pg-dir-01-elaboração e controle de documentos

7/21/2019 PG-DIR-01-Elaborao e Controle de Documentos

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PROCEDIMENTO DE GESTOCdigo:PG-DIR-01Emisso Data: 07.07.2014

ELABORAO E CONTROLE DEDOCUMENTOS

Reviso:00Data Reviso: 07.07.2014Pgina: 1 de 10

Elaborao Verificao AprovaoGilson Vieira Gilson Vieira Bernardo Gayas

RD RD Diretor Geral

1. OBJETIVO

2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3. APLICAO

4. DEFINIES

5. RESPONSABILIDADES

6. DESCRIO DAS ATIVIDADES

7. CONTROLE DOS REGISTROS

8. FLUXOGRAMAS

9. ANEXOS

CONTROLE, DESCRIO E APROVAO DAS REVISESReviso

N Item Natureza da Alterao Data Aprovao Cargo

00 NA Elaborao e aprovao do documento 07.07.2014 Bernardo Gayas Diretor Geral

Tabela 1 Controle das revises


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RD RD Diretor Geral

1. OBJETIVO

1.1 Esse Procedimento Gerencial descreve o processo de elaborao e controle dos

documentos do Sistema de Gesto da Qualidade e estabelece diretrizes, tornando-os

disponveis aos colaboradores da Petrofisa, retratando o item da norma ISO 9001/2008.

(4.2.3) Controle de documentos.

2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

2.1. ABNT NBR ISO 9001:2008 Sistema de gesto da qualidade - Requisitos;

2.2. ABNT ISO/TR 10013 Diretrizes para documentao de sistema de gesto da

qualidade.

3. APLICAO

3.1. Este procedimento aplica-se a todos os departamentos gerenciais da Petrofisa em

todos os seus nveis.

4. DEFINIES

Procedimento:Documento descrevendo processos especficos de servio e/ou como

os requisitos da norma ISO 9001 esto sendo atendidos.

Instrues de Trabalho:Orientaes passo a passo sobre de que forma uma tarefa pode ser

executada.

Anexos:

Documentos utilizados para esclarecer, complementar ou apresentar

exemplos de informaes descritas nos procedimentos e instrues

de trabalho.

Formulrios:Documentos utilizados para registro da execuo de todo ou parte do

processo descrito em procedimentos e instrues de trabalho.

Registros:

Formulrios preenchidos ou informaes geradas como consequncia

do processo descrito em um documento e guardados conforme

indicado no Procedimento Gerencial.

Referncias:Documentos ou fontes externas, utilizados na preparao da

documentao e na execuo dos servios.

Documentos

Relacionados:Outros documentos que tenham que ser alterados se o documento

em questo for revisado ou alterado.


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Cpia controlada:Documento de emisso e distribuio controlada pela Coordenao

da Qualidade.

Cpia no controlada: Documento usado para fins de treinamento e informao.

Documento obsoleto: Documento que entrou em desuso.

Lista mestra:Lista que relaciona todos os documentos do SGQ, nas suas revises

atualizadas e/ou locais de distribuio.

Reviso sistemtica:Feita aps 24 (vinte e quatro) meses em que um documento do

sistema da qualidade no tenha sofrido qualquer reviso no Perodo.

SGQ: Sistema de Gesto da Qualidade.

Tabela 2 Termos e definies

5. RESPONSABILIDADES

5.2. O autor do documento responsvel por escrever o documento e submeter ao Diretor,

Gerente ou Coordenador do departamento para anlise e aprovao.

5.3. O Diretor, Gerente ou Coordenador dos departamentos so responsveis pelaaprovao de documentos de suas reas de responsabilidade.

5.4. O RD responsvel pelo controle de documentos, por atribuir nmeros aos

documentos, manter a lista-mestra atualizada (MDOI - Matriz de Documentos de Origem

Interna, FOR - SGQ. - 01 01), alimentar a rede com documentos novos e atualizados,

distribuir cpias fsicas e analisar documentos.

5.5.Todos os funcionrios so responsveis pela anlise dos documentos medida que os

usem, como tambm por submeter solicitaes de alterao de documentos quando

julgarem necessrio atualiza-los.

6. DESCRIO DAS ATIVIDADES

6.1. Criao de documentos

6.1.1. Quando for identificada a necessidade de um documento, a direo, gerncia ou

coordenadores correspondentes a rea nomear um elaborador para o documento. Em


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princpio qualquer funcionrio pode ser nomeado como elaborador de documentos em sua

rea de atuao e conhecimento, o elaborador escreve o documento, faz anlise junto comos operadores e supervisores do departamento onde a metodologia de trabalho ser

implantada.

