.Descrição: O código + o nome do documento.

Localizadores: Neste momento, informe Via F3, as palavras chaves cadastradas anteriormente (Exemplo: EXTRUSAO, ESTRUSAO, EXTRUZAO).

Motivo da Revisão: Informe “Implantação no sistema Microsiga”.Documento: Abra o documento e visualize se a configuração está correta.Finalizar Documento

b. Inclusão de um Novo Documento

Para criar um novo documento (que não exista em Word), deve-se clicar em Incluir documento e preencher os campos:

Cod Doc: Deve ser apontado o código do documento conforme TABELA DE TIPOS DE DOCUMENTOS X CÓDIGOS DOS DOCUMENTOS.Revisão: Sempre com 03 casas decimais (Exemplo: 000, 005, 015)Doc Int/Ext: Informar se o documento é interno ou externo.Tipo de Documento: Deve ser apontado o código do Tipo do Documento (Via F3).As Geral: Informar qual o assunto geral do documento.Titulo Doc: Apontar em maiúscula e sem acentos o título do documento.

E na pasta Opções, proceder da mesma forma que no item “a.”.

c. Circulação do Documento

Após a finalização do documento este é encaminhado (eletronicamente) para os usuários que, se necessário, deverá revisar e aprovar, voltando, após liberado ao distribuidor (elaborador).

Para saber em que “passo” está o documento clique em Detalhe e será apresentada a tela do andamento do documento.

Quando o usuário entra no sistema e se tiver alguma pendência é apresentada a tela de pendências.

Se for confirmada ela traz a tela especificando o Tipo de Pendência, e o Objetivo do Documento.

3. CRÍTICA NO DOCUMENTO

Caso o Revisor ou o Aprovador queira apontar uma crítica, na pasta Opções, clique em Críticas.

Será aberta uma tela já preenchida, onde somente deverá ser apontada a crítica, para isto clique no botão Texto da Crítica.

Digite sua crítica, confirme e clique em Devolver Documento. Assim que devolver o documento, ele voltará para o elaborador independente em que grau do processo esteja.

Somente o usuário elaborador do documento poderá baixar a crítica.

4. DISTRIBUIÇÃO

Para distribuir o documento é aconselhável apontar todos que poderão visualizar o documento, mas que não necessariamente deverão receber cópia em papel ou eletrônica.

Neste caso aponte-os como Não Recebe.

O sistema irá trazer uma tela onde deverá ser informada a data de vigência do documento e quantidade de dias da validade. É aconselhável deixar a data que o sistema traz e na quantidade de dias preencher com 9999.

Ao confirmar o sistema distribui as cópias eletrônicas e manda imprimir as cópias em papel, e neste momento deve-se cancelar as demais cópias, para assim poder tirar xerox do documento (minimizando o uso da impressora).

O sistema também gera o protocolo de recebimento das cópias, onde o usuário distribuidor deverá entregar ao leitor e pedir que seja protocolado.

5. TREINAMENTO

Para usuários que não possuem acesso ao sistema, pode ser incluso um treinamento para um determinado documento.

Informe os campos:

Ano Treina: Ano vigente.Cod Treina: Seqüencial informado pelo sistema.Cod Doc: Informe o código do documento que deverá ser feito o treinamento (via F3).Revisão: O sistema traz automaticamente.Data Inicio: A data que será iniciado o treinamento.Data Final: A data que será concluído o treinamento.Hora Inicio: Hora que será iniciado o treinamento.Hora Final: Hora prevista para o término do treinamento.Local Treina: Local onde será feito o treinamento.Txt Convoc: Se os treinandos possuírem e-mail cadastrado no sistema, receberão um e-mail de convocação, e este campo poderá ter a chamada para o treinamento.

Na pasta treinandos clique 02 vezes no usuário que deseja convocar.

Após concluído o treinamento, baixa-lo, clicando em Confirmar e apontando, se necessário, as ausências.

Para apontar as ausências clique no usuário que não foi e automaticamente abrirá uma tela que deverá conter o motivo da falta.

Ao confirmar o sistema pede a data de conclusão do treinamento, e o encerra.

6. REVISÃO

Para gerar uma revisão posicione no documento que gerará nova revisão, clique em Gerar Revisão, o sistema abrirá a tela de Motivo da Revisão, e após confirmada, automaticamente trará a tela com todos os dados já preenchidos.

Altere o que estiver incorreto ou incompleto e salve o documento.

Até a nova revisão estiver aprovada e distribuída ficará vigente o documento anterior, após distribuída o anterior “sumirá” da tela.

7. SOLICITAÇÕES

Pode ser gerada solicitação de novos documentos ou de revisão de documentos já existente.

Para documentos a serem criados deve ser informadas apenas a Descrição do documento e a Razão pela qual deve ser criada, esta rotina para novos documentos, é como uma agenda do que deverá ser criado.

Posicione no documento que queira sugerir uma nova revisão, aponte a Descrição e a Razão, e o sistema encaminha para o usuário elaborador do documento.

Clique duas vezes sobre a solicitação ou para aprova-la ou para reprova-la, se reprovar é aberta uma tela para especificar o motivo, caso contrário é aberta a tela de cadastro do documento, gerando assim uma nova revisão.

8. CONSULTA

Para consultar um documento, clique em Pesquisar Localizadores e Todos os Documentos, escreva a palavra que quer consultar e clique em Pesquisa.

Todos os documentos que possuírem o “link” com a palavra digitada serão apresentados em tela.