6.2. Aprovao de documentos

6.2.1. Aps escrito, o elaborador submete os documentos ao RD e ao responsvel pelo

departamento para verificao e aprovao.

Aps verificado e aprovado o representante da direo insere o nome dos responsveis

pela elaborao, verificao e aprovao do documento nas cpias eletrnicas ao alimentar

os documentos aprovados na rede.

6.3. Identificao dos documentos

6.3.1. Todos os documentos controlados devem conter as seguintes informaes e

estrutura conforme exemplos das tabelas 1 - Modelo de cabealhoe tabela 2 - modelo

de rodap.

Figura 1 Modelo de cabealho dos documentos

(A) Logomarca da empresa Lado esquerdo do documento;

(B) Tipo de Documento Centro do documento, 1 linha;

(C) Ttulo do documento Centro do documento, 2 linha;

(D) Cdigo do documento

Lado direito do documento, 1 linha), composto pelasigla de identificao do tipo de documento, a rearesponsvel e pela numerao sequencial dodocumento;

(E) Data da emisso do documento Lado direito do documento, 2 linha;

(F) N. Da Reviso Atual Lado direito do documento, 3 linha;

(G) Data da reviso Lado direito do documento, 4 linha;

(H) Controle de pginas do documento Lado direito do documento, 5 linha.

Tabela 3 Informaes do cabealho para controle dos documentos


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Figura 2 Modelo de rodap dos documentos

(I) Nome de quem elaborou o documento Lado esquerdo do documento, 2 linha;

(J) Cargo de quem elaborou o documento Lado esquerdo do documento, 3 linha;

(L) Nome de quem verificou o documento Centro do documento, 2 linha;

(M) Cargo de quem verificou o documento Centro do documento, 3 linha;

(N) Nome de quem elaborou o documento Lado direito do documento, 2 linha;

(O) Cargo de quem elaborou o documento Lado direito do documento, 3 linha;

Tabela 4 Informaes de rodap para controle dos documentos

6.4. Numerao dos documentos

6.4.1. Procedimentos, Instrues de Trabalho e Formulrios so numerados de acordo com

os seguintes esquemas de numerao:

a) Procedimentos:

Figura 3 Esquema para numerao e registro dos documentos

6.4.2. Os procedimentos so codificados com duas letras iniciais identificando o tipo de

documento PG (Procedimento gerencial), PS (Procedimento sistmico) ou IT (Instruo de

Trabalho) em seguida as trs letras iniciais do departamento responsvel pelo


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procedimento, no caso do exemplo DIR (Diretoria), e no final dois dgitos indicando qual

o nmero sequencial do procedimento.

b) Instrues de Trabalho:

Figura 4 Esquema para numerao e registro das instrues de trabalho

6.4.3. As instrues de trabalho so numeradas IT-XXX-YY-ZZ, onde o IT o tipo de

documento o XXX o departamento onde ser usado a IT, os dois primeiros dgitos YY

o nmero sequencial do procedimento ao qual a instruo est relacionada, os dois ltimos

dgitos zz o nmero atribudo de forma sequencial a medida que as instrues de trabalho

so criadas.


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c) Formulrios:

Figura 5 Esquema para numerao e registro de formulrios

6.4.4. Formulrios so numerados FOR.-XX-YY utilizando FOR. (formulrios)

respectivamente, no lugar de PG, PS ou IT, os XX um nmero atribudo de forma

sequencial a medida que os formulrios so criados. O elaborador obtm o nmero do

documento XX, com o responsvel pelo controle de documentos.

6.5. CONTROLE DOS DOCUMENTOS

6.5.1. Os documentos aprovados so controlados pelo RD, atravs da lista mestra de

controle de documentos, A sua disponibilizao ser por meio eletrnico, quando no for

possvel, ser por tipo impresso, devendo ser carimbado como Cpia Controlada ou ento

com a marca dgua Cpia Controlada".

6.6. Emisso de documentos

6.6.1. O RD publica os documentos novos e revisados na rede e distribui cpias fsicas

quando necessrio, as copias fsicas so controladas especificando a distribuio de

documentos na listra mestra e imprimindo em papel com carimbo Cpia Controlada ou

ento com a marca dgua Cpia Controlada".

6.6.2. Cpias no controladas so emitidas sem conter a identificao de DOCUMENTO

CONTROLADO, devendo ser evitadas sempre que possvel.


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6.6.3. Os documentos obsoletos sero removidos de todos os locais de uso e, de

preferncia, sero descartados, se necessrio pode ser mantido uma cpia em meioeletrnico da ltima verso at a prxima reviso do documento, e tambm podero ser

mantidos em meio fsico (papel) na rea da qualidade, porm devero conter a informao

Documento Obsoleto. O cancelamento deve ser indicado na Lista de Documentos

Internos.

6.7. Documentos de origem externa

6.7.1. Os documentos de origem externa que tem relao com a prtica das atividades

desempenhadas pela Petrofisa esto descritos na Matriz de Documentos de Origem

Externa, o RD poder consultar outras gerncias para verificar a necessidade de incluso

de outros documentos na Matriz e sempre que necessrio deve atualiza-la e fazer registro

de novos documentos, os documentos so controlados, de modo a assegurar que estejam

disponveis em todos os locais onde so executadas as atividades que eles descrevem e

sejam essenciais para o funcionamento efetivo do Sistema de Gesto da Qualidade.

NOTA 1: O supervisor da rea responsvel por manter os documentos impressos

(Normas, Especificaes Tcnicas, Procedimentos, Instrues de Trabalho, Formulrios,

Registros etc.), atualizados e em locais adequados, para mant-los legveis e prontamente

identificveis.

6.8. Reviso dos documentos

6.8.1. A descrio das alteraes ocorridas na ltima reviso dos Procedimentos e

instrues de trabalho so indicadas na (Tabela 1 Controle das revises),a tabela faz

parte de todos os procedimentos gerados pela Petrofisa. O controle dos documentos feitona Lista Mestra de Documentos Internos. Para reviso dos documentos, deve-se utilizar

uma cpia no controlada do documento. Devem ser indicadas no prprio documento as

alteraes necessrias, devendo ser encaminhado para anlise.

6.8.2. Aprovao das revises

Revises de documentos passam pela aprovao identificao e distribuio. As alteraes

feitas so aprovadas pelo gerente do departamento ou por funcionrio do mesmo cargo


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que aquele que realizou a aprovao inicial ou pessoa designada pelo gerente como

responsvel pala aprovao.

Nota 2: Mesmo nomeando um funcionrio para aprovao dos documentos a

responsabilidade por este documento ser do gerente da rea de aplicao.

6.9. Documentos obsoletos

6.9.1.Caso haja necessidade, antes de fazer a reviso no documento uma cpia fsica

guardada e marcada Obsoleto Cpia de arquivo. Essa cpia de arquivo mantida em

pasta especifica na rea de controle de documentos.

7. Formulrios, registros e documentos

7.1. Os registros do sistema de gesto da qualidade so controlados (PG-DIR-02-Controle

de Registros da Qualidade), e esto listados ao final dos procedimentos, na tabela de

registros da qualidade, onde esto descritas as condies de identificao,

armazenamento, proteo, recuperao, tempo de reteno e descarte.

7.2. As condies descritas visam pronta recuperao dos registros, bem como sua

proteo contra a ao de agentes externos, como intempries, pragas, etc., que possam

provocar sua deteriorao, danos e ou perdas.

7.3. Para os registros e documentos em meio eletrnico, ser mantida rotina de backup,

realizado semanalmente. J para as rotinas de backup de Dados do Aplicativo Corporativo

Star Soft executa-se diariamente.


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7.4. Listar na tabela todos os registros que devem ser feitos e mantidos, quando exigidos,

estes registros podem estar disponveis para o cliente.

CONTROLE DOS REGISTROS FEITOS AO EXECUTAR AS TAREFAS DESCRITAS NESTE PROCEDIMENTO

REGISTROS DA QUALIDADE: (So documentos que comprovam a execuo do Procedimento)

Cd. DoDocumento

Nome DoDocumento

Armazenamento Responsvel Proteo Recuperao Reteno Descarte

MDOI

Matriz de

Documentos de

Origem Interna

..\..\..\02 - Controle

de Documentos\01 -

MDOI - Matriz de

Documentos de

Origem Interna.xlsx

Gilson VieiraEletrnico/Pasta

especificaCronolgica Permanente -

Tabela 5 Controle de registros

8. FLUXOGRAMAS

8.1. No se aplica a este procedimento.

9. ANEXOS

9.2. No se aplica a este procedimento.

